Как да стартирате вътрешни комуникации в една компания. Осветете и вдъхновете! или Как да направим вътрешните комуникации ефективни? Какви средства за вътрешни комуникации могат да се използват в компанията

Организациите разполагат с различни средства за комуникация с ключови елементи от тяхната външна среда. Така например със съществуващите и потенциални потребителипроизвежданите стоки и услуги, фирмите комуникират предимно чрез реклама и други средства за промотиране на стоки на пазара, както и провеждане на различни социологически проучвания.

Обръща се голямо внимание на създаването на благоприятен образ на организацията в общественото мнение, за което големи фирмисъздават се специални отдели за връзки с обществеността („връзки с обществеността“), чиито специалисти, използвайки различни средства, разпространяват необходимата за това информация. Това не е пълен списък с примери за комуникации между една организация и нейната външна среда.

Вътрешните комуникации се разбират като обмен на информация, осъществяван между елементи на организацията. В рамките на една организация информацията се обменя между нивата на управление (вертикални комуникации) и между отделите (хоризонтални комуникации).

Дълго време на вътрешните комуникации в една организация се гледаше като на „поддръжник“ на PR, но сега това се промени – сега отделите за PR и корпоративни комуникации в организациите следват старата поговорка: „добрият PR започва у дома“.

Външна комуникационна система

Външните комуникации са обменът на информация между организацията и нейната външна среда. Всяка организация не съществува изолирана, а във взаимодействие с външната среда. И от какви фактори на тази среда (потребители, конкуренти, власти държавно регулиране, обществено мнениеи т.н.) имат най-голямо влияние върху работата на организацията и нейните резултати, зависят естеството и методите на нейните комуникации.

Задачата на външните комуникации е да трансформират желаната стратегическа позиция в поведението на организацията, нейните комуникационни послания и символи на организационно, производствено и функционално ниво. Мениджърите трябва ясно да решат как искат да представят организацията и нейните продукти, като ясно идентифицират ключови обществени групи и да разберат какъв е имиджът на тяхната организация. След това те трябва да разработят набор от инструменти за корпоративен имидж, които могат да го комуникират с обществеността, като същевременно следят отблизо развитието и промените в корпоративния имидж на конкурентите. Приемлив набор от такива инструменти трябва да включва:

* дефиниране на комуникационни задачи;

* избор на целеви групи (клиенти и членове на обществеността, имащи отношение към организацията);

* формулиране на подходящо послание(я);

* избор на средства и планиране;

* организация (координация) на действията.

Задачата на корпоративните комуникации е да намали разликата между желания и реален имидж на компанията; създаване на неин последователен холистичен портрет, разработване и прилагане на препоръки за координиране на всички вътрешни и външни комуникации, както и контрол и управление на комуникациите. За постигане на целите на компанията сред външната публика PR включва и маркетингови комуникации.

Корпоративна характеристика (личност) е стратегически планирано и тактически (на практическо ниво) приложено самопредставяне на организация (корпоративен „Аз“) въз основа на желания образ. Силната корпоративна идентичност допринася за:

* повишаване на мотивацията на служителите;

* създава чувство на увереност сред представителите на ключови групи от външната публика;

*разпознава жизненоважни за организма въз основа на добри познанияпредимства и недостатъци както на своите, така и на други доставчици. Мениджърите трябва да решат къде и как да се конкурират Сега към външните комуникации, свързани със стратегически PR Вероятно най-очевидната дейност са връзките с медиите за създаване на популярност и положителен интерес към компанията. А мениджърите трябва да спечелят уважението им, да проявят разбиране към същността на новините, да бъдат градивни, да вървят към журналисти и продуценти и да създават медийно доверие в компанията. По правило журналистите очакват: * бърз отговор на запитванията; * открита и честна политика към медиите; * готовност да се справят с негативни новини; * наличие на мениджъри, а не на пресата и медийния отдел като цяло; * лесно разбираем обект може да бъде разпознат, с помощта на който хората го описват, запомнят и формират отношението си към него. Тя е резултат от взаимодействието на човешките вярвания, представи, чувства и впечатления за обекта.

Управлението на впечатленията е политиката на представяне на организация пред ключови групи, за да се създаде благоприятен имидж за тях или да се предотврати развитието на неблагоприятен имидж.

Корпоративната репутация е това, което хората мислят и казват за организацията, нейните продукти/услуги и поведението на тези хора.

Стратегическото позициониране е по същество съзнателният избор на конкретна основа за изграждане конкурентно предимство. Това е комбинация от обаждане до клиент или заинтересовано лицеи съображения за конкуренция, които могат да дадат на компания или марка различни личностни черти във възприятието на тези хора. Така една компания в съзнанието на своята целева група трябва да бъде по-добра от своите конкуренти, независимо от това, което самите нейни членове смятат за важно. Компанията трябва да изглежда по-добра, отколкото е в действителност, и следователно трябва да продава продуктите си на "правилните" клиенти, въз основа на добро познаване на предимствата и недостатъците както на собствените си, така и на другите доставчици. Мениджърите трябва да решат къде и как да се конкурират.

Сега да преминем към външните комуникации, свързани със стратегическия PR.

Вероятно най-очевидната дейност са връзките с медиите за създаване на популярност и положителен интерес към компанията. А мениджърите трябва да спечелят уважението им, да проявят разбиране към същността на новините, да бъдат градивни, да вървят към журналисти и продуценти и да създават медийно доверие в компанията. По правило журналистите очакват:

* бърз отговор на заявки;

* открита и честна политика към медиите;

* готовност за справяне с негативни новини;

* наличието на мениджъри, а не на прес отдела и медиите като цяло;

* лесна за разбиране и използване информация (не е претоварена с ненужни технически или други подробности);

* проактивна политика за поддържане на контакти (редовни, последователни, лични).

Основните теми на медийно отразяване включват маркетингови новини, отразяване на фирмената политика, новини от общ интерес, личности, текущи събития. Съобщенията трябва да са предназначени предимно за статии по конкретни теми, а не само за самореклама на компанията.

Публичността е разпространението на съзнателно предварително планирани и високо изпълнени съобщения чрез избрани (неплатени) медии, за да се събуди обществен интерес към организация или индивид.

Дейностите по връзки с пресата са много различни от рекламни дейностии продажби, защото има за цел да спечели публичност или да задоволи обществения интерес към организацията и/или нейния продукт(и). От друга страна, пропагандата е опит да се повлияе на общественото мнение, за да се разпространи определено желано вярване.

Финансовите отношения са насочени към създаване на подкрепящи взаимоотношения и управление на комуникациите с акционерите (както настоящи, така и потенциални) по време на фискална година, както и с инвеститори, представители на бизнес общността (по-специално с анализатори, борсови брокери, търговските банки) и журналисти от финансови списания.

Подготовката за публични събития може да включва планиране на стратегически комуникации и работа на корпоративно ниво с различни публики – представители на правителството и бизнеса, пресата, обществени организации, акционери и профсъюзи и широката общественост.

Лобирането (правителствени дейности) възниква и действа сред законодателите и държавните агенции в специфични интереси на организацията на местно, национално и международно ниво. Всъщност, за да се представи наистина всеки въпрос, който се нуждае от лобиране, за да се осигури постоянен силен натиск върху законодателите, е необходимо широкообхватно проучване, дори разузнаване. Това е по-сложен процес от обикновеното наблюдение на парламентарната дейност. Целта на лобирането е да повлияе на правителствените кръгове и законодателната власт и по този начин да прокара решения, които са от полза за организацията, което може сериозно да повлияе на ефективността на нейната дейност в настоящето и в бъдеще.

Индустриалните връзки включват комуникация с различни организации в рамките на една и съща индустрия, в която компанията работи, например търговски асоциации, изследователски (експертни) агенции.

Корпоративната реклама разглежда компанията като продукт и е „лицето и гласът на компанията“. Мениджърите често имат малко разбиране за корпоративната реклама и са предпазливи към тези високотехнологични публични комуникации, които не увеличават директно продажбите или пазарния дял и следователно често е трудно да се оправдаят. Изследванията показват, че въпреки че е скъпа, корпоративната реклама може да подобри имиджа на компанията.

Корпоративната социална отговорност е най-важната точка в дневния ред на всеки PR мениджър. В сферата на корпоративното социална отговорностключова за мениджърите е концепцията за бенефициенти като индивиди или групи със законово гарантирани права на собственост (или участие). Те взаимодействат с компанията в някои от нейните дейности. Тяхното участие е от съществено значение, ако компанията иска да успее и просперира. Управлението на взаимоотношенията с бенефициенти може да се разглежда като инвестиция и като една от основните области на бизнес планирането и управлението.

Спонсорство - компания придобива изключителното право на всяко събитие или спортно състезание или заема името си на всеки продукт с цел да се популяризира чрез медийно отразяване и/или да създаде в съзнанието на гражданите положителна асоциация на нейното име с интересен или значим събитие. Подкрепяйки събитие или дейност, мениджърите на компанията могат да очакват да получат материална възвръщаемост на изразходваните пари и усилия - например под формата на условна стойност. бизнес връзки, т.е. цени на натрупани бизнес връзки, нематериални активи на компанията, да речем, престиж търговска марка, опит в бизнес отношенията, придобиване на способност за влияние върху клиентите, създаване на висока репутация за организацията, нейния продукт или марка.

Информационните услуги са съществена част от процеса на изграждане на взаимно доверие и разбирателство между една компания и други обществени групи. PR отделът трябва да поеме водеща роля в координирането на предоставянето на информация до медиите за дейността на компанията и това често изисква придружаващи материали за популяризиране, които да помогнат на обществеността да научи повече за компанията и нейната индустрия.

Съветването и консултирането също е една от най-важните дейности на PR екипите в много компании. PR професионалистите са все по-често призовавани да предоставят съвети и насоки по въпроси на организационното управление и политиката. Тъй като управлението на комуникациите се приема все по-сериозно и все повече се признава като важна компетентност в бизнеса, PR специалистите все повече се назначават да съветват мениджърите относно комуникациите с „външния свят“, също и за да гарантират техническа странаподходящи PR-комуникации, избрани от специалиста.

Управлението на кризи гледа към бъдещето от гледна точка на предвиждане и подготовка за вероятни събития, които биха могли да разрушат отношения, които са важни за организацията. Тук отговорностите на PR специалиста могат да се разширят до широк спектър от дейности, включително планиране при извънредни ситуации, ограничаване на щетите, отчитане на поуките от предишни кризи, рационализиране и управление на идеите на мениджърите за кризата и отношението им към тях, до управление на самата криза.

Управлението на проблемите е систематично идентифициране на възможни проблеми, които предизвикват загриженост за компанията, и действия, насочени към коригиране на нейните политики в условията на тяхното възникване. Управлението на проблемите се различава от управлението на кризи само по времеви рамки и усещане за паника. Мениджърите трябва да се научат да разглеждат проблемите от гледна точка на различни групи от обществото. PR в своята дейност трябва да предвиди възможността за възникване на тези проблеми и да може да управлява реакцията на организацията към тях.

Дизайнът и писането на печатни материали също е едно от задълженията на PR отдела за външни комуникации. Това са специална литература за PR, брошури и брошури, публикувани от компанията (годишен отчет и история на компанията, както и разказ за основните продукти на компанията). Все по-често се налага изготвянето на аудио и видео материали. Голяма част от тази работа е планирана да бъде промоционална и следователно е необходимо тясно сътрудничество между специалистите по маркетинг и PR, за да се осигури последователност при създаването и поддържането на корпоративната идентичност. Анализирайте комуникационните нужди на организацията и покритието на всички нейни ключови обществени групи. Планирането е съществена част от ролята на PR мениджъра.

Вътрешни комуникации или, както често се наричат - корпоративни комуникации, бизнесът днес обръща все повече внимание. Разбираемо е: това не е почит към модата, а нарастваща нужда и жизненоважна необходимост. Много зависи от качеството на вътрешната комуникационна система в компанията. И това стана съвсем обичайно големи предприятияобособете го в отделна функционалност, като създадете съответните отдели и наемете специалисти в тази област. въпреки това малки организациите често искрено вярват, че техните малки „размери“ все още им позволяват да се справят без вътрешни комуникации. И някои компании в своето убеждение отиват по-далеч, вярвайки, че нямат вътрешни комуникации и изобщо не се нуждаят от тях. Нека се справим с това погрешно схващане.

"Няма. А тук – не. какво търсим

Първо погрешно схващане: в една малка компания няма вътрешни комуникации.

Преди да обсъдим вътрешните комуникации, нека дефинираме основните понятия.

Вътрешните комуникации са комуникация в компанията на персонала и ръководството в хода на съвместни дейности: обмен на информация, идеи, мисли, решения, задачи.

Вътрешните комуникационни канали са специфични начини за движение на информационните потоци в компанията, които са инструмент за разпространение на информация определена посока, качествено и със специфична цел.

Вътрешната комуникационна система е структуриран набор от информационни канали, който позволява целенасочено и с определена ефективност получаване и оптимално разпространение на информационни съобщения с бизнес, интелектуално и емоционално съдържание в компанията.

От дефиницията на вътрешните комуникационни канали също е очевидно, че комуникациите не се предават по въздушно-капков път, като вирусите, а по специфични канали. Следователно, щом има комуникации, значи има и канали.

От определението за вътрешна комуникационна система следва, че няма система в една компания, в която каналите да не са структурирани и да не са свързани помежду си.

Общото заключение: в най-неблагоприятния сценарий компанията няма система за вътрешни комуникации, а не VC като такава.

„Врагът влиза в града, без да щади пленници, защото в ковачницата нямаше пирон“

Ако изхождаме от тезата, че във всяка компания има VC, а системата за вътрешни комуникации не е навсякъде, тогава става ясно, че при липса на VC система те "живеят свой собствен живот", развиват се независимо, дружеството не се управлява, а само се използва.

Погрешно схващане две: необходима е само вътрешна комуникационна система голям бизнес, големи компании.

Обмислете ситуацията. Фирма А с 60 служители активно използва електронна поща и скайп за комуникация. В едно от помещенията на офиса организиран работно мястоза нов служител. След известно време става ясно, че поради спецификата на функционалността му е необходим локален принтер. Колегите казаха на новодошлия, че разрешението за закупуване на офис оборудване се дава лично от генералния директор, закупуването се извършва от мениджъра на офиса, а инсталирането се извършва от специалист по техническа поддръжка. Служителят, следвайки съвета на колеги, написа бележка, адресирана до изпълнителен директоротносно необходимостта от закупуване на принтер, за да съм сигурен, дублирах заявлението за електронна пощакато изпратите копие и на офис мениджъра. И за да ускори нещата, той своевременно уведоми специалиста по техническа поддръжка по Skype, че трябва да инсталира локален принтер. И суматохата избухна. Докато офис мениджърът и специалистът по техническа поддръжка разбраха помежду си кой и какво да закупи / инсталира, докато намериха бележка с брилянтна обща виза, мина време. Които, между другото, и двамата - и офис мениджърът, и специалистът по системна поддръжка - трябва да харчат не за измисляне на такива неща, а за съвсем различни, полезни дейности. НО нов служителмеждувременно той седеше без принтер, тичаше за разпечатките си към мрежов принтер, навиваше допълнителни километри из офиса и също така губеше работното си време.

Има неуреден процес и вечен спътник на това явление – хаосът във вътрешните комуникации. Цената на този хаос е загубата на работно време и намаляването на производителността на труда.

Колко често се сблъскваме с факта, че вътрешните комуникационни канали се използват нерационално и хаотично, в най-добрия случай според неформалните правила, а в най-лошия - както на когото му хрумне.

Ако има няколко канала и ако съвременно ниворазвитие информационни технологиивъв всеки офис, като правило, няма един или двама от тях, тогава служителите нямат възможност да структурират потока от входяща информация. И те са принудени да анализират този поток сами, като често получават и изпращат съобщения, които се дублират по различни канали. В другата крайност данните се предават по грешни канали. И това също е резултат от липсата на система за вътрешни комуникации. Например служителите прехвърлят файлове по пощата или други средства за комуникация, а не чрез сървърно хранилище, което се намира в много корпоративни мрежи. Или планират среща чрез Skype или друг комуникатор, вместо Outlook, който има съответната услуга. За съжаление има много такива примери.

Колкото по-малка е компанията, толкова по-лесно е да се изградят вътрешни комуникации в система

Както виждате, тези неща не са свързани с мащаба на бизнеса на компанията. По-скоро те са свързани (и изострени) с растежа на бизнеса. И да се заемете с изграждането на система за вътрешни комуникации в периода на бързо развитие на компанията означава да следвате добре известния вътрешен принцип „имате нужда от вчера“.

Колкото по-малка е компанията, толкова по-лесно е да се изградят вътрешни комуникации в система. И когато предприятието навлезе във фаза на бърз растеж, вече няма да е възможно да се възстанови редът в комуникационния хаос.

„Таити, Таити, не сме били на вашия Таити, тук също сме добре нахранени“

Погрешно схващане трето: системата за вътрешни комуникации е скъпо удоволствие.

Вътрешни портали, корпоративни социални мрежи и други "корпоративни комуникационни радости" - всичко това изисква впечатляваща инвестиция. А за една компактна компания, която няма регионална мрежа, тези решения не са необходими. Тя се нуждае от ред в комуникациите. А редът е системата. И нито една поръчка не изисква впечатляващи инвестиции. За да се възстанови редът, е необходимо да се осъзнае необходимостта от възстановяването му, волята на ръководството и установяването на ясен, разбираем регламент за използването на всички VC канали в компанията. Независимо дали получава корпоративен порталили използва само възможностите на Outlook и Skype за комуникация.

„Песента ни помага да градим и живеем“

Погрешно схващане четири: вътрешните комуникации са част от корпоративната култура и Корпоративна култура- това е корпоративни празници, различни събитиябезработица и други "ексцесии".

Разбира се, вътрешните комуникации са част от корпоративната култура и то много важна част от нея. Но корпоративната култура не е само празник. Това е културата на правене на бизнес в компанията, културата на взаимодействие между функции, процеси, подразделения, служители. Вътрешните комуникации не са забавление, а осъзната необходимост. Третирането му като излишък и лукс се отразява негативно на качеството на всяко бизнес взаимодействие.

И така, разбрахме основните погрешни схващания относно вътрешните комуникации.

Кратко обобщение. Всяка фирма има вътрешни комуникации. Те трябва да бъдат свързани в система, за да работят ефективно. Това не е лукс, а необходимост за успешен бизнес. Качеството на комуникациите не зависи пряко от размера на инвестициите в развитието на комуникационните канали.

Идва кризата...

Сега помислете за това важен аспект, като ролята и значението на вътрешните комуникации по време на криза или промени в компанията. Именно в тези случаи значението на комуникациите като цяло и в частност на вътрешните комуникации нараства толкова много, че те се „запомнят“ дори от онези компании, които искрено са смятали комуникационната система за лукс или, още по-лошо, за ненужен излишък.

И последната уводна "новина" в тази насока - кризата се превърна в трайно явление. Кризите само променят своята конфигурация, мащаб и облик, но съпътстват бизнес средата постоянно. Оттук и моралът – да се гради бизнес и съответно вътрешните комуникации трябва да е с разбирането, че сме в състояние на криза, а не на спокойна стабилност.

С настъпването на кризата конкурентоспособността на бизнес средата рязко нараства. И тази среда изисква бърза реакция на всеки информационен сигнал, на всяка промяна. В конкурентна надпревара победител не е този, който притежава информацията, а този, който бързо и ефективно я манипулира: намира, структурира, предава, получава. Точно това осигурява комуникационната система. Всички големи бизнес транзакции трябва да се извършват бързо, ясно и ефективно.

Системата за вътрешни комуникации (ICS) е инструмент за управление на компанията. Ясно изграден, той ви позволява да увеличите участието на служителите в изпълнението на бизнес стратегии, управляемост чрез намаляване и оптимизиране на информационните вериги, като по този начин намалявате разходите. Съгласете се, в условията на криза това е изключително важно. Скоростта и качеството на информационните потоци - необходимо условиебърза реакция на компанията на бързо променящата се бизнес среда и пазарна ситуация.

Ефективната ICS е инструмент, който помага за намаляване на стреса на целия персонал в една компания в кризисна ситуация. Именно вътрешните комуникации предоставят възможности за предаване на идеите на лидера на персонала, намаляват демотивиращото влияние на агресивните външни обстоятелства, сплотяват екипа и го обединяват срещу „външния враг“.

Един от най-разрушителните фактори за корпоративната среда е информационният глад. Информационното пространство на компанията не търпи вакуум и всяка „дупка“ в него моментално се запълва с фантазии, които могат да подкопаят всяка, дори и най-хармоничната система. Именно ICS поддържа гладък информационен фон на компанията и осигурява навременното получаване на необходимата информация.

Така ICS днес в никакъв случай не е лукс и привилегия на големия бизнес, а система, която осигурява оцеляването и развитието на компания от почти всякакъв размер в съвременни условия.

За формирането на ICS изобщо не е необходимо да се разкопчават впечатляващи инвестиции. Има много бюджетни решения. Включително тези, които ви позволяват да използвате по-ефективно комуникационните инструменти, с които компанията вече разполага.

Всяка организация има корпоративен имейл. Добре организирана система от пощенски списъци, правилата за тяхното използване: кой, какво, на кого ( целевата аудитория) и по какъв повод изпраща. Това е едно решение, което не изисква допълнителни инвестиции - по-ефективно използване на съществуващ канал.

Табла за обяви, флаери, корпоративни хартиени носители - по стария начин. За някои ще се стори твърде немодерен, но въпреки това е ефектен и привлекателен с бюджета си.

Информационни събития: различни формати, бързи, мобилни, за различни аудитории на персонала. Малко организационни усилия - и необходимият информационен фон е създаден.

Така нареченият високоговорител - бърз и ефективен методбързо уведомяване на офиса за всяко събитие.

Всичко това и много повече, свързани в логическа система, управлявана от единен комуникационен център, могат ефективно да решат проблема. информационна поддръжкабез допълнително финансиране. Само като подредите нещата и регулирате работата на вътрешните комуникационни канали.

Вътрешните комуникации трябва да бъдат проактивни. Външната среда е активна, тя бързо формира информационно поле за всяко събитие, така че компанията трябва да бъде готова не да навакса с обяснения на информация, получена отвън, а да изпревари нейното проникване с информационното си послание.

Можете да се борите колкото искате с служебното злоупотреба с използвани служители социални мрежи. Но във всеки случай е възможно да се спусне "желязната завеса" само за период от работно време. Извън него не важат никакви забрани за служителите. Те активно изгребват външна средаот какво са били лишени през работното време. Ако една компания не е готова да им се противопостави със своето висококачествено информационно поле, то тя неминуемо ще се провали в тази неравна битка.

Последната световна финансова криза ясно показа колко безпомощни пред паниката, проникваща от външната среда, бяха компаниите, които не поработиха върху вътрешните си комуникации. Те бяха принудени да реагират на обстоятелства, които не засягат пряко бизнеса им и да работят върху демотивиращите фактори, донесени от служителите от просторите на един нервно пулсиращ пазар. Всичко това може и трябва да бъде предотвратено чрез вътрешни комуникации. По време на кризата от 2009 г. имаше масови съкращенияв компании, рязко намалени бюджети за социална сигурности обучение. Информацията се разтоварваше в поток във външното информационно поле, създавайки нервност (меко казано) и тревожни очаквания на персонала на онези организации, в които нещата вървяха добре. Това неизбежно доведе до намаляване на ефективността и производителността на труда.

Ако при такива условия компанията не работи със собствено информационно поле, не създава прозрачност за персонала относно състоянието на бизнеса на компанията, тогава трябва да се берат плодовете на такава външна паника. А вътрешнофирменото информационно поле се формира и запълва с вътрешни комуникации.

Когато някакви фактори наистина подкопават бизнеса на компанията, причинявайки й щети и я принуждавайки да предприеме непопулярни мерки срещу персонала, вътрешните комуникации могат да намалят тежестта на ситуацията и реакциите на стрес. Ако информационният отговор на компанията на негативните фактори пристигне ненавременно, тогава съществува риск персоналът да работи с изпреварване и да реагира по-бързо и по-агресивно, отколкото ръководството може да очаква.

ICS създава контролирани информационни потоци, насочени към служителите на компанията и изместващи неформалните спекулации, външни и вътрешни панически реакции.

SVK е инструмент за всеки модерен лидер. В крайна сметка мениджърът трябва да формира комуникация и да излъчи своята версия на обяснението на случващото се на неговите подчинени. Днес лидерът, който управлява информационните потоци, е успешен. И можете да ги управлявате чрез SVK. И днес тези компании, които са в състояние да действат бързо, предоставяйки висока скорости качеството на обмена на информация в него бизнес среда. Всичко това се решава от системата за вътрешни комуникации.

По време на криза възможностите рязко намаляват дългосрочно планиранес висок дял от продажбите. Периодите на реално планиране стават кратки, което обаче не отменя естествената потребност на персонала да разбира перспективите: бизнес, фирма и собствените си. Ръководството не може да си позволи да дава обещания на хората без гаранции, че те ще бъдат изпълнени. Но ако служителите не получават такива прогнози от ръководството, тогава възниква информационен вакуум, който винаги е запълнен със собствени предположения, обикновено негативни. Служителите винаги се нуждаят от дългосрочни прогнози - това е единственият начин да планират собственото си бъдеще или да получат увереност в неговата стабилност. В условията на криза единственият начин е да се движите с малки стъпки, подчертавайки бизнес плановете на достъпни и видими (планирани) етапи. Затова постоянната комуникация между ръководството и персонала относно плановете и бизнес възможностите за краткосрочен план е изключително важна. Служителите трансформират стратегическите планове на компанията в своите малки гаранции за „светло бъдеще“. Но когато големите планове се превърнат в по същество неоснователни лозунги (което е очевидно за хората и следователно не „топли“), е наложително да се предложи „моментна реалност“.

Образно казано: ние не знаем какво ще се случи с климата след 10 години и хората трябва да планират живота си в благоприятни условия. Затова показваме седмичната динамика на времето, въз основа на която можете да направите малки прогнози и да сте сигурни, че ледниковият период няма да настъпи утре.

Единственият изход от тази ситуация е постоянната комуникация между ръководството и персонала на компанията, която осигурява регулярен поток от достоверна информация в еднакви дози за кратки периоди от време. Подобен ритмичен диалог - като доказателство за наличието на постоянна комуникация - стабилизира и подобрява ситуацията в компанията, което е изключително важно в период на криза. А при благоприятна пазарна ситуация лоялните и ангажирани служители ще позволят на организацията да напредне, да запази позициите си на пазара или да завладее по-високи.

И така, разгледахме какво е вътрешна комуникационна система и колко важна роля играе тя в бизнеса на компанията. Очевидно е, че системата за вътрешни комуникации не е лукс, достъпен само за голям бизнес, но осъзната необходимост за компания от всякакъв мащаб, ако се стреми към оцеляване, просперитет и развитие.

Кой трябва да управлява цялата тази "неспокойна икономика"?

На практика, ако компанията не разпределя ICS в отделна междуфункционална област, тогава тази функция принадлежи на отдела за човешки ресурси или PR. Според мен е по-ефективно да се прехвърли под отговорността на специалистите по човешки ресурси, т.к Целите на ICS са пряко свързани с целите на HR отдела, който от своя страна прониква във всички бизнес процеси на компанията. PR услугата е партньор в ICS, тъй като тя притежава основните инструменти за вътрешни комуникации. Често има ситуация, когато ИТ се занимава с вътрешни комуникации в една компания. Това е фундаментално погрешно, т.к. ИТ отделът доставя технически решения само през основните ICS канали.

Великата ера на гордо мълчание на ръководството и подчинение на персонала си отиде завинаги. Това е векът на комуникациите. Те „просветват“ целия ни живот и са ключът към оцеляването. Следователно илюзорната вяра в отсъствието и безполезността на вътрешните комуникации поради мащаба на компанията не е аргумент за пренебрегване на факта за тяхното въздействие върху живота като цяло и бизнеса в частност.

Елена Рудавина - директор на вътрешните комуникации на OJSC "Prosveshchenie", експерт на списание "Kadrovik"

Лидерство и управление

Ключови думи:

1 -1

Вътрешни комуникациие всяка комуникация в организацията. Те могат да бъдат устни или писмени, директни или виртуални, лични или групови. Ефективните вътрешни комуникации във всички посоки - отгоре надолу, отдолу нагоре и хоризонтално - е една от основните задачи на всяка организация. Добрата вътрешна комуникация ви позволява да установите ролеви взаимодействия и да разпределите отговорността на служителите.

Комуникацията често се определя като обмен на информация. Винаги е диалог. Диалог, в който могат да участват голям брой хора. В структурата на една организация изискването за двупосочна комуникация означава способността на ръководството да изслушва служителите и да интерпретира правилно посланията, които предават. Това ви позволява да определите силните страни и слаби страни производствен процеси съответно да коригира управленските решения.

Практика на вътрешните комуникации

Корпоративните отдели за вътрешни комуникации, произхождащи от дълбините на човешките ресурси (в международната терминология - HR, от английски човешки ресурси), придобиват независимост през 80-те и 90-те години. Там, където това все още не се е случило, функциите на вътрешната комуникация могат да се изпълняват по стария начин от служители по персонала, било то висше ръководство или маркетинг и PR отдели.

Вътрешните комуникации трябва да помогнат на служителя да разбере корпоративната култура, цели и ценности. Всички служители трябва да са наясно със събития и решения, които засягат работата на всички отдели. Добрите вътрешни комуникации са особено важни по време на криза, когато е необходимо всеки служител не само да се подчинява на инструкциите отгоре и да следва инструкциите, но и да може да действа самостоятелно, имайки предвид общата ситуация и ползата за цялата компания. Вътрешната комуникация свързва всички отдели на компанията през всички нива и създава усещане за общност.

Вътрешната комуникация не може да бъде установена веднъж и забравена. Процесът трябва постоянно да се поддържа и променя в съответствие с развитието на компанията. Методите за осъществяване на вътрешни комуникации се разработват все по-подробно в зависимост от различни групиинтереси, които съществуват в компанията, и особеностите на изграждане на тяхното взаимодействие, пресечната точка на областите на дейност.

При вътрешните комуникации е важна същността, каналите и дори формата на информацията. Формата има много силно влияние върху посланието, един и същ факт може да бъде съобщен по такъв начин, че да бъде възприет по негативен или положителен начин, да остави хората безразлични или, напротив, да предизвика интерес. Ако една компания инвестира огромни суми и прилага най-модерните технологии, за да осигури своя PR - тоест връзките с обществеността - тогава тя трябва да бъде също толкова внимателна и към вътрешните отношения. Най-трудното е да се намери правилният баланс между комуникацията „отгоре надолу” и „отдолу нагоре”, така че демократичността и податливостта на ръководството към нови идеи да не се отрази на усърдието и дисциплината на служителите.

Признаци на добра вътрешна комуникация

Информативност - не трябва да е просто набор от думи, а нещо, което по някакъв начин ще повлияе на работата.
Яснота - съобщението трябва да бъде изработено с оглед на възприемането на тези, към които е предназначено.
Навременност. Служителите трябва да получават необходимата информацияпреди да излезе извън рамките на фирмата и да се предостави на клиенти, партньори, конкуренти.
Независимост и безпристрастност – всяка лъжа или подценяване така или иначе ще бъде разкрита рано или късно.
Лаконичност.

Лицата, участващи в установяването на вътрешни комуникации, трябва да притежават следните качества:

Откритост - което означава способността да се говори с всяка публика и да се изслушва всяко предложение.
Честност.
Способността за диалог.

Всъщност отделът за вътрешни комуникации става модератор на взаимодействията между ръководството и служителите. Той отговаря за поддържането на определен брой комуникационни канали в изправност, например, като:

вътрешен уебсайт (интранет);
редовни срещи - включително:
- неформални срещи, където служителите могат да разговарят директно с началниците;
- виртуални срещи с помощта на онлайн платформи като Second Life
конференции;
корпоративна преса и непериодични печатни материали;
вътрешно имейл разпространение;
табла за обяви.

Управление на комуникацията

За да установи комуникация със служителите, ръководството използва различни подходи:

Целеви подход – осъществява се комуникация с ясно дефинирана целева аудитория. Колкото по-точно е съставено съобщението, толкова по-вероятно е то да бъде получено правилно. Основна грешка- е да се счита, че информацията се предава само с помощта на думи и че получателят просто пасивно приема съобщението.
Кръгов подход – комуникацията се осъществява чрез добро човешките отношенияи работи, за да гарантира, че всеки служител се наслаждава на работата. Такава система може да се създаде само чрез дълги и открити дискусии. Приема се, че същността на комуникацията е да се постигне взаимно разбиране. Проблемите възникват от погрешното схващане, че разбирането води до съгласие и това е единствената цел на комуникацията. Не е необходимо да споделяте гледната точка на човек, за да го уважавате и вземете предвид в работата.
Подход на активно действие - комуникацията се установява чрез практически действия, които изискват разбиране и интуиция. Подходът се основава на принципа, че комуникацията е координация на значенията, разбиране Общи правилаи разпознаване на образи.

Според Wikipedia

Вътрешните комуникации, или както често ги наричат - корпоративните комуникации, днес бизнесът обръща все по-голямо внимание. Разбираемо е: това не е почит към модата, а нарастваща нужда и жизненоважна необходимост. Много зависи от качеството на вътрешната комуникационна система в компанията. И вече стана обичайно големите предприятия да го отделят като отделна функционалност, създавайки подходящи отдели и наемайки специалисти в тази област. Малките организации обаче често съвсем искрено вярват, че техните малки „размери“ все още им позволяват да се справят без вътрешни комуникации. И някои компании в своето убеждение отиват по-далеч, вярвайки, че нямат вътрешни комуникации и изобщо не се нуждаят от тях. Нека се справим с това погрешно схващане.

Първа заблуда:в малка фирма няма вътрешни комуникации.

Преди да обсъдим вътрешните комуникации, нека дефинираме основните понятия.

Вътрешните комуникационни канали са специфични начини за движение на информационните потоци в една компания, които са инструмент за разпространение на информация в определена посока, качество и за определена цел.

Общо заключение: в най-неблагоприятния сценарий компанията няма система за вътрешни комуникации, а не VC като такава.

„Врагът влиза в града, без да щади пленници, защото в ковачницата нямаше пирон“

Погрешно схващане две:само големият бизнес, големите компании се нуждаят от вътрешна комуникационна система.

Обмислете ситуацията. Фирма А с 60 служители активно използва електронна поща и скайп за комуникация. В едно от офисните помещения беше организирано работно място за нов служител. След известно време става ясно, че поради спецификата на функционалността му е необходим локален принтер. Колегите казаха на новодошлия, че разрешението за закупуване на офис оборудване се дава лично от генералния директор, закупуването се извършва от мениджъра на офиса, а инсталирането се извършва от специалист по техническа поддръжка. Служителят, следвайки съвета на колеги, написа бележка, адресирана до генералния директор за необходимостта от закупуване на принтер, за да бъде сигурен, той дублира заявлението по електронната поща, като изпрати копие и до управителя на офиса. И за да ускори нещата, той своевременно уведоми специалиста по техническа поддръжка по Skype, че трябва да инсталира локален принтер. И суматохата избухна. Докато офис мениджърът и специалистът по техническа поддръжка разбраха помежду си кой и какво да закупи / инсталира, докато намериха бележка с брилянтна обща виза, мина време. Които, между другото, и двамата - и офис мениджърът, и специалистът по системна поддръжка - трябва да харчат не за измисляне на такива неща, а за съвсем различни, полезни дейности. Междувременно новият служител междувременно седеше без принтер, тичаше за разпечатките си към мрежов принтер, навиваше допълнителни километри из офиса и също губеше работното си време.

Ако има няколко от тези канали и при сегашното ниво на развитие на информационните технологии във всеки офис, като правило, няма един или два от тях, тогава служителите нямат възможност да структурират потока от входяща информация. И те са принудени да анализират този поток сами, като често получават и изпращат съобщения, които се дублират по различни канали. В другата крайност данните се предават по грешни канали. И това също е резултат от липсата на система за вътрешни комуникации. Например служителите прехвърлят файлове по пощата или други средства за комуникация, а не чрез сървърно хранилище, което се намира в много корпоративни мрежи. Или планират среща чрез Skype или друг комуникатор, вместо Outlook, който има съответната услуга. За съжаление има много такива примери.

Колкото по-малка е компанията, толкова по-лесно е да се изградят вътрешни комуникации в система

Погрешно схващане три:системата за вътрешни комуникации е скъпо удоволствие.

Вътрешни портали, корпоративни социални мрежи и други "корпоративни комуникационни радости" - всичко това изисква впечатляваща инвестиция. А за една компактна компания, която няма регионална мрежа, тези решения не са необходими. Тя се нуждае от ред в комуникациите. А редът е системата. И нито една поръчка не изисква впечатляващи инвестиции. За да се възстанови редът, е необходимо да се осъзнае необходимостта от възстановяването му, волята на ръководството и установяването на ясен, разбираем регламент за използването на всички VC канали в компанията. Независимо дали придобива корпоративен портал или използва за комуникация само възможностите на Outlook и Skype.

„Песента ни помага да градим и живеем“

Погрешно схващане четири:вътрешните комуникации са част от корпоративната култура, а корпоративната култура е корпоративни празници, различни събития извън работата и други „излишъци“.

И така, разбрахме основните погрешни схващания относно вътрешните комуникации.

Идва кризата...

Сега помислете за такъв важен аспект като ролята и значението на вътрешните комуникации по време на криза или промени в компанията. Именно в тези случаи значението на комуникациите като цяло и в частност на вътрешните комуникации нараства толкова много, че те се „запомнят“ дори от онези компании, които искрено са смятали комуникационната система за лукс или, още по-лошо, за ненужен излишък.

Системата за вътрешни комуникации (ICS) е инструмент за управление на компанията. Ясно изграден, той ви позволява да увеличите участието на служителите в изпълнението на бизнес стратегии, управляемост чрез намаляване и оптимизиране на информационните вериги, като по този начин намалявате разходите. Съгласете се, в условията на криза това е изключително важно. Скоростта и качеството на информационните потоци е необходимо условие за бързата реакция на компанията на бързо променящата се бизнес среда и пазарна ситуация.

Всяка организация има корпоративен имейл. Добре организирана система от пощенски списъци, правилата за тяхното използване: кой, какво, на кого (целева аудитория) и по каква причина изпраща. Това е едно решение, което не изисква допълнителни инвестиции - по-ефективно използване на съществуващ канал.

Така нареченият високоговорител е бърз и ефективен начин за своевременно уведомяване на офиса за всяко събитие.

Всичко това и много повече, свързани в логическа система, управлявана от единен комуникационен център, могат ефективно да решат проблема с информационната поддръжка без допълнително финансиране. Само като подредите нещата и регулирате работата на вътрешните комуникационни канали.

Можете да се борите колкото искате със служебното насилие на служители при използването на социалните мрежи. Но във всеки случай е възможно да се спусне "желязната завеса" само за период от работно време. Извън него не важат никакви забрани за служителите. Те активно изгребват от външната среда това, от което са били лишени през работното време. Ако една компания не е готова да им се противопостави със своето висококачествено информационно поле, то тя неминуемо ще се провали в тази неравна битка.

Последната световна финансова криза ясно показа колко безпомощни пред паниката, проникваща от външната среда, бяха компаниите, които не поработиха върху вътрешните си комуникации. Те бяха принудени да реагират на обстоятелства, които не засягат пряко бизнеса им и да работят върху демотивиращите фактори, донесени от служителите от просторите на един нервно пулсиращ пазар. Всичко това може и трябва да бъде предотвратено чрез вътрешни комуникации. По време на кризата от 2009 г. имаше масови съкращения в компаниите, а бюджетите за социални осигуровки и обучение бяха рязко намалени. Информацията се разтоварваше в поток във външното информационно поле, създавайки нервност (меко казано) и тревожни очаквания на персонала на онези организации, в които нещата вървяха добре. Това неизбежно доведе до намаляване на ефективността и производителността на труда.

SVKсъздава контролирани информационни потоци, насочени към служителите на компанията и изместващи неформалните спекулации, външни и вътрешни панически реакции.

SVK -инструмент на всеки съвременен лидер. В крайна сметка мениджърът трябва да формира комуникация и да излъчи своята версия на обяснението на случващото се на неговите подчинени. Днес лидерът, който управлява информационните потоци, е успешен. И можете да ги управлявате чрез SVK. И днес успешни са тези компании, които могат да действат бързо, осигурявайки висока скорост и качество на обмен на информация в своята бизнес среда. Всичко това се решава от системата за вътрешни комуникации.

В период на криза възможностите за дългосрочно планиране с висок дял на изпълнение са рязко намалени. Периодите на реално планиране стават кратки, което обаче не отменя естествената потребност на персонала да разбира перспективите: бизнес, фирма и собствените си. Ръководството не може да си позволи да дава обещания на хората без гаранции, че те ще бъдат изпълнени. Но ако служителите не получават такива прогнози от ръководството, тогава възниква информационен вакуум, който винаги е запълнен със собствени предположения, обикновено негативни. Служителите винаги се нуждаят от дългосрочни прогнози - това е единственият начин да планират собственото си бъдеще или да получат увереност в неговата стабилност. В условията на криза единственият начин е да се движите с малки стъпки, подчертавайки бизнес плановете на достъпни и видими (планирани) етапи. Затова постоянната комуникация между ръководството и персонала относно плановете и бизнес възможностите за краткосрочен план е изключително важна. Служителите трансформират стратегическите планове на компанията в своите малки гаранции за „светло бъдеще“. Но когато големите планове се превърнат в по същество неоснователни лозунги (което е очевидно за хората и следователно не „топли“), е наложително да се предложи „моментна реалност“.

Образно казано: ние не знаем какво ще се случи с климата след 10 години, а хората трябва да планират живота си в благоприятни условия. Затова показваме седмичната динамика на времето, въз основа на която можете да направите малки прогнози и да сте сигурни, че ледниковият период няма да настъпи утре.

И така, разгледахме какво е вътрешна комуникационна система и колко важна роля играе тя в бизнеса на компанията. Очевидно е, че системата за вътрешни комуникации не е лукс, достъпен само за големия бизнес, а осъзната необходимост за компания от всякакъв мащаб, ако търси оцеляване, просперитет и развитие.

Кой трябва да управлява цялата тази "неспокойна икономика"?