Законодателството не установява пряка необходимост от поддържане на тази документация, но член 15 и член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация показват, че официалната работа в предприятието се определя от таблицата с персоналана които се разчита трудов договор.
На първо място, подробностите са посочени в текста (Име на организацията, OKPO, номер на документа и дата). Освен това цялата информация е включена в таблицата.:
Какви са установените стандарти?
Единственото нормативно изискване е поддържането на документа в съответствие с унифициран формуляр № Т-3.
справка.Таблицата с персонала може да бъде съставена от всеки служител в организацията, ако тази функция му е възложена. Но за това в без провализдаде заповед от ръководството.
Къде мога да намеря ръководството и какво съдържа?
Законодателството не определя рамка за продължителността на документа. Но по правило се рисува за една календарна година. За да се опрости този процес, се създава инструкция за работа в офиса. Инструкциите съдържат следната информация:
Полезно видео
Какво е таблица с персонал и как да я съставите правилно - подробно видео:
Заключение
Таблицата с персонала е важен документ във всяка компания.. Наличието му е задължително, но няма строги изисквания към дизайна и съдържанието на законодателството. При проверки, труд и данъчни проверкиможе да го поиска и в случай на липса да глоби предприятието.
В допълнение, документите могат да станат доказателство за легитимността на поведението на работодателя по време на съкращения и съкращения, ако делото стигне до съда. Следователно компетентният подход към воденето на записи ще бъде от полза само за компанията.
Таблицата с персонала е задължителен документ за персонала, който всяка организация трябва да притежава. Обикновено се използва формулярът T-3, но можете също да разработите свой собствен формуляр, като вземете предвид характеристиките на организацията.
Кадри за IP.Кодексът на труда на Руската федерация изяснява, че работодател (няма значение: индивидуален предприемач или LLC), който е сключил трудов договор със служител, е длъжен да има щатна таблица. Въпреки това, няма недвусмислена индикация за IP, за разлика от организацията.
Ето защо някои счетоводители препоръчват във всеки случай да има щатно разписание, а друга част - да го съставят с броя на служителите над 3-4 души. Въпреки че на практика има много индивидуални предприемачиигнорирайте този документ.
Формуляр T-3 включва информация за подразделенията на организацията, името и броя на персонала в съответствие с класификатора на професиите и длъжностите (OKPDTR), ставки на заплатите (заплата, надбавки). Също така за всички позиции се вземат предвид общите месечни разходи за заплати.
Таблицата с персонала се съставя от началото на годината или от началото на дейността на организацията и се одобрява със заповед на ръководителя. Валидността на документа може да бъде всякаква - например една година или няколко години, в зависимост от решението на мениджъра.
Ако в хода на дейността на организацията възникнат сериозни кадрови промени(брой щатни единици, длъжности, тарифни ставки), тогава би било рационално да се разпореди на ръководителя да промени текущото щатно разписание, а не да одобрява ново.
Въпреки това, когато намаляване на масатаработници, разбира се, по-добре е да се състави нов график. Формуляр T-3 се попълва от служители по персонала или счетоводители.
Таблицата с персонала е важен документ за персонала, който съдържа най-пълната информация за всичко, свързано с персонала на организацията. Данните са представени в контекста структурни подразделенияи отделни щатни единици, като се посочва техният брой и основни данни за всяка длъжност, като заемана длъжност, размер заплатиИ така нататък.
Основната стойност на този документ е, че той е удобен инструмент не само за счетоводство, но и за управление на структурата на персонала на предприятието, тъй като въз основа на информацията, съдържаща се в него, е много удобно да се анализират показатели, характеризиращи ефективността на труда, както и разработване на начини за оптимизиране на използването на трудовите ресурси .
Таблицата с персонала е унифициран документ за счетоводството на персонала на организацията, съдържащ данни за неговите:
- Структура на персонала.
- Официалният състав.
- Броят на служителите.
- утвърдени заплати и надбавки.
- Друга необходима информация.
Формата му е утвърдена през 2004 г. и се съдържа в Албума унифицирани формидокументи обаче може да се изготви произволно, при условие че се пази като част от задължителните данни.
Заедно с задължителни реквизитисъдържащи се във всички унифицирани форми на документи за персонала, следните показатели трябва да бъдат включени в таблицата с персонала:
- Наименование и код на структурната единица.
- Длъжност.
- Броят на персоналните единици.
- Дължими заплати и надбавки.
- Общата сума на заплатите.
- Забележка.
Таблицата с персонала може да бъде съставена в две версии: текуща (въз основа на съществуващи данни) и планирана.
Кадрови функции
Щатното разписание съдържа комплект съществена информацияотносно персонала, както в цялата организация, така и по нейните структурни и щатни звена. Така наред със задачите кадрови досиета, предоставя информационна база за ефективна работав областта на управлението на персонала. Пълнотата и детайлността на данните, представени в този документ, служи като основа за разработването и приемането управленски решенияна всички нива.
Като основни характеристики персоналняколко могат да бъдат идентифицирани. Щатно разписание:
- Демонстрира организационната структура на предприятието.
- Той е един от най-важните източници на информация за анализ на съществуващата структура на персонала.
- Съдържа данни за числеността на персонала общо за предприятието и в разрез на отдели и длъжности.
- Предоставя моментна снимка на информация за заплатите.
- Отразява текущите нужди от обяви за работа.
Таблицата с персонала в предприятието може да бъде съставена от всеки служител, на когото ръководството е поверило тази функция. Назначаването на служител, отговорен за изпълнението на тази функция, се установява със заповед на организацията. Формата на самата таблица за персонала е фиксирана по подобен начин, докато в заповедта (инструкцията) на ръководителя на предприятието за нейното одобрение трябва да бъдат посочени всички подробности, включени в нея.
Щатното разписание е съставено без да се посочват имената и други индивидуални характеристики на служителите, работещи в предприятието, и съдържа информация за организационна структурас посочване на длъжностите им, както и имената на структурните звена.
Всички изисквания относно периода, през който може да бъде валидно щатното разписание, в законодателни актове Руска федерацияне е инсталирано. Това означава, че всяка организация има право самостоятелно да определя честотата на своето одобрение въз основа на спецификата на дейността си.
Що се отнася до условията за съхранение на щатните таблици, те са определени в Списъка на типичните управленски архивни документи, както следва:
- За институциите, чиито документи влизат в държавните архиви – постоянно.
- За останалите организации - до три години.
Таблицата с персонала е документ, който определя броя на служителите на организацията с разпределението на звената по длъжности и структурни подразделения. Стандартното съдържание на този документ също включва информация за официални заплати, надбавки и месечен фонд работна заплата в предприятието.
Графикът рационализира структурата на персонала на компанията, помага да се планират разходите за труд, да се организира работата на службата за персонал. Ако е необходимо, той служи като доказателство за легитимността на отказа за работа (причината е липсата на безплатни тарифи). Но по-често се използва за обосноваване на законността на съкращенията във връзка с намаляване на броя или персонала. В случай на искове от страна на намалената организация, организацията може да защити своите интереси, като представи в съда, инспекция по трудакадрово осигуряване на служители. Въз основа на този документ работодателят потвърждава невъзможността да предостави на уволнения служител друга длъжност.
Процедурата за формиране на персонала
Федералната служба за държавна статистика на Руската федерация инструктира предприятията от всички форми на собственост да разработят и приемат персонал за управление на досиета на персонала (Указ № 1 от 15 януари 2004 г.) Разработва и актуализира структура на персоналаслужител, който има това задължениев описание на работата. Ако е необходимо, директорът може да възложи такова задължение на служител по персонала или счетоводител, както и да поеме тази работа върху себе си (със заповед).
Обикновено щатното разписание се изготвя една година предварително и от момента на утвърждаването му със заповед на директора става местен нормативен акт, въз основа на който се изгражда управление на досиета на персоналав предприятието. Регистрацията на нови служители, вътрешните премествания трябва да се извършват в съответствие с наличните звена в персонала. И така, наименованията на длъжностите и структурните подразделения в трудовия договор, заповедта за наемане трябва да бъдат въведени така, както са записани в щатното разписание.
Позволени са корекции в наличността, ако е необходимо. Ако те са значителни, ръководството може да реши да формира нов график. При незначителни промени, както и при липса на такива, не е необходимо повторно одобряване на документа от началото на следващата календарна година.
Как да съставим таблица за персонала
За проектирането на структурата на персонала е предоставен унифициран формуляр T-3, одобрен от Roskomstat (можете да изтеглите формуляра за персонал). Компанията има право да разработи собствен формуляр, но той трябва да съдържа задължителните полета:
- наименование на структурни подразделения;
- списък на длъжностите във всеки отдел;
- броя на разкритите звена в държавата за всяка специалност;
- официални заплати;
- добавки към заплатата;
- общия брой на щатните единици;
- размер на заплатите на месец.
Документът е датиран два пъти: датата на съставяне и одобрение (те могат да бъдат еднакви). Периодът на валидност на таблицата с персонала също е посочен, например от 1 януари 2015 г. до 31 декември 2015 г., въпреки че не е необходимо да се определя крайна дата.
Помислете за процедурата за съставяне на таблицата с персонала:
- Името на фирмата в съответствие с регистрационните документи.
- Заглавие на документа, дати на създаване и подписване.
- Колона № 1 - наименованието на единиците. Частните фирми могат да въвеждат списъка и имената на структурните отдели по свое усмотрение. Държавни фирмии предприятия от специални условиятруда трябва да се ръководи от секторни и общоруски нормативни документи- класификатори и справочници. Това изискване се дължи на наличието на обезщетения и гаранции за определени категории работници. Имената във формата Т-3 се пишат в именителен падеж.
- Колона № 2 е код на подразделение, който се присвоява на всеки от отделите за удобство при изграждане на йерархия и използване на цифрови обозначения в документите.
- Колона No 3 - длъжност (професия, ранг) - на осн държавна класификация OKPDTR. Позициите са изброени в низходящ ред (от най-високата към най-ниската).
- Колона № 4 - броят на предвидените щатни единици за всяка длъжност се определя въз основа на нуждите на организацията. Могат да бъдат посочени частични ставки (0,5; 0,75).
- Колона № 5 - заплата или тарифна ставка, установена за конкретна длъжност, в рубли. Допустимо е да се посочи не конкретна стойност, а диапазон на заплатите за диференциране на възнаграждението на работниците, заемащи една и съща длъжност, но с различна квалификация.
- Колони 6 - 8 се използват за посочване на увеличенията на заплатите в рубли.
- Колона No 9 - общият размер на месечното възнаграждение за позицията.
- В колона № 10 се вписва като забележка информация за наличието на свободни позиции.
Ако компанията не използва схеми за заплати въз основа на заплата, тогава единиците, използвани за изчисляване на плащания, например лихва, се вписват в „паричните“ колони.
Могат да се правят допълнения (допълнителни полета) към формуляра за персонал, но е невъзможно да се намалят необходимите колони в унифицираната форма: непотърсените колони просто не се попълват.
„Персоналът“ може да се състои от няколко листа. В този случай документът е подшит с телбод, листовете са номерирани и нататък обратна странаСъставя се потвърдителен надпис с подпис на директора и печат. На самия формуляр печатът на организацията не е необходим, а подписите на ръководителя, главния счетоводител, ръководителите на отдели се поставят на последния лист в предвиденото за това поле. Ако е необходимо, отговорните лица могат да се подпишат на всяка страница, след което всяка от тях трябва да бъде допълнена със съответния ред.
Можете да съставите таблица с персонал въз основа на извадката, представена на нашия уебсайт.
Извършване на промени в щатното разписание
При необходимост могат да се правят различни промени в структурата на компанията: откриване и закриване на поделения, въвеждане на нови длъжности, увеличаване на заплатите и др. Всички тези промени трябва да бъдат записани в таблицата с персонала на организацията. Можете да направите това по два начина:
- Формирането и утвърждаването на нов "персонал".
- Създаване на поръчка за корекция на документа.
Във втория случай поръчката трябва да съдържа причината за корекцията:
- реорганизация на фирма;
- оптимизиране на структурата на персонала;
- разширяване или намаляване на производството;
- промени в законодателството и др.
Промяната в персонала е последвана от въвеждане на нови записи в кадрова документация: трудови книжкислужители, лични карти (с писмено съгласие на персонала).
В някои случаи се изисква подписване на допълнително споразумение към трудовия договор, например при промяна на частта от заплатата. Служителите се уведомяват за такива събития 2 месеца предварително, а други промени в щатното разписание се съобщават на персонала след тяхното одобрение.
Редовна подредба
За оперативно управлениеперсоналът в много, особено големи предприятия, има документ в обращение, наречен "персонал". Това е същата таблица с персонал, но съставена в свободна форма и съдържаща данните, необходими на работодателя за удобство. кадрова работа, например:
- имена на служители, заемащи конкретни длъжности;
- заплати и надбавки за всеки служител („щепсел“ от заплати може да бъде написан в таблицата с персонала и това е посочено в споразумението);
- персонални номера;
- работен опит;
- важна информация за служителите;
- наличие на безплатни тарифи и всяка друга информация, изисквана от службата за персонал.
Списъкът на персонала се различава от графика по динамиката на неговото съдържание: промените се правят в него в текущия режим, без заповед и одобрение от ръководителя.
състояние регламентиопределя основния списък от документи, които всеки работодател трябва да притежава, независимо от правната форма. Списъкът на тези документи включва таблицата с персонала. Въпреки че няма пряко указание за това в законодателството, персоналът се споменава в няколко члена Кодекс на труда RF, което косвено потвърждава необходимостта от неговото присъствие.
Какво е персонал
Таблицата с персонала е един от основните документи на всички организации. Съдържа информация за структурата на предприятието, длъжности и численост на персонала.
В тези организации, където системата за възнаграждение е ограничена само до заплати, това е основният документ за заплати.
Въз основа на това, което е попълнено
Ако организацията току-що е започнала своята дейност и таблицата с персонала се съставя за първи път, тогава би било препоръчително първо да се разгледа списък с необходимите позиции и да се изготви документ, регулиращ възнаграждението.
Отговаря за съставянето
Таблицата с персонала се съставя от всеки служител, на когото е поверено това. По правило това е служител на отдела за персонал или счетоводител.
Въведение в този документ
Тъй като таблицата с персонала не е местен нормативен акт на организацията (параграф 7 от писмото на Rostrud от 15 май 2014 г. N PG / 4653-6-1), работодателят не е длъжен да запознава служителите с таблицата с персонала.
Основни изисквания
Щатното разписание е в списъка с унифицирани формуляри, където преминава под буквата Т-3. Повечето организации използват този формуляр, тъй като той съдържа всички необходими колони и колони.
Но използването на този формуляр не е задължително, има само консултативен характер, въпреки че има много спорове по този въпрос. Последната точка по този въпрос беше поставена с писмо на Rostrud от 23 януари 2013 г. N PG / 409-6-1. Той директно посочва, че организациите имат право да разработват свои собствени форми на този документ и да ги използват, основното е да се вземат предвид изискванията на закона.
По-специално чл. 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че трудова функцияслужителят се определя в съответствие с длъжността, професията, посочена в таблицата с персонала. Тоест имената на длъжностите трябва да бъдат включени в този документ.
Как да попълните таблицата с персонала за LLC и IP
Реквизити
- пълното име на организацията трябва да бъде посочено в пълно съответствие с учредителните документи;
- OKPO, това е 8-цифреният код на организацията. Тези данни се съдържат в информационно писмостатистически органи, които трябва да има във всяко предприятие;
- номер на графика. Тук няма ясни изисквания. Можете да използвате непрекъснато номериране, можете да започнете всяка година с числото 1 и да посочите годината чрез дроб, можете да използвате всеки друг метод на номериране.
- Дата на изготвяне. Посочва се действителната дата на съставяне, тя може да се различава от датата на влизане в сила на таблицата с персонала (например таблицата с персонала, съставена през декември на текущата година, влиза в сила на 1 януари следващата година);
- посочва се срокът на действие на щатното разписание, най-често 1 година, и от коя дата влиза в сила;
- в горния десен ъгъл се поставя печатът „Одобрен“ и се посочват подробностите за заповедта за одобрение и въвеждането на щатното разписание. Върху печата "Одобрен", като правило, се поставя печатът на организацията, въпреки че това не е фиксирано от закона.
Щатно разписание за 2019 г
Формулярът може да бъде изтеглен от всеки легална системакато консултант или гарант. Като правило се предлага да изтеглите формат Word или Excel, тук няма фундаментална разлика, но е по-удобно да го проведете в таблична форма, тъй като формулите могат да бъдат въведени в съответните клетки и документът ще изчисли брой на щатните единици и ведомостта.
Процедурата за попълване на формуляр T-3
Колона 1 "Наименование на структурната единица"
Структурните подразделения включват клонове, представителства, цехове, отдели и др.
Те обикновено започват с топ мениджърски звена, след това счетоводни и финансови услуги, производство и икономически услуги.
Например: борд, финансов и инвестиционен отдел, икономически отдел, търговски отдел и др.
Колона 2 "Код на подразделението"
Тук кодирането се определя по същия принцип, който се използва в първата колона и показва подчинеността на структурните звена. Например отдел "Финанси и собственост" - код 02, подчинените му счетоводни и икономически отдели ще имат съответно кодове 02.1 и 02.2. Тази колона рядко се попълва, предимно на много големи предприятия. И може да бъде напълно изключен от документа.
Колона 3 "Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификация"
Длъжностите се вписват в именителен падеж и единствено число, изцяло, без съкращения.
Работодателят има право да определя наименованията на длъжностите, с изключение на тези, свързани с трудни и вредни условиятруд и получаване на държавни помощи (ранна пенсия). Тези позиции трябва да бъдат въведени в съответствие с квалификационния и тарифен указател, или професионални стандартикоито в момента са в процес на разработка.
Колона 4 "Брой щатни единици"
Тук е посочен броят на щатните единици за всяка длъжност, той може да бъде както цяло число, така и дробно, например 05 или 0,25 ставки, което означава, че работното време за такава позиция се намалява два или четири пъти.
Забележка: при посочване на длъжности и щатни единици, работодателят има право да посочи произволна бройка, независимо от действителния персонал. Тоест, той може да добави 3 единици счетоводител към щатния списък, но да наеме 2, а 3 единици могат да останат незаети колкото иска.
Изключение прави щатната единица, която е запазена за квотата за инвалиди. Неговото свободно място трябва да бъде докладвано на органите по заетостта.
Колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и т.н., rub."
Всичко зависи от системите за заплащане, приети в организацията. Тук могат да се поставят заплата, тарифна ставка или различни проценти и коефициенти.
Ако не е възможно да запишете конкретни числа, тогава можете просто да посочите формата на възнаграждение "на парче", "акорд". Но след това в следващите колони трябва да има връзка към Наредбата за възнаграждението или друг документ, в който е разписана ведомостта.
Колони 6,7,8 "Доплащания, разтривайте."
Попълва се в съответствие с Правилника за заплатите и други местни нормативни документи. Това обикновено е посочено тук:
- надбавка за нощен труд;
- почистване на бани;
- северни надбавки;
- други надбавки и надбавки.
В тези редове можете просто да посочите документа, в който е написано всичко това, особено ако има много надбавки. Единственото нещо, което не е посочено в тези графи, са надбавките, които се начисляват върху цялата заплата. Например премия, която се плаща в размер на определен процентот всички предварително начислени суми (заплата или тарифна ставка плюс надбавки).
Колона 9 "Общо за месец"
Тази колона може да се попълни само ако в колони 5-10 сумите са написани в рубли и за същия период от време (рубли / ден, рубли / час), в противен случай или тире, или сумата само на заплатата, умножена по е поставен брой щатни единици.
Колона 10 "Забележка"
Тук може да се посочи местно-нормативен акт, уреждащ заплатите, минимален размерплащане, ако е установено (например плащане на парче и бележката посочва: „най-малко 10 000 рубли.“)
Както бе споменато по-горе, работодателят може да изключи колони, които са ненужни за него.
Примерно попълване на щатния формуляр T-3
Неща, които трябва да запомните
Когато попълвате колона 5 от таблицата с персонала, трябва да запомните, че така наречената "вилица" на възнаграждението не може да бъде поставена в таблицата с персонала. Тъй като законово е установено, че равен труд- равно заплащане (член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Тоест, ако в едно звено има 2 щатни бройки счетоводител, тогава заплатата или тарифната ставка трябва да бъдат еднакви. Но можете да зададете индивидуални надбавки и надбавки.
Кой подписва
Формуляр T-3 предвижда два подписа под таблицата с персонала: служител на отдела за персонал и главен счетоводител. Ако някоя категория липсва, тогава можете да преминете с един подпис или да назначите други лица по съответния ред за организацията.
Условия и място на съхранение
Оригиналната таблица с персонал се съхранява в отдела за персонал или в счетоводния отдел, това се определя от документооборота на конкретна организация. Във всеки случай, ако оригиналът е в отдела за персонал, тогава трябва да има копие в счетоводния отдел и обратно.
Съгласно ал. "а" чл. Раздел 71 1.2 "Организационни основи на управлението" на Списъка на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейностите правителствени агенции, местни власти и организации, като се посочват периодите на съхранение (одобрено със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558), таблицата с персонала се съхранява в организацията постоянно.
Промяна
Законодателството не установява продължителността на таблицата с персонала, следователно тя може да бъде единствената през целия живот на предприятието и всички промени и допълнения ще бъдат направени с отделни заповеди за промяна на таблицата с персонала.
Самият работодател решава да промени данните в таблицата с персонала, в този случайне е ограничен във времето и броя на промените. Изключения са случаите законовкато организиране на събития. В този случай срокът за извършване на промени се определя от Кодекса на труда.
Резултати
Таблицата с персонала е един от основните документи на предприятие от всякаква форма на собственост, съдържащ важни документи. Тъй като няма аналози в документооборота този документ, то поддържането на щатното разписание е не само задължително, но и необходимо за оптималната организация на предприятието.
Видео - как да съставите таблица за персонала за предприятие в програмата 1C: