Компанияда жоспарланған өзгерістерді сәтті жүзеге асыру үшін әрбір құрылымдық бөлімшеге үздіксіз инженерия қажет екенін нақты түсіну қажет. Үздіксіз инженерия бизнеске процесс ретінде қарауды қамтиды. Процесс – бұл бизнес мақсаттарымен алдын ала анықталған экономикалық әрекеттердің (тапсырмалар, жұмыс, қарым-қатынастар) тізбегі. Кейде бизнес-процесс фирманың бір күйден екінші күйге немесе «енгізуден» «шығаруға» дейінгі қадамдар жиынтығы деп айтылады. Мұндағы кірістер мен шығыстар фирманың немесе оның бөлімшелерінің бөліктері емес, оқиғалар болып табылады. Жалпы басқарубизнес және бизнес-процестерді «бизнес-инженерлік» деп атайды, бұл процесстердің тұрақты дизайнын білдіреді - кірістер мен шығыстарды анықтау және қадамдар тізбегі - бизнес бірлігі ішінде.
Қазіргі уақытта бизнес-процестерді жобалауда бизнес реинжиниринг концепциясы танымал болуда. Реинжиниринг теориясының негізін салушы М.Хаммер бұл ұғымға келесідей анықтама берді: «Шығындар, сапа, қызмет көрсету және жылдамдық сияқты қызметтің маңызды көрсеткіштерін айтарлықтай жақсартуға қол жеткізу үшін бизнес-процестер туралы шешімдерді түбегейлі қайта қарау және түбегейлі өзгерту. .
Реинжиниринг келесі қасиеттерге ие:
- ол ескірген ережелер мен ережелерден бас тартып, бизнес-процесті « таза шифер«, бұл догмалардың теріс әсерін жеңуге мүмкіндік береді;
- ол компанияның қалыптасқан жүйелерін, құрылымдары мен процедураларын елемейді және түбегейлі өзгертеді, жолдарды қайта ойлап табады экономикалық қызмет- өзгерту мүмкін болмаса іскерлік ортасодан кейін сіз өз бизнесіңізді қайта жасай аласыз;
- тиімділік көрсеткіштерінің елеулі өзгерістеріне әкеледі.
Реинжиниринг үш негізгі жағдайда қолданылады:
- кәсіпорын терең дағдарыс жағдайында болған жағдайларда;
- компанияның ағымдағы жағдайы қанағаттанарлық, бірақ оның қызметінің болжамдары айтарлықтай қолайсыз болған жағдайда;
- агрессивті, өркендеген ұйымдар бәсекелестерден алшақтықты арттыруға және бірегей бәсекелестік артықшылықтар жасауға ұмтылатын жағдайларда.
Реинжинирингтің негізгі кезеңдері:
- компанияның қажетті имиджін қалыптастыру (құрылыстың негізгі элементтері компанияның стратегиясы, негізгі нұсқаулары, оларға жету жолдары);
- компанияның жұмыс істеп тұрған бизнесінің моделін құру (үлгіні құру үшін ұйымдық ортаны талдау нәтижелері, бақылау деректері пайдаланылады; қайта құрылымдауды қажет ететін процестер анықталады);
- жаңа бизнес моделін әзірлеу – тікелей реинжиниринг (таңдалған үдерістер қайта жобаланады, жаңа кадрлық функциялар қалыптасады, жаңа ақпараттық жүйелер құрылады, жаңа модель сынақтан өтеді);
- жаңа бизнес моделін енгізу.
Бизнесті реинжиниринг қазіргі заманғы ғылыми әдістерді қолдану және басқарудың практикалық тәжірибесін пайдалану негізінде тез қабылданатын және жүзеге асырылатын басқару шешімдерінің тізбегіне негізделген жылдам өзгерту процесі.
Кәсіпорындарды басқарудың ақпараттық жүйелері (EMIS)
Бұдан әрі пайымдауды түсіну үшін қажетті анықтамалардан бастайық. Осы анықтамаларды дәйекті қарастыру қазіргі заманғы менеджерге қажетті кәсіпорынды басқарудың ақпараттық жүйелері (EMIS) саласына кіруге мүмкіндік береді.
Ақпарат – қоршаған әлем (заттар, құбылыстар, оқиғалар, процестер және т.б.) туралы білімнің белгісіздік, толық емес дәрежесін төмендететін, өз жасаушысынан алшақтап, хабарға айналатын ақпарат (белгілі бір тілде белгі түрінде көрсетіледі) адамдар ауызша, жазбаша немесе кез келген басқа жолмен беру арқылы көшірілуі мүмкін, оның ішінде материалдық тасымалдағышта жазылған).
Мәліметтер – белгілі бір түрлендіру объектісі деңгейіне дейін төмендетілген ақпарат, оның ішінде компьютерлік құралдардың көмегімен.
Құжат - Хабарландыруқағаз, дыбыс, электрондық немесе өзге де нысанда, белгілі бір ережелер бойынша ресімделген, белгіленген тәртіппен куәландырылған.
Құжат айналымы – құжаттарды құру, түсіндіру, беру, қабылдау, мұрағаттау, сондай-ақ олардың орындалуын бақылау және рұқсат етілмеген қол жеткізуден қорғау жүйесі.
Ақпараттық технология – ақпаратты жинау, тасымалдау, жинақтау, өңдеу, сақтау, ұсыну және пайдалану әдістері мен тәсілдерінің жүйесі.
Ақпараттық жүйе(АЖ) – ақпаратты жинау, беру, өңдеу және сақтау құралдарымен, сондай-ақ ақпаратпен осы әрекеттерді орындайтын персоналмен бірге ақпараттық тізбегі (ұйымдағы ақпарат қозғалысының жолдарын біріктіреді).
Ақпараттық жүйелердің миссиясы - ұйым қамтамасыз ету үшін қажетті ақпаратты өндіру тиімді басқаруүшін оның барлық ресурстары, ақпараттық-технологиялық ортаны құру шешім қабылдаужәне ұйымды басқару.
Басқару жүйелерінде әдетте үш деңгей бөлінеді: стратегиялық, тактикалық және операциялық. Басқарудың осы деңгейлерінің әрқайсысының өз міндеттері бар, оларды шешуде тиісті деректер қажет, бұл мәліметтерді ақпараттық жүйеге сұрау салу арқылы алуға болады. Бұл сұраныстар ақпараттық жүйедегі тиісті ақпаратқа жіберіледі. Ақпараттық технологияларсұраныстарды өңдеуге және қолда бар ақпаратты пайдалана отырып, осы сұрауларға жауап беруге мүмкіндік береді. Осылайша, басқарудың әрбір деңгейінде тиісті шешімдер қабылдауға негіз болатын ақпарат пайда болады.
Ақпараттық технологияларды қолдану нәтижесінде ақпараттық ресурстаркейбір жаңа ақпарат немесе ақпарат жасалады жаңа пішін. Бұл ақпараттық жүйе өнімдері ақпараттық өнімдер мен қызметтер деп аталады.
Қазіргі уақытта ақпараттық жүйе жүйе ретіндегі пікір бар міндетті түрдеарқылы жүзеге асырылады компьютерлік технология. Бұл олай емес. Ұнайды ақпараттық технологиялар , Ақпараттық жүйелеркөмегімен де жұмыс істей алады техникалық құралдар, және мұндай қолданбасыз. Бұл экономикалық орындылық мәселесі.
Қолмен (қағаз) жүйелердің артықшылықтары:
- қолданыстағы шешімдерді енгізудің қарапайымдылығы;
- оларды түсіну оңай және оларды меңгеру үшін ең аз дайындық қажет;
- техникалық дағдылар қажет емес;
- олар әдетте икемді және бизнес-процестерге бейімделу үшін бейімделеді.
Автоматтандырылған жүйелердің артықшылықтары:
- ақпаратты іздеу, тарату және қайталау жеңілдетілді және күрт жеделдетілді;
- АЖ-дағы ақпарат көлемі артады;
- автоматтандырылған ақпараттық жүйеде ұйымда болып жатқан барлық нәрсені тұтас және жан-жақты көрсету мүмкін болады, өйткені барлық экономикалық факторлар мен ресурстар деректер түрінде бір ақпараттық формада көрсетіледі.
Ұйымның ақпараттық жүйесі (кәсіпорындар, фирмалар, корпорациялар) әдетте жеке шешімдердің белгілі бір жиынтығы және оларды іске асыру компоненттері ретінде қарастырылады, оның ішінде:
- ақпаратты сақтаудың бірыңғай базасы;
- әртүрлі компаниялар жасаған және әртүрлі технологияларды қолданатын қолданбалы жүйелер жиынтығы.
Жасау басқарудың ақпараттық жүйесікәсіпорын төрт негізгі кезеңді бөліп көрсетуге болатын өте ұзақ және көп ресурстарды қажет ететін процесс.
- Жоба эскизі. Толық сипаттамажобаның мақсаттары мен міндеттері, қолда бар ресурстар, шектеулер және т.б.
- Жобаны бағалау. Жүйе немен айналысатыны, қалай жұмыс істейтіні, қандай аппараттық және бағдарламалық қамтамасыз ету қолданылатыны, оларға қалай қызмет көрсетілетіні анықталады. Жүйеге қойылатын талаптар тізімі дайындалып, тұрақты пайдаланушылардың сұраныстары зерттелуде.
- Құрылыс және сынау. Персонал АЖ қызметтің негізіне айналмас бұрын онымен жұмыс істеуге ыңғайлы екеніне көз жеткізуі керек.
- Түзету және іске асыру. Жоба менеджері АЖ сенімді жұмыс істеп тұрғанын көрсетпейінше жоба аяқталмайды.
АЖ өмірлік циклі – оның әртүрлі күйлерін қамтитын, осы АЖ-ға қажеттілік туындаған сәттен бастап және оны толығымен пайдаланудан шығару сәтіне дейін аяқталатын АЖ құру және пайдалану кезеңі.
IP өмірлік циклі келесі кезеңдерге бөлінеді:
- жоба алдындағы сауалнама;
- дизайн;
- АЖ дамыту;
- АЖ пайдалануға енгізу;
- IP жұмысы;
- АЖ жұмысын аяқтау.
Сонымен, басқарудың ақпараттық жүйесікәсіпорын (ISUP) болып табылады операциялық орта, ол менеджерлер мен мамандарды операцияны жоспарлау, оларды жүзеге асыру, тіркеу және талдау үшін қажетті кәсіпорынның барлық бизнес-процестері туралы өзекті және сенімді ақпаратпен қамтамасыз етуге қабілетті. Басқаша айтқанда, қазіргі заманғы PMIS - бұл бизнес-жоспарлаудан бастап кәсіпорын қызметінің нәтижелерін талдауға дейінгі толық нарықтық циклдің сипаттамасын қамтитын жүйе. Шындығында, PMIS әзірлеу көбінесе ақпараттық процестерді ішінара компьютерлендіруден басталады, мысалы, бухгалтерлік есеп немесе қоймалау шеңберінде.
PMIS міндеттері
Кәсіпорын менеджменті заманауи жағдайларбарған сайын тиімділікті талап етеді. Сондықтан кәсіпорынды басқарудың ақпараттық жүйелерін (МБАЖ) пайдалану бизнесті дамытудың маңызды тұтқаларының бірі болып табылады.
PMIS шешетін ерекше міндеттер көбінесе нақты кәсіпорындардың қызмет саласымен, құрылымымен және басқа ерекшеліктерімен анықталады. Мысал ретінде кәсіпорын – байланыс операторы үшін БААЖ құру тәжірибесін және ТМД және алыс шетелдердің бірқатар кәсіпорындарында SAP R/3 жүйесінің серіктестерін енгізу тәжірибесін келтіруге болады. әртүрлі деңгейлеркәсіпорынды басқару және оның әртүрлі қызметтері үшін қазіргі уақытта мамандар арасында жалпы танылған деп санауға болады. Ол 5.1-кестеде көрсетілген. Бұл мәселелерді шешуде теорияның әртүрлі әдістері кеңінен қолданылады. шешім қабылдау, соның ішінде эконометрикалық және оңтайландыру.
| № | Басқару деңгейлері мен қызметтері | Шешілетін міндеттер |
|---|---|---|
| 1 | Кәсіпорын менеджменті |
|
| 2 | Қаржылық және бухгалтерлік қызметтер |
|
| 3 | Өндірістік бақылау |
|
| 4 | Маркетинг қызметтері |
|
| 5 | Сату және жабдықтау қызметтері |
|
| 6 | Қоймадағы бухгалтерлік қызмет |
|
Жобаны басқарудың ақпараттық жүйесі (PMIS)
Жобаны басқарудың ақпараттық жүйесі жобаны басқару жүйесінің міндетті элементі болып табылмайды және ақпараттық қолдаужоба, бірақ жүйенің маңызды элементі болуы мүмкін жоба менеджментібелгілі бір жағдайларда. PMIS болуы қажеттіліктермен негізделуі керек жобалық іс-шараларұйым немесе белгілі бір жобаның қажеттіліктері.
Бір шағын немесе орта жобаның мақсаттары үшін PMIS мәні шектеулі болуы мүмкін, алайда ірі жобаларды немесе көптеген жобаларды іске асыру кезінде жобалық ақпараттың үлкен көлемімен жұмыс істегенде PMIS маңыздылығын бағаламау қиын.
PmExpert компаниясының отандық компаниялар арасында жүргізген зерттеуі ірі ұйымдардың үлесі (300 адамнан), олардың ішінде 65%, PMIS енгізген сауалнамаға қатысқан ұйымдардың 60% енгізу әсерін оң бағалайтынын көрсетті. Осылайша, жоба деректерінің үлкен көлемі болған жағдайда PMIS маңыздылығының артып отырғаны расталды.
PMIS жобаны басқару процестерін немесе жобаны басқарудың ақпараттық жүйесін қолдау функцияларын орындайтын бағдарламалық құралды білдіреді.
Мамандандырылған қолдану бағдарламалық қамтамасыз етужобаларды басқару процестерінің тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді:
- Жобаны басқару процестерін орындау кезінде еңбек шығындарын азайту;
- Жалпы ақпараттық ресурстарды пайдалану арқылы жобалық қызметке қатысушылардың коммуникацияларын жақсарту;
- Жобаны басқару процестерінің жылдамдығын және жобаға қатысушыларды ынталандыру үдерісін арттыру;
- Жобалық ақпарат қателерінің санын азайту;
- Жоба ақпаратын автоматтандырылған өңдеу және орталықтандырылған сақтау.
Мақсаты мен функционалдық жиынтығына байланысты жобалық әрекеттерді қолдауға арналған бағдарламалық қамтамасыз етуді келесідей жіктеуге болады:
- Жобаларды басқаруды қолдаудың негізгі жүйелері.Олар жоспарлау, жобаның еңбек шығындарын есепке алу, жобалық шешімдерді бекіту және т.б. сияқты негізгі жобаларды басқару процестерінің тар жиынтығын орындауға арналған арнайы бағдарламалық қамтамасыз ету. Базалық жүйелер әдетте жергілікті жұмыс режиміне ие, пайдаланушының дербес компьютерінде орнатылады, әдетте жоба менеджері немесе әкімші. Мұндай жүйелерге Microsoft Project жергілікті нұсқасы (Microsoft, АҚШ), Open Project (Serena Software, АҚШ) және т.б.
- Жобаларды басқарудың кеңейтілген қолдау жүйелері.Оларға «классикалық» жобаларды басқару процестерінің кең ауқымын қолдауға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету кіреді. Мұндай ақпараттық жүйелер әртүрлі жобаларды басқару процестерінің өзара байланысты деректерін қамтиды, деректерді әртүрлі ұсыну мүмкіндігіне ие болуы мүмкін. әртүрлі деңгейлерұйымды басқару, көп пайдаланушы жұмысының мүмкіндігі, бірақ әдетте байланысты ақпараттық жүйелермен шектеулі интеграцияға ие. Бұл кластағы жүйелерге PM Foresight (Proektnaya PRAKTIKA компаниялар тобы, Ресей), ADVANTA (Advanta Group, Ресей), Microsoft Enterprise Project Management (Microsoft, АҚШ) және т.б.
- Жобаларды басқарудың жетілдірілген қолдау жүйелері.Олар «Extended» класына жататын жүйелердің эволюциялық дамуын білдіреді. Олардың олардан айырмашылығы, ең алдымен, мәліметтерді біріктірудің жетілдірілген механизмдерін пайдалана отырып, біртұтас ақпараттық кеңістік құру арқылы жобалық қызметті ұйымның басқа қызмет түрлерімен және процестерімен біріктіруге мүмкіндік береді. Бұл енді жобаларды басқару процестерін қолдауға арналған мамандандырылған жүйелер емес, ұйымның біртұтас ақпараттық кеңістігін құрайтын және басқалармен қатар жобаларды басқару процестерін қолдауға арналған функционалдылықты қамтитын күрделі ақпараттық жүйелер деп айту дұрысырақ болар еді. Мұндай жүйелердің мысалдары Oracle e-Busines Suite (ORACLE, АҚШ), SAP ERP (SAP, Германия).
Ұйымның белгілі бір сыныптағы жобаларды басқаруды қолдау жүйесін таңдауы ұйымдағы жобаларды басқару процестерінің даму деңгейіне, жобалық қызмет ауқымына, жалпы ұйымдағы басқару процестерінің даму деңгейіне, жүйені сатып алу және пайдалану үшін ұйымның қаржылық мүмкіндіктері және жүйеге қойылатын нақты талаптар.
Жобаны басқарудың ақпараттық жүйесін енгізбес бұрын ұйым PMIS қолдану аясын белгілейтін бірқатар сұрақтарға жауап беруі керек:
- Жүйені басқарудың барлық деңгейлерінде қолдану керек пе?
- Жүйенің пайдаланушылары кім болады?
- Жүйені тек басым жобалар үшін ғана пайдалану керек пе?
- PMIS қандай жобаларды басқару процестерін автоматтандыруы керек?
- Ұйымның қандай бизнес-процестерін PMIS-пен біріктіру жоспарлануда?
- PMIS енгізуден қандай әсерлер күтілуде?
Ақпараттық жүйені тірі және алмастырушы ретінде қарастыруға болады бейресми қарым-қатынасперсонал ішінде дағдылар мен тәжірибені беру, бірақ ол оны қатал байланыс арналарымен алмастырмауы керек.
PMIS тиімді енгізу үшін қажет Кешенді тәсіл, оның ішінде бір мезгілде ұйымның бағдарламалық қамтамасыз етуімен интеграциялау бойынша іс-шараларды, ПМБЖ пайдаланушыларын оқытуды, БМБЖ-мен жұмыс істеуге арналған нормативтік құжаттарды әзірлеуді, ПМАЖ-ны пайдалану кезінде ұйымның жобаларын басқару қажеттіліктеріне үздіксіз дамыту және бейімдеу.
PMIS табысты енгізудің маңызды шарттары ұйым басшылығының қолдауы және ұйымда жобаны басқару әдістемесінің болуы болып табылады.
PMIS енгізу тәсілі ұйымның жобаларды басқару жүйесін енгізу тәсіліне ұқсас – «қарапайымнан күрделіге»: біріншіден, негізгі және ең оңай автоматтандырылған негізгі және қосалқы жобаларды басқару процестері автоматтандырылған, мысалы жоспарлау, Есептерді жинау және генерациялау, Жиналыстарды ұйымдастыру және жобалық шешімдердің орындалуын бақылау, содан кейін PMIS функционалдығын жүйелі түрде арттыру байқалады.
PMIS көмегімен автоматтандырылған процестердің мысалдары кестеде келтірілген.
ISUP автоматтандырылған типтік процестер
| № p/p | Процесс атауы | Орындаудың ұсынылатын тәртібі |
| Жобаны басқару процестері | ||
| 1. | Жобаларды сертификаттау | бірінші |
| 2. | жоспарлау | бірінші |
| 3. | Жобаның өнімділігін басқару | бірінші-секунд |
| 4. | Бухгалтерлік есеп еңбек ресурстарыжоба | екінші |
| 5. | Жоба персоналының жұмыс уақытын есепке алу | екінші-үштен |
| 6. | Жобаны қаржыландыруды басқару | бірінші-үштен |
| 7. | Тәуекел, мәселе және ашық мәселелерді басқару | екінші-үштен |
| 8. | Жоба (жобалар) бойынша есептерді жинау және қалыптастыру | бірінші-үштен |
| 9. | Басқаруды өзгерту | бірінші |
| 10. | Сақтау жобалық құжаттама | бірінші-үштен |
| 11. | Жиналыстарды ұйымдастыру және жиналыс нәтижелерін енгізу | бірінші |
| 12. | Жобалық шешімдердің орындалуын бақылау | бірінші |
| 13. | Келісімшартты басқару және жобаны жеткізуді жоспарлау | үшінші |
| 14. | Жоба портфолиосын басқару | үшінші |
| PMIS процестері | ||
| 15. | PMIS әкімшілігі | бірінші |
| 16. | PMIS әрекеттерін тіркеу | бірінші |
| 17. | Жобаға қатысушыларды хабардар ету | екінші |
| 18. | Ұйымның байланысты процестерімен интеграция | үшінші |
PMIS енгізу кезінде енгізудің бастапқы кезеңінде пайдаланушылардың жүйені пайдалануын қамтамасыз ету маңызды, өйткені Жүйенің пайдаланушылар үшін пайдалылығы бастапқыда анық болмауы мүмкін және PMIS-те жобалау ақпаратының массивін жинақтағаннан кейін пайда болады.
PMIS белсенді қолдануының маңызды көрсеткіші ұйымның басқа қызметтерімен және ақпараттық жүйелерімен интеграцияның болуы болып табылады. Әдетте, ең алдымен, PMIS біріктірілген электрондық пошта(үшін хабарландырулар мен ескертулер), LDAP каталог қызметі жәнеқұжат айналымы жүйесі. Бухгалтерлік есеп және ERP жүйелерімен интеграцияның болуы PMIS-те ақпараттың өзектілігі мен сенімділігінің жоғары дәрежесін көрсетеді.
Жобаны басқарудың ақпараттық жүйесін енгізу бойынша жалпы ұсыныстарға мыналар жатады: енгізуден күтілетін мақсаттар мен пайдаларды нақты түсіну қажет. жаңа жүйе; жүйені енгізу нәтижелері оны іске асырумен байланысты немесе оның жұмыс істеуіне қатысатын әрбір адаммен келісілуі тиіс; әзірленген шешімдерді «қарапайымнан күрделіге», жергіліктіден жаһандық деңгейге дәйекті енгізу; пилоттық жобалар бойынша жобалық шешімдерді әзірлеу; пайдаланушыларға көрсететін функционалдылықты жүзеге асырудағы басымдылық және PMIS-тің айқын пайдалылығын басқару.
Анықтамалық қызмет - бағдарламалық пакет, бұл әкімшіге бірнеше мүмкіндіктер бойынша реттелген желі ресурстары (ортақ қалталар, басып шығару серверлері, принтерлер, пайдаланушылар және т.б.) туралы ақпарат массивін иеленуге мүмкіндік береді, бір жерде сақталады, бұл екі ресурстардың өзін орталықтандырылған басқаруды қамтамасыз етеді. және олар туралы ақпарат, сонымен қатар оларды үшінші тұлғалардың пайдалануын бақылауға мүмкіндік береді.
LDAP (ағылш. Lightweight Directory Access Protocol – «жеңіл каталогқа кіру протоколы») – каталог қызметіне қол жеткізуге арналған желілік протокол.
БААЖ функционалдық ішкі жүйелерінің бір-бірімен бірнеше байланысы бар. Мысалы, өндіріс шығындарын есепке алу туралы егжей-тегжейлі деректер өндірісті басқарудың ішкі жүйесінде пайда болады және ішкі жүйелерде жалпылануы мүмкін. бухгалтерлік есепжәне ақпараттық қызмет жоғары басшылық. Екінші жағынан, өндірісті басқару ішкі жүйесіне логистикалық ішкі жүйеде қалыптасатын қорлар мен тауарлық-материалдық қорлардың қозғалысы туралы мәліметтер қажет. Еңбек кітапшалары және жалақыперсоналды басқару және өндірісті басқару ішкі жүйелерінде қалыптасады және бухгалтерлік есептің ішкі жүйесінде жинақталады. Клиенттермен қарым-қатынасты басқарудың ішкі жүйесінде жүзеге асырылатын транзакциялардың орындалуын бақылау туралы деректер көбінесе логистикалық ішкі жүйеде пайда болады. Тағыда басқа.
Нәтижесінде БАЖ құру кезінде әрбір ішкі жүйенің бағдарламалық жасақтамасы арасындағы мүмкін болатын барлық ішкі және сыртқы ақпараттық байланыстарды қамтамасыз ету қажет.
Ішкі жүйелердің өзара әрекеттесуі жүзеге асырылуы мүмкін операциялық немесе кешіктірілді режимдері.
Онлайн режимінде бір ішкі жүйенің міндеттерін шешуді жүзеге асыратын бағдарламалық қамтамасыз ету, қажет болған жағдайда, басқа ішкі жүйемен құрылған деректерде, оларды осы ішкі жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуінен автоматты түрде сұрайды және қабылдайды. Бұл ең көп тиімді әдісәртүрлі ішкі жүйелердің бағдарламалық өзара әрекеттесуі. Дегенмен, бұл әртүрлі ішкі жүйелердің бағдарламалық жасақтамасы өзара әрекеттесе алатын кезде ғана мүмкін болады автоматты режим. Және бұл әрқашан мүмкін емес. Мысалы, БААЖ құру үшін әртүрлі өндірушілердің бағдарламалық жасақтамасы пайдаланылса, өте сирек жағдайларда ішкі жүйелер арасында операциялық өзара әрекеттесуді орнатуға болады. Сонымен қатар, егер бір ішкі жүйе бағдарламалық өнімдерді пайдаланса әртүрлі жеткізушілер, онда әдетте осы ішкі жүйенің ішінде операциялық өзара әрекеттесуді ұйымдастыру мүмкін емес.
Кейінге қалдырылған режимде әртүрлі бағдарламалар арасында (әртүрлі немесе бір ішкі жүйелер ішінде) ақпарат алмасуды ұйымдастыру үшін деректерді экспорттау-импорттау операцияларын орындау қажет. Бұл жағдайда арнайы операцияны (экспортты) пайдалана отырып, деректерді бір бағдарлама деректерді қабылдайтын бағдарлама тануға болатын форматта жеке ақпараттық массивке (массивтерге) түсіруі керек. Әрі қарай, бұл бағдарлама деректерді импорттау операциясын қолдана отырып, оларды оның ішіне жүктейді ақпараттық құрылымдародан әрі өңдеу үшін.
Осылайша, кейінге қалдырылған режимде деректерді бір бағдарламадан екіншісіне тасымалдау үшін арнайы технологиялық экспорттық-импорттық операцияларды орындау қажет, олардың әрқайсысы бағдарламалардың әрқайсысының пайдаланушысымен арнайы бастамашылық болуы керек. Егер бұл бағдарламаларды әртүрлі мамандар пайдаланатын болса, онда біреуі екіншісінен өзі пайдаланатын бағдарламадан қажетті деректерді экспорттау операциясын орындауды сұрауы керек. Соңғысы сұралған деректерді экспорттау операциясын орындауы керек және сол немесе басқа жолмен (желі арқылы немесе портативті деректер тасымалдаушысында) экспорттық операция нәтижесінде құрылған ақпараттық массивтерді біріншіге беруі керек. Бұл PMIS жұмысында қосымша ұйымдастырушылық проблемаларды тудыруы мүмкін (бір адам басқа адамнан сұрауы керек және ол орнында емес, бос емес болуы мүмкін және т.б.). Онлайн режимінде ішкі жүйелердің (бағдарламалардың) өзара әрекеттесуі автоматты түрде жүзеге асырылады.
Экспорт-импорт операцияларын автоматты және/немесе жартылай автоматты режимде, осы деректерді талап ететін бағдарламаны пайдаланушының сұрауы бойынша орындауға болатындығын атап өткен жөн. Бұл ретте PMIS ішкі жүйелерінің өзара әрекеттесуін қамтамасыз етуде ұйымдастырушылық проблемалар жоқ. Автоматты немесе жартылай автоматты режимдерде экспорт-импортты орындау шын мәнінде ішкі жүйелер арасындағы өзара әрекеттесудің онлайн режимін жүзеге асыруды білдіреді. Дегенмен, бұл деректерді жіберетін және қабылдайтын бағдарламалар бірге жұмыс істеу үшін арнайы конфигурацияланған жағдайда ғана мүмкін болады.
БААЖ ішкі жүйелерінің кешіктірілген режимде өзара әрекеттесуі деректерді өңдеу тиімділігін күрт төмендетеді, әртүрлі жұмыс орындарында деректердің әртүрлі түрлерінің сәйкессіздігінің ықтималдығын арттырады, процесске бағытталған басқару механизмдерін енгізу құралы ретінде компьютерлік жүйенің мүмкіндіктерін күрт төмендетеді.
Мәселен, мысалы, төлем құжаттарын беруді жүзеге асыратын бағдарламада бюджеттік шығындар туралы деректерге онлайн қолжетімділік болмаса, онда ол төлем құжатын беру кезінде осы бюджет бабы бойынша шығындар сметасы асып кеткенін тексере алмайды. ол арқылы өтетін шығындар үшін. Осының салдарынан шығындар сметасын орындауды бақылау автоматты түрде жүзеге асырылмайды. Мұндай бақылауды жүзеге асыру үшін арнайы ережелер әзірленіп, бақылаудың өзі жауапты мамандарға жүктеледі. Нәтижесінде құжатты бекіту тиімділігі төмендейді (жауапты маман орнында жоқ, бос емес), бақылаудың дәлдігі төмендейді, өйткені оны компьютер емес, адам орындайды. Егер мұндай жағдайда төлем құжатын компьютер арқылы беру кезінде осы функцияны жүзеге асыратын бағдарлама ағымдағы сәтте бюджеттік деректерге және тиісті бап бойынша қаражаттың жұмсалуы туралы нақты деректерге қол жеткізе алатын болса, онда ол автоматты түрде төлем құжатын қалыптастыруға тыйым салуы мүмкін. төлем құжаты, егер онда көрсетілген шығыстар сомасы сметада рұқсат етілген шектен шығуға әкеп соқтырса.
Бақылауды ұйымдастырудағы ұқсас мәселелер берешегі берілген тауарлық кредиттердің шегінен асуы мүмкін сатып алушы-борышкерлерге жөнелтпе құжаттарын беру кезінде, сондай-ақ тауарлық-материалдық құндылықтарды уақтылы жеткізбейтін жеткізуші-дебиторларға төлем құжаттарын беру кезінде де туындауы мүмкін. қандай төлем жасалды.
Осылайша, PMIS ішкі жүйелерінің операциялық өзара әрекеттесуін оңтайлы деп санау керек. Дегенмен, бір немесе әртүрлі ішкі жүйелердің өзара әрекеттесетін барлық бағдарламалары бір ақпараттық кеңістікте жұмыс істегенде ғана мүмкін болады, яғни олар біріктірілген деректер қоры негізінде жұмыс істейді немесе олардың әрқайсысы пайдаланатын деректер форматтарын автоматты түрде тани алады. Қазіргі уақытта ішкі жүйелердің операциялық өзара әрекеттесуін ұйымдастыру, әдетте, бір әзірлеушінің бағдарламалық өнімдері PMIS бағдарламалық жасақтамасының негізі ретінде пайдаланылғанда ғана мүмкін болады, өйткені бұл жағдайда олардың автоматты өзара әрекеттесуі әдетте кепілдендіріледі (және сонда да жоқ). әрқашан).
Жалпы жағдайда АҚБЖ ішкі жүйелерінің онлайн режимінде өзара әрекеттесуі әртүрлі ішкі жүйелердің бағдарламалары арасында автоматты түрде деректер алмасуды ғана емес, сонымен қатар деректерді түрлендіру операцияларының логикалық тізбектерінің өзара байланысты орындалуын да қамтиды.
Мысалы, клиенттен төлем алынған кезде, банк үзіндісінің деректері қаржылық басқарудың ішкі жүйесіне енгізіледі. Бұл ретте бұл деректер клиенттің дебиторлық берешегін азайту үшін, егер ол борышкер болса, немесе компанияның осы сатып алушыға кредиторлық берешегін ұлғайту үшін, егер бұл аванстық төлем болса, логистикалық ішкі жүйеде көрсетілуі керек. Бұл әрекеттер әртүрлі бағдарламалар арқылы жүзеге асырылуы мүмкін. Дегенмен, олар бірігіп, өзара байланыста жүзеге асырылуы керек. Әйтпесе, әртүрлі ішкі жүйелердің деректерінде сәйкессіздік болуы мүмкін (сатып алушы ақшаны аударған, бірақ оның қарызы туралы деректер өзгерген жоқ). Бұл ретте төлем деректері түбіртектерге сәйкес шоттарда проводкаларды құру арқылы бухгалтерлік есептің ішкі жүйесінде көрсетілуі керек. Ақша. Хабар тарату дайын өнімдерқоймаға бір мезгілде логистика мен өндірісті басқарудың ішкі жүйелерінде көрініс табуы керек. Бұл ретте оның өндірісті басқарудың ішкі жүйесінде анықталған бастапқы құны да бухгалтерлік есептің ішкі жүйесінде ескерілуі керек.
Іскерлік транзакциялар PMIS бірнеше ішкі жүйелерімен өзара байланысты түрде көрсетілуі тиіс басқа мысалдарды келтіруге болады. Атап айтқанда, бұл әртүрлі ішкі жүйелердің бухгалтерлік есептің ішкі жүйесімен өзара әрекеттестігіне қатысты, өйткені барлық дерлік шаруашылық операциялар қандай да бір түрде бухгалтерлік есеп шоттарында көрсетілуі керек.
Әртүрлі БААЖ ішкі жүйелерімен өзара байланысты деректерді өңдеу процедураларын орындау әртүрлі тәсілдермен ұйымдастырылуы мүмкін. PMIS қолданбалы бағдарламалық қамтамасыз етуді құрудың негізі ретінде пайдаланылуы мүмкін көптеген батыстық бағдарламалық өнімдерде ішкі жүйелердің толық интеграцияланған өзара әрекеттесу принципі жүзеге асырылады. Оған сәйкес барлық өзара байланысты деректерді өңдеу процедуралары бір транзакция ретінде жүзеге асырылады.
транзакция- тұтастай орындалатын өзара байланысты операциялар жиынтығы.
Транзакциядағы барлық операциялар орындалады немесе ешқайсысы орындалмайды. Мәліметтер қорын басқару жүйелерінде (ДҚБЖ) деректер бойынша өзара байланысты ресми операциялар біртұтас нысан ретінде орындалады. Егер қандай да бір себептермен транзакцияны орындау толығымен аяқталмаса, онда ДҚБЖ оның басынан бері орындалған деректерді түрлендіру операцияларының сол бөлігінің орындалуын «болдырмайды». Нәтижесінде дерекқор осы операциялар басталғанға дейінгі күйінде қалады. Бұл деректер қорының логикалық тұтастығын сақтау үшін қажет.
Ішкі жүйелердің толық интеграцияланған өзара әрекеттестігі негізінде құрылған PMIS-те дәл осындай принциптер жүзеге асырылады. Мысалы, егер тауарлық-материалдық қорлардың қозғалысы логистикалық ішкі жүйеде тіркелсе, онда осы операцияға сәйкес келетін шоттар бойынша проводкалар бухгалтерлік есептің ішкі жүйесінде автоматты түрде жасалады. Дегенмен, басқару жүйесіндегі мамандар арасындағы өкілеттіктерді бөлу қажеттілігіне байланысты бұл тәсіл әрқашан ақтала бермейді. Бухгалтерлік есеп шоттары бойынша жазбаларды жасаудың артықшылығы кәсіпорынның бухгалтериясының қызметкерлеріне тиесілі және осы әрекеттерге байланысты деректерді өңдеу процедуралары олармен басталуы және бақылануы керек, ал ішкі жүйелердің толық интеграцияланған өзара әрекеттесуімен құжаттың орындалуы. логистикалық ішкі жүйеде тауарлық-материалдық құндылықтардың қозғалысы үшін автоматты түрде бухгалтерияны білмей және тиісті бақылаусыз жүзеге асырылатын шоттарда проводкалардың қалыптасуын тудырады.
Неғұрлым икемді - бұл БААЖ ішкі жүйелерінің деректер алмасу бөлігінде өзара әрекеттесуі онлайн режимінде жүзеге асырылатын, бірақ әртүрлі мамандардың құзыретіне байланысты деректерді өңдеудің өзара байланысты функцияларын орындау тәсілі. функционалдық бөлімдер, автоматты түрде орындалмайды, бірақ пайдаланушының сұрауы бойынша.
«Кәсіпорындарды басқарудың интеграцияланған жүйелері» (EMIS) термині осы онжылдықтың басында IDC аналитикалық компаниясымен бұрын осындай зерттеулерде қолданылған ERP (Enterprise Resource Planning - кәсіпорынның ресурстарын жоспарлау) тұжырымдамасының орнына қолданысқа енгізілді. БААЖ ұйымның бизнесті жүргізу барысында жинақтаған барлық іскерлік ақпаратты, атап айтқанда қаржылық ақпаратты, өндіріске, персоналды басқаруға қатысты деректерді және кез келген басқа деректерді қамтитын бірыңғай деректер қоймасын (репозиторийін) құру принципіне негізделген. Репозиторийдің болуы деректерді қолданбадан қолданбаға тасымалдау қажеттілігін жояды. Сонымен қатар, ұйымға тиесілі ақпараттың кез келген бөлігі тиісті өкілеттігі бар барлық қызметкерлерге бір уақытта қолжетімді болады.
PMIS тұжырымдамасы кеңінен қабылданды, өйткені ресурстарды жоспарлау өндіріс уақытын қысқартты, тауарлық-материалдық қорлар деңгейін төмендетті және жақсартты. кері байланысбасқару аппаратын қысқарту кезінде тұтынушымен. Мұның бәрі кәсіпорынның барлық ресурстарын біріктіруге және оларды басқарудың тиімділігін арттыруға мүмкіндік берді. Тарихи тұрғыдан алғанда, PMIS тұжырымдамасы одан да көп даму болды қарапайым ұғымдар MRP (Material Requirement Planning – жоспарлау материалдық қажеттіліктер) және MRP II (Manufacturing Resource Planning – өндірістік ресурстарды жоспарлау). PMIS-те қолданылатын бағдарламалық құралдар өндірісті жоспарлауға, тапсырыстар ағынын модельдеуге және оларды кәсіпорынның қызметтері мен бөлімшелерінде іске асыру мүмкіндігін бағалауға, оны өткізумен байланыстыруға мүмкіндік береді.
Әдетте, MIS келесі элементтерді қамтиды:
- кәсіпорындағы ақпарат ағынын басқару моделі (IP);
- аппараттық-техникалық база және байланыс құралдары;
- ДҚБЖ, жүйелік және қосалқы бағдарламалық қамтамасыз ету;
- жинақ бағдарламалық өнімдер, IP басқаруды автоматтандыру;
- бағдарламалық өнімдерді пайдалану және әзірлеу ережелері;
- IT бөлімі және көмекші қызметтер;
- бағдарламалық өнімдердің нақты пайдаланушылары.
БААЖ негізгі функцияларына мыналар жатады:
- өндірілетін өнімнің құрамын анықтайтын конструкторлық және технологиялық шарттарды жүргізу, сондай-ақ материалдық ресурстаржәне оларды дайындауға қажетті операциялар;
- өткізу және өндіру жоспарларын қалыптастыру;
- өндіріс жоспарын орындау үшін материалдар мен жинақтаушы бұйымдарға қажеттілікті, жеткізу мерзімі мен көлемін жоспарлау;
- түгендеу және сатып алуды басқару: келісім-шарттарды жүргізу, орталықтандырылған сатып алуды жүзеге асыру, қойма және цех қорларының есебін және оңтайландыруын қамтамасыз ету;
- ұлғайтылған жоспарлаудан жеке машиналар мен жабдықтарды пайдалануға дейінгі өндірістік қуаттарды жоспарлау;
- оперативті басқаруқаржыландыру, соның ішінде жобаны әзірлеу қаржылық жоспаржәне оның орындалуын бақылау, қаржылық және басқару есебі;
- жоспарлау кезеңдерін және ресурстарды қоса алғанда, жобаны басқару.
Жинақталған тәжірибе көрсеткендей, кәсіпорынды басқару жүйесін таңдау кезеңі ең маңызды кезеңдердің бірі болып табылады және кәсіпорын басшылығы таңдауға өте мүдделі болуы керек. дұрыс шешім. Автоматтандыру саласындағы кез келген жобаны кәсіпорын стратегиялық инвестиция ретінде қарастыруы керек, ол жетілдіру арқылы өзін ақтауы керек. басқару процестері, өндіріс тиімділігін арттыру, шығындарды азайту және сатып алумен, мысалы, жаңа өндіріс желісін немесе цех салуды теңестіру. Классикалық ISUP, «қорап» деп аталатын бағдарламалық құралдан айырмашылығы, оларды пайдалануды бастау үшін ұзақ орнатуды қажет ететін «ауыр» бағдарламалық өнімдер санатына жатады. PMIS таңдау, сатып алу және енгізу, әдетте, серіктес компанияның - жеткізушінің немесе кеңесшінің қатысуымен ұзақ мерзімді жоба аясында мұқият жоспарлауды талап етеді. PMIS модульдік негізде құрастырылғандықтан, тұтынушы жиі (кем дегенде мұндай жобалардың бастапқы кезеңінде) модульдердің толық спектрін емес, олардың шектеулі жиынтығын сатып алады. Іске асыру барысында жоба командасы, әдетте, жеткізілген модульдерді бірнеше ай ішінде реттейді. PMIS пайдалану бірнеше бөлек бағдарламалардың орнына бір біріктірілген бағдарламаны пайдалануға мүмкіндік береді. Бірыңғай жүйе өңдеуді, логистиканы, таратуды, түгендеуді, жөнелтуді, шот-фактураны және есепке алуды басқара алады.
Осылайша, PMIS - бұл кәсіпорындағы барлық негізгі шаруашылық операцияларды жоспарлауды, есепке алуды, бақылауды және талдауды автоматтандыру үшін біртұтас ортаны құруға мүмкіндік беретін біріктірілген қосымшалар жиынтығы. Олардың ішінде өндірістік ресурстарды жоспарлау, жедел басқару өндіріс жоспары, нәтижелерді есепке алу және талдау және т.б. Барлық жоспарлау және талдау операциялары ISUP-те жеке функционалдық модульдерге бөлінеді: тауарларды немесе қызметтерді өндіру үшін ресурстарды жоспарлау (қаржылық, адами, материалдық), жоспарлардың (жеткізу, сату), келісімшарттардың орындалуын жедел бақылау, бухгалтерлік есептің барлық түрлері. , шаруашылық нәтижелерін талдау. Барлық ақпарат бір дерекқорда сақталады, ол жерден сұраныс бойынша кез келген уақытта алуға болады.
2010 жылдың басында Microsoft корпорациясының Ресейдегі бөлімшесі әртүрлі ресейлік компаниялар пайдаланатын ISUP шешімдерінің жетілу деңгейін зерттеу нәтижелерін ұсынды. Жобаны IDC компаниясы жүзеге асырды. Зерттеу 120 компанияның 50 бизнес көшбасшысы мен 100 IT көшбасшысымен сұхбат жүргізді. Сауалнама жылдық айналымы 50-ден 500 миллион долларға дейінгі компаниялардың ресейлік нарық сегменті үшін ең индикативтік түрде жүргізілді Таңдаудың аймақтық құрылымы: Мәскеу - 52%, басқа аймақтар - 48%. Таңдаудың салалық құрылымы: бөлшек сауда – 22%, өнеркәсіптік өндіріс– 20%, азық-түлік өндірісі – 15%, тарату – 16%, көлік – 14%, телекоммуникация және БАҚ – 13%. Зерттеу көрсеткендей, PMIS нарықтық өтеу индексінің орташа мәні 55% құрады. Ең төменгі нәтиже – 20%, ал ең жоғары – 95%. Компаниялардың 38%-ы ғана ену деңгейі мен тиімділік көрсеткіштерін орташа мәндерден жоғары көрсетті. Басқа 24% компаниялардың тиімділігі төмен ену деңгейімен айтарлықтай жоғары болды. Қалған 38% компаниялардың тиімділігі төмен деп бағаланды, ал компаниялардың 15% тиімділік индексінің де, PMIS ену индексінің де төмен мәндерін көрсетті. Іс жүзінде бұл кәсіпорындардың 62% немесе шамамен үштен екісі қолданыстағы бизнес-қосымшаларды оңтайландыру шараларын қабылдауы керек дегенді білдіреді. Жүргізілген шешімдердің әлеуетін іске асыру деңгейінің төмендігі көптеген кәсіпорындардың PMIS енгізуді бизнес-жобалардан гөрі техникалық жобалар ретінде қарастыруымен байланысты, деп есептейді зерттеу авторлары. Корпоративтік басқару жүйелерін құру жобаларының негізгі міндеті бұрынғысынша бухгалтерлік есепті, қаржыны, персоналды, еңбекақыны басқаруды автоматтандыру болып табылады. Салыстырмалы түрде аз компаниялар PMIS-пен стратегиялық мәселелерді шешуге тырысады. Қаржы және сияқты мәселелер стратегиялық талдау, іскерлік интеллект, жобаларды басқару, ERP жүзеге асыратын жобалардың мақсаттарының тізімінде жағдайлардың жартысынан азында болады.
Дағдарыс алдындағы соңғы бес жылда Ресей нарығы PMIS тіпті сарапшылар болжағаннан да жылдам қарқынмен өсті (2008 жылы нақты көлем IDC бес жылдық болжамынан 40%-ға асып түсті). Нарықта бес жетекші компания бар (алфавит бойынша): 1C, Microsoft, Oracle, SAP және Galaktika. IDC зерттеулеріне сәйкес (Russia Enterprise Application Software 2010-2014 Forecast және 2009 Vendor Shares), 2009 жылы Ресейдің кәсіпорындарды басқарудың интеграцияланған жүйелері (IMMS) нарығының көлемі 492,18 миллион долларды құрады, бұл 2009 жылы 18,9%-ға төмендегеніне сәйкес келеді. мерзімі өткен жылмен салыстырғанда. Сарапшылардың пайымдауынша, құлдырау ең алдымен Ресей экономикасындағы дағдарыс, әсіресе 2009 жылдың бірінші жартысындағы дағдарысқа байланысты болды. IT бюджеттерін қысқарту ірі компаниялар PMIS енгізу бойынша жаңа толық ауқымды жобалар санының айтарлықтай төмендеуіне әкелді. Шағын және орта кәсіпорындар сегментінде PMIS шешімдеріне сұраныс айтарлықтай төмендеді. Сонымен қатар, қолданыстағы тұтынушылардың кең базасы, жеке функционалдық модульдерді енгізу жобалары, сондай-ақ ірі компаниялардың бизнес-барлау шешімдеріне сұранысының айтарлықтай артуы PMIS нарығында айтарлықтай құлдырауды болдырмауға мүмкіндік берді. жалпы ресейлік IT нарығы үштен бірінен астамға қысқарған орта.
2009 жылы PMIS ресейлік нарығының көшбасшысы SAP компаниясы болды, оның үлесі 50,1% болды. 1С және Oracle жылды нарықтың 22,3% және 9,6% алып, сәйкесінше екінші және үшінші орындарға ие болды. Microsoft Dynamics 7,1% үлесімен төртінші болды. Microsoft Dynamics компаниясының нарықтағы үлесі жеткізушілерден алынған нақтырақ ақпаратқа сәйкес 2008 жылғы PMIS ресейлік нарығындағы компанияның кірістерін түзетуді ескере отырып көрсетіледі. Түзетуге сәйкес компанияның үлесі 2008 жылы 6,9% құрады. Нарықтың 3,9% иеленген Галактика үздік бес жеткізушіні жабады. Жалпы үлес ресейлік компанияларкөшбасшылар тобында 26,2%-ды құрады, бұл өткен жылдың сәйкес көрсеткіштерінен жоғары. 2009 жылы ресейлік PMIS нарығы үшін жетекші сала үздіксіз өндіріс болды. Екінші орын алдыңғы жылдағыдай бөлшек саудаға тиесілі болды. Дискретті өндіріс PMIS жеткізушілері үшін ең тиімді салалар тізімінде үшінші орында қалды. Төртінші және бесінші орындарда - көтерме саудажәне энергия.
IDC Ресейдің PMIS нарығы алдағы бес жылда орта есеппен жыл сайын 15,1%-ға өседі деп есептейді. Ең елеулі өсім мемлекеттік секторда және денсаулық сақтауда байқалады. Үкімет электронды үкімет тұжырымдамасын әзірлеуге және мемлекеттік қызметті автоматтандыруға айтарлықтай шығындарды жоспарлап отыр. медициналық мекемелер. Шығындар энергия, қаржы, көтерме және бөлшек сауда, іскерлік қызметтер, дискретті өндіріс, білім беру, Ауыл шаруашылығы, құрылыс және өндіруші салалар.
Ірі PMIS жетекші жеткізушілері, өкінішке орай, Softool-да толық ұсынылмайды, дегенмен кейбір жағдайларда көрмеде тиісті өнімдерді жылжытатын олардың серіктестері бар. Осылайша, Softool 2009 көрмесінде ресейлік PMIS нарығын өздерін осындай шешімдерді жеткізушілер және/немесе әзірлеушілер ретінде көрсететін 36 компания ұсынды. Сонымен бірге үлес аймақтық компанияларшамамен 9%-ды құрады. Атап айтқанда, бұл Tandem (Новосибирск), Gradient - New Technologies (Ижевск), RELEX (Воронеж), SKB Kontur (Екатериндбург).
Жобаны басқару жүйесі ұйымдық және технологиялық әдістержәне ұйымдағы жобаларды басқаруды қолдайтын және жобаны іске асыру тиімділігін арттыруға көмектесетін құралдар. Көбінесе термин жобаны басқару жүйесі» автоматтандырылған немесе ақпараттық жобаларды басқару жүйесі ретінде неғұрлым тар түсіндіріледі, т.б. бағдарламасы. Бұл ретте ұйымдық-әдістемелік құрамдас бөліктер терминге инвестицияланады корпоративтік жүйежоба менеджменті. Келесіде біз терминдердің мұндай түсіндірмелерін ұстанамыз.
Жобаны басқару жүйесінің мақсаттары
- Жобалармен жұмыс істеу кезінде компания қызметкерлерінің тиімділігін арттыру
- Жоба менеджерлерінің жобаларды басқару сапасын арттыру
- Компанияның барлық жобалар портфелін басқару тиімділігін арттыру – аз шығынмен уақытында және бюджетте көбірек жобалар
Жобаны басқару жүйесінің міндеттері
Бұл мақсаттарға жету үшін тиісті құралдар қажет. Егер сіз барлық функционалдылықты егжей-тегжейлі сипаттамасаңыз, онда жобаны басқару жүйелері келесі міндеттерді шешуге арналған:
- Жоба менеджеріне жобаны жоспарлауға және оны жүзеге асыру барысын бақылауға арналған құралдармен қамтамасыз ету
- Жобаға қатысушыға жоба тапсырмаларын орындау және оларды орындау үшін қажетті барлық ақпаратқа қол жеткізу үшін нақты құралмен қамтамасыз етіңіз
- Бөлім басшысына жобалық және жобалық емес тапсырмаларды орындау үшін қызметкерлердің жүктемесін бақылау құралын беріңіз, қызметкерлерді жаңа жобаларға тағайындау, олардың арасындағы жұмыс көлемін қайта бөлу туралы шешім қабылдау үшін ақпарат беру.
- Жобалық кеңсе директорын күнделікті операцияларды автоматтандыратын және бүкіл жоба портфолиосының күйіне және нақты жоба менеджерлерінің жұмысының сапасына толық ашық бақылау орнататын ыңғайлы құралмен қамтамасыз ету.
- Компания басшысына ауытқуларды жылдам талдау және басқару шешімдерін қабылдау мүмкіндігі бар компанияның барлық жобалары үшін бірыңғай мониторинг панелімен қамтамасыз етіңіз.
- Компания акционерлері үшін жүзеге асырылып жатқан жобалар портфелінің сәйкестігін көру маңызды стратегиялық мақсаттаркомпаниялар
Жобаларды басқарудың ақпараттық жүйелеріне қойылатын талаптар әрбір нақты ұйымдағы жобаларды басқару процестерінің сипаттамаларынан туындайды.
Жобаларды басқару жүйелерінің қолдану аймақтары
Салалық тиістілігіне және ерекшеліктеріне байланысты жобаларды басқару жүйелерін қолданудың әртүрлі бағыттары бар, мысалы:
Бұл салалар үшін арнайы жүйелер де, әртүрлі басқаруға арналған біріктірілген жобаларды басқару жүйелері де бар. Саланың ерекшеліктеріне түзету жоба паспортының, салалық анықтамалықтардың және басқару әдістерінің икемді параметрлері арқылы жүзеге асырылады. Мұндай өнім, атап айтқанда, ADVANTA онлайн ақпараттық жүйесі болып табылады.
Жобаны басқару жүйесін (ROI) пайдаланудың артықшылықтары
Жобаны басқару жүйесі жобалық қызметтің тиімділігін арттыру арқылы өтеуі мүмкін және қажет - қаржымен, ресурстармен және мерзімдермен жұмыс істейтін әрекеттер (олар өз кезегінде қаржыға жақсы айналады). Ықтимал ROI (Return On Investment) есептеу үшін компания жобаларының қаржылық және уақытша сипаттамаларын алып, оларға жүйені енгізуден күтілетін бизнес пайдасын қолдану қажет.
Forrester Research мәліметтері бойынша жобаны басқарудың ақпараттық жүйесінен мүмкін болатын бизнес артықшылықтары:
- Компанияның стратегиясына сәйкес келмейтін жобалардың санын азайту
Қажет емес немесе стратегияға сәйкес келмейтін жобалардан бас тарту арқылы сіз жобалардың бүкіл портфолиосындағы шығындарды азайта аласыз.
- Ресурстардың тиімділігін арттыру
Жобалар арасында ресурстарды бөлуді жақсарту арқылы қызметкерлердің жүктемесін дәлірек бақылау.
- Бюджеттің асып кетуін азайту
Жоспарлауды жақсарту және шығындарды бақылауды күшейту арқылы қол жеткізуге болады.
- Сәтсіз жобалардың пайызын азайту
Рахмет тиімді құралдаржоба мониторингі, ақпараттық жүйе арқылы әдістемені енгізу, жобалық кеңсе өз мақсаттарына жете алмайтын, мерзімдері мен бюджетін орындай алмайтын жобалардың пайызын айтарлықтай төмендете алады.
- Жобалық кеңселер мен жоба менеджерлерінің жұмсайтын уақытын қысқарту
Деректерді жинауға және жоба күйі туралы қолмен есептерді шығаруға кететін уақытты қысқарту басымдылығы жоғары тапсырмалар үшін уақыт ресурстарын босатады.
Менеджмент үшін жобаны басқару жүйесінің қажеттілігін қалай негіздеуге болады?
Бұл сұрақ экономика саласына қарағанда психология саласына көбірек қатысты. Ұйым басшысы (немесе оның орынбасарларының тым болмағанда біреуі) жобаларды басқару жүйесін енгізуге мүдделі болмаса, онда мұндай жобаның сәтсіз аяқталатыны анық.
Менеджермен экономика туралы, сондай-ақ жобаны басқару тиімділігін арттыру туралы айту өте қажет. Жобалық кеңсені құрудағы инвестицияның қайтарымы туралы мақалалар, жобаларды басқарудың ақпараттық жүйелері, саладағы әріптестердің жақсартуларының мысалдары және өзіңіздің өте сәтті емес жобаларыңыздың артықшылықтарын қарапайым түсіндіру. Бірақ өзгерістердің нәтижелері үшін жауапкершілікті өз мойнына алмай (кем дегенде шектеулі) ештеңе жұмыс істемейді. Сондықтан жалғастырыңыз!
Жобаны басқару жүйесін әзірлеу
Оны дамыту керек пе?
Бүгінде нарықта көп заманауи жүйелержобаны басқару, ол бағдарламалаусыз компанияның қажеттіліктеріне бейімделуі мүмкін. Мұндай жүйенің мысалы ретінде ADVANTA болып табылады. Жобаны басқаруды ұйымдастырудың салалық ерекшеліктері мен міндеттері өте ерекше болған жағдайда ғана жобаны басқару жүйесін жеке әзірлеуге жүгінген жөн. Жобаларды басқару бөлімінің мәселелерін шешу үшін сіз дайын құралдарды бейімдей аласыз.
Сіз дамуға және қолдауға инвестициялауға дайынсыз ба?
Ішкі даму айтарлықтай уақыттық және қаржылық шығындардан басқа, жүйені одан әрі дамыту және қолдаумен байланысты көптеген тәуекелдерге толы екенін есте ұстаған жөн. Сондай-ақ теңшеу және бағдарламалау мүмкіндіктеріндегі шектеулері бар қораптағы жобаларды басқару құралдарын таңдаудың тәуекелдері туралы мұқият ойластырған жөн (мысалы, 1C, Microsoft Project Server + Sharepoint). Мұндай жобалар жиі үнемі жетілдіру және бағдарламалау форматына айналады, жобаның мерзімі бірнеше есе артады, сәйкесінше жобаның бюджеті бірнеше есе артады, компания өте бірегей бағдарламашылардың жұмысына тәуелді болады.
Жобаларды басқарудың ақпараттық жүйелерінің түрлері
Авторы техникалық сипаттамаларЖобаларды басқару жүйелерін келесі түрлерге бөлуге болады:
- Жергілікті/жұмыс үстелі (Microsoft Project сияқты)
- Клиент-сервер, бағдарламалық жасақтаманың негізгі құрамдас бөліктері серверде орнатылған кезде және клиенттік қосымша жергілікті компьютерде орнатылған кезде (мысалы, Microsoft Project Server, Oracle Primavera)
- Веб-негізделген - мұндай қолданбаларды пайдалану үшін тек интернет-шолғыш қажет (мысалы, ADVANTA)
Жобаларды басқарудың заманауи ақпараттық жүйелері веб-негізделген Интернет қосымшалары ретінде көбірек құрылуда. Олардың 2 ерекше белгілері бар:
- бағдарламалық құралдың орналасқан жерінде (бұлтқа немесе кәсіпорын серверіне негізделген жүйелер);
- баға моделіне сәйкес (жүйелер пайдаланудың барлық кезеңіне бір рет сатып алынады немесе пайдалану үшін жалдау ақысы алынады - SAAS).
Нарықта SAAS схемасы бойынша сатылатын жобаларды басқару құралдары үшін көптеген тегін немесе ортақ бағдарламалық жасақтама (арзан) бар. Әдетте, қымбат емес бағдарламалық қамтамасыз ету шағын командалар үшін жарамды және негізінен клиенттердің тізімін жүргізетін тапсырмалар менеджерлерінің (тапсырмаларды басқару жүйелері) функционалдығына ие (т.б.). Мұндай жүйелер негізінен шағын бизнеске бағытталған.
Орта және үлкен бизнесРесейде, әдетте, ол негізгі деректерді өз серверлерінде немесе жалға алынған деректер орталығында сақтау мүмкіндігін қалайды (бұл қажет болған жағдайда деректерді өзіңізге жылдам тасымалдауға мүмкіндік береді). SAAS схемасы бойынша бағдарламалық қамтамасыз ету қызметтерінің провайдерлеріне (ресейлік және батыстық) әлі де Ресейде бірнеше рет орын алған қауіпсіздік қатерлеріне, деректердің ағып кетуіне байланысты негізінен шағын бизнес сенімді.
Сондықтан, қазір ең негізделген шешім - барлық ақпаратты өзіңіздің немесе жалға алынған серверлік жабдықта сақтау мүмкіндігі бар онлайн жобаларды басқару жүйесін таңдау.
Жобаны басқару жүйесін таңдау
Егер сіздің ұйымыңыз үшін жобаны басқарудың ақпараттық жүйесін таңдау міндеті тұрса, онда сіз, әрине, стандартты жолмен жүріп, көптеген салыстырулар, рейтингтер мен шолуларды талдай аласыз. Бірақ ешқандай аналитикалық мақалалар сіздің компанияңыз үшін жобаны басқару құралдарының қайсысы жақсы екенін шеше алмайды.
Жобаны басқару құралдары
Жобаларды басқару бөлімін құруды жоспарлау кезінде мұндай құрылымның болуы барлық деңгейдегі жұмыс процестерін оңтайландырумен байланысты мәселелерді шешпейтінін түсіну керек. Жаңа бөлімше қызметкерлері өз міндеттерін ойдағыдай атқара алуы үшін оларға көмектесетін жобаны басқарудың ыңғайлы және функционалды құралдарымен қамтамасыз ету қажет. Мұны бірден емес, кейінірек, жаңа бөлімнің жұмысы барысында жасауға болады деп ойламау керек. Тиісті құралдарсыз ағымдағы жобалар бойынша аналитиканы алу мүмкін емес, яғни, кем дегенде, жобаларды басқару тиімділігін арттыру бойынша шаралар кешенін жоспарлау және олардың орындалуын бақылау.
Жобаны басқару құралдарының болуы келесі міндеттерді дәйекті түрде шешеді:
- Компанияның ағымдағы және жоспарланған жобалары туралы ақпарат жинау
- Аналитикалық жұмыс және ауытқуды анықтау
- Жобалық басқаруды стандарттауға бағытталған инновацияларды кезең-кезеңімен енгізу
- Жаңа құрылымның жұмысын бақылау және оны кейінгі жаңарту
Талаптарды құрастыру
Ең алдымен, сіздің болашақ ақпараттық жүйеңізге қойылатын талаптарды тұжырымдау маңызды. Техникалық тапсырма сөздерінен қорқудың қажеті жоқ, тіпті одан да көп айлар үшін мұндай құжаттарды әзірлеуге болады. Компаниядағы жүйенің негізгі менеджерлері мен бенефициарларының мақсаттарын, іскерлік талаптарын жинау, оларды қорытындылау және шешімдерді мұқият таңдауды бастау маңызды.
Тест жағдайын әзірлеу
Өте ақылды тәсіл - сіздің деректеріңізге негізделген сынақ жағдайын жасау бар процессжобаны басқару (сіз жобаларды басқаратындықтан, сізде қағаз жүзінде болмаса да, белгілі бір процесс бар). Оны нөмірленген тізіммен кәдімгі мәтін түрінде жазыңыз, жалпы талаптар тізімін бөлек жазыңыз және алғыңыз келетін есептердің тізімін тіркеңіз. Сіз осы сынақ жағдайын таңдайтын жүйелерді көру және тексеру үшін пайдалана аласыз. Бұл мысалды жүйені әзірлеушіге/жеткізушіге жіберіп, сіз үшін демонстрациялық/прототипті үлгілеуді сұраған дұрыс.
Жылдамдық, прототипті орнатудың қарапайымдылығы және жеткізушінің сіздің компанияңыз үшін мұны жасауға дайындығы тамаша лакмус сынағы болып табылады. Бұл сізге жүйені кейіннен енгізудің қарапайымдылығын/күрделілігін, жеткізуші мамандарының құзыреттілігін және сіздің нәтижелеріңіз үшін болашақ серіктестің сізбен жұмыс істеуге дайындығын көрсетеді.
Іске асыру серіктесін таңдаңыз
Айтпақшы, сіздің тапсырмаңызды талқылау, прототипті дайындау, жүйені тестілеу сатысында бағдарламалық қамтамасыз ету және қызмет көрсетуші компания өкілдерінің сізбен өзара әрекеттесу сапасы осындай маңызды жобаны іске асыру үшін сенімді серіктесті таңдау кезінде шешуші болып табылады. жобаны басқару жүйесі. Қосымша функционалдылық та, төмен баға да, басқа жүйелер мен жеткізушілердің белгілі бренді де сізге сәтсіз іске асырылған жобаның ықтимал экономикалық және беделіне келтірілген зиянның орнын толтыра алмайды. Әрине, сіз басшылыққа ең көп таңдауды ұсына отырып, бастапқы жауапкершілікті азайтасыз атақты брендтержәне көшбасшыға көлеңкеде қалып, бұл таңдауды жасауға мүмкіндік беру. Бірақ бұл сізге және сіздің компанияңызға маңызды нәтижелер әкеледі ме?
Жүйені таңдау және енгізу бастамашысының белсенді, дәлірек айтқанда, белсенді позициясы, оның жобаның нәтижелеріне немқұрайлылығы сіздің жолыңызда кездесетін қателіктерге қарамастан жобаның сәтті болуына мүмкіндік береді. Өйткені, сіз саналы таңдау жасайсыз және сізбен сенімді серіктес болады.
Жобаны басқару жүйесін енгізу
Жобаларды басқару жүйесін тәжірибеде енгізу – бұл компаниядағы жобаларды басқару мен өзгерістерді басқарудың барлық ережелеріне сәйкес басқарылуы қажет үлкен тәуелсіз ұйымдық жоба.
Жобаны дұрыс бастаңыз
Алдымен компанияда жобаны сауатты түрде бастау керек. Жоба жетекшісін тағайындау, қалыптастыру керек жұмыс тобыжәне жобаны басқару жүйесін енгізу бойынша өзінің ішкі жоспарын әзірлеу. Егжей-тегжейлі жоспар құрудың қажеті жоқ, жобаның ұйымдастырушылық (қай бөлімдерде) және функционалдық (қандай функционалдық) ауқымын нақты анықтап, бүкіл жобаны түсінікті және өзін-өзі қамтамасыз ететін кезеңдерге бөлу маңызды.
Жүйені енгізу жоспары жобаны іске асыру жөніндегі серіктеспен келісілуі керек (егер сіз сыртқы мамандарды тартуды жоспарласаңыз). Тәжірибелі серіктес өз тәжірибесіне сүйене отырып, жылдам нәтижеге қол жеткізу және әдеттегі қателіктер жібермеу үшін жүйені енгізу жобасын қалай дұрыс құру керектігін айтады.
Алғашқы нәтижелерді жылдам алыңыз
Жобадан алғашқы оң нәтижелерді жылдам алу өте маңызды. Бұл компания басшылығына таңдалған бағыттың дұрыстығына көз жеткізуге, ал жобаға қатысушылар мен жүйені пайдаланушыларды шабыттандырып, бүкіл жобаны жүзеге асыру үшін қосымша мотивациямен толықтыруға мүмкіндік береді.
Пилоттық жобаның көлеміне не кіруі керек?
Басқару процестерінің өзін қиындатпай, пайдаланушылар мен басшылыққа кәсіпорын жобаларын басқарудың ыңғайлы және қарапайым бірыңғай құралын беру қажет.
Пилоттық жобаның негізгі мақсаттары:
- Жасау бірыңғай регистржобалар, оны жоғарғы деңгейде жаңарту процедураларын іске қосу
- Жобалық құжаттаманың бірыңғай репозиторийін жасаңыз
- Құжаттарды әзірлеу және бекіту үшін негізгі процестермен жобаның жұмыс процесін автоматтандыру
- Жобаның барлық қатысушыларына жоба мәселелерін талқылау және ақпарат алмасу үшін бірыңғай жұмыс ортасын қамтамасыз етіңіз
Шын мәнінде, бірінші кезеңде барлығына мүмкіндік беретін жоба порталын алу маңызды мүдделі тұлғалартоп-менеджерлерден жобаға қатысушыларға дейін компанияда жобаларды жүзеге асыру кезінде ақпаратқа негізгі қажеттіліктерін қанағаттандыру.
Бұған қандай жүйе мүмкіндік береді?
Сондықтан мүмкіндік беретін біреуін таңдау маңызды:
- негізгі функционалдылықты оның кезең-кезеңімен дамыту мүмкіндігімен пайдалануды бастау (барлық функцияларды ескере отырып, дереу жобалануы және бағдарламалануы қажет қатаң жүйе емес);
- компаниядағы негізгі процестерді жылдам (1-2 аптада) іске қосу;
- іске асыру кезінде пайдаланушыларды үйрету оңай (пайдаланушы тек өзіне қажет функционалдылықты көреді);
- пайдаланушыдан қарсылық емес, жұмыстың қарапайымдылығының арқасында алғыс алыңыз (пайдаланушыға ыңғайлы интерфейс);
- жаңа процестерді автоматтандыру және компанияның жетілу деңгейінің жоғарылауына қарай енгізілген процестерді реттеу үшін кең функционалдық және оны теңшеудің икемді нұсқалары бар.