1960 жылдардың өзінде АҚШ пен Еуропадағы ұйымдар электронды деректермен алмасуды бастады. Бірақ электронды құжат айналымын мүмкіндігі бар бірнеше ірі компаниялар ғана пайдаланды. Өйткені, электронды құжат алмасудың бірыңғай стандарттары болмаған. 1970 жылдардың соңына дейін олар электронды қолтаңба туралы айта бастады.
Электрондық қолтаңба - бұл ақпарат электрондық нысаныэлектрондық түрдегі (қол қойылған ақпарат) басқа ақпаратқа қоса берілген немесе басқаша байланыстырылған және ақпаратқа қол қойған тұлғаны сәйкестендіру үшін пайдаланылатын .
2-бап федералды заң«Электрондық қолтаңба туралы»
Қарапайым тілмен айтқанда, бұл оның түпнұсқалығын (авторлығын), түпнұсқалығын және тұтастығын тексеруге мүмкіндік беретін электрондық құжаттың реквизиті.
Қарапайым цифрлық қолтаңбаларды құрудың криптографиялық алгоритмі 1977 жылы жасалды. Ал жеті жылдан кейін деректер алмасудың бірыңғай жалпыеуропалық стандарты EANCOM (EDI) бекітілді.
1990 жылдары Еуропаның көптеген елдерінде электронды құжаттар туралы арнайы заңдар қабылданып, заңдық маңызы бар құжат айналымы электронды түрде жүзеге асырыла бастады. Ресейде мұндай заң 2011 жылы қабылданған.
Электрондық құжат айналымы
Көптеген компаниялар ішкі бизнес-процестерді автоматтандырып, іске асыруда Ақпараттық жүйелержәне бұлтта деректерді сақтаңыз. Қағаз нысандағы шарттар мен актілер электронды құжаттарға ауыстырылуда. Уақыт заңы.
Ал егер бар болса ішкі оңтайландыруКөптеген компаниялар азды-көпті сәтті жеңеді электрондық құжатконтрагенттермен айналым жиі ақсап жатады.
Электрондық құжат айналымы (ЭҚҚ) – бұл заңдық маңызы бар құжат айналымы электронды форматтазаңды және/немесе жеке тұлғалар арасында.
Типтік жағдай: бухгалтер өз құжатын жасайды есеп жүйесіаяқталғаны туралы куәлікті басып шығарады және курьер арқылы контрагентке жібереді. Бірнеше күннен кейін серіктес фирманың бухгалтері бұл құжатты қабылдап, сканерлейді, содан кейін оның бухгалтерлік жүйесіне жазбаны қолмен енгізеді. Бұл ретте екі тарап та актінің қағаз нұсқаларын сақтауы тиіс.
Электрондық құжат айналымы бұл процесті айтарлықтай жеңілдетеді және тездетеді.
EDI артықшылықтары
- Курьерге жалақы төлеудің немесе пошта қызметтерін төлеудің қажеті жоқ.
- Электрондық құжаттармен жұмыс істеу жылдамырақ және ыңғайлырақ, ал олардың жолда жоғалу қаупі нөлге тең.
- Кеңседе тонналап қағазды сақтаудың қажеті жоқ.
- Барлық құжаттар бір рет басу жеткілікті, олардың кез келгеніне Интернет қосылымы бар жерде қол жеткізуге болады.
EDI қалай орнатуға болады
Электрондық құжаттарды алмасудың екі негізгі жолы бар: тікелей және делдал арқылы.
Бірінші жағдайда компаниялар өзара айырбастау тәртібі мен шарттарын егжей-тегжейлі сипаттайтын шарт жасасуы керек немесе контрагенттердің әрқайсысында білікті электронды қолтаңба болуы керек. Оны алу үшін Ресей телекоммуникация және бұқаралық коммуникациялар министрлігі аккредиттелген сертификаттау орталығына хабарласу керек.
Дегенмен, білікті электронды қолтаңба болса да, барлық құжаттарды тікелей, мысалы, электрондық пошта арқылы жіберу мүмкін емес. Қолданыстағы заңнамаға сәйкес шот-фактураларды тек Федералдық салық қызметі бекіткен XML форматында электронды түрде жіберуге болады.
Сондықтан делдал арқылы электронды құжат айналымын жолға қою әлдеқайда ыңғайлы. MegaFon заңды тұлғалар арасында бухгалтерлік және басқа да құжаттарды жасау, қол қою және алмасу үшін веб-интерфейс әзірледі. Оның көмегімен сіздің бухгалтеріңіз, менеджеріңіз немесе хатшыңыз жаңа серіктеспен тез арада шарт жасаса алады, жеткізушіге шот-фактура бере алады немесе мердігерден сметаны қабылдай алады.
Бұл ретте барлық құжаттар жүйеленіп, компанияның жеке кабинетінде қауіпсіз сақталады.
EDI пайдалану үшін сізде білікті болуы керек электрондық қолтаңба.
MegaFon электрондық құжат айналымы порталының жеке кабинетінде сіз жаңа құжаттарды (қол қоюсыз және жібермей) жасай аласыз және оларды жұмыс компьютеріңізге жүктей аласыз.
Сондай-ақ ол жерде байланыс үшін есеп беру құжаттарын сұрай аласыз: шот-фактуралар, шот-фактуралар және актілер. Осы жолмен алынған құжаттардың заңдық маңызы бар және қағазға басып шығаруды немесе қайталауды қажет етпейді.
Тіпті қызмет көрсету туралы келісім ұялы байланыс«МегаФонмен» қашықтан қорытынды жасауға болады. Электронды қолтаңбасы бар корпоративтік клиенттер компания кеңсесіне баруға уақыт жұмсамайды. Барлығын жеке кабинетіңіз арқылы жасауға болады. Жылдам, және ең бастысы, мүлдем тегін.
MegaFon электронды құжат айналымының тағы бір артықшылығы - ол 1С-пен оңай біріктіріледі. Егер сіз осы есеп жүйесімен жұмыс жасасаңыз, құжаттарды порталға тікелей 1С-тен жүктей аласыз.
«Электрондық құжат айналымы» қызметін пайдалануды бастау үшін сізге қажет:
- Тиісті порталда тіркеліңіз.
- Жүйеге жарамды электрондық қолтаңбаны қосыңыз.
- Электрондық құжат айналымы жүйесінің Регламентіне қосылуға өтінімді толтыру.
Алғашқы 14 күн ішінде сіз негізгі Promo пакетін пайдалана аласыз. Ол екі мыңға дейін ресми және мыңға дейін бейресми құжатты тегін жіберуді қарастырады. Электрондық құжат айналымының барлық артықшылықтарын сезінуге екі апта жеткілікті. Осыдан кейін сіз таңдай аласыз тарифтік жоспарсіздің бизнес мақсаттарыңызға негізделген.
Электрондық құжат айналымы қызметі транзакцияларды өңдеуге және құжат алмасуға ақша мен уақытты үнемдейді. Қызметтің артықшылықтарын агенттер, дистрибьюторлар, франчайзилер, филиалдық құрылымы бар ұйымдар, сондай-ақ ұйым ішінде де, серіктестермен жұмыс істеу кезінде де құжат алмасу тиімділігін арттыруды жоспарлайтын компаниялар толықтай бағаланады. Бизнес-процестер неғұрлым жылдам болса, соғұрлым көп пайда болады. Келісіңіз, мұндай шешіммен өту ақымақтық.
«МегаФон» ЖАҚ корпоративтік клиенттерге арналған «Электрондық құжат айналымы» (ЭҚБ) жаңа қызметін енгізді. Енді қызмет корпоративтік клиенттер үшін оператордың Столичный және Орталық бөлімшелерінде қолжетімді.
Сервис электрондық қолтаңбамен заңдық маңызы бар құжат айналымын ұйымдастыруға мүмкіндік береді. «Электрондық құжат айналымының» көмегімен компаниялар электронды актілерді, жүкқұжаттарды және шот-фактураларды қалыптастыра алады, жүйеде жасалған немесе қызметкерлер электронды қолтаңбамен жүктеген құжаттарға қол қоя алады және сервисті пайдаланатын басқа компаниялармен алмаса алады. Сонымен қатар, жүйе байланыс қызметтері бойынша есеп беру құжаттарына қолжетімділікті қамтамасыз етеді. корпоративтік клиенттерге MegaFon.
Бұрын электронды қолтаңба және құжат айналымы тек қана қолжетімді болатын ірі компанияларқұнына байланысты және техникалық талаптар. Бүгінде жүйені кез келген адам пайдалана алады заңды тұлға. Бұл жүйені бұлтқа жылжыту арқылы мүмкін болды.
Даму директорының пікірінше корпоративтік бизнес MegaFon Влад Вольфсон:
Электрондық қолтаңба кәсіпорындардың өміріне 2002 жылы тапсыру мүмкін болған кезде енді салық есептілігіИнтернет арқылы және бүгінгі күні маңызды құралға айналды, соның арқасында кеңсе жұмысы айтарлықтай жеделдетілді. ұсындық жаңа деңгейжылдамдық пен ұтқырлық, және біздің тұтынушылар бұл қызметті бағалайтынына сенімдіміз. Электрондық құжат айналымы қызметінің көмегімен, мүмкін, ең консервативті процесс көптеген корпоративтік ресурстардан кейін бұлтқа өтеді. еңбек әрекеттерікомпаниялар – құжат айналымы.
EDI операторларының қайсысы Megafon үшін қызмет көрсетті, біз жақын арада анықтаймыз. Алдын ала бұл бірден бірнеше операторлар деп болжауға болады. 2014 жылдың желтоқсанында Megafon тұтынушыларын қосудың басталуы туралы хабарлады. Бұл туралы Такском да хабарлады, бірақ қандай да бір себептермен оның веб-сайтында бұл жоба туралы ақпарат жоғалып кетті. Ал СКБ Контур да шетте қалмады.
«МегаФон» ЖАҚ келесі операторлар арқылы электрондық құжаттармен алмасуды жүзеге асырады:
- «Такском» ЖШС
- СКБ Контур ПФ ЖАО
- ЖАО Калуга астрал
- «KORUS Consulting CIS» ЖШС
- «Компания» Тензор» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі
Бұл ретте клиентке тікелей Мегафонның ағымдағы шотына ақша аудару арқылы EDI қызметтерін тікелей Жеке кабинетте төлеу ұсынылады. Егер біздің болжамдарымыз расталса және шын мәнінде бір ғана оператор болса, онда көп ұзамай оператор аралық роуминг мәселелері қайтадан белсенді түрде талқылана бастайды және одан да маңызды болады.
Осыған ұқсас жобаларды басқалар да белсенді түрде жалғастыруда. Алдағы уақытта басқа жобалардың сәттілігі туралы ақпарат болады деп сенеміз.
Әлемдік автоөндірушілердің бірі құжаттың бір пакетін дилерге басып шығару және жеткізу шамамен 580 рубльді құрайтынын есептеді. «Үлкен төрттік» ұялы байланыс операторының орталық кеңсесі зерттеу жүргізіп, олардың айына шамамен 420 бума қағаз пайдаланатыны анықталды. Сонымен қатар, тіпті ең қарапайым интернет-стартап айына шамамен 11 пакетті жұмсайды. Кез келген компания үшін құжат айналымының құны кез келген басшы қысқартуға қуанышты болатын айтарлықтай сома екенін есептеу қиын емес.
Сонымен қатар, оқу барысында қызметкерлердің жұмысқа қажетті құжаттарды іздеуге кететін уақытын ешкім ескермеген. Бұл мәселе жұмыс процесінде тек бір адам болса да өзекті. Құжаттарды ұжымдық пайдалану кезінде ол кейде шиеленісе түседі және, сайып келгенде, ұйым географиялық тұрғыдан бөлінген жағдайда іс жүзінде шешілмейтін болады. Сонымен қатар, AIIM (Ақпарат пен кескінді басқару қауымдастығы) аптасына орта есеппен 100 файл қалтасын шығаратын бизнес жоғалған құжаттарды қалпына келтіру үшін жылына 18 700 доллар жұмсайды деп есептейді. Сондай-ақ, AIIM статистикасы бойынша орташа орындаушы аптасына қажетті құжаттарды іздеуге 2,5 сағат жұмсаса, кеңсе қызметкерлері жұмыс уақытының 20-30 пайызын осыған жұмсайды.
Ресей үкіметі жыл сайын электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалана отырып, электрондық нысанда есептерді беру нормаларын заңнамалық түрде бекітіп, өз жұмысына көбірек жақсартулар енгізетінін ұмытпаңыз. Мысалы, Ресей Федерациясының Федералдық салық қызметінің 2015 жылғы 14 қазандағы N MMV-7-11 бұйрығымен / [электрондық пошта қорғалған]жаңа міндетті нысаныұйымдар мен жеке кәсіпкерлер үшін есеп беру - 6-NDFL. Оның үстіне тек сол ұйымдар мен жеке кәсіпкерлер 25-тен аспайтын қызметкерге табыс төлеген. Қалғаны тек электронды түрде. Бұл электрондық цифрлық қолтаңба (ЭСҚ) қазір барлық дерлік ірі ұйымдарда қолжетімді дегенді білдіреді. Біз алдыңғы мақаламызда сауалнама жүргіздік (Қол деген не. Бір тамшы қаннан ЭСҚ-ға дейін) және біздің оқырмандарымыздың жартысынан астамы қазірдің өзінде олармен жұмыс істеді. цифрлық қолтаңба.
Осыған байланысты жеткізу қызметтері өте өзекті болып келеді. электрондық есеп беружәне электрондық құжат айналымы жүйелері (ЭҚБЖ). ІТ-технологиялардың өсуі және кең таралған компьютерлендіру басқарудың принципті жаңа әдістеріне көшу туралы ойлануға мүмкіндік берді. Кейбір елдерде ЭҚБЖ енгізу ұлттық міндетке айналды. Осылайша, Эстония үкіметінде электронды үкімет бағдарламасы 2002 жылы іске қосылды, ол кезде жалпы Эстонияда Интернетке қолжетімділік халықтың 30 пайызынан аспайды. Бүгінгі күні Эстония азаматтарының 98%-ы мемлекеттік органдармен қарым-қатынас кезінде EDI пайдаланады. Сіз тіпті электрондық цифрлық қолтаңба арқылы парламенттік және президенттік сайлауда дауыс бере аласыз. Сіз сондай-ақ «электрондық резиденцияны» ала аласыз және, мысалы, егер сіз ресейлік-эстониялық компанияның тең құрылтайшысы болсаңыз, қашықтан ЭСҚ алуға және барлық құжаттарға заңды түрде қол қоюға болады. Бұл халыққа қолайлылық пен уақытты үнемдеу ғана емес, мемлекет үшін де айтарлықтай шығынды үнемдеу. Орташа есептеулер бойынша үнемдеу EDMS енгізуазды-көпті үлкен ұйымда 95-97% жетуі мүмкін. Мысалы, EDI құжатын жіберу тек бірнеше рубльді құрайды.
Ресей айтарлықтай артта қалғанына қарамастан Батыс компанияларыбұл мәселеде жылдық өсу қарқыны Ресей нарығыСарапшылардың пікірінше, SED кем дегенде 30% құрайды. Электрондық цифрлық қолтаңба туралы заңның қабылдануы құрылды құқықтық негізэлектрондық құжат айналымын кеңінен тарату үшін. Forrester Research мәліметтері бойынша, Fortune 500 компанияларының 38%-ы ЭСҚ сатып алуды бизнестің табысы үшін маңызды деп санайды.
EDMS жүйелері Ресейде бұрыннан бар, бірақ бұл негізінен федералды құрылымдардың жұмысын қолдайтын «СКБ Контур» ЖАҚ сияқты ауқымды операторлар. ірі кәсіпорындаржәне олармен шағын және орта бизнеспен жұмыс істеу қиын. Заманауи шындықтарды ескере отырып, MegaFon компания ішінде және заңды тұлғалар арасында бухгалтерлік және басқа құжаттарды қалыптастыру, қол қою және алмасу үшін өзінің Электрондық құжат айналымы (ЭҚҚ) қызметін әзірледі. EDI көмегімен кәсіпорындағы құжат айналымы жұмысын жеңілдетіп, бөлімшелер жұмысының тиімділігін арттыруға болады.
«МегаФон» ЖАҚ электрондық құжат айналымы (ЭҚҚ) қызметі 2015 жылы оператордың «Капитал» және «Орталық» филиалдарындағы корпоративтік клиенттер үшін іске қосылды және оны кейінірек компанияның кез келген клиенті пайдалана алады. Бүгіннен бері бұлттық қызметкез келген заңды тұлға жұмыс істей алады, мұны 500-ден астам ұйым пайдаланды. Бұрын құны мен техникалық талаптарға байланысты электронды қолтаңба мен заңдық маңызы бар құжат айналымы тек ірі компанияларға ғана қолжетімді болатын. EDI көмегімен сіз Федералдық салық қызметінің талаптары мен ұсыныстарына сәйкес электрондық актілерді, жүкқұжаттар мен шот-фактураларды жасай аласыз, сондай-ақ оларға ЭСҚ қол қоя аласыз және оларды басқа пайдаланушы компаниялармен айырбастай аласыз.
Ресейде EDI пайдалану үшін барлық қажетті операциялардың стандарттары бар: шифрлау, хэштеу, электронды қолтаңба.
1. Электрондық қолтаңбаны (ЭҚ) пайдалану арқылы электрондық құжаттардың құқықтық маңыздылығын қамтамасыз ету үшін электрондық қолтаңба және хэшинг қолданылады:
- ГОСТ Р 34.10-2012: Электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процестері
- ГОСТ Р 34.11-2012: Хэш функциясы
Шифрлау алгоритмінің криптографиялық күші эллиптикалық қисық нүктелер тобында дискретті логарифм мәселесіне негізделген. Үстінде осы сәтбұл мәселені тіпті субэкпоненциалды күрделілікпен шешудің ешқандай әдісі жоқ. Біз үшін мемлекеттің оны криптовалютаға төзімді деп тануы маңызды.
2. Шифрлау. Ақпаратты шифрлау арқылы оның құпиялылығы мен тұтастығын бақылауды қамтамасыз ету:
- ГОСТ 28147-89: Криптографиялық түрлендіру алгоритмі
Бұл қарапайым Feistel құрылымы бар блоктық шифр, блок өлшемі 64 бит, 256 биттік кілт және 32 айналым Кеңес Одағында әзірленген. Алгоритм криптография саласындағы жетекші сарапшылармен жан-жақты зерттелді және барлық зерттеушілер бәрі қауіпсіз болуы мүмкін немесе болуы керек сияқты көрінетінін айтты. Оның өнімділігі туралы бірқатар пікірлер бар, Николас Куртуа тіпті бұл алгоритмге сәтті шабуылдар туралы хабарлады, бірақ CryptoPro сарапшылары оны жұртшылық алдында қалпына келтірді.
3. Интернетте мәліметтерді жіберу арналарын қорғау. Бұл тапсырма үшін TLS пайдаланылады - көліктік деңгейдің қауіпсіздік хаттамасы, онда жоғарыда сипатталған ГОСТ 28147-89 шифрлау алгоритмдері және ГОСТ 34.11-2012 сәйкес хэшинг қолдануға болады. Бұл комбинация оны FSB және FSTEK сертификаттауға мүмкіндік береді, мұны CryptoPro, Cryptocom және VipNet CIPF-де жасаған.
Біз электронды құжат айналымын тек WEB интерфейсінде белсенді түрде дамытамыз, өйткені Интернет қауіпсіздік сертификаттарымен қорғалған және осы хаттамалар арқылы файл алмасу (салыстырмалы түрде) қауіпсіз. Электрондық құжат айналымы операторларына қойылатын талаптар өте жоғары және әрбір компанияның тиісті лицензиясы болуы талап етіледі Федералдық қызметақпараттық жүйелерді әзірлеуге және деректерді шифрлау қызметтерін көрсетуге құқық беретін қауіпсіздік. Байланыс және деректерді беру қызметтерін көрсетуге жеке лицензия беріледі. Біздің базалық оператор– Калуга Астраль, ол заңды маңызды EDI қамтамасыз ету үшін пайдаланылады. Барлық деректер MegaFon желісінде сақталады (Интернетте емес) және шифрлау бүкіл сайтта қолданылады, бұл сіздің жеке деректеріңіздің қауіпсіздігіне кепілдік береді. Біздің қауіпсіздік технологияларымыз барлық талаптарға жауап береді, барлық деректердің сақтық көшірмесі жасалады және біз тәулік бойы қызмет көрсетудің үздіксіз жұмысына кепілдік береміз. Өте ауыр жазатайым оқиғалар кезінде қызметтің максималды қолжетімсіздігі 15 минуттан аспайды.
ЭСҚ
EDI пайдалану үшін сізде білікті электрондық қолтаңба болуы және онымен жұмыс істеу үшін компьютерді орнату қажет. Электрондық қолтаңба қолмен жазылған қолтаңбаның заңды аналогы болып табылады, N63-ФЗ заңымен реттеледі және электрондық құжатқа қол қойған тұлғаны анықтауға арналған. Сіз Ресейде ЭСҚ сертификатын кез келген Сертификаттау орталықтарында ала аласыз. Олар әр қалада бар. Ағымдағы CA тізімін Ресейдің Телекоммуникация және бұқаралық коммуникациялар министрлігінің сайтында табуға болады.
ЭСҚ алғаннан кейін сатып алу және орнату қажет бағдарламалық қамтамасыз ету, ол жоғарыда сипатталған ақпаратты қорғау алгоритмдерін жүзеге асырады. Біз «Crypto-Pro» ұсынамыз. Бұл криптографиялық қорғау құралдары, олардың көмегімен компьютерлерде құжаттарға қол қойылады.
CryptoPro Ресейде криптографиялық ақпаратты қорғау мен электронды қолтаңбаны таратуда көшбасшы болып табылады. Компанияның негізгі өнімдері – ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (CIPF) CryptoPro CSP және CryptoPro CA сертификаттау орталығы. Көптеген мобильді платформалар мен ES тасымалдаушыларының қолдауына байланысты CIPF криптографияны пайдаланатын iOS, Android және Windows8 негізіндегі мобильді шешімдердің көпшілігіне енгізілген.
Лицензияның бағасын ресми сайттан білуге болады. CryptoPro орнату және конфигурациялау, сондай-ақ оған ЭСҚ тіркеу қиын емес. Бұл туралы қазірдің өзінде көптеген нұсқаулар жазылған. Айтпақшы, MegaFon SIM карталарын электрондық цифрлық қолтаңбамен жабдықтау арқылы өзгертуді жалғастыруда, бұл кез келген түрдегі құжаттарға жылдам қол қоюға мүмкіндік береді.
Біздің интерфейс кез келген қабылдайды білікті сертификаттар, олар қандай сертификаттау органы бергеніне қарамастан.
ЭСҚ қолдану мәселелері
ЭСҚ алаяқтығы негізінен сертификатты басқа адамдардың ұрлауымен немесе физикалық пайдалануымен байланысты. Көбінесе бұл сертификатпен және ондағы парольмен таңбалауышты дұрыс сақтамау салдарынан орын алады. Сондай-ақ, шабуылдаушылар EDI пайдаланушыларының ДК-ге вирустарды енгізуді жиі пайдаланады, мысалы, олар пайдаланушы қол қойғысы келетін экрандағы құжат мәтінін ауыстырады.
Дегенмен, бұл факторлардың барлығы пайдаланушы жұмыс істейтін интерфейстің қауіпсіздігіне және ЭСҚ-мен жұмыс істеу кезінде пайдаланушының өзі қарапайым қауіпсіздік шараларын сақтайтынына байланысты.
EDI-мен жұмыс
Тіркеу
EDO-да (doc.megafon.ru) тіркелу үшін сізге нысанды толтырып, сіз көрсеткен мекенжай бойынша растау алуыңыз керек. Электрондық пошта. Бұл бес минутты алады.
Сынақ мерзімін пайдаланып, қызметті 14 күн бойы пайдаланып көруіңізге болады.
ЭСҚ орнатқаннан кейін оны тіркеу керек. Ол үшін «Құжаттар» бөліміне өтіп, «Қабылдау және жіберу» немесе «Параметрлер» және «Қызметті басқару» түймесін басыңыз.
Электрондық қолтаңбаңызды таңдаңыз:
Және компанияңыздың мәліметтерін толтырыңыз:
Пайдаланушыларды қосу және рөлдерді тағайындау
ЭСҚ куәлігін тіркегеннен кейін ұйымның барлық қызметкерлерін «Менің компаниям» мәзірі арқылы қызметке қосыңыз, сонымен қатар электронды құжат айналымы саласында жұмыс істейтін белгілі контрагенттерді қосуға болады.
EDF-те үш пайдаланушы рөлі бар: Әкімші, Оператор және Қол қоюшы. Сіз мұны кейбір қызметкерлер тек жасай алатындай етіп жасай аласыз Қажетті құжаттар, және оларға қол қоюды және контрагенттерге тек уәкілетті тұлғаларға жіберуді тапсырыңыз. Мысалы, бас бухгалтер немесе коммерциялық директор.
Әкімші Порталда Компанияның деректемелерін толтырады және өңдейді, рөлдерді таратады және қызметкерлер мен мердігерлер арасында шақыруларды қалыптастырады, компаниядағы электрондық қолтаңба сертификаттарын, сондай-ақ тарифтер мен қызметтер кешенін басқарады.
Оператор құжаттарды қабылдау туралы хабарламалар мен хабарламаларды қалыптастырады және қол қояды.
Қол қоюшы құжаттарға жіберу үшін қол қояды немесе оларды қабылдамайды. Қол қоюшы қате қол қойылған құжаттарды да жоя алады.
Әкімші пайдаланушыны шақыра алады.
Немесе оны EDI жүйесіне қосылғандардың арасынан табыңыз.
Құжаттарды құру
Құжаттармен алмасуды құру процесін қарастырыңыз, ол үшін сіз өзіңізге EDI жүйесін аласыз. Құжаттарды контрагентке жіберудің екі нұсқасы бар: оларды жүктеп салыңыз немесе интерфейсте өзіңіз жасаңыз. Егер сіз бірдеңе дұрыс жасасаңыз, жүйенің өзі сізге хабарлайды.
Интерфейсте шот-фактураны, жол құжатын немесе актіні жасауға тырысайық. «Жүктеу» мәзірінен келісімді және кез келген басқаны қоса аласыз ілеспе құжатоны контрагентке жіберу.
Егер сіздің контрагент әлі жүйеде болмаса, оны сәйкес мәзірден қосуға болады.
Құжатты дайындап болған соң мынандай көрінеді. Егер бәрі дұрыс болса, оны EDI операторы арқылы жіберуге болады. Компанияға қол қою процесін бастау үшін сізге EDF арнайы операторының қызметін қосу қажет.
Сонымен қатар, құжаттың қағаз нұсқасын көруге және басып шығаруға, сондай-ақ оның бүкіл тарихын көруге болады. Көшбасшы үшін пайдалы нұсқа.
Егер сіз ұйымда 1С жүйесімен жұмыс жасасаңыз, онда сіз электронды түрде алынған немесе берілген ресімделген құжаттарды (TORG-12, орындалған жұмыс актілері және шот-фактуралар) өңдеу процесін автоматтандыруға арналған арнайы модульді пайдалана аласыз.
Контактілер
«Контактілер» мәзірі сіздің барлық контрагенттеріңізді, қызметкерлеріңізді және EDI жүйесінде жұмыс істейтін және сіз құжат алмасатын адамдардың жай ғана контактілерін жинайды.
Нәтиже:
Біз MegaFon PJSC электронды құжат айналымы жүйесін пайдаланушылар үшін мүмкіндігінше қарапайым және түсінікті етуге тырыстық. Сізге тек бастапқы орнатуды орындап, онымен жұмыс істеуге кірісу керек. Әрине, сіздің барлық контрагенттеріңіз де EDI-ге қосылуы керек.
EDO пайдаланудың артықшылықтары мыналарды қамтиды:
- қағаз тасымалдаушылардан бас тарту және осыған байланысты уақыт пен ақшаны үнемдеу Шығыс материалдарыжәне кеңсе техникасына қызмет көрсету;
- ақпарат алмасу мен сақтаудың қауіпсіз тәсілі, сондай-ақ компанияның кез келген қызметкері үшін көп деңгейлі қолжетімділікті ұйымдастыру;
- үлкен көлемдегі құжаттамамен жұмыс істейтін ұйымдар үшін маңызды болып табылатын дұрыс деректерді табудың жылдам жолы.
Ұйымда электрондық құжат айналымының дамуына не кедергі:
- қағаз құжаттың сенімділігі туралы пікірді бекітті
- құжаттарды ретроактивті жабу
- қызметкерлерді электронды жұмысқа үйрету қажеттілігі.
- басқа контрагенттердің болмауы
EDI операторлары құжаттармен алмасуға дайын контрагенттерді табудың ыңғайлы құралын ұсына отырып, компанияларды итермелеуге тырысады. электронды түрде. MegaFon артта қалған жоқ және біз қызметті жақсарту және интерфейсті жеңілдету бойынша жұмысты жалғастырамыз. Бүгінгі күні құжатты жіберу процесі өте қарапайым, бірақ біз мұнымен тоқтап қалмай, өз өнімімізді барынша қарапайым және ыңғайлы етуге тырысамыз.
MegaFon корпоративтік клиенттерге арналған «Электрондық құжат айналымы» бірегей қызметін ұсынады. Сервис электрондық қолтаңбамен заңдық маңызы бар құжат айналымын ұйымдастыруға мүмкіндік береді.
Бүгінгі күні электрондық қолтаңба барлық мемлекеттік қызметтер, соның ішінде Ресей Федерациясының салық қызметі мойындаған құжат айналымы құралы болып табылады. Оператордың корпоративтік клиенттері «Электрондық құжат айналымы» жүйесінде жұмыс істеу үшін кез келген аккредиттелген сертификаттау орталығынан қолжетімді білікті электронды қолтаңбаны пайдалана алады.
«Электрондық құжат айналымының» көмегімен компаниялар электронды актілерді, жүкқұжаттарды және шот-фактураларды қалыптастыра алады, жүйеде жасалған немесе қызметкерлер электронды қолтаңбамен жүктеген құжаттарға қол қоя алады және сервисті пайдаланатын басқа компаниялармен алмаса алады. Сонымен қатар, жүйе MegaFon корпоративтік клиенттеріне байланыс қызметтері бойынша есеп беру құжаттарына жедел қол жеткізуді қамтамасыз етеді.
Электрондық құжат айналымы қызметі кез келген көлемдегі кәсіпорынның жұмысын оңтайландыруға көмектеседі. Егер бұрын электронды қолтаңба және құжат айналымы құны мен техникалық талаптарға байланысты ірі компанияларға ғана қолжетімді болса, бүгінде жүйені кез келген заңды тұлға пайдалана алады. Бұл жүйені бұлтқа көшірудің арқасында мүмкін болды, бұл тарифтерді мүмкіндігінше төмен және икемді етуге мүмкіндік берді және желіге қосылған кез келген компьютерден жүйеге қол жетімділікті ашты. Бұл жұмыс процестерін жеделдетуге мүмкіндік береді, себебі менеджер кез келген уақытта әлемнің кез келген нүктесінен құжаттарға қол қоя алады.
Файлдарды сақтау және қажет болған жағдайда оларды файл қоймасынан («бұлттық») жылдам жіберу үшін қарапайым шарлау және өте оңай орнату бар өте ыңғайлы интерфейс әзірленді. Бұл ретте ешкім жүктеп алынатын мазмұнды пайдалана алмайды, оған барлық құқықтар пайдаланушыда қалады. Осылайша, клиент оңай қол жеткізуді және сенімді қорғауды алады.
Шешім қабылдағанға дейін электронды қолтаңбасы бар әрбір клиент 14 күн ішінде жүйеге кіріп, құжаттарды тегін жіберуді пайдалана алады. Бұл жүйенің барлық мүмкіндіктерімен танысып қана қоймай, оны пайдаланудың қажетті қарқындылығын бағалауға мүмкіндік береді, бұл сәйкес тарифті таңдауға көмектеседі.
«Электрондық қолтаңба кәсіпорындардың өміріне 2002 жылы интернет арқылы салық есептілігін тапсыру мүмкін болған кезде еніп, бүгінде маңызды құралға айналды, соның арқасында іс жүргізу айтарлықтай жеделдеді. Біз жылдамдық пен ұтқырлықтың жаңа деңгейін ұсындық және біздің тұтынушылар бұл қызметті бағалайтынына сенімдіміз», - деп түсіндірді. Михаил Синюгин, Орынбор облысындағы MegaFon корпоративтік бизнесті дамыту бөлімінің басшысы. «Электрондық құжат айналымы сервисінің көмегімен, мүмкін, компания жұмысының ең консервативті процесі, құжат айналымы көптеген корпоративтік ресурстардан кейін бұлтқа өтеді».
2018 жылғы 27 ақпан 12:21Жақында MegaFon бірінші трансшекаралық құжат алмасу операциясын жариялады. Бүгін біз сізге ECM-Journal үшін Сатып алу және логистика жөніндегі директор Михаил Берстеневпен эксклюзивті сұхбатты ұсынамыз. Сарапшылардың техникалық, нормативтік, ұйымдастырушылық және жалпы нарықтық сипаттағы көптеген сұрақтары болды.
EDI қай елдің контрагентімен ұйымдастырылды? Қандай құжаттармен алмасылды: ресімделді немесе ресімделмеген?
– MegaFon Ресейде резидент емес Huawei компаниясымен халықаралық электронды құжат айналымы жобасын жүзеге асырған бірінші компания болды. Бұл Қытайдан біздің жеткізушіміз, бұл ел ЕАЭО мүшесі емес. Біз ресімделмеген құжаттарды алмастырамыз: лицензиялар мен жабдықтарды қабылдау-тапсыру актісі, тапсырыстар – заңнамаға сәйкес резидент еместермен рәсімделген құжаттар болуы мүмкін емес. Біз келісім-шарттар бойынша келіссөздер кезеңінде пішім туралы шешім қабылдадық. Болашақта біз EDI көмегімен келісімшарттарға, қосымша келісімдерге, хабарламаларға қол қоюды, сондай-ақ осы контрагентпен ресми хат алмасуды жоспарлап отырмыз.
Бұл сынақ алмасу болды ма немесе дайын шешімнің толыққанды операциясы болды ма?
– Бұл трансшекаралық айырбастың бірінші оқиғасы деп айта аламыз, бірақ жалғыз емес. Біз 2017 жылдың тамыз айынан бастап лицензияға тапсырыстарға қол қоя бастадық, ал желтоқсаннан бастап әрекет ете бастадық, өйткені біз оператордың жүйені аяқтауын күттік. Бірінші жиынтыққа желтоқсанда қол қойылды бастапқы құжаттаржеткізу бойынша технологиялық жабдықтар, ал ағымдағы жылдың қаңтарында – құрал-жабдықтарды жеткізуге бірінші тапсырыс берілді. Яғни, бұл енді сынақ ортасы емес, толыққанды алмасу. Бірақ бастапқыда дайын шешім болған жоқ, ол осы жағдай үшін арнайы әзірленген.
Біз мұндай жобаны жүзеге асырудың қажеттігін әлдеқашан түсініп, осы бағытта белсенді жұмыс істеп келеміз. Huawei - біз нарықтық прецедент жасай алған алғашқы серіктес болды. Әрине, мұнымен тоқтап қалмаймыз. Бізде шешімді кеңейту бойынша үлкен жоспарлар бар, біз барлық резидент емес жеткізушілермен өзара әрекеттесуді электронды форматқа көшіргіміз келеді. Уақыт бойынша біз 2018 жылдың бірінші тоқсанына тоқталамыз. Жалпы, жағдай бизнестің қажеттіліктеріне байланысты болады, біз әрқашан жаңа жобаларға ашықпыз. Бұл бизнес-процестерді оңтайландырып, өзара әрекеттесуді одан да тиімді ететініне сенімдімін.
Биржа қандай бағдарламалық қамтамасыз ету негізінде ұйымдастырылды?
– EDF операторы SKB Kontur компаниясы болды, алмасу олар әзірлеген Kontur Diadoc платформасы арқылы жүзеге асырылады. MegaFon жағында платформа SAP ERP жүйесіне, Huawei жағында веб-интерфейс арқылы кіру арқылы біріктірілген. Жақын арада әріптестер модульді өздерінің SAP жүйесіне біріктіруді жоспарлап отыр.
Заңнама тұрғысынан трансшекаралық алмасуды ұйымдастыру әрқашан өте қиын. Осындай алмасуды ұйымдастырған кезде қандай заң нормаларын ұстандыңыз?
– Бұл жағдайда негізгі заң Ресей Федерациясының заңы болып табылады. Жоба аясында біз EDI операторымен лицензиялық келісім жасадық, ал екінші тарап Huawei оператормен осындай келісім-шарт жасасты. Бүкіл процесс Ресей Федерациясының заңымен реттелетіндіктен, заңнама тұрғысынан ешқандай қиындықтар болмады.
Барлық дайындықтарға қанша уақыт кетті?
– Нақты күнін айту қиын, біз трансшекаралық EDI ұйымдастыруды көптен бері ойластырдық. Жалпы, жобаны толық жүзеге асыру үшін жауап күтуді қосқанда 6 айға жуық уақыт кетті мемлекеттік органдаржәне жүйені оператордың нақтылауы.
Трансшекаралық ЭСҚ кезінде БӨ-ге қол қою қалай ұйымдастырылды?
– Трансшекаралық EDI-мен, сондай-ақ отандық ресейлікпен құжаттарға екі жақтан қол қойылады. Егер техникалық жағы туралы айтатын болсақ, онда қысқаша қол қою процесі келесідей болады - құжат алдымен біздің SAP жүйесінде бекітіледі және біздің ES қол қояды, содан кейін ол интеграция шинасы арқылы оператор арқылы контрагенттің жеке веб-шотына жіберіледі, тексеріп, ЕС қол қояды. Нәтижесінде біз де, контрагент те жүйеде екі жақтан қол қойылған құжатты көреміз.
Оператор өз платформасына жоба үшін арнайы жасаған жақсартуларының арқасында MegaFon құжаттарға білікті ES пайдалана отырып қол қояды, ал Huawei білікті емес ES-ге қол қояды. Жоғарыда айтқанымдай, бүкіл процесс Ресей Федерациясының заңымен реттеледі.
Екі тарап ресейлік ES растау кілті сертификаттарын пайдаланады. Біз өз тарапымыздан ЭС-ті өзіміздің сертификаттау орталығымыз арқылы, резидент емес – EDF операторы арқылы алдық.
Қол қою процесіне үшінші сенімді тарап қатысады ма, әлде жұмыс механизмі басқаша құрастырылған ба?
– Бұл жағдайда үшінші тарап EDF операторы болып табылады. Ол жіберілген құжатқа өзгерістер енгізілмегенін тексереді және пайдаланылған ЭС-тің жарамдылығын бақылайды.
Құқықтық жағынан алғанда, біз қол қойғаннан бері ЭС-ті тану үшін ешқандай тәуекелдер болған жоқ қосымша келісімконтрагентпен ES пайдалану бойынша, онда бүкіл процесс талқыланады. Құжатта біздің тарапымыздан ЖЭО сертификаттау орталығымен, ал олардан EDF операторынан берілетіні анық көрсетілген. Сондай-ақ заңнамада «қағаздағы» растаудың, яғни ҰЭП алу процесінде құжаттар пакетіне қоса берілуі тиіс куәліктің басып шығарылған нұсқасының талабы қарастырылған. Процедура өте ашық, барлық қолдар заңды.
Жалпы алғанда, трансшекаралық EDI нарығының даму перспективаларын және атап айтқанда сіздің мүмкіндіктеріңізді қазір қалай бағалайсыз?
– Ресейлік контрагенттер арасында электронды құжат айналымы енді жаңа нәрсе емес, көбірек компаниялар өзара әрекеттесудің осы форматына көшуде. Әзірше, әзірше ресейлік компанияларрезидент еместермен қандай да бір келісім-шарттық қатынастар бар, трансшекаралық алмасу процесін жетілдіру қажеттілігі туындайды.
Электрондық құжат айналымына көшуге ұмтылу өте қисынды, өйткені EDI дәстүрлі құжат алмасу жүйесіне қарағанда бірқатар артықшылықтарға ие. Электрондық қолтаңбаға көшудің негізгі артықшылықтарының қатарында қағаз құжаттарды қалыптастыру, мұрағаттық сақтау және халықаралық жедел жеткізу шығындарын алып тастау, бекіту процесін жеңілдету, Интернет қосылымы бар кез келген жерден құжаттарға қол қою мүмкіндігі және құжаттарды жоғалту қаупін жою. Менің ойымша, бағыттың болашағы зор.
Сіздің ойыңызша, EDF операторлары мемлекеттен не күтеді? Болашақта ЭДИ нарығын мемлекет монополиялауы мүмкін бе?
– Нарықтағы жағдайды талдай отырып, мен қазір мемлекет бізді белсенді түрде жарты жолда қарсы алып, электронды құжат айналымы саласындағы ілгерілеуге көмектесіп жатқанын сеніммен айта аламын. Бірақ мен саланың реттеушілері – кеден, салықтар да EDI-ға көшіп, құжат алмасуды қолдағанын қалаймын. жеке шоттарбір ортада жұмыс істеген сайттарда. Монополияға келетін болсақ, бір күні барлық тәуелсіз EDI операторлары бір роуминг орталығының «қанаты астында» бірігуі мүмкін екенін жоққа шығармаймын.