Күнделікті өмірге интернет-технологиялардың дамуына байланысты соңғы уақытта «мұқаба хат» ұғымы енді. Әдетте бұл қысқа әріптер, ол негізгі құжатпен бірге жүреді және қамтиды Қосымша Ақпараталушы үшін. Тәжірибелі HR-менеджердің басшылығымен біз бизнес ортасында мұндай хаттардың қандай ережелері бар екенін анықтадық.

Ілеспе хаттар түйіндеменің өзін талдау алдында оқылады, сондықтан олар кейінгі ақпаратты түсіндіру мен қабылдауда үлкен рөл атқарады. Хат, әрине, дұрыс құрастырылуы керек, сонда ол оқырманды жаулап алады және сыни қабылдаудан алшақтатады. Нашар хат тіпті тамаша түйіндемені қоқыс жәшігіне тастаудың себебі болып табылады: HR менеджерлерінің 36% қате ілеспе хаттарға байланысты кандидаттардан бас тартқанын мойындады.

Ілеспе хаттарды жазу тәжірибесі жоғары және орта басшылар арасында жиі кездеседі. Бұл позицияларда хат орындаудың түбегейлі басқа сапасын талап етеді. Сәтті мұқаба хаттардың негізгі ерекшеліктерін қарастырайық.

Қатаң құрылым

Трансмиссиялық хатмыналарды қамтиды:

1. Сәлем(«Құрметті [аты/лауазымы]», «[Аты-жөні], қайырлы күн», «Құрметті»)

   Сәлемдесу жекелендірілген болуы керек немесе алушының аты белгісіз болса, белгілі бір бөлімге сілтеме жасау керек.

2. негізгі бөлігі

   2.1. Жұмыс берушіге жұмыс поштасына түйіндеме жіберсеңіз, қандай лауазымға өтініш беріп жатқаныңызды айтыңыз. Мұны сайтта жасаудың қажеті жоқ;
   2.2. Бұл жұмысқа сізді не қызықтырғанын түсіндіріңіз: қызықты өнім, жаңа мүмкіндіктер немесе күрделі тапсырмалар;
   2.3. мотивациядан тәжірибеге және түйіндемеде сипатталмаған, бірақ осы бос орын үшін пайдалы жобалар тізіміне оңай өту;
   2.4. позицияға мотивацияңызды тағы да еске түсіріңіз. 2.3-тармақтың мазмұны қажетті тәжірибеден неғұрлым көп болса, 2.4-тармақ соғұрлым қажет.

3. Қоштасу(«Құрметпен», «Құрметпен») және қайталанатын байланыс деректері

2.3-тен басқа барлық тармақтар көптеген жылдар бойы тәжірибеде табысты үміткерлер жасаған жақсы қалыптасқан клишелер екенін есте ұстаған жөн. Олар стандартты, анық, ілеспе хаттар арқылы сөйлесу кезінде этикет болып табылады, бір немесе екі сөйлемнен аспауы керек және жаңа абзацтан қатаң жазылған.

Батыстың FMCG ірі компаниясының сату бөлімінің бастығының хатынан мысал келтірейік. Бұл өте ұзақ, бірақ басқарушы лауазым үшін бұл өте қолайлы.

«Ирина, қайырлы күн,

Мен сізге «Арна сату бөлімінің басшысы заманауи сауда».

Бұл лауазымның сипатталған міндеттері мен мақсаттары маған өте қызықты болып көрінеді. Мені әрқашан күрделі және өршіл жобалар қызықтырды.

Мен жұмыс тәжірибесін бірден атап өткім келеді тұрмыстық техникаМен емес, бірақ көптеген үміткерлерден айырмашылығы менде келесі күшті жақтары бар:

• жоғары лауазымды тұлғалар деңгейінде федералды желілермен жұмыс істеудің 5 жылдан астам тәжірибесі;
• бәсекеге қабілетті категориялардағы жаңа өнімдерді (сүт өнімдері) табысты іске қосу және енгізу.

Менің кәсіби тәжірибем де мыналарды қамтиды:

• командалық басқару сату өкілдеріжәне 30 адамнан жетекшілер;
• негізгі клиенттер үшін дебиторлық берешекті жабу.

Өзара қызығушылық туындаған жағдайда, мен сізге ыңғайлы кез келген уақытта қоңырау шалуды ұсынамын.

Құрметпен,
Алексей Х,
Тел.»

Көптеген жағдайларда алушының аты-жөні белгісіз болса да, жеке және мұқият емдеуді сақтау өте маңызды. Көшірілген үлгінің мұқаба хаты түйіндемеңізді оқылмаған қалдыруы мүмкін екенін есте сақтаңыз. Сайтқа сұраулар мыналар болуы мүмкін: «Құрметті компания X адам ресурстары», «Құрметті компания X рекрутинг», «Құрметті X компаниясы», «Мен қазіргі заманғы сауда арнасының сату менеджері лауазымын мұқият зерттедім және т.б.».

Шағын, бірақ сыйымды

Есіңізде болсын, ілеспе хат 10 секундта оқылады. Өкінішке орай, әдеттегі тәжірибе орыс мәдениетіілеспе хатта бос орынға мүлдем қатысы жоқ барлық жобалар мен өмірлік тәжірибелерді жазу. Мұндай хаттар компаниядағы позицияны да, оның рөлін де толық түсінбеуді көрсетеді.

Тек сапалы ақпаратпен шағын, бірақ танымдық және пайдалы хат жазуға тырысыңыз.

іскерлік стиль

Ілеспе хаттың стилі компанияның саласына және корпоративтік мәдениетіне сәйкес болуы керек.

Инженерлік, медициналық, банктік, консалтингтік және басқа жұмыс берушілердің көпшілігі үшін қарт іскерлік стильжоғарыда сипатталған. Бұл Интернетте жарияланған бос орындардың 95% үшін ұтысқа ие. Ол жазудың ең жеңіл және хабарлы түрімен ерекшеленеді: қарапайым құрылымы, терминологиясы, қолайсыз бағыныңқы және күрделі сөйлемдердің болмауы.

Қалған 5% - жоғары технологиялық, креативті, IT-стартаптар, тауашалық өнімдері бар жеке және шағын компаниялар - еркін және эмоционалды тартымдылыққа мүмкіндік береді.

Қателер

Оқырманның қызығушылығын бірден өлтіретін жалпы қателік - шаблон әріптері. Егер сіз үшін лауазымға конкурсқа қатысуға арналған бұл өтінім хатыңызды көшіретіндей тән болса, онда алушы үшін сіз бірдей типтік үміткер боласыз.

Басқаша айтқанда, ілеспе хатта тәжірибеңізді қайталамаңыз.. Бір ақпаратты екі рет оқуға ешкім артық уақыт жұмсағысы келмейді.

Жазудағы және юмордағы шығармашылықегер қарастырылып отырған компания жұмыс берушілердің аз ғана бөлігінің арасында болса ғана маңызды, олар үшін ерекшелік пен әзіл-оспақ кәсіби қызметжәне ішкі корпоративтік мәдениетке сәйкес келеді.

Сонымен, керемет мұқаба хаттардың құпиясы неде? Олар құрылымды, көлемі шағын, бірақ өте сыйымды, компания мәдениетіне сәйкес стильдендірілген және қателері жоқ. Ең бастысы, мұндай ілеспе хаттар үміткердің жеке мүддесіне емес, компанияның мүддесіне бағытталған. Компанияға не қажет екенін және қалай көмектесу керектігін білетініңізді көрсетіңіз.

Құрметті достар! Келіп түскен сұраныстардың көп болуына байланысты қызмет олар аяқталғанша жұмысын тоқтатады. Сұралғандардың ішінде сізді қызықтыратын түйіндеме үлгілері бар шығар. Жаңартулар үшін сақтаңыз.

Трансмиссиялық хат

Ілеспе хат ұсынылған түйіндемені растайтын құжат болып табылады.

Түйіндемеңізді жіберетін болсаңыз шетелдік компаниядүниежүзілік беделі (бренд) болса, онда ілеспе компиляцияға қойылатын талаптар айтарлықтай жоғары. Құжат жеке парақта ресімделуі керек; барлық деректемелер, атап айтқанда, атауы, құрастырылған күні, алушының аты-жөні мен мекенжайы, қолы - тіркеу ережелеріне сәйкес қойылады. іскерлік хаттар. Егер ақпарат жіберілсе электрондық пошта, содан кейін ілеспе хат, сондай-ақ түйіндеме Word форматында тіркелуі керек.

Электрондық пошта арқылы тым қарапайым құрылымдарға жіберілген түйіндеме хаттың мәтініндегі дұрыс мәтінді бөлек параққа салмай-ақ сүйемелдей алады. тегі, инициалдары (немесе тегі мен аты) және байланыс ақпараты көрінуі керек.

Қосымша хаттың қысқаша нұсқасы келесідей көрінеді (1-3 мысалдар):

1-мысал

Құрметті Мария,

Сіздің «Жұмыс және жалақы» журналында жарияланған «тоңазытқыш жабдықтарды сату жөніндегі менеджер» бос лауазымыңызға жауап ретінде мен өз түйіндемемді жіберемін. Егер сіз оны қараусыз қалдырсаңыз, мен өте риза болар едім.

Ең жақсы тілектермен,
Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11

2-мысал

Қайырлы күн, Мария.

Тіркелген түйіндеме файлы. Мен қаржылық талдаушы лауазымына өтініш беремін. Бос жұмыс орны туралы ақпарат көзі www.zarplata.ru Мен өз кандидатурамды қарауға қажетті кез келген қосымша ақпаратты беруге дайынмын.

3-мысал

Қадірлі мырзалар,

есепші, бас бухгалтердің орынбасары бос лауазымына менің түйіндемемді қарастыруыңызды сұраймын.
Сізден сұхбат алуға шақыру алғаныма қуаныштымын.

Құрметпен, Иванова Анна, тел. 8-916-111-11-11

Ілеспе хаттың толық нұсқасы (персоналды басқарудың батыстық стилін ұстанатын компанияларға арналған) ұқсас түрде құрастырылған. Қосымша хаттың мәтіні мыналарды қамтуы керек:

1. Түйіндеме жіберілетін лауазымның атауы (екі байланысты немесе ұқсас лауазым болуы мүмкін); бос лауазым (лауазымдар) туралы қай дереккөзден білгеніңізді де көрсеткен жөн; оның кандидатурасы туралы ұсыныс.

4-мысал:
Веб-сайтыңыздағы ақпаратты қарап, мен сіздің кәсіпорында ет және сүт шикізатын санитарлық бақылау саласында бос жұмыс орындары ашылғанын білдім. Осыған орай, шикізат пен материалдардың сапасын бақылау, санитарлық-ветеринариялық бақылау функцияларын жүзеге асыруға байланысты лауазымға қарауға өз кандидатурамды ұсынғым келеді. дайын өнімдер. Менің жұмыс тәжірибем ет-сүт шикізатын сатып алу бойынша сарапшы лауазымында да, санитарлық бақылау қызметінің басшысы лауазымында да сұранысқа ие болуы мүмкін деп есептеймін.

2. Түйіндеменің өте қысқа, бірақ нақты және мазмұнды қысқаша мазмұны, сіздің кәсіби және жеке қасиеттерсіз өтініш берген лауазым.

3. Сіздің жұмысқа дайындығыңыз, адалдығыңыз және бос жұмыс орнында көрсетілген салада немесе одан да жақсысы – осы компанияның қабырғасында.

5-мысал:
Соңғы жылдары мен мемлекеттік ветеринария және кедендік бақылау органдарының құрамында таңдалған бағыт бойынша табысты жұмыс істеп келемін, екі ірі компаниялармен байланыстар мен ынтымақтастық тәжірибесін орнаттым. ресейлік кәсіпорындар тамақ өнеркәсібіжәне жетекші шетелдік жеткізушілермен. Қосылған түйіндеме менің кәсіби тәжірибем, біліктілігім және әлеуетті мүмкіндіктерім туралы түсінік береді..

6-мысал:
Менің барлық тәжірибем еңбек қызметі, кәсіби білім мен дағдылар, сондай-ақ одан әрі ілгерілеуді күту белсенді тікелей сату және клиенттермен жұмыс (басқарушы және әкімшілік деңгейлерде) саласында жатыр. Үстінде осы сәтМенің несием бойынша менің өндіріс саласындағы B2B нарығында сату бойынша 5 жылдан астам тәжірибем бар, сонымен қатар соңғы жұмыс жылында осы саладағы басқару тәжірибесі бар. Үстінде соңғы орынЕңбек жолымда сату бөлімінің басшысы ретінде B2B сату қызметінің (медициналық және косметологиялық жабдықтар) қызметі мен нәтижелеріне жеке жауапты болдым.

4. Компаниядағы жеке сұхбатқа дайын болу, оның барысында сіз өзіңіз туралы ақпаратты толық жеткізесіз.

5. Байланыс ақпараты.

7-мысал:
Мен кездесуге және жұмыс тәжірибем мен мүмкін болатын әлеуетім туралы аздап айту туралы ұсынысты қабылдауға қуаныштымын. Сіз маған телефон арқылы немесе электрондық пошта арқылы хабарласа аласыз ...
Құрметпен,…

8-мысал:
Егер сізді қызықтырса, сұхбат барысында барлық сұрақтарыңызға жауап беруге қуаныштымын. Телефон арқылы хабарласуға болады. Менің кандидатурама көңіл бөліп, уақыт бөлгеніңіз үшін алдын ала рахмет.
Құрметпен,…

Ілеспе хат сізді қызықтыратын бос орындардың барлық ауқымы үшін әмбебап бола алмайды. Хаттың адресаты әртүрлі адамдар мен әртүрлі ұйымдар болғандықтан, әрбір сұралған бос орынға сәйкес хат мәтіні аздап өзгертілуі керек. Ілеспе хат әрқашан белгілі бір компаниядағы белгілі бір жұмыс орнын білдіреді.

Құжаттарға арналған ілеспе хат бірнеше пайдалы функцияларды орындайды. Оны қалай жасау керектігін қарастырайық, сонымен қатар әртүрлі іскерлік жағдайларға арналған мұқаба хаттарының үлгісін көрсетейік.

Ілеспе хаттың негізгі функциялары - растау, ұсыныс және түсіндіру.

Хатта келтірілген тізім дәл онда көрсетілген құжаттардың жіберілгенін куәландыруға мүмкіндік береді. Түсінікті нұсқаулар мен ұсынымдар әрбір қабылданған құжатпен не істеу керектігін көрсетеді, мысалы, алынғанын растау, қолтаңбаны қою және кері жіберу, хабарлау және т.б. Түсіндіру хаттың мазмұнын түсінуге көмектеседі, мысалы, инспекцияға жаңартылған салық декларациясын жіберген жағдайда.

Қосымша хат үлгісін жүктеп алу

Құжаттарға ілеспе хатты қалай жазуға болады

Ілеспе хат үшін белгіленген пішім жоқ. Іскерлік хаттардың жалпы құрылымын пайдалануға болады.

Ілеспе хаттың нысаны тақырыптан, тақырыптан, негізгі мәтіннен, қосымшалар саны бар белгіден және мәліметтері бар қорытынды бөліктен тұруы мүмкін.

Ұйымның бланкісіне ілеспе хатты құрастырыңыз және оның құрастырылған күнін және тіркеу нөмірін жазыңыз.

Сол жақтағы тақырыпта адресат компанияны, сондай-ақ сіз хат жіберіп жатқан адамның лауазымын, толық аты-жөнін көрсетіңіз.

Тақырып жасаңыз. Негізгі мәтінді адресатқа сыпайы сөзбен бастаңыз. Қарым-қатынас этикасын сақтаңыз, танысуға жол бермеңіз.Тасымалдауға жататын құжаттарды және олардың реквизиттерін тізіп, адресатқа әрбір келіп түскен құжатпен қалай жұмыс істеу керектігін түсіндіріңіз. Егер сіз қандай да бір түсініктеме берсеңіз, олардың мәнін нақты сипаттаңыз және қажет болған жағдайда есептеулерді көрсетіңіз.

Егер сіз хатта көрсетілген тапсырманы орындауды басқа қызметкерге тапсырсаңыз, адресат оны өзара әрекеттесу үшін оңай таба алуы үшін оның толық аты-жөнін, лауазымын және байланыс деректерін көрсетіңіз.

Құжаттарды компанияларға немесе мемлекеттік органдарға жіберген жағдайда белгілі бір үлгідегі ілеспе хатты құрастыру міндетті емес, бірақ қалаулы қадам болып табылады. Мұндай құжаттың дұрыс нысанын қалай дұрыс әзірлеу керек және онымен жұмыс істеудің кейбір нюанстары туралы - дәл қазір.

Бірыңғай үлгі болмағандықтан, құжат кез келген нысанда жасалады. Негізгі мақсат – адресатқа қандай құжаттар жіберілгені және ең бастысы жіберушінің қандай мақсатты көздейтіні туралы дұрыс түсінік беру.

Компаниядан ілеспе хаттарды жазу ресми түрде талап етілмесе де, іскерлік құжат айналымында бұл ұстануға тиіс жеткілікті түрде бекітілген норма. Ол бірден бірнеше мәселені шешуге мүмкіндік береді:

1. Ең алдымен, бұл жіберушінің адресатқа жеткізгісі келетін негізгі түсініктемелерін қамтиды. AT бұл жағдайбұл маңызды, өйткені іскерлік хат алмасу екі жаққа да толық түсінікті болуы тиіс жанама байланыс болып табылады.
2. Ілеспе хатта құжаттардың тізімі де бар – іс жүзінде жіберілген құжаттардың толық атауы мен санының тізімі қайталанады. Бұл ықтимал дизайн қателерін жояды.
3. Құжаттардың тізімін көрсете отырып, жоғалған жағдайда оларды қалпына келтіруде белгілі бір қиындықтарды болдырмауға болады. Сонымен қатар, ол шығыс және кіріс құжат нөмірлерін көрсетеді, соның арқасында оларды оңай табуға және қозғалыс бағытын басқаруға болады.
4. Ақырында, құжаттарды ғана емес, оларға ілеспе хатты да қабылдаған адресат жіберушінің тілегінің мәнін тез түсініп, жағдайға сай тез жауап береді.

Сондықтан құжаттарға ілеспе хатты сауатты ресімдеу, процесті біркелкі ету үшін өздерінің біркелкі үлгілерін жасау жіберушінің өзінің мүддесі деп айта аламыз.

Ілеспе хат үлгісі 2019

Дегенмен бекітілген нысанымұндай құжат жоқ, және әр ұйым оны қалай ресімдеу керектігін өзі шеше алады, ұстануға тиіс жалпы қабылданған ережелер бар.

1. Тақырыпта, әдеттегідей, адресаттың («Кімге ...») және жіберушінің («кімнен...») толық ресми аты-жөні көрсетіледі.
2. Әрі қарай хат жіберушінің компаниясында тіркелген нөмір туралы ескертпе келеді.
3. Содан кейін құжаттың нақты мәтіні келеді. Сөз тіркесін дұрыс бастау өте маңызды. Бұл жағдайда 3 нұсқа бар:

• «саған жіберу»- құжаттама сол компанияларға (мысалы, контрагенттерге) жіберілетін жағдайлар үшін;
• «Біз сізге ұсынамыз»- хат жіберіледі салық басқармасы, соттар, бас кеңсе – яғни. жоғары лауазымы бар барлық мекемелер;
• «біз сені жібереміз»- егер әңгіме, керісінше, ведомстволық бағынысты бөлімдерге (мысалы, бір компанияның бөлімшелері, филиалдары) жіберілетін құжаттар туралы болса.

1. Жіберу мақсатын сипаттағаннан кейін кесте түрінде ыңғайлы түрде ұсынылған құжаттардың толық тізімін (түгендеу) беру керек. Ол келесі бағандарды қамтуы керек:

• құжаттың толық атауы;
• көшірмелер саны;
• қажет болған жағдайда құжаттың қандай нысанда жіберілгені – түпнұсқасы немесе көшірмесі (куәландырылған немесе куәландырылмаған) да көрсетіледі.

1. Кестенің соңында ілеспе хатпен бірге жіберілген құжаттардың жалпы саны көрсетіледі.
2. Соңында қосымша құжаттар тізімі бар қосымша көрсетіледі, егер бар болса, адресатқа жіберіледі. «Қолданба» сөзі бір ғана құжат болғанда ғана жекеше жазылатынын түсіну керек. Егер құжаттар көпше болса, онда «Қосымшалар» жазылады. Құжаттың тақырыбымен қатар:

• құжаттың қабылданған күні;
• жіберілген көшірмелердің жалпы саны;
• әрбір құжаттағы парақтардың саны (барлық көшірмелер үшін парақтардың жалпы саны жазылады);
• қажет болса, микробағдарламаның қажеттілігін көрсетіңіз.

Тек қана емес, оның үлгісіне қарамастан құжаттарға ілеспе хатқа қол қояды бас атқарушы директорсонымен қатар тиісті уәкілетті тұлға. Қолды дәстүр бойынша қызметі жіберілген құжаттармен тікелей байланысты қызметкер қояды:

1. Филиалдың немесе бөлімшенің бас директоры немесе басшысы бірден бүкіл компанияға қатысты жалпы айналым құжаттарына, сондай-ақ ерекше маңызды құжаттарға қол қояды (мысалы, жылдық есептербас кеңсеге жіберіледі).
2. Бас бухгалтер қаржылық құжаттарға ілеспе хаттарға қол қояды - әдетте олар салық органына жіберіледі.
3. Компанияның ішкі заңгері, мысалы, сот ісін жүргізуге, әлеуетті контрагенттермен шарттар жасасуға және т.б. байланысты құжаттар болған жағдайда ілеспе хаттарды жібереді.

НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ. Ол болған жағдайларда жаппай жіберубір үлгідегі құжаттар (мысалы, бірнеше шот-фактуралар немесе контрагенттермен бір үлгідегі келісім-шарттар), оларды бір топқа біріктіріп, барлық көшірмелердегі парақтардың жалпы санын бірден жазуға болады.

Ілеспе хатты қалай тіркеуге болады

Ерекшеліктерді сақтау маңызды іскерлік этикетілеспе хаттарды ресімдеу тұрғысынан алғанда – біріншіден, сол үлгіні, құжат үлгісін пайдаланған дұрыс және хаттың өзінде қолы бар адам жіберуші тарапынан қол қоюы керек.

Ол ресейлік пошта немесе жеке пошта арқылы жіберіледі - әдетте, мұны тіркелген пошта арқылы жасаған дұрыс. Жөнелтуші компанияның құжат айналымы журналында жазылатын жөнелтімнің нөмірі қойылуы керек. Бұл мекен-жай нөмірі астында ол өз нөмірін қойды - осылайша шатасу қаупі айтарлықтай төмендейді.

Әдетте, ілеспе хат кемінде 2 данада – 1 адресатқа, 1 жіберушіге беріледі. Мұндай құжат белгілі бір мерзімге сақталады, оның орындылығы мен ұзақтығын компания өзі анықтайды. Әдетте компаниялардың заманауи жұмыс процесінде барлық құжаттардың сақтық көшірмесі жасалады электронды форматта– бұл оларды жылдам табуға және қажет болғанша қауіпсіз сақтауға мүмкіндік береді.

Жауап беру уақыты

Жауап беру мерзіміне келетін болсақ, бұл түсініксіз сұрақ. Бір жағынан, ол жұмыс істейді жалпы ереже, оған сәйкес кез келген өтінішті өңдеу уақыты мемлекеттік органдар, сондай-ақ фирмаларда, компанияларда, қоғамдық бірлестіктерде, аспауы керек 1 ай, яғни. отыз күнтізбелік күндер . Кері санақ пошта адресатқа жеткен күннен кейінгі жұмыс күнінен басталады.

Екінші жағынан, іс жүзінде жіберуші адресаттың оның сұрауына мүмкіндігінше тезірек жауап беруін күтетін жағдайлар жиі кездеседі. Содан кейін сіз осындай тілекті бөлек жазуыңыз керек, мысалы: «Сізден қол қоюыңызды сұраймыз Қажетті құжаттаржәне 7 жұмыс күні ішінде мәні бойынша жауап беруге міндетті. Филиал жағдайында, құрылымдық бірлік, ол жөнелтушіге тікелей бағынады, тұжырымы неғұрлым категориялық: «Жауап беру мерзімі осы ілеспе хатты алғаны туралы ресми хабарлама алған күннен бастап 3 жұмыс күнін құрайды».

НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ. Егер компаниялар арасындағы шартта бастапқыда шағымдармен жұмыс істеудің, мүмкін болатын келіспеушіліктерді сотқа дейінгі реттеудің белгілі бір тәртібі белгіленсе, олардың мұндай келісім-шарттардың мәтінінен шығу қажет. Төменде мысал мәтіні көрсетілген.

Сақтау процедурасы

Ілеспе хаттар ұйымның жеке құжаттары болып табылады, оның мазмұнын ол өз қалауы бойынша аша алады немесе жіктей алады (бұл кіріс және шығыс құжаттарға да қатысты). Сондықтан нақты сақтау әдісін таңдау басшылықтың шешіміне байланысты.

Жалпы, келесі ережелер сақталады:

1. Негізгі заңдық маңызы ілеспе хаттың өзі және оның үлгісі емес, оның алдындағы құжаттар болғандықтан, олардың сақталуына басты назар аударылады.
2. Барлық қосымшалар (яғни, құжаттардың өзі) қайтарып алынғаннан кейін сақтау мерзімі жеке белгіленеді.
3. Кейбір жағдайларда компаниялар арнайы «Мұқаба хаттар» папкасын жасайды, онда олар тиісті құжаттарды орналастырады. Бұл опция қолайлы шағын фирмаларшағын жұмыс процестерімен.
4. Егер құжат айналымы тым үлкен болса және компанияның бірнеше филиалдары болса, онда істердің арнайы номенклатуралары жасалады, яғни. топтастырылған құжаттар тізімдері жалпы мақсат, мысалы, «Жабдықтау шарттары», «Жалдау шарттары», «Сот» т.б.

Осылайша, ең жақсы нұсқа - құжаттарға арналған ілеспе хаттардың жеке үлгісін жасау және компанияның құжат айналымының көлеміне сәйкес келетін сақтау жүйесін ұйымдастыру.

Құжаттарды бір немесе басқа инстанцияға жіберген кезде оларға түсініктемелері бар хатпен бірге жүру керек. Апелляцияның сәтті болуы оның қаншалықты сауатты және нанымды жазылғанына байланысты. Сондықтан мұндай құжатты жасау тәртібін зерттеуге аздап назар аударған жөн.

Төменде құжаттарға ілеспе хат қажет жағдайлар және оны қалай дұрыс жазу керектігі туралы айтатын боламыз. Сонымен қатар, түсінікті болу үшін біз осындай хаттың үлгісін дайындадық, оны пайдалану сіздің тапсырмаңызды айтарлықтай жеңілдетеді.

Құжаттарға ілеспе хат қашан жазылады?

Кез келген ұйымға құжаттарды тапсырған кезде немесе ресми, оның ішінде жеке, курьерлік қызмет, кәдімгі пошта немесе электрондық пошта арқылы оларға нақты не жіберілетіні, құжаттардың қандай мақсатта жіберілгені, кімге және кімге жіберілгені белгілі болатын хатпен бірге жүру керек. олар ауыстырылады.

Бұл ілеспе хат деп аталады. Құжаттарды беру туралы хабарламадан басқа, ол қосымшаны адресаттың алатынына кепілдік рөлін атқарады. Құжаттарға ілеспе хат олардың мазмұны мен жөнелту мақсатына қарай тізімдеме, сұрау салу, қосымша, алғыс, бас тарту, растау және т.б.

Құжаттарға ілеспе хатты қалай жазуға болады?

Кез келген құжаттарды жіберуге ілеспе хатты дайындаған кезде, сіз оның дизайны бойынша белгілі бір ұсыныстарды орындауыңыз керек:

• Заңнамада жазудың қатаң ережелері немесе ілеспе хат үлгісі болмаса да, бұл есте сақтау керек. ресми құжат, ал оны орындауда іс жүргізу ережелерін сақтау қажет.
• Бұл электрондық поштаға тақырып қажет емес. Әдетте, ол «тексеру актісін жібереміз», «бұйрық жібереміз», «құжаттарды қайтарамыз» және т.б. сөздерден басталады, содан кейін нақты не жіберілетіні сипатталады.
• Қосымша хат келесі ақпаратты қамтуы керек:
  • Жіберуші туралы мәліметтер (егер ілеспе хаттың авторы оның атынан әрекет етсе, тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы және фирмалық атауы);
  • Адресат туралы мәліметтер (тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы және ұйымның атауы). Хатты нақты лауазымды тұлға көрсетпей жіберуге болады;
  • Құжаттарды жіберу мақсаты. «қол қою үшін», «бекіту үшін», «танысу үшін» т.б сөздерді қолдануға болады;
  • Құжаттар қол қойылғаннан, танысқаннан және т.б. кейін олармен орындалатын әрекеттердің тәртібі. Хатта, мысалы, оған қоса берілген қағаздарды қайтару, белгілі бір мекен-жайға жіберу немесе адресатқа қалдыру қажеттігін көрсетуі мүмкін;
  • Осы ілеспе хатқа қосымша ретінде жіберілетін құжаттар тізімі. Бұл ілеспе хаттың негізгі элементі, өйткені ол дәл құжаттарды беру мақсатында жасалады. Аты бар егжей-тегжейлі сипаттама жасау керек, тіркеу нөмірі, дайындалған (жіберілген) күні, парақ саны және әрбір қағаздың көшірмелері. Егер құжат туралы ақпарат хаттың негізгі мәтінінде болса, ол қосымшалар тізімінде толық сипатталмауы мүмкін. Бірнеше құжаттарды жіберу кезінде олардың тізімі нөмірленуі керек. Соңында қағаздардың және олардағы беттердің жалпы саны көрсетіледі;
  • Хаттың жіберілген күні және оның тіркеу нөмірі;
  • Тиісті өкілеттілігі бар адамның лауазымы, тегі және аты-жөні көрсетілген қолы. Бұл ұйымның басшысы, оның орынбасары, бөлім басшысы немесе басқа жауапты тұлға болуы мүмкін. Сонымен, қаржылық сипаттағы құжаттарға ілеспе хатқа бас бухгалтер, ал шарттар мен сот ісін жүргізуге байланысты іс қағаздарына заң қызметінің басшысы қол қоя алады.
• Ілеспе хат қысқа болуы керек - жарты бет немесе одан да аз. Әріпті қажетсіз деректермен шамадан тыс жүктеуден аулақ болу керек. Оның негізгі мақсаты – құжаттарды сүйемелдеу, сондықтан мазмұнның нақты, қысқа және іскерлік стильде ұсынылуы маңызды.
• Құжаттар ұйымның атынан жіберілсе, ілеспе хат оның бланкісінде жазылуы керек.

Маңызды:құрастыру кезінде ерекше ережелер мен нюанстарды ескеру қажет

Мұндай хаттың бірыңғай нысаны жоқ, бірақ іс жүзінде оны дайындаудың кейбір ережелері бар. Ілеспе хат жазуды жеңілдету және жылдамырақ ету үшін мұндай құжаттың үлгісін пайдалану керек.