Информационното писмо е документ, чиято цел е служебно ползване, тъй като съдържа информация от официален характер. Броят на параграфите в текста на писмото може да варира от няколко реда до няколко раздела или същността му може да бъде изложена на повече от една страница.
Изготвяне
Съгласно правилата за работа в офиса, ръководителят на организацията или институцията поставя подпис върху документа. В някои случаи масово изпращане по пощатаинформационно писмо (до определен брой бизнес партньори или клиенти), текстът не може да съдържа собственоръчен подпис на ръководителя на предприятието.
Има стандартни форми този документ, които могат да имат консултативен характер или да отразяват различни видове предложения. официално писмо от важна информациямогат да се изпращат с цел запознаване на адресата с промените и нововъведенията, настъпили в рамките на законодателна рамкаи разпоредби за различни цели.
Ако към писмото са приложени допълнителни документи (сертификати, инструкции, регламентии т.н.), тогава бележката трябва да споменава името на всяко от приложенията и броя на страниците в него.
Правилата за издаване на информационно писмо са идентични с правилата относно принципите за издаване на всяко делова кореспонденция.
(Размер: 27,0 KiB | Изтегляния: 7 176)
(Размер: 32,5 KiB | Изтегляния: 19 812)
Примерно писмо за промяна на данните за организация е правно значимо съобщение, предназначено да уведоми контрагентите за значителни променикоито са се случили в предприятието: например за преместване в друга банка или промяна на правната форма. В такива случаи данните за плащане на компанията се променят. Така че подобни промени не водят до колапс стопанска дейност, е необходимо да уведомите контрагентите за тях своевременно.
Промяна на буквата банкова информациясе отнася до правно значими съобщения, чието определение е дадено в член 165.1 от Гражданския кодекс на Руската федерация. въпреки това унифицирана формаза този тип делова кореспонденцияне съществува. Следователно те се съставят в произволна форма. Има обаче практически насоки за писане на такива бизнес писма- използвахме ги при съставянето на примерно уведомление за промяна на банковите данни.
Кой трябва да бъде уведомен за промени?
При сключване на различни споразумения с предприятия и предприемачи се посочват данни за плащане, според които е необходимо да се прехвърлят всякакви средства. Ако тази информация се промени, компанията трябва да уведоми:
- бизнес партньори;
- доставчици;
- клиенти;
- клиенти;
- други контрагенти.
В същото време не е необходимо да изпращате примерно известие за промяна в банковите данни на организацията до данъчната служба, тъй като самата банка ще прехвърли необходимата информация на отдела.
Примерно писмо с информация за промяна на банковите данни на организацията
Упълномощените служители на компанията, обикновено служители на правния отдел, отговарят за изготвянето на известието. Въпреки факта, че документът е съставен в свободна форма, той трябва да съдържа следната информация:
- име, адрес, телефон на фирмата на изпращача;
- наименование на фирмата и упълномощено лице на адресата;
- дата и място на съставяне на документа;
- текст, описващ същността на промените и мерките, които се препоръчват да бъдат предприети във връзка с тях;
- датата, от която старата информация престава да бъде валидна;
- нови данни за плащане;
- дата на подписване на документа, трите имена, длъжност, подпис на отговорното лице на подателя.
Документът може да бъде издаден на стандартен лист А4 или фирмена бланка. Текстът може да бъде написан на ръка или на машина, не е необходимо да се заверява с печат. Примерно писмо за промяна на банковите данни на организацията е представено по-долу.
За да защитите компанията от възможни конфликти с партньори, най-добре е да използвате препоръчана поща с известие, както и да запишете факта на изпращане в дневника на изходящата кореспонденция.
Примерно известие за промяна на данните на организацията
В някои случаи компанията може да промени други характеристики, например:
- Име на фирмата;
- организационно-правна форма (Да речем, че LLC се трансформира в JSC);
В този случай трябва да се изпрати и уведомление.
Примерно информационно писмо за промяна на детайли
В някои случаи контрагентите ще трябва да подпишат и допълнително споразумение.
Какво се случва, ако не уведомите контрагентите
Ако в възможно най-скороне уведомяват контрагентите за промяната в данните за плащане, те няма да могат да осигурят навременното прехвърляне на необходимите плащания. Освен това получателят на преводите няма да може да изисква плащането на неустойки и глоби, тъй като вината за забавянето ще бъде негова. Това означава, че обръщането към съда по този въпрос няма да доведе до неговото положително решение.
В случай на промяна на банковите данни, компанията трябва да информира контрагентите за това. Ако не направите това, банката може да не кредитира разплащателната ви сметка пари в бройот купувачи и клиенти или парите ще отидат при неактивните. В най-добрия случай ще трябва да изчакате дълго време за връщането им на платеца и след това да ги прехвърлите отново. А при отнемане на лиценза парите могат да се загубят и ще бъде много трудно да се върнат дори по съдебен път.
Информационното съобщение е написано в произволна форма. В него трябва да се посочи причината за промяната в разплащателната сметка и обслужващата банка, датата, от която следва да се прилагат, както и да се посочат новите. За да може контрагентът да вземе предвид правилно всички корекции, уведомлението трябва да отразява:
- Име на фирмата;
- името и адресните данни на получателя на писмото;
- номер и дата на договора с контрагента;
- нова информация за плащане.
Примерно писмо за промяна на банковите данни на организацията
Примерно информационно известие
Промяна на име или правна форма
При промяна на името или правната форма на дружеството е необходимо да се уведомят и контрагентите. Всъщност в тази ситуация следните данни за плащане на предприятието могат да се променят:
- само организационна и правна форма (например при промяна на формата на OJSC на JSC или PJSC в съответствие с федерален законот 05.05.2014 г. № 99);
- Име на фирмата;
- TIN (например при промяна на правната форма от CJSC на LLC).
Тъй като тези фирмени данни са важни за кредитиране и дебитиране на средства от разплащателната сметка на организацията от банката, също така е важно незабавно да уведомите контрагентите за тяхната промяна. Препоръчително е към известието да прикачите регистрационен лист в Единния държавен регистър на юридическите лица, издаден от Федералната данъчна служба.
Банковите данни могат да се променят по инициатива на титуляра или по независещи от него причини. Например, номерата на сметки се променят, когато се правят промени в правилата за поддръжка счетоводствобанкови институции или по технически причини.
Ако номерът на разплащателната сметка е променен по инициатива на банката, данъкоплатецът не е длъжен да информира данъчния орган за това. Ако е налице прекратяване на договора за обслужване на банкова сметка или а нов договор, компанията трябва да уведоми данъчен офис. Това задължение е предвидено в чл.32 Данъчен кодекс RF. Данъкоплатецът трябва да уведоми писмено данъчната служба за откриването и закриването на банкови сметки за сетълмент в рамките на 7 дни от датата на откриване или закриване.Примерно уведомление за промяна на банковите данни за данъчните власти има задължителна форма, одобрен със заповед на Федералната данъчна служба от 21 април 2009 г. №.
Промяната на данните за банковите сметки не изисква съгласие от всички страни за договорни задължения и изменения в договора. Достатъчно е предприятието правилно да уведоми своите контрагенти. Ако кредиторът не е уведомил длъжниците за промените в реквизитите, тогава длъжникът има право да извършва плащания по предишни сметки, които са му известни. В този случай всички трудности, свързани с такова плащане, трябва да бъдат разрешени от кредитора. Той няма да може да изисква от длъжника да плати задължението по нова сметка, ако парите не пристигнат, както и да налага санкции за забавено плащане. При промяна на данните за акаунта препоръчва се да се съобщават актуализирани данни на контрагентите и регулаторните органи възможно най-скоро.
Характеристики на регистрация на писма за промяна на реквизити
При откриване на друга разплащателна сметка е достатъчно фирмата да изпрати информационно писмо до своите партньори за промяната на банковите данни. В някои случаи, например, когато сумите на транзакциите са много големи, е възможно да се състави допълнително споразумение към основния договор, за да сте сигурни, че контрагентът е наясно с промените, но това не е необходимо. Сключването на допълнително споразумение е задължително само ако такова задължение е предвидено в основния договор. Писмо за промяна на данните се изпраща на партньорите в случай на промени в такива данни:
- Име на фирмата;
- фирмен код;
- разплащателна сметка;
- име на банката;
- Банков код на ПФИ.
Този документ е в процес на съставяне индивидуално за всяка ситуация.Законодателството не предвижда конкретна форма на документа, но примерно писмо за промяна на банковите данни на организацията има елементи, които са задължителни за всички случаи.
- Писмото се съставя на фирмена бланка, трябва да се посочи датата на съставяне и изходящият номер.
- Посочва се адресат - името на фирмата контрагент.
- Препоръчително е да се свържете лично с всеки от партньорите, за които са написани фамилията, името, бащиното име и заглавието на длъжността на ръководителя.
- След това се съставя текстът на писмото, като се посочват новите релевантни данни и се обясняват причините за тяхната промяна.
- Също така е препоръчително да се отбележи в текста, че промяната на банковите данни не засяга партньорствата, не променя или отменя задълженията на страните и да посочи датата, от която старата банкова сметка престава да работи.
- В края се поставя подпис, посочва се длъжността и фамилията, името, бащиното име на лицето, подписало уведомлението.
Писмото може да бъде доставено лично или изпратено по пощата с уведомление. Тъй като писмото е едностранен документ, доставчикът трябва да има потвърждение, че купувачът го е получил. Ако се предава лично или чрез офиса на контрагента, тогава е необходимо да се предвиди, че върху втория екземпляр се поставя знак за получаване на писмото.
Според данните, посочени в договора, клиентът превежда средства за задълженията, изпълнени от изпълнителя, изпраща кореспонденция, проверява валидността на документите. Ако се открият несъответствия и няма известие за иновации, проблемите ще възникнат преди всичко с доставчика. Факт е, че от правна гледна точка купувачът прави всичко правилно, което означава, че той не носи отговорност за неполучаването на пари и книжа от крайния адресат.
Поради това доставчикът е длъжен да информира клиента за всяка промяна в неговите данни възможно най-бързо, като изпрати съответния документ.
Ами реквизита
Нека анализираме какви основни данни трябва да посочите, когато съставяте примерно писмо за промяна на банковите данни на организацията. Отделно обща и банкова информация. Първата група информация включва:
- име;
- TIN и KPP;
- ОГРН;
- местоположение;
- пощенски адрес;
- информация за лидера.
Данните за плащане са следният списък:
- разплащателна сметка;
- Име на банката;
- кореспондентска сметка.
Примерно писмо за промяна на банкови данни
Как да съставя писмо
В Закон № 44-FZ няма унифицирана форма. Трябва обаче да обърнете внимание на редица характеристики.
Желателно е да се изготви примерно информационно писмо за промяна на банковите данни на организацията върху бланката на организацията. В този случай кореспонденцията ще бъде по-официална, за разлика от обикновен лист А4.
В самия формуляр пише следното:
- Име на получателя, пълно име и длъжността на отговорното лице.
- Името на документа.
- Град, в който е съставен документът, дата и изходящ номер (ако има такъв).
- Съобщение за нови данни.
- Датата, от която промените влизат в сила.
- Допълнителна информация.
- Подпис на управителя на доставчика, печат (ако има).
Формуляр за писмо за попълване
Как да напиша известие
Можете да изтеглите нашето примерно известие за промени в банковите данни от връзките по-долу или да разработите свое собствено. За да направите това, посочете:
- причината за промяната на детайлите. Например, че закривате акаунт и отваряте нов;
- денят, в който старата сметка е затворена;
- деня на откриване на новата сметка;
- датата, от която трябва да се извършват плащанията по актуална информация;
- информация за новата сметка (име на банката, нейния BIC, номер на сметка и кореспондентска сметка в банката).
Ръководителят на дружеството или упълномощено от него лице може да подпише образец на уведомление за промяна на банковите данни на организацията.
Изтеглете формуляра за уведомяване за промени в банковите данни
Изтеглете попълнен образец на уведомление за промяна на данните
Как да уведомите клиента за промени
След като изпълнителят разбере началната дата на новата информация, той изготвя примерно известие за промяна на банковите данни на организацията.
Можете да го предадете лично на клиента или да използвате пощенската услуга. За да уведомите своевременно купувача, можете допълнително да му изпратите копие на в електронен формат. Въпреки това, формата на документа, която е определена в държавния договор (например писмена), ще се счита за валидна.
Получаването на съобщение на такъв адрес означава получаването на съобщението от самия контрагент, до доказване на противното.
При изпращане на уведомление проверете дали в договора е уговорен изключителен адрес на контрагента за изпращане на правно значими съобщения. Това може да включва имейл адрес. Ако адресът е договорен, изпратете известие до него. Изключение е, ако знаете (трябва да знаете), че е ненадежден (параграф 64 от Указ на Пленума на въоръжените сили на Руската федерация от 23 юни 2015 г. № 25).
Ако в договора не е посочен такъв адрес, изпратете известие на посочения адрес:
- в Единния държавен регистър на юридическите лица, ако контрагентът е образувание;
- в USRIP, ако контрагентът е индивидуален предприемач.
Ако уведомлението е доставено на този адрес, то се счита за получено, дори ако лицето не се намира там (клауза 3, член 54, клауза 3, член 23 от Гражданския кодекс на Руската федерация).
Когато изпращате допълнително споразумение, спазвайте същите правила, както при изпращане на известие. Въпреки това, ако в договора е уговорен имейл адрес като изключителен адрес за изпращане на правно значими съобщения, все пак трябва да изпратите на насрещната страна по куриер или по пощата проект на допълнително споразумение, подписано от вас. На електронна пощав този случай препоръчваме да изпратите известие за промяна на банковите данни и да посочите, че сте подготвили, подписали и изпратили допълнително споразумение към договора по куриер (поща) до адреса на контрагента.
Изпълнителят трябва да се увери, че купувачът е приел този документ. Това може да стане като поискате от адресата входящ номер и дата или разписка за получаване. В противен случай, по време на срока за доставка на известието, той може да преведе пари по старата ви разплащателна сметка.
Когато можете да правите без писмо за промяна на детайлите
Още на етап кандидатстване за участие в обществени поръчкипотенциалният доставчик е длъжен да предостави обща и банкова информация. Това е необходимо за изготвяне на договор след търга. Съответно, ако организацията по време на подготовката на търга е в процес на промяна на някоя от горните данни, тогава тя следва да посочи новите данни в заявлението. Освен това такава информация ще стане достъпна за клиента само след отваряне на пликовете (отваряне на достъп до електронни документи), когато вече не е възможно да се правят промени. Трябва да се помни, че преди крайния срок за подаване на конкурентни, търгови заявления, участникът може да оттегли предложението, да направи корекции и да го представи отново.
В случай, че заявлението вече е подадено, участникът е спечелил търга и необходимостта от промяна на детайлите е възникнала на етапа на сключване на договор, вместо уведомление,