Управление на кадровото деловодство в организация или предприятие – кадрово деловодство и управление на документи. Внедряване на кадрова и управленска документация. Оптимизиране на работния процес Оптимизиране на работния процес на персонала на примера на организация

Съдържание

Общата дефиниция гласи, че управлението на досиета на персонала е процесът на регистриране и поддържане на документи за персонала. Тази тема е актуална за индивидуални предприемачи, така че за юридически лица. Документацията има строги законови норми и описаните правила трябва да се вземат предвид от всички мениджъри, отдели по персонала в предприятията. С помощта на управлението на досиета на персонала ще бъде възможно да се оптимизира процесът на управление на персонала, да се подобри работата на всеки екип и да се опрости процедурата за отчитане.

Какво е управление на човешките ресурси

Основите на управлението на досиета на персонала включват целия процес на подготовка на документи, попълването им, отчитане на персонала, който работи в компанията. Всяка издадена е правно обвързваща, включително тези, които се образуват въз основа на заявление на служител. Производството на персонал често се извършва от отдела за персонал, чиито функции са такава работа с персонала:

• начисляване заплати;
• регистрация на отпуски, отпуск по болест;
• издаване на справки.

Цели и цели

Задачи и цели на този отдел по човешки ресурси:

Посока на работа	Задачи на служителите
Счетоводство, регистрация, контрол	Водене на отчет за броя на служителите, регистрация на работа, уволнение
Регламент на работа	Запознаване със задълженията, избор на работно място, помещение
Координация, обучение	Провеждане на курсове, обучение, повишаване на квалификацията, преквалификация, проверка на изпълнението
Работа с документи	Специалистите от този отдел се занимават с подготовката на документи, книги, работни графици, регистър, отчетност
Организация	Организация на дейностите по инструкции

Правна уредба

Работата с персонала се регулира от редица регулаторни закони, заповеди и набор от правила на регионално или държавно ниво. Неспазването на изискванията, посочени в нормативната уредба, е нарушение. Основните правила за производство на персонал:

• държавна наредба за трудовите книжки (2003 г.);
• правилник за деловодство и документооборот от 2009 г.;
• федерални инструкции за поддържане на документи по отношение на служителите;
• Общи изисквания, които се утвърждават със заповед на министерствата.

Законодателна база на предприятието

Всяко предприятие използва редица документи, които регулират работата на целия персонал. Движението на документи и тяхната подготовка се извършва съгласно инструкциите, нормативната уредба, предписана по-горе. Правната рамка на предприятието е разделена на пет ключови категории, регулирани от вътрешните правила на предприятието:

• устав на дружеството;
• работен график;
• регламенти за защита на личните данни;
• защита на труда (регламентирана от федерален указ за архивите);
• график за работа на персонала (и документи за персонала).

Документооборот на персонала в организацията

Единните счетоводни системи за документи в предприятията са разделени на три основни категории, сред които са вътрешни правила, персонал и разпоредби за възнагражденията. Първата категория включва оборота на документи според графика на ваканциите, попълване на документи за работния график. Вторият параграф е по-глобален и съдържа разпоредба относно изготвянето на договори и документи за счетоводна политика. Наредбата за възнагражденията урежда всички въпроси, свързани с изплащането на заплати, премии, отпуск по болест, отпуск и обезщетение при уволнение.

Персонал под формата на Т-3

Таблицата с персонал във формуляра T-3 е един вид хартия, която описва цялата структура на персонала в предприятие или компания. Колоните съдържат данни за пълното име, длъжността на служителя, звеното, в което е посочен. Съгласно нормативните и законодателни норми е предписано официална заплатаспециалист. Всяка промяна в процеса на регистрация трябва да бъде регистрирана от счетоводния отдел в тази таблица с персонал във формуляра T3. Инструкциите за попълване винаги съдържат препоръки за всяка колона. Общо документът включва 5 информационни точки.

Работен график

Работният график е документ, който одобрява дневния режим на специалист. Работният процес регулира графика на мениджъра. Включва точки за необходимостта от проверка по действащото законодателство, за обяд и почивки и за отчитане. В някои компании служителят изисква изготвянето на отчет всяка седмица или месец (документът трябва да бъде потвърден с подписите на служителя и служителя след проверка). Планът, графикът на графика се формират за бъдещия работен период. Отчитане на работното време на служителите.

Договор за работа

Трудовият договор е гражданскоправен документ, който се сключва между бъдещ служител и работодател. Стандартни формуляри за този тип документи не се очакват, а договорът се попълва в свободна форма с посочване на квалификация (длъжност) и период на работа. Там също е написан желаният резултат. от законови разпоредби, този вид документ е много подобен на документ за договор, тъй като предписва крайния резултат от работата, а не нейната структура. За да уволните служители, трябва само да финализирате преди изтичането на договора.

Заповеди по личен състав

Възстановяването на служителите на длъжности, наемането на специалисти се извършва съгласно заповеди за персонала. Този вид документ предписва назначаването на персонал на длъжността и други движения на специалисти в отделите. В разработването на инструкции и заповеди участват служители на отдела за персонал и ръководния екип. приемам местни решенияуправители/администратори на фирмата. Заповедите имат единна форма, установена от нормативната уредба. Според срока на годност на хартията те трябва да се съхраняват в счетоводството или в отдела за персонал до пет години или повече (в зависимост от вида на поръчката).

Длъжностни характеристики

Длъжностните характеристики са документ, който предписва отговорността на страните (служител и работодател), а също така съдържа данни за инструкциите и задълженията на конкретен специалист в неговата длъжност. Те се потвърждават от печата на организацията и подписа на отговорното лице. За този документ са необходими три копия. Единият остава в отдела за персонал, другият при самия изпълнител, а третият при ръководителя или администратора на конкретен отдел. Целта на тази заповед е да оптимизира процесите по управление на персонала в предприятието.

Как да организираме офис работата в отдела за персонал

Правилното управление на човешките ресурси предполага високо ниво на отговорност. Служителите по човешки ресурси трябва да гарантират, че датите на подписване отговарят на действителните. Можете да поверите поддържането на трудови книжки и други кадрови документи на аутсорсинг компании. Отговорности на служителите кадрово обслужване:

• създайте работен график счетоводна документацияотносно празниците;
• съставяне на документи за защита на труда (необходими за правителствени агенции);
• изготвя и издава заповеди;
• Изчислете заплатите и контролирайте изплащането на бонуси.

отдел Човешки ресурси

Обслужването на персонала на пълен работен ден се извършва, когато цялото счетоводство и всички регистрации се извършват само от наети на пълен работен ден хора от отдела за персонал. Този начин на документооборот е подходящ за предприятия и компании с персонал от 20-30 души. Държавните стандарти изискват стриктно спазване на формата на всички поръчки и други изисквания, в противен случай образуваниеможе да получи глоба. В сектора на услугите, където едно юридическо лице има до 30 души, е по-изгодно да се използват услугите на аутсорсинг компании.

Привличане на специалисти от аутсорсинг компания за работа с персонала

Наемането на изнесена HR компания ще спести пари и ще намали общия брой служители. Независими специалисти извършват целия обем от необходимата работа по изготвянето на поръчки, графици. Водят и специален дневник и регламентират работата на всеки специалист във фирмата. Аутсорсингът на управление на досиета на персонала се отличава с факта, че юридическото лице няма собствен отдел по персонала, а поверява тази задача на отделен екип срещу умерено заплащане.

Счетоводство на персонала от нулата стъпка по стъпка

За водене на документи на отдела за персонал е необходимо офис оборудване и офис. Важно е да имате здрав сейф. Със заповедта да се назначи ръководител на документооборотната система. След това се оформят вътрешни актове. За всеки служител във фирмата трябва да създадете отделна папка, където да се съхранява трудовата му книжка. Управлението на досиетата на персонала изисква запазването на тази документация през целия период на работа на специалист на длъжност. По време на цялата дейност на отдела се водят книги, изготвят се заповеди.

Изисквания към служителите по човешки ресурси

Управлението на досиетата на персонала е сравнително сложен процес, който изисква определени теоретични и практически умения. Нормативната рамка за тази длъжност съдържа списък с условия, при които специалист може да заема тази длъжност. Учебни заведенияне отделяйте отделен профил като работа в офиса на персонала. Мениджъри и администратори са подходящи за дейности в отдел "Личен състав". Така че работодателите назначават хора с юридическо образование, информационна сигурност или управление на документация.

Права и задължения на служителя по персонала

Първото задължение на такива длъжностни лица е да познават нормативната уредба, да спазват установените счетоводни правила. По-горе бяха статиите, федералните закони, които трябва да се спазват при управлението на досиета на персонала. Служителят по персонала има право да получава информация от служители, да преглежда лични папки, да вижда счетоводната книга (заплата). Правомощията на специалистите от този профил включват полагане на подписи, работа с работодатели за подобряване на ефективността на персонала.

Водене на кадрови досиета

Днес управлението на HR записи се извършва както в писмен, така и в цифров формат. Документите се подписват лично от упълномощени служители. За документация се използват държавни стандарти, които обединяват всички шаблони и формуляри. Необходимо е да се вземат предвид нормите на GOST R 6.30-2003 и GOST R 7.0.8-2013. Важните документи се съхраняват в специални папки или метални сейфове. В зависимост от обхвата и големината на компанията, специалистите трябва да се придържат към различни изисквания за честотата на отчитане.

Търсене и регистрация на персонал

Първоначално, преди да регистрирате служители, трябва да намерите специализиран персонал, който да отговаря на строги критерии (те трябва да са свързани със спецификата на работата). За целта използвайте специализирани бюра, агенции, сайтове за търсене на работа, трудова борса или частни обяви във вестници, медии, сайтове. След това се съставят задължителни документи за персонала, извършва се регистрация, подписва се трудов договор или трудов договор.

Етапи на наемане

Процедурите по записване на лица за длъжност започват с въвеждане на данни за търсещия работа в специален дневник. В отчетната карта се записва информация за опит, трудов стаж и заемана преди това длъжност. След одобрение се изготвя заповед за назначаване на лице на определена длъжност. финален етапстава оформяне на лична папка, оформяне на дело във фирма, отдел. Договорът съдържа информация за задълженията, за заплатата на длъжността.

Лични картони и формиране на лично досие на служител

Видовете документи за персонала включват лична карта на служителя. Съдържа цялата информация относно семейното положение, пълното име, залепена е снимка, посочена е датата на раждане. Всичко това се прави от работодателите, за да се формира пакет от данни за всеки служител на фирмата. Съгласно закона тези данни не могат да бъдат прехвърляни на трети лица. За водене на лично досие се използват папки, шкафове или дори метални сейфове (в зависимост от нивото на оборудване на офиса на фирмата).

HR списания

Хартия печатни продуктипомага за систематизиране на отчетите, опростяване на документооборота. Документацията под формата на бизнес дневници включва следните видове:

• за контрол на документи, книжа, които се доставят на фирма или предприятие;
• за контрол на време, периоди бизнес пътувания;
• да контролира всякакви бележки, отчети;
• записи, за да се гарантира безопасността на трудовите книжки.

Поддържане на трудови книжки

Управлението на досиетата на персонала задължава специалистите да водят записи на трудовата книжка. Всички записи се пазят, ако лицето в предприятието е официално регистрирано. Трудовата книжка се издава на служителя при уволнение. Тази документация записва всички промени по отношение на позицията, наградите. Обучението за управление на досиета на персонала от нулата включва задължителни елементи за правилния дизайн на работните книги. Всички грешки се коригират от членове на персонала по човешки ресурси. Ако бъдат открити, на специалистите може да бъде образувано административно нарушение.

Организиране и съхраняване на документи

Създадени са отделни законодателни норми за проверката и съхранението на документите. Важно е да се спомене член 17 федерален законотносно архивирането. Той предписва необходимостта ръководството на фирмите и предприятията да се грижи за опазването на архивната документация в определения срок. Срокът на съхранение е предписан от закона и отговаря на държавните стандарти. За гарантиране целостта на хартиената документация се използват метални огнеупорни сейфове и шкафове.

Ако е необходимо, данните от документите се прехвърлят в Държавния статистически комитет Руска федерация. Автоматизацията, цифровизацията на циркулацията на хартия е една от приоритетните области за оптимизиране на процеса на управление на работата на държавата. Днес повечето отчети не се правят на хартия. Това не премахва задължението на ръководителите на предприятия, ръководителите да съхраняват архива за една, три, пет или повече години.

Електронни кадрови досиета

При използване на електронен кадрови досиетаважно е да се спазват условията за сигурност на документите, да се намали достъпът до архива по силата на закона за защита на личните данни. Електронното отчитане на документацията има редица предимства:

1. бърз достъп до документи;
2. защита на файла с парола;
3. няма нужда да купувате сейфове, за да спестите документи;
4. спестяване на място в офиса - твърдият диск може да съхранява 10 000 документа или повече;
5. спестяване на време - можете да подпишете, да намерите всеки документ за 1-2 минути в архива на твърдия диск на вашия компютър.

Видео

Открихте ли грешка в текста? Изберете го, натиснете Ctrl + Enter и ние ще го поправим!

За документацияВсички операции на персонала в организацията изискват определени знания и умения.

Офисната работа в предприятието се регулира от инструкция, самостоятелно разработена и одобрена от директора. Тя е домашна нормативен акти е задължително за спазване от всички служители на стопански субект. Разработва се и се контролира от отдел „Човешки ресурси“.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и Е СВОБОДЕН!

Законодателството изисква изготвянето на много документи, които фиксират всички страни трудови отношенияслужител с работодател.

Опитните и начинаещите кадровици трябва да подобрят уменията си. В тяхна помощ са създадени интернет сайтове, които представят теоретични курсове по управление на кадровите досиета.

Документите за персонала отразяват дейността на персонала, потвърждават трудовия стаж на служителите, който играе първостепенна роля при изчисляването на пенсиите. За документалния фонд на предприятието отговаря ръководството.

Основните детайли в контрола на хартия

Компетентното организиране на досиета на персонала изисква познания нормативна уредба, проследяване на промените му, ориентация във формите на използваните документи.

С каква цел е

Процедурата за водене на досиета на персонала е регламентирана със закон. На големи предприятияс голям персонал, като правило, се формира служба за персонал. Неговите служители изготвят съответните документи в съответствие с изискванията на нормативната уредба на Руската федерация.

Документите могат да имат унифицирана форма или да бъдат разработени в предприятието и одобрени в местни актове.

Управлението на кадровите досиета е дейност, насочена към разработване и поддържане на документи, свързани с отчитането на персонала, работното време, изчисленията на заплатите.

Проблемите с персонала включват следните елементи:

• регистрация на работа;
• вътрешно движение на работници;
• уволнение;
• регулиране на отношенията между ръководителя и служителите;
• организация на трудовия процес;
• други.

Правилната организация на досиетата на персонала допринася за решаването на редица проблеми.

Основните му цели са представени в таблицата:

Направление на работата на персонала	Задачи в ход
Счетоводство и контрол	набиране, осчетоводяване, освобождаване на персонал.
Планиране и регулиране	подбор, трансфер, адаптация на работници.
Отчетно-аналитичен	проучване на служителите, оценка на работата им; аналитична работа; изготвяне на отчет.
Координация и информация	обучение, обучение, преквалификация на персонал; прием на служители по служебни и лични въпроси; обработка на писмени жалби на работници; архивна и справочна дейност.
Организационно-методически	документиране на работата на служителите; работа с персонала на отделите; планиране и управление на персонала.
Документален филм	поддържане на лични досиета, трудови книжки; съставяне на ордери, документи за персонифицирано счетоводство; регистрация на болнични, пенсионни удостоверения и др.

В Москва и други големи региони на Руската федерация организациите с отделни подразделения могат да водят досиета на персонала онлайн. За това са разработени подходящи програми, които позволяват обмен на документи в електронен вид.

Законодателната рамка

Законодателната рамка за управление на досиетата на персонала се съдържа в Кодекса на труда на Руската федерация.

Тази дейност се регулира от редица правни актове:

• Указания за попълване и приложение първични документиотносно счетоводството и заплатите (Постановление на Държавния комитет по статистика № 1 от 05.01.04 г.);
• унифицирани документи и изисквания за тяхното изготвяне (Резолюция на Gosstandart № 65-st от 03.03.03 г.);
• Стандартна инструкция за работа в офиса федерални органиизпълнителна власт (Заповед на Министерството на културата на Руската федерация № 536 от 08.11.05 г.);
• Правила за работа на архивите (решение на Колегиума на федералните архиви от 06.02.02 г.);
• Правила за деловодство на федералните органи на изпълнителната власт (Постановление на правителството на Руската федерация № 477 от 15.06.09 г.);
• Закон за информацията, нейната защита и информационни технологии№ 149-FZ от 27 юли 2006 г.;
• Закон за разглеждане на молбите руски граждани№ 59-FZ от 02.05.06 г.;
• Закон за държавния език на Руската федерация № 53-FZ от 01.06.05 г.;
• Закон за архивното дело № 125-FZ от 22 октомври 2004 г.;
• Закон за търговска тайна№ 98-FZ от 29 юли 2004 г.;
• Заповед за трудови книжки № 117н от 22.12.03 г.;
• Постановление за приемане на инструкции за попълване на трудов № 69 от 10.10.03 г.;
• Резолюция на трудови книжки № 225 от 16 април 2003 г.;
• Инструкции на Генералния щаб на въоръжените сили на Руската федерация.

Задължителни документи

Кодексът на труда на Руската федерация задължава организациите да имат свои собствени законодателна рамка, която включва редица задължителни местни нормативни документи.

Те включват:

Харта	Основният учредителен документ. Изписано е правна формапредприятия, учредители, сфера на дейност, процедура за наемане и освобождаване на ръководителя, неговите правомощия. Много вътрешни правила на дружеството се изготвят въз основа на разпоредбите на Устава.
Трудови разпоредби (наричани по-долу - Правилата)	Наличието на документа е предвидено в чл. 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация. Той установява процедурата за наемане и освобождаване на служители, правата и задълженията на страните по споразумението, режимите на работа и почивка, системата от стимули и наказания и други въпроси, свързани с трудовите отношения в предприятието. Директорът утвърждава правилата. Ако в организацията има синдикат, неговите становища относно приемането на документа се вземат предвид. В организации, в които персоналът работи ненормирано работно време, трябва да има списък на съответните длъжности и професии. Издава се под формата на приложение към правилника.
Инструкции за защита на личните данни	Съгласно чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация, той установява изискванията, които трябва да бъдат изпълнени при обработката лична информацияза служителите, осигуряване на тяхната защита, използване, съхранение. Лична информация се счита за информация за отделен работник, която е необходима на работодателя за трудови отношения. Служителите трябва да са запознати с документите, които определят реда за обработка на техните данни.
Наредба за защита на труда	Намира се в отдел "Личен състав". Всеки служител се запознава с документа. В предприятия с над 50 служители трябва да има длъжност специалист по охрана на труда.
график на смени	Използва се във фирми график на сменитруд. Документът е спешен и валиден определен периодпо преценка на работодателя.
Документи по нормиране на труда	Те отразяват необходимите времеви разходи за производство на продукти (извършване на работа) от един служител или група и установяване на трудови норми въз основа на тях.

Регламенти

След приемането на ръководителя се установява броят на длъжностите, необходими за нормалното функциониране на организацията. Въз основа на получените цифри, производствен цикъли други характеристики на дейността на предприятието се изготвя.

За съставяне на документ обикновено се използва стандартизиран формуляр. Можете да изтеглите мостра безплатно от интернет. Работодателят има право да коригира графика по свое усмотрение.

В документа позициите са изброени в йерархичен ред: започвайки от директора и завършвайки с помощния персонал. За всеки от тях са посочени брой единици по щат, заплата и надбавки.

На следващия етап се формира работният график. Представлява работни графици за всички служители. При наличие на смени се създават подробни графици на смени. В документа са описани накратко изискванията за външен видслужители, поведение, дневен режим и др.

След това формулярът се разработва трудов договор. В този случай трябва да се вземат предвид основните норми на Кодекса на труда на Руската федерация и вътрешните нормативни документи на компанията. Трудовият договор обикновено се изготвя от адвокат на организацията или външен изпълнител.

Документът трябва да включва следните елементи:

• информация за юридическото лице: име, адрес, телефонен номер, пълно име и длъжност на ръководителя;
• паспортни данни на служителите;
• длъжност на служителя, видове трудов договор (постоянен или срочен) и работно място (основен или допълнителен);
• списък на основните задължения във връзка с инструкциите за тази длъжност;
• информация за възнаграждения, допълнителни плащания, обезщетения, отпуски;
• работен график, плащане за обработка;
• причини за прекратяване на договора и други условия;
• подписи и данни на страните, фирмен печат.

За да провери и оптимизира работата на служителите по персонала, ръководството може да проведе вътрешен или независим одит. Това спомага за намаляване на риска от административни наказания, спорове и жалби от персонала.

Етапи на организиране на управлението на HR записи от нулата

За формиране на записи на персонала е удобно да използвате следните инструкции стъпка по стъпка:

Подготовка на необходимото	За да организирате услуга за персонал, първо трябва да закупите мебели, офис оборудване, канцеларски материали и др. Определено ще ви е необходима програма за персонала, например "1C: ZUP" и справка легална система. Благодарение на това служителите на отдела ще проследяват последни променизаконодателство и ще има достъп до необходимите документи. Необходим е сейф за съхранение на труд и важни документи.
Регистрация на главата	Директорът е изпълнителен директор на всяка компания. Той подписва документите. За да му бъдат предоставени всички правомощия, той е назначен по трудов договор. Издава се съответна заповед, с която се самоназначава.
Назначаване на лице, отговорно за работата с персонала	В малка компания тези функции могат да се изпълняват от ръководителя. Ако отделен служител се занимава с офис работа, с него се сключва трудов договор. Въз основа на него се изготвя заповед. Ако задълженията са възложени на един от наетите по-рано служители, се изготвя допълнително споразумение и заповед.
Изготвяне на вътрешни актове	Те се подписват от директора и се съхраняват в специална папка заедно със заповедите. Местните документи включват документите, изброени по-горе (раздел „Нормативни актове“).
Документиране на приемането на персонал	За всеки служител трябва да имате папка за съхраняване на всички документи, свързани с неговите данни и трудова дейност (трудов договор, заповед за приемане, лична карта).
Попълване на трудови книжки	В тези документи на служителите се вписват записи за приемане, трансфери, стимули и др. Работодателят е длъжен да нова книгаза служител, който никога преди не е работил. Трудът и дневник за регистрацията им се намират в канцеларските отдели. Тези документи трябва да се съхраняват в сейф.

Тази инструкция е подходяща и за манекени, които нямат опит по този въпрос.

Как е счетоводството

За да поддържате записи, трябва правилно да организирате документооборота.

За да направите това, направете следното:

• разработване на вътрешна нормативна уредба;
• изготвя щатно разписание за всяка държавна единица;
• правете редовно подреждане;
• изготвят трудови договори;
• разработване на формуляри за персонала;
• издаване на карти T-2;
• одобрява формуляри за кандидатстване на служители;
• изготвят вътрешни заповеди.

Всички действия на персонала трябва да бъдат потвърдени. Техният списък е определен в правилника.

Допълнителни точки

Счетоводството на персонала от нулата започва с приемането на персонал. Важно е правилно да кандидатствате за кандидати за работа, да подготвите необходимата документация.

Персонал и почивки

Една от задължителните стандартни документикоето трябва да съществува в предприятието, е щатното разписание (f. T-3).

• списък на структурни подразделения и длъжности;
• броя на щатните единици за всяка длъжност;
• заплати, бонуси за длъжности;
• организация заплати.

Подразделенията са посочени в документа по реда на тяхното значение за работата на организацията. В тях длъжностите на служителите също трябва да бъдат дадени по важност. Длъжностите в трудовите договори и списъците на персонала трябва да съвпадат.

Персоналът е форма на график с вписани пълните имена на служителите в съответствие с длъжностите им.

Графикът на отпуските (f. T-7) отразява информация за времето на предоставяне годишен отпускна всички служители. Съставен за една година. Утвърждава се от директора съгласувано със синдикалния орган. Документът трябва да бъде издаден най-малко 2 седмици преди новата година. Въведените в него данни са обвързващи както за работниците, така и за работодателите. Изключение правят бенефициентите.

Графикът включва следните подробности:

• име на отдел;
• Длъжност;
• Пълно име и персонален номер на работника;
• брой ваканционни дни;
• дати на заминаване на почивка по план и факт;
• основания за отлагане на ваканция, прогнозна дата.

2 седмици преди ваканцията служителят е информиран за това. Издава се заповед, с която служителят се запознава срещу подпис. През ноември можете да подготвите заповед за всички началници на отдели, задължавайки ги да представят графици за отпуски в счетоводството до 1 декември. Това ще улесни изготвянето на цялостния график.

Регистрация на служители

Пълноценната работа на организацията започва с набирането на служители. Попълването на свободни позиции е съпроводено с документация.

Отговорностите на служителя по човешки ресурси при наемане на служители са както следва:

• регистрация в специален дневник на заявление от кандидата;
• запознаване на начинаещия с действащите инструкции и местни актове;
• сключване на трудов договор и контрол на подписването му от страните;
• издаване на копие от договора на служителя и поставяне на бележка върху бланката на организацията;
• изпълнение и регистриране на поръчката в счетоводната книга;
• попълване на лична карта, подаване на документи по делото (декларации, копия на лични документи, заповеди, договори);
• прехвърляне на документи на платеца за заплати на служителя.

При изграждането на система за управление на записи на персонала, първоначално трябва да се определи кои документи трябва да бъдат съставени и кои са необходими за конкретна област на дейност.

Необходимите документи включват:

• заповеди за персонал (за приемане, предаване и др.);
• заповеди за персонал (за отпуски, бонуси, командировки и др.);
• T-2 карти;
• труд;
• споразумения;

Другите необходими документи включват следното:

• персонал;
• позиция на ОТ;
• пътен дневник;
• правила за вътрешен ред;
• други.

Длъжностни характеристики и Колективен договор не се изискват, но почти всеки работодател разполага с тези документи.

След като съставите списък със задължителна документация, трябва да проучите нормативните документи. На тяхна база трябва да се разработят други документи. Техният списък зависи от естеството на дейността на юридическото лице и характеристиките на условията на труд. Например, ако е необходимо да се осигурят служители с униформи и ЛПС, е необходимо да се изготви заповед за реда и условията за издаването им, кои служители се нуждаят от тях.

Компенсации и обезщетения за работа в специални условия: в опасни производства, нередовни, нощни и др. Освен това те изготвят Правилника за управление на досиетата на персонала. Той отразява списъка на документите, необходими за работата на организацията, процедурата за тяхното изпълнение и съхранение.

Законодателството не задължава разработването на такава наредба, но тя значително ще улесни работата на служителите по персонала. Да работиш в нова организацияпърво се приема директорът, а след това той набира останалия персонал.

Съставът и броят на необходимите длъжности отразява щатното разписание. Процедурният правилник отразява всички работни графици, изисквания към служителите и т.н. Стандартен трудов договор се разработва въз основа на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация.

Преди да използвате счетоводни дневници, те трябва да бъдат подготвени: номерирани листове, зашити, запечатани. Парче хартия е залепено върху последния лист на фърмуера. В него се посочва броят на страниците, подписва се директорът или отговорният изпълнител и се поставя печат. На първата страница на дневника напишете името на организацията и началната дата на нейното поддържане.

Един от важни документидосието на персонала е трудова книжка. За поддържането им със заповед се определя отговорно лице, което ги попълва и отговаря за тяхната безопасност.

Често задавани въпроси

Организацията на досиетата на персонала има някои тънкости и нюанси:

Заповед за възстановяване	Процедурата не е отразена в законодателството. Обикновено се състои от следните стъпки: Проучване на действащите разпоредби. Определяне на списъка с необходимите документи. Изготвяне на план за бъдещата работа на организацията. Идентифициране на лица, отговорни за документи. Формиране персонал. Проверка на правилността на приема на служители, премествания, промени в персонала, съкращения. Определяне на законността на трудовия режим в предприятието.
Характеристики на индивидуалните предприемачи със служители	Предприемачът наема персонал според стандартния сценарий. Договорът се сключва на няколко етапа: Набавяне на необходимите документи. Изготвяне на приложение. Изготвяне и подписване на договор. Оформяне на заповед за прием. Създаване на карта Т-2. Извършване на вписване в труда. Наемането на граждани, които говорят английски, има свои собствени характеристики.
Управление на малък бизнес	В тези организации кадровите въпроси могат да се решават от самия ръководител или от специален отдел. Работодателят може да възложи счетоводството на персонала. Всички проблеми ще бъдат разрешени от трета специализирана организация. Трудности с документооборота възникват, ако организацията е голяма, има структурни звена и голямо количество документация. В този случай отговорността за прехвърлянето на документите може да бъде възложена на куриера. В същото време представители на организацията-изпълнител често не посещават офиса на клиента, т.е. работата се извършва напълно дистанционно.
Опростяване на счетоводството в микропредприятията	Всички условия на работа се определят в споразумение със служителя. През 2019 г. ръководителите на тези компании и индивидуалните предприемачи имат право да откажат да изготвят местни разпоредби. В рамките на 4 месеца от датата на загуба на статут на микропредприятие ръководството е длъжно да издаде "традиционна" документация за персонала.

HR документацияТова е широк набор от документи, съдържащи информация за служителите и техните трудова дейност. Документите за персонала включват следните групи документи:

Всички заповеди за персонал за приемане, преместване, ваканция, командировка, повишение, дисциплинарни действия, промяна на лични данни.

Становища на служители, актове, протоколи;

Трудови договори и трудови книжки;

- лични досиета и лични картони на служителите;

- персонал и разписания;

Сметки за заплати.

Документите за отразените в тях видове дейности са разделени на две големи групи.

Първата група са документи за общи и административни разходи, т.е общо ръководствопредприятие.

Втората група са документи за управленски функции. Такива документи се съставят от служители на службите за персонал, счетоводни отдели, отдели за планиране и контрол, доставки и продажби.

Основната организационна правни документи , регулиращи общ въпроси на работата с персонала на организацията: правилник за вътрешния ред работен график, правилник за персонала, правилник за структурното звено, длъжностна характеристика.

Правилник за вътрешния трудов ред - организационно-административнидокумент, регламентиращ процедурата за приемане, преместване и освобождаване на служители, основните задължения на работниците и служителите Основните задължения на администрацията, работно времеи използването му, награди за успех в работата, наказания, вътрешнообектов режим и организация на работа.

Правилникът за персонала е документ, който отразява въпросите на професионалните и социално развитиетрудовия колектив, отношенията му с администрацията, сигурността на работното място и други въпроси.

Таблицата с персонала е документ, съдържащ списък на всички длъжности в организацията, като се посочва техният брой и заплати.

Наредбата за структурна единица е документ, който установява статута на функция, правата, задълженията и отговорностите на структурните единици.

Описание на работатае документ, издаден с цел регламентиране на организационни и легален статутслужител, неговите задължения, права, отговорности и осигуряване на условия за ефективната му работа.

Таблица 6.3 - Приблизителен списък с документи за управление на персонала в организация

Процедури за управление на персонала	Документи в процес на разработка
Документиране на сключване на трудов договор и наемане на работа	Заявление за работа. Трудов договор (споразумение) Заповед (инструкция) за наемане на служител Личен лист за досиетата на персонала (въпросник) Автобиография Резюме
Документация общи въпросиуправление и разположение на работната сила	Колективен договорХарта (правило) на организацията Правилник за вътрешния труд Правилник за структурната единица Длъжностна характеристика Структура и персонал Списък на персонала Заповед за разпределение на задълженията между ръководството на организацията
Документация за отчитане на използването на работното време	График за предоставяне на допълнителни дни почивка. Заявление за установяване (отмяна) на непълно работно време
Документиране на организацията на материалното стимулиране на персонала	Наредби за заплатите и материално стимулиранеНаредби за организацията на възнагражденията на служителите Наредби за бонусите на персонала Наредби за социални плащания и обезщетения (в социалния пакет) и др.
Документиране на основните процедури за управление на персонала	Етичен кодекс на организацията Правилник за сертифициране на персонала Правилник за работа с кадровия резерв за повишаване на ръководни длъжности Правилник за работа с млади специалисти Правилник за управление на бизнес кариерата на персонала и др.
Документиране на предоставянето на ваканции на служителите	График на отпуск Заявление за предоставяне на отпуск Заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служител Бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служител
Документиране на прекратяване на трудов договор и освобождаване от работа	Писмо за напускане Декларация за прекратяване на трудовия договор Протокол от избрания синдикален орган Заповед (инструкция) за прекратяване на трудовия договор със служители

Оптимизация на работния процес

Оптимизирането на работния процес включва две основни области:

подобряване на качественото съдържание на информацията (обвързване с центрове за отговорност; оптимален набор и съдържание на индикатори; високо качествонорми и стандарти; наличие на информация за отклонения);

повишаване на ефективността на документооборота и удобството за мениджърите (елиминиране на дублирането на информация, оптимизиране на маршрутите на движение; комбиниране на първично счетоводство със счетоводство и оперативно управлениеи т.н.; съпоставяне на заглавия на документи със съдържание).

Обмислете възможността за намаляване на работния процес, като същевременно запазите неговия информационен капацитет.

При изграждането на работен процес, както и при създаването на организационни структури за управленско счетоводство, работата започва с изучаване на влиянието на такива фактори като: технологични характеристики, състав на продукта, организация на производството и управление на предприятието и неговите структурни подразделения, бизнес процеси, материални потоци. Организацията на документооборота до голяма степен зависи от наличието на организационни структуриуправление на центрове за отговорност; развитие на механизма на вътрешнофирменото предприемачество; наличие на контрол на отклонението; компетентността на ръководството и използването на прогресивни методи за вземане на решения; наличие на персонални компютри, информационни мрежи и др.

Оптимизирането на работния процес включва създаването на стандарти за работния процес и формирането на вътрешна отчетност. За всяка тема (или документ) се разработват отчетни форми (документи); инструкции за попълване на формуляра (предвидено използване, като се вземе предвид нивото на управление, редът, в който се попълват подробности и (или) индикатори: в коя колона и / или ред, каква стойност на индикатора и т.н.); Разработена е наредба (кой, къде, на кого и в какъв срок подава отчетната форма (документ); установява се отговорност за нарушение на наредбата.

тестови въпроси

1. Дайте дефиницията на счетоводния баланс?

2. Кои са основните видове счетоводни баланси?

3. Защо счетоводният баланс е основен информационен материал за вътрешно и външно ползване финансови отчетиорганизации?

4. Как да обясним равенството на резултатите от актива и пасива (валутата) на баланса?

5. Избройте наименованието и съдържанието на разделите на актива и пасивите на баланса?

6. Избройте видовете бизнес операции, които оказват влияние върху баланса?

7. Какво е сметкоплан счетоводство?

8. По какви критерии се определя активността и пасивността на счетоводните сметки?

9. Какъв е редът на вписванията по активни и пасивни сметки?

10. Дефинирайте метода на двойно въвеждане?

11. Каква е кореспонденцията на сметките и счетоводен запис?

12. Как се разделят сметките спрямо баланса?

13. Определете баланса и назовете методите за изчисляване на баланса в активни и пасивни сметки?

14. Дайте пример за синтетични, аналитични сметки и подсметки?

15. Какви групи измервателни уреди се използват за отразяване на имуществото на организацията?

16. Какво е бизнес счетоводство?

17. Какво се разбира под счетоводство?

18. Какви особености са присъщи на счетоводството?

19. От какви части се състои счетоводството?

20. Какви са основните цели на счетоводството?

21. Кой отговаря за организацията на счетоводството в предприятието?

22. Каква информация предоставят счетоводните данни?

23. За какво служи счетоводната информация?

24. Кои са външните и вътрешните потребители на счетоводна информация?

25. Какви фактори влияят върху избора и обосновката на счетоводната политика?

26. Наименувайте и опишете предмета и начина на отчитане?

27. Как се разделя имуществото на организацията по състав и местоположение?

28. Какви са източниците на формиране на собствеността?

29. Дайте определение за вземания и задължения?

30. Дайте концепции финансови инвестиции?

31. Дайте описание на вашите собствени източници?

32. Дайте описание на заимстваните източници?

33. Как се групират по съдържание счетоводните регистри?

34. Как се групират по външен вид счетоводните регистри?

35. Какво се разбира под формата на счетоводство?

36. Каква е структурата на счетоводството?

37. Избройте видовете първични счетоводни документи?

38. Какво се разбира под подробности за документите?

39. Какво се разбира под кадрова документация?

40. Кои са основните организационни и правни документи, уреждащи основните въпроси на работата с персонала?

Във всяко предприятие отчитането на заплатите и труда на служителите се извършва в съответствие с първична документация, съставя и поддържа която службата за персонал. Ако дейността на това звено не е добре организирана, тогава възникват сериозни смущения в работата на цялата компания. Нека разгледаме по-нататък какви са документите за управление на досиета на персонала.

Главна информация

Както бе споменато по-горе, с недостатъчно компетентна организация на дейностите отдел персоналима различни проблеми в предприятието. По-специално, може да има забавяне на изплащането на заплати, обезщетение за отпуск по болест, ненавременна подготовка на документи за подаване на регулаторните органи. Всичко това води до значително влошаване финансови показателифирми. Документите на службата по персонал се попълват в съответствие с изискванията на Кодекса на труда. Контролът върху коректността на документите се извършва както от труда, така и от данъчен офис. Контролиращият служител може да посети всеки офис на фирмата, независимо от вида на дейност и форма на собственост, и да изиска за проверка кадровите документи на организацията. Инспекторите са натоварени с такива правомощия в съответствие с Федерален закон № 134.

Офис задачи

Дейностите на службата по персонал обхващат всички процеси, свързани с подготовката и обработката на документацията в съответствие с установените правила. Извършва се за решаване на редица управленски задачи. Те включват по-специално:

Защо са ви необходими документи за персонала?

Основната цел на тези документи е да осигурят максимална прозрачност трудови отношения. Системата за водене на записи се основава на определени правила и изисквания. Спазването им гарантира стабилност за служителите, а за административния апарат на компанията - опростяване на управлението. Благодарение на прецизното регламентиране на обхвата на задълженията и правата, предвидени в документите за персонала, се спазват интересите на всички участници в трудовите отношения.

Видове хартии

В съответствие с нормите на Кодекса на труда основните форми на документи за персонала са, както следва:

1. Щатно разписание.
2. График на отпуските.
3. Вътрешен правилник в предприятието.
4. Документи, които установяват процедурата за обработка на лични данни на служителите, както и техните задължения и права.
5. Инструкции и правила за ОТ. Всеки работодател трябва да осигури без опасни условияза служителите да изпълняват своите професионална дейност. Служителите трябва да бъдат запознати с изготвените инструкции и правила срещу подпис.
6. Графици на смени. TC е настроен на лимита допустима продължителностработна активност на ден. По време на работа на смени времето се записва чрез изготвяне на подходящи графици.

Изброените кадрови документи най-често са обект на проверка от регулаторните органи.

Персонал

Документите за персонала, които включват информация за служителите, се създават в процеса на работа на отдела с персонала. Такива документи винаги са тясно свързани с конкретен служител на предприятието. Те отразяват информация за професионалните дейности на служителя, неговата квалификация, резултатите от работата, условията за записване в държавата, трудов стаж и др. Такива документи включват по-специално:

1. Административни документи, потвърждаващи трудовата дейност на гражданин.
2. Справка и разчетни документи.
3. Официална вътрешна кореспонденция.
4. Книги/дневници за регистрация и счетоводство.

Документите от всяка група имат свои специфики. Те са предназначени за различни цели, разработени, въведени в експлоатация, одобрени по съответните процедури.

Административни книжа

Тази категория включва инструкции и заповеди от началници. С помощта на техния ръководител изпълнява правомощията за управление на предприятието, предвидени в Устава на дружеството. Поръчките са разделени на две групи. Първият включва актове за основната дейност на дружеството. Те, по-специално, са заповеди по производствени въпроси, процедура за сертифициране, инструкции и т.н. Втората група съдържа заповеди за личния състав. Те включват актове за уволнение, наемане, преместване, ваканции, дисциплинарни санкции, стимули. Документите от първата група обхващат дейността на предприятието като цяло и са косвено свързани с работата на отдела за персонал. Друга категория книжа са пряко свързани с дейността на персонала. В по-голямата си част това са унифицирани кадрови документи. Формулярите им се одобряват от Държавния статистически комитет. Документите, отразяващи дейността на персонала, включват:

Тези документи имат за цел да предоставят най-пълна илюстрация на трудовия опит на служителя. Той от своя страна ще бъде важен за назначаването му в бъдеще на пенсия и за изчисляване на обезщетенията за инвалидност по време на дейността му в предприятието. Копия от заповеди от други работодатели служат като основа за вписване на работа на непълно работно време в трудовата книжка, като се направи дубликат от нея.

Информация и калкулационна категория

Тези документи се поддържат с цел записване на личните данни на служителите, за осигуряване на информация, свързана с тяхната трудова дейност. Сред тях са:

• лична карта;
• график за време;
• персонал;
• частен бизнес.

За повечето от тях се използват стандартни формуляри. Унифицираните форми на документи за персонала значително опростяват процеса на попълването им.

Вътрешна кореспонденция

Използва се в предприятието за регистриране на приетите кадрови решения. Например, за да бъде привлечен служител към дисциплинарна отговорност, е необходимо да се вземе обяснение от него. Ако се очаква служителят да бъде насърчен, неговият преки ръководител изпраща подходящо представяне до директора на предприятието. Вътрешната кореспонденция действа като една от възможностите за официален обмен на мнения между служителите.

Книги за контрол и счетоводство

Регистрационните дневници са предназначени да записват съществуващите кадрова документация(заповеди, сертификати, лични досиета, трудови книжки). На всяка хартия се присвоява определен номер. Дневникът съдържа и датата на регистрация на документа. Правилното счетоводство придава на документите правна сила. Това от своя страна дава възможност да се докаже една или друга позиция в трудов спор. Регистрацията и съхранението на документите за персонала от тази група се извършват от упълномощени лица. Компанията използва дневници:

Някои образци на документи за персонала се одобряват на федерално ниво, други се разработват от самата компания.

Необходими ли са всички документи?

Обикновено горните документи за персонала са разделени на три категории:

• В зависимост от спецификата на дейността на фирмата.
• Препоръчва се.
• Задължителен.

Последното трябва да се поддържа от всички предприятия без изключение, независимо от броя на служителите, вида на дейността, легален статут. Тези документи са пряко или косвено посочени в ТС. Например необходимостта от изготвяне на правилата за реда в предприятието следва от членове 189-190, таблицата за персонала - от чл. 57. Препоръчителните документи са предназначени да оптимизират работата на персонала. Тяхното присъствие или отсъствие зависи от решението на главата. Документи, които зависят от спецификата на дейността на организацията, ще бъдат задължителни за конкретна компания. Ако предприятието предвижда вредни или опасни условия на труд, тогава е задължително да се разработят допълнителни правила и инструкции. Например, това могат да бъдат правила за преминаване на редовни медицински прегледи, инструктажи за безопасност и т.н.

Възстановяване на хартия

Често, когато една компания има нов работник по персонала, то среща определени трудности. Например, компанията може да няма определени задължителни документи. Невъзможно е да се съставят и приложат необходимите документи за един ден. В този случай трябва да подчертаете най-важното и да започнете дизайна им. Експертите препоръчват на първо място да започнете да планирате ваканции и персонал. След това трябва да проверите наличието и коректността на договорите, заповедите за прехвърляне, заетостта, бележки в трудовите книжки.

Ако фирмата няма счетоводни книги, те също трябва да бъдат създадени. След това трябва да подредите всички лични карти. Всички документи са с дата. Въпреки това, в текста на формуляра, например, f. T-2, се поставя истинската дата, тоест датата, на която служителят е нает или преместен. В този случай можете да се свържете със счетоводния отдел за помощ и да поискате лични сметки на служители, за да изясните и проверите информацията. В процеса на възстановяване на изгубени или липсващи документи на предприятието не трябва да забравяте за текущата работа. След това е необходимо да се пристъпи към подготовката, изпълнението и прилагането на задължителни местни актове. Сроковете за съхранение на документация за персонала се утвърждават със съответния списък. Всички документи, цитирани в него, впоследствие трябва да бъдат предадени в архива.

Ако разгледаме цялостно работата със служителите на организацията, използвайки такива философски категории като форма и съдържание, тогава управлението на персонала може да бъде представено като съдържание, а управлението на персонала като форма на политиката за персонала на организацията. Тези съдържание и форма не могат да съществуват едно без друго. Нека видим как можете да изградите ефективна текуща работа с персонала, като вземете предвид спецификата на предприятието и естеството на работата на служителите.

Компанията намери точния служител. След това специалистите по човешки ресурси трябва да го съставят правилно. Наистина, при непълно или неправилно управление на HR записите, организацията е изложена на финансови рискове и в същото време ръководителят на предприятието може да очаква впечатляваща лична глоба.

Ако кадрова политикаТъй като компанията се характеризира с икономия на разходи и значително текучество на персонала (особено на работниците), е необходимо да се обърне голямо внимание на въпроса за оптимизиране на администрацията на персонала, повишаване на ефективността на отдела за персонал. Именно тази задача беше възложена на началника на отдела по персонала на групата охранителни организации 1 .

Storytelling, или фирмени истории като

Предпоставки за изпълнение на проекта

През 2012 г. групата компании се състои от 500 души. Управлението на досиетата на персонала се извършва от трима служители на отдела за персонал (двама специалисти и мениджър). Нямаше специални документи, които да регламентират работата на отдела, всичко се правеше с устно споразумение. Счетоводството се извършва в стандартната програма "1C". Всеки служител беше третиран персонално. Хората донесоха молбите си директно в отдела за персонал. Тук ги назначаваха и уволняваха. Служителите преминаха и изчакаха един от специалистите да бъде освободен, да копират документите си, да въведат данни в 1C, да отпечатат необходимите документи, след това да подпишат документите и да се запознаят с местните разпоредби срещу подпис ...

Със заповедта, получена от организацията в началото на 2013 г., отделът за набиране на персонал осигури приток на работници в рамките на шест месеца, във връзка с това броят на персонала се увеличи до 3 хиляди души. Съставът на служителите е следният: 100 души - административно-управленски персонал, 2900 - работен персонал (охранители и контрольори). Текучеството на работещия персонал е 10%.

Организацията използва сменен метод на работа, на всеки две седмици имаше смяна на смяната: масово уволнениеслужители, които са отработили смяната си и не желаят да работят повече и масовото наемане на новопостъпили хора. На ден трябваше да се правят до 50 срещи и също толкова уволнения (за сравнение: в обикновените дни се правят 10-15 срещи и същия брой уволнения).

В допълнение към регистрацията на приеми (до 300 на месец) и уволнения (същия брой), функциите на отдела включват: регистрация на ваканции (до 200 на месец); издаване на удостоверения от месторабота и копия от трудови книжки (до 100) на служителите при поискване от тяхна страна; организиране на издаване на банкови карти за получаване на заплати (до 300 на месец); документално обезпечаване на движението на служители от едно охранително съоръжение в друго (до 500 на месец); регистрация на нови трудови книжки (около 80 месечно); събиране на информация за ръководството относно инструментите за набиране на персонал (как кандидатите са научили за наличието на свободни позиции) и причините за уволнението; изготвяне на дневни, седмични и месечни отчети за броя, наемането и освобождаването на служители.

Отделът по персонала взаимодейства със службата за сигурност (звено, което пряко охранява обектите и има следната структура: началник на отдела за сигурност, заместник-началници, началници на райони, старши смени, охранители и контрольори), както и с счетоводен отдел. В същото време беше запазен предишният ред на работа (без правила, счетоводство в стандартната програма 1C, лична работа с всеки от служителите). Декларациите на служителите от отдела за сигурност се прехвърляха без коригиращи документи и често се губеха, нямаше възможност да се провери дали са прехвърлени. Работниците често отиваха в отдела за персонал и сами предаваха молбите си без никаква фиксация. По този начин форматът и срокът за предаване на документи от служители на отдела за персонал към счетоводния отдел бяха произволни.

Въпреки попълването на отдела по персонала с трима специалисти (сега те са петима, без да се брои началникът), беше очевидно, че звеното все още не е в състояние да работи. Това се изрази в следното. В дните на смени служителите оставаха на работа до 22:00 часа, в обикновените дни - до 20:00 часа, за което редовно се заплащаше извънреден труд. Шест месеца никой не излизаше на почивка, защото не беше възможно. Текучеството на персонала се увеличи: през последните шест месеца бяха сменени трима души. Имаше ежедневни оплаквания от счетоводството. Грешките в документите (хартиени или електронни) представляват 18-20%, нарушаването на сроковете за предоставяне на документи (заповеди за отпуски и уволнения, документи за производство на банкови карти и др.) - 20-25%. Имаше оплаквания от службата за сигурност (за дългата регистрация на приемането и освобождаването на служители, забавянето на изпълнението на заявките, загубата на подадени заявления, ненавременното регистриране на ваканции и сертификати). Всичко това допринесе за възникването на конфликти между специалистите по персонала, както и между отдела по персонала, счетоводството и службите за сигурност. Служители на организацията, както настоящи, така и бивши, започнаха да кандидатстват инспекция по трудаи съда с молби за некачествено и ненавременно изпълнение на документите.

Прилагане на основните принципи на HR отдела

Задачата беше поставена на новия началник на отдела за персонал: да установи ефективна работаповерения му отдел, без да се увеличава бюджетът за заплати на служителите. Като част от тази задача беше необходимо да се спре получаването на жалби от службите за сигурност и счетоводство, да се постигне изпълнение на документите в рамките на определените от закона срокове, да се изключат жалби от служители до ръководни и контролни органи относно незадоволителното изпълнение на персонала документи.

За да проучи ситуацията, шефът поиска от подчинените си да работят както преди в продължение на две седмици (в периода между смените и по време на смени). Виждайки всички тези проблеми и като взема предвид изискването на ръководството да не увеличава броя на персонала в отдела за персонал, шефът избра интензивен начин за промяна на работата, а именно максимално намаляване на времето за обработка на документи чрез намаляване на непродуктивните времеви разходи. В същото време бяха разработени следните принципи на дейност на отдела:

• текуща офис работа;
• работа с преки ръководители на служителите;
• регулиране на дейността на отдела за персонал;
• максимална автоматизация на задачите, решени с помощта на програмата 1C.

Нека да разгледаме как се осъществи въвеждането на тези принципи в работния процес и какъв ефект беше получен.

Рационализирайте воденето на HR записи

Едно е да се готви каша за едно семейство и съвсем друго за рота войници: едно е, но подходите са различни. Същото е и с офис работата: едно е да я управляваш във фирма с персонал от 100 души и текучество на персонала 10% годишно, а съвсем друго е с персонал от 3 хиляди души и текучество. от 10% на месец.

Същността на работата в офиса на персонала се крие в непрекъснатата (като на конвейер) документооборот. Тоест специалистът съставя не едно уволнение и след това едно наемане, а голям брой документи от един и същи тип за определен период от време. В същото време той извършва много хомогенни операции подред, като се концентрира върху това и не се разсейва от други въпроси.

Наблюдавайки работата на подчинените, ръководителят на отдела по персонала отбеляза непродуктивната загуба на време. В тази връзка бяха идентифицирани проблеми, които намаляват ефективността на използването на времето и бяха предприети мерки за отстраняването им. (Маса 1).

Таблица 1. Мерки за въвеждане на принципа на работния процес

Проблеми (както беше)	Разрешаване на проблеми (какво се случи)
Преди беше шумно в отдела по човешки ресурси. Приблизително шест души са назначени или уволнени едновременно. Специалистите често допускаха грешки при въвеждането на лични данни в програмата, което предизвика недоволство от страна на счетоводния отдел. Работниците на смени са специфична категория работници. Не всички имат време да си вземат душ след влака, не всеки е приятен за разговор. Когато регистрирате до сто такива служители на ден, професионалното изгаряне бързо настъпва за специалистите по човешки ресурси	Сега служителите не влизат в отдела за персонал, а чакат реда си във фоайето. Специалистите отиват при тях на всеки половин час в междусменния период и на всеки 15 минути. в дните на смяна събират документи за приемане и освобождаване, отговарят на въпроси. За целта във фоайето бяха поставени предупредителни плакати „Чакай реда си в коридора, ще дойдат при теб”. За въвеждането на такъв ред са предупредени дежурните по етажите и началниците на охраната. Работниците, които все пак се опитват да влязат в офиса, са строго спирани. Веднага след като документите са готови, специалистите от отдела по персонала отиват при служителите, последните подписват и ги вземат
Служителите на отдела за персонал често се разсейват от въвеждането на данни, извършвайки работа, която не изисква специална квалификация (събиране и копиране на документи). Това намали точността на въвеждане на данните, което предизвика оплаквания от счетоводния отдел.	В дните между смените свободни специалисти се редуват при работниците за документи. По време на смяната се назначава придружител, който само събира документи и копира необходимите документи, други работници не правят това, а се фокусират върху въвеждането на данни. Задачата на дежурния служител е да провери дали кандидатът е попълнил анкетната карта и наличността задължителни документи. След това всички документи на един служител се поставят в отделен пакет, а събраните пакети (8–10 броя) се въвеждат в офиса. Дежурният прави копия на документи за лични досиета и ги раздава на специалисти. При уволнение се проверява изпълнението на заявлението, наличността на банкова картаза получаване на заплата се издава заобиколен лист
Преди това трудовите книжки и личните досиета се съхраняваха произволно в офиса (документи на уволнени служители, смесени с документи на работещи служители), което затрудняваше намирането им. Личните файлове в продължение на седмици лежаха в кутии, които не бяха сортирани по начални букви на фамилията	Въведен е ред в съхранението на трудовите книжки. Сега те са сортирани по организации (по начални букви). Трудовите досиета на съкратени (и без документи) и отсъстващи работници са специално подбрани, така че да не затрудняват търсенето. Отделно се съхраняват личните досиета на работещи, уволнени и отсъстващи служители, всички те са сортирани по началните букви на техните фамилни имена. Съгласно въведеното правило всички трудови книжки и лични досиета на служителите се поставят на местата им не по-късно от седмица след регистрацията
Преди това шкафове с трудови книжки бяха разположени в съседната стая. Личните досиета бяха подредени само от организации (смесени с работещи и съкратени служители)	Сега шкафовете с трудови книжки и използвани лични досиета се намират в кабинета на специалистите, а личните досиета на отсъстващите и уволнените са в съседното архивно помещение. Това позволи да се намали времето за движение на специалисти и търсене на документи на конкретни служители
Трудовите договори, събрани от служителите, бяха подписани от главния изпълнителен директор на следващия ден и след това раздадени на преките ръководители за подпис от служителите и прехвърляне на един екземпляр на тях. Второто копие подлежи на съхранение в организацията. Въпреки това договорите често се губят и не се получават от служителите (което ги предизвиква недоволство) или от отдела за персонал (което е нарушение на документите за персонал)	Сега пълномощното за подписване на трудовите договори се издава на заместник-ръководителя, който по време на смяна е постоянно в кабинета си и ги подписва. Тези дни специалисти от отдела за персонал свободно влизат в офиса му през целия ден, подписват договори и дават на служителите копие от тях. Служителите спряха да се оплакват от липсата на договори, всички копия, предназначени за съхранение в организацията, са налични
Процесът на попълване на трудови книжки (до 300 на месец) е много трудоемък, не позволява корекции, изисква повишено внимание и концентрация	Като се има предвид факта, че в повечето трудови книжки се правят стандартни записи, бяха направени печати за имената на всички холдингови организации, както и печати: „Прекратен трудов договор“, „Приет на длъжност пазач“, „Приет на длъжност контрольор”, „Копието е вярно”, „Генералният директор Иванов А.А.”, „Работи до момента” и др.
Ежедневно се приемаха молби за отпуск (не по график) и издаване на удостоверения. Преките ръководители често трябваше да разберат дали са издадени ваканции. В същото време те често се оплакваха от ненавременната си регистрация.	Сега събирането на молбите за отпуск и издаването на удостоверения се извършва в строго определени дни - два пъти в месеца от 1 до 6 число и от 15 до 21 число. Заявленията за отпуск се натрупват, прехвърлят в отдела за персонал и се изпълняват в строго определено време (според работния график на отдела). В останалото време заявления няма да се приемат. След регистриране на всички празници се генерира отчет, който след това се изпраща на службата за сигурност за одобрение. След одобрение на отчета, рекламации за регистрация на празници не се приемат.
Служителите често се затрудняваха да попълват писмени отчети, неправилно и бавно ги съставяха	Разработените формуляри за кандидатстване към отдела за персонал изискват само полагане на действителните данни и подпис на служителя. Това значително ускорява процеса на плащане.
Преди това се използваше един въпросник за наемане както на работници, така и на работници управленски персонал(предишен трудов стаж, образование и др.). Назначаването на работа и съгласието за обработка на лични данни бяха попълнени на отделни листове, работниците бяха объркани, документите бяха изгубени	Въпросникът е преработен, сега работниците въвеждат само най-много необходимата информация, което значително ускорява тази процедура. Въпросникът включва и насочване за работа от службата за сигурност и съгласие за обработка на лични данни
Информация за инструментите за подбор на служител (отговорът на въпроса как е научил за наличната свободна позиция) беше получена от специалистите на отдела за персонал устно. Работниците често се затрудняваха да обяснят, а специалистите забравяха за получената информация.	Въпросникът за работниците включваше въпроса: „Как разбрахте за наличната свободна позиция?“ Източниците на информация са изброени по-нататък. Служителят трябва само да отбележи необходимото. Сега, когато въвежда данни в програмата, HR специалистът разчита на документа, а не на устното съобщение
Нововъведенията, които се въвеждат, трябваше да бъдат предадени на непосредствените ръководители на службата за сигурност	Фирмата организира редовно (седмично) обучение на преките ръководители за компетентно подаване на документи (в съответствие с установените срокове и форми), както и предоставяне на консултации на кандидатстващите индивидуално

Работа с пряк ръководител

От личната работа с всеки служител трябваше да бъде изоставена. Извършен е преход към концепцията за работа с преки ръководители. Това са старши смени и ръководители на зони за сигурност. Служителите на отдела за персонал са в контакт с работещия персонал само при наемане и освобождаване. Това е съгласувано с ръководството на службата за сигурност, тъй като е необходимо тяхното съдействие. За прилагането на този принцип се предприемат специални мерки (Таблица 2).

Таблица 2. Мерки за прилагане на принципа на работа с преки ръководители

Проблеми (както беше)	Разрешаване на проблеми (какво се случи)
След като кандидатстваха за работа, служителите не знаеха кой обект трябва да отидат и зададоха съответните въпроси на служителите от отдела за персонал	Служителите вече получават бележка с кратка инструкцияпри поискване за документи. В тях преките ръководители посочват адреса на обекта, до който служителят трябва да отиде, както и трите си имена и телефон
Служителите често носеха свои собствени заявления в отдела за персонал. Приемаха се документи от службата за сигурност без фиксиране и поставяне на срокове. Нямаше възможност да се провери прехвърлянето на документи	Всички документи за регистрация се приемат от преките ръководители в регистъра със специални раздели. В този регистър управителите вписват трите имена на подалия документите и се подписват за получаване. Регистърът се формира ежедневно. На следващия ден, точно в 9:00, заместник-началникът носи регистъра и документите и ги предава на началника на отдела за персонал срещу подпис. Сега всеки може лесно да намери запис за конкретно приложение
Преди това заповедите за отпуск, удостоверенията и другите документи за подписване от служителите и предаването им от отдела по персонала бяха взети на случаен принцип от самите служители или техните преки ръководители	Закупени са тави за канцеларски материали по брой направления и поставени под формата на библиотека в помещенията на службата за сигурност. Служителите на отдела за персонал излагат в тях изпълнени документи, които трябва да бъдат подписани от служителите и издадени на тях. Ръководителите на отдела за сигурност вземат тези документи от тавите в удобно за тях време, без да безпокоят служителите на отдела за персонал
Служителите постоянно задаваха въпроси относно същността на работата, отпуските, уволненията, възнагражденията, получаването на сертификати и т.н. Специалистите по човешки ресурси отделиха много време за консултации с тях лично и по телефона	Отговорите на въпроси, които служителите преди са отправяли към отдела по човешки ресурси, сега са отговорност на преките мениджъри. Работниците се пренасочват за информация в помещенията на службата за сигурност (съобщава се в разлепените обяви). Отделът за персонал вече не дава никакви разяснения. Това важи и за телефонните разговори.

Регламентиране на дейността на отдела за персонал

Заедно с всички беше приет принципът за регулиране на работата на отдела по персонала и регулаторното формализиране на връзката му със счетоводния отдел и службата за сигурност. Това наложи разработването и прилагането на редица корпоративни разпоредби. След като проучи характеристиките на взаимодействието между отделите, ръководителят на отдела за персонала предложи регламент за взаимодействието между отдела за персонал и службата за сигурност и регламент за взаимодействието между счетоводния отдел и отдела за персонала, който стриктно описва сроковете за подаване на документи.

Разработен е стандарт за работа с персонала с образци на документи; изготвен е график на дейността на отдела, като е определен определен ритъм на работа и периоди за обработка на определени документи; подготвени стъпка по стъпка инструкцияработа в програмата 1C върху основните процедури за регистрация в модификацията, използвана в организацията; съставен е списък с доклади на отдела по персонала, като се посочват отговорните лица (несигурността по този въпрос е елиминирана); беше разработена схема на основните бизнес процеси за регистриране на трудови правоотношения (уволнение, наемане, прехвърляне на персонал, ваканции), отразяваща последователността на работа на всички участващи отдели.

По време на изпълнението на проекта са изготвени следните наредби:

• Корпоративен стандарт за управление на досиета на персонала.
• Правила за взаимодействие на отдела за персонал и службата за сигурност (Приложение 1).
• Правила за взаимодействие между отделите за счетоводство и персонал (приложение 2).
• Правила за изготвяне на отчети от отдела по персонала (Приложение 3).
• Отчетен списък. Инструкции за работа с програмата "1C".
• Описание на бизнес процесите за формализиране на трудовите отношения.

Проектът на правилник е съгласуван със заинтересованите ведомства и ръководство.

Максимална автоматизация на операциите, извършвани в "1C"

Следващата идея беше допълнителна автоматизация в програмата 1C, за да се намали броят на документите, съставени в Word и написани на ръка. Целият отдел беше включен в процеса на идентифициране на операциите, които трябва да бъдат автоматизирани. Работниците активно предлагаха да автоматизират едното или другото. Всичко това обаче изискваше определени материални разходи. Организацията разполага с 1C програмист в своя персонал. За да го включи в този проект, ръководството поиска да определи продължителността на разсейването този служителза да се изчислят бъдещите разходи. В резултат на това, заедно с този специалист, беше определен план за автоматизация и брой необходими часове работа. (Таблица 3).

Таблица 3. Списък на автоматизираните задачи и продължителността на работа по тях

№	Предоставени формуляри за автоматизиране на изпълнението на операциите	Постигнат ефект	Време, прекарано в операции, ч.
1	Осигурени са формуляри на трудови договори с възможност за разтоварване от програмата за договор с личните данни на служителя, подробности за организацията, условия на плащане (заплата, тарифна ставка), условия на труд (начин на смяна или режим на смяна), възможност за изберете категория служители („пазач на часовник“, „охрана на смяна“, „контрольор на смяна“, „контрольор на смяна“, „специалисти и мениджъри“) и работен параметър („главна / смяна“)	Организацията одобри примерни трудови договори за всяка категория служители, като се вземат предвид спецификите на работата. Качването на готови трудови договори от 1C ви позволява да премахнете грешките при попълване на трудови договори, намалява времето за кандидатстване за работа	8
2	Документът „Заетост в организация“ се предоставя с формуляра „Опис на документи“, който съдържа името на организацията, пълното име на служителя и списък на документите в неговото лично досие	Елиминира ръчното попълване на списъка с документи в личното досие, ускорява процеса на наемане на работа	2
3	Справочникът „Служител на организацията“ се предоставя с формуляр „Удостоверение от мястото на работа“, който съдържа бланката на организацията, пълното име на служителя, длъжността, датата на приемане (за служителя) и уволнение ( за уволнените), номерата и датите на заповедта за приемане (уволнение)	Елиминира необходимостта от ръчно попълване на сертификати, ускорява подготовката на документи	2
4	Формулярът за приемане е предвиден за заповедта за приемане, която е необходима за регистриране на служител в други отдели. Формулярът съдържа пълното име на служителя, името на организацията, длъжността, информация за трудовата книжка (за отдела за лицензиране), списък на марките на отдела. Разкрит е специален регистър за вписване на данни по трудовата книжка	Елиминира необходимостта от ръчно попълване на приемо-предавателна бележка, ускорява подготовката на документи	4
5	Заповедта за приемане предвижда формуляра „Заявление за приспадане за трудова книжка“ (пълното име на служителя и текста на заявлението)	Предоставя се във връзка с регистриране на голям брой нови трудови книжки. Елиминира необходимостта от ръчно попълване на заявления, намалява времето за кандидатстване за работа	2
6	Има два формуляра за документа „Прехвърляне на персонал в организацията“ допълнително споразумение(относно смяна на длъжности и промяна на заплатите)	Елиминира необходимостта от ръчно попълване на формуляра, ускорява обработката на преводи и преводи	2
7	Заповедта за приемане предвижда формата "Корица на трудовата книжка". В протокола се избират трима служители, в средата на листа се отпечатват пълното име на служителя и разделителните линии за рязане. Бланката се разпечатва и се използва като корица на трудова книжка	Разработен във връзка с регистриране на голям брой нови трудови книжки. Елиминира необходимостта от ръчно попълване на заявления, намалява времето за кандидатстване за работа	3
8	Заповедта за наемане на служител предвижда форма на дневник на трудовата книжка с имената на колоните според трудовата книжка. Формулярът е съответно подплатен, размерите на редовете и колоните са съобразени с формата на списанието. Качва се следната информация: трите имена, длъжност, дата на работа, номер на трудова книжка. Формулярът се разпечатва и се поставя в списанието	Елиминира необходимостта от ръчно попълване на дневника, ускорява регистрацията на наемане на служители	3
9	Заповедта за наемане на служител предвижда формата „Пълномощно за получаване на карта“. Съдържа данните на упълномощеното лице (специалистът по човешки ресурси се избира от списъка), данните на упълномощителя, текста на пълномощното, банкови данни. Подписана и изпратена в банката за получаване на картата		3
10	Качват се банкови файлове с разпределение на номерата на сетълмент сметки по служители (за превод на заплати)	Елиминира необходимостта от ръчно попълване на формуляра, ускорява издаването на банкова карта за получаване на заплата от служителя	8
11	Разработен е специален доклад за събиране на статистика за причините за уволнение. При уволнение на служител се попълва специално поле, като се избира причината за уволнение (условия на труд, взаимоотношения в екипа, заплати, по инициатива на работодателя). Докладът съдържа следната информация: пълно име на служителя, посока, причина за уволнение	Улеснява събирането на статистически данни (просто попитайте служителя и маркирайте една от причините в списъка), позволява ви да направите избор за ръководител на всеки отдел	4
12	Разработен е специален отчет за събиране на статистика за инструментите за подбор (медии, интернет, познати, кампанията „Доведи приятел“, агенции, работили по-рано и върнали се). Справката съдържа следната информация: Пълно име на служителя, посока, инструмент за подбор	Улеснява събирането на статистически данни (просто попитайте служителя и изберете една от причините в списъка), позволява ви да направите избор за ръководител на всеки отдел	4
13	За кампанията „Доведи приятел“ е предвидена форма за отчет, в която се посочва трите имена на служителя, който се награждава, и трите имена на ангажирания служител. Формира се чрез избор на инструмента за избор. В колона "Промоция" има допълнително поле "Избор на препоръчан служител"	Улеснява събирането на статистически данни, премахва необходимостта от ръчно попълване на списък със служители за бонуси по кампанията „Препоръчай приятел“	4
14	Автоматично изчисляване на обезщетението за почивка. При изчисляване на трудовия стаж, който дава право на обезщетение за отпуск при уволнение, излишъците от по-малко от половин месец се изключват от изчислението, а излишъците от повече от половин месец се закръглят до един месец. Половин месец е период от 15 дни	Тъй като програмата 1C не взе предвид тези разпоредби, имаше често връщане на документи от счетоводния отдел и ръчно преизчисляване на компенсацията. Автоматизирането на тази операция намалява броя на случаите на връщане на документи, ускорява обработката на уволнението на служител	5
15	Към списъка с празници е добавено името "Допълнителни празници". Дните се въвеждат ръчно, плащането се определя от средната печалба	Извършена е допълнителна автоматизация поради наличието на филиал в зоната с допълнителен отпуск, както и служители с право на допълнителен отпуск(ликвидатори Чернобилска аварияродители на дете с увреждания и др.). Елиминира необходимостта от ръчна регистрация на такива празници	3
16	При наемане на служител адресът на регистрация автоматично се въвежда в адреса на местоживеене (по подразбиране). Ако има втори адрес, той се въвежда ръчно	Елиминира повторното въвеждане на адрес, ускорява регистрацията на работа на служителя	1
17	Списъкът със заповеди за наемане, уволнение, ваканция, прехвърляне на персонал добави колона "Посока", посочваща пълното име на служителя	Тъй като в организацията има много отдели, наречени направления, за да се поддържат статистически записи и да се изготви отчет, е необходимо да се знае в кое от тях (в кое направление) е приет служителят. Автоматизацията изключва ръчното търсене на служител по области и ускорява събирането на статистически данни	3
18	При регистриране на график автоматично се въвеждат реквизитите „Ръководител“, „Отговорно лице“ (чрез избор от списъка)	Елиминира необходимостта от ръчно попълване на формуляра, ускорява обработката на уволнението на служител	1
19	Списъкът на местните актове, с които служителят се запознава, е включен във формата на трудов договор с допълнителен реквизит "Подпис". Изключено запознаване на служителя на отделен лист или в специален дневник	Елиминира необходимостта от издаване на допълнителен документ или водене на дневник, ускорява регистрацията на работа на служител	2
20	Към раздела Служител е добавен раздел Опции, който включва специално квадратче за отметка и описание и липсващо поле за отметка и описание. Служителите, маркирани с флаг "Специални", са маркирани в синьо в списъка, тези с флаг "Отсъстващи" са маркирани в червено	Сред работещия персонал има много служители, които напускат своите работно мястобез уволнение. Сега тяхното счетоводство е установено, те са маркирани в списъка с цвят и са изключени от него статистически отчетиза служители на организацията. Сред работниците има такива, които трябва да бъдат адресирани Специално внимание(бременни жени, осъдени работници, хора с увреждания и др.). Те са маркирани в списъка в цвят, което помага да се вземат предвид техните характеристики.	3
21	Въведен е специален тарифен справочник (всеки обект има собствена тарифа), определен чрез избор на съответния обект	Въведено, за да се избегне ръчно определяне на тарифната ставка. Елиминира грешка при определяне на тарифата, ускорява регистрацията на заетостта на служителя
22	Въведените данни бяха проверени за грешки. Когато щракнете върху „Генериране на отчет за проверка“, се показва таблица, показваща неправилно попълнени полета (с допълнителни интервали, грешен брой цифри, допълнителни знаци). Организирана е проверка за липса на тарифна ставка. Ако служителят не е определен тарифна ставка, информира програмата за това	Тъй като голям брой документи увеличава вероятността от грешка, за да се намали въздействието човешки факторвъведе специални проверки	4
23	Има съобщение за въвеждане на едно и също пълно име на различни служители. При въвеждане на лични данни програмата предлага да се провери дали това е нов служител или вече работи в организацията	С голям брой служители се увеличава вероятността от появата на съименници и съименници. Специалната проверка елиминира объркването	3
24	Има забрана за използване на един и същи табелен номер, когато петима души работят едновременно в една и съща база данни (стандартната програма позволяваше това)	Когато петима души работеха едновременно в програмата, един и същ номер на персонала беше присвоен на няколко служители, което предизвика оплаквания от счетоводния отдел, тъй като служителят не можеше да бъде идентифициран. Сега тази грешка е премахната.	4
	Общо часове работа за допълнителна автоматизация		78

Разходите за внедряване на автоматизация възлизат на: 150 хиляди c.u. д .: (заплата на програмист) / 168 (брой работни часове на месец) x 78 = 69 640 c.u.

Спестявания от плащане извънреден трудотделът за персонал след изпълнението на всички дейности възлиза на:

72 часа (през месеца 3 служители бяха забавени 3 пъти седмично по 2 часа) x (42 хил. USD (заплата на специалист по човешки ресурси) / 168 (брой отработени часове на месец) = 18 хил. USD на месец.

Така разходите се изплатиха за четири месеца.

Изпълнението на дейностите продължи шест месеца, като и четирите принципа се изпълняваха паралелно.

Резултати от проекта

В резултат на предприетите мерки практически е преустановено приемането на жалби от службата за сигурност (не повече от една на месец), 96% от документите се изпълняват качествено, 98% - навреме. Броят на жалбите от счетоводния отдел е намалял значително (2–4%), служителите са престанали да се обръщат към контролните органи (през последните шест месеца не е получена нито една жалба). Шест месеца след прилагане на мерките показателите остават стабилни, изисква се само спазване на въведените принципи на работа.

Приложение 1. Правила за взаимодействие на отдела за персонал и службата за сигурност (фрагмент)

Тази наредба е разработена, за да се определи процедурата за взаимодействие между отдела за персонал и службата за сигурност.

1. Процедурата за взаимодействие при регистриране на служител за работа

1.1 Ръководителите на отдели/отдели/секции (наричани по-нататък ръководителите) на службата за сигурност, след като съгласуват назначаването на служител, трябва да попълнят следните раздели на Въпросника за служител:

1.2 Да попълните раздел „Проверка на документи (подпис официален)" мениджърите насочват работника към до главен изпълнителен директорили до началника на службата за сигурност.

1.3 В случай на повторно наемане на служител, отделът по персонала изпраща служителя до ръководителя на службата за сигурност, за да се споразумее за повторно приемане.

1.4 След като се споразумеят за приемането на служителя, ръководителите трябва да попълнят следните раздели на бележката за служителя:

След регистрация служителят се изпраща

1.5 Отделът по персонала предоставя на службата за сигурност списъци на служителите на 3-то и 17-о число на месеца.

1.6 Службата за сигурност преди 4-то и 18-то число на текущия месец представя на отдела за персонал доклад за броя на ключовите служители и служителите на непълно работно време на длъжности.

2. Процедурата за взаимодействие при издаване на отпуски, удостоверения, отпуск по болест на служителите

2.1 Заявленията за отпуск (на одобрения формуляр или под формата на ръкописен текст по формуляра) се подават в отдела за персонал от службата за сигурност не по-късно от 10 календарни днипреди началото на празника.

2.2 Заявленията за предоставяне на сертификати и копия на документи се подават от службата за сигурност до отдела за персонал (на одобрен формуляр или под формата на ръкописен текст според формуляра) не по-късно от 3 работни дни преди необходимата дата. на подаване. Срокът за изготвяне на удостоверения и копия от отдел "Личен състав" е 3 работни дни.

2.3.Срокът за кандидатстване за отпуски е от 1 до 6 число на месеца и от 15 до 21 число. Срокът за подаване на заявления за удостоверения е от 1 до 10 число и от 15 до 25 число на месеца.

2.4 Ръководителят на отдела и заместник-началникът на службата за сигурност поставят виза за одобрение върху заявлението за отпуск. Отпуск се полага, когато работникът или служителят е работил най-малко 6 месеца.

2.5 Отделът по персонала представя на службата за сигурност за електронна пощасписък с отпуски за одобрение преди 8-мо и 24-то число на месеца. Службата за сигурност проверява списъка с ваканции в рамките на един работен ден, в случай на несъгласие предоставя съответната информация, ако е съгласувана, координира списъка по електронна поща.

2.6 Списъците с увреждания се предоставят от службата за сигурност в рамките на два работни дни след получаване от служителя.

3. Процедурата за взаимодействие при обработка на уволнения

3.1. Заявленията за уволнение (на одобрения формуляр или под формата на ръкописен текст според формуляра) се изготвят на работното място по време на смяната, заверяват се от ръководителя на отдела и се прехвърлят от отдела за сигурност или служителите на отдел персонал. В случай на явяване в офиса за написване на заявление, служителят получава формуляр от оперативния дежурен и заверява заявлението в отдела за сигурност от началника на отдела (заместник-началника на отдела за сигурност). След това заявлението се прехвърля от служителя директно в отдела за персонал. Ръководителите на отдели (заместник-началници на службата за сигурност) отбелязват броя на отработените смени, датата на последната смяна и тарифата, а също така заверяват заявлението.

3.2 Обходният лист (утвърден формуляр) се издава на служителя от оперативния дежурен служител, когато той се яви за обработка на уволнението. Служителите заверяват обходния лист при оперативния дежурен, в отдела за лицензиране и разрешителни и в административния отдел.

3.3 При уволнение по време на смяната, байпасният лист се заверява от ръководителя на отдела след одобрение на заявлението на служителя и се предава на отдела за персонал. По време на периода на смяна байпасните листове се заверяват от отдела за сигурност и се предават на 3-то и 18-то число на месеца в отдела за персонал.

4. Процедура за взаимодействие при трансфери на персонал

4.1 Движенията на персонала в организацията (от обект към обект, от посока към посока) се извършват въз основа на бележки от ръководителите на отдели / отдели.

4.2 Ако служител отсъства от работа за период, по-дълъг от един месец, отделът за сигурност представя бележка за прехвърлянето му в категория „Отсъстващи“.

4.3 Когато служител се върне, отделът за сигурност представя бележка за насочването му към обекта в рамките на три работни дни от момента на напускане.

7. Процедурата за прехвърляне на документи между отдела за персонал и отдела за сигурност

7.1 Прехвърляне на заявления за ваканции, удостоверения, удостоверения за неработоспособност, заявления за уволнение по време на периода на смяна се събират от заместник-службата за сигурност през деня и се прехвърлят в отдела за персонал до 10:00 часа на следващия ден според регистъра срещу подпис.

7.2 Документите, подготвени за подписване от служители, се прехвърлят от отдела по персонала в отдела за сигурност в тави (по указания) според регистъра срещу подпис.

Приложение 2. Правила за взаимодействие на отдела за счетоводство и персонал

НАСТОЯЩИЯТ ПРАВИЛНИК Е РАЗРАБОТЕН ЗА ОПРЕДЕЛЯНЕ НА РЕДА НА ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ НА ОТДЕЛ ЧР И СЧЕТОВОДСТВО.

1. Регистрацията на документи в базата данни 1C от служители на отдела за персонал трябва да се извърши в деня на тяхното получаване. Информацията за личните сметки на служителите в базата данни 1C се попълва от отдела за персонал при получаване на банкова карта, но не по-късно от следващия работен ден.

2. Документите се прехвърлят от отдела по персонала в счетоводния отдел в рамките на определен период от време.

2.1 Документи за издаване на ваканция се подават не по-късно от пет работни дни преди началото на ваканцията, съгласно списъка и изискванията за попълване.

2.1.1 Заповедта за отпуск (копие) се подписва от генералния директор.

2.2 Документите за регистрация на уволнение се предават не по-късно от три работни дни преди деня на уволнението в съответствие със списъка и изискванията за попълване.

2.2.1 Заповедта за уволнение (копие) се подписва от генералния директор.

2.2.2 Обходният лист трябва да бъде попълнен.

2.2.3 Трябва да се попълни графикът за работния ден за текущия месец.

2.2.4 Трябва да е налице заявление на служител, посочващо личната сметка (при липса на банкова карта като част от проект за заплата), в изключителни случаи - заявление на служител за плащане от касата само след споразумение с главния счетоводител .

2.3 Когато служител бъде уволнен в същия ден (според датата на заявлението), документите съгласно списъка, посочен в параграф 2.2, трябва да бъдат предоставени не по-късно от 15:00 часа на текущия ден.

2.4.Документите за издаване на болничен лист трябва да бъдат представени не по-късно от деня на получаване от отдела за персонал.

2.5 Графикът за изчисляване и изплащане на заплатите за текущия месец трябва да бъде представен в рамките на времето, определено от отделен местен регулаторен акт на организацията, одобрен не по-късно от първия работен ден на текущия месец.

4. Има определени изисквания за прехвърляне на документи от отдела по персонала към счетоводния отдел.

4.1 Служителите на отдела за персонал прехвърлят документи според регистъра (Приложение 1 към тази наредба)всеки ден от 12:00 и 15:00ч. Регистърът се съставя в два екземпляра: единият за отдела по персонала, вторият за счетоводния отдел.

4.2.Документите на отдела за персонал с въвеждането на съответните данни в базата данни на програмата 1C ZUP трябва да бъдат попълнени своевременно и с високо качество.

4.3 В случай на нарушаване на крайния срок за предаване на документи към регистъра се прилага бележка, заверена от ръководителя на отдела по персонала, с обосновка на причините.

4.4 Ако се открият грешки или има други коментари по предоставената / въведена в 1C информация, документите се връщат за преразглеждане съгласно регистъра в съответствие с Приложение 1, като се посочват съответните коментари.

Приложение 3. Правила за изготвяне на отчети от отдела за персонала

№	Периодичност	Време за среща	Име	Дестинация	Отговорен
1	Ежедневно	9:30	Доклад за наемане и напускане	Чрез пощенски списък	Ръководител на екип No1
2	Ежеседмично	Понеделник, 9:30	Отчет за приема по дни от седмицата	Ръководител
3	Ежеседмично	Понеделник, 9:30	Отчет за присъствие	Ръководител
4	Ежеседмично	Понеделник, 9:30	Отчет за издадени карти	Ръководител
5	Месечно	До 5-то число на следващия месец	Справка за уволнени, назначени, преместени служители на АУП	Главен счетоводител
6	Два пъти месечно	По специална поръчка	Разписания	Главен счетоводител
7	Месечно	2-ри до 16:00ч	Доклад на отдела за набиране на персонал	Началник отдел по подбор	Ръководител на екип No2
8	Ежеседмично	9:30 понеделник	Отчет за общия брой на персонала и плана за набиране на персонал	Ръководител
9	Два пъти месечно	12-ри, 22-ри, 2-ри от месеца	Докладвайте за отворени трудови книжки	Счетоводство
10	Два пъти месечно	3-ти и 17-ти от месеца	Списъци на служителите (Ф. И. О.) по области	Охранителна услуга - чрез мейлинг списък
11	Два пъти месечно	8-ми и 24-ти от месеца	Справка за издадени отпуски (Ф. И. О.) по отдели	Охранителна услуга - чрез мейлинг списък
12	Два пъти месечно	5-ти и 18-ти	Доклад за смяна	Ръководител
13	Месечно	До 3-то число на следващия месец	Месечен отчет за изпълнението	Ръководител	Началник човешки ресурси

1 Компанията охранява различни съоръжения в Москва и Московска област, има клонове в регионите. Броят на служителите е 3 хиляди, като основният контингент е охрана и контрольори.