Эдо бойынша семинарлар. ЭҚБЖ енгізу бойынша корпоративтік оқыту. Жеке семинарлардың негізгі курстары

Он бірінші форум «Ішкі және сыртқы электрондық құжат айналымы» , ұйымдастырылған портал сайты, орын алады 2019 жылғы 24-25 қазан(өткізу жері:Мәскеу, Marriott Novy Arbat қонақ үйі, ст. Жаңа Арбат, 32).

  • тек практикалық жағдайлар
  • Жетекші компаниялардың 25+ спикерлері
  • Мемлекеттік органдар өкілдерінің баяндамалары
  • Ең өзекті тақырыптар бойынша панельдік пікірталас

Ертерек тіркелу үшін жеңілдіктер бар. Ең көп тіркелуге асығыңыз қолайлы баға!

Компанияны цифрландыруға бағытталған ең тиімді қадамдардың бірі электронды құжат айналымын енгізу болып табылады, сондықтан ЭДИ тақырыбы өте өзекті. Көптеген компанияларда EDI-ға көшу не қазірдің өзінде басталды немесе өте жақын болашақта жоспарланған, жетекші компаниялардың практикалық тәжірибесі туралы қазір білу маңызды.
Сіз заңнамалық инновациялар, EDI нарығының тенденциялары, электронды құжат айналымын енгізуге компанияны дайындауды қалай бастау керек, бар процестерді қалай оңтайландыру және жүйені модернизациялау туралы білетін боласыз. «Ішкі және сыртқы электрондық құжат айналымы» он бірінші форумы.

Форум аясында 24 қазанда «Ресей мен ТМД-дағы ең жақсы ЭДИ 2019» байқауының жеңімпаздарын марапаттау рәсімі өтеді. Байқау туралы барлық ақпарат.

Форумның негізгі тақырыптары:
  • EDI саласындағы заңнамалық өзгерістер, жаңа мүмкіндіктер мен тенденциялар
  • Реттеушінің кадрлық ЭҚИ инновациялары және олардың практикалық қолданылуы
  • Компаниядағы бизнес-процестердің тиімділігін арттыру үшін EDI қалай пайдалануға болады
  • Панельдік талқылау: электрондық құжат айналымындағы бизнес-процестерді роботтандыру
  • Электрондық мұрағатты қалай дұрыс ұйымдастыру және жүйелеу
  • ES пайдалану: құжаттардың құқықтық маңыздылығын қамтамасыз ету
  • EDI операторларымен іскерлік әрекеттесу ерекшеліктері
  • Пікірталас: роуминг пен мультиоператор
  • Электрондық құжат айналымы жүйесі мен компанияның АТ архитектурасының басқа элементтері арасындағы өзара әрекеттесуді қалай орнатуға болады

Форум аудиториясы:

  • CFO
  • CIOs
  • Бас бухгалтерлер
  • EDI енгізу жобасының менеджерлері
  • Қаржы және бухгалтерлік қызмет мамандары
  • Салық мамандары
  • Заңгерлер
  • Өкілдері Ортақ орталықтарқызмет көрсету

Өткен қатысушылардың пікірлерін тыңдаңыз:

Ирина Щадилова, «Евраз» холдингі

«Форумның жоғары деңгейде ұйымдастырылуы, біз EDI саласындағы осындай маңызды, құнды оқиға үшін алғыс айтамыз»

Галина Юрьева, Халс-Даму

«Қызықты танымдық презентациялар. жақсы ұйымдастыруфорум. Рахмет»

Екатерина Гудалина Қош келдіңіз

«EDI енгізу мәселесі бойынша тілектеріңізді білдіргеніңіз үшін рахмет. Қатысушылардың тамаша құрамы және EDI бойынша әртүрлі жағдайлар»

Любовь Шишова, полиметалл

«Жақсы ұйымдастырылған іс-шара: өткізілетін орны, отырыс және есептер форматы, қатысушылармен байланысу мүмкіндігі»

Андрей Дроздов, Достастық ақпараты

«Тамаша ұйымдастыру, жанды достық атмосфера, қызықты өзекті баяндамалар. Дамудағы сәттілік!

Людмила Мануилова, Ranbaxy Laboratories Limited

«Өте қызықты және пайдалы конференция. Басқа компаниялардың алған білімі мен тәжірибесі тәжірибеде қолданылады»

Елена Бебешко, Tele2

«Тамаша ұйымдастырылған шара, дұрыс таңдалған орын, тақырыптар мен спикерлердің тамаша таңдауы»

Елена Донцова, Селигдар

«Форумда алғаш рет спикерлер практик болғаны үшін рахмет, мен көптеген жаңа және құнды нәрселерді білдім. Керемет ұйымдастыру үшін рахмет »

Елена Литвинова, облыстық дәріхана қоймасы

«Ұйымдастырудың жоғары деңгейі, басқа салаларда тәжірибе алу мүмкіндігі, ақпарат алмасу және қызықты байланыстар алу мүмкіндігі»

Андрей Скрыл, «Севкабель» холдингі
«Конференцияны ұйымдастыру лайықты деңгейде, баяндамалар қызықты, өте мазмұнды, ол EDI енгізуді ынталандырады»

Татьяна Федяева, Байер
«Өте танымдық, достық атмосфера, көп пайдалы ақпаратозық тәжірибелер тұрғысынан»

Замира Абдурахманова, Инженерлік мамандыққа түсу
«Спикерлерді тамаша дайындау және ұсыну, EDMS енгізудегі құнды тәжірибелік тәжірибе»

«Е1 Евфрат» жүйесін сатып алу арқылы сіз компанияның барлық бизнес-процестерін оңтайландырасыз. Бірақ жүйе оны пайдаланудан максималды пайда алуға, олардың кейбіреулерін ғана емес, барлық жұмыстарды жүргізуді жеңілдетуге мүмкіндік беруі үшін (бұл кейде EDMS функционалдығын білмеуден болады), когнитивтік Technologies жүйе туралы бәрін білуге ​​мүмкіндік беретін арнайы пайдаланушы семинарларын әзірледі!

Жеке семинарлардың негізгі курстары:

  • "E1 Euphrates" пайдаланушысы
  • «Е1 Евфрат» технологы
  • Әкімші "E1 Евфрат"
  • «Е1 Евфрат» кеңсе менеджері

Дәріс курсының шеңберінде жүйенің негізгі функционалдық мүмкіндіктерін, пайдаланушының жұмыс станциясын зерттеу жүзеге асырылады, жүйедегі пайдаланушының негізгі әрекеттері қарастырылады. Тәжірибелік сабақтарда студенттер сәйкес жағдайларды пысықтайды оқу материалдарытікелей E1 Евфрат жүйесінде. Курс жүйенің пайдаланушы функционалдық мүмкіндіктерімен жұмыс істеудің негізгі дағдыларын алуға мүмкіндік береді. Жүйенің барлық пайдаланушыларына ұсынылады.

Курс E1 Евфрат объектілерін (пішіндерді, маршруттарды және есептерді құрастырушыларды) орнатуға арналған құралдар мен құралдарды, сондай-ақ жүйе конфигурациясын зерттеуді қарастырады. Практикалық бөлімКурс әдістемелік материалдарға енгізілген жағдайларға сәйкес тікелей E1 Евфрат жүйесінде осы құралдар жинағымен жұмыс істеу дағдыларын дамытуды қамтиды. Бұл курсты тыңдау нәтижесінде алынған білім жүйелік объектілерді орнатудың барлық модульдерімен жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Жүйені енгізуге, ұйымдық құжаттардың тіркеу және бақылау карталарын, есептерді, маршруттарды, РСК және бизнес-процестердегі сценарийлерді (сценарийлерді) әзірлеуге жауапты қызметкерлерге ұсынылады.

Курс шеңберінде E1 Евфрат объектілерін орнату құралдары мен құралдарын (формаларды, маршруттарды және есептерді құрастырушыларды), сондай-ақ жүйе конфигурациясын зерттеу жоспарлануда. Курстың практикалық бөлімі әдістемелік материалдарға енгізілген жағдайларға сәйкес тікелей E1 Евфрат жүйесінде осы құралдармен жұмыс істеу дағдыларын жаттықтыруды қамтиды. Бұл курсты тыңдау нәтижесінде алынған білім жүйелік объектілерді орнатудың барлық модульдерімен жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Жүйені енгізуге, ұйымдық құжаттардың тіркеу және бақылау карталарын, есептерді, маршруттарды, РСК және бизнес-процестердегі сценарийлерді (сценарийлерді) әзірлеуге жауапты қызметкерлерге ұсынылады.

Курс жүйенің функционалдығын терең зерттеуді қарастырады және пайдаланушының Пайдаланушының жұмыс орнында да, әкімшінің жұмыс орнында да негізгі әрекеттерін қарастырады. Тәжірибелік сабақтарда студенттер тікелей E1 Евфрат жүйесінде әдістемелік материалдарға сәйкес істерді пысықтайды. Сондай-ақ студенттер негізгі жалпы басқару дағдыларын алады (серверде және пайдаланушы жұмыс станцияларында жүйені орнатуды қоспағанда). Курс пайдаланушымен және жүйенің әкімшісімен жұмыс істеудің негізгі дағдыларын меңгеруге мүмкіндік береді. Оны орнатудан кейін жүйені негізгі басқаруды жүзеге асыратын «E1 Евфрат» жүйесінің барлық пайдаланушыларына ұсынылады.

Дәріс + тәжірибе Вебинар Шығу семинары
Пайдаланушы 6 000 бір тыңдаушыға рубль 10 000 рубль болды 20 000 рубль (дейін 10 тыңдаушылар)
технолог 18 000 бір тыңдаушыға рубль 18 000 рубль болды қамтамасыз етілмеген
Әкімші 15 000 бір тыңдаушыға рубль 15 000 рубль болды қамтамасыз етілмеген
15 000 бір тыңдаушыға рубль 15 000 рубль болды қамтамасыз етілмеген

Типтік тренинг Мәскеу когнитивтік технологиялар кеңсесінде өткізіледі және E1 Евфраттың негізгі конфигурациясын меңгеруге мүмкіндік береді.

Ұйымның таңдаған курсы бойынша 5-тен астам қызметкерді оқыту кезінде оқыту құнына 10% жеңілдік қарастырылған.

Когнитивтік технологиялар кабинетінде лекцияны өткізу кезінде топтың максималды саны 12 адам, практикалық сабақты өткізу кезінде - 6 адам.

Тапсырыс берушінің аумағында оқыту кезінде (бұл ретте курс құнынан басқа, іссапар шығыстары) лекциялық топтың көлемі шектелмейді, практикалық сабақ болған жағдайда топтың мөлшері 10 адамнан аспауы керек.

  • (заңнама, ЭСҚ)

    • ECM - бұл оңай немесе қиын ба?

    Бүгінгі таңда кеңседегі құжаттардың 100% жылы жасалған электронды форматта, бірақ әлі де жасалған құжаттардың 80% -дан астамы басып шығарылады (бекіту, танысу, іске қосу үшін)! Мұндай формат тиімді болуы мүмкін бе? Электрондық құжат айналымын енгізу шешім қабылдаушылардың ең орынды әрекеті сияқты...

    Бірақ бизнесті жетілдіруге және автоматтандыруға деген қажеттілік бірден қалыптаспайды және бірқатар сигналдарды алғаннан кейін ғана басшылық пен жауапты мамандар ағымдағы мәселелерді шешу үшін кәсіпорынға қажет деген қорытындыға келеді. арнайы ақпаратжүйесі мазмұнды басқару үшін ( ECM жүйесі). Яғни, ақпаратты оның өмір сүруінің барлық кезеңдерінде, ескіргенге дейін басқару талап етіледі.

    Айтылған қажеттілікті түсіну үшін, нақты АТ-шешімін пайдаланудың практикалық артықшылықтарын көру үшін тек «өсу» ғана емес, сонымен қатар ECM жүйесінің жалпы қалай жұмыс істейтінін түсіну қажет. ECM инфрақұрылымы ақпаратпен жұмыс істеудің қандай кезеңдерін қамтиды? Әр кезеңде ақпаратпен не істеуге болады? Ақпаратпен әрекеттесу процестері қандай ережелермен реттеледі? Кең теория тәжірибеге қалай ауысады?

    Біздің интернет-ресурсымыздың бұл бөлімінде корпоративтік мазмұнды басқаруға қатысты күрделі мәселелерді жай ғана қамтитын материалдар жинақталған және құрылымдалған.

    Электрондық құжат дегеніміз не, ЭСҚ, ЭҚМ

    Электрондық құжат, EDMS, ECM деген ненің көптеген анықтамалары бар ... Біз сізге олардың ең түсінікті және сыйымдылығын беруге тырысамыз.

    Электрондық құжат- бұл компьютерде (Word, Excel файлдары және т.б.) сақталатын ақпараттың (мәтін, сурет, дыбыс жазбасы) белгілі бір жиынтығы. Бұл ақпарат жинағы кітапханадағы кітаптар файлдық шкафпен бірге жүретін сияқты, атрибуттары бар картамен бірге жүреді. Атрибуттары бойынша (атауы, авторы, жасалған күні және т.б.). құжатты тез табуға болады.

    Жұмыс барысы(жұмыс процесі) - бұл белгілі бір бизнес-процес шеңберіндегі қызметкерлердің әрекеттерінің тізбегі. Мысалы: әрекеттер тізбегі «құжатты қабылдау, құжатты тіркеу, құжатты қарау, құжатты рәсімдеу», ал бизнес-процесс «азаматтардың өтініштерімен жұмыс».

    Электрондық құжат айналымы(EDI) - құжаттардың негізгі бөлігі электронды түрде пайдаланылатын және орталықтандырылған түрде сақталатын құжаттармен жұмысты ұйымдастыру тәсілі.

    Сізге ECM жүйесі қажет пе?

    Сізге EDMS немесе ECM жүйесі қажет екенін бағалау үшін өзіңіз үшін келесі сұрақтарға жауап беріңіз:

    • бірден таба аласыз қалаған құжатмаңызды серіктеспен телефонмен сөйлескенде?
    • Сіз берген нұсқаулардың қайсысы қазіргі уақытта орындалмағанын, қайсысының мерзімі өтіп кеткенін нақты айта аласыз ба?
    • Құжатты бекітудің бар жылдамдығы ұйымыңыздың оң имиджін жасайтынына сенімдісіз бе?
    • Жұмыс үстеліңіздегі қағаздардың көлемі сізді қанағаттандыра ма?
    • қай жерде екенін сенімді түрде айта аласыз осы сәтСіз бекіткен құжат бар ма?

    Егер сіз 3 немесе одан да көп сұраққа «жоқ» деп жауап берсеңіз, EDMS немесе ECM жүйесін сатып алу туралы мұқият ойланатын кез келді.

    Электрондық құжат айналымының артықшылықтары

    Бизнес-процестердің ашықтығы. Жүйе бизнес-процестердің кезеңдерін қадағалау мүмкіндігін қамтамасыз етеді, бұл ұйымдағы барлық әрекеттерді басқару үшін мүлдем ашық және басқарылатын етеді.

    Жұмыс тәртібін жақсарту. Статистикалық мәліметтерге сүйенсек, алынған тапсырмалардың 20%-ын оларға жауапты қызметкерлер орындамайды. Басқару үшін жұмыстың барлық кезеңдерін толық бақылауды қамтамасыз ете отырып, ECM жүйесі қызметкерлердің жұмыс тәртібіне тікелей әсер етеді.

    Менеджерлер мен қызметкерлердің уақытын қысқарту. Жүйені пайдалану құжаттармен барлық дерлік күнделікті операцияларға (жасау, іздеу, бекіту және т.б.) кететін уақытты азайтады. Сонымен қатар, құжат айналымының және соның нәтижесінде ұйымдағы барлық процестердің жеделдеуі байқалады.

    Ақпараттың құпиялылығын қамтамасыз ету. Құпия ақпараттың ағып кетуі ұйым үшін миллиондаған шығынға әкелуі мүмкін. Дәстүрлі «қағаз» жұмыс үрдісінен айырмашылығы, ECM жүйесі берілген пайдаланушы құқықтарына сәйкес қатаң түрде құжаттарға қол жеткізуді қамтамасыз етеді, құжаттағы барлық әрекеттер (оқу, өзгерту, қол қою) тіркеледі.

    ISO 9000 стандарттарына сәйкестік. Сапа менеджментін тұжырымдау қазіргі таңда шешілген басым міндеттердің біріне айналды ресейлік компаниялар. Сапа менеджменті жүйесіне (СМЖ) қойылатын талаптардың бірі құжат айналымы мен ақпарат алмасудың ашық болуы болып табылады. СМЖ орнату кезінде ECM жүйесін пайдаланудың артықшылықтары:

    • ISO 9001:2000 құжаттар мен құжаттарды басқару бөлімдеріне қатаң сәйкестікті қамтамасыз ету;
    • сипатталған бизнес-процестер шеңберінде қызметкерлердің нормативтік құқықтық актілерді енгізуіне қолдау көрсету;
    • СМЖ жұмысына басшылықты бақылау құралдарын қамтамасыз ету.

    Жаңашылдық пен оқудың жеңілдігі. ECM жүйесі негізінде құрылған хабарландыру жүйесінің арқасында сіз барлық қызметкерлерге жаңа жұмыс ережелерін жылдам жеткізе аласыз. Жұмысқа қажетті ақпаратты (ережелер, нұсқаулықтар және т.б.) жылдам іздеу мүмкіндігіне байланысты жаңа қызметкерлерді оқыту уақыты қысқарады. Бағдарларды және құжат үлгілерін өзгерту оңай, содан кейін қызметкерлер автоматты түрде жаңа әдіспен жұмыс істей бастайды.

    Корпоративтік мәдениетті дамыту. ECM жүйесін енгізу процесі белгілейді және қолдау көрсетеді корпоративтік мәдениет. Қызметкерлердің өзара әрекеттесуін оңтайландыру және көлденең байланыстарды дамыту команда құруға әкеледі. Бұл ретте әрбір қызметкердің өзіне берілген тапсырманы сапалы орындауға жауапкершілігі арта түсуде.

    Бәсекелестік артықшылықтардың өсуі. ECM жүйесін енгізу тікелей әсер етеді бәсекелестік артықшылықтарбасқа нарық ойыншыларының алдында компаниялар. Ақпарат ағындарының қозғалысын жеделдету және барлық процестерді қатаң бақылау арқылы тұтынушыларға қызмет көрсетудің жылдамдығы мен сапасы артады. біркелкі жұмыс істейді ірі кәсіпорынмобильді және нақты «ауыстырмайтын» қызметкерлерге тәуелділігі азаяды.

    ECM Technologies

    Корпоративтік ақпаратты (немесе мазмұнды) басқаруға тәжірибе жағынан да, теория жағынан да жақындауға болады. Әрине, ECM практикалық аспектілері, ең алдымен, олардың бизнеске бағытталғандығына байланысты қызықты. Дегенмен, әртүрлі практикалық мәселелер білімнің құрылымдық жүйесін қалыптастыру үшін техникалық құрамдас бөліктің теориялық негізі қажет. Мұны істеу үшін AIIM (Ақпарат және кескінді басқару қауымдастығы) глоссарийіндегі канондық анықтамада көрсетілген өмірлік цикл компоненттеріне назар аудару керек: түсіру (түсіру), басқару (басқару), сақтау (Дүкен), қорғау (Сақтау) және ақпаратты жеткізу (Жеткізу).

    Ақпаратты басқару ақпараттың бүкіл өмірлік циклі бойына жүзеге асырылады: оны жасаудан немесе ұйымға алудан бастап, соңғы пайдаланушыға жеткізуге немесе сақтау мерзімі өткеннен кейін жоюға дейін. Ақпарат ұйымның барлық процестеріне енеді, ол әртүрлі түрде жасалады және өңделеді ақпараттық жүйелер ah және әртүрлі қолданбалардың көмегімен, бірақ тек ECM ақпаратты басқарудың бүкіл өмірлік циклі бойына біртұтас көзқарас болуы керек екенін атап көрсетеді.

    Айта кетерлігі, іскерлік тұрғыдан алғанда, өміршеңдік кезеңқұжат, құжат жұмыс процестеріне (жұмыс процесі) қатысқан кезде бизнес-процестерге тікелей әсер ететін кезеңдер маңызды. Таза техникалық тұрғыдан алғанда, бұл кезеңдер айқын семантикалық жүктемені көтермейді, олар «құжат айналымы» жалпы терминімен белгіленеді.

    Ақпаратты басқару технологиялары туралы толығырақ мақалалардан оқыңыз:

    EDMS және ECM жүйелерінің функционалдығы және классификациясы

    Мәлімдемелерге сәйкес зерттеу компаниясы Gartner, алты функцияның кем дегенде үшеуін қолдайтын жүйелерді ECM ретінде жіктеуге болады:

    • құжаттарды басқару (тіркеу/тіркеу, нұсқаны бақылау, қауіпсіздік, құжаттарды топтау және т.б.);
    • ортақ жұмысжоғарыда ортақ құжаттаржәне жобалық топтарға қолдау көрсету;
    • құжаттарды сканерлеу және қағаздағы құжат кескінін басқару;
    • ұзақ мерзімді мұрағаттау үшін құжаттарды басқару, сақтау ережелері мен ережелерін автоматтандыру, жазбалардың заңдар мен ережелерге сәйкестігін қамтамасыз ету;
    • бизнес-процестерді қолдауға арналған жұмыс процесі, мазмұнды бағыттау, жұмыс тапсырмалары мен күйлерін тағайындау, маршрутты қадағалау және орындауды бақылау;
    • жариялауды автоматтандыруға арналған веб-мазмұнды басқару, динамикалық мазмұнды басқару және осы тапсырмалар үшін пайдаланушы әрекетін басқару.

    Орындалған функциялардың санына сәйкес EDMS келесіге бөлінеді:

    • есепке алу жүйелері
    • электронды мұрағаттар
    • жұмыс үрдісі жүйелері
    • күрделі немесе ECM жүйелері.

    Бұл тақырып туралы толығырақ «EDMS және ECM функционалдығы» бөлімінің тақырыптарынан біле аласыз:

    ECM жүйесіндегі бизнес-процестің мысалы

    ERP және ECM жүйелері арасында қалай достасуға болады

    ERP (Enterprise Resource Planning) – ақпараттық жүйе арқылы ресурстарды (өндірістік, қаржылық, еңбек) оңтайландыруға бағытталған кәсіпорынды басқару стратегиясы.

    ERP және ECM жүйелері де корпоративтік ақпаратпен жұмыс істегенімен, бұл ақпараттың сипаты мүлдем басқаша. ERP жүйелерінің деректер негізі жақсы құрылымдалған ақпарат болып табылады. ERP жүйесінің құжаты - бұл нақты анықталған нысан (ресурстардың бірін сипаттайтын - қаржы, материалдық құндылықтар, өндіріс орындары), мұнда мәліметтер жиынтығы олардың мәндеріне және белгілі бір өңдеу логикасына сәйкес келеді.

    ECM жүйелік құжаты (мазмұн бірлігі) негізінен құрылымдалмаған ақпарат болып табылады. ECM жүйесі үшін бұл мәтіндік құжат, электрондық кесте, бейне файл немесе сызба болсын, айырмашылығы жоқ. Жүйе мұндай құжаттарды бекіту, құқықтарды беру немесе қажетті құжатты іздеудің бизнес-процестеріне бірдей жақсы қосады.

    Кәсіпорында ERP және ECM интеграциясы осы жүйелердің функционалдығын біріктірудің ең табиғи және ең аз тәуекелді әдісі болып табылады.

    ERP және ECM жүйелерін біріктіру туралы толығырақ оқыңыз:

    ECM жүйесінен не күтуге болмайды

    Қазіргі уақытта кешенді автоматтандырукәсіпорындар бірнеше жүйені біріктіру арқылы құрылады, олардың әрқайсысы белгілі бір мәселелерді шешеді. Сондықтан әрбір жүйеде нақты нені енгізу керектігін дұрыс анықтау өте маңызды.

    EDMS және ECM жүйесі ең алдымен құрылымдалмаған ақпаратпен жұмыс істеуге бағытталған, сондықтан ондағы кейбір мәселелерді шешу әрекеттері тиімсіз болады.

    EDMS және ECM жүйесінде жүзеге асырылатын тұтынушылардың ең көп таралған талаптарын қарастырыңыз ақылға қонымды болуы керек.

    HR жазбаларын басқару. Кадрлық іс жүргізу құжаттармен тікелей байланысты болғанымен, бұл саланың міндеті құжаттардың өзін басқару емес, кадрларды есепке алу және басқару болып табылады. Персоналдың әртүрлі үлгілерін алу қажет (білімі, жынысы, мамандықтары бойынша, қабылдау/жұмыстан босату күні және т. . Әрбір құжатты құру автоматтандыру үшін, сондықтан персоналдың жағдайының өзгеруінен көрінуі керек кадрлық кеңсе жұмысықұрылымданбаған ақпаратты (резюме, фотосуреттер, персоналға бұйрықтар және т.б.) сақтау үшін ECM жүйесімен біріктіруге болатын мамандандырылған персоналды басқару жүйелерін пайдалану мақсатқа сай. Сонымен қатар, бұл құжаттарды ECM жүйесінде бекіту процестерін автоматтандыру пайдалы.

    • Практикум DIRECTUM: Бұйрықтар, өтініштер, өтініштер + ECM = Айналымдағы кадрлық құжаттар

    Қаржылық құжаттарды есепке алу. Жағдай құрылымдық қаржылық құжаттармен де ұқсас: шот-фактуралар, жүкқұжаттар, орындалған жұмыстар туралы анықтамалар және т.б. бухгалтерлік есеп, негізделген бастапқы құжаттар, арнайы бухгалтерлік есеп жүйелері, сондай-ақ ERP жүйесінің мамандандырылған модульдері жобаланған. ECM жүйесі оларды алмастыра алмайды, дегенмен қаржылық құжаттардың сканерленген кескіндерінің электрондық мұрағатын сканерлеу және ұйымдастыру EDMS міндеттері болып табылады. Мұндай шешімдерді енгізу қажеттілігі, әдетте, қол жеткізу құқықтарын, ЭСҚ және т.

    ECM және ERP жүйелерін ортақ пайдалану келесі деңгейлерде пайдалы:

    • ERP-де жазылған құжат кескіндерін ECM-де сақтау;
    • ECM-де ERP есептерін сақтау, соның ішінде. қол қойылған ЭСҚ;
    • ECM жүйесін пайдалана отырып, ERP каталогтарының құжаттары мен жазбаларын үйлестіру.

    Сонымен қатар, енді электронды түрде контрагенттермен қаржылық құжаттарды (шот-фактуралар, келісім-шарттар, жүкқұжаттар мен актілер) алмасуға болады. Ал мұндай құжаттарды ЭҚБЖ-да сақтау қосымша артықшылық береді. .

    Бұл тақырыпты оқу үшін пайдалы материалдар:

    Бизнес-процестерді талдау және модельдеу.

    Әдетте, бизнес-процестерді талдау және модельдеу үшін BPM () класс жүйелері қолданылады. Бұл кәсіпорынға немесе сыртқы консалтингтік фирмаға арналған мамандандырылған бизнес талдау құралдары. Модельденген бизнес-процестер құжаттарға қатысы жоқ, қолмен орындалатын әрекеттерді қамтуы мүмкін (мысалы, құжаттарды курьер арқылы жеткізу), сыртқы тұлғалар (мысалы, жеткізушілер) немесе жүйелердің басқа сыныптарының (ERP, CRM) қолдауымен.

    Классикалық EDMS бизнес-процестерді талдау үшін кейбір ақпаратты бере алады (мысалы, тапсырмалардың белгілі бір түрлерін орындаудың кешігуі туралы есептер түрінде). Бірақ бұл толық талдау үшін қажет деректердің аз ғана бөлігі.

    Анықтамалық деректерге, мысалы, құжаттардың түрлеріне немесе ұйымдық құрылымға сәйкес EDMS және модельдеу жүйелерін біріктіруді жүзеге асырған жөн. Бұдан басқа, ЭСҚЖ-да орындалатын қолданыстағы бизнес-процестерді талдау үшін деректер жеткізушісі ретінде ЭСҚЖ пайдалану тиімді болады.

    Екінші жағынан, нарықта қол жетімді құжат айналымы жүйелері көбінесе EDMS шеңберінен шығып, BPM жүйелерінің класына жақындайды, содан кейін мүмкіндіктер талдау және модельдеуге арналған сол немесе басқа функционалдылықты қамтуы мүмкін.

    ECM жүйесінің орналасуы туралы толығырақ бөлімде оқи аласыз.

    ECM жүйесін енгізу

    Іске асыру әсері

    ECM жобасының әсерін бағалау АТ жобасының тиімділігін бағалаудан айырмашылығы жоқ, ал АТ жобасын бағалау компанияның кез келген жобасын бағалаудан айырмашылығы жоқ.

    Кейде компаниялар жүзеге асыра алады ақпараттық технологиялардерлік ойланбастан экономикалық әсер. Бұл жабылып жатқан АТ мәселелері айқын және қосымша негіздеуді қажет етпейтін жағдайларда мүмкін болады. Мысалы, хатшыға компьютер сатып алу немесе бухгалтерлік есеп жүйесін енгізу. Мұнда мотив – компанияның технологияларының жетілгендігі, онсыз кәсіпорынды жай ғана тиімді деп санауға болмайды. Басқа жағдайларда әсерді есептеу мүмкін емес, дегенмен іске асыру қажеттілігі күмән тудырмайды. Кейде әсерді есептеу технологияның өзінен де қымбатқа түседі (мысалы, қызметкерлерге Интернетке шексіз қол жеткізуді қамтамасыз ету). Осы жағдайлардың барлығында жобаның құнына және шешімнің әлеуетіне көбірек назар аударылады, мысалы, енгізілген жүйе компанияның басқа мәселелерін қаншалықты оңай шешеді.

    EDMS және оған негізделген шешімдерді әрқашан әсер ету үшін бәрі анық болатын жүйелерге жатқызуға болмайды. Активтерді пайдалану тиімділігін талдаудың дәстүрлі әдістері ақпаратқа, сондай-ақ «пайданың жалпы шығындарға қатынасы тиімділік» формуласына қолданылмайды. Бұл ақпараттың материалдық және материалдық емес актив болып өндіріске қатысатындығына байланысты еңбек ресурстары. ECM жүйесін енгізу бизнес-процестер мен еңбек шығындарының өзгеруімен бірге жүреді. Ақпараттық жүйелердің, соның ішінде ЭКМ шығындары көп жағдайда жанама шығындар болып табылады, оларды қандай да бір үлгіні пайдалана отырып, тек өндіріс бірлігіне есептеуге болады. экономикалық жоспарлау, оны ресімдеу жиі қиын.

    Біз сізге ECM жобаларының тиімділігін бағалаудың бірнеше әдістерінің сипаттамасын ұсынамыз:

      ECM жүйесін енгізу әдетте келесі қадамдардан тұрады:

      • жобаны ұйымдастыру, персоналды бөлу (жоба жетекшісі және жұмыс тобы);
      • кәсіпорынды зерттеу және ЭКМ жүйесін пайдалану шешімдерін жобалау;
      • ECM жүйесін орнату және бейімдеу;
      • оқыту;
      • сынақ операциясы.

      Кәсіпорын іске асыру процесін өз бетінше немесе үшінші тарапты жүзеге асырушы компанияны тарта отырып ұйымдастыра алады. Бірінші жағдайда, бұл өз қызметкерлеріне көбірек уақыт пен күш жұмсайды, іске асыру мерзімі кешіктірілуі мүмкін. Екінші жағдайда, үшінші тарап ұйымының қызметтерін төлеу үшін айтарлықтай қаржылық шығындар қажет болады, бірақ жобаның мерзімі мен нәтижесіне көбірек кепілдік беріледі.

      Кез келген жағдайда табысты жүзеге асыру үшін келесі ережелер міндетті болып табылады:

      • ЭКМ жүйесін енгізу және пайдалану процесіне басшылықтың белсенді қатысуы;
      • ерекшелеу және тереңдету негізгі персонал ECM жүйесін енгізу және қолдау үшін;
      • барлық пайдаланушылар үшін оқытуды ұйымдастыру және жүйемен жұмыс істеу нұсқауларын беру.

      ECM жүйесін енгізу проблемалары мен тәуекелдері

      Көптеген жолдармен ECM жүйесін енгізудің проблемалары мен тәуекелдері басқа жалпы кәсіпорындық ақпараттық жүйелерді енгізу жобаларымен сәйкес келеді және келесілерге әкеледі: теріс салдары:

      • жобаны орындау мерзімдерін бұзу;
      • жоба бюджетін бұзу;
      • қойылған мақсаттарға толық емес қол жеткізу (жүйе жұмыс істейді, бірақ толық емес: жоспарланғаннан аз/нашар);
      • жүзеге асырудың толық бұзылуы (енгізілгеннен кейін жүйе шынымен жұмыс істемейді).

      Тәуекелдің ерекшеліктері ECM жүйесін енгізу кезінде мынаған байланысты қысқа мерзімдікәсіпорын қызметкерлерінің көпшілігін олар үшін мүлдем жаңа жұмыс әдістеріне көшіру қажет (құжаттарды электронды түрде оқу, электронды түрде басшылықтың қаулылары мен қолдарын алу және т.б.). ECM жүйесін енгізудің ең тән тәуекелдеріне мыналар жатады:

      • пайдаланушылардың консерватизмі, жұмыстың жаңа әдістерінен бас тарту;
      • қарапайым қолданушылардың компьютерлік сауаттылығының төмендігі және жоғары басшылық;
      • құрылымдалмаған процестер (нормативтік құқықтық актілердің болмауы);
      • жеткіліксіз/жеткіліксіз техникалық жабдық;
      • анық емес жобаны басқару.

      Тәуекелдердің алдын алу жолдарыЖалпы стандартты:

      • осы кәсіпорындағы ЭКМ жүйесінің жұмысын егжей-тегжейлі алдын ала жобалау;
      • айқын директивалар мен көшбасшылықтың жеке үлгісі;
      • қызметкерлерді оқыту және мәселелерді шешуде жедел қолдау көрсету.
      • кезең-кезеңімен жүзеге асыру.

      Электрондық құжаттың сенімділігі мен заңдылығы

      Электрондық мазмұнды басқару саласы және электрондық өзара әрекеттесуқазір белсенді түрде дамып келеді. Заңнама да дамып келеді, кейбір нормалар өмірде орныққан соң онда бекітіледі, кейбіреулері, керісінше, заңнамалық актілердің енгізілуімен пайда болады.

      Қағаз түріндегі құжаттың түпнұсқалығын және заңдық мәнін анықтау әркім үшін айқын процедура: құжатта қажетті қолдар мен мөрлер болуы керек. Бірақ электронды құжаттың түпнұсқалығын қалай анықтауға болады?

      Осы үшін құрылған электрондық қолтаңба (ES)- бұл электрондық құжаттың оны қолдан жасаудан қорғауға арналған деректемесі. ES қолдың иесін анықтауға, сондай-ақ оған қол қойылғаннан кейін электрондық құжатта өзгерістердің жоқтығын анықтауға мүмкіндік береді.

      Ең қарапайым түрде БӨ механизмі келесідей жұмыс істейді. Сертификаттау орталығы бөлінген (бөлімше немесе сыртқы ұйым), ол мамандандырылған көмегімен бағдарламалық қамтамасыз етуәрбір пайдаланушы үшін «кілт сертификаттары» деп аталатындарды жасайды. ES пернесі таңбалардың бірегей тізбегі болып табылады. Ол жабық кілттен (ол тек иесіне ғана қолжетімді, оның көмегімен иесі ES құжатына қол қоя алады) және ашық кілттен (ол барлығына қолжетімді, электрондық құжатқа кім және қашан қол қойғанын анықтауға болады) тұрады. ).

      ECM жүйесін пайдаланған кезде пайдаланушы кездесуі мүмкін барлық «қиындықтар» жасырылады. Пайдаланушы, әдетте, жай ғана қажетті функцияны таңдауы керек: «Құжатқа қол қою» (ES қол қойған құжат бір уақытта өзгертулер үшін жабылады) немесе «Қолтаңбалар туралы ақпарат алу». заңдылық электрондық құжаттартанылады.

      қоштасу сөзі

      Бұл бөлім электрондық құжат айналымының нені білдіретінін және ұйымыңызда ECM жүйесін енгізудің уақыты келгенін түсінуге көмектесті деп үміттенеміз.

      Сізге жаңа технологияларды меңгеруде сәттілік тілейміз, ал біздің ресурстың материалдары әрқашан EDI саласындағы сұрақтарыңызға жауап табуға көмектеседі.

    Осыдан бірнеше жыл бұрын электронды құжат айналымы жүйелері жарқын болашақ деп айтылды. Бүгінде олар жеке және белсенді түрде қолданылады мемлекеттік кәсіпорындар. Бірақ ең бастысы, EDMS сұранысы үнемі өсіп келеді. электрондық құжат айналымы және оның қалай жұмыс істейтіні туралы біз Ресей Федерациясында жұмыс істейтін жүйелердің мысалын қарастырамыз.

    Алғы шарттар

    EDMS бағдарламасы қалай жұмыс істейтінін жақсы түсіну үшін негізгі ұғымдар мен тапсырмаларды қарастыру қажет. Негізгі болып белгілі бір жүйені таңдау тәуелді болатын факторлар болып табылады.

    Егер ұйым бейресми басқару жағдайында жұмыс істей алатын болса, онда құжат айналымының қажеті жоқ. Бизнес-процестердің пайда болуымен механизмді реттелген құжаттаманың көмегімен басқару қажеттілігі туындады. Егер сіз уақтылы қағаздармен айналыспасаңыз, олар жиналып, жоғала бастайды.

    Қағаз тасымалдағышқа балама ретінде, арнайы схемафайлдарды серверде сақтау. Бірақ ол да ұзақ жұмыс істемейді. Компания көлемінің өсуімен ақпаратты сақтау және синхрондау қажеттілігі артады.

    Дилемма туындайды: ақпаратты сақтау үшін ескі қағаз тасымалдағышты немесе EDMS пайдалану керек пе. Ненің арқасында сіз өте маңызды нәрсені ала аласыз электрондық жүйе? Ұйымның тиімділігін арттыру.

    Экономикалық әсер

    Тиімділікті екі жолмен арттыруға болады: шығындарды азайту немесе нәтижелерді арттыру. Құжаттар EDMS бірден екі мақсатқа жетуге мүмкіндік береді. Яғни, жүйені енгізу ұйымға аз шығындауға, бірақ көп табыс табуға мүмкіндік береді.

    Шығындарды азайту қағаз құнын төмендету, уақытты ысырап ету, ақпарат алмасу процесін жеделдету, корпоративтік мәдениетті өзгерту арқылы жүзеге асырылады.

    EDMS бағдарламасы ұсынатын тиімділікті бағалау үшін құжаттарды рәсімдеуге кететін уақытты есептеу керек. Консалтингтік компаниялар мұндай операциялар жұмыс уақытының 20% алады деп есептейді. Ресейлік бюрократия жүйесінде бұл одан да көп уақытты алады - уақыттың 60%. EDMS енгізу бұл шығындарды кем дегенде 10 есеге қысқартуға мүмкіндік береді.

    Офистік жұмыс және құжат айналымы

    Бұл екі термин өзара байланысты. Іс қағаздарын жүргізу - бұл құжаттармен жұмыс істеу ережелерінің ресми жиынтығын білдіретін термин. Кейбір EDMS жүйелерін іс жүргізу ережелеріне бейімдеуге болады, бірақ олардың негізінде кеңсе жұмысы қалыптасып жатқан жүйелер де бар.

    Құжат – ЭҚБЖ-да ақпаратты сақтау бірлігі. Құжат айналымы мынадан қалыптасады әртүрлі көздер: басқа жүйелер, қолданбалар, Электрондық пошта, бірақ бәрінен бұрын - сканерленген қағаз тасымалдағыштарынан. Сондықтан сканерлер мен басқа да жабдықтар ЭҚБЖ ажырамас бөлігі болып табылады. Жүйе барлық құжаттарды сақтайды, олардың тарихын жүргізеді, ұйым арқылы қозғалысын қамтамасыз етеді және олармен бизнес-процестерді орындайды.

    Мұндай мәліметтер базасында ЭТЖ шешімі, нұсқауы және бұйрығы болады. Олар арқылы ұйымды басқару жүзеге асырылады. Кез келген құжат «анықтамамен» жеткізіледі. Пішіндегі өрістер жиыны құжат түріне байланысты. B мұндай картаның әрбір өрісінің деректер қоры ретінде сақталады.

    ЭҚБЖ функциялары мен міндеттері

    Құжаттарды басқару бағдарламасы келесі міндеттерді шешуге арналған:

    • құжаттармен жұмысты жүйелеу.
    • үлгілер бойынша құжаттарды құру, оларды тіркеу және сақтау;
    • бухгалтерлік есепті автоматтандыру;
    • құжаттардың классификациясы.

    SED функцияларын толығырақ қарастырайық. Жұмыс процесі бағдарламасы мыналар үшін пайдаланылады:

    • карталарды жасау.
    • құжат мәтінін қалыптастыру;
    • деректерді pdf немесе ms word форматында сақтау;
    • пайдаланушының қол жеткізу құқықтарын басқару;
    • маршруттарды құру;
    • құжат айналымын басқару;
    • хабарландырулар, еске салғыштар жіберу;
    • журналдарды, анықтамалықтарды, классификаторларды жүргізу;
    • нұсқауларды қалыптастыру;
    • құжаттарды іздеу және қол қою;
    • есептер шығару.

    Жалпы жүйе функцияларына мыналар жатады:

    • құжаттармен қашықтан жұмыс істеу;
    • мәліметтерді сақтау үшін ДҚБЖ пайдалану;
    • EDMS-мен бір мезгілде жұмыс істеу;
    • сертификаттар, штрих-кодтар және жекелендіру арқылы қауіпсіздік.

    Артылықшылықтар мен кемшіліктер

    EDMS-ке ауысудың кемшіліктеріне қарағанда артықшылығы көп. Дегенмен, нашар ұйымдастырылған жоба автоматтандырудың барлық артықшылықтарын жоюы мүмкін. ЭҚБЖ енгізу мақсаттары қол жетімді болуы керек. Артықшылықтары мыналарды қамтиды:

    • ақпаратты орталықтандырылған құрылымдық сақтау;
    • құжаттарды қалыптастыру мен өңдеуге бірдей көзқарас;
    • шаблондарды пайдалану;
    • Іздеу;
    • қол жеткізу аудиті.

    Кемшіліктерге жоғары бастапқы шығындар мен пайдаланушыларды қатаң оқыту жатады.

    Құжаттарды өңдеу процестері

    ЭСҚЖ-да электрондық құжат айналымы құжатқа белгілі бір қасиеттер тағайындалатын бірнеше кезеңдерден өтеді. Өңдеу қолмен де, автоматты түрде де жүзеге асырылады. Екінші жағдайда, орнатыңыз:

    • кезеңдер арасындағы өтпелі жағдайлар;
    • маршрутты бөлу;
    • өңдеу циклдері;
    • қосалқы процестерді, таймерлерді, өңдеу процедураларын іске қосу;
    • пайдаланушы рөлдері орнатылған.

    Өңдеу түрлері:

    • Құжат жасау.
    • Өңдеу.
    • Атын өзгерту.
    • Жылжыту.
    • Сақтау.
    • Индекстеу.
    • Жою.

    EDMS шығындары

    Құжат ағыны лицензиясыз, серверлерсіз, толық конфигурациясыз және барлық пайдаланушыларды оқытусыз толық жұмыс істей алмайды. Бұл элементтердің әрқайсысы үлкен ақшалай шығындарды талап етеді. Сонымен қатар, ЭСҚЖ-ны басқа жүйелермен біріктіру, деректер базасы мен бағдарламалық қамтамасыз етуді жаңарту, техникалық қолдау бойынша кеңестер және басқа да техникалық қызмет көрсету шығындары туралы ұмытпау керек.

    EDMS енгізу

    Жобаны іске асыру бірнеше айға созылуы мүмкін. Процесс құжаттамалық процестердің санына да, қаржылық, ұйымдастырушылық және ресурстық мүмкіндіктерге де байланысты. Іске асыру келесі алгоритм бойынша жүзеге асырылады:

    • құру жұмыс тобы, көшбасшының анықтамасы;
    • мақсаттар мен міндеттерді анықтау;
    • қолданыстағы құжаттамалық процестерді тексеру;
    • техникалық шарттарды әзірлеу;
    • EDMS таңдау;
    • ЭҚБЖ енгізуге шарт жасасу;
    • еңбек ережелерін әзірлеу және бекіту;
    • каталогтардың бастапқы мазмұнын тексеру;
    • ЭҚБЖ алдын ала тестілеу;
    • персоналды оқыту;
    • ЭҚБЖ сынақ енгізу;
    • сынақ нәтижелерін талдау;
    • қателерді түзеу;
    • СЭҚ толық іске асыру.

    Іске асыру қателері

    Қағаз құжатты қажет ететін процестерге ерекше назар аудару керек. Басты қателік – қағаз құжаттың электронды құжатпен қайталануы. Бұл жұмысты қиындатады және автоматтандыруға теріс көзқарасты тудырады. Қос жұмыс істегені үшін ешкім қосымша ақы төлемейді. Автоматтандыру процестерін қайталаусыз құру қажет. Екінші қателік – кадрлардың дайын еместігі. Көбінесе жаңа процестер дұшпандықпен қабылданады. Сондықтан қызметкерлерге оқу процесіне саналы түрде жақындау үшін EDMS неліктен мүлдем енгізіліп жатқанын түсіндіру қажет.

    Құжаттарды сақтау технологиялары

    ЭСҚЖ-да электрондық құжат айналымы атрибуттардан тұрады, олардың негізінде іздеу, жіктеу, топтау және есеп беру жүзеге асырылады. Кейде құжат үлгі бойынша, кейде деректер базасынан деректерді тасымалдау арқылы жасалады. Атрибуттар кестелерде сақталады. Файлдың өзі сақтау папкасына орналастырылады, одан алынған ақпарат ДҚБЖ каталогына орналастырылады. Деректерге қол жеткізу тек EDMS жүйесінің пайдаланушыларына ғана қолжетімді.

    Кірістірілген сканерлеу дегеніміз не?

    Құжаттарды кейіннен олардың үлгілерін мұрағатқа орналастыра отырып, желілік өңдеу сканерлер арқылы жүзеге асырылады. Сканерлеу процесінде құжатта штрих-кодты автоматты түрде жасауға және оны белгілі бір бағыт бойынша келесі бағытымен дерекқорда тіркеуге болады.

    OCR

    Бұл электрондық құжат айналымы жүйесі EDMS фото немесе jpeg форматындағы құжаттың электрондық кескінін мәтіндік форматқа түрлендіреді. Бұл жағдайда арнайы бағдарламалық қамтамасыз ету дербес қосымша түрінде немесе ESCOM.BPM біріктірілген EDMS-ке қолданылады. ESCOM.BPM дегеніміз не? Бұл әртүрлі қаріптермен терілген құжаттарды тануға арналған бағдарлама. Дегенмен, жеке қосымшалардың бар екенін атап өткен жөн көбірек мүмкіндіктержәне тіпті қолмен жазылған мәтінді таниды.

    штрих-кодтау

    Бұл технология құжатқа графикалық штрих-кодты құру және қолдану процедураларының жиынтығын қамтамасыз етеді. Бірегей штрих-код жүйелік сервер арқылы жасалады. Сондай-ақ құжаттың сәйкестендірілуін, оның жылдам іздеудеректер базасында және сақтау орындарында тарату. Құжатты тіркеу кезінде жапсырмада электрондық картаның сәйкестендіргішіне сәйкес штрих-код басылады. Ол құжаттың қағаз нұсқасына жабыстырылады.

    ЭСҚ

    Құжаттың дұрыстығын және деректердің өзгермейтіндігін тексеруге мүмкіндік береді. Қол қою криптографиялық провайдер және бағдарламалық қамтамасыз ету кілті – сертификат көмегімен жүзеге асырылады. Соңғысы лицензия беру орталығында қайта генерацияланатын арнайы форматтағы файл. Ақпараттың қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін сертификатты смарт картада немесе I-Token кілттерінде сақтау керек. Олар PIN кодымен қорғалған. Егер PIN код бірнеше рет қате енгізілсе, сертификат автоматты түрде блокталады.

    Толық мәтінді және атрибуттарды іздеу

    Атрибуттарды іздеу карта өрістерінен бірнеше мәндер үшін арнайы пішін арқылы жүзеге асырылады. Мысалы, «Тіркелгі» шарты «Алушы» немесе «Жіберуші» өрісіндегі деректерді іздейді. Бұл ретте жүйе енгізілген критерийлерді карточкалардағы деректермен салыстырады және нәтижеге сәйкес келетін карталарды енгізеді. Іздеу нақты немесе ішінара сәйкестіктерді ескере отырып жүргізіледі.

    Толық мәтінді іздеу MS SQL SERVER, ORACLE сияқты ендірілген ДҚБЖ құралдары арқылы сөз формаларын қоса алғанда, құжаттың өзінде деректерге сәйкес жүзеге асырылады. Толыққанды іздеу үшін файлдарды дерекқорға құжат (doc), кесте (xls), презентациялар, хабарламалар форматында енгізу қажет.

    Іс жүргізуді ұйымдастыру

    Іс жүргізуді ұйымдастыру – Бұл – ресми құжаттарды әзірлеу және рәсімдеу, олардың қозғалысын ұйымдастыру, есепке алу және сақтау саласы. Іс қағаздарын жасау құжаттардың жасалуымен тікелей байланысты, құжаттардың қозғалысы мен есебін жүргізу мәселелерін қарастырады. Жасап жатыр және кеңсе жұмысын ұйымдастыруорындалған шенеуніктероны ұйымдастыруға, есепке алу мен құжаттардың сақталуына жауапты кім. Іс жүргізуді ұйымдастырукезеңдерден тұрады: 1) қабылданған құжаттарды алғашқы өңдеу; 2) құжаттарды алдын ала қарау; 3) тіркеу; 4) басшылықтың құжаттарды қарауы; 5) орындауға жолдама; 6) орындалуын бақылау; 7) істерді қалыптастыру; 8) істерді тіркеу; 9) істерді мұрағатқа беру.

    Басқару құжаттамасы

    ГОСТ Р 51141-98 "Кеңсе жұмысы және мұрағаттау. Терминдер мен анықтамалар" сәйкес. құжаттамалық қолдау менеджмент (ДОЕ) – құжаттандыруды және онымен жұмысты ұйымдастыруды қамтамасыз ететін қызмет саласы ресми құжаттар. Шарттары кеңсе жұмысы және құжаттамалық қолдауГОСТ Р 51141-98 сәйкес басқару элементтері синонимдер ретінде пайдаланылады, бірақ олардың арасында әлі де кейбір айырмашылықтар бар. Олардың біріншісі, іс жүргізу, негізінен, ұйымдық жағын және құжаттармен жұмыс істеудің дәстүрлі әдістерін сипаттауда қолданылады. Екінші - құжаттамалық қолдауменеджмент ақпараттық технология құрамдас бөлігіне ерекше мән береді заманауи ұйымкеңсе жұмысы және оны құжаттармен жұмыс істеудің компьютерлік технологияларына келгенде қолданған дұрыс.

    Хатшылар-референттерге, менеджер көмекшілеріне арналған біліктілікті арттыру курстары («Хатшылық курстары», «Хатшылар мен менеджерлердің көмекшілері курстары»)
    Хатшылардың көмекшілерінің біліктілігін арттыру курстарының мақсаты (« хатшылық курстар », « хатшылық курстар және менеджердің көмекшілері») – іс жүргізу, жұмысты ғылыми ұйымдастыру және коммуникация дағдылары туралы өзекті және нақты ақпаратпен қамтамасыз ету. Толық» хатшылық курстар », « хатшылық курстаржәне менеджерлердің көмекшілері» (72 оқу сағаты) – жаңа білім мен дағдыларды меңгеру мүмкіндігі. Хатшы мамандығы әрбір кәсіпорында сұранысқа ие, әдетте, хатшы басшының хатшылығында іс қағаздарын дайындауға және құжат айналымына жауап береді. Ұсынылған» хатшылық курстар », « хатшылық курстар, басшының көмекшілері» заманауи жұмыс берушілер ғана ұсына алатын барлық заманауи талаптарды орындауға мүмкіндік береді.

    Мектепке дейінгі білім беру саласындағы мамандарға арналған біліктілікті арттыру курстары («іс жүргізу курстары» және «құжат айналымы курстары»)
    « Кеңсе менеджменті курстары « және » құжат айналымы курстары » қызметтік құжаттың тілдік ерекшеліктерін ескере отырып, іс жүргізуді ұйымдастыруды, кадрлық іс жүргізу және мұрағаттану негіздерін, этикет пен психологияны қамтиды. іскерлік байланыс, оның ішінде мектепке дейінгі білім беру мекемесінің қызметкерінің бейнесі. " Кеңсе менеджменті курстары« және » құжат айналымы курстары» барлық меншік түріндегі кәсіпорындар үшін құжаттарды дайындау және ресімдеу бойынша қажетті дағдыларды алуға мүмкіндік береді. Тыңдаушылар» кеңсе менеджменті курстары« және » құжат айналымы курстары» мамандары мемлекеттік сертификат алады.

    Іс жүргізу мәселелері бойынша семинарлар, дөңгелек үстелдер, шеберлік сабақтары («Офистік жұмыс семинарлары»)
    Іс жүргізу мәселелері бойынша семинарлардың, дөңгелек үстелдердің, шеберлік сыныптарының ұсынылатын бағдарламалары (" кеңсе жұмысы бойынша семинарлар ”) іс жүргізу, еңбекті ғылыми ұйымдастыру, іскерлік этикет және кәсіби дағдыларды меңгеру әдістері саласындағы мәселелер бойынша білім салаларын бөлек біріктіретін, мектепке дейінгі білім беру саласындағы мамандарға арналған кешенді ақпараттық-кеңес беретін білім беру іс-шаралары болып табылады. " Офистік жұмыс бойынша семинарлар» коммерциялық және мемлекеттік құрылымдардың хатшылықтары, кеңселері, іс қағаздарын жүргізу және мұрағат қызметтерінің басшылары мен мамандарына арналған. " Офистік жұмыс бойынша семинарлар» практикалық сипатқа ие, бағдарламалардың тақырыптары әртүрлі меншік нысанындағы кәсіпорындар мен мекемелердің өзектілігі мен қажеттіліктерін, жұмыскерлердің санын, қызмет саласын ескере отырып таңдалады.

    © 2022 vangoghlife.com. Инвестициясыз қалай ақша табуға болады.