План за одит на човешките ресурси. Служителят по персонала трябва да знае как да провежда одит на персонала. Рискове, произтичащи от липсата на определени

Има работни моменти, когато трябва да документираш или докажеш, че наистина се е случило някакво събитие: документите са прехвърлени на нов служител, проверката е извършена, старите печати са унищожени, а ключарят Иванов идва на работа пиян. Как да го направя? Много просто: трябва да активирате събитието, т.е. съставят акт, в който няколко души потвърждават с подписите си, че този или онзи факт се е случил. Ще ви кажем как да съставите правилно акт и да придадете на този документ правна сила, така че в случай на спор той да може да служи като доказателство за случилото се. Актът се съставя от група лица (или специално създадена комисия), за да документира всеки факт: резултатите от проверката, приемането и предаването на делата, дисциплинарно нарушениеи т.н.

Доклад за инспекция на място на HR Records - Одит

Така на този етап се проверява съдържанието на документите за персонала. Проверете всички документи, с които фирмата разполага. При преглед на местните разпоредби е необходимо да се провери дали те не влошават положението на служителите в сравнение с трудовото законодателство и разкриват условията на труд на компанията. Всички служители трябва да са запознати с местните разпоредби срещу подпис.
При проверка на местните разпоредби е необходимо да се използват съответните членове от Кодекса на труда Руска федерация. С всеки служител трябва да бъде подписано съгласие за обработка и прехвърляне на личните му данни, ако на служителя се издават удостоверения по негово искане, тогава за всяко удостоверение служителят трябва да напише писмено съгласие за прехвърляне на личните му данни на трета страна.

Съставяне на актове по общо и кадрово деловодство

Румянцева А.П. предава, а Федорова О.В. приема следните документи:

1. Заповеди за основна дейност за 2013 г. (оригинали).
2. Журнал за регистрация на поръчки за основната дейност за 2013 г. (оригинал).
3. Журнал за регистрация на входящи документи за 2013 г. (оригинал).

Предадени документи Получени документи Rumyantseva A.P. Румянцева Федорова О.В. Федорова 19.09.2013 г. 19.09.2013 г. Като присъстващи при съставянето на акта обикновено се изброяват тези, по отношение на които се извършва ревизия или се съставя акт за дисциплинарно нарушение. Присъстващо лице не може да бъде член на комисията, както и член на комисията не може да участва в проверката на себе си.

Проверка на кадровата документация

• Няма съгласие за обработка и трансфер на лични данни.
• Няма надлежно съставени длъжностни характеристики на служителите, въпреки че в трудовия договор има препратка към длъжностната характеристика.
• Отговорните лица на Компанията не са проверявани за дисквалификация.
• Допуснати са грешки в съдържанието на трудовите договори, като: липсват паспортните данни на служителя и TIN на работодателя, няма условие за задължително осигуряване на служителите, не са предписани периодичността и датите на плащане заплатиНе е посочена начална дата.
• Трудовите книжки на служителите се поддържат неправилно, а именно: в много трудови книжки не се правят записи при приемане, прехвърляния, вписванията се правят неправилно в книгите.

За да отстраним тези нарушения, написахме подробен доклад за резултатите от одита на персонала и предоставихме инструкции за коригиране на всяко нарушение.

Актът за проверка на документи за персонала

внимание

Списъкът на всички документи, които принадлежат към тази група, е даден в таблица 1. Таблица 1 Документи за персонала, които са задължителни за всички работодатели Документ Препратка към нормативен акт Правилник за вътрешен работен графикИзкуство. 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация Регламент за защита на личните данни, клауза 8 на чл. 86 от Кодекса на труда на Руската федерация Инструкция за защита на труда чл. 212 от Кодекса на труда на Руската федерация Регламент за заплатите Чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация График на отпуск Чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация Щатна таблица Чл. 57 Кодекс на труда на Руската федерация Разписание Чл. 91, 99 от Кодекса на труда на Руската федерация Заповеди за основните дейности Инструкции за попълване на формуляр Т-3 Резолюция на Държавния комитет по статистика от 25 декември 1998 г. № 132 „За одобрение унифицирани формипървичен счетоводна документацияСчетоводство за търговски операции”, параграф 45 от Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „Относно трудови книжки" и т.н. Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях стр.

40, 41 Укази на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г.
Например, ако фирмата е натрупала много повредени бланки за няколко години работа и трябва да ги унищожи, се издава заповед, в която служителите, които съставляват комисията за унищожаване, са изброени не само по длъжност, но и по фамилия (Пример 1). Тази комисия ще се събере само веднъж, ще си свърши работата, ще фиксира резултата си в акта и ще престане да съществува. Фрагмент от заповедта за унищожаване на повредени бланки НАРЕЖДАМ: Създайте комисия в състав: Председател на комисията: ръководител на предучилищна образователна институция Петрова И.П.
Членове на комисията: специалист по охранителна служба Нуриев С.Д., секретар-служител Коченкова Ю.А. Обърнете внимание: председателят на комисията също се назначава "отгоре". Не можете да се назначавате за председател на комисията.
Освен това комисията може да включва служители, които случайно са станали свидетели на някакъв инцидент.
Ако е възможно да поканите прекия ръководител на нарушителя в комисията, тогава това трябва да се направи, тъй като ръководителят от своя страна е длъжен да следи за дисциплината в поверения му екип. Всеки колега на провинилия се служител може да стане трети член на комисията. Нека дадем пример за акт за отсъствие на служител на работното място (Пример 5).
Акт за отсъствие на служител на работното място ограничена отговорност“Автосалон Соларис” (ООД Автосалон Соларис) АКТ 19.10.2013 г. № 5 Москва за отсъствието на мениджър продажби В.П. Лебедев Ме, ръководителят на отдела по персонала на OOO Avtosalon Solaris, A.L. Sinitsyna, в присъствието на ръководителя на отдела по продажбите, Герасимов M.V. и администратор търговски етажТитова Г.К. този акт е съставен за отсъствието на мениджъра по продажбите В. П. Лебедев на работното място. от 14.00 до 15.45 часа днес, 19.10.2013г.

Акт за проверка на управлението на досиетата на персонала шаблон aktakom

Руската федерация, за да се сведат до минимум рисковете от санкции, свързани с извършването на проверки за съответствие трудовото законодателство, както и рискове трудови споровеи оплаквания на служители. Човешки одиттрябва да се извършва в следните случаи:

• при предстоящата държавна проверка;
• при смяна на HR специалист;
• със заплаха от проверка след уволнението на обидения служител (неплащане на заплати, бонуси, уволнение по инициатива на работодателя);
• при смяна на ръководството на дружеството;
• когато законодателството се промени.

Можете да извършите одит на персонала сами или да го поверите на трета организация. Съществуват специализирани фирмикоито извършват одит на персонала, те ще проверят и ще напишат подробен доклад, който ще посочи грешки и нарушения, както и препоръки за тяхното отстраняване.

Леонтиева Запознати с акта: Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013 Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013 Костина А.А. Костина 08.10.2013 Рязанов I.M. Рязанов 08.10.2013 г. По дело № 24-56 Петров 08.10.2013 г. Актове при управлението на личните досиета При управлението на личните досиета най-често се съставят актове за вписване на дисциплинарно нарушение на служител, неговия отказ да носи инструкциите на ръководителя или друг факт, който в случай на възможен спор със служителя ще помогне на работодателя да докаже законността на своите действия.

Например, при прекратяване на трудов договор поради отсъствие на служител в първия работен ден, работодателят е този, който ще трябва да докаже, че в определен ден той нов служителе отсъствал от работното място, като актът се ползва като доказателство.

Информация

Ако дружеството не използва унифицирани форми на документи, но е разработило и използва свои собствени формуляри, тогава тези форми на документи трябва да бъдат одобрени със заповед на ръководителя на дружеството. При проверка на трудовите книжки е необходимо да се провери наличието на заповед за основната дейност за назначаване на лице, отговорно за поддържането на трудови книжки. Всички трудови книжки трябва да бъдат регистрирани в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях, всички книги трябва да са налични и всички записи (приемане, трансфери, награди) трябва да бъдат направени в тях, вложките трябва да бъдат зашити в трудовите книжки .

Работодателят трябва сам да закупи формуляри на трудови книжки и вложки и да ги фиксира в книгата за приходи и разходи за отчитане на формуляри на трудови книжки и вложки в тях.
Удостоверяване с подписи на отказа на служителя да се запознае с акта (фрагмент от акта) От запознаване с този акт срещу подпис Lebedev V.P. отказа. Подписи: Синицина А.Л. Синицина 19.10.2013 г. Герасимов М.В. Герасимов 19.10.2013 г. Титова Г.Г. Титов 19.10.2013 г. По този начин, след като получи задачата да състави акт, на първо място е необходимо да се определи дали има унифицирана форма за този вид акт, закрепена в регулаторен документ.

Ако такъв не бъде намерен, актът се съставя в относително свободна форма - просто трябва да се придържате Общи правиласъздаване на този вид документ. И във всеки случай най-важното е да опишете случилото се възможно най-точно и правилно. Тук и по-долу е подчертано от автора. Съгласно точка 3.11 от GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация.

„Публични институции: одити и одити на финансови и стопанска дейност“, 2008, N 2

Преглед кадрова работа

Счетоводството на персонала е един от компонентите на финансовата и икономическата дейност бюджетна институция, следователно има пряко въздействие върху неговите резултати. Правилно организирана работаотносно подбора на персонал, събирането и съхраняването на информация за персонала на институцията ви позволява да използвате пълноценно ресурсите на организацията с участието на висококвалифицирани специалисти. Това от своя страна повишава ефективността на използването на бюджетните средства.

Въпреки това, както във всяко друго направление от дейността на институцията, при провеждането кадрови досиетамогат да се допуснат грешки и нарушения. Тази статия подчертава основните моменти от одита на работата на персонала, извършван в бюджетна институция.

В началото на статията определяме основните задачи и функции на работата с персонала. Основните функции са:

Формиране на персонал за заемане на длъжности;

Организация на изготвянето на проекти на заповеди на институцията, свързани с постъпване на държавна служба, нейното преминаване, сключване на договор за служба или трудов договор, назначаване на длъжност, освобождаване от заместваща длъжност, уволнение и пенсиониране на служител за дълга служба , и изпълнение на съответните решения;

Поддържане на трудови книжки на служителите;

Поддържане на лични досиета на служители;

Осигуряване дейността на комисията за уреждане на конфликт на интереси;

Организиране и осигуряване на подбора на персонал, включително, ако е необходимо, провеждане на конкурси за заемане на свободни длъжности и включване на служители в кадровия резерв;

Организиране и осигуряване на сертифициране на служители;

Организация професионална преквалификация, повишаване на квалификацията и обучение на служителите;

Формиране кадрови резерв, организация на работата с кадровия резерв и ефективното му използване;

Осигуряване на повишение на служителите;

Организиране на проверка на автентичността на личните данни и друга информация, предоставена от гражданин при кандидатстване за работа;

Консултиране на служители по правни и кадрови въпроси.

Предлагаме на вашето внимание алгоритъма за извършване на одит на работата на персонала, извършвана в бюджетна институция.

1. Законови и подзаконови актове:

Бюджетен кодекс;

Кодекс за административните нарушения;

Кодекс на труда;

Федерален закон № 79-FZ от 27 юли 2004 г. „За държавната държавна служба на Руската федерация“;

Указ на президента на Руската федерация от 30 май 2005 г. N 609 „За одобряване на Правилника за личните данни на държавния държавен служител на Руската федерация и воденето на неговото лично досие“ (наричан по-нататък - Указ на президента на Руската федерация Руската федерация N 609);

Указ на президента на Руската федерация от 28 декември 2006 г. N 1474 „За допълнителното професионално образование на държавните държавни служители на Руската федерация“ (наричан по-долу - Указ на президента N 1474);

Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 „За трудовите книжки“ (наричан по-нататък Указ N 225);

Заповед на Министерството на финансите на Русия от 22 декември 2003 г. N 117n „За трудовите книжки“;

Инструкция за бюджетно счетоводство, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 10 февруари 2006 г. N 25n (по-нататък - Инструкция N 25n);

Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1 „За утвърждаване на формите на първичната счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ (по-нататък - Резолюция на Държавния комитет по статистика N 1);

Квалификационен указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, одобрен с постановление на Министерството на труда на Русия от 21.08.1998 г. N 37 (наричано по-долу Ръководство за квалификация).

2. Задачите за проверка на работата на персонала:

Спазване на изискванията на законовите и подзаконовите актове по труда при изпълнение на работата на персонала;

Наличие на системни документи, свързани с възнагражденията (наредба за възнагражденията, наредба за бонуси, трудови договори, щатно разписание, заповеди, лични карти, разписания и др.) и тяхното съответствие с установените изисквания;

Съответствие на щатното разписание с максималния брой на служителите, одобрен от висшестоящия орган, и съответствие на действителния брой на служителите с щатното разписание;

Навременност и пълнота на промените и допълненията в щатното разписание;

Правилността на определяне на категории, коефициенти, ставки, определяне на заплати в съответствие с индустриалните заповеди, постановления на правителството на Руската федерация и други нормативни документи;

Правилността на установяването на различни допълнителни плащания и плащания (за работа през нощта, почивни дни, извънреден труд, престой и др.) и тяхното съответствие със законодателните и регламенти, както и системни документи;

Водене на отчетност за всеки служител;

Регистрация и съхранение на трудови книжки в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация;

Провеждане на кадрова работа със служители (формиране на кадрови резерв, повишаване на квалификацията на служителите и др.).

3. Източници на информация при проверка на работата на персонала:

щатни разписания;

Учредителни документи;

Колективен договор, разпоредби за бонуси, за установяване на надбавки и допълнителни плащания, за материални стимули и др.;

Табели за използване на работното време и ТРЗ;

Трудови договори, трудови договори;

трудови книжки;

Заповеди за приемане на работа, преместване, отпуск, присвояване на категории, уволнение и др.;

лични карти;

Лични вещи;

Други системни документи.

4. Процедури, които могат да се използват при проверка на работата на персонала: анализ, преглед на документи, сравнение на документи, проучване.

5. Основните точки на одита на работата на персонала.

На първо място, работата с персонала в институцията се извършва от службата за персонал. В резултат на това в началото на одита трябва да се запознаете с наредбата за отдела по персонала (отдел за персонала, персонална служба и др.), Която е одобрена от ръководителя на бюджетната институция, и да вземе решение за възложените функции към този отдел.

За да определите състоянието на досиетата на персонала в бюджетна институция, препоръчваме съставяне подробен планпроверка, която отразява основните му въпроси, периода на тяхното разглеждане и основните документи, които трябва да бъдат проверени. Примерен план е показан в таблица 1.

маса 1

План за преглед на човешките ресурси

Списък с дейности (процедури)	месечен цикъл холдинг	Документи за проверка
1. Проверка на дизайна и съдържанието на системата и първични документиНа кадрови досиета
Съответствие на съдържанието системни документи (редовни графици, правилници, заповеди и др.) към законодателството на Руската федерация		Щатни таблици, длъжности относно заплатите, бонуси, материал стимули, заповеди персонал, колективен договор и други
Определяне на степента на унификация първични счетоводни документи персонал и работно време		работни поръчки, съкращения, заплати използване от работника време, лични карти, колективен договор
Проверка на ръководството трудови книжки и вноски записи в тях		Ордени, лични карти, лични досиета, трудови книжки и други системни документи
Проверка на коректността на счетоводството работни часове		Листове за използване работни часове
2. Проверка на системата за определяне на заплати, надбавки, допълнителни възнаграждения и други мерки финансови стимулислужители на институцията
Проверка на валидността установяване на надбавки и доплащания, включително при специални условия работа (извънреден труд и работа през нощта, работа в почивни и празнични дни и т.н.)		Заповеди на водача, лични карти, лични файлове, трудови книжки, счетоводни регистри работни часове
Валидиране определяне на заплати, звания и т.н. в съответствие със законодателство и система документи		Заповеди на водача, лични карти, лични досиета
Валидиране сертифициране		Заповеди за провеждане сертификати, резултати (протоколи) от атестации, състав атестационна комисия
Формиране на ведомостта такси, материал стимулация и използване		Изчисления на заплатите, стандарти за персонал одобрени номера превъзходна организация, нареждания за разпределение на заплати, финансов стимул, награди, повишения и др.
Формиране на кадрови резерв, коректност на изброяването служители, които имат потенциални възможности кариерно развитие		Документи, съдържащи персонал институционален резерв, резултати удостоверения, работни документи кадрови услуги и др.
Повишаване на образователните и професионално ниво служители на институцията		План (график) увеличение квалификация на работниците институции, включително университети, на спец организирани курсове напреднало обучение, семинари в рамките на отдела и извън него. Наличието на доказателства сертификати и други документи, потвърждаващи професионални и образователно ниво служители на институцията

В случай, че кадровите досиета в дадена институция се поддържат с помощта на софтуерни системи, трябва да се разгледат следните въпроси:

Концентрация на функции и знания: дали персоналът, обработващ данни, има подробни познания за връзката на източниците на данни, процеса на тяхното получаване, разпространение и използване;

Концентрация на програми и данни: дали има възможност за достъп на неоторизирани лица до компютърни програми и заплаха от промяна на самите програми или данни;

Без въвеждане на документи: издава ли се писмено потвърждение за въвеждане на данни.

Нека разгледаме подробно въпросите за проверка, предложени в програмата.

1. Проверка на дизайна и съдържанието на системата и първичните документи за кадрови досиета.

Законосъобразността на поддържането на персонала се установява според щатните таблици и стандарти за персонал. Таблиците на персонала трябва по форма и съдържание да отговарят на изискванията на законодателството на Руската федерация, а именно:

Таблиците за персонала се изготвят с помощта на формуляра T-3, одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика № 1;

Броят на персоналните единици, предвиден в таблицата с персонала, не трябва да надвишава лимита на персонала, установен от висшата организация;

фонд работна заплата в персоналне трябва да надвишава фонда за работна заплата, одобрен от висшестоящия орган;

Уволненията, заплатите, надбавките, надбавките трябва да отговарят на предвидените позиции в списъка на персонала и законодателството на Руската федерация;

Щатното разписание се одобрява за определена година, в него се правят промени със заповеди на ръководителя, в които се дава основата за извършване на такива промени;

Длъжностите, предвидени в щатното разписание, трябва да съответстват на законово установените длъжности и специалности в съответствие с квалификационните изисквания или квалификационните директории, както и спецификата на дейността на бюджетната институция и ведомствените документи.

В допълнение към щатното разписание бюджетните институции изготвят щатни разпоредби - работни документи за досиета на персонала, в които в допълнение към установените длъжности и специалности са посочени имената и инициалите на служителите, заемащи тези длъжности. По правило формата и съдържанието на тези документи се определят от заповеди, методики и инструкции, одобрени от министерства и ведомства, а понякога и от самите институции. Препоръчваме да използвате редовни договорености при извършване на проверки на лични досиета, лични карти на служители, работни книжки, разписания, тъй като информацията, съдържаща се в такива договорености, ви позволява да определите структурата и последователността на проверките, без да прибягвате до помощта на служители по персонала при съставянето на списъци за проверки, които понякога отнемат твърде много време.

В допълнение към щатното разписание, други документи, които са основните за трудова дейност, като колективен договор, трудови договори (договори), разпоредби за възнаграждение, материални стимули, премии, стимули, за правилността на тяхното изготвяне и съответствие със законодателството на Руската федерация.

Законоустановен правна формарегулиране трудови отношенияе колективен трудов договор или други документи (наредби, учредителни документи), който определя всички условия на възнаграждение, които са от компетентността на институцията.

Кодексът на труда установява нивото на условията на труд и защитата на трудовите права на служителите. Нарушаването на който и да е член от Кодекса на труда на Руската федерация е сериозно незаконно действие и се наказва с административна или наказателна процедура, следователно прилагането на правилата, установени в неговите членове, е задължително за всички ръководители и служители.

Всяка бюджетна институция трябва да разработи и приеме наредба за възнагражденията в съответствие с колективния договор, сключен между администрацията и представителите на трудовия колектив, и (или) в съответствие със законодателството на Руската федерация. Той предвижда форми на възнаграждение за всички категории работници, ставки и ставки, както и система за възнаграждение на всяка категория работници за резултатите от тяхната работа. Разпоредбите трябва да се основават на такива принципи, при които всеки работник без принуда да се интересува от постоянно повишаване на производителността на труда.

След проверка на законността на поддържането на персонала, одиторът проучва условията за възнаграждение, вътрешните трудови разпоредби и други въпроси, предвидени от законодателството на Руската федерация (или колективния договор, приложения към него и отделни споразумения).

Проверката на работата на персонала включва проверка на документите за коректността на тяхното изпълнение. Формулярите на първичните счетоводни документи за досиета на персонала са одобрени с Постановление № 1 на Държавния комитет по статистика, което също определя процедурата за тяхното попълване. В случай на автоматизирано отчитане на персонала изходните форми също трябва да отговарят на стандартите, но можете да добавите необходими подробностикоито не влошават положението на служителите, при условие че такива форми са одобрени в счетоводната политика на институцията.

Първичните документи за отчитане на броя на работниците и служителите и тяхното движение са заповеди за приемане, уволнение или преместване на друга работа, за предоставяне на отпуски.

Първичните документи за наемане, уволнение, движение в организацията, преместване от една длъжност на друга, предоставяне на отпуск, използване на работното време са показани в таблица 2.

таблица 2

Унифицирани форми на документи за досиета на персонала,

работно време и разчети с персонала по възнаграждение

Номер (код) на унифицираните форми	Име на формуляра
Счетоводство на персонала
	Заповед за наемане на служител
	Лична карта на служителя
	персонал
	Заповед за преместване на служител на друга работа
	Заповед за предоставяне на отпуск на служител
	График на отпуските
	Заповед за прекратяване на трудовия договор с служител (уволнение)
	Заповед за стимулиране на служителите
Относно отчитането на работното време и разплащанията с персонала за възнаграждение
	График за време и ведомост за заплати

По време на одита одиторът трябва да се запознае с личните досиета на служителите на институцията. Личните досиета се разглеждат не само от гледна точка на тяхното изпълнение и навременността на въвеждане и подаване на документи в лични досиета, както и правилността на тяхното съхранение, но и като се вземе предвид информацията, съдържаща се в тях, което позволява да се оцени нивото на служителите и тяхната пригодност за тяхната позиция. Разбира се, одиторът няма право да разкрива и използва информация за служителите на институцията за свои лични цели, тази проверка има за цел да определи правилността на установяването на длъжности за служители и спазването на трудовото законодателство на Руската федерация.

При проверка на лични досиета трябва да се ръководи от документи, регламентиращи процедурата за тяхното поддържане и изпълнение. По този начин, по отношение на държавните служители, Указ на президента на Руската федерация N 609 одобри Правилника за личните данни на държавния държавен служител на Руската федерация и воденето на неговото лично досие.

В личните дела одиторът трябва да обърне внимание на трудовия договор (договор), сключен със служителя. Понятието трудов договор е разкрито в чл. 56 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който трудовият договор е споразумение между работодател и служител, според което работодателят се задължава да осигури на служителя работа в съответствие с предвидената трудова функция, да осигури условия на труд, предоставени съгласно Кодекса на труда, законите и други нормативни правни актове. Колективен договор, споразумения, местни разпоредби, съдържащи разпоредби трудовото законодателство, е предписано да изплаща заплатите на служителя своевременно и в пълен размер, а служителят се задължава лично да изпълнява трудова функцияспазва правилника за вътрешния трудов ред, действащ в организацията. В трудовия договор трябва да бъдат посочени:

Фамилия, име, бащино име на служителя (фамилия, име, бащино име на работодателя - индивидуален) който е сключил трудов договор;

Място на работа (с посочване на структурното звено);

Начална дата на работа;

Името на длъжността, специалността, професията, посочваща квалификацията в съответствие с щатното разписание на организацията или конкретна трудова функция.

Освен това, ако в съответствие с федералните закони предоставянето на обезщетения или наличието на ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени длъжности, специалности или професии, тогава имената на тези длъжности, специалности или професии и квалификационни изискванияте трябва да отговарят на наименованията и изискванията, посочени в справочниците за квалификация, одобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация. Понастоящем за това се използва Наръчникът за квалификация.

Трябва да се има предвид, че наименованията на длъжностите в бюджетните институции по правило се определят от ведомствени документи, както и въз основа на Единната номенклатура на длъжностите на служителите и Единната тарифа. наръчник за квалификацияработи и професии и други документи, утвърдени по чл. 143 от Кодекса на труда на Руската федерация от правителството на Руската федерация.

Графикът на труда в институцията се определя от правилника за вътрешния трудов ред. Това са местни разпоредби, които регулират, в съответствие с Кодекса на труда и други федерални закони, процедурата за наемане и освобождаване на служители, основните права, задължения и отговорности по трудов договор, работно време, време за почивка, стимули и наказания, прилагани към служителите , както и други нормативни въпроси.трудови отношения в бюджетна институция. Правилникът за вътрешния трудов ред се одобрява от ръководителя на институцията, като се взема предвид становището на представителния орган на служителите и като правило е приложение към колективния трудов договор. Ръководителят на институцията е длъжен, в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, законите, други регулаторни правни актове, да създаде необходимите условия за служителите да спазват трудовата дисциплина.

По този начин, когато извършва одит на работата на персонала на институцията, одиторът трябва да се запознае с документите, регулиращи трудовия график в институцията, преди всичко за тяхното съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация: положението на служителите трябва не е по-лошо от предвиденото в трудовите разпоредби.

По време на одита одиторът сравнява подкрепящите документи, които са основа за изчисляване на заплатите, и анализира тяхното съдържание. Освен това се проверяват документи, които се съставят, когато действително отработените часове се отклоняват от нормативните, нощна работа, увеличаване на обема на работа и др. институцията се използва. По правило такива документи се съставят от отдела по персонала на институцията и се съхраняват в него.

Така че, когато плащате за работа през празниците или почивните дни, извънреден труднеобходимо е да се провери наличието на заповеди от ръководителя на институцията за участие в такава работа, като се посочват причините, датите за начало и край на работа, сравняват данните на заповедта с графика и графика на смените, проверяват коректност на изчислението, като се вземе предвид общият брой часове, отработени от конкретен служител. В същото време се проверява правилността на определяне на продължителността на платения отпуск за персонала. В този случай се използват лични карти на служители (формуляр N T-2), документи, потвърждаващи правото на допълнителен и удължен отпуск, заповеди за институцията.

Особено внимание се обръща на правилността на определяне на броя на пълните отработени месеци през последната работна година за изплащане на обезщетение за неизползвани отпускипри съкращаване на работници.

Необходимо е да се вземат предвид възможните случаи на неточност на данните за отработените часове в графиките за неговото използване, когато броят на работните дни показва дните, платени за периода на ваканция или временен отпуск по болест. Следователно, всички документи, установени по време на одита, които противоречат на данните от графиките за работното време, и причините за това нарушение трябва да бъдат изяснени с преките началници на конкретни служители.

Що се отнася до дизайна на графика, неговата форма е разработена за бюджетни институции и е дадена в Приложение № 2 към Инструкция № 25n.

AT без провалпо време на проверката на работата на персонала одиторът трябва да прегледа трудовите книжки на служителите, за да идентифицира така наречените номинирани. Използвайки разпоредби за персонала, ведомости за заплати, лични досиета и други документи, които определят действителния брой и номиналния състав на служителите на институцията, одиторът ги проверява с трудови книжки. В случай на идентифициране на лица, които не работят в институцията, но в същото време получават заплати, одиторът документира всички факти, прави копия на всички документи, потвърждаващи този факт, и предава получената информация на правоприлагащите органи.

Освен това при преглед на трудовите книжки се проверява правилността на тяхното попълване, регистрация и изменения. Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки и техните вложки, както и техните формуляри се определят от правителството на Руската федерация. AT този моментПроцедурата за регистрация, поддържане, съхранение и формата на трудовата книжка са установени с Резолюция N 225.

При проверка на трудовите книжки одиторът трябва да обърне внимание на вписванията в трудовата книжка (не по-късно от една седмица от датата на одобрение на заповедта или друга причина за вписването) и на съдържанието на информацията, например място на работа, заемани длъжности и извършена работа (раздел II от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, производство на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Резолюция N 225).

Обърнете внимание, че трудовата книжка се издава въз основа на Инструкциите за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. N 69 (наричано по-нататък Резолюция N 69). Тази инструкцияизяснява процеса на попълване на раздели на трудовата книжка, определя процедурата за въвеждане на информация за служителя, работа, възнаграждение на служителя, уволнение и наемане (по различни причини), както и процедурата за издаване на дубликат на трудовата книжка .

Законодателството на Руската федерация предвижда отговорност за нарушение установен редподдържане, отчитане, съхраняване и издаване на трудови книжки. За нарушаване на установения ред за водене, отчитане, съхраняване и издаване на трудови книжки длъжностните лица носят отговорност по чл. 5.27 „Нарушение на законодателството за труда и защитата на труда“ от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, а именно под формата на административна глоба на длъжностни лицав размер от 1000 до 5000 рубли; за институция - от 30 000 до 50 000 рубли. (или административно спиране на дейността до 90 дни). Повторното нарушение води до лишаване от права за период от една до три години.

Длъжностните лица, отговорни за организирането на работата по поддържане, съхраняване, записване и издаване на трудови книжки и вложки в тях, включват работодателя (клауза 45 от Резолюция N 225) и упълномощено лице, назначено със заповед на ръководителя, отговорен за поддържането, съхраняването, записването и издаването трудови книжки.

Одиторът трябва да има предвид, че в съответствие с клауза 40 от Правилата за отчитане на формуляри на трудова книга и вложки в нея, счетоводството се води в книгата за приходи и разходи за отчитане на формуляри на трудова книга и вложка в Той и книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях, които са номерирани, зашнуровани, заверени с подписа на ръководителя на организацията, а също и запечатани с восъчен печат или запечатани. Формулярите на тези книги са одобрени с Резолюция N 69 (Приложения N N 2 и 3).

Книгата за приходите и разходите за отчитане на формулярите на трудовата книжка и вложката в нея се поддържа от счетоводния отдел на институцията, а книгата за записване на движението на трудовите книжки и вложките в тях се поддържа от службата за персонал или друг отдел на институцията, който изготвя приемането и освобождаването на служители.

При проверка на работата на персонала е необходимо да се провери дали всички трудови книжки, приети от служителите при приемане на работа, както и трудовите книжки и вложките в тях, посочващи сериите и номерата, отново издадени на служителите, са регистрирани в счетоводната книга на движение на трудови книжки и вложки в тях. В същото време получаването на трудова книжка във връзка с уволнението трябва да бъде удостоверено с подписа на служителя не само в тази счетоводна книга, но и в лична карта.

В предишния брой на читателите бяха представени задачите за проверка на работата на персонала, както и план за проверка, състоящ се от няколко етапа, един от които беше разгледан. В този брой ще приключим да говорим за първия етап на проверка (проверка на дизайна и съдържанието на системата и първичните документи за досиета на персонала) и ще разгледаме останалите етапи.

Така че, когато проверява работата на персонала, одиторът трябва да обърне внимание на редица въпроси, като например:

Правилността на изпълнението на заповедите в институцията за наемане и освобождаване на персонал. При проверката се използва Постановлението на Госкомстат на Русия от 05.01.2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ (по-нататък - Постановление на Госкомстат № 1);

Правилност на регистрацията и навременност на подаването в счетоводния отдел на графики на персонала;

Наличие на трудови книжки на служителите и тяхното съответствие с лицата, посочени в отчетите и персонала;

Правилността на приемането, регистрацията и уволнението на лица, включително тези, които работят на непълно работно време, при комбиниране на професии и временно заместване;

Съответствие на назначенията на определени длъжности на работещи и новоназначени служители на институции с квалификационни изисквания, както и използването на трудови книжки, лични досиета и удостоверителни материали, които се сравняват с квалификационните изисквания (при проверка можете да използвате Кодекса на труда на Руска федерация);

Съответствие на служителите с длъжностите и щатните таблици. Използват се методи за заобикаляне на работни места, анализ на професионална специализация според трудови книжки, документи за образование, квалификационни материали, актове за приемане и предаване на длъжности (материални ценности, документи), както и идентифициране на действителни изпълнители според текущата документация, изготвена в подразделения на бюджетна институция (изпълняваните функции се сравняват със служебните задължения за заеманата длъжност);

Своевременност и коректност на атестирането на ръководители и специалисти, задание квалификационни категориислужители;

Правилността на изчисляване на трудовия стаж на служителите на одитираната институция и наличието на протоколи от комисии за неговото установяване;

Наличие и законосъобразност на списъци и списъци, разработени и одобрени от системни документи (колективен договор, наредби и др.) За предоставяне на служителите на обезщетения и компенсации, установени от действащото законодателство, предоставяне на допълнителни платени отпуски;

Правилността на документите за отпускане на пенсии на персонала при преференциални условия и в преференциални размери.

Пример 1. През ноември 2007 г. беше извършен одит на работата на персонала на Технологичния колеж на POU за периода от 01.01.2006 г. до 01.10.2007 г. Следното е проверено.

Списъкът на персонала за 2006 г. беше одобрен от ръководителя на институцията и съгласуван с ръководителя на висшата организация - Федералната агенция по образование. В нарушение на параграф 1 от Постановлението на Държавния комитет по статистика № 1, щатното разписание за 2006 г. е съставено в произволна форма (трябваше да бъде във формуляра T-3). Таблицата с персонала за 2007 г. е изготвена във формуляр T-3, одобрен от изпълняващия длъжността ръководител на институцията и съгласуван с ръководителя на Федералната агенция по образование.

Към 01.10.2007 г. персоналът на колежа е 200 единици, включително 10 единици MOS и 4 единици шофьори. Всъщност са наети 195 единици, включително 8,5 единици MOS и 4 единици шофьори. В нарушение на заповедта на Федералната агенция за образование от 12.01.2007 г. N 4-k в щатното разписание на институцията за 2007 г. е въведена длъжността портиер на официалната територия.

В нарушение на клауза 1 от Постановлението на Държавния комитет по статистика N 1 личните карти на служителите (формуляр Т-2) не се попълват: в секцията няма подписи на собствениците на трудови книжки. 3, 4 форми, например Орлова С.И., Волкова О.В., Наришкина Г.И. В периода на проверка нарушението е отстранено.

В нарушение на параграф 1 от Постановлението на Държавния комитет по статистика № 1, заповедите за командировка не са издадени във формуляр Т-9.

В нарушение на параграф 10 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на празни трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16.04.2003 г. N 225, записи в трудовата книга на някои служители на институцията относно прехвърлянето или назначаването на длъжност са извършени извън срока една седмица от датата на издаване на заповедта). Например, по време на проверката в трудовата книжка на Орлова С.И. не е направено вписване за назначаването на нова длъжност със заповед от 01.11.2007 г. N 38 / 07-06. В периода на проверка нарушението е отстранено.

Графиците се водеха месечно във формуляр 0504421, одобрен от ръководителя на колежа. Няма открити нарушения.

2. Проверка на системата за определяне на заплати, надбавки, допълнителни плащания

и други мерки за материално стимулиране на служителите

институции

В допълнение към общите въпроси са идентифицирани специфични проблеми за бюджетните институции:

Наличие на годишен фонд за заплати, одобрен от по-горестояща организация; правилността на включването във ведомостта на размера на тарифните ставки ( официални заплати), включително за свободни длъжности, увеличения, размери на надбавки и доплащания към тарифните ставки; навременност и правилност на корекцията през годината на утвърдения фонд работна заплата; легитимността на използването на спестявания по ведомост; определяне на максимални заплати за висококвалифицирани работници; установяване на допълнителни плащания за действителното съчетаване на професии и други предвидени плащания поради спестяване на фонд за заплати; наличието на преразход на фонда за заплати за изминалата година, причините и длъжностните лица, отговорни за това;

Правилността на изчислението и наличието на фонд за финансови стимули, одобрен от ръководителя на институцията; наличие на разработен и одобрен колективен договор или разпоредба за бонуси; организиране на материални стимули за служителите на институцията (указания за използване на фонда за материални стимули, спазване на показателите и условията за изплащане на бонуси, бонуси за стимулиране и материална помощ).

Формирането на фонда за заплати може да се отдаде и на работата на персонала по отношение на подготовката и издаването на заповеди, които одобряват процедурата за формиране и използване на този фонд (правила за заплати, бонуси, материални стимули и др.).

Ведомостта включва сумите на паричните и натуралните възнаграждения, начислени от предприятието за отработени и неотработени часове, бонуси и надбавки за стимулиране, плащания, свързани с режима на работа и условията на труд, бонуси и еднократни плащания за стимулиране, както и плащания за храна, жилище, редовно гориво.

Във ведомостта подлежат на включване:

1) заплащане за отработени часове (основна заплата):

Бонуси и възнаграждения с регулярен или периодичен характер, независимо от източниците на изплащането им;

Добавки и надбавки към заплатата професионално съвършенство, съчетаване на професии и длъжности, достъп до държавна тайна);

Месечни и тримесечни бонуси за прослужено време;

Компенсационни плащания, свързани с начина на работа;

Заплащане за работа през почивните дни и празниците;

Заплащане на служителите за почивни дни (отпуск), предоставени във връзка с работа над нормалното работно време;

Изплащане на разликата в заплатите при временно заместване;

Заплащане на труда на лицата, наети на непълно работно време;

2) заплащане за неотработени часове (допълнителни заплати):

Заплащане на годишен и допълнителен отпуск;

Заплащане на допълнителни отпуски, предвидени в колективния трудов договор;

Заплащане на преференциални часове за юноши;

Заплащане на учебни ваканции;

Обезщетение за принудително отсъствие.

В бюджетните институции могат да се използват системи за заплащане на часове, надбавки на парче, както и система за заплащане по граждански договор. Много институции са установили тарифна система на възнаграждение, която включва тарифни ставки(заплати), тарифна скала, тарифни коефициенти.

Таксуване на работи и възлагане на служителите тарифни категорииИзготвят се, като се вземат предвид Единния тарифен и квалификационен наръчник на работите и професиите на работниците, Единния квалификационен наръчник за длъжностите на ръководители, специалисти и служители.

Системата за бонуси за служителите може да включва бонуси за ръководители и специалисти за основните резултати от икономическата дейност и специални бонуси за извършване на работа в определени области, които изискват повишена отговорност.

Бонусната система предвижда възможност за извършване на промени и допълнения към настоящите разпоредби за всички видове бонуси, спиране или промяна на периодите на валидност отделни разпоредбиотносно бонуси, както и въвеждане на нови или отмяна на съществуващи разпоредби, в зависимост от тяхната приложимост и Финансово състояниеинституции.

По правило ръководителят на институцията има право по искане на ръководителите на отдели напълно или частично да лиши бонуса отделни служителиза производствени пропуски, допуснати в работата:

отсъствие от работа;

Поява на работа в нетрезво състояние;

Неизпълнение на задачите на ръководителя на отдела;

Нарушаване на правилата за безопасност, пожарна безопасност;

Нарушаване на трудовата производствена дисциплина;

Нарушаване на установените срокове за документооборот.

Всички горепосочени и други основания, които водят до намаляване или увеличаване на размера на бонуса, трябва да бъдат посочени в наредбата за бонусите или друг документ, регламентиращ процедурата за издаване на бонуси в институцията.

За проверка на бонусите за резултати от работата и материалните стимули за служителите се използват:

Колективен трудов договор (ако има такъв);

Наредба за бонусите, в която се посочват конкретни показатели за бонуси за всяка позиция и случаи, общи за всички служители, когато не се предоставят бонуси;

Изчисления на годишния фонд за заплати;

Отчитане на изпълнението на премиалните показатели за всяко структурно звено;

Документи, доказващи нарушение на условията за бонуси от конкретни служители;

Заповеди на ръководителя на институцията за изплащане на бонуси и мерки, прилагани към нарушителите;

Отчитане на използването на фонда за материално стимулиране за всеки източник на плащания.

Първо, правилността на изчисляването на планираните суми на фонда за материални стимули и материалната помощ за годишните средства за заплати се проверява с разпределението на фонда за материални стимули и материална помощ. Ако през годината е имало промени в размера на заплатите (заплати или ставка от 1-ва категория на ETS, размерът на надбавките и допълнителните плащания, включени във ведомостта), редовни или ведомост за заплатислужители, тогава се установява правилността на направените промени в изчислението и корекциите на общата сума на годишния фонд, като се вземе предвид времето на направените промени.

Законосъобразността на плащанията от фонда за материално стимулиране и материалното подпомагане се проверява по специфичните критерии за оценка на уменията или постигнатите резултати в работата, видовете важни работи, както и условията и пропуските в работата, при които не се изплащат бонуси за стимулиране. предоставени. За проверка се използват и заповедите на ръководителя на институцията и документите, послужили като основа за публикуването им (писмени изявления на служители, бележки на ръководителите на структурни подразделения и др.).

В допълнение към видовете плащания, разгледани по-горе, в бюджетна институция може да се предостави следното:

За съвместяване на професии (длъжности), разширяване на обслужвания район, изпълнение на задълженията на временно отсъстващ служител;

За работа през нощта, вечерна смяна;

За ненормиран работен ден на шофьори;

Бригадири (линк) от работниците, които не са освободени от основната си работа, за ръководене на екипа (линк);

пер вредни условиятруд;

За професионални постижения;

За изпълнението на важна работаза периода на изпълнението му;

пер високи постиженияв работата и високо квалифициранмениджъри, специалисти и служители.

Размерът и условията на тези допълнителни плащания се регулират от правилници, заповеди и други нормативни актове, одобрени със съгласието на профсъюзите.

По време на одита на работата на персонала, извършена в бюджетните институции, някои въпроси на трудовото законодателство подлежат на проверка:

Спазване на установената процедура за сертифициране;

Спазване на установения ред за сключване и прилагане на колективен трудов договор и други разпоредби относно възнагражденията;

Спазване на режима на работното време и времето за почивка, регулиране и защита на труда, обезщетение за вреди, причинени при изпълнение на задълженията;

Предоставяне на гаранции, компенсации и привилегии на определени категории служители и др.

При извършване на одит се вземат предвид както документирани оплаквания, така и жалби на служители по време на одита. Прилага се документация на атестационната комисия, синдикални органи, следствени материали и други документи. При необходимост се извършва изясняване на някои въпроси от трудовото законодателство инспекция по труда.

При проверка на правилността и законосъобразността на сертифицирането на служители на бюджетни институции трябва да се ръководи от изискванията на Указ на Министерството на труда на Русия от 11 ноември 1992 г. N 32 „За одобрение методически препоръкиподобряване на организацията на заплатите на служителите в институции, организации и предприятия, които са на бюджетна издръжка, въз основа на прилагането на Единния тарифна скалазаплати" и Указ на Министерството на труда на Русия N 27 и Министерството на правосъдието на Русия N 8 / 196 от 23.10.1992 г. "За одобряване на основните разпоредби относно процедурата за атестиране на служители на институции, организации и предприятия, които са на бюджетно финансиране“, както и съответните отраслови наредби и заповеди на министерства и агенции, които определят сроковете за сертифициране.

Трябва да се има предвид, че за всеки служител, подлежащ на атестиране, не по-късно от две седмици преди началото на атестирането неговият преки ръководител трябва да изготви заявление, съдържащо комплексна оценка за съответствието на служителя с квалификационните изисквания за длъжността и заплащането. категория, неговата професионална компетентност, отношение към работата и качество на изпълнение служебни задължения, както и информация за резултатите от работата за изминалия период. Сертифицираният служител трябва да бъде предварително запознат с материалите, предоставени на комисията по сертифициране (поне две седмици преди сертифицирането). По този начин, когато разглеждате документите за сертифициране, трябва да се обърне внимание на датите на документите, на наличността, както и на правилността на графика за сертифициране, който се утвърждава от ръководителя на институцията и се предоставя на вниманието на сертифицираните служители. .

Графикът за сертифициране посочва наименованието на звеното, в което работи атестираният, неговото фамилно име, длъжност, датите на атестирането и представяне на необходимите документи в атестационната комисия, както и длъжностите и имената на отговорните служители. за подготовката им.

Заповедта на ръководителя одобрява атестационната комисия, състояща се от председател, секретар и членове на комисията. Атестационната комисия включва ръководители на отдели, висококвалифицирани специалисти и представители на синдикалната организация. При проверка можете да обърнете внимание на наличността, навременността и правилността на изготвянето на тази поръчка.

Тъй като резултатите от сертифицирането (оценка и препоръки) се вписват в сертификационния лист, който се съставя в един екземпляр, се подписва от председателя, секретаря и членовете на сертификационната комисия, участвали в гласуването, и се съхранява в личната карта на служителя. досие, личните досиета подлежат на проверка.

Освен това резултатите от сертифицирането, след одобрението им със заповед на ръководителя, се вписват в трудовата книжка на служителя. Това означава, че при проверка на трудовите книжки трябва да се обърне внимание на съставянето на записи за удостоверяване.

При проверка на правилността и законосъобразността на удостоверяването е възможно да се вземат предвид показатели за оценка на професионализма и бизнес качестваработници. Тези показатели се одобряват като правило с ведомствени документи или документи на институцията. В този случай е възможно да се установи съответствието на показателите с изискванията на законодателството в този отрасъл според изискванията за квалификация, както и тяхната обективност.

По отношение на проверката на атестирането на държавните служители следва да се ръководи от изискванията на чл. 48 федерален законот 27.07.2004 г. N 79-FZ „За държавната държавна служба на Руската федерация“ (по-нататък - Федерален закон N 79-FZ), както и изискванията на Указа на президента на Руската федерация от 01.02.2005 г. N № 110 „За сертифицирането на държавните служители на Руската федерация“.

Пример 2. През ноември 2007 г. е извършен одит на работата на персонала в болница № 5 за периода от 01.01.2006 г. до 01.10.2007 г. Персоналът на институцията през 2006 г. е 155 бр., през 2007 г. - 152 бр. Следното е проверено.

Фондът за заплати за 2006 г. е формиран въз основа на заповедта на висшестоящата организация (Министерство по здравеопазване) от 13 декември 2005 г. N 465. Фондът за заплати за 2007 г. е формиран въз основа на Заповедта на висшата организация (Министерството на здравеопазването) Здраве) от 1 декември 2006 г. N 800.

В нарушение на Приложение № 2 към Заповед № 465 на Министерството на здравеопазването от 13.12.2005 г. фондът за работна заплата за 2006 г. е изчислен на база максимална численост на служителите от 157 щатни единици (следват 155 щатни единици). По този начин надценката възлиза на 35 400 рубли. Изчислението е дадено в Приложение № 5 към протокола от проверката.

През разглеждания период бонусите са изплатени въз основа на заповеди на ръководителя на висшестояща организация, заповеди на ръководителя на институцията и наредби за реда за бонуси и установяване на месечни надбавки на болничните служители N 5 от 01 / 23/2006 N 8. Нарушения не са установени.

Начисляването и изплащането на материална помощ на служителите на институцията се извършва въз основа на заповеди на ръководителите на висшата организация, заповеди на ръководителя на институцията и разпоредбата за предоставяне на финансова помощ на болничните служители N 5 с допълнения и промени, утвърдени със заповед на ръководителя на институцията от 12.05.2005г. В нарушение на параграф 8 от разпоредбата за предоставяне на материална помощ през 2006 г. на някои служители е издадена материална помощ без основание (заявление за издаване на материална помощ и заповед от ръководителя) на обща стойност 25 000 рубли.

3. Проверка на изпълнението на работата с персонала на институцията

За да се повиши интересът, а оттам и ефективността на работата на персонала във всяка бюджетна институция, трябва да се формира кадрови резерв.

Тъй като целта на проверката на финансово-икономическата дейност на бюджетните институции е да се провери осъществимостта и ефективността на използването на бюджетните средства, се препоръчва да се обмисли формирането на кадрови резерв на институция при проверка на работата на персонала, особено при упражняване на ведомствени контрол.

Документите, въз основа на които се формира резервът, по правило се утвърждават в рамките на министерството, службата или агенцията. Има обаче основни принципи за формиране на резерв - нека ги разгледаме с пример публичната служба. При това следва да се ръководи от чл. 64 от Федералния закон N 79-FZ.

И така, резервът на персонала се формира, като се вземе предвид консолидиран регистърдържавни служители на Руската федерация и получени заявления от държавни служители (граждани) на конкурсна основа за заемане на длъжности в държавната служба. Формира се кадрови резерв за заместване свободна позициядържавна служба в същия и/или друг държавен орган по реда на повишаване в длъжност на държавен служител. Включването на държавен служител (гражданин) в кадровия резерв на държавен орган за заемане на длъжност на държавна служба се извършва въз основа на резултатите от конкурс.

По този начин, когато се проверява правилността на формирането на резерва на персонала, е необходимо да се вземе предвид документацията за конкурса за заеманата длъжност, както и резултатите от този конкурс. Освен това можете да проверите дали всички служители, преминали конкурса, са включени в резерва на персонала и дали позицията на резерва на персонала съответства на тяхното потенциално ниво. Документите, които трябва да бъдат прегледани, са заповедите на ръководителя на институцията, лично досие и други документи, потвърждаващи официалните дейности на служителя (резултати от атестации, работни документи на службите за персонал и др.).

Одиторът също така трябва да провери дали при формирането на кадровия резерв се спазват изискванията на наредбата за кадровия резерв в държавната служба (одобрена от президента на Руската федерация и регулаторния правен акт на съставния субект на Руската федерация).

Професионалното и образователно ниво на служителите в институцията трябва непрекъснато да се повишава. Отговорностите на службите за персонал включват организирането на усъвършенствано обучение на служителите.

При проверка на работата на персонала в посока на повишаване на квалификацията на служителите на институцията е необходимо да се обърнете към нормативните документи. Например, по отношение на държавните служители трябва да се проучат разпоредбите на Указ на президента на Руската федерация от 28 декември 2006 г. N 1474 „За допълнително професионално образование на държавните държавни служители на Руската федерация“ (наричан по-долу - Указ на президента N 1474), който одобри Правилника за реда за получаване на допълнителни професионално образованиедържавни държавни служители на Руската федерация.

Тъй като основанието за изпращане на държавен служител на обучение по образователна програма е назначаването на държавен служител по реда на повишаване на друга длъжност на държавна служба на конкурсен принцип, включването на държавен служител в кадровия резерв за попълване на държавна служба служебна длъжност на конкурсна основа и решението на атестационната комисия относно съответствието на държавен служител, заместена длъжност на държавната служба, при условие че тя успешно се развива образователна програма, тогава особено внимателно трябва да проверите работниците, които попадат в горните категории. В същото време е необходимо да се обърне внимание на факта, че професионалната преквалификация на държавния служител се извършва, като се вземе предвид профилът на неговото образование, особено в случай на промяна в вида на неговата професионална служебна дейност.

В допълнение, повишаването на квалификацията на държавния служител се извършва най-малко веднъж на три години. Държавен служител, приет за първи път на длъжността държавна служба, след това се изпраща за повишаване на квалификацията изпитателен срокили шест месеца след постъпване на държавна служба. Възможен е и друг вид повишаване на квалификацията - стаж. Целта на стажа е изучаване на усъвършенстван, включително чуждестранен, опит и консолидиране на теоретичните знания, придобити от държавните служители в периода на професионална преквалификация или повишаване на квалификацията, и придобиване на практически умения и способности за ефективното им използване при изпълнение на техните задължения.

Отделът по персонала на институцията трябва да изготви заявления за обучение на служители, например държавни служители, във формуляра в съответствие с Приложение № 1 към Указ на президента № 1474, които се подават в определен срок (не по-късно от 1 март на годината, предхождаща планираната) заедно с доклади за напредъка.

По този начин отделът по персонала трябва да има план (график) за повишаване на квалификацията на служителите на институциите, включително в университетите, на специално организирани курсове за повишаване на квалификацията, семинари вътре и извън отдела или други документи, съдържащи информация за курсове за повишаване на квалификацията на служителите на институцията.

Освен това всички документи и (или) техните копия, потвърждаващи образователното и професионалното ниво на служителите (сертификати, удостоверения, сертификати и др.), Трябва да бъдат налични в отдела за персонал и да се съхраняват, като правило, в личните досиета на служителите.

Пример 3. През ноември 2007 г. беше извършена проверка на работата на персонала на Инспекторат № 1 на Федералната данъчна служба за периода от 01.01.2006 г. до 01.10.2007 г. Ревизията установи, че в нарушение на чл. 64 от Федералния закон N 79-FZ, лицата, работещи в инспектората и преминали конкурса за заемане на нова длъжност на държавна служба, не са включени в кадровия резерв на държавен орган за заемане на друга длъжност на държавна служба, например Ворожцова A.A., Кудрявцев Р.О., Малишев П.А.

В нарушение на клауза 5 от Правилника за реда за получаване на допълнително професионално образование за държавните държавни служители на Руската федерация, повишаването на квалификацията на държавните служители се извършва по-рядко от веднъж на всеки три години (например Илина Р.И., Крапивникова И.А., Райкина E.O. взе квалификация за курсове за напреднали през октомври 2003 г.).

Основните допустими нарушения при изпълнението

кадрова работа

Основните извършени нарушения включват следното:

Липса на системни документи, свързани с възнагражденията (правила за възнагражденията и бонусите, трудови договори, персонал, заповеди, лични карти, разписания и др.) И тяхното несъответствие с изискванията, установени от законодателството на Руската федерация;

Несъответствие на щатното разписание с максималния брой служители, одобрен от висшестоящия орган;

Отклонение на действителния брой служители от утвърдения с щатното разписание брой;

Установяване на категории, коефициенти, ставки, заплати в нарушение на изискванията на постановления на правителството на Руската федерация, индустриални заповеди и други нормативни документи (надценяване или подценяване);

Незаконно установяване на различни допълнителни плащания и плащания (за работа през нощта, празници, извънреден труд, престой и др.) И надценяване на техните суми;

Липса на счетоводство за всеки служител, липса на лични досиета и лични карти или тяхното поддържане в нарушение на изискванията на законодателството на Руската федерация;

Регистрация и съхранение на трудови книжки с нарушения на изискванията на законодателството на Руската федерация;

Неправилно регистриране на първични документи за досиета на персонала (липса на подробности, непълно попълване на формуляри и др.);

Липса на кадрови резерв, неправилно формиране на резерв и водене на документация за него;

Липса на работа с персонала на институцията за повишаване на квалификацията, професионалното и образователно ниво и др.

В заключение отбелязваме, че обхватът на одита (солиден или селективен) се определя, като правило, независимо от одитора, в зависимост от мащаба на извършените операции и периода на одита.

Освен това трябва да се помни, че одитът се извършва със задължително използване на нормативни документи, регламентиращи процедурата за извършване на работа с персонала, като същевременно е необходимо да се вземат предвид ведомствени документи, които изясняват процедурата за прилагане на определени разпоредби, като се вземат предвид спецификата на дейността на бюджетна институция. Въз основа на одита на работата на персонала одиторът прави заключения, които задължително трябва да съдържат препратки към регламентис посочване на името на документа, неговия номер и датата на одобрението му, както и член, параграф, алинея, които са нарушени. В същото време не следва да се отразява субективната оценка на одитора по въпроси в акта или удостоверението от ревизията.

М.Волчкова

Журнал Експерт

„Обществени институции:

одити и проверки

финансово-икономически

дейности"

Подписано за печат

Втората е изходяща информация и справочна документация:

• отговори на входящи заявки;
• проактивен и информационни документиорганизации (предложения, молби, писма, сертификати, рецензии, договори и др.).

Третата е вътрешна информация и справочна документация:

• вътрешна кореспонденция (доклади, служебни, обяснителни записки);
• други документи (протоколи, планове, актове, отчети и др.).

Отчитане на информационни и справочни документи Води записи на входяща и изходяща информация и справочна документация в отдела за персонал в регистрите за входяща и изходяща кореспонденция. Обработката на входящата кореспонденция може да се извършва от специално упълномощен служител кадрово обслужване(секретар, деловодител).

Заповед за извършване на одит на документацията на персонала (пробно попълване)

Действително отработеното време от служителите се записва в листа за време. Правила за изпращане на служители в командировка (или съответния раздел в PWTR).

Изглежда, че всички въпроси се регулират от Правилника за особеностите на изпращане на служители в бизнес пътувания, одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749 (с измененията на 29 юли 2015 г.) и редица други подзаконови актове, регулиращи командировките. Въпреки това, съгласно част 4 на чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация всички недържавни работодатели са длъжни да имат колективен трудов договор или LNA, уреждащ процедурата и размера на възстановяване на разходите, свързани с командировки.
Компенсациите за разходи, които служителите правят по време на командировка, могат да се приемат за разходи на организацията, съгл. данъчен кодекс RF, само ако е посочено в колективен договорили LNA.

Заповед за провеждане на одит на персонала (примерно попълване)

Организационни документи Организационните документи по-специално включват: Административни документи Административните документи включват:

• заповеди и инструкции, отразяващи въпросите на работата с персонала;
• документи за персонала, отразяващи движението и отчитането на персонала (лични карти, лични досиета).

Изготвяне на организационни и административни документи При изготвянето на организационни и административни документи използвайте унифицирани документи, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № фамилни имена, дисциплинарни меркии т.н.

д.).
Основните са: - Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ (заедно с Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки); - Постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. N 69 „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“ (наричани по-нататък Инструкциите за попълване на трудови книжки); - Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ (по-нататък - Постановление N 1); - Заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. N 558 „За одобряване на Списъка на стандартните административни архивни документи, генерирани в хода на дейностите правителствени агенции, местни власти и организации, като се посочват условията за съхранение"; — Федерален закон от 27 юли 2006 г. N 152-FZ „За личните данни“; — ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация.

Процедурата за извършване на вътрешен одит на персонала

внимание

В такъв дневник регулаторните органи водят запис за извършената проверка. Стандартният формуляр на дневника е одобрен със заповед на Министерството на икономическото развитие на Русия от 30 април 2009 г. № 141.

Не забравяйте, че списанието трябва да бъде зашито, номерирано и заверено с печата на юридическо лице или индивидуален предприемач. 10. Регистър на служителите, напускащи командировки от изпращащата организация (Приложение № 2).
Регистър на служителите, пристигнали в организацията, към която са командировани (Приложение № 3). Задължението за водене на тези дневници е установено от Процедурата за отчитане на служителите, които напускат командировки от изпращащата организация и пристигат в организацията, в която са командировани, одобрена със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 11 септември , 2009 бр.
№ 739n. 11. Местни разпоредби.

Проверка на кадровата документация

важно

В случай на ревизия кадрова документацияпри смяна на ръководството на службата за персонал или специалист по управление на досиета на персонала е необходимо допълнително да се състави акт за приемане и предаване на дела, в приложението към който ще бъде списък на работните книги (с посочване на пълното име на собственик, серията и номера на трудовата книжка и вложките (ако има такива) )). В заключение отбелязваме, че по време на периодичния одит на документацията за персонала работодателят има възможност да избегне санкции от регулаторните органи - глоби, спиране на организацията, наказателна отговорност.

Освен това, ако одитът се извършва самостоятелно, служителите по персонала имат възможност да подобрят професионалното си ниво чрез откриване и коригиране собствени грешки. Също така ще посочим основните правила, които трябва да се спазват при проверка на документацията за персонала.

Извършваме вътрешен HR одит

Еднократните одити на персонала се извършват или от нов служител, който поема дела, или с участието на външни експерти. Можете да сключите договор за предоставяне на услуги със специалист или с организация, специализирана в извършването на одит на персонала.

Как да започнете вътрешен HR одит? Необходимо е да се провери наличието (отсъствието) на LNA при работодателя и съответствието с техните нормативни изисквания. Всеки работодател, независимо от правната форма и формата на собственост, трябва да има LNA.

РИСКОВЕ, ВЪЗНИКВАЩИ КОГАТО НЯМА ЧАСТ ОТ Наредбите за заплатите на работодателя Този документ не е задължителен PDA на работодателя. За изчисляване на заплатите е достатъчно да имате трудови договори със служителите и съответните заповеди (за наемане, преместване на друга работа и др.).

П.). Въпреки това чл.
Последната стъпка от първия етап на одита на персонала е проверката на документите - кои документи са налични и кои трябва да бъдат разработени. За удобство резултатите от съгласуването могат да бъдат обобщени в таблица (Таблица 3) вътрешни трудови разпоредби Правила за възнаграждение Правила за бонуси График на персонала График на ваканции ... ... Разглеждане на документи След като определихме списъка с необходимите документи, проверихме техните наличност, е необходимо да се провери тяхната коректност, както и спазването на законовите изисквания.

Заповед за провеждане на извадка за одит на персонала

Закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ). Законът не установява единен списък с документи, които инспекцията може да поиска от организацията. Списъкът на тези документи се определя индивидуално за всеки случай на одита, в зависимост от целта на неговото провеждане, и се отразява в заповедта (заповедта) за провеждане на одита (стр.

8 ч. 2 с.л. 14 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ). По-специално, инспекцията по труда може да поиска: - учредителните документи на организацията, както и заповеди, потвърждаващи правомощията на нейните служители; - трудови договори със служители; - лични карти на служителите; - персонал; - трудови книжки на служителите, книга за отчитане на движението на трудови книжки и вложки в тях, както и заповед за назначаване на лице, отговорно за отчитането, поддържането и съхранението на трудовите книжки; - заповеди за персонал (набиране, преместване, ваканция, уволнение и др.).

Но техните услуги са скъпи, така че не всички мениджъри са съгласни да се обърнат към такива компании. В този случай провеждането на собствен одит на документацията за персонала ще помогне.

За да направите това, трябва да издадете заповед за извършване на одит, да определите неговите цели и време, както и да регистрирате лицата, които ще извършат одита на персонала. След издаването на заповедта е необходимо да се определят етапите на одита на персонала. От определението за одит на персонала следва, че първият етап е проверка на наличието на всички задължителни документи за персонала, а вторият е проверка за съответствие на документацията за персонала с действащото законодателство. Нека разгледаме по-подробно всеки етап от одита на персонала.
Назначете заместник, отговорен за проверката на документацията на персонала изпълнителен директорНа общи въпросиМишина Г.С. 5. Назначете лицето, упълномощено да взаимодейства с консултантската компания Best Consult LLC по въпроса за провеждане на одит на документацията за персонала, ръководителя на отдела за персонал А. М. Давидов. 6. До началника на кабинета Круглова М.С. издава по искане на гл работна групаДавидова А.М. документи за персонала за одита в съответствие с инструкциите за офис работа на CJSC "Цветя на Русия" в съответствие с одобрения график за одит. 7. Да задължи членовете на работната група да издават документи, съдържащи лични данни на служители, в съответствие с правилата, установени от наредбата за реда за работа с лични данни на служителите на CJSC Flowers of Russia. Генерален директор К.А.
Кодексът на труда на Руската федерация установява изискване, според което системите за заплати за този работодателсе установяват с колективни договори, споразумения или LNA. Следователно системата за възнаграждения (дори толкова проста, колкото чисто заплатата) трябва да се появи в колективния договор или в LNA: PWTR (в раздела „Възнаграждения на служителите“) или в независим регламент (когато системата за възнаграждения е по-сложна) . При наличие на бонусна система за възнаграждение Наредбата за възнагражденията и бонусите на служителите е документ, който регулира:

• принципи на формиране на системата за възнаграждения;
• изчислителна процедура парично възнаграждениеза труд;
• критерии и процедура за оценяване на работата.

Когато става въпрос за възнагражденията на служителите, трябва да се обърне внимание на фишове за заплативърху заплатите.

Одит на документите за персонала на вашите собствени Документи за персонала - това е част от дейността по управление на персонала, където винаги трябва да има ред. Поддържането на документи за персонала в съответствие с установените правила осигурява на компанията защита от глоби на контролни органи и от трудови спорове със служители. Човешкият одит включва експертна оценкаправилно поведение документооборот на персонала, включително анализ на текста на конкретен документ за съответствие с неговите изисквания на трудовото законодателство и оценка на рисковете от налагане на санкции при проверки и при възникване на трудов конфликт. Одит на персонала ще установи кои документи все още не са налични в отдел "Човешки ресурси", но трябва да се появят, кои трябва да бъдат финализирани, кои могат да бъдат оставени без промяна.

Проверка на кадровата документация

В заповедта е необходимо да се посочат задачите на ревизията (избирателна или комплексна), продължителността и състава на комисията. Комисията трябва да включва:

• служител по персонала (и ръководител на ОК, ако има такова щатно звено);
• адвокат
• касиер счетоводител;
• представител на администрацията.

След изпълнение на поръчката алгоритъмът за одит ще се състои от три етапа:

• подбор на методически и правни документи;
• проверка на наличието на задължителни документи и дела;
• форматиране на отчета.

Ние избираме учебни материалиЗа да започнете теста, трябва да се подготвите нормативна уредба: закони и актове, регулиращи управлението на досиета на персонала ( правилен дизайндокументи за персонала).

Доклад за инспекция на място на HR Records - Одит

Последната стъпка от първия етап на одита на персонала е проверката на документите - кои документи са налични и кои трябва да бъдат разработени. За удобство резултатите от съгласуването могат да бъдат обобщени в таблица (Таблица 3) вътрешни трудови разпоредби Правила за възнаграждение Правила за бонуси График на персонала График на ваканции ... ... Разглеждане на документи След като определихме списъка с необходимите документи, проверихме техните наличност, е необходимо да се провери тяхната коректност, както и спазването на законовите изисквания.

Документи за персонала: образци и формуляри 2017-2018

Информация

В графика за ваканции трябва да се посочат не само планираните ваканции, но и бележки за действителните ваканции, прехвърлянето на ваканции. Служителите трябва да получат двуседмично писмено предизвестие за датата на започване на отпуска.

Организацията трябва да има актуална таблица с персонал, която е одобрена със заповед, ако се направят промени в таблицата с персонала, тогава трябва да бъдат издадени заповеди за промяна на таблицата с персонала. Разписанията трябва да са за всеки месец, като разписанията трябва да показват информация за всички служители (празници, болнични, отсъствия и др.).

Преглеждайки административните документи, е необходимо да се провери дали заповедите за персонала се съхраняват отделно от заповедите за основните дейности.

Служителят по персонала трябва да знае как да провежда одит на персонала

• Федерален закон № 81-FZ от 19 май 1995 г. „За държавните обезщетения за граждани с деца“ (с измененията на 7 март 2011 г.);
• Федерален закон № 152-FZ от 27 юли 2006 г. „За личните данни“ (с измененията на 23 декември 2010 г.);
• Федерален закон № 181-FZ от 24 ноември 1995 г. „За социална защитахора с увреждания в Руската федерация” (с измененията на 09.12.2010 г.);
• Федерален закон № 76-FZ от 27 май 1998 г. „За статута на военнослужещите“ (с измененията на 21 април 2011 г.);
• Федерален закон № 173-FZ от 17 декември 2001 г. „За трудовите пенсии в Руската федерация“ (с измененията на 27 юли 2010 г.);
• Федерален закон № 167-FZ от 15 декември 2001 г. „За задължителното пенсионно осигуряване в Руската федерация“ (с измененията

внимание

При наемане не се прави запис в трудовата книжка в съответствие с таблицата с персонала (не е посочено структурно подразделениекъдето е допуснат служителят). 4. Вписванията в трудовите книжки за промени в условията на труд на работниците (преместване, промяна на длъжността и т.н.) се правят ненавременно и в повечето случаи изобщо не се правят.

5. При необходимост трудовите книжки се издават на служителите без разписка. 6. В организацията няма действащ утвърден списък с формуляри.

Формата на трудовите договори, сключени с работниците и служителите, е различна. 7. В някои лични досиета изобщо липсват трудови договори.
8.

Организацията има сключени голям брой срочни трудови договори без видима причина. 9. Не за всички промени определени партиисе изготвят условията на трудовия договор допълнителни споразумения.

10.
Като част от случаен одит на управлението на досиетата на персонала в съответствие с изискванията на действащото трудово законодателство на Руската федерация, беше проверена документацията на персонала по отношение на 47 служители на Buzheninov LLC, както тези, които са били в организацията на време на одита и тези, които са били уволнени. На проверка бяха подложени следните кадрови документи: - трудови договори със служителите; - допълнителни споразумения към трудовите договори; - трудови книжки на служителите; - лични карти на служителите (формуляр Т-2); - заповеди за приемане на работа (образец Т-1); - преводни нареждания (бланки Т-5); - заповеди за уволнение (формуляр Т-8; - други заповеди за персонала; - местни разпоредби на организацията.
Въз основа на резултатите от одита са разкрити следните нарушения на управлението на кадровото досие и трудовото законодателство: 1.

Изготвяне на отчет Крайният етапЧовешки одит - изготвяне на доклад. Компилира се в свободна форма и може да съдържа елементи от структурата:

• заглавие и дата на документа;
• информация за състоянието на документите за персонала (в ред или има недостатъци);
• данни за констатирани липси (накратко);
• препоръки, посочващи санкции в случай на непредприемане на действия (вижте пример тук).

Копие от становището е приложено към доклада.

Ако причината за одита е била промяна в служителя по персонала, изявлението може да се използва като приложение към акта за приемане и предаване на дела, което значително ще опрости влизането на нов служител в длъжност. В заключение съвет: ако е решено да се провеждат такива одити редовно, е възможно да се разработи и одобри регламент или инструкция, в която да се определят основните правила за провеждане на одит на персонала, редовността на одита и алгоритъма.

• Няма съгласие за обработка и трансфер на лични данни.
• Няма надлежно съставени длъжностни характеристики на служителите, въпреки че в трудовия договор има препратка към длъжностната характеристика.
• Отговорните лица на Компанията не са проверявани за дисквалификация.
• Допуснати са грешки в съдържанието на трудовите договори, като например: липсват паспортните данни на служителя и TIN на работодателя, няма условие за задължително осигуряване на служителите, не са посочени честотата и датите на изплащане на заплатите, не е посочена дата на започване на работа.
• Трудовите книжки на служителите се поддържат неправилно, а именно: в много трудови книжки не се правят записи при приемане, прехвърляния, вписванията се правят неправилно в книгите.

За да отстраним тези нарушения, написахме подробен доклад за резултатите от одита на персонала и предоставихме инструкции за коригиране на всяко нарушение.
Относно трудовите книжки „Книга за приходите и разходите за счетоводство за формуляри на трудови книжки и вложки в тях, параграфи 40, 41 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ Вестник на счетоводството за преминаване на инструкции за защита на труда, параграф 2.1.3 Укази на Министерството на труда на Руската федерация и Министерството на образованието на Руската федерация от 12 февруари 2003 г. № 1 „За одобряване на Процедурата за обучение по охрана на труда и проверка на знанията за изискванията за защита на труда на служителите на организациите” Вестник за счетоводни мерки за контрол, част 8, чл. 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата юридически лицаи индивидуални предприемачипри упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол» Трудов договорИзкуство. 56, 57, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация Трудова книжка чл. 65, 66 от Кодекса на труда на Руската федерация Лична карта, клауза 12 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ Заповеди за персонала, чл. 62, 68, 84.1 и т.н.
Кодекс на труда на Руската федерация);

• Регламент за защита на личните данни на служителите (член 88 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• наредба за възнагражденията, бонусите (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация);

• регламент относно търговска тайна(Федерален закон от 29 юли 2004 г. № 98-FZ „За търговските тайни“ (с измененията на 24 юли 2007 г.));
• правила за пътуване;
• позиция за сертифициране на работниците.

Проверка на наличието на трудови книжки и правилността на тяхното поддържане, наличието на счетоводна книга за движението на трудови книжки и вложки, наличието на формуляри на трудови книжки и вложки, както и заповед за назначаване на отговорен служител за поддържането, съхраняването, отчитането и издаването на трудови книжки задължително трябва да бъдат включени в областта на проверката на документацията на персонала.

Желателно е да се извърши вътрешен одит на персонала за последните три години, тъй като, както показва практиката, данъчен офис, FSS на Русия, PFR проверяват работодателя за последните три години от тяхната дейност. Оптималният срок за извършване на пълен вътрешен HR одит е от 7 до 14 работни дни; селективно - от 5 до 7 работни дни. Това включва момента, в който е съставен и предаден на работодателя протоколът от проверката. ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ Неправилно съставените документи за персонала могат впоследствие да доведат до административна глоба на работодателя. Какви трябва да бъдат действията на работодателя след получаване на протокола от проверката? Ако бъдат открити многобройни грешки в служителя, отговорен за KDP, е необходимо да разберете защо са направени и дали служителят разбира до какви последствия може да доведе това.

Заповед за извършване на одит на документацията на персонала (пробно попълване)

Отговорност за непредставяне на документи .; - за длъжностни лица на организацията (например нейния ръководител) - в размер от 2000 до 4000 рубли. Това следва от съвкупността от разпоредбите на част 1 на член 19.4, част 1 на член 23.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Заповед за провеждане на одит на персонала (примерно попълване)

важно

Не се изисква заверка на копия от документи от нотариус, освен ако не е предвидено друго в закона (част 7 на член 11 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ). Освен това работодателят има право да представи посочените в искането документи в инспекцията по труда по образец електронни документи, процедурата за прехвърляне на които се определя от правителството на Руската федерация (част 6 от член 11 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ). Въз основа на резултатите от анализа на документите, получени от организацията, проверяващият персонал може да идентифицира грешки или несъответствия с информацията, която вече имат.

В този случай инспекторите ще уведомят работодателя за наличието на открити грешки и (или) несъответствия и ще изискват подходящи обяснения. Организацията разполага с 10 работни дни за предоставяне на разяснения. Те трябва да бъдат представени в писанемясто на проверката.

Списъкът на всички документи, които принадлежат към тази група, е даден в таблица 1. Таблица 1 Документи за персонала, които са задължителни за всички работодатели Документ Препратка към нормативния акт Правилник за вътрешния трудов ред чл. 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация Регламент за защита на личните данни, клауза 8 на чл. 86 от Кодекса на труда на Руската федерация Инструкция за защита на труда чл. 212 от Кодекса на труда на Руската федерация Регламент за заплатите Чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация График на отпуск Чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация Щатна таблица Чл. 57 Кодекс на труда на Руската федерация Разписание Чл. 91, 99 от Кодекса на труда на Руската федерация Заповеди за основните дейности Инструкции за попълване на формуляр Т-3 на Постановление на Държавния комитет по статистика от 25 декември 1998 г. № 132 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на търговските операции”, клауза 45 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки” и др. Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях стр.
40, 41 Укази на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г.

Процедурата за извършване на вътрешен одит на персонала

Изградете работа с организационни и административни документи според схемата: подготовка на проекта, координация, ревизия, одобрение, подписване (одобрение) от ръководителя, прехвърляне за изпълнение на отговорни служители. Това е посочено в параграф 3.1.1 от GSDOU, одобрен със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33. Информация и справочни документи Всички информационни и справочни документи могат да бъдат разделени на три големи блока.
Първият блок е входящата информация и справочна документация:

• инструкции от висши организации;
• отчети за изпълнението на задачи, актове, писма, бележки от подчинени организации;
• писма, договори, актове и други документи от други организации;
• молби, жалби, предложения на граждани.

Проверка на кадровата документация

Организацията може да приложи допълнителни документи към обясненията, които ще потвърдят верността на документите и информацията, предоставени преди това на проверката. Това е посочено в части 8, 9 на член 11 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ. Представяне на документи при полева проверкаПо време на проверката на място инспекторите се запознават с необходими документи(оригинали и техни копия) по местонахождението на организацията или на мястото на реално извършване на нейната дейност.

В същото време инспекторите имат право да изискват документи, а организациите са длъжни да ги представят само ако проверката на място не е била предшествана от документална. Тази процедура е предвидена в част 5 на член 12 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ.

Извършваме вътрешен HR одит

В графика за ваканции трябва да се посочат не само планираните ваканции, но и бележки за действителните ваканции, прехвърлянето на ваканции. Служителите трябва да получат двуседмично писмено предизвестие за датата на започване на отпуска. Организацията трябва да има актуална таблица с персонал, която е одобрена със заповед, ако се направят промени в таблицата с персонала, тогава трябва да бъдат издадени заповеди за промяна на таблицата с персонала.
Разписанията трябва да са за всеки месец, като разписанията трябва да показват информация за всички служители (празници, болнични, отсъствия и др.). Преглеждайки административните документи, е необходимо да се провери дали заповедите за персонала се съхраняват отделно от заповедите за основните дейности.

Информация

В Кодекса на труда не се споменава длъжностната характеристика, въпреки че тя е неразделен инструмент за регулиране на трудовите отношения. Rostrud в писмо № 3042-6-0 от 9 август 2007 г. отбеляза, че това не е просто официален документ, а документ, който определя задачите, квалификационните изисквания, функциите, правата, задълженията и отговорностите на служителя. Освен това този отдел препоръча те да бъдат разработени за всяка позиция (включително свободни), налична в щатното разписание, като отбеляза, че описание на работатаможе да бъде както приложение към трудовия договор, така и отделен документ.

9. Журнал за одити. Задължението за водене на този дневник е установено от чл. 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при осъществяването на държавен контрол (надзор) и общински контрол“.

Заповед за провеждане на извадка за одит на персонала

Относно трудовите книжки „Книга за приходите и разходите за счетоводство за формуляри на трудови книжки и вложки в тях, параграфи 40, 41 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ Вестник на счетоводството за преминаване на инструкции за защита на труда, параграф 2.1.3 Укази на Министерството на труда на Руската федерация и Министерството на образованието на Руската федерация от 12 февруари 2003 г. № 1 „За одобряване на Процедурата за обучение по охрана на труда и проверка на знанията за изискванията за защита на труда на служителите на организациите” Вестник за счетоводни мерки за контрол, част 8, чл. 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол“ Трудов договор чл. 56, 57, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация Трудова книжка чл. 65, 66 от Кодекса на труда на Руската федерация Лична карта, клауза 12 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ Заповеди за персонала, чл. 62, 68, 84.1 и т.н.
Мостри