Организация на работното място на служител по персонала. Изисквания за работа за служител по човешки ресурси. И какво ще бъде

Отговор на въпроса:

След като разгледахме вашия въпрос, можем да кажем, че за съжаление законодателството не съдържа конкретни изисквания за офиса на отдела за персонал. при което, трудова дейностслужители на отдела за персонал, се свежда до придобиване и отчитане на документи за персонала, включително лични данни на служителите. От своя страна ръководителят на организацията и ръководителят на организацията носят отговорност за безопасността на документите за персонала. кадрово обслужване. Следователно неговата задача е не само правилната организация на работата с документи, но преди всичко създаването на условия, които гарантират тяхната безопасност. Тъй като за загубата на документи, както и за унищожаването на документи преди датата на падежа, действащото законодателство предвижда административна отговорност.

Не пропускайте: основна статиямесеца от експерт-практик

Всички правила и срокове за съхранение на документи за персонала в ясен измамен лист.

Функции за съхранение кадрова документацияв организацията са обусловени от задачите за ограничаване на неоторизиран достъп до документи, съдържащи лични данни на служителите, и ефективното търсене на необходимата информация.

Следователно в идеалния случай офисът на службата за персонал трябва да има най-малко три съседни стаи: стая за служители на отдела, кабинет за ръководителя и стая, където се намират шкафове и сейфове за документи, кутии и шкафове за файлове.

В същото време трябва да има един вход към отдела за персонал. Препоръки за подреждането на помещенията за съхранение на документи са дадени в Правилата, одобрени с решение на колегията на Федералния архив от 6 февруари 2002 г., и Правилата, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 18 януари 2007 г. № 19.

Не е необходимо обаче търговските организации да спазват всички изисквания за оборудване на специални помещения за съхранение на документи (параграф 3 от въведението към Правилата, одобрени с решение на колегиума на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г., клауза 1.1 от Правилата, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 18 януари 2007 г. № 19). Единственото нещо задължително изискванеза съхранение на документи акционерни дружествае, че организациите трябва да съхраняват документи в заключващи се шкафове, които гарантират безопасността на документите и защитават документите от прах и светлина (клауза 3.6 от Правилника, одобрен с Указ на Федералната комисия по ценните книжа на Русия от 16 юли 2003 г. № 03-33 / пс). Характеристиките за съхранение на LLC трябва да бъдат предписани в неговия устав (клауза 2, член 12 от Закона от 8 февруари 1998 г. № 14-FZ). Логично е, ако LLC също включва в своя учредителни документиизискването за съхраняване на записите на организацията в заключващи се шкафове или стаи.

По този начин можем да кажем, че законодателството не съдържа конкретни изисквания за помещенията на отдела за персонал. Ако обаче организацията няма специално помещение за съхранение на документи и всички документи за персонала се съхраняват в отдела за персонал, тогава трябва да бъдат изпълнени поне основните условия:

Помещенията на службата за персонал трябва да бъдат оборудвани с аларми за пожар и кражба. Желателно е да Входна вратаофисът на персонала беше двоен метален, а прозорците бяха защитени с метални решетки. Стаята трябва да е достатъчно просторна, за да осигури, първо, условия за работа на обслужващия персонал, и второ, да има място за поставяне на шкафове и сейфове за текущо съхранение на документи. Също така отбелязваме, че работодателят е отговорен не само за физическата безопасност на документите за персонала, но и за защитата на личните данни на служителите (глава 14 Кодекс на труда). Неспазването на изискванията за защита на личните данни може да доведе не само до административна, но и до наказателна отговорност - до и включително арест за шест месеца в съответствие с чл. 137 от Наказателния кодекс.

Подробности в материалите на персонала на системата:

1. Отговор: Как да съхранявате документи в отдела за персонал

Н.З. Ковязин

Документи, които трябва да се съхраняват

Какви документи за персонала трябва да съхранява организацията

Законодателството задължава всички работодатели да предоставят складове, които се образуват в хода на тяхната дейност (). Отделът по персонала на една организация обикновено отговаря за воденето на досиета на персонала.

в търговски организации

В допълнение, задължението на организациите да съхраняват документи е залегнало в законите за акционерните дружества и LLC (,). Документите, които трябва да се съхраняват, включват по-специално:

• правилници, заповеди и др., задължителни за всички служители на организацията.

LLC предписва в устава информация за това как документите ще се съхраняват с него (). Акционерните дружества съхраняват документите по установения начин. Правилата за съхранение могат да бъдат записани вътрешни документиорганизации, например в ().

Условия за съхранение на документи

Къде една организация трябва да съхранява HR записи?

За съхраняване на документи на организацията е необходимо да се оборудват специални помещения (сейфове или шкафове). Препоръки за подреждането на такива складови помещения са дадени в одобрени , Не е необходимо търговските организации да спазват всички изисквания за оборудването на специални помещения за съхранение на документи (Одобрени правила).

в търговски организации

Единственото задължително изискване за съхранение на документи в акционерните дружества е, че организациите трябва да съхраняват документи в заключващи се шкафове, които гарантират безопасността на документите и предпазват документите от прах и светлина (Одобрени правила). Характеристиките за съхранение на LLC трябва да бъдат предписани в неговия устав (). Логично е, ако LLC също включва в своите учредителни документи изискването за съхраняване на документацията на организацията в заключващи се шкафове или стаи.

Ако една организация съхранява документи в в електронен формат, тогава е необходимо да се осигури такъв режим на съхранение, който изключва загубата, унищожаването или изкривяването на информация. Освен това в процеса на съхраняване на такива документи е необходимо те да бъдат презаписани на нов носител, тъй като старият носител става неактуален. Това е посочено в одобрените правила.

За да се осигури ефективно съхранение на документи както на хартиен носител, така и в електронен вид, организацията (, Правила, одобрени). Документи с изтекъл срок на съхранение ( Утвърдени правила ).

Съвет: Формирайте поръчки за персонал, които имат различни в различни, в противен случай организацията може да има проблеми с прехвърлянето на такива „смесени“ случаи в архивно хранилище.

Задайте различни номера на документи от самото начало. С помощта на кодиране можете да отделите поръчки, които (за наемане, трансфери, преместване, бонуси и др.) От поръчки от (за командировки и др.). Това ще улесни подаването им в различни случаи.

Отговорност за допуснати нарушения при работа с архивни документи

Каква отговорност се предвижда за нарушения при работа с архивни документи

За нарушаване на правилата за съхранение, придобиване, отчитане или използване на архивни документи е предвидена административна отговорност ().

Мерки за отговорност - или административна глоба в размер на: Игра Quest за служители на персонала: проверете дали знаете как се е променила работата от началото на годината
Има важни промени в работата на служителите по персонала, които трябва да се вземат предвид през 2019 г. Проверете във формата на играта дали сте взели предвид всички нововъведения. Решете всички задачи и вземете полезен подарък от редакцията на сп. "Кадровое дело".

Прочетете статията: Защо служител по персонала трябва да проверява счетоводството, необходимо ли е да подадете нови отчети през януари и какъв код да одобрите за график за време през 2019 г.

Редакторите на сп. "Кадровое дело" разбраха кои навици на кадровиците отнемат много време, но са почти безполезни. А някои от тях дори могат да предизвикат недоумение у инспектора от GIT.

Инспекторите на GIT и Roskomnadzor ни казаха какви документи никога не трябва да се изискват от новодошлите, когато кандидатстват за работа. Вероятно имате някои документи от този списък. Съставихме пълен списък и избрахме безопасна замяна за всеки забранен документ.

Ако плащате отпуск, заплащане за деня късен, компанията ще бъде глобена с 50 000 рубли. Намалете срока на предизвестието за намалението поне с един ден - съдът ще възстанови служителя на работа. Учили сме съдебна практикаи подготви безопасни препоръки за вас.

Въведение. 3

Глава 1. Оборудване на работните места на служителите по персонала публични институции. 7

1.1. Организация на труда на служителите в службата за персонал .. 7

1.2. Оборудване на работното място на служител на службата за персонал .. 11

1.3. Нормиране на работата на служителите на персонала. четиринадесет

Глава 2 осемнадесет

2.1. Социално-икономическа характеристика на предприятието. осемнадесет

2.2. Анализ на дейността на службата за персонал.. 19

2.3. Оборудване на работните места на служителите на отдела за персонал на MGUP Mosvodokanal 24

Заключение. 41

Литература: 43

Въведение

Уместност на темата.

В момента нивото на контрол трудови ресурси, а оттам и ефективността търговски дейностиорганизации от всякакъв вид собственост и правна форма, както и тяхното социално управление, до голяма степен зависят от работата на отдела за персонал, който изпълнява традиционни функции, и службата за управление на персонала с по-широк кръг от отговорности.

Ефективността на управлението на персонала се определя от резултатите от работата на служителите по персонала, която има определено специфично съдържание (комуникация с хората по време на интервюта, интервюта, наемане, оценка на бизнеса и професионални качества; решение конфликтни ситуациии др.) и характер (организационни, образователни, творчески, изискващи познания в много области на икономиката, социологията, правото и др.). Крайният резултат от труда е приемането на решения, които се оценяват не количествено, а качествено, в зависимост от въздействието върху постигането на икономически и икономически цели. социално развитиеорганизации.

В същото време практиката за използване на труда на персонала на службите за персонал по отношение на квалификация, численост и др., Както и неговата организация и регулиране, не отговаря на изискванията на съвременното управление на персонала.

Усложнение модерно производство, преструктурирането на икономическото управление доведе до значително увеличаване на количеството информация в областта на управлението на персонала. Обемът на офис документи се увеличава всяка година. Внедряване на машинна обработка на документи в редица кадрови служби големи предприятияи асоциациите не намалиха броя на персонала, а напротив, доведоха до увеличаване на броя на служителите, свързани с офис работата. Но тъй като просто увеличаване на броя управленски персоналне дава положителен ефект, необходими са значителни усилия за решаване на организационните проблеми на офисната работа на службите за персонал.

от правилна организацияи най-пълната автоматизация на процесите на обработка на документи зависи от ефективността на целия процес на управление на персонала. По-голямата част от времето е заето от документационни услуги: предварително разглеждане, осчетоводяване, съхранение, контрол върху изпълнението на документи, различни инструкции и др.

Работата на кадровата служба е свързана със създаването, обработката, използването и съхранението значителна сумадокументи. Тези документи обикновено съдържат информация, свързана с личните данни на служителите и трябва да бъдат защитени от неоторизиран достъп. Правителството на Руската федерация в своя заповед от 21 март 1994 г. № 358-R препоръча на организациите (независимо от тяхната форма на собственост) да включват специални клаузи в своите устави (правила), където да се предпишат всички въпроси, свързани със счетоводството и запазване на документи за персонала и своевременното им предаване на съхранение в случай на ликвидация. Съвсем очевидно е, че всичко това налага сериозни задължения на ръководителите на организациите и служителите, отговорни за осигуряването на безопасността на документите на персонала. Това означава, че всеки работодател трябва да разработи набор от правни, организационни и практически мерки за осигуряване на условията за съхранение и използване на тези документи. За това как да организираме "идеалния" офис на отдела за персонал, ще ни разкаже някой, който знае точно как да го направи правилно.

Ще започнем да говорим за това как правилно да организираме пространството за съхранение на документи за персонала с напомняне, че в службата за персонал всъщност има две независими части от документалния фонд.

Част 1.Оригинали и копия на документи, създадени в организацията и идващи от други организации и структурни подразделения по всички въпроси на дейността на организацията, наредби за отдела, неговите отдели, длъжностни характеристики на служителите. Голямо място в работата на службата за персонал се отделя и на кореспонденцията с организации и граждани по различни въпроси, материали за проверка на състоянието на документи, съдържащи лични данни в структурните подразделения на организацията.

Част 2.Лични досиета на служители и др счетоводни документи, документи за сертифициране на служители и др.

Документите на кадровата служба след приключване на изпълнението се завеждат в дела съгласно тяхната номенклатура. Случаите за определен период от време (обикновено две или три години) се съхраняват в шкафове в отдела за персонал. След този период случаите на постоянно и дългосрочно (над 10 години) съхранение се прехвърлят в архива на организацията, а случаите на временно съхранение могат да останат в службата за персонал до изтичане на установените срокове на съхранение, след което те се разпределят за унищожаване с изготвяне на нарочен акт.

Основният документ, който установява процедурата за съхраняване на документи за персонала, е федералният закон RF от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация“.

Основният документ, който установява условията за съхранение на документи, е Списъкът на стандартните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността. правителствени агенции, местни власти и организации, като се посочват периодите на съхранение (одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558; по-нататък - списъкът).

Условията за съхранение на документи, посочени в списъка, се прилагат за всички организации, независимо от формата на собственост (член 1.2 от списъка).

Съхранението на документи за персонала е малко по-различно от Общи правиласъхранение на управленски документи, тъй като имат висок социална значимост, много от тях служат за потвърждение на правата на работника за социално осигуряване, например за старост и инвалидност, както и за потвърждение на неговия трудов стаж. Повечето документи за персонала имат дълъг или постоянен срок на съхранение и се използват за справка, когато гражданите се обръщат към архивните институции.

И КАКВО ЩЕ БЪДЕ?

Ръководителят на службата за персонал отговаря за безопасността на документите за персонала, а когато няма служба за персонал, - работник по персонала. Следователно неговата задача е не само правилната организация на работата с документи, но преди всичко създаването на условия, които гарантират тяхната безопасност.

За загубата на документи, както и за унищожаването на документи преди изтичането на срока, действащото законодателство предвижда административна отговорност. Така че, за нарушение на процедурата и условията за съхранение на счетоводни документи, длъжностното лице ще трябва да плати глоба в размер от 2000 до 3000 рубли. (Член 15.11 от Кодекса за административните нарушения). Ако данъчните инспектори изискват документи, но организацията не може да ги предостави, тогава глобата ще се увеличи до 15 000 рубли. (Член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Освен това документите за личния състав имат и биографична, археографска стойност, служат като източник за статистически обобщения и исторически и социални изследвания.

Особеностите на съхраняването на документация за персонала в организацията се дължат на задачите за ограничаване на неоторизиран достъп до документи, съдържащи лични данни на служителите, и ефективно търсене на необходимата информация.

Организация на помещенията на службата за персонал

В идеалния случай офисът на службата за персонал трябва да има най-малко три съседни стаи: стая за служители на звеното, кабинет за ръководителя и стая, където се намират шкафове и сейфове за документи, файлове и шкафове за файлове. В същото време може да има само един вход към офиса на отдела за персонал.

Ако такава организация на пространството не е възможна, тогава трябва да бъдат изпълнени поне основните условия.

Условие 1.Помещенията на службата за персонал трябва да бъдат оборудвани с аларми за пожар и кражба.

Условие 2.Желателно е входната врата на службата за персонал да е двойна метална, а прозорците да са защитени с метални решетки.

Условие 3.Стаята трябва да е достатъчно просторна, за да осигури, първо, условия за работа на обслужващия персонал, и второ, да има място за поставяне на шкафове и сейфове за текущо съхранение на документи.

В края на работния ден всички врати (включително вътрешните) трябва да бъдат заключени с надеждни ключалки и запечатани с личния печат на ръководителя на службата за персонал. Ключовете за вратите се предават срещу подпис в специален журнал. Едновременно с това се включва и проверява надеждността на охранителните аларми.

Въоръжава и обезврежда помещенията на началника на отдела за персонал на службата (други изпълнителенотговорен за поддържането кадрова работа). Почистването на помещенията се допуска само в присъствието на тези лица.Случаи, папки с документи, картотеки, машинночетими документи, счетоводни дневници и счетоводни книги, работни книги се съхраняват в отдела за персонал по време на работа и неработно времев постоянно заключени метални шкафове. Желателно е всеки служител да разполага със собствен шкаф за съхранение на масиви от документи, които са му зачислени. В същото време печати, печати, формуляри на документи и ключове от работните шкафове на служителите по правило се съхраняват в сейфа на ръководителя на службата за персонал.

Правила за работа с документи

За да се гарантира безопасността на личните данни при работа с документи, трябва да се спазват следните правила.

Правило 1Съхранявайте само документите, върху които работите в момента, на вашия работен плот.

Правило 2Съхранявайте другите документи в заключен шкаф.

Правило 3Поставете изпълними документи в папки, в които посочете вида на извършените с тях действия, например „За архивиране в лични файлове“, „За изпращане“ и др., Или имената на служителите, които работят с тези документи. Добре е всяка папка да съдържа опис на съдържащите се в нея документи.

Правило 4Документите, с които е приключила работата, незабавно завеждайте в съответния файл.

Правило 5В края на работния ден приберете всички документи, калъфи, листове хартия и бележници с работни бележки, инструктивни и справочни материали в метални шкафове, сейфове, заключете ги и ги запечатайте с печат.

Правило 6В края на работния ден на работния плот не трябва да остава нито един лист. Също така проверете кофата за боклук и се уверете, че няма документи, които могат да представляват интерес за външен човек.

Правило 7Съхранявайте печати, печати, формуляри на документи, ключове за работни шкафове само в сейфа на ръководителя на отдела за персонал.

Правило 8Чернови и редакции на документи, повредени формуляри, листове със служебни книжки в края на работния ден се унищожават в машина за рязане на хартия - шредер.

Правило 9Компютрите в края на работния ден блокират и изключват от мрежата.

Правило 10Не оставяйте никакви документи или офис записи на работния плот, не оставяйте шкафовете отключени и не оставяйте компютъра си отключен, когато напускате офиса.

ЗАБРАНЕНО Е!

Поставете документите на пода, первазите на прозорците, в несортирани купчини

Правила за съхранение на документи

В системата за съхраняване на кадрови документи могат да се разграничат два етапа: текущ (оперативен) и последващ (архивен).

Съхраняването и използването на документите от момента на тяхното създаване до предаването на делото, в което са групирани, в архива се нарича текущо (оперативно). Текущото съхраняване на делата се извършва по мястото на образуването им. Така че в него се съхраняват и документите, създадени в службата за персонал.

Текущото съхранение е разделено на два подвида:

• съхраняване на документи в процеса на тяхното изпълнение;
• съхранение на изпълнени документи. Текущото съхранение на документи означава съхраняването им в оригинали. Ето защо в службите за персонал на организациите заповедите за персонала се съхраняват в оригинали.

Условията за съхранение трябва да гарантират защитата на документите от повреди, вредни въздействия околен святи да предотврати загубата им.По правило за това в помещенията на отдела за персонал и архива се монтират метални шкафове, сейфове, рафтови шкафове и др., За да се улесни търсенето на документи, върху шкафовете се поставят копия от номенклатурата на делата и номерата на касите се поставят върху гръбчетата на кориците на касите в съответствие с номенклатурата.

Ако знаете, че даден документ трябва да се копира с определена честота, можете да направите едно копие от него добро качествои да продължи да работи с нея.

В помещенията на службата за персонал, в които се съхраняват голям брой документи, трябва да се поддържат стабилни стойности на температурата и влажността на въздуха, тъй като не толкова високите и ниските температури и влажността са особено опасни за хартия, но честата промяна на тези показатели. Разбира се, документите се съхраняват в специални папки и зад плътно затворени врати на шкафа, за да се сведе до минимум излагането на най-лошия враг на хартията – праха. Също така е препоръчително да съхранявате документи в шкаф с непрозрачни врати. Въпросът е не само в най-голямата безопасност при съхранение, но и във факта, че хартията е вредна за излагане на светлина, особено ултравиолетова радиация.

ТРЯБВА ДА ЗНАЕТЕ ТОВА

Архивистите на Държавния архив могат да проверят процедурата за съхраняване и унищожаване на документи в организация, например, ако след проверка на експертите от инспекцията на GIT са разкрити нарушения на правилата за поддържане на документи за персонала. Също така архивната инспекция проверява съхранението на документи за персонала в случай, че служител е подал молба до съда с изявление за нарушение на неговия социални права(не може да получи удостоверение от мястото на работа за заплата, трудов стаж и др.)

Тъжно е да признаем, но фотокопирането и сканирането вреди не по-малко на документите. По принцип не се препоръчва да се извършват такива процедури повече от пет пъти, тъй като това е достатъчно, за да предизвика значителна промяна в цвета на хартията и да намали нейната устойчивост на механични повреди. Такова въздействие се дължи на факта, че когато светлинен лъч преминава през страниците на документите, нивото на осветеност е двадесет пъти по-високо от препоръчителното.

Правила за унищожаване на документи

Един от етапите кръговат на животакадрови документи е тяхното унищожаване. Причините са различни.

Причина 1.Законно унищожаване в организации след изтичане на установения срок за съхранение.

Причина 2.Унищожаване или повреждане поради небрежност, в резултат на аварии и природни бедствия, природни и причинени от човека бедствия.

Нашата справка

Помещенията на архива на организацията трябва да бъдат изолирани, оборудвани с охранителна и противопожарна аларма. Необходимите размери на помещението за поставяне на документи, включително персонал, могат лесно да бъдат изчислени на базата на размерите (дължината) на архивния рафт и средната дебелина (1-1,5 cm) на стандартна кутия, като се има предвид, че стандартна архивна стелаж с височина 2 м 30 см има 12 такива рафта. Работното разстояние между стелажите трябва да бъде най-малко 80 см, противопожарните проходи между редовете стелажи - 120 см. Отделно площта, заета от метални шкафове и сейфове, както и средният брой каси, които могат да бъдат поставени в тях, се счита. След като извършите всички тези изчисления, можете точно да посочите кои области от архивното хранилище трябва да поберете документи.

В тази връзка службата за персонал трябва да реши две противоположни задачи.

Задача 1.Унищожете документите, за да сведете до минимум (или по-добре, напълно да премахнете) вероятността от възстановяване на информацията, която съдържат.

Задача 2.Възстановява документи и съдържащата се в тях информация в случай на повреда или унищожаване на документи. Какви методи и технологии могат да се използват за това.

Първата задача е свързана с изпълнението на законовите изисквания и бизнес задълженията за сигурно унищожаване на документи, станали ненужни за организацията, както и с решаване на въпроси, свързани с информационната сигурност.

Вторият проблем, за щастие, трябва да се решава много по-рядко. И е препоръчително да мислите предварително и да съставите планове за действие за спасяване на повредени документи в случай на пожар или наводнение.

При унищожаване на досиета на персонала е необходимо да се спазват редица изисквания, определени в Международния стандарт за управление на документи ISO 15489-1-2001 и в Стандарт 15489-1-2007, а именно:

• унищожаването трябва да бъде разрешено (т.е. неразрешеното унищожаване на документация без издаване на съответните документи е забранено);
• Не унищожавайте документи, свързани с висящо или висящо съдебно дело или разследване;
• унищожаването на документи трябва да се извършва при спазване на поверителността на съдържащата се в тях информация;
• всички копия на документи, избрани за унищожаване, включително застрахователни и резервни копия и копия за дългосрочно съхранение, трябва да бъдат унищожени.

Нашата справка

Раздробяване- най-разпространеният и популярен метод за унищожаване на хартиени документи днес. Те са привлечени от неговата евтиност, "екологичност", достатъчна надеждност.

Основното предимство е, че документите могат да се унищожават на етапи, освен това не е необходимо да се отделя много място за временно съхранение на избраните за унищожаване материали. В този случай е по-лесно да се гарантира сигурността на документите и информацията, съдържаща се в тях. Именно тази опция се използва активно в работата и в много организации изискването за задължително унищожаване на документи в шредер е включено във вътрешните правила.

При избора на шредер експертите съветват да се вземе предвид броят на ликвидираните документи дневно.

Препоръчителното дневно натоварване е важен фактор, който трябва да имате предвид при избора на единица. Друг основен момент е колко поверителна е информацията. От това зависи нивото на секретност на разрушителя и вида на рязане.

Нивото на поверителност, осигурено от шредера, се задава от максималния размер на фрагментите, на които се нарязва хартията или друг носител.

Съгласно международния стандарт DIN 32757-1 има пет нива на секретност:

• първото ниво на секретност е присвоено на модели, които на изхода произвеждат ленти с ширина до 1,2 см. Възможно е да възстановите документ от такива стружки, въпреки че ще трябва да се занимавате. Следователно такива шредери се използват главно за почистване на работния плот;
• второто ниво на секретност не е много по-сериозно. Устройството произвежда ленти с ширина не повече от 0,6 см. Поради достъпната цена такива устройства са доста широко разпространени;
• Шредерите от ниво 3 могат да се използват за унищожаване на поверителни, но не и класифицирани документи. Хартията се нарязва на ивици с ширина 0,2 см или фрагменти с размери до 0,4 х 6 см. Почти невъзможно е да се възстанови съдържанието на унищожен по този начин документ;
• за класифицирани документи се препоръчва използването на шредери с още по-мощна, четвърта степен на секретност. В този случай документът се нарязва на фрагменти с размери не по-големи от 0,2 х 1,5 cm, т.е. на малки чипове, подходящи само като строителен материал;
• и накрая, за унищожаването на строго секретни документи се произвеждат шредери, които произвеждат фрагменти с формат 0,08 х 1,3 см. Всъщност документът се превръща в „прах“ и не може да бъде възстановен дори в лабораторни условия.

Когато избирате шредер, трябва да разчитате само на нивото на секретност, което наистина е необходимо, тъй като цената и производителността на машината зависят от това.

Да не забравяме, че офис оборудването е не само незаменим помощник в офиса, но и важен детайл от интериора. В асортимента на всеки производител можете да намерите тъмни и светли модели с класически или футуристичен дизайн. Декорацията използва метал, прозрачна пластмаса, светлинни индикатори в различни цветове.

Правила за работа с посетители на службата за персонал

В допълнение към операциите с документи, служителите на отдела за персонал отделят значителна част от времето си за приемане на граждани (служители на организацията, бивши служители, кандидати за работа и др.). Този вид работа също трябва да бъде строго регламентирана, тъй като посетителите могат да представляват известна заплаха информационна сигурностотдел персонал.

За удобство на посетителите на отдела за персонал е желателно помещенията на отдела да бъдат разположени на партерния етаж на сградата, близо до входа. В приемното време на лица, които не са служители на предприятието, входът в отделението трябва да е свободен.

По-добре е да се контролира преминаването на неупълномощени лица в помещенията на отдела: посетителят се идентифицира с паспорт или официален документ за самоличност.

ЗАБРАНЕНО Е!

По време на приемното време на посетителите изпълнява функции, които не са свързани с приемането, водят бизнес и лични преговори по телефона

Важно е приемането на посетители да се извършва само в специално определени часове. В други случаи неупълномощени лица, включително служители на предприятието, не могат да бъдат в помещенията на отдела за персонал. Приемното време може да бъде различно за служителите на предприятието и лицата, които не са включени в тази категория. Приемането на посетители трябва да се организира по такъв начин, че да няма чакащи за приемане лица в помещенията на отдела.

Уверете се, че няма ненужни документи на бюрото ви в часовете за свиждане.

Приемането на посетители най-често се свързва с провеждане на справочна работа: отговаряне на въпроси на посетители и издаване на удостоверения за тяхното място на работа, длъжност, трудов стаж. Би било полезно да припомним, че не е позволено да отговаряте на въпроси, свързани с трансфера лична информация, по телефона.

Целта на рационалното набиране на персонал е да се намали времето, необходимо за завършване на работата, да се елиминира ненужното движение на служителите, да се осигурят добри условия на труд и да се намали умората на служителите и да се увеличи максимално производителността на персонала. Това може да се постигне, като се вземат предвид основните системи за планиране на помещенията, принципите на планиране на работните места и рационални условия на труд.

Целта на рационалното набиране на персонал е да се намали времето, необходимо за завършване на работата, да се елиминира ненужното движение на служителите, да се осигурят добри условия на труд и да се намали стресът и умората на служителите, да се използва пространството възможно най-икономично и да се увеличи максимално производителността на персонала.

Важността на правилната организация на работното място на служителя се обяснява с факта, че човек прекарва една трета от съзнателния си живот на него. Ето защо си струва да помислите за оформлението, дизайна, мебелите и оборудването на работното място, т.к. всичко това се отразява на производителността на труда, настроението и здравето ни.

Има следните основни системи за планиране на помещения:

Офис: структурните подразделения са разположени на отделни етажи на сградата, а отделите и службите в отделни помещения (от 4 до 30 души). Предимството на системата е създаването на творческа среда и комфортни условия за малки групи служители, а недостатъкът е увеличаването на разходите за отопление и осветление, както и удължаването на маршрутите на документооборота.
Зала, в която са разположени структурни подразделения и производство в големи зали (на етажи) на сграда с персонал над 100. Тези помещения трябва да бъдат оборудвани с изкуствено осветление, климатизация и звукоизолация. Предимството им е намаляването на разходите за изграждане и експлоатация на помещенията, намаляването на пространството на 1 служител, осигуряването на рационална технология за управление. Основният недостатък е невъзможността за създаване на уединена среда, особено за учени и лидери, както и прекомерен шум в залата.
Клетъчен, в който служителите на звеното се настаняват в голямата зала, а помещенията за ръководителите на отдели и служби са оформени с помощта на специални подвижни прегради от гофрирано стъкло с височина 1,5-2,0 m.

Използването на прегради създава благоприятна среда за служителите на отдела, които имат собствена "клетка". В същото време ръководителят на подразделението може свободно да наблюдава работата на отделите и службите, както и трудовата дисциплина.

На първо място, да се поставят големи структурни звена (администрация, офис, счетоводство, маркетинг, отдели за персонал) и да се вземе предвид възможността за тяхното разширяване.
Съседните отдели и служби трябва да бъдат разположени един до друг, за да се сведе до минимум времето за обмен на информация.
Отделите, свързани с приемането на посетители (продажби, персонал, счетоводство), трябва да бъдат разположени близо до входа, асансьора и площадката.
Складовите, мултипликационните и транспортните звена трябва да бъдат изолирани от приемните и офис помещенията.
Тоалетните и стаите за пушачи трябва да бъдат на всеки етаж и лесно достъпни за клиенти и служители.

Разположението на работните места се извършва въз основа на площта на помещенията, броя на служителите, стандартната площ на служител и проектираните мебели и оборудване:

Общата и използваема площ на сградата, както и разположението на стаите се определят съгласно работните чертежи на сградата;
броят на служителите, определен от предприятието;
Нормите за пространство на служител са различни различни страни.

При планирането е препоръчително незабавно да се определи кой от ръководителите на предприятието и неговите заместници ще имат отделни офиси. По-добре е ръководителите на отдели да седят директно в отделите: това ще подобри управляемостта и дисциплината.

Таблица 1. Норми за пространство за настаняване на служители в различни страни (кв.м):

Рационални условия на труд

Продуктивният труд в областта на управлението може да бъде осигурен чрез спазване на прости правилаорганизиране на работно място, планиране на офис пространство, създаване на комфортни условия на труд и добър психологически климат.

1. "Модерните мебели са по-скъпи от парите." Модерните, естетически красиви и екологично чисти мебели ще създадат комфортни условия на работа и представа за благосъстоянието на компанията. Най-добре е да оборудвате офиса с евтини мебели от ПДЧ, покрити със специална защитна пластмаса. Не пестете пари и оборудвайте всички помещения с офис мебели, в крайни случаи, тези поделения, където служителите работят с клиенти на предприятието. Потискащо впечатление оставя посещението на директорски кабинети с издраскани стари маси, износени столове, евтини пердета и пепелници, пълни с фасове.
2. "Масата и столът създават комфорт." Максимален комфорт и минимална умора могат да бъдат постигнати, когато масата и столът за служителя са правилно оразмерени. Нормалната височина на работната повърхност на масата по време на работа на служител, в зависимост от неговия ръст, е 70-75 см, съответно височината на стола е в диапазона от 40 до 45 см. Предвид различните височини на служители, най-добре е да използвате офис столове с повдигащи се седалки.
3. "Чиста маса". Работният плот трябва да съдържа само онези елементи и инструменти, които често и постоянно се използват за решаване на проблеми с управлението. В края на работния ден бюрото трябва да е абсолютно чисто в интерес на запазването на служебната тайна. Масата на ръководител или специалист, отрупана с документи, книги и вестници, говори за небрежен и неработещ човек. 4. "Всяко нещо има своето място." Всички документи (папки, документи) трябва да бъдат поставени
така че те имат постоянно мястои бяха лесни за намиране. Папките с постоянни документи трябва да бъдат включени в номенклатурата на деловодството на предприятието (подразделението), съхранявани в определен шкаф със свободен достъп за служителите. Папките, които често се използват през работния ден, се намират в работната зона на служителя (една или две стъпки). В края на работния ден документите трябва да бъдат поставени в съответните папки. „Каквото лежи в реда ти, тече в ръцете ти“, казва поговорката.
5. "Използвайте органайзер." Всички технически пособия за ръчна и механизирана работа (химикалки, кламери, моливи, гуми, папки, линийки, ножици и др.) е най-добре да се съхраняват на специално пригодено място на маса или в компютърен органайзер. Това спестява много време в сравнение с традиционното съхранение на инструменти в чекмедже.
6. "Чисто там, където не изхвърлят боклук." Офисът трябва да се поддържа в идеална чистота и да се почиства 2 пъти на ден, ако в отдела има много клиенти, или веднъж в края на работния ден. За поддържане на реда администрацията трябва да забрани пушенето в офиса, храненето, пиенето на алкохол на работното място и съхраняването на хранителни продукти. В противен случай ви очакват мишки, хлебарки, мухи, мръсотия и намаляване на служителите с 15-20%.
7. "Да бъде светлина!". Правилното осветление на помещенията е фактор за създаване на комфортни условия, благоприятен климат и здравето на служителите. Директната светлина без абажури дразни очите, слабата светлина води до тяхната бърза умора, отразената светлина от полираните повърхности на масата и шкафовете е дразнеща. Най-добре е да подредите масите така, че нормалната дневна светлина да пада отляво на работния плот или директно върху него. На тъмно помагат правилно подбрани лампи или настолни лампи.
8. „Чист въздух – здрав дух“. Вентилацията е от съществено значение за поддържане на служителите в добро физическо състояние и намалява риска от разпространение инфекциозни заболявания. Най-добрият вариант е да оборудвате всяка стая с климатик или принудителна вентилация. При тяхно отсъствие е необходимо да се проветрява помещението на всеки 2 часа.
9. "Сила на звука на музиката е обратно пропорционална на интелигентността." Част от служителите, особено тези, чиято работа е монотонна, предпочитат да работят на музика, друга част не я харесват. Как да бъдем? Тези въпроси трябва да се съгласуват в екипа и да се регулират. Във всеки случай силно говорещото радио или друг източник на музика има негативен ефект върху психиката на всички служители през целия процес.
10. "Парата чупи кости." Много е лошо да работите в гореща стая както през лятото, така и през зимата, тъй като умората се увеличава, производителността на труда намалява и вероятността от настинки се увеличава. Освен това се получава прегряване на тялото, което води до увеличаване на заболеваемостта на служителите. Оптималната стайна температура е от 18 до 22°C. В зависимост от навиците на служителите и времето на годината може да бъде избран в горния диапазон. Отоплителната система трябва да разпределя топлината равномерно в цялото офис пространство, а през студения сезон допълнителна топлина може да се получи от климатик или електрическа камина.

Правилната организация на вашето работно място и офис пространство може да окаже значително влияние върху вашата продуктивност. Това ще ви позволи да спестите време, да предотвратите умората и да завършите задачите по-бързо, отколкото сте планирали.

Каним ви да хвърлите нов поглед на вашия офис за няколко минути и да помислите за:

Колко често ви се налага да ставате от бюрото си, за да посегнете към предмети, които не можете да достигнете, докато седите?
Достатъчно ли е свободно пространствона бюрото си, за да работите удобно и без бъркотия, разхвърляно ли е?
Клавиатурата и мониторът на вашия компютър удобно ли са разположени, така че да можете да работите, без да се натоварвате или да се уморявате прекалено много?
Имате ли свободно място до компютъра си, което можете да използвате, за да работите на компютъра си и на документи едновременно?
Вашите шкафове и рафтове са претоварени? ненужни неща?
Вашето оборудване за съхранение подходящо ли е за предметите, в които трябва да се съхранява?
Често ли ви се налага да прекарвате време в търсене на нещата, от които се нуждаете?
Мебелите във вашия офис са в най-добрата позиция по отношение на работа на бюро, работа на компютър, приемане на колеги и клиенти?

Няма стандартни рецепти за правилна организация на вашето работно място: това, което може да е удобно за вас, не е удобно за друг и обратното. Въпреки това, за да организирате най-добре офис пространството, трябва да обърнете внимание на редица основни принципи, ръководени от които, можете да постигнете оптималното състояние по този въпрос.

Ергономията е процес на научна организация на труда, насочен към създаване на средства за оптимизиране на труда, подобряване на методите за извършване на всяка работа от човек, като се вземат предвид неговата безопасност, комфорт и производителност. Може да звучи малко грандиозно, когато става въпрос за организиране на вашето офис пространство, но изборът и разположението на мебели, оборудване, референтни материали и различни консумативи във вашия офис може да окаже значително влияние върху начина ви на работа.

Мебели

1. Маси. На бюрото ви трябва да има достатъчно свободно място, за да можете да работите удобно, без да се разсейвате от дреболии. Ако трябва да разделите времето си между компютъра и документите, помислете за панорамния метод, който ви позволява да се движите между традиционното си бюро и компютър, без да ставате. Ако имате възможност, опитайте се да намерите маса с регулируема височина.

Помислете как да поставите масата така, че да е едно цяло с целия офис. Ако искате да поставите масата така, че да служи като преграда между вас и желаещия посетител, това е ваше право, така ще постигнете ефекта на психологическа дистанция, но ако преследвате напълно противоположна цел, тогава трябва да я поставите различно. Поставяйки масата до стена, вие създавате удобно място за поставяне на рафтове, висящи плакати и др. Ако твоят работно мястосе намира в офис с отворен план, това разположение на масата помага за елиминиране на случайни смущения и намаляване на разсейването.

2. Столове. Повечето модерни офис столове са оборудвани с колела и панти, което ви позволява да се движите свободно из цялото офис пространство. В допълнение, тези столове са оборудвани с облегалки, което помага за предотвратяване на прекомерно натоварване на врата и гърба. Не се стремете да подчертавате статуса си с мебели. Столовете трябва да са функционални.

За да изберете стол за себе си, обърнете внимание на следните характеристики:

Наличието на регулируема по височина седалка;
- наличие на облегалка, регулируема както на височина, така и в напречна посока;
- наличието на достатъчна дълбочина на седалката;
- дължимата стабилност;
- наличието на колелца, съобразени с подовата настилка във вашия офис.

3. Регулиране на стола. Когато регулирате стола си, трябва да се вземат предвид както мерките на тялото ви, така и височината на плота, ако не е регулируем. Основната препоръка: височината на седалката трябва да се регулира така, че да можете удобно да седите на нея; докато стъпалата на краката ви трябва да опират на пода, а разстоянието между предната част на стола и прасците трябва да бъде 5 сантиметра. След това трябва да регулирате облегалката както вертикално, така и напречно, така че долната част на гърба да не се напряга.

Ако столът е оборудван с подлакътници, те трябва да се регулират така, че да докосват леко долната част на лактите ви, когато са под прав ъгъл спрямо облегалката на стола. Подлакътниците изобщо не трябва да повдигат лактите ви. Ако ви пречат, по-добре е да ги разглобите. Когато регулирате стола си, вземете предвид височината на бюрото и клавиатурата на компютъра. Трябва да се поставите така, че краката ви да са удобно разположени под работната повърхност на масата и нищо да не пречи на свободното им движение.

Ако не можете да постигнете тази позиция, тогава работната повърхност на масата е твърде ниска за вас. Ако плотът на бюрото ви е значително по-висок от лактите ви, когато седите, трябва да регулирате височината на стола си. В този случай ще трябва да замените опора под краката си, за да можете да заемете удобно седнало положение.

Оборудване

Веднъж се запознах с една секретарка, чиято организация беше просто изумена. Винаги е знаела къде и какво лежи. Работното й място беше самото съвършенство. Когато я срещнах, тя вече работеше с новия си шеф от шест месеца. Предишният й шеф не обичаше да използва диктофон. Така че тя го държеше в чекмедже върху висок шкаф и нов шеф, напротив, всеки ден й носеше нова карта с памет за рекордера. И така, всеки ден сутрин тя трябваше да се качи за рекордера, а в края на работния ден да направи същата операция, за да го върне обратно. Ето какво означава силата на навика.

Този пример ясно илюстрира колко упорити са веднъж завинаги навиците. Стереотипът на работа се промени отдавна, но навикът на отдавна установената рутина продължава да живее. Обърнете внимание къде държите нещата, които използвате редовно. Те винаги трябва да са ви под ръка. Ако над бюрото ви има рафтове, те трябва да са разположени така, че да можете да достигнете предмета на долния рафт, без да ставате от стола си. Предметите, които използвате редовно (например телефон, принтер, различни видове справочници), трябва да са ви на обсег, за да не се налага да посягате към тях.

Използване на компютър

В наши дни почти всички видове човешка дейност по някакъв начин са свързани с продължителна употреба. компютърна технология. Следването на тези прости съвети, докато работите с вашия компютър, ще ви помогне да увеличите производителността си, ще осигурите по-високо ниво на комфорт и ще ви предпази от умора и вредни последици за здравето:

Препоръчително е горният край на екрана на монитора да е на същото ниво като очите на потребителя. Някои компютърни експерти обаче посочват, че тази височина е максимално допустимото ниво и настояват, че за някои категории потребители това ниво трябва да е малко по-ниско, като подчертават, че тази позиция е много по-удобна за очите и врата.
Заемете удобна поза, обръщайки се Специално вниманиевърху позицията на врата, гръбнака, лактите, ръцете, бедрата и краката.
Опитайте се да не стоите в една и съща позиция за дълги периоди от време.
Дръжте предмишниците, ръцете и ръцете си в една линия и не се подпирайте на остри ръбове. Не удряйте прекалено силно клавишите.
Клавиатурата трябва да е под същия ъгъл като предмишниците.
Правете почивки по-често. Експертите препоръчват на всеки час да правите почивка от пет до десет минути.
На всеки десет до петнадесет минути работа с компютър оставяйте очите си да починат, като ги затворите за момент. След това, отваряйки ги, опитайте се да гледате далечни предмети и да мигате по-често.
Инсталирайте монитора така, че да не отразява светлина. За горно осветление използвайте щори, дифузори.
Четенето на хартиени документи изисква по-силно осветление от четенето от екрана на монитора. Ако работите на компютър и едновременно с това работите с хартиени документи, използвайте настолна лампа, с която можете да регулирате осветлението така, че допълнителната светлина, необходима за четене на хартиени документи, да не пада върху екрана на монитора.
Специална стойка за хартиени документи ще ви улесни едновременно с работата на вашия компютър и с хартиени документи.
Регулирайте контраста и яркостта на вашия монитор до удобно ниво.
Редовно избърсвайте екрана на монитора си и другите компютърни повърхности.

Подреждане на работното място

Подреждане на дрешници. Започнете почистването с шкафовете, а именно тези, които са на максимално разстояние от вашата маса. Най-вероятно те съдържат по-голямата част от несъществени материали, които не са били достигнати по време на предишни почиствания. Докато ги пускате, се придвижете напред към вашата маса. Така ще получите място за съхранение на предмети, които в момента затрупват зони, които са по-полезни от гледна точка на работа. Изхвърляйте боклука безмилостно. Изхвърлете ненужните документи и откровения боклук. Сортирайте останалите документи и материали в архивни кутии, маркирайте съответно кутиите. Когато започнете да подреждате нещата в библиотеките, ви предлагаме първо да ги почистите напълно и след това да подредите цялата литература по теми. Изисква се да поставите материали и документи така, че да ви е лесно и удобно да ги намирате при необходимост.

Подреждане на вашия работен плот. Имах период в живота си, когато се опитвах да се убедя, че мога да работя добре с претрупан работен плот. Казах си, че въпреки купчините документи, понякога достигащи застрашителни размери, лесно мога да намеря всяка хартия, която ми трябва, а рязкото превключване от една задача към друга само изостря вниманието ми през целия работен ден. Разбира се, че беше глупаво. Наличието на прекомерно количество документи на вашия работен плот води до същото разсейване и прекъсване на работата като телефонни обаждания. Много по-лесно е да хвърляте една задача след друга, без да постигнете успех, отколкото да концентрирате усилията върху действителното им изпълнение. Наличието на голям брой различни документи също служи като удобно извинение за различни видове забавяния и забавяния. Когато процесът на решаване на конкретен проблем е труден, психологически е много по-лесно да превключите вниманието си към решаването на проблема, който ви се струва по-лесен, и вие сте привлечени да хванете първия лист хартия, който се срещне от някаква купчина документи на вашия работен плот.

Търсенето на документи може да доведе до огромна загуба на време и да създаде нови причини за прекъсване на работата. Вземете го и разберете колко пъти трябва да се откъснете от работа и да ровите в тези купчини, опитвайки се по искане на този или онзи човек да намерите документа, от който се нуждае. Специални наблюдения показват, че това отнема поне 15 минути на ден и това, разбира се, е доста консервативна оценка. Разбира се, не е много. Но ако разберете колко ще бъде за една година, тогава ще получите седмица и половина, което, разбирате, е доста голяма загуба на работно време. Помислете колко полезни бихте могли да направите през това време. И ако сте неорганизирани до степен, в която прекарвате 30 минути на ден в търсене, тогава, ако сте правилно организирани, ще бъдете възнаградени с три седмици допълнително работно време годишно.

Безпорядъкът на работния плот също намалява способността ви да се идентифицирате приоритетни областидейности. Освен това във всичко това има нещо ирационално. Докато превъртате през купчините, виждате едни и същи документи отново и отново. Доста често изразходвате енергията и енергията си в разглеждане на онези документи, от които трябваше да се отървете веднага щом ги видяхте за първи път. Пропускате крайни срокове, защото документи, които може да ви напомнят за тях, се губят сред купища други документи. И накрая, има място за възникване на стресови ситуации. Докато документите ви са разхвърляна, аморфна маса, няма как да не се чувствате неспокойни. Не сте напълно сигурни какво може да се крие в тези купчини хартия и тази ситуация постоянно ви напомня, че не можете да си вършите работата както трябва. Много често наличието на голям обем от задачи допринася за възникването на стресови ситуации много повече, отколкото реалното им изпълнение.

Опростеността трябва да бъде ключът към подреждането на вашия работен плот. Най-добрият начин да започнете тази процедура е да започнете с малко от всичко - входяща кутия, изходяща кутия, един дневник, един бележник. Помислете също дали имате нужда от лични вещи на вашия работен плот. Може да искате да оставите произволна снимка или спомен на бюрото си, но няма смисъл да позволявате на лични вещи да пречат на работата ви. На бюрото ви трябва да стоят само тези аксесоари и инструменти, които използвате ежедневно. Други елементи, от които не се нуждаете редовно, трябва да са ви под ръка, но не и на работния плот. Работното пространство трябва да е достатъчно голямо, защото наред с чувството за физически комфорт, добре организираният работен плот носи със себе си и положителна психологическа нагласа.

Може би, преди да започнете да подреждате нещата на бюрото си, ще трябва да преодолеете определено психологическа бариера. В края на краищата, претрупаният работен плот се свързва имплицитно с неговия изключително зает собственик и който не обича да го смятат за зает. Все пак трябва да се помни, че човек може да бъде изключително зает, но напълно некомпетентен и непродуктивен. Нека постигнатите резултати говорят за вашите дела, а не външен видвашия работен плот. Когато най-накрая се справите с вашия работен плот, можете да започнете да анализирате документи.

Как да се справим с купища документи

Маркирайте четири празни папки или кутии за съхранение на документи, както следва: „приеми за обработка“, „погрижете се за изпращане“, „четене“, „изпратете за съхранение“ (или измислете свои собствени опции, които са по-удобни за вас). Запасете се с достатъчно найлонови торбички за най-важната категория за рециклиране.

Пригответе се за факта, че ще трябва да изпратите повечето документи в кофата за боклук. Колкото и важни да са били в момента, в който са дошли при вас, най-вероятно вече са остарели. Не повтаряйте минали грешки, действайте решително. Тук трябва да се ръководите от този принцип: ако има някакво съмнение относно стойността на даден документ, не се колебайте да го изпратите в кошчето за боклук.

Не губете време да четете всеки документ. На този етап вашата задача е само да определите дали изобщо е необходимо и ако е така, тогава трябва да бъде изпратено съответно в кошчето или папката.

Не предприемайте никакви други действия, докато сортирате документи, в противен случай може да заседнете в тази маса. AT без провал, за да улесните по-нататъшната си работа, маркирайте документите, но не отделяйте много време за това, тъй като основната ви задача на този етап е да сортирате всички документи в категории.

Списания и др периодични изданиятрябва да се разглежда бързо, като се отделят страници, които ви интересуват. Чувствайте се свободни да изпратите останалите в кофата за боклук. На този етап скъсаните бележки не трябва да се четат.

Когато подредите всички бали, обърнете внимание на вашите кошници. Планирайте време за работа с документи.

Ако всичко е направено правилно, тогава свършената работа ще ви донесе дълбоко удовлетворение.

Отговорът на този въпрос е пряко свързан с развитието на положителни работни навици:

Ако има някакво съмнение относно стойността на даден документ, не се колебайте да го изпратите в кошчето за боклук.
Не използвайте бюрото си като място за съхранение на документи – използвайте специални папки за тази цел.
Винаги се уверявайте, че имате необходимото оборудване. Всички инструменти и аксесоари, които използвате редовно, трябва да са ви под ръка.
Не премествайте купища документи от бюрото си в други части на офиса.
Опитайте се да обработвате и регистрирате документи ежедневно. Ако извадите документи от картотека, поставете си задачата да ги върнете на мястото им възможно най-скоро.

"Отдел човешки ресурси търговска организация“, 2011, N 12

Сред организационните мерки, изброени в част 3 на чл. 68 от Кодекса на труда на Руската федерация има задължение за лицата, упълномощени от местните разпоредби, да договарят условията за сключване на трудов договор. Но преди да го подпише, работодателят е длъжен да запознае служителя срещу подпис с правилника за вътрешния трудов ред, колективен договор, други местни разпоредби, пряко свързани с трудовата дейност на служителя. Последните включват действащите актове в дадена организация, които съдържат информация, необходима на гражданин, който иска да сключи трудов договорда вземе информирано решение. Кои - можете да разберете от част 1 и 2 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, който изброява информацията и условията, които са задължителни за включване в трудовия договор (например за мястото на работа).

В същото време част 4 от чл. 57 позволява на страните по трудовия договор да въвеждат допълнителни условия в него (без да влошават положението на служителя в сравнение с установеното трудовото законодателствои други нормативни правни актове, съдържащи норми трудовото законодателство, колективен договор, споразумения, местни разпоредби), по-специално, посочвайки мястото на работа (посочете структурно подразделениеи местоположението му), работно място (например офис N 21). Включването на информация за работното място в трудовия договор подобрява положението на служителя, тъй като ограничава възможността на работодателя да променя произволно определеното условие по време на срока на валидност. трудови отношения. В този случай представителите на работодателя, които водят предварителни преговори с потенциален служител относно условията, включени в трудовия договор, са длъжни да го запознаят с работното място.

Какво е оборудвано работно място? Отговорът на този въпрос се намира в чл. 163 от Кодекса на труда на Руската федерация, който гласи, че работодателят е длъжен да осигури нормални условия на служителите за изпълнение на производствените стандарти - да осигури работно място, което е не само оборудвано с всичко необходимо за продуктивна работа, но и безопасно за здравето. на работниците. Въпреки че този член от Кодекса на труда на Руската федерация не е пряко свързан с служителите по персонала, можете да използвате условията, посочени в него по аналогия. Тези условия включват по-специално:

• добро състояние на помещения, конструкции, машини, технологично оборудване и оборудване;
• своевременно предоставяне на техническа и друга необходима за работа документация;
• добро качество на материалите, инструментите, другите средства и предмети, необходими за изпълнение на работата, навременното им предоставяне на служителя;
• осигуряване на охрана на труда и безопасност на производството в съответствие с изискванията на законодателството.

Какви са конкретните условия, които работодателят трябва да създаде ефективна работа, например, на инспектора по персонала? Какво трябва да бъде типичното работно място на служител по човешки ресурси и от какви помещения трябва да се състои отделът по човешки ресурси? Веднага отбелязваме, че не открихме съвременни специални норми или препоръки, приети на федерално ниво относно нормите и стандартите, които определят изискванията за работните места и помещенията на отдела за персонал. Затова се обръщаме към подзаконови актове и специална литература.<1>посветен на изследователския въпрос. Примери за тях ще бъдат предоставени на вашето внимание.<2>.

<1>Вижте например брошури: Научна организация на управленския труд. Москва: Прогрес, 1968; Работата на лидера. М.: Икономика (поредица от годишни тематични издания: 1975 - 1978); Типичен дизайн на работното място за началник производство за лека промишленост. М.: ИПК на Министерството на леката промишленост на СССР, 1970 г.; Междусекторни насокиза предотвратяване на преумора на работниците от физически и умствен труд. Москва: Изследователски институт по труда, 1979.
<2>Речник-справочник за работата на кадровата служба. Москва: Москва център за персоналв главния отдел по труда и социалните въпроси на Московския градски изпълнителен комитет, 1989 г. 102 с.

Работни зони на отдела за персонал

Трудовата дейност на служителите, участващи в набирането и отчитането на персонала, е регламентирана длъжностни характеристикисъставен в съответствие с Указателя за квалификация на длъжностите ръководители, специалисти и други служители<3>(наричан по-долу Наръчник за квалификация на служителите). Организационните изисквания за трудова дейност за функцията "набиране и обучение" са посочени в Примерен проекторганизация на работата на служителите<4>.

<3>Одобрен с постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. N 37 (в сила с измененията на 14 март 2011 г.).
<4>Първоначално публикуван като акт "Организация на труда на работниците и служителите. Управление на предприятието" ( най-новата версияот 1990 г.). Трябва да е в специализирани научно-технически библиотеки. За още подробна информацияможете да се свържете с наследника на Изследователския институт по труда на Министерството на труда, специализираното Федерално държавно унитарно предприятие „Научноизследователски институт по труда и социална осигуровка"или на неговото структурно подразделение - Централното браншово бюро за научна и техническа информация и пропаганда.

В съответствие със стандартни изискванияотделът по персонала, състоящ се от ръководител (началник или мениджър по човешки ресурси) и няколко подчинени на него служители, ангажирани с работа с персонала, трябва да има оформление на офиса. Работното място на лице, което се занимава с управленска работа, се нарича офис във всички разпоредби и специална литература.<5>.

В помещенията на отдела за персонал, в допълнение към кабинета на неговия ръководител, трябва да има офиси за служители и работна зона (стая) за приемане на посетители и служители. Тази отделна стая е специално оборудвана за работа със служители на организацията и кандидати. За удобство на документите от лица, пристигнали в службата за персонал, в нея се поставят маса и няколко стола или столове.

микроклиматични условия ( допустима температура, честота на обмен на въздух и неговата относителна влажност) в офиси (стаи) трябва да отговарят на GOST 12.1.005-88 "SSBT. Общи санитарни и хигиенни изисквания към въздуха на работната зона". При проектирането или оборудването на офис е необходимо стриктно да се спазват стандартите за осветеност на работното място SP 52.13330.2011 "Естествено и изкуствено осветление". Нивото на шума в работната зона не трябва да надвишава допустимите граници, предвидени в GOST 12.1.003-83 "SSBT. Шум. Общи изискваниясигурност."

Площта на помещенията, в които се намира отделът за персонал, трябва да отговаря на изискванията на SNiP 31-06-2009 "Обществени сгради и съоръжения". Те също така осигуряват рационално разполагане на мебели и офис оборудване. Нивото на температурата в работните помещения трябва да отговаря на изискванията, установени от санитарните стандарти - от 18 до 20 градуса. Целзий.

Работно място на служител по персонала

За да си представите какво е типичното работно място на служител по персонала (свързано според Наръчник за квалификацияслужители към категорията професионални служители), ще използваме препоръките за създаване на специализирани места за служители по персонала, предложени по това време от Главната дирекция по труда и социалните въпроси на Московския градски изпълнителен комитет, за да опростим сертифицирането на работните места в Московски организации. Нека същевременно вземем предвид, че разглежданите актове, както и настоящите препоръки и стандарти са морално остарели и следователно могат да се използват само като Инструментариум. Въз основа на него местните регламентитрябва да бъдат одобрени от ръководителя на организацията.

Но първо, нека се запознаем със съдържанието на понятието „работно място“, което е формулирано от експерти по прилагането на конвенциите международна организацияТруд (ILO) в доклада на Глобалния пакт за работни места<6>. Съгласно този документ структурно подразделение се формира от работни места (работни зони) с прикрепени към тях служители (ако не е малко предприятие по брой), а от редица подразделения - организация като цяло като типичен модел на управление производствен процеси работната сила. Следователно световната общност смята, че работното място е ограничена територия на работодателя, оборудвана за конкретния служител да изпълнява своята трудова функция. Подобно определение е прието и в теорията на трудовото право.

<6>Изправени пред перспективата за продължаващо нарастване на безработицата, бедността, неравенството и продължаващите затруднения за бизнеса, през юни 2009 г. международна конференцияЛейбъристите, с участието на правителства, работодатели и работници, представени от делегати от 183 държави-членки на МОТ, единодушно приеха Глобалния пакт за работни места, призовавайки членовете на ООН да се съобразят с международни стандартитрудови закони, които задължават правителствата и работодателите да създават и запазват работни места.

И така, експертите на МОТ разглеждат работното място като основна единица (първоначална връзка) в системата от елементи, които определят структурата на организацията, тоест като част от територията на предприемача, адаптирана от него за изпълнение на трудова функция. от работници или група работници (включително екип) на обща производствена задача. С други думи, работното място е пространствена зона, оборудвана с необходимите средства на труда, в която се извършва трудовата дейност на служител или група служители, които съвместно изпълняват производствена задача.

Какво означава оборудвано работно място за служител на персонала на организациите в Москва? В специалната литература се казва следното: за служителите по персонала това означава разполагане на определена площ на служител, подходящ набор от мебели и технически средстванеобходими за изпълнение на производствени функции - работа с хора и работа с документи.

При шкафно оформление той трябва да има работна зона, в която да се поставят стенен шкаф, бюро с въртяща се приставка за лесно преместване на необходимите устройства (телефон, принтер и др.) и документи, повдигащ се и въртящ се стол. Оборудването на работното място трябва да осигури на служителя по персонала възможност да получава своевременно висококачествена информация и да я използва при подготовката управленски решения. Комплектът от офис оборудване трябва да включва комуникационно оборудване (телефон, факс), малко офис оборудване (калкулатори и др.).

От своя страна, в Междусекторните консолидирани стандарти за време за набиране и отчитане на персонала (наричани по-нататък - Общите стандарти)<7>съдържа следните обяснения какви трябва да бъдат оборудваните работни места на инспектора по персонала и хронометриста.

<7>Одобрен с постановление на Министерството на труда на СССР от 14 ноември 1991 г. N 78.

По този начин работното място на инспектора по персонала е оборудвано с повдигащ се и въртящ се стол, еднопиедестална маса с приставка, която осигурява удобно поставяне на офис оборудване и работни предмети върху нея, а в чекмеджетата на масата - съхранение на съответната документация и канцеларски материали.

Чекмеджетата на бюрото трябва да бъдат оборудвани с устройства за удобно разположение на папките. Препоръчително е към всяка кутия да прикрепите картонче със списък на папките в него. Калъфите и папките трябва да бъдат ясно обозначени, различни цветове, кодови маркировки, така че след употреба лесно да се връщат на първоначалното им място. Минималният брой документи, необходими за оперативна работа през работния ден, трябва да бъде на масата.

За да съхранявате специална и справочна литература, както и папки с отчети и други документи, имате нужда от шкаф или рафтове и стелажи, съответстващи на него по размер, за съхранение трудови книжкии други форми строга отчетност- огнеупорен и водоустойчив шкаф или сейф.

Работното място на хронометриста е оборудвано с маса с една маса, повдигащ се и въртящ се стол, сейф за съхранение на формуляри за ежедневна отчетност за наличността на персонал, удостоверения за временна неработоспособност, удостоверения за грижи за пациенти и други документи, потвърждаващи отсъствието на служители на работа за постоянно причини.

При подреждането на мебелите в работните помещения трябва да се вземе предвид удобството на подхода към всяко работно място и да се съсредоточи върху рационална схема за движение на документи, като се вземе предвид специализацията на изпълнителите.

Освен това трябва да се създаде безопасни условиятруд и набор от организационни и технически условия, които осигуряват възможността за нормална работа на служителите на отдела за персонал в съответствие с приложимите санитарни и хигиенни норми и стандарти<8>.

<8>Вижте например GOST 12.2.032-78 "SSBT. Работно място при извършване на работа в седнало положение. Общи ергономични изисквания" и GOST 12.2.033-78 "SSBT. Работно място при извършване на работа в изправено положение. Общи ергономични изисквания".

Ако организацията е пуснала в експлоатация системата "ACS-персонал"<9>(включени в мрежовите устройства и софтуер, с помощта на който се осъществява електронно управление на документи), ще е необходим пълен набор от технически средства за осигуряване на неговата работа. Ръководителят на отдела по персонала трябва да се запознае със специалната литература<10>. Вие също ще трябва да спазвате SanPiN " Хигиенни изискванияза персонални електронни компютри и организация на работа"<11>.

<9>Като алтернатива на "ACS-кадри" е допустимо да се използва подсистемата "1C: Управление на заплатите и човешките ресурси 8 Basic" (или нейните по-пълни аналози "Professional" или "Corporate"), която е част от "1C : Програмна система Enterprise 8", която включва платформа и разработени на нейна база приложни решения за автоматизиране дейността на организации и лица.
<10>Вижте например: Appak M.A. Автоматизирани работни места, базирани на персонални компютри. М.: Радио и комуникация, 1989. 176 с.; Винокуров М.А. Компютърни технологии в услугите за персонал / M.A. Винокуров, Р.Д. Gutgarts, V.A. Пархомов. И.: Издателство ИГЕА, 1997. 198 с.; Василиев Д.В. Офис работа на компютър. Изд. 2-ро, добавете. М.: Strix, 1999. 224 с.; Кантар И.Л. Автоматизирани работни места на административния апарат. 1990. 304 с.
<11>Вижте статията на Т.Ю. Бляшко "Организираме работа в стаи с персонални компютри", 2010, N 5, стр. 59 - 66; вижте също Указ на Главния държавен санитарен лекар на Руската федерация от 03.06.2003 г. N 118 „За въвеждането на санитарни и епидемиологични правила и разпоредби SanPiN 2.2.2 / 2.4.1340-03“ (с измененията на 03.09.2010 г.). Оригиналният текст на документа е публикуван в " Руски вестник“ от 21.06.2003г.

Автоматизирано работно място на служител по персонала

Наръчникът за квалификация на служителите установява следното квалификационни изискванияна длъжността началник отдел „Човешки ресурси“. Неговите отговорности включват: 1) изпълнение съвременни методиуправление на персонала с помощта на подсистема "ACS-персонал" и автоматизирани работни станции (AM) на служителите на отдела за персонал; 2) създаване на база данни за персонала на организацията; 3) своевременно попълване на тази банка; 4) своевременно предоставяне на информация на потребителите от банката данни и т.н. От своя страна изискванията за неговите знания показват, че той трябва да знае процедурата за формиране и поддържане на база данни за персонала на предприятието и възможността за използване модерен информационни технологиив работата на кадровите служби.

С подсистемата "ACS-кадри", работеща в организацията, работното място на служителя по персонала трябва да се трансформира в неговото автоматизирано работно място (AWS) чрез добавяне на технически средства към съществуващия набор от мебели. мрежово оборудванеи софтуер. Това ще позволи изпълнението електронен документооборот.

Изборът на конкретни технически средства, техните функционални, обемни и разходни показатели се влияят от фактори като обема на документооборота, метода на работа на техническите средства, обема на копираните документи, технологичните и експлоатационни характеристики на оборудването, производителя на оборудването; оперативни разходи. Как са описани типичните работни станции на ръководителя (ръководителя) на службата за персонал и изпълнителя на работа с персонала (мениджър по човешки ресурси) в Интернет и в специална литература? Те се състоят от:

• Компютър, включително системния блок, дисплей (монитор), клавиатура, мишка;
• телефон и многофункционално устройство (МФУ), което включва скенер, принтер и копирна машина (по отдел), а при необходимост и настолен телефонен ключ;
• факс модем, който се използва за прехвърляне на електронни документи, съхранявани в паметта на компютъра;
• шредер - шредер за хартия (на отдел).

Такава работна станция ще осигури обмен на информация, включително между отдела за персонал и счетоводния отдел, както и снабдяването на други отдели с отворена информация за персонала. В допълнение, това ще даде възможност за създаване на база данни за персонала на организацията, ще осигури възможност за своевременното й попълване и своевременно предоставяне на информация на потребителите, допуснати до нея. Организирането на работна станция за служители по персонала ви позволява бързо да решавате текущи проблеми кадрови досиетаи документация, автоматизирайте процеса на поддържане кадрови резерв, създаване и обработка на въпросници и др. В допълнение, с въвеждането на системата ACS-кадри, условията за взаимодействие на такива важни отдели за производствените и икономическите дейности на организацията като отдела за персонала и счетоводния отдел са опростени: те могат да използват мрежовия сървърен канал в локална (вътрешна) компютърна мрежа.

Имайте предвид, че компанията "1C" произвежда специална програма "1C: Заплата и персонал". Компанията и свързаните с нея партньори могат да поръчат създаването на нестандартни или индивидуални софтуерен продукт, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация. След внедряване най-новите технологииуправление на персонала и обучение в правилата за използването му, фирмата и нейните партньори (или представители) осигуряват допълнително техническа поддръжкаи акомпанимент.

Законови изисквания за обмен на документи между работните места на служителите по персонала и други потребители на информация за персонала

Въвеждането в практиката на обмен на документи между служители, представители на работодателя и отдели, електронно управление на документи трябва да се предшества от заповед на ръководителя за назначаване на лица, отговорни за функционирането му. По силата на гл. 14 „Защита на личните данни на служител“ от Кодекса на труда на Руската федерация (вижте членове 85 - 90), достъпът на лицата до информационния архив трябва да бъде сведен до минимум. Само ръководителят на отдел „Човешки ресурси“ и специалистът по човешки ресурси, назначен със заповед на организацията като лице, отговорно за съхранението и използването на личните данни на служителите, трябва да имат пълен достъп.

Независимо от това, всички служители на отдела за персонал, участващи в изпълнението на работния процес и допуснати до управление на персонала с помощта на системата ACS-кадри и AWS, трябва да имат достъп до отделни позиции на лични данни на служителите. Освен това нашето законодателство понастоящем не урежда този вид правоотношения между служител и работодател, поради което правата, задълженията и отговорностите на страните трябва да бъдат регламентирани в местни разпоредби или в индивидуални споразумения.

В същото време трябва да знаете, че на терен документооборот на персоналаслужителите по персонала нямат право да заменят хартиени документи, подписани от упълномощено лице, с техните електронни копия в паметта на компютър (компютър). В случай на трудов спор, действащото законодателство не ни позволява да разглеждаме като доказателство, например факта на уволнението на служител, заповед за това под формата на разпечатка на оригинала, намираща се на твърдия диск на компютъра. Тази ситуация е възникнала поради факта, че нито надзорните органи, нито ЦКК, нито съдът разполагат с необходимото оборудване за проверка на волята на ръководителя на институцията, ако документът няма факсимиле или цифров подпис(EDS).

N.A.Brillantova

професор,

зам.-гл

катедри по трудово право

и права социална сигурност ATiSO,

научен секретар

докторска дисертация

съвет към АТиСО

В. В. Архипов

практикуващ адвокат