Кадр қызметкерінің жұмыс орнын ұйымдастыру. HR қызметкеріне қойылатын талаптар. Ал ол не болады

Сұрақтарға жауап:

Сіздің сұрағыңызды қарастыра келе, өкінішке орай, заңнамада кадр бөлімінің кеңсесіне нақты талаптар жоқ деп айта аламыз. Бола тұра, еңбек қызметіперсоналды басқару бөлімінің қызметкерлері кадрлық құжаттарды, соның ішінде қызметкерлердің жеке деректерін алу мен есепке алуға дейін қысқарады. Өз кезегінде ұйым басшысы мен ұйым басшысы жеке құрам құжаттарының сақталуына жауапты. кадр қызметі. Сондықтан оның міндеті құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыру ғана емес, ең алдымен олардың сақталуын қамтамасыз ететін жағдай жасау. Құжаттарды жоғалтқаны, сондай-ақ құжаттарды мерзімінен бұрын жойғаны үшін қолданыстағы заңнамада әкімшілік жауапкершілік қарастырылған.

Жіберіп алма: негізгі мақаласарапшы тәжірибешіден айлар

Кадрлық құжаттарды сақтаудың барлық ережелері мен мерзімдері анық көшірме парағында.

Сақтау мүмкіндіктері кадрлық құжаттамаұйымда қызметкерлердің жеке деректері бар құжаттарға рұқсатсыз қол жеткізуді шектеу және қажетті ақпаратты тиімді іздеу міндеттерімен шартталған.

Сондықтан, ең дұрысы, кадр қызметінің кеңсесінде бір-біріне жақын орналасқан кемінде үш бөлме болуы керек: бөлім қызметкерлеріне арналған бөлме, басшының кабинеті және құжаттарға арналған шкафтар мен сейфтер, істер мен іс шкафтары орналасқан бөлме.

Бұл ретте кадр бөліміне бір кіреберіс болуы керек. Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайларды орналастыру бойынша ұсынымдар Федералдық мұрағат алқасының 2002 жылғы 6 ақпандағы шешімімен бекітілген Ережелерде және Ресей Мәдениет министрлігінің 2007 жылғы 18 қаңтардағы № 30 бұйрығымен бекітілген Ережелерде келтірілген. 19.

Дегенмен, коммерциялық ұйымдар құжаттарды сақтауға арналған арнайы үй-жайларды жабдықтауға қойылатын барлық талаптарды сақтаудың қажеті жоқ (Федералдық мұрағаттар алқасының 2002 жылғы 6 ақпандағы шешімімен бекітілген Ережеге кіріспенің 3-тармағы, 1.1-тармақ). Ресей Мәдениет министрлігінің 2007 жылғы 18 қаңтардағы № 19 бұйрығымен бекітілген Ереженің. Жалғыз нәрсе міндетті талапқұжаттарды сақтауға арналған акционерлік қоғамдарұйымдар құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететін және құжаттарды шаң мен жарықтан қорғайтын құлыпталатын шкафтарда құжаттарды сақтауы керек (Ресейдің Бағалы қағаздар жөніндегі Федералдық комиссиясының 2003 жылғы 16 шілдедегі № 03-33 қаулысымен бекітілген Ереженің 3.6-тармағы). ps). ЖШҚ сақтау ерекшеліктері оның жарғысында белгіленуі керек (1998 жылғы 8 ақпандағы № 14-ФЗ Заңының 12-бабының 2-тармағы). Егер ЖШҚ оның құрамына кірсе, бұл қисынды Құрылтай құжаттарұйымның құжаттарын құлыпталатын шкафтарда немесе бөлмелерде сақтау талабы.

Осылайша, заңнамада кадр бөлімінің үй-жайларына қатысты нақты талаптар жоқ деп айта аламыз. Алайда, егер ұйымда құжаттарды сақтауға арналған арнайы бөлме болмаса және барлық кадрлық құжаттар кадр бөлімінде сақталса, кем дегенде негізгі шарттар орындалуы керек:

Кадр қызметінің үй-жайлары өрт және күзет дабылдарымен жабдықталуы керек. Бұл құптарлық кіретін есікКадрлар кабинеті қос металдан жасалған, ал терезелері темір тормен қорғалған. Бөлме, біріншіден, қызмет көрсетуші персоналдың жұмысына жағдай жасау үшін жеткілікті кең болуы керек, екіншіден, құжаттарды ағымдағы сақтауға арналған шкафтар мен сейфтерді орналастыруға арналған орын болуы керек. Біз сондай-ақ жұмыс берушінің жеке құрам құжаттарының физикалық сақталуына ғана емес, сонымен қатар қызметкерлердің жеке деректерін қорғауға да жауапты екенін атап өтеміз (14-тарау). Еңбек кодексі). Жеке деректерді қорғау талаптарын орындамау тек әкімшілік ғана емес, қылмыстық жауапкершілікке де әкеп соғуы мүмкін - бапқа сәйкес алты айға дейін қамауға алуды қоса алғанда. Қылмыстық кодекстің 137-бабы.

Жүйе қызметкерлерінің материалдарындағы мәліметтер:

1. Жауап: Кадр бөлімінде құжаттарды сақтау тәртібі

Н.З. Ковязин

Сақтау қажет құжаттар

Ұйымда қандай кадрлық құжаттар сақталуы керек

Заң барлық жұмыс берушілерді өз қызметі барысында қалыптасқан сақтауды қамтамасыз етуге міндеттейді (). Ұйымның кадр бөлімі әдетте персоналды есепке алуды жүргізуге жауап береді.

коммерциялық ұйымдарда

Сонымен қатар, ұйымдардың құжаттарды сақтау міндеті акционерлік қоғамдар мен ЖШҚ (,) туралы заңдарда бекітілген. Сақталатын құжаттарға, атап айтқанда:

  • ұйымның барлық қызметкерлері үшін міндетті ережелер, бұйрықтар және т.б.

ЖШС жарғысында онымен құжаттардың қалай сақталатыны туралы ақпаратты белгілейді (). Акционерлік қоғамдар құжаттарды белгіленген тәртіппен сақтайды. Сақтау ережелерін жазуға болады ішкі құжаттарұйымдар, мысалы, ().

Құжаттарды сақтау шарттары

Ұйым HR жазбаларын қайда сақтауы керек?

Ұйымның құжаттарын сақтау үшін арнайы бөлмелерді (сейфтер немесе шкафтар) жабдықтау қажет. Мұндай қоймаларды орналастыру бойынша ұсынымдар бекітілген нұсқаларда берілген.Коммерциялық ұйымдар құжаттарды сақтауға арналған арнайы үй-жайларды жабдықтауға қойылатын барлық талаптарды сақтауы қажет емес (Бекітілген Ережелер).

коммерциялық ұйымдарда

Акционерлік қоғамдарда құжаттарды сақтаудың бірден-бір міндетті талабы – ұйымдар құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететін және құжаттарды шаң мен жарықтан қорғайтын құлыпталатын шкафтарда сақтауы қажет (Ереже, бекітілген). ЖШҚ сақтау ерекшеліктері оның жарғысында көрсетілуі керек (). Егер ЖШҚ өзінің құрылтай құжаттарына ұйымның құжаттамасын құлыпталатын шкафтарда немесе бөлмелерде сақтау талабын да енгізсе, бұл қисынды.

Егер ұйым құжаттарды сақтаса электронды форматта, онда ақпараттың жоғалуын, жойылуын немесе бұрмалануын болдырмайтын сақтау режимін қамтамасыз ету қажет. Сонымен қатар, мұндай құжаттарды сақтау процесінде ескі ақпарат құралдарының ескіруіне байланысты оларды жаңа тасымалдаушыларға қайта жазу қажет. Бұл бекітілген Ережеде көрсетілген.

Құжаттардың қағаз түрінде де, электронды түрде де тиімді сақталуын қамтамасыз ету мақсатында ұйым (, Ереже, бекітілген). Сақтау мерзімі өткен құжаттар (Ереже бекітілген).

Кеңес: Әр түрлі нұсқалары бар қызметкерлерге тапсырыстарды жасаңыз, әйтпесе ұйымда мұндай «аралас» істерді мұрағаттық сақтауға беруде қиындықтар туындауы мүмкін.

Басынан бастап әртүрлі құжат нөмірлерін тағайындаңыз. Кодтау көмегімен сіз тапсырыстарды (жұмысқа қабылдау, аудару, қоныс аудару, бонустар және т.б. туралы) тапсырыстардан (іссапарлар туралы және т.б.) бөлуге болады. Бұл оларды әртүрлі жағдайларда беруді жеңілдетеді.

Мұрағат құжаттарымен жұмыс істеу кезінде жіберілген бұзушылықтар үшін жауапкершілік

Мұрағат құжаттарымен жұмыс істеу кезінде жіберілген бұзушылықтар үшін қандай жауапкершілік қарастырылған

Мұрағаттық құжаттарды сақтау, алу, есепке алу немесе пайдалану ережелерін бұзғаны үшін әкімшілік жауапкершілік қарастырылған ().

Жауапкершілік шаралары - немесе әкімшілік айыппұл: Кадр қызметкерлеріне арналған квест ойыны: жыл басынан бері жұмыстың қалай өзгергенін білетініңізді тексеріңіз
2019 жылы есепке алуды қажет ететін кадрлық қызметкерлердің жұмысында маңызды өзгерістер болды. Ойын форматында барлық жаңалықтарды ескергеніңізді тексеріңіз. Барлық тапсырмаларды шешіп, «Кадровое дело» журналының редакторларынан пайдалы сыйлық алыңыз.


  • Мақаланы оқыңыз: Неліктен кадр қызметкері бухгалтерлік есепті тексеруі керек, қаңтар айында жаңа есептерді ұсыну қажет пе және 2019 жылы жұмыс кестесіне қандай кодты бекіту керек

  • Кадровое дело журналының редакторлары кадр офицерлерінің қандай әдеттері көп уақытты қажет ететінін, бірақ пайдасыз екенін анықтады. Олардың кейбіреулері тіпті GIT инспекторында таң қалдыруы мүмкін.

  • ГИТ және Роскомнадзор инспекторлары жұмысқа орналасу кезінде жаңадан келгендерден ешқашан қандай құжаттарды талап етпеу керектігін айтты. Сізде бұл тізімдегі кейбір қағаздар бар шығар. Біз толық тізімді жасадық және әрбір тыйым салынған құжат үшін қауіпсіз ауыстыруды таңдадық.

  • Демалыс күнін төлесеңіз кеш, компанияға 50 000 рубль айыппұл салынады. Қысқарту туралы ескерту мерзімін кем дегенде бір күнге қысқартыңыз - сот қызметкерді жұмыс орнына қалпына келтіреді. Біз оқыдық сот тәжірибесіжәне сіз үшін қауіпсіз ұсыныстар дайындады.

    • Кіріспе. 3

    Персоналдың жұмыс орындарын жабдықтау 1-тарау мемлекеттік мекемелер. 7

    1.1. Кадр қызметі қызметкерлерінің еңбегін ұйымдастыру .. 7

    1.2. Кадр қызметі қызметкерінің жұмыс орнын жабдықтау .. 11

    1.3. Кадр қызметі қызметкерлерінің жұмысын нормалау. он төрт

    2-тарау он сегіз

    2.1. Кәсіпорынның әлеуметтік-экономикалық сипаттамасы. он сегіз

    2.2. Кадр қызметінің қызметін талдау.. 19

    2.3. Мосводоканал 24 МГУП персоналды басқару бөлімінің қызметкерлерінің жұмыс орындарын жабдықтау

    Қорытынды. 41

    Әдебиеттер: 43

    Кіріспе

    Тақырыптың өзектілігі.

    Қазіргі уақытта бақылау деңгейі еңбек ресурстары, демек тиімділік коммерциялық қызметкез келген меншік түріндегі және ұйымдық-құқықтық нысандағы ұйымдар, сондай-ақ оны әлеуметтік басқару көп жағдайда дәстүрлі функцияларды орындайтын персоналды басқару қызметінің және жауапкершіліктің кең ауқымы бар персоналды басқару қызметінің жұмысына байланысты.

    Персоналды басқарудың тиімділігі белгілі бір спецификалық мазмұнға ие (әңгімелесу, әңгімелесу, жұмысқа қабылдау, іскерлікті бағалау және басқалар кезінде адамдармен қарым-қатынас) бар персоналды басқару қызметінің нәтижелерімен анықталады. кәсіби қасиеттер; шешім қақтығыс жағдайларыт.б.) және сипаты (ұйымдастырушылық, тәрбиелік, шығармашылық, экономиканың, әлеуметтанудың, құқықтың және т.б. көптеген салалардағы білімді қажет ететін). Еңбектің түпкілікті нәтижесі экономикалық және экономикалық мақсаттарға жетуге әсер етуіне байланысты сандық емес, сапалық тұрғыдан бағаланатын шешімдерді қабылдау болып табылады. әлеуметтік дамуұйымдар.

    Сонымен қатар, кадр қызметі персоналының еңбегін біліктілік, сандық және т.б. бойынша пайдалану тәжірибесі, сондай-ақ оны ұйымдастыру және реттеу қазіргі заманғы персоналды басқару талаптарына сәйкес келмейді.

    Асқыну заманауи өндіріс, экономиканы басқаруды қайта құрылымдау персоналды басқару саласындағы ақпарат көлемінің айтарлықтай өсуіне себеп болды. Жыл сайын кеңсе құжаттарының көлемі артып келеді. Бірқатар кадр қызметтерінде құжаттарды машиналық өңдеуді жүзеге асыру ірі кәсіпорындарал бірлестіктер штат санын қысқартқан жоқ, керісінше, іс жүргізумен байланысты қызметкерлер санының өсуіне әкелді. Бірақ санның қарапайым өсуінен бері басқару персоналыоң нәтиже бермейді, кадр қызметтерінің іс қағаздарын жүргізудің ұйымдастырушылық мәселелерін шешуге айтарлықтай күш салу қажет.

    бастап дұрыс ұйымдастыруал құжаттарды өңдеу процестерін барынша толық автоматтандыру персоналды басқарудың бүкіл процесінің тиімділігіне байланысты. Уақыттың көп бөлігін құжаттамалық қызмет атқарады: алдын ала қарау, есепке алу, сақтау, құжаттардың орындалуын бақылау, әртүрлі нұсқаулар және т.б.

    Кадр қызметінің жұмысы құру, өңдеу, пайдалану және сақтаумен байланысты елеулі сомақұжаттар. Бұл құжаттар әдетте қызметкерлердің жеке деректеріне қатысты ақпаратты қамтиды және рұқсатсыз кіруден қорғалуы керек. Ресей Федерациясының Үкіметі 1994 жылғы 21 наурыздағы № 358-Р қаулысымен ұйымдарға (меншік нысанына қарамастан) өздерінің жарғыларына (ережелеріне) бухгалтерлік есепке байланысты барлық мәселелерді белгілейтін арнайы тармақтарды енгізуді ұсынды. және жеке құрам бойынша құжаттарды сақтау және оларды тарату кезінде сақтауға уақытылы беру. Мұның барлығы жеке құрамдағы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететін ұйым басшылары мен лауазымды тұлғаларға үлкен міндеттер жүктейтіні анық. Бұл әрбір жұмыс беруші мұндай құжаттарды сақтау және пайдалану шарттарын қамтамасыз ету үшін құқықтық, ұйымдастырушылық және практикалық шаралар кешенін әзірлеуі керек дегенді білдіреді. Кадрлар бөлімінің «идеалды» кеңсесін қалай ұйымдастыру керектігі туралы бізге мұны қалай дұрыс жасау керектігін жақсы білетін адам айтып береді.

    Біз кадрлық қызметте құжаттамалық қордың екі тәуелсіз бөлігі бар екенін еске сала отырып, кадрлық құжаттарды сақтауға арналған орынды қалай дұрыс ұйымдастыру керектігі туралы сөйлесетін боламыз.

    1 бөлім.Ұйымда жасалған және ұйым қызметінің барлық мәселелері бойынша басқа ұйымдар мен құрылымдық бөлімшелерден келетін құжаттардың түпнұсқалары мен көшірмелері, бөлім, оның бөлімшелері туралы ережелер, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары. Кадр қызметінің жұмысында ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде жеке деректері бар құжаттардың жай-күйін тексеруге арналған әртүрлі мәселелер бойынша ұйымдармен және азаматтармен хат алмасу да үлкен орын алады.

    2-бөлім.Қызметкерлердің және басқалардың жеке істері бухгалтерлік құжаттар, қызметкерлерді аттестациялау туралы құжаттар және т.б.

    Кадр қызметінің құжаттары орындау аяқталғаннан кейін олардың номенклатурасына сәйкес істерге беріледі. Белгілі бір уақытқа (әдетте екі-үш жыл) істер кадр бөліміндегі шкафтарда сақталады. Осы мерзім өткеннен кейін тұрақты және ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақтау істері ұйымның мұрағатына тапсырылады, ал уақытша сақтау мерзімінің істері белгіленген сақтау мерзімдері өткенге дейін кадр қызметінде қалуы мүмкін, содан кейін олар арнайы акт жасап жоюға бөлінеді.

    Кадрлық құжаттарды сақтау тәртібін белгілейтін негізгі құжат болып табылады федералды заңРФ 2004 жылғы 22 қазандағы № 125-ФЗ «Ресей Федерациясындағы мұрағат ісі туралы».

    Құжаттарды сақтау мерзімдерін белгілейтін негізгі құжат қызмет барысында қалыптасатын үлгілік басқару мұрағаттық құжаттарының тізбесі болып табылады. мемлекеттік органдар, сақтау мерзімдерін көрсете отырып, жергілікті өзін-өзі басқару органдары мен ұйымдар (Ресей Мәдениет министрлігінің 2010 жылғы 25 тамыздағы № 558 бұйрығымен бекітілген; бұдан әрі - Тізім).

    Тізбеде көрсетілген құжаттарды сақтау мерзімдері меншік нысанына қарамастан барлық ұйымдарға қолданылады (Тізімнің 1.2-бабы).

    Кадрлық қызмет құжаттарын сақтау одан біршама ерекшеленеді жалпы ережелербасқару құжаттарын сақтау, өйткені олар жоғары әлеуметтік маңызы, олардың көпшілігі қызметкердің әлеуметтік қамсыздандыруға құқықтарын растау ретінде қызмет етеді, мысалы, кәрілік және мүгедектік, сондай-ақ оның жұмыс тәжірибесін растау. Жеке құрам бойынша құжаттардың көпшілігі ұзақ немесе тұрақты сақтау мерзіміне ие және азаматтар мұрағат мекемелеріне жүгінген кезде анықтамалық мақсатта пайдаланылады.

    ЖӘНЕ ОЛ ҚАНДАЙ БОЛАДЫ?

    Кадр қызметінің басшысы кадрлық құжаттардың сақталуына жауапты, ал кадр қызметі жоқ жерде, - кадр қызметкері. Сондықтан оның міндеті құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыру ғана емес, ең алдымен олардың сақталуын қамтамасыз ететін жағдай жасау.

    Құжаттарды жоғалтқаны үшін, сондай-ақ құжаттарды мерзімінен бұрын жойғаны үшін қолданыстағы заңнамада әкімшілік жауапкершілік қарастырылған. Осылайша, бухгалтерлік құжаттарды сақтау тәртібі мен мерзімін бұзғаны үшін лауазымды тұлға 2000-нан 3000 рубльге дейін айыппұл төлеуі керек. (ӘҚБтК-нің 15.11-бабы). Егер салық инспекторлары құжаттарды талап етсе, бірақ ұйым оларды бере алмаса, айыппұл 15 000 рубльге дейін артады. (Ресей Федерациясының Салық кодексінің 120-бабы).

    Сонымен қатар, кадрлық құжаттардың өмірбаяндық, археографиялық мәні де бар, статистикалық жалпылаулар мен тарихи-әлеуметтік зерттеулердің көзі болып табылады.

    Ұйымда кадрлық құжаттаманы сақтаудың ерекшеліктері қызметкерлердің жеке деректері бар құжаттарға рұқсатсыз қол жеткізуді шектеу және қажетті ақпаратты тиімді іздеу міндеттеріне байланысты.

    Кадр қызметінің үй-жайын ұйымдастыру

    Ең дұрысы, кадр қызметінің кеңсесінде көршілес үш бөлмеден кем емес: бөлімше қызметкерлеріне арналған бөлме, басшыға арналған кабинет және құжаттарға арналған шкафтар мен сейфтер, істер және іс шкафтары орналасқан бөлме болуы керек. Бұл ретте кадр бөлімінің кеңсесіне бір ғана кіреберіс болуы мүмкін.

    Егер кеңістікті мұндай ұйымдастыру мүмкін болмаса, онда кем дегенде негізгі шарттар орындалуы керек.

    1-шарт.Кадр қызметінің үй-жайлары өрт және күзет дабылдарымен жабдықталуы керек.

    2-шарт.Кадр қызметінің алдыңғы есігі қос металл болғаны жөн, ал терезелері металл тормен қорғалған.

    3-шарт.Бөлме, біріншіден, қызмет көрсетуші персоналдың жұмысына жағдай жасау үшін жеткілікті кең болуы керек, екіншіден, құжаттарды ағымдағы сақтауға арналған шкафтар мен сейфтерді орналастыруға арналған орын болуы керек.

    Жұмыс күнінің соңында барлық есіктер (оның ішінде ішкі есіктер) сенімді құлыптармен бекітіліп, кадр қызметі басшысының жеке мөрімен бекітілуі керек. Есіктердің кілттері арнайы журналда қол қоюға қарсы беріледі. Бұл ретте күзет дабылдарының сенімділігі қосылып, тексеріледі.

    Қызметтің бастығы (басқалар) кадр бөлімінің үй-жайын қаруландырады және қарусыздандырады лауазымды тұлғаұстауға жауапты кадрлық жұмыс). Үй-жайларды тазалауға осы адамдардың қатысуымен ғана рұқсат етіледі.Істер, құжаттары бар папкалар, файлдық шкафтар, машинада оқылатын құжаттар, бухгалтерлік журналдар мен бухгалтерлік кітаптар, еңбек кітапшалары жұмыс кезінде кадр бөлімінде сақталады. жұмыс істемейтін уақыттұрақты құлыпталған металл шкафтарда. Әрбір қызметкердің өзіне бекітілген құжаттар массивтерін сақтауға арналған жеке кабинеті болғаны жөн. Бұл ретте мөрлер, мөртабандар, құжаттардың бланкілері және қызметкерлердің жұмыс кабинеттеріндегі кілттер, әдетте, кадр қызметі басшысының сейфінде сақталады.

    Құжаттармен жұмыс істеу ережелері

    Құжаттармен жұмыс істеу кезінде жеке деректердің сақталуын қамтамасыз ету үшін келесі ережелерді сақтау қажет.

    1-ережеЖұмыс үстелінде қазір жұмыс істеп жатқан құжаттарды ғана сақтаңыз.

    2-ережеБасқа құжаттарды жабық шкафта сақтаңыз.

    3-ережеОрындалатын құжаттарды папкаларға орналастырыңыз, оларда олармен орындалатын әрекеттердің түрі көрсетіледі, мысалы, «Жеке істерді толтыру үшін», «Жіберу үшін» және т.б. немесе осы құжаттармен жұмыс істейтін қызметкерлердің аты-жөні. Әрбір қалтада ондағы құжаттардың тізімі болса жақсы.

    4-ережеЖұмыс аяқталған құжаттар дереу тиісті файлға жіберіледі.

    5-ережеЖұмыс күні аяқталғаннан кейін металл шкафтарға, сейфтерге барлық құжаттарды, істерді, қағаз парақтарын және жұмыс жазбалары бар блокноттарды, нұсқаулық және анықтамалық материалдарды қойыңыз, оларды бекітіңіз және мөрмен бекітіңіз.

    6-ережеЖұмыс күнінің соңында жұмыс үстелінде бірде-бір қағаз қалмауы керек. Сондай-ақ қоқыс жәшігін тексеріп, бөгде адамды қызықтыратын құжаттардың жоқтығына көз жеткізіңіз.

    7-ережеПломбаларды, мөрлерді, құжат бланкілерін, жұмыс шкафтарының кілттерін тек персоналды басқару бөлімінің бастығының сейфінде сақтаңыз.

    8-ережеҚұжаттардың жобалары мен түзетулері, бүлінген бланкілер, қызметтік жазбалары бар парақтар жұмыс күнінің соңында қағаз кесетін машинада – ұсақтағышта жойылуы керек.

    9-ережеКомпьютерлер жұмыс күнінің соңында желіні блоктайды және ажыратады.

    10-ережеЖұмыс үстелінде ешқандай құжаттарды немесе кеңсе жазбаларын қалдырмаңыз, шкафтарды құлыпсыз қалдырмаңыз және кеңседен шыққанда компьютерді құлыпты ашық қалдырмаңыз.

    БҰЛ ТЫЙЫМ САЛЫНҒАН!

    Құжаттарды еденге, терезе төсеніштеріне, сұрыпталмаған қадаларға қойыңыз

    Құжаттарды сақтау ережелері

    Кадрлық құжаттарды сақтау жүйесінде екі кезеңді бөлуге болады: ағымдағы (операциялық) және кейінгі (мұрағаттық).

    Құжаттарды жасалған кезден бастап топтастырылған істі мұрағатқа өткізгенге дейін сақтау және пайдалану ағымдағы (операциялық) деп аталады. Істерді ағымдағы сақтау олардың қалыптасқан жері бойынша жүзеге асырылады. Демек, кадр қызметінде жасалған құжаттар да сонда сақталады.

    Ағымдағы сақтау екі кіші түрге бөлінеді:

    • құжаттарды ресімдеу процесінде сақтау;
    • орындалған құжаттарды сақтау. Құжаттардың ағымдағы сақтауы олардың түпнұсқаларда сақталуын білдіреді. Сондықтан ұйымдардың кадр қызметтерінде жеке құрам бойынша бұйрықтар түпнұсқада сақталады.

    Сақтау шарттары құжаттарды зақымданудан, зиянды әсерлерден қорғауды қамтамасыз етуі керек қоршаған ортажәне олардың жоғалуына жол бермеу.Әдетте, бұл үшін персоналды басқару бөлімінің және мұрағаттың үй-жайларында металл шкафтар, сейфтер, сөре шкафтары және т.б., құжаттарды іздеуді жеңілдету үшін шкафтарға істер номенклатурасының көшірмелері қойылады, ал корпус нөмірлері номенклатураға сәйкес корпус қақпақтарының тікенектеріне қойылады.

    Белгілі бір құжатты белгілі бір жиілікпен көшіру керек екенін білсеңіз, оның бір данасын жасауға болады жақсы сапажәне онымен жұмыс істеуді жалғастырыңыз.

    Көптеген құжаттар сақталатын кадр қызметінің үй-жайларында температура мен ауа ылғалдылығының тұрақты мәндері сақталуы керек, өйткені олар үшін өте жоғары және төмен температура мен ылғалдылық ерекше қауіпті. қағаз, бірақ бұл көрсеткіштердің жиі өзгеруі. Әрине, қағаздың қас жауы - шаңның әсерін азайту үшін құжаттар арнайы қалталарда және тығыз жабылған шкаф есіктерінің артында сақталады. Сондай-ақ құжаттарды есіктері мөлдір емес шкафта сақтаған жөн. Мәселе сақтаудың ең үлкен қауіпсіздігі ғана емес, сонымен қатар қағаздың жарыққа, әсіресе ультракүлгін сәулеленуге зиянды екендігі.

    БҰНДЫ БІЛУІҢІЗ КЕРЕК

    Мемлекеттік мұрағаттың мұрағатшылары ұйымдағы құжаттарды сақтау және жою тәртібін тексере алады, мысалы, егер ГИТ инспекциясының мамандарын тексергеннен кейін кадрлық құжаттарды жүргізу ережелерін бұзу анықталған болса. Сондай-ақ, қызметкер өз талаптарын бұзу туралы арызбен сотқа жүгінген жағдайда, мұрағат инспекциясы жеке құрам құжаттарының сақталуын тексереді. әлеуметтік құқықтар(жұмыс орнынан жалақысы, жұмыс өтілі және т.б. туралы анықтама ала алмайды)

    Мойындау өкінішті, бірақ ксерокөшіру және сканерлеу құжаттарға зияны аз емес. Жалпы алғанда, мұндай процедураларды бес реттен артық орындау ұсынылмайды, өйткені бұл қағаздың түсін айтарлықтай өзгертуге және оның механикалық зақымға төзімділігін төмендетуге жеткілікті. Мұндай әсер құжаттардың беттерінен жарық сәулесі өткенде, жарықтандыру деңгейі ұсынылғаннан жиырма есе жоғары болатындығына байланысты.

    Құжаттарды жою ережелері

    Кезеңдердің бірі өміршеңдік кезеңкадрлық құжаттар олардың жойылуы болып табылады. Себептері әртүрлі.

    1-себеп.Белгіленген сақтау мерзімі өткеннен кейін ұйымдарда заңды жою.

    2-себеп.Абайсызда апаттар мен дүлей зілзалалар, табиғи және техногендік апаттар нәтижесіндегі қирау немесе бүліну.

    Біздің анықтама

    Ұйым мұрағатының үй-жайы оқшауланған, күзет және өртке қарсы дабыл құралдарымен жабдықталған болуы керек. Құжаттарды орналастыруға арналған бөлменің қажетті өлшемдерін, оның ішінде персоналды, мұрағаттық сөренің өлшемдері (ұзындығы) және стандартты мұрағаттың стандартты істің орташа қалыңдығы (1-1,5 см) негізінде оңай есептелуі мүмкін. биіктігі 2 м 30 см сөреде осындай 12 сөре бар. Стеллаждар арасындағы жұмыс қашықтығы кемінде 80 см, сөрелердің қатарлары арасындағы өртке қарсы жолдар - 120 см болуы керек.Бөлек, металл шкафтар мен сейфтер алып жатқан аумақ, сондай-ақ оларға орналастыруға болатын корпустардың орташа саны, қарастырылады. Осы есептеулердің барлығын орындай отырып, сіз мұрағат қоймасының қандай аймақтарына құжаттарды орналастыру керектігін нақты көрсете аласыз.

    Осыған байланысты кадр қызметіне қарама-қарсы екі міндетті шешуге тура келеді.

    1-тапсырма.Олардағы ақпаратты қалпына келтіру ықтималдығын азайту (немесе жақсырақ, толығымен жою) үшін құжаттарды жойыңыз.

    2-тапсырма.Құжаттар бүлінген немесе жойылған жағдайда құжаттарды және олардағы ақпаратты қалпына келтіру. Бұл үшін қандай әдістер мен технологияларды қолдануға болады.

    Бірінші міндет ұйым үшін қажетсіз болып қалған құжаттарды қауіпсіз жою бойынша заң талаптары мен кәсіпкерлік міндеттемелерді орындауға, сондай-ақ ақпараттық қауіпсіздікке қатысты мәселелерді шешуге байланысты.

    Екінші мәселе, бақытымызға орай, әлдеқайда азырақ шешілуі керек. Ал өрт немесе су тасқыны кезінде бүлінген құжаттарды сақтап қалу үшін алдын ала ойланып, іс-шаралар жоспарын жасаған жөн.

    Персонал жазбаларын жою кезінде ISO 15489-1-2001 құжат айналымының халықаралық стандартында және 15489-1-2007 стандартында анықталған бірқатар талаптарды сақтау қажет, атап айтқанда:

    • жоюға рұқсат етілуге ​​тиіс (яғни, құжаттаманы тиісті құжаттарды бермей, рұқсатсыз жоюға тыйым салынады);
    • Күтімдегі немесе аяқталмаған сот әрекетіне немесе тергеуге қатысты құжаттарды жоймаңыз;
    • құжаттарды жою олардағы ақпараттың құпиялығын сақтай отырып жүзеге асырылуға тиіс;
    • жою үшін таңдалған құжаттардың барлық көшірмелері, оның ішінде сақтандыру және резервтік көшірмелері мен ұзақ мерзімді сақтауға арналған көшірмелері жойылуы тиіс.

    Біздің анықтама

    Ұсақтау- бүгінгі күні қағаз құжаттарын жоюдың ең кең таралған және танымал әдісі. Оларды арзандығы, «қоршаған ортаға зиянсыздығы», жеткілікті сенімділігі қызықтырады.

    Негізгі артықшылығы - құжаттарды кезең-кезеңімен жоюға болады, сонымен қатар жою үшін таңдалған материалдарды уақытша сақтау үшін көп орын бөлу қажет емес. Бұл жағдайда құжаттардың және олардағы мәліметтердің қауіпсіздігін қамтамасыз ету оңайырақ. Дәл осы нұсқа жұмыста белсенді түрде қолданылады және көптеген ұйымдарда ұсақтағыштағы құжаттарды міндетті түрде жою талабы ішкі ережелерге енгізілген.

    Ұсақтағышты таңдағанда, сарапшылар күнделікті жойылатын құжаттардың санын ескеруге кеңес береді.

    Ұсынылатын тәуліктік жүктеме бірлік таңдау кезінде ескерілетін маңызды фактор болып табылады. Тағы бір маңызды мәселе - ақпараттың қаншалықты құпия екендігі. Жойғыштың құпиялылық деңгейі және кесу түрі осыған байланысты.

    Ұсақтағыш қамтамасыз ететін құпиялылық деңгейі қағаз немесе басқа баспа құралдары кесілген фрагменттердің максималды өлшемімен белгіленеді.

    DIN 32757-1 халықаралық стандартына сәйкес құпияның бес деңгейі бар:

    • құпиялықтың бірінші деңгейі шығу кезінде ені 1,2 см-ге дейін жолақтарды шығаратын үлгілерге тағайындалады.Осындай қырынудан құжатты қалпына келтіруге болады, дегенмен сіз өңдеуге тура келеді. Сондықтан мұндай ұсақтағыштар негізінен жұмыс үстелін тазалау үшін қолданылады;
    • құпияның екінші деңгейі әлдеқайда маңызды емес. Құрылғы ені 0,6 см-ден аспайтын жолақтарды шығарады.Қолжетімді бағаға байланысты мұндай құрылғылар жеткілікті кең таралған;
    • 3-деңгейдегі ұсақтағыштарды құпия, бірақ құпия емес құжаттарды жою үшін пайдалануға болады. Қағаз ені 0,2 см жолақтарға немесе 0,4 х 6 см-ге дейінгі фрагменттерге кесіледі.Осылай жойылған құжаттың мазмұнын қалпына келтіру мүмкін емес дерлік;
    • құпия құжаттар үшін одан да қуатты, төртінші құпиялылық деңгейі бар ұсақтағыштарды пайдалану ұсынылады. Бұл жағдайда құжат 0,2 х 1,5 см-ден аспайтын фрагменттерге, яғни құрылыс материалы ретінде ғана жарамды шағын чиптерге кесіледі;
    • және, сайып келгенде, өте құпия құжаттарды жою үшін 0,08 х 1,3 см форматты фрагменттерді шығаратын ұсақтағыштар шығарылады.Шын мәнінде, құжат «шаңға» айналады және тіпті зертханалық жағдайларда да қалпына келтірілмейді.

    Ұсақтағышты таңдағанда, сіз шынымен қажет құпиялық деңгейіне ғана сенуіңіз керек, өйткені машинаның бағасы мен өнімділігі осыған байланысты.

    Оргтехника кеңседегі таптырмас көмекші ғана емес, сонымен қатар интерьердің маңызды детальдары екенін ұмытпайық. Кез келген өндірушінің ассортиментінде классикалық немесе футуристік дизайнның қараңғы және жеңіл үлгілерін таба аласыз. Декорацияда металл, мөлдір пластик, түрлі түсті жарық индикаторлары қолданылады.

    Кадр қызметіне келушілермен жұмыс істеу ережелері

    Құжаттармен жұмыс істеуден басқа, кадр бөлімінің қызметкерлері уақытының едәуір бөлігін азаматтарды қабылдауға (ұйым қызметкерлері, бұрынғы қызметкерлер, жұмысқа үміткерлер және т.б.). Бұл жұмыс түрі де қатаң түрде реттелуі керек, өйткені келушілер белгілі бір қауіп төндіруі мүмкін ақпараттық қауіпсіздіккадрлар бөлімі.

    Кадр бөліміне келушілерге ыңғайлы болу үшін бөлімнің үй-жайлары ғимараттың бірінші қабатында, кіреберістің жанында орналасқаны жөн. Кәсіпорын қызметкері болып табылмайтын тұлғаларды қабылдау уақытында бөлімге кіру тегін болуы керек.

    Бөлім үй-жайларына бөгде адамдардың өтуін бақылау жақсы: келушінің жеке куәлігі төлқұжат немесе қызметтік куәлік арқылы анықталады.

    БҰЛ ТЫЙЫМ САЛЫНҒАН!

    Келушілерді қабылдау уақытында қабылдаумен байланысты емес функцияларды орындау, телефон арқылы іскерлік және жеке келіссөздер жүргізу

    Келушілерді қабылдау тек арнайы белгіленген сағаттарда ғана жүргізілуі маңызды. Басқа уақытта бөтен тұлғалар, соның ішінде кәсіпорын қызметкерлері кадр бөлімінің ғимаратында бола алмайды. Кәсіпорын қызметкерлері мен осы санатқа кірмейтін тұлғалар үшін қабылдау уақыты әртүрлі болуы мүмкін. Келушілерді қабылдау бөлімнің үй-жайларында қабылдауды күтіп тұрған адамдар болмайтындай етіп ұйымдастырылуы керек.

    Жұмыс уақытында жұмыс үстеліңізде қажет емес құжаттардың жоқтығына көз жеткізіңіз.

    Келушілерді қабылдау көбінесе анықтамалық жұмыстарды жүргізумен байланысты: келушілердің сұрақтарына жауап беру және олардың жұмыс орны, лауазымы, еңбек өтілі туралы анықтамалар беру. Ауыстыруға байланысты сұрақтарға жауап беруге болмайтынын еске сала кеткен жөн жеке ақпарат, телефон арқылы.

    Ұтымды кадрлық қамтамасыз етудің мақсаты жұмысты аяқтау үшін қажетті уақытты қысқарту, қызметкерлердің орынсыз қозғалысын жою, жақсы еңбек жағдайларын қамтамасыз ету және қызметкерлердің шаршауын азайту, қызметкерлердің өнімділігін арттыру болып табылады. Бұған үй-жайларды жоспарлаудың негізгі жүйелерін, жұмыс орындарын жоспарлау принциптерін және ұтымды еңбек жағдайларын есепке алу арқылы қол жеткізуге болады.

    Ұтымды кадрлармен қамтамасыз етудің мақсаты жұмысты аяқтау үшін қажетті уақытты қысқарту, қызметкерлердің қажетсіз қозғалысын жою, жақсы еңбек жағдайларын қамтамасыз ету және қызметкерлердің күйзелісі мен шаршауын азайту, кеңістікті мүмкіндігінше үнемді пайдалану және қызметкерлердің өнімділігін арттыру болып табылады.

    Қызметкердің жұмыс орнын дұрыс ұйымдастырудың маңыздылығы адамның саналы өмірінің үштен бір бөлігін соған жұмсауымен түсіндіріледі. Сондықтан жұмыс орнының орналасуы, дизайны, жиһазы мен жабдықтары туралы ойлануға тұрарлық, өйткені. мұның бәрі еңбек өнімділігіне, көңіл-күйімізге және денсаулығымызға әсер етеді.

    Үй-жайларды жоспарлаудың келесі негізгі жүйелері бар:

    Кеңсе: құрылымдық бөлімшелер ғимараттың жеке қабаттарында, ал бөлімдер мен қызметтер бөлек бөлмелерде (4-тен 30 адамға дейін) орналасады. Жүйенің артықшылығы – шығармашылық орта мен қызметкерлердің шағын топтары үшін қолайлы жағдай жасау, ал кемшілігі – жылу мен жарықтандыру шығындарының артуы, сондай-ақ құжат айналымы маршруттарының ұзаруы.
    100-ден астам қызметкері бар ғимараттың үлкен залдарында (қабаттарында) құрылымдық бөлімшелер мен өндірістер орналасқан зал.Бұл бөлмелер жасанды жарықпен, ауаны баптаумен және дыбыс өткізбейтін құралдармен жабдықталуы керек. Олардың артықшылығы - үй-жайларды салу және пайдалану шығындарын азайту, 1 қызметкерге шаққандағы орынды азайту, ұтымды басқару технологиясын қамтамасыз ету. Ең басты кемшілік – әсіресе ғалымдар мен басшылар үшін оңаша ортаны құрудың мүмкін еместігі, сондай-ақ залдағы шамадан тыс шу.
    Бөлімше қызметкерлері үлкен залда орналасатын ұялы телефон, ал бөлімшелер мен қызметтер басшыларына арналған үй-жайлар биіктігі 1,5-2,0 м гофрленген шыныдан жасалған арнайы жылжымалы қалқаларды пайдалана отырып қалыптасады.

    Бөлімшелерді пайдалану жеке «ұяшықтары» бар бөлім қызметкерлеріне қолайлы жағдай жасайды. Бұл ретте бөлімше басшысы бөлімдер мен қызметтердің жұмысын, еңбек тәртібін еркін бақылай алады.

    Ең алдымен ірі құрылымдық бөлімшелерді (әкімшілік, кеңсе, есеп, маркетинг, кадр бөлімдері) орналастыру және оларды кеңейту мүмкіндігін ескеру.
    Ақпарат алмасу уақытын барынша азайту үшін іргелес бөлімдер мен қызметтерді бір-біріне жақын орналастыру керек.
    Келушілерді қабылдаумен байланысты бөлімдер (сату, персонал, бухгалтерия) кіреберістің, лифттің және алаңның жанында орналасуы керек.
    Қойма, көбейту және көлік бөлімшелері келушілерді қабылдаудан және қызметтік үй-жайлардан оқшаулануы керек.
    Дәретханалар мен темекі шегу бөлмелері әр қабатта болуы керек және тұтынушылар мен қызметкерлерге оңай қол жетімді болуы керек.

    Жұмыс орындарының орналасуы үй-жайлардың ауданына, жұмысшылар санына, бір қызметкерге шаққандағы стандартты ауданға және жобаланған жиһаздар мен жабдықтарға байланысты жүзеге асырылады:

    Ғимараттың жалпы және пайдалы ауданы, сондай-ақ бөлмелердің орналасуы ғимараттың жұмыс сызбалары бойынша анықталады;
    кәсіпорын белгілеген қызметкерлер саны;
    бір қызметкерге шаққандағы кеңістік нормалары әртүрлі әртүрлі елдер.

    Жоспарлау кезінде кәсіпорын басшылары мен оның орынбасарларының қайсысында жеке кабинеттер болатынын бірден анықтаған жөн. Бөлім басшыларының тікелей бөлімдерде отырғаны дұрыс: бұл басқарушылық пен тәртіпті жақсартады.

    1-кесте. Әртүрлі елдердегі қызметкерлерді орналастыруға арналған кеңістік нормалары (ш.м):

    Рационалды еңбек жағдайлары

    Басқару саласындағы өнімді еңбекті сақтау арқылы қамтамасыз етуге болады қарапайым ережелержұмыс орнын ұйымдастыру, кеңсе кеңістігін жоспарлау, қолайлы жұмыс жағдайларын және жақсы психологиялық климатты құру.

    1. «Қазіргі заманғы жиһаз ақшадан қымбат». Заманауи эстетикалық әдемі және экологиялық таза жиһаз ыңғайлы жұмыс жағдайларын және компанияның әл-ауқаты туралы идеяны жасайды. Кеңсені арнайы қорғаныш пластикпен қапталған ДСП-тен жасалған қымбат емес жиһаздармен жабдықтау жақсы. Ақшаны аямаңыз және барлық үй-жайларды кеңсе жиһазымен жабдықтаңыз, төтенше жағдайларда қызметкерлер кәсіпорынның клиенттерімен жұмыс істейтін бөлімшелер. Сызылған ескі үстелдер, тозған орындықтар, арзан перделер мен темекі тұқылдары толтырылған күлсалғыштар бар директорлардың кабинеттерін аралау көңілсіз әсер қалдырады.
    2. «Үстел мен орындық жайлылық тудырады». Қызметкерге арналған үстел мен орындық дұрыс өлшемде болғанда максималды жайлылыққа және ең аз шаршауға қол жеткізуге болады. Қызметкердің жұмысы кезінде үстелдің жұмыс бетінің қалыпты биіктігі оның бойына байланысты 70-75 см құрайды, сәйкесінше орындықтың биіктігі 40-тан 45 см-ге дейін.Әртүрлі биіктіктерді ескере отырып. қызметкерлер үшін көтерілетін орындықтары бар кеңсе креслоларын қолданған дұрыс.
    3. «Таза үстел». Жұмыс үстелінде басқару мәселелерін шешу үшін жиі және үнемі қолданылатын элементтер мен құралдар ғана болуы керек. Жұмыс күнінің соңында жұмыс үстелі қызметтік құпияны сақтау мүддесінде мүлдем таза болуы керек. Құжаттар, кітаптар мен газеттерге толы басшының немесе маманның дастарханы салақ, іскер емес адам туралы айтады. 4. «Әр нәрсенің өз орны бар». Барлық құжаттар (папкалар, қағаздар) орналастырылуы керек
    сондықтан оларда бар тұрақты орынжәне оларды табу оңай болды. Тұрақты құжаттары бар папкалар кәсіпорынның (бөлімшенің) іс жүргізу номенклатурасына енгізілуі тиіс, қызметкерлерге еркін қолжетімділікпен белгілі бір шкафта сақталады. Жұмыс күні ішінде жиі қолданылатын қалталар қызметкердің жұмыс аймағында орналасқан (бір немесе екі қадам). Жұмыс күнінің соңында құжаттар тиісті папкаларға салынуы тиіс. «Тәртіпті болса, қолыңнан соғады» дейді халық мақалы.
    5. «Ұйымдастырушыны пайдаланыңыз». Қолмен және механикаландырылған жұмыстарға арналған барлық техникалық құралдар (қаламдар, қағаз қыстырғыштар, қарындаштар, өшіргіштер, папкалар, сызғыштар, қайшылар және т.б.) үстелдің арнайы бейімделген орнында немесе компьютерлік органайзерде жақсы сақталады. Бұл тартпадағы құралдарды дәстүрлі сақтаумен салыстырғанда көп уақытты үнемдейді.
    6. «Олар қоқыс тастамайтын жерді тазалаңыз». Кеңсе мінсіз тазалықта сақталуы және бөлімде клиенттер көп болған жағдайда күніне 2 рет немесе жұмыс күнінің соңында бір рет тазалануы керек. Тәртіпті сақтау үшін әкімшілік кеңседе темекі шегуге, тамақ ішуге, жұмыс орнында алкогольдік ішімдік ішуге, азық-түлік сақтауға тыйым салуы керек. Әйтпесе, сізді тышқандар, тарақандар, шыбындар, кір және қызметкерлердің 15-20% -ға төмендеуі күтеді.
    7. «Жарық болсын!». Үй-жайдың дұрыс жарықтандырылуы жайлы жағдай, қолайлы климат және қызметкерлердің денсаулығын құру факторы болып табылады. Шамдарсыз тікелей жарық көзді тітіркендіреді, аз жарық олардың тез шаршауына әкеледі, үстелдің және шкафтардың жылтыратылған беттерінен шағылысқан жарық тітіркендіреді. Кестелерді қалыпты күндізгі жарық жұмыс үстелінің сол жағына немесе тікелей оған түсетіндей етіп орналастырған дұрыс. Қараңғыда дұрыс таңдалған шамдар немесе үстел шамдары көмектеседі.
    8. «Таза ауа – сау көңіл». Желдету қызметкерлерді жақсы физикалық күйде ұстау үшін маңызды және таралу қаупін азайтады жұқпалы аурулар. Ең жақсы нұсқа - әрбір бөлмені кондиционермен немесе мәжбүрлі желдетумен жабдықтау. Олар болмаған жағдайда бөлмені әр 2 сағат сайын желдету қажет.
    9. «Музыканың дыбыс деңгейі интеллектке кері пропорционал». Қызметкерлердің бір бөлігі, әсіресе жұмысы біркелкі жұмыс істейтіндер музыкамен жұмыс істеуді ұнатса, екінші бөлігі оны ұнатпайды. Не істейін? Бұл мәселелер ұжым ішінде келісіліп, реттелуі керек. Қалай болғанда да, қатты сөйлейтін радио немесе басқа музыка көзі бүкіл процесс барысында барлық қызметкерлердің психикасына кері әсер етеді.
    10. «Бу сүйекті сындырады». Жазда да, қыста да ыстық бөлмеде жұмыс істеу өте нашар, өйткені шаршау күшейеді, еңбек өнімділігі төмендейді, суық тию ықтималдығы артады. Сонымен қатар, дененің қызып кетуі орын алады, бұл қызметкерлердің аурушаңдығының артуына әкеледі. Бөлмедегі оңтайлы температура 18-ден 22 ° C-қа дейін. Қызметкерлердің әдеттеріне және жыл мезгіліне байланысты оны жоғарыда көрсетілген диапазонда таңдауға болады. Жылыту жүйесі бүкіл кеңсе кеңістігінде жылуды біркелкі таратуы керек, ал суық мезгілде қосымша жылуды кондиционерден немесе электрлік каминнен алуға болады.

    Жұмыс орнын және кеңсе кеңістігін дұрыс ұйымдастыру өнімділігіңізге айтарлықтай әсер етуі мүмкін. Бұл уақытты үнемдеуге, шаршаудың алдын алуға және тапсырмаларды жоспарланғаннан тезірек орындауға мүмкіндік береді.

    Біз сізді кеңсеңізді бірнеше минутқа жаңаша қарап шығуға және мыналар туралы ойлауға шақырамыз:

    Отырған кезде қол жеткізе алмайтын заттарға қол жеткізу үшін үстеліңізден қаншалықты жиі тұруыңыз керек?
    Жетеді ме бос орынүстеліңізде ыңғайлы және бей-берекет жұмыс істеу үшін, ол шашыраңқы ма?
    Сіздің компьютеріңіздің пернетақтасы мен мониторы сіз шаршамай немесе қатты шаршамай жұмыс істей алатындай ыңғайлы орналасқан ба?
    Компьютеріңіздің жанында компьютерде және қағаздарда бір уақытта жұмыс істеуге болатын бос орын бар ма?
    Сіздің шкафтарыңыз бен кітап сөрелеріңіз шамадан тыс жүктелді ме? қажетсіз заттар?
    Сақтау жабдығы оны сақтау керек заттарға сәйкес пе?
    Сізге қажет нәрселерді іздеуге жиі уақыт жұмсау керек пе?
    Сіздің кеңсеңіздегі жиһаз үстелде жұмыс істеу, компьютерде жұмыс істеу, әріптестер мен клиенттерді қабылдау тұрғысынан ең жақсы жағдайда ма?

    Жұмыс орныңызды дұрыс ұйымдастыру үшін стандартты рецепттер жоқ: сізге ыңғайлы болуы мүмкін басқасы үшін қолайлы емес және керісінше. Дегенмен, кеңсе кеңістігін жақсы ұйымдастыру үшін бірқатарына назар аудару керек жалпы принциптер, соны басшылыққа ала отырып, сіз осы мәселеде оңтайлы күйге қол жеткізе аласыз.

    Эргономика – еңбекті оңтайландыру құралдарын жасауға, адамның қауіпсіздігін, жайлылығын және өнімділігін ескере отырып, кез келген жұмысты орындау әдістерін жетілдіруге бағытталған еңбекті ғылыми ұйымдастыру процесі. Кеңсе кеңістігін ұйымдастыруға келетін болсақ, бұл біршама керемет көрінуі мүмкін, бірақ кеңсеңізде жиһазды, жабдықты, анықтамалық материалдарды және әртүрлі керек-жарақтарды таңдау және орналастыру сіздің жұмысыңызға айтарлықтай әсер етуі мүмкін.

    Жиһаз

    1. Кестелер. Ұсақ-түйек нәрселерге алаңдамай, ыңғайлы жұмыс істеу үшін үстеліңізде бос орын жеткілікті болуы керек. Уақытты компьютер мен қағазбастылық арасында бөлуге тура келсе, дәстүрлі үстел мен компьютер арасында тұрмай-ақ қозғалуға мүмкіндік беретін панорамалық әдісті қарастырыңыз. Егер сізде мүмкіндік болса, биіктігі реттелетін үстелді табуға тырысыңыз.

    Үстелді бүкіл кеңсемен біртұтас етіп орнату туралы ойланыңыз. Егер сіз үстелді сіз және жоспарланған келушінің арасында кедергі болатындай етіп орналастырғыңыз келсе, бұл сіздің құқығыңыз, бұл психологиялық қашықтықтың әсеріне жетеді, бірақ егер сіз мүлдем қарама-қарсы мақсатты көздесеңіз, онда оны орнату керек. басқаша. Үстелді қабырғаға қою арқылы сіз кітап сөрелерін, плакаттарды ілу және т.б. орналастыруға ыңғайлы орын жасайсыз. Егер сіздің жұмыс орныашық жоспарлы кеңседе орналасқандықтан, бұл үстелді орналастыру кездейсоқ кедергілерді жоюға және алаңдаушылықты азайтуға көмектеседі.

    2. Орындықтар. Қазіргі заманғы кеңсе креслоларының көпшілігі дөңгелектермен және топсалармен жабдықталған, бұл кеңсе кеңістігінде еркін қозғалуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, бұл орындықтар арқалармен жабдықталған, бұл мойын мен арқадағы шамадан тыс жүктемені болдырмауға көмектеседі. Жиһазбен өз мәртебеңізді ерекшелеуге тырыспаңыз. Орындықтар функционалды болуы керек.

    Өзіңізге орындық таңдау үшін келесі сипаттамаларға назар аударыңыз:

    Биіктігі реттелетін орындықтың болуы;
    - биіктікте де, көлденең бағытта да реттелетін арқалықтың болуы;
    - отырғыштың жеткілікті тереңдігінің болуы;
    - тиісті тұрақтылық;
    - кеңсеңіздегі еденге сәйкес келетін дөңгелектердің болуы.

    3. Орындықты реттеу. Орындықты реттеген кезде дене өлшемдерін де, үстелдің үстіңгі тақтайының биіктігін де, егер ол реттелмейтін болса, ескеру қажет. Негізгі ұсыныс: орындықтың биіктігін сіз оған ыңғайлы отыруға болатындай етіп реттеу керек; ал табаныңыз еденге тірелуі керек, ал орындықтың алдыңғы жағы мен балтырыңыздың арасы 5 сантиметр болуы керек. Осыдан кейін, арқаны тігінен де, көлденеңінен де реттеу керек, осылайша төменгі арқа тартылмайды.

    Егер орындық қол тіректерімен жабдықталған болса, оларды орындықтың артқы жағына тік бұрышта орналасқан кезде шынтақтардың түбіне жеңіл тиетіндей етіп реттеу керек. Қолтықтар шынтағыңызды мүлде көтермеуі керек. Егер олар сізге кедергі жасаса, оларды бөлшектеген дұрыс. Орындықты реттегенде, үстеліңіз бен компьютер пернетақтасының биіктігін ескеріңіз. Сіз өзіңізді аяқтарыңыз үстелдің жұмыс бетінің астында ыңғайлы болатындай етіп орналастыруыңыз керек және олардың еркін қозғалысына ештеңе кедергі келтірмейді.

    Егер сіз бұл позицияға қол жеткізе алмасаңыз, онда үстелдің жұмыс беті сіз үшін тым төмен. Егер сіз отырған кезде үстелдің үстіңгі жағы шынтақтан айтарлықтай жоғары болса, орындықтың биіктігін реттеу керек. Бұл жағдайда ыңғайлы отыру жағдайын алу үшін аяқтарыңыздың астына тірек қоюға тура келеді.

    Жабдық

    Бірде мен бір хатшымен таныс болдым, оның ұйымшылдығы таң қалдырды. Ол әрқашан қайда және не өтірік екенін білетін. Оның жұмыс орнының өзі мінсіз болды. Мен оны кездестіргенімде, ол өзінің жаңа бастығымен алты ай бойы жұмыс істеп жатқан еді. Оның бұрынғы бастығы дауыс жазғышты пайдалануды ұнатпады. Сондықтан ол оны биік шкафтың үстіндегі тартпада сақтады және жаңа бастық, керісінше, оған күн сайын магнитофон үшін жаңа жад картасын әкелді. Осылайша, ол күн сайын таңертең магнитофонға көтеріліп, жұмыс күнінің соңында оны орнына қою үшін дәл осындай операция жасау керек болды. Міне, әдет күші деген осы.

    Бұл мысал әдеттердің қаншалықты табанды екенін айқын көрсетеді. Жұмыстың стереотипі әлдеқашан өзгерді, бірақ бұрыннан қалыптасқан күнделікті әдет өмір сүруін жалғастыруда. Тұрақты пайдаланатын заттарды қайда сақтайтыныңызға назар аударыңыз. Олар әрқашан сіздің қолыңызда болуы керек. Үстеліңіздің үстінде сөрелер болса, оларды орындықтан тұрмай-ақ төменгі сөредегі затқа жетуге болатындай етіп орналастыру керек. Сіз үнемі қолданатын заттар (мысалы, телефон, принтер, әртүрлі анықтамалық кітаптар) оларға қол тигізбеу үшін қол жетімді жерде болуы керек.

    Компьютерді пайдалану

    Қазіргі уақытта адам қызметінің барлық дерлік түрлері ұзақ мерзімді пайдаланумен байланысты. компьютерлік технология. Компьютермен жұмыс істеу кезінде осы қарапайым кеңестерді орындау өнімділікті арттыруға, жайлылықтың жоғары деңгейін қамтамасыз етуге және сізді шаршау мен денсаулыққа зиянды әсерлерден қорғауға көмектеседі:

    Монитор экранының үстіңгі шеті пайдаланушының көзімен бірдей деңгейде болуы ұсынылады. Дегенмен, кейбір компьютерлік сарапшылар бұл биіктік рұқсат етілген ең жоғары деңгей екенін атап өтіп, кейбір пайдаланушылар санаттары үшін бұл деңгейдің сәл төмен болуы керектігін талап етіп, бұл позицияның көз бен мойынға әлдеқайда ыңғайлы екенін атап өтеді.
    Ыңғайлы позаны алыңыз, бұрылу ерекше назармойын, омыртқа, шынтақ, қол, жамбас және аяқтың күйінде.
    Ұзақ уақыт бойы бір қалыпта тұрмауға тырысыңыз.
    Білектеріңізді, қолдарыңызды және қолдарыңызды бір сапта ұстаңыз және өткір жиектерге сүйенбеңіз. Пернелерді қатты баспаңыз.
    Пернетақта білекпен бірдей бұрышта болуы керек.
    Үзілістерді жиі жасаңыз. Сарапшылар сағат сайын бес-он минут үзіліс жасауды ұсынады.
    Компьютерде әрбір он-он бес минут жұмыс істегенде, көзіңізді бір сәтке жұмып демалыңыз. Содан кейін оларды ашып, алыстағы заттарға қарап, жиі жыпылықтаңыз.
    Мониторды жарықты көрсетпейтіндей етіп орнатыңыз. Үстіңгі жарықтандыру үшін перделерді, диффузорларды пайдаланыңыз.
    Қағаз құжаттарын оқу монитор экранынан оқуға қарағанда күштірек жарықтандыруды қажет етеді. Егер сіз компьютерде жұмыс істеп, қағаз құжаттармен бір уақытта жұмыс жасасаңыз, қағаз құжаттарын оқу үшін қажет қосымша жарық монитор экранына түспеуі үшін жарықтандыруды реттеуге болатын үстел шамын пайдаланыңыз.
    Қағаз құжаттарға арналған арнайы стенд компьютерде және қағаз құжаттармен бір уақытта жұмыс істеуді жеңілдетеді.
    Мониторыңыздың контрастын және жарықтығын ыңғайлы деңгейге реттеңіз.
    Монитор экранын және басқа компьютер беттерін жүйелі түрде сүртіңіз.

    Жұмыс орнын ретке келтіру

    Шкафтарды ретке келтіру. Тазалауды үстеліңізден максималды қашықтықта орналасқан шкафтардан бастаңыз. Сірә, оларда алдыңғы тазалау кезінде қол жеткізілмеген маңызды емес материалдардың негізгі бөлігі бар. Оларды босатқанда, үстеліңізге қарай алға жылжыңыз. Осылайша, сіз қазіргі уақытта жұмыс тұрғысынан пайдалырақ аймақтарды толтыратын заттарды сақтайтын орын аласыз. Қоқысты тынымсыз тастаңыз. Қажет емес құжаттарды және қоқысты тастаңыз. Қалған құжаттар мен материалдарды мұрағаттық жәшіктерге сұрыптаңыз, сәйкесінше қораптарды белгілеңіз. Кітап шкафтарындағы заттарды ретке келтіруді бастағанда, алдымен оларды толығымен тазалап, содан кейін барлық әдебиеттерді тақырып бойынша реттеуді ұсынамыз. Материалдар мен құжаттарды қажет болған жағдайда табу оңай әрі ыңғайлы болатындай етіп орналастыру талап етіледі.

    Жұмыс үстелін ретке келтіру. Менің өмірімде бос жұмыс үстелімен жақсы жұмыс істей алатыныма өзімді сендіруге тырысқан кезім болды. Мен өзіме-өзім айттым, құжаттардың үйінділеріне қарамастан, кейде қорқынышты өлшемдерге жетеді, мен кез келген қажетті қағазды оңай таба аламын және бір тапсырмадан екіншісіне кенет ауысу жұмыс күні бойына назарымды күшейтеді. Әрине ақымақтық болды. Жұмыс үстелінде құжаттардың шамадан тыс көп болуы жұмыстағыдай алаңдаушылық пен үзілістерге әкеледі. телефон қоңыраулары. Күш-жігерді оларды нақты орындауға шоғырландырудан гөрі, табысқа жетпестен бір тапсырмадан екіншісіне секіру әлдеқайда оңай. Әртүрлі құжаттардың көп болуы әр түрлі кешігулер мен кешіктірулер үшін қолайлы сылтау болып табылады. Белгілі бір мәселені шешу процесі қиын болған кезде назарыңызды сізге оңай болып көрінетін мәселені шешуге аудару психологиялық тұрғыдан оңайырақ болады және сіз бірнеше құжаттар дестесінен шыққан бірінші қағазды алуға тартыласыз. сіздің жұмыс үстеліңіз.

    Құжаттарды іздеу көп уақытты босқа кетіруге және жұмыстан үзіліс жасаудың жаңа себептерін тудыруы мүмкін. Оны алыңыз да, қанша рет жұмыстан қол үзіп, осы немесе басқа адамның өтініші бойынша өзіне қажетті құжатты табуға тырысып, осы үйінділерді аралау керек екенін анықтаңыз. Арнайы бақылаулар бұл күніне кемінде 15 минутты қажет ететінін көрсетті және бұл, әрине, өте консервативті бағалау. Әрине, көп емес. Бірақ егер сіз бір жылда қанша болатынын анықтасаңыз, онда сіз бір жарым апта аласыз, бұл жұмыс уақытын айтарлықтай жоғалту. Осы уақыт ішінде сіз қаншалықты пайдалы істер жасай алатыныңызды ойлаңыз. Ал егер сіз күніне 30 минут уақытыңызды іздеуге жұмсайтын дәрежеге дейін ұйымдасқансыз болсаңыз, онда дұрыс ұйымдастырылған болсаңыз, сізге жылына үш апта қосымша жұмыс уақыты беріледі.

    Жұмыс үстелінің ретсіздігі де анықтау қабілетіңізді азайтады басым бағыттарәрекеттер. Оның үстіне мұның бәрінде қисынсыз нәрсе бар. Стектерді айналдыра отырып, сіз бірдей құжаттарды қайта-қайта көресіз. Көбінесе сіз өзіңіздің күш-қуатыңызды және күш-қуатыңызды бірінші рет көргенде-ақ құтылуыңыз керек құжаттарды қарауға жұмсайсыз. Сіз мерзімдерді өткізіп жібересіз, себебі оларды еске түсіретін құжаттар басқа құжаттардың үйінділерінің астында жоғалып кетеді. Ақырында, стресстік жағдайлардың пайда болу орны бар. Сіздің қағаздарыңыз бей-берекет, аморфты масса болғанша, сіз өзіңізді жайсыз сезінуге болмайды. Сіз бұл қағаз бумаларында не жасырылғанына толық сенімді емессіз және бұл жағдай үнемі сіздің жұмысыңызды дұрыс орындай алмайтыныңызды еске салады. Көбінесе тапсырмалардың үлкен көлемінің болуы стресстік жағдайлардың пайда болуына олардың нақты орындалуынан әлдеқайда көп ықпал етеді.

    Жұмыс үстелін ретке келтірудің кілті қарапайымдылық болуы керек. Бұл процедураны бастаудың ең жақсы жолы - барлығынан - кіріс жәшігінен, шығыс жәшігінен, бір күнделіктен, бір блокноттан бастау. Сондай-ақ, жұмыс үстелінде жеке заттар қажет пе, жоқ па екенін қарастырыңыз. Жұмыс үстеліңізде кездейсоқ фотосурет немесе естелік қалдырғыңыз келуі мүмкін, бірақ жеке заттардың жұмысыңызға кедергі келтіруіне жол берудің мағынасы жоқ. Жұмыс үстеліңізде тек күнделікті қолданатын керек-жарақтар мен құралдар болуы керек. Сізге үнемі қажет емес басқа элементтер жұмыс үстелінде емес, қолыңызда болуы керек. Жұмыс кеңістігі жеткілікті үлкен болуы керек, өйткені жақсы ұйымдастырылған жұмыс үстелі физикалық жайлылық сезімімен бірге жағымды психологиялық көзқарасты әкеледі.

    Мүмкін, сіз өзіңіздің үстеліңізде заттарды ретке келтіруді бастамас бұрын, белгілі бір нәрсені еңсеруіңіз керек психологиялық кедергі. Өйткені, бос емес жұмыс үстелі оның өте бос емес иесімен тікелей байланысты және оны бос емес деп санауды ұнатпайды. Дегенмен, адам өте бос емес, бірақ мүлдем қабілетсіз және өнімсіз болуы мүмкін екенін есте ұстаған жөн. Қол жеткен нәтижелер сіздің істеріңіз туралы айтсын, емес сыртқы түрісіздің жұмыс үстеліңіз. Жұмыс үстелімен жұмыс істегенде, құжаттарды талдауды бастауға болады.

    Құжаттар дестелерімен қалай жұмыс істеуге болады

    Құжаттарды сақтауға арналған төрт бос қалтаны немесе қорапты келесідей белгілеңіз: «өңдеуге қабылдаңыз», «жіберу туралы қамқорлық жасаңыз», «оқыңыз», «сақтауға жіберу» (немесе өзіңізге ыңғайлы опцияларды ойлап табыңыз). Қайта өңдеуге болатын ең маңызды санат үшін жеткілікті пластик пакеттерді жинаңыз.

    Құжаттардың көпшілігін қоқыс жәшігіне жіберуге тура келетініне дайын болыңыз. Олар сізге келген сәтте қаншалықты маңызды болса да, олар ескірген шығар. Өткен қателіктерді қайталамаңыз, батыл әрекет етіңіз. Бұл жерде сіз мына принципті басшылыққа алуыңыз керек: егер құжаттың құндылығына күмәндансаңыз, оны қоқыс жәшігіне жіберіңіз.

    Әрбір құжатты оқуға уақыт жоғалтпаңыз. Бұл кезеңде сіздің міндетіңіз оның мүлдем қажет еместігін анықтау ғана, ал егер солай болса, оны сәйкесінше қоқыс жәшігіне немесе қалтаға жіберу керек.

    Құжаттарды сұрыптау кезінде басқа әрекет жасамаңыз, әйтпесе сіз бұл массада тұрып қалуыңыз мүмкін. AT міндетті түрде, әрі қарайғы жұмысыңызды жеңілдету үшін құжаттарға белгілер қойыңыз, бірақ бұған көп уақыт жұмсамаңыз, өйткені бұл кезеңдегі негізгі міндетіңіз барлық құжаттарды санаттарға сұрыптау болып табылады.

    Журналдар және т.б мерзімді басылымдарсізді қызықтыратын беттерді жыртып, жылдам шолу керек. Қалғанын қоқыс жәшігіне жіберіңіз. Бұл кезеңде жыртылған жазбаларды оқуға болмайды.

    Барлық бумаларды сұрыптап болғаннан кейін, себеттерге назар аударыңыз. Құжаттармен жұмыс істеу уақытын белгілеңіз.

    Егер бәрі дұрыс жасалса, онда жасалған жұмыс сізге терең қанағат әкеледі.

    Бұл сұрақтың жауабы оң жұмыс әдеттерін дамытуға тікелей байланысты:

    Құжаттың құндылығына күмәніңіз болса, оны қоқыс жәшігіне жіберіңіз.
    Үстеліңізді құжаттарды сақтауға арналған орын ретінде пайдаланбаңыз - бұл үшін арнайы қалталарды пайдаланыңыз.
    Әрқашан қажетті жабдықтың бар екеніне көз жеткізіңіз. Сіз үнемі қолданатын барлық құралдар мен керек-жарақтар қолыңызда болуы керек.
    Жұмыс үстеліңізден үйілген құжаттарды кеңсенің басқа жерлеріне жылжытпаңыз.
    Құжаттарды күнделікті өңдеуге және тіркеуге тырысыңыз. Егер құжаттарды шкафтан шығарсаңыз, оларды мүмкіндігінше тезірек орнына қоюды ұмытпаңыз.

    «Кадрлар бөлімі коммерциялық ұйым", 2011 ж., N 12

    Өнердің 3-бөлігінде көрсетілген ұйымдастыру шараларының қатарында. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 68-бабына сәйкес, жергілікті нормативтік актілермен уәкілеттік берілген адамдар еңбек шартын жасасу шарттарын келіссөздер жүргізуге міндетті. Бірақ оған қол қоймас бұрын жұмыс беруші қызметкерді ішкі еңбек тәртібінің ережелерімен қол қоюымен таныстыруға, ұжымдық шарт, қызметкердің еңбек қызметіне тікелей қатысты басқа да жергілікті нормативтік актілер. Соңғысына ұйымда әрекет ететін, қорытынды жасағысы келетін азаматқа қажетті ақпаратты қамтитын актілер жатады. еңбек шартынегізделген шешім қабылдау. Олардың қайсысы - өнердің 1 және 2 бөліктерінен білуге ​​болады. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 57-сі, онда еңбек шартына қосу үшін міндетті болып табылатын мәліметтер мен шарттар (мысалы, жұмыс орны туралы) көрсетілген.

    Сонымен бірге, Өнердің 4-бөлігі. 57 Еңбек шартының тараптарына оған қосымша шарттарды (қызметкердің жағдайын белгіленгенмен салыстырғанда нашарлатпау) енгізуге мүмкіндік береді. еңбек құқығынормалары бар басқа да нормативтік құқықтық актілер еңбек құқығы, ұжымдық шарт, келісімдер, жергілікті нормативтік актілер), атап айтқанда, жұмыс орнын көрсету (көрсету құрылымдық бөлімжәне оның орналасқан жері), жұмыс орны (мысалы, N 21 кабинет). Жұмыс орны туралы ақпаратты еңбек шартына енгізу қызметкердің жағдайын жақсартады, өйткені ол жұмыс берушінің әрекет ету мерзімі ішінде көрсетілген шартты ерікті түрде өзгерту мүмкіндігін шектейді. еңбек қатынастары. Бұл ретте әлеуетті қызметкермен еңбек шартына енгізілген талаптар туралы алдын ала келіссөздер жүргізетін жұмыс берушінің өкілдері оны жұмыс орнымен таныстыруға міндетті.

    Жабдықталған жұмыс орны дегеніміз не? Бұл сұрақтың жауабын Өнерден табуға болады. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 163-інде жұмыс беруші қызметкерлерге өндірістік нормаларды орындау үшін қалыпты жағдайларды қамтамасыз етуге міндетті - өнімді жұмыс үшін барлық қажетті заттармен жабдықталған ғана емес, сонымен қатар денсаулық үшін қауіпсіз жұмыс орнын қамтамасыз етуге міндетті. жұмысшылардың. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің осы бабы кадр қызметкерлеріне тікелей қатысты болмаса да, онда көрсетілген шарттарды ұқсастық бойынша пайдалануға болады. Бұл шарттарға, атап айтқанда:

    • үй-жайлардың, құрылыстардың, машиналардың, технологиялық жабдықтар мен жабдықтардың жақсы күйі;
    • жұмысқа қажетті техникалық және басқа құжаттамаларды уақтылы беру;
    • жұмысты орындауға қажетті материалдардың, құралдардың, басқа да құралдар мен заттардың тиісті сапасы, оларды қызметкерге уақытылы беру;
    • заңнама талаптарына сәйкес еңбекті қорғау және өндіріс қауіпсіздігін қамтамасыз ету.

    Жұмыс беруші қандай нақты жағдайлар жасауы керек тиімді жұмыс, мысалы, кадр инспекторына? Кадрлар бөлімінің қызметкерінің типтік жұмыс орны қандай болуы керек және кадр бөлімі қандай үй-жайлардан тұруы керек? Біз кадрлар бөлімінің жұмыс орындары мен үй-жайларына қойылатын талаптарды анықтайтын нормалар мен стандарттарға қатысты федералды деңгейде қабылданған заманауи арнайы нормаларды немесе ұсыныстарды таппағанымызды бірден атап өтеміз. Сондықтан біз заңға тәуелді актілерге және арнайы әдебиеттерге жүгінеміз.<1>зерттеу мәселесіне арналған. Олардың мысалдары назарларыңызға ұсынылады.<2>.

    <1>Мысалы, брошюраларды қараңыз: Басқару жұмысын ғылыми ұйымдастыру. Мәскеу: Прогресс, 1968; Көшбасшының жұмысы. М.: Экономика (жылдық тақырыптық шығарылымдар сериясы: 1975 - 1978); Жеңіл өнеркәсіп өндірісінің басшысына арналған жұмыс орнының типтік дизайны. М.: КСРО Жеңіл өнеркәсіп министрлігінің ИПК, 1970 ж.; Салааралық нұсқаулардене және дене қызметкерлерінің шамадан тыс жұмыс істеуіне жол бермеу ой еңбегі. Мәскеу: Еңбек ғылыми-зерттеу институты, 1979 ж.
    <2>Кадр қызметінің жұмысына арналған сөздік-анықтамалық. Мәскеу: Мәскеу кадрлар орталығыМәскеу қалалық атқару комитетінің еңбек және әлеуметтік мәселелер жөніндегі бас бөлімінде, 1989. 102 б.

    Кадр бөлімінің жұмыс бағыттары

    Кадрларды іріктеу және есепке алумен айналысатын қызметкерлердің еңбек қызметі реттеледі лауазымдық нұсқаулықтарбасшылар, мамандар және басқа да қызметкерлер лауазымдарының біліктілік анықтамалығына сәйкес құрастырылған<3>(бұдан әрі - Қызметкерлердің біліктілік анықтамалығы). «Жұмысқа қабылдау және оқыту» функциясы бойынша еңбек қызметіне қойылатын ұйымдастырушылық талаптар Үлгі жобақызметкерлердің жұмысын ұйымдастыру<4>.

    <3>Ресей Еңбек министрлігінің 1998 жылғы 21 тамыздағы N 37 қаулысымен бекітілген (2011 жылғы 14 наурыздағы өзгертулерімен қолданысқа енгізіледі).
    <4>Бастапқыда "Жұмысшылар мен қызметкерлердің еңбегін ұйымдастыру. Кәсіпорындарды басқару" ( соңғы шығарылым 1990 ж.). Ол арнайы ғылыми-техникалық кітапханаларда болуы керек. Қосымша ақпарат алу үшін егжей-тегжейлі ақпаратСіз Еңбек министрлігінің Еңбек ғылыми-зерттеу институтының мұрагеріне, «Еңбек және ғылыми-зерттеу институты» мамандандырылған федералды мемлекеттік унитарлық кәсіпорнына хабарласа аласыз. әлеуметтік сақтандыру«немесе оның құрылымдық бөлімшесіне – Орталық салалық ғылыми-техникалық ақпарат және насихат бюросына.

    Сәйкес стандартты талаптарбасшыдан (басшы немесе кадр жөніндегі менеджер) және оған бағынысты, кадр жұмысымен айналысатын бірнеше қызметкерлерден тұратын персоналды басқару бөлімінде кеңсе макеті болуы керек. Басқару қызметімен айналысатын адамның жұмыс орны барлық нормативтік құқықтық актілерде және арнайы әдебиеттерде кеңсе деп аталады.<5>.

    Кадр бөлімінің үй-жайларында оның басшысының кабинетінен басқа қызметкерлерге арналған кабинеттер және келушілер мен қызметкерлерді қабылдауға арналған жұмыс алаңы (бөлме) болуы керек. Бұл бөлек бөлме ұйым қызметкерлерімен және үміткерлермен жұмыс істеу үшін арнайы жабдықталған. Кадр қызметіне келген адамдардың іс-қағаздарын жүргізуге ыңғайлы болуы үшін оған үстел және бірнеше орындық немесе орындықтар қойылады.

    микроклиматтық жағдайлар ( рұқсат етілген температура, ауа алмасу жиілігі және оның салыстырмалы ылғалдылығы) кеңселерде (бөлмелерде) ГОСТ 12.1.005-88 "SSBT. Жұмыс аймағының ауасына қойылатын жалпы санитарлық-гигиеналық талаптар" сәйкес болуы керек. Кеңселерді жобалау немесе жабдықтау кезінде SP 52.13330.2011 «Табиғи және жасанды жарықтандыру» жұмыс орнын жарықтандыру стандарттарын қатаң сақтау қажет. Жұмыс аймағындағы шу деңгейі ГОСТ 12.1.003-83 «SSBT. Шу. Жалпы талаптарқауіпсіздік».

    Кадр бөлімі орналасқан үй-жайлардың ауданы SNiP 31-06-2009 «Қоғамдық ғимараттар мен құрылыстар» талаптарына сәйкес болуы керек. Сондай-ақ олар жиһаздар мен кеңсе техникасын ұтымды орналастыруды қарастырады. Жұмыс бөлмелеріндегі температура деңгейі санитарлық нормалармен белгіленген талаптарға сәйкес болуы керек - 18-ден 20 градусқа дейін. Цельсий.

    Кадр қызметкерінің жұмыс орны

    Кадр қызметкерінің типтік жұмыс орны қандай екенін елестету (сәйкес Біліктілік анықтамалығықызметкерлерді кәсіпқой қызметкерлер санатына жатқызу), біз Мәскеу қалалық атқару комитетінің еңбек және әлеуметтік мәселелер жөніндегі бас басқармасы сол кездегі жұмыс орындарын аттестациялауды жеңілдету үшін ұсынған кадр қызметкерлері үшін мамандандырылған орындарды құру туралы ұсыныстарды қолданамыз. Мәскеу ұйымдары. Сонымен бірге қарастырылатын актілердің, сондай-ақ қолданыстағы ұсынымдар мен стандарттардың моральдық тұрғыдан ескіргенін және сондықтан оларды тек Құралдар жинағы. Оның негізінде жергілікті ережелерұйым басшысы бекітуі тиіс.

    Бірақ алдымен конвенцияларды қолдануда мамандар тұжырымдайтын «жұмыс орны» ұғымының мазмұнымен танысайық. халықаралық ұйымЖұмыс орны (ХЕҰ) жаһандық жұмыс пактінің есебінде<6>. Бұл құжатқа сәйкес құрылымдық бөлімше жұмыскерлері бекітілген жұмыс орындарынан (жұмыс аймақтарынан) (егер ол саны жағынан шағын кәсіпорын болмаса), ал бірқатар бөлімшелерден – жалпы типтік ұйымнан құрылады. басқару моделі өндірістік процессжәне жұмыс күші. Демек, дүниежүзілік қоғамдастық жұмыс орнын нақты қызметкердің өзінің еңбек функциясын жүзеге асыруы үшін жабдықталған жұмыс берушінің шектеулі аумағы деп санайды. Осыған ұқсас анықтама еңбек құқығы теориясында да қабылданған.

    <6>Жұмыссыздықтың, кедейліктің, теңсіздіктің және бизнес үшін тұрақты күйзелістің жалғасуы перспективасымен бетпе-бет келіп, 2009 жылғы маусымда халықаралық конференцияХЕҰ-ға мүше 183 елдің делегаттарымен ұсынылған үкіметтердің, жұмыс берушілер мен жұмысшылардың қатысуымен еңбек ұйымы БҰҰ мүшелерін талаптарды сақтауға шақырып, жұмыс орындарының жаһандық пактісін бірауыздан қабылдады. халықаралық стандарттарүкіметтер мен жұмыс берушілерді жұмыс орындарын құруға және сақтауға міндеттейтін еңбек заңдары.

    Сонымен, ХЕҰ сарапшылары жұмыс орнын ұйымның құрылымын анықтайтын элементтер жүйесіндегі негізгі бірлік (бастапқы буын) ретінде, яғни ол еңбек функциясын орындауға бейімделген кәсіпкер аумағының бөлігі ретінде қарастырады. жұмысшылар немесе жұмысшылар тобы (соның ішінде бригада) жалпы өндірістік тапсырма. Басқаша айтқанда, жұмыс орны – өндірістік тапсырманы бірлесіп орындайтын жұмысшының немесе қызметкерлер тобының еңбек қызметі орындалатын, қажетті еңбек құралдарымен жабдықталған кеңістіктік аймақ.

    Мәскеудегі ұйымдардың кадр қызметінің қызметкері үшін жабдықталған жұмыс орны нені білдіреді? Арнайы әдебиеттерде мыналар айтылады: кадрлық офицерлер үшін бұл бір қызметкерге шаққандағы белгілі бір аумақта орналасқан, тиісті жиһаз жиынтығы және техникалық құралдарөндірістік функцияларды орындау үшін қажет - адамдармен жұмыс және құжаттармен жұмыс.

    Шкафтың орналасуымен оның қабырғалық шкафы, қажетті құрылғылардың (телефон, принтер және т.б.) және құжаттардың оңай қозғалуы үшін айналмалы қондырмасы бар үстел, көтергіш және айналмалы орындық орналастырылған жұмыс аймағы болуы керек. Жұмыс орнының жабдықталуы персоналға жоғары сапалы ақпаратты дер кезінде алу және оны дайындау кезінде пайдалану мүмкіндігін қамтамасыз етуі керек. басқару шешімдері. Оргтехниканың жиынтығына байланыс құралдары (телефон, факс), шағын оргтехника (калькулятор және т.б.) кіруі керек.

    Өз кезегінде, персоналды қабылдау мен есепке алудың Салааралық шоғырландырылған уақыт нормативтерінде (бұдан әрі – Жиынтық нормативтер)<7>персонал инспекторы мен хронометраждың жабдықталған жұмыс орындары қандай болу керектігі туралы келесі түсініктемелерден тұрады.

    <7>КСРО Еңбек министрлігінің 1991 жылғы 14 қарашадағы N 78 қаулысымен бекітілген.

    Осылайша, персонал инспекторының жұмыс орны көтергіш және айналмалы орындықпен, кеңсе техникасы мен оған жұмыс заттарын ыңғайлы орналастыруды қамтамасыз ететін қондырмасы бар бір тұғырлы үстелмен, ал үстелдің тартпаларында – тиісті құжаттаманы сақтауды қамтамасыз етеді. және кеңсе тауарлары.

    Үстел жәшіктері папкалардың ыңғайлы орналасуына арналған құрылғылармен жабдықталуы керек. Әрбір қорапқа ішіндегі қалталар тізімі бар картаны тіркеген жөн. Корпустар мен папкалар нақты белгіленген, әртүрлі түстермен, кодтық белгілермен болуы керек, осылайша пайдаланғаннан кейін оларды бастапқы орнына оңай қайтаруға болады. Жұмыс күні ішінде жедел жұмысқа қажетті құжаттардың ең аз саны үстелде болуы керек.

    Арнайы және анықтамалық әдебиеттерді, сондай-ақ есеп беру және басқа да құжаттары бар папкаларды сақтау үшін сізге сақтауға арналған шкаф немесе өлшемі бойынша оған сәйкес келетін сөрелер мен сөрелер қажет. жұмыс кітаптарыжәне басқа да нысандары қатаң жауапкершілік- отқа төзімді және су өткізбейтін шкаф немесе сейф.

    Хронометрдің жұмыс орны бір үстелді үстелмен, көтергіш және айналмалы орындықпен, персоналдың бар-жоғы туралы күнделікті есеп беру бланкілерін сақтауға арналған сейфпен, уақытша еңбекке жарамсыздық парақтарымен, науқасты күту туралы анықтамалармен және қызметкерлердің жұмыста біржола жоқтығын растайтын басқа да құжаттармен жабдықталған. себептері.

    Жұмыс бөлмелерінде жиһазды орналастыру кезінде әрбір жұмыс орнына жақындаудың ыңғайлылығын ескеру керек және орындаушылардың мамандануын ескере отырып, құжаттарды жылжытудың ұтымды схемасына назар аудару керек.

    Оған қоса, құрылуы керек қауіпсіз жағдайларҚолданыстағы санитарлық-гигиеналық нормалар мен нормаларға сәйкес кадр қызметі қызметкерлерінің қалыпты жұмыс істеу мүмкіндігін қамтамасыз ететін еңбек және ұйымдық-техникалық жағдайлардың жиынтығы<8>.

    <8>Қараңыз, мысалы, ГОСТ 12.2.032-78 "ССБТ. Жұмысты отырғанда орындау кезіндегі жұмыс орны. Жалпы эргономикалық талаптар" және ГОСТ 12.2.033-78 "СБТ. Жұмысты тұрып орындау кезіндегі жұмыс орны. Жалпы эргономикалық талаптар".

    Егер ұйым «ACS-персонал» жүйесін іске қосқан болса.<9>(желі құрылғыларына кіреді және бағдарламалық қамтамасыз ету, оның көмегімен электрондық құжат айналымы жүзеге асырылады), оның жұмысын қамтамасыз ету үшін техникалық құралдардың толық жиынтығы қажет болады. Кадр бөлімінің басшысы арнайы әдебиеттермен танысуы керек<10>. Сондай-ақ сізге SanPiN сәйкес болуы керек » Гигиеналық талаптардербес электронды компьютерлерге және жұмысты ұйымдастыруға»<11>.

    <9>«ACS-кадрларға» балама ретінде «1С: Жалақы және адам ресурстарын басқару 8 Basic» ішкі жүйесін (немесе оның толық аналогтары «Кәсіби» немесе «Корпоративтік») пайдалануға рұқсат етіледі, ол «1С» бөлігі болып табылады. : Ұйымдар мен жеке тұлғалардың қызметін автоматтандыру үшін оның негізінде әзірленген платформалық және қолданбалы шешімдерді қамтитын Enterprise 8» бағдарламалық жүйесі.
    <10>Қараңыз, мысалы: Аппақ М.А. Дербес компьютерлер негізінде автоматтандырылған жұмыс орындары. М.: Радио және байланыс, 1989. 176 б.; Винокуров М.А. Персонал қызметіндегі компьютерлік технологиялар / М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгартс, В.А. Пархомов. И.: IGEA баспасы, 1997. 198 б.; Васильев Д.В. Компьютерде офистік жұмыс. Ред. 2, қосу. М.: Стрикс, 1999. 224 б.; Қантар И.Л. Басқару аппаратының автоматтандырылған жұмыс орындары. 1990. 304 б.
    <11>Т.Ю. Бляшко «Дербес компьютерлері бар бөлмелерде жұмысты ұйымдастырамыз», 2010 ж., N 5, б. 59 - 66; сондай-ақ Ресей Федерациясының Бас мемлекеттік санитарлық дәрігерінің 03.06.2003 жылғы N 118 «СанПиН 2.2.2 / 2.4.1340-03 санитарлық-эпидемиологиялық ережелері мен ережелерін енгізу туралы» Жарлығын қараңыз (03.09.2003 жылғы өзгертулермен). Құжаттың түпнұсқа мәтіні « орыс газеті«21.06.2003 ж.

    Кадр қызметкерінің автоматтандырылған жұмыс орны

    Қызметкерлердің біліктілік анықтамалығы мыналарды белгілейді біліктілік талаптарыадам ресурстары бөлімінің басшысы лауазымына дейін. Оның міндеттеріне мыналар жатады: 1) жүзеге асыру заманауи әдістер«ACS-персонал» ішкі жүйесін және кадр бөлімі қызметкерлерінің автоматтандырылған жұмыс орындарын (АЖ) пайдалана отырып персоналды басқару; 2) ұйымның персоналы туралы деректер банкін құру; 3) осы банкті уақтылы толықтыру; 4) деректер банкінен пайдаланушыларға ақпаратты жедел ұсыну және т.б.. Өз кезегінде, оның біліміне қойылатын талаптар оның кәсіпорын персоналы туралы деректер банкін қалыптастыру және жүргізу тәртібін және пайдалану мүмкіндігін білуі керектігін көрсетеді. заманауи ақпараттық технологияларкадр қызметінің жұмысында.

    Ұйымда жұмыс істейтін «ACS-кадрлар» ішкі жүйесімен персоналдың жұмыс орны жиһаздың қолданыстағы жиынтығына техникалық құралдарды қосу арқылы оның автоматтандырылған жұмыс орнына (АЖЖ) айналуы керек. желілік жабдықжәне бағдарламалық қамтамасыз ету. Бұл іске асыруға мүмкіндік береді электрондық құжат айналымы.

    Нақты техникалық құралдарды таңдауға, олардың функционалдық, көлемдік және құны көрсеткіштеріне құжат айналымының көлемі, техникалық құралдарды пайдалану әдісі, көшірілетін құжаттардың көлемі, жабдықтың технологиялық және пайдалану сипаттамалары, өндіруші сияқты факторлар әсер етеді. жабдықтың; пайдалану құны. Интернетте және арнайы әдебиеттерде кадр қызметі басшысының (басшының) және кадр жұмысын орындаушының (HR менеджерінің) типтік жұмыс орындары қалай сипатталған? Олар мыналардан тұрады:

    • ДК, оның ішінде жүйелік блок, дисплей (монитор), пернетақта, тінтуір;
    • телефон және сканер, принтер және көшірме аппараты (бір бөлімшеге), қажет болған жағдайда жұмыс үстелінің телефон қосқышы бар көп функциялы құрылғы (MFP);
    • компьютер жадында сақталған электрондық құжаттарды тасымалдау үшін қолданылатын факс-модем;
    • ұсақтағыш – қағаз ұсақтағыш (бөлімше бойынша).

    Мұндай жұмыс орны ақпарат алмасуды, оның ішінде персоналды басқару бөлімі мен есеп бөлімі арасында, сондай-ақ басқа бөлімдерді ашық кадрлық ақпаратпен қамтамасыз етуді қамтамасыз етеді. Сонымен қатар, бұл ұйымның персоналы туралы деректер банкін құруға мүмкіндік береді, оны уақтылы толықтыру мүмкіндігін қамтамасыз етеді және оған рұқсат етілген пайдаланушыларды ақпаратпен жедел қамтамасыз етеді. Кадр қызметкерлеріне арналған жұмыс орнын ұйымдастыру ағымдағы мәселелерді жылдам шешуге мүмкіндік береді кадрлық жазбаларжәне іс қағаздарын жүргізу, жүргізу процесін автоматтандыру кадрлық резерв, сауалнамаларды құру және өңдеу және т.б. Сонымен қатар, ACS-кадрлар жүйесінің енгізілуімен ұйымның өндірістік-шаруашылық қызметі үшін кадр бөлімі және бухгалтерия сияқты маңызды бөлімшелердің өзара әрекеттесу шарттары жеңілдетілді: олар желілік сервер арнасын жергілікті (ішкі) компьютерлік желі.

    «1С» компаниясы «1С: Жалақы және персонал» арнайы бағдарламасын шығаратынын ескеріңіз. Компания және байланысты серіктестер стандартты емес немесе жеке құруға тапсырыс бере алады бағдарламалық өнім, белгілі бір ұйымның ерекшеліктерін ескере отырып. Орындағаннан кейін соңғы технологияперсоналды басқару және оны пайдалану ережелеріне оқыту, фирма және оның серіктестері (немесе өкілдері) одан әрі қамтамасыз етеді техникалық көмекжәне сүйемелдеу.

    Персоналдың жұмыс орындары мен персонал туралы ақпаратты басқа пайдаланушылар арасында құжат алмасуға қойылатын заң талаптары

    Қызметкерлердің, жұмыс берушінің және бөлімшелердің өкілдері арасында құжат алмасуды, электрондық құжат айналымын практикаға енгізу алдында оның жұмыс істеуіне жауапты адамдарды тағайындау туралы басшының бұйрығы болуы керек. арқасында Ч. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 14 «Қызметкердің жеке деректерін қорғау» (85 - 90-баптарды қараңыз), адамдардың ақпараттық мұрағатқа қол жеткізу мүмкіндігін барынша азайту керек. Қызметкерлердің дербес деректерін сақтауға және пайдалануға жауапты тұлға ретінде ұйымның бұйрығымен тағайындалған кадр бөлімінің басшысы мен кадр жөніндегі маман ғана толық рұқсат алуы керек.

    Осыған қарамастан, жұмыс процесін жүзеге асыруға қатысатын және ACS-кадрлар жүйесі мен AWS арқылы персоналды басқаруға жіберілген персоналды басқару бөлімінің барлық қызметкерлері қызметкерлердің жеке деректерінің жеке позицияларына қол жеткізуі керек. Оның үстіне қазіргі уақытта біздің заңнама қызметкер мен жұмыс беруші арасындағы құқықтық қатынастардың бұл түрін реттемейді, сондықтан тараптардың құқықтары, міндеттері мен жауапкершілігі жергілікті нормативтік құқықтық актілерде немесе жеке келісімдерде реттелуі тиіс.

    Сонымен қатар, оны далада білу керек кадрлық құжат айналымыКадр қызметкерлері уәкілетті тұлға қол қойған қағаз жеткізгіштегі құжаттарды ДК (компьютер) жадындағы электрондық көшірмелерімен ауыстыруға құқылы емес. Еңбек дауы туындаған жағдайда, қолданыстағы заңнама дәлел ретінде қарастыруға мүмкіндік бермейді, мысалы, қызметкерді жұмыстан босату фактісі, қатты дискіде орналасқан түпнұсқаның басып шығару түріндегі бұйрық. ДК. Бұл жағдай қадағалаушы органдарда да, КҚК-де де, сотта да құжатта факсимильді немесе құжатта жоқ болса, мекеме басшысының еркін тексеруге тиісті құрал-жабдықтардың жоқтығынан туындады. цифрлық қолтаңба(ЭСҚ).

    Н.А.Бриллиантова

    профессор,

    басшысының орынбасары

    еңбек құқығы бөлімдері

    және құқықтар әлеуметтік қамсыздандыру ATISO,

    Ғылыми хатшы

    докторлық диссертация

    ATISO жанындағы кеңес

    В.В.Архипов

    практикалық заңгер

    © 2022 vangoghlife.com. Инвестициясыз қалай ақша табуға болады.