Ұйымда немесе кәсіпорында кадрлық іс қағаздарын жүргізу – персоналды есепке алу және құжат айналымы. Кадрлық және басқарушылық құжаттаманы жүзеге асыру. Жұмыс процесін оңтайландыру Ұйым мысалында персоналдың жұмыс процесін оңтайландыру

Мазмұны

Жалпы анықтамада персоналды құжаттаманы басқару кадрлық құжаттарды тіркеу және жүргізу процесі екенін айтады. Бұл тақырып өзекті болып табылады жеке кәсіпкерлер, заңды тұлғалар үшін де. Іс қағаздарының қатаң заңнамалық нормалары бар және сипатталған ережелерді барлық басшылар, кәсіпорындардағы кадр бөлімдері ескеруі керек. Персоналды есепке алуды басқарудың көмегімен персоналды басқару процесін оңтайландыруға, әр бригаданың жұмысын жақсартуға, есеп беру процедурасын жеңілдетуге болады.

HR-менеджмент дегеніміз не

Кадрларды басқару негіздеріне құжаттарды дайындау, оларды толтыру, кәсіпорында жұмыс істейтін персонал туралы есеп берудің бүкіл процесі кіреді. Әрбір шығарылған құжаттың заңды күші бар, оның ішінде қызметкердің өтініші негізінде құрылған. Кадрларды өндіруді көбінесе кадрлық қызмет атқарады, оның функциялары кадрлық жұмыс болып табылады:

есептеу жалақы;
мереке күндерін, еңбекке жарамсыздық парағын ресімдеу;
анықтамалар беру.

Мақсаттар мен мақсаттар

Осы персоналды басқару бөлімінің міндеттері мен мақсаттары:

Жұмыс бағыты	Қызметкерлердің міндеттері
Есепке алу, тіркеу, бақылау	Жұмысшылар санының есебін жүргізу, жұмысқа тіркеу, жұмыстан босату
Еңбекті реттеу	Міндеттерімен таныстыру, жұмыс орнын, үй-жайды таңдау
Үйлестіру, оқыту	Курстарды, оқытуды, біліктілігін арттыруды, қайта даярлауды, өнімділігін тексеруді жүргізу
Құжаттармен жұмыс	Бұл бөлімнің мамандары іс қағаздарын, кітаптарды, жұмыс кестесін, реестрді, есеп беруді дайындаумен айналысады
Ұйымдастыру	Нұсқауларға сәйкес іс-шараларды ұйымдастыру

Құқықтық реттеу

Кадрлар бойынша жұмыс бірқатар нормативтік заңдармен, бұйрықтармен және аймақтық немесе мемлекеттік деңгейдегі ережелер жиынтығымен реттеледі. Нормативтік құқықтық базада көрсетілген талаптарды орындамау бұзушылық болып табылады. Кадр өндірісін жүргізудің негізгі ережелері:

еңбек кітапшалары туралы мемлекеттік ереже (2003);
2009 жылдан бастап іс жүргізу және құжат айналымы ережесі;
қызметкерлерге қатысты құжаттарды жүргізуге арналған федералды нұсқаулар;
Жалпы талаптар, олар министрліктердің бұйрығымен бекітіледі.

Кәсіпорынның заңнамалық базасы

Әрбір кәсіпорында барлық персоналдың жұмысын реттейтін бірқатар құжаттамалар қолданылады. Құжаттардың қозғалысы және оларды дайындау жоғарыда көрсетілген нұсқауларға, нормативтік-құқықтық базаға сәйкес жүзеге асырылады. Кәсіпорынның құқықтық базасы кәсіпорынның ішкі бұйрықтарымен реттелетін бес негізгі категорияға бөлінеді:

серіктестік жарғысы;
жұмыс кестесі;
жеке деректерді қорғау туралы ережелер;
еңбекті қорғау (федералдық мұрағат қаулысымен реттеледі);
персоналдың жұмыс кестесі (және штат бойынша құжаттар).

Ұйымдағы кадрлық құжат айналымы

Кәсіпорындардағы қағаздарды есепке алудың бірыңғай жүйелері үш негізгі категорияға бөлінеді, олардың ішінде ішкі ережелер, штаттық кесте және еңбекақы төлеу жөніндегі ережелер. Бірінші санатқа демалыс кестесіне сәйкес іс қағаздарының айналымы, жұмыс кестесі туралы құжаттарды толтыру жатады. Екінші абзац анағұрлым жаһандық болып табылады және келісімшарттар мен есеп саясатының құжаттарын дайындау туралы ережені қамтиды. Еңбекке ақы төлеу туралы ереже жалақыны, сыйлықақыларды, науқастық демалысты, демалысты және жұмыстан босатылған кездегі жұмыстан шығу жәрдемақысын төлеуге қатысты барлық мәселелерді реттейді.

Т-3 нысанындағы кадрлық қамтамасыз ету

Т-3 нысанындағы штат кестесі кәсіпорындағы немесе компаниядағы персоналдың бүкіл құрылымын сипаттайтын қағаздың бір түрі болып табылады. Бағандарда қызметкердің аты-жөні, лауазымы, ол тіркелген бөлімше туралы мәліметтер көрсетіледі. Нормативтік-заңнамалық нормаларға сәйкес белгіленеді ресми жалақымаман. Тіркеу процесіндегі кез келген өзгерістерді бухгалтерия Т3 нысанындағы осы штаттық кестеде тіркеуі керек. Толтыруға арналған нұсқаулар әрқашан әр баған бойынша ұсыныстарды қамтиды. Барлығы құжатта 5 ақпараттық пункт бар.

Жұмыс кестесі

Жұмыс кестесі – маманның күнделікті тәртібін бекітетін құжат. Жұмыс процесі менеджердің жұмыс кестесін реттейді. Ол қолданыстағы заңнамаға сәйкес тексеру қажеттілігі, түскі ас пен үзіліс туралы, есеп беру туралы тармақтарды қамтиды. Кейбір кәсіпорындарда кеңсе қызметкері әр апта немесе ай сайын акт жасауды талап етеді (құжат тексеруден кейін қызметкер мен кеңсе қызметкерінің қолдарымен расталуы керек). Жоспар, кестенің кестесі алдағы жұмыс кезеңіне құрылады. Қызметкерлердің жұмыс уақытын есепке алу.

Еңбек шарты

Еңбек шарты – болашақ қызметкер мен жұмыс беруші арасында жасалатын азаматтық-құқықтық құжат. Құжаттың бұл түріне стандартты нысандар күтілмейді, келісім біліктілік (лауазымы) мен жұмыс кезеңін көрсете отырып, еркін нысанда толтырылады. Қажетті нәтиже де сонда жазылған. Авторы құқықтық нормалар, құжаттың бұл түрі келісім-шарт құжатына өте ұқсас, өйткені ол оның құрылымын емес, жұмыстың соңғы нәтижесін белгілейді. Қызметкерлерді жұмыстан шығару үшін келісім-шарттың мерзімі аяқталғанға дейін ғана аяқтау керек.

Персоналға бұйрықтар

Қызметкерлерді лауазымдарына қалпына келтіру, мамандарды жұмысқа қабылдау кадрлық бұйрықтарға сәйкес жүзеге асырылады. Құжаттың бұл түрі қызметке кадрларды тағайындауды және бөлімшелердегі мамандардың басқа да қозғалысын белгілейді. Нұсқаулар мен өкімдерді әзірлеуге персоналды басқару бөлімінің қызметкерлері және басқару тобы қатысады. Компанияның менеджерлері/әкімшілері жергілікті шешімдерді қабылдайды. Бұйрықтардың бірыңғай нысаны бар, ол нормативтік-құқықтық базамен белгіленеді. Қағаздың сақтау мерзіміне сәйкес олар бухгалтерияда немесе кадр бөлімінде бес жылға дейін және одан да көп (тапсырыстың түріне байланысты) сақталуы керек.

Лауазымдық сипаттамалар

Лауазымдық нұсқаулықтар тараптардың (қызметкер мен жұмыс берушінің) жауапкершілігін белгілейтін, сонымен қатар белгілі бір маманның өз лауазымындағы нұсқаулары мен міндеттері туралы мәліметтерді қамтитын құжат болып табылады. Олар ұйымның мөрімен және жауапты тұлғаның қолымен расталады. Бұл құжат үшін үш данасы қажет. Біреуі кадр бөлімінде, екіншісі орындаушының өзінде, үшіншісі белгілі бір бөлімнің менеджерінде немесе әкімшісінде қалады. Бұл бұйрықтың мақсаты кәсіпорындағы персоналды басқару процестерін оңтайландыру болып табылады.

Кадр бөлімінде іс жүргізуді қалай ұйымдастыру керек

Кадрларды дұрыс басқару жауапкершіліктің жоғары деңгейін білдіреді. Адам ресурстарының қызметкерлері қол қою күндерінің нақты күндерге сәйкес келуін қамтамасыз етуі керек. Еңбек кітапшалары мен басқа да кадрлық құжаттарды жүргізуді аутсорсингтік компанияларға тапсыруға болады. Қызметкерлердің міндеттері кадр қызметі:

демалысқа байланысты жұмыс кестесін, есептік құжаттаманы қалыптастыру;
еңбекті қорғау бойынша құжаттарды ресімдеу (қажет мемлекеттік органдар);
бұйрықтарды дайындау және шығару;
Жалақыны есептеңіз және бонустардың төленуін бақылаңыз.

Кадр бөлімі

Толық штаттық қызмет барлық бухгалтерлік есеп пен барлық тіркеулерді тек кадр қызметінен алынған штаттық қызметкерлер жүргізген кезде жүзеге асырылады. Іс қағаздарын жүргізудің бұл режимі штаты 20-30 адамнан тұратын кәсіпорындар мен компаниялар үшін өзекті. Мемлекеттік стандарттар барлық бұйрықтардың нысанын және басқа талаптарды қатаң сақтауды талап етеді, әйтпесе заңды тұлғаайыппұл алуы мүмкін. Бір заңды тұлғада 30 адамға дейін жұмыс істейтін қызмет көрсету саласында аутсорсингтік компаниялардың қызметін пайдалану тиімдірек.

Кадрлық жұмыс үшін аутсорсингтік компанияның мамандарын тарту

Аутсорсингпен жұмыс істейтін HR компаниясын жалдау ақшаны үнемдейді және жалпы қызметкерлер санын азайтады. Тәуелсіз мамандар тапсырыстарды, кестелерді дайындау бойынша қажетті жұмыстардың барлық көлемін орындайды. Олар да арнайы журнал жүргізіп, кәсіпорындағы әрбір маманның жұмысын реттеп отырады. Аутсорсингпен кадрлық құжаттаманы басқару заңды тұлғаның жеке кадр бөлімі жоқтығымен ерекшеленеді, бірақ бұл тапсырманы қалыпты ақыға бөлек командаға тапсырады.

Персоналды есепке алу нөлден кезең-кезеңімен

Кадрлар бөлімінің құжаттарын есепке алу үшін ұйымдастыру техникасы және кеңсе қажет. Мықты сейфтің болуы маңызды. Бұйрықпен құжат айналымы жүйесінің басшысы тағайындалсын. Осыдан кейін ішкі актілер қалыптасады. Компаниядағы әрбір қызметкер үшін оның еңбек кітапшасы сақталатын жеке қалта жасау керек. Кадрларды есепке алуды жүргізу осы құжаттаманың маманның лауазымдағы жұмысының барлық кезеңінде сақталуын талап етеді. Бөлімнің бүкіл қызметі бойынша ақпарат кітаптарға енгізіледі, бұйрықтар ресімделеді.

HR қызметкерлеріне қойылатын талаптар

Кадрларды басқару – белгілі бір теориялық және практикалық дағдыларды талап ететін салыстырмалы түрде күрделі процесс. Осы лауазымның нормативтік-құқықтық базасында маман осы лауазымды атқара алатын шарттар тізбесі бар. Білім беру мекемелеріКадрлық кеңсе жұмысы ретінде жеке профильді бөлмеңіз. Менеджерлер мен әкімшілер кадр бөліміндегі қызметке жарамды. Сондықтан жұмыс берушілер заң білімі, ақпаратты қорғау немесе құжат айналымы бар адамдарды тағайындайды.

Кадр қызметкерінің құқықтары мен міндеттері

Мұндай лауазымды тұлғалардың бірінші міндеті – құқықтық базаны білу, белгіленген бухгалтерлік есеп ережелерін сақтау. Жоғарыда баптар, кадрлық құжаттарды басқару кезінде сақталуы керек федералды заңдар болды. Кадр қызметкері қызметкерлерден ақпарат алуға, жеке папкаларды қарауға, бухгалтерлік кітапты (еңбекақы) көруге құқылы. Осы бейіндегі мамандардың өкілеттіктеріне қол қою, персоналдың тиімділігін арттыру бойынша жұмыс берушілермен жұмыс істеу кіреді.

Персоналды есепке алуды басқару

Бүгінгі таңда HR жазбаларын басқару жазбаша түрде де, цифрлық форматта да жүргізіледі. Құжаттарға уәкілетті қызметкерлер жеке қол қояды. Құжаттау үшін барлық шаблондар мен нысандарды біріктіретін мемлекеттік стандарттар қолданылады. ГОСТ Р 6.30-2003 және ГОСТ Р 7.0.8-2013 нормаларын ескеру қажет. Маңызды қағаздар арнайы папкаларда немесе металл сейфтерде сақталады. Компанияның ауқымы мен көлеміне байланысты мамандар есеп беру жиілігіне әртүрлі талаптарды сақтауы керек.

Персоналды іздеу және тіркеу

Бастапқыда қызметкерлерді тіркеуден бұрын қатаң критерийлерге сәйкес келетін мамандандырылған қызметкерлерді табу керек (олар жұмыстың ерекшеліктеріне қатысты болуы керек). Ол үшін мамандандырылған бюроларды, агенттіктерді, жұмыс іздеу сайттарын, еңбек биржасын немесе газеттердегі, бұқаралық ақпарат құралдарындағы, веб-сайттардағы жеке хабарландыруларды пайдаланыңыз. Осыдан кейін міндетті кадрлық құжаттар, тіркеу жүргізіледі, еңбек шарты немесе еңбек шартына қол қойылады.

Жұмысқа қабылдау кезеңдері

Адамдарды лауазымға тіркеу рәсімдері жұмыс іздеуші туралы мәліметтерді арнайы журналға енгізуден басталады. Есеп карточкасында жұмыс өтілі, жұмыс өтілі және бұрын атқарған қызметі туралы мәліметтер жазылады. Бекітілгеннен кейін белгілі бір лауазымға адамды тағайындау туралы бұйрық жасалады. соңғы кезеңкәсіпорында, бөлімде істі құрастыру, жеке папка қалыптастыруға айналады. Келісімшартта міндеттер туралы, лауазымдағы жалақы туралы ақпарат бар.

Жеке карточкалар және қызметкердің жеке ісін қалыптастыру

Кадрлық құжаттардың түрлеріне қызметкердің жеке картасы жатады. Онда отбасылық жағдайына қатысты барлық ақпарат, аты-жөні, фотосуреті жабыстырылған, туған күні көрсетілген. Мұның барлығын жұмыс берушілер компания ұжымының әрбір мүшесі туралы деректер пакетін қалыптастыру мақсатында жасайды. Заңға сәйкес, бұл деректерді үшінші тұлғаларға беруге болмайды. Жеке іс жүргізу үшін папкалар, шкафтар немесе тіпті металл сейфтер қолданылады (компания кеңсесінің жабдықталу деңгейіне байланысты).

HR журналдары

Қағаз баспа өнімдері есеп беруді жүйелеуге, құжат айналымын жеңілдетуге көмектеседі. Іскерлік журналдар түріндегі құжаттама келесі түрлерді қамтиды:

кәсіпорынға немесе кәсіпорынға жеткізілетін құжаттарды, қағаздарды бақылау үшін;
уақытты, кезеңдерді бақылау үшін іссапарлар;
кез келген жазбаларды, мәлімдемелерді бақылауға;
еңбек кітапшаларының сақталуын қамтамасыз ететін жазбалар.

Еңбек кітапшаларын жүргізу

Кадрларды есепке алуды жүргізу мамандарды еңбек кітапшасының есебін жүргізуге міндеттейді. Барлық жазбалар кәсіпорындағы тұлға ресми тіркелген жағдайда жүргізіледі. Еңбек кітапшасы жұмыстан босатылған кезде қызметкерге беріледі. Бұл құжатта лауазымға, марапаттарға қатысты барлық өзгерістер жазылады. Кадрларды нөлден бастап басқаруға оқыту еңбек кітапшаларын дұрыс ресімдеу бойынша міндетті элементтерді қамтиды. Кез келген қателерді адам ресурстары бөлімінің қызметкерлері түзетеді. Олар табылса, мамандарға әкімшілік құқық бұзушылық туралы іс қозғалуы мүмкін.

Құжаттарды ұйымдастыру және сақтау

Құжаттарды тексеру және сақтау үшін жеке заңнамалық нормалар жасалған. 17-бапты атап өткен жөн федералды заңмұрағаттау туралы. Ол кәсіпорындар мен кәсіпорындардың басшылығына белгіленген мерзімде мұрағаттық құжаттаманың сақталуына қамқорлық жасау қажеттілігін белгілейді. Сақтау мерзімі заңмен белгіленген және мемлекеттік стандарттарға сәйкес келеді. Қағаз құжаттаманың тұтастығын қамтамасыз ету үшін металл отқа төзімді сейфтер мен шкафтар қолданылады.

Қажет болған жағдайда құжаттардан алынған деректер Мемлекеттік статистика комитетіне беріледі Ресей Федерациясы. Қағаз айналымын автоматтандыру, цифрландыру мемлекет жұмысын басқару процесін оңтайландырудағы басым бағыттардың бірі болып табылады. Бүгінгі күні есеп берудің көпшілігі қағаз жүзінде жасалмайды. Бұл кәсіпорын басшыларынан, басшылардан мұрағатты бір, үш, бес және одан да көп жыл сақтау міндетін алып тастамайды.

Кадрларды электронды есепке алу

Электронды пайдалану кезінде кадрлық жазбаларҚұжаттардың қауіпсіздік шарттарын сақтау, жеке деректерді қорғау туралы заңның күшімен мұрағатқа қолжетімділікті азайту маңызды. Құжаттаманың электронды есебінің бірқатар артықшылықтары бар:

құжаттарға жылдам қол жеткізу;
файлды құпия сөзбен қорғау;
қағаздарды сақтау үшін сейфтерді сатып алудың қажеті жоқ;
кеңседегі орынды үнемдеу - қатты диск 10 000 немесе одан да көп құжаттарды сақтай алады;
уақытты үнемдеу - қол қоюға, кез келген құжатты компьютердегі қатты дискінің мұрағатынан 1-2 минут ішінде табуға болады.

Бейне

Мәтіннен қате таптыңыз ба? Оны таңдап, Ctrl + Enter пернелерін басыңыз, біз оны түзетеміз!

Ұйымдағы барлық персонал операцияларын құжаттау белгілі бір білім мен дағдыларды талап етеді.

Кәсіпорындағы іс жүргізу өз бетінше әзірленген және директор бекіткен нұсқаулықпен реттеледі. Ол отандық нормативтік актжәне шаруашылық жүргізуші субъектінің барлық қызметкерлерінің орындауы үшін міндетті. Оны адам ресурстары департаменті әзірлейді және бақылайды.

Құрметті оқырмандар! Мақалада құқықтық мәселелерді шешудің типтік жолдары туралы айтылады, бірақ әрбір жағдай жеке. Қалай білгіңіз келсе мәселеңізді дәл шешіңіз- кеңесшіге хабарласыңыз:

Өтініштер мен қоңыраулар тәулік бойы және аптасына 7 күн қабылданады..

Бұл жылдам және ТЕГІН!

Заңнама барлық тараптарды бекітетін көптеген құжаттарды дайындауды талап етеді еңбек қатынастарықызметкер жұмыс берушімен.

Тәжірибелі және жаңадан келген кадрлық офицерлер біліктілігін арттыруы керек. Оларға көмектесу үшін персоналды басқару бойынша теориялық курстарды ұсынатын интернет-сайттар құрылды.

Кадрлық құжаттар қызметкерлердің қызметін көрсетеді, зейнетақыны есептеуде басты рөл атқаратын қызметкерлердің еңбек өтілін растайды. Басшылық кәсіпорынның құжаттық қорына жауапты.

Қағаздағы бақылаудағы негізгі мәліметтер

Кадрларды есепке алуды сауатты ұйымдастыру нормативтік-құқықтық базаны білуді, оның өзгерістерін қадағалауды және қолданылатын құжаттар нысандарында бағдарлауды талап етеді.

Қандай мақсатта

Кадрлық есепке алуды жүргізу тәртібі заңмен реттеледі. Үстінде ірі кәсіпорындарүлкен құраммен, әдетте, кадр қызметі қалыптасады. Оның қызметкерлері Ресей Федерациясының нормативтік құқықтық базасының талаптарына сәйкес тиісті құжаттарды ресімдейді.

Іс қағаздарының бірыңғай нысаны болуы мүмкін немесе кәсіпорында әзірленіп, жергілікті актілерде бекітіледі.

Кадрлық іс қағаздарын жүргізу – бұл персоналды есепке алу, жұмыс уақыты, еңбекақыны есептеумен байланысты құжаттарды әзірлеуге және жүргізуге бағытталған қызмет.

Кадрлық мәселелерге келесі мәселелер кіреді:

жұмысқа орналасуды тіркеу;
жұмысшылардың ішкі қозғалысы;
жұмыстан босату;
басшы мен қызметкерлер арасындағы қатынастарды реттеу;
еңбек процесін ұйымдастыру;
басқалар.

Кадрларды есепке алуды дұрыс ұйымдастыру бірқатар мәселелерді шешуге ықпал етеді.

Оның негізгі мақсаттары кестеде көрсетілген:

Кадр жұмысының бағыты	Орындалып жатқан тапсырмалар
Бухгалтерлік есеп және бақылау	қызметкерлерді қабылдау, есепке алу, жұмыстан шығару.
Жоспарлау және реттеу	жұмысшыларды таңдау, ауыстыру, бейімдеу.
Есеп беру және аналитикалық	қызметкерлерді зерттеу, олардың жұмысын бағалау; аналитикалық жұмыс; есеп шығару.
Үйлестіру және ақпараттандыру	кадрларды даярлау, тәрбиелеу, қайта даярлау; қызметтік және жеке мәселелер бойынша қызметкерлерді қабылдау; жұмысшылардың жазбаша өтініштерін өңдеу; мұрағаттық-анықтамалық қызмет.
Ұйымдастыру-әдістемелік	қызметкерлердің жұмысын құжаттау; бөлімшелердің жеке құрамымен жұмыс; персоналды жоспарлау және басқару.
Деректі фильм	жеке істерді, еңбек кітапшаларын жүргізу; дербес есепке алу үшін бұйрықтарды, қағаздарды ресімдеу; ауру парағын, зейнетақы куәліктерін тіркеу және т.б.

Мәскеуде және Ресей Федерациясының басқа да ірі аймақтарында жеке бөлімшелері бар ұйымдар онлайн режимінде персоналды есепке алуды жүргізе алады. Ол үшін құжаттарды электронды түрде алмасуға мүмкіндік беретін тиісті бағдарламалар әзірленді.

Заңнамалық база

Кадрларды басқарудың заңнамалық негізі Ресей Федерациясының Еңбек кодексінде қамтылған.

Бұл қызмет бірқатар құқықтық актілермен реттеледі:

Толтыру және қолдану жөніндегі нұсқаулық бастапқы құжаттарбухгалтерлік есеп және еңбекақы туралы (Мемлекеттік статистика комитетінің 05.01.04 ж. № 1 қаулысы);
бірыңғай құжаттар және оларды дайындауға қойылатын талаптар (Мемлекеттік стандарттың 03.03.03 ж. № 65-ші қаулысы);
Іс жүргізу бойынша типтік нұсқаулық федералды органдаратқарушы билік (Ресей Федерациясы Мәдениет министрлігінің 08.11.05 ж. No 536 бұйрығы);
Мұрағат жұмысының ережелері (Федералдық мұрағаттар алқасының 06.02.02ж. шешімі);
Федералдық атқарушы органдардың іс жүргізу ережелері (РФ Үкіметінің 15.06.09 ж. No 477 қаулысы);
Ақпарат туралы заң, оны қорғау және ақпараттық технологиясы 2006 жылғы 27 шілдедегі № 149-ФЗ;
Өтініштерді қарау туралы заң Ресей азаматтары 02.05.06 № 59-ФЗ;
Ресей Федерациясының мемлекеттік тілі туралы заң 01.06.05 № 53-ФЗ;
2004 жылғы 22 қазандағы № 125-ФЗ «Архив ісі туралы» Заңы;
туралы заң коммерциялық құпия 2004 жылғы 29 шілдедегі № 98-ФЗ;
Еңбек кітапшалары туралы бұйрық 22.12.03 № 117н;
10.10.03 ж. № 69 еңбекті толтыру бойынша нұсқаулықтарды қабылдау туралы Жарлық;
Еңбек кітапшалары туралы 2003 жылғы 16 сәуірдегі N 225 қаулысы;
Ресей Федерациясы Қарулы Күштері Бас штабының нұсқаулары.

Қажетті құжаттар

Ресей Федерациясының Еңбек кодексі ұйымдардың өздерінің болуын міндеттейді заңнамалық база, ол бірқатар міндетті жергілікті қамтиды нормативтік құжаттар.

Оларға мыналар жатады:

Жарғы	Негізгі құрылтай құжаты. Онда кәсіпорынның ұйымдық-құқықтық нысаны, құрылтайшылары, қызмет аясы, басшыны жұмысқа қабылдау және босату тәртібі, оның өкілеттігі көрсетілген. Серіктестіктің көптеген ішкі ережелері Жарғы ережелерінің негізінде жасалады.
Еңбек тәртібі (бұдан әрі – Ереже)	Құжаттың болуы Өнерде қарастырылған. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 189, 190-баптары. Ол қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және жұмыстан шығару тәртібін, шарт тараптарының құқықтары мен міндеттерін, еңбек және демалыс режимдерін, көтермелеу мен айыппұлдар жүйесін, кәсіпорындағы еңбек қатынастарына қатысты басқа да мәселелерді белгілейді. Ережені директор бекітеді. Ұйымда кәсіподақ болса, оның құжатты қабылдауға қатысты пікірлері ескеріледі. Персонал тұрақты емес жұмыс уақытымен жұмыс істейтін ұйымдарда тиісті лауазымдар мен кәсіптердің тізімі болуы керек. Қағидаларға қосымша түрінде шығарылады.
Жеке деректерді қорғау жөніндегі нұсқаулық	Өнерге сәйкес. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 87, ол өңдеу кезінде орындалуы керек талаптарды белгілейді жеке ақпаратқызметкерлер туралы, оларды қорғауды, пайдалануды, сақтауды қамтамасыз ету. Жеке мәліметтер жұмыс берушіге еңбек қатынастары үшін қажетті жалғыз жұмыскер туралы мәліметтер болып табылады. Қызметкерлер олардың деректерін өңдеу тәртібін анықтайтын құжаттармен таныс болуы керек.
Еңбекті қорғау туралы ереже	Ол кадр бөлімінде орналасқан. Әрбір қызметкер құжатпен танысады. 50-ден астам қызметкері бар кәсіпорындарда еңбекті қорғау жөніндегі маманның лауазымы болуы керек.
ауысым кестесі	Компанияларда қолданылады ауысым кестесіеңбек. Құжат шұғыл және жарамды белгілі бір кезеңжұмыс берушінің қалауы бойынша.
Еңбек нормасы бойынша есептер	Олар бір жұмысшының немесе топтың өнім өндіруіне (жұмысты орындауға) және олардың негізінде еңбек нормаларын белгілеуге қажетті уақыт шығындарын көрсетеді.

Ережелер

Басшыны қабылдағаннан кейін ұйымның қалыпты жұмыс істеуі үшін қажетті лауазымдар саны белгіленеді. Алынған көрсеткіштерге сүйене отырып, өндірістік циклжәне кәсіпорын қызметінің басқа да ерекшеліктері дайындалуда.

Құжатты ресімдеу үшін әдетте стандартталған форма қолданылады. Үлгіні Интернеттен тегін жүктеп алуға болады. Жұмыс беруші кестені өз қалауы бойынша түзетуге құқылы.

Құжатта лауазымдар иерархиялық ретпен берілген: директордан бастап көмекші персоналға дейін. Олардың әрқайсысы бойынша штат бойынша бірлік саны, жалақы және жәрдемақылар көрсетіледі.

Келесі кезеңде жұмыс кестесі қалыптасады. Ол барлық қызметкерлердің жұмыс кестесін көрсетеді. Ауысымдар болса, егжей-тегжейлі ауысым кестелері жасалады. Құжат талаптарды қысқаша сипаттайды сыртқы түріқызметкерлер, мінез-құлық, күнделікті тәртіп және т.б.

Әрі қарай пішін әзірленеді еңбек шарты. Бұл жағдайда Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің негізгі нормаларын және компанияның ішкі нормативтік құжаттарын ескеру қажет. Еңбек шартын әдетте ұйымның заңгері немесе сыртқы мердігер жасайды.

Құжат келесі элементтерді қамтуы керек:

заңды тұлға туралы мәліметтер: аты-жөні, мекенжайы, телефоны, басшысының аты-жөні және лауазымы;
қызметкердің төлқұжатының деректері;
қызметкердің лауазымы, келісім-шарт түрлері (тұрақты немесе мерзімді) және жұмыс орны (негізгі немесе қосымша);
осы лауазым бойынша нұсқаулықтарға сілтеме жасай отырып, негізгі міндеттердің тізбесі;
сыйақы, қосымша төлемдер, жәрдемақылар, демалыстар туралы мәліметтер;
жұмыс кестесі, өңдеу үшін төлем;
шартты бұзу себептері және басқа да шарттар;
тараптардың қолдары мен деректемелері, фирма мөрі.

Персоналдың жұмысын тексеру және оңтайландыру үшін басшылық ішкі немесе тәуелсіз аудит жүргізе алады. Бұл әкімшілік жазаға тартылу қаупін, қызметкерлердің даулары мен шағымдарын азайтуға көмектеседі.

Нөлден бастап HR жазбаларын басқаруды ұйымдастыру кезеңдері

Кадрлық есептерді қалыптастыру үшін келесі қадамдық нұсқауларды пайдалану ыңғайлы:

Қажетті заттарды дайындау	Кадр қызметін ұйымдастыру үшін алдымен жиһазды, кеңсе техникасын, кеңсе тауарларын және т.б. сатып алу қажет. Сізге міндетті түрде кадр бағдарламасы, мысалы, «1С: ZUP» және анықтама қажет болады. құқықтық жүйе. Соның арқасында бөлім қызметкерлері қадағалайтын болады соңғы өзгерістерзаңнамасымен танысады және қажетті құжаттарға қол жеткізе алады. Жұмыс күші мен маңызды құжаттарды сақтау үшін сейф қажет.
Басшыны тіркеу	Директор кез келген компанияның атқарушы қызметкері болып табылады. Құжатқа қол қояды. Оған барлық өкілеттіктерді беру үшін ол еңбек шарты бойынша жұмысқа алынады. Тиісті бұйрық шығарылып, ол өзі тағайындайды.
Кадр жұмысына жауапты тұлғаны тағайындау	Шағын компанияда бұл функцияларды басшы орындауы мүмкін. Жеке қызметкер кеңсе жұмысымен айналысатын болса, онымен еңбек шарты жасалады. Оның негізінде тапсырыс дайындалады. Егер міндеттер бұрын қабылданған қызметкерлердің біріне жүктелсе, қосымша келісім мен бұйрық жасалады.
Ішкі актілерді құрастыру	Оларға директордың қолы қойылып, бұйрықтармен бірге арнайы папкада сақталады. Жергілікті құжаттарға жоғарыда аталған құжаттар кіреді («Нормативтік құқықтық актілер» бөлімі).
Қызметкерлерді қабылдауды құжаттау	Әрбір қызметкерде оның деректері мен жұмыс әрекетіне қатысты барлық құжаттарды толтыру үшін папка болуы керек ( еңбек шарты, қабылдау тәртібі, жеке карточка).
Еңбек кітапшаларын толтыру	Қызметкерлердің осы құжаттарына қабылдау, ауыстыру, көтермелеу және т.б жазбалар енгізіледі. Жұмыс беруші талап етеді жаңа кітапбұрын жұмыс істемеген қызметкер үшін. Еңбек және оларды тіркеу журналы кеңсе тауарлары бөлімдерінде болады. Бұл қағаздар сейфте сақталуы керек.

Бұл нұсқаулық осы мәселеде тәжірибесі жоқ манекендерге де жарамды.

Бухгалтерлік есеп қалай

Жазбаларды жүргізу үшін құжат айналымын дұрыс ұйымдастыру қажет.

Ол үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

ішкі нормативтік құқықтық базаны әзірлеу;
әрбір штаттық бірлік үшін штаттық кестені дайындау;
тұрақты келісім жасау;
еңбек шарттарын дайындау;
персонал үшін нысандарды әзірлеу;
Т-2 карталарын шығару;
қызметкерлерге өтініш нысандарын бекіту;
ішкі тапсырыстарды дайындау.

Персоналдың барлық әрекеттері расталуы керек. Олардың тізімі нормативтік құқықтық актілерде бекітілген.

Қосымша ұпайлар

Кадрларды есепке алу нөлден бастап персоналды қабылдаудан басталады. Жұмысқа үміткерлерге дұрыс өтініш беру, қажетті құжаттарды дайындау маңызды.

Қызметкерлер мен мерекелер

Міндетті бірі стандартты құжаттаркәсіпорында болуы тиіс штаттық кесте (ф. Т-3).

құрылымдық бөлімшелер мен лауазымдардың тізбесі;
әрбір лауазым бойынша штат бірлігінің саны;
жалақы, лауазымдар бойынша үстемеақылар;
ұйымның жалақысы.

Бөлімшелер құжатта ұйымның жұмысы үшін маңыздылығы ретімен көрсетіледі. Олардың ішінде қызметкерлердің лауазымдары да маңыздылығына қарай берілуі керек. Еңбек шартындағы лауазымдар мен қызметкерлер тізімі сәйкес келуі керек.

Штаттық кесте - бұл лауазымдарына сәйкес енгізілген қызметкерлердің аты-жөні толық көрсетілген кестенің нысаны.

Демалыс кестесі (ф. Т-7) қамтамасыз ету уақыты туралы ақпаратты көрсетеді жыл сайынғы демалысбарлық қызметкерлерге. Бір жыл бойы жинақталған. Оны кәсіподақ органымен келісе отырып директор бекітеді. Құжат жаңа жылға дейін кемінде 2 апта бұрын берілуі керек. Оған енгізілген деректер қызметкерлер үшін де, жұмыс берушілер үшін де міндетті. Ерекшелік - бенефициарлар.

Кесте келесі мәліметтерді қамтиды:

бөлім атауы;
Қызмет атауы;
Қызметкердің аты-жөні және штат нөмірі;
демалыс күндерінің саны;
жоспар мен факті бойынша демалысқа шығу күндері;
демалысты кейінге қалдыру негіздері, болжамды күні.

Бұл туралы еңбек демалысынан 2 апта бұрын қызметкерге хабарланады. Бұйрық шығарылады, онымен қызметкер қол қойып танысады. Қараша айында сіз барлық бөлім басшыларына 1 желтоқсанға дейін бухгалтерияға демалыс кестесін тапсыруды міндеттей отырып, бұйрық дайындай аласыз. Бұл жалпы кестені дайындауды жеңілдетеді.

Қызметкерлерді тіркеу

Ұйымның толыққанды жұмысы қызметкерлерді жұмысқа қабылдаудан басталады. Бос орындарды толтыру қағазбастылықпен қатар жүреді.

Қызметкерлерді жұмысқа қабылдау кезінде персоналды басқару жөніндегі қызметкердің міндеттері:

өтініш берушінің өтінішін арнайы журналда тіркеу;
бастаушыны ағымдағы нұсқаулармен және жергілікті актілермен таныстыру;
еңбек шартын ресімдеу және оған тараптардың қол қоюын бақылау;
қызметкерге шарттың көшірмесін беру және ол туралы ұйымның бланкісіне белгі қою;
бұйрықты ресімдеу және бухгалтерлік кітапқа тіркеу;
жеке карточканы толтыру, іске құжаттарды беру (өтініштер, жеке іс қағаздарының көшірмелері, бұйрықтар, шарттар);
қызметкерге еңбекақы төлеу үшін құжаттарды төлеушіге беру.

Кадрларды басқару жүйесін құру кезінде сіз бастапқыда қандай құжаттарды ресімдеу керектігін және олардың қайсысы қызметтің белгілі бір саласы үшін қажет екенін шешуіңіз керек.

Қажетті құжаттарға мыналар кіреді:

персоналға бұйрықтар (қабылдау, ауыстыру және т.б.);
персоналға бұйрықтар (мерекелер, сыйлықақылар, іссапарлар және т.б.);
Т-2 карталары;
еңбек;
келісімдер;

Басқа қажетті құжаттарға мыналар кіреді:

Штаттық кесте;
ОТ бойынша позиция;
саяхат журналы;
ішкі тәртіп ережелері;
басқалар.

Лауазымдық нұсқаулықтар мен ұжымдық шарт талап етілмейді, бірақ әрбір жұмыс берушіде бұл құжаттар бар.

Міндетті құжаттардың тізімін жасағаннан кейін сіз жарғылық құжаттарды зерделеуіңіз керек. Олардың негізінде басқа да құжаттарды әзірлеу қажет. Олардың тізімі заңды тұлға қызметінің сипатына және еңбек жағдайларының ерекшеліктеріне байланысты. Мысалы, қызметкерлерді нысанды киіммен және ЖҚҚ-мен қамтамасыз ету қажет болса, оларды беру тәртібі мен мерзімі, қандай қызметкерлерге қажет екендігі туралы бұйрық дайындау қажет.

Жұмыс үшін өтемақылар мен жеңілдіктер ерекше шарттар: қауіпті өндірістерде, тұрақты емес, түнгі және т.б. Одан әрі олар персоналды есепке алуды жүргізу туралы ережені жасайды. Онда ұйымның жұмысына қажетті іс қағаздарының тізімі, оларды ресімдеу және сақтау тәртібі көрсетіледі.

Заңнама мұндай Ережені әзірлеуді міндеттемейді, дегенмен ол кадр бөлімінің қызметкерлерінің жұмысын айтарлықтай жеңілдетеді. Жұмыс істеу үшін жаңа ұйымалдымен директор қабылданады, содан кейін қалған қызметкерлерді жұмысқа алады.

Қажетті лауазымдардың құрамы мен саны штаттық кестені көрсетеді. Рәсім ережелері барлық жұмыс кестелерін, қызметкерлерге қойылатын талаптарды және т.б. көрсетеді Үлгілік еңбек шарты Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің нормалары негізінде әзірленеді.

Бухгалтерлік журналдарды қолданар алдында оларды дайындау керек: нөмірленген парақтар, тігілген, мөрленген. Микробағдарламаның соңғы парағына қағаз парағы желімделген. Онда беттердің саны көрсетіледі, директор немесе жауапты орындаушы қол қояды, мөр басылады. Журналдың бірінші бетінде ұйымның атауы және оны жүргізудің басталу күні жазылады.

Бірі маңызды құжаттаркадрларды есепке алу кітапшасы болып табылады. Оларды ұстау үшін бұйрықта оларды толтыратын және олардың сақталуына жауап беретін жауапты адам тағайындалады.

Жиі қойылатын сұрақтар

Кадрларды есепке алуды ұйымдастыру белгілі бір нәзіктіктер мен нюанстарға ие:

Қалпына келтіру тәртібі	Процедура заңнамада көрсетілмеген. Ол әдетте келесі қадамдардан тұрады: Қолданыстағы нормативтік құқықтық актілерді зерттеу. Қажетті құжаттар тізбесін анықтау. Ұйымның алдағы жұмысының жоспарын құру. Құжаттарға жауапты тұлғаларды анықтау. Қалыптастыру кадрлармен қамтамасыз ету. Қызметкерлерді қабылдау, орын ауыстыру, кадрлық ауыстыру, жұмыстан босатудың дұрыстығын тексеру. Кәсіпорындағы еңбек режимінің заңдылығын анықтау.
Жұмыскерлері бар жеке кәсіпкерлердің ерекшеліктері	Кәсіпкер стандартты сценарий бойынша қызметкерлерді жалдайды. Шарт бірнеше кезеңде жасалады: Қажетті құжаттарды алу. Өтінім жасау. Шарт жасау және қол қою. Қабылдау туралы бұйрықты қалыптастыру. Т-2 картасын құру. Еңбекке жазба жасау. Ағылшын тілін меңгерген азаматтарды жұмысқа орналастырудың өзіндік ерекшеліктері бар.
Шағын бизнесті басқару	Бұл ұйымдарда кадр мәселесімен басшының өзі немесе арнайы бөлім айналысуы мүмкін. Жұмыс беруші персоналды есепке алуды аутсорсингпен жүргізе алады. Барлық мәселелерді үшінші тараптың мамандандырылған ұйымы шешеді. Құжат айналымының қиындықтары ұйым үлкен болса, құрылымдық бөлімшелері болса және құжаттаманың көп мөлшері болса. Бұл жағдайда құжаттарды беру жауапкершілігі курьерге жүктелуі мүмкін. Сонымен қатар, орындаушы ұйымның өкілдері көбінесе тапсырыс берушінің кеңсесіне бармайды, яғни жұмыс толығымен қашықтан орындалады.
Микрокәсіпорындарда бухгалтерлік есепті жеңілдету	Барлық еңбек жағдайлары қызметкермен келісімде белгіленеді. 2019 жылы аталған компаниялардың басшылары мен жеке кәсіпкерлер жергілікті нормативтік құқықтық актілерді жасаудан бас тартуға құқылы. Шағын кәсіпорын мәртебесін жоғалтқан күннен бастап 4 ай ішінде басшылық «дәстүрлі» кадрлық құжаттаманы беруге міндетті.

HR құжаттамасыБұл қызметкерлер және олар туралы ақпаратты қамтитын құжаттардың кең ауқымы еңбек қызметі. Кадрлар туралы құжаттарға келесі құжаттар топтары жатады:

Кадрларды қабылдау, ауыстыру, демалыс, іссапар, жоғарылату бойынша барлық тапсырыстар, тәртіптік шара, жеке деректерді өзгерту.

Қызметкерлердің мәлімдемелері, актілері, хаттамалары;

Еңбек шарты және еңбек кітапшалары;

- қызметкерлердің жеке істері мен жеке карточкалары;

- штаттық кесте және жұмыс уақытының кестесі;

Жалақы шоттары.

Оларда көрсетілген қызмет түрлері бойынша құжаттар екі үлкен топқа бөлінеді.

Бірінші топ – жалпы және әкімшілік шығыстар бойынша, яғни мәселелер бойынша құжаттар жалпы басшылықкәсіпорын.

Екінші топ – басқару функциялары бойынша құжаттар. Мұндай құжаттарды кадр қызметі, бухгалтерия, жоспарлау және бақылау, жабдықтау және өткізу бөлімдерінің қызметкерлері жасайды.

Негізгі ұйымдастырушылық құқықтық құжаттар , реттейтін жалпы ұйымның персоналымен жұмыс жасау мәселелері: ішкі ережелер жұмыс кестесі, персонал туралы ереже, құрылымдық бөлімше туралы ереже, лауазымдық нұсқаулық.

Ішкі еңбек тәртібі - ұйымдастырушылық-әкімшілікқызметкерлерді қабылдау, ауыстыру және жұмыстан босату тәртібін, жұмысшылар мен қызметкерлердің негізгі міндеттерін реттейтін құжат.Әкімшіліктің негізгі міндеттері, жұмыс уақытыжәне оны қолдану, еңбектегі табыс үшін марапаттау, айыппұлдар, объектішілік режим және жұмысты ұйымдастыру.

Персонал туралы Ереже кәсіби және кәсіби мәселелерін көрсететін құжат болып табылады әлеуметтік дамуеңбек ұжымы, оның әкімшілікпен қарым-қатынасы, еңбек қауіпсіздігі және басқа да мәселелер.

Штаттық кесте – бұл ұйымдағы барлық лауазымдардың тізімі, олардың саны мен жалақысы көрсетілген құжат.

Құрылымдық бөлімше туралы ереже құрылымдық бөлімшелердің функцияларының мәртебесін, құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін белгілейтін құжат болып табылады.

Лауазымдық нұсқаулықреттеу мақсатында шығарылатын құжат болып табылады ұйымдық-құқықтыққызметкердің лауазымы, оның міндеттері, құқықтары, жауапкершілігі және оның тиімді жұмыс істеуіне жағдай жасау.

6.3-кесте – Ұйымда персоналды басқару бойынша құжаттардың шамамен тізімі

Персоналды басқару процедуралары	Әзірлеу үстіндегі құжаттар
Еңбек шартын жасауды және жұмысқа қабылдауды құжаттау	Жұмысқа өтініш. Еңбек шарты (келісім) Қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрық (нұсқау) Кадрлық есепке алу жөніндегі жеке парағы (сауалнама) Өмірбаян Түйіндеме
Құжаттама жалпы мәселелержұмыс күшін басқару және орналастыру	Ұжымдық шартҰйым туралы жарғы (ереже) Ішкі еңбек тәртібі Құрылымдық бөлімше туралы ереже Лауазымдық нұсқаулық Құрылым және штат кестесі Ұйым басшылығы арасындағы міндеттерді бөлу туралы бұйрық
Жұмыс уақытын пайдалану есебінің құжаттамасы	Қосымша демалыс күндерін беру кестесі Толық емес жұмыс күнін белгілеу (жою) туралы өтініш
Персоналды материалдық ынталандыруды ұйымдастыруды құжаттау	Еңбекақы туралы ереже және материалдық ынталандыруҚызметкерлердің еңбегіне ақы төлеуді ұйымдастыру туралы ереже Персоналға сыйлықақы төлеу туралы ереже Әлеуметтік төлемдер мен жәрдемақылар туралы ереже (әлеуметтік пакетте) және т.б.
Персоналды басқарудың негізгі процедураларының құжаттамасы	Ұйымның Әдеп кодексі Кадрларды аттестациялау туралы ереже Басшылық лауазымдарға жоғарылату үшін кадрлар резервімен жұмыс туралы ереже Жас мамандармен жұмыс туралы ереже Персоналдың іскерлік мансабын басқару туралы ереже және т.б.
Қызметкерлерге демалыс беруді құжаттау	Демалыс кестесі Еңбек демалысын беру туралы өтініш Қызметкерге демалыс беру туралы бұйрық (нұсқау) Қызметкерге демалыс беру туралы ескертпе-есеп
Еңбек шартын бұзуды және жұмыстан босатуды құжаттау	Жұмыстан шығу туралы хат Еңбек шартын бұзу туралы ұсыным Сайланбалы кәсіподақ органының хаттамасы Қызметкерлермен еңбек шартын бұзу туралы бұйрық (нұсқау)

Жұмыс процесін оңтайландыру

Жұмыс процесін оңтайландыру екі негізгі бағытты қамтиды:

ақпараттың сапалы мазмұнын жақсарту (жауапкершілік орталықтарымен байланыстыру; көрсеткіштердің оңтайлы жиынтығы мен мазмұны; жоғары сапанормалар мен стандарттар; ауытқулар туралы ақпараттың болуы);

жұмыс процесінің тиімділігін және басшыларға ыңғайлылықты арттыру (ақпараттың қайталануын жою, қозғалыс бағыттарын оңтайландыру; бухгалтерлік есеп пен бастапқы есепке алуды біріктіру) оперативті басқаружәне т.б.; құжат тақырыптарын мазмұнмен сәйкестендіру).

Ақпараттық сыйымдылықты сақтай отырып, жұмыс үрдісін азайту нұсқасын қарастырыңыз.

Жұмыс процесін құру кезінде, сондай-ақ басқару есебінің ұйымдық құрылымдарын құру кезінде жұмыс келесі факторлардың әсерін зерттеуден басталады: технология ерекшеліктері, өнімнің құрамы, өндірісті ұйымдастыру және кәсіпорынды басқару және оның құрылымдық бөлімшелер, бизнес-процестер, материалдық ағындар. Құжат айналымын ұйымдастыру көп жағдайда қол жетімділігіне байланысты ұйымдық құрылымдаржауапкершілік орталықтарын басқару; кәсіпорынішілік кәсіпкерлік механизмін дамыту; ауытқуды бақылаудың болуы; басқарудың құзыреттілігі және шешім қабылдаудың прогрессивті әдістерін қолдану; дербес компьютерлердің, ақпараттық желілердің және т.б.

Жұмыс процесін оңтайландыру жұмыс үрдісінің стандарттарын құруды және ішкі есептілікті қалыптастыруды қамтиды. Әрбір тақырып (немесе құжат) бойынша есеп беру нысандары (құжаттар) әзірленеді; нысанды толтыру бойынша нұсқаулық (басқару деңгейін ескере отырып, мақсатты пайдалану, деректемелерді және (немесе) көрсеткіштерді толтыру реті: қай бағанда және/немесе жолда, көрсеткіштің қандай мәні және т.б.); нормативтік акт әзірленеді (кім, қайда, кімге және қандай мерзімде есеп беру нысанын (құжатты) береді); ережені бұзғаны үшін жауапкершілік белгіленеді.

тест сұрақтары

1. Бухгалтерлік баланстың анықтамасын беріңіз?

2. Бухгалтерлік баланстың негізгі түрлері қандай?

3. Баланс неліктен ішкі және сыртқы қолдануға арналған негізгі ақпараттық материал болып табылады қаржылық есеп беруұйымдар?

4. Бухгалтерлік баланстың актив пен пассив (валюта) нәтижелерінің теңдігін қалай түсіндіруге болады?

5. Бухгалтерлік баланстың актив және пассив бөлімдерінің атауы мен мазмұнын көрсетіңіз?

6. Балансқа әсер ететін шаруашылық операциялардың түрлерін атаңыз?

7. Шоттар жоспары дегеніміз не бухгалтерлік есеп?

8. Бухгалтерлік есеп шоттарының белсенділігі мен енжарлығы қандай критерийлер бойынша анықталады?

9. Активті және пассивті шоттар бойынша жазулар тәртібі қандай?

10. Қосарлы жазу әдісін анықтаңыз?

11. Шот корреспонденциясы және бухгалтерлік жазба дегеніміз не?

12. Шоттар балансқа қатысты қалай бөлінеді?

13. Балансқа анықтама беріңіз және активті және пассивті шоттардағы қалдықты есептеу әдістерін атаңыз?

14. Синтетикалық, аналитикалық және қосалқы шоттарға мысал келтіріңіз?

15. Ұйымның мүлкін көрсету үшін есептегіштердің қандай топтары қолданылады?

16. Шаруашылық есеп дегеніміз не?

17. Бухгалтерлік есеп дегеніміз не?

18. Бухгалтерлік есепке қандай ерекшеліктер тән?

19. Бухгалтерлік есеп қандай бөліктерден тұрады?

20. Бухгалтерлік есептің негізгі міндеттері қандай?

21. Кәсіпорында бухгалтерлік есепті ұйымдастыру кімге жүктеледі?

22. Бухгалтерлік есеп мәліметтері қандай ақпаратты береді?

23. Бухгалтерлік есеп ақпараты не үшін қажет?

24. Бухгалтерлік ақпараттың сыртқы және ішкі пайдаланушылары қандай?

25. Есеп саясатын таңдау мен негіздеуге қандай факторлар әсер етеді?

26. Бухгалтерлік есептің пәні мен әдісін атаңыз және сипаттаңыз?

27. Ұйымның мүлкі құрамы мен орналасқан жері бойынша қалай бөлінеді?

28. Меншіктің қалыптасу көздері қандай?

29. Дебиторлық және кредиторлық берешекке анықтама беріңіз?

30. Ұғымдарды беріңіз қаржылық инвестициялар?

31. Өз көздеріңізге сипаттама беріңіз?

32. Қарыз көздеріне сипаттама беріңіз?

33. Бухгалтерлік есеп регистрлері мазмұны бойынша қалай топтастырылады?

34. Бухгалтерлік есеп регистрлері сыртқы түрі бойынша қалай топтастырылады?

35. Бухгалтерлік есеп нысаны дегеніміз не?

36. Бухгалтерлік есептің құрылымы қандай?

37. Алғашқы есеп құжаттарының түрлерін атаңыз?

38. Құжаттардың реквизиттері нені білдіреді?

39. Кадрлық құжаттама дегеніміз не?

40. Кадрлармен жұмыс істеудің негізгі мәселелерін реттейтін негізгі ұйымдық-құқықтық құжаттар қандай?

Кез келген кәсіпорында қызметкерлердің жалақысы мен еңбегінің есебі сәйкес жүргізіледі бастапқы құжаттама, персоналды басқару қызметін жасайды және жүргізеді. Егер бұл бөлімшенің қызметі дұрыс ұйымдастырылмаса, онда бүкіл кәсіпорынның жұмысында елеулі бұзылулар болады. Персоналды есепке алудың қандай құжаттары бар екенін толығырақ қарастырайық.

Негізгі ақпарат

Жоғарыда айтылғандай, қызметті жеткіліксіз сауатты ұйымдастырумен кадрлар бөлімікәсіпорында әртүрлі мәселелер бар. Атап айтқанда, жалақыны төлеу, науқастық демалысына өтемақы төлеу, бақылаушы органдарға құжаттардың уақытылы дайындалмауы мүмкін. Мұның бәрі айтарлықтай нашарлауға әкеледі қаржылық көрсеткіштерфирмалар. Кадр қызметінің құжаттары Еңбек кодексінде қамтылған талаптарға сәйкес толтырылады. Іс қағаздарының дұрыс жүргізілуін бақылау еңбекпен де, жұмыс күшімен де жүзеге асырылады салық инспекциясы. Қадағалаушы қызметкер оның қызмет түріне және меншік түріне қарамастан серіктестіктің кез келген кеңсесіне келіп, ұйымның жеке құжаттарын тексеру үшін талап ете алады. Инспекторларға № 134 Федералдық заңға сәйкес мұндай өкілеттіктер берілген.

Офистік тапсырмалар

Кадр қызметінің қызметі белгіленген ережелерге сәйкес құжаттаманы дайындауға және өңдеуге қатысты барлық процестерді қамтиды. Ол басқарудың бірқатар міндеттерін шешу үшін жүзеге асырылады. Оларға, атап айтқанда:

Сізге кадрлық құжаттар не үшін қажет?

Бұл құжаттардың негізгі мақсаты - олардың ішіндегі барынша ашықтықты қамтамасыз ету еңбек қатынастары. Іс қағаздарын жүргізу жүйесі белгілі бір ережелер мен талаптарға негізделген. Оларды сақтау қызметкерлер үшін тұрақтылыққа, ал компанияның әкімшілік аппараты үшін басқаруды жеңілдетуге кепілдік береді. Кадрлық құжаттарда көзделген міндеттер мен құқықтардың көлемін нақты реттеудің арқасында еңбек қатынастарына барлық қатысушылардың мүдделері сақталады.

Қағаз түрлері

Еңбек кодексінің нормаларына сәйкес кадрлық құжаттардың негізгі нысандары мыналар болып табылады:

Штаттық кесте.
Демалыс кестесі.
Кәсіпорындағы ішкі тәртіп ережелері.
Қызметкерлердің дербес деректерін өңдеу тәртібін, сондай-ақ олардың міндеттері мен құқықтарын белгілейтін құжаттар.
ОТ бойынша нұсқаулар мен ережелер. Әрбір жұмыс беруші қамтамасыз етуі керек онсыз қауіпті жағдайларқызметкерлердің өз міндеттерін орындауы үшін кәсіби қызмет. Қызметкерлер жасалған нұсқаулықтармен және қол қоюға қарсы ережелермен танысуы керек.
Ауысым кестелері. ТК шекке орнатылған рұқсат етілген ұзақтығыкүніне жұмыс белсенділігі. Ауысымдық жұмыс кезінде уақыт сәйкес кестелерді құрастыру арқылы жазылады.

Көрсетілген кадрлық құжаттар көбінесе бақылаушы органдардың тексеру нысанасы болып табылады.

Персонал

Қызметкерлер туралы мәліметтерді қамтитын кадрлық құжаттар бөлімнің жеке құраммен жұмысы барысында жасалады. Мұндай қағаздар әрқашан кәсіпорынның белгілі бір қызметкерімен тығыз байланысты. Оларда қызметкердің кәсіби қызметі, оның біліктілігі, жұмыс нәтижелері, мемлекетке қабылдау шарттары, еңбек өтілі және т.б. Мұндай құжаттарға, атап айтқанда:

Азаматтың еңбек қызметін растайтын әкімшілік құжаттар.
Ақпараттық және есеп айырысу құжаттары.
Ресми ішкі хат алмасу.
Тіркеу және есепке алу кітаптары/журналдары.

Әр топтың құжаттарының өзіндік ерекшеліктері бар. Олар әртүрлі мақсаттарға арналған, әзірленген, пайдалануға берілген, тиісті рәсімдерге сәйкес бекітілген.

Әкімшілік құжаттар

Бұл санатқа басшылардың нұсқаулары мен бұйрықтары кіреді. Олардың басшысының көмегімен серіктестіктің Жарғысында қарастырылған кәсіпорынды басқару өкілеттілігін жүзеге асырады. Тапсырыстар екі топқа бөлінеді. Біріншісіне кәсіпорын қызметінің негізгі бағыттары бойынша актілер кіреді. Олар, атап айтқанда, өндіріс мәселелері бойынша бұйрықтар, сертификаттау тәртібі, нұсқаулықтар және т.б. Екінші топта жеке құрамға арналған бұйрықтар бар. Оларға жұмыстан босату, жұмысқа қабылдау, ауыстыру, демалыстар беру, тәртіптік жазалар, көтермелеу актілері жатады. Бірінші топтың құжаттары тұтастай кәсіпорын қызметін қамтиды және кадрлар бөлімінің жұмысына жанама түрде қатысты. Басқа санаттағы іс қағаздары тікелей персонал қызметіне қатысты. Көбінесе бұл бірыңғай кадрлық құжаттар. Олардың нысандарын Мемлекеттік статистика комитеті бекітеді. Персоналдың қызметін көрсететін құжаттарға мыналар жатады:

Бұл құжаттар қызметкердің жұмыс тәжірибесін барынша толық көрсетуге арналған. Ол өз кезегінде болашақта оған зейнетақы тағайындауда, кәсіпорындағы қызметі кезінде мүгедектік бойынша жәрдемақыны есептеуде маңызды болмақ. Басқа жұмыс берушілердің бұйрықтарының көшірмелері еңбек кітапшасына толық емес жұмыс күні туралы жазбалар енгізу, оның телнұсқасын жасау үшін негіз болып табылады.

Ақпарат және есептеу категориясы

Бұл құжаттар қызметкерлердің жеке деректерін есепке алу, олардың еңбек қызметіне қатысты ақпаратты қорғау мақсатында жүргізіледі. Олардың ішінде:

жеке карта;
уақыт парағы;
Штаттық кесте;
жеке іс.

Олардың көпшілігі үшін стандартты формалар қолданылады. Біркелкі пішіндеркадрлық құжаттар оларды толтыру процесін айтарлықтай жеңілдетеді.

Ішкі корреспонденция

Ол кәсіпорында қабылданған кадрлық шешімдерді тіркеу үшін қолданылады. Мәселен, кез келген қызметкерді тәртіптік жауапкершілікке тарту үшін одан түсініктеме алу керек. Егер қызметкерді көтермелеу күтілсе, оның тікелей басшысы кәсіпорын директорына тиісті ұсыныс жібереді. Қызметкерлер арасындағы ресми пікір алмасу нұсқаларының бірі ретінде ішкі хат алмасу әрекет етеді.

Бақылау және есепке алу кітаптары

Тіркеу журналдары кадрлық құжаттаманы (бұйрықтар, анықтамалар, жеке істер, еңбек кітапшалары) тіркеуге арналған. Әрбір қағазға белгілі бір нөмір беріледі. Журналда құжаттың тіркелген күні де көрсетіледі. Дұрыс есепке алу құжаттардың заңды күшін береді. Бұл, өз кезегінде, сол немесе басқа ұстанымды дәлелдеуге мүмкіндік береді еңбек дауы. Осы топтың кадрлық құжаттарын тіркеуді және сақтауды уәкілетті тұлғалар жүзеге асырады. Компания журналдарды пайдаланады:

Кадрлық құжаттардың кейбір үлгілері федералды деңгейде бекітіледі, басқаларын компанияның өзі әзірлейді.

Барлық құжаттар қажет пе?

Шартты түрде жоғарыда аталған кадрлық құжаттар үш санатқа бөлінеді:

Кәсіпорын қызметінің ерекшеліктеріне байланысты.
Ұсынылады.
Міндетті.

Соңғысын қызметкерлер санына, қызмет түріне, құқықтық мәртебесі. Бұл құжаттар ТК-да тікелей немесе жанама түрде көрсетіледі. Мысалы, кәсіпорында бұйрықтың ережелерін жасау қажеттілігі 189-190-баптардан, штаттық кестеден - баптан туындайды. 57. Ұсынылатын жұмыстар кадр жұмысын оңтайландыруға арналған. Олардың болуы немесе болмауы басшының шешіміне байланысты. Ұйым қызметінің ерекшеліктеріне байланысты құжаттар белгілі бір компания үшін міндетті болады. Егер кәсіпорын зиянды немесе қауіпті еңбек жағдайларын қамтамасыз етсе, онда оны дамыту міндетті қосымша ережелержәне нұсқаулар. Мысалы, бұл тұрақты медициналық тексеруден өту туралы Ережелер, қауіпсіздік техникасы бойынша нұсқаулықтар және т.б.

Қағазды қалпына келтіру

Көбінесе компанияның жаңасы болған кезде персонал қызметкері, ол белгілі бір қиындықтарға тап болады. Мысалы, компанияда белгілі бір міндетті құжаттар болмауы мүмкін. Бір күнде қажетті құжаттарды рәсімдеп, жүзеге асыру мүмкін емес. Бұл жағдайда сіз ең маңыздыларын бөліп, олардың дизайнын бастауыңыз керек. Сарапшылар, ең алдымен, демалыстар мен қызметкерлерді жоспарлауды бастауды ұсынады. Содан кейін келісім-шарттардың, ауыстыру, жұмысқа қабылдау туралы бұйрықтардың, еңбек кітапшаларындағы белгілердің болуын және дұрыстығын тексеру керек.

Егер компанияда бухгалтерлік кітаптар болмаса, олар да жасалуы керек. Әрі қарай, сіз барлық жеке карталарды ретке келтіруіңіз керек. Барлық құжаттардың күні көрсетілген. Дегенмен, форманың мәтінінде, мысалы, f. Т-2, нақты күн, яғни қызметкердің жұмысқа қабылданған немесе ауыстырылған күні қойылады. Бұл жағдайда көмек алу үшін бухгалтерияға хабарласып, ақпаратты нақтылау және тексеру үшін қызметкерлердің жеке шоттарын сұрауға болады. Кәсіпорынның жоғалған немесе жоғалған қағаздарын қалпына келтіру барысында ағымдағы жұмыс туралы ұмытуға болмайды. Осыдан кейін міндетті жергілікті актілерді дайындауға, орындауға және жүзеге асыруға кірісу қажет. Персонал бойынша құжаттаманы сақтау мерзімдері тиісті Тізбемен бекітіледі. Онда келтірілген барлық құжаттар кейіннен мұрағатқа тапсырылуы тиіс.

Егер форма және мазмұн сияқты философиялық категорияларды қолдана отырып, ұйым қызметкерлерімен жұмысты тұтас қарастыратын болсақ, онда персоналды басқаруды мазмұн ретінде, ал кадрлық іс жүргізуді ұйымның кадр саясатының бір түрі ретінде көрсетуге болады. Бұл мазмұн мен форма бір-бірінсіз өмір сүре алмайды. Кәсіпорынның ерекшеліктерін және қызметкерлер жұмысының сипатын ескере отырып, персоналмен тиімді ағымдағы жұмысты қалай құруға болатынын көрейік.

Компания дұрыс қызметкерді тапты. Әрі қарай, HR мамандары оны дұрыс құрастыруы керек. Шынында да, кадрлық іс жүргізудің толық емес немесе дұрыс жүргізілмегендігімен ұйым қаржылық тәуекелдерге ұшырайды, сонымен бірге кәсіпорын басшысы әсерлі жеке айыппұлды күтуі мүмкін.

Егер а кадр саясатыКәсіпорын шығындарды үнемдеумен және айтарлықтай кадрлық тұрақсыздықпен (әсіресе жұмысшылар) ерекшеленетіндіктен, персоналды басқаруды оңтайландыру, персоналды басқару қызметінің тиімділігін арттыру мәселесіне үлкен көңіл бөлу қажет. Дәл осы тапсырма күзет ұйымдарының 1 тобының кадр бөлімінің бастығына жүктелді.

Storytelling немесе компания оқиғалары ретінде

Жобаны жүзеге асырудың алғышарттары

2012 жылы компаниялар тобы 500 адамды құрады. Кадрлық іс жүргізуді персоналды басқару бөлімінің үш қызметкері (екі маман және басшы) жүзеге асырды. Бөлімнің жұмысын реттейтін арнайы құжаттар болған жоқ, барлығы ауызша келісіммен атқарылды. Бухгалтерлік есеп «1С» типтік бағдарламасында жүргізілді. Әр қызметкерге жеке қаралды. Адамдар өз өтініштерін тікелей кадр бөліміне әкелді. Мұнда оларды жұмысқа алып, жұмыстан шығарды. Қызметкерлер мамандардың бірінің босатылуын күтіп, құжаттарын көшіріп, 1С-ге деректерді енгізіп, қажетті қағаздарды басып шығарды, содан кейін құжаттарға қол қойып, қол қоюға қарсы жергілікті ережелермен танысады ...

2013 жылдың басында ұйымға түскен тапсырыспен жұмысқа қабылдау бөлімі жарты жылдың ішінде жұмысшылар ағынын қамтамасыз етті, осыған байланысты штат саны 3 мың адамға дейін өсті. Қызметкерлер құрамы келесідей болды: 100 адам – әкімшілік-басқару персоналы, 2900 – жұмыс істейтін персонал (күзетшілер мен бақылаушылар). Жұмысшы кадрлардың ауысуы 10 пайызды құрады.

Ұйым ауысымдық жұмыс әдісін қолданды, әр екі апта сайын ауысым ауыстырылды: жаппай жұмыстан босатуауысымында жұмыс істеген және одан әрі жұмыс істегісі келмейтін қызметкерлер және жаңадан келген адамдарды жаппай жұмысқа қабылдау. Күніне 50-ге дейін тағайындаулар және бірдей жұмыстан босатулар жасалуы керек болды (салыстыру үшін: қарапайым күндерде 10-15 тағайындау және жұмыстан босату саны бірдей).

Қабылдауларды (айына 300-ге дейін) және жұмыстан босатуды (бірдей сан) тіркеуден басқа бөлімнің функцияларына мыналар кірді: демалыстарды тіркеу (айына 200-ге дейін); қызметкерлерге олардың өтініші бойынша жұмыс орнынан анықтама және еңбек кітапшаларының көшірмелерін (100-ге дейін) беру; жалақы алу үшін банктік карталарды шығаруды ұйымдастыру (айына 300-ге дейін); қызметкерлердің бір күзет объектісінен екіншісіне өтуін құжаттамалық қамтамасыз ету (айына 500-ге дейін); жаңа еңбек кітапшаларын тіркеу (ай сайын 80-ге жуық); басшылық үшін жұмысқа қабылдау құралдары (кандидаттардың бос орындардың бар екендігі туралы қалай білгені) және жұмыстан шығару себептері туралы ақпарат жинау; қызметкерлердің саны, жұмысқа қабылдануы және жұмыстан босатылуы туралы күнделікті, апталық және айлық есептерді дайындау.

Кадр бөлімі күзет қызметімен (объектілерді тікелей күзететін және мынадай құрылымды құрайтын бөлімше: күзет бөлімінің бастығы, бастықтың орынбасарлары, учаскелердің бастықтары, аға ауысым, күзетшілер және бақылаушылар), сондай-ақ есеп бөлімі. Бұл ретте бұрынғы жұмыс тәртібі сақталды (нормативтік актілер жоқ, стандартты 1С бағдарламасында бухгалтерлік есеп, қызметкерлердің әрқайсысымен жеке жұмыс). Күзет бөлімі қызметкерлерінің өтініштері құжаттары бекітілмей беріліп, жиі жоғалып кететін, ауыстырылғанын тексеруге мүмкіндік болмаған. Жұмысшылар кадр бөліміне жиі барып, өтініштерін еш бекітпестен өздері тапсыратын. Осылайша, кадр бөлімі қызметкерлерінің бухгалтерияға құжаттарды тапсыру форматы мен мерзімі өз еркімен болды.

Кадр бөлімі үш маманмен толыққанымен (қазір бастықты есептемегенде бесеу бар) бөлімшенің әлі де талапқа сай емес екені көрініп тұрды. Бұл келесіде көрінді. Ауысымдық ауысым күндері қызметкерлер жұмыста сағат 22:00-ге дейін, қарапайым күндері – 20:00-ге дейін жұмыс істеді, бұл үшін үстеме жұмыс уақыты тұрақты төленді. Алты ай бойы ешкім демалысқа шықпады, өйткені бұл мүмкін болмады. Кадрлар бөлімінің кадрлық тұрақсыздығы артты: соңғы жарты жылда үш адам ауыстырылды. Бухгалтериядан күнделікті шағымдар түсіп жатты. Құжаттардағы қателер (қағаз немесе электронды) 18-20%, құжаттарды ұсыну мерзімдерін бұзу (демалыс және жұмыстан босату туралы бұйрықтар, банктік карточкаларды дайындауға арналған құжаттар және т.б.) 20-25% құрады. Қауіпсіздік қызметінен (қызметкерлерді қабылдау және жұмыстан шығарудың ұзақ тіркелуі, өтініштерді орындаудың кешіктірілуі, берілген өтініштердің жоғалуы, демалыстар мен анықтамалардың уақытылы ресімделмеуіне байланысты) шағымдар түсті. Осының барлығы кадр мамандары арасында, сондай-ақ кадр бөлімі, бухгалтерлік есеп және қауіпсіздік қызметтері арасында қайшылықтардың туындауына ықпал етті. Ұйымның бұрынғы және қазіргі қызметкерлері жүгіне бастады еңбек инспекциясыжәне сотқа құжаттарды сапасыз және уақтылы ресімдемеу туралы арыздармен.

Кадрлар бөлімінің негізгі принциптерін жүзеге асыру

Кадр бөлімінің жаңа басшысына міндет қойылды: құру тиімді жұмысқызметкерлердің жалақысына бюджетті ұлғайтпай, оған сеніп тапсырылған бөлім. Осы тапсырма аясында күзет және есеп қызметтерінен арыз-шағымдарды қабылдауды тоқтату, құжаттардың заңда белгіленген мерзімде орындалуына қол жеткізу, қызметкерлердің басшылық пен тексеру органдарына жеке құрамның қанағаттанарлықсыз жұмысына қатысты шағымдарын болдырмау қажет болды. құжаттар.

Жағдайды зерделеу үшін бастық қарамағындағыларға бұрынғыдай екі апта (ауысым арасындағы кезеңде және ауысымдық ауысым кезінде) жұмыс істеуді сұрады. Осы мәселелердің барлығын көріп, басшылықтың кадр бөліміндегі персонал санын көбейтпеу туралы талабын ескере отырып, бастық жұмысты өзгертудің интенсивті жолын таңдады, яғни өнімсіз уақыт шығындарын азайту арқылы құжаттарды өңдеу уақытын барынша қысқарту. Бұл ретте кафедра қызметінің келесі қағидаттары әзірленді:

ағынды кеңсе жұмысы;
қызметкерлердің тікелей басшыларымен жұмыс істеу;
кадр бөлімінің қызметін реттеу;
1С бағдарламасының көмегімен шешілетін тапсырмаларды максималды автоматтандыру.

Осы принциптерді жұмыс процесіне енгізу қалай орын алғанын және қандай нәтиже алғанын қарастырайық.

HR есебін жүргізуді жеңілдетіңіз

Бір жанұяға ботқа пісіру бір басқа, ал сарбаздар ротасына басқа: бұл бір нәрсе, бірақ амалдар басқа. Іс жүргізуде де солай: оны штаты 100 адамнан тұратын және жылына 10% тұрақты жұмыс істейтін кәсіпорында жүргізу бір басқа, ал 3 мың адамнан тұратын және айналымы бар кәсіпорында басқа нәрсе. айына 10%.

Кадрлық кеңсе жұмысының мәні үздіксіз (конвейердегі сияқты) құжат айналымында жатыр. Яғни, маман бір жұмыстан босатуды, содан кейін бір жұмысқа қабылдауды емес, белгілі бір уақыт аралығында бір үлгідегі көптеген құжаттарды рәсімдейді. Сонымен қатар, ол осыған шоғырланып, басқа мәселелерге алаңдамай, көптеген біртекті операцияларды қатарынан орындайды.

Қол астындағы қызметкерлердің жұмысын бақылай отырып, кадр бөлімінің басшысы уақыттың өнімсіз жоғалуын атап өтті. Осыған байланысты уақытты пайдалану тиімділігін төмендететін мәселелер анықталып, оларды жою шаралары қолға алынды. (1-кесте).

Кесте 1. Жұмыс процесі принципін енгізу шаралары

Мәселелер (бұрынғыдай)	Мәселені шешу (не болды)
Кадр бөлімінде бұрын шулы болатын. Бір уақытта шамамен алты адам жұмысқа қабылданды немесе жұмыстан босатылды. Мамандар бағдарламаға жеке деректерді енгізу кезінде жиі қателіктер жіберді, бұл бухгалтерия тарапынан наразылық туғызды. Ауысымдық жұмысшылар – жұмысшылардың белгілі бір категориясы. Олардың барлығының пойыздан кейін душ қабылдауға уақыты бола бермейді, бәрінің сөйлескені ұнай бермейді. Күніне жүзге дейін осындай қызметкерлерді тіркеген кезде HR мамандары үшін кәсіби күйзеліс тез басталады	Қазір қызметкерлер кадр бөліміне кірмей, қабылдау бөлмесінде өз кезегін күтеді. Мамандар оларға ауысым арасындағы кезеңде жарты сағат сайын және әр 15 минут сайын барады. ауысым күндері оқуға қабылдау және шығару құжаттарын жинайды, сұрақтарға жауап береді. Осы мақсатта фойеге «Кезегіңізді дәлізде күтіңіз, олар сізге келеді» деген ескерту плакаттары ілінді. Мұндай тәртіптің енгізілетіні туралы еден кезекшілері мен күзет қызметінің басшыларына ескертілді. Әлі де кеңсеге кіруге тырысатын жұмысшылар қатаң түрде тоқтатылады. Құжаттар дайын болғаннан кейін кадрлар бөлімінің мамандары қызметкерлерге барады, соңғысы қол қойып, оларды алып кетеді.
Кадр бөлімінің қызметкерлері арнайы біліктілікті қажет етпейтін жұмыстарды (құжаттарды жинау және көшіру) орындай отырып, деректерді енгізуден жиі алшақтады. Бұл мәліметтерді енгізудің дәлдігін төмендетіп, бухгалтериядан шағымдар туғызды.	Ауысым арасындағы күндері жұмысшыларға құжат алу үшін тегін мамандар кезекпен келеді. Ауысым кезінде тек құжаттарды жинайтын және қажетті қағаздарды көшіретін кезекші тағайындалады, басқа жұмысшылар мұны істемейді, бірақ деректерді енгізуге назар аударады. Кезекшінің міндеті – кандидаттың сауалнаманы толтырғанын және оның болуын тексеру. қажетті құжаттар. Содан кейін бір қызметкердің барлық құжаттары жеке пакетке салынып, жиналған пакеттер (8-10 дана) кеңсеге енгізіледі. Кезекші жеке істер бойынша құжаттардың көшірмелерін жасап, мамандарға таратады. Жұмыстан босатылған кезде өтініштің орындалуы, бар-жоғы тексеріледі банк картасыжалақы алу үшін айналып өту парағы беріледі
Бұрын еңбек кітапшалары мен жеке істер кеңседе кездейсоқ сақталатын (жұмыстан босатылған қызметкерлердің құжаттары жұмыс істейтін қызметкерлердің құжаттарымен араласып), оларды табу қиынға соқты. Апталар бойы жеке істер фамилиялардың бастапқы әріптері бойынша сұрыпталмаған жәшіктерде жатыр	Еңбек кітапшаларын сақтау тәртібі енгізілді. Енді олар ұйымдар бойынша (бастапқы әріптер бойынша) сұрыпталады. Жұмыстан босатылған (және құжатсыз) және жұмыста жоқ жұмысшылардың еңбек кітапшалары іздеуді қиындатпау үшін арнайы таңдалған. Жұмыс істейтін, жұмыстан босатылған және жоқ қызметкерлердің жеке істері бөлек сақталады, олардың барлығы тегінің бас әріптері бойынша сұрыпталады. Енгізілген ережеге сәйкес, барлық еңбек кітапшалары мен қызметкерлердің жеке істері тіркелгеннен кейін бір аптадан кешіктірмей өз орындарына қойылады.
Бұрын жұмыс кітапшалары бар шкафтар көрші бөлмеде орналасқан. Жеке істерді тек ұйымдар реттеді (жұмыс істейтін және жұмыстан босатылған қызметкерлермен аралас)	Қазір еңбек кітапшалары мен пайдаланылған жеке істері бар шкафтар мамандар кабинетінде, ал жұмысқа келмеген және жұмыстан босатылғандардың жеке істері іргелес архив бөлмесінде орналасқан. Бұл мамандардың қозғалысы мен нақты қызметкерлердің құжаттарын іздеу уақытын қысқартуға мүмкіндік берді
Қызметкерлерден жиналған еңбек келісім-шарттарына басшы келесі күні қол қояды, содан кейін қызметкерлердің қол қоюы және бір данасын оларға беру үшін тікелей басшыларға таратылады. Екінші данасы ұйымда сақтауға жататын болды. Алайда, келісім-шарттар жиі жоғалып кетті және қызметкерлерге (бұл олардың қанағаттанбауын тудырды) немесе кадр бөліміне (бұл кадрлық есепке алуды бұзу болып табылады) алмаған.	Енді еңбек шартына қол қоюға сенімхат ауысым кезінде үнемі өз кабинетінде болып, қол қоятын басшының орынбасарына беріледі. Бұл күндері персоналды басқару бөлімінің мамандары күні бойы оның кабинетіне емін-еркін кіріп, келісім-шартқа отырып, қызметкерлерге оның көшірмесін береді. Қызметкерлер келісім-шарттардың жоқтығына шағымдануды тоқтатты, ұйымда сақтауға арналған барлық көшірмелер бар
Еңбек кітапшаларын толтыру процесі (айына 300-ге дейін) өте еңбекқор, түзетулерге жол бермейді, назар аударуды және шоғырлануды талап етеді.	Еңбек кітапшаларының көпшілігінде стандартты жазбалар жасалатынын ескере отырып, барлық холдингтік ұйымдардың атауларына мөртабандар, сондай-ақ мөртаңбалар жасалды: «Еңбек шарты бұзылды», «Күзетші лауазымына қабылданды», «Қабылданды. бақылаушы лауазымына», «Көшірме дұрыс», «Бас директор Иванов А.А.», «Қазіргі уақытқа дейін жұмыс істейді» т.б.
Күнделікті демалысқа (кестеге сәйкес емес) және анықтамалар беруге өтініштер қабылданды. Тікелей жетекшілер жиі демалыстар берілгенін анықтауға мәжбүр болды. Сонымен қатар, олар уақытында тіркелмегендері туралы жиі шағымданатын.	Енді демалысқа өтініштерді жинау және анықтамаларды беру қатаң белгіленген күндерде – айына екі рет 1-ден 6-ға дейін және 15-тен 21-ге дейін жүргізіледі. Демалыс беру туралы өтініштер жинақталады, кадр бөліміне беріледі және қатаң белгіленген уақытта (бөлімнің жұмыс кестесіне сәйкес) ресімделеді. Басқа уақытта өтініштер қабылданбайды. Барлық мерекелерді тіркегеннен кейін есеп жасалады, содан кейін ол бекіту үшін қауіпсіздік қызметіне жіберіледі. Есеп бекітілгеннен кейін мереке күндерін тіркеу туралы шағымдар қабылданбайды.
Қызметкерлер көбінесе жазбаша мәлімдемелерді толтыру қиынға соқты, оларды қате және баяу құрастырады	Кадр бөліміне әзірленген өтініш бланкілері тек нақты мәліметтерді және қызметкердің қолын қоюды талап етеді. Бұл тексеру процесін айтарлықтай жылдамдатады.
Бұрын жұмысшыларды да, жұмысшыларды да жалдау үшін бір сауалнама қолданылған басқару персоналы(бұрынғы жұмыс тәжірибесі, білімі және т.б.). Жұмысқа тапсырма және жеке деректерді өңдеуге келісім жеке парақтарда толтырылды, жұмысшылар шатастырылды, құжаттар жоғалды.	Сауалнама қайта жасалды, енді жұмысшылар тек ең көп енгізеді қажетті ақпарат, бұл айтарлықтай жылдамдатады бұл процедура. Сауалнама сонымен қатар қауіпсіздік қызметінен жұмысқа жолдама және жеке деректерді өңдеуге келісімді қамтиды
Қызметкерді таңдау құралдары туралы ақпаратты (ол бос жұмыс орны туралы қалай білді деген сұраққа жауап) персоналды басқару бөлімінің мамандары ауызша алды. Жұмысшылар көбіне түсіндіруге қиналып, мамандар алынған ақпаратты ұмытып кеткен.	Жұмысшыларға арналған сауалнамада: «Бос жұмыс орны туралы сіз қайдан білдіңіз?» Деген сұрақты қамтыды. Ақпарат көздері келесі тізімде берілген. Қызметкер тек қажетті нәрсені белгілеуі керек. Енді бағдарламаға мәліметтерді енгізу кезінде кадр жөніндегі маман ауызша хабарламаға емес, құжатқа сүйенеді
Енгізіліп жатқан жаңалықтарды қауіпсіздік қызметінің тікелей басшыларына жеткізу керек болды	Кәсіпорын тікелей жетекшілерді құжаттарды сауатты тапсыру (белгіленген мерзімдер мен нысандарды сақтай отырып) бойынша тұрақты (апта сайынғы) оқытуды, сондай-ақ жеке негізде өтініш бергендерге кеңес беруді ұйымдастырады.

Тікелей жетекшімен жұмыс

бастап жеке жұмысәрбір қызметкерді тастауға тура келді. Тікелей жетекшілермен жұмыс жасау тұжырымдамасына көшу жасалды. Бұл аға вахталар мен қауіпсіздік учаскелерінің басшылары. Кадр бөлімінің қызметкерлері жұмысқа қабылдау және жұмыстан шығару кезінде ғана жұмысшы құраммен байланыста болады. Бұл қауіпсіздік қызметінің басшылығымен келісілген, өйткені олардың көмегі қажет. Бұл қағидатты жүзеге асыру үшін арнайы шаралар қабылданады (2-кесте).

Кесте 2. Тікелей жетекшілермен жұмыс істеу принципін жүзеге асыру шаралары

Мәселелер (бұрынғыдай)	Мәселені шешу (не болды)
Жұмысқа өтініш бергеннен кейін қызметкерлер қай нысанға бару керектігін білмей, кадр бөлімінің қызметкерлеріне тиісті сұрақтарын қойды.	Қазір қызметкерлерге жадынама беріледі қысқа нұсқауқұжаттарды ресімдеу туралы өтініш бойынша. Оларда тікелей жетекшілер қызметкер баруға тиіс нысанның мекенжайын, сондай-ақ олардың толық аты-жөні мен телефон нөмірін көрсетеді.
Қызметкерлер кадр бөліміне өз өтініштерін жиі әкелетін. Қауіпсіздік қызметінен құжаттар белгіленбей және мерзімі белгіленбестен қабылданған. Құжаттардың өткізілуін тексеруге мүмкіндік болмады	Тіркеу үшін барлық құжаттар арнайы бөлімдері бар тізілімде тікелей жетекшілерден қабылданады. Бұл тізілімге басшылар құжаттарды тапсырған тұлғаның аты-жөнін толық енгізіп, қабылдауға қол қояды. Реестр күн сайын жасалады. Келесі күні, қатаң түрде сағат 9:00-де басшының орынбасары тізілім мен құжаттарды әкеліп, кадр бөлімінің басшысына қол қоюға тапсырады. Енді әркім белгілі бір қолданба туралы жазбаны оңай таба алады
Бұрын қызметкерлердің қол қоюы және персоналды басқару бөлімінен тапсыру үшін демалыс туралы бұйрықтар, анықтамалар және басқа да құжаттар қызметкерлердің өздері немесе олардың тікелей басшылары кездейсоқ түрде қабылданатын.	Канцелярлық науалар бағыт санына сәйкес сатып алынып, қауіпсіздік қызметінің үй-жайларында кітап шкафы түрінде орналастырылды. Кадр бөлімінің қызметкерлері оларда қызметкерлердің қолы қойылуы және оларға берілуі тиіс ресімделген құжаттарды ресімдейді. Күзет бөлімінің басшылары бұл құжаттарды кадр бөлімінің қызметкерлеріне кедергі келтірмей, өздеріне ыңғайлы уақытта науалардан алады.
Қызметкерлер жұмыстың мәні, демалыстар, жұмыстан босату, еңбекақы төлеу, анықтамалар алу және т.б. сұрақтарды үнемі қойып отырды. Кадр мамандары олармен жеке және телефон арқылы кеңес алуға көп уақыт жұмсады.	Қызметкерлердің бұрын кадр бөліміне жолдаған сұрақтарына жауап беру енді желілік басшылардың міндетіне айналды. Жұмысшылар ақпарат алу үшін қауіпсіздік қызметінің үй-жайына жіберіледі (орналастырылған хабарландыруларда көрсетілгендей). Кадр бөлімі енді ешқандай түсініктеме бермейді. Бұл телефон қоңырауларына да қатысты.

Кадр бөлімінің қызметін реттеу

Барлығымен бірге кадр бөлімінің жұмысын реттеу және оның бухгалтериямен және қауіпсіздік қызметімен қарым-қатынасын нормативтік ресімдеу принципі қабылданды. Бұл бірқатар корпоративтік ережелерді әзірлеуді және енгізуді талап етті. Бөлімшелер арасындағы өзара іс-қимыл ерекшеліктерін зерделегеннен кейін персоналды басқару бөлімінің басшысы персоналды басқару қызметі мен қауіпсіздік қызметі арасындағы өзара іс-қимыл туралы ережені және бухгалтерлік есеп бөлімі мен кадр қызметі арасындағы өзара іс-қимыл туралы ережені ұсынды, онда орындау мерзімдері қатаң сипатталған. құжаттарды тапсыру.

Іс қағаздарының үлгілері бар персонал жұмысының стандарты әзірленді; белгілі бір жұмыс ырғағын және жекелеген құжаттарды өңдеу мерзімдерін белгілей отырып, бөлім қызметінің кестесі жасалды; дайындалған қадамдық нұсқаулықұйымда қолданылатын модификациядағы негізгі тіркеу процедуралары бойынша 1С бағдарламасында жұмыс істеу; жауапты тұлғаларды көрсете отырып, персоналды басқару бөлімінің есептерінің тізімі жасалды (бұл мәселедегі белгісіздік жойылды); барлық тартылған бөлімшелердің жұмыс реттілігін көрсететін еңбек қатынастарын (жұмыстан босату, жұмысқа қабылдау, персоналды ауыстыру, демалыстар) ресімдеудің негізгі бизнес-процестерінің схемасы әзірленді.

Жобаны іске асыру барысында келесі нормативтік құқықтық актілер дайындалды:

Персоналды басқарудың корпоративтік стандарты.
Кадр қызметі мен қауіпсіздік қызметінің өзара іс-қимылы туралы ереже (1-қосымша).
Бухгалтерлік есеп және кадр бөлімшелерінің өзара әрекеттесу ережесі (2-қосымша).
Кадр қызметі бойынша есептерді дайындау ережесі (3-қосымша).
Есеп беру тізімі. «1С» бағдарламасымен жұмыс істеу нұсқаулары.
Еңбек қатынастарын ресімдеудің бизнес-процестерінің сипаттамасы.

Қағидалардың жобалары мүдделі басқармалармен және басқармалармен келісілді.

«1С» жүйесінде орындалатын операцияларды максималды автоматтандыру

Келесі идея Word бағдарламасында және қолмен жазылған құжаттардың санын азайту үшін 1С бағдарламасында қосымша автоматтандыру болды. Автоматтандыруды қажет ететін операцияларды анықтау процесіне бүкіл бөлім тартылды. Жұмысшылар бірін немесе екіншісін автоматтандыруды белсенді түрде ұсынды. Дегенмен, мұның бәрі белгілі бір материалдық шығындарды талап етті. Ұйымның штатында 1С бағдарламашысы бар. Оны осы жобаға тарту үшін басшылық алаңдаушылықтың ұзақтығын анықтауды сұрады бұл қызметкерболашақ шығындарды есептеу үшін. Нәтижесінде осы маманмен бірге автоматтандыру жоспары мен қажетті жұмыс сағаттары анықталды. (3-кесте).

Кесте 3. Автоматтандырылған тапсырмалар тізімі және олармен жұмыс істеу ұзақтығы

№	Операцияларды орындауды автоматтандыру үшін берілген формалар	Қол жеткізілген әсер	Операцияларға кеткен уақыт, сағ.
1	Еңбек шартының нысандары қызметкердің жеке деректері, ұйымның деректемелері, төлем шарттары (еңбекақы, тарифтік мөлшерлеме), еңбек жағдайлары (ауысымдық әдіс немесе ауысым режимі), жұмыс істеу мүмкіндігі көрсетілген келісімшарт бағдарламасынан түсіру мүмкіндігімен қамтамасыз етіледі. қызметкерлер санатын таңдаңыз («вахташы», «ауысымдық күзетші», «ауысым бақылаушысы», «ауысым контроллері», «мамандар мен менеджерлер») және жұмыс параметрін («негізгі / ауысым») таңдаңыз.	Ұйым жұмыс ерекшеліктерін ескере отырып, қызметкерлердің әрбір санаты үшін еңбек шартының үлгілерін бекітті. 1С-тен дайын еңбек шарттарын жүктеп салу еңбек шарттарын толтыру кезіндегі қателерді жоюға мүмкіндік береді, жұмысқа орналасуға өтініш беру уақытын қысқартады.	8
2	«Ұйымдағы жұмысқа орналасу» құжаты ұйымның атауын, қызметкердің аты-жөнін және оның жеке ісіндегі құжаттар тізбесін қамтитын «Құжаттар тізімдемесі» нысанымен ұсынылады.	Жеке істегі құжаттар тізімін қолмен толтыруды болдырмайды, жұмысқа орналасу процесін жылдамдатады	2
3	«Ұйым қызметкері» анықтамалығы ұйымның бланкісін, қызметкердің аты-жөнін, лауазымын, қабылданған күнін (қызметкер үшін) және жұмыстан босатуды қамтитын «Жұмыс орнынан анықтама» нысанымен қамтамасыз етіледі. жұмыстан босатылғандар үшін), қабылдау (жұмыстан шығару) туралы бұйрықтың нөмірлері мен күні	Анықтамаларды қолмен толтыру қажеттілігін жояды, құжаттарды дайындауды жылдамдатады	2
4	Қабылдау туралы жазба нысаны қызметкерді басқа бөлімшелерде тіркеу үшін қажет қабылдау туралы бұйрық үшін берілген. Нысанда қызметкердің толық аты-жөні, ұйымның атауы, лауазымы, еңбек кітапшасы туралы мәліметтер (лицензиялау бөлімі үшін), бөлім белгілерінің тізімі көрсетіледі. Еңбек кітапшасына мәліметтерді енгізу үшін арнайы реестр ашылды	Қабылдау актісін қолмен толтыру қажеттілігін жояды, құжаттарды дайындауды жылдамдатады	4
5	Қабылдау туралы бұйрықта «Еңбек кітапшасын шегеруге өтініш» нысаны (қызметкердің аты-жөні және өтініш мәтіні) қарастырылған.	Көптеген жаңа еңбек кітапшаларының тіркелуіне байланысты берілген. Өтінімдерді қолмен толтыру қажеттілігін жояды, жұмысқа орналасуға өтініш беру уақытын қысқартады	2
6	«Ұйымдағы персоналды ауыстыру» құжаты қосымша келісімнің екі нысанын (лауазымды өзгерту және жалақыны өзгерту туралы) қарастырады.	Нысанды қолмен толтыру қажеттілігін жояды, аударымдар мен аударымдарды өңдеуді жылдамдатады	2
7	Қабылдау туралы бұйрықта «Еңбек кітапшасының мұқабасы» нысаны қарастырылған. Есепте үш қызметкер таңдалады, парақтың ортасында қызметкердің толық аты-жөні және кесуге арналған бөлу сызықтары басылады. Пішін басып шығарылады және жұмыс кітабына мұқаба ретінде пайдаланылады	Көптеген жаңа еңбек кітапшаларының тіркелуіне байланысты әзірленген. Өтінімдерді қолмен толтыру қажеттілігін жояды, жұмысқа орналасуға өтініш беру уақытын қысқартады	3
8	Қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрықта еңбек кітапшасына сәйкес бағандардың атаулары көрсетілген еңбек кітапшасының журналының нысаны қарастырылған. Пішін сәйкесінше сызылған, жолдар мен бағандардың өлшемдері журналдың форматына сәйкес реттеледі. Келесі мәліметтер жүктеледі: аты-жөні, лауазымы, жұмыс күні, еңбек кітапшасының нөмірі. Пішін басып шығарылады және журналға жабыстырылады	Журналды қолмен толтыру қажеттілігін жояды, қызметкерлерді жұмысқа қабылдауды тіркеуді жылдамдатады	3
9	Қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрықта «Карточканы алуға сенімхат» нысаны қарастырылған. Уәкілетті тұлғаның деректерін (кадрлар жөніндегі маман тізімнен таңдалады), сенім білдірушінің деректерін, сенімхат мәтінін, банк деректемелерін қамтиды. Қол қойып, картаны алу үшін банкке тапсырды		3
10	Банк файлдары қызметкерлердің есеп айырысу шоттарының нөмірлерін таратумен жүктеледі (еңбекақыны аудару үшін)	Нысанды қолмен толтыру қажеттілігін жояды, қызметкердің жалақы алуы үшін банк картасын беруді жылдамдатады.	8
11	Жұмыстан босату себептері туралы статистикалық мәліметтерді жинау үшін арнайы есеп әзірленді. Қызметкер жұмыстан босатылған кезде жұмыстан босату себебін таңдау арқылы арнайы жол толтырылады (еңбек жағдайы, ұжымдағы қарым-қатынас, жалақы, жұмыс берушінің бастамасы бойынша). Есепте келесі мәліметтер көрсетіледі: Қызметкердің аты-жөні, бағыты, жұмыстан босату себебі	Статистикалық деректерді жинауды жеңілдетеді (қызметкерден сұрап, тізімдегі себептердің бірін белгілеңіз), кез келген бөлімнің басшысын таңдауға мүмкіндік береді.	4
12	Іріктеу құралдары (БАҚ, Интернет, таныстар, «Дос әкел» акциясы, бұрын жұмыс істеген және оралған агенттіктер) бойынша статистикалық мәліметтерді жинау үшін арнайы есеп әзірленді. Есепте келесі ақпарат бар: Қызметкердің аты-жөні, бағыты, таңдау құралы	Статистикалық мәліметтерді жинауды жеңілдетеді (қызметкерден сұрап, тізімдегі себептердің бірін таңдау жеткілікті), кез келген бөлімнің басшысына таңдау жасауға мүмкіндік береді.	4
13	«Досыңды әкел» науқаны үшін марапатталатын қызметкердің аты-жөні және тартылған қызметкердің аты-жөні көрсетілген есеп формасы ұсынылады. Таңдау құралын таңдау арқылы қалыптасады. «Жоғарылау» бағанында «Ұсынылған қызметкердің таңдауы» қосымша өрісі бар.	Статистикалық деректерді жинауды жеңілдетеді, «Досыма жолдау» науқаны бойынша бонустар үшін қызметкерлер тізімін қолмен толтыру қажеттілігін жояды.	4
14	Демалыс үшін өтемақыны автоматтандырылған есептеу. Жұмыстан босатылған кездегі демалыс үшін өтемақы алуға құқық беретін қызмет мерзімін есептеу кезінде жарты айдан аз артықтар есептен шығарылады, ал жарты айдан астам артық қалғандар бір айға дейін дөңгелектенеді. Жарты ай – 15 күндік кезең	1С бағдарламасы бұл ережелерді ескермегендіктен, бухгалтериядан құжаттарды қайтару және өтемақыны қолмен қайта есептеу жиі орын алды. Бұл операцияны автоматтандыру құжаттарды қайтару жағдайларын азайтады, қызметкерді жұмыстан босатуды өңдеуді жылдамдатады.	5
15	Мерекелердің қатарына «Қосымша мерекелер» атауы қосылды. Күндер қолмен енгізіледі, төлем орташа табыспен анықталады	Ауданда қосымша демалысы бар филиалдың, сондай-ақ қосымша демалысқа құқығы бар қызметкерлердің (Чернобыль апатын жоюшылар, мүгедек баланың ата-анасы және т.б.) болуына байланысты қосымша автоматтандыру жүргізілді. Мұндай мерекелерді қолмен тіркеу қажеттілігін жояды	3
16	Қызметкер жұмысқа қабылданған кезде тіркеу мекенжайы тұрғылықты мекенжайына автоматты түрде енгізіледі (әдепкі бойынша). Егер екінші мекенжай болса, ол қолмен енгізіледі	Мекенжайды қайта енгізуді жояды, қызметкердің еңбек қызметін тіркеуді жылдамдатады	1
17	Жұмысқа қабылдау, жұмыстан босату, демалысты беру, персоналды ауыстыру туралы бұйрықтардың тізбесі қызметкердің толық аты-жөнін көрсете отырып, «Бағыт» бағанымен толықтырылды.	Ұйымда статистикалық есептерді жүргізу және есеп беруді дайындау үшін бағыт деп аталатын көптеген бөлімшелер болғандықтан, олардың қайсысына (қай бағытта) қызметкер қабылданғанын білу қажет. Автоматтандыру аймақтарда қызметкерді қолмен іздеуді болдырмайды және статистикалық деректерді жинауды жылдамдатады	3
18	Уақыт парағын тіркеу кезінде «Басшы», «Жауапты тұлға» реквизиттері автоматты түрде енгізіледі (тізімнен таңдау арқылы)	Нысанды қолмен толтыру қажеттілігін жояды, қызметкерді жұмыстан босатуды өңдеуді жылдамдатады.	1
19	Қызметкер танысатын жергілікті актілердің тізбесі «Қолы» қосымша деректемесі бар еңбек шартының нысанына енгізіледі. Бөлек парақта немесе арнайы журналда қызметкерді алып тастаған танысу	Қосымша құжат беру немесе журнал жүргізу қажеттілігін жояды, қызметкердің еңбек қызметін тіркеуді жылдамдатады.	2
20	«Қызметкер» қойындысына «Опциялар» қойындысы қосылды, ол Арнайы құсбелгіні және сипаттаманы және «Жоқ» құсбелгісін және сипаттаманы қамтиды. «Арнайы» жалаушасы бар қызметкерлер тізімде көк түспен, «Жоқ» жалаушасы бар қызметкерлер қызыл түспен белгіленеді.	Жұмысшылар арасында жұмыстан шығып кететін қызметкерлер көп жұмыс орныжұмыстан босатусыз. Енді олардың есебі белгіленді, олар тізімде түрлі-түсті түрде бөлектеліп, алынып тасталды статистикалық есептерұйым қызметкерлері үшін. Жұмысшылар арасында ерекше назар аудару керек (жүкті әйелдер, сотталғандар, мүгедектер және т.б.) бар. Олар тізімде түспен бөлектелген, бұл олардың ерекшеліктерін ескеруге көмектеседі.	3
21	Тиісті объектіні таңдау арқылы анықталатын арнайы тарифтік нұсқаулық енгізілді (әр нысанның өзіндік тарифі бар).	Тарифтік мөлшерлемені қолмен белгілемеу үшін енгізілген. Тарифті анықтаудағы қатені жояды, қызметкердің еңбек қызметін тіркеуді жылдамдатады
22	Енгізілген деректер қателер үшін тексерілді. «Тексеру есебін жасау» түймесін басқан кезде қате толтырылған өрістерді (қосымша бос орындар, қате сандар саны, қосымша таңбалар) көрсететін кесте көрсетіледі. Тарифтік мөлшерлеменің жоқтығына тексеру ұйымдастырылды. Егер қызметкер анықталмаса тарифтік мөлшерлеме, бұл туралы бағдарлама хабарлайды	Құжаттардың үлкен саны әсерді азайту үшін қате ықтималдығын арттырады адам факторыарнайы тексерулер енгізілді	4
23	Әртүрлі қызметкерлердің бірдей толық аты-жөнін енгізу туралы хабарлама бар. Жеке деректерді енгізу кезінде бағдарлама бұл жаңа қызметкер немесе ұйымда жұмыс істеп тұрғанын тексеруді ұсынады	Қызметкерлердің көптігімен аттастардың пайда болу ықтималдығы артады. Арнайы тексеру шатасуды болдырмайды	3
24	Бір дерекқорда бес адам бір уақытта жұмыс істеген кезде бір персонал нөмірін пайдалануға тыйым салынады (стандартты бағдарлама бұған мүмкіндік берді)	Бағдарламада бір уақытта бес адам жұмыс істегенде, бір штат саны бірнеше қызметкерге берілді, бұл қызметкерді анықтау мүмкін болмағандықтан бухгалтерия тарапынан шағымдар туғызды. Енді бұл қате жойылды.	4
	Қосымша автоматтандыруға арналған жалпы жұмыс уақыты		78

Автоматтандыруды енгізуге кеткен шығындар: 150 мың с.у. е .: (бағдарламашының жалақысы) / 168 (айына жұмыс уақытының саны) x 78 = 69 640 c.u.

Барлық шараларды жүзеге асырғаннан кейін персоналды басқару бөлімінің қызметкерлеріне үстеме еңбекақы төлеуден үнемделген қаражат мынаны құрады:

72 часа (на протяжении месяца 3 работника задерживались 3 раза в неделю на 2 часа) x (42 тыс. у. е. (заработная плата специалиста отдела кадров) / 168 (количество рабочих часов в месяц) = 18 тыс. у. е. айда.

Осылайша, шығындар төрт айда ақталды.

Іс-шараларды жүзеге асыру алты ай бойы жалғасты, барлық төрт қағидат қатар жүзеге асырылды.

Жоба нәтижелері

Қабылданған шаралардың нәтижесінде күзет қызметінен шағымдарды қабылдау іс жүзінде тоқтатылды (айына бір реттен көп емес), құжаттардың 96 пайызы сапалы, 98 пайызы уақытында орындалды. Бухгалтериядан түскен шағымдар саны айтарлықтай азайды (2–4%), қызметкерлер тексеруші органдарға жүгінуді тоқтатты (соңғы жарты жылда бірде-бір шағым түскен жоқ). Іс-шараларды жүзеге асырғаннан кейін алты ай өткен соң көрсеткіштер тұрақты болып қалады, тек іске асырылған жұмыс қағидаттарын сақтау талап етіледі.

Қосымша 1. Кадр қызметі мен қауіпсіздік қызметінің өзара іс-қимылы регламенті (фрагмент)

Бұл ереже кадр қызметі мен қауіпсіздік қызметі арасындағы өзара іс-қимыл тәртібін анықтау мақсатында әзірленген.

1. Қызметкерді жұмысқа тіркеу кезіндегі өзара іс-қимыл тәртібі

1.1.Қауіпсіздік қызметінің бөлімшелерінің/бөлімдерінің/бөлімдерінің басшылары (бұдан әрі - бастықтар) қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы келісімге келгеннен кейін Қызметкерлер сауалнамасының келесі бөлімдерін толтыруы тиіс:

1.2.«Құжаттарды тексеру (лауазымды тұлғаның қолы)» бөлімін толтыру үшін басшылар қызметкерді бас директорғанемесе күзет қызметінің басшысына.

1.3.Қызметкер жұмысқа қайта қабылданған жағдайда кадр қызметі қызметкерді қайта қабылдауға келісу үшін қауіпсіздік қызметінің басшысына жібереді.

1.4.Қызметкерді қабылдауға келіскеннен кейін басшылар қызметкерге арналған Жаднаманың келесі бөлімдерін толтыруы қажет:

Тіркеуден кейін қызметкер жіберіледі

1.5.Кадр қызметі күзет қызметіне айдың 3-і және 17-сі күндері қызметкерлердің тізімдерін ұсынады.

1.6.Қауіпсіздік қызметі ағымдағы айдың 4 және 18 күндеріне дейін кадр қызметіне негізгі қызметкерлер мен лауазымдардағы толық емес жұмысшылардың саны туралы есеп береді.

2. Қызметкерлерге демалыстар, анықтамалар, еңбекке жарамсыздық парақтарын беру кезіндегі өзара іс-қимыл тәртібі

2.1.Демалыс туралы өтініштер (бекітілген нысан бойынша немесе нысан бойынша қолмен жазылған мәтін түрінде) күзет қызметі 10 сағаттан кешіктірмей кадр қызметіне береді. күнтізбелік күндермереке басталар алдында.

2.2.Анықтамалар мен құжаттардың көшірмелерін ұсыну туралы өтініштерді күзет қызметі қажетті күнге дейін 3 жұмыс күнінен кешіктірмей персоналды басқару қызметіне (бекітілген нысанда немесе нысан бойынша қолжазба мәтіні түрінде) береді. тапсыру. Кадр қызметімен анықтамалар мен көшірмелерді дайындау мерзімі 3 жұмыс күнін құрайды.

2.3.Демалыстарға өтініш беру мерзімі айдың 1-і мен 6-сы және 15-інен 21-іне дейін. Сертификаттарды алуға өтінімдерді беру мерзімі айдың 1-нен 10-на дейін және 15-нен 25-не дейін.

2.4.Бөлім бастығы және күзет қызметі бастығының орынбасары демалыс туралы өтінішке бекіту визасын қояды. Демалыс қызметкер кемінде 6 ай жұмыс істеген кезде беріледі.

2.5.Кадр бөлімі күзет қызметіне ұсынады электрондық поштаайдың 8-і мен 24-іне дейін бекітуге арналған демалыстардың тізімі. Күзет қызметі демалыстар тізімін бір жұмыс күні ішінде тексереді, келіспеген жағдайда тиісті ақпаратты береді, келісілген жағдайда тізімді электрондық пошта арқылы келіседі.

2.6.Мүгедектік парақтарын күзет қызметі қызметкерден алғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде береді.

3. Жұмыстан босатуды өңдеу кезіндегі өзара іс-қимыл тәртібі

3.1.Жұмыстан босату туралы өтініштер (бекітілген нысан бойынша немесе нысанға сәйкес қолмен жазылған мәтін түрінде) жұмыс орнында ауысым кезінде ресімделеді, бөлім бастығы бекітеді және қауіпсіздік бөлімі немесе қызметкерлер оны басқармаға береді. кадрлар бөлімі. Өтініш жазу үшін кеңсеге келген жағдайда қызметкер жедел кезекшіден бланк алады және бөлім бастығының (күзет бөлімі бастығының орынбасарының) күзет бөліміндегі өтінішін бекітеді. Содан кейін өтінішті қызметкер тікелей персоналды басқару бөліміне береді. Бөлім бастықтары (күзет қызметі бастығының орынбасарлары) жұмыс істеген ауысым санын, соңғы ауысым күнін және тарифті белгілейді, сондай-ақ өтінішті бекітеді.

3.2.Айналма парағы (бекітілген нысан) қызметкерге жұмыстан босатуды өңдеуге келген кезде жедел кезекші береді. Қызметкерлер айналып өту парағын жедел кезекшімен, лицензиялау және рұқсат беру бөлімінде және әкімшілік бөлімде бекітеді.

3.3.Ауысым уақытында жұмыстан босатылған кезде айналма ведомості қызметкердің өтінішін бекіту бойынша бөлім басшысы бекітеді және кадр қызметіне беріледі. Ауысымдық кезеңде айналып өту парақтары күзет бөлімімен бекітіледі және айдың 3-і мен 18-інде персоналды басқару бөліміне ұсынылады.

4. Персоналды ауыстыру кезінде өзара әрекеттесу тәртібі

4.1.Ұйым ішіндегі кадр қозғалысы (объектіден объектіге, бағыттан бағытқа) бөлім/бөлім басшыларының жадынамалары негізінде жүзеге асырылады.

4.2.Қызметкер бір айдан астам жұмыста болмаған жағдайда, күзет бөлімі оны «Жоқ» санатына ауыстыру туралы жадынама береді.

4.3.Қызметкер қайтып келгенде, күзет бөлімі шыққан сәттен бастап үш жұмыс күні ішінде объектіге оның жолдауы туралы жадынама береді.

7. Кадр қызметі мен қауіпсіздік бөлімі арасындағы құжаттарды беру тәртібі

7.1.Вахталық кезеңде демалысқа жіберу туралы өтініштерді, анықтамаларды, еңбекке жарамсыздық парақтарын, жұмыстан босату туралы өтініштерді күн ішінде орынбасарлық күзет қызметі жинап, келесі күні тізілім бойынша сағат 10.00-ге дейін кадр қызметіне тапсырады. қол қоюға қарсы.

7.2.Қызметкерлердің қол қоюына дайындалған құжаттарды кадр қызметі қол қоюға қарсы тізілімге сәйкес науаға (бағыт бойынша) қауіпсіздік бөліміне береді.

Қосымша 2. Бухгалтерлік есеп және кадр бөлімінің өзара іс-қимылы туралы ереже

ОСЫ ЕРЕЖЕЛЕР КАДРЛАР ЖӘНЕ БУХГАЛТЕРЛІК ЕСЕП БӨЛІМІНІҢ ӨЗАРА ҚЫЗМЕТ КӨРСЕТУ ТӘРТІБІН АНЫҚТАУ ҮШІН ӘЗІРЛІЛГЕН.

1. Кадр қызметі қызметкерлерінің құжаттарды 1С деректер базасында тіркеуі олар түскен күні жүзеге асырылуы тиіс. 1С деректер базасындағы қызметкерлердің жеке шоттары туралы мәліметтерді банк картасын алғаннан кейін, бірақ келесі жұмыс күнінен кешіктірмей персоналды басқару қызметі толтырады.

2.Құжаттарды кадр бөлімі белгілі бір мерзімде бухгалтерияға береді.

2.1.Демалыс беру үшін құжаттар тізбеге және толтыруға қойылатын талаптарға сәйкес каникул басталғанға дейін бес жұмыс күнінен кешіктірілмей ұсынылады.

2.1.1.Демалыс туралы бұйрыққа (көшірме) Бас директор қол қояды.

2.2.Жұмыстан босатуды ресімдеу үшін құжаттар тізімге және толтыру талаптарына сәйкес жұмыстан босату күніне дейін үш жұмыс күнінен кешіктірілмей тапсырылады.

2.2.1 Жұмыстан босату туралы бұйрыққа (көшірмеге) бас директор қол қояды.

2.2.2.Айналма парағы толтырылуы керек.

2.2.3.Ағымдағы айдың жұмыс уақытының кестесі толтырылуы керек.

2.2.4.Жеке шотын көрсете отырып, қызметкердің өтініші (еңбек ақы жобасы аясында банк картасы болмаған жағдайда), ерекше жағдайларда – бас бухгалтермен келісім бойынша ғана кассадан төлем жасау туралы қызметкердің өтініші болуы тиіс. .

2.3.Қызметкер сол күні жұмыстан босатылған кезде (өтініш берген күні бойынша) 2.2-тармақта көрсетілген тізім бойынша құжаттар ағымдағы күннің 15:00-ден кешіктірілмей ұсынылуы тиіс.

2.4.Еңбекке жарамсыздық парағын беру үшін құжаттар кадр бөліміне келіп түскен күннен кешіктірілмей тапсырылуы тиіс.

2.5.Ағымдағы ай үшін жалақыны есептеу мен төлеуге арналған кесте ағымдағы айдың бірінші жұмыс күнінен кешіктірмей бекітілген ұйымның жеке жергілікті нормативтік актісінде белгіленген мерзімде ұсынылуы тиіс.

4. Кадр бөлімінен бухгалтерияға құжаттарды тапсыру үшін белгілі талаптар қойылады.

4.1.Кадр бөлімінің қызметкерлері тізілім бойынша құжаттарды тапсырады (Осы Қағидаға 1-қосымша)күн сайын 12:00 және 15:00. Тізілім екі данада жасалады: біреуі кадр бөліміне, екіншісі бухгалтерияға.

4.2.1С ЗУП бағдарламасының деректер қорына тиісті мәліметтерді енгізе отырып, кадр бөлімінің құжаттары белгіленген мерзімде және сапалы толтырылуы тиіс.

4.3.Құжаттарды беру мерзімі бұзылған жағдайда, тізілімге себептерін негіздей отырып, персоналды басқару бөлімінің басшысы куәландырған жадынама тіркеледі.

4.4.1С-те берілген/енгізілген ақпарат бойынша қателер табылған немесе басқа да ескертпелер болса, құжаттар тиісті ескертулерді көрсете отырып, 1-қосымшаға сәйкес тізілім бойынша пысықтауға қайтарылады.

Қосымша 3. Кадр қызметінің есептерін жасау ережесі

№	Мерзімділік	Күн уақыты	Аты	Баратын жер	Жауапты
1	Күнделікті	9:30	Жұмысқа қабылдау және кету туралы есеп	Пошталық тізім бойынша	No1 топ жетекшісі
2	Апта сайын	Дүйсенбі, 9:30	Аптаның күні бойынша қабылдау есебі	Жетекші
3	Апта сайын	Дүйсенбі, 9:30	Сабаққа қатысу туралы есеп	Жетекші
4	Апта сайын	Дүйсенбі, 9:30	Шығарылған карталар бойынша есеп беру	Жетекші
5	Ай сайын	Келесі айдың 5-іне дейін	АУП жұмыстан босатылған, қабылданған, ауыстырылған қызметкерлер туралы есеп	Бас бухгалтер
6	Айына екі рет	Арнайы тапсырыспен	Уақыт кестелері	Бас бухгалтер
7	Ай сайын	2-ден 16:00-ге дейін	Жұмысқа қабылдау бөлімінің есебі	іріктеу бөлімінің меңгерушісі	No2 топ жетекшісі
8	Апта сайын	9:30 дүйсенбі	Жалпы қызметкерлер саны және жұмысқа қабылдау жоспары туралы есеп	Жетекші
9	Айына екі рет	Айдың 12, 22, 2-і	Ашылғаны туралы есеп жұмыс кітаптары	Бухгалтерлік есеп
10	Айына екі рет	Айдың 3-і және 17-сі	Қызметкерлердің тізімдері (Ф. И. О.) аудандар бойынша	Қауіпсіздік қызметі – пошталық тізім бойынша
11	Айына екі рет	Айдың 8-і мен 24-і	Бөлім бойынша берілген демалыстар (Ф.И.О.) туралы ақпарат	Қауіпсіздік қызметі – пошталық тізім бойынша
12	Айына екі рет	5 және 18	Ауысу есебі	Жетекші
13	Ай сайын	Келесі айдың 3-іне дейін	Айлық өнімділік есебі	Жетекші	Кадрлар бөлімінің басшысы

1 Компания Мәскеу мен Мәскеу облысындағы әртүрлі нысандарды күзетеді, аймақтарда филиалдары бар. Қызметкерлер саны – 3 мың, негізгі контингенті – күзетшілер мен бақылаушылар.