Примерно писмо от частно лице. Нюанси и образец за изготвяне на гаранционно писмо от физическо лице за предоставяне на юридически адрес. Как да подредите всеки елемент

Вероятно всеки поне веднъж се е сблъсквал с необходимостта да напише бизнес писмо. При съставянето му неволно стигаш до извода, че не е никак лесно. Има много правила и разпоредби за писане на бизнес писма, които трябва да знаете. Статията описва подробно процеса на изготвяне на документ, предоставя образци на бизнес писмо, обсъжда техните видове и дизайн.

форма

Готовите формуляри ще дадат солидност и ще покажат надеждността на компанията. Те съдържат необходимата информацияотносно организация като:

• Име.
• Адрес.
• Телефони за връзка.
• уебсайт.
• Електронна поща.
• Лого.
• Други данни за контакт.

Няма строги правила за формулярите. Следователно всяка организация самостоятелно решава каква информация да постави в тях.

Как да пишем правилно бизнес писма? обучение

Бизнес писмаса написани и съставени по определен начин, като се подчиняват на присъщите им правила и изисквания. В зависимост от целта, авторът обмисля съдържанието в детайли, за да получи резултата, който изчислява. Той трябва ясно да разбере каква информация вече знае адресатът по темата на писмото, от какво да продължи и какво ще бъде ново в него. Аргументите зависят от това каква цел преследва авторът. Процесът на изготвяне на бизнес писмо може да бъде разделен на следните етапи:

• Проучването на въпроса.
• Писане на чернова на писмо.
• Неговото съгласие.
• Подписване.
• Регистрация.
• Изпращане до адресата.

Структура на бизнес писма

Когато съставяте писмо, е необходимо да го наситете с информация, тоест да поставите цялата необходима информация там. Тя може да бъде проста или сложна. В обикновеното писмо съдържанието ясно и кратко показва информация, която обикновено не изисква отговор от адресата. Комплексът може да се състои от няколко раздела, параграфи и параграфи. Всеки параграф представя един аспект на информацията. Образците на този вид бизнес писмо обикновено се състоят от уводна, основна и последна част.

По-долу е даден пример за писане на бизнес писмо - неговата уводна част.

Основната част описва ситуации, събития, техния анализ и доказателства. Именно в тази част те убеждават, че е необходимо да се действа по един или друг начин, доказват как стоят нещата и информират за необходимостта от участие във всяко събитие, като цитират различни аргументи.

Заключението съдържа заключения, които се правят под формата на предложения, искания, напомняния, откази и др.

Пример за писане на бизнес писмо - последната му част - е представен по-долу. Това обобщава изискването, посочено в основната част.

Цялата предоставена информация трябва да бъде оптимално последователна и разбираема за възприемане.

Всеки имейл започва с централно подравнено съобщение. Тази малка част е изключително важна. Когато го избира, авторът трябва да вземе предвид:

• Позицията на адресата.
• Естеството на връзката.
• Официалност.
• Етикет.

Писмото трябва да завършва с учтива форма. Например: "... Изразявам надежда за по-нататъшно сътрудничество (благодаря за поканата) ...". Тези фрази са последвани от подписа на автора.

стил

Всички писма трябва да бъдат в официален бизнес стил, което означава използването на средствата на речта за официални бизнес отношения. Характеристиките на такъв език се формират при следните обстоятелства:

• Основните участници в бизнес отношенията са юридически лица, от името на чиито ръководители и длъжностни лица се пишат писма.
• Взаимоотношенията в организациите са строго регламентирани.
• Предмет на комуникация е дейността на фирмата.
• Документите с управленски характер по принцип имат определен адресат.
• Често в хода на дейността на една организация се случват едни и същи ситуации.

В тази връзка информацията, съдържаща се в бизнес писмото, трябва да бъде:

• Официален, безличен, подчертаващ дистанцията между участниците в общуването.
• Адрес, предназначен за конкретен адресат.
• Актуално към момента на писане.
• Надежден и безпристрастен.
• С мотив да подтикне получателя да предприеме някакво действие.
• Завършен за вземане на решения.

Изисквания

Бизнес писмото трябва да отговаря на следните изисквания:

• Речта е стандартизирана на всички нива – лексикално, морфологично и синтактично. Съдържа много завои, термини и формули.
• Тонът на писане е неутрален, сдържан и строг, без използване на емоционални и експресивни езикови изрази.
• Точността и яснотата на текста, без логически грешки, яснотата и обмислеността на формулировката.
• Лаконичност и краткост – без използване на изрази, носещи допълнителен смисъл.
• Използването на езикови формули, формирани в резултат на повтарящи се ситуации.
• Използването на термини, тоест думи или фрази, които имат специални концепции.
• Използването на съкращения, които могат да бъдат лексикални (т.е. сложни думи, образувани чрез премахване на букви от части от думи: LLC, GOST и т.н.) и графични (т.е. съкратени обозначения на думи: gr-n, zh-d и др. ).
• Използването на конструкции в родителен и инструментален падеж.
• Фрази с отглаголни съществителни („подкрепа“ вместо „подкрепа“).
• Използване на прости общи изречения.

Горните примери за бизнес писмо по-долу са показани в пълната версия (с основната част). Информацията отговаря на всички изисквания на официалния бизнес стил.

Видове бизнес писма

Най-добре е да напишете бизнес писмо по всеки конкретен въпрос. Ако трябва да решите няколко проблема наведнъж, препоръчително е да съставите няколко различни варианта.

Бизнес писмата могат да бъдат в съдържанието си:

• Придружаващ. Такива писма обикновено са необходими, за да се информира къде да се изпратят документите.
  (Как да напиша бизнес писмо? Примерно мотивационно писмо ще помогне на тези, които трябва да напишат такъв вид документ.)

• Гаранция. Те са написани, за да потвърдят всякакви обещания или условия. Може да се гарантира, например, плащане за работа, наем, срокове за доставка и др.
• Благодаря ти. Те са използвани особено често в последно време. Такива писма показват добрия тон на партньорството. Те могат да бъдат издадени на обикновена бланка или на цветна хартия с красив печат.
  (Как да напиша бизнес писмо? Извадка от благодарствен сорт се съставя в свободна форма в зависимост от задачите, които решават. този случайписмото в най-кратък вид изразява същността му. Такава проба, направена върху цветна хартия с орнамент, може да виси на стената в помещенията на компанията на почетно място.)

• Информационен.
• Поучително.
• Поздравителен.
• реклама.

Има и букви:

• Предложения за сътрудничество. Доста често срещани напоследък, изпратени до организации, често са с промоционален характер, например като тази проба. Доста е трудно да пишете търговски писма, трябва да вземете предвид много нюанси, така че те да обърнат внимание на това и още повече да се заинтересуват. Но ако го направите по модела по-долу, има всички шансове за успех.

• Покани. Изпращат се с предложение за участие различни събития. Обикновено те са адресирани до лидера или длъжностното лице, но могат да бъдат адресирани и до целия екип.
• Заявки.
• Известия.
• заявки и много други.

Как да напиша отговор на писмо. Пример

Отговорът трябва да започне с повторение на искането, изложено в първото писмо. След това се дават резултатите от разглеждането му и се изразява одобрение или причина за отказ. Писмото с бизнес отговор може да съдържа алтернативно решение на очакваната информация. Обикновено следва следните принципи:

• Наличието на връзка към първото писмо и неговото съдържание.
• Същият език означава.
• Сравними обеми и аспекти на съдържанието.
• Спазване на определена последователност.

Декор

В допълнение към използването на бланки за бизнес писма, трябва да вземете предвид и други тънкости в дизайна им. Това са подробности, правила за съкращения, изписване на адрес, заглавие, дължина на текста, ширина на полето и др.

Образците на бизнес писмо помагат да го съставите, като вземете предвид всички тънкости и нюанси. Те се използват както от начинаещи чиновници, така и от опитни работници. Благодарение на образците те се научават как да пишат правилно букви и спестяват много време.

Завършваме поредицата „И това е всичко за него“ със статия за твърденията. Това е специфичен вид документ, чието съдържание, правила за съставяне и работен процес зависят от това кой и към кого се обръща.

В тази статия ще разгледаме три основни типа приложения:

• бизнес писмо за кандидатстване, изпратено от една организация до друга;
• заявление, изпратено от физическо лице до организация;
• изявление на служителя до работодателя.

Ние не засягаме още един вид твърдения - твърденията - защото секретарката не работи с тях.

И трите изброени вида приложения имат свои собствени характеристики не само в подготовката и подготовката, но и в офисната работа.

бизнес писмо за кандидатстване

Целта на бизнес писмо-изявление, което една организация адресира до друга, е да посочи позицията на изпращащата организация, да изрази отношението си към проблема и да предложи обосновка и процедура за разрешаване на ситуацията. В изложението не се задават въпроси, то съдържа визията за ситуацията на една от страните.

От предишния абзац става ясно, че „в мирно време“ молби обикновено не се пишат, а се прибягва само на ръба на конфликт на интереси или дори конфликт между две компании, за да се документира и информира другата страна на отношението им към проблема.

Какъв вид писмо да изберете?

Границата между молба, молба или запитване е доста тънка. За да сте сигурни в правилен избортип писмо, трябва да разберете: ще го декларирамза нещо или все пак ще бъде исканенаправи нещо на адресата?

Бизнес писмото за кандидатстване се изготвя на бланка и има стандартен набор от подробности за бизнес писмо.

В съответствие с ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за документи” формата на писмото съдържа следните данни:

• емблема на организация или търговска марка(сервизна марка), национална емблема Руска федерацияили емблемата на субекта на Руската федерация, ако институцията има право да поставя тези знаци върху формулярите си;
• код на организацията;
• основно състояние регистрационен номер(OGRN) на юридическо лице;
• име на компания;
• справочна информация за организацията.

При изготвянето на заявление като вид бизнес писмо се изготвят следните задължителни реквизити:

• дата на документа;
• регистрационен номер на документа;
• дестинация;
• заглавие на текста;
• текст на документа;
• подпис;
• маркировка за изпълнителя;
• бележка за изпълнението на документа и изпращането му по делото (издава се на виза копие от писмото).

Издава се маркировка за наличие на заявление, ако има такова.

Подписите за одобрение на документа се съставят върху визово копие на писмото, ако вътрешните правила предвиждат процеса на сертифициране на чернови на писма.

Бизнес писмото за кандидатстване е показано в Пример 1.

За разлика от обикновеното бизнес писмо, текстът на заявлението не започва с обръщение към длъжностното лице - адресата, а с името на вида на писмото. Това подчертава, че документът не просто предава информация, а изразява принципната позиция на своя автор.

Деловодството на бизнес писмата се извършва по стандартен начин, в съответствие с вътрешните правила на изпращащата организация и организацията получател.

Не е известно до какво ще доведе конфликтът на интереси на компаниите: дали ще бъде възможно да се разреши казусът чрез преговори или ще е необходимо да се включат адвокати и да се включи в съдебни спорове, но във всеки случай приемането от едно организиране на писмо за кандидатстване от друга е еквивалентно на факта, че първата компания е информирана за позицията на втората.

Заявление до организацията от физическо лице

Разгледайте този документ от гледна точка на домакина.

Документите за заявленията от физически лица трябва да бъдат предоставени Специално внимание. Интересите на кандидатите са защитени от Федерален закон № 59-FZ от 2 май 2006 г. „За реда за разглеждане на жалби от граждани на Руската федерация“ (изменен на 24 ноември 2014 г.; по-нататък - Федерален закон № 59- FZ).

Грешка е да се смята, че действието му се отнася само за държавните органи, органите на местното самоуправление и бюджетни организации. Това отдавна не е така. Още през 2013 г. този списък беше допълнен с организации, „натоварени с изпълнението на обществено значими функции“ . Никъде няма ясна дефиниция какви са тези функции, но от формулировката става ясно, че това понятие е доста широко и теоретично всяка организация, чиито клиенти са физически лица, може да „попадне“ в него.

За разлика от писмото за бизнес молба, молба индивидуаленможе да бъде както молба, молба, така и иск. Нека да разгледаме дефиницията на думата „декларация:

Нашият речник

Изявление - искане на гражданин за съдействие при упражняването на неговите конституционни права и свободи или конституционните права и свободи на други лица или доклад за нарушение на закони и други нормативни правни актове, недостатъци в работата на държавните органи, местното самоуправление органи и длъжностни лица, или критика към дейността на тези органи и длъжностни лица.

Компанията може да разработи собствена, удобна форма на стандартно заявление от физическо лице и да го публикува общ достъп. Но е невъзможно да направите този формуляр задължителен и да не приемете заявлението само защото не е съставено по начина, по който „се предполага“. От хората не се изисква да знаят, че съществува създаден от компанията формуляр за кандидатстване, нито се изисква да използват интернет, за да изтеглят формуляра. Федерален закон № 59-FZ определя минималния набор от информационни блокове в обращение:

екстракция

от Федерален закон № 59-FZ

Чл. 7. Изисквания за писмено заявление

1. Гражданин в свое писмено обръщение до без провалпоказва или името държавна агенцияили местната власт, до която изпраща писмена жалба, или фамилията, името, бащиното име на съответното длъжностно лице, или длъжността на съответното лице, както и неговото фамилно име, име, бащино име (последното - ако има такова), пощенски адрес, на който трябва да бъде изпратен отговорът, уведомление за пренасочване на жалбата, излага същността на предложението, заявлението или жалбата, поставя личен подпис и дата.

Както можете да видите, наборът е минимален и не можем да задължим нашите кандидати дори да посочат своите Мобилни телефони. Препоръчва се само в приложенията да се включват методи за оперативна комуникация.

„Вие сте свободни да избирате...“

Физическо лице може да попълни заявление, както пожелае:

на ръка или хартиено копие;

наречете го „изявление“, „жалба“, „изискване“ или изобщо не го наричайте;

пишете кратко и по същество или дайте своя собствена подробна автобиография;

както и да изпратите документа по пощата или да го донесете лично.

Организацията е длъжна да приеме заявлението, ако съдържа необходимия минимум информация.

Заявлението на физическо лице, преминало първична обработка в офиса на фирмата адресат, е показано в Пример 2.

Дали да отдели молбите на гражданите в отделна деловодна работа, организацията решава сама. Препоръчваме да направите това, ако:

• приложения над 10% от общия обем на входящия документационен поток;
• по тях работят специално упълномощени служители (център за обслужване на клиенти, отдел за рекламации и др.);
• по заявления от физически лица организацията осъществява основната си дейност.

Ако една организация е свикнала да работи според правилата на традиционната офис работа, тогава тя не трябва да се притеснява за спазването на изискванията на Федерален закон № 59-FZ. AT стандартни условиязаявките преминават през същия път като другите входящи документи. Правилата за работа с тях практически не се различават от общоприетите и дори позволяват някои свободи при обработката на заявлението, по-специално три дни могат да минат между приемането и момента на регистрацията му съгласно закона. Отговорът се дава 30 дни от датата на регистриране на писменото искане.

Приложение за HR

Специален слой от приложения са приложенията за персонал. Целта на тези документи е да изразят искането или волята на работника или служителя към работодателя.

Формата на заявленията за персонал е сравнително безплатна. Никой не изисква от служителите да знаят нюансите на проектирането на детайлите, така че е достатъчно да се спазва необходимия минимум.

Според нас заявленията за персонал трябва да се пишат изключително от самите служители на ръка. Няма задължения от страна на трудовото законодателство в тази насока. Но е много по-трудно да се оспори ръкописно изявление в съда, отколкото това, което е написано на компютър (в него е ръкописен само подписът на автора). В последния случай служителят може да твърди, че е бил принуден да подпише готов текст.

• На кого от кого.Адресатът на заявлението за персонал е работодателят - първото лице на организацията, в която работи авторът на заявлението. Именно той е наел автора, а не ръководителя на отдела по персонала, следователно заявлението ще бъде написано на името на ръководителя ( изпълнителен директор, директор, президент и др.) на компанията. Фамилията, инициалите и длъжността на главата се изписват в горната част на листа за кандидатстване, по-близо до дясното поле, в дателен падеж.

Тъй като служителите нямат собствен формуляр за писма, тук трябва да се въведе информация за автора на приложението. Трябва да напишете изцяло вашето фамилно име, собствено име, бащино име и структурна единица. Ако служителят знае личния си номер - добре, но това не е задължителна информация.

Под тази информация в центъра на реда се изписва името на вида документ - заявление, след което текстът на заявлението се излага от нов ред - искане или волеизявление на служителя. Заявлението завършва с личен подпис на служителя и датата на съставяне на документа.

Въпрос по темата

Какъв е правилният правопис на думата "изявление"?

Има две форми за изписване на наименованието на вид документ: с главна буква без точка накрая (както в пример 3) и с малка буква с точка накрая.

Формата на писане на тази дума не засяга правната сила на заявлението. Вторият вариант се счита за остарял, но има пълното право да съществува.

Кога служителят трябва да заяви искане в изявление и кога е достатъчно устно обжалване до отдела за персонал?

Ако Кодекс на трудаговори директно за „писмено становище на служителя“, то този въпрос не се поставя. В други случаи се регулира или от вътрешните правила на организацията, или от целесъобразност. Например, най-добре е да подадете искането си за промени в документи във връзка с промяна на фамилното име на служител в писмен вид, въпреки факта, че няма специални разпоредби трудовото законодателствоне води до това. Такива промени се инициират със заповед на работодателя, а ръкописната декларация на служителя с копие от свидетелството за брак ще стане основа за издаване на заповедта.

В големи организации, където има няколко десетки или дори стотици хора на служител на отдела за персонал, искането на служителя се приема само под формата на заявление, така че служителят по персонала просто да не забрави за него.

В малки компании, ако Кодексът на труда на Руската федерация не изисква писмено заявление, можете да получите устна заявка или разговор директно с ръководителя на организацията, който може да даде инструкции работник по персоналаза разрешаване на проблема.

• Документиране на кандидатури за персонал.Служителите в отдел Човешки ресурси се нуждаят от оригинални копия на декларациите на служителите. Впоследствие, както вече беше споменато, много от тях ще станат основа за заповеди за персонала. Но служителят също има пълното право да проследи съдбата на своето заявление и да получи потвърждение от работодателя, че е приел документа.

важно!

Невъзможно е да регистрирате заявление на служител като входящ документ. Това често се прави просто защото не знаят как иначе да потвърдят приемането му.

Междувременно Има два начина за регистриране на приложениеправилно.

Потвърждението, че работодателят е приел заявлението на служителя, може да бъде:

• регистрация на приложението в специална база данни.Поставете декларация за персонала в регистъра вътрешни документисъщо не се препоръчва: много е лесно да се наруши законодателството за личните данни. Най-добре е секретарят да има специален електронен регистър за приложения за персонал, служебни и обяснителни бележки и подобни документи.

Регистрационният номер на заявлението се поставя върху неговия екземпляр. Копие заедно с номера се дава на служителя. Ако служителят дойде с две копия на заявленията, преди да постави номера, секретарят трябва да ги сравни (уверете се, че са идентични);

• протокол за приемане на заявлението, направен от секретаря на копие.Ако няма регистрационен дневник и служителят настоява за потвърждение за допускане, секретарят може да направи следния запис върху копие от заявлението:

Записът гласи:

• фактът на приемане на документа;
• дата (задължително!);
• длъжност, личен подпис и разшифровка на подписа на служителя, който го е приел.

Заявлението на служителя се предава директно на ръководителя на организацията, който го разглежда и взема решение, например:

Към отдел "Човешки ресурси". Подгответе поръчка.

Давидов 17.09.2015 г

Резюме

1. Заявление - документ, чийто вид и правила за работа зависят от неговия адресат и получател.
2. Бизнес писмото за кандидатстване има за цел да изрази позицията на изпращащата организация по спорен въпрос.
3. Заявление, изпратено до организацията от физическо лице, се препоръчва да се обработва в съответствие с федерален закон№ 59-ФЗ.
4. Изявления в кадрова деловодна работаса писмена воля на служителя и често служат като основа за издаване на заповеди за персонала.

Съгласно GOST R 7.0.82013 „Система от стандарти за информация, библиотечно дело и издателска дейност. Офис работа и архивиране. Термини и определения” адресатът е атрибутът на документа, съдържащ информация за получателя на документа (клауза 67).

Реквизитът "Получател" се използва в бизнес писма и вътрешни информационни и справочни документи (доклади и бележки, отчети и др.).

Реквизитът "Адрес" включва:

• име на адресата (получателя на писмото);
• пощенски адрес или телефонен номер - факс, електронен адрес.

Получателят на писмото може да бъде:

• длъжностно лице / няколко длъжностни лица;
• организация;
• структурно подразделение на организацията;
• група от организации;
• индивидуален.

АДРЕСОР - ОФИЦИАЛЕН

Съгласно GOST R 6.30-2003 инициалите се изписват преди фамилното име на всяко длъжностно лице. Ако писмото е изпратено шеф на държавна агенция, тогава името на организацията е включено в позицията, пълно име. са посочени в дателен падеж, инициалите се изписват пред фамилното име:

Ако писмото е адресирано лидер търговска организация , тогава позицията включва името на организацията, посочващо правната форма (в пълна или съкратена форма), инициалите се изписват преди фамилното име:

Ако писмото е адресирано зам.-гл, заглавието на длъжността включва името на организацията. Фамилното име е посочено в дателен падеж:

Ако получателят на документа е ръководител на структурното звено, тогава първо се посочва името на организацията в именителния падеж, след това в дателния падеж името на длъжността на лицето, посочващо структурното звено, например:

Съгласно параграф 5.15 от новия GOST:

• при адресиране на писмо до длъжностно лице инициалите се поставят след фамилията;
• пред фамилното име е позволено да се използва съкращението "Mr" (г-н), ако адресатът е мъж, или "Ms." (Madam), ако адресатът е жена:

АДРЕСОР - ОРГАНИЗАЦИЯ

Ако писмото е адресирано до организация, тогава нейното име (пълно или съкратено) се посочва в именителен падеж:

Когато адресирате писмо до организация, се посочва нейното пълно или съкратено име, например:

Обръщането към организация се използва в случаите, когато подателят не знае кой е ръководителят на организацията, неговото фамилно име, инициали.

АДРЕСОР - СТРУКТУРНА ЕДИНИЦА

Документът може да бъде адресиран до структурното звено на организацията. По правило този метод на адресиране е възможен, ако разглеждането на въпроса, на който е посветено писмото, е от компетентността на структурното звено.

Когато адресирате документ до структурно подразделение на организация, името на организацията в именителен падеж се посочва в реквизита "Адресат", по-долу - името на структурното звено в именителен падеж, например:

Какво променя GOST R 7.0.97-2016?Нищо.

АДРЕСАТ - ФИЗИЧЕСКО ЛИЦЕ

Дизайнът на реквизита „Адрес“ при водене на кореспонденция с физически лица има свои собствени характеристики. Първо се посочва фамилното име в дателен падеж, след това инициалите и след това пощенският адрес:

Какво променя GOST R 7.0.97-2016?Нищо.

АДРЕСИРАНО - МНОГО ОРГАНИЗАЦИИ
ИЛИ СТРУКТУРНИ ЕДИНИЦИ

Едно бизнес писмо може да има множество получатели. GOST R 6.30-2003 установява метод за обобщено проектиране на адресати при изпращане на писма до няколко хомогенни организации или до няколко структурни подразделения на една организация. Има два варианта за декориране на подпори.

Вариант 1: посочете няколко получатели в самия атрибут „Адрес“.Тази опция за дизайн се използва, когато писмото е адресирано до организация или длъжностно лице (това е основният адресат) и за информация - до редица други организации или длъжностни лица.

Адресирането се извършва както обикновено в горния десен ъгъл като изписване на детайлите на „Адрес“ за всеки орган/организация или структурна единица на организацията.

В този случай общият брой на получателите не трябва да бъде повече от четирима.

Всички адресати се изписват върху самия документ, думата "Копие" пред 2-ри, 3-ти и 4-ти адресат не се посочва.

Всички печатни копия на писмото в случая са подписани като оригинали. Всяко копие се запечатва в отделен плик, върху който се посочва пощенският адрес на определена организация или структурно подразделение.

Вариант 2: посочете адресата като цяло,ако изпратим документ до група организации (ръководители на организации) от един и същи тип или в структурни звена(клонове, представителства и др.) на една организация:

Ако броят на получателите в този случай е повече от четири, се съставя допълнителен списък за изпращане на писмото (пощенски списък), в който се посочват конкретни получатели и техните адреси. Това е отбелязано в реквизита "Адрес":

Няма одобрен формуляр за пощенски списък. Формата на листа може да бъде фиксирана в инструкциите за деловодната работа на организацията. Всъщност пощенският списък е атрибутът „Адрес“, прехвърлен на отделен лист, което означава, че съдържанието му трябва да съответства на този атрибут. В атрибута "Адрес" има три информационни блока: име на организацията, длъжност, инициали и фамилия. В пощенския списък за писмото възпроизвеждаме същите информационни блокове, но ги поставяме в ред, а не от дясната страна на листа. Можете също така да подредите данните под формата на таблица. Редът на получателите може да бъде произволен, но е по-добре да се подредят по азбучен ред.

Информация за номера на изходящото писмо, датата се въвежда след регистрацията му (Пример 1).

Всички писма, изпратени до група получатели, имат един изходящ регистрационен номер, входящият номер за всички писма ще бъде различен.

Какво променя GOST R 7.0.97-2016?Нищо.

ПОСТАВЯНЕ НА ДЕТАЙЛИТЕ „АДРЕСИРАНИ“ ВЪРХУ ФОРМУЛЯРА

Реквизитът "Получател" се намира в горната дясна част на документа (на формуляр с ъглово разположение на детайлите) или вдясно под детайлите на формуляра (на формуляр с надлъжно разположение на детайлите). Местоположението на реквизита "Адрес" е показано в Приложение Б към GOST R 6.30-2003:

• на форма с ъглово разположение на детайлите - Пример 2;
• на форма с надлъжно разположение на детайлите - Пример 3.

Какво променя GOST R 7.0.97-2016?Нищо. Реквизитът "Получател" остава на същото място.

ТЕХНИЧЕСКИ ВЪПРОСИ

• Възможно ли е да се разделят елементите на атрибута „Адрес“ с интервали?

Атрибутът "Адрес", като правило, заема няколко реда.

В клауза 6.1 методически препоръкиотносно прилагането на GOST R 6.30-2003 (одобрен от Федералния архив), се казва, че подробностите на документ от няколко реда се отпечатват с един интервал между редовете. Компонентите на детайлите „Получател“, „Марк за одобрение на документа“, „Марк за приложение“, „Марк за одобрение на документа“ са разделени един от друг с интервал от 1,5-2 реда.

Подобно правило се съдържа в новия GOST R 7.0.97-2016 в раздел 3, който установява Общи изискваниякъм изработката на документи: „Многоредовите детайли се отпечатват с едноредово разстояние, съставните части на детайлите се разделят с допълнителен интервал“:

• Как да подравним атрибута "Destination"?

Многоредовият атрибут "Получател" е проектиран с подравняване по лявата граница на зоната, заета от атрибута, или центриран спрямо най-дългия ред, например:

Всяка организация, независимо дали е държавен завод, малък магазинили огромен холдинг, рано или късно има нужда да влезете в кореспонденция. За да направите това, трябва да можете правилно да напишете, форматирате и изпратите бизнес писмо. В тази статия ще анализираме видовете бизнес писма и ще говорим за това как да съставим основните детайли на този документ.

Първо, нека да определим какви видове бизнес писма съществуват. Всъщност, в зависимост от това, правилата за писане на писма също се различават: какво да пиша, как да пиша, на кого да пиша и т.н.

Можете да изброите няколко десетки разновидности на бизнес писма, но най-често срещаните са:

• информационна поща;
• предавателно писмо;
• гаранция;
• благодарствено писмо;
• оплакване;
• иск;
• оферта (нетърговска);
• оферта;
• покана;
• поздравление;
• извинение;
• съобщение;
• изявление;
• потвърждението;
• внимание;
• уведомление;
• напомняне;
• препоръка;
• отказ;
• поръчка;
• искане;
• справка;
• искане;
• предложение за работа.

Има още една отделна категория писма – това са съдебните писма. Няма да ги разглеждаме, тъй като само адвокатите се занимават с такива писма и те знаят много за писането им. Всички останали в организацията трябва да знаят, особено тези, които работят с пощата: ако получите такова писмо (маркирано е „съдебно“), запазете и плика, и писмото.

Бизнес писмо: структура

Бизнес писмото, наред с други неща, се различава от обикновеното писмо по това, че има ясна структура, която се състои от следните части:

1. Дестинация.
2. Тема на писмото.
3. Заглавие или заглавие.
4. Уводна част.
5. Главна част.
6. Заключителна част.
7. Приложение (ако има такова).
8. Подпис.
9. Изпълнител.

Това е най-често срещаният формат за бизнес писма, но, разбира се, някои точки подлежат на промяна.

Дестинация

Това е този, на когото пишем писмо. Тук можете да посочите името на компанията, нейния ръководител или длъжностното лице, с което кореспондирате в момента. В случай, че бизнес писмо се изпраща за първи път до организация, адресатът е изпълнителният директор. Писмо може да бъде изпратено и до обикновен човек - физическо лице. Получателите могат да бъдат няколко, но е по-добре да не се поставят повече от пет. В този случай би било по-правилно да се направи.

В зависимост от това до кого изпращаме писмото, ние подреждаме детайлите по различни начини.Ако адресатът е ръководител на предприятието, първо трябва да посочите неговата длъжност, последвано от името на предприятието и инициали с фамилия, и всичко по-горе трябва да бъде в дателен падеж.

до главен изпълнителен директор

Енерготрас ООД

ИЛИ. Зазублин

Ако писмото е адресирано до определено лице в предприятието, първо трябва да напишете името на организацията в именителен падеж, след това длъжността на лицето, инициали и фамилия, но вече в дателен:

CJSC Butil-Express

мениджър производство

Р.Н. табуреткин

Ако писмото ще бъде изпратено без конкретен адресат до организацията, тогава посочете името на организацията в именителния случай:

АД "Мистик Про"

Ако бизнес писмо е предназначено за физическо лице, тогава първо пишем фамилното име в дателен падеж, след това инициалите и на следващите редове - пощенския адрес, на който ще бъде изпратено писмото. Ако пощенският адрес е неизвестен и документът се планира да бъде изпратен по друг начин, оставяме само фамилията и инициалите:

Комарова С.В.

ул. Полевая, д. 5, ап. 457,

Москва, 123456

Не е необходимо да поставяте точка накрая или да променяте шрифта, той трябва да е същият като текста на писмото. Текстът на атрибута "Получател" е подравнен вдясно.

Тема на писмото

Това е резюме на писмото. Трябва да го напишете над основния текст.

Има някои документи, в които не е необходимо да се посочва темата на писмото, а именно: уведомление, жалба, рекламация, поздравление, гаранционно писмо или предупреждение. Във всички тези документи типът на писмото трябва да бъде поставен в заглавката, единственото изключение е за поздравления.

Текстът на темата не трябва да надвишава 50 знака, трябва да е много кратък, но в същото време ясно да пише за какво този документ. Често темата може да бъде изразена с 2-3 думи, например „Искане за информация“ или да започне с предлога „за“ и да напише в предлог.

Шрифтът на темата може да бъде с една точка по-малък от шрифта на основния текст, но не повече и това не е задължително. Подравняването трябва да се остави.

Например:

Относно хармонизирането на процедурата за действия на организациите при извънредни ситуации

Искане на информация

Заглавие или обръщение към адресата

Заглавието или призивът се изписва в центъра на един празен ред от темата на писмото.

Това може да бъде заглавието на писмото, което всъщност замества темата. В по-голямата си част това се отнася за жалби, рекламации, гаранционни писма, изявления, предупреждения или известия. Може да бъде и лично обръщение към адресата на писмото.

Ако пишете заглавие, по-добре е да го напишете с главни букви и да го поставите в центъра. Не е необходимо да подчертавате заглавието под формата на увеличение на шрифта, то трябва да е точно същото като основния текст. Позволено е да направите шрифта удебелен:

УВЕДОМЛЕНИЕ

ИСК

Що се отнася до обжалванията, трябва да започнете с думата „Уважаеми(и)“, след това името и бащиното име на адресата:

Уважаема Галина Викторовна!

Уважаеми Евгений Борисович!

Ако името и бащиното име на дадено лице са неизвестни, те не се заменят с инициали, а се изписват така:

Уважаеми господин Петров!

Уважаема г-жо Лисицына!

Ако бизнес писмото отива до организация, нито фамилията, нито името и бащиното име на ръководителя на която не са ви известни, напишете неутрално „Уважаеми колеги“ или „Уважаеми господа“. Не забравяйте да поставите удивителен знак в края, но само един, не е нужно да ги поставяте три или повече пъти, показвайки уважението си, ще изглежда напълно детински.

Текст на писмото

Текстът на писмото е разделен на три части: въведение, основна част и заключение. Не е задължително да е три параграфа, може и повече. Всяка част от текста плавно преминава една в друга. Ако вашата организация няма корпоративен шрифт за писане на тялото на писмото, по-добре е да изберете шрифта Arial или TimesNewRoman, изберете размер 12 или 14. Струва си да започнете да пишете от червената линия, оправдано. Текстът трябва да бъде оправдан. Може да се състои от прости или сложни изречения, като всяко от тях трябва да има някаква идея, а не да е празно. Без вода" бизнес стилне понася реч. Всеки параграф започва с червен ред.

Въведение

Въвеждането може да сочи към писмото на адресата, което е дошло по-рано, на което пишете отговор, или да посочи, че преди това сте се договорили с адресата, че ще изпратите писмо. Ако писмо се пише на човек за първи път и не е имало споразумения, въведението може да бъде пропуснато.

Уводът е едно изречение или дори част от него.

Например:

Към вашия реф. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 г. Ви уведомяваме следното

Според нашето споразумение…

Главна част

Това е част от писмото, където се пише за основното, тоест за същността на проблема. Условно тя може да бъде разделена на две части: "обосновка" и "искане". В обосновката се посочва причината за написването на писмото, в „молбата“ се посочва какво искате да постигнете от получателя на писмото.

„Искане“ трябва да се изпише от нов параграф и от червен ред.

Например:

Изпращаме ви за разглеждане пакет от документи за поддръжката на ТК "Комета" и прилежащата към него територия за юни 2015 г.

Молим ви да прегледате документите, да ги подпишете, да удостоверите подписите с печати и да изпратите един комплект документи на адреса на Cleaning Systems LLC.

Заключение

Писмото трябва да завършва с формула за учтивост, която плавно преминава в подпис, например:

На Ваше разположение,

С дълбока благодарност

Най-добри пожелания

Наличието или отсъствието на заключителна фраза зависи от това колко сте близки с получателя и нататък Корпоративна култураавтора и съдържанието на писмото. Ако вземем например религиозни организации, те завършват писмата си с доста обемни и емоционални фрази. Но ако напишете „С уважение“ в иска, това няма да изглежда подходящо. Затова трябва да помислите дали такава фраза е необходима.

В зависимост от ситуацията, вида и текста на писмото, крайната фраза ще бъде или не. Тъй като тази фраза ще бъде последвана от подпис, трябва да поставите запетая, а не точка. Изключение е, ако авторът на писмото е успял да подреди крайната формула под формата на кратко, но пълноценно изречение. След това в края се поставя точка или удивителен знак.

Не трябва да променяте шрифта, той трябва да бъде същият като в тялото на писмото. Формулата за учтивост се изписва от червения ред. Трябва да се отклоните от основната част или списъка с приложения с 2-3 реда, също подравнени по ширина.

Подпис

Червената линия не е начертана тук. Позицията е написана отляво. Ако е твърде дълго, по-добре е да го разделите на два реда. Инициалите и фамилията са поставени отдясно, подравнени по ръба. В резултат на това между позицията и пълното име получаваме свободно мястоза подпис.

Например:

Главен архитект на OAO Stroy-City A.D. Семенец

Началник клиентски отдел

поддръжка LLC "Telecontact" A.V. Гавриленко

Приложение

Приложението може да бъде документи, които са напълно самостоятелни, носят определена информация, която е необходима в работата. Не забравяйте да посочите всички прикачени файлове към това писмо, номерирайте ги, посочете броя на страниците и копията.

Ако служебното писмо има прикачени файлове, те се изписват след основния текст на писмото, през един празен ред от реда. Думата "Приложение" или "Приложения" е посочена от червената линия, след което трябва да поставите двоеточие. Ако заявките са повече от една, всяка от тях се изписва на нов ред и се номерира. В приложението първо е името, след това броят на листата, копията. Нищо не се променя в дизайна на текста, шрифтът, размерът и подравняването остават същите.

Например:

Приложение: Заявка за участие във фестивала на 1 лист. в 2 екземпляра.

Приложения:

1. Мащаб и критерии за оценка звукови файловеза 3л. в 1 екземпляр.
2. Планът на обучението „Мениджмънт конфликтни ситуации» за 2л. в 2 екземпляра.

Изпълнител

Въпреки факта, че всяко бизнес писмо е подписано от ръководителя на компанията или е упълномощено от него длъжностни лица, самата кореспонденция се води от обикновен обикновен служител, т.е. изпълнител. Именно неговото име и данни за контакт са посочени в тази част.

Информацията за художника винаги се намира в най-долната част на писмото, в последните редове. Изписва се пълното име, бащино име и фамилия на служителя, с нов ред неговият телефонен номер за контакт и още по-долу - имейл адресът. Оставяме шрифта същия.

Например:

Под редакцията на: Антон Соломонович Леприков

Когато писмото е напълно готово, отпечатайте го на бланка и регистрирайте, след което можете да го изпратите.

Как да напиша мотивационно писмо за документи? Да започнем с основните правила:

• на фирмена бланка;
• с дата и регистрационен номер.

Нека разгледаме по-подробно примерно мотивационно писмо за изпращане на документи, на кои основни раздели може да бъде разделен текстът и каква информация трябва да бъде отразена в тях. Раздел с писмо Кратко описание Пример Въведение РезюмеПри изпращане на отговор на иск Заглавие Предмет, определящ целта му Придружително писмо на документи за прехвърляне Адрес Конкретно обжалване до управителя, за предпочитане адресирано, като се посочват името и бащиното име Уважаеми Иван Иванович! Целта на съобщението Кратка формулировкаВ отговор на Вашата рекламация прилагам потвърждение, че посочените изисквания са изпълнени в срока, посочен в Договора за доставка.

Предавателно писмо

Заявката обикновено започва с такива общи фрази като:

• Моля, предайте.
• Моля, потвърдете получаването.
• Моля информирай.
• Моля, бъдете ръководени.
• Моля върнете.

Освен това под основния текст може да има маркировки за приложенията, присъстващи в документа. Те са необходими, за да се улесни обработката на пощата в бъдеще и има по-малък шанс да загубите изпратената документация. Последната част на мотивационното писмо съдържа:

• Подпис на изпращача.
• Позицията на подателя.
• Фамилия, име, бащино име на подателя.

Мотивационното писмо обикновено се издава на специална бланка на организацията.

По-долу е даден стандартен формуляр и примерно мотивационно писмо към документите, чиято версия може да бъде изтеглена безплатно.

Мотивационно писмо за документи

важно

Съставянето на „придружаване“ трябва да започне с уводна фраза: посочете номера на входящата заявка или посочете същността на въпроса, по който се води кореспонденцията. В следващите параграфи на писмото е логично да се посочат основанията за документа: правни актове, клаузи на договора, актове на проверки, инструкции от регулаторни органи и др. Изявлението завършва с молба, предложение или искане.

След изготвянето на текста се посочва списък на приложените документи с номерация, заглавие и реквизити, както и броя на приложените листове. Задължителни подробностимотивационно писмо към документи Как да напишем мотивационно писмо към документи, обсъдихме по-горе. Сега малко за неговия дизайн.

• Заглавка на документа.

Написана на солидна бланка, добре написана и коректно изпълнена, тя не само ще направи добро впечатление на адресата, но и ще изпълнява редица практически функции за подателя:

• обяснете на получателя кой и защо му пише;
• ще поеме информационната роля, освобождавайки приложената документация от семантичното претоварване;
• определя подробно списъка на приложените документи;
• ще спаси пари в бройосвобождаване от излишни пощенски праткис описание;
• ще служи като компактно доказателство за доставката на цяла купчина документи.

Ето колко полезен може да бъде обичайният „акомпанимент“ с правилния подход! Как да напиша мотивационно писмо за документи? Не всеки знае как да напише мотивационно писмо за документи, въпреки че е важно.

Учтив подпис на приложението:

1. Договор за доставка, брой листове.
2. Товарителница, брой листове.
3. Работен ред, брой листове.
4. Снимка на инсталирания банер, броя на листовете.

Ръководител Сидорова Мария Ивановна. Име и контакти на изпълнителя. Пример за мотивационно писмо към документи. Служителите на предприятието трябва не само да изпращат такива искания до контрагентите, но и да ги получават от тях. Логично е служителите на предприятията да разработят Формуляр за входящо мотивационно писмо за документи.

Ще се изисква, ако контрагентът предостави пакета без обяснение. Това често се случва в сътрудничество с отделни лица, но също и за юридически лицатози случай не е изключение. За да оптимизира работния процес, контрагентът ще може да попълни предложения формуляр, в който ще посочи цялата необходима информация.

внимание

С уважение, Максим Колесников, тел. +7-985-23-56-89 Към документите Това писмо се прави във всякаква форма, но трябва да вземете предвид някои точки: Писмото трябва да бъде отпечатано на фирмена бланка. В горния десен ъгъл посочете до кого е адресирано мотивационното писмо. В горния ляв ъгъл трябва да се отпечата изходящият номер с датата на съставяне на писмото.

Не забравяйте да напишете за какво изпращате документите на контрагента. Например, ако изпратите договор за доставка на купувача, тогава посочете, че молите контрагента да се запознае със съдържанието му и след това изпратете договора по пощата с печата и подписа на мениджъра. Освен това имайте предвид, че в случай на несъгласие с някои точки, купувачът може да състави протокол за несъгласие и да го изпрати в два екземпляра.

Примерно мотивационно писмо за документи

Мотивационното писмо е придружаващ документ към изпратената автобиография. Ако изпращате автобиографията си на чуждестранна фирмасъс световна репутация (марка), тогава изискванията за съставяне на придружаващите са доста високи. Документът трябва да бъде съставен на отделен лист; всички подробности, които по-специално включват заглавие, дата на съставяне, име и адрес на получателя, подпис, се поставят в съответствие с правилата за обработка на бизнес писма.
Ако информацията бъде изпратена до електронна поща, тогава мотивационното писмо, както и автобиографията, трябва да бъдат приложени към Word формат. Съдържание Как да напишаЗа автобиографияДо документиДо споразумениеДо изпълнителен лист Как да напиша Съставянето на мотивационно писмо се извършва в съответствие с цялостна структурабизнес писмо.

Директор Петров А. В. Петров Мотивационното писмо е удобно, защото, първо, адресатът няма да може да каже, че не е получил някакъв документ, тъй като писмото съдържа описание на съдържанието на целия пакет документи, които трябва да бъдат изпратени, и второ , съдържа указания на получателя, кои документи трябва да бъдат подписани и кои копия да бъдат върнати. Как да напишем мотивационно писмо Мотивационното писмо обикновено започва с думите:

• Изпращаме ви…
• Ние ви изпращаме…
• Представяме ви…

Мотивационното писмо може да съдържа и искане. В този случай се прилагат следните модели:

• Моля, потвърдете получаването...
• Моля, предайте...
• Моля информирай…
• Моля върнете...
• Моля, ръководете се от ... и т.н.

Към документите се пише мотивационно писмо според общата структура на бизнес писмо.

Примерно мотивационно писмо от физическо лице

Начало → Примерни документи → Бизнес писма → Мотивационно писмо за документи Примерно мотивационно писмо за документи Съдържание

1. Как да напиша мотивационно писмо за документи
2. Примерно мотивационно писмо за документи
3. Изтегли

Мотивационното писмо за документи е писмо, което придружава изпратените документи и съдържа името на документа, който ще бъде изпратен, и по-нататъшните действия на получателя. Мотивационното писмо е полезно, защото:

• първо, това е доказателство за изпращането на определени документи.

Не забравяйте за бизнес етика, включвайки в писмото думи и фрази като „уважаеми“, „молим ви“, „с уважение“. Към договора Попълваме "заглавката" на документа Всеки документ започва с "заглавка". Намира се горе вдясно и съдържа информация на кого и къде изпращате документа.

Посочете изцяло фамилията, името и бащиното име на адресата, неговата длъжност и името на фирмата. Поздрав Поздравът се изписва един сантиметър под капачката и в центъра на листа. За поздрава се използва по-голям шрифт, отколкото за заглавния и основния текст.

Обикновено поздравът започва с думите: „Скъпи…..“. Винаги формата на обръщение към дадено лице трябва да бъде официална. Обръщайте се изключително по име, бащино име и „вие“.
Основен текст Посочете в тялото на писмото какъв документ изпращате и защо. Целта на пратката трябва да е ясна. Ако договорът има номер и дата, това трябва да бъде посочено в текста.

Мотивационно писмо до данъчната служба по индивидуална проба

Изпращаме Ви два екземпляра от договора за предоставяне на информационни услуги, подписан и подпечатан от нас. Предлагаме да разгледаме този проект и при съгласие да подпишем договорите, като върнем един от подписаните екземпляри на нашия адрес. Приложение: проект на договор в 2 екземпляра по 6 листа всеки.
Мотивационно писмо за искове – необходимо ли е? Понякога възниква ситуация, когато е необходимо да се изпрати иск до страна по договор, която не изпълнява задълженията си. Обикновено всички изисквания, обосновки и приложения са посочени директно в иска. Изглежда, за какво може да е необходимо мотивационно писмо? Факт е, че искът може да стане не само официално доказателство в съда, но и в някои случаи изпълнителен документ. То трябва да посочва юридически правилни и значими неща, но не носи комуникативна функция.