Осъществяването на командировки за повечето счетоводители, които едновременно водят досиета на персонала, е доста рутинен въпрос. Изглежда, че процедурата за командироване е разработена и тук не може да има трудности. Но на практика все още има ситуации, когато трябва да си счупите главата. Тази статия дава отговори на десет такива въпроса.
Въпрос номер 1: възможно ли е да изпратите служител в същия град?
Отговор: да, можете.
Кодексът на труда определя командировката като пътуване на служител по нареждане на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа (член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация). Както можете да видите, говорим за мястото на работа и то е посочено в трудовия договор (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация). По правило името на организацията и нейният адрес са посочени в трудовия договор като място на работа.
Оказва се, че изпращането на служител за изпълнение на работа в друга организация, дори и да се намира в същия град и дори на същата улица, формално може да бъде командировка. Това заключение се потвърждава и от нормата на параграф 3 от Правилника за командировките *. Пояснява, че мястото на постоянна работа е местоположението на организацията ( структурна единица), работата в която е предвидена в трудовия договор.
По този начин, ако служител ще работи в друга организация в същия град, тогава може да му бъде издадено командировка. В този случай не се изисква изплащане на дневни, тъй като служителят има възможност да се връща ежедневно в мястото си на пребиваване (клауза 11 от Правилника за командировките). Също така не е необходимо да плащате разходи за живот. За останалото, пътуването до този случайобработени по обичайния начин. Но тук друга трудност може да очаква работодателя. И това е вторият ни въпрос.
Въпрос No2: Командировка ли са редовните пътувания на спедитора?
Отговор: не, не е командировка.
Този извод следва от чл.166 Кодекс на труда. В него се посочва, че командировките на служители, чиито постоянна работасвързани с пътувания (куриери, служители за директни продажби, водопроводчици, електротехници, предоставящи услуги на обществеността) или дори се извършват по пътя (шофьори, кондуктори, пилоти, машинисти, спедитори), не се признават за служебни пътувания.
Съответно такива служители не трябва да издават удостоверение за пътуване за всяко пътуване и да плащат дневни пари. Това правило работи дори ако пътуването е до друг град и за няколко дни (например при спедитори).
Въпрос номер 3: може ли командировката да продължи един ден?
Отговор: да, може.
Всъщност в Кодекса на труда и в Правилника за командировките въпросът за минимална продължителносткомандировките деликатно се заобикалят. Само в параграф 2 от старата, все още съветска инструкция за командировки ** се казва, че удостоверение за командировка не може да бъде издадено, ако служителят трябва да се върне от командировка в същия ден, в който е изпратен в командировка . От това косвено следва, че командировката може да бъде еднодневна. Въпреки това, както вече беше споменато, по-късното законодателство (Кодексът на труда на Руската федерация и Правилникът за командировките) не съдържа такава клауза. Но тези актове също не съдържат забрана за еднодневни командировки.
От всичко това може да се направи само едно заключение - еднодневните командировки не са забранени, но е по-добре да се съставят документи за тях, както се казва, в пълен размер (удостоверение за пътуване и отчет). Няма да е излишно за данъчни цели. Моля, имайте предвид, че ежедневното еднодневна командировкасе заплащат само при пътуване в чужбина и то в размер на 50 процента от стандарта. При вътрешни "еднодневни пътувания" те не се заплащат (клаузи 11 и 20 от Правилника за командировките).
Въпрос номер 4: може ли командировката да продължи неопределено време?
Отговор: не, не може.
Старата Инструкция за командировката съдържа ясно правило, че продължителността на командировката не може да надвишава 40 дни, без да се брои времето за пътуване. Периодът на командировки за работници, ръководители и специалисти, изпратени да извършват монтаж, пускане в експлоатация и строителни работи, не може да надвишава една година (клауза 4 от Инструкцията за командировки). Правилата за пътуване (по-късен документ) обаче вече не съдържат такова ограничение. Така че в параграф 4 от Правилника се казва само, че работодателят определя периода на командировката, като взема предвид обема, сложността и други характеристики на служебната задача.
Оказва се, че работодателят, ако е необходимо, може да изпрати служителя в командировка за повече от 40 дни. Но безкрайно бизнес пътуване не може да бъде така или иначе. В крайна сметка, както си спомняме, командировката, съгласно член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация, е пътуване на служител за изпълнение на служебна задача. Съответно продължителността на командировката се определя от времето на изпълнение на тази задача, което е ясно записано в документа, съставен при изпращане на служител - удостоверение за пътуване.
По този начин, ако инспекторът по труда установи, че задачата е изпълнена, а служителят все още е в командировка или че задачата е формулирана по такъв начин, че изпълнението й може да продължи безкрайно дълго, тогава такова „командировка“ може да се случи да се признае за преместване на служителя. В този случай работодателят ще бъде изправен пред отговорност до спиране на компанията и дисквалификация на ръководителя (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). И ако данъчният инспектор открие това, тогава дневните и таксите могат да бъдат ударени. Освен това, ако командировката продължава повече от един месец, данъчните власти могат да решат, че фирмата е създадена.
Въпрос номер 5: как да определите деня на заминаване, ако самолетът излита в началото на първата нощ?
Отговор: денят на излитане ще бъде денят, предхождащ деня на излитане на самолета.
Това се дължи на факта, че съгласно параграф 4 от Правилника за командировките при определяне на деня на заминаване е необходимо да се вземе предвид времето, необходимо за пътуване до гарата, кея или летището, ако тези обекти са разположен извън населеното място. Тъй като летищата почти винаги се намират извън града, денят на заминаване ще бъде денят, в който служителят започне движението си към летището.
Моля, имайте предвид, че в този случай денят на заминаване няма да съвпада с датата, посочена на билета. Затова е по-добре да помолите служителя да запази и предаде в счетоводството и билет за транспорт, с който е стигнал до летището.
Въпрос номер 6: необходимо ли е да се предоставят допълнителни почивни дни на служител, който се е върнал от командировка, ако е работил шест дни на мястото на командировка?
Отговор: не, не е нужно.
Да предположим, че служител на основното място на работа работи пет дни в седмицата, а по време на командировка е работил шест дни работна седмица. Имаше ли право на допълнителни почивни дни? Отговорът на този въпрос е пряко фиксиран в параграф 8 от Инструкциите за командировки. Там се казва, че командирован служител се подчинява на режима на работно време и почивка на предприятието (сдружение, институция, организация), в което е изпратен. Това означава, че ако на мястото на командировката е определена шестдневна седмица, тогава служителят е длъжен да работи в събота. И не е необходимо да му осигурявате допълнителни дни почивка в замяна на тези работни съботи при завръщане от командировка.
В статията бяха разгледани проблеми, свързани с възнагражденията на командированите служители.
Въпрос № 7: Трябва ли да плащам дневни и хотел, ако командирован работник се разболее?
Отговор: да, трябва.
Тази точка също е пряко регламентирана в нормативни документи. Така в параграф 25 от Правилника за командировките се посочва, че служител, който се разболее по време на командировка, трябва да получи обезщетение и плащане за цялото време, докато не може да работи или се върне в мястото си на пребиваване поради болест.
А параграф 16 от Инструкциите за командировката решава въпроса за удължаване на командировката по време на заболяването. Освен това той го решава съвсем просто - дните на заболяване просто не са включени в периода на командировка, посочен в удостоверението за пътуване.
Въпрос номер 8: какъв документ трябва да се изготви при изпращане на служител в командировка?
Отговор: ваучер за пътуване.
Този проблем вече е решен съвсем ясно. Параграф 7 от Правилника за командировките гласи: „въз основа на решение на работодателя на служителя се издава удостоверение за пътуване, което определя продължителността на престоя му в командировка, както и определя датата на пристигане в пункта ( пунктове) на местоназначението и датата на заминаване от него (от тях). От това следва, че при изпращане на служител в командировка е необходимо да има решението на работодателя (формата на това решение не е посочена, което означава, че може да бъде както устно, така и неунифицирано), както и като удостоверение за пътуване, съставено съгласно унифициран формуляр № Т-10 (одобрен с резолюция Goskomstat на Руската федерация от 05.01.04 г. № 1).
Обърнете внимание, че по-рано имаше объркване по този въпрос поради факта, че законодателството предвижда променливост на дизайна. Работодателят може сам да реши какъв документ да изготви: заповед за командировка или командировъчен лист (клауза 2 от Инструкциите за пътуване). Но това правило вече не се прилага, тъй като противоречи на Правилника за командировките (член 423 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Въпрос номер 9: необходимо ли е да се компенсират разходите за бензин, ако служителят е отишъл в командировка с личен автомобил?
Отговор: Да, но при определени условия.
Трудовото законодателство не регламентира какъв вид транспорт служителят трябва да стигне до мястото на командировка. Логично е да се приеме, че този избор се прави от работодателя, съобразявайки съотношението на разходите и времето за пътуване, както и необходимостта от осигуряване на комфорта и безопасността на командирования работник.
По този начин, ако работодателят е договорил възможността за пътуване в командировка с личен транспорт (което е документирано), тогава той ще бъде длъжен да възстанови разходите на служителя, свързани с пътуването до и от командировката. Освен това в този случай служителят има право на служебни цели, чийто размер се определя по споразумение на страните по трудовия договор (член 188 от Кодекса на труда на Руската федерация). Компанията ще може да вземе предвид размера на обезщетението в.
Въпрос номер 10: какво ще стане, ако служителят изпусне влака или самолета?
Отговор: купете му нов билет.
В ситуация, в която служител закъснява за тръгването на транспорта, който трябва да го отведе до или от командировка, организацията се оказва в правна безизходица. Факт е, че член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация задължава работодателя да заплати пътуването на служителя до мястото на изпълнение на официалната задача и обратно. Задължава без никакви изключения и алтернативи. Това означава, че работодателят няма право да не плати втория билет.
Работодателят не може да удържи разходите за „просрочен“ билет от служител. Член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация не му позволява да направи това. Той съдържа изчерпателен списък от ситуации, при които е възможно да се удържат пари от заплатата на служител. И този списък не казва нищо за възможността за задържане на цената на неизползван билет. Следователно работодателят може или да преговаря със служителя по добър начин, или да се обърне към съда с иск за възстановяване на тази сума от служителя. Ако служителят се съгласи доброволно да внесе средства в касата, за да изплати щетите, причинени на компанията, тогава CCP няма да се изисква, тъй като няма факт за продажба на стоки, работа или услуги.
* Наредби за особеностите на изпращане на служители в командировки (одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749).
** Инструкция на Министерството на финансите на СССР, Държавния комитет по труда на СССР и Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 07.04.88 г. № 62 „За командировките в рамките на СССР“. Тази инструкциядейства в частта, която не противоречи на Кодекса на труда на Руската федерация и Правилника за командировките.
Бизнес пътуване - посоката на служител на организацията за изпълнение работни задълженияв район, далеч от основното място на работа. Такива пътувания са необходими на предприемачите, за да извършват дейности за привличане на клиенти, организиране на сътрудничество с контрагенти, търсене на нови области на развитие, закупуване на стоки и организиране на услуги.
внимание
По време на командировката служителят запазва длъжността си, работно място, заплата. Всички пътни разходи (път, храна, настаняване, допълнителни разходи) подлежат на възстановяване от приходите на организацията-работодател.
Кодекс на труда на Руската федерация
Общият ред за изпращане на служители в командировки е определен в глава 24 от Кодекса на труда на Руската федерация. Допълнителните аспекти на мерките за изпращане на работници в друго населено място се определят от вътрешния, трудовия и в трудовия договор на служителя.
Всеки служител може да бъде изпратен в командировка, независимо от длъжността и трудовия стаж. Основният документ, потвърждаващ легитимността на изпращането на работници на пътувания, е трудов договор. Ако гражданин извършва трудова дейност в компания с неформална заетост, това няма да е причина за отказ да се изпълни заповедта на предприемача.
Забележка
Ръководителят на компанията не е длъжен да иска от служителя разрешение за пътуване, но подобни действия не представляват нарушение на правата на работниците. Кодексът на труда на Руската федерация установява ограничения за изпращане на група лица в командировки.
Пълна забрана за пътуване е наложена за:
- жени по време на бременност;
- служители на възраст под 18 години (с изключение на творчески дейности);
- лица с увреждания, ако пътуването прекъсва рехабилитационни дейности.
Списъкът на лицата, чието принудително насочване в командировка противоречи на законодателна рамка, но допустимо с писменото съгласие на работника:
- жени до навършване на тригодишна възраст на детето;
- служител, извършващ трудова дейност въз основа на студентско споразумение;
- родители, които отглеждат сами деца под пет години;
- служители, които се грижат за роднини с увреждания (болест, увреждане);
- официални настойници до навършване на пълнолетие на децата;
- декларирани кандидати за служба в държавната структура (избори).
Осъществяването на командировка за горепосочените граждани е допустимо само след връчване на уведомление-направление и с тяхно писмено съгласие. Решението на работника трябва да бъде изразено на хартия. Подписът в заповедта не е потвърждение на волята на служителя, той е факт на запознаване.
Известието на работодателя трябва да съдържа следната информация:
- причини за необходимостта от командировка;
- период на пътуване;
- списък на правата на служителя, въз основа на които той има право да откаже да изпълни поръчката;
- гаранции, предоставени от работодателя при съгласие за пътуването (възстановяване на конкретни разходи, изплащане на бонуси и др.);
- дата на документа.
Разрешено е да се предостави колона във формуляра за уведомяване, в която служителят лично потвърждава факта на предаване на документа и пише съгласие с условията, описани от работодателя. За принуда към пътуване предприемачът може да понесе административна отговорност съгласно част 1 на член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.
Добри и лоши причини за отказ
Командировка - задължението на служителя при изпълнението трудова дейност. Отказът от пътуване е възможен само ако има основателни причини. Ако по време на работа служителят е дал писмено съгласие за такива пътувания, тогава неоснователен отказ може да доведе до дисциплинарни меркиили порицание. Липсата на документирано одобрение от служител не е изключение от дисциплинарните действия.
Лоялен лидер може по искане на служител да изпрати друг в командировка, да пренасрочи пътуването.
Уважителните причини за отмяна на командировка могат да включват:
- здравословни проблеми на самия работник (включително медицински противопоказания) или негови близки роднини;
- спешен случайкоито са засегнали живота на служител (пожар, наводнение, кражба на имущество и др.);
- спешна спешност за регистрация и получаване на определен документ (паспорт, наследство, регистрация на сделка с недвижим имот и др.);
- смърт на член на семейството;
- важно семейно събитие (годишнина от сватбата, годишнина, брак на деца и др.);
- брак;
- издръжка и възпитание на дете с увреждания;
- липса на предварителна информация за факта на пътуването;
- грешки в съпътстващи документиили тяхното отсъствие;
- недостатъчно финансиране на пътуването или пълно неплащане на аванса на пътните разходи.
Неуважителни основания за отказ за изпращане в командировка са:
- нежелание на работника;
- съвпадението на датите на пътуване с празници, рождени дни;
- метеорологично време;
- други маловажни фактори.
- преговаря с ръководството за постигане на компромис;
- дават аргументи за неоснователността на пътуването и нецелесъобразността на разходите;
- предлагат съдействие при подготовката за бизнес пътуване;
- изберете потенциален кандидат за заместник;
- щателна проверка на документите за пътуването;
- контролира времето на авансовото плащане за пътни разходи.
Инструкции стъпка по стъпка за отмяна на командировка
Ако служителят възнамерява да откаже да бъде изпратен в командировка, тогава той трябва да уведоми работодателя писмено за това, като даде сериозни аргументи, които са повлияли на решението.
Отказ от пътуване по семейни причини.
Ако служител, изпратен в командировка, има такива семейни обстоятелствавъзпрепятстване на планираното пътуване, той трябва да уведоми писмено работодателя.
Необходими подробности за теглене:
- адресат на заявлението (име и длъжност на висшестоящия ръководител);
- информация за кандидата (длъжност, пълно име);
- име на документа;
- основание за отказ;
- предложение за разрешаване на ситуацията;
- дата и подпис.
Примерно приложение:
Отмяна на пътуване по здравословни причини
Основание за отказ от пътуване е заболяване на служителя или медицински противопоказания за пътуването.
Ето примерен документ:
Отказ за изпращане на военнослужещ по договор
Заповед за преминаване военна служба, включително по договор, се регулира от федерален закон № 53 от 28 март 1998 г.
внимание
Военнослужещият няма право да откаже командировка, той може да се обърне към ръководството с молба за преразглеждане и съкращаване на продължителността на пътуването.
Основанията за заявлението могат да бъдат:
- заболяване на служител, изискващо стационарно лечение в лечебно заведение;
- влошаване на здравословното състояние на зависимия;
- ранно изпълнение на задачата;
- дисциплинарни нарушения по време на командировка;
- бизнес нужда;
- извънредни обстоятелства в семейството, изискващи личното присъствие на гражданин;
- други обстоятелства, изискващи пряко участие и присъствие на гражданин.
Всеки необоснован отказ от пътуване, както и неадекватно поведение на лице по време на командировка, ще доведе до започване на разследване за причините за укриване на задължения и налагане на съответно наказание.
Допълнителна информация
Заявление за намаляване на продължителността на пътуването се прави на името на висшето ръководство. Не забравяйте да посочите позицията и името на боеца в заглавката на документа. Следва изложение на жалбата и подробности за необходимостта от намаляване на продължителността на пътуването.
Заявлението се изпраща за преглед и одобрение. До получаване на одобрението е недопустимо напускане на мястото на командировка и прекъсване на услугата.
Кога можете да отмените командировка?
вниманиеНевъзможно е да избегнете изпращане в командировка, ако ръководителят не е одобрил заявлението за отстраняване от пътуването. Отказът за подписване на заповед за изпращане на командировка също не е причина за отмяна на командировка.
Има списък от ситуации, при които дори основателна причина не може да даде възможност на служител да откаже пътуване. Например спешен случай в компания, чието решение се крие в целта на пътуването; съдебни дела за обявяване на фирмата в несъстоятелност, ако служителят е командирован за сключване на нови договори с купувачи и др.
AT служебни задълженияна военнослужещите се назначава пункт за строго командироване със заповед на командния състав. Всеки статут на гражданин, преминаващ военна служба обществена услуга, определя за него процедурата за стриктно спазване на законодателните актове в тази област.
Ефекти
Решението на работодателя може да се обжалва пред упълномощени държавни органи (ЦКК, инспекция по труда, съд и др.).
Нюанси
- Военнослужещ, служещ по договор, има основание да напусне мястото на командировка предсрочно само по писмена заповед на командващия персонал.
- Работодателят трябва да получи писменото съгласие на служителя да бъде изпратен в командировка, когато денят на заминаване съвпада с почивен ден.
- Отказът на служител да подпише известие за командировка е дисциплинарно нарушение.
- Непотвърдено изявление на служител, че размерът на аванса за командировка не съответства на нивото на възможните разходи, не е основание за отказ от пътуване.
- Насочването на служител в командировка се документира под формата на заповед. Допълнителни форми се разработват директно във фирмата при необходимост.
- Съгласно регулаторните правни актове на Руската федерация, парична санкция за отказ от пътуване в командировка е неприемлива (освен ако такива условия не са предвидени в трудовия договор или позицията на компанията).
Кодексът на труда не е изчерпателен нормативен документ, а съдържа основен набор от правила, чието спазване е отговорност и на двете страни. Всяка конкретна спорна ситуация има няколко начина за разрешаване, не винаги конфликтни и с последствия. Затова се препоръчва на работодателите да спазват закона и да създават благоприятни условияза командировки, а служителите да не прибягват до хитрост и измама, да изпълняват съвестно трудовите си задължения.
В момента почти никоя компания не може без командировки - понякога трябва да сключите споразумение с доставчици, след това да уредите проблеми с клиенти (например да настроите доставеното оборудване) и т.н. Днес ще разгледаме стъпка по стъпка процедурата за изпращане на служител в командировка и посочете типични грешкиработодатели в същото време.
Според Изкуство. 166 от Кодекса на труда на Руската федерацияКомандировката е пътуване на служител по нареждане на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа. Не се признават за командировки командировки на лица, чиято постоянна работа се извършва на път или има пътнически характер.
Установени са характеристиките на изпращане на служители в командировки Регламентодобрени Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г.749 .
1. Изберете кого да изпратите. Първата стъпка е да запомните ограниченията, установени от трудовото законодателство. Така че някои служители са напълно забранени да бъдат изпращани в командировки, а някои могат, но само с тяхното писмено съгласие.
Посредством Изкуство. 259 от Кодекса на труда на Руската федерациязабранява се изпращането на бременни жени в командировки. Забранено е изпращането на непълнолетни в командировки (с изключение на изобилни творчески работници средства за масова информация, кинематографски организации, телевизионни и видео екипи, театри, театрални и концертни организации, циркове и други лица, участващи в създаването и (или) представянето (излагането) на произведения, в съответствие със списъците на произведения, професии, длъжности на тези служители, одобрени Постановление на правителството на Руската федерация от 28 април 2007 г.252 ).
Забележка!
По време на срока на действие на договора за чиракуване служителите не могат да бъдат изпращани в командировки, които не са свързани с чиракуване ( Изкуство. 203 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Освен това обърнете внимание на програмата за рехабилитация на лице с увреждания, ако се планира да го изпратите в командировка. Ако в този документсъдържа забрана за служебно пътуване, изпращането на лице с увреждания в командировка ще бъде незаконно и може да доведе до административна отговорност за работодателя. Това следва от Изкуство. 23 федерален законот 24.11.1995 г. бр. 181-FZ „На социална защитахора с увреждания в Руска федерация» : се създават хора с увреждания, наети в организации, независимо от организационно-правните форми и форми на собственост необходимите условиятруд в съответствие с индивидуалната програма за рехабилитация на лице с увреждания.
Изпращането в командировка на жени с деца под тригодишна възраст се допуска само с тяхното писмено съгласие и ако това не им е забранено в съответствие с медицинско заключение. Припомняме, че изд медицински организациитакива заключения са одобрени Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 02.05.2012 г. 441n.
Тук е важно да разберете какво медицински докладима значение за работодателя - сертификат няма да работи. Заключенията се издават на гражданите въз основа на резултатите от медицински прегледи, медицински прегледи, медицински прегледи, взети решения лекарска комисия, както и в други случаи. Но сертификатите се издават от лекари (в някои случаи фелдшери и акушер-гинеколози) въз основа на записи в медицинската документация на гражданите или въз основа на резултатите от медицински преглед.
Имайте предвид, че е необходимо да получите писмено съгласие за командировка и да проверите за медицински противопоказания, ако се планира да отидете в командировка ( Изкуство. 259, 264 от Кодекса на труда на Руската федерация):
- баща, който отглежда деца без майка;
- настойник (попечител) на непълнолетни;
- майка (баща), отглеждаща (и) без съпруг (съпруга) деца на възраст под пет години;
- служител с дете с увреждане;
- служител, който се грижи за болен член на семейството в съответствие с медицинско заключение.
Общество с ограничена отговорност"Април" (ООД "Април") Реф. Не. 12/4 Мениджър връзки с обществеността от 15.04.2015 А. И. Пономарева Уважаема Анна Ивановна! Молим ви да дадете съгласието си да бъдете изпратени в командировка от 20.04.2015 г. до 25.04.2015 г. в ЗАО Нижни Новгород Ярмарка, разположено в Нижни Новгород, за участие в изложението SadExpo 2015. Допълнително Ви информираме, че Вие на основание чл. 259 от Кодекса на труда на Руската федерация, имате право да откажете да бъдете изпратени в командировка, тъй като имате дете на възраст под три години. Директор ИвановВ. П. Иванов Съгласете се да пътувате. Запознат съм с правото на отказ от командировка. Мениджър връзки с обществеността, Пономарева, 15.04.2015 г |
Разбира се, служителят може да изрази своето съгласие или несъгласие за командировка във формуляра отделен документ, като заявлението, което ще подаде кадрово обслужване. В този случай е препоръчително да посочите в известието срока, в който служителят да вземе решение, например: „Можете да докладвате взетото решение в отделно заявление, което трябва да бъде изпратено до отдела за персонал до ... (такава и такава дата).“
3. Издаваме поръчка. Преди да говорим за заповедта, припомняме, че по-рано, за да бъде изпратен в командировка, беше необходимо да се издаде служебно назначение и удостоверение за командировка на служител. Въпреки това, поради направени промени Постановление на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. 1595 в Позиция, регистрацията на тези документи се отменя. С тях се потвърждаваше присъствието на служител в определен час на конкретно място за възстановяване на разходи във връзка с командировка. Но различни отдели пишат, че в някои случаи знаците в удостоверението за пътуване не могат да бъдат физически поставени (например при преговори с лица), следователно фактът на присъствие на мястото на командировка в определеното време може да бъде потвърден с други документи - заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка, документи за пътуване, хотелска сметка ( писма на Министерството на финансите на Руската федерация от 16.08.2011 г. №.03-03-06/3/7, Министерството на труда на Руската федерация от 14 февруари 2013 г. №.14-2-291 ).
Забележка
Тъй като отпадна необходимостта от издаване на трудова поръчка и командировъчен лист, в заповедта за командировка е служебната командировка да бъде написана максимално подробно, тоест целта на пътуването, т.к. както и времето на това задание.
До 08.01.2015 г. като основание за издаване на заповед обикновено се посочва служебното задание, тъй като според предишната редакция Регламентицелта на командировката на служителя е определена от ръководителя на изпращащата организация и е посочена в длъжностното разписание, което е одобрено от работодателя.
След посочената дата, като основа за издаване на заповед, можете да посочите подробности за документите (ако има такива), в съответствие с които служителят е трябвало да бъде изпратен в командировка (споразумение с контрагент, заповед за извършване на оглед, покана за изложба и др.).
Тъй като организацията има право да продължи да издава бизнес задачи за командировки и да изисква от служителите да докладват за тяхното изпълнение (ако е предвидено от местните регламенти), като основа на поръчката можете да посочите и заданието за работа.
Забележка
За да изпратите служител в командировка, можете да издадете заповед в унифициран формуляр T-9 (T-9a за изпращане на група служители) или във формуляр, разработен и одобрен от самата организация.
Заповедта се подписва от ръководителя на организацията (или друго упълномощено лице) и служителят се запознава с този документ срещу подпис.
Отделно, нека поговорим за срока на годност. Съгласно Списъка на типичните управленски архивни документи, създадени в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи сроковете на съхранение, одобрен Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. 558 , заповедите за изпращане в командировка трябва да се съхраняват ( 19):
- в рамките на 75 години - ако са издадени заповеди за продължителни вътрешни или задгранични командировки, както и за командировки на служители с тежки, вредни и опасни условиятруд;
- в рамките на пет години - при заповеди за краткосрочни вътрешни и задгранични командировки.
Дружество с ограничена отговорност "Пролет" (ООД "Пролет") Заповед №31 за изпращане на служител в командировка Изпратете в командировка Иванов Иван Иванович, водещ специалист на отдела информационни технологии, на Leto LLC, разположено в Арзамас, област Нижни Новгород, за период от 3 (три) дни от 21 април до 23 април 2015 г., за да предостави инсталационни услуги софтуер, предназначени за управление на движенията на подвижните звена на доставяните машини. Мотиви: договор за доставка № 24 от 13.01.2015 г., сключен между „Весна“ ООД и „Лето“ ООД, бележка от началника на отдел „Информационни технологии“ П. П. Петров за необходимостта от инсталиране на софтуера от 13.04.2015 г. Директор СидоровС. С. Сидоров Запознат със заповедта. Иванов, 14.04.2015 г |
За издаване на пари в брой на служител срещу отчет за разходите, свързани с дейността на юридическо лице, индивидуален предприемач, образец на разходен касов ордер 0310002 се съставя по писмено заявление на отговорното лице, съставено в произволна форма и съдържащо запис на сумата на паричните средства и периода, за който са издадени, подписа на ръководителя и датата ( Клауза 6.3 Инструкции на Банката на Русия от 11 март 2014 г. №. 3210-U „За процедурата за поддържане парични операции юридически лицаи опростена процедура за извършване на касови операции от индивидуални предприемачи и малки предприятия ").
Въз основа на заповедта за изпращане в командировка счетоводителят изчислява предварителния размер на разходите, свързани с пътуването, съгласува го с ръководителя на командировката и главния счетоводител.
Сумата, която трябва да бъде изплатена на служителя, се определя въз основа на продължителността на командировката, посочена в заповедта за изпращането му, разходите за пътуване, приблизителните разходи за плащане на жилище, размера на дневните надбавки, установени в организацията за командировки в Русия и чужбина. Ако служител е изпратен в командировка извън Руската федерация, плащането и възстановяването на разходи в чуждестранна валута (включително плащане на аванс или възстановяване на неизразходван аванс в чуждестранна валута) се извършват, като се вземат предвид Федерален закон № 10.12.2003 г 173-FZ „За валутното регулиране и валутния контрол“ (клауза 16 от Правилника).
5. Коригираме напускането на служителя. Въз основа клауза 8 от Правилникаработодателят е длъжен да води регистър на служителите, които напускат командировки от изпращащата организация и пристигат в организацията, в която са командировани. Това се прави в съответните списания. Според Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 11 септември 2009 г. 739nработодателят или упълномощено от него лице със заповед (инструкция) трябва да назначи служител на организацията, отговорен за поддържането на дневник за заминаване и дневник за пристигане.
Формата на регистъра на служителите, напускащи командировки от изпращащата организация, е дадена в Приложение 2 към тази заповед. Отразява информация за фамилията, собственото име и бащиното име на командирования работник, името на организацията, в която е командирован, дестинацията.
Имайте предвид, че формулярът предвижда колона „Дата и номер на удостоверението за пътуване“. И така, след промяната в Позиция, тоест от 01.08.2015 г. тази колона ще остане празна.
Забележка!
Работодателят (или упълномощено от него лице) е длъжен да осигури съхраняването на дневника за заминаване и дневника за пристигане пет години от датата на регистрацията им.
6. Поставяме бележки в графика. Защото по силата на Изкуство. 91 от Кодекса на труда на Руската федерацияработодателят е длъжен да води записи за действително отработеното време от всеки служител, времето, прекарано в командировка, трябва да бъде записано в листа за време. Спомнете си, че отчитането на работното време се извършва в графика за време и работодателят има право да прилага като унифициран формуляр T-13 от Постановления на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2014 г. №. 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на основно обучение счетоводна документацияотносно отчитането на труда и неговото заплащане ", и формата на отчетната карта, разработена самостоятелно.
Въз основа клауза 8 от Правилника действителен срокпрестоят на мястото на командировка се определя от документите за пътуване, представени от служителя при завръщане от командировка. В случай на пътуване до мястото на командировка и (или) обратно до мястото на работа с личен транспорт ( пътнически автомобил, мотоциклет) действителният период на престой на мястото на командировката е посочен в бележка, която се подава от служителя при завръщане от командировка на работодателя едновременно с оправдателни документи, потвърждаващи използването на посочения транспорт за пътуване до място на командировка и обратно (пътни листове, сметки, разписки, касови бележкии т.н.).
Дните на отсъствие на служител от работното място поради командировка се обозначават с код "К" (или "06" - "командировка"), докато броят на отработените часове не се посочва.
7. Приемаме отчета. При завръщане от командировка служителят трябва да се представи на работодателя в рамките на три работни дни предварителен отчетвърху изразходваните суми във връзка с командировката и да извърши окончателния разчет на издадения му паричен аванс преди заминаването за пътни разходи.
За пътни, квартирни и други разходи, извършени със знанието на работодателя, служителят трябва да отчете. Но не е необходимо да се отчита за дневни - основата за плащането им ще бъде броят на дните в командировката, записани в заповедта за изпращане в командировка.
Предварителният отчет се придружава от документи за наемане на квартира, действителни пътни разходи (включително заплащане на услуги за издаване на документи за пътуване и предоставяне на спално бельо във влакове) и други разходи, свързани с командировка.
Спомнете си, че организациите използват формуляра за предварителен отчет AO-1, одобрен Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.08.2001 г. 55 .
Забележка
За организациите от публичния сектор е въведена различна форма на предварителен отчет, както и разписание. Понастоящем Заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 март 2015 г. № 52n „За утвърждаване на формуляри на първични счетоводни документи и регистри“ е в процес на регистрация в Министерството на правосъдието. счетоводствоприлагани от властите държавна власт(държавни органи), органи на местното самоуправление, държавни органи извънбюджетни средства, държавни (общински) институции и Насокиза тяхното приложение." От влизане в сила тази поръчкапосочените институции ще трябва да използват утвърдените от тях формуляри.
Типични нарушения
Когато изпращат служители в командировки, работодателите допускат доста широк спектър от грешки, вариращи от неправилна регистрация до неправилно възстановяване на разходи.Някои работодатели:
- изпращане на служители, на които е забранено да бъдат командировани там;
- не запознават служителя с правото да откаже командировка, когато по силата на Кодекса на труда на Руската федерация е бил длъжен да го направи;
- изискват от служителя да изпълнява задължения, които не са предвидени в трудовия договор по време на командировка;
- не отразяват командировката в разписанието;
- не издават заповед за изпращане в командировка.
Обобщете
След извършване на промени в Позицияформализирането на командировка беше опростено - нямаше нужда от съставяне на командировка и удостоверение за пътуване. Основният документ, потвърждаващ, че служителят е в командировка, е заповед за изпращането му в командировка. Но не забравяйте определени случаиотносно изпълнението на други документи - съгласие на служителя за командировка, известие за отказ от командировка и др. - и също така съхранява документи по предписания начин.- член 166 от Кодекса на труда
Командировката е пътуване на служител по нареждане на работодателя. Задачата може да бъде всичко: да се срещнете с клиент, да говорите на семинар или да купите кафе. В закона няма ограничения.
Не всяко пътуване се счита за командировка, има условия:
- пътуване за определено време.Служител може да бъде изпратен в командировка за един месец, но не и с условието „докато не изпълните задачата“;
- на отдалечено разстояние от постоянното място на работа.В закона няма разстояния в километри, но трябва да е достатъчно отдалечено от постоянното място на работа. постоянно място- какво пише в договора. Да приемем, че Мария е оператор в кол център и отговаря на обаждания от дома си във Волгоград. Ако мениджърът я покани да дойде в Москва за общо събрание, пътуването е командировка. Ако срещата е в кафене във Волгоград, тогава не;
- работата на служителя не е свързана с постоянно пътуване.Ето диригента, същността на работата му е в пътуване, така че те не се считат за командировки. Но ако анализаторът на качеството на пътуване пътува като водач, пътуването ще се превърне в бизнес пътуване за него;
- служителят работи в държав.Ако Мария от кол центъра работи на договор за услуги, тя не може да има командировки.
Не всички служители могат да бъдат изпратени в командировка, има изключения: бременни, непълнолетни, служители по болест и на студентски договор.
Документи за пътуване
Според Кодекса на труда не е достатъчно устна молба за командировка, необходими са три документа: правилник за пътуване, заповед и аванс.
Правила за пътуване - в правителствен указ
Правилник за командировките- документ, в който работодателят описва правилата за командировки. С помощта на разпоредбата е по-лесно да се договорите със служителите относно правилата и да покажете на проверяващите държавни агенции, че всичко е наред с командировките. Затова опишете всичко, което смятате за полезно.
Примерен списък с въпроси, на които може да се отговори:
- кои служители имат право да пътуват. Например всеки служител, ръководители на отдели или просто мениджъри по продажбите;
- кой координира командировката и как се извършва. Да кажем, че висш мениджър се съгласява в имейл от корпоративната поща;
- като служител заявява желание да замине в командировка. Има такава опция: той пише писмо до главата, обосновава необходимостта, а шаблоните за заявление и обосновка са в такова и такова приложение;
- колко плаща компанията за пътни разходи. Например, ако говорим за обучение, компанията плаща половината от разходите, а ако става въпрос за сделка - сто процента;
Възстановяване на средства за обучение на служители
Позицията няма строга форма, компанията я изготвя сама.
Поръчка.В заповедта работодателят записва датите и целта на пътуването. „Спасете красотата и поставете всичко на нула“ е лоша цел, има изисквания за целите:
- Целта е съобразена с бизнес сферата. Ако фирмата продава плодове и зеленчуци на едро, а служителят отива при доставчика домакински уреди, изглежда подозрително;
- отговори описание на работатаслужител. Счетоводител отива в командировка, докато учи маркетинг. Ако счетоводителят се нуждае от маркетинг за работа, по-добре е да се направят обяснения какво и какво дава на компанията;
- може да се измери. Например, преговорите са обща цел, но постигането на подписване на договор за доставка е специфична и може да бъде измерена.
Заповедта има стандартна форма, но работодателят има право да измисли и одобри своя собствена. Формата за поръчка може да се направи еднократно и да се използва за всички командировки.
Предварителен отчет— всички разходни документи: билети, бордни карти, извлечения от карти за плащане на такси или стая, договор за наем на апартамент. Като цяло всичко, което работодателят планира да възстанови на служителя.
След командировка служител иска формуляр за авансов отчет в счетоводството и въвежда наименованията на разходните документи и суми.
Служителят предава билети и чекове в счетоводния отдел заедно с формуляра
Ето един дизайнер, който е летял до Лондон в командировка и прилага копие от бордната карта, билет за метрото и чек за мобилни комуникации към предварителния отчет:
Служителят представя заедно с авансовия отчет оригинали или копия на билети, чекове, разписки
На практика все още се случва. Служител подава документи в счетоводния отдел: билети, чекове, хотелски сметки - счетоводителят въвежда информация в 1C и отпечатва предварителен отчет. Служителят трябва да подпише готовия протокол.
Това са всички необходими документи. Работодателите също изискват от служителите да водят отчет за резултатите от командировка: какво са направили, какво са постигнали и как, но служителите не изискват такъв отчет. Ако командировъчните са големи или има много командировки, съветвам ви да правите копия на отчетите и да ги пазите в случай на данъчни или трудови проверки. Изведнъж ще има въпроси.
На какво обръща внимание данъкът?
Ако една компания работи по опростена система „Доходи минус разходи“ или обща данъчна система, тя има право да намали данъците върху размера на разходите за командировка. Вярно, данъчните може да се интересуват, ако направите нещо нередно. Ето за какво да внимавате.
Разходи за опростяване
Ежедневно.Разходите могат да включват не повече от 700 рубли на ден за командировки в Русия и до 2500 рубли за командировки в чужбина.
Относно глобите за неправилни разходи - член 122 от Данъчния кодекс
Документи за оправдаване на разходите.Не можете просто да запишете цената на самолетните билети като разходи - имате нужда от доказателство за факта на пътуването: бордна карта за самолет, електронен билетИ би било хубаво да имате фоторепортаж от командировка.
Какъв е рискът от работодател без документи за командировка
Ако работодателят е организирал командировка, няма риск. Проблемите започват, когато няма документи. При командировки без документи работодателят рискува да получи глоба, производство с инспекция по трудаи със служителите.
Не мога да платя за злополука.Тук служител отива на конференция, а там върху него пада стойка и го наранява. Съгласно Кодекса на труда работникът или служителят е наранен по време на работа, което означава, че той има право на обезщетение. В същото време обезщетение не може да бъде изплатено, ако служителят не е официално в командировка. А ако няма пари, работодателят чака жалба до инспекцията по труда.
Не може да бъде наказан за ходене.Да приемем, че управителят на магазина изпрати управител в друг град, за да се срещне с клиент в събота. Управителят се срещна със стари приятели от Селмаш и се разходи из града, вместо да работи. Дори директорът да иска да го накаже – да го уволни или да вземе глоба, няма да стане. Формално служителят не е работил и не е бил в командировка.
Относно глобите за командировки - член 5.27 от Кодекса за административните нарушения
Съществува риск от недоплащане на служителя.За дните на командировка работодателят не издава заплата, но средни доходикоето може да е повече от заплатата. Ако плащате по-малко, има риск служителят да се оплаче, а работодателят да получи глоба.
Има глоби за неправилни документи за командировка или неправилно изчисляване на плащанията:
- за индивидуален предприемач - от 5 000 до 30 000 рубли;
- компании - от 50 000 до 100 000 рубли.
Глобите, както обикновено, не са всичко: никой не иска инспектор да задава въпроси за условията на труд на служителите и да ги моли да докладват. Имам прост съвет: не пестете време и оформете всички документи за командировка.
Работата на всяко предприятие е неразривно свързана с командировките на неговите служители. А командировката изисква специфични разходи - за закупуване на храна, наемане на апартамент или хотел, пътуване в обществен и (или) личен транспорт. За да отчетете тези разходи за разходите на компанията, съставете определени документи.Подготовката на повечето от тях трябва да се извършва от служител по персонала. Ако обаче няма такъв в държавата, тази отговорност пада върху вас като работодател.
В нашата статия ще отговорим на следните въпроси:
какво е командировка;
кой има право да пътува и кой не;
какви документи са необходими за командировка и как да ги съставите правилно и др.
Какво е командировка?
Командировката си е пътуване специалист на пълно работно времев друго населено място, за да изпълни задачата на гл. Мястото на трудова дейност е единицата, в която лицето работи въз основа на споразумение и (или) заповед за работа. За командировка ще се счита пътуването на служител от главния офис до и обратно.
Работата на шофьори, спедитори, куриери е свързана с постоянен престой на пътя. Съгласно член 168.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, такива служители също имат право на обезщетение собствени разходисвързани с пътуване и наемане на апартамент (хотел). Когато съставяте колективен трудов договор с вашите служители, трябва ясно да напишете списък на служителите, чиито дейности ще имат пътуващ характер.
Кой може да бъде изпратен в командировка и кой не?
Само според Кодекса на труда член на персоналавашата организация, с която сте сключили договор. Има изключения от това правило.
Не можете да изпратите в командировка:
бременни жени;
непълнолетни (изключение - творчески служители на медиите, театри, циркове, концертни институции, професионални спортисти);
хора, които работят на студентски договор.
Особен случай са жените с деца под 3 години. Възможно е да се изпрати такава категория работници, но жената трябва да даде съгласието си за това (писмено). В този случай пътуването не трябва да бъде противопоказано от лекуващия лекар. Съгласно член 259 от Кодекса на труда предприятията трябва да уведомят писмено служителя, че може да откаже да пътува. Всичко по-горе се отнася изцяло за лица, които се грижат за болни членове на семейството си и (или) имат деца с увреждания (детски увреждания).
Как се третира напускането на фрийлансър?
Както отбелязахме по-горе, можете да изпратите само служител от държавата в командировка. Но в някои случаи работодателят трябва да изпрати служител, с какъв граждански характер. Такъв документ например може да бъде договор за възлагане или договор. В този случай компанията може да поеме и разходите на лице, свързано с командировка. Разбира се, за това разходите трябва да са не само пряко свързани с тази поръчка, но и документално доказани. Служителят трябва да предостави разписки и чекове.
AT граждански договортрябва да има отделна клауза относно възстановяването на разходите. Тогава вашият служител няма да плаща данък върху доходите на физическите лица върху получените пари и вие ще плащате средства на различни извънбюджетни фондове.
Важно: понякога данъчните власти приписват „пътни надбавки“ на свободни професии като част от доходите им.
Как да защитите невинността си пред инспекторите?
Използвайте тези аргументи. Ако човек изпълнява вашата задача, значи той започва да работи. А съгласно чл.67 от Кодекса на труда в този случай трудовият договор се смята за сключен, дори и да няма собствена форма на хартиен носител. Следователно всички твърдения на данъчните власти са неоснователни. Трябва да се отбележи, че същото важи и за съдилищата. И все пак, за да избегнете ненужната бюрокрация, ви съветваме да сключвате срочни трудови договори със свободни професии за периода на тяхната „командировка“.
Колко време може да продължи командировката?
Законодателството не определя най-краткия период на командировка. Така можете да изпратите свой служител дори за един ден. Продължителността на командировката се определя от ръководителя на предприятието, като се вземат предвид обемът, сложността и други характеристики на възложената на работника задача.
Денят на заминаване съвпада с датата на изпращане на съответните превозно средство. Ако транспортът тръгва преди 24.00 часа, тогава денят на заминаване е този ден. Иначе следното.
Документи за пътуване
Преди да изпратите служител в командировка, попълнете следните документи:
разпределение на длъжността (изисква се формуляр Т-10а);
заповед за изпращане на служител в командировка (формуляр № Т-9 или № Т-а);
удостоверение за пътуване (попълнете формуляр № Т-10).
Назначението за работа е документ, който се съставя от ръководителя на служителя, изпратен на пътуване. За да направи това, той използва формуляр, одобрен от Държавния статистически комитет на 5 януари 2004 г.
Подробностите за документа са както следва:
Пълно име и длъжност на служителя, изпратен в командировка;
отдел, цех или друго поделение на предприятието, в което работи лицето;
място на изпращане - държава, населено място, име на фирмата;
продължителността на поръчката, датата на нейното начало и край;
името на фирмата, която ще плати пътните разходи;
основанието, на което служителят е изпратен в командировка.
Този документ се подписва от ръководителя на структурното звено и се одобрява от компанията. След това отдел персонализготвя заповед за изпращане в командировка.
При пристигането си на мястото на работа човек попълва 11-ти раздел на документа, който се нарича „Кратък отчет за задачата“. Докладът се одобрява от прекия началник на пътуващия. Сервизното задание се отнася до документи строга отчетност- трябва да се съхранява в архива 5 години. В края на командировката се предават за заплащане заданието, авансовата справка и удостоверението.
След това трябва да съставите друг документ - заповед за изпращане в командировка. За този документ се използва формуляр № Т-9, ако едно лице е изпратено в командировка и формуляр № Т-9а, ако са няколко.
Поръчката трябва да включва следната информация:
Трите имена и длъжност на командирования;
отдела, в който работи;
място на командировка;
Заповедта изисква източник, от който служителят да покрива разходите си. Може да бъде както вашата компания, така и домакин. Заповедта се подписва от директора на дружеството. Командированото лице трябва да прегледа документа и също да го подпечата с подпис. Подобно на сервизно задание, поръчката се съхранява в архив 5 години.
Удостоверението за пътуване е документ, въз основа на който счетоводството изчислява и изплаща дневни пари. За удостоверяване се използва формуляр на формуляр № Т-10.
В специален раздел на сертификата работникът трябва да направи бележки във всяка от дестинациите за своето пристигане и заминаване. Освен това тези знаци трябва да бъдат запечатани с печата на компанията, в която е изпратено лицето.
Винаги ли е необходимо да се сертифицирате?
Този документ може да се освободи от:
клонове и чуждестранни фирми;
организации, които изпращат свои служители в командировки в чужбина. В този случай датите на пристигане в страната и заминаване от нея са посочени в паспорта.
Можете също да направите без сертификат, когато човек се върне на работното си място в деня на заминаването. Подобно на другите документи, удостоверението трябва да се съхранява в архива 5 години. Трябва да регистрирате самоличности в определен регистър. Документите на хората, дошли в командировка от други фирми, трябва да бъдат регистрирани в друг дневник.
хотелски командировки