Документи за персонала, които трябва да бъдат във всяка организация. Управление на кадровото деловодство: счетоводна кадрова документация

Всеки служител по персонала, който получава работа нова организация, неизбежно ще се изправи пред необходимостта от бързо създаване на досиета на персонала. Добре е предишният специалист да остави документите в ред. Но има и случаи, когато работата с персонала трябва да започне почти от нулата. Какви документи регулират основните въпроси на работата с персонала? Как да проверите дали има достатъчно местни актове в компанията? Защо е по-добре да се вземат проби за регистрация на кадрови решения от резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1?

Какви разпоредби трябва да знае един служител по персонала

В повечето организации работата на служител на отдела за персонал не се ограничава до необходимостта от управление на досиета на персонала (регистър за приемане, прехвърляне, уволнение, ваканции, командировки и др.). Често служителите по персонала трябва да участват пряко в разработването на местни разпоредби, уреждащи трудовите отношения между служител и работодател. Освен това на служителя по персонала често се възлага отговорността да се подготви за проверки от различни органи (държавната инспекция по труда, прокуратурата, службата за военна регистрация и вписване, Роскомнадзор, Пенсионният фонд на Руската федерация и др.). В това отношение той трябва да знае не само Кодекс на труда, но и редица разпоредби, които пряко или косвено се отнасят до работата с персонала.

Всички тези деяния могат условно да бъдат разделени на определени групи (таблица на стр. 60). Повечето от тях са задължителни за всички организации, независимо от правната им форма или форма на собственост. За нарушението им работодателят може да носи административна отговорност.

Какви местни актове трябва да има в организацията В допълнение към актовете на федерално ниво, дейностите на отдела по персонала на всяка компания се регулират от местни разпоредби (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Законът не съдържа списък на местните актове за досиета на персонала, които трябва да бъдат в организацията. Някои от тях обаче са посочени в Кодекса на труда, което ги прави задължителни.

- правилник за вътрешния ред работен график(параграф 3 от втората част на член 21, параграф 5 от първата част на член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- персонал (член 15, параграф 3, част втора, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, параграф 1 от писмото на Rostrud от 22 март 2012 г. № 428-6-1, параграф 11 от писмото на Rostrud от 31 октомври 2007 г. № 4414-6);

- график на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Освен това законът изрично посочва, че работодателят трябва да разработи местни актове относно заплатите (част втора на член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), обработката на лични данни на служителите (чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация). Федерация) и одобрение на инструкции за защита на труда (параграф 23 от част 2, член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако е необходимо, компанията трябва да има актове, определящи списъка на служителите с ненормирано работно време (член 101 от Кодекса на труда на Руската федерация), процедурата за разделяне на допълнителното професионално образование на служителите (част втора на член 196 от Кодекса на труда на Руската федерация). Руска федерация).

Конкретен списък на местните нормативни документивсяка фирма определя самостоятелно (диаграма на стр. 63). Списъкът на деянията, предвиден в схемата, не е изчерпателен. Спецификата на организацията може да предполага наличието на други местни документи. По правило списъкът с актове се одобрява със заповед (образец на страница 62).

Свързани документи

Списъкът на нормативните актове, на които кадрова работа

Обхват на регулиране Наименование на нормативния акт
Общи въпроси трудовото законодателство
Основни правила и принципи на отношенията между служител и работодател, процедурата за формализиране на кадрови процедури, предоставяне на гаранции, компенсации, включително определени категории служители Кодекс на труда Руска федерация№ 197-FZ от 30 декември 2001 г. (наричан по-долу Кодекса на труда на Руската федерация)
Управление на HR записи
Процедурата за обработка на документи за персонала (заповеди № 402-FZ „Относно счетоводството“ за персонал, персонал, график на ваканции и др.) Член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г

Единни форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 (ако работодателят продължи да ги прилага в съответствие с местния закон)
GOST R 6.30-2003 „Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация”, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 3 март 2003 г. № 65-ви
Правила за поддържане, съхранение и отчитане на трудовите книжки Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри трудова книжкаи предоставяне на работодатели с тях, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225
Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69
Създаване на архив в организацията в съответствие с правилата за отчитане, съхранение, придобиване и използване на архивни документи федералният законот 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация
Списък на типови управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение, одобрени със заповед на Русия от 25 август 2010 г. № 558

отпуск по болест

Процедурата за попълване на лист за временна неработоспособност, регистрация на отпуск

Федерален закон № 255-FZ от 29 декември 2006 г. „За задължителните социална осигуровкапри временна нетрудоспособност и във връзка с майчинството"

Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 26 април 2011 г. № 347n „За утвърждаване на формата на формуляра за отпуск по болест“
Лични данни

Работа с лични данни на служители на организацията

 Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ "За личните данни"
военна регистрация
Поддържане на военен отчет в организациите, правата и задълженията на ръководителите и отговорните лица в областта на военния отчет Федерален закон от 28 март 1998 г. № 53-FZ „За военна службаи военна служба»
Правила за военна регистрация, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 27 ноември 2006 г. № 719
Насокиза поддържане на военна отчетност в организации, одобрени от Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация на 11 април 2008 г.
Взаимодействие с FIU
Редът и размерът на осигурителните вноски в пенсионния фонд за задължително пенсионно осигуряване на служителите Федерален закон от 15 декември 2001 г. № 167-FZ „За задължителното пенсионно осигуряване в Руската федерация“
Взаимодействие с FMS на Русия
Процедурата за издаване на разрешение за работа, регулиране на труда с чуждестранни служители Федерален закон от 25 юли 2002 г. № 115-FZ „За легален статутчужди граждани в Руската федерация"
Федерален закон от 18 юли 2006 г. № 109-FZ „За миграционната регистрация на чужди граждани и лица без гражданство в Руската федерация“
Заповед на FMS на Русия от 28 юни 2010 г. № 147 Процедура и време Административно регулиране, одобрен със заповед за проверка от Федералната миграционна служба на Министерството на вътрешните работи на Русия № 338, Федералната миграционна служба на Русия № 97 от 30 април 2009 г.
Проверки
Редът за извършване на проверки от държавни и общински органи Федерален закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата юридически лицаи индивидуални предприемачипри осъществяване на държавен контрол (надзор) и общински контрол”

Местните актове могат да бъдат наречени по различни начини: наредби, инструкции, правила, разпоредби и др. Основното е, че нормите на тези актове не противоречат на действащото трудово законодателство и не влошават положението на работниците. Освен това е важно да се спазва процедурата за тяхното приемане (част втора, трета, член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). В противен случай такива документи не подлежат на прилагане (част четвърта от член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Промените в местния нормативен акт се извършват по същия ред, в който е одобрен.

По-добре е да поверите разработването на местни актове не на един служител, а работна група. Съставът на групата и нейните правомощия трябва да бъдат фиксирани в заповедта (образец на стр. 64). Служителите трябва да бъдат запознати с документа срещу подпис (параграф 10, част втора, член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Къде да започнете одита на местните актове на компанията

Първо трябва да проверите дали всички необходими документи са налични и да направите списък с тях. Ако компанията дори няма задължителни местни актове, те трябва първо да бъдат разработени.

На второ място, важно е да се обърне внимание на правилността на подготовката на документите по отношение на офис работата и спазването на действащото законодателство.

На трето място, необходимо е да се провери дали е спазена процедурата за приемане на местен акт. Така че, ако компанията има синдикална организация, тогава документът трябва да има маркировка за споразумение (като се вземат предвид мненията) със синдиката (член 372 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Четвърто, трябва да разберете какви документи липсват. Много е лесно да се определят такива актове, ако първо съставите и одобрите със заповед списък от документи, които са задължителни за определена организация.

На проверка подлежат не само разпоредби, инструкции и заповеди, но и всички документи за досиета на персонала и управлението на персонала. Оценява се наличието и съответствието със законодателството на трудовите договори, правилността на воденето на лични досиета на служителите, попълването на трудови книжки и вложки в тях, списания. регистрация на заповеди за персонал и др.

Не се опитвайте да покриете целия обем на работа наведнъж. Подредете приоритетите и действайте прогресивно. За удобство се препоръчва групиране образци на документив електронни и хартиени папки.

Запомнете основното

Експертите, участвали в изготвянето на материала, отбелязват:

Александър ТИМОШЕНКО, ръководител на отдел „Човешки ресурси“, юрисконсулт на ЗАО „Арал Плюс“ (Одинцово, Московска област):

– Основният документ в работата на всеки кадрово обслужванее Кодексът на труда на Руската федерация. Като се вземат предвид спецификите на дейността на организацията, служителят по персонала може да се нуждае от познаване на други законови и подзаконови актове, способността да проследява и взема предвид съдебна практикаи реални променитрудовото законодателство.

Мария МАСЮТИНА, старши сътрудник, практика по трудово право, Холдинг за човешки ресурси АНКОР (Москва):

- Служителят по персонала трябва да се запознае с резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. Той съдържа шаблони за повечето първични документи за персонала, които ще бъдат полезни за обработка на поръчки, персонал и др.

Наталия РИЖКОВА, мениджър „Човешки ресурси и документация по човешки ресурси“, БДО Юникон Аутсорсинг (Москва):

- Такива местни актове като правилата за вътрешния трудов ред, персонала, графика на отпуските, правилата за личните данни, правилата за бонусите (в случаите, когато организацията има система за мотивация) имат всички характеристики на регулаторни правни актове. Тяхното присъствие в организацията и знанията е задължително.

Алена ШЕВЧЕНКО, адвокат, експерт на сп. "Кадровое дело":

– При одит на местни актове, обърнете внимание на съответствието на техните разпоредби с действащото трудово законодателство. Местните норми на организацията не се прилагат, ако нарушават правата на служителите в сравнение с Кодекса на труда. означава, Инспекция по трудаима право да изиска със заповед фирмата да изключи такива норми от документа на работодателя.

За всеки служител е важно да има документално доказателство за факта на тяхното трудова дейноств предприятието. На първо място, това може да помогне за потвърждаване на трудовия стаж. Колкото по-голямо е, толкова по-високо е плащането за отпуск по болест, а в бъдеще - размерът на пенсията. Списъкът на задължителните документи за персонала, съставен при сключване на трудово правоотношение, е както следва:

  • трудов договор. Вижте материала за изпълнение на договора;
  • История на заетостта. Писахме за правилата за попълване в статията;
  • медицинска книжка. Необходимо е, ако работата на служителя е свързана с вредни или опасни условиятруд. За това и ще научите, като кликнете върху връзките;.
  • документи за образование, за да се установи дали образованието на бъдещия служител отговаря на изискванията. Също така ви предлагаме да се запознаете с материала за това как да депозирате;
  • под формата на Т-1;
  • лична карта на служителя (формуляр T-2). Формата на този формуляр можете да намерите в нашата статия.

Не забравяйте, че всеки нов служител трябва да бъде запознат с подписа и да бъде извършен за него своевременно!

Документи в хода на работа

По време на работа служителят може да бъде преместен на нова длъжност. В този случай се изготвят следните документи:

  • заповед, въз основа на която служителят се прехвърля (формуляр Т-5). Можете да се запознаете с това как изглежда пример за попълване на този формуляр в;
  • допълнително споразумение. Например с или .

За да освободи служител за ваканция, работодателят издава заповед за отпуск, съставена във формуляра T-6. Как да го попълните, ще научите от статията. Също така ви предлагаме да се запознаете с информация за начина на издаване.

Документи при уволнение

За документиране на прекратяване на трудов договор са необходими следните документи:

  • писмо за напускане (ако служителят реши да напусне компанията поради собствена инициатива). , прочетете в нашия текст;
  • договор за прекратяване. Предлагаме Ви да се запознаете, както и да прекратите договора;
  • заповед за уволнение, съставена под формата T-8 или T-8a (ако договорът с няколко служители е прекратен). Можете да научите за правилата за пълнене от материала.

Местни актове

Всяка компания може да приеме свои собствени местни разпоредби, които не трябва да противоречат на законите на Руската федерация. Целта на тези документи е да подобрят условията на труд и да повишат нивото на дисциплина в предприятието. Липсата на местни актове, както и неправилното им изпълнение може да доведе до неблагоприятни последици за работодателя. Какви са задължителните документи за персонала в организацията, които трябва да бъдат изготвени:

  • персонал (формуляр Т-3). Повече подробности в статията “;
  • , въз основа на които се извършва контролът на броя на отработените часове и изчисляването на заплатите (формуляри Т-12 и Т-13) и др.

Тези обвързващи документи със сигурност трябва да бъдат приети от ръководството на големи организации, тъй като те поставят основата трудови отношения.

Микропредприятията могат да си позволят опростено досие на персонала. Имат право да използват стандартен трудов договор.

Отговорност за неправилно поддържане на досиета на персонала

Правилното и навременно изготвяне на документи за персонала е пряка отговорност на работодателя. Ако задължителните документи за персонала не са правилно изпълнени, той може да бъде подведен под отговорност.

Могат да се разграничат следните методи на наказание, свързани с офис работа в сферата на персонала:

  • дисциплинарно наказание под Изкуство. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация, чиято максимална мярка е уволнение;
  • в съответствие с разпоредбите на Кодекса за административните нарушения на Руската федерация - нормите за привличане към административна отговорност за липсата на документи са отразени в чл. 5.27, 5.27.1 от Кодекса за административните нарушения.

Освен това:

  • Изкуство. 13.20 Административен кодекс наказва 300-500 рубли. длъжностни лицаза нарушаване на правилата за съхранение на документи;
  • Изкуство. 5.39 налага глоба от 1000-3000 рубли. относно отговорните лица за непредоставяне на исканата информация кадрови досиетаслужител, например, за отказ да издаде копие от трудова книжка.

В съответствие с Наказателния кодекс на Руската федерация:

  • Изкуство. 137 от Наказателния кодекс на Руската федерация предвижда наказание под формата на глоба до 350 000 рубли. или поправителен труд за разпространение на лична информация за служител;
  • Изкуство. 183 от Наказателния кодекс на Руската федерация прилага мерки в случай на разкриване на търговска тайна.

Отдел човешки ресурсие структура в организацията, която се занимава с управление на персонала.

Отделът за персонал е не само функционална единица, но и лицето на компанията, тъй като в отдела за персонал всеки кандидат започва да се запознава с организацията.

HR цел

Целта на отдела по персонала е да допринесе за постигането на целите на предприятието (организацията) чрез осигуряване на предприятието с необходимия персонал и ефективно използване на потенциала на служителите.

Подборът на служители се извършва с помощта на специално разработени стратегии: предоставяне на информация за свободни работни места в медиите и службите по заетостта, прилагане на методи за подбор, тестване, процедури за адаптиране на специалисти и последващо повишаване на квалификацията.

Задачи на отдела за персонал

Основната задача на отдела по персонала е правилно да отчита работата на служителите, да определя броя на работните, почивните дни и болничните дни за изчисляване на заплати, ваканции и подаване на информация към счетоводния отдел на организацията.

Основните задачи на отдел Човешки ресурси са:

    организиране на подбора, наемането и наемането на персонал с необходимата квалификация и в необходимия обем. Подборът на служители се извършва чрез специално разработени стратегии: от подаване на информация за свободни работни места в медиите и службите по заетостта до прилагане на процедури за подбор, тестване, адаптиране на специалисти и последващо повишаване на квалификацията;

    създаване на ефективна система членове на персонала;

    разработване на кариерни планове за служителите;

    развитие на кадрови технологии.

Освен това отделът по персонала трябва да предостави информация за служителите на Пенсионния фонд на Руската федерация, Застрахователни компании, Данъчна и миграционна служба.

Функции на отдел Човешки ресурси

Основната функция на отдела за персонал в предприятието е подборът на персонал.

Основните функции на отдела за персонал в предприятието включват:

    определяне на нуждите на организацията от персонал и подбор на персонал съвместно с ръководителите на отдели;

    анализ на текучеството на персонала, търсене на методи за справяне с високото ниво на текучество;

    въвеждане на системи за мотивация на труда;

    подготовка на кадровото разписание на предприятието;

    регистрация на лични досиета на служители, издаване на удостоверения и копия на документи по искане на служителите;

    извършване на операции с трудови книжки (получаване, издаване, попълване и съхранение на документи);

    водене на отчет за отпуски, планиране и обработка на отпуски в съответствие с текущото трудовото законодателство;

    организиране на атестиране на служителите;

    изготвяне на планове за развитие на персонала.

HR структура

Структурата на отдела за персонал на предприятието и неговият брой се определят от директора на всяка фирма в зависимост от общия брой на персонала и характеристиките на дейността.

В малки фирми (до 100 служители) са достатъчни един или двама HR служители.

В същото време малките предприятия отделен служителможе да не е и тогава такава работа се извършва от главния счетоводител или генералния директор.

В средни по размер организации (от 100 служители до 500 души) е препоръчително да се създаде отдел за персонал от трима до четирима специалисти по персонала

На големи предприятиякогато работят 500 или повече души, отделът за персонал може да има от 7 до 10 служители.

Връзка между HR и други отдели

За да изпълнява ефективно своите функции, службата за персонал трябва постоянно и тясно да взаимодейства с други отдели на предприятието:

Взаимодействие със счетоводния отдел на организацията

Отделът по персонала взаимодейства със счетоводния отдел на организацията за разрешаване на въпроси, свързани с възнаграждението.

И така, отделът по персонала представя документи и копия от заповеди за уволнение, работа, командировки, ваканции, стимули или наказания за служители в счетоводния отдел на организацията.

Връзка с правния отдел

Правният отдел предоставя на персонала по човешки ресурси информация за последни променив действащото законодателство, осигурява цялостна правна подкрепа.

Взаимодействие с други подразделения на компанията

По въпросите на персонала отделът за персонал постоянно взаимодейства с всички структурни подразделения на компанията.


Все още имате въпроси относно счетоводството и данъците? Попитайте ги във форума "Заплата и персонал".

Отдел човешки ресурси: подробности за счетоводителя

  • Служителят промени решението си да работи на ново място? Как се прекратява трудов договор и трудово правоотношение

    00 минути. Ние, долуподписаният началник на отдел "Човешки ресурси" О. Н. Волкова, Главен счетоводител... 06.2019 г. № 24-к. Изпратете известие до специалиста от отдела по персонала Гордеева М. В. ... за възлагане на тази заповед на началника на отдела по персонала Волкова О. Н. Основания: ... Меморандум на ръководителя на отдела по персонала Волкова О. Н. от 24 ... Илин Глава на отдел „Човешки ресурси“ Волкова, О. Н. Волкова 26 ... необходимостта от получаване на трудова книжка от отдел „Човешки ресурси“ на общинската публична институция „Горводоканал“. Ти също...

  • Уволнение поради отсъствие: спорни моменти

    Колеги) не даде резултат. Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н. Надеждност ... Л. Със заповедта са запознати: - Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н.; - завеждащ терапевтична ... отсъствие. Молим ви да предоставите обяснителна бележка на началника на отдела по персонала Иванова С. Н. Ако е написано ... извършване на вътрешен одит. Съставител: началник отдел "Личен състав" Иванова С.Н., в присъствието на ... служителят също му отказа. Началник отдел "Човешки ресурси" Иванова С. Н. Надеждност...

  • Обходен лист: практика на прилагане

    Той няма да представи подписан байпас лист в счетоводния отдел (отдел човешки ресурси). Що се отнася до това ... той няма да представи подписан байпас лист в счетоводния отдел (отдел човешки ресурси). Колко дадено ... дългове по непредадени книги; в отдела за персонал при доставката на политиката на VHI; в ... включват отдели като счетоводство, отдел по персонала, склад и др. Като правило ... заявления за уволнение на държавен служител, отделът по персонала издава заобиколен лист на уволненото лице (заявление ...

  • Какво да направите, ако служител изчезне?

    2019 Ние, долуподписаните: инспектор по човешките ресурси Петрова Елена Дмитриевна, секретар Мишина... . Подписи на лицата, съставили акта: Инспектор отдел "Личен състав" Петрова Е. Д. Петрова Секретар ...

  • Как да направите работник на непълно работно време основен служител?

    Работа Според информацията, налична в отдела за персонал, вие напускате основната си работа ... Код № 20 на Руската федерация. Специалист по човешки ресурси Конева дружество с ограничена отговорност... Код № 20 на Руската федерация. Специалист по човешки ресурси Конева дружество с ограничена отговорност... Код № 20 на Руската федерация. Специалист ЧР Конева дружество с ограничена отговорност...

    • 06.09.2018 г. предоставя сертификат на отдела за персонал лечебно заведениепотвърждавайки факта ... да възложи изпълнението на заповедта на началника на отдела по персонала Егорова В. Д. Причина: лична ... .) (подпис) (пълно име) Началник на отдела по персонала Егорова В. Д. __________ /______________________ .. . да дари кръв и се обърна към отдела за персонал с въпрос кои ...

  • Правилно назначаваме и регистрираме за позиция мениджър по договори

    12.12.2019 г. № 55. Специалистът от отдела по персонала да изготви допълнително споразумение към трудовия ... на тази заповед, възлага тази заповед на началника на отдела по персонала Машкова С. С. Ръководител Дмитриев ... . Дмитриев Запознат със заповедта: Началник отдел "Личен състав" Машкова, С. С. Машкова 10 ...

На първо място, когато избирате персонал за работа в отдела за персонал, трябва да се свържете Наръчник за квалификациядлъжности на ръководители, специалисти и други служители, който предлага списък с изисквания за конкретна длъжност.

Интересуваме се от изискванията към служителите на службата за персонал (отдел). Така че ръководителят на службата за персонал (отдел за персонал) трябва да има по-висока професионално образованиеи трудов стаж в организацията по управление на персонала на инженерни и ръководни длъжности минимум 5 години.

Ръководителят на службата за персонал (отдел "Човешки ресурси") трябва да знае: законодателни и регулаторни правни актове, учебни материализа управление на персонала; трудово законодателство; структурата и персонала на предприятието, неговия профил, специализация и перспективи за развитие; кадрова политикаи стратегия на предприятието; процедурата за изготвяне на прогнози, определяне на перспективните и текущите потребности от персонал; източници за осигуряване на предприятието с персонал; състоянието на пазара на труда; системи и методи за оценка на персонала; методи за анализ на професионално-квалификационната структура на персонала; реда за регистриране, поддържане и съхранение на документацията, свързана с персонала и неговото движение; процедурата за формиране и поддържане на база данни за персонала на предприятието; организиране на разписания; методи за отчитане на движението на персонала, процедурата за съставяне на установена отчетност; възможности за използване на съвр информационни технологиив работата на службите за персонал; напреднали вътрешни и задграничен опитработа с персонал; основи на социологията, психологията и организацията на труда; основи на професионализма; основи на кариерното ориентиране; основи на икономиката, организацията на производството и управлението; средства за компютърна техника, комуникации и комуникации; правила и разпоредби за защита на труда.

Инженер Човешки ресурситрябва да знае: законодателни и регулаторни правни актове, методически материали по въпросите на обучението и повишаването на квалификацията на персонала в производството; структура и персонал на предприятието, профил, специализация и перспективи за неговото развитие; кадрова политика и стратегия на предприятието; основен технологични процесипроизводство на продуктите на компанията; форми, видове и методи професионално обучение; процедурата за разработване на планове за обучение, преквалификация и повишаване на квалификацията на персонала, учебни програмии програми, други учебна документация; ред за сключване на договори с образователни институции; процедурата за съставяне на разчети за обучение и повишаване на квалификацията на персонала и сключване на трудови договори (договори) с учители и инструктори; прогресивни форми, методи и средства на обучение; редът за финансиране на разходите за обучение; организация на работата по професионално ориентиране и професионален подбор; система на заплащане на учителите и преподавателите; редът за водене на записи и отчитане на обучението и повишаването на квалификацията на персонала; основи на педагогиката, социологията и психологията; основи на икономиката, организацията на производството, труда и управлението; трудово законодателство; правила и разпоредби за защита на труда.

Инженер по обучение на персонала от 1-ва категориятрябва да има висше професионално (техническо или инженерно-икономическо) образование и най-малко 3 години трудов стаж като инженер за подготовка на персонал от II категория. Инженер по обучение на персонала 2-ра категориятрябва да има висше професионално (техническо или инженерно-икономическо) образование и трудов стаж като инженер-обучител или други инженерно-технически длъжности, заемани от специалисти с висше професионално образование най-малко 3 години. Инженер по обучениетрябва да имат висше професионално (техническо или инженерно-икономическо) образование без предявяване на изисквания за трудов стаж или средно професионално (техническо или инженерно-икономическо) образование и най-малко 3 години трудов стаж като техник I категория или други длъжности, заемани от специалисти със средно професионално образование минимум 5 години.

Специалист по човешки ресурситрябва да знае: законодателни и регулаторни правни актове, методически материали за управление на персонала; трудово законодателство; структурата и персонала на предприятието, неговия профил, специализация и перспективи за развитие; процедурата за определяне на бъдещата и текущата нужда от персонал; източници за осигуряване на предприятието с персонал; методи за анализ на професионално-квалификационната структура на персонала; разпоредби за сертифициране и квалификационни тестове; процедурата за избор (назначаване) на длъжност; реда за регистриране, поддържане и съхранение на документацията, свързана с персонала и неговото движение; процедурата за формиране и поддържане на база данни за персонала на предприятието; процедурата за съставяне на отчети за персонала; основи на психологията и социологията на труда; основи на икономиката, организацията на труда и управлението; трудово законодателство; средства за компютърна техника, комуникации и комуникации; правила и разпоредби за защита на труда.

Специалистът по човешки ресурси трябва да има висше професионално образование, без да предявява изисквания за трудов стаж.

инспектор по персоналатрябва да знае: законодателни и регулаторни правни актове, методически материали за поддържане на документация за счетоводство и движение на персонала; трудово законодателство; структура и персонал на предприятието; процедурата за регистрация, поддържане и съхранение на трудови книжки и лични досиета на служителите на предприятието; редът за установяване на имената на професиите на работниците и длъжностите на служителите, общия и непрекъснат трудов стаж, обезщетения, обезщетения, регистрация на пенсии на служителите; процедурата за записване на движението на персонала и съставяне на установена отчетност; процедурата за поддържане на база данни за персонала на предприятието; основи на деловодството; средства за компютърна техника, комуникации и комуникации; основи на трудовото законодателство; правила и разпоредби за защита на труда.

Инспекторът по персонала трябва да има средно професионално образование без изисквания за трудов стаж или първоначално професионално образование, специално обучение по установената програма и най-малко 3 години трудов стаж в профила, включително в това предприятие най-малко 1 година.

Като цяло всеки служител на службата за управление на персонала трябва:

  • а) да познават добре трудовото законодателство, методическите, нормативните и други материали, свързани с работата с персонала, счетоводството на персонала; основи на педагогиката, социологията и психологията на труда; трудов местен и чуждестранен опит в областта на управлението на персонала;
  • б) собствени съвременни методиоценка на персонала, кариерно ориентиране, дългосрочно и оперативно планиранеработа с персонала, регулиране на функциите на структурни звена и служители; технологии за социално управление;
  • в) имат ясна представа за перспективите за развитие на тяхната организация, пазар и конюнктура; върху основите на научната организация на труда, производството и управлението; относно структурата на организацията и основните функции на структурните звена.

Трябва да се отбележи, че при различни изисквания към основното образование на персонала на службите за персонал (практиката показва, че дипломирани юристи, психолози, икономисти, специалисти по социална педагогика и др. работят еднакво добре на тази длъжност), неговата пригодност за работа се определя от качество - призвание. Според теорията на М. Вебер, професията е "такъв начин на мислене, при който работата се превръща в абсолютна цел сама по себе си ...". Портретът на офицер от персонала е показан на фиг. 1 (версия на едно от руските предприятия).

Снимка 1 - Изисквания за работана мениджъра по човешки ресурси

Към работника по персонала се предявяват високи морални и психологически изисквания, тъй като той е призван да играе ролята на морален стандарт, модел за подражание в спазването на социалните и етични стандартитрудов колектив. Следователно, освен професионални качества, служителят по персонала се нуждае от определени лични качества . Той трябва да има добре изнесена реч, компетентно да изразява мислите си, да има представителен външен вид, тоест да бъде спретнат, добре поддържан, като цяло, симпатичен.

Друга задължителна функция е да притежаваш емоциите си. Службата за персонал (отдел) е пряко свързана с всички служители на организацията, както се казва - колко хора, толкова много герои. И служителят по персонала трябва да намери индивидуален подход към всеки служител. Например, служител е недоволен от факта, че е изпратен на друга платена ваканция и би искал да работи още една или две години без ваканция. Трябваше да поясня, че според трудовото законодателство всеки служител е длъжен да използва правото си на отпуск веднъж годишно. И всичко това се прави „без емоции“, спокойно и професионално. Разбира се, балансираните хора трябва да бъдат приети в отдела за персонал и затова според нас би било полезно да се проведе тест за емоционална стабилност с потенциален служител.

  • Проявявате ли активен интерес към делата, чувствата и преживяванията на хората около вас?
  • Слушате ли ги внимателно?
  • Вземате ли предвид техните искания?
  • Мислите ли за техните неизказани желания и нужди?
  • Готови ли сте да напуснете работата си, за да помогнете на другите?
  • Стремите ли се да изразите одобрение на действията, делата на други хора?

Ако служителят не се интересува от проблемите и преживяванията на друг човек, ако пренебрегва неговите мнения, искания, желания, не взема предвид настроението, абсолютизира собствената си гледна точка, склонен е към най-строги наказания, тогава работете в отдела за персонал е противопоказан за такъв човек.

Важни качества на служителя по персонала са:

  • - гражданска и емоционална зрялост;
  • - когнитивни, организационни и комуникативни умения;
  • - необходими знания, умения и способности с водеща роля на социално-психологическите знания.

Всички тези качества се проявяват в процеса на професионално обучение и в поведението на персонален работник, където комуникативният компонент действа като доминиращ. Според проучвания, проведени сред служители на службите за персонал на различни предприятия и организации, повече от 70% от работното време на служителите по персонала е заето от преки контакти с хора. 95% от всички функционални задълженияръководителят на кадровата служба трябва да се насочи към изучаване на човешката психология.

Ползите от организацията в резултат на рационалното и оптимално изграждане на службата за персонал (отдел):

  • 1) пълна и надеждна информация за всеки служител;
  • 2) познаване на нуждите на организацията от нови служители, в посока обучение и повишаване на квалификацията на служителите;
  • 3) спецификация служебни задълженияи ниво на отговорност;
  • 4) превантивни действия на ръководството на организацията за премахване на негативните явления (например, когато служителите се освобождават в случай на съкращаване на персонала);
  • 5) и като основен аспект - липсата на обжалвания пред съдебни и други органи поради неправилно изпълнение на документацията за персонала.

персонал

В процес на възникване и документиране трудови отношениямного документи се оформят под общото наименование "кадрова документация". В специализираната литература набор от документи за персонала е систематизиран по различни критерии.

Например, според целевата принадлежност се разграничават две големи групи документи за персонала:

1. Документи за отчитане на персонала на служителите, които включват заповеди за наемане, преместване на друга работа, предоставяне на отпуск, уволнение, лична карта на служителя и други. Основната част от документите за персонала бяха включени в унифицирани формипървична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото изплащане, одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговия плащане."

2. Втората група се състои от документи, свързани с изпълнението на функциите по управление на персонала и организация на труда (Правилник за вътрешния трудов ред, Правилник за структурното звено, длъжностни характеристики, Структура и персонал, персонал). В " Всеруски класификаторуправленска документация" OK 011-93, одобрена с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. № 299, тези документи се наричат ​​"документация за организационно и нормативно регулиране на дейността на организация, предприятие. "

Приложен е и друг принцип на систематизиране на кадровата документация, а именно според типичните процедури за персонала се разграничават следните видове документи за персонала:

1. Документация за постъпване на работа:

· Кандидатстване за работа;

· Договор за назначаване;

· Редът за приемане на работа;

протокол обща срещатрудов колектив за наемане на работа.

2. Документация за преместване на друга работа:

· Молба за преместване на друга работа;

· Представяне на преместване на друга работа;

· Заповед за преместване на друга работа.

3. Документация за освобождаване от работа:

· Оставка;

· Заповед за уволнение;

· Протокол от общото събрание на трудовия колектив при уволнение.

4. Документация за регистрация на празници:

· График на отпуските;

· Молба за отпуск;

· Заповед за отпуск.

5. Документация за дизайна на стимулите:

· Представяне на промоция;

· Заповед за поощрение;

· Протокол от общото събрание на трудовия колектив за повишаване.

6. Документация за регистриране на дисциплинарни наказания:

Докладване на нарушение трудова дисциплина;

· Обяснителна записка за нарушение на трудовата дисциплина;


・Ред на налагане дисциплинарни мерки;

· Протокол от общо събрание на трудовия колектив за налагане на дисциплинарно наказание.

В действителност съставът на документите за персонала може да бъде много по-широк или може да бъде адаптиран към спецификата на работа за конкретен работодател.

Освен това документирането на трудовите отношения заема важно място в трудовото законодателство.

Кодексът на труда на Руската федерация установява необходимостта от документиране на трудовите отношения:

Трудовият договор трябва да бъде сключен в писане(Член 67 от Кодекса на труда на Руската федерация);

Заетостта се формализира със заповед (инструкция) на работодателя, с която служителят се запознава срещу подпис (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация);

· водят се трудови книжки за всички служители (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация);

по писмено заявление на служителя работодателят е длъжен не по-късно от три работни дни от датата на подаване на това заявление да издаде на служителя копия от документи, свързани с работата (копия от заповедта за наемане на работа, заповеди за преместване). на друга работа, заповед за освобождаване от работа; извлечения от трудовата книжка; информация за заплати, върху начислени и реално внесени осигурителни премии за задължително пенсионно осигуряване, за периода на работа при този работодатели други) (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация);

Задължително издаване на заповед (инструкция) за прилагане на дисциплинарно наказание (член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация);

Прекратяването на трудовия договор се формализира със заповед (инструкция) на работодателя (член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Това включва и унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, чието поддържане в съответствие с параграф 2 от Постановлението на Goskomstat на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане” е задължително за всички организации, работещи на територията на Руската федерация, независимо от формата на собственост.

В момента са в сила следните унифицирани форми за отчитане на персонала:

№ T-1 "Заповед (инструкция) за наемане на служител", № T-1a "Заповед (инструкция) за наемане на служители", № T-2 "Лична карта на служител", № T-2GS ( МС) „ Лична карта на държавен (общински) служител“, № Т-3 „Щатно разписание“, № Т-4 „Диспертна карта на научен, научно-педагогически работник“, № Т-5 „Заповед (инструкция). ) за прехвърляне на служител на друга работа", № Т-5а "Заповед (инструкция) за прехвърляне на служители на друга работа", № Т-6 "Заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служителя ", № Т-6а „Заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служителите", № Т-7 „График за ваканции“, № Т-8 „Заповед (заповед) за прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение)“, № Т-8а „Заповед (заповед) за прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служители (уволнение)“, № Т-9 „Заповед (инструкция) за изпращане на служител на командировка”, № Т-9а „Заповед (инструкция) за изпращане на служители в командировка”, № Т-10 „Удостоверение за командировка д", № Т-10а "Служебна задача за изпращане в командировка и отчет за нейното изпълнение", № Т-11 "Заповед (заповед) за повишаване на служител", № Т-11а "Заповед (заповед) за насърчаване на служителите“.

В допълнение, постановление на Goskomstat на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 одобрен унифицирани форми за отчитане на работното време и разчети с персонала за възнаграждение:

№ Т-12 "Разчет за работна заплата и ведомост", № Т-13 "Разчет за работна заплата", № Т-49 "Разчет за заплати", № Т-51 "Разчет за заплати", № Т-53 "Разчет за заплати", № , T-53a "Дневник за регистрация на заплатите", № T-54 "Лична сметка", № T-54a "Лична сметка (svt)", № T-60 "Бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служител " , № Т-61 „Бележка-изчисление при прекратяване (анулиране) на трудов договор със служител (уволнение)", № Т-73 „Акт за приемане на работа, извършена по спешност трудов договорсключен за срока на определена работа.

Местни разпоредби- актове, съдържащи норми на трудовото право, разработени за регулиране на трудовите отношения, като се вземат предвид спецификите на труда за конкретен работодател и установяването от работодателя на условия на труд в рамките на неговата компетентност в съответствие с трудовото законодателство и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право, колективни договори, споразумения.

Съставът на местните разпоредби, които са задължителни за всеки работодател, съгласно тълкуването на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация, включва:

Персонал (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация);

· Правила за вътрешния трудов ред (членове 56, 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация);

Документи, установяващи процедурата за обработка на лични данни на служителите, техните права и задължения в тази област (членове 86, 87, 88 от Кодекса на труда на Руската федерация);

· По време на работа на смени всяка група работници трябва да извършва работа през установеното работно време в съответствие с графика на смени (член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация);

График на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);

· Правила и инструкции за охрана на труда. Работодателят трябва да осигури безопасни условияи защита на труда, правилата и инструкциите за защита на труда трябва да бъдат съставени и доведени до знанието на служителите срещу подпис (член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Тези документи за персонала са сред онези, които преди всичко се проверяват от инспекторите на федералната инспекция по труда.

Въз основа на горните разпоредби целият набор от документи за персонала може да бъде разделен на два вида:

1. Задължителни документи за персонала, наличието на които е изрично предвидено от Кодекса на труда на Руската федерация за всички работодатели (юридически лица и индивидуални предприемачи).

Този тип документи за персонала включва местни разпоредби, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация (членове 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212 от Кодекса на труда на Руската федерация) и следователно са задължителни за всеки работодател и документи, създадени в процеса на възникване и документиране на трудовите отношения в съответствие с изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация (членове 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 от Кодекса на труда на Руската федерация). Първите са свързани с организационното и нормативно регулиране на трудовите отношения и установяването на режима и условията на труд за конкретен работодател, вторите служат за регистриране на персонала на служителите.

2. Незадължителни документи за персонала, които работодателят може да приеме в рамките на местното нормотворчество, техният списък, процедурата за поддържане на работодателя определя самостоятелно.

Незадължителните документи за персонала имат консултативен характер, съдържат и норми на трудовото право и са необходими за регулиране на трудовите отношения. Такива документи за персонала включват например разпоредби относно структурни подразделения, правилник за персонала, длъжностни характеристики, правилник за атестиране на служителите и др.

По този начин общият състав на документите за персонала се определя директно от работодателя, като се вземат предвид изискванията на действащото законодателство, обхвата и спецификата на организацията на труда, с изключение на тези документи и унифицирани форми на първична счетоводна документация за счетоводството. за труда и заплащането му, които са задължителни за всеки работодател.