- бұл ұйымдағы қызметкерлердің қозғалысына (қабылдау, ауыстыру, демалыс және т.б.) қатысты барлық рәсімдер мен құжаттарды Ресей Федерациясының заңнамасына сәйкестігін тексеру. Ол тар фокусқа ие болуы мүмкін, бұл жағдайда тек дизайн тексеріледі кадрлық құжаттама. Немесе персоналды басқарудың бүкіл аймағын басып алыңыз.
Сондай-ақ ішкі және сыртқы аудиттер бар. Ішкі, компания өз бетімен жүргізеді, кадрлық есепке алу бойынша нормативтік құжаттарды жақсы білетін қызметкер, мысалы, заңгер, инспектор ретінде әрекет ете алады. Бұл опция шағын компаниялар үшін қолайлы. Сыртқы аудиттер тәуелсіз үшінші тұлғалармен жүзеге асырылады және олар сенімдірек және сенімдірек болып саналады.
Кадрлық құжаттаманың аудиті
Бұл міндетті рәсім емес, бірақ мұндай аудитті жүргізетін компаниялардың саны артып келеді. Бұл тексерулердің күшейтілуіне байланысты еңбек инспекциясыжәне бұзушылықтар анықталған жағдайда кәсіпорынға жаза қолдану ережелерін өзгерту. Айыппұл көлемі өсті, сондықтан қазір әрбір қызметкерге хаттамалар рәсімделеді.
- шетелдік жұмыс күшін тарту. Осы саладағы құжаттарды тіркеу, GIT-тен басқа, Федералдық көші-қон қызметі де қызығушылық тудыруы мүмкін;
- қызметкерлермен шарттар жасасу жауапкершілік;
- пайдалану сынақ мерзіміжұмыспен қамту және оны бақылау;
- әртүрлі жұмыс режимдерін пайдалану;
- қызметкерлердің белгіленген жұмыс уақытынан тыс жұмысы.
Аудит барысында аудитор қолда бар құжаттарды қателерге тексеріп қана қоймай, сонымен бірге берілген пакеттің толықтығын немесе қосымша құжаттардың қажеттігін бағалауы керек. Мысалы, кәсіпорын үшін жергілікті нормативтік актілердің болуы.
Аудит кезеңдері:
- Мақсаттар мен міндеттерді қою. Тексеру барлық бөлімдер тексерілген немесе тақырыптық болған кезде күрделі болуы мүмкін. Бұл кезеңде ол қандай күштермен (ішкі немесе үшінші тарап) жүзеге асырылатыны, сондай-ақ тексерудің күндері мен мерзімдері анықталады. Ішкі бақылау жүргізілсе, жауапты адамдар бұйрықпен тағайындалуы керек.
- Қажетті құжаттарды дайындау.
- Құжаттарды зерттеу және талдау. Барлық анықталған қателер түзетілді.
Тексеру аяқталғаннан кейін оның нәтижелері бойынша аудитор жазбаша қорытынды береді, кәсіпорындағы персоналды басқару жүйесі және оның заңға сәйкестігі бағаланады. Қорытынды келесі ақпаратты қамтуы керек:
- тексеру нысанасы болған құжаттар туралы мәліметтер;
- ескертулері бар бұзушылықтар тізімі. Аудитор бұзылған нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасауы керек;
- кәсіпорын тәуекелдері;
- ақауларды жою бойынша ұсыныстар.
HR-консалтинг қызметтердің кеңірек тізімі болып табылады және адамдарға қатысты барлық салаларға әсер етеді. Аудиттің мақсаты – компанияның стратегиясына сәйкес персоналды тиімді басқаруға мүмкіндік беретін кадрлық саясат құралдарын әзірлеу. Мұндай тексеру кезінде кадрлық құжаттаманы тексеруден басқа келесі мәселелер қарастырылады:
- ұйымның кадрларға қажеттілігін талдау;
- қызметкерлерді іріктеу;
- персоналды бағалау;
- персоналды оқыту және дамыту;
- еңбекақы жүйесін талдау;
- қызметкерлерді ынталандыру;
- талдау корпоративтік мәдениет;
- ұжымдағы психологиялық жағдайды бағалау.
Компания келесі жағдайларда персоналға кеңес береді:
- Персоналды басқару саласында жекелеген бағыттарды дамыту талап етіледі (уәждемелеу, оқыту және т.б. жүйесін әзірлеу);
- Ағымдағы кадр саясатын жетілдіру;
- Кадрлық есептерді және кадр саясатының басқа салаларын нөлден бастап орнату.
Аудит барысында сарапшы қолданыстағы персоналды басқару жүйесін талдайды. Кадр қызметі қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтары зерттеліп, персоналды басқарудың уәждемелері анықталады. Аудит нәтижесінде аудитор кәсіпорынның кадрлық потенциалын анықтайды және адам ресурстарын басқару технологияларын оңтайландыру шараларын ұсынады.
Кадрлық аудит екі кезеңде өтеді. Бірінші кезеңде тексерудің тақырыптары, міндеттері анықталады, компания басшылығын мамандардан көмек сұрауға итермелеген себептер нақтыланады. Сол кезеңде ток кадр саясаты, кеңес беру бағдарламасы әзірленуде.
Келесі кезең - мақсатқа жету үшін ұйым қызметкерлерімен өзара әрекеттесу. Үш сфера жасалады:
- Даму. Қызметкерлер мәселені шешудің тиімді әдістеріне оқытылады;
- Қолдау. Персоналды табысты оқыту үшін жағдай жасалған;
- Біріктіру. Жасанды түрде жасалған процестің өзін-өзі реттейтін процеске ауысуы.
Аудиторлар өз жұмысында әртүрлі әдістерді қолданады, олардың ең тиімдісі:
- коучинг. Мамандар өтеді кәсіби білімсарапшының жетекшілігімен. Әдістің мәні тағылымдамадан өтушіге қойылған міндеттердің ең жақсы шешімін өз бетінше таба алатындай жағдай жасауында.
- NLP. Бұл әдіс адамның эмоционалдық күйі арқылы әсер ететін жағдайларды модельдеуді қамтиды. Бұл технологияны тек сертификатталған сарапшы ғана пайдалана алады.
- Қоғамдық пәндер. Аудитор қызметкерлер арасында сауалнама (ауызша немесе жазбаша) жүргізеді. Әңгімелесу немесе сауалнама барысында адамдардың ынтасы, өзгерістерге дайындығы, өмірде басшылыққа алатын негізгі ұстанымдары нақтыланады.
- Бизнес-процестің жаңа құрылымын құру. Сарапшы жаңа құрылымның үлгісін әзірлеуде. Жұмыс барысында ағымдағы процестер оңтайландырылып, жаңа талаптар анықталады.
HR аудиті компанияның дамуындағы маңызды құрал болып табылады. Дұрыс құрылымдалған кадр саясаты ұжымдық жұмысты жақсартуға, еңбек өнімділігін арттыруға, қызметкерлерді іздеу және таңдау уақытын қысқартуға және еңбек шығындарын азайтуға мүмкіндік береді.
«Кәсіпорынның кадр қызметі және персоналды басқару», 2007 ж., N 9
Ішкі кадрлық аудит
Өткен жылы өздерінің жеке кадрлық жазбаларына тұрақты шолу жүргізуге үлкен қызығушылық болды, екеуі де мемлекеттік ұйымдарсондай-ақ жеке компаниялар. Бұл бірқатар факторларға байланысты. Біріншіден, жылы күшейді Соңғы уақытсалаға мемлекеттің назар аударуы құжаттама еңбек қатынастарыжұмыс берушілер қызметкерлерімен. Мемлекеттік еңбек инспекциясының жоспарлы және жоспардан тыс тексерулері көптеген кадр қызметтері үшін үйреншікті жағдайға айналды. Екіншіден, қызметкерлердің құқықтық сауаттылығын арттыру және олардың сотта өз құқықтарын қорғауға деген құлшынысын арттыру HR менеджерлерін қажетті құжаттаманы жүргізуге назар аударуға мәжбүр етеді. Соттар бірінші кезекте істің формальды жағына назар аударатыны, яғни құжаттардың бар-жоғы фактісін ғана емес, олардың мазмұны мен ресімделуінің дұрыстығын да мұқият тексеретіні белгілі. Үшіншіден, егер компанияда заң аясында жұмыс істейтін жақсы және тиімді адам ресурстары қызметі болса, бұл әлеуетті кандидаттар үшін және компания қызметкерлері үшін оң сигнал болып табылады, бұл сайып келгенде компанияның еңбек нарығында жұмыс беруші ретінде брендін арттыруға көмектеседі. .
Ішкі персонал аудитінің түсінігі
Ішкі персонал аудиті – жергілікті нормативтік құқықтық актілермен реттелетін және тексерілетін субъекті ішінде тәуелсіз объективті тексеру үшін арнайы бөлімше (ішкі персонал аудит қызметі) жүзеге асыратын қызмет. кадр қызметікомпаниялар.
Бұл анықтамада екі маңызды жайтқа баса назар аударылуы кездейсоқ емес: ішкі аудиторлардың тәуелсіздігі және олардың объективтілігі. Ішкі аудиторлар компанияның кадр бөлімінен және олар тексеретін оның басшысынан тәуелсіз болуы керек деген принципті болып көрінеді. Сонда ғана олар өз пікірін еркін жеткізе алады.
Шын мәнінде, ішкі персонал аудиті қызметінің тәуелсіздігі оның кәсіпорындағы бағыну деңгейімен анықталады. Ол HR қызметінде бөлім немесе бөлім ретінде болуы және тікелей HR директорына есеп беруі мүмкін немесе компанияның бірінші тұлғасына тікелей есеп беретін тәуелсіз бөлімше мәртебесіне ие болуы мүмкін. Ішкі кадрлық аудит бөлімшесі кадр қызметінің басшысына (кадр қызметі және т.б.) бағынатын жағдайда ішкі аудиторлардың тәуелсіздігін қамтамасыз ету мүмкін емес.
Объективтілік ішкі аудитордың бейтарап зияткерлік адалдығын, оның жоғары тұрғандардың пікіріне тәуелсіз өз пікірін қорғай алу қабілетін, сондай-ақ басқалардың пікірінен аулақ болу мүмкіндігін білдіреді. қақтығыс жағдайлары. Ішкі аудитордың объективтілігіне оның теріс пікірі немесе басқа тұлғалар немесе басшылықтың қысымы әсер етпеуі керек.
Бұл қызметтегі қызметкерлердің саны әртүрлі және көбінесе компанияның көлеміне байланысты. 500 адамға дейінгі шағын компанияларда ішкі персонал аудитіне бір маман жауапты болуы мүмкін (бұл жағдайда мұндай қызмет құрылмайды). 3000 адамға дейінгі орта компанияларда ішкі аудитке үш-бес адам тартылуы мүмкін. Филиалдар желісі кең ірі компанияларда HR аудит қызметінде 10 адамға дейін болуы мүмкін.
Ішкі персонал аудитінің мақсаты мен міндеттері
Аудиттің мақсаты – нақты міндет, оның шешімі ішкі аудитордың қызметіне бағытталған. Әрбір жағдайда ішкі персонал аудитінің мақсаты әртүрлі. Бұл компанияның көлеміне, оның ұйымдық құрылымжәне басқару талаптарына байланысты өзгеруі мүмкін. басым көпшілігі екенін мойындау керек ресейлік компанияларІшкі кадрлық аудит бөлімшелері HR менеджментінің қажеттіліктерін қанағаттандыруға бағытталған. Біріншіден, олар кәсіпорынның кадрлық директорына бағынады, екіншіден, ол бекіткен жоспар бойынша жұмыс істейді, үшіншіден, тексеру барысында алынған ақпаратты тікелей кадр қызметінің басшысына ұсынады. Соңғысы, өз кезегінде, көбінесе ішкі аудитті персоналдың кәсіби жарамдылығын анықтауға бағытталған аудит ретінде қабылдайды. Бұл тәсіл негізді күмән тудырады.
Ішкі кадрлық аудиттің мақсаты, сайып келгенде, HR бөлімінің жұмысын жақсарту және дұрыс емес кадрлық құжаттамамен байланысты компанияның ықтимал тәуекелдерін азайту болуы керек сияқты. Мемлекеттік органдардың тексеруінен өту және/немесе пайда болған мәселелерді шешу барысында компания ұшырауы мүмкін тәуекелдерді бақылау еңбек дауларықызметкерлерімен, бірі болып табылады сыни аспектілеріішкі персонал аудиті. Ішкі кадрлық аудит қызметі жасалған құжаттардағы қателерді тауып қана қоймай, ең алдымен олардың алдын алуға тырысуы керек. Бұл үшін, басқалармен қатар, кадрлық құжаттаманы әзірлеу және жасау кезеңінде олар үшін туындайтын мәселелер бойынша кеңес бере отырып, персоналдың қызметкерлеріне қажетті көмек көрсетуі керек. Бұл оның сыртқы аудиторлардан негізгі айырмашылығының бірі.
Жоғарыда аталған мақсаттың негізінде ішкі персонал аудиті қызметіне келесі міндеттер жүктелуі мүмкін:
1. Кадрлық құжаттаманы дайындау кезінде кадр жұмыскерлерінің заңдылықты сақтауын тексеру және бағалау.
2. Кадр жұмысы бойынша қызметкерлердің іс-әрекеттерінің белгіленген ережелер мен рәсімдерге сәйкестігін бағалау.
3. Кадр қызметі мен компанияның кадрлық құжат айналымы жүйесінің жұмысының тиімділігін бағалау.
5. Компания басшылығы мен иелеріне өздерін қызықтыратын мәселелер бойынша қажетті ақпаратты беру.
Ішкі кадрлық аудит қызметін құру,
оның құрылымын анықтау
Ішкі кадрлық аудит қызметін құру процесін оның мақсаты мен міндеттерін анықтаудан бастаған дұрыс. Бірінші кезеңде осы қызметтің қызметін ресімдеуге байыппен қарап, оның қызметін реттейтін құжаттар жинағын әзірлеген жөн:
Ішкі персонал аудиті қызметі туралы ереже;
Қызмет көрсету қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтары;
Ішкі персонал аудитін жүргізу тәртібі туралы нұсқаулық.
Ішкі кадрлық аудит қызметі туралы ереже осы құрылымдық бөлімшенің жұмысын реттейтін ең маңызды құжат болып табылады. Регламент ұйымдық-әкімшілік құжаттаманың бірыңғай жүйесінің талаптарына сәйкес құрастырылған және келесі бөлімдерді қамтиды:
1. Жалпы ережелер.
Бұл бөлім бар Жалпы сипаттамасыішкі персонал аудиті қызметтері, оның құрылымы, бағыныстылығы, бөлімшенің қызметінде басшылыққа алатын құжаттар тізбесі.
2. Мақсаттар мен міндеттер.
Бұл бөлімде ішкі персонал аудиті қызметінің негізгі мақсаттары мен міндеттерінің тізімі берілген.
3. Функциялар.
Бөлімнің негізгі функциялары ереженің алдыңғы тарауында көрсетілген мақсаттар мен міндеттерден туындайды.
4. Құқықтар мен міндеттер.
Бұл бөлімде компанияның ішкі кадрлық аудит қызметінің міндеттері мен функцияларын табысты орындау үшін қажетті құқықтары мен міндеттерінің тізімі берілген. Сол бөлімде құқықтарды пайдаланбағаны және міндеттемелерді орындамағаны үшін тұтастай алғанда бөлімшенің де, оның басшысының да жауапкершілігі көрсетілген.
5. Көшбасшылық.
Бұл бөлімде ішкі персонал аудиті қызметінің басшысын қызметке тағайындау және қызметтен босату тәртібі ашылады, оның біліктілік деңгейіне қойылатын талаптар, құқықтары мен ресми міндеттеріжәне т.б.
6. Қарым-қатынастар.
Өте маңызды бөлім, соның ішінде толық сипаттамаішкі персонал аудиті қызметінің компанияның басқа құрылымдық бөлімшелерімен, ең алдымен компанияның кадр қызметімен және компанияның заң қызметімен ішкі өзара әрекеттесу процесі: бұл өзара іс-қимыл қандай мәселелер бойынша, қандай жағдайларда және қандай тәртіппен жүзеге асырылады; қызмет қызметкерлерінің өзара іс-қимылы болса сыртқы ұйымдар(мысалы, еңбек инспекциясына қатысу және т.б.), бұл процесс осы бөлімде де сипатталған.
7. Жұмысты ұйымдастыру.
Бұл бөлімде оның жұмысын ұйымдастыруға қатысты негізгі тармақтар сипатталған. Бұл бөлімде қажет болған жағдайда қызметтің қалай қайта ұйымдастырылатыны туралы ақпарат болуы керек.
8. Қорытынды ережелер.
Бөлім ереженің күшіне ену тәртібін, сондай-ақ оған өзгерістер мен толықтырулар енгізу тәртібін айқындайды.
Қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары келесі типтік бөлімдерден тұрады:
1. Жалпы ережелер.
Бұл бөлім келесі ақпаратты қамтуы керек:
Штаттық кестеге сәйкес берілген лауазымның толық атауы;
Қызметкер кімге есеп береді?
Қызметке тағайындау және одан босату тәртібі (жұмысқа қабылдау және босату – қарапайым қызметкерлер үшін);
Қызметкер уақытша болмаған жағдайда ауыстыру тәртібі (соның ішінде істерді қабылдау және беру тәртібі);
Жұмысты ұйымдастыру ерекшеліктері, егер бар болса (тұрақты емес жұмыс уақыты, икемді сағат және т.б.). Егер а бұл ақпаратеңбек шартында келісілген, бұл тармақ болмауы мүмкін;
Осы лауазымды атқаратын қызметкерге басшылық ететін нормативтік, әдістемелік және басқа да құжаттардың тізбесі;
Біліктілік талаптары (білім деңгейі, жұмыс тәжірибесі).
2. Функциялар.
Бөлімде ішкі кадрлық аудит қызметінің қызметіне сәйкес қызметкердің негізгі қызметінің тізбесі келтірілген.
3. Лауазымдық міндеттер.
Бұл бөлімде алдыңғы бөлімде көрсетілген функцияларды қамтамасыз ететін жұмыс түрлері егжей-тегжейлі көрсетілген; орындалатын әрекеттердің сипаты да сипатталады («ұйымдастырады», «қамтамасыз етеді», «дайындайды», «тексереді», «басқарады» т.б.).
Осы бөлімде ішкі персонал аудиті қызметі қызметкерінің өзіне жүктелген функциялар мен міндеттерді орындауды қамтамасыз ететін өкілеттіктері бекітілген.
5. Жауапкершілік.
6. Қарым-қатынастар (позиция бойынша байланыстар).
Бөлімде қызметкер өз қызметінің барлық салаларында қалай және кіммен өзара әрекеттесетінін сипаттайды: ол ақпаратты кімнен, қандай нысанда және қандай мерзімде алады; ол қандай ақпаратты, қандай нысанда, қандай мерзімде және кімге береді және қызметкердің компанияның құрылымдық бөлімшелерімен және басқа қызметкерлерімен, сондай-ақ (қажет болған жағдайда) үшінші тарап ұйымдарымен ақпараттық қарым-қатынасының басқа да мәселелері. Бұл бөлімді ең көрнекі ретінде кесте түрінде орналастыруға болады.
Ішкі кадрлық аудитті жүргізу тәртібі туралы нұсқаулық ішкі аудитті жүргізу технологиясын егжей-тегжейлі сипаттайды (төменде қараңыз) және оған қосымшада келтірілген үлгілер түріішкі аудиторлардың жұмыс және есеп беру құжаттары.
Ішкі кадрлық аудит қызметінің құрылымы көбінесе компания басшылығының (немесе HR қызметінің басшылығының) лауазымына байланысты, яғни. ол осы бөлімшеге қандай міндеттер қояды және оның компаниядағы рөлін қаншалықты дұрыс түсінеді.
Көптеген компанияларда ішкі кадрлық аудит қызметі орталықтандырылған, яғни. Кадр аудитіне жауапты бөлім орналасқан орталық кеңсекомпаниялар. Мұндай құрылымның артықшылығы қызмет көрсетуші қызметкерлердің компанияның аймақтық филиалдары мен өкілдіктерінің және олардың кадр бөлімдерінің басшыларынан тәуелсіздігі болып табылады. Дегенмен, орталықтандырылмаған құрылым ретінде сервисті құруға болады. Бұл жағдайда орталық бөлімше аудиттің бірыңғай технологиясын жасауды және осы технологиямен жұмыс істеуді үйретуді өз қолына алады, ал аудиттің өзі жергілікті жерлерде ішкі аудиторлармен жүзеге асырылады. Бұл опция тез жүргізу қабілетімен тартады жоспардан тыс тексерулерАлайда бұл құрылым жергілікті аудиторлардың тәуелсіздігі мен объективтілігіне үлкен күмән тудырады.
Жұмыстың негізгі бағыттары және персонал аудитін жоспарлау
Ішкі кадрлық аудит қызметі жұмысының негізгі бағыттары мыналар болып табылады:
Кадр жұмысы бойынша қызметкерлер қызметінің қолданыстағы заңнама талаптарына сәйкестігін тексеру;
Кадрлық құжаттама құрамының толықтығын бағалау;
Кадрлық құжаттаманы тіркеу жүйесін бағалау;
Кадрлық құжаттаманы сақтау жүйесін бағалау;
Істерді мұрағаттық сақтауға дайындау жүйесін бағалау;
Баға бағдарламалық қамтамасыз етукадрлық құжаттаманы жасау үшін пайдаланылады;
Жергілікті нормативтік актілердің аудиті;
Қызметкерлермен жасалған еңбек шарты мен азаматтық-құқықтық шарттарды тексеру;
Жауапкершілік туралы келісімдердің аудиті;
Лауазымдық нұсқаулықтардың аудиті;
Персонал бойынша бұйрықтардың аудиті;
Еңбекті қорғау бойынша құжаттаманың аудиті;
Еңбек кітапшаларын жүргізу тәртібінің аудиті;
Компанияға қатысты басқа салалар (мысалы, қызметкерлердің жекелеген санаттары үшін құжаттаманың аудиті, қызметкерлерді оқыту және аттестациялау бойынша құжаттаманың аудиті және т.б.).
Жоғарыда аталған барлық бағыттар бойынша ішкі персонал аудиті қызметі жоспарлы және жоспардан тыс тексерулер жүргізе алады. Жоспарлы тексерулерді жоғары тұрған басшы бекіткен жоспарға сәйкес қызмет басшысы ұйымдастырады. Ішкі кадрлық аудит қызметінің жұмыс жоспары жоспарлы аудиттер тақырыптарының тізбесін, оларды жүзеге асыру мерзімін көрсете отырып, бір жылға әзірленеді. Жоспардан тыс тексерулер компания басшылығының немесе оның кадр жөніндегі директорының бастамасы бойынша кадр бөлімінің (немесе оның аймақтық филиалының) басшысы ауысқан жағдайда, персоналды басқару қызметкерлерінің заңсыз әрекеттері туралы белгі алғаннан кейін және / немесе ішкі ережелерді, нұсқауларды, ережелерді бұзу.
Ішкі персонал аудитінің технологиясы
Ішкі аудитті ұйымдастыру келесідей:
1. Аудит бағдарламасын ішкі кадрлық аудит қызметінің басшысы бекітеді. Бағдарлама аудиттің көлемін, тексеру мерзімін, аудиторлық топтың құрамын, жоспарлы жұмысты және аудит барысында жүзеге асырылатын аудиторлық процедураларды анықтайды.
2. Кәсіпорын басшылығы болашақ аудит тақырыбын көрсете отырып, ішкі персонал аудитін жүргізу туралы бұйрық шығарады (1-мысалды қараңыз), ол кадр қызметі басшысының (және оның өңірлік бөлімшелері басшыларының, егер қажет болса) назарына жеткізіледі. кез келген). Кадр қызметінің басшылығы бұйрықта көрсетілген мерзімде аудиторларға барлық қажетті кадрлық құжаттаманы, сондай-ақ аудит жүргізуге қажетті басқа да ақпаратты дайындауға және беруге міндетті.
3. Тексеру тобы ұсынылған құжаттардың мазмұнына талдау жасайды. Тексеру басталар алдында аудиторлық топтың барлық мүшелеріне тексерілетін бақылау сұрақтары бар арнайы тексеру парақтары беріледі. Ал қажет болған жағдайда олар кадр қызметінің қызметкерлерімен кездесіп, олардан қажетті түсініктемелер алады.
Олар бұл ақпаратты жұмыс құжаттарында тіркейді, оның нысаны ішкі персонал аудитін жүргізу тәртібі туралы нұсқаулықта бекітілген. Тексеру нәтижесінде анықталған бұзушылықтар мен сәйкессіздіктер сәйкессіздіктердің арнайы хаттамаларында тіркеледі, оларда болашақта мұндай жағдайларды түзету және болдырмау бойынша ықтимал шаралар да жазылады.
Шектеулі
жауапкершілік «Мұз»
(«Мұз» ЖШС)
N------
Кадрлық аудит жүргізу туралы
Кадрлар бөлімінің қызметін жақсарту және «Айс» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің персоналды есепке алуды дұрыс жүргізбеуіне байланысты ықтимал тәуекелдерді азайту мақсатында,
Мен тапсырыс беремін:
1. 2007 жылғы 9-15 қыркүйек аралығында «Қызметкерлермен еңбек және азаматтық-құқықтық шарттарды ресімдеу» тақырыбы бойынша ішкі кадрлық аудит жүргізу.
2. Аудиторлық топтың басшысы болып Ішкі кадрлық аудит қызметі басшысының орынбасары С.В.Бирюков тағайындалсын.
3. Аудит тобына келесі қызметкерлерді қосыңыз:
ақпараттық қауіпсіздік инженері Симаков А.В.
заң кеңесшісі Ефремов К.А.
Ветров Е.П., кадрлық құжат айналымының жетекші маманы
5. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау ішкі кадрлық аудит қызметінің басшысы В.В.Румынинаға жүктелсін.
Бас директор Кирипов В.П. Кирипов
Бұйрықпен танысты:
Бірюков С.В. Бирюков
Симаков А.В. Симақов
Ефремов Қ.А. Ефремов
Румыниялық В.В. румын
4. Тексеру нәтижелері бойынша аудиторлық топ 7 күн ішінде істің жай-күйін, анықталған проблемалық аймақтарды сипаттайтын акт жасайды және ықтимал тәуекелдер, сондай-ақ осы мәселелерді шешу және тәуекелдерді азайту бойынша ұсыныстарды қамтиды.
Есепті басшылыққа ұсынбас бұрын оны тексеру тобының басшысы тексерілген персоналмен талқылайды. Талқылаудың мақсаты - есептің мазмұны қызметкерлерге түсінікті екеніне және олардың аудиторлар ұсынған ұсыныстарды орындауға дайын екендігіне немесе оларды орындау мүмкін еместігінің себептерін негіздей алатындығына көз жеткізу.
5. Есеп аудиторлардың ұсыныстарын бекітетін және осы ұсынымдарды жүзеге асыруға ықпал ететін шешімдерді қабылдайтын серіктестік басшылығына ұсынылады.
Ішкі аудит қызметінің типтік мәселелері
Сан бар типтік мәселелерІшкі аудиторлар өз қызметі барысында:
1. Аудиттелетін тұлғалардың ақпаратты толық емес/уақтылы ұсынбауы, олардың ішкі аудит процесіндегі конструктивті емес позициясы.
Егер HR қызметкерлері ішкі HR аудиті олардың жұмысындағы қателерді табу үшін ғана жүргізілетініне, олардың білімі мен тәжірибесі басшылық тарапынан күмәнданатынына және аудит нәтижелері олардың компаниядағы мәртебесіне әсер ететініне сенімді болса, мұндай реакция сөзсіз. . Кез келген тексеру – сыртқы және ішкі – белгілі бір мерзімдермен шектеледі. Осыны түсінген кадр қызметкерлері ішкі аудиторлардың жұмысын қиындатып, олардың ақпараттық блокада стратегиясын жүзеге асыруға тырысады: әртүрлі себептермен және түрлі сылтаулармен оларға ұсынылмайды. Қажетті құжаттар.
Сондықтан, біріншіден, тексерушіге өткізу мақсаты туралы хабарлау қажет аудит, ішкі аудиторлардың ұсыныстары персоналды басқару бөлімінің жұмысын жақсартуға әкелетін артықшылықтарға назар аудару.
Екіншіден, компанияда қызметкерлер үшін «қателік жасау құқығын» мойындайтын корпоративтік мәдениеттің болуы, тіпті жұмыста да қателіктер болмай қоймайтынын түсіну маңызды. үздік мамандар. Тек осы жағдайда ғана персоналдың ішкі аудиторлармен ынтымақтастыққа дайындығын қамтамасыз етуге болады.
Үшіншіден, в ішкі құжаттарКадрлық тексеруді жүргізу тәртібін реттейтін компаниялар тексерілетін бөлімшелер қызметкерлерінің аудиторларға олардың сұрауында көрсетілген мерзімде сұралған барлық ақпаратты толық көлемде беру міндетін нақты белгілеуі керек. Екінші жағынан, бұл құжаттар ішкі аудиторлардың аудиттелетін субъектілермен олардың жұмысының шарттарын және алдағы аудит кезінде өзара әрекеттесу тәртібін келісу міндетін қарастыруы керек.
2. Аудитке бөлінген уақыт бюджетінің жеткіліксіздігі.
Ішкі аудитті дұрыс жоспарлау керек. Әдетте, ішкі аудит қызметінің басшысы айлар бойынша өткізу мерзімдерін көрсете отырып, алдағы жылға аудиторлық тексерулер жоспарын жасайды. Дегенмен, HR/HR басшылығынан жиі сұраулар болса немесе жоспардан тыс шолуды қажет ететін жағдайлар болса, жоспарланған шолу үшін бастапқыда бөлінген уақыт айтарлықтай өзгеруі мүмкін. Бұл ретте тексерулер бойынша жұмыс жоспарларын дайындауда және түзетуде икемділік таныту, сондай-ақ мұндай сұраныстар туындаған жағдайда оларда қажетті уақыт резервін алдын ала қамтамасыз ету маңызды.
3. Жеке басшылардың істің шынайы жағдайы туралы ақпаратты қабылдауға дайын болмауы.
Кадр қызметі/кадр бөлімінің бірінші тұлғалары аудиторлар ұсынған ұсыныстарды орындауға және аудит нәтижелері бойынша шешім қабылдауға әрқашан дайын бола бермейді. Сондықтан ішкі персонал аудиті қызметін құрудың бірінші кезеңінде аудит нәтижелері бойынша олар жасаған ішкі аудиторлардың ұсыныстарын орындау тәртібін сипаттау қажет.
Сондай-ақ компанияның ішкі құжаттарында аудит жүргізілетін бөлімше басшысының аудит нәтижелерін талдау және ішкі аудиторлар берген есеп пен ұсыныстар негізінде түзету/алдын алу шараларын қабылдау жауапкершілігін бекіткен жөн.
4. Кадрлық аудит қызметінің тәуелсіздігінің болмауы.
Жоғарыда айтылғандай, ресейлік компаниялардың басым көпшілігінде ішкі кадрлық аудит қызметі компанияның HR директорына бағынады, немесе тіпті HR қызметінде құрылымдық бөлімше ретінде бар және оның басшысына есеп береді. Ішкі аудиторлардың тексерілетін персоналды тікелей басқаруға мұндай тәуелділігі олардың объективтілігіне тікелей әсер етеді: тәуелді ішкі аудитор объективті бола алмайды. Иә, және кадр бөлімінің қызметкерлері бұл жағдайда ішкі аудиторларды өз басшылығының тікелей өкілдері ретінде қабылдайды және олармен тиімді жұмыс қарым-қатынастарын құруға ұмтылмайды.
Ішкі аудиторлар кімдер?
Ішкі аудитор – бұл ішкі персонал аудитін жүргізуге құзыреті бар және аудит жүргізуге тиісті өкілеттігі бар тұлға.
Соңғы үш жылда көптеген компанияларда ішкі кадрлық аудит бөлімшелері белсенді түрде құрылғанына қарамастан, қазіргі уақытта мұндай қызметтерде тиімді жұмыс істеуге қабілетті жоғары білікті мамандардың тапшылығы байқалады.
Әдетте, компанияда ішкі персонал аудиті бөлімін/бөлімін құру кезінде оған компанияда кадрлық құжаттаманы жүргізуге бұрын тартылған қызметкерлер ауыстырылады. Алайда тәжірибе көрсеткендей, компания ішінде «өскен» және оның ішкі мәселелеріне араласқан мамандар бұрынғы әріптестерінің жұмысын бағалауда әрқашан тиісті объективтілік пен бейтараптық таныта бермейді. Екінші жағынан, бұл өте маңызды, олар қамтамасыз етуге көбірек көңіл бөледі бұрынғы әріптестеркөмек пен кеңес қажет болды. Бұл қызметкерлер компанияның филиалы (немесе оның басқа аймақтық бөлімшесі) үшін персоналды тексеру процедурасын жүргізуде айтарлықтай тиімді болуы мүмкін.
Ішкі персонал аудитінің «аралас» бөлімін кадр қызметінің бұрынғы қызметкерлерінен де, нарықтан қызметкерлерді тарту арқылы да, ең алдымен кеңес беру немесе заң фирмалары HR консалтингтік қызметтерді көрсету.
Ең дұрысы, HR аудит қызметі заңгерлерді, HR мамандарын және ақпараттық қауіпсіздік мамандарын қамтуы керек.
Төменде компанияның ішкі кадрлық аудит қызметінің басшысы лауазымына үміткердің құзыреті мен жеке қасиеттеріне, сондай-ақ оның құқықтары мен міндеттеріне қойылатын ресми талаптардың шамамен тізімі берілген.
Ішкі кадрлық аудит қызметінің басшысы:
қызметкердің лауазымы мен біліктілігіне қойылатын талаптар
1. Демографиялық талаптар:
Жасы: 55 жасқа дейін;
Жыныс еркек әйел.
2. Білімге қойылатын талаптар:
Жоғары білім, заңгерлік немесе салалық құжаттамалық қолдаубасқару;
Қалаулы қосымша білімперсоналды басқару және/немесе ақпараттық технологиялар саласында.
3. Кәсіби тәжірибе:
Дамыған филиалдық желісі бар компанияның Адам ресурстары/Кадрлар бөлімінде кемінде 3 жыл жұмыс тәжірибесі немесе консалтингтік немесе заңгерлік фирмада ұқсас жұмыс тәжірибесі;
Компанияда кадрлық құжат айналымы жүйесін құру/қайта ұйымдастыру тәжірибесі, ішкі кадрлық аудит әдістемесін әзірлеу және енгізу тәжірибесі;
Топты басқару тәжірибесі.
4. Кәсіби білім, білік және дағды:
Тамаша білім еңбек құқығыжәне персоналдың жұмыс процесі, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету және ақпаратты қорғау саласындағы нормативтік құқықтық актілер;
Тәжірибелі компьютер пайдаланушысы;
Негізгі мамандандырылған кадрлық бағдарламаларды білу.
5. Жеке қасиеттер:
Қарым-қатынас дағдылары, жеке байланыс орнату мүмкіндігі;
Объективтілік және мақсаттылық;
Жоғары тиімділік;
Жауапкершілік;
Ақпараттың үлкен көлемімен жұмыс істеу мүмкіндігі;
Өз пікірін дәлелмен қорғай білу.
Кадр қызметі мен оның аймақтық бөлімшелерінің жұмысына ішкі аудит жүргізу;
Менеджерден және HR қызметкерлерінен сұраңыз қажетті ақпаратжәне құжаттар;
Аудиттерге қатысу;
Қажетті түзету іс-шараларының орындалуына және аудит нәтижесінде берілген ұсыныстардың орындалуына бақылауды жүзеге асыру;
Аудит нәтижелері бойынша ішкі аудиторлар дайындаған есептерді бағалау және ішкі аудиторлардың әрекеттеріне шағымдану бойынша шешім қабылдау;
Әзірлеуге қатысыңыз нормативтік құжаттарішкі персонал аудиті қызметінің қызметін реттеу;
Кәсіпорынның қызметі барысында туындайтын даулы және жанжалды жағдайларды, оның ішінде Мемлекеттік еңбек инспекциясымен дауларды талдауға қатысу;
Ішкі персонал аудиті қызметінің қызметін жетілдіру бойынша компания басшылығына ұсыныстар енгізу.
7. Міндеттері:
Ішкі кадрлық аудит қызметінің жұмысын жоспарлау және ұйымдастыру;
Кадрлық құжат айналымы жүйесінің ішкі аудитін жүргізу әдістемесін әзірлеу;
Аудит жүргізу үшін жұмыс топтарын құру;
Тексерілетін бөлімдердің басшылығымен бірлесіп жұмыс істеу.
8. Жауапкершілік:
Ішкі персоналды тексеру жоспарын орындау үшін;
Жоспардан тыс тексерулерді ұйымдастырғаны және жүргізгені үшін;
Қызметтің есептері мен ұсынымдарындағы ақпараттың сенімділігі мен объективтілігі үшін;
Қажетті түзету шараларының орындалуына және аудит нәтижесінде берілген ұсыныстардың орындалуына тексеруді ұйымдастыру үшін.
Бұл талаптар компанияның ерекшеліктерін және ішкі персонал аудиті қызметінің алдында тұрған міндеттер ауқымын ескере отырып, кадр қызметімен аяқталуы мүмкін.
Ресейдің еңбек заңнамасы соңғы уақытта жиі өзгерді, ішкі аудиторлар компанияның қызметіне қатысты барлық өзгерістер туралы хабардар болуы керек. Сондықтан оларға үздіксіз кәсіби даму мүмкіндігін беру қажет. Ішкі аудит қызметіне барлық өзгерістерді қадағалау функциясын жүктеп қана қоймай, сонымен қатар оның қызметкерлерін олар туралы ақпаратты компанияның персоналды басқару бөліміне жеткізуді, олар үшін оқыту іс-шараларын жүргізуді міндеттеген жөн.
Сыртқы немесе ішкі кадрлық аудит пе?
HR аудиті танымал қызметке айналуда, оған жетекші ресейлік және батыстық консалтингтік компаниялар қатысады. Сыртқы консультанттар жүргізетін HR аудиті қалыптасқан көзқарастардан, әдеттер мен бағалаулардан бас тартуға мүмкіндік береді, компанияның HR бөлімінің жұмысын бәсекелес компаниялардың ұқсас қызметтерінің жұмысымен салыстыруға көмектеседі, сонымен қатар жұмыс тиімділігін арттыру бойынша тәуелсіз ұсыныстарды алуға көмектеседі. кадрлық құжаттарды басқару жүйесі.
Екінші жағынан, сыртқы консультанттардың компанияның персоналды басқару бөлімінің ішкі процедуралары мен стандарттарының орындалуын тексеруге әрдайым уақыты бола бермейді және көбінесе мұндай мүмкіндіктерге ие бола бермейді. Тәуелсіз консалтингтік фирма персоналды құжат айналымына жауапты қызметкерлердің жұмысын тұрақты бақылауды жүзеге асыра алмайды. Ал ішкі кадрлық аудит қызметінің жұмысын нақты ұйымдастыру компанияның кадр қызметі процесінде көптеген қателіктер мен бұзушылықтарды болдырмауға және олардың кейбірінің алдын алуға мүмкіндік береді.
Біз сізге компаниядағы HR аудит процесін оңтайлы ұйымдастыруды ұсынамыз:
1. Бірінші кезеңде нормативтік құжаттаманы әзірлеуге және іріктеуге көмектесетін сыртқы консультанттардың көмегімен ішкі кадрлық аудит бөлімін құру. қажетті мамандар, негізделген нақты тапсырмаларсәйкес қызметпен бетпе-бет келу.
2. Екінші кезеңде ішкі кадрлық аудит қызметінің қызметкерлері сыртқы консультанттармен бірлесіп ықтимал тәуекелдер мен ықтимал проблемалық аймақтарды анықтайды және компанияның ішкі HR аудитін жүргізу әдістемесін әзірлейді.
3. Үшінші кезеңде әзірленген әдістеме сынақтан өтеді және қажет болған жағдайда оны түзету жүргізіледі.
4. Ішкі персонал аудиті қызметін құру үшін орталықтандырылмаған құрылым таңдалса, өңірлік аудиторлар қабылданған технология бойынша жұмыс істеуге оқытылады.
5. Келісілген уақыттан кейін сыртқы консультанттар ішкі персонал аудиті қызметінің қызметін бағалайды.
Осылайша, сыртқы консультанттардың көмегімен ішкі кадрлық аудит бөлімшесін құрып, тексеру технологиясын әзірлей отырып, компания кейіннен ішкі аудиторлардың кәсіби құзыреттілігі болған жағдайда ғана сыртқы сарапшыларды тарта отырып, HR аудитін дербес жүргізе алады. жеткіліксіз болуы мүмкін.
Көптеген ұйымдарда кадрлық құжаттардың ішкі аудитін жүргізу тәжірибесі көрсеткендей, мұндай рәсім қажет, өйткені жұмыс берушілердің істерінің жағдайы сирек толық идеалды болып табылады. Мақала кадр қызметкерлері мен заңгерлерге нормалармен белгіленген ережелер мен тыйым салуларды бұзған жағдайда туындауы мүмкін тәуекелдерді негіздеуге көмектеседі. еңбек құқығыРФ.
Ресей Федерациясында ішкі персонал аудитін жүргізу тәртібін реттейтін нормативтік құқықтық актілер жоқ (бухгалтерлік аудитке қарағанда). Осыған байланысты кейбір сұрақтарды шешу қажет:
Ішкі кадрлық аудит дегеніміз не?
Бұл жергілікті нормативтік құқықтық актілерді (LNA) және жұмыс берушінің кадрлық құжаттарын ресімдеудің құқықтық және іс жүргізудің дұрыстығын диагностикалауды, ұсыныстар беруді және қажет болған жағдайда кадрлық құжаттардағы қателерді жою бойынша жұмыстарды орындауды қамтитын шаралар кешені.
Ішкі кадрлық аудиттің мақсаты қандай?
Іс-шараның мақсаты – кадр қызметінің қызметін жетілдіру және жұмыс берушінің ықтимал тәуекелдерін барынша азайту. Мемлекеттік органдардың тексеруінен өту және/немесе қызметкерлермен еңбек дауларын шешу барысында жұмыс беруші ұшырауы мүмкін тәуекелдерді бақылау ішкі кадрлық аудиттің маңызды аспектілерінің бірі болып табылады.
Ішкі кадрлық аудит қашан жүргізіледі?
- Кадрлық құжаттаманы жүргізуге жауапты қызметкерді (бұдан әрі – ҚДП) өзгерту кезінде: жұмыстан шығару, басқа лауазымға/басқа бөлімшеге ауыстыру.
- Алдағы жоспарлы тексеру туралы еңбек инспекциясынан ұйғарым алғаннан кейін.
- Ренжіген қызметкерді жұмыстан шығарғаннан кейін тексеру қаупі болса: төлемеу немесе кешіктірілген төлемуақытында жалақы, сыйлықақылар, жұмыс берушінің бастамасы бойынша жұмыстан босату және т.б. Бұл жағдайда жоспардан тыс кадрлық аудит жүргізу ұсынылады.
НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ
Ішкі персонал аудитін алдағы жоспарлы аудит туралы қадағалау органының нұсқауларын күтпей-ақ жүргізуге болады. Жаңа жылдық мерекелерден кейін Ресей Федерациясының Бас прокуратурасының немесе Ресей Федерациясының тиісті субъектісі прокуратурасының веб-сайтында жылдағы тексерулердің жиынтық жоспары орналастырылады, ал субъектілерді тексеру жоспары болып табылады. мемлекеттік еңбек инспекциясының сайтында орналастырылған. Бұл ақпарат ұйымның/жеке кәсіпкердің тестілеуге түсетінін анықтауға және оған алдын ала дайындалуға мүмкіндік береді.
Ішкі кадрлық аудиттің қандай түрлері бар?
- Толық (KDP барлық аймақтары үшін).
- Таңдамалы.
Таңдамалы аудит кезінде мыналар тексеріледі:
- ҚДП-ның жекелеген бөлімдері;
- немесе жеке қызметкерлер туралы құжаттар;
- немесе құжаттардың репрезентативті үлгісімен HR барлық аспектілері.
Ішкі кадрлық аудиттің оңтайлы мерзімі қандай?
Жауап жұмыс беруші аудиттің қандай түрін жүргізгісі келетініне байланысты: толық немесе таңдамалы.
Соңғы үш жылда ішкі персонал аудитін жүргізген жөн, өйткені тәжірибе көрсеткендей, салық инспекциясы, Ресейдің FSS, PFR жұмыс берушінің соңғы үш жылдағы қызметін тексереді.
Оңтайлы уақыт толықішкі персонал аудиті 7-ден 14 жұмыс күніне дейін; селективті- 5-7 жұмыс күні. Бұған тексеру актісі жасалған және жұмыс берушіге берілген уақыт кіреді.
НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ
Кадрлар бойынша дұрыс ресімделмеген құжаттар кейіннен жұмыс берушіге әкімшілік айыппұл салуға әкеп соғуы мүмкін.
Тексеру актісін алғаннан кейін жұмыс берушінің әрекеті қандай болуы керек?
Егер KDP-ге жауапты қызметкерде көптеген қателер анықталса, олардың неліктен жіберілгенін және қызметкер бұл қандай салдарға әкелуі мүмкін екенін түсінетінін анықтау керек. Жұмыс беруші келесі шешімдердің бірін қабылдауы керек:
- оқуға кадрлар жөніндегі қызметкерді жіберу;
- қателерді түзетуге мүмкіндік беру және белгілі бір уақыт ішінде жаңаларына жол бермеуін бақылау;
- басқа жұмысқа ауысу;
- қызметкермен бірге.
Ішкі кадрлық аудитті кім жүргізуі керек?
Үшін тұрақтыішкі кадрлық аудит жүргізу үшін арнайы бөлімше құруға болады немесе сіз бұл жұмысты штаттағы заңгерге тапсыра аласыз (тек ол маманданадыеңбек заңнамасы бойынша және негізінен шаруашылық және шарттық қызметпен айналыспайды). Егер жұмыс беруші тұрақты ішкі кадр аудитін жүргізу мақсатында ішкі бақылау қызметін құру туралы шешім қабылдаса, онда тиісті құжаттарды әзірлеу қажет: ереже, бұйрық және т.б.
Бір ретперсоналды тексеру не жаңадан жүргізіледі ресмиістерді қабылдау немесе сыртқы мамандарды тарту.
Сіз маманмен немесе персонал аудитін жүргізуге маманданған ұйыммен қызмет көрсетуге шарт жасай аласыз.
Ішкі кадрлық аудитті HR саласында тәжірибесі бар және бақылаушы органдардың тексерулерінен өту тәжірибесі бар, жақсырақ заң білімі бар адам жүргізуі керек.
Ішкі кадрлық аудитті қалай бастау керек?
Жұмыс берушіден LNA-ның болуын (болмауын) және олардың нормативтік талаптарына сәйкестігін тексеру қажет. Кез келген жұмыс берушінің ұйымдық-құқықтық нысаны мен меншік нысанына қарамастан, LNA болуы керек.
КЕЗ КЕЛГЕН LNA ЖОҚ БОЛМАҒАНДА ТУАТЫН ТӘУЕКЕЛДЕР
Еңбекақы туралы ереже
Бұл құжат жұмыс берушінің LNA үшін міндетті емес. Жалақыны есептеу үшін қызметкерлермен еңбек шарты және тиісті бұйрықтар (жұмысқа қабылдау, басқа жұмысқа ауыстыру және т.б.) болуы жеткілікті.
Алайда, Арт. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 135-і талапты белгілейді, оған сәйкес жұмыс берушіге еңбекақы төлеу жүйесі ұжымдық шарттармен, келісімдермен немесе LNA.
Демек, еңбекке ақы төлеу жүйесі (тіпті қарапайым жалақы сияқты) ұжымдық шартта не LNA-да: PWTR («Қызметкерлердің еңбегіне ақы төлеу» бөлімінде) немесе тәуелсіз Ережеде («еңбекақы төлеу жүйесі күрделірек болса) көрсетілуі керек. .
қатысуымен бонустық төлем жүйесіҚызметкерлерге еңбекақы төлеу және сыйлықақы төлеу туралы ереже мыналарды реттейтін құжат болып табылады:
- еңбекке ақы төлеу жүйесін қалыптастыру принциптері;
- жұмыс үшін ақшалай сыйақыны есептеу тәртібі;
- жұмысты бағалау критерийлері мен тәртібі.
Қызметкерлердің еңбекақысын төлеуге келгенде, назар аудару керек төлем түбіртектеріжалақы бойынша.
Бұл құжаттың нысанын әрбір жұмыс беруші бекітуі керек міндетті түрде.
Еңбек кодексінен үзінді Ресей Федерациясы
136-бап. Жалақыны төлеу тәртібі, орны және мерзімі
Жалақы төлеу кезінде жұмыс беруші хабарлауы керек жазуәрбір қызметкер:
1) тиісті кезеңдегі өзіне тиесілі жалақының құрамдас бөліктері туралы;
2) қызметкерге есептелген өзге де сомалардың сомалары туралы, оның ішінде ақшалай өтемақыжұмыс берушi тиiсiнше жалақыны, демалыс ақысын, жұмыстан босату кезiндегi төлемдердi және (немесе) қызметкерге тиесiлi өзге де төлемдердi төлеудiң белгiленген мерзiмiн бұзғаны үшiн;
3) жүргізілген шегерімдердің мөлшері мен негіздері туралы;
4) төленуге жататын ақшаның жалпы сомасы туралы.
Еңбекақы ведомосінің нысанын жергілікті нормативтік құқықтық актілерді қабылдау үшін осы Кодекстің 372-бабында белгіленген тәртіппен қызметкерлердің өкілді органының пікірін ескере отырып, жұмыс беруші бекітеді.
Қызметкерлерге еңбекақы төлеу парағын беру тәртібі заңмен белгіленбеген. AT Еңбек кодексіРесей Федерациясы қызметкердің оларды алу үшін қол қоюы керек пе екенін тікелей айтпайды. Алайда, қызметкерлерге еңбекақы төлеу парақтарын беру туралы жазбаша дәлелдеме болмаса, жұмыс берушіге міндеттеменің орындалғанын дәлелдеу қиынға соғады.
Қызметкерге төлем ведомосы болмаған немесе берілмеген жағдайда (сондай-ақ төлем ведомосінің нысанын бекіту туралы бұйрықтың болмауы) жұмыс беруші 1-бап бойынша әкімшілік жауапкершілікке тартылуы мүмкін. Ресей Федерациясының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексінің 5.27.
ЕСКЕРТУ
Кадрлық құжаттаманы жүргізуге жауапты тұлғаның міндеті - персонал бойынша құжаттарды дұрыс ресімдеу ғана емес, сонымен қатар еңбек заңнамасына сәйкес LNA әзірлеу.
Штаттық кесте
Қызметкерлердің санын және/немесе штатын қысқарту бойынша іс-шаралар жүргізілген жағдайда, сондай-ақ 2-тармақтың 1-тармағына сәйкес қызметкерлер жұмыстан босатылған жағдайда қызметкер мен жұмыс беруші арасындағы жеке дауларды қарау кезінде. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 81-і, негізгі құжаттардың бірі штаттық кесте болып табылады - ескі (оқиғаларға дейін) және жаңа (өзгертілген).
Штаттық кестежұмыс берушінің құрылымын, штаттық кестесін және штаттық кестесін ресімдеу үшін пайдаланылады, қызметкерлердің лауазымдарының тізбесін қамтуы керек (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 15, 57-баптары). Онда құрылымдық бөлімшелердің тізбесі, жұмысшылардың кәсіптері, штат бірлігінің саны мен жалақысы, тарифтік ставкалар мен үстемеақылар туралы мәліметтер болуы мүмкін. Штаттық кестеге өзгертулер ұйым басшысының немесе ол уәкілеттік берген тұлғаның бұйрығымен енгізіледі.
Арбитраж тәжірибесі
Қызметкер қысқарту рәсімін заңсыз деп тану, мәжбүрлі түрде жұмыстан босатылған уақыт үшін жалақыны өндіру және моральдық зиянды өтеу туралы жұмыс берушіден талап арызбен жүгінді. Талапты растай отырып, ол қызметкерлердің ойдан шығарылған қысқартылуын атап өтті. Сот жұмыс берушінің штаттық кестені өзгерту туралы өкімдерін зерттеп, қысқарту тәртібін және тиісінше штат кестесін өзгерту туралы бұйрықты заңсыз деп қорытындылады. Салыстырмалы талдаутаратылған және құрылған бөлімшелер қызметкерлерінің штаттық және лауазымдық міндеттері көрсетілген бөлімшенің функционалдық құрамдас бөлігінің өзгермегенін, тек оның атауының ғана өзгергенін көрсетті. Талапкердің еңбек функциялары өзгеріссіз қалды. Жоғарыда айтылғандарды ескере отырып, сот қысқарту рәсімінің формальды сипатта болғаны туралы қызметкердің уәждерімен келісіп, талапкер тұрғысынан қысқарту рәсімін заңсыз деп таныды. Қызметкердің пайдасына аз төленген еңбекақы және моральдық залалды өтеу өндірілді.
No 2-984/12 іс бойынша Смоленск қаласының Ленин аудандық сотының 2012 жылғы 23 мамырдағы шешімі.
Қызметкерлердің жеке деректерін қорғау туралы ереже
Әрбір жұмыс берушінің жеке деректерін өңдеуді реттейтін құжаттары болуы керек, тіпті оның штатында үш қызметкер болса да.
2011 жыл ішінде Роскомнадзор 1743 тексеру жүргізді, оның 954-і жоспарлы, 789-ы жоспардан тыс. Дербес деректер саласында келесі заң бұзушылықтар жиі кездеседі:
- оператордың дербес деректердің сақталуын қамтамасыз ету және оларға рұқсатсыз қол жеткізуді болдырмау шараларын қолданбауы;
- заңда көзделмеген жағдайларда субъектілердің келісімінсіз дербес деректерді өңдеу;
- дербес деректерді өңдеу туралы хабарламада көрсетілген ақпарат пен нақты әрекет арасындағы сәйкессіздік.
Ішкі еңбек тәртібі
Міндетті LNA. Өнердің 3-бөлігі. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 189-ы, оған сәйкес еңбек тәртібі ішкі тәртіп ережелерімен белгіленеді. жұмыс кестесі. Демек, PWTR болмауыретінде қарастырылатын болады еңбек заңнамасын бұзуал жұмыс беруші бап бойынша әкімшілік жауапкершілікке тартылуы мүмкін. Ресей Федерациясының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексінің 5.27.
Басқа құжаттар
Демалыс кестесі. ch сәйкес. 1 және 2 бап. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 123-і, ақылы демалыстарды беру тәртібі жұмыс беруші бекіткен демалыс кестесіне сәйкес жыл сайын анықталады; Демалыс кестесі міндеттіжұмыс беруші үшін де, қызметкер үшін де.
ауысым кестесі. Егер жұмыс беруші жұмыстың ауысымдық режимін енгізген болса, онда ауысымдық кесте міндетті түрдеқол жетімді болуы керек (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 103-бабы).
Уақыт парағы. Жұмыс берушінің әрбір қызметкердің нақты жұмыс істеген уақытының есебін жүргізу міндеті осы баптың 4-бөлігінде көрсетілген. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 91-і. Қызметкерлердің нақты жұмыс істеген уақыты жұмыс уақытының кестесінде жазылады.
Қызметкерлерді іссапарға жіберу туралы ереже (немесе ПВТР-дегі тиісті бөлім). Барлық мәселелер Ресей Федерациясы Үкіметінің 2008 жылғы 13 қазандағы № 749 қаулысымен (2015 жылғы 29 шілдедегі өзгертулер мен толықтырулармен) бекітілген Қызметкерлерді іссапарға жіберудің ерекшеліктері туралы ережемен реттелетін сияқты. іссапарларды реттейтін басқа да заңға тәуелді актілердің саны.
Алайда, өнердің 4-бөлігіне сәйкес. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 168-і ұжымдық шартнемесе байланысты шығындарды өтеу тәртібі мен мөлшерін реттейтін LNA іссапарлар, барлық мемлекеттік емес жұмыс берушілер талап етеді.
Қызметкерлердің іссапар кезіндегі шығындарының орнын толтыру ұйымның шығыстары ретінде қабылдануы мүмкін. салық кодексіРФ, егер ол ұжымдық шартта немесе LNA-да көрсетілген болса ғана. Ұйымның шығындарына қатысты ақпарат (мысалы, үйден әуежайға дейін, әуежайдан тағайындалған жерге дейін такси ақысы) жол жүру мәселелерін реттейтін LNA немесе ұжымдық шартта көрсетілмесе, бұл сомалар келесіден өтеледі. таза кіріс ұйымдары.
Егер жұмыс саяхаттық сипатта болса немесе вахталық негізде орындалса, жұмыс берушіде тиісті LNA бекітілген болуы керек. Мысалға: Жұмыстың жол жүру сипаты туралы ережежәне Вахталық әдіс туралы ереже. Қызметкермен жасалған еңбек шартында жұмыстың сипаты туралы мәліметтер де көрсетіледі.
НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ
Егер жұмыс беруші бастауыштың жергілікті нысандарын пайдаланса бухгалтерлік құжаттама, әзірленген құжаттар нысандары жұмыс берушінің бұйрығымен бекітілуі және Өнерде көрсетілген мәліметтерді қамтуы керек. 9 федералды заң 06.12.2011 № 402-ФЗ «Бухгалтерлік есеп туралы» (04.11.2014 ж. өзгертулермен).
Төмендегі мақалада ұйымның (ЖШС) мысалын қолдана отырып, персонал аудитін талдаймыз - бұл процедураны дұрыс орындауға көмектеседі. Түсінікті болу үшін біз мақаланың мәтініне процедуралық жоспарды көрсететін аудит жүргізу туралы ереже үлгісін жүктеп алу сілтемесін қоса береміз, сонымен қатар кадрлық аудит дегеніміз не, оны кім және қалай жүргізетінін айтамыз. Сонымен қатар, біз ұйымдардың біріндегі аудит нәтижелері туралы есептің үлгісін дайындадық.
Кәсіпорынның кадрлық аудитінің түсінігі
Көптеген менеджерлер мен HR қызметкерлері ұйымдағы персонал аудитін қалай дұрыс жүргізуге қызығушылық танытады. Себебі, заңнамада кадрлық аудит түсінігі де, оны жүзеге асыру талаптары да жоқ.
Алайда, баптың 3-тармағының ережелерінен. 2008 жылғы 30 желтоқсандағы № 307 «Аудиторлық қызмет туралы ...» федералдық заңының 1-тармағында аудит тұжырымдамасы белгіленген. қаржылық есеп беру, біз персонал аудиті тәуелсіз тексеруді қамтитын процедура болып табылады деп қорытынды жасауға болады:
- ұйымның кадр қызметінің қызметі;
- кадрлық құжаттарды дайындаудың және қызметкерлермен еңбек шартының жасалуының дұрыстығы;
- еңбекті қорғау талаптарын және еңбек заңнамасын сақтау.
Процедура, атап айтқанда, компанияны мемлекеттік еңбек инспекциясы немесе прокуратура тексеруге дайындау барысында жүзеге асырылады. ықтимал қатысуфирмалар мен оның басшылығы Өнердің әртүрлі бөліктерінде көзделген әкімшілік жауапкершілікке тартылады. Ресей Федерациясының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексінің 5.27, 5.27.1. Сонымен қатар, ұйымның кадрлық аудиті персоналмен жұмыста және персоналды басқаруда проблемаларды анықтауға, сондай-ақ олардың болашақта пайда болуын болдырмауға мүмкіндік береді.
Ресей Федерациясының Қаржы министрлігінің 2017 жылғы 9 наурыздағы № 33n «... анықтау туралы» бұйрығына қосымшаның мазмұнына негізделген кадрлық құжаттаманы тексеру болып табылатынын атап өту маңызды. аудиторлық қызмет түрі емес. Тиісінше, № 307 Федералдық заңның талаптары бұл түртексерулер қамтылмайды, сондықтан жергiлiктi жерлерде кадрлық тексерулердiң тәртiбiн әзiрлеуге болады. Сонымен қатар, ұйым басшыларына осы процедураның міндеттерін, әдістерін және жоспарын әзірлеуде белгілі бір еркіндік бар.
Қандай жағдайларда кәсіпорынның кадрлық аудитін жүргізген дұрыс?
Көрсетілген тексеру процедурасы анық себептерсіз жүзеге асырылуы мүмкін, бірақ көбінесе оның себептері:
- Еңбек заңнамасына өзгерістер енгізу. Мысалы, бұл белгілейтін жаңа заңдар енгізілген жағдайларға қатысты қосымша жауапкершіліктер, процедуралар, құжаттар.
- Кадр бөлімінің басшысын немесе басқа тұлғаны ауыстыру кадрлық жұмысҰйымда. Бұл ретте кадр бөлімінің жаңа басшысына алдағы уақытта қандай жұмыстар атқарылуы қажет екендігі туралы ақпарат берген жөн.
- Кадр қызметінің жұмысын оңтайландыру, оның қызметінің дұрыстығы мен тиімділігін тексеру қажеттілігі. Бұл жағдайда тексеру кадр қызметі жұмысының дұрыстығына күмән туындаған жағдайда жүргізіледі. Мысалы, бақылаушы органдардың кезекті тексеруі кезінде ұйым еңбек заңнамасы саласындағы бұзушылықтар үшін жауапкершілікке тартылған жағдайда орынды.
- Бақылаушы органдардың алдағы тексеру туралы ақпараттың болуы. Тексеру мүмкін болатын айыппұлдардың алдын алу және ұйымға нұсқама беруді болдырмау мақсатында жүргізіледі.
- Кәсіпорын басшысының ауысуы. Тексеру жаңа басшылықтың кадр қызметіндегі істің жай-күйі туралы ақпаратқа ие болуы үшін жүргізіледі.
Персонал аудитінің міндеттері мен әдістері
Кең мағынада тапсырма – нақты белгіленген мақсаты бар проблемалық жағдай. Тар мағынада міндет – бұл қол жеткізуді қажет ететін мақсат.
Кадрлық аудиттің міндеттері:
- Персоналды басқару саласындағы проблемаларды іздеу және оларды шешу жолдарын қалыптастыру.
- Тиімділігін қалыптастыру кадрлық әдістербасқару.
- Кадрлық іс жүргізуді және құжат айналымын нормативтік құқықтық актілердің талаптарына сәйкес келтіру.
- Персонал шығындарын азайту.
- Персоналдың мүмкін болатын тәуекелдері мен қатерлерін анықтау, келешекте проблемалардың туындау мүмкіндігін болдырмау.
Аудит әдістері – бұл мақсатқа жетуге мүмкіндік беретін құралдар жиынтығы. Шартты түрде оларды 2 топқа бөлуге болады:
- Ұйымдастырушылық, яғни кәсіпорында аудит жүргізу әдістерін әзірлеуге бағытталған.
- Ақпараттық, аудитке қажетті ақпаратты алуға мүмкіндік береді.
Ұйымдастырушылық тәжірибеге мыналар жатады:
- кешенді аудит жүргізу үшін аудит әдістерін әзірлеу;
- кадрлық жұмыс құрылысының құқықтық және технологиялық ерекшеліктерін зерттеу;
- аудит жүргізуге уәкілетті мамандарды даярлау.
Ақпараттық әдістерге мыналар жатады:
- персонал жұмысы мен кадрлық процестерді бақылау әдістері;
- диагностикалық әдістер (тестілеу, сұрақ қою, статистикалық мәліметтерді жинау, талдау еңбек процестеріжәне персоналды құжаттама);
- кадрлық құжаттаманың еңбек заңнамасында белгіленген нормативтік талаптарға сәйкестігін тексеру.
Кадр қызметіне аудитті кім жүргізеді және оны өз күшімізбен жүргізуге болады ма?
Болмауы заңнамалық реттеуперсонал аудитін жүргізу процедураны жүргізуге құқығы бар тұлғаларды таңдауда белгілі бір еркіндік береді. Бұл жағдайда қандай нұсқалар бар?
Олардың бірнешеуі бар:
- Жүргізу тәжірибесі бар тәжірибелі және білікті аудиторлар жұмыс істейтін үшінші тарап ұйымының мамандарымен байланысыңыз. персоналды тексерулер. Бұл сыртқы аудитке мүмкіндік береді.
- Компанияның штатында тиісті маманды жалдаңыз (лауазымның атауы компания басшысының қалауы бойынша таңдалуы мүмкін) және өз бетіңізше персоналды есепке алуды жүргізу аудитін жүргізіңіз. Бұл жағдайда қызметкер ұйымды тұрақты негізде тексереді немесе оны белгілі бір жиілікте (мысалы, ай сайын немесе тоқсан сайын) жүргізеді. Бір жағынан, бұл тәсіл кадрлық құжаттардың, кадрлық қызметтің және т.б. жай-күйіне үздіксіз мониторинг жүргізу мүмкіндігін қамтамасыз етсе, екінші жағынан құзыретті маманды (заңгерді) іздеу, оны әзірлеу қажеттілігін туындатады. қызмет сипаттамасы, оның еңбегіне тұрақты ақы төлеу, еңбек демалысын беру, салық төлемдері мен сақтандыру жарналарын ұстау.
- Ұйымда тексеру комиссиясын құру. Ол жұмыс істеп тұрған қызметкерлер арасынан құрылады және оның құрамына персоналды басқару бөлімінің бастығы, есепші, заңгер және т.б.
- Компанияда аудит бөлімін құру. Бұл опция белгілі бір материалдық шығындарды қамтиды, өйткені сізге қызметкерлерді жалдап қана қоймай, сонымен қатар бөлім туралы ережені әзірлеуге, оның міндеттері мен функцияларын анықтауға тура келеді. Ірі компаниялар үшін қолайлы.
Осылайша, ұйым басшылығының өзі кадрлық аудит жүргізу немесе жүргізбеу туралы шешім қабылдауға және талдау үшін маманды (немесе мамандар тобын) тағайындауға құқылы. кадрлық іс-шараларкомпаниялар.
Персонал аудитінің кезеңдері. Процедураны қалай дұрыс орындау керек?
Заңда аудитті жүргізудің міндетті процедуралары, сондай-ақ процестің дәйекті жоспары қарастырылмағандықтан, аудитордың өз еркіне айтарлықтай құқығы бар. Осы себепті мамандандырылған коммерциялық ұйымдартұтынушының талаптарына байланысты әртүрлі қызметтер пакеттерін ұсынады.
Мысалы, экспресс-аудит мүмкін, ол 2 кезеңді қамтиды:
- Заңнамада көзделген кадрлық құжаттардың тізбесін анықтау және олардың болуын тексеру.
- Қадағалау органдары тексерген кезде жетіспейтін кадрлық құжаттардың тізбесін қамтитын және ықтимал айыппұл сомасын есептейтін хаттаманы дайындау.
Дегенмен, толық аудит жүргізген дұрыс. Бұл процесс мыналарды қамтиды:
- Міндетті жергілікті актілердің, құжаттардың болуын тексеру, жетіспейтін құжаттамаларды анықтау.
- Ұйымда бар барлық кадрлық құжаттарды сараптау, олардың қолданыстағы заңнама талаптарына сәйкестігін тексеру, бұзушылықтар мен қателерді анықтау, оның ішінде кадрлық құжаттаманы жүйелеу және сақтау кезінде.
- Жіберілген бұзушылықтар туралы мәліметтерді қамтитын тексеру нәтижелері туралы есеп дайындау. Сондай-ақ есепте анықталған бұзушылықтардың тәуекелдерін бағалау бойынша қорытындылар, оларды жою бойынша ұсыныстар, жұмысты оңтайландыру бойынша ұсыныстар болуы мүмкін.
- Кадрлық құжат айналымына жауапты персонал қызметкерлерінен түсініктеме алу, дәріс, семинар түрінде түсіндірме әңгіме жүргізу.
- Анықталған кемшіліктерді жою жұмыстарын жүргізу.
Түсіну керек, персонал аудитіне бірыңғай талаптардың жоқтығынан, біз толықтыруға немесе қысқартуға болатын процедураның шамамен алынған жоспарын ғана атап өттік. Мақалада біз осы кезеңдердің кейбірі қандай жұмыс түрін қамтамасыз ететінін егжей-тегжейлі сипаттайтын боламыз.
Міндетті құжаттарды тексеру
Бұл аудиттің негізгі кезеңі. Бұл ретте кадрлық құжаттардың белгілі пакетінің болуын қамтамасыз ету жұмыс берушінің міндеті болып табылады, ал оның болмауы үшін әкімшілік жауапкершілік қарастырылған.
Атап айтқанда, ұйымда келесі кадрлық құжаттар болуы керек:
- қызметкерлермен еңбек шарты (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 57-бабы);
- ішкі еңбек тәртібі (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 189, 190-баптары);
- еңбекті қорғау жөніндегі нұсқаулық (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 212-бабы);
- жалақы туралы ереже (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 135-бабы);
- демалыс кестесі (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 123-бабы);
- уақыт кестесі (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 91, 99-баптары);
- еңбек кітапшалары мен оларға қосымшалардың қозғалысын есепке алу кітабы (Ресей Федерациясы Үкіметінің 2003 жылғы 16 сәуірдегі № 225 қаулысымен бекітілген Ереженің 40-тармағы).
Салыстыру аяқталғаннан кейін қандай құжаттардың бар/болмауы, сондай-ақ ұйымдағы персоналдың жұмыс процесін жақсарту бойынша ұсыныстар көрсетілетін хаттама жасалады.
Өз құқықтарыңызды білмейсіз бе?
Құжаттаманы қарау
Құжаттарды салыстырғаннан кейін олардың ресімделуінің дұрыстығы анықталады. Ережелер әртүрлі нормативтік құқықтық актілерде, соның ішінде Ресей Федерациясының Еңбек кодексінде қамтылған. Мысалы, мазмұн еңбек шартыбаптың ережелерімен анықталады. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 57-і.
Сонымен қатар, құжаттама мазмұнының заң талаптарына сәйкестігі тексеріледі. Мысалы, қызметкерлердің жалақы деңгейінің ең төменгі жалақыға сәйкестігін тексеру қажет болуы мүмкін (жалақы заңда белгіленген көрсеткіштен төмен болмауы керек). Сонымен қатар, қызметкерлердің ұйымда қабылданған жергілікті актілермен танысу фактісін тексеру қажет. Тексерулердің көлемі заңнамада кадрлық есепке алуды жүргізу тәртібіне көптеген талаптар белгіленетіндіктен айтарлықтай.
Есепті дайындау
Қорытынды есеп - маңызды құжат, ол ұйымдағы аудит процедурасы аяқталғаннан кейін құрастырылады. Құжаттың нысаны заңнамалық деңгейде бекітілмеген, сондықтан ол ерікті түрде ресімделеді.
Есепте аудитті жүргізген адам барлық анықталған кемшіліктерді көрсетеді кадрлық құжат айналымы. Қарау көлеміне байланысты ол анықталған тәуекелдердің көрінісі және анықталған проблемаларды шешудің ықтимал қадамдары сияқты басқа ақпаратты қамтуы мүмкін.
Әдетте, мазмұндық құжат 2 блокқа бөлінеді:
- олардың біріншісінде міндетті құжаттарды тексеру нәтижелерін қоса алғанда, тексеру нәтижелеріне қол қойылады;
- екіншісінде – қызметкерлердің әрқайсысының құжаттарын тексеру нәтижелері, оның барысында еңбек шарттары, жеке карточкалары, жергілікті актілермен танысу фактісі, еңбек кітапшаларының мазмұны мен жүргізілу дұрыстығы талданады.
Бөлек блокта ұйымдағы еңбекті қорғау ережелері мен талаптарының сақталуын тексеру нәтижелері, сондай-ақ қызметкерлерді міндетті медициналық тексеруден өткізу тәртібін сақтау туралы ақпарат болуы мүмкін.
Есепте мыналар болуы мүмкін:
- құжаттың атауы мен нөмірі;
- аудит жүргізген тұлғалар туралы мәліметтер;
- туралы ақпарат кәсіби біліктілікмұндай тұлғалар, олардың білімі және т.б.;
- тексеру жүргізетін тұлғалардың қолдары;
- айналдыру ықтимал санкцияларанықталған бұзушылықтар үшін;
- бұзушылықтарды жою бойынша ұсыныстар.
Кадр бөліміндегі аудит жоспарының мазмұны, ол көрсетілген ереже үлгісі
Әдетте, аудит жоспары ұйымның басшысы (директор, бас директор, президент және т.б.) бекітетін тиісті ережеде бекітіледі.
Аудиторлық ережеде келесі ақпарат көрсетіледі:
- құжатты кім және қашан бекіткені туралы мәліметтер;
- Құжаттың атауы;
- аудиттің міндеттері мен құжаттың мақсаты туралы мәліметтерді қамтитын жалпы ережелер;
- аудиттің көлемі;
- аудит жүргізу тәртібі;
- ереженің күшіне ену тәртібін және оның ұзақтығын айқындайтын қорытынды ережелер.
Аудит туралы ережеде бекітілген персонал аудитін жүргізу жоспарының үлгісін мына жерден жүктеп алуға болады (жоспардың мысалы «Персонал аудитінің көлемі» 2 бөлімінде):
Кадрларды басқарудағы аудит – оны жүргізу туралы есептің мысалы
№1 есеп
«Ромашка» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінде жүргізілген персонал аудитінің нәтижелері туралы
25.08.2018
Құрамында комиссия:
кадрлар бөлімінің бастығы Иванов А.А.;
бас есепші П.П.Петров;
заң бөлімінің меңгерушісі Сидорова С.С.
бұл әрекетті келесідей жасады:
- Бұйрыққа сәйкес бас атқарушы директор«Ромашка» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі 2018 жылғы 12 тамыздағы No 1 2018 жылғы 15 тамыздан 25 тамызға дейінгі кезеңде комиссиямен «Ромашка» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің кадр бөлімінің құжаттамасына кадрлық тексеру жүргізілді.
- Кадрлық тексеру нәтижесінде, жалпы алғанда, «Ромашка» ЖШҚ-ның кадр бөлімі Ресей Федерациясының еңбек заңнамасының талаптарына сәйкес келетіні анықталды.
- Алайда келесі бұзушылықтар анықталды:
- жергілікті нормативтік құқықтық актілердің тізілімі жоқ;
- «Ромашка» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінде дәнекерлеушінің лауазымдық міндеттерін анықтайтын жергілікті акт жоқ;
- еңбек кітапшаларын сақтауға жағдай жасалмаған (металл шкафтар жоқ);
- «Ромашка» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі қызметкерлерінің 2018 жылға бекітілген демалыс кестесі жоқ.
- Комиссияның қорытындысы: анықталған бұзушылықтарды жою қажет.
- Бұл есеп екі данада жасалды, оның бірі кадр бөлімінің басшысы Иванов А.А.-ға, екіншісі - «Ромашка» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің директоры Свинцов С.С.
Комиссия мүшелері:
(қолы) / Иванов А.А./
(қолы) /Петров П.П.
(қолы) / Сидоров С. С. /
Осылайша, персонал аудитін жүргізу міндетті емес, бірақ ұсынылған әртүрлі жағдайлар. Мысалы, ұйымның жаңа басшылығын, кадр бөлімінің басшысын тағайындау немесе кәсіпорынды Мемлекеттік еңбек инспекциясының тексеру жоспарына енгізу жағдайында бұл құптарлық. Аудит жүргізу персоналды құжаттаманың бұзылуын анықтауды болдырмауға және тиісінше, оларды жібергені үшін әкімшілік жауапкершілікке тартуға мүмкіндік береді. Жоғарыдағы сілтемеден жүктеп алуға ұсынылатын нормативтік құжатта қамтылған HR аудитінің жоспарының үлгісі аудитті жүргізу тәртібін және талданатын құжаттар тізімін түсінуге мүмкіндік береді.
Аудит – бұл процесс тәуелсіз бағалауұйымның, жүйенің, процестің, жобаның немесе өнімнің тәуекелдер мен қақтығыс жағдайларын анықтауға арналған қызметі. Аудит ұйымның өзі жүргізген кезде ішкі болуы мүмкін және компанияның белгілі бір саласындағы қызметті бағалау үшін келісім-шарт негізінде үшінші тарап мамандары тартылған кезде сыртқы болуы мүмкін. Көбінесе «аудит» термині компаниялардың қаржылық есептілігін тексеруге қатысты қолданылады, бірақ басқа да түрлері бар, мысалы, персонал аудиті. Көптеген адамдар бұл фразаны естіді, бірақ олар бұл процедураның мәні неде екенін білмейді. Бүгін біз кадрлық құжаттаманың аудиті туралы нақты айтатын боламыз, оның не үшін қажет екенін, қашан және кім жүргізетінін айтамыз.
Неліктен сізге HR аудиті қажет?
Біз бірден айта кетуіміз керек, персонал аудиті міндетті емес оқиға және жиі өткізілмейді. Дегенмен, мұндай процедураны келесілер үшін жүргізу керек деп есептейміз:
— еңбек, мұрағат, зейнетақы, көші-қон заңнамасы және т.б. талаптарының сақталуын тексеру тексеруіне дайындау;
- белгілі бір жағдайға байланысты тәуекелдерді бағалау (бақылаушы органдардың тексеруі кезінде, еңбек дауын сотта қарау кезінде, кәсіподақтық бақылау кезінде және т.б. туындауы мүмкін тәуекелдер);
– HR мамандарының кәсіби деңгейін арттыру (жіберілген бұзушылықтар бойынша оқыту);
- кадрлар бөлімі қызметкерлерінің кәсіби деңгейін бағалау;
- жіберілген бұзушылықтарды жою бойынша іс-шаралар жоспарын әзірлеу;
— кадр қызметінің жұмысын оңтайландыру (шығындарды азайту, жауапкершілікке тарту жүйесін құру, марапаттау және т.б.).
Сонымен қатар, аудит қайта ұйымдастыру, басшылықты ауыстыру (оның ішінде персоналды басқару бөлімінің басшылығы), персоналды басқару (кадр қызметі) қызметкерлерін жұмыстан босату (жұмысқа алу) кезінде құжаттарды беру кезінде кадрлық құжаттардың жай-күйін бағалауға және талдауға көмектеседі.
Оны өзіңіз жасайсыз ба, әлде аутсорсингке ме?
Біз қайталаймыз, сіз өз бетіңізше персонал аудитін жүргізе аласыз немесе үшінші тарап компанияларының қызметтерін пайдалана аласыз, өйткені олардың саны жеткілікті және таңдау көп. Сонымен қатар, персоналды тексеру өте жауапты іс, себебі ол компанияның құпия құжаттарымен тікелей байланысты.
Егер сіз сыртқы аудиторды таңдауды жоспарласаңыз, қызметті осы салада бір жылдан астам жұмыс істейтін білікті мамандар көрсеткені маңызды. Аудиторлық компанияның персоналды есепке алуды басқару қызметін тексеру қызметтерін қаншалықты жиі ұсынатынын, клиенттеріңіздің арасында қызметі жағынан сіздікіне ұқсас ұйымдар бар-жоғын сұраңыз. HR аудитін ұсынатын және кәсіби мамандарды жұмысқа алатын беделді консалтингтік фирманың қызметтері арзан болмайтынын есте сақтаңыз.
Үшінші тарап ұйымының HR аудитінің сәтті болуы компанияның аудиторлармен өзара әрекеттесуге дайындығына да байланысты. Сондықтан, көбінесе, аудит басталғанға дейін, а жұмыс тобы, аудит жүргізуге шақырылған компания өкілдерінен және тапсырыс беруші компания өкілдерінен тұрады. Шақырылған аудиторлардың құрамы мен саны көбінесе орындалатын жұмыстың мерзімі мен көлеміне байланысты анықталады, бірақ құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңгерлер мен мамандардың қатысуы міндетті түрде қажет.
Егер үшінші тарап мамандарын тартуға ниет болмаса және бұл үшін қаржыландыру қарастырылмаған болса, кадрлық аудитті өз бетіңізше жүргізуге болады. Алайда, мекеменің кадр қызметінің қызметкерлеріне тиісті тапсырма қоя отырып, олар өз жұмысын нақты тексеретіндіктен, ағымдағы жағдайға объективті баға беруге әрқашан дайын емес екенін есте ұстаған жөн. Бұдан басқа, қызметкерлерікейбір қателіктерге «көз жұмылуы» мүмкін, өйткені оларды түзетуге тура келеді.
Дегенмен, ішкі аудит пайдасына таңдау жасалса, кішігірім аудитті жасаған дұрыс деп санаймыз құрылымдық бөлімбұл үшін немесе комиссияда еңбек заңнамасын және кадрлық іс жүргізуді түсінетін, бірақ жұмысын тексеретін адамдарға тәуелді емес маман болуы керек, мысалы, заңгер.
Кадрлық құжаттаманы тексерудің нормативтік базасы
Алдымен біз кадрлық құжаттаманы тексеру кезінде сақталуы керек негізгі ережелерді атаймыз. Олардың негізгілері:
- Ресей Федерациясы Үкіметінің 2003 жылғы 16 сәуірдегі N 225 «Еңбек кітапшалары туралы» қаулысы (еңбек кітапшаларын жүргізу және сақтау ережелерімен бірге);
- Ресей Федерациясы Еңбек министрлігінің 2003 жылғы 10 қазандағы N 69 «Еңбек кітапшаларын толтыру жөніндегі нұсқаулықты бекіту туралы» қаулысы (бұдан әрі - еңбек кітапшаларын толтыру жөніндегі нұсқаулық);
- Ресей Федерациясының Мемлекеттік статистика комитетінің 01.05.2004 жылғы N 1 «Еңбекті есепке алу және оған ақы төлеу үшін бастапқы есеп құжаттамасының бірыңғай нысандарын бекіту туралы» Жарлығы (бұдан әрі - N 1 Жарлық);
- Ресей Федерациясы Мәдениет министрлігінің 2010 жылғы 25 тамыздағы N 558 «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік органдардың, жергілікті өзін-өзі басқару органдарының және ұйымдардың қызметі барысында қалыптасатын үлгілік әкімшілік мұрағаттық құжаттардың тізбесін бекіту туралы» бұйрығы. ";
— «Жеке деректер туралы» 2006 жылғы 27 шілдедегі N 152-ФЗ Федералдық заңы;
— ГОСТ Р 6.30-2003 «Бірыңғай құжаттама жүйелері. Ұйымдастыру-басқару құжаттамасының бірыңғай жүйесі. Құжаттамаға қойылатын талаптар»;
- Еңбек кодексі.
Сонымен қатар, іс жүргізуді, жеке істерді жүргізу тәртібін немесе еңбек қатынастарының басқа да аспектілерін реттейтін ведомстволық нормативтік құқықтық актілердің жеткілікті саны бар. Бұл актілерді кадрлық құжаттаманы тексеру кезінде де зерделеу және қолдану қажет.
Біз нені тексеріп жатырмыз?
Консалтингтік ұйымның азаматтық-құқықтық шарт негізінде аудитті қалай жүргізетінін қарастырмай, ішкі аудитке тоқталамыз. Оның орындалу реті мақсаттарға байланысты. Сіз барлық анықтамалық салаларды және кадрлық құжаттардың орындалуын тексере аласыз немесе тек бір саланы, мысалы, еңбек келісім-шарттарын тексере аласыз. Қалай болғанда да, тексеруді бастаудың алғашқы қадамы тексеруді жүргізу туралы бұйрық шығару болады, ол бойынша инспектор тағайындалады немесе тексеру комиссиясы құрылады. Бұйрықта чектің тақырыбын көрсетуге болады.
әкелейік үлгілі үлгітапсырыс.
Қалалық бюджеттік білім беру мекемесі
«Орташа жалпы білім беретін мектеп N 72"
N 42 бұйрық
персонал аудитін жүргізу туралы
Кадрлар бөлімінің жұмысын жақсарту және персоналды есепке алуды дұрыс жүргізбеумен байланысты тәуекелдерді азайту;
Мен тапсырыс беремін:
1. 2012 жылғы 28 мамырдан 5 маусымға дейін «Жұмыс орындарын тіркеу және жыл сайынғы ақылы еңбек демалысын беру» тақырыбы бойынша ішкі кадрлық аудит жүргізу.
2. Тексеру комиссиясының төрағасы болып директордың тәрбие ісі жөніндегі орынбасары А.Г.Волкова тағайындалсын.
3. Комиссия құрамына мыналар енгізілсін:
- директордың әкімшілік-шаруашылық жұмыс жөніндегі орынбасары Золотов О.Л.;
- орыс тілі мен әдебиеті пәнінің мұғалімі Парамонов В.С.;
- заң кеңесшісі Лопухов И.Р.
4. 06.08.2012 жылға дейін жүргізілген тексеру туралы есеп беру.
5. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау директордың тәрбие ісі жөніндегі орынбасары А.Г. Волковаға жүктелсін.
Директор Комова /Л. В. Комова /
Бұйрықпен танысты:
Волкова A. G. 16.05.2012, Волкова
Золотова O. L. 16.05.2012, Золотова
Парамонова V. S. 16.05.2012, Парамонова
Лопухов I. R. 16.05.2012, Лопухов
Тексеру пәні анықталса, онда кадр бөлімінің басшысы тек қажетті құжаттарды дайындай алады. Егер тексеру кадр қызметінің басшылығын ауыстыру кезінде немесе істі бір маманнан екінші маманға ауыстыру кезінде жүргізілсе, онда тексерілетін құжаттардың тізбесін анықтау қажет.
Ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны мен меншік нысанына қарамастан кез келген ұйымда болуы керек міндетті құжаттардың тізімі бар екенін есте сақтаңыз. Бұл құжаттарға мыналар жатады:
1. Кадрлық қамтамасыз ету. Бірден айта кетейік, Еңбек кодексінде бұл құжат туралы тек сөз бар, бірақ оны ресімдеу міндеттілігі туралы ешқандай белгі жоқ. N 1 Жарлықпен осы құжаттың нысаны біркелкі болды - Т-3. Мемлекеттік еңбек инспекциясы болсын, прокуратура немесе салық органдары болсын, бақылаушы органдар үнемі дерлік талап ететінін ескеріңіз: мекеменің құрылымы, еңбекақы төлеу қоры, қызметкерлерге үстемеақылар мен қосымша төлемдер кестеден анық көрінеді.
2. Демалыс кестесі. міндетті бұл құжатсұрақ қойылмайды, өйткені өнер. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 123-бабында қызметкерлерге жыл сайынғы ақылы демалыстар қызметкерлердің өкілді органының пікірін ескере отырып, жұмыс беруші бекіткен демалыс кестесіне сәйкес жұмыс басталғанға дейін кемінде екі апта бұрын беріледі деп нақты көрсетілген. жаңа жыл. Т-7 кестесінің нысаны да № 1 қаулымен біріктірілген.
3. Жеке карточкалар – Т-2 және Т-2ГС (МС) нысандары. Олар әрбір қызметкер үшін сақталуы керек, өйткені әрбір салыммен бірге жұмыс кітабыжұмыс беруші қызметкерді оның жеке карточкасындағы қолына қарсы жазбамен таныстыруға міндетті - онда Еңбек кітапшаларын жүргізу және сақтау қағидаларының 23-тармағына сәйкес еңбек кітапшасында жасалған жазба қайталанады.
4. Жеке істер. Оларды ұстау міндеті мемлекеттік қызметшілерді, муниципалдық қызметкерлерді, қызметкерлерді қамтитын қызметкерлердің жекелеген санаттары үшін белгіленеді. кеден органдарыт.б.
Мемлекеттік қызметшілердің жеке істерін жүргізу тәртібі Ресей Федерациясы Президентінің 2005 жылғы 30 мамырдағы N 609 «Ресей Федерациясының мемлекеттік қызметшісінің жеке деректері және оның жеке деректерін жүргізу туралы ережені бекіту туралы» Жарлығымен белгіленген. файл». Ресей Федерациясының құрылтай субъектісінің мемлекеттік қызметшілері үшін жеке істі жүргізу тәртібі осы құрылтай субъектісінің нормативтік актілерімен белгіленеді. Мысалы, Мәскеу қаласының қызметкерлері үшін Мәскеу мэрінің 2011 жылғы 15 маусымдағы N 44-УМ Жарлығымен, ал Санкт-Петербург қаласының мемлекеттік қызметшілері үшін - Санкт-Петербург қаласы Үкіметінің қаулысымен анықталады. Петербург 2008 жылғы 30 маусымдағы N 773.
5. Уақыт парағы (Т-12, Т-13 нысандары) сондай-ақ әр мекемеде болуы керек, өйткені бап. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 91-і жұмыс берушіні әрбір қызметкер нақты жұмыс істеген жұмыс уақытының есебін жүргізуге міндеттейді.
Назар аударыңыз! Бұрынғы органдар мемлекеттік билік, мемлекетті басқару бюджеттен тыс қорлар, аумақтық мемлекеттік бюджеттен тыс қорлар, жергілікті өзін-өзі басқару, бюджеттік мекемелер, бюджеттердің атқарылуына кассалық қызмет көрсететін органдар бюджет жүйесіРесейде жұмыс уақытын есепке алу үшін олар Ресей Федерациясы Қаржы министрлігінің 2008 жылғы 30 желтоқсандағы N 148n бұйрығымен бекітілген 0504421 нысанындағы уақыт кестесін пайдаланды. Алайда, ол 2011 жылғы 1 қаңтарда күшін жоюға байланысты (Ресей Федерациясы Қаржы министрлігінің 2010 жылғы 1 желтоқсандағы N 157n бұйрығы), Ресей Федерациясы Қаржы министрлігінің бұйрығынан нысан. 2010 жылғы 15 желтоқсандағы N 173n - 0301008 қолданылды, бұл Т-13 нысанының дәл көшірмесі.
6. Белгіленген үлгідегі еңбек кітапшалары қызметкердің еңбек қызметі мен еңбек өтілі туралы негізгі құжат болып табылады. Әрбір жұмыс беруші (жеке кәсіпкер болып табылмайтын жұмыс берушілерді қоспағанда) оларды бес күннен артық жұмыс істеген әрбір қызметкерге, егер осы жұмыс берушінің жұмысы қызметкер үшін негізгі болып табылса, сақтауға міндетті. (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 66-бабы).
Еңбек кітапшасында қызметкер, оның орындаған жұмысы, басқаға ауысуы туралы мәліметтер бар тұрақты жұмысжәне жұмыстан босату, сондай-ақ еңбек шартын бұзу негіздері және жұмыстағы табысы үшін марапаттау туралы мәліметтер. Жағдайларды қоспағанда, кітапқа айыппұлдар туралы мәліметтер енгізілмейді тәртіптік шаражұмыстан шығару болып табылады.
Назар аударыңыз! Еңбек кітапшаларын жүргізуге жауапты тұлғаның тағайындалғанын, олардың барлығы еңбек кітапшаларының қозғалысын есепке алу кітабында және оларға қосымшалардың тіркелген-тіркелмегенін тексеріңіз. Сонымен қатар, еңбек кітапшаларындағы жазбаларды қараңыз - олар бұйрықтар негізінде жасалуы керек.
7. Еңбек шарты немесе қызмет көрсету шарттары. Еңбек шарты – жұмыс беруші мен қызметкер арасындағы шарт, оған сәйкес жұмыс беруші қызметкерді белгіленген еңбек функциясына сәйкес жұмыспен қамтамасыз етуге, еңбек жағдайларын қамтамасыз етуге, жалақыны уақтылы және толық көлемде төлеуге міндеттенеді, ал қызметкер осы шартта айқындалған еңбек функциясын жеке орындауға, жұмыс берушінің ішкі еңбек тәртібі ережелерін сақтауға.
8. Персоналға арналған бұйрықтар:
- жұмысқа орналасу туралы (Т-1, Т-1а нысандары);
- басқа жұмысқа ауысу (Т-5, Т-5а нысандары);
- демалыс беру туралы (Т-6, Т-6а нысандары);
- іссапарға жіберу туралы (Т-9, Т-9а нысандары);
- жоғарылату туралы (Т-11, Т-11а нысандары);
- еңбек шартын бұзу (тоқтату) туралы (Т-8, Т-8а нысандары).
Бұл бірыңғай нысандарды меншік нысанына қарамастан Ресей Федерациясының аумағында жұмыс істейтін барлық ұйымдар қолдануы керек (№ 1 қаулының 2-тармағы).
Бұл бұйрықтарды тексеру кезінде құжаттардың бар-жоғын тексеру қажет - оларды жариялау үшін негіз. Көбінесе олар жоқ - тапсырыста келісімге, мәлімдемеге немесе басқа құжатқа сілтеме бар, бірақ оның өзі жоқ. Бұл бұзушылық.
9. Негізгі қызмет түрлеріне тапсырыстар. Басшының қолдарының, бекіту визаларының болуын тексеру қажет. Еске салайық, мұндай бұйрықтар жеке құрамға арналған бұйрықтардан бөлек сақталуы керек.
Бұл құжаттардың бар-жоғын тексеріп қана қоймай, олардың қалай ресімделуіне назар аудару керек екенін ескеріңіз. Мысалы, Өнер талаптарына сәйкес. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 67-бабына сәйкес еңбек шарты жазбаша нысанда жасалады, екі данада жасалады, олардың әрқайсысына тараптар қол қояды. Бір данасы қызметкерге беріледі, екіншісі жұмыс берушіде сақталады. Қызметкердің еңбек шартының көшірмесін алғаны жұмыс берушіде сақталған көшірмеге оның қол қоюымен расталуға тиіс. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 57-бабы еңбек шартының мәтініне енгізілуі тиіс шарттарды анықтайды.
Бірақ қызмет көрсету шартымен бәрі басқаша. Оның мазмұны федералдық заңмен анықталғанына қосымша, Ресей Федерациясы Президентінің 2005 жылғы 16 ақпандағы N 159 Жарлығымен бекітілген. жуық пішінмемлекеттің өтуіне арналған келісім-шарт мемлекеттік қызметжәне мемлекеттік қызметтегі лауазымдарды толтыру. Сондықтан келісім-шарттардың мазмұны жағынан ғана емес, формасы жағынан да заң талаптарына сәйкестігін тексеріңіз. Ал мазмұны жағынан, мысалы, жұмыстан босату туралы бұйрықтарды тексерудің маңызды объектісі оларда жұмыстан босатудың себебі мен негіздерін көрсету болатынын атап өтеміз. Өнер негізінде. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 84.1, олар Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің немесе басқа федералдық заңның редакциясына қатаң сәйкес және тиісті бапқа, баптың бір бөлігіне, баптың тармағына сілтеме жасай отырып көрсетілуі керек. Еңбек шартының мазмұнын тексерген кезде, Өнердің күшіне сәйкес шарттардың болуына назар аударыңыз. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 57-сі олардың мәтініне міндетті түрде қосылуы керек.
Жергілікті ережелер, кітаптар, реестрлер
Өнер негізіндегі фактіні бастайық. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 8-бабына сәйкес жұмыс берушілер – жеке кәсіпкер болып табылмайтын жеке тұлғаларды қоспағанда, өз құзыреті шегінде еңбек заңнамасына және еңбек құқығы нормаларын қамтитын басқа да нормативтік құқықтық актілерге сәйкес еңбек құқығы нормаларын қамтитын жергілікті нормативтік құқықтық актілерді қабылдайды. , ұжымдық шарттар, келісімдер. Мұндай актілердің ережелері еңбек заңнамасында белгіленгенмен салыстырғанда қызметкердің жағдайын нашарлатпауға тиіс.
Келесі құжаттарды да тексеру қажет.
1. Ішкі еңбек тәртібі. Өнерге сәйкес. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 189-бабына сәйкес бұл құжат қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және жұмыстан босату тәртібін, еңбек шарты тараптарының негізгі құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін, жұмыс уақытын, демалыс уақытын, қызметкерлерге қолданылатын ынталандыру мен айыппұлдарды, сондай-ақ осы жұмыс берушімен еңбек қатынастарын реттеудің басқа да мәселелері.
2. Еңбекті қорғау бойынша нұсқаулық. Олар әдетте жұмысты бастамас бұрын, оның барысында және аяқталғаннан кейін еңбекті қорғау талаптарынан тұрады, сондай-ақ төтенше жағдай тәртібін қамтиды. Бұл нұсқаулықтар қызметкердің лауазымына, оның кәсібіне немесе ол орындайтын жұмыс түріне, салааралық немесе салалық негізде әзірленеді. стандартты нұсқауеңбекті қорғау бойынша, еңбекті қорғау бойынша салааралық немесе салалық ережелерді, жабдықты өндіруші ұйымдардың пайдалану-жөндеу құжаттамасында, ұйымның технологиялық құжаттамасында белгіленген еңбекті қорғау бойынша қауіпсіздік талаптары, Әдістемелік ұсыныстар негізінде нақты өндірістік жағдайларды ескере отырып.
3. Қызметкерлердің дербес деректерін сақтау және қорғау туралы ереже (немесе оларды сақтау және пайдалану тәртібін белгілейтін басқа құжат). Бұл жинақ жергілікті актбап талаптарына сәйкес талап етіледі. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 87-і.
4. Еңбекақы төлеу туралы ереже немесе мекемедегі еңбекақы және қызметкерлерге сыйлықақы беру жүйесін реттейтін басқа да жергілікті нормативтік акт. Бұл ереже бапқа сәйкес міндетті болып табылады. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 135-і - тарифтік ставкалардың мөлшерін, жалақыны қоса алғанда, жалақы жүйелері ( ресми жалақы), қосымша төлемдер мен жәрдемақылар өтемдік сипаты, оның ішінде қалыпты жағдайдан ауытқыған жағдайда жұмыс істегені үшін ынталандырушы сипаттағы қосымша төлемдер мен сыйлықақылар жүйесі және сыйақы жүйелері еңбек заңнамасына және еңбек заңнамасының нормаларын қамтитын өзге де нормативтік құқықтық актілерге сәйкес ұжымдық шарттармен, келісімдермен, жергілікті нормативтік құқықтық актілермен белгіленеді.
Көрсетілгендерден басқа, кейбір ұйымдар үшін олардың қызметінің ерекшеліктеріне байланысты міндетті болып табылатын басқа да қажетті құжаттар бар, мысалы, ауысымдық кесте, тұрақты емес жұмыс уақыты бар лауазымдар тізімі, толық жеке жауапкершілік туралы келісімдер, коммерциялық қызмет туралы ережелер. немесе заңмен қорғалатын өзге де құпия.
Егер мекеме еңбек қатынастарының кейбір саласын реттейтін басқа жергілікті нормативтік құқықтық актілерді әзірлеген болса, біз оларды белгіленген еңбек заңнамасымен салыстырғанда қызметкердің жағдайын нашарлататын жағдайларға және заңды күші бар-жоғын тексеруді ұсынамыз (бұл қажетті жағдайларқызметкерлердің өкілді органының пікірі, құжатты мекеме басшысы бекіткен бе, қызметкерлер актімен таныс па, ма және т.б.). Болуы мүмкін:
- ұжымдық шарт;
— ұжымдық жауапкершілік туралы келісім;
— жұмысшылардың бейімделуі туралы ереже;
- сынақ мерзімінен өту тәртібі туралы ереже;
- қызметкерлерді аттестациялау туралы ереже.
Лауазымдық нұсқаулықтарды тексеруге ерекше назар аударуды ұсынамыз. Бір жағынан, олар міндетті емес, екінші жағынан, Өнер негізінде. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 57-і алғышартеңбек шарты болып табылады еңбек функциясы, және ол еңбек шартында немесе оны жүктемеу үшін лауазымдық нұсқаулықта белгіленеді. Сондықтан, кейде нұсқаулар жай ғана қажет.
Журналдарға көшейік, олардың арасында, сондай-ақ жергілікті нормативтік актілердің арасында міндеттілері бар.
| Журнал атауы | Нормативтік акт |
| Еңбек кітапшаларының қозғалысын есепке алу кітабы және оларға қосымшалар | Еңбек кітапшаларын жүргізу және сақтау қағидаларының 40, 41-тармақтары, нысан еңбек кітапшаларын толтыру жөніндегі нұсқаулыққа 3-қосымшада белгіленген. |
| Еңбек кітапшасының және оған қосымшаның есеп бланкілеріне арналған кірістер мен шығыстар кітабы | Дәл сондай |
| Тексеру журналы | «Құқықтарды қорғау туралы» 2008 жылғы 26 желтоқсандағы N 294-ФЗ Федералдық заңының 16-бабы. заңды тұлғаларжәне жеке кәсіпкерлермемлекеттік бақылауды (қадағалауды) жүзеге асыру кезінде және муниципалды бақылау«. Журналдың нысаны Ресей Федерациясының Экономикалық даму министрлігінің 2009 жылғы 30 сәуірдегі N 141 бұйрығымен бекітілген. |
Жоғарыда аталған міндетті журналдардан басқа, мекеме кадрлық есепке алу туралы ақпаратты жүйелеу үшін басқа журналдарды жүргізе алады, мысалы:
- еңбек шартының тізілімдері, жеке құрам бойынша бұйрықтар, жеке істер, еңбекке жарамсыздық парақтары;
— жергілікті нормативтік актілермен танысу журналы;
— Жол жүру куәліктерін, анықтамаларды беру журналы.
Журналдар мен бухгалтерлік кітаптарды тексергенде, олардың дизайнына назар аударыңыз. Журналдардың барлық парақтары нөмірленуі керек, журналдардың өздері шілтерленген, балауыз мөрмен мөрленген немесе мөрленген және ұйым басшысымен куәландырылған болуы керек. Журналдарға ешқандай түзетулер енгізуге рұқсат етілмейді. Сондай-ақ еңбек кітапшаларының қозғалысын есепке алу кітабында барлық бағандар толтырылғанын және оларға қосымшалардың толтырылғанын, онда ешқандай түзетулер жоқтығын, бұл кітаптың шілтерлі және мөрмен бекітілгенін тексеру қажет.
Ескерту. Құжаттарды тіркеу және жүйелеу жүйесін талдау өте маңызды, себебі ол мекемеде құжаттарды сақтау жүйесі қалай ұйымдастырылғандығы туралы ақпарат береді.
Бағдарламалық қамтамасыз ету аудиті
Қазіргі уақытта мекемелердің көпшілігі мамандандырылған бағдарламалық өнімдерді пайдалана отырып, персоналды есепке алуды жүргізеді, яғни олар да тексерілуі керек.
Тексеру кезінде бағдарламаның қолданыстағы заңнама талаптарына сәйкес персоналды есепке алуды жүргізу мүмкіндігін қамтамасыз ететінін тексеріңіз (әзірлеушілер бағдарламалық өнімбелгілі бір қажетті мәліметтерді «жоғалтқан»), барлық бірыңғай формалар бағдарламада бар ма, ол қаншалықты жиі жаңартылады, құжаттардың барлық нысандары жаңартылды ма.
Тексеруді қажет ететін келесі маңызды аспект - бағдарламалық қамтамасыз етуге және (немесе) құрылған кадрлық құжаттамаға қол жеткізу тәртібі. Бұл ретте компания қызметкерлерінің қайсысы персонал деректерін өңдеумен байланысты екенін анықтап, жүйенің қол жеткізу мүмкіндігін жоққа шығаратынына көз жеткізу керек. электрондық формаларқарамағындағы қызметкерлердің құжаттары лауазымдық міндеттерімұндай деректермен жұмыс кірмейді.
Кадр бөлімінің жұмысы үшін бағдарламалық қамтамасыз етудің аудиті анықталады мүмкін арналаррұқсатсыз кіру немесе жоғалту персонал туралы ақпарат, сондай-ақ белгілі бір бағдарламалық өнімді пайдаланудың орындылығын бағалау.
Сонымен, кадрлық құжаттаманы тексеру кезінде міндетті құжаттардың бар-жоғы, ресімделуінің дұрыстығы, сондай-ақ құжаттар мазмұнының заң талаптарына сәйкестігі тексеріледі.
Кейінірек қорытынды есепті құрастырған кезде маңызды нәрсені ұмытпау үшін аудит процесінің өзін құжаттаған дұрыс.
Кадрлық құжаттардың аудитінің нәтижелері
Құжаттарды тексерудің соңғы кезеңі істің ағымдағы жай-күйін сипаттайтын, проблемалық аймақтарды және ықтимал тәуекелдерді көрсететін есепті дайындау болады. Сондай-ақ, есепте әдетте еңбек заңнамасының анықталған бұзушылықтары мен кемшіліктерін жою бойынша ұсыныстар беріледі, сондай-ақ бұзушылықтар жойылмаған жағдайда мүмкін болатын жазалар туралы хабарлайды (45-бетті қараңыз).
Кадрлық құжаттаманы тексеру кезінде кадр бөлімінің басшылығын немесе персоналды басқару жөніндегі маманды ауыстырған кезде қосымша тізбесі болатын істерді қабылдау-тапсыру актісін жасау қажет. еңбек кітапшалары (иесінің толық аты-жөнін, еңбек кітапшасының сериясы мен нөмірін және қосымшаларды (бар болса) көрсете отырып).
Қорытындылай келе, кадрлық құжаттаманы мерзімді тексеру кезінде жұмыс беруші бақылаушы органдардың санкцияларынан – айыппұлдардан, ұйымның қызметін тоқтата тұрудан, қылмыстық жауапкершіліктен құтылуға мүмкіндігі бар екенін атап өтеміз. Сонымен қатар, егер аудит өз бетімен жүргізілсе, персонал жұмыскерлерінің өз қателіктерін анықтау және түзету арқылы кәсіби деңгейін көтеруге мүмкіндігі бар.
Есіңізде болсын, персоналды есепке алуды дұрыс жүргізу қызметкерлермен және бақылаушы органдармен келіспеушіліктерді сәтті шешудің кілті болып табылады.
| Анықталған бұзушылықтар | Бұзылған тәртіп | Ықтимал жаза | Түзету бойынша ұсыныстар |
| 1. Кадрлық және еңбекақыны есептеу құжаттары | |||
| Штаттық кестеде белгіленген жалақы шанышқысы | Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 3, 20, 22, 132-баптары. Бірдей еңбекке бірдей ақы төлеу қағидасын бұзған | Еңбекақы төлеудің сараланған жүйесін әзірлеу, мысалы, қосымша сапалары бар қызметкерлерге қосымша төлемдер енгізу | |
| 2. Еңбек кітапшалары | |||
| «Ынталандыру мәліметтері» бөліміне жұмыс жазбасы қосылды | 3.1-тармақ Еңбек кітапшаларын толтыру бойынша нұсқаулық | 1000-нан 50000 рубльге дейін әкімшілік айыппұл. немесе ұйымның қызметін 90 күнге дейін әкімшілік тоқтата тұру (Ресей Федерациясының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексінің 5.27-бабы) | Еңбек кітапшасына қосымшаны жасаңыз және оған «Науқан туралы ақпарат» бөлімінде қате енгізілген жазбаларды жіберіңіз. |
| 3. Қызметкерді жұмыстан босату туралы бұйрықтар | |||
| Жұмысты тоқтатудың негізі Еңбек кодексі бабының бір бөлігін көрсетпейді | Т-8, Т-8а нысандары, б. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 84.1 | 1000-нан 50000 рубльге дейін әкімшілік айыппұл. немесе ұйымның қызметін 90 күнге дейін әкімшілік тоқтата тұру (Ресей Федерациясының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексінің 5.27-бабы) | Кейінірек көрсетіңіз |
| 4. Кадрлық құжаттарды тіркеу және есепке алу журналдары | |||
| Бақылау шараларының тізілімі жоқ | N 294-ФЗ Федералдық заңының 16-бабы | — | Дизайн |
| 5. Басқа да бұзушылықтар | |||
| Қызметкерлерді басшылық лауазымдарға қабылдау кезінде біліктіліктен айыруға тексеру жүргізілмейді | Ресей Федерациясының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексінің 32.11-бабы | 100 000 рубльге дейін әкімшілік айыппұл. (Ресей Федерациясының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексінің 14.23-бабы) | Басшылық қызметке үміткер қызметкерлермен еңбек шартын жасамас бұрын, ықтимал дисквалификация туралы өтініш жіберіңіз жекеқұқығы жойылған тұлғалардың тізілімін жүргізетін Федералдық салық қызметінде |