Кез келген іскерлік іс-шараны ұйымдастыру оны ұйымдастырушылар тарапынан алдын ала дайындықты талап етеді. Оның қатысушыларына алдын ала шақыру жіберу болып табылады міндетті шарт, оның орындалуы барлық мүдделі тұлғалардың қатысуын және олардың жоспарланған бағдарламаға қатысуын қамтамасыз етеді.

Шақыру неден тұруы керек?

Ресми келісім барлық қатысушыларды қандай оқиға болатыны туралы хабардар етуге мүмкіндік береді және адресаттың осы ұсынысқа қызығушылық танытуын, кездесуге келуге дайындығын анықтауға болатын мәліметтерді қамтиды.

Әдетте, ресми келісім конференция, серіктестер жиналысы, ресми қабылдаулар мен мерекелер, көрмелер, сұхбаттар, белгілі бір жағдайда іскерлік кездесулер, дөңгелек үстелдер сияқты іс-шаралар үшін жасалады.

Күнделікті өмірде шақыру көбінесе ауызша түрде келетініне қарамастан іскерлік коммуникацияларнеғұрлым қолайлы нысаны басқа жазбаша хабарлама түрлерінен ақпарат құрамы бойынша ерекшеленетін хатты жіберу болып табылады.

Шақыру хатының негізгі функциялары:

• оқиға туралы хабарлау;
• нақты адресаттан қатысуға келісімі немесе мүмкін еместігі туралы жауап алу;
• қатысуын растаған адамдардың нақты санын анықтау.

Лауазымды тұлғаларды іс-шараға шақыру мәтінінде бірнеше міндетті элементтер болуы керек:

1. қатысушылардың орынға көмексіз жетуіне көмектесу үшін маршруттың нақты сипаттамасымен оқиғаның күні, уақыты және орны;
2. әр бөлімге жоспарланған уақытты анықтай отырып, іс-шараның тақырыбы мен бағдарламасы;
3. шақырылған адамның рөлі: ол қарапайым қатысушы-тыңдаушы немесе көрермен бола ма, әлде оған спикер немесе талқылауды ұйымдастырушы функциясы жүктеле ме;
4. барлық қатысушылар үшін белгіленген киім үлгісінің түрін көрсету;
5. қамтамасыз етіңіз кері байланысадресаттың қатысу туралы шешімі туралы, жауап жіберу қажеттілігі туралы сөйлемнің орнына R.S.V.P. хатты белгілеу. - хатқа жауап беру сұрауын білдіретін Repondez sil vous plait аббревиатурасы;
6. ұйымдастырушылардың байланыс деректері;
7. қажет болған жағдайда қосымша ақпарат;
8. іс-шараның өзі және банкет кезінде қонақтарға арналған карталар мен отыру жоспарлары.

Мысалдар

Шақыру түрлерін жіктеудің бірнеше белгілері бойынша бөлуге болады.

Шақырылған адамның аты-жөнін көрсету бойынша олар бөлінеді:

• тіркелген;
• топқа ортақәрбір қатысушыға жеке үндеусіз шақырылады.

Оқиға форматы бойынша:

• ресми, онда қабылдаулар ғана емес, сонымен қатар конференциялар, дөңгелек үстелдер;
• бейресми.

Шақыру мақсатына қарай мыналар бөлінеді:

• жеке: туған күндерді, мерейтойларды, үйлену тойларын мерекелеу және;
• коммерциялық: көрмелер, дүкендер ашу, вернисаждар.

Іс-шараға шақыру барлығын қамтуы керек қажетті ақпаратоның қалай және қайда өтетіні және шақырушы өзінің қатысуын ұйымдастырушыларға қалай растауы керектігі туралы.

Ол төмендегі мысалдағыдай жеке болуы мүмкін:

Оны белгілі бір адамға сілтеме жасамай-ақ беруге болады.

Таңғы ас, түскі немесе кешкі асқа шақыруқатысушылардың жиналу себебі туралы ақпаратты және ұсыныстың қабылданғаны туралы хабарламаны қамтуы керек.

Қабылдауға шақыру, әдетте, ерекше қатаң және салтанатты түрде, жоғары сапалы қағазда жасалады. Іс-шараның уақыты мен орны туралы хабарламадан басқа, онда іс-шараның форматы туралы ақпарат болуы мүмкін, қажет болған жағдайда қонақтардың отыру жоспары болуы мүмкін.

шақырушақырудың ең қатал емес түрлері санатына жатады. Оның негізгі міндеті – өтініш берушінің жұмысқа қабылдау жөніндегі маманмен немесе жаңа қызметкер таңдалатын бөлім басшысымен жеке кездесуін ұйымдастыру.

Жеткізу әдістері

Іс-шараларға барлық шақырулар дайындалғаннан кейін оларды адресаттарға қандай тәсілдермен жеткізу жақсы екенін шешу керек. Жеткізу түрін таңдау шараның форматы мен беделіне байланысты.

• Егер бұл ресми қабылдау болса, онда шақырулардың көпшілігін шақырылған адамдардың қолына тапсырған дұрыс.
• Шақырушылардың коммерциялық іс-шараларға қатысуын ұйымдастыру үшін курьерлік қызметтерді пайдалануға болады.
• Шақыруларды жіберуге рұқсат етіледі пошта арқылы, оларды жеткізуге қажетті уақыт кезеңін ескере отырып.
• Ең көп таралған және жылдам жолшақыру жібереді электрондық пошта. Дегенмен, әсіресе салтанатты іс-шаралар үшін бұл опция ұсынылмайды.

Сондай-ақ есте сақтау маңызды: ережелер іскерлік этикетіс-шараның басталуына кемінде 2 апта қалғанда хаттарды жіберу мерзімдерін анықтау.

Шақыруға қалай жауап беруге болады

Шақыруды алғаннан кейін сіз ұйымдастырушыларға іс-шараға қатысу немесе ұсыныстан бас тарту туралы шешіміңізді хабарлауыңыз керек.

Жауап іс-шараның форматын ескере отырып, әртүрлі тәсілдермен беріледі. Бұл шақыруда көрсетілген байланыс телефондары арқылы шақырушы тарапқа қоңырау шалу, жіберу электрондық поштанемесе іскерлік хаттаманың талаптарын орындау қажет болған жағдайда жазбаша хабарлама беру.

Жауапты дайындау кезінде, әсіресе іс-шараға қатысудан бас тартқан жағдайда, оның себебін тұжырымдау маңызды. Егер нақты себеп болмаса, бірақ сіз барғыңыз келмесе, жұмысқа орналасу туралы айтқаныңыз жөн, өйткені, мысалы, ауру немесе ауру туралы сілтемелер қиындыққа айналуы мүмкін, өйткені бас тартқан адамды басқа мерекеде көруге болады. , кешкі немесе банкет.

Егер шақыруда R.S.V.P. аббревиатурасы көрсетілген болса, онда жауап нысанда көрсетілген байланыс телефондары немесе электрондық пошта мекенжайы арқылы берілуі тиіс. Егер мәтінде ұйымдастырушылар бас тартқан жағдайда ғана хабарлау керектігін көрсетсе, дәл осылай істеу керек.

Қажет болса, бейресми жеке мерекелерді ұйымдастырушыларға қатысуыңыз туралы хабарлаңыз, көбінесе қандай да бір конвенцияларды сақтау талап етілмейді. Әдетте, қандай да бір себептермен ұсыныстың қабылданғаны немесе қабылданбағаны туралы ақпарат бар қарапайым қоңырау жеткілікті.

Сапалы шақыруды жасау және оны дұрыс қабылдау мүмкіндігі тараптарға бір-біріне құрмет көрсетуге, байланыстардың құндылығын және одан әрі қарым-қатынасты сақтауға және дамытуға деген ұмтылысты көрсетуге мүмкіндік береді.

Осы екі әріпті салыстырайық. Екеуі де шақырумен басталады, бірақ бірінші хат компания атынан жазылады. («Берёзка» жиһаз фабрикасы шақырады...»), және екіншісі – компанияның барлық қызметкерлерінің атынан («Біз сізді шақырамыз...»).

Бірінші нұсқа өте ресми. Мұнда да жаза аласыз: Берёзка сізді шақыруға қуанышты…»

«Біздің» (компания қызметкерлері) шақыруы да өте ресми, бірақ ол «адам» деп қабылданады: « Шақырамыз…”, “Сіздерді шақыруға қуаныштымыз…”, “Сіздерді шақырғымыз келеді...».

Кейбір жағдайларда өзіңізден шақыру жазу қажет болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз менеджер болсаңыз және шақыруды одан да жеке еткіңіз келсе. Содан кейін бұл сөз тіркестері түрленеді: «Мен шақырамын...», «Сізді шақырғаныма қуаныштымын...», «Мен сізді шақырғым келеді...», «Мен сізді шақыруға рұқсат етіңіз ...»

Ресми хаттар азырақ

Кеңседе күнде кездесетін әріптесіңізге хат жазу сияқты формальды емес жағдайда мұндай «рәсімдер» мүлдем пайдасыз.

Шақыру хаты, әдетте, жіберушінің мөрі мен қолы қойылған ресми құжат болып табылады. Ол белгілі бір адамға да, бүкіл компанияға да қатысты болуы мүмкін. Шақыруға мұқият қарау керек. Барлық жағдайда дерлік адресатқа деген мейірімділік пен оның кез келген іс-шараға, көрмеге, сұхбатқа немесе конференцияға келуіне қызығушылық орынды болады. Төменде кейбір шақыру хаттарының үлгісі берілген.

Маңызды!Хаттағы мәтін қысқа, дұрыс және қысқа болуы керек. Жаргон және көп мағыналы сөз тіркестеріне жол берілмейді. Барлық басқа хаттар сияқты мұндай құжат бірінші жақта жазылады.

Шақыру хатын қашан жіберген дұрыс?

Мұндай хаттар ресми іс-шараларға орай жинақталады. Мысалы, бір компания көрмені, конференцияны немесе басқа іс-шараны ұйымдастырғанда және оған үшінші тарап ұйымының қызметкерлерін және/немесе менеджерлерін шақырғысы келгенде. Хаттың көмегімен сіз белгілі бір адамды шақыра аласыз іскерлік кездесумысалы, сұхбат үшін. Төменде сіз шақыру хаттарының үлгісін таба аласыз түрлі іс-шараларсондай-ақ сұхбат үшін.

Шақыру хатын жасау, ең алдымен, жіберушінің қызығушылығы мен құрметті қарым-қатынасы туралы айтады. Мұндай құжатты елемеу өте надандық, тіпті себепсіз бас тарту - бұл жаман әдет.

Бұл хат адамның нақты іс-шараға шынымен шақырылғанын куәландыратын құжат ретінде де әрекет ете алады. Яғни, оны, мысалы, конференция өтетін ғимараттың кіреберісінде көрсетуге болады.

Шақыру хатын жіберу орынды немесе тіпті қажет болған жағдайлар:

• компанияның мерейтойы;
• бір адаммен немесе адамдар тобымен іскерлік кездесу;
• конференция;
• семинар;
• Көрме.

Маңызды!Шақырудың бір данасы жіберушінің қолында қалуы керек.

Қоңырау шалып, кездесу туралы адамға хабарлауға болатын болса, неге хат жазу керек сияқты? Біріншіден, бұл ыңғайлы, әсіресе бұл бір адам туралы емес, адамдар тобы туралы болғанда. Екіншіден, жіберушінің алушыға ерекше қатынасын көрсетеді.

Шақыру хатын жазу ережелері

Жазу стилі формальды және сақталған болуы керек. Алушыға аты-жөні немесе фирмалық атауы бойынша бірінші өтініш (егер құжат бүкіл ұйымға жіберілсе). Үндеу ортада болуы керек, төменде хаттың мәтіні берілген.

Ресми хатта не болуы керек:

• ұйым немесе жөнелтуші туралы мәліметтер (аты-жөні, СТН, PSRN, фирма коды және атауы, тіркеу нөмірі);
• жіберушінің қолы;
• басып шығару құптарлық, өйткені ол құжаттың ресмилігін көрсетеді;
• күні.

Маңызды!Шақыру хатын электрондық пошта арқылы жіберуге болады. Егер сіз оны бір уақытта адамдардың үлкен тобына жіберу қажет болса, бұл ыңғайлы.

Әрине, оқиға туралы ақпарат болуы керек. Сіз алушының қай жерде шақырылғанын нақты көрсетуіңіз керек - конференцияға, іскерлік кездесуге, көрмеге, сұхбатқа немесе басқа іс-шараға. Негізгі назар шараның өзіне аударылуы керек - ол сағат нешеде өтеді, киім үлгісі бар ма және т.б.

Түрлі іс-шараларға шақыру үлгісі

1-мысал: Конференцияға шақыру хаты.

Компанияның логотипі және қысқаша ақпарат жоғарғы сол жақ бұрышта орналастырылған, мысалы, ЖШС « темір есіктер», сондай-ақ күні мен байланыс нөмірі. Жоғарғы оң жақ бұрышта жіберуші туралы ақпарат, мысалы − бас атқарушы директор«Болат есіктер» ООО Васильев Игорь Николаевич.

Мәтін:

«Құрметті әріптестер! (орталық)

Шығуға арналған конференцияға шақырамыз жаңа өнімдер. Конференцияда өндірісте қандай технологиялар жақсы қолданылатыны, қандай материал жеткізушілермен ынтымақтасу керектігі туралы ақпарат беріледі. Конференция 2017 жылғы 12 желтоқсанда сағат 16:00-де «Арк» бизнес орталығында өтеді. Қатысуға өтінімдерді 2017 жылдың 11 желтоқсанынан кешіктірмей жіберуге болады.

Құрметпен, Игорь Николаевич (төменде).

2-үлгі:Көрмеге шақыру хаты

Мәтін:

«Құрметті Воронин Дмитрий Олегович! (орталық)

Сіздерді жаңа өнімдеріміздің көрмесіне шақырамыз. Біз нарыққа толығымен шығардық жаңа өнім«Стильді піл» сауда белгісімен. Бұл шараға қатысу сізді қызықтырады деп ойлаймын. Ол 2018 жылдың 16 қазанында көрме залындағы Fox Center орталығында өтеді. Басталуы 19:00. Дресс-код кеші. Біз сізді көрмеде көруге қуаныштымыз!

Құрметпен, Николай Васильевич, «Евростайл» ЖШС директоры.

3-үлгі:Сұхбатқа шақыру

Мәтін:

«Құрметті Елисеева Татьяна Георгиевна!

Біздің компания бухгалтер лауазымына сіздің кандидатураңызды таңдағанын хабарлауға қуаныштымыз. Барлық нюанстарды талқылау үшін біздің кеңсеге келсеңіз, біз қуаныштымыз. Біз дүйсенбіден жұмаға дейін (уақыт) (уақыт) дейін жұмыс істейміз.

Құрметпен, «ТехноМир» компаниясының өкілі Яковлев Сергей Анатольевич».

Бұл кеңестер ретінде пайдалануға болатын мысалдар ғана. Шын мәнінде, шақыру хаттары басқаша жазылуы мүмкін. Ең бастысы - жабысу жалпы ережелержәне барлық қажетті ақпаратты беріңіз.

Көбірек бірнеше үлгілершақыру хаттары.

Бұл мақалада біз кездесуге, келіссөздерге немесе кездесуге ресми шақыруды қалай жазу керектігін қарастырамыз. Шақыру хаттарының үлгісімен бөлісейік.

Оқиғаға шақыру хаттары: үлгілер

Іс-шараға шақыру туралы ресми хат

Іс-шараны өткізуді жоспарлап отырған компания оған дайындық кезінде ресми шақыру хаттарын жіберу керектігін ескереді. Бұл әсіресе қатысуы құпталатын қонақтардың тізімін жасайтын оқиғаларға қатысты.

Бұл жағдайда оларға қоңырау шалып, алдағы оқиға туралы айту жеткіліксіз. Шақырылған адамның кездесудің ауқымы мен өзінің маңыздылығын білуі маңызды. Сондықтан хатшы іс-шараға қатысу үшін шақыру хатын жазуы керек.

Бастау үшін мұндай сәйкестіктердің жіктелуін және оның дизайнының нюанстарын түсініңіз. Ресми іскерлік шақыру хаттың бір түрі болып табылады. Бұл санатқа жататындығы шақыру мақсатына қарай анықталады: алдағы іс-шара, оны өткізу уақыты мен орны туралы қажетті адамдарға хабарлау. Іс-шараға шақыру хатының негізгі ерекшеліктері:

• атаулы, бір данада әрбір шақырушыға жеке жіберіледі;
• әрбір қонаққа жеке қатысты ақпаратты қамтиды;
• басқа әріптерге қарағанда көрнекті көрінеді - қағаз ең жақсы сапа, декор;
• қолмен жазылуы мүмкін.

ішінде екенін ескеріңіз бұл жағдайтіркеу үшін стандартты формалар өте сирек қолданылады іскерлік хат. Алайда, егер сіз іскерлік іс-шараға ресми шақыру хат жазғыңыз келсе, онда оны бланк арқылы ресімдеу қолайлы.

Оқиғаға шақыру хаты: үлгі

Үлгіні жүктеп алу

кездесуге шақыру хаты

Жиналысқа шақыру туралы ресми хатты тікелей жіберу керек мүдделі тұлғалар. Бұл хатта мәжіліс тақырыбы, онда қаралатын мәселелер жан-жақты сипатталуы керек. Сондай-ақ кездесу орны мен уақытын хабарлау керек.

Кездесуге шақыру хаты тек белгілі бір ұйымның басшысына жіберіледі. Қажет болса, ол басқа қызметкерлерді шақыру немесе шақыру туралы шешім қабылдайды. Ол сізге бұл туралы бөлек хатпен хабарлайды, сонда сіз барлық қатысушылар үшін орындарды алдын ала жоспарлайсыз.

Кездесуге шақыру хаты: басқа ұйым өкілдеріне үлгі

Үлгіні жүктеп алу

Келіссөздерге шақыру хаты

Шақыру жіберу туралы ойланбас бұрын, келіссөздердің екі түрі бар екенін есте сақтаңыз: жедел және жоспарлы. Жедел кеңесті дайындаған кезде хатшы қатысушыларды шақыруы, келмеген қызметкерлер туралы басшыға хабарлауы және олардың келмеу себептерін білуі керек.

Қатысушылар көп болатын жоспарланған кездесуге дайындық 1,5-2 апта бұрын басталады және келесі қадамдарды қамтиды:

• жиналыстың күнін, уақытын және орнын белгілеу;
• күн тәртібін, қатысушылар мен баяндамашылар тізімін жасау;
• жиналыс басталғанға дейін талап етілуі мүмкін жұмыстарды орындау;
• шақыру мәтінін жазыңыз.

Келіссөздердің ерекше түрі « ми шабуылы«. Мұндай шара күрделі мәселені шешу, түсініксіз жағдайдан шығудың жолын табу, жауапты шешім қабылдау қажет болған кезде өткізіледі.

Ішкі жиналысқа шақыру электрондық пошта үлгісі

Үлгіні жүктеп алу

Шетелдікке шақыру хатын қалай жазуға және беруге болады

Шетелдік серіктестерге, қызметкерлерге және клиенттерге шақыру хатын жіберген кезде олардың сіздің қалаңызды білмейтінін ескеру қажет. Сондықтан хатқа іс-шара өтетін орынға немесе сіздің ұйымыңызға бағыттардың картасын тіркеген жөн. Сондай-ақ шетелдіктің қонақүйде тұру уақытында тұруына қамқорлық жасау қажет. Егер қабылдаушы тарап тұруға, ұшуға, трансфертке және басқа да қызметтерге ақы төлесе, онда бұл туралы да шақыруға ілеспе құжаттарда көрсетілуі керек.

Шетелдіктерге шақыру хатын құрастырған кезде бұл қажет ұлттық ерекшеліктерін ескеру . Бұл ретте шақырушының ана тілінде шақыруды жазбау керек: оны ағылшын тілінде жазу жеткілікті.

Компанияның шетелдік серіктесіне шақыру хатының мысалы

Шетелдіктерді шараға шақыру басқа қатысушыларға қарағанда әлдеқайда ертерек жіберілу керек. Шетелдік азаматтардың қатысуымен іс-шараларды жоспарлағанда, оларды шығаруға қанша уақыт кететінін ескеріңіз қажетті құжаттар, рейсті жоспарлаңыз.

«Хатшының анықтамалығы» журналының пайдалы қызметі: іскерлік хат құрастырушы

Ұйымнан шетелдікті шақыру: тіркеу ережелері, бағалар және рәсімдер

Шетелдіктерге FMS немесе Telex бланкілері бойынша шақыруларды ресімдеумен қатар, 2005 жылы аккредиттелген ұйымдардың өз бланкілері бойынша шақырулар беру мүмкіндігі бар. Аккредиттелген ұйымдар ЕО азаматтары мен АҚШ азаматтарына өздерінің пішіндері бойынша шақырулар беруге құқылы. Бұл кеңейту үшін жасалды іскерлік қатынастарРесей Федерациясы мен осы елдер арасындағы визаларды жеңілдету шеңберінде.

Ресейге виза алу үшін ЕО немесе АҚШ азаматтары Ресей Федерациясының елшілігіне немесе консулдығына жүгіне алады, аккредиттелген компанияның бланкісінде шақыру хатын көрсете алады, виза сауалнамасын толтырып, консулдық төлем жасай алады. алым.

Компанияның бланкідегі шақыруІскерлік визаға өтініш берген кезде ғана жарамды.

Үлкен артықшылығы мынада, мұндай шақыруды шығарған кезде бар болғаны 1 күн жұмсау керек, ал немесе шақыруларды беру әлдеқайда көп уақытты алады. Аккредиттелген компанияның бланкісінде берілген шақырудың кемшіліктері шақыру жіберген шақырушы ұйымның ешқандай тексеру жүргізбейтінін (Ресей Федерациясының заңнамасын бұзудың және оның өткен сапарлары кезінде елден қуылуының) болмауын қамтиды. ). Бұл тексерулердің барлығы виза алу үшін құжаттар пакетін тапсырғаннан кейін консулдықта немесе елшілікте жүргізіледі.

Ұйымның шақыру хатының үлгісі

Шетелдік азаматтар үшін Ресейге іскерлік (іскерлік) шақыруды хат түрінде беріңіз

1. Шақыру хаты арзанырақтелекс және Федералдық көші-қон қызметінің бланкіндегі шақырулар
2. Ол бес минут ішінде онлайн беріледі және төлемнен кейін бірден электрондық поштаңызға келеді
3. Сонымен қатар, Ресей Федерациясының консулдығына ұсыну үшін түпнұсқа шақыру талап етілмейді және сіз поштаға ақша жұмсамайсызтүпнұсқасын жіберу үшін
4. Авторы бұл түрРесейге бұрынғы екі немесе одан да көп іскерлік визалары бар шақырулар мүмкін Ресейге шақыру және оған бірден 3 жылға виза алу!

Үш қарапайым қадамды орындаңыз:

• пішінді толтырыңыз
• несие картасы немесе paypal арқылы төлеңіз
• электрондық поштаңызға төлем жасағаннан кейін бірден шақыруды алыңыз

Бағасы $ 55.00

Егер барлық құжаттар дұрыс болса және тексеруде бұзушылықтар анықталмаса, аккредиттелген компанияның бланкіндегі шақыру бойынша ЕО азаматтарына Ресейге виза 5 жылға дейін, ал АҚШ азаматтары үшін 3 жылға дейін берілуі мүмкін. жылдар.

Аккредиттелген ұйымның шақыруының пайда болуы заңмен белгіленбеген, сондықтан ол ерікті болуы мүмкін. Бірақ мұндай шақыруда міндетті түрде шақыруды берген компанияның шот нөмірі, төлқұжат деректері, визаның ұзақтығы және оның көптігі көрсетілуі керек. Мұндай шақыру серіктестік басшысының қолымен және мөрімен куәландырылуы тиіс.

Көбірек егжей-тегжейлі ақпаратРесейге іскерлік визаны қалай алуға болады бөлімінен табуға болады.