Басшы көмекшісінің лауазымдық сипаттамасы («Ұйымды басқаруды ұйымдастырушылық және құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі маман» КММ). Басшы көмекшісінің лауазымдық сипаттамасы Үлгі Басшы көмекшісі қай құрылымдық бөлімше

Кадрларды жасақтау кезінде кез келген ұйымның басшысы жұмысқа қабылданған қызметкерге оның қызметтік міндеттері туралы міндетті түрде хабарлауы керек. Нұсқауларды жазу кезінде басшы оның бөлімдерінің тәртібін, нақты құрылымын сақтауы керек.б Әдетте мамандықтың ерекшеліктерін сипаттайды, көрсетеді ресми лауазымқұрылымдағы қызметкер, талаптар, оның құқықтары мен міндеттері. Басшының көмекшісі ұйымның басқа қызметкерлері сияқты әрекет етуге және осы құжаттың барлық талаптарын орындауға міндетті.

Нұсқаулықты басшы белгіленген стандарттарға сәйкес жазады, бұзбауы керек Еңбек кодексіРФ. Ол міндетті түрде тиісті қызметтермен (заңгер, кадр бөлімінің басшысымен) келісілген, лауазымға үміткермен таныстырылған, екі тарап қол қойған болуы керек. Сонымен қатар, кейбір заңгерлер мұндай құжаттың болуы қызметтік қатынастарды ресімдеу үшін міндетті деп санамайды.

Жұмыс сипаттамасының пайдалылығы

Негізгі мақсаты:

менеджерге оның күнделікті қызметінде көмек көрсету;
қызметкерлерге қойылатын міндеттер, функциялар, талаптар туралы максималды ақпарат;
сот ісі болған жағдайда атқаратын лауазымына сәйкес еместігін дәлелдеу оңайырақ болады;
келісім-шартта болмауы егжей-тегжейлі ақпаратқызметкердің функциялары мен тікелей міндеттерінің ерекшеліктері туралы;
лауазымға үміткерге лауазымға қойылатын талаптарға сәйкес келмеуіне байланысты дәлелді бас тартуға мүмкіндік береді;
ұйым қызметкерлері арасындағы жауапкершілікті шектеуге мүмкіндік береді;
әрбір қызметкердің жұмысын бағалауға мүмкіндік береді;

Нұсқаулардың болуы көмекшінің өзі үшін пайдалы. Ол өзінің құқықтары мен міндеттерін анық біледі. Нұсқауларда көрсетілмеген функцияларды орындау талап етілмейді.

Нормативтік – лауазымдық нұсқаулықтарды дайындаудың құқықтық негіздері

Ол негізінен келесідей көрінеді:

Ресей Федерациясының қолданыстағы заңнамасы;

Заңнама қызметкерге кез келген функцияларды беруге мүмкіндік береді, егер оған сенім артса, мұндай мәселелерді шешу үшін оның білімі, тәжірибесі, біліктілігі жеткілікті. Өкілетті оның бұйрығының басшысы беруі керек екенін ескеріңіз.

лауазымдық нұсқаулық;

Лауазымдық нұсқаулықлауазымының ерекшеліктерін ескере отырып құрастырылады, техникалық тапсырманы белгілейді. Ол менеджердің көмекшісі орындаған нақты жұмысты көрсетуі керек.

ішкі құжаттар:
ұйымның жарғысы, басшылықтың директивалары, ішкі тәртіп ережелері мен тәртібі.

Көмекші өзінің қызметін және оған бағынысты лауазымды тұлғалардың жұмысын реттейтін құқықтық базаны жылдам шарлауы керек. Ол федералдық, аймақтық заңнаманы, ұйымның нормативтік құжаттарын оқуы керек.

Лауазымдық нұсқаулықтың негізгі бөліктері

Құрылым қызметкерлердің біліктілігі бойынша мемлекеттік анықтамалықтарда көрсетілген. Онда менеджердің көмекшісіне қойылатын барлық негізгі талаптар бар және оның ұйым құрылымындағы орнын көрсетеді.

Нұсқаудың негізгі компоненттері:

оның жалпы ережелері. Штатқа қабылдау шарттары, жұмыстан босату тәртібі, ұйымға бағыну, ол болмаған кезде көмекшіні ауыстыру ережелері белгіленеді. Біліктілік деңгейі, білімі, дағдысы, тәжірибесі көрсетіледі;
талаптар мен дағдылар;
лауазымдық міндеттері. Көмекшінің негізгі функциялары нақты көрсетілген;
өкілеттіктер. Осы тармақта көмекшінің құзыреттілік дәрежесі, құқықтары белгіленеді;
жауапкершілік. Жұмыста жіберілген қателер мен бұзушылықтар үшін ерекше жауапкершіліктің жалпы деңгейі белгіленеді, олардың тізбесі көрсетіледі (басшының талабы бойынша);
жұмыс байланыстары. Бөлім ұжымның басқа мүшелерімен ресми өзара әрекеттесу ауқымын анықтайды. Кіммен және қандай нақты мәселелер бойынша ынтымақтастық қажет екені көрсетілген.

Әр бөлімді толығырақ қарастырайық.

Жалпы ережелер

Негізгі ережелер:

ассистент – техникалық және құжаттамалық мәселелер бойынша оған көмек көрсететін маман;
лауазымға тағайындау және одан босату ұйым басшысының бұйрығымен жүзеге асырылады;
жұмыс процесінде көмекші тек басшының бұйрықтары мен нұсқауларын орындайды;
ол болмаған кезде барабар ауыстыру қамтамасыз етіледі, оны ауыстырудың лауазымы көрсетіледі, ұйымға ауыстыру туралы бұйрық шығарылады;
көмекшінің профилі болуы керек жоғарғы білім. Профиль бойынша жұмыс тәжірибесі - кемінде екі жыл. Жұмысқа өтініш берген кезде біліктілігін арттыру қажет болуы мүмкін.

Талаптар

Атқарушы көмекшінің рөлі әртүрлі функцияларды қамтуы мүмкін.

Іс жүзінде бұл лауазымды атқаратын адам:

іс жүзінде оның орынбасары және тікелей басшыға және тек оған бағынады. Оның басқа қызметкерлерге бағыныштылары жиі болады;
жеке көмекші. Ол хатшының жұмысын атқарады және қабылдау бөлімінде болады, ол да мамандарға жатады. Бұл ретте ол басшыға ғана емес, басшыға да есеп береді. кадр қызметіхатшылықтың функцияларына қатысты.

Мұндай көмекшінің өз функциялары бойынша басшының орынбасарына сәйкес келетін маманға қарағанда құқықтары мен өкілеттіктері әлдеқайда аз. Оның орта білімі болуы мүмкін, мамандық бойынша тәжірибе талап етілмеуі мүмкін.

Бұл позицияларды анықтау дұрыс емес. Біреуі негізінен көмекші функцияларды орындауды білдіреді, ал менеджердің көмекшісі ұйымдастырушылық және басқару функцияларын орындайды.

Ұйымдастыру және басқару функциялары бар ассистентке қойылатын негізгі талаптар:

талаптарды орындау еңбек шарты, қызмет сипаттамасы;
корпоративтік этикет ережелерін білу және іскерлік байланыс;
жұмыс барысын, есеп құжаттамасын жүргізуді және ұйымның құрылымын жетік білу;
іскерлік келіссөздерді сауатты жүргізу;
құрастыра білу маңызды құжаттар;
маңызды есептерді беру саласында басшыға хабарлау;
дербес компьютерде жұмыс істеу, өзінің тікелей міндеттерін орындау үшін кеңседегі жабдықты (сканер және принтер) пайдалану;
шет тілдерін білу қажет (қарым-қатынас деңгейінде);
типтік келісімдерді құрастыра білу.

Кәсіпорын басшысы өзінің көмекшісі лауазымының маңыздылығын ескере отырып, ұйымның және оның жұмысының ерекшеліктерін ескере отырып, көрсетілген тізімді толықтыра алады.

Менеджер көмекшісінің міндеттері

Көмекші менеджермен тікелей жұмыс жасай отырып, көптеген жауапкершіліктерге ие.

Негізгі міндеттер:

басшылықтың барлық бұйрықтарын, өкімдерін бұлжытпай орындауға;
келесі күнге менеджердің күнделікті жұмысын жоспарлаңыз. Бару, қабылдау уақытын әзірлеу, үйлестіру. Кестені басшыға уақтылы тапсыру;
қабылдауларда, іссапарларда басшыға еріп жүру;
келушілерді қабылдауға, басшылықтың бару тізімдерін құруға, телефон қоңырауларына жауап беруге және өкілеттіктеріне сәйкес әртүрлі анықтамалар беруге;
басшының қызметін қамтамасыз ету, техникалық мәселелерді шешу (келіссөздер, кездесулер ұйымдастыру, билеттерді, қонақүйлерді брондау);
басшының отырыстарын, отырыстарын, отырыстарын дайындауға, барлық қатысушыларды отырыстың күн тәртібі мен уақыты туралы хабардар етуге;
кездесулердің, кеңестердің, келіссөздердің барысы мен нәтижелерінің хаттамаларын жүргізу, олардың нәтижелерін құжаттау;
басшының тапсырмалары мен өкімдері бойынша ұйымның бөлімдерінің, бөлімшелерінің жұмысын үйлестіру;
құрылымдық бөлімшелер басшыларының назарына басшылықтың бұйрықтарын жеткізу, олардың орындалу мерзімдерін бақылау;
басшының қол қоюына берілген құжаттар мен өтініштерді қабылдау, тіркеу, басшыға беру;
басшының тапсырмасы бойынша хаттарды, өтініштерді, басқа да құжаттарды дайындауға;
басшы берген сенімхаттардың есепке алынуын қамтамасыз ету;
бөлімшелердің және басқа ұйымдардың қызметкерлерімен өз бетінше қарым-қатынас жасау, басшысыз шешуге болатын бірқатар туындаған мәселелерді шешу;
қажетті ақпаратты алу – басшының талабы бойынша қажетті құжаттаманы жинау;
кездесулерге қажетті көрнекі құралдарды, құжаттарды дайындау;
іс жүргізуді ұйымдастыру, кеңсе қызметкерлерінің қызметін басқару, бақылау;
басшыға жіберілген хат-хабарларды қабылдау, тіркеу және басшыға ұсыну;
келушілермен байланысу. Ұйымның клиенттерімен, қызметкерлерімен танысыңыз, есеп жүргізіңіз және ұйымдастырыңыз жеке қабылдауменеджерге келушілер. Сондай-ақ олардың сұрақтарына жауап беріңіз, ол өз бетінше шеше алады.

техникалық тапсырма

Көмекшінің негізгі құқықтары мен құқықтары:

өз құзыреті шегінде құжаттарды тіркеу, қол қою;
жабық қол жеткізу жалпыға қолжетімділікқажет кезде ақпарат;
қатысты құжаттарды зерделеу кәсіби қызмет;
ұйымның барлық бөлімшелерінің құрылымын, басшылығын білу;
- хаттарды, өтініштерді, басқа құжаттарды ресімдеу, сұраныстарға жауаптар дайындау (басшының тапсырмасы бойынша);
құрылымдық бөлімшелердің өкілдерінен сұраңыз Қажетті құжаттар, материалдар, өздерінің тікелей міндеттерін жүзеге асыру үшін қажетті көлемде ақпарат алуға;
басшының шешімдерімен, өкімдерімен және өкімдерімен танысу;
жиналыстарға, ұйым басшыларының жиналыстарына қатысу;
құрылымдық бөлімшелерге маңызды құжаттарды беруге рұқсат алу үшін басшыға сұрау салуға;
өз жұмысын және компания қызметін жақсарту бойынша ұсыныстар жіберу;
басшының жұмыс орнын ұйымдастыру, табысты және тиімді жұмыс істеуіне жағдай жасау.

Ұйымның өз жұмысының ерекшеліктерін және көмекші жұмысының ерекшеліктерін ескере отырып, ұсынылған өкілеттіктер мен құқықтардың тізімі өзгертілуі, айтарлықтай кеңейтілуі немесе керісінше қысқартылуы мүмкін.

Әдетте соңғы тармақ қызметкерге қолданылатын жауапкершілік шаралары туралы ережелер болып табылады.

Көмекшінің жауапкершілігі

Келісімшартты, лауазымдық нұсқаулықты, ішкі тәртіп ережелерін, заңдарды бұзғаны үшін айыппұлдар тек қолданыстағы заңнамаға сәйкес болуы керек. Әдетте, жауапкершілік дәрежесі Ресей Федерациясының Еңбек кодексімен реттеледі.

Менеджердің көмекшісі мыналарға жауапты:

дұрыс емес өнімділік ресми міндеттері, орындалмауы;
қажетті жұмыстарды орындау мерзімдерін бұзу;
басшының бұйрықтарын, шешімдерін, қаулыларын бұзу;
олардың құзыретіне жатпайтын әрекеттер;
ұйымның серіктестеріне, келушілерге, қызметкерлерге мейірімді емес, дөрекі қарым-қатынас жасау, іскерлік қарым-қатынас пен этикетті сақтамау;
ұйымға, оның мердігерлеріне, қызметкерлеріне материалдық залал келтіру;
қызметкерлерге жалған ақпарат беру;
бағынысты қызметкерлердің қызметіне бақылаудың жеткіліксіздігі;
жеке деректерді, қолжетімділігі шектеулі құпия ақпаратты ашу.

Мыналар үшін айыппұлдар бар:

қызметтік міндеттерін адал түрде толық немесе жеткіліксіз орындамау (Ресей Федерациясының Еңбек кодексіне сәйкес);
құқық бұзушылықтар (заңнамаға сәйкес: әкімшілік, азаматтық, қылмыстық);
келтірілген материалдық залал (Ресей Федерациясының Еңбек және Азаматтық кодекстеріне сәйкес).

Белгіленген жаза материалдық сыйақыдан айыру, тіпті жұмыстан шығару түрінде болуы мүмкін. Құжат мәтінінің соңында онымен келіскен қызметкерлердің визалары және басшының көмекшісінің қолы болуы керек.

Ұйымның басшысы нұсқауларды әзірлейді, оны үйлестіреді: заңгер, кадр бөлімінің бастығы, еңбекті қорғау. Түзетулер, толықтырулар енгізілгеннен кейін басшы бекітеді. Оның лауазымы, тегі (декодтаумен), бекітілген күні және қолы көрсетіледі.

Оның қолы түзетулер енгізу кезіндегі өзгерістермен келісетіндігін және осы құжаттың заңдылығын растайды.

Қорытынды

Лауазым – басшының көмекшісі – өте көп қырлы, жауапты, ерекше қызмет. Ол тікелей басшыға есеп береді және оның барлық нұсқауларын мінсіз орындауы керек - оның жұмысындағы ең бастысы. Оның жұмысқа деген адал еместігі үшін жауапкершілігі артады. Бұл жағдайда жұмыс берушінің өзіне зиян келтіру салдары болуы мүмкін.

Көмекшінің ерекше жеке қасиеттері болуы керек: өз функцияларын орындауға берілгендік, адалдық, көпшілдік, өзіне талапшылдық, көп адамдармен тіл табыса білу. Ол белгілі бір туа біткен харизма мен сүйкімділікке ие болуы керек.

Біз нұсқаулықтың құрамдас бөліктерін, техникалық тапсырманы, функциялары мен талаптарын егжей-тегжейлі қарастырдық. Оларды ұйымның ерекшеліктері мен көлеміне байланысты қосуға және нақтылауға болады. Ең бастысы, нұсқауды тиісті қызметтермен келісе отырып, басшы құрастыруы керек. Бұл лауазымға үміткер онымен жеке қолтаңбасымен танысуы керек және оны қолына алғаны жөн.

Бизнес көмекшісі басқару кезінде жұмыс істейтін әрбір менеджерге қажет үлкен компания, ол өзінің көптеген міндеттерін орындауды сеніп тапсыра алады. Бұл адам болуы керек қажетті білім, дағдылар, құзыреттілік, оған сену керек. Көмекші – басшының «оң қолы», міндетті түрде ақылды, еңбекқор, сауатты, сенімді көмекші, ол басшы болмаған кезде оны көп жағдайда алмастыра алады. Біліктілік анықтамалығында оны мамандарға – басшыларға жатқызуы тегін емес.

Менеджер көмекшісінің функцияларын толық тұжырымдау мүмкін емес: директордың көмекшісі лауазымына үміткерге қойылатын талаптардың нақты тізбесі көбінесе компания қызметінің ерекшеліктерімен анықталады, сонымен қатар менеджердің субъективті қалауына байланысты. . Бір нәрсе анық: ассистент өзін үнемі жетілдіріп отыруға және мінсіз моральдық-этикалық қасиеттерге ие болуға ұмтылуы керек, өйткені ол корпоративтік ғана емес, сонымен қатар жоғары басшылық туралы жеке ақпаратқа шексіз дерлік қол жеткізе алады.

Бастапқы кезеңде көшбасшыны жеңе алмаған тамаша кәсіпқойдан гөрі, қарапайым тәжірибесі бар, бірақ бастықтың «толқынын қалай ұстауды» білетін үміткерге мұндай бос орын түсуі ғажап емес. танысу.

«Басшының жеке көмекшісі» деген кім және ол не істейді?

Менеджердің көмекшілері көбінесе жақсы хатшыларға, кеңсе қызметкерлеріне, кеңсе менеджерлеріне айналады, яғни олардың тікелей функционалдық деңгейінен асып кеткен, бірақ компанияның ұйымдық схемасында дәстүрлі тік ілгерілеуге мүмкіндігі жоқ қызметкерлер. Көбінесе менеджерге көмектесу басқа міндеттерді орындаумен біріктіріледі, мысалы, заңгер немесе аудармашы.

Кез келген компанияда директордың көмекшісінің рөлі орасан зор: кәсіпорынның бірінші тұлғаларының жұмыс уақытының тиімділігі оның кәсіби деңгейіне байланысты. Көмекшінің жұмысы бас директор өзінің жұмыс күнін ассистентке ауыстыру арқылы жеке қатысуды қажет етпейтін тапсырмалардың маңызды бөлігінен түсіре алатындығын білдіреді.

Тек университет түлектері үшін ғана емес, тіпті тәжірибелі үміткерлер үшін де жеке көмекші лауазымы ең алдымен жалықтыратын хатшылық жұмысымен байланысты, бірақ шын мәнінде ассистент әртүрлі әкімшілік рөлдерді орындай алады.

Офис менеджері: іс қағаздарын жүргізуге жауапты, бұл қызметкерхатшы мен мұрағатшы міндеттерін ішінара біріктіре алады.
Кеңсе менеджері: бұл лауазым орта компанияларға немесе штатында отыз немесе одан да көп адам бар бөлімдерге сәйкес келеді.; кеңсе меңгерушісі кәсіпорын/филиал басшысына және басқарманың басқа мүшелеріне есеп береді; қызметкерлерді бақылау бастапқы құжаттама, хатшылық функциялардың бір бөлігін орындайды (қоңырау шалу, кездесулерді үйлестіру, қонақтарға көмектесу), «офис иесі» рөлін атқара алады - қаржылық қолдау техникалық көмекбарлық кеңсе қызметтерінің қызметі (шығыс материалдарына тапсырыс беру, шағын ұйымдастыру ағымдағы жөндеужәне т.б.).
Хатшының көмекшісі: көмекшілер әдетте «механикалық» жұмыстармен айналысады: құжаттарды басқару, кіріс/шығыс хат-хабарларын өңдеу, телефон қоңыраулары.
Хатшының көмекшісі: хатшының көмекшісінің бос орнын толтыратын қызметкер тек тікелей басшыға есеп береді, кеңсе қызметкерінің функцияларын бірқатар қарапайым жеке тапсырмалармен біріктіреді.
Бизнес көмекшісі: бұл топ-менеджердің, бас директордың немесе бизнес иесінің оң қолы, сондықтан бұл лауазымға қойылатын талаптар өте жоғары; жеке көмекшіөзінің тікелей басшысына ғана есеп береді, директордың толыққанды орынбасары болып есептеле алады, бірқатар мәселелер бойынша дербес шешім қабылдауға қабілетті және өкілетті.

Мамандық ерекшелігі

Мүмкін, сирек позицияны кәсіп емес, кәсіп емес, жеке көмекшінің жұмысы сияқты талаптардың сәйкессіздігі мен анық еместігі тұрғысынан салыстыруға болады.

«Жеке көмекші» лауазымының ерекшелігі барлық нюанстарды, мүмкіндіктерді, толық функционалдылықты алдын-ала есептеу мүмкін емес, өйткені міндеттердің нақты көлемі көп жағдайда жұмыс берушінің жеке қажеттіліктеріне байланысты. Кейде директорға «қағаз жұмысынан» құтқаратын адам керек болса, кейде көмекшісі жеке тапсырмалармен айналысады. Кейбір директорлар екі көмекші жалдауды жөн көреді әртүрлі түрлеріқызметі, ал ірі компанияларда ассистент арнайы бөлімнің бастығы қызметін атқара алады, тіпті өзінің бағыныштылары да болады.

Қызметтің осы саласымен айналысатын қызметкерлердің функционалдық міндеттеріне көптеген тармақтар кіреді:

директордың құрылымдық жұмыс күнін қамтамасыз ету: кездесулерді, сапарларды ұйымдастыру, кестені құру, қажетті құжаттарға қол қоюға дайындау;
басшыға қамқорлық жасау: оргтехниканың тазалығын, тыныштығын, жайлылығын, қалыпты жұмыс істеуін қамтамасыз ету;
директордың құжат айналымымен жұмыс: хаттар, телефонограммалар;
бастапқы келіссөздерді жүргізу, желілік басшылардың сұраныстарын өңдеу және беру;
басшының психологиялық жайлылығы туралы қамқорлық: ыңғайлы кесте құру, маңызды оқиғалар, кездесулер туралы еске салу, директорға ыңғайлы форматта сұралған ақпаратты іздеу және беру.

Кейбір компанияларда ассистент ұйымның бүкіл құжат айналымына жауапты болуы немесе хатшылық бөлімін басқаруы мүмкін.

Басқарушы көмекшісінің қосымша мүмкіндіктері

Әдетте, бизнес көмекшісінің міндеттерінің тізімі хатшының немесе әкімшінің функцияларынан әлдеқайда кең. Жауапты жеке көмекші қосымша жауапкершіліктер, бұл салада кең таралған.

Көбінесе менеджерге қабілеті мен таланты әртүрлі қызметкер қажет. Жеке көмекші лауазымының міндеттерінің шеңберіне құжаттарды шет тілінен аудару, сондай-ақ басшымен бірге жүру кіреді. іскерлік кездесулераудармашы ретінде: кейде келіссөздерде үшінші тарапқа сенуге болмайтын ақпарат айтылады. Көмекшіге директордың күнделікті қажеттіліктерін қамтамасыз ету тапсырылуы мүмкін: таксиге, қонақүй бөлмесіне тапсырыс беру, тамақтандыру, сапарға қажетті құжаттарды өңдеу. Бір сөзбен айтқанда, әрбір басшы компанияның бірінші тұлғасының оң қолының рөліне үміткерге өзінің арнайы талаптарын қояды.

Басшының жеке көмекшісі лауазымына үміткерге кәсіби сауалдар

Көмекші мамандық көбінесе мансапты бастау, табыс табу мүмкіндігі ретінде қарастырылады басқару тәжірибесіжәне таңдалған саланың практикалық қыр-сырына үңілу. Жас түлек үшін орта ұйымдардың ұсыныстарын қарастыру мағынасы бар, өйткені байыпты топ-менеджер белгілі бір білімі бар үміткерді қалайды. өмір тәжірибесіжәне кәсіби дағдылар. Дегенмен, ерекшеліксіз ережелер жоқ, кейде ірі корпорациядағы бос орын жас, бірақ талантты үміткерлерге түседі.

Көмекші тәжірибесі және білімге қойылатын талаптар

Жеке көмекші лауазымына үміткердің кем дегенде орта кәсіптік білімі болуы керек, ал жақсырақ әкімшілікке немесе (кейбір жағдайларда) кәсіпорынның ерекшеліктеріне байланысты жоғары білімі болуы керек.

Үміткерлер әдетте келесі кәсіби талаптарға сай келеді:

мінсіз сауаттылық;
сөз сөйледі;
әкімшілік және қатысты заңнаманың қажетті тарауларының негіздерін білу өндірістік қызметкомпаниялар;
Барлық негізгі кеңсе бағдарламаларын білу;
құжаттарды басқару дағдылары;
жүзеге асыру іскерлік хат алмасуреттеуші, корпоративтік және кәсіби этикалық стандарттарға сәйкес келіссөздер жүргізу;
сөйлесу (кейде техникалық) деңгейде шет тілін білу;
егер директордың орынбасары деңгейіндегі көмекші туралы айтатын болсақ, онда ұйымның ерекшеліктері мен негізгі бизнес-процестерді толық түсіну қажет.

Жеке көмекші лауазымына үміткерге қойылатын талаптардың ең аз тізімі нақты компанияның көлеміне, көлеміне және басқа да сипаттамаларына байланысты кеңейтілуі мүмкін. Көптеген ұйымдар хабарласады бәсекелестік артықшылықөтініш берушіде әртүрлі бизнес салаларында қосымша курстар немесе білім бар.

Кәсіпорын басшысының көмекшісіне қажетті жеке қасиеттер

Осындай жауапты да сан қырлы кәсіптің басшының жеке көмекшісі ретіндегі ерекшелігі ерекше мінезді қойманы қажет етеді. Көмекші күнделікті тәртіпке, психологиялық ерекшеліктеріне, бастықтың жеке қалауына бейімделуі керек. Көмекшіге қойылатын негізгі талап – оның темпераменті мен мінез-құлық үлгілері басшының жеке басын толықтырып, диссонансқа жол бермеу керек.

Басшы көмекшісі келесі қасиеттерге ие болуы керек:

күйзеліске төзімділік, бағыныштылардың наразылығын және басшылардың тітіркенуін бірдей байсалдылықпен жеңе білу;
көп тапсырма: бір уақытта бірнеше нәрсені бақылауда ұстау мүмкіндігі - жеке көмекшінің таптырмас қасиеті;
мәдениеттің жоғары деңгейі: бас директордың көмекшісі немесе бизнес иесі үшін өкілдік қасиеттер маңызды;
оң көзқарас: жеке көмекшінің қызметі көбінесе нақты шекараларға сәйкес келмейді, сондықтан әртүрлі тосын сыйларға оптимистік көзқарассыз, тіпті болашағы зор маманэмоционалды күйіп кетуді тез сезінеді;
жоғары оқу қабілеті: компания басшысының мүдделерінің ауқымы ең күтпеген сұрауларды қамтуы мүмкін, сенімді ақпарат беру үшін ассистент бейтаныс ақпаратты тез түсініп, одан негізгі нәрсені бөліп алуы және мәнін құрылымдауы керек. ыңғайлы пішін.

Дегенмен, жеке көмекшінің ең маңызды артықшылығы - сөзсіз адалдық және жұмыс берушінің мүдделерін құрметтеуге ұмтылу.

Біліктілік анықтамалығы жеке көмекші лауазымын басқарушы лауазымға жатқызады. Демек, көмекшінің әкімшілік және ұйымдастырушылық міндеттері менеджменттің функционалдығына ұқсас (кем дегенде сызықтық деңгейде) қарастырылады және реттеледі.

Жұмыс тәртібі

Жеке көмекшінің жұмыс күнінің ұзақтығы көбінесе оның менеджерінің жұмыс кестесіне байланысты. Нормативтік құжаттарда белгіленген шеңберді қатаң сақтау еңбек күнімүмкін тек кеңсе менеджері сияқты көмекші лауазымдар үшін және жоғары дәрежелі көмекші әдетте өз кестесін бастықтардың режимімен сәйкестендіруге мәжбүр болады.

Жұмыс күнінің бұлыңғырлығы, сондай-ақ әрдайым байланыста болу және «сергек» күйде болу қажеттілігі жиі үміткерлерді өшіреді, дегенмен жиынтықта жұмыс уақыты басқа жақсы төленетін лауазымдарға қарағанда ұзағырақ емес. Дегенмен, кез келген басшылық лауазымдағы сияқты, жұмыс пен жеке уақыт арасындағы шекара айтарлықтай бұлыңғыр екенін есте ұстаған жөн.

Лауазымдық нұсқаулық

Ресей Федерациясының заңнамасы лауазымдық нұсқаулықты әзірлеу процесін реттемейді және оның мазмұнына қатаң талаптар қоймайды. Сондықтан жұмыс берушілердің көпшілігі белгілі бір бос орын үшін міндеттер мен өкілеттіктердің көлемін дербес анықтайды.

Лауазымдық нұсқаулық - бұл белгілі бір лауазымның мағынасының құрылымдық түсіндірмесі нормативтік құжатміндеттерін ғана емес, сонымен қатар қызметкердің құқықтарын қамтиды.

Жалпы ережелер – бұл бөлімде үміткерге қойылатын талаптар туралы ақпарат бар; еңбек шартын жасасу және бұзу тәртібін көрсетеді; бағыну иерархиясын анықтайды; қызметкер болмаған кезде оны ауыстыру тәртібін реттейді.
Лауазымдық міндеттері – жұмыс күнін жоспарлау; басшының қызметін техникалық қамтамасыз етуді жүзеге асыру; директорды жиналыстарда, іссапарларда ертіп жүру; келіссөздердің, кездесулердің, басқа да іскерлік кездесулердің хаттамаларын жүргізу; басшының тапсырмасы бойынша жеке мәселелерді шешу және басқа да міндеттер.
Басшының жеке көмекшісінің құқықтары – көмекшінің өз функцияларын орындау үшін жеткілікті көлемде ақпаратты, оның ішінде құпия ақпаратты алуға құқығы бар; басшыға өз қызметін жақсарту жөнінде ұсыныстар енгізу; өз атынан немесе директордың тапсырмасы бойынша кәсіпорынның бөлімшелері мен бөлімдерінен құжаттаманы сұратуға; қалыпты жағдайларды қамтамасыз ету үшін басшылықты талап етеді еңбек қызметі; өз құзыреті мен өкілеттігі шегінде шешімдер қабылдайды.
Басшы көмекшісі жауапты: өз міндеттеріне немқұрайлы қарау; стандарттарды, нұсқаулықтарды, жарғыларды, директордың бұйрықтары мен өкімдерін сақтамау; ішкі тәртіп ережелерін, қауіпсіздік шараларын сақтамау, еңбек тәртібі.

Көмекшінің қызметінің ерекшеліктерін ескере отырып, лауазымдық нұсқаулықты дайындауға барынша назар аудару керек. Қанағаттанбау керек үлгі түрі, бұл белгілі бір кәсіпорындағы жұмыстың барлық нюанстарын ескере алмайды. Сонымен қатар, жеке көмекші және жоба менеджерінің көмекшісі лауазымдарын ажырата білу маңызды: соңғысының міндеттері әдетте уақытша.

Әдетте, үміткерлер бас директордың немесе бизнес иесінің жеке көмекшісінің бос орындарына ұсыныстарды қарайды. Тәжірибесіз болсаңыз немесе басшы көмекшісінің міндеттері мен жауапкершілігін орындау қабілетіңізге күмәндансаңыз, мансапты сату бөлімінің басшысы сияқты желілік менеджердің көмекшісі ретінде бастауға тырысқан жөн. Бұл соншалықты беделді лауазым болмаса да, қажетті тәжірибе жинауға тамаша мүмкіндік береді.

Түйіндемеге не жазу керек

Ең алдымен, Интернет іздеу жүйесінде белгілі бір дағдының мәнін байқап, үлгілік фразалар арқылы түйіндеме жасамау керек. Тәжірибелі рекрутер сізді телефон арқылы экспресс-сұхбат сатысында анықтайды. Тәжірибенің жетіспеушілігі сіздің жеке жетістіктеріңіз, пайдалы мінез-құлық қасиеттері және кәсіби біліміңіз туралы әңгіме арқылы өтелуі мүмкін.

Фотосуреті бар түйіндеме ең алдымен өңделетінін есте ұстаған жөн, бірақ құжатқа бірінші автопортретті тіркеудің қажеті жоқ: кештен түскен фото, қара көзілдірік киген, тым ретуштелген және басқа да оғаш нәрселер көбірек. Сіздің кандидатураңызға назар аударудан гөрі ескерту болуы мүмкін.

Мысал түйіндеме нүктелері:

бос орындар: ассистент; жеке көмекші; хатшының көмекшісі;
жеке деректер: атыңызды, әкесінің атын, тегіңізді, туған күніңізді енгізіңіз;
білім: тізім оқу орындарыкері хронологиялық тәртіпте;
жұмыс тәжірибесі: алдыңғы абзацтағыдай толтырыңыз, жұмыстан босату себебін көрсеткен жөн; мамандығы бойынша тәжірибесі болмаса, қатысу әлеуметтік жобалар, волонтерлік бағдарламалар, оқу тәжірибесіжәне т.б.;
отбасы жағдайы: тұрақты емес жұмыс кестесін ескере отырып, жұмыс беруші үшін өте маңызды тармақ;
қосымша дағдылар: шет тілін меңгеру деңгейін көрсету, жүргізуші куәлігінің болуын көрсету, қосымша білім берудің аяқталған курстарының тізімін көрсету;
жеке қасиеттер: өзіңізге объективті баға беруге тырысыңыз, «көпшілікке бейімді-стресске төзімді-оқытылатын» деген жалықтырғыш сипаттамаларға жеке қасиеттерді қосыңыз.

«Контактілер» бағанасын толтырған кезде сізбен байланысудың барлық мүмкін жолдарын тізіп көрсетіңіз: телефон, электрондық пошта мекенжайы, әлеуметтік Интернет порталдарындағы беттерге сілтемелер. Айтпақшы, парақты ретке келтіріңіз, өйткені байыпты жұмыс берушілер өтініш берушілердің жеке беттеріне мұқият назар аударады. Шоқ мазмұнды тазалаңыз, күмәнді фотосуреттерді жойыңыз, түсініксіз мәлімдемелерден арылыңыз.

Жеке көмекші мансап

Менеджердің жеке көмекшісі лауазымына тән парадокс мынада: қызметкер неғұрлым жақсы жұмыс істесе, оның мансап жасау ықтималдығы соғұрлым аз болады. Жақсы көмекші әдетте жетекшісімен бірге жүреді. Бұл лауазымның қызметкері, ең алдымен, кәсіби дағдылардан айырмашылығы, үйренуге болмайтын жеке қасиеттері үшін құнды болғандықтан, директорлар мен топ-менеджерлер көмекшілеріне мансап құруға өте құлықсыз.

Дегенмен, егер сіздің менеджеріңіз сізді бағалайтын болса, ол мүмкін болса, сіздің қолайсыздықтарыңызды өтеуге тырысады: жалақыны көтеру, қосымша жеңілдіктер беру, еңбек жағдайын жақсарту, ұжым алдындағы мәртебеңізді атап өту. Бұл «көлденең мансап» деп аталады: сіздің маңыздылығыңыз бірдей позициямен артады.

Қорытынды

Кез келген мамандық сияқты, жеке көмекші болудың жақсы және жаман жақтары бар. Біз жоғарыда ретсіз жұмыс уақытын атап өттік; Кемшіліктерге жас шектеулерін де жатқызуға болады: көптеген жұмыс берушілер кем дегенде жиырма бес жастағы қызметкерлерді жалдауды жөн көреді.

Дегенмен, аға менеджермен тығыз жұмыс істеу мүмкіндігі қызметтің кез келген саласында пайдалы болатын көшбасшылық тәжірибесін алудың баға жетпес мүмкіндігі болып табылады, мүмкін, тіпті өз бизнесін бастауға болады.

«Бас директор» журналы

Жеке көмекшінің жұмысының мәні - оның менеджері қызметінің ерекшеліктері мен ерекшеліктерін біле отырып, оның жұмысының маңызды бөлігін өзіне қабылдау. Мысалы, жеке көмекшінің міндеттеріне басшының жұмыс кестесін жоспарлау және оңтайландыру, бас директордың іс-әрекеттерін үйлестіру, жиналыстар мен келіссөздерді, акционерлердің, директорлар кеңесінің жиналыстарын ұйымдастыру, менеджерге іссапарларды дайындау кіреді (қараңыз: Жеке тұлғаның функциялары). менеджердің көмекшісі).

Басшының жеке көмекшісінің функциялары

Бас директордың орынбасарының міндеттеріне мыналар жатады:

телефон арқылы сөйлесуді ұйымдастыру;
басшының атына жіберілген хабарламаларды, хаттарды қабылдау, қажет болған жағдайда оларды басшыға жеткізу;
жиналыстарды, жиналыстарды, оның ішінде акционерлердің, директорлар кеңестерінің жиналыстарын, келіссөздерді дайындау (жеке көмекші материалдарды іріктеу жүргізеді, қатысушыларды шараның өтетін орны мен уақыты туралы хабардар етеді, сондай-ақ нормативтік құқықтық актілердің сақталуын бақылайды, хаттама жүргізеді, қорытынды жасайды , стенографияны алады);
кірістерді қабылдау іскерлік хат алмасу, оны тіркеу және басшыға беру, содан кейін - бас директордың қаулыларын нақты орындаушыларға жеткізу немесе өз бетінше жауап дайындау;
серіктестіктің құрылымдық бөлімшелері қызметкерлерінің басшының тапсырмаларын орындау мерзімдерін бақылау;
құжаттарды қол қоюға қабылдау және уақтылы беру;
басшының келушілерін қарсы алу және қабылдау;
іссапарларды дайындау (визалық қолдау, билеттерге тапсырыс беру, қонақүйлерді брондау);
барынша қолайлы жағдайлар жасау тиімді жұмысменеджер (жұмыс орнының ұйымдастырылуын, кеңсе тауарларының, қажетті оргтехниканың болуын, басшының кабинетіндегі тазалықты қадағалайды).

Сізге қандай жеке көмекші керек

Бас хатшы. 25 адамға дейін компаниялар менеджерлері үшін қолайлы. Бұл адам басшының хатшысының функцияларын серіктестік хатшысының функцияларымен біріктіреді. Менеджер үшін ол белгілі бір қарапайым тапсырмаларды ғана орындайды (мысалы, келушілерді қарсы алады, оларға сусындар ұсынады, хаттарды басып шығарады, хат-хабарларды өңдейді).

Талаптар. Бұл шешім қабылдауда, бастамашылықта тәуелсіз болу талап етілмейтін тәртіпті орындаушы болуы керек. Басқа талаптарға мыналар жатады: жоғары немесе толық емес жоғары білім (оқу жұмысқа әсер етпеуі маңызды), жоғары жылдамдықбасып шығару, кеңсе техникасын пайдалана білу, бір жыл ұқсас жұмыс тәжірибесі қажет. Бұл лауазымға үміткер адам монотонды жұмысты орындауға бейім болуы керек.

Әкімшілік көмекшісі, бизнес менеджері. Бұл негізінен басшы мен оның қарамағындағылар арасындағы байланыс үшін үлкен құжат айналымы бар компаниялардың басшыларына қажет. Жеке көмекшінің бұл түрі өз жұмысында екеуінің де өнімділігін біріктіруі керек техникалық функциялар, және одан тәуелсіздік пен жауапкершілікті талап ететін функциялар, мысалы: басшының жұмыс кестесін жоспарлау, іссапарларды ұйымдастыру, кейбір құжаттарды өз бетінше құрастыру, келіссөздерге, жиналыстарға, акционерлер жиналысына, директорлар кеңесіне материалдар дайындау.

Талаптар. Білімі жоғары, ұқсас жұмыстағы тәжірибесі екі жыл, өкіл сыртқы түрі, шет тілін білу (қажет болса), жақсы ұйымдастырушылық дағдылар, соның ішінде келіссөздерді ұйымдастыру дағдылары, өз бетінше шешім қабылдау қабілеті.

Кәсіби көмекші. Ол әдетте менеджерлерге қажет ірі кәсіпорындар. Бұл лауазымға ер адамдар жиі шақырылады. Мұндай бас менеджердің көмекшісі менеджер үшін және менеджер үшін жұмыстың бір бөлігін орындайды, ал менеджер нәтижелерден ләззат алады. Кәсіби көмекшінің арнайы білімі мен білімі болуы керек пәндік аймақкөшбасшының қызметі. Ол бас үшін өнер көрсетпейді техникалық жұмысәкімшілік көмекшісі сияқты.

Талаптар. Жоғары білім (бейінді), екі жыл ұқсас жұмыс өтілі, шет тілін білу (қажет болған жағдайда), кәсіпорын саласындағы білімі мен тәжірибесі, жауапкершілік, бастамашылық. Бұл қызметкер үшін шамадан тыс амбициялардың болмауы өте маңызды, өйткені менеджер өзінің көп сағаттық қажырлы еңбегінің жемісін көреді және барлық жетістіктерді өзіне сәйкестендіреді.

Басшының жеке істерінің меңгерушісі. Жеке көмекшінің бұл түрі басқаларға қарағанда сирек кездеседі. Ол шағын компанияларда да, ірі компанияларда да сұранысқа ие болуы мүмкін. Бұл жұмыста көп уақытын өткізетін, бірақ сонымен бірге кеңседен тыс өте белсенді өмір сүретін, көп балалы отбасы бар, жиі шетелге демалысқа баратын және ұйымдастыру функцияларының кейбірін сеніп тапсыруға дайын басшыға қажет. оның көмекшісінің жеке істері. Мысалы, жеке істер бөлімінің басшысы театрларға, концерттерге билеттерді брондап, сатып ала алады, достарына, туыстарына және маңызды серіктестеріне сыйлықтар сатып алады. Сондай-ақ басшы мен оның жанұясы үшін іс-сапарды ұйымдастыруды штаб басшысының ұйымдастыруы жиі кездеседі (кейсалды зерттеу: Аспаздың іш киімін қараңыз).

Аспаздың іш киімі

Жеке көмекші лауазымына үміткерлердің бірі сұхбатында бұрынғы басшымен жұмыс міндеттері туралы айтты. Оның жұмыс уақытының негізгі бөлігін жеке тапсырмалар алды (емдеуші дәрігердің барлық ұсыныстарын ескере отырып, қарт анаға шипажай таңдау; жасөспірім ұлынан оның туған күніне және тапсырысына қандай сыйлық алғысы келетінін біліңіз. оны интернет арқылы; пикникке жаңа қой етін алыңыз).

Бірде оның менеджері кетуге бірнеше сағат қалғанда оның іссапарға бара жатқанын білді. Үйге барып іш киімін ауыстырып үлгермеді. Содан кейін адал көмекші жақын маңдағы дүкенге барып, аспазға іш киім жиынтығы, вахталық көйлек және оған галстук сатып алды. Мұндай тапсырма ол үшін тәртіпте болды.

Талаптар. Жоғары білім, компьютерді жақсы меңгеру, кеңсе техникасын пайдалана білу, сыртқы келбеті жағымды, тілді білу (басшының жеке тапсырмаларының ерекшелігіне байланысты), жылдам және сапалы іздеу дағдылары қажетті ақпаратИнтернетте, құпия ақпаратты сақтау мүмкіндігі. Әдептілік сезімі өте маңызды, әсіресе басшының туыстарымен қарым-қатынаста.

Бас директор сөйлейді
Юрий Водилов «Сибрибпром» бас директоры, Тюмень

«Сибрыбпром» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі – балық өнімдерін өндіруге маманданған көпсалалы кәсіпорын. Тірі балық өсіретін және өсіретін үш кәсіпорын, үш балық өңдеу зауыты, ыстау және кептіру цехы, қойма қоймалары, кеме жөндеу зауыты бар.

Жеке көмекшім сегіз жыл бойы менімен бірге болды. Алдымен оны хатшы етіп алды. Әрине, қызметкер бапталады Мансап, сондықтан уақыт өте ол менің жеке көмекшім бола алды.

Мен үшін не маңызды және неліктен бұл кандидатты таңдадым? Өте жақсы есте сақтау қабілеті, жоғары тәртіптілік, тапсырмаларды уақытында орындау қабілеті, адамдармен тіл табыса білу, осы мамандықтың ерекшеліктерін білу, басшылықтың талаптарды барабар қабылдауы және, әрине, сәйкестік. этикалық стандарттармінез-құлық.

Менің жеке көмекшім басшының оң имиджін қалыптастырып, компанияның жоғары беделін сақтай отырып, келушілерді қабылдайды. Жұмыс күнімді жоспарлау, келіссөздер, кездесулер, кездесулер ұйымдастыру, қажетті құжаттарды дайындау, іс қағаздарын жүргізу және кейбір мәселелерді өз бетінше шешу – осының барлығы менің жеке көмекшімнің міндеті. Осындай тығыз байланыста жұмыс істегенде, өзара түсіністік, қарым-қатынас процесінде ыңғайлы ішкі жағдай өте маңызды, өйткені көмекші қазірдің өзінде жақын адам!

Бас директор сөйлейді

«Галакта» компаниялар тобы - ресейлік өндіруші«Полтина» және «Аяз және Күн» арақ маркалары. Компания арақ өндірушілердің ондығына кіреді. Өнімді тарату желісі Ресей Федерациясының барлық аймақтарын қамтиды және 100-ден астам дистрибьюторлардан тұрады. 24 ірі аймақта, аймақтық бөлімшелертоптар. 2006 жылы топ кәсіпорындарының жалпы өнім көлемі 2520 мың АҚШ долларын құрады. Қызметкерлер саны – 600 адам.

Менің көмекшімнің міндеттеріне мыналар кіреді:

басшының жұмыс күнін жоспарлау;
жиналыстар мен конференцияларды ұйымдастыру;
іскерлік хат алмасу;
бұйрықтарды орындау және, әрине, бас директордың бұйрықтарының орындалуын бақылау.

Жеке көмекші менеджердің оң қолы болып табылады және хатшыдан айырмашылығы ол белгілі бір өкілеттіктерге және жауапкершіліктің кеңірек аймағына ие. Бас директор көмекшісінің негізгі іскерлік қасиеттері – көпшілдік, білімділік іскерлік этикет, ұқыптылық, ұқыптылық, зейінділік және ұйымшылдық.

Көмекшімен эмоционалды үйлесімділік неге маңызды?

Бас директордың жұмысы көптеген адамдармен қарым-қатынаста болады, кейде олармен қарым-қатынас қатаң негізде құрылады және жиі эмоционалдық ыңғайсыздыққа әкеледі. Сондықтан, сіз жеке көмекші лауазымына таңдаған адамның барлық қажетті кәсіби дағдылары ғана емес, сонымен бірге сізбен эмоционалды түрде үйлесімді болуы өте маңызды.

Әрине, әңгімелесу кезінде үміткерге сәйкестігін анықтау қиын. Шығудың бір ғана жолы бар – интуицияңызды тыңдау керек. Әрине, сіз бұл жағдайға бірнеше рет тап болдыңыз: үміткерде бәрі бар сияқты қажетті білімжәне дағдылары, және оның тәжірибесі тамаша болып табылады, және жалақыбәрі сізге сәйкес келеді, бірақ адаммен сөйлесу сізге жағымсыз, сіз оның мүмкіндігінше тезірек кеткенін қалайсыз және сезімдеріңізге нақты түсініктеме таба алмайсыз. Барлығы өте қарапайым - бұл дәл сол эмоционалдық сәйкессіздік.

Бас директор сөйлейді
Регис Ломм Ресейдегі Pfizer компаниясының басшысы, Мәскеу

1849 жылы құрылған Pfizer медицинаның әртүрлі салаларына (кардиология, онкология, урология, психиатрия, офтальмология, эндокринология, дерматовенерология), соның ішінде жаңа буын антибиотиктеріне арналған фармацевтикалық өнімдерді әзірлейді және шығарады. Pfizer бүкіл әлем бойынша 150-ден астам орынға ие. Жыл сайын компания жаңа препараттарды зерттеуге және әзірлеуге қомақты қаржы бөледі. Компанияның ресейлік өкілдігі (Pfizer International LLC) 1992 жылдан бері жұмыс істейді.

Менің жеке көмекшім осы лауазымның стандартты міндеттерін орындайды: күнделікті жұмыс кестесін жасайды, іссапарларды ұйымдастырады және т.б. Бұл қызмет түрі үшін кәсіби дағдылардан басқа жеке қасиеттер өте маңызды: жоғары психологиялық бейімделу, жақсы ниет, ұқыптылық, бөлшектерге мұқият болу, тамаша қарым-қатынас дағдылары. Көмекші әрқашан басшының жұмыс жағдайын жақсарту үшін тағы не істеу керектігін сезінуі керек.

Жақсы басшы көмекшісінің белгісі - бұл мәселенің шешімі келісім-шартта көрсетілмесе де, көмектесуге шын жүректен және мызғымас дайын болу. Бұл тұрақты қолдау басшы үшін өте маңызды, әсіресе ол өзінікі емес елде жұмыс істеп, оның барлық ерекшеліктері мен әдет-ғұрыптарын әрқашан біле бермейді.

Қазір менің жеке көмекшім болған адам бір жылдай компанияда жұмыс істейді. Көшбасшы мен көмекші бір-бірімен тығыз байланыста жұмыс істейтіндіктен, қарым-қатынас екеуіне де ыңғайлы болуы керек. Қызметкерді таңдағанда оны ғана емес, ескеру керек екеніне толық сенімдімін кәсіби сапа, сонымен қатар сіздердің араларыңызда интуитивті деңгейде өзара түсіністік пайда болды ма, жоқ па, сіз бұл адамға сене алатыныңызды инстинктивті түрде сезіндіңіз бе. 30 жылдан астам іскерлік тәжірибемде мен маңызды сабақ алдым: кейде ақыл дәлелдерінен гөрі түйсігіңе көбірек сену керек.

Жеке көмекшіні іздеуді кімге тапсыру керек

Екі нұсқа бар: іздеуді HR бөліміне немесе жалдау агенттігіне тапсырыңыз (сонымен қатар қараңыз: Көмекшіні кімге сенуге болмайды).

Көмекші табу үшін кімге сенуге болмайды

Көбінесе екі жеке көмекшіге мұқтаж менеджер екінші қызметкерді іздеуді қазірдің өзінде жұмыс істейтін көмекшісіне тапсырады. Бұл жағдайда ол олардың жұппен жұмыс жасайтынын басшылыққа алады, сондықтан олар бір-бірімен үйлесімді болуы керек. Дегенмен, бұл идеяны сәтті деп санауға болмайды. Басшының сенімі мен назарын талап ететін бәсекелеспен қатар жұмыс істегісі келмейтіндіктен, бірінші көмекші жай ғана техникалық хатшыны таңдай алады. Ол барлық күнделікті жұмыстарды орындайды, бірақ қажет болса, ол бірінші көмекшіні толығымен ауыстыра алмайды.

Бас директор жеке көмекшіні іздеуді тапсыра отырып, оған қандай адам қажет екенін барынша егжей-тегжейлі (ең кішкентай бөлшектерге дейін) айту керек. Бұл ретте тек қызметтік міндеттерін ғана емес, үміткерлерге қойылатын талаптарды да анықтау қажет. Қандай талаптар сіз үшін іргелі және міндетті, ал қайсысы міндетті емес екенін (яғни, таңдау кезінде, егер барлық маңызды талаптар орындалса, сіз көзіңізді жұмып тастай аласыз) міндетті түрде көрсетіңіз. Егер бұл шарттар орындалса, іріктеуге жауапты адам, бір жағынан, үміткерлерді іргелі негіздер бойынша тексереді және басшыны қажетсіз кандидаттарға уақыт жоғалтуға мәжбүрлемейді, ал екінші жағынан, орындамағандарды қабылдамайды. бір немесе екі параметрге ғана сәйкес келеді.

Бас директор сөйлейді
Юлия Конельская Галакта тобының бас директоры, Мәскеу

Көмекші лауазымына үміткерді таңдау кезінде біз ішкі кадрлық резервті де пайдаландық сыртқы көздер. Мені ең алдымен менеджерлердің көмекшілері болып жұмыс істейтін адамдар қызықтырды ірі компаниялар, сондай-ақ әкімшілік бөлімнің басшылары (жобалар тобын бір реттік басқару тәжірибесі бар).

Үміткерлерді алғашқы іріктеуді кадр қызметі жүргізді. Маманның көрсетілген талаптарға сәйкестігі тексерілді: дағдылары тексерілді, әлеуеті, мотивациясы анықталды. Әңгімелесуде кандидатқа нақты жұмыс жағдайларының жағдайларын шешу ұсынылды, ал нәтижелер бойынша оның кәсіби жарамдылық, сондай-ақ бұрынғы басшының кандидатына деген сенім дәрежесі (Үміткерді объективті бағалауға қандай сұрақтар көмектесетіні туралы ақпарат алу үшін «Әңгімелесуді қалай жүргізу керек» мақаласын оқыңыз, № 4 - 2007).

Таңдау кезінде біз үміткердің біздің стандарттарға сәйкестігіне назар аудардық корпоративтік мәдениет. Сондай-ақ оның қабылдауға дайындығы өте маңызды белгілі бір деңгейжауапкершілік. Егер үміткер орындаушы болса, онда тапсырманы қою кезінде оны жүзеге асыру әдістемесін түсіндіруге уақыт бөлу қажет болады. Тапсырманы өз бетімен орындай алатын, табатын көмекшіні таңдадым қажетті ресурстаржәне қажетті коммуникацияларды құру.

Шығармашылық топ жетекшісіне хатшыны таңдау технологиясы

Сергей Алексеев «Квартет-I» комикс театрының атқарушы директоры, Мәскеу

«Квартет-I» комикс театрын 1993 жылы ГИТИС эстрадалық факультетінің бір топ түлектері құрды. Театр ұжымы әрқашан өз спектакльдерінің авторы ретінде әрекет етеді (тіпті олар басқа автордың әдеби материалына негізделген болса да). Театр театр, радио және теледидар жобалары аясында шығармашылық және әдеби қызметпен үнемі айналысады.

Театрдағы хатшы жұмысының өзіндік ерекшеліктері бар. Бір жағынан, бұл атақты актерлердің кездесуі, сахна артындағы шығармашылық атмосфера болса, екінші жағынан, хатшы бұл ортада жұмыс істеуі керек, ал жұмыс тек қана техникалық. Жас қыздардың бастары көбінесе мұндай контрастқа төтеп бермейді. Жылына бір рет хатшыны ауыстырып тұру керектігімен келісемін десем де болады. Енді, мысалы, мен соңғы екі жылда үшінші көмекшіге жұмыс істей бастадым. Таңдау технологиясы келесідей:

Мен жеке көмекші іздеу туралы хабарландыруларды орналастырамын.Мен мұны біздің веб-сайтта және бірнеше жұмыс сайттарында жасаймын. Әдетте көптеген жауаптар бар - театрдағы кез келген бос орын әдеттегі кеңседегі ұқсас жұмысқа қарағанда тартымды көрінеді. Бірақ, өкінішке орай, үміткерлер театрға жұмысқа барған соң қызық болады деп ойлап, көңіл көтеру емес, осында жұмыс істеу керектігін ұмытып кетеді.

Мен түйіндемем бойынша бастапқы таңдау жасаймын. Мен актрисалардың, суретшілердің, журналистердің, яғни шығармашылық мансапқа ерекше бағдарланған адамдардың түйіндемелерінен бірден бас тартамын. Өйткені бұл позиция оларды тек театрландырылған кездесуге келу тұрғысынан ғана қызықтыратыны анық. Техникалық білім, сондай-ақ үлкен көлемдегі ақпаратты өңдеу тәжірибесі, керісінше, үміткер үшін трамплин болып табылады. Содан кейін жинақталған тәжірибенің реттілігін бағалаймын. Мысалы, алдымен жоба менеджері болып жұмыс істеген, қазір хатшы болып жұмыс іздеп жүрген адамның мотивациясы қандай болуы мүмкін?

Үміткерлермен байланыс электрондық поштажәне телефонмен сөйлесіңіз. Корреспонденция арқылы өз ойын жеткізу тәсілі – бірінші әсер. Содан кейін кездесуге өзіме ұнайтын бес-алты үміткерді таңдаймын.

Сұхбат. Мен барлық үміткерлерді бір кеште әңгімелесуге шақырамын, сонымен қатар мен досыма, рекрутингтік агенттіктің директорына қоңырау шаламын. Мен адам туралы субъективті пайымдау тұрғысынан сұрақтар қоямын және ол кәсіби психолог ретінде, мысалы, кандидаттың мотивациясын анықтауға көмектесетін сұрақтар қояды.

Мен бірнеше сынақ әңгімелерін ойлап таптым (бизнес-кейстер). Өтініш берушіге берілген жағдайда оның қалай әрекет ететіні туралы тақырыпты ой елегінен өткізуді ұсынамын. Жауаптарды іздеу парасаттылықжәне менің үміттеріме сәйкес келеді. Мысалы: «Сіз бірінші жұмыс күні ұйықтадыңыз - жұмыс басталғаннан кейін жарты сағаттан кейін ояндыңыз. Сіздің алғашқы қадамдарыңыз қандай? Әрине, мен адам бірінші кезекте менеджеріне қоңырау шалуын айтады деп күтемін, бұл мен. Бірақ үміткер ұзақ уақыт бойы бас тартады және бұл онымен ешқашан бола алмайтынын айтады. Тағы бір мысал. Мен адамға тікелей жетекшінің тапсырмасы болатын жағдайды сипаттаймын және оны орындауға тура бір сағат беріледі. Осыдан кейін жоғары тұрған бастық басқа тапсырма береді, оны орындауға тура бір сағат кетеді және оны дереу бастау керек. Екі тапсырманы бір уақытта орындау мүмкін емес. Содан кейін кандидаттың бұл жағдайда өзін қалай ұстайтынын сұраймын. Мен үшін ең жақсы жауап - жағдай туралы хабарлау және кеңес сұрау үшін тікелей жетекшіме жүгіру.

Сұхбатта менің алдымда қандай адам тұрғанын түсіну үшін отбасын, ата-ананың қызметін сұраймын. Өйткені, әдетте әңгімелесуге келетін қыздар жас (18-23 жас) және жұмыс тәжірибесі жоқ (немесе ең аз). Сондықтан, оларда бар нәрсенің көпшілігін отбасы құрайды, басқа әсер әлі болған жоқ және олардың өздері де әлі жетілген жеке тұлға бола алмады.

Барлық сұхбаттардан кейін мен рекрутингтік агенттік директорының пікірін ескере отырып шешім қабылдаймын. Ол оның пікірінше, кімнің ынталы екенін, кім не қалайтынын, ал кімнің білмейтінін айтады. Сондай-ақ адаммен қарым-қатынас сезімі және оның қатысуымен жайлылық өте маңызды. Бір қыз келді, ол ақылды және үйлесімді сөйлейтін сияқты, ол барлық іскерлік істерді басынан өткерді, бірақ оның мені ренжітетінін сеземін, мен оның тезірек кеткенін қалаймын. Жеке көмекшіні таңдағанда, бұл субъективті факторды төмендетуге болмайды.

Бізде жұмыс істей бастаған қыздың несі ұнады? Біріншіден, өте түсінікті сауатты тұжырымдар. Екіншіден, ол Мәскеу авиациялық институтын бітірді, бұл жақсы техникалық білім. Үшінші плюс, ол кешкі уақытта есепші болып жұмыс істеді, сондықтан оның үлкен көлемдегі деректерді жүйелеу және өңдеу дағдысы бар.

11.11.2019

Лауазымдық нұсқаулық: басшы көмекшісіне қойылатын талаптар, оның өкілеттіктері мен құқықтары + құқықтарыңызды пайдалану бойынша кеңестер

bӘдетте мамандықтың ерекшеліктерін сипаттайды, құрылымдағы қызметкердің лауазымдық орнын, талаптарын, оның құқықтары мен міндеттерін көрсетеді.

Басшының көмекшісі ұйымның басқа қызметкерлері сияқты әрекет етуге және осы құжаттың барлық талаптарын орындауға міндетті.

Нұсқаулықты басшы белгіленген стандарттарға сәйкес жазады, Ресей Федерациясының Еңбек кодексін бұзбауы керек. Ол міндетті түрде тиісті қызметтермен (заңгер, кадр бөлімінің басшысымен) келісілген, лауазымға үміткермен таныстырылған, екі тарап қол қойған болуы керек. Сонымен қатар, кейбір заңгерлер мұндай құжаттың болуы қызметтік қатынастарды ресімдеу үшін міндетті деп санамайды.

Негізгі мақсаты:

менеджерге оның күнделікті қызметінде көмек көрсету;
қызметкерлерге қойылатын міндеттер, функциялар, талаптар туралы максималды ақпарат;
сот ісі болған жағдайда атқаратын лауазымына сәйкес еместігін дәлелдеу оңайырақ болады;
шартта қызметкердің функциялары мен тікелей міндеттерінің ерекшеліктері туралы толық ақпараттың болмауы;
лауазымға үміткерге лауазымға қойылатын талаптарға сәйкес келмеуіне байланысты дәлелді бас тартуға мүмкіндік береді;
ұйым қызметкерлері арасындағы жауапкершілікті шектеуге мүмкіндік береді;
әрбір қызметкердің жұмысын бағалауға мүмкіндік береді;

Лауазымдық нұсқаулықтарды дайындаудың нормативтік-құқықтық базасы

Ол негізінен келесідей көрінеді:

Ресей Федерациясының қолданыстағы заңнамасы;

Лауазымдық нұсқаулық лауазымның ерекшеліктерін ескере отырып жасалады, техникалық тапсырманы белгілейді. Ол менеджердің көмекшісі орындаған нақты жұмысты көрсетуі керек.

ішкі құжаттар:
ұйымның жарғысы, басшылықтың директивалары, ішкі тәртіп ережелері мен тәртібі.

Нұсқаудың негізгі компоненттері:

оның жалпы ережелері. Штатқа қабылдау шарттары, жұмыстан босату тәртібі, ұйымға бағыну, ол болмаған кезде көмекшіні ауыстыру ережелері белгіленеді. Біліктілік деңгейі, білімі, дағдысы, тәжірибесі көрсетіледі;
талаптар мен дағдылар;
лауазымдық міндеттері. Көмекшінің негізгі функциялары нақты көрсетілген;
өкілеттіктер. Осы тармақта көмекшінің құзыреттілік дәрежесі, құқықтары белгіленеді;
жауапкершілік. Жұмыста жіберілген қателер мен бұзушылықтар үшін ерекше жауапкершіліктің жалпы деңгейі белгіленеді, олардың тізбесі көрсетіледі (басшының талабы бойынша);
жұмыс байланыстары. Бөлім ұжымның басқа мүшелерімен ресми өзара әрекеттесу ауқымын анықтайды. Кіммен және қандай нақты мәселелер бойынша ынтымақтастық қажет екені көрсетілген.

Әр бөлімді толығырақ қарастырайық.

Жалпы ережелер

Негізгі ережелер:

ассистент – техникалық және құжаттамалық мәселелер бойынша оған көмек көрсететін маман;
лауазымға тағайындау және одан босату ұйым басшысының бұйрығымен жүзеге асырылады;
жұмыс процесінде көмекші тек басшының бұйрықтары мен нұсқауларын орындайды;
ол болмаған кезде барабар ауыстыру қамтамасыз етіледі, оны ауыстырудың лауазымы көрсетіледі, ұйымға ауыстыру туралы бұйрық шығарылады;
Ассистенттің арнайы жоғары білімі болуы керек. Профиль бойынша жұмыс тәжірибесі - кемінде екі жыл. Жұмысқа өтініш берген кезде біліктілігін арттыру қажет болуы мүмкін.

Атқарушы көмекшінің рөлі әртүрлі функцияларды қамтуы мүмкін.

Іс жүзінде бұл лауазымды атқаратын адам:

іс жүзінде оның орынбасары және тікелей басшыға және тек оған бағынады. Оның басқа қызметкерлерге бағыныштылары жиі болады;
жеке көмекші. Ол хатшының жұмысын атқарады және қабылдау бөлімінде болады, ол да мамандарға жатады. Бұл ретте ол тек басшыға ғана емес, хатшылықтың функциялары бойынша кадр қызметінің басшысына да есеп береді.

Ұйымдастыру және басқару функциялары бар ассистентке қойылатын негізгі талаптар:

еңбек шартының, лауазымдық нұсқаулықтың талаптарын сақтауға;
корпоративтік этикет және іскерлік қарым-қатынас ережелерін білу;
жұмыс барысын, есеп құжаттамасын жүргізуді және ұйымның құрылымын жетік білу;
іскерлік келіссөздерді сауатты жүргізу;
маңызды құжаттарды рәсімдей білу;
маңызды есептерді беру саласында басшыға хабарлау;
дербес компьютерде жұмыс істеу, өзінің тікелей міндеттерін орындау үшін кеңседегі жабдықты (сканер және принтер) пайдалану;
шет тілдерін білу қажет (қарым-қатынас деңгейінде);
типтік келісімдерді құрастыра білу.

Менеджер көмекшісінің міндеттері

Көмекші менеджермен тікелей жұмыс жасай отырып, көптеген жауапкершіліктерге ие.

Негізгі міндеттер:

басшылықтың барлық бұйрықтарын, өкімдерін бұлжытпай орындауға;
келесі күнге менеджердің күнделікті жұмысын жоспарлаңыз. Бару, қабылдау уақытын әзірлеу, үйлестіру. Кестені басшыға уақтылы тапсыру;
қабылдауларда, іссапарларда басшыға еріп жүру;
келушілерді қабылдауға, басшылықтың бару тізімдерін құруға, телефон қоңырауларына жауап беруге және өкілеттіктеріне сәйкес әртүрлі анықтамалар беруге;
басшының қызметін қамтамасыз ету, техникалық мәселелерді шешу (келіссөздер, кездесулер ұйымдастыру, билеттерді, қонақүйлерді брондау);
басшының отырыстарын, отырыстарын, отырыстарын дайындауға, барлық қатысушыларды отырыстың күн тәртібі мен уақыты туралы хабардар етуге;
кездесулердің, кеңестердің, келіссөздердің барысы мен нәтижелерінің хаттамаларын жүргізу, олардың нәтижелерін құжаттау;
басшының тапсырмалары мен өкімдері бойынша ұйымның бөлімдерінің, бөлімшелерінің жұмысын үйлестіру;
құрылымдық бөлімшелер басшыларының назарына басшылықтың бұйрықтарын жеткізу, олардың орындалу мерзімдерін бақылау;
басшының қол қоюына берілген құжаттар мен өтініштерді қабылдау, тіркеу, басшыға беру;
басшының тапсырмасы бойынша хаттарды, өтініштерді, басқа да құжаттарды дайындауға;
басшы берген сенімхаттардың есепке алынуын қамтамасыз ету;
бөлімшелердің және басқа ұйымдардың қызметкерлерімен өз бетінше қарым-қатынас жасау, басшысыз шешуге болатын бірқатар туындаған мәселелерді шешу;
қажетті ақпаратты алу – басшының талабы бойынша қажетті құжаттаманы жинау;
кездесулерге қажетті көрнекі құралдарды, құжаттарды дайындау;
іс жүргізуді ұйымдастыру, кеңсе қызметкерлерінің қызметін басқару, бақылау;
басшыға жіберілген хат-хабарларды қабылдау, тіркеу және басшыға ұсыну;
келушілермен байланысу. Ұйымның клиенттерімен, қызметкерлерімен танысады, есеп жүргізеді және басшыға келушілерді жеке қабылдауды ұйымдастырады. Сондай-ақ олардың сұрақтарына жауап беріңіз, ол өз бетінше шеше алады.

Көмекшінің негізгі құқықтары мен құқықтары:

өз құзыреті шегінде құжаттарды тіркеу, қол қою;
ресми қажеттілік кезінде көпшілікке жабық ақпаратқа қол жеткізу;
кәсіби қызметіне қатысты құжаттарды зерделеу;
ұйымның барлық бөлімшелерінің құрылымын, басшылығын білу;
- хаттарды, өтініштерді, басқа құжаттарды ресімдеу, сұраныстарға жауаптар дайындау (басшының тапсырмасы бойынша);
құрылымдық бөлімшелердің өкілдерінен қажетті құжаттарды, материалдарды сұратуға, өздерінің тікелей міндеттерін жүзеге асыру үшін қажетті көлемде ақпарат алуға;
басшының шешімдерімен, өкімдерімен және өкімдерімен танысу;
жиналыстарға, ұйым басшыларының жиналыстарына қатысу;
құрылымдық бөлімшелерге маңызды құжаттарды беруге рұқсат алу үшін басшыға сұрау салуға;
өз жұмысын және компания қызметін жақсарту бойынша ұсыныстар жіберу;
басшының жұмыс орнын ұйымдастыру, табысты және тиімді жұмыс істеуіне жағдай жасау.

Әдетте соңғы тармақ қызметкерге қолданылатын жауапкершілік шаралары туралы ережелер болып табылады.

Көмекшінің жауапкершілігі

Менеджердің көмекшісі мыналарға жауапты:

қызметтік міндеттерді тиісінше орындамау, орындаудан бас тарту;
қажетті жұмыстарды орындау мерзімдерін бұзу;
басшының бұйрықтарын, шешімдерін, қаулыларын бұзу;
олардың құзыретіне жатпайтын әрекеттер;
ұйымның серіктестеріне, келушілерге, қызметкерлерге мейірімді емес, дөрекі қарым-қатынас жасау, іскерлік қарым-қатынас пен этикетті сақтамау;
ұйымға, оның мердігерлеріне, қызметкерлеріне материалдық залал келтіру;
қызметкерлерге жалған ақпарат беру;
бағынысты қызметкерлердің қызметіне бақылаудың жеткіліксіздігі;
жеке деректерді, қолжетімділігі шектеулі құпия ақпаратты ашу.

Лауазымдық нұсқаулықта белгілі бір лауазымды атқаратын адам орындауға тиіс міндеттер мен жұмыстардың көлемі көрсетіледі. сәйкес лауазымдық нұсқаулық Бүкілресейлік классификатор басқару құжаттамасы, немесе ОКУД, ОК 011-93 (1993 жылғы 30 желтоқсандағы No 299 Мемлекеттік стандарттың Жарлығымен бекітілген) ұйымның қызметін ұйымдастырушылық-нормативтік реттеу жөніндегі құжаттама ретінде жіктеледі. Мұндай құжаттар тобына лауазымдық нұсқаулықпен бірге, атап айтқанда, ішкі тәртіп ережелері кіреді жұмыс кестесі, құрылымдық бөлімшедегі лауазымы, штат саны.

Жұмыс сипаттамасы қажет пе?

Ресей Федерациясының Еңбек кодексі жұмыс берушілерді лауазымдық нұсқаулықтарды жасауға міндеттемейді. Шынында да, қызметкермен жасалған еңбек шартында оның еңбек функциясы әрқашан ашылуы керек (осы лауазымға сәйкес жұмыс кадрлармен қамтамасыз ету, біліктілігін немесе оған сеніп тапсырылған жұмыстың белгілі бір түрін көрсете отырып, кәсіп, мамандық) (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 57-бабы). Демек, жұмыс берушіні лауазымдық нұсқаулықтары болмағаны үшін жауапкершілікке тарту мүмкін емес.

Сонымен қатар, бұл әдетте қызметкердің еңбек функциясы көрсетілген құжат болып табылатын лауазымдық нұсқаулық. Нұсқауда тізім бар ресми міндеттеріөндірісті, еңбекті және басқаруды ұйымдастырудың ерекшеліктерін, қызметкердің құқықтарын және оның жауапкершілігін ескере отырып, қызметкер (Росструдтың 2009 жылғы 30 қарашадағы No 3520-6-1 хаты). Сонымен қатар, лауазымдық нұсқаулық әдетте қызметкердің еңбек функциясын ашып қана қоймайды, сонымен қатар қамтамасыз етеді біліктілік талаптары, олар атқаратын лауазымына немесе орындалған жұмысқа ұсынылған (Росструдтың 2008 жылғы 24 қарашадағы № 6234-ТЗ хаты).

Лауазымдық нұсқаулықтардың болуы мазмұндық мәселелер бойынша қызметкер мен жұмыс берушінің өзара әрекеттесу процесін жеңілдетеді еңбек функциясы, қызметкердің құқықтары мен міндеттері және оған қойылатын талаптар. Яғни, қарым-қатынаста жиі туындайтын барлық сұрақтар қазіргі қызметкерлер, және жаңадан қабылданған, сондай-ақ белгілі бір лауазымға үміткерлермен.

Роструд лауазымдық нұсқаулық жұмыс берушінің де, қызметкердің де мүддесі үшін қажет деп санайды. Өйткені, лауазымдық нұсқаулықтың болуы көмектеседі (Росструдтың 08.09.2007 жылғы № 3042-6-0 хаты):

қызметкердің сынақ кезеңіндегі қызметін объективті бағалауға;
жалдаудан негізді түрде бас тарту (негізінен нұсқауларда болуы мүмкін Қосымша талаптар, байланысты іскерлік қасиеттерқызметкер);
қызметкерлер арасында еңбек функцияларын бөлу;
қызметкерді басқа жұмысқа уақытша ауыстыру;
қызметкердің еңбек функциясын орындауының адалдығы мен толықтығын бағалау.

Сондықтан ұйымда лауазымдық нұсқаулықтарды дайындау орынды.

Мұндай нұсқаулық еңбек шартына қосымша болуы мүмкін немесе дербес құжат ретінде бекітіледі.

Лауазымдық нұсқаулық қалай құрастырылады

Лауазымдық нұсқаулық әдетте негізінде жасалады біліктілік сипаттамалары, олар біліктілік анықтамалықтарында қамтылған (мысалы, в Біліктілік анықтамалығыЕңбек министрлігінің 1998 жылғы 21 тамыздағы № 37 қаулысымен бекітілген басшылардың, мамандардың және басқа да қызметкерлердің лауазымдары).

Жұмысшылардың кәсіптері бойынша жұмысқа қабылданған қызметкерлер үшін олардың еңбек функциясын анықтау үшін тиісті салалардағы жұмысшылардың жұмыстары мен кәсіптерінің бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалықтары қолданылады. Мұндай анықтамалықтар негізінде әзірленген нұсқауларды әдетте өндірістік нұсқаулар деп атайды. Дегенмен, біріктіру және жеңілдету үшін ішкі құжаттамаұйымда жұмысшы мамандықтары бойынша нұсқаулықтар көбінесе лауазымдық нұсқаулықтар деп те аталады.

Лауазымдық нұсқаулықтарды құрастыру кезінде ұйымдар кәсіби стандарттарды да басшылыққа алады.

Лауазымдық нұсқаулық ішкі ұйымдастырушылық-өкімдік құжат болғандықтан, жұмыс беруші оны жұмысқа қабылдау кезінде (еңбек шартына қол қойғанға дейін) қызметкерді оның қолымен таныстыруға міндетті (Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 68-бабының 3-бөлігі).

Бас директордың көмекшісінің лауазымдық сипаттамасының мысалы

Бас директордың көмекшісінің лауазымдық сипаттамасын толтырудың мысалы келтірілген. Нұсқаулық менеджер көмекшісінің типтік лауазымдық міндеттерін сипаттайды.

Басшы көмекшісінің лауазымдық сипаттамасы еңбек қатынастарын ретке келтіру үшін жасалады. Құжат көрсетеді функционалдық міндеттер, жауапкершілік, қызметкерлердің құқықтары.

Әртүрлі ұйымдардағы «басшының көмекшісі» лауазымын әртүрлі атауға болады: директордың жеке көмекшісі, басшының көмекшісі, хатшы.

Менеджер көмекшісінің лауазымдық сипаттамасының үлгісі

I. Жалпы ережелер

1. Басшының көмекшісі ұйым басшысының бұйрығымен қызметке тағайындалады және одан босатылады.

2. Басшының көмекшісі тікелей кәсіпорын басшысына бағынады.

3. Басшының көмекшісі болмаған кезеңде оның құқықтары мен функционалдық міндеттері басқасына ауысады ресми, ұйымға арналған бұйрықта көрсетілгендей.

4. Басшының көмекшісі лауазымына жоғары білімі және бір жыл ұқсас жұмыс өтілі бар адам тағайындалады.

5. Басшының көмекшісі өз қызметінде мыналарды басшылыққа алады:

Ресей Федерациясының заңнамасы;
Ішкі еңбек тәртібі, Жарғы және т.б ережелеркомпаниялар;
басшылықтың бұйрықтары мен өкімдері;
осы жұмыс сипаттамасы.

6. Басшының көмекшісі білуі керек:

ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеудің белгіленген тәртібі;
іскерлік қарым-қатынас және этикет ережелерін;
есеп құжаттамасын жүргізу тәртібін;
ұйымдастыру техникасын, байланыс құралдарын пайдалану ережесін;
мәтіндік редакторда, электрондық кестелерде жұмыс істеу негіздерін;
іс жүргізу негіздері;
кәсіпорынның ұйымдық құрылымы;
шарттар жасасу және орындау тәртібі.

II. Менеджер көмекшісінің лауазымдық міндеттері

Менеджер көмекшісінің келесі міндеттері бар:

1. Басшының жұмыс күнін жоспарлау: кездесулер, барулар, шақырулар, қабылдаулар және басқа да іс-шаралар кестесін әзірлеу және келісу.

2. Басшының жиналыстарда, қабылдауларда, іссапарларда жеке сүйемелдеуі.

3. Басшының жұмысын техникалық қамтамасыз ету: билеттерге, көлікке тапсырыс беру; келіссөздер, кездесулер ұйымдастыру.

4. Кездесулердің, кездесулердің, келіссөздердің барысы мен нәтижелерін белгілейтін хаттамалар мен басқа да құжаттарды жүргізу.

5. Құрылымдық бөлімшелер қызметкерлерінің назарына басшылықтың нұсқауларын, өкімдерін ұйымдастыру және олардың орындалуын бақылауды жеткізу.

6. Ақпаратты жинау, аналитикалық, ақпараттық, анықтамалық және басқа да есептерді дайындау және басшылыққа ұсыну.

7. Іс қағаздарын жүргізу, басшыға жіберілген хат-хабарларды қабылдау.

8. Басшының жеке қабылдауына келушілерді тіркеу, оларды қабылдауды ұйымдастыру.

9. Басшының қол қоюына құжаттар мен өтініштерді қабылдау, оларды тіркеу, есепке алу және басшыға беру.

10. Басшылықтың тапсырмасы бойынша хаттарды, өтініштерді, басқа да құжаттарды ресімдеу.

11. Басшы өткізетін жиналыстарды, кеңестерді, кеңестерді дайындау. Қажетті материалдарды жинау, оларды өткізу уақыты, орны, күн тәртібі туралы қатысушыларды хабардар ету.

12. Басшының қызметтік тапсырмаларын орындау.

III. Құқықтар

Басқарушы көмекшісінің құқығы бар:

1. Тапсырмаларды орындауға қажетті көлемде ақпарат алу.

2. Басшылыққа олардың жұмысын жақсарту және компания қызметін ұтымды ету бойынша ұсыныстар жіберу.

3. Ұйымның бөлімдеріне (басшының тапсырмасы бойынша немесе жеке бастамасы бойынша) өз міндеттерін орындау үшін қажетті құжаттарды алу үшін сұрау салулар жіберу.

4. Мекеме басшылығынан өзінің қызметтік міндеттерін орындау үшін қажетті жағдай жасауды талап ету.

5. Өз құзыреті шегінде дербес шешім қабылдау.

6. Бизнес қажет болған жағдайда құпия ақпаратқа қол жеткізу.

IV. Жауапкершілік

Менеджердің көмекшісі мыналарға жауапты:

1. Ұйым қызметкерлерін жалған ақпаратпен қамтамасыз ету.

2. Қызметтік міндеттерін тиісінше орындамау.

3. Қолданба материалдық шығынұйым, мемлекет, оның мердігерлері, қызметкерлері.

4. Тапсырмаларды орындау мерзімдерін бұзу.

5. Ережелерді бұзу нұсқаулық құжаттарұйымдар, шешімдер, өкімдер.

6. Ашу коммерциялық құпия, жеке деректер, құпия ақпарат.

7. Өз құзыретінен шығатын әрекеттер.

8. Еңбек тәртібін, қауіпсіздік ережелерін, ішкі еңбек тәртібін, өртке қарсы қорғауды бұзу.

9. Іскерлік этикетті бұзу, іскер серіктестерге, келушілерге, ұйым қызметкерлеріне дөрекі қарым-қатынас жасау.

Лауазымдық сипаттама менеджердің көмекшісі

Атқарушы көмекшісінің жұмыс сипаттамасы үлгісі

БЕКІТУ
бас атқарушы директор
Тегі I.O.________________
«________»_____________ ____ Г.

1. Жалпы ережелер

1.1. Менеджердің көмекшісі мамандар санатына жатады.
1.2. Басшының көмекшісі компанияның бас директорының бұйрығымен қызметке тағайындалады және одан босатылады.
1.3. Менеджер көмекшісі тікелей есеп береді бас директорғакомпаниялар.
1.4. Басшының көмекшісі болмаған кезеңде оның құқықтары мен міндеттері ұйымға арналған бұйрықта жарияланатын басқа лауазымды тұлғаға беріледі.
1.5. Басшы көмекшісі лауазымына келесі талаптарға сәйкес келетін тұлға тағайындалады: білімі – жоғары немесе толық емес жоғары, бір жылдан бері ұқсас жұмыс тәжірибесі, кеңсе техникасын (факс, көшірме, сканер, принтер) білу, Microsoft бағдарламалары Office (Word, Excel), кеңсе жұмысы.
1.6. Менеджердің көмекшісі өз қызметінде мыналарды басшылыққа алады:
- Ресей Федерациясының заңнамалық актілері;
- серіктестік Жарғысы, Ішкі еңбек тәртібі, серіктестіктің басқа да нормативтік актілері;
- басшылықтың бұйрықтары мен өкімдері;
- осы лауазымдық нұсқаулық.

2. Лауазымдық міндеттер
2.1. Басшының жұмыс күнін жоспарлайды (жиналыс, қоңыраулар, қабылдау және т.б.).
2.2. Басшының қызметін техникалық қамтамасыз етеді (көлікке, билеттерге тапсырыс беру; кездесулер, келіссөздер ұйымдастыру және т.б.)
2.3. Менеджерді жиналыстарда, сапарларда және т.б.
2.4. Келіссөздерге, іскерлік кездесулерге, арнайы қабылдауларға қатысады; кездесулер мен келіссөздердің барысы мен нәтижелерін құжаттайтын хаттамалар мен басқа да құжаттарды жүргізеді.
2.5. Басшының тапсырмасы бойынша ол құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлерімен белгілі бір мәселелерді келіседі, оларға басшының тапсырмалары мен өкімдерін жеткізеді; нұсқаулар мен өкімдердің орындалуын бақылайды.
2.6. Бас директорға қажетті материалдар мен мәліметтерді жинақтайды, талдамалық, ақпараттық, анықтамалық және басқа да материалдарды дайындайды және басшыға ұсынады.
2.7. Іс-қағаздарын жүргізеді, басшының қарауына түскен хат-хабарларды қабылдайды, басшының қол қоюына құжаттар мен жеке өтініштерді қабылдайды, есепке алу мен тіркеуді жүргізеді, басшыға береді.
2.8. Басшының қабылдауына жазылады, келушілерді қабылдауды ұйымдастырады.
2.9. Басшының тапсырмасы бойынша хаттарды, өтініштерді және басқа да құжаттарды ресімдейді.
2.10. Басшы өткізетін мәжілістер мен отырыстарды дайындау бойынша жұмысты жүзеге асырады (қажетті материалдарды жинау, қатысушыларды отырыстың уақыты мен орны, күн тәртібі, оларды тіркеу туралы хабарлау), отырыстар мен отырыстар хаттамаларын жүргізеді және ресімдейді.
2.11. Басшының жеке қызметтік тапсырмаларын орындайды.

3. Құқықтар
3.1. Тағайындалған міндеттерді шешу үшін қажетті көлемде ақпаратты, оның ішінде құпия ақпаратты алу.
3.2. Басшылыққа олардың жұмысын және компания жұмысын жақсарту бойынша ұсыныстар беріңіз.
3.3. Жеке немесе басшының атынан кәсіпорынның бөлімшелерінен және басқа мамандардан өз міндеттерін орындау үшін қажетті мәліметтер мен құжаттарды сұрату.
3.4. Басшылықтан қызметтік міндеттерін орындау үшін қалыпты жағдай жасауды және компания қызметінің нәтижесінде туындайтын барлық құжаттардың сақталуын талап ету.
3.5. Өз құзыреті шегінде шешім қабылдаңыз.

4. Жауапкершілік
4.1. Өз міндеттерін орындамағаны және/немесе уақтылы, ұқыпсыз орындағаны үшін.
4.2. Коммерциялық құпияны және құпия ақпаратты сақтау жөніндегі қолданыстағы нұсқауларды, бұйрықтар мен өкімдерді орындамағаны үшін.
4.3. Ішкі еңбек тәртібін, еңбек тәртібін, қауіпсіздік техникасы мен өрт қауіпсіздігі ережелерін бұзғаны үшін.