Актът за проверка на досиетата на персонала в организацията се поддържа. Актът за проверка на дейностите на персонала примерни рамки. Прехвърляне на служители в рамките на организацията

Одитът е процес независима оценкадейности на организация, система, процес, проект или продукт за идентифициране на рисковете и конфликтни ситуации. Одитът може да бъде вътрешен, когато се извършва от самата организация, и външен, когато на договорна основа участват специалисти на трети страни за оценка на дейностите в определена област на компанията. Най-често терминът "одит" се използва по отношение на проверката финансови отчетикомпании, но има и други видове, например одит на персонала. Мнозина са чували тази фраза, но не знаят каква е същността на тази процедура. Днес ще говорим конкретно за одита на документацията за персонала, ще ви кажем защо е необходим, кога и от кого се извършва.

Защо се нуждаете от HR одит?

Веднага трябва да кажем, че одитът на персонала е незадължително събитие и не се провежда много често. Считаме обаче, че такава процедура трябва да се извърши за:

— подготовка за инспекционна проверка за спазване на изискванията на трудовото, архивното, пенсионното, миграционното законодателство и др.;

- оценка на рисковете, свързани с конкретна ситуация (рискове, които могат да възникнат при проверка от регулаторни органи, при разглеждане на трудов спор в съда, при синдикален контрол и др.);

– повишаване на професионализма на специалистите кадрово обслужване(обучение по извършени нарушения);

- оценка на професионализма на служителите от отдел "Човешки ресурси";

- разработване на план за действие за коригиране на допуснатите нарушения;

— оптимизиране на работата на кадровата служба (минимизиране на разходите, изграждане на система за търсене на отговорност, награди и др.).

В допълнение, одитът ще помогне да се оцени и анализира състоянието на документите за персонала при прехвърляне на документи по време на реорганизация, смяна на ръководството (включително ръководството на отдела за персонал), уволнение (наемане) на служители на отдела за персонал (HR).

Направете го сами или възложите?

Повтаряме, че можете сами да извършите одит на персонала или можете да използвате услугите на трети страни, тъй като има достатъчен брой от тях и има какво да избирате. В същото време одитът на персонала е много отговорен въпрос, тъй като е пряко свързан с поверителни документи на компанията.

Ако планирате да изберете външен одитор, важно е услугата да се извършва от квалифицирани специалисти, които работят в тази област повече от една година. Попитайте колко често одиторската компания предоставя услуги за проверка кадрова деловодна работадали сред вашите клиенти има организации, подобни на вашите по отношение на дейност. Не забравяйте, че услугите на реномирана консултантска фирма, която предлага HR одит и наема професионалисти, не могат да бъдат евтини.

Успехът на HR одита от трета организация също зависи от това как компанията е подготвена да взаимодейства с одиторите. Затова най-често преди началото на одита а работна група, състоящ се от представители на дружеството, поканени да извършат одита, и представители на дружеството клиент. Съставът и броят на поканените одитори до голяма степен се определят от сроковете и обема на работата, но определено е необходимо участието на юристи и специалисти в областта на документацията.

Ако няма желание за привличане на специалисти от трети страни и не е осигурено финансиране за това, възможно е самостоятелно да извършите одит на персонала. Въпреки това, след като постави подходящата задача за служителите на службата за персонал на институцията, трябва да се помни, че те не винаги са готови да дадат обективна оценка на текущата ситуация, тъй като те всъщност ще проверят работата си. Освен това, членове на персоналамогат да „затворят очи“ за някои грешки, тъй като именно те ще трябва да ги коригират.

Вярваме, че ако изборът все пак бъде направен в полза на вътрешен одит, най-добре е да се създаде малко структурно звено за това или комисия, в която трябва да има специалист, който разбира трудовото законодателство и управлението на досиета на персонала, но не зависи от онези лица, чиято работа ще проверява, например адв. .

Нормативна уредба за проверка на кадровата документация

Като начало ще посочим основните правила, които трябва да се спазват при проверка на документацията за персонала. Основните са:

- Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 "За трудовите книжки" (заедно с Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки);

- Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. N 69 „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“ (наричани по-нататък Инструкциите за попълване на трудови книжки);

- Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ (наричано по-долу - Постановление № 1);

- Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558 „За одобряване на Списъка на стандартните административни архивни документи, създадени в хода на дейността на държавните органи, местните власти и организации, като се посочват периодите на съхранение ";

— Федерален закон от 27 юли 2006 г. N 152-FZ „За личните данни“;

— ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията“;

- Кодекс на труда.

Освен това има достатъчен брой ведомствени разпоредби, които регулират деловодството, процедурата за водене на лични досиета или регулират други аспекти трудови отношения. Тези актове също трябва да бъдат проучени и прилагани при проверка на кадровата документация.

Какво проверяваме?

Няма да разглеждаме как една консултантска организация извършва одит въз основа на гражданскоправен договор, а ще се съсредоточим върху вътрешния одит. Редът, в който се извършва зависи от целите. Можете да проверите всички области на справка и изпълнение на документи за персонала или можете да проверите само една област, например трудови договори. Във всеки случай първата стъпка към началото на ревизията ще бъде издаването на заповед за извършване на ревизия, с която се назначава инспектор или се създава ревизионна комисия. В поръчката можете да посочите предмета на проверката.

Да донесем примерен образецпоръчка.

Общинско бюджетно учебно заведение

"Средно аритметично общообразователно училище N 72"

Заповед N 42

за извършване на одит на персонала

За подобряване на работата на отдела по човешки ресурси и минимизиране на рисковете, свързани с неправилно поддържане на досиета на персонала,

Заповядвам:

1. Извършване на вътрешен одит на персонала на тема „Регистриране на заетостта и предоставяне на платен годишен отпуск” от 28 май до 5 юни 2012 г.

2. Назначава А. Г. Волкова, заместник-директор по възпитателната работа, за председател на Ревизионната комисия.

3. Включете в комисията:

- заместник-директор по административната и икономическа работа О. Л. Золотов;

- учител по руски език и литература Парамонов V.S.;

- юрисконсулт Лопухов И.Р.

4. Да представи протокол за извършената проверка до 08.06.2012г.

5. Контролът по изпълнението на тази заповед се възлага на заместник-директора по възпитателната работа Волкова А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова /

Запознат с поръчката:

Волкова А. Г. 16.05.2012 г., Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012 г., Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012 г., Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012 г., Лопухов

Ако предметът на одита е определен, тогава ръководителят на отдела по персонала може само да подготви необходимите документи. Ако одитът се извършва при смяна на ръководството на службата за персонал или при прехвърляне на дела от един специалист на друг, е необходимо да се определи списъкът на документите, които да бъдат проверени.

Не забравяйте, че има списък със задължителни документи, които трябва да бъдат във всяка организация, независимо от нейната правна форма и форма на собственост. Тези документи включват:

1. Персонал. Нека кажем веднага, че за този документ в Кодекс на трудаима само споменаване, но няма индикация, че е задължително. Указ N 1 унифициран формата на този документ - T-3. Имайте предвид, че регулаторните органи, независимо дали става въпрос за държавната инспекция по труда, прокуратурата или данъчните власти, почти винаги го изискват: структурата на институцията, фондът за заплати, надбавките и допълнителните плащания на служителите са ясни от графика.

2. График на отпуските. задължително този документне е поставен под въпрос, тъй като чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация изрично се посочва, че годишните платени отпуски се предоставят на служителите в съответствие с графика на отпуските, одобрен от работодателя, като се вземе предвид становището на представителния орган на работниците и служителите, най-малко две седмици преди началото на работата. новата година. Формата на графика Т-7 също е унифицирана с Резолюция № 1.

3. Лични карти - формуляри Т-2 и Т-2ГС (МС). Те трябва да се съхраняват за всеки служител, тъй като с всяко вписване в трудовата книжка работодателят е длъжен да запознае служителя срещу подпис в личната му карта - в него, по силата на клауза 23 от Правилата за водене и съхранение на трудови книжки , вписването в трудовата книжка се повтаря.

4. Лични дела. Задължението за поддържането им е установено за определени категории служители, които включват държавни служители, общински служители, служители митнически властии т.н.

Процедурата за поддържане на лични досиета на държавни служители е установена с Указ на президента на Руската федерация от 30 май 2005 г. N 609 „За одобряване на Правилника за личните данни на държавния държавен служител Руска федерацияи управление на личното му досие. За държавните служители на съставния субект на Руската федерация е установена процедурата за поддържане на лично досие регламентитози предмет. Например за служителите на град Москва се определя с Указ на кмета на Москва от 15 юни 2011 г. N 44-UM, а за държавните служители на Санкт Петербург - с Указ на правителството на Санкт Петербург. Петербург от 30 юни 2008 г. N 773.

5. Отчетът за работното време (формуляри Т-12, Т-13) също трябва да бъде във всяка институция, тъй като чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация задължава работодателя да води отчет за действително отработеното работно време от всеки служител.

Забележка! По-ранни органи държавна власт, управление на държав извънбюджетни средства, отдели на териториални държавни извънбюджетни фондове, местно самоуправление, бюджетни институции, органи, осигуряващи касово обслужване по изпълнението на бюджетите бюджетна системаРусия, за записване на работното време, използваха график за работно време под формата 0504421, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 декември 2008 г. N 148n. Въпреки това, поради факта, че той стана невалиден на 1 януари 2011 г. (Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 1 декември 2010 г. N 157n), формулярът от Заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация от 15 декември 2010 г. Използва се N 173n - 0301008 и това е точно копие на формуляр T-13.

6. Трудовите книжки на установената форма са основният документ за трудова дейности трудов стаж на служителя. Всеки работодател е длъжен да ги съхранява (с изключение на работодатели - физически лица, които не са индивидуални предприемачи) за всеки служител, който е работил за него повече от пет дни, в случай че работата този работодателе основният за служителя (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Трудовата книжка съдържа информация за служителя, извършената от него работа, прехвърляне на друг постоянна работаи уволнение, както и основанията за прекратяване на трудовия договор и информация за награди за успехи в работата. Информация за наказанията в книгата не се вписва, освен в случаите, когато дисциплинарни меркие уволнение.

Забележка! Проверете дали е назначено лице, отговорно за поддържането на трудовите книжки, дали всички те са регистрирани в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях. Освен това погледнете вписванията в трудовите книжки - те трябва да бъдат направени въз основа на заповеди.

7. Трудови договори или договори за услуги. Трудовият договор е споразумение между работодател и служител, според което работодателят се задължава да осигури на служителя работа в съответствие с определената трудова функция, да осигури условия на труд, да изплаща заплатите своевременно и в пълен размер, а служителят се задължава да да изпълнява лично трудовата функция, определена с този договор, да спазва правилата за вътрешния ред работен графикработи за този работодател.

8. Заповеди за персонала:

- по трудово правоотношение (формуляри Т-1, Т-1а);

- при преместване на друга работа (формуляри Т-5, Т-5а);

- при предоставяне на отпуск (формуляри Т-6, Т-6а);

- за изпращане в командировка (формуляри T-9, T-9a);

- за повишение (формуляри T-11, T-11a);

- при прекратяване (прекратяване) на трудовия договор (формуляри T-8, T-8a).

Данни унифицирани формитрябва да се прилага от всички организации, работещи на територията на Руската федерация, независимо от формата на собственост (клауза 2 от Резолюция № 1).

При проверката на тези заповеди е необходимо да се уверите, че са налице документи - основание за публикуването им. Доста често те отсъстват - в поръчката има връзка към споразумение, декларация или друг документ, но самата тя не е такава. Това е нарушение.

9. Заповеди за основна дейност. Необходимо е да се провери наличието на подписи на главата, визи за одобрение. Спомнете си, че такива заповеди трябва да се съхраняват отделно от заповедите за персонала.

Имайте предвид, че е необходимо не само да проверите наличието на тези документи, но и да обърнете внимание на това как са съставени. Например, съгласно изискванията на чл. 67 от Кодекса на труда на Руската федерация се сключва трудов договор писане, е съставен в два екземпляра, всеки от които е подписан от страните. Единият екземпляр се дава на служителя, а другият остава при работодателя. Получаването на екземпляр от трудовия договор от служителя трябва да бъде потвърдено с неговия подпис върху копието, съхранявано от работодателя. Член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация определя условията, които трябва да бъдат включени в текста на трудовия договор.

Но с договор за услуга всичко е различно. В допълнение към факта, че съдържанието му се определя от федералния закон, Указ на президента на Руската федерация от 16 февруари 2005 г. N 159 одобрен приблизителна формадоговор за преминаване на държав публичната службаи заемане на длъжности в държавната служба. Затова проверявайте дали договорите отговарят на изискванията на закона не само по съдържание, но и по форма. И по отношение на съдържанието отбелязваме, че например най-важният обект на проверка на заповедите за уволнение ще бъде посочването в тях на причината и основанието за уволнение. На основание чл. 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, те трябва да бъдат посочени в строго съответствие с текста на Кодекса на труда на Руската федерация или друг федерален закон и с позоваване на съответния член, част от член, параграф от член. При проверка на съдържанието на трудовите договори се съсредоточете върху наличието на условия, които по силата на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация са задължителни за включване в техния текст.

Местни разпоредби, книги, регистри

Да започнем с това, че на основание чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателите, с изключение на работодателите - физически лица, които не са индивидуални предприемачи, приемат местни разпоредби, съдържащи норми на трудовото право, в рамките на тяхната компетентност в съответствие с трудовото законодателство и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право , колективни договори, споразумения. Разпоредбите на такива актове не трябва да влошават положението на служителя в сравнение с това, което е установено от трудовото законодателство.

Следните документи също трябва да бъдат проверени.

1. Правила за вътрешния трудов ред. Съгласно чл. 189 от Кодекса на труда на Руската федерация, този документ урежда процедурата за наемане и освобождаване на служители, основните права, задължения и отговорности на страните по трудовия договор, работното време, периодите на почивка, стимулите и наказанията, прилагани към служителите, както и други въпроси за регулиране на трудовите отношения с този работодател.

2. Инструкции за охрана на труда. Обикновено те се състоят от изисквания за защита на труда преди започване на работа, по време на нея и след завършване, а също така съдържат спешна процедура. Тези инструкции се разработват въз основа на длъжността на служителя, неговата професия или вида работа, която изпълнява, на базата на междусекторни или секторни стандартна инструкцияза защита на труда, междусекторни или отраслови правила за защита на труда, изисквания за безопасност, посочени в експлоатационната и ремонтната документация на организациите - производители на оборудване, технологична документация на организацията, като се вземат предвид специфичните производствени условия въз основа на методически препоръки.

3. Правила за съхранение и защита на личните данни на служителите (или друг документ, установяващ процедурата за тяхното съхранение и използване). Изготвянето на този местен акт е задължително поради изискванията на чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация.

4. Правилник за възнагражденията или друг местен нормативен акт, уреждащ системата за възнаграждения в институцията и бонуси на служителите. Тази разпоредба е задължителна по чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация - системи за заплащане, включително размера на тарифните ставки, заплати ( официални заплати), допълнителни такси и надбавки компенсаторен характер, включително за работа в условия, които се отклоняват от нормалните, системите за допълнителни плащания и бонуси от стимулиращ характер и системите за бонуси се установяват с колективни договори, споразумения, местни разпоредби в съответствие с трудовото законодателство и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право.

В допълнение към посочените има и други необходими документи, които са задължителни за някои организации поради спецификата на тяхната дейност, например график на смени, списък на длъжностите с ненормирано работно време, договори за пълно индивидуално обучение. отговорност, разпоредбата относно търговската или друга защитена от закона тайна.

Ако институцията е разработила други местни разпоредби, уреждащи някаква област на трудовите отношения, препоръчваме да ги проверите за условия, които влошават положението на служителя в сравнение с установеното трудово законодателство и правна сила (независимо дали е взето предвид в необходими случаистановището на представителния орган на служителите, дали документът е одобрен от ръководителя на институцията, дали служителите са запознати с акта и др.). Не може да бъде:

- колективен трудов договор;

— споразумение за колективна отговорност;

— наредба за адаптиране на работниците;

- ред на преминаване изпитателен срок;

- наредба за сертифициране на служителите.

Препоръчваме ви да обърнете голямо внимание на длъжностни характеристики. От една страна, те не са задължителни, от друга страна, на основание чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация предпоставкаот трудовия договор е трудова функция и се записва или в трудовия договор, или, за да не го натоварва, в длъжностната характеристика. Ето защо понякога инструкциите са просто необходими.

Нека да преминем към дневниците, сред които, както и сред местните разпоредби, има задължителни.

Име на журнала	Нормативен акт
Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и приложките към тях	Параграфи 40, 41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, формулярът е установен от Приложение 3 към Инструкциите за попълване на трудови книжки
Книга за приходите и разходите за счетоводни форми на трудовата книжка и вложка към нея	Същото
Дневник за проверка	Член 16 федерален законот 26 декември 2008 г. N 294-FZ „За защита на правата юридически лицаи индивидуални предприемачипри упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол". Формата на списанието е одобрена със заповед на Министерството на икономическото развитие на Руската федерация от 30 април 2009 г. N 141

В допълнение към горепосочените задължителни дневници, институцията може да води други дневници за систематизиране на информацията за досиетата на персонала, като например:

- регистри на трудови договори, заповеди по персонала, лични досиета, листове за инвалидност;

— дневник за запознаване с местните разпоредби;

— Журнал за издаване на удостоверения за пътуване, сертификати.

Когато проверявате дневници и счетоводни книги, обърнете внимание на техния дизайн. Всички листове на списанията трябва да бъдат номерирани, самите списания трябва да бъдат зашнуровани, запечатани с восъчен печат или запечатани и заверени от ръководителя на организацията. Не се допускат корекции в дневниците. Също така е необходимо да се уверите, че всички колони са попълнени в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях, няма корекции в нея, тази книга е завързана и запечатана.

Забележка. Анализът на системата за регистрация и систематизация на документите е много важен, тъй като дава информация за това как е организирана системата за съхранение на документи в институцията.

Одит на софтуера

В момента повечето институции поддържат кадрови досиета със специализирани софтуерни продукти, което означава, че те също ще трябва да бъдат проверявани.

Когато проверявате, не забравяйте да проверите дали програмата предоставя възможност за поддържане на досиета на персонала в съответствие с изискванията на приложимото законодателство (възможно е разработчиците софтуерен продукт„загубени“ определени необходими подробности), дали всички унифицирани формуляри се съдържат в програмата, колко често се актуализира, дали всички форми на документи са актуални.

Следващият важен аспект, който трябва да се провери, е редът за достъп до софтуера и (или) създадената кадрова документация. В същото време е необходимо да разберете кой от служителите на компанията е свързан с обработката на данни за персонала и да се уверите, че системата изключва възможността за достъп до електронни формидокументи на онези служители, в чиито служебни задълженияработа с такива данни не е включена.

Одит софтуерработата на отдела за персонал ще позволи да се определи възможни каналинеоторизиран достъп или загуба информация за персонала, както и оценка на осъществимостта на използването на конкретен софтуерен продукт.

Така че по време на одита на документацията за персонала се проверява наличието на задължителни документи, правилността на изпълнението, както и съответствието на съдържанието на документите с изискванията на закона.

По-добре е да документирате самия процес на одит, така че по-късно, когато съставяте окончателния доклад, да не забравите нещо важно.

Резултати от одита на документите по ЧР

Последният етап от проверката на документите ще бъде изготвянето на доклад, който ще опише текущото състояние на нещата, ще посочи проблемните области и възможни рискове. Освен това докладът обикновено дава препоръки как да се отстранят установените нарушения. трудовото законодателствои недостатъци, както и евентуални наказания, ако нарушенията не бъдат коригирани (вижте на стр. 45).

В случай на одит на документацията на персонала при смяна на ръководството на отдела по персонала или специалист по управление на досиета на персонала е необходимо допълнително да се състави акт за приемане и предаване на дела, приложението към което ще бъде списък на трудови книжки (с посочване на пълното име на собственика, серия и номер на трудовата книжка и вложки (ако има такива)).

В заключение отбелязваме, че по време на периодичния одит на документацията за персонала работодателят има възможност да избегне санкции от регулаторните органи - глоби, спиране на организацията, наказателна отговорност. Освен това, ако одитът се извършва вътрешно, работници по персоналаима възможност да подобрите професионалното си ниво, като откриете и коригирате собствените си грешки.

И не забравяйте, че правилното поддържане на досиета на персонала е ключът към успешното разрешаване на конфликти със служители и регулаторни органи.

Установени нарушения	Нарушен регламент	Възможно наказание	Препоръки за корекция
1. Документи за щатно разписание и ведомости
Вилица за заплати в таблицата с персонала	Членове 3, 20, 22, 132 от Кодекса на труда на Руската федерация. Нарушен е принципът за равно заплащане за равен труд		Разработване на диференцирана система за възнаграждение, например въвеждане на допълнителни плащания на служители с допълнителни качества
2. Трудови книжки
Запис за работа е добавен в раздела „Подробности за стимула“.	Клауза 3.1 Инструкции за попълване на трудови книжки	Административна глоба от 1000 до 50 000 рубли. или административно спиране на дейността на организацията до 90 дни (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация)	Направете вложка в трудовата книжка и прехвърлете в нея погрешно въведените записи в раздела „Информация за промоцията“
3. Заповеди за уволнение на служител
Основанието за прекратяване не посочва част от члена на Кодекса на труда	Образци Т-8, Т-8а, чл. 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация	Административна глоба от 1000 до 50 000 рубли. или административно спиране на дейността на организацията до 90 дни (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация)	Уточнете по-късно
4. Журнали за регистрация и отчитане на документи за персонала
Няма регистър на контролните мерки	Член 16 от Федералния закон N 294-FZ	—	Дизайн
5. Други нарушения
Няма проверка за дисквалификация при назначаване на служители на ръководни длъжности	Член 32.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация	Административна глоба до 100 000 рубли. (Член 14.23 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация)	Преди да сключите трудов договор със служители, кандидатстващи за ръководна позиция, изпратете заявка за евентуална дисквалификация индивидуаленвъв Федералната данъчна служба, която поддържа регистър на дисквалифицираните лица

Желателно е да се извърши вътрешен одит на персонала за последните три години, тъй като, както показва практиката, данъчен офис, FSS на Русия, PFR проверяват работодателя за последните три години от тяхната дейност. Оптималният срок за извършване на пълен вътрешен HR одит е от 7 до 14 работни дни; селективно - от 5 до 7 работни дни. Това включва момента, в който е съставен и предаден на работодателя протоколът от проверката. ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ Неправилно съставените документи за персонала могат впоследствие да доведат до административна глоба на работодателя. Какви трябва да бъдат действията на работодателя след получаване на протокола от проверката? Ако бъдат открити многобройни грешки в служителя, отговорен за KDP, е необходимо да разберете защо са направени и дали служителят разбира до какви последствия може да доведе това.

Заповед за извършване на одит на документацията на персонала (пробно попълване)

Отговорност за непредставяне на документи инспекция по трудае нарушение, за което е предвидена административна отговорност.Ако има такова нарушение, по искане на инспекцията по труда съдът може да издаде предупреждение или да наложи глоба: - на граждани - в размер от 500 до 1000 рубли; - на длъжностни лица на организацията (например нейния ръководител) - в размер от 2000 до 4000 рубли. Това следва от съвкупността от разпоредбите на част 1 на член 19.4, част 1 на член 23.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Заповед за провеждане на одит на персонала (примерно попълване)

важно

Не се изисква заверка на копия от документи от нотариус, освен ако не е предвидено друго в закона (част 7 на член 11 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ). Освен това работодателят има право да представи посочените в искането документи в инспекцията по труда по образец електронни документи, процедурата за прехвърляне на които се определя от правителството на Руската федерация (част 6 от член 11 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ). Въз основа на резултатите от анализа на документите, получени от организацията, проверяващият персонал може да идентифицира грешки или несъответствия с информацията, която вече имат.

В този случай инспекторите ще уведомят работодателя за наличието на открити грешки и (или) несъответствия и ще изискват подходящи обяснения. Организацията разполага с 10 работни дни за предоставяне на разяснения. Те трябва да бъдат представени в писмен вид на мястото на проверката.

Списъкът на всички документи, които принадлежат към тази група, е даден в таблица 1. Таблица 1 Документи за персонала, които са задължителни за всички работодатели Документ Препратка към нормативния акт Правилник за вътрешния трудов ред чл. 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация Регламент за защита на личните данни, клауза 8 на чл. 86 от Кодекса на труда на Руската федерация Инструкция за защита на труда чл. 212 от Кодекса на труда на Руската федерация Регламент за заплатите Чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация График на отпуск Чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация Щатна таблица Чл. 57 Кодекс на труда на Руската федерация Разписание Чл. 91, 99 от Кодекса на труда на Руската федерация Заповеди за основните дейности Инструкции за попълване на формуляр Т-3 на Постановление на Държавния комитет по статистика от 25 декември 1998 г. № 132 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на търговските операции”, клауза 45 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки” и др. Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях стр.
40, 41 Укази на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г.

Процедурата за извършване на вътрешен одит на персонала

Изградете работа с организационни и административни документи според схемата: подготовка на проекта, координация, ревизия, одобрение, подписване (одобрение) от ръководителя, прехвърляне за изпълнение на отговорни служители. Това е посочено в параграф 3.1.1 от GSDOU, одобрен със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33. Информация и справочни документи Всички информационни и справочни документи могат да бъдат разделени на три големи блока.
Първият блок е входящата информация и справочна документация:

инструкции от висши организации;
отчети за изпълнението на задачи, актове, писма, бележки от подчинени организации;
писма, договори, актове и други документи от други организации;
молби, жалби, предложения на граждани.

Проверка на кадровата документация

Организацията може да приложи допълнителни документи към обясненията, които ще потвърдят верността на документите и информацията, предоставени преди това на проверката. Това е посочено в части 8, 9 на член 11 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ. Представяне на документи при полева проверкаПо време на проверката на място инспекторите се запознават с необходими документи(оригинали и техни копия) по местонахождението на организацията или на мястото на реално извършване на нейната дейност.

В същото време инспекторите имат право да изискват документи, а организациите са длъжни да ги представят само ако проверката на място не е била предшествана от документална. Тази процедура е предвидена в част 5 на член 12 от Закона от 26 декември 2008 г. № 294-FZ.

Извършваме вътрешен HR одит

В графика за ваканции трябва да се посочат не само планираните ваканции, но и бележки за действителните ваканции, прехвърлянето на ваканции. Служителите трябва да получат двуседмично писмено предизвестие за датата на започване на отпуска. Организацията трябва да разполага с актуални персонал, който се утвърждава със заповед, ако се направят промени в щатното разписание, тогава трябва да се издадат заповеди за изменение на щатното разписание.
Разписанията трябва да са за всеки месец, като разписанията трябва да показват информация за всички служители (празници, болнични, отсъствия и др.). Преглеждайки административните документи, е необходимо да се провери дали заповедите за персонала се съхраняват отделно от заповедите за основните дейности.

Информация

В Кодекса на труда не се споменава длъжностната характеристика, въпреки че тя е неразделен инструмент за регулиране на трудовите отношения. Rostrud в писмо № 3042-6-0 от 9 август 2007 г. отбеляза, че това не е просто формален документ, а документ, който определя задачите, квалификационни изисквания, функции, права, задължения, отговорност на служителя. Освен това този отдел препоръча те да бъдат разработени за всяка длъжност (включително свободна), налична в щатното разписание, като отбеляза, че длъжностната характеристика може да бъде както приложение към трудовия договор, така и отделен документ.

9. Журнал за одити. Задължението за водене на този дневник е установено от чл. 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при осъществяването на държавен контрол (надзор) и общински контрол“.

Заповед за провеждане на извадка за одит на персонала

Относно трудовите книжки „Книга за приходите и разходите за счетоводство за формуляри на трудови книжки и вложки в тях, параграфи 40, 41 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ Вестник на счетоводството за преминаване на инструкции за защита на труда, параграф 2.1.3 Укази на Министерството на труда на Руската федерация и Министерството на образованието на Руската федерация от 12 февруари 2003 г. № 1 „За одобряване на Процедурата за обучение по охрана на труда и проверка на знанията за изискванията за защита на труда на служителите на организациите” Вестник за счетоводни мерки за контрол, част 8, чл. 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол“ Трудов договор чл. 56, 57, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация Трудова книжка чл. 65, 66 от Кодекса на труда на Руската федерация Лична карта, клауза 12 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ Заповеди за персонала, чл. 62, 68, 84.1 и т.н.
Мостри

Поддържането на кадрови досиета е задължително за всяка компания и включва разработването на много документи. Всички документи за персонала трябва да са в идеален ред, в този случай компанията не се страхува от рисковете, свързани с нарушаване на трудовото законодателство, като държавни одити, глоби, спиране на дейности, дисквалификация, трудови спорове със служители. Но не всички работодатели обръщат дължимото внимание на правилността на управлението на документите за персонала и качеството на документите за персонала, в резултат на което има бъркотия в документите. Провеждането на одит на персонала ще помогне да се идентифицират грешки при воденето на досиета на персонала и да се подредят документите.

Одитът на персонала е процедура за оценка на системата документооборот на персоналаустановено при воденето на досиета на персонала, което включва проверка на наличието на всички задължителни документи за персонала и проверка на документацията за персонала за съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, за да се сведат до минимум рисковете от санкции, свързани с провеждането на одити за спазване на трудовите закони, както и рискове трудови споровеи оплаквания на служители.

Човешкият одит трябва да се извършва в следните случаи:

при предстоящата държавна проверка;
при смяна на HR специалист;
със заплаха от проверка след уволнението на обидения служител (неплащане на заплати, бонуси, уволнение по инициатива на работодателя);
при смяна на ръководството на дружеството;
когато законодателството се промени.

Можете да извършите одит на персонала сами или да го поверите на трета организация. Съществуват специализирани фирмикоито извършват одит на персонала, те ще проверят и ще напишат подробен доклад, който ще посочи грешки и нарушения, както и препоръки за тяхното отстраняване. Но техните услуги са скъпи, така че не всички мениджъри са съгласни да се обърнат към такива компании.

В този случай провеждането на собствен одит на документацията за персонала ще помогне. За да направите това, трябва да издадете заповед за извършване на одит, да определите неговите цели и време, както и да регистрирате лицата, които ще извършат одита на персонала.

След издаването на заповедта е необходимо да се определят етапите на одита на персонала. От определението за одит на персонала следва, че първият етап е проверка на наличието на всички задължителни документи за персонала, а вторият е проверка за съответствие на документацията за персонала с действащото законодателство. Нека разгледаме по-подробно всеки етап от одита на персонала.

Проверка на наличието на задължителни документи за персонала

Работодателят носи отговорност за липсата на задължителни документи за персонала, определени от трудовото законодателство на Руската федерация, следователно, когато се извършва одит на персонала, първата стъпка е да се определи списъкът с такива документи и да се провери тяхната наличност в компанията.

Задължителните документи за персонала могат да бъдат разделени на две групи:

документи, които са задължителни за всички фирми, независимо от правната форма и сферата на дейност;
документи, които стават задължителни при определени условия.

Първата група включва документи, чието задължение е предвидено в трудовото законодателство, например местни разпоредби, които се разработват от всеки работодател самостоятелно и отразяват условията на труд в тази конкретна организация. Списъкът на всички документи, които принадлежат към тази група, е даден в таблица 1.

Таблица 1 Документи за човешки ресурси, задължителни за всички работодатели


Правилник за вътрешния трудов ред	Изкуство. 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация
Наредба за защита на личните данни	параграф 8 от чл. 86 от Кодекса на труда на Руската федерация
Инструкция за защита на труда	Изкуство. 212 от Кодекса на труда на Руската федерация
Наредби за заплатите	Изкуство. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация
График на отпуските	Изкуство. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация
персонал	Изкуство. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация
График за време	Изкуство. 91, 99 от Кодекса на труда на Руската федерация
Поръчки за основна дейност	Инструкции за попълване на формуляр Т-3 от Постановление на Държавния комитет по статистика от 25 декември 1998 г. № 132 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на търговски операции“, клауза 45 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ и др.
Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях
Книга за приходите и разходите за отчитане на формуляри на трудови книжки и вложки към тях	параграфи 40, 41 от Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“
Журнал за отчитане на преминаването на инструкции за защита на труда	клауза 2.1.3 от Указ на Министерството на труда на Руската федерация и Министерството на образованието на Руската федерация от 12 февруари 2003 г. № 1 „За одобряване на Процедурата за обучение по охрана на труда и проверка на знанията за изискванията за защита на труда за служители на организации”
Дневник на контролните мерки	Част 8 чл. 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол“
Трудов договор	Изкуство. 56, 57, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация
История на заетостта	Изкуство. 65, 66 от Кодекса на труда на Руската федерация
Лична карта	клауза 12 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“
Заповеди за персонала	Изкуство. 62, 68, 84.1 и т.н.
Изявления на служителите	Изкуство. 80, 127, 128, 255 от Кодекса на труда на Руската федерация и др.

Втората група включва документи, които стават задължителни при наличие на определени условия, което може да се дължи на спецификата на организацията или препращане към тези документи в трудов договор, местна наредба или други документи. Списъкът на тези документи е даден в таблица 2.

Таблица 2 Документи, които могат да станат задължителни при определени условия

Документ	Условия, при които даден документ става задължителен
Длъжностни характеристики
Правила за бонусите	Ако системата не е планирана финансови стимулив трудов договор колективен договор, правилник за възнагражденията или правилник за вътрешния трудов ред
Списък на длъжностите на служители с ненормиран работен ден	Ако организацията има такъв режим на работа
график на смени	Ако в организацията е въведена работа на смени
Неразкриване на търговски тайни	Ако в трудовия договор е предвидено спазването на търговската тайна от служителя
Колективен договор	Ако е постигнато споразумение за това между служителите и работодателя
Споразумение за колективна отговорност	Ако организацията извършва работа в съответствие със Списъка на работите, по време на изпълнението на които може да се въведе пълна колективна (екипна) отговорност
Договор за пълна индивидуална отговорност	Ако в организацията работят служители - финансово отговорни лица

Работодателите могат да одобряват и други местни разпоредби, чието задължително присъствие не е заложено в трудовото законодателство, но те могат значително да помогнат в работата, например разпоредби за отдели, персонал, сертифициране и др.

Последната стъпка от първия етап на одита на персонала е проверката на документите - кои документи са налични и кои трябва да бъдат разработени. За удобство резултатите от съгласуването могат да бъдат обобщени в таблица (Таблица 3)

Таблица 3 Съгласуване на документи

Разглеждане на документи

След като определихме списъка със задължителни документи, проверихме тяхната наличност, е необходимо да проверим правилността на тяхното изпълнение, както и спазването на изискванията на закона.

Така на този етап се проверява съдържанието на документите за персонала. Проверете всички документи, с които фирмата разполага.

При преглед на местните разпоредби е необходимо да се провери дали те не влошават положението на служителите в сравнение с трудовото законодателство и разкриват условията на труд на компанията. Всички служители трябва да са запознати с местните разпоредби срещу подпис. При проверка на местните разпоредби е необходимо да се използват съответните членове от Кодекса на труда на Руската федерация.

С всеки служител трябва да бъде подписано съгласие за обработка и прехвърляне на личните му данни, ако на служителя се издават удостоверения по негово искане, тогава за всяко удостоверение служителят трябва да напише писмено съгласие за прехвърляне на личните му данни на трета страна.

Организацията трябва да има актуална таблица с персонал, която е одобрена със заповед, ако се направят промени в таблицата с персонала, тогава трябва да бъдат издадени заповеди за промяна на таблицата с персонала.

Разписанията трябва да са за всеки месец, като разписанията трябва да показват информация за всички служители (празници, болнични, отсъствия и др.).

Преглеждайки административните документи, е необходимо да се провери дали заповедите за персонала се съхраняват отделно от заповедите за основните дейности. Ако дружеството не използва унифицирани форми на документи, но е разработило и използва свои собствени формуляри, тогава тези форми на документи трябва да бъдат одобрени със заповед на ръководителя на дружеството.

При проверка на трудовите книжки е необходимо да се провери наличието на заповед за основната дейност за назначаване на лице, отговорно за поддържането на трудови книжки. Всички трудови книжки трябва да бъдат регистрирани в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях, всички книги трябва да са налични и всички записи (приемане, трансфери, награди) трябва да бъдат направени в тях, вложките трябва да бъдат зашити в трудовите книжки . Работодателят трябва сам да закупи формуляри на трудови книжки и вложки и да ги фиксира в книгата за приходи и разходи за отчитане на формуляри на трудови книжки и вложки в тях. Формулярите на трудовите книжки и вложките трябва да се съхраняват в счетоводния отдел, който поддържа книгата за приходи и разходи, прехвърлянето на формулярите в отдела за персонал се извършва въз основа на служебни бележки или заявления от лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки. Нови трудови книжки и листове се издават на служителите въз основа на техните заявления.

С всеки служител трябва да се сключват трудови договори, съдържанието на трудовия договор трябва да отговаря на член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, тоест трудовият договор трябва да съдържа най-малко информацията и условията, предвидени в този член.

Обърнете внимание на коректността при попълване на личните карти на служителите, те трябва да съдържат актуални данни, картите трябва да са за всеки служител. Кодовете трябва да бъдат посочени в личната карта и служителят трябва да бъде запознат с цялата информация за приемане и преместване срещу подпис.

Всички дневници на персонала трябва да бъдат номерирани, зашити и запечатани с печата и подписа на ръководителя на дружеството, както и книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях и книгата за приходи и разходи за отчитане на формуляри на трудови книжки и вложките в тях са запечатани или запечатани с восъчен печат.

Изготвяне на резултатите от одит на персонала

Въз основа на резултатите от одита на персонала лицата, извършили одита, изготвят доклад за резултатите от одита. Докладът за одита на човешките ресурси показва идентифицираните грешки и необходимите мерки за отстраняване на тези грешки, прави заключения за състоянието на досиетата на персонала и рисковете, пред които е изправена компанията.

Докладът може да бъде разделен на два блока.

В първия блок опишете резултатите от одита на задължителните документи за персонала на компанията (местни разпоредби, заповеди за основните дейности, персонал, график за отпуски и др.).

Във втория блок опишете резултатите от проверката на документите по случая на всеки служител (трудов договор, лична карта, запознаване с местните разпоредби, трудова книжка).

Пример от практиката:

Според резултатите от одита на персонала, който проведохме на клиента на нашата компания, бяха идентифицирани отделни нарушения на досиета на персонала и рискови ситуации:

Няма задължителни местни разпоредби.
Няма щатни документи.
Няма график за отпуски.
Няма разписания.
Няма задължителни HR записи.
Няма заповеди за основните дейности на кадровото деловодство.
Няма кадрови заповеди.
Няма лични карти на служителите.
Няма документи за запознаване с местните разпоредби.
Няма съгласие за обработка и трансфер на лични данни.
Няма надлежно съставени длъжностни характеристики на служителите, въпреки че в трудовия договор има препратка към длъжностната характеристика.
Отговорните лица на Компанията не са проверявани за дисквалификация.
Допуснати са грешки в съдържанието на трудовите договори, като например: липсват паспортните данни на служителя и TIN на работодателя, няма условие за задължително осигуряване на служителите, не са посочени честотата и датите на изплащане на заплатите, не е посочена дата на започване на работа.
Неправилно се водят трудови книжки на служителите, а именно: в мн трудова книжкапротоколи за прием, преводи не се извършват, неправилно се правят записи в книгите.

За да отстраним тези нарушения, написахме подробен доклад за резултатите от одита на персонала и предоставихме инструкции за коригиране на всяко нарушение. В резултат на това клиентът бързо подрежда документите, следвайки подробни препоръки.

Няма съмнение, че HR одитът е най-важният инструмент за намаляване на рисковете, свързани с нарушения на HR записите. Много мениджъри смятат, че одитът на персонала е ненужна и скъпа процедура за всеки, но това е погрешно мнение, тъй като одитът на персонала ще помогне да се определи реалното състояние на нещата, да се идентифицират нарушения и грешки. Чести промени в трудовото законодателство, усложняване на правилното му прилагане, по-чести проверки на работодателите от инспекцията по труда и други регулаторни органи, по-строга отговорност за нарушения трудови праваслужители посочват необходимостта от одит на персонала. Одитът на персонала може да се извърши самостоятелно и тази статия описва процедурата за провеждането му.

Както показва практиката за извършване на вътрешен одит на документи за персонала в много организации, такава процедура е необходима, тъй като състоянието на нещата на работодателите рядко е напълно идеално. Статията ще помогне на служителите по персонала и юристите да обосноват рисковете, които могат да възникнат в случай на нарушаване на разпоредбите и забраните, установени от трудовото законодателство на Руската федерация.

В Руската федерация няма регулаторни правни актове, регулиращи процедурата за извършване на вътрешен одит на персонала (за разлика от счетоводния одит). В тази връзка е необходимо да се справят с някои въпроси:

Какво е вътрешен HR одит?

Това е набор от мерки, който включва диагностика на правната и канцеларска коректност на изготвянето на местни разпоредби (LNA) и документи за персонала на работодателя, предоставяне на препоръки и, ако е необходимо, извършване на работа за отстраняване на грешки в документите за персонала.

Каква е целта на вътрешния HR одит?

Целта на събитието е да се подобри дейността на службата за персонал и минимизиране на възможните рискове на работодателя. Мониторингът на рисковете, на които може да бъде изложен работодателят в процеса на преминаване на одит от държавни органи и/или разрешаване на възникнали трудови спорове със служители е един от критични аспективътрешен одит на персонала.

Кога се извършва вътрешен HR одит?

При смяна на служителя, отговорен за поддържането на управление на досиетата на персонала (по-нататък - KDP): уволнение, преместване на друга длъжност / в друго звено.
При постъпило предписание от инспекцията по труда за предстоящото планов преглед.
Ако има заплаха от проверка след уволнението на обидения служител: неплащане или закъсняло плащаненавременни заплати, бонуси, уволнение по инициатива на работодателя и др. В този случай се препоръчва да се извърши непланиран одит на персонала.

ЗАБЕЛЕЖКА

Вътрешен одит на персонала може да се извърши, без да се чакат инструкции от надзорния орган за предстоящия планиран одит. След новогодишните празници на уебсайта на Генералната прокуратура на Руската федерация или на прокуратурата на съответния съставен субект на Руската федерация се публикува обобщен план за проверки за годината, както и план за проверки на субекти публикувани на сайта на Държавната инспекция по труда. Тази информация ще ви позволи да разберете дали организацията/индивидуалният предприемач попада под теста и да се подготвите за него предварително.

Какви видове вътрешен HR одит съществуват?

Пълен (за всички области на KDP).
Селективен.

По време на селективен одит се проверяват:

отделни раздели на KDP;
или документи за отделни служители;
или всички аспекти на човешките ресурси с представителна извадка от документи.

Каква е оптималната времева рамка за вътрешен HR одит?

Отговорът зависи от това какъв вид одит иска да проведе работодателят: пълен или селективен.

Желателно е да се извърши вътрешен одит на персонала през последните три години, тъй като, както показва практиката, данъчната инспекция, FSS на Русия и Пенсионният фонд на Руската федерация проверяват работодателя за последните три години от тяхната дейност.

Оптималното време пъленвътрешният одит на персонала е от 7 до 14 работни дни; селективен- 5 до 7 работни дни. Това включва момента, в който е съставен и предаден на работодателя протоколът от проверката.

ЗАБЕЛЕЖКА

Неправилно изпълнените документи за персонала могат впоследствие да доведат до административна глоба на работодателя.

Какви трябва да бъдат действията на работодателя след получаване на протокола от проверката?

Ако бъдат открити многобройни грешки в служителя, отговорен за KDP, е необходимо да разберете защо са направени и дали служителят разбира до какви последствия може да доведе това. Работодателят трябва да вземе едно от следните решения:

изпращане на кадровик на обучение;
дава възможност за коригиране на грешки и в рамките на определено време контролира дали не допуска нови;
преместване на друга работа;
разделят със служителя.

Кой трябва да извърши вътрешен HR одит?

За редовенможе да се създаде специално звено за извършване на вътрешен одит на персонала или можете да поверите тази работа на адвокат, който е част от персонала (само ако той специализираотносно трудовото законодателство и не се занимава предимно със стопанска и договорна дейност). Ако работодателят реши да създаде служба за вътрешен контрол с цел редовен вътрешен одит на персонала, е необходимо да се разработят съответните документи: наредба, заповед и др.

Един пътодитите на персонала се извършват или от нов официаленприемане на случаи или с привличане на външни специалисти.

Можете да сключите договор за предоставяне на услуги със специалист или с организация, специализирана в извършването на одит на персонала.

Вътрешен HR одит трябва да се извършва от лице с опит в областта на HR и опит в преминаването на проверки от регулаторни органи, за предпочитане с юридическо образование.

Как да започнете вътрешен HR одит?

Необходимо е да се провери наличието (липса) на LNA от работодателя и съответствието с техните нормативни изисквания. Всеки работодател, независимо от правната форма и формата на собственост, трябва да има LNA.

РИСКОВЕ, ВЪЗНИКВАЩИ ПРИ ЛИПСАТА НА ВСЯКАКВА LNA

Наредби за заплатите

Този документ не е задължителен за ЗНА на работодателя. За изчисляване на заплатите е достатъчно да имате трудови договори със служителите и съответните заповеди (за наемане, преместване на друга работа и др.).

Въпреки това чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация установява изискване, според което системите за заплащане за даден работодател се установяват чрез колективни договори, споразумения или LNA.

Следователно системата за възнаграждения (дори толкова проста, колкото чисто заплатата) трябва да се появи в колективния договор или в LNA: PWTR (в раздела „Възнаграждения на служителите“) или в независим регламент (когато системата за възнаграждения е по-сложна) .

В присъствието на бонус система за заплащанеНаредбата за възнагражденията и бонусите на служителите е документ, който регламентира:

принципи на формиране на системата за възнаграждения;
изчислителна процедура парично възнаграждениеза труд;
критерии и процедура за оценяване на работата.

Когато става въпрос за възнагражденията на служителите, трябва да се обърне внимание на фишове за заплативърху заплатите.

Формата на този документ трябва да бъде одобрена от всеки работодател в без провал.

Извлечение от Кодекса на труда на Руската федерация

Член 136. Ред, място и условия за изплащане на заплатите

При изплащане на заплатите работодателят трябва да уведоми писмено всеки служител за:

1) върху компонентите на заплатите, дължими му за съответния период;

2) върху сумите на други суми, начислени на служителя, включително парично обезщетениеза нарушаване от работодателя на установения краен срок, съответно за изплащане на заплати, ваканция, плащания при уволнение и (или) други плащания, дължими на служителя;

3) за размера и основанието за направените удръжки;

4) върху общата сума за плащане.

Формата на фиша за заплати се одобрява от работодателя, като се взема предвид становището на представителния орган на служителите по начина, предвиден в член 372 от този кодекс за приемане на местни разпоредби.

Процедурата за издаване на фишове за заплати на служителите не е установена със закон. Кодексът на труда на Руската федерация не казва директно дали служителят трябва да подпише за получаването им. Но без писмени доказателства за издаване на фишове за заплати на служителите, работодателят трудно ще докаже изпълнението на задължението.

При липса или неиздаване на фиш за заплати на служителя (както и при липса на заповед за утвърждаване на формата на фиша) работодателят може да носи административнонаказателна отговорност по чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

ЗАБЕЛЕЖКА

Задачата на лицето, отговорно за поддържането на управлението на досиетата на персонала, е да може не само да съставя правилно документи за персонала, но и да разработва LNA в съответствие с трудовото законодателство.

персонал

При извършване на мерки за съкращаване на числеността и/или персонала на служителите, както и при разглеждане на индивидуални спорове между служител и работодател в случай на уволнение на служители по клауза 2, част 1, чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация, един от основните документи е таблицата за персонала - старата (преди събития) и новата (променена).

Таблицата с персонала се използва за формализиране на структурата, персонала и персонала на работодателя, тя задължително трябва да съдържа списък на длъжностите на служителите (членове 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация). Може да съдържа списък структурни подразделения, професии на работниците, информация за численост и заплати, тарифни ставкии надбавки. Промените в щатното разписание се извършват със заповед на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице.

Арбитражна практика

Служителят завежда дело срещу работодателя за признаване на процедурата по съкращаване за незаконосъобразна, за възстановяване на заплати за времето на принудително отсъствие и обезщетение за неимуществени вреди. В подкрепа на твърдението си тя посочи измисленото съкращаване на персонала. Съдът разгледа заповедите на работодателя за промяна на щатното разписание и заключи, че процедурата по съкращаване и съответно заповедта за промяна на щатното разписание са незаконосъобразни. Сравнителен анализчисленост на персонала и служебни задълженияслужители на премахнатите и създадени подразделения показаха, че функционалната съставка на посоченото подразделение не се е променила, а се е променило само наименованието му. Трудови функцииистините си остават същите. С оглед на гореизложеното съдът се съгласи с аргументите на служителя, че процедурата за съкращаване е от формален характер и признава процедурата за съкращаване по отношение на ищеца за незаконосъобразна. В полза на служителя е възстановено недоплатеното заплатаи обезщетение за неимуществени вреди.

Решение на Ленинския районен съд на Смоленск от 23 май 2012 г. по дело № 2-984/12

Наредба за защита на личните данни на служителите

Всеки работодател трябва да има документи, регламентиращи обработката на лични данни, дори ако персоналът му се състои от трима служители.

През 2011 г. Роскомнадзор проведе 1743 проверки, от които 954 бяха планирани и 789 бяха извънпланови. В областта на личните данни най-чести са следните нарушения на закона:

невземане от страна на оператора на мерки за осигуряване на безопасността на личните данни и изключване на неоторизиран достъп до тях;
обработване на лични данни в случаите, непредвидени от закона, без съгласието на субектите;
несъответствие между информацията, посочена в съобщението за обработка на лични данни, и действителната дейност.

Правилник за вътрешния трудов ред

Задължително LNA. Част 3 от чл. 189 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който графикът на труда се определя от правилата за вътрешния трудов ред. Следователно, липса на PWTRще се третира като нарушение на трудовото законодателствои работодателят може да носи административнонаказателна отговорност по чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Други документи

График на отпуските.Според гл. 1 и 2 чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация, редът за предоставяне на платени отпуски се определя ежегодно в съответствие с графика на отпуските, одобрен от работодателя; график за отпуски задължителнокакто за работодателя, така и за служителя.

график на смени. Ако работодателят е въвел сменен режим на работа, тогава графикът на смените без провалтрябва да е налице (член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация).

График за време. Задължението на работодателя да води отчет за действително отработеното време от всеки служител е посочено в част 4 на чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация. Действително отработеното време от служителите се записва в листа за време.

Правила за изпращане на служители в командировка (или съответния раздел в PVTR). Изглежда, че всички въпроси се регулират от Правилника за особеностите на изпращане на служители в командировки, одобрен с Указ на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749 (с измененията на 29 юли 2015 г.) и a редица други подзаконови нормативни актове, уреждащи командировките.

Въпреки това, съгласно част 4 на чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, имат колективен трудов договор или LNA, регламентиращ реда и размера на възстановяване на разходите, свързани с бизнес пътувания, се изискват от всички недържавни работодатели.

Компенсациите за разходи, които служителите правят по време на командировка, могат да се приемат за разходи на организацията, съгл. данъчен кодекс RF, само ако е посочено в колективния трудов договор или LNA. Ако информацията за това какво се отнася до разходите на организацията (например такса за такси от дома до летището, от летището до дестинацията) не е отразена в LNA, уреждащ въпросите, свързани с пътуването, или в колективния договор, тези суми се възстановяват от организации с нетен доход.

Работодателят трябва да има одобрен LNA, ако работата е с командировъчен характер или се извършва на ротационен принцип. Например: Наредба за командировъчния характер на работатаи Наредби за ротационния метод. В трудовия договор със служителя също се отразява информация за характера на работата.

ЗАБЕЛЕЖКА

Ако работодателят използва местни форми на първична счетоводна документация, разработените форми на документи трябва да бъдат одобрени със заповед на работодателя и да съдържат данните, отразени в чл. 9 от Федералния закон от 06.12.2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ (с измененията на 04.11.2014 г.).