За успешното изпълнение на планираните промени в компанията е необходимо ясно да се разбере, че всяка бизнес единица се нуждае от непрекъснат инженеринг. Непрекъснатото инженерство включва подход към бизнеса като процес. Процесът е последователност от икономически действия (задачи, работа, взаимоотношения), предварително определени от бизнес цели. Понякога се казва, че бизнес процесът е набор от стъпки, които фирмата предприема от едно състояние в друго или от "вход" към "изход". Входовете и изходите тук не са части от фирмата или нейните подразделения, а събития. Общо управлениебизнес и бизнес процесите се нарича "бизнес инженеринг", което означава постоянното проектиране на процесите - дефинирането на входове и изходи и последователността от стъпки - в рамките на бизнес единица.
В наши дни концепцията за бизнес реинженеринг става популярна при проектирането на бизнес процеси. Основателят на теорията за реинженеринг, М. Хамер, дефинира тази концепция по следния начин: „фундаментално преосмисляне и радикална промяна в решенията относно бизнес процесите, за да се постигнат забележими подобрения в критичните показатели за ефективност като разходи, качество, обслужване и скорост ."
Реинженерингът има следните свойства:
- той изоставя остарелите правила и разпоредби и започва бизнес процеса, така да се каже, с " на чисто“, това ви позволява да преодолеете негативното въздействие на догмите;
- той пренебрегва установените системи, структури и процедури на компанията и радикално променя, преоткрива начини стопанска дейност- ако е невъзможно да промените своя бизнес средатогава можете да преправите бизнеса си;
- това води до значителни промени в показателите за ефективност.
Реинженерингът се прилага в три основни ситуации:
- в условия, когато компанията е в състояние на дълбока криза;
- в условия, когато текущото състояние на компанията е задоволително, но прогнозите за нейната дейност са доста неблагоприятни;
- в ситуации, в които агресивни, проспериращи организации се стремят да увеличат разликата от конкурентите и да създадат уникални конкурентни предимства.
Основните етапи на реинженеринга:
- формиране на желания имидж на фирмата (основните елементи на конструкцията са стратегията на фирмата, основните насоки, начините за постигането им);
- създаване на модел на съществуващия бизнес на компанията (за създаване на модел се използват резултатите от анализа на организационната среда, контролни данни; определят се процеси, които се нуждаят от преструктуриране);
- разработване на нов бизнес модел - директен реинженеринг (препроектират се избрани процеси, формират се нови функции на персонала, създават се нови информационни системи, тества се нов модел);
- внедряване на новия бизнес модел.
Реинженерингът на бизнеса е процес на бърза промяна, основан на поредица от бързо взети и реализирани управленски решения, основани на прилагането на съвременни научни методи и използването на практическия управленски опит.
Информационни системи за управление на предприятието (EMIS)
Нека започнем с определенията, необходими за разбиране на по-нататъшните разсъждения. Последователното разглеждане на тези дефиниции дава възможност да се навлезе в областта на информационните системи за управление на предприятието (EMIS), необходими на съвременния мениджър.
Информация - информация за заобикалящия свят (обекти, явления, събития, процеси и др.), които намаляват съществуващата степен на несигурност, непълнота на знанието, отчуждават се от техния създател и се превръщат в съобщения (изразени на определен език под формата на знаци). , включително записани на материален носител), които могат да бъдат възпроизведени чрез предаване от хора устно, писмено или по друг начин.
Данни - информация, намалена до нивото на обект на определени трансформации, включително с помощта на компютърни инструменти.
документ - Съобщениена хартиен, звуков, електронен или друг начин, съставен по определени правила, заверен по установения начин.
Управление на документи - система за създаване, интерпретиране, предаване, получаване, архивиране на документи, както и наблюдение на тяхното изпълнение и защита срещу неоторизиран достъп.
Информационните технологии са система от методи и начини за събиране, прехвърляне, натрупване, обработка, съхраняване, представяне и използване на информация.
Информационна система(IS) - информационна верига (съчетаваща начините за движение на информацията в организацията) заедно със средствата за събиране, предаване, обработка и съхранение на информация, както и персонала, който извършва тези действия с информация.
Мисията на информационните системи е производството на информация, необходима за осигуряване на организацията ефективно управлениевсички свои ресурси, създаване на информационна и технологична среда за вземане на решениеи управление на организацията.
Обикновено в системите за управление се разграничават три нива: стратегическо, тактическо и оперативно. Всяко от тези нива на управление има свои собствени задачи, за решаването на които има нужда от съответните данни, тези данни могат да бъдат получени чрез запитване в информационната система. Тези заявки се насочват към съответната информация в информационната система. Информационни технологииви позволяват да обработвате заявки и, като използвате наличната информация, да формирате отговор на тези заявки. Така на всяко ниво на управление се появява информация, която служи като основа за вземане на подходящи решения.
В резултат на прилагането на информационните технологии към информационни ресурсисе създава някаква нова информация или информация нова форма. Тези продукти на информационната система се наричат информационни продукти и услуги.
В момента съществува мнение за информационната система като система, в без провалреализирани чрез компютърна технология. Това не е вярно. като Информационни технологии , Информационни системиможе също да функционира с помощта на технически средства, и без такова приложение. Това е въпрос на икономическа целесъобразност.
Предимства на ръчните (хартиени) системи:
- лекота на внедряване на съществуващи решения;
- те са лесни за разбиране и изискват минимално обучение, за да ги овладеете;
- не са необходими технически умения;
- те обикновено са гъвкави и адаптивни, за да отговарят на бизнес процесите.
Предимства на автоматизираните системи:
- улеснява се и кардинално се ускорява търсенето, разпространението и дублирането на информация;
- нараства обемът на информацията в ИС;
- в автоматизирана информационна система става възможно холистично и изчерпателно да се представи всичко, което се случва с една организация, тъй като всички икономически фактори и ресурси се показват в единна информационна форма под формата на данни.
Информационната система на една организация (предприятия, фирми, корпорации) обикновено се разглежда като определен набор от частни решения и компоненти за тяхното внедряване, включително:
- единна база за съхранение на информация;
- набор от приложни системи, създадени от различни компании и използващи различни технологии.
Създаване информационна система за управлениепредприятието е доста дълъг и ресурсоемък процес, в който могат да се разграничат четири основни етапа.
- Скица на проекта. Подробно описаниецели и задачи на проекта, налични ресурси, ограничения и др.
- Оценка на проекта. Определя се какво ще прави системата, как ще работи, какъв хардуер и софтуер ще се използват, как ще се обслужват. Изготвя се списък с изискванията към системата и се проучват нуждите на редовните потребители.
- Изграждане и тестване. Персоналът трябва да се увери, че ИС е удобен за работа, преди да се превърне в основата на дейността.
- Отстраняване на грешки и внедряване. Проектът не е завършен, докато ръководителят на проекта не може да демонстрира, че IS работи надеждно.
Жизнен цикъл на ИС - периодът на създаване и използване на ИС, обхващащ различните му състояния, като се започне от момента, в който възникне необходимостта от този ИС и завърши с момента на пълното му извеждане от експлоатация.
Жизненият цикъл на IP е разделен на следните етапи:
- предпроектно проучване;
- дизайн;
- развитие на ИС;
- въвеждане в експлоатация на ИС;
- експлоатация на IP;
- завършване на функционирането на ИС.
Така, информационна система за управлениепредприятие (ISUP) е работна среда, който е в състояние да предостави на ръководителите и специалистите актуална и достоверна информация за всички бизнес процеси на предприятието, необходими за планиране на операциите, тяхното изпълнение, регистриране и анализ. С други думи, съвременната PMIS е система, която съдържа описание на пълния пазарен цикъл - от бизнес планирането до анализа на резултатите на предприятието. В действителност разработването на PMIS често започва с частична компютъризация на информационните процеси, например в рамките на счетоводството или складирането.
Задачи на ИСУН
Управление на предприятието в съвременни условияизисква все по-голяма ефективност. Ето защо използването на информационни системи за управление на предприятието (EMIS) е един от най-важните лостове за развитие на бизнеса.
Конкретните задачи, решавани от PMIS, до голяма степен се определят от сферата на дейност, структурата и други характеристики на конкретни предприятия. Като примери може да се посочи опитът от създаването на ISMS за предприятие - телекомуникационен оператор и опитът от внедряването на партньори на системата SAP R / 3 в редица предприятия в ОНД и далеч в чужбина. различни нивауправление на предприятие и за различните му услуги, вече може да се счита за общопризнато сред специалистите. Показано е в таблица 5.1. При решаването на тези проблеми широко се използват различни методи на теорията. вземане на решение, включително иконометрични и оптимизационни.
| № | Нива на управление и услуги | Задачи за решаване |
|---|---|---|
| 1 | Управление на предприятието |
|
| 2 | Финансови и счетоводни услуги |
|
| 3 | Производствен контрол |
|
| 4 | Маркетингови услуги |
|
| 5 | Услуги по продажби и доставки |
|
| 6 | Складово счетоводни услуги |
|
Информационна система за управление на проекти (PMIS)
Информационната система за управление на проекти не е задължителен елемент от системата за управление на проекти и информационна поддръжкапроект, но може да стане критичен елемент от системата управление на проектипри определени обстоятелства. Наличието на PMIS трябва да бъде оправдано от нуждите дейности по проектаорганизация или нуждите на конкретен проект.
За целите на единичен малък или среден проект, стойността на PMIS може да бъде ограничена, но когато се изпълняват големи проекти или много проекти, когато се работи с голямо количество проектна информация, важността на PMIS е трудно да се подценява.
Проучване, проведено от PmExpert сред местни компании, делът на големите организации (от 300 души), сред които е 65%, разкрива, че 60% от анкетираните организации, които са внедрили PMIS в себе си, оценяват положително ефекта от внедряването. По този начин се потвърждава нарастващото значение на PMIS при наличието на голямо количество проектни данни.
PMIS се отнася до софтуер, който изпълнява функциите на поддръжка на процеси за управление на проекти или информационна система за управление на проекти.
Използването на специализирани софтуерви позволява да увеличите ефективността на процесите на управление на проекти чрез:
- Намаляване на разходите за труд при изпълнение на процеси по управление на проекти;
- Подобряване на комуникациите на участниците в проектните дейности чрез използване на общи информационни ресурси;
- Повишаване скоростта на процесите по управление на проекти и процеса на мотивиране на участниците в проекта;
- Минимизиране на броя на грешките в информацията за дизайна;
- Автоматизирана обработка и централизирано съхранение на проектната информация.
В зависимост от предназначението и набора от функции, софтуерът за поддръжка на дейностите по проекта може да се класифицира, както следва:
- Основни системи за поддръжка на управление на проекти.Те са специализиран софтуер, предназначен да изпълнява тесен набор от основни процеси за управление на проекти, като планиране, отчитане на разходите за труд по проекта, фиксиране на дизайнерски решения и др. Базовите системи обикновено имат локален режим на работа, инсталирани са на персоналния компютър на потребителя, обикновено ръководител на проекта или администратор. Такива системи включват локална версия на Microsoft Project (Microsoft, САЩ), Open Project (Serena Software, САЩ) и други.
- Разширени системи за поддръжка на управление на проекти.Те включват софтуер, предназначен да поддържа широк набор от "класически" процеси за управление на проекти. Такива информационни системи съдържат взаимосвързани данни за различни процеси на управление на проекти, могат да имат възможност за различно представяне на данни различни нивауправление на организацията, възможност за многопотребителска работа, но обикновено имат ограничена интеграция със свързани информационни системи. Системите от този клас включват системи като PM Foresight (Proektnaya PRAKTIKA Group of Companies, Русия), ADVANTA (Advanta Group, Русия), Microsoft Enterprise Project Management (Microsoft, САЩ) и др.
- Разширени системи за поддръжка на управление на проекти.Те представляват еволюционното развитие на системи, принадлежащи към класа "Разширени". Те се различават от тях преди всичко по това, че позволяват интегриране на проектни дейности с други видове дейности и процеси на организацията чрез създаване на единно информационно пространство, използвайки усъвършенствани механизми за интегриране на данни. По-точно би било да се каже, че това вече не са специализирани системи за поддръжка на процесите на управление на проекти, а комплексни информационни системи, които създават единно информационно пространство на организацията и включват, наред с други неща, функционалност за поддръжка на процесите на управление на проекти. Примери за такива системи са Oracle e-Busines Suite (ORACLE, САЩ), SAP ERP (SAP, Германия).
Изборът от организацията на система за поддръжка на управление на проекти от определен клас зависи от нивото на развитие на процесите за управление на проекти в организацията, мащаба на проектните дейности, нивото на развитие на процесите на управление в организацията като цяло, финансови възможности на организацията за закупуване и експлоатация на системата и специфични изисквания към системата.
Преди да внедри информационна система за управление на проекти, една организация трябва да отговори на редица въпроси, които определят обхвата за използване на PMIS:
- Трябва ли системата да се използва на всички нива на управление?
- Кои ще бъдат потребителите на системата?
- Трябва ли системата да се използва само за проекти с висок приоритет?
- Какви процеси за управление на проекти трябва да автоматизира PMIS?
- Какви бизнес процеси на организацията се предвижда да бъдат интегрирани с PMIS?
- Какви ефекти се очакват от въвеждането на PMIS?
Информационната система може да се разглежда като заместител на живите и неформална комуникациятрансфер на умения и опит в рамките на персонала, но не трябва да заменя това с твърди канали за комуникация.
За ефективното внедряване на PMIS е необходимо Комплексен подход, включително същевременно мерки за интеграция със софтуера на организацията, обучение на потребителите на PMIS, разработване на нормативни документи за работа с PMIS, непрекъснато развитие и адаптиране на PMIS към нуждите на управлението на проекти на организацията по време на експлоатация.
Критични условия за успешното внедряване на PMIS са подкрепата на ръководството на организацията и наличието на методология за управление на проекти в организацията.
Подходът за внедряване на PMIS е подобен на подхода за внедряване на системата за управление на проекти на организацията – „от просто към сложно“: първо се автоматизират ключовите и най-лесно автоматизирани основни и поддържащи процеси за управление на проекти, като напр. планиране, Събиране и генериране на отчети, Организиране на срещи и Контрол върху изпълнението на проектните решения, след което има последователно увеличаване на функционалността на PMIS.
Примери за процеси, автоматизирани с помощта на PMIS, са дадени в таблицата.
Типични процеси, автоматизирани от ISUP
| № п / стр | Име на процеса | Препоръчителен ред на изпълнение |
| Процеси на управление на проекти | ||
| 1. | Сертифициране на проекти | първи |
| 2. | планиране | първи |
| 3. | Управление на изпълнението на проекта | първа секунда |
| 4. | Счетоводство трудови ресурсипроект | второ |
| 5. | Отчитане на работното време на персонала по проекта | второ-трето |
| 6. | Управление на проектно финансиране | първа-трета |
| 7. | Управление на риск, емисии и отворени емисии | второ-трето |
| 8. | Събиране и генериране на отчети по проекта (проекти) | първа-трета |
| 9. | Управление на промените | първи |
| 10. | Съхранение проектна документация | първа-трета |
| 11. | Организиране на срещи и въвеждане на резултати от срещите | първи |
| 12. | Контрол на изпълнението на проектните решения | първи |
| 13. | Управление на договори и планиране на изпълнението на проекти | трети |
| 14. | Управление на портфолио от проекти | трети |
| PMIS процеси | ||
| 15. | PMIS администрация | първи |
| 16. | Регистриране на PMIS действия | първи |
| 17. | Уведомяване на участниците в проекта | второ |
| 18. | Интеграция със сродни процеси на организацията | трети |
При внедряването на PMIS в началния етап на внедряване е важно да се осигури използването на системата от потребителите, т.к. полезността на системата първоначално за потребителите може да не е очевидна и се появява след натрупването на масив от проектна информация в PMIS.
Важен показател за активното използване на PMIS е наличието на интеграция с други услуги и информационни системи на организацията. Като правило, на първо място, PMIS се интегрира с електронна поща(за известия и предупреждения), LDAP директорийната услуга исистема за управление на документи. Наличието на интеграция със счетоводни и ERP системи показва висока степен на релевантност и надеждност на информацията в PMIS.
Общите препоръки за внедряване на информационна система за управление на проекти включват следното: необходимо е ясно да се разберат целите и очакваните ползи от внедряването нова система; резултатите от внедряването на системата трябва да бъдат съгласувани с всички, които са свързани с нейното внедряване или ще участват в нейното функциониране; последователно внедряване на разработените решения от "просто към сложно", от локално към глобално; разработване на дизайнерски решения по пилотни проекти; приоритет при внедряването на функционалност, която демонстрира на потребителите и управление очевидната полезност на PMIS.
Указателна услуга - софтуерен пакет, което позволява на администратора да притежава масив от информация за мрежови ресурси (споделени папки, сървъри за печат, принтери, потребители и т.н.), подредени по редица функции, съхранявани на едно място, което осигурява централизирано управление както на самите ресурси и информация за тях, а също така ви позволява да контролирате използването им от трети страни.
LDAP (английски Lightweight Directory Access Protocol - „олекотен протокол за достъп до директория“) е мрежов протокол за достъп до справочна услуга.
Функционалните подсистеми на ISMS имат множество връзки помежду си. Например, подробни данни за отчитане на производствените разходи възникват в подсистемата за управление на производството и могат да бъдат обобщени в подсистемите счетоводствои информационно обслужване висше ръководство. От друга страна, подсистемата за управление на производството се нуждае от данни за наличностите и движението на материалните запаси, които се формират в подсистемата логистика. Трудови досиета и заплатисе формират в подсистемите управление на персонала и управление на производството, а се обобщават в подсистемата счетоводство. Данните за контрола на изпълнението на транзакциите, внедрени в подсистемата за управление на взаимоотношенията с клиентите, възникват най-вече в подсистемата логистика. И така нататък.
В резултат на това при създаването на ISMS е необходимо да се предвидят всички възможни вътрешни и външни информационни връзки между софтуера на всяка от подсистемите.
Взаимодействието на подсистемите може да се осъществи в оперативен или забавено режими.
В онлайн режим софтуерът, който изпълнява решението на задачите на една подсистема, ако е необходимо, в данните, генерирани от друга подсистема, изисква и ги получава автоматично от софтуера на тази подсистема. Това е най ефективен методсофтуерни взаимодействия на различни подсистеми. Това обаче е възможно само когато софтуерът на различни подсистеми може да си взаимодейства автоматичен режим. А това не винаги е възможно. Например, ако за създаване на ISMS се използва софтуер от различни производители, в изключително редки случаи е възможно да се установи оперативно взаимодействие между подсистемите. Освен това, ако една подсистема използва софтуерни продукти различни доставчици, тогава обикновено не е възможно да се организира оперативно взаимодействие в тази подсистема.
В отложен режим, за да се организира обмен на информация между различни програми (в рамките на различни или една подсистема), е необходимо да се извършат операции за експортиране и импортиране на данни. В този случай данните чрез специална операция (експорт) трябва да бъдат разтоварени от една програма в отделен информационен масив (масиви) във формат, който може да бъде разпознат от програмата, която получава данните. След това тази програма, използвайки операцията за импортиране на данни, ги зарежда в своя информационни структуриза по-нататъшна обработка.
По този начин, в отложен режим, за прехвърляне на данни от една програма в друга, е необходимо да се извършат специални технологични операции за експорт-импорт, всяка от които трябва да бъде специално инициирана от потребителя на всяка от програмите. Ако тези програми се използват от различни специалисти, тогава единият трябва да помоли другия да извърши операцията по експортиране на необходимите данни от програмата, която използва. Последният трябва да извърши операцията по експортиране на исканите данни и по един или друг начин (по мрежата или на преносим носител на данни) да прехвърли на първия информационните масиви, създадени в резултат на операцията по експортиране. Това може да създаде допълнителни организационни проблеми в работата на PMIS (един човек трябва да попита друг човек и той може да е извън мястото си, зает и т.н.). В онлайн режим взаимодействието на подсистеми (програми) се осъществява автоматично.
Трябва да се отбележи, че експортно-импортните операции могат да се извършват в автоматичен и/или полуавтоматичен режим по желание на потребителя на програмата, която изисква тези данни. В този случай няма организационни проблеми при осигуряването на взаимодействието на подсистемите на PMIS. Извършването на експорт-импорт в автоматичен или полуавтоматичен режим всъщност означава внедряване на онлайн режим на взаимодействие между подсистемите. Това обаче е възможно само ако програмите, които предават и получават данни, са специално конфигурирани да работят заедно.
Взаимодействието на подсистемите на ISMS в забавен режим рязко намалява ефективността на обработката на данни, увеличава вероятността от различни видове несъответствия в данните на различни работни места, рязко намалява възможностите на компютърната система като средство за прилагане на процесно-ориентирани механизми за управление.
Така например, ако програмата, която изпълнява издаването на платежни документи, няма онлайн достъп до данните за бюджета на разходите, тогава тя няма да може да провери превишението на прогнозата за разходите за тази бюджетна позиция при издаване на документ за плащане за разходите, преминаващи през него. В резултат на това контролът върху изпълнението на разчетите на разходите не може да се извършва автоматично. За извършването на такъв контрол ще трябва да се разработят специални разпоредби, а самият контрол ще бъде поверен на отговорни специалисти. В резултат на това ефективността на одобрението на документи намалява (отговорният специалист не е на място, зает е), а точността на контрола намалява, тъй като се извършва от човек, а не от компютър. Ако в тази ситуация, при издаване на платежен документ през компютър, програмата, изпълняваща тази функция, би имала достъп до бюджетни данни и реални данни за разхода на средства за съответната позиция в текущия момент, тогава тя автоматично би могла да забрани формирането на платежен документ, ако посоченият в него размер на разходите води до надхвърляне на ограниченията, разрешени от разчета.
Подобни проблеми с организацията на контрола могат да възникнат и при издаване на товарителни документи на купувачи-длъжници, чийто дълг може да надхвърли лимитите на предоставените стокови кредити, както и при издаване на платежни документи на доставчици-длъжници, които не доставят навреме стоково-материалните запаси, за което плащане вече е извършено.
По този начин оперативното взаимодействие на подсистемите PMIS трябва да се счита за оптимално. Това обаче е възможно само ако всички взаимодействащи програми на една или различни подсистеми работят в едно информационно пространство, тоест те или работят на базата на интегрирана база данни, или могат автоматично да разпознават форматите на данни, използвани от всяка от тях. В момента организирането на оперативно взаимодействие на подсистеми, като правило, е възможно само когато софтуерни продукти на един разработчик се използват като основа на софтуера PMIS, тъй като в този случай тяхното автоматично взаимодействие обикновено е гарантирано (и дори тогава не винаги).
В общия случай взаимодействието на подсистемите на ISMS в онлайн режим включва не само автоматичен обмен на данни между програми на различни подсистеми, но и взаимосвързано изпълнение на логически вериги от операции за преобразуване на данни.
Например, когато се получи плащане от клиент, данните от банковото извлечение се въвеждат в подсистемата за финансово управление. В същото време тези данни трябва да бъдат отразени в логистичната подсистема, за да се намалят вземанията на клиента, ако той е длъжник, или да се увеличат задълженията на компанията към този купувач, ако това е авансово плащане. Тези действия могат да бъдат изпълнени от различни програми. Те обаче трябва да се извършват съвместно, във взаимосвързаност. В противен случай може да има несъответствие в данните на различни подсистеми (купувачът е прехвърлил парите, но данните за неговия дълг не са се променили). В същото време данните за плащанията трябва да се отразяват в счетоводната подсистема чрез генериране на осчетоводявания по сметки, съответстващи на разписки Пари. Излъчване Завършени продуктикъм склада трябва да се отрази едновременно в подсистемите логистика и управление на производството. В същото време неговата себестойност, определена в подсистемата за управление на производството, трябва да се вземе предвид и в подсистемата за счетоводство.
Могат да се дадат и други примери, когато бизнес транзакциите трябва да бъдат взаимосвързано отразени от няколко подсистеми на PMIS. По-специално, това се отнася за взаимодействието на различни подсистеми със счетоводната подсистема, тъй като почти всички бизнес транзакции по един или друг начин трябва да бъдат отразени в счетоводните сметки.
Изпълнението на взаимосвързани процедури за обработка на данни от различни подсистеми на ISMS може да бъде организирано по различни начини. В много западни софтуерни продукти, които могат да се използват като основа за създаване на приложен софтуер за PMIS, се прилага принципът на напълно интегрирано взаимодействие на подсистемите. В съответствие с него всички взаимосвързани процедури за обработка на данни се извършват като една транзакция.
сделка- набор от взаимосвързани операции, изпълнявани като едно цяло.
Или всички операции в транзакцията се изпълняват, или нито една не се изпълнява. В системите за управление на бази данни (СУБД) взаимосвързаните формални операции върху данните се извършват като едно цяло. Ако изпълнението на транзакция по някаква причина не може да бъде завършено напълно, тогава СУБД "отменя" изпълнението на онази част от операциите за преобразуване на данни, които вече са били извършени от нейното начало. В резултат на това базата данни остава в състоянието, в което е била преди началото на тези операции. Това е необходимо за поддържане на логическата цялост на базата данни.
В PMIS, изградена на базата на напълно интегрирано взаимодействие на подсистеми, се прилагат същите принципи. Например, ако движението на стоково-материалните запаси се записва в логистичната подсистема, тогава осчетоводяванията по сметките, съответстващи на тази операция, се генерират автоматично в счетоводната подсистема. Този подход обаче не винаги е оправдан поради необходимостта от разделяне на правомощията между специалистите в системата за управление. Прерогативът за генериране на записи по счетоводни сметки принадлежи на служителите на счетоводния отдел на предприятието и процедурите за обработка на данни, свързани с тези действия, трябва да бъдат инициирани и контролирани от тях и с напълно интегрирано взаимодействие на подсистемите, изпълнението на документ за движението на стоково-материалните запаси в логистичната подсистема автоматично предизвиква формиране на осчетоводявания по сметки, което се извършва без знанието и правилния контрол на счетоводния отдел.
По-гъвкав е подходът, при който взаимодействието на подсистемите ISMS по отношение на обмена на данни се осъществява онлайн, но изпълнението на взаимосвързани функции за обработка на данни, свързани с компетентността на различни функционални отдели, не се извършва автоматично, а по желание на потребителя.
Терминът "интегрирани системи за управление на предприятието" (EMIS) в началото на това десетилетие беше въведен в употреба от аналитичната компания IDC вместо концепцията за ERP (Enterprise Resource Planning - планиране на ресурсите на предприятието), използвана преди в подобни изследвания. ISMS се основава на принципа за създаване на единно хранилище на данни (хранилище), съдържащо цялата бизнес информация, натрупана от организацията в процеса на извършване на дейност, по-специално финансова информация, данни, свързани с производството, управлението на персонала и всякакви други данни. Наличието на хранилище елиминира необходимостта от прехвърляне на данни от приложение на приложение. В допълнение, всяка част от информацията, съхранявана от организацията, става едновременно достъпна за всички служители със съответните правомощия.
Концепцията за PMIS е широко възприета, тъй като планирането на ресурсите намали времето за изпълнение, намали нивата на запасите и подобри обратна връзкас потребителя при намаляване на административния апарат. Всичко това направи възможно комбинирането на всички ресурси на предприятието и повишаване на ефективността на тяхното управление. Исторически концепцията за PMIS се превърна в развитие на повече прости концепции MRP (Material Requirement Planning - планиране материални нужди) и MRP II (Manufacturing Resource Planning – планиране на производствените ресурси). Използваните в PMIS софтуерни инструменти позволяват планиране на производството, моделиране на потока от поръчки и оценка на възможността за тяхното изпълнение в службите и отделите на предприятието, обвързвайки го с продажбите.
По правило МИС включва следните елементи:
- модел на управление на информационния поток (IP) в предприятието;
- апаратно-техническа база и средства за комуникация;
- СУБД, системен и поддържащ софтуер;
- комплект софтуерни продукти, автоматизиране на IP управлението;
- регламенти за използване и разработване на програмни продукти;
- ИТ отдел и поддържащи услуги;
- реални потребители на софтуерни продукти.
Основните функции на ISMS включват:
- поддържане на проектни и технологични спецификации, които определят състава на произвежданите продукти, както и материални ресурсии операциите, необходими за тяхното производство;
- формиране на планове за продажби и производство;
- планиране на нуждите от материали и компоненти, срокове и обеми на доставки за изпълнение на производствения план;
- управление на запасите и доставките: поддържане на договори, осъществяване на централизирани покупки, осигуряване на счетоводна отчетност и оптимизация на складови и цехови наличности;
- планиране на производствените мощности от разширено планиране до използване на отделни машини и съоръжения;
- оперативно управлениефинанси, включително изготвяне финансов плани наблюдение на изпълнението му, финансово и управленско счетоводство;
- управление на проекти, включително планиране на етапи и ресурси.
Натрупаният опит показва, че етапът на избор на система за управление на предприятието е един от най-важните и ръководството на предприятието трябва да бъде изключително заинтересовано от избора правилно решение. Всеки проект в областта на автоматизацията трябва да се разглежда от предприятието като стратегическа инвестиция, която трябва да се изплати чрез подобрение. процеси на управление, да се подобри ефективността на производството, да се намалят разходите и да се постави наравно с придобиването, например, на нова производствена линия или изграждането на цех. Класическият ISUP, за разлика от така наречения "boxed" софтуер, принадлежи към категорията на "тежките" софтуерни продукти, които изискват доста дълга настройка, за да започнете да ги използвате. Изборът на PMIS, придобиването и внедряването като правило изискват внимателно планиране в рамките на дългосрочен проект с участието на партньорска компания - доставчик или консултант. Тъй като PMIS са изградени на модулна основа, клиентът често (поне в ранния етап на такива проекти) не закупува пълна гама от модули, а ограничен набор от тях. По време на изпълнението екипът на проекта, като правило, коригира доставените модули в рамките на няколко месеца. Използването на PMIS ви позволява да използвате една интегрирана програма вместо няколко различни. Една система може да управлява обработката, логистиката, дистрибуцията, инвентара, доставката, фактурирането и счетоводството.
Така PMIS е набор от интегрирани приложения, които ви позволяват да създадете единна среда за автоматизиране на планирането, счетоводството, контрола и анализа на всички основни бизнес операции в предприятието. Сред тях са планирането на производствените ресурси, оперативното управление производствен план, отчитане и анализ на резултатите от дейността и др. Всички операции по планиране и анализ са подразделени в ISUP на отделни функционални модули: планиране на ресурсите (финансови, човешки, материални) за производство на стоки или услуги, оперативен контрол върху изпълнението на плановете (доставки, продажби), договори, всички видове счетоводство. , анализ на бизнес резултатите . Цялата информация се съхранява в единна база данни, откъдето може да бъде получена по всяко време при поискване.
В началото на 2010 г. подразделението на Microsoft Corporation в Русия представи резултатите от проучване на нивото на зрялост на ISUP решенията, използвани от различни руски компании. Проектът е реализиран от IDC. Проучването интервюира 50 бизнес лидери и 100 ИТ лидери от 120 компании. Изследването е проведено в най-показателния за руския пазар сегмент от компании с годишен оборот от 50 до 500 млн. долара Регионална структура на извадката: Москва - 52%, други региони - 48%. Отраслова структура на извадката: търговия на дребно - 22%, промишлено производство- 20%, производство на храни - 15%, дистрибуция - 16%, транспорт - 14%, телекомуникации и медии - 13%. Проучването показа, че средната стойност на индекса на пазарна зрялост на PMIS е 55%. Най-ниският резултат е 20%, а най-високият - 95%. Само 38% от компаниите показват ниво на проникване и индекси на ефективност над средните стойности. В други 24% от компаниите ефективността е доста висока с ниско ниво на проникване. Ефективността на останалите 38% от компаниите беше оценена като ниска, а 15% от компаниите показаха ниски стойности както на индекса на ефективност, така и на индекса на проникване на PMIS. На практика това означава, че 62%, или почти две трети от предприятията трябва да предприемат стъпки за оптимизиране на съществуващите бизнес приложения. Ниската степен на реализация на потенциала на внедрените решения се дължи на факта, че много предприятия третират внедряването на PMIS като технически, а не като бизнес проекти, смятат авторите на изследването. Основната задача на проектите за създаване на корпоративни системи за управление все още е автоматизацията на управлението на счетоводството, финансите, персонала и заплатите. Сравнително малко компании се опитват да решат стратегически проблеми с PMIS. Въпроси като финанси и стратегически анализ, бизнес интелигентност, управление на проекти, са в списъка с цели на проекти, внедряващи ERP в по-малко от половината от случаите.
През последните пет години преди кризата руски пазар PMIS расте с по-бързи темпове, отколкото прогнозираха дори експертите (действителният обем през 2008 г. надхвърли петгодишната прогноза на IDC с 40%). На пазара има пет водещи компании (по азбучен ред): 1C, Microsoft, Oracle, SAP и Galaktika. Според изследването на IDC (Прогноза за корпоративния приложен софтуер в Русия за 2010-2014 г. и акции на доставчици за 2009 г.) обемът на руския пазар на интегрирани системи за управление на предприятието (IMMS) през 2009 г. възлиза на 492,18 милиона долара, което съответства на спад от 18,9% в срокове спрямо предходната година. Експерти смятат, че спадът се дължи преди всичко на кризата в руската икономика, особено през първата половина на 2009 г. Намаляване на ИТ бюджетите големи компаниидоведе до значително намаляване на броя на новите пълномащабни проекти за внедряване на PMIS. Значително е намаляло търсенето на PMIS решения в сегмента на малките и средни предприятия. В същото време широка база от съществуващи клиенти, проекти за внедряване на отделни функционални модули, както и значително повишено търсене на решения за бизнес разузнаване от големи компании, позволиха да се избегне значителен спад на пазара на PMIS в среда, в която руският ИТ пазар като цяло е намалял с повече от една трета.
Лидерът на руския пазар на PMIS през 2009 г. беше компанията SAP, чийто дял беше 50,1%. 1С и Oracle завършват годината с 22,3% и 9,6% от пазара и заемат съответно второ и трето място. Microsoft Dynamics със 7,1% стана четвърта. Пазарният дял на Microsoft Dynamics се показва, като се вземе предвид корекцията на приходите на компанията на руския пазар на PMIS за 2008 г. в съответствие с по-точна информация, получена от доставчици. Според корекцията делът на дружеството през 2008 г. е 6,9%. Галактика, която заемаше 3,9% от пазара, затваря петте водещи доставчици. Общ дял руски компаниив групата на лидерите е 26,2%, надхвърляйки същите стойности от предходната година. Водещата индустрия за руския пазар на PMIS през 2009 г. беше непрекъснатото производство. На второ място, както и през предходната година, е търговията на дребно. Дискретното производство остава на трето място в списъка на най-печелившите отрасли за доставчиците на PMIS. На четвърта и пета позиция - търговия на едрои енергия.
IDC вярва, че руският пазар на PMIS ще расте средно с 15,1% годишно през следващите пет години. Най-осезаем ръст ще има в публичния сектор и здравеопазването. Правителството планира значителни разходи за развитие на концепцията за електронно управление и автоматизация на обществените лечебни заведения. Разходи за енергия, финанси, търговия на едро и на дребно, бизнес услуги, дискретно производство, образование, селско стопанство, строителство и добивна промишленост.
Водещите доставчици на големи PMIS, за съжаление, далеч не са напълно представени в Softool, въпреки че в някои случаи има техни партньори на изложението, промотиращи съответните продукти. Така на Softool 2009 руският пазар на PMIS беше представен от 36 компании, които се позиционираха като доставчици и / или разработчици на такива решения. В същото време делът регионални компаниивъзлиза на около 9%. По-специално това са Tandem (Новосибирск), Gradient - New Technologies (Ижевск), RELEX (Воронеж), SKB Kontur (Екатериндбург).
Системата за управление на проекти е набор от организационни и технологични методии инструменти, които подпомагат управлението на проекти в една организация и спомагат за подобряване на ефективността на изпълнението на проекти. Често терминът система за управление на проекти» се тълкува по-тясно като автоматизирана или информационна система за управление на проекти, т.е. програма. В същото време организационните и методическите компоненти са вложени в термина корпоративна системауправление на проекти. По-нататък ще се придържаме към такива тълкувания на термини.
Цели на системата за управление на проекти
- Подобряване на ефективността на служителите на компанията при работа по проекти
- Подобряване на качеството на управление на проекти от ръководителите на проекти
- Подобряване на ефективността на управление на цялото портфолио от проекти на компанията - повече проекти навреме и в рамките на бюджета с по-малко разходи
Задачи на системата за управление на проекти
За постигането на тези цели са необходими подходящи инструменти. Ако не опишете подробно цялата функционалност, тогава системите за управление на проекти са предназначени да решават следните задачи:
- Осигурете на ръководителя на проекта инструменти за планиране на проекта и наблюдение на напредъка на неговото изпълнение
- Осигурете на участника в проекта ясен инструмент за изпълнение на задачите по проекта и достъп до цялата информация, необходима за изпълнението им
- Дайте на ръководителя на отдела инструмент за контрол на натовареността на служителите за проектни и непроектни задачи, осигурете информация за вземане на решение за назначаване на служители на нови проекти, преразпределяне на натовареността между тях
- Да предоставим на директора на проектния офис удобен инструмент, който ще автоматизира рутинните операции и ще установи пълен прозрачен контрол върху състоянието на цялото проектно портфолио и качеството на работа на конкретни ръководители на проекти
- Осигурете на ръководителя на компанията единен панел за наблюдение за всички проекти на компанията с възможност за бърз анализ на отклоненията и вземане на управленски решения
- За акционерите на компанията е важно да видят съответствието на портфолиото от текущи проекти стратегически целикомпании
Изискванията към информационните системи за управление на проекти произтичат от характеристиките на процесите за управление на проекти във всяка конкретна организация.
Области на приложение на системите за управление на проекти
В зависимост от отрасловата принадлежност и спецификата има различни области на приложение на системите за управление на проекти, например:
Има както специализирани системи за тези отрасли, така и интегрирани системи за управление на проекти, които са предназначени да управляват различни. Адаптирането към спецификата на индустрията се осъществява чрез гъвкави настройки на паспорта на проекта, справочниците на индустрията и методите на управление. Такъв продукт в частност е онлайн информационната система ADVANTA.
Ползи от използването на система за управление на проекти (ROI)
Системата за управление на проекти може и трябва да се отплати чрез повишаване на ефективността на проектните дейности - дейности, опериращи с финанси, ресурси и срокове (които от своя страна са добре конвертирани във финанси). За да се изчисли възможната ROI (Return On Investment), е необходимо да се вземат финансовите и времеви характеристики на проектите на компанията и да се приложат към тях очакваните бизнес ползи от внедряването на системата.
Възможни бизнес ползи от информационна система за управление на проекти според Forrester Research:
- Намаляване на броя на проектите, които не отговарят на стратегията на компанията
Като отказвате проекти, които не са необходими или не отговарят на стратегията, можете да намалите разходите в цялото портфолио от проекти.
- Подобряване на ресурсната ефективност
Чрез подобряване на разпределението на ресурсите между проектите, по-прецизен контрол върху натовареността на служителите.
- Намаляване на преразхода на бюджета
Може да се постигне чрез подобрено планиране и засилен контрол върху разходите.
- Намаляване на процента на провалените проекти
Благодарение на ефективни средствамониторинг на проекта, внедряване на методология чрез информационна система, офисът на проекта може значително да намали процента на проектите, които не успяват да постигнат целите си, да спазят срокове и бюджет.
- Намаляване на времето, изразходвано от проектни офиси и ръководители на проекти
Намаляването на времето, необходимо за събиране на данни и генериране на ръчни отчети за състоянието на проекта, освобождава времеви ресурси за задачи с по-висок приоритет.
Как да обосновем необходимостта от система за управление на проекти пред ръководството?
Този въпрос е повече от областта на психологията, отколкото от областта на икономиката. Съвсем ясно е, че ако ръководителят на организацията (или поне един от неговите заместници) не е заинтересован от внедряването на система за управление на проекти, тогава такъв проект почти сигурно ще бъде неуспешен.
Задължително е да се говори за икономичност с мениджъра, както и за подобряване на ефективността на управлението на проекти. За това са подходящи статии за възвръщаемостта на инвестициите в създаването на проектен офис, информационни системи за управление на проекти, примери за подобрения от колеги в бранша и просто обяснение на ползите в случаите на вашите собствени не много успешни проекти. Но без поемане на отговорност (поне ограничена) за резултатите от промените, нищо няма да работи. Така че продължавай все така!
Разработване на система за управление на проекти
Трябва ли да се развива?
Днес има много на пазара модерни системиуправление на проекти, което може да се адаптира към нуждите на компанията без програмиране. Пример за такава система е ADVANTA. Струва си да прибягвате до собствено разработване на система за управление на проекти само ако спецификата на индустрията и задачите на организацията за управление на проекти са много уникални. За да разрешите проблемите на отдела за управление на проекти, можете да адаптирате готови инструменти.
Готови ли сте да инвестирате в развитие и поддръжка?
Трябва да се има предвид, че вътрешното развитие, в допълнение към значителните времеви и финансови разходи, е изпълнено с много рискове, свързани с по-нататъшното развитие и поддръжка на системата. Трябва също така да обмислите внимателно рисковете от избора на инструменти за управление на проекти в кутия с ограничения в възможностите за персонализиране и програмиране (например 1C, Microsoft Project Server + Sharepoint). Такива проекти често се превръщат във формат на постоянни подобрения и програмиране, графикът на проекта се увеличава многократно и съответно бюджетът на проекта се увеличава многократно, компанията става зависима от работата на доста уникални програмисти.
Видове информационни системи за управление на проекти
от технически спецификацииСистемите за управление на проекти могат да бъдат разделени на следните видове:
- Локален/десктоп (като Microsoft Project)
- Клиент-сървър, когато основните компоненти на софтуера са инсталирани на сървъра, а клиентското приложение е инсталирано на локалния компютър (например Microsoft Project Server, Oracle Primavera)
- Уеб базиран - за използване на такива приложения е необходим само интернет браузър (например ADVANTA)
Съвременните информационни системи за управление на проекти все повече се създават като уеб базирани интернет приложения. Те имат 2 отличителни черти:
- на местоположението на софтуера (системи, базирани в облака или на корпоративен сървър);
- според модела на ценообразуване (системите се закупуват еднократно за целия период на ползване или се начислява наемна такса за ползване - SAAS).
На пазара има много безплатен или Shareware (евтин) софтуер за инструменти за управление на проекти, които се продават по схемата SAAS. По правило евтиният софтуер е подходящ за малки екипи и има главно функционалността на мениджъри на задачи (системи за управление на задачи), поддържане на списък с клиенти (и т.н.). Такива системи са насочени главно към малкия бизнес.
Средна и голям бизнесв Русия, като правило, той предпочита да може да съхранява основните данни на своите сървъри или в нает център за данни (което също ви позволява бързо да прехвърляте данните към себе си, ако е необходимо). Доставчиците на софтуерни услуги по схемата SAAS (както руските, така и западните) все още се доверяват предимно от малкия бизнес поради съществуващи рискове за сигурността, изтичане на данни, които вече са се случвали повече от веднъж в Русия.
Ето защо сега най-оправданото решение е да изберете онлайн система за управление на проекти с възможност за съхраняване на цялата информация на собствено или наето сървърно оборудване.
Избор на система за управление на проекти
Ако сте изправени пред задачата да изберете информационна система за управление на проекти за вашата организация, тогава можете, разбира се, да отидете по стандартния начин и да анализирате голям брой сравнения, оценки и прегледи. Но никакви аналитични статии няма да решат вместо вас кои инструменти за управление на проекти са най-добри за вашата компания.
Инструменти за управление на проекти
Когато планирате създаването на отдел за управление на проекти, трябва да се разбере, че наличието на такава структура само по себе си няма да реши проблемите с оптимизирането на работните процеси на всички нива. За да могат служителите на новото подразделение да изпълняват успешно своите задължения, е необходимо да им бъдат предоставени удобни и функционални инструменти за управление на проекти, които да им помагат. Не трябва да се мисли, че това може да стане не веднага, а по-късно, вече в процеса на работа на новия отдел. Без правилните инструменти е невъзможно да се получи анализ на текущи проекти, тоест поне да се планира набор от мерки за повишаване на ефективността на управлението на проекти и наблюдение на тяхното изпълнение.
Наличието на инструменти за управление на проекти последователно решава следните задачи:
- Събиране на информация за текущи и планирани проекти на компанията
- Аналитична работа и откриване на отклонения
- Поетапно въвеждане на иновации, насочени към стандартизиране на управлението на проекти
- Контрол върху работата на новата структура и последващото й надграждане
Формулирайте изисквания
На първо място е важно да формулирате изискванията към вашата бъдеща информационна система. Няма нужда да се страхувате от думите Техническо задание и още повече с месеци да разработвате такива документи. Важно е да се съберат целите, бизнес изискванията на основните мениджъри и бенефициенти на системата в компанията, да се обобщят и да се започне внимателен избор на решения.
Разработете тестов случай
Много интелигентен подход е да разработите тестов случай въз основа на вашия съществуващ процесуправление на проекти (тъй като управлявате проекти, значи определено имате някакъв процес, макар и не на хартия). Напишете го в обикновен текст с номериран списък, отделно напишете списък с общи изисквания и прикачете списък на отчетите, които искате да получавате. Можете да използвате този тестов случай, за да видите и тествате системите, между които ще избирате. Най-добре е да изпратите този пример на разработчика/доставчика на системата и да ги помолите да моделират демо/прототип за вас.
Скоростта, лекотата на настройка на прототипа и желанието на доставчика да го направи за вашата компания е страхотен лакмусов тест. Това ще ви покаже простотата/сложността на последващото внедряване на системата, компетентността на специалистите на доставчика и желанието на бъдещия партньор да работи с вас за вашите резултати.
Изберете партньор за изпълнение
Между другото, качеството на взаимодействие с вас от представители на компанията доставчик на софтуер и услуги на етапа на обсъждане на вашата задача, изготвяне на прототип, тестване на системата е определящо при избора на надежден партньор за такъв важен проект като внедряването на система за управление на проекти. Нито допълнителната функционалност, нито ниската цена, нито добре познатата марка на други системи и доставчици ще могат да ви компенсират евентуални икономически и репутационни щети от неуспешен проект за внедряване. Разбира се, вие ще намалите първоначалната си отговорност, като предложите на ръководството избор на най-много известни маркии предоставяне на възможност на лидера да направи този избор, докато самият той остава в сянка. Но ще донесе ли значими резултати за вас и вашата компания?
Само активна или по-скоро проактивна позиция на инициатора на избора и внедряването на системата, неговото безразличие към резултатите от проекта ще позволи на проекта да стане успешен, независимо от клопките, които ще срещнете по пътя си. В крайна сметка ще направите информиран избор и ще имате надежден партньор до себе си.
Внедряване на система за управление на проекти
Внедряването на система за управление на проекти на практика е голям независим организационен проект, който трябва да се управлява по всички правила за управление на проекти и управление на промените в една компания.
Правилно инициирайте проект
Първо трябва компетентно да инициирате проекта в компанията. Необходимо е да се определи ръководител на проекта, да се формира работна групаи разработва свой вътрешен план за внедряване на системата за управление на проекти. Не е необходимо да правите подробен план, важно е ясно да определите организационния (в кои отдели) и функционалния (каква функционалност) обхват на проекта и да разделите целия проект на разбираеми и самодостатъчни етапи.
Планът за внедряване на системата трябва да бъде съгласуван с вашия партньор по проекта за внедряване (ако планирате да включите външни специалисти). Опитен партньор, въз основа на своята практика, ще ви каже как най-добре да изградите проект за внедряване на система, за да получите бързо резултати и да избегнете типичните грешки.
Бързо получете първи резултати
Много е важно бързо да получите първите положителни резултати от проекта. Това ще позволи на ръководството на компанията да се убеди в правилността на избрания курс, а участниците в проекта и потребителите на системата да се вдъхновят и заредят с допълнителна мотивация за изпълнението на целия проект.
Какво трябва да бъде включено в обхвата на пилотния проект?
Необходимо е да се даде на потребителите и ръководството удобен и прост единичен инструмент за управление на корпоративни проекти, като същевременно не се усложняват самите процеси на управление.
Основни цели на пилотния проект:
- Създавайте единен регистърпроекти, стартиране на процедури за актуализирането му на най-високо ниво
- Създайте единно хранилище на проектна документация
- Автоматизирайте работния процес на проекта с основни процеси за разработване и одобрение на документи
- Осигурете на всички участници в проекта единна работна среда за обсъждане на проблеми по проекта и обмен на информация
Всъщност на първия етап е важно да получите портал за проекти, който ще позволи на всички заинтересовани страниот топ мениджъри до участници в проекти за покриване на основните им нужди от информация по време на изпълнение на проекти в компанията.
Коя система ще позволи това?
Ето защо е важно да изберете такъв, който ще позволи:
- започнете да използвате основната функционалност с възможност за нейното поетапно развитие (а не твърда система, която трябва да бъде проектирана и програмирана незабавно, като се вземат предвид всички функции);
- бързо (за 1-2 седмици) стартиране на основните процеси в компанията;
- лесно е да се обучават потребителите по време на внедряването (потребителят вижда само функционалността, от която се нуждае);
- получавате не съпротива от потребителя, а благодарност поради лекотата на работа (удобен за потребителя интерфейс);
- имат запас от широка функционалност и гъвкави възможности за персонализиране за автоматизиране на нови процеси и коригиране на внедрените процеси с нарастване на нивото на зрялост на компанията.