सहाय्यक व्यवस्थापकाचे नोकरीचे वर्णन (पीएस "संस्था व्यवस्थापनाच्या संस्थात्मक आणि माहितीपट समर्थनातील तज्ञ"). सहाय्यक व्यवस्थापकाचे नोकरीचे वर्णन नमुना सहायक व्यवस्थापक कोणते संरचनात्मक युनिट

कर्मचारी तयार करताना, कोणत्याही संस्थेच्या प्रमुखाने नियुक्त केलेल्या कर्मचाऱ्याला त्याच्या अधिकृत कर्तव्यांबद्दल माहिती देणे आवश्यक आहे. सूचना लिहिताना, व्यवस्थापकाने त्याच्या विभागांचा क्रम, विशिष्ट रचना राखली पाहिजे. b सहसा व्यवसायाच्या वैशिष्ट्यांचे वर्णन करतो, सूचित करतो अधिकृत स्थितीसंरचनेतील कर्मचारी, आवश्यकता, त्याचे अधिकार आणि जबाबदाऱ्या. सहाय्यक व्यवस्थापक, संस्थेच्या उर्वरित कर्मचार्‍यांप्रमाणे, या दस्तऐवजाच्या सर्व आवश्यकतांचे पालन करण्यास आणि त्यांचे पालन करण्यास बांधील आहे.

मॅन्युअल हे स्थापित मानकांनुसार डोक्याद्वारे लिहिलेले आहे, त्याचे उल्लंघन करू नये कामगार संहिताआरएफ. हे दोन्ही पक्षांनी स्वाक्षरी केलेल्या, पदासाठी अर्जदाराशी परिचित असलेल्या संबंधित सेवांशी (वकील, कर्मचारी विभागाचे प्रमुख) समन्वयित असणे आवश्यक आहे. त्याच वेळी, काही वकील सेवा संबंधांच्या औपचारिकतेसाठी अशा दस्तऐवजाची उपस्थिती अनिवार्य मानत नाहीत.

नोकरीच्या वर्णनाची उपयुक्तता

मुख्य उद्देश:

• व्यवस्थापकास त्याच्या दैनंदिन कामात मदत;
• कर्मचार्‍यांसाठी कर्तव्ये, कार्ये, आवश्यकता याबद्दल जास्तीत जास्त माहिती;
• चाचणीच्या बाबतीत, धारण केलेल्या पदाचे पालन न केल्याचे सिद्ध करणे सोपे होईल;
• करारामध्ये अनुपस्थिती तपशीलवार माहितीकर्मचार्‍यांची कार्ये आणि थेट कर्तव्ये यांच्या वैशिष्ट्यांबद्दल;
• पदासाठीच्या आवश्यकतांचे पालन न केल्यामुळे पदासाठी अर्जदारास न्याय्य नकार देण्याची परवानगी देते;
• तुम्हाला संस्थेच्या कर्मचार्‍यांमध्ये जबाबदार्या मर्यादित करण्यास अनुमती देते;
• आपल्याला प्रत्येक कर्मचाऱ्याच्या कामगिरीचे मूल्यांकन करण्यास अनुमती देते;

सूचनांची उपस्थिती स्वतः सहाय्यकास उपयुक्त आहे. त्याला त्याचे हक्क आणि कर्तव्ये स्पष्टपणे माहित आहेत. सूचनांमध्ये निर्दिष्ट नसलेली कार्ये करणे आवश्यक नाही.

सामान्य - नोकरीचे वर्णन तयार करण्यासाठी कायदेशीर फ्रेमवर्क

हे मुळात असे दिसते:

• रशियन फेडरेशनचे वर्तमान कायदे;

कायदे आपल्याला एखाद्या कर्मचाऱ्यावर विश्वास असल्यास, अशा समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी पुरेसे ज्ञान, अनुभव, पात्रता असल्यास, कोणतेही कार्य प्रदान करण्यास परवानगी देते. कृपया लक्षात घ्या की प्राधिकरण त्याच्या आदेशाच्या प्रमुखाने जारी केले पाहिजे.

• कामाचे स्वरूप;

कामाचे स्वरूपस्थितीची वैशिष्ट्ये विचारात घेऊन तयार केलेले, संदर्भ अटी स्थापित करते. हे असिस्टंट मॅनेजरने केलेले प्रत्यक्ष काम प्रतिबिंबित केले पाहिजे.

• अंतर्गत कागदपत्रे:
• संस्थेची सनद, व्यवस्थापनाचे निर्देश, अंतर्गत नियम आणि आचार.

सहाय्यकाने त्याच्या क्रियाकलापांवर आणि त्याच्या अधीनस्थ अधिकाऱ्यांचे कार्य नियंत्रित करणार्‍या कायदेशीर चौकटीत त्वरीत नेव्हिगेट केले पाहिजे. त्याला संघराज्य, प्रादेशिक कायदे, संस्थेच्या नियामक दस्तऐवजांचा अभ्यास करणे आवश्यक आहे.

नोकरीच्या वर्णनाचे मुख्य भाग

कर्मचार्‍यांच्या पात्रतेवर राज्य हँडबुकमध्ये रचना सादर केली जाते. यात सहाय्यक व्यवस्थापकासाठी सर्व मूलभूत आवश्यकता आहेत आणि संस्थेच्या संरचनेत त्याचे स्थान सूचित करते.

सूचनांचे मुख्य घटक:

• त्याच्या सामान्य तरतुदी. राज्यात नावनोंदणीसाठी अटी, डिसमिस करण्याची प्रक्रिया, संस्थेत अधीनता, त्याच्या अनुपस्थितीत सहाय्यक बदलण्याचे नियम विहित केलेले आहेत. पात्रता, शिक्षण, कौशल्ये, अनुभवाची पातळी दर्शविली आहे;
• आवश्यकता आणि कौशल्ये;
• कामाच्या जबाबदारी. सहाय्यकाची मुख्य कार्ये स्पष्टपणे दर्शविली आहेत;
• शक्ती हा परिच्छेद सक्षमतेची पदवी, सहाय्यकाचे अधिकार विहित करतो;
• एक जबाबदारी. कामात केलेल्या चुका आणि उल्लंघनांसाठी विशेष जबाबदारीचे सामान्य स्तर निर्धारित केले आहे, त्यांची यादी दर्शविली आहे (डोकेच्या विनंतीनुसार);
• नोकरी कनेक्शन. विभाग संघाच्या इतर सदस्यांसह अधिकृत परस्परसंवादाची श्रेणी परिभाषित करतो. कोणाबरोबर आणि कोणत्या विशिष्ट मुद्द्यांवर सहकार्य आवश्यक आहे हे सूचित केले आहे.

चला प्रत्येक विभाग जवळून पाहू.

सामान्य तरतुदी

मूलभूत तरतुदी:

• सहाय्यक - एक विशेषज्ञ जो त्याला तांत्रिक आणि कागदोपत्री बाबींमध्ये मदत करतो;
• एखाद्या पदावर नियुक्ती आणि त्यातून बडतर्फ करणे संस्थेच्या प्रमुखाच्या आदेशानुसार केले जाते;
• कामाच्या प्रक्रियेत, सहाय्यक केवळ प्रमुखाच्या आदेशांचे आणि सूचनांचे पालन करतो;
• त्याच्या अनुपस्थितीत, पुरेशी बदली प्रदान केली जाते, त्याच्या बदलीची स्थिती दर्शविली जाते, संस्थेला पुनर्स्थित करण्याचा आदेश जारी केला जातो;
• सहाय्यकाकडे प्रोफाइल असणे आवश्यक आहे उच्च शिक्षण. प्रोफाइलमधील अनुभव - किमान दोन वर्षे. नोकरीसाठी अर्ज करताना तुम्हाला तुमची पात्रता अपग्रेड करावी लागेल.

आवश्यकता

कार्यकारी सहाय्यकाच्या भूमिकेत खूप भिन्न कार्ये समाविष्ट असू शकतात.

व्यवहारात हे पद धारण करणारी व्यक्ती अशी असू शकते:

• खरं तर, त्याचा डेप्युटी आणि थेट नेत्याला रिपोर्ट करतो आणि फक्त त्याला. त्याच्याकडे अनेकदा इतर कर्मचाऱ्यांचे अधीनस्थ असतात;
• स्वीय सहाय्यक. तो सेक्रेटरीचे काम करतो आणि रिसेप्शन एरियात असतो, तो तज्ज्ञांचाही असतो. त्याच वेळी, तो केवळ नेत्यालाच नव्हे तर नेत्याला देखील अहवाल देतो. कर्मचारी सेवासचिवालयाच्या कार्यांबाबत.

अशा सहाय्यकाला त्याच्या कार्यात उपप्रमुखाशी संबंधित तज्ञापेक्षा खूपच कमी अधिकार आणि अधिकार असतात. त्याच्याकडे माध्यमिक शिक्षण असू शकते, विशिष्टतेचा अनुभव देखील आवश्यक नसतो.

ही पदे ओळखणे चुकीचे आहे. एक म्हणजे मुख्यतः सहाय्यक कार्यांचे कार्यप्रदर्शन सूचित करते आणि सहाय्यक व्यवस्थापक संस्थात्मक आणि प्रशासकीय कार्ये करतात.

संस्थात्मक आणि प्रशासकीय कार्यांसह सहाय्यकासाठी मूलभूत आवश्यकता:

• आवश्यकता पूर्ण करणे रोजगार करार, कामाचे स्वरूप;
• कॉर्पोरेट शिष्टाचाराचे नियम जाणून घ्या आणि व्यवसायिक सवांद;
• कार्यप्रवाह, अहवाल दस्तऐवजीकरणाची देखभाल आणि संस्थेची रचना पूर्णपणे जाणून घेणे;
• सक्षमपणे व्यावसायिक वाटाघाटी करा;
• काढण्यास सक्षम व्हा महत्वाची कागदपत्रे;
• महत्वाचे अहवाल सादर करण्याच्या क्षेत्रातील व्यवस्थापकास सूचित करा;
• पीसीवर काम करा, कार्यालयात उपकरणे वापरा (स्कॅनर आणि प्रिंटर) त्यांची थेट कर्तव्ये पार पाडण्यासाठी;
• परदेशी भाषांचे ज्ञान घेणे इष्ट आहे (संप्रेषणाच्या पातळीवर);
• मानक करारांचा मसुदा तयार करण्यात सक्षम व्हा.

एंटरप्राइझचा प्रमुख, त्याच्या सहाय्यकाच्या पदाचे महत्त्व लक्षात घेऊन, संस्थेची वैशिष्ट्ये आणि त्याचे कार्य विचारात घेऊन निर्दिष्ट सूचीची पूर्तता करू शकतो.

असिस्टंट मॅनेजरच्या जबाबदाऱ्या

सहाय्यकाकडे बर्‍याच जबाबदाऱ्या आहेत, थेट व्यवस्थापकाशी काम करणे.

मुख्य जबाबदाऱ्या आहेत:

• सर्व आदेशांचे, व्यवस्थापनाच्या आदेशांचे काटेकोरपणे पालन करा;
• पुढील दिवसासाठी व्यवस्थापकाच्या दिनचर्येची योजना करा. भेटी, रिसेप्शनची वेळ विकसित करा, समन्वयित करा. वेळेवर व्यवस्थापकास वेळापत्रक सबमिट करा;
• रिसेप्शनमध्ये, सहलींमध्ये डोके सोबत;
• अभ्यागतांना प्राप्त करणे, व्यवस्थापन भेटींची यादी तयार करणे, फोन कॉल्सना उत्तर देणे आणि त्यांच्या अधिकारानुसार विविध प्रमाणपत्रे सबमिट करणे;
• प्रमुखाच्या क्रियाकलापांची खात्री करा, तांत्रिक समस्यांचे निराकरण करा (वाटाघाटी आयोजित करा, बैठका आयोजित करा, तिकिटे बुक करा, हॉटेल बुक करा);
• बैठका, बैठका, प्रमुखांच्या बैठका तयार करा, सर्व सहभागींना अजेंडा आणि बैठकीची वेळ सूचित करा;
• अभ्यासक्रमाचे मिनिटे आणि मीटिंग्ज, मीटिंग्ज, वाटाघाटी यांचे निकाल ठेवा, त्यांचे परिणाम दस्तऐवजीकरण करा;
• विभागांचे कार्य, संस्थेचे विभाग, प्रमुखांच्या सूचना आणि आदेशानुसार समन्वयित करा;
• व्यवस्थापनाचे आदेश संरचनात्मक विभागांच्या प्रमुखांच्या लक्षात आणून द्या, त्यांच्या अंमलबजावणीच्या वेळेवर नियंत्रण ठेवा;
• डोक्याच्या स्वाक्षरीसाठी सबमिट केलेली कागदपत्रे आणि अर्ज स्वीकारा, नोंदणी करा, ते डोक्यावर हस्तांतरित करा;
• प्रमुखाच्या वतीने पत्रे, विनंत्या, इतर कागदपत्रे तयार करा;
• हेडने जारी केलेल्या मुखत्यारपत्राचे अधिकार विचारात घेतल्याची खात्री करा;
• विभाग आणि इतर संस्थांच्या कर्मचार्‍यांशी स्वतंत्रपणे संवाद साधा, अनेक उदयोन्मुख समस्यांचे निराकरण करा जे व्यवस्थापकाशिवाय सोडवले जाऊ शकतात;
• आवश्यक माहिती प्राप्त करा - प्रमुखाच्या विनंतीनुसार आवश्यक कागदपत्रे गोळा करा;
• व्हिज्युअल एड्स तयार करा, मीटिंगसाठी आवश्यक कागदपत्रे;
• कार्यालयीन कामकाज आयोजित करणे, लिपिकांच्या क्रियाकलापांचे व्यवस्थापन, नियंत्रण;
• डोक्याला पाठवलेला पत्रव्यवहार प्राप्त करा, नोंदणी करा आणि प्रमुखाला सादर करा;
• अभ्यागतांशी संवाद साधा. संस्थेच्या ग्राहकांना, कर्मचाऱ्यांना भेटा, नोंदी ठेवा आणि आयोजन करा वैयक्तिक स्वागतव्यवस्थापकाला अभ्यागत. तसेच त्यांच्या प्रश्नांची उत्तरे द्या, जी तो स्वतः सोडवू शकतो.

संदर्भ अटी

सहाय्यकाचे मुख्य अधिकार आणि अधिकार:

• नोंदणी करा, त्यांच्या क्षमतेनुसार कागदपत्रांवर स्वाक्षरी करा;
• बंद मध्ये प्रवेश मिळवा सार्वजनिक प्रवेशआवश्यक तेव्हा माहिती;
• संबंधित कागदपत्रांचा अभ्यास करा व्यावसायिक क्रियाकलाप;
• संस्थेच्या सर्व विभागांची रचना, नेतृत्व जाणून घ्या;
• - पत्रे, विनंत्या, इतर कागदपत्रे काढा, विनंत्यांना प्रतिसाद तयार करा (डोकेच्या वतीने);
• संरचनात्मक विभागांच्या प्रतिनिधींना विचारा आवश्यक कागदपत्रे, साहित्य, त्यांच्या थेट कर्तव्याच्या अंमलबजावणीसाठी आवश्यक प्रमाणात माहिती प्राप्त करते;
• निर्णय, आदेश आणि प्रमुखांच्या आदेशांशी परिचित व्हा;
• संघटनेच्या नेत्यांच्या बैठकी, बैठकांमध्ये भाग घ्या;
• स्ट्रक्चरल युनिट्सना महत्त्वाची कागदपत्रे प्रदान करण्याच्या परवानगीसाठी प्रमुखांना विनंती सबमिट करा;
• त्यांचे काम आणि कंपनीच्या क्रियाकलाप सुधारण्यासाठी सूचना पाठवा;
• व्यवस्थापकाच्या कार्यस्थळाची संघटना, यशस्वी आणि कार्यक्षम कामासाठी परिस्थिती निर्माण करणे.

संस्थेच्या स्वतःच्या कामाची वैशिष्ट्ये आणि सहाय्यकाच्या कामाची वैशिष्ट्ये लक्षात घेऊन, शक्ती आणि अधिकारांची प्रस्तावित यादी बदलली जाऊ शकते, लक्षणीय वाढविली जाऊ शकते किंवा उलट, कमी केली जाऊ शकते.

सहसा अंतिम परिच्छेद हा कर्मचाऱ्याला लागू होणाऱ्या जबाबदारीच्या उपायांवरील तरतुदी असतो.

सहाय्यक जबाबदारी

करार, नोकरीचे वर्णन, अंतर्गत नियम, कायदे यांचे उल्लंघन केल्याबद्दल दंड केवळ लागू कायद्यानुसारच असावा. सहसा, जबाबदारीची डिग्री रशियन फेडरेशनच्या कामगार संहितेद्वारे नियंत्रित केली जाते.

सहाय्यक व्यवस्थापक यासाठी जबाबदार आहेत:

• अयोग्य कामगिरी अधिकृत कर्तव्ये, अंमलात आणण्यात अयशस्वी;
• आवश्यक कामाच्या कामगिरीसाठी अंतिम मुदतीचे उल्लंघन;
• आदेश, निर्णय, डोक्याच्या ठरावांचे उल्लंघन;
• त्यांच्या क्षमतेमध्ये नसलेल्या कृती;
• संस्थेचे भागीदार, अभ्यागत, कर्मचारी, व्यावसायिक संप्रेषण आणि शिष्टाचारांचे पालन न करणे, मैत्रीपूर्ण, असभ्य वर्तन;
• संस्था, तिचे कंत्राटदार, कर्मचारी यांचे भौतिक नुकसान;
• कर्मचाऱ्यांना खोटी माहिती देणे;
• अधीनस्थ कर्मचाऱ्यांच्या क्रियाकलापांवर अपुरे नियंत्रण;
• वैयक्तिक डेटाचे प्रकटीकरण, मर्यादित प्रवेश असलेली गोपनीय माहिती.

यासाठी दंड आहेत:

• सद्भावनेने अधिकृत कर्तव्ये पूर्ण किंवा अपर्याप्तपणे पार पाडण्यात अयशस्वी (रशियन फेडरेशनच्या कामगार संहितेनुसार);
• गुन्हे (कायद्यानुसार: प्रशासकीय, दिवाणी, फौजदारी);
• भौतिक नुकसान (रशियन फेडरेशनच्या कामगार आणि नागरी संहितेनुसार).

विहित शिक्षा भौतिक मोबदल्यापासून वंचित ठेवण्याच्या स्वरूपात असू शकते, अगदी डिसमिस देखील. दस्तऐवजाच्या मजकुराच्या शेवटी, त्यावर सहमत असलेल्या कर्मचार्‍यांचे व्हिसा आणि सहाय्यक व्यवस्थापकाची स्वाक्षरी असणे आवश्यक आहे.

संस्थेचे प्रमुख निर्देश विकसित करतात, त्यांच्याद्वारे समन्वयित: वकील, कर्मचारी विभागाचे प्रमुख, कामगार संरक्षण. दुरुस्त्या, जोडणी केल्यानंतर, प्रमुख मंजूर करतो. त्याचे स्थान, आडनाव (डीकोडिंगसह), मंजुरीची तारीख आणि स्वाक्षरी दर्शविली आहे.

त्याच्या स्वाक्षरीने दुरुस्ती करताना आणि या दस्तऐवजाच्या कायदेशीरतेच्या बदलांसह कराराची पुष्टी केली.

निष्कर्ष

पद - डोके सहाय्यक एक अतिशय बहुआयामी, जबाबदार, विशेष स्थान आहे. तो फक्त नेत्याला थेट अहवाल देतो आणि त्याच्या सर्व सूचनांचे निर्दोषपणे पालन केले पाहिजे - त्याच्या कामातील मुख्य गोष्ट. त्याच्यावर काम करण्याच्या अप्रामाणिक वृत्तीची जबाबदारी वाढली आहे. या प्रकरणात, नियोक्ताच्या स्वतःच्या नुकसानासह परिणाम शक्य आहेत.

सहाय्यकाकडे विशेष वैयक्तिक गुण असणे आवश्यक आहे: त्याच्या कार्यांच्या कामगिरीमध्ये वचनबद्धता, प्रामाणिकपणा, सामाजिकता, स्वतःची मागणी करणे, मोठ्या संख्येने लोकांशी संवाद साधण्यास सक्षम असणे. त्याच्याकडे एक विशिष्ट जन्मजात करिष्मा आणि आकर्षण असणे आवश्यक आहे.

आम्ही सूचनांचे घटक, संदर्भ अटी, कार्ये आणि आवश्यकता यांचे तपशीलवार परीक्षण केले. संस्थेच्या वैशिष्ट्यांवर आणि आकारानुसार ते जोडले आणि परिष्कृत केले जाऊ शकतात. मुख्य गोष्ट अशी आहे की संबंधित सेवांशी समन्वय साधून सूचना प्रमुखाने तयार केल्या पाहिजेत. या पदासाठी अर्जदारास वैयक्तिक स्वाक्षरीखाली त्याची ओळख असणे आवश्यक आहे आणि ते हातात घेणे इष्ट आहे.

व्यवस्थापन करताना प्रत्येक व्यवस्थापकाला व्यवसाय सहाय्यक आवश्यक असतो मोठी कंपनी, तो त्याच्या अनेक कर्तव्यांची कामगिरी सोपवू शकतो. सह एक व्यक्ती असणे आवश्यक आहे आवश्यक ज्ञान, कौशल्ये, क्षमता, ज्यावर तुम्ही प्रत्येक गोष्टीवर विश्वास ठेवला पाहिजे. सहाय्यक हा नेत्याचा "उजवा हात" असतो, अपरिहार्यपणे हुशार, मेहनती, सक्षम, विश्वासार्ह सहाय्यक, जो नेत्याच्या अनुपस्थितीत मोठ्या प्रमाणात त्याची जागा घेऊ शकतो. पात्रता हँडबुक त्याला तज्ञ - व्यवस्थापकांकडे संदर्भित करते असे काही नाही.

सहाय्यक व्यवस्थापकाची कार्ये पूर्णपणे तयार करणे कदाचित अशक्य आहे: सहाय्यक संचालकाच्या पदासाठी अर्जदाराच्या आवश्यकतेची अचूक यादी मुख्यत्वे कंपनीच्या क्रियाकलापांच्या वैशिष्ट्यांद्वारे निर्धारित केली जाते आणि त्या व्यक्तीच्या व्यक्तिनिष्ठ प्राधान्यांवर देखील अवलंबून असते. व्यवस्थापक. एक गोष्ट निश्चित आहे: सहाय्यकाने सतत स्वतःची सुधारणा करण्याचा प्रयत्न केला पाहिजे आणि त्याच्याकडे निर्दोष नैतिक आणि नैतिक गुण असले पाहिजेत, कारण त्याच्याकडे केवळ कॉर्पोरेटच नाही तर वरिष्ठ व्यवस्थापनाबद्दल वैयक्तिक माहिती देखील जवळजवळ अमर्यादित असेल.

अशी जागा माफक ट्रॅक रेकॉर्ड असलेल्या उमेदवाराकडे जाईल हे आश्चर्यकारक नाही, परंतु सुरुवातीच्या काळात नेत्यावर विजय मिळवू शकलेल्या हुशार व्यावसायिकापेक्षा बॉसची “लाट कशी पकडायची” हे कोणाला माहित आहे. ओळख

"डोक्याचा वैयक्तिक सहाय्यक" कोण आहे आणि तो काय करतो?

व्यवस्थापकाचे सहाय्यक अनेकदा चांगले सचिव, लिपिक, ऑफिस मॅनेजर बनतात, म्हणजे, ज्या कर्मचाऱ्यांनी त्यांच्या थेट कार्यक्षमतेची पातळी वाढवली आहे, परंतु त्यांना कंपनीच्या संस्थात्मक चार्टमध्ये पारंपारिक उभ्या प्रगतीची संधी नाही. सहसा, व्यवस्थापकास मदत करणे इतर कर्तव्यांच्या कामगिरीसह एकत्रित केले जाते, उदाहरणार्थ, वकील किंवा अनुवादक.

कोणत्याही कंपनीमध्ये सहाय्यक संचालकाची भूमिका मोठी असते: एंटरप्राइझच्या पहिल्या व्यक्तींच्या कामकाजाच्या वेळेची कार्यक्षमता त्याच्या व्यावसायिकतेच्या पातळीवर अवलंबून असते. असिस्टंटच्या कामाचा अर्थ असा आहे की सीईओ त्याच्या कामाचा दिवस एका सहाय्यकाकडे हलवून वैयक्तिक सहभागाची आवश्यकता नसलेल्या कामांच्या महत्त्वपूर्ण भागातून उतरवू शकतो.

केवळ विद्यापीठाच्या पदवीधरांसाठीच नाही, तर अधिक अनुभवी अर्जदारांसाठीही, वैयक्तिक सहाय्यकाचे स्थान प्रामुख्याने कंटाळवाणे सचिवीय कामाशी संबंधित आहे, परंतु प्रत्यक्षात, सहाय्यक विविध प्रशासकीय भूमिका पार पाडू शकतो.

1. ऑफिस मॅनेजर: रेकॉर्ड ठेवण्यासाठी जबाबदार, हा कर्मचारीसेक्रेटरी आणि आर्किव्हिस्टची कर्तव्ये अंशतः एकत्र करू शकतात.
2. ऑफिस मॅनेजर: हे पद मध्यम आकाराच्या कंपन्यांसाठी किंवा तीस किंवा त्याहून अधिक लोकांचा कर्मचारी असलेल्या विभागांसाठी संबंधित आहे.; कार्यालय व्यवस्थापक एंटरप्राइझ / शाखेच्या प्रमुखांना आणि व्यवस्थापन संघाच्या इतर सदस्यांना अहवाल देतो; कर्मचारी नियंत्रणे प्राथमिक दस्तऐवजीकरण, सचिवीय कार्ये (कॉल, बैठकांचे समन्वय, अतिथींना मदत करणे) चा एक भाग पार पाडते, "ऑफिस होस्टेस" ची भूमिका बजावू शकते - आर्थिक समर्थन तांत्रिक समर्थनसर्व कार्यालयीन सेवांचे क्रियाकलाप (उपभोग्य वस्तू ऑर्डर करणे, लहान आयोजन करणे वर्तमान दुरुस्तीइ.).
3. सहाय्यक सचिव: सहाय्यक सहसा "यांत्रिक" कामात गुंतलेले असतात: दस्तऐवज व्यवस्थापन, इनकमिंग / आउटगोइंग पत्रव्यवहार, फोन कॉल.
4. सहाय्यक सचिव: एक कर्मचारी जो सहाय्यक सचिवाची रिक्त जागा भरतो तो फक्त तत्काळ पर्यवेक्षकांना अहवाल देतो, लिपिकाची कार्ये अनेक साध्या खाजगी असाइनमेंटच्या कामगिरीसह एकत्र करतो.
5. व्यवसाय सहाय्यक: हा अक्षरशः शीर्ष व्यवस्थापक, मुख्य कार्यकारी अधिकारी किंवा व्यवसाय मालकाचा उजवा हात आहे आणि म्हणून या पदासाठी आवश्यकता खूप जास्त आहे; स्वीय सहाय्यककेवळ त्याच्या तात्काळ पर्यवेक्षकाला अहवाल देतो, एक पूर्ण उपसंचालक मानले जाऊ शकते, अनेक मुद्द्यांवर स्वतंत्र निर्णय घेण्यास सक्षम आणि सक्षम आहे.

व्यवसायाची वैशिष्ट्ये

कदाचित, एखाद्या दुर्मिळ स्थितीची तुलना वैयक्तिक सहाय्यकाच्या कामासारखी विसंगती आणि आवश्यकतांच्या अस्पष्टतेच्या संदर्भात केली जाऊ शकते, जो व्यवसाय म्हणून इतका व्यवसाय नसावा.

"वैयक्तिक सहाय्यक" च्या पदाची वैशिष्ट्ये अशी आहेत की सर्व बारकावे, वैशिष्ट्ये, संपूर्ण कार्यक्षमतेची आगाऊ गणना करणे अशक्य आहे, कारण बहुतेक भागांसाठी कर्तव्यांची विशिष्ट व्याप्ती नियोक्ताच्या वैयक्तिक गरजांवर अवलंबून असते. कधीकधी दिग्दर्शकाला अशा व्यक्तीची आवश्यकता असते जी त्याला "पेपर वर्क" पासून वाचवेल, कधीकधी सहाय्यक वैयक्तिक असाइनमेंटमध्ये व्यस्त असतो. काही संचालक दोन सहाय्यकांना कामावर घेण्यास प्राधान्य देतात विविध प्रकारचेक्रियाकलाप आणि मोठ्या कंपन्यांमध्ये, सहाय्यक एका विशेष विभागाचे प्रमुख म्हणून काम करू शकतो आणि त्याचे स्वतःचे अधीनस्थ देखील असू शकतात.

क्रियाकलापाच्या या क्षेत्रात गुंतलेल्या कर्मचार्‍यांच्या कार्यात्मक जबाबदाऱ्यांमध्ये अनेक मुद्दे समाविष्ट आहेत:

1. संचालकांसाठी संरचित कामकाजाचा दिवस सुनिश्चित करणे: बैठकांचे आयोजन, सहली, वेळापत्रक, आवश्यक कागदपत्रांवर स्वाक्षरी करण्याची तयारी;
2. व्यवस्थापकाची काळजी घेणे: स्वच्छता, शांतता, आराम, कार्यालयीन उपकरणांचे सामान्य कार्य सुनिश्चित करणे;
3. दिग्दर्शकाच्या दस्तऐवज प्रवाहासह कार्य करा: अक्षरे, टेलिफोन संदेश;
4. प्रारंभिक वाटाघाटी आयोजित करणे, लाइन व्यवस्थापकांकडून विनंत्या प्रक्रिया करणे आणि हस्तांतरित करणे;
5. व्यवस्थापकाच्या मनोवैज्ञानिक आरामाची काळजी घेणे: सोयीस्कर वेळापत्रक तयार करणे, महत्त्वाच्या कार्यक्रमांची आठवण करून देणे, मीटिंग्ज, शोधणे आणि विनंती केलेली माहिती दिग्दर्शकासाठी सोयीस्कर स्वरूपात प्रदान करणे.

काही कंपन्यांमध्ये, एक सहाय्यक संपूर्ण संस्थेच्या दस्तऐवज प्रवाहासाठी जबाबदार असू शकतो किंवा सचिवालयाच्या विभागाचे व्यवस्थापन करू शकतो.

अतिरिक्त कार्यकारी सहाय्यक वैशिष्ट्ये

सहसा, व्यवसाय सहाय्यकाच्या कर्तव्यांची यादी सचिव किंवा प्रशासकाच्या कार्यांपेक्षा खूप विस्तृत असते. वैयक्तिक सहाय्यक जबाबदार अतिरिक्त जबाबदाऱ्या, या उद्योगात सामान्य आहे.

बर्‍याचदा, व्यवस्थापकास विविध क्षमता आणि प्रतिभा असलेल्या कर्मचार्‍याची आवश्यकता असते. वैयक्तिक सहाय्यकाच्या पदाच्या कर्तव्याच्या व्याप्तीमध्ये परदेशी भाषेतील कागदपत्रांचे भाषांतर तसेच प्रमुखासह व्यवसाय बैठकादुभाषी म्हणून: कधीकधी वाटाघाटींमध्ये अशी माहिती दिली जाते ज्यावर तृतीय पक्षावर विश्वास ठेवला जाऊ शकत नाही. सहाय्यकाला दिग्दर्शकाच्या दैनंदिन गरजांची काळजी घेण्याची जबाबदारी सोपविली जाऊ शकते: टॅक्सी ऑर्डर करणे, हॉटेल रूम, केटरिंग, ट्रिपसाठी आवश्यक कागदपत्रांवर प्रक्रिया करणे. एका शब्दात, प्रत्येक व्यवस्थापक कंपनीच्या पहिल्या व्यक्तीच्या उजव्या हाताच्या भूमिकेसाठी उमेदवारासाठी स्वतःच्या विशेष आवश्यकता बनवतो.

प्रमुखाच्या वैयक्तिक सहाय्यकाच्या पदासाठी अर्जदाराची व्यावसायिक चौकशी

सहाय्यक व्यवसायाकडे करिअरची सुरुवात, संधी मिळवण्याची संधी म्हणून पाहिले जाते व्यवस्थापकीय अनुभवआणि निवडलेल्या उद्योगाच्या व्यावहारिक गुंतागुंतींचा अभ्यास करा. तरुण पदवीधराने मध्यम आकाराच्या संस्थांच्या प्रस्तावांवर विचार करणे अर्थपूर्ण आहे, कारण एक गंभीर शीर्ष व्यवस्थापक निश्चितपणे विशिष्ट उमेदवारास प्राधान्य देईल जीवन अनुभवआणि व्यावसायिक कौशल्ये. तथापि, अपवादांशिवाय कोणतेही नियम नाहीत, कधीकधी मोठ्या कॉर्पोरेशनमध्ये रिक्त जागा तरुण परंतु प्रतिभावान अर्जदारांकडे जाते.

सहाय्यक अनुभव आणि शिक्षण आवश्यकता

वैयक्तिक सहाय्यकाच्या पदासाठी अर्जदाराकडे किमान दुय्यम व्यावसायिक, किंवा अधिक चांगले, प्रशासनाशी संबंधित किंवा (काही प्रकरणांमध्ये) एंटरप्राइझच्या वैशिष्ट्यांशी संबंधित उच्च शिक्षण असणे आवश्यक आहे.

उमेदवार सामान्यत: खालील व्यावसायिक आवश्यकता पूर्ण करतात:

• निर्दोष साक्षरता;
• भाषण दिले;
• प्रशासकीय आणि संबंधित कायद्याच्या आवश्यक विभागांच्या मूलभूत गोष्टींचे ज्ञान उत्पादन क्रियाकलापकंपन्या;
• सर्व मूलभूत कार्यालयीन कार्यक्रमांमध्ये प्रवीणता;
• दस्तऐवज व्यवस्थापन कौशल्ये;
• अंमलबजावणी व्यवसाय पत्रव्यवहारआणि नियामक, कॉर्पोरेट आणि व्यावसायिक नैतिक मानकांनुसार वाटाघाटी;
• संभाषणात्मक (कधीकधी तांत्रिक) स्तरावर परदेशी भाषेचे ज्ञान;
• जर आपण उपसंचालक स्तरावरील सहाय्यकाबद्दल बोलत असाल, तर संस्थेची वैशिष्ट्ये आणि मुख्य व्यवसाय प्रक्रियांची संपूर्ण माहिती आवश्यक आहे.

वैयक्तिक सहाय्यकाच्या पदासाठी अर्जदाराच्या आवश्यकतांची किमान यादी एखाद्या विशिष्ट कंपनीच्या आकार, व्याप्ती आणि इतर वैशिष्ट्यांवर अवलंबून वाढविली जाऊ शकते. अनेक संस्था बोलावतात स्पर्धात्मक फायदाअर्जदाराकडे विविध व्यावसायिक क्षेत्रात अतिरिक्त अभ्यासक्रम किंवा शिक्षण आहे.

कंपनीच्या प्रमुखाच्या सहाय्यकासाठी आवश्यक वैयक्तिक गुण

डोक्याचा वैयक्तिक सहाय्यक म्हणून अशा जबाबदार आणि बहुआयामी व्यवसायाच्या विशिष्टतेसाठी एक विशेष वर्ण कोठार आवश्यक आहे. सहाय्यक दैनंदिन दिनचर्या, मानसिक वैशिष्ट्ये, बॉसच्या वैयक्तिक प्राधान्यांशी जुळवून घेण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे. सहाय्यकाची मुख्य आवश्यकता ही आहे की त्याचा स्वभाव आणि वागणूक नेत्याच्या व्यक्तिमत्त्वाला पूरक असावी आणि विसंगतीत प्रवेश करू नये.

कार्यकारी सहाय्यकामध्ये खालील गुण असणे आवश्यक आहे:

• तणावाचा प्रतिकार, अधीनस्थांच्या असंतोषाचा सामना करण्याची क्षमता आणि समान संयमाने वरिष्ठांची चिडचिड;
• मल्टीटास्किंग: एकाच वेळी अनेक गोष्टी नियंत्रणात ठेवण्याची क्षमता ही वैयक्तिक सहाय्यकाची अपरिहार्य गुणवत्ता आहे;
• संस्कृतीची उच्च पातळी: सामान्य संचालक किंवा व्यवसाय मालकाच्या सहाय्यकासाठी, प्रतिनिधी गुणांना सर्वात जास्त महत्त्व असते;
• सकारात्मक दृष्टीकोन: वैयक्तिक सहाय्यकाच्या क्रियाकलाप स्पष्ट सीमांमध्ये बसणे अनेकदा अशक्य असते, म्हणून, विविध प्रकारच्या आश्चर्यांसाठी आशावादी वृत्तीशिवाय, अगदी आशादायी तज्ञत्वरीत भावनिक बर्नआउट जाणवते;
• उच्च शिक्षण क्षमता: कंपनीच्या प्रमुखाच्या हितसंबंधांच्या श्रेणीमध्ये सर्वात अनपेक्षित विनंत्या समाविष्ट असू शकतात, विश्वासार्ह माहिती प्रदान करण्यासाठी, सहाय्यकाने अपरिचित माहिती त्वरीत समजण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे, त्यातील मुख्य गोष्ट हायलाइट करणे आणि त्यातील सार रचना करणे आवश्यक आहे. एक सोयीस्कर फॉर्म.

तथापि, वैयक्तिक सहाय्यकाचा सर्वात महत्वाचा फायदा म्हणजे बिनशर्त निष्ठा आणि नियोक्ताच्या हिताचा आदर करण्याची इच्छा.

पात्रता हँडबुक वैयक्तिक सहाय्यकाच्या पदाचे व्यवस्थापकीय पद म्हणून वर्गीकरण करते. परिणामी, सहाय्यकाची प्रशासकीय आणि संस्थात्मक कर्तव्ये व्यवस्थापनाच्या कार्यक्षमतेप्रमाणेच (किमान रेखीय स्तरावर) मानली जातात आणि नियंत्रित केली जातात.

कार्य मोड

वैयक्तिक सहाय्यकाच्या कामकाजाच्या दिवसाची लांबी सहसा त्याच्या व्यवस्थापकाच्या कामाच्या वेळापत्रकावर अवलंबून असते. नियामक दस्तऐवजांमध्ये निर्धारित फ्रेमवर्कचे कठोर पालन कामगार दिवसकदाचित केवळ सपोर्ट पोझिशन्ससाठी, जसे की ऑफिस मॅनेजर आणि उच्च-रँकिंग असिस्टंटला सहसा त्याचे वेळापत्रक त्याच्या वरिष्ठांच्या शासनाशी जुळण्यास भाग पाडले जाते.

कामाच्या दिवसाची तरलता, नेहमी कनेक्ट राहण्याची आणि सतर्क राहण्याची गरज, अनेकदा उमेदवारांना बंद करते, जरी एकूणात, कामाचे तास इतर कोणत्याही चांगल्या पगाराच्या स्थितीपेक्षा जास्त नसतात. तथापि, हे लक्षात घेतले पाहिजे की, कोणत्याही नेतृत्वाच्या स्थितीप्रमाणे, काम आणि वैयक्तिक वेळ यांच्यातील सीमा स्पष्टपणे अस्पष्ट आहे.

कामाचे स्वरूप

रशियन फेडरेशनचे कायदे नोकरीचे वर्णन विकसित करण्याच्या प्रक्रियेचे नियमन करत नाही आणि त्याच्या सामग्रीवर कठोर आवश्यकता लादत नाही. म्हणून, बहुतेक नियोक्ते स्वतंत्रपणे विशिष्ट रिक्त जागेसाठी कार्ये आणि अधिकारांची व्याप्ती निर्धारित करतात.

नोकरीचे वर्णन हे एका विशिष्ट स्थितीच्या अर्थाचे संरचित स्पष्टीकरण आहे, हे मानक दस्तऐवजयात केवळ कर्तव्येच नाहीत तर कर्मचार्‍यांचे अधिकार देखील आहेत.

1. सामान्य तरतुदी - या विभागात उमेदवाराच्या आवश्यकतेबद्दल माहिती आहे; रोजगार कराराची समाप्ती आणि समाप्तीची प्रक्रिया निर्दिष्ट करते; अधीनतेची पदानुक्रम परिभाषित करते; कर्मचारी त्याच्या अनुपस्थितीत बदलण्याची प्रक्रिया नियंत्रित करते.
2. नोकरीच्या जबाबदाऱ्या - कामाच्या दिवसाचे नियोजन; डोक्याच्या क्रियाकलापांसाठी तांत्रिक समर्थनाची अंमलबजावणी; मीटिंगमध्ये, सहलींमध्ये संचालकांसोबत; वाटाघाटी, बैठका, इतर व्यवसाय बैठकांचे मिनिटे घेणे; प्रमुख आणि इतर कार्यांच्या वतीने वैयक्तिक समस्यांचे निराकरण.
3. व्यवस्थापकास वैयक्तिक सहाय्यकाचे अधिकार - सहाय्यकास गोपनीय माहितीसह माहिती प्राप्त करण्याचा अधिकार आहे, त्याची कार्ये करण्यासाठी पुरेशी रक्कम; व्यवस्थापकास त्यांचे क्रियाकलाप सुधारण्यासाठी प्रस्ताव सबमिट करा; एंटरप्राइझचे विभाग आणि विभागांकडून त्याच्या स्वत: च्या वतीने किंवा संचालक दस्तऐवजीकरणाच्या वतीने विनंती करणे; सामान्य परिस्थिती सुनिश्चित करण्यासाठी व्यवस्थापन आवश्यक आहे कामगार क्रियाकलाप; त्याच्या क्षमता आणि अधिकारात निर्णय घ्या.
4. सहाय्यक व्यवस्थापक यासाठी जबाबदार आहे: त्याच्या कर्तव्याकडे निष्काळजी वृत्ती; मानके, सूचना, सनद, आदेश आणि संचालकांच्या आदेशांचे पालन न करणे; अंतर्गत नियमांकडे दुर्लक्ष, सुरक्षा खबरदारी, कामगार शिस्त.

सहाय्यकाच्या क्रियाकलापांचे तपशील लक्षात घेता, नोकरीचे वर्णन तयार करण्याकडे अत्यंत लक्ष देऊन संपर्क साधला पाहिजे. समाधानी नसावे प्रकार नमुना, जे एखाद्या विशिष्ट एंटरप्राइझमधील कामाच्या सर्व बारकावे विचारात घेऊ शकत नाहीत. याव्यतिरिक्त, वैयक्तिक सहाय्यक आणि सहाय्यक प्रकल्प व्यवस्थापकाच्या पदांमध्ये फरक करणे महत्वाचे आहे: नंतरची कर्तव्ये सहसा तात्पुरती असतात.

नियमानुसार, अर्जदार सीईओ किंवा व्यवसाय मालकाच्या वैयक्तिक सहाय्यकाच्या रिक्त पदांसाठी ऑफर विचारात घेतात. तुम्ही अननुभवी असाल किंवा कार्यकारी सहाय्यकाची कर्तव्ये आणि जबाबदाऱ्या हाताळण्याच्या तुमच्या क्षमतेवर शंका असल्यास, सहाय्यक लाइन व्यवस्थापक, जसे की विक्री प्रमुख म्हणून तुमची कारकीर्द सुरू करण्याचा प्रयत्न करणे फायदेशीर ठरू शकते. जरी हे इतके प्रतिष्ठित स्थान नाही, परंतु आवश्यक अनुभव मिळविण्याची ती एक उत्कृष्ट संधी प्रदान करते.

रेझ्युमेमध्ये काय लिहावे

सर्व प्रथम, इंटरनेट शोध इंजिनमध्ये विशिष्ट कौशल्याचे मूल्य डोकावून आपण टेम्पलेट वाक्यांशांमधून रेझ्युमे बनवू नये. टेलिफोन एक्सप्रेस मुलाखतीच्या टप्प्यावर एक अनुभवी नियोक्ता तुम्हाला शोधून काढेल. अनुभवाच्या कमतरतेची भरपाई तुमच्या वैयक्तिक कृत्ये, उपयुक्त वर्ण वैशिष्ट्ये आणि व्यावसायिक ज्ञान यांच्या कथेद्वारे केली जाऊ शकते.

हे लक्षात ठेवले पाहिजे की फोटोसह रेझ्युमेवर सर्व प्रथम प्रक्रिया केली जाते, परंतु आपल्याला दस्तऐवजात प्रथम स्वत: ची पोट्रेट जोडण्याची आवश्यकता नाही: एका पार्टीचा फोटो, गडद चष्मा घातलेला, खूप जास्त रीटच केलेला आणि इतर विचित्रतेसह आहे. तुमच्या उमेदवारीकडे लक्ष वेधण्यापेक्षा सावध होण्याची अधिक शक्यता आहे.

उदाहरण रेझ्युमे पॉइंट्स:

1. रिक्त पदे: सहाय्यक; स्वीय सहाय्यक; सहाय्यक सचिव;
2. वैयक्तिक डेटा: आपले नाव, आडनाव, आडनाव, जन्मतारीख प्रविष्ट करा;
3. शिक्षण: यादी शैक्षणिक आस्थापनेउलट कालक्रमानुसार;
4. कामाचा अनुभव: मागील परिच्छेदाप्रमाणेच भरा, डिसमिस करण्याचे कारण सूचित करणे उचित आहे; विशेषतेमध्ये कोणताही अनुभव नसल्यास, सहभाग सामाजिक प्रकल्प, स्वयंसेवक कार्यक्रम, शैक्षणिक सरावइ.;
5. वैवाहिक स्थिती: कामाच्या अनियमित वेळापत्रकानुसार, नियोक्तासाठी एक अतिशय महत्त्वाची बाब;
6. अतिरिक्त कौशल्ये: परदेशी भाषेच्या प्रवीणतेची पातळी दर्शवा, ड्रायव्हिंग लायसन्सची उपस्थिती दर्शवा, अतिरिक्त शिक्षणाच्या पूर्ण अभ्यासक्रमांची यादी करा;
7. वैयक्तिक गुण: स्वत: ला एक वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन देण्याचा प्रयत्न करा, "मिलनशील-तणाव-प्रतिरोधक-शिकवण्यायोग्य" च्या कंटाळवाण्या वैशिष्ट्यांमध्ये वैयक्तिक वैशिष्ट्ये जोडा.

"संपर्क" स्तंभ भरताना, आपल्याशी संपर्क साधण्याचे सर्व संभाव्य मार्ग सूचीबद्ध करा: टेलिफोन, ई-मेल पत्ता, सोशल इंटरनेट पोर्टलवरील पृष्ठांचे दुवे. आणि तसे, पृष्ठ व्यवस्थित ठेवा, कारण गंभीर नियोक्ते अर्जदारांच्या वैयक्तिक पृष्ठांवर बारीक लक्ष देतात. धक्कादायक सामग्री साफ करा, शंकास्पद फोटो काढून टाका, अस्पष्ट विधानांपासून मुक्त व्हा.

वैयक्तिक सहाय्यक करिअर

व्यवस्थापकाच्या वैयक्तिक सहाय्यकाच्या स्थितीत अंतर्निहित विरोधाभास असा आहे की कर्मचारी जितकी चांगली कामगिरी करेल तितकी त्याची करियर होण्याची शक्यता कमी आहे. एक चांगला मदतनीस सहसा त्याच्या पर्यवेक्षकासह वर जातो. या पदावरील कर्मचारी प्रामुख्याने वैयक्तिक गुणांसाठी मौल्यवान असल्याने, जे, व्यावसायिक कौशल्यांप्रमाणे, प्रशिक्षित केले जाऊ शकत नाही, संचालक आणि शीर्ष व्यवस्थापक त्यांच्या सहाय्यकांना करिअर बनवू देण्यास फारच नाखूष असतात.

तथापि, जर तुमचा व्यवस्थापक तुमची कदर करत असेल तर, तो शक्य असल्यास, तुमच्या गैरसोयीची भरपाई करण्याचा प्रयत्न करेल: पगार वाढवून, अतिरिक्त फायदे देऊन, कामाची परिस्थिती सुधारून, संघासमोर तुमच्या स्थितीवर जोर देऊन. याला "क्षैतिज करिअर" म्हणतात: त्याच स्थानावर तुमचे महत्त्व वाढते.

निष्कर्ष

कोणत्याही व्यवसायाप्रमाणे, वैयक्तिक सहाय्यक असण्याचे त्याचे फायदे आणि तोटे आहेत. आम्ही आधीच अनियमित कामाच्या तासांचा उल्लेख केला आहे; वयोमर्यादा देखील गैरसोयींना कारणीभूत ठरू शकते: बरेच नियोक्ते किमान पंचवीस वर्षांच्या कर्मचार्यांना कामावर ठेवण्यास प्राधान्य देतात.

तथापि, वरिष्ठ व्यवस्थापकासह जवळून काम करण्याची संधी ही नेतृत्व अनुभव मिळविण्याची एक अमूल्य संधी आहे जी क्रियाकलापांच्या कोणत्याही क्षेत्रात उपयुक्त ठरेल आणि कदाचित तुमचा स्वतःचा व्यवसाय देखील सुरू करू शकेल.

मासिक "जनरल डायरेक्टर"

वैयक्तिक सहाय्यकाच्या कार्याचे सार म्हणजे, त्याच्या व्यवस्थापकाच्या क्रियाकलापांची वैशिष्ट्ये आणि वैशिष्ट्ये जाणून घेणे, त्याच्या कामाचा महत्त्वपूर्ण भाग स्वतःवर घेणे. उदाहरणार्थ, वैयक्तिक सहाय्यकाच्या कर्तव्यांमध्ये व्यवस्थापकाच्या कामाचे वेळापत्रक नियोजन आणि अनुकूल करणे, सीईओच्या क्रियाकलापांचे समन्वय साधणे, बैठका आणि वाटाघाटी आयोजित करणे, भागधारकांच्या बैठका, संचालक मंडळे, व्यवस्थापकासाठी व्यवसाय सहली तयार करणे समाविष्ट आहे (वैयक्तिक कार्ये पहा. व्यवस्थापकास सहाय्यक).

डोक्याच्या वैयक्तिक सहाय्यकाची कार्ये

सहाय्यक महाव्यवस्थापकाच्या कर्तव्यांमध्ये हे समाविष्ट आहे:

• टेलिफोन संभाषणांचे आयोजन;
• संदेश प्राप्त करणे, डोक्याला उद्देशून पत्रे, आणि आवश्यक असल्यास, त्यांना डोक्यावर आणणे;
• भागधारकांच्या बैठका, संचालक मंडळे, वाटाघाटी यासह बैठकांची तयारी, बैठकांची तयारी (वैयक्तिक सहाय्यक सामग्रीची निवड करतो, कार्यक्रमाचे ठिकाण आणि वेळ सहभागींना सूचित करतो आणि नियमांचे पालन करतो यावर लक्ष ठेवतो, मिनिटे ठेवतो, निकाल काढतो. , शॉर्टहँड घेते);
• येणारे स्वागत व्यवसाय पत्रव्यवहार, त्याची नोंदणी आणि हस्तांतरित करणे, आणि नंतर - जनरल डायरेक्टरचे ठराव विशिष्ट कार्यकारीांकडे आणणे किंवा स्वतंत्रपणे प्रतिसाद तयार करणे;
• कंपनीच्या स्ट्रक्चरल विभागातील कर्मचार्‍यांकडून प्रमुखांच्या सूचना पूर्ण करण्याच्या अंतिम मुदतीवर नियंत्रण;
• स्वाक्षरीसाठी कागदपत्रे स्वीकारणे आणि वेळेवर सादर करणे;
• प्रमुख अभ्यागतांना भेटणे आणि प्राप्त करणे;
• व्यवसाय सहलींची तयारी (व्हिसा समर्थन, तिकिटे ऑर्डर करणे, हॉटेल बुक करणे);
• जास्तीत जास्त अनुकूल परिस्थिती निर्माण करणे प्रभावी कामव्यवस्थापक (कामाच्या ठिकाणी संस्थेची देखरेख, स्टेशनरीची उपलब्धता, आवश्यक कार्यालयीन उपकरणे, व्यवस्थापकाच्या कार्यालयातील स्वच्छता).

तुम्हाला कोणत्या प्रकारच्या वैयक्तिक सहाय्यकाची गरज आहे

मुख्य सचिव. 25 लोकांपर्यंत असलेल्या कंपन्यांच्या व्यवस्थापकांसाठी योग्य. ही व्यक्ती कंपनीच्या सचिवाच्या कार्यांसह प्रमुखाच्या सचिवाची कार्ये एकत्र करते. व्यवस्थापकासाठी, तो फक्त काही सोपी कार्ये करतो (उदाहरणार्थ, अभ्यागतांना भेटतो, त्यांना पेय ऑफर करतो, पत्रे मुद्रित करतो, पत्रव्यवहार प्रक्रिया करतो).

आवश्यकता. हा एक शिस्तबद्ध कलाकार असावा, ज्याला निर्णय घेण्यामध्ये, पुढाकारात स्वतंत्र असणे आवश्यक नाही. इतर आवश्यकतांमध्ये हे समाविष्ट आहे: उच्च किंवा अपूर्ण उच्च शिक्षण (अभ्यासामुळे कामावर परिणाम होत नाही हे महत्त्वाचे आहे), उच्च गतीमुद्रण, कार्यालयीन उपकरणे वापरण्याची क्षमता, एक वर्षाचा असाच अनुभव घेणे इष्ट आहे. या पदासाठी अर्ज करणारी व्यक्ती नीरस काम करण्याकडे कल असणे आवश्यक आहे.

प्रशासकीय सहाय्यक, व्यवसाय व्यवस्थापक. मोठ्या कागदपत्रांचा प्रवाह असलेल्या कंपन्यांच्या प्रमुखांसाठी, मुख्यतः व्यवस्थापक आणि त्याच्या अधीनस्थ यांच्यातील संवादासाठी हे आवश्यक आहे. या प्रकारच्या वैयक्तिक सहाय्यकाने त्याच्या कामात दोघांची कामगिरी एकत्र केली पाहिजे तांत्रिक कार्ये, आणि कार्ये ज्यासाठी त्याच्याकडून स्वातंत्र्य आणि जबाबदारी आवश्यक आहे, उदाहरणार्थ: प्रमुखाच्या कामाच्या वेळापत्रकाचे नियोजन करणे, सहलींचे आयोजन करणे, स्वतंत्रपणे काही कागदपत्रे संकलित करणे, वाटाघाटीसाठी साहित्य तयार करणे, बैठका, भागधारकांच्या बैठका, संचालक मंडळे.

आवश्यकता. उच्च शिक्षण, दोन वर्षांपासून समान कामाचा अनुभव, प्रतिनिधी देखावा, परदेशी भाषेचे ज्ञान (आवश्यक असल्यास), चांगले संस्थात्मक कौशल्ये, वाटाघाटी आयोजित करण्याच्या कौशल्यांसह, स्वतंत्रपणे निर्णय घेण्याची क्षमता.

व्यावसायिक सहाय्यक. हे सहसा व्यवस्थापकांना आवश्यक असते मोठे उद्योग. पुरुषांना अनेकदा या पदासाठी आमंत्रित केले जाते. असा सहाय्यक महाव्यवस्थापक व्यवस्थापकासाठी आणि त्याच्या कामाचा एक भाग करतो आणि व्यवस्थापकाला त्याचे परिणाम मिळतात. व्यावसायिक सहाय्यकाकडे विशेष ज्ञान आणि शिक्षण असणे आवश्यक आहे विषय क्षेत्रनेत्याचे क्रियाकलाप. तो डोक्यासाठी कामगिरी करत नाही तांत्रिक कामप्रशासकीय सहाय्यकाप्रमाणे.

आवश्यकता. उच्च शिक्षण (प्रोफाइल), दोन वर्षांचा समान कार्य अनुभव, परदेशी भाषेचे ज्ञान (आवश्यक असल्यास), कंपनीच्या क्षेत्रातील ज्ञान आणि अनुभव, जबाबदारी, पुढाकार. या कर्मचार्‍यासाठी जास्त महत्वाकांक्षा नसणे खूप महत्वाचे आहे, कारण व्यवस्थापक त्याच्या अनेक तासांच्या परिश्रमाचे फळ भोगेल आणि सर्व सन्मान स्वतःसाठी योग्य असेल.

डोक्याच्या वैयक्तिक बाबींचे प्रमुख. वैयक्तिक सहाय्यक हा प्रकार इतरांपेक्षा कमी सामान्य आहे. लहान आणि मोठ्या दोन्ही कंपन्यांमध्ये याला मागणी असू शकते. अशा नेत्यासाठी हे आवश्यक आहे जो कामावर बराच वेळ घालवतो, परंतु त्याच वेळी ऑफिसच्या बाहेर खूप सक्रिय जीवन जगतो, एक मोठे कुटुंब आहे, बहुतेकदा परदेशात सुट्टीवर जातो आणि आयोजित करण्याची काही कार्ये सोपविण्यास तयार असतो. त्याच्या सहाय्यकाच्या वैयक्तिक बाबी. उदाहरणार्थ, वैयक्तिक प्रकरणांचे प्रमुख थिएटर, मैफिली, मित्र, नातेवाईक आणि महत्त्वाच्या भागीदारांसाठी भेटवस्तू खरेदी करू शकतात आणि तिकिटे बुक करू शकतात. चीफ ऑफ स्टाफने व्यवस्थापक आणि त्याच्या कुटुंबासाठी प्रवास व्यवस्था आयोजित करणे देखील असामान्य नाही (केस स्टडी पहा: शेफचे अंडरवेअर).

शेफचा अंतर्वस्त्र

वैयक्तिक सहाय्यकाच्या पदासाठी असलेल्या एका अर्जदाराने पूर्वीच्या व्यवस्थापकासह तिच्या नोकरीच्या जबाबदाऱ्यांबद्दल मुलाखतीत सांगितले. तिच्या कामाच्या वेळेचा सिंहाचा वाटा वैयक्तिक असाइनमेंटमध्ये व्यापलेला होता (वृद्ध आईसाठी एक सेनेटोरियम निवडा, तिच्या उपस्थित डॉक्टरांच्या सर्व शिफारसी विचारात घ्या; किशोरवयीन मुलाकडून त्याला त्याच्या वाढदिवसासाठी आणि ऑर्डरसाठी कोणती भेट द्यायची आहे ते शोधा. ते इंटरनेटद्वारे; पिकनिकसाठी ताजे कोकरू मिळवा).

एकदा तिच्या मॅनेजरला कळले की तो निघण्याच्या काही तास आधी बिझनेस ट्रिपला जात आहे. त्याच्याकडे अंडरवेअर बदलण्यासाठी घरी जाण्यास वेळ नव्हता. मग विश्वासू सहाय्यक जवळच्या दुकानात गेला आणि शेफसाठी अंडरवियरचा एक सेट, एक शिफ्ट शर्ट आणि तिच्यासाठी एक टाय विकत घेतला. अशी असाइनमेंट तिच्यासाठी गोष्टींच्या क्रमाने होती.

आवश्यकता. उच्च शिक्षण, चांगले संगणक कौशल्य, कार्यालयीन उपकरणे वापरण्याची क्षमता, आनंददायी देखावा, भाषेचे ज्ञान (व्यवस्थापकाच्या वैयक्तिक असाइनमेंटच्या वैशिष्ट्यांवर अवलंबून), जलद आणि उच्च-गुणवत्तेची शोध कौशल्ये आवश्यक माहितीइंटरनेटवर, गोपनीय माहिती संचयित करण्याची क्षमता. विशेषत: नेत्याच्या नातेवाईकांशी व्यवहार करताना कुशलतेची भावना खूप महत्वाची आहे.

सीईओ बोलत आहेत
सिब्रिबप्रॉम, ट्यूमेनचे जनरल डायरेक्टर युरी वोडिलोव्ह

Sibrybprom LLC एक वैविध्यपूर्ण एंटरप्राइझ आहे जो माशांच्या उत्पादनांच्या उत्पादनात विशेष आहे. यात तीन उपक्रम आहेत जिथे जिवंत माशांची पैदास आणि वाढ केली जाते, तीन फिश प्रोसेसिंग प्लांट, एक स्मोकिंग आणि ड्रायिंग वर्कशॉप, स्टोरेज सुविधा आणि एक शिपयार्ड.

माझा वैयक्तिक सहाय्यक आठ वर्षांपासून माझ्यासोबत आहे. प्रथम, तिला सचिव म्हणून नियुक्त केले गेले. अर्थात, कर्मचाऱ्याला ट्यून केले गेले करिअर, त्यामुळे कालांतराने ती माझी पर्सनल असिस्टंट बनू शकली.

माझ्यासाठी काय विशेषतः महत्वाचे आहे आणि मी हा उमेदवार का निवडला? उत्कृष्ट स्मरणशक्ती, उच्च पातळीची शिस्त, वेळेवर कामे पूर्ण करण्याची क्षमता, लोकांशी संवाद साधण्याची क्षमता, या व्यवसायाच्या वैशिष्ट्यांचे ज्ञान, व्यवस्थापनाद्वारे आवश्यकतेची पुरेशी धारणा आणि अर्थातच अनुपालन नैतिक मानकेवर्तन

माझा वैयक्तिक सहाय्यक अभ्यागतांना प्राप्त करतो, डोक्याची सकारात्मक प्रतिमा तयार करतो आणि कंपनीची उच्च प्रतिष्ठा राखतो. माझ्या कामाच्या दिवसाचे नियोजन करणे, वाटाघाटी, बैठका, बैठका आयोजित करणे, आवश्यक कागदपत्रे तयार करणे, कार्यालयीन कामकाज चालवणे आणि काही समस्यांचे स्वतंत्रपणे निराकरण करणे - ही सर्व जबाबदारी माझ्या वैयक्तिक सहाय्यकाची आहे. अशा जवळच्या संपर्कात काम करताना, परस्पर समंजसपणा, संवादाच्या प्रक्रियेत एक आरामदायक अंतर्गत स्थिती असणे खूप महत्वाचे आहे, कारण सहाय्यक आधीच जवळची व्यक्ती आहे!

सीईओ बोलत आहेत

ग्रुप ऑफ कंपनी "गलकता" - रशियन निर्माताव्होडका ब्रँड "पोल्टिना" आणि "फ्रॉस्ट आणि सन". कंपनी टॉप 10 वोडका उत्पादकांमध्ये आहे. उत्पादन वितरण नेटवर्कमध्ये रशियन फेडरेशनच्या सर्व क्षेत्रांचा समावेश आहे आणि 100 पेक्षा जास्त वितरकांचा समावेश आहे. 24 सर्वात मोठ्या प्रदेशांमध्ये, प्रादेशिक कार्यालयेगट 2006 मध्ये, समूहाच्या उपक्रमांचे एकूण उत्पादन प्रमाण 2,520 हजार यूएस डॉलर होते. कर्मचारी संख्या 600 लोक आहे.

माझ्या सहाय्यकाच्या कर्तव्यांमध्ये हे समाविष्ट आहे:

• डोक्याच्या कामाच्या दिवसाचे नियोजन;
• सभा आणि परिषदांचे आयोजन;
• व्यवसाय पत्रव्यवहार;
• ऑर्डरची अंमलबजावणी आणि अर्थातच, जनरल डायरेक्टरच्या आदेशांच्या अंमलबजावणीवर नियंत्रण.

वैयक्तिक सहाय्यक हा व्यवस्थापकाचा उजवा हात असतो आणि सचिवाच्या विपरीत, त्याला विशिष्ट अधिकार आणि जबाबदारीचे विस्तृत क्षेत्र असते. जनरल डायरेक्टरच्या सहाय्यकाचे मुख्य व्यावसायिक गुण - सामाजिकता, ज्ञान व्यवसाय शिष्टाचार, वक्तशीरपणा, अचूकता, चौकसपणा आणि संघटना.

मदतनीससोबत भावनिक सुसंगतता का महत्त्वाची आहे

महासंचालकांचे कार्य मोठ्या संख्येने लोकांच्या संपर्कात होते, कधीकधी त्यांच्याशी संप्रेषण कठोर आधारावर तयार केले जाते आणि बहुतेकदा भावनिक अस्वस्थता येते. त्यामुळे, तुम्ही वैयक्तिक सहाय्यकाच्या पदासाठी निवडलेल्या व्यक्तीकडे केवळ सर्व आवश्यक व्यावसायिक कौशल्ये नसून तुमच्याशी भावनिकदृष्ट्या सुसंगत असणे अत्यंत महत्त्वाचे आहे.

अर्थात, मुलाखतीदरम्यान उमेदवाराशी सुसंगतता निश्चित करणे कठीण आहे. बाहेर पडण्याचा एकच मार्ग आहे - तुम्हाला तुमची अंतर्ज्ञान ऐकण्याची गरज आहे. खात्रीने तुम्ही स्वतःला या परिस्थितीत एकापेक्षा जास्त वेळा सापडले आहे: असे दिसते की उमेदवाराकडे सर्व काही आहे आवश्यक ज्ञानआणि कौशल्ये, आणि त्याचा अनुभव उत्कृष्ट आहे, आणि मजुरीसर्व काही आपल्यास अनुकूल आहे, परंतु एखाद्या व्यक्तीशी बोलणे आपल्यासाठी अप्रिय आहे, त्याने शक्य तितक्या लवकर सोडावे अशी आपली इच्छा आहे आणि आपल्याला आपल्या भावनांचे कोणतेही विशिष्ट स्पष्टीकरण सापडत नाही. सर्व काही अगदी सोपे आहे - ही अगदी समान भावनिक विसंगती आहे.

सीईओ बोलत आहेत
रेगिस लोम हे फायझर रशियाचे प्रमुख, मॉस्को

1849 मध्ये स्थापन झालेल्या Pfizer, औषधाच्या विविध क्षेत्रांसाठी (हृदयविज्ञान, ऑन्कोलॉजी, यूरोलॉजी, मानसोपचार, नेत्ररोगशास्त्र, एंडोक्राइनोलॉजी, त्वचारोगशास्त्र), नवीन पिढीतील प्रतिजैविकांसह औषधी उत्पादने विकसित आणि तयार करते. Pfizer ची जगभरात 150 पेक्षा जास्त ठिकाणे आहेत. दरवर्षी, कंपनी नवीन औषधांच्या संशोधन आणि विकासामध्ये लक्षणीय गुंतवणूक करते. कंपनीचे रशियन प्रतिनिधी कार्यालय (फायझर इंटरनॅशनल एलएलसी) 1992 पासून कार्यरत आहे.

माझा वैयक्तिक सहाय्यक या पदासाठी मानक कर्तव्ये पार पाडतो: दैनंदिन व्यवसायाचे वेळापत्रक संकलित करणे, व्यवसाय सहली आयोजित करणे इ. व्यावसायिक कौशल्यांव्यतिरिक्त, वैयक्तिक गुण या प्रकारच्या क्रियाकलापांसाठी खूप महत्वाचे आहेत: उच्च मानसिक अनुकूलता, सद्भावना, वक्तशीरपणा, क्षमता तपशीलांकडे लक्ष देणे, उत्कृष्ट संप्रेषण कौशल्ये. नेत्याच्या कामकाजाची परिस्थिती सुधारण्यासाठी आणखी काय करण्याची आवश्यकता आहे हे सहाय्यकाला नेहमी वाटले पाहिजे.

एखाद्या चांगल्या कार्यकारी सहाय्यकाचे वैशिष्ट्य म्हणजे या समस्येचे निराकरण करारामध्ये स्पष्ट केलेले नसले तरीही मदत करण्यासाठी प्रामाणिक आणि अपूर्ण तत्परता. एखाद्या नेत्यासाठी हे सतत समर्थन खूप महत्वाचे आहे, विशेषत: जर तो अशा देशात काम करतो जो स्वतःचा नसतो आणि त्याला नेहमीच त्याची सर्व वैशिष्ट्ये आणि रीतिरिवाज माहित नसतात.

आता माझी पर्सनल असिस्टंट असलेली व्यक्ती जवळपास वर्षभरापासून कंपनीत आहे. नेता आणि सहाय्यक एकत्र काम करत असल्याने, संवाद दोघांसाठी आरामदायक असावा. मला खात्री आहे की कर्मचारी निवडताना, केवळ त्यालाच विचारात घेणे आवश्यक नाही व्यावसायिक गुणवत्ता, परंतु अंतर्ज्ञानी पातळीवर तुमच्यात परस्पर समंजसपणा निर्माण झाला आहे की नाही हे देखील सत्य आहे की नाही, तुम्ही या व्यक्तीवर विश्वास ठेवू शकता असे तुम्हाला सहज वाटले की नाही. माझ्या 30 वर्षांहून अधिक व्यवसायाच्या अनुभवामध्ये, मी एक महत्त्वाचा धडा शिकलो आहे: काहीवेळा तुम्ही तर्काच्या युक्तिवादापेक्षा तुमच्या अंतर्ज्ञानावर अधिक अवलंबून राहावे.

वैयक्तिक सहाय्यकाचा शोध कोणाकडे सोपवायचा

दोन पर्याय आहेत: शोध एकतर तुमच्या एचआर विभागाकडे किंवा भरती एजन्सीला सोपवा (हे देखील पहा: सहाय्यक शोधण्यासाठी कोणावर विश्वास ठेवला जाऊ शकत नाही).

सहाय्यक शोधण्यासाठी कोणावर विश्वास ठेवला जाऊ शकत नाही

अनेकदा दोन वैयक्तिक सहाय्यकांची गरज असलेला व्यवस्थापक दुसऱ्या कर्मचाऱ्याचा शोध आधीपासून कार्यरत असिस्टंटकडे सोपवतो. या प्रकरणात, त्याला या वस्तुस्थितीद्वारे मार्गदर्शन केले जाते की ते जोड्यांमध्ये काम करतील, म्हणून त्यांना एकमेकांशी सुसंगत असणे आवश्यक आहे. तथापि, ही कल्पना यशस्वी मानली जाऊ शकत नाही. प्रमुखाच्या विश्वासाचा आणि लक्षाचा दावा करणार्‍या प्रतिस्पर्ध्याच्या बरोबरीने काम करण्याची इच्छा नसल्यामुळे, प्रथम सहाय्यक फक्त तांत्रिक सचिव निवडू शकतो. तो सर्व नियमित काम करेल, परंतु आवश्यक असल्यास, तो प्रथम सहाय्यक पूर्णपणे बदलू शकणार नाही.

महासंचालक, वैयक्तिक सहाय्यकाचा शोध घेण्याचे निर्देश देत, शक्य तितक्या तपशीलाने (सर्वात लहान तपशीलापर्यंत) त्याला कोणत्या प्रकारच्या व्यक्तीची आवश्यकता आहे ते सांगावे. त्याच वेळी, केवळ कर्तव्येच नव्हे तर उमेदवारांच्या आवश्यकता देखील निश्चित करणे आवश्यक आहे. आपल्यासाठी कोणत्या आवश्यकता मूलभूत आणि अनिवार्य आहेत आणि कोणत्या पर्यायी आहेत हे निर्दिष्ट करण्याचे सुनिश्चित करा (म्हणजे काय, निवडताना, सर्व मूलभूत महत्त्वाच्या आवश्यकता पूर्ण झाल्यास, आपण आपले डोळे बंद करू शकता). या अटींची पूर्तता झाल्यास, निवडीसाठी जबाबदार व्यक्ती, एकीकडे, मूलभूत कारणास्तव अर्जदारांची तपासणी करेल आणि व्यवस्थापकाला अवांछित उमेदवारांवर वेळ वाया घालवण्यास भाग पाडणार नाही, आणि दुसरीकडे, न करणार्‍यांना डिसमिस करणार नाही. फक्त एक किंवा दोन पॅरामीटर्समध्ये फिट.

सीईओ बोलत आहेत
ज्युलिया कोनेल्स्काया जनरल डायरेक्टर, गलक्ता ग्रुप, मॉस्को

सहाय्यक पदासाठी उमेदवार निवडताना, आम्ही अंतर्गत कर्मचारी राखीव आणि दोन्ही वापरले बाह्य स्रोत. मला प्रामुख्याने व्यवस्थापकांना सहाय्यक म्हणून काम करणाऱ्या लोकांमध्ये रस होता मोठ्या कंपन्या, तसेच प्रशासकीय विभागाचे प्रमुख (प्रकल्पांच्या गटाच्या एक-वेळच्या व्यवस्थापनाचा अनुभव असलेले).

उमेदवारांची प्राथमिक निवड कर्मचारी सेवेद्वारे केली गेली. तज्ञ नमूद केलेल्या आवश्यकता पूर्ण करतात की नाही याची चाचणी घेण्यात आली: कौशल्यांची चाचणी घेण्यात आली, क्षमता, प्रेरणा प्रकट झाली. मुलाखतीच्या वेळी, उमेदवाराला वास्तविक कामाच्या परिस्थितीची प्रकरणे सोडवण्यास सांगितले गेले आणि परिणामांवर आधारित, त्याचे व्यावसायिक योग्यता, तसेच मागील व्यवस्थापकाच्या उमेदवारावरील विश्वासाची डिग्री (कोणते प्रश्न तुम्हाला उमेदवाराचे वस्तुनिष्ठ मूल्यमापन करण्यास मदत करतील या माहितीसाठी, “मुलाखत कशी घ्यावी”, क्रमांक 4 - 2007 हा लेख वाचा).

निवडताना, आम्ही उमेदवाराच्या आमच्या मानकांचे पालन करण्याकडे लक्ष दिले कॉर्पोरेट संस्कृती. सोबत घेण्याची त्याची तयारी देखील खूप महत्वाची आहे एक विशिष्ट पातळीजबाबदारी जर उमेदवार एक्झिक्युटर असेल, तर कार्य सेट करताना, त्याच्या अंमलबजावणीसाठी कार्यपद्धती स्पष्ट करण्यात वेळ घालवणे आवश्यक आहे. मी एक सहाय्यक निवडला जो स्वतःहून असाइनमेंटचा सामना करण्यास सक्षम होता, शोधून आवश्यक संसाधनेआणि आवश्यक संप्रेषणे तयार करणे.

सर्जनशील संघाच्या प्रमुखासाठी सचिव निवडण्याचे तंत्रज्ञान

सेर्गेई अलेक्सेव्ह, क्वार्टेट-1 कॉमिक थिएटर, मॉस्कोचे कार्यकारी संचालक

कॉमिक थिएटर "क्वार्टेट-I" 1993 मध्ये GITIS च्या विविध विद्याशाखेच्या पदवीधरांच्या गटाने तयार केले होते. थिएटर टीम नेहमी त्याच्या कामगिरीचे लेखक म्हणून काम करते (जरी ते दुसर्‍या लेखकाच्या साहित्यिक सामग्रीवर आधारित असले तरीही). नाट्य, रेडिओ आणि टेलिव्हिजन प्रकल्पांच्या चौकटीत थिएटर सतत सर्जनशील आणि साहित्यिक क्रियाकलापांमध्ये गुंतलेले असते.

थिएटरमध्ये सचिवाच्या कामाची स्वतःची वैशिष्ट्ये आहेत. एकीकडे, हे प्रसिद्ध अभिनेत्यांचे हँगआउट, पडद्यामागील सर्जनशील वातावरण आणि दुसरीकडे, सचिवाला या वातावरणात काम करावे लागते आणि हे काम केवळ तांत्रिक आहे. तरुण मुलींचे डोके सहसा अशा कॉन्ट्रास्टला तोंड देत नाहीत. वर्षातून एकदाच सचिव बदलावे लागतील हे मी जवळजवळ मान्य केले आहे. आता, उदाहरणार्थ, मी गेल्या दोन वर्षांत तिसऱ्या सहाय्यकासाठी काम करायला सुरुवात केली आहे. निवड तंत्रज्ञान खालीलप्रमाणे आहे:

मी वैयक्तिक सहाय्यकाच्या शोधासाठी जाहिराती पोस्ट करतो. मी हे आमच्या वेबसाइटवर आणि अनेक जॉब साइटवर करतो. सहसा भरपूर प्रतिसाद असतात - थिएटरमधील कोणतीही रिक्त जागा नियमित कार्यालयातील समान नोकरीपेक्षा अधिक आकर्षक दिसते. पण, दुर्दैवाने, उमेदवारांना वाटते की, एकदा नाट्यगृहात काम करायला गेले की मजा येईल, आणि इथे काम करायचे आहे, मजा करायची नाही, हे ते विसरतात.

मी माझ्या रेझ्युमेवर आधारित प्रारंभिक निवड करत आहे. मी ताबडतोब अभिनेत्री, कलाकार, पत्रकार, म्हणजेच सर्जनशील कारकीर्दीकडे अनन्यपणे अभिमुख असलेल्या लोकांचे बायोडेटा टाकून देतो. केवळ नाट्य संमेलनात सहभागी होण्याच्या दृष्टिकोनातून हे पद त्यांच्यासाठी स्वारस्यपूर्ण असू शकते. तांत्रिक शिक्षण, तसेच मोठ्या प्रमाणात माहितीवर प्रक्रिया करण्याचा अनुभव, याउलट उमेदवारासाठी ट्रम्प कार्ड आहे. मग मी मिळवलेल्या अनुभवाच्या क्रमाचे मूल्यमापन करतो. उदाहरणार्थ, प्रथम प्रोजेक्ट मॅनेजर म्हणून काम केलेल्या आणि आता सेक्रेटरी म्हणून नोकरी शोधत असलेल्या व्यक्तीची प्रेरणा काय असू शकते?

साठी उमेदवारांशी संपर्क साधत आहे ई-मेलआणि फोनवर बोला. पत्रव्यवहाराद्वारे, एखाद्याचे विचार व्यक्त करण्याची पद्धत ही पहिली छाप आहे. मग मी मीटिंगसाठी मला आवडणारे पाच किंवा सहा उमेदवार निवडतो.

मुलाखत. मी एका संध्याकाळी सर्व उमेदवारांना मुलाखतीसाठी आमंत्रित करतो, त्याव्यतिरिक्त, मी माझ्या मित्राला, एका भर्ती एजन्सीच्या संचालकाला कॉल करतो. मी एखाद्या व्यक्तीबद्दल व्यक्तिनिष्ठ निर्णयाच्या दृष्टिकोनातून प्रश्न विचारतो आणि ती, एक व्यावसायिक मानसशास्त्रज्ञ म्हणून, असे प्रश्न विचारते जे ओळखण्यास मदत करतात, उदाहरणार्थ, उमेदवाराची प्रेरणा.

मी अनेक चाचणी कथा (व्यवसाय प्रकरणे) घेऊन आलो. मी सुचवितो की अर्जदाराने दिलेल्या परिस्थितीत तो कसा वागेल या विषयावर विचार करेल. उत्तरे शोधत आहे साधी गोष्टआणि माझ्या अपेक्षांशी जुळत आहे. उदाहरणार्थ: “तुम्ही पहिल्या कामाच्या दिवशी जास्त झोपलात - काम सुरू केल्यानंतर अर्ध्या तासाने जागे झाले. तुमची पहिली पायरी कोणती? साहजिकच, मी अपेक्षा करतो की त्या व्यक्तीने असे म्हणावे की त्यांनी सर्वप्रथम त्यांच्या व्यवस्थापकाला कॉल करणे म्हणजे मी आहे. परंतु असे घडते की उमेदवार बराच काळ नकार देतो आणि म्हणतो की त्याच्या बाबतीत असे कधीही होऊ शकत नाही. दुसरे उदाहरण. मी अशा परिस्थितीचे वर्णन करतो जिथे एखाद्या व्यक्तीला तत्काळ पर्यवेक्षकाने दिलेले कार्य असते आणि त्याच्या अंमलबजावणीसाठी नेमका एक तास दिला जातो. त्यानंतर, एक उच्च बॉस आणखी एक कार्य देतो, जे पूर्ण होण्यासाठी एक तास लागतो आणि जे त्वरित सुरू करणे आवश्यक आहे. दोन्ही कामे एकाच वेळी करणे शक्य नाही. मग या परिस्थितीत उमेदवार कसा वागेल, असे मी विचारतो. माझ्यासाठी आदर्श उत्तर म्हणजे माझ्या तात्काळ पर्यवेक्षकाकडे धाव घेऊन त्याला परिस्थितीची माहिती देणे आणि सल्ला विचारणे.

मुलाखतीच्या वेळी, माझ्यासमोर कोणती व्यक्ती आहे हे समजून घेण्यासाठी मी कुटुंबाबद्दल, पालकांच्या क्रियाकलापांबद्दल विचारतो. शेवटी, ज्या मुली मुलाखतीसाठी येतात त्या सहसा तरुण असतात (१८-२३ वर्षे वयाच्या) आणि त्यांना कामाचा अनुभव नसतो (किंवा कमीत कमी). म्हणूनच, त्यांच्याकडे जे काही आहे ते बहुतेक कुटुंबाने मांडले आहे, अद्याप कोणताही प्रभाव पडलेला नाही आणि ते स्वत: अद्याप प्रौढ व्यक्ती बनू शकले नाहीत.

सर्व मुलाखती झाल्यानंतर, मी रिक्रूटमेंट एजन्सीच्या संचालकांचे मत विचारात घेऊन निर्णय घेतो. ती सांगते की, तिच्या मते, कोण अधिक प्रेरित आहे, कोणाला माहित आहे की त्यांना काय हवे आहे आणि कोणाला नाही. आणि एखाद्या व्यक्तीशी संपर्क साधण्याची भावना आणि त्याच्या उपस्थितीपासून सांत्वन देखील खूप महत्वाचे आहे. एक मुलगी आली, ती समजूतदारपणे आणि सुसंगतपणे बोलते असे दिसते, ती सर्व व्यवसाय प्रकरणांमधून गेली, परंतु मला असे वाटते की ती मला त्रास देते, तिने लवकरात लवकर निघून जावे अशी माझी इच्छा आहे. वैयक्तिक सहाय्यक निवडताना, या व्यक्तिनिष्ठ घटकाला सूट दिली जाऊ शकत नाही.

ज्या मुलीने नुकतेच आमच्यासाठी काम करायला सुरुवात केली होती त्याबद्दल तुम्हाला काय आवडले? प्रथम, अतिशय सुगम साक्षर फॉर्म्युलेशन. दुसरे म्हणजे, तिने नुकतेच मॉस्को एव्हिएशन इन्स्टिट्यूटमधून पदवी प्राप्त केली आहे आणि हे एक चांगले तांत्रिक शिक्षण आहे. तिसरा प्लस म्हणजे तिने संध्याकाळी अकाउंटंट म्हणून काम केले, म्हणून तिच्याकडे मोठ्या प्रमाणात डेटा व्यवस्थित आणि प्रक्रिया करण्याचे कौशल्य आहे.

11.11.2019

नोकरीचे वर्णन: सहाय्यक व्यवस्थापकासाठी आवश्यकता, त्याचे अधिकार आणि अधिकार + तुमचे अधिकार वापरण्याबाबत सल्ला

कर्मचारी तयार करताना, कोणत्याही संस्थेच्या प्रमुखाने नियुक्त केलेल्या कर्मचाऱ्याला त्याच्या अधिकृत कर्तव्यांबद्दल माहिती देणे आवश्यक आहे. सूचना लिहिताना, व्यवस्थापकाने त्याच्या विभागांचा क्रम, विशिष्ट रचना राखली पाहिजे.

सामान्यत: व्यवसायाच्या वैशिष्ट्यांचे वर्णन करते, संरचनेतील कर्मचार्‍याची अधिकृत स्थिती, आवश्यकता, त्याचे अधिकार आणि जबाबदाऱ्या सूचित करते.

सहाय्यक व्यवस्थापक, संस्थेच्या उर्वरित कर्मचार्‍यांप्रमाणे, या दस्तऐवजाच्या सर्व आवश्यकतांचे पालन करण्यास आणि त्यांचे पालन करण्यास बांधील आहे.

मॅन्युअल हे स्थापित मानकांनुसार प्रमुखाद्वारे लिहिलेले आहे, रशियन फेडरेशनच्या कामगार संहितेचे उल्लंघन करू नये. हे दोन्ही पक्षांनी स्वाक्षरी केलेल्या, पदासाठी अर्जदाराशी परिचित असलेल्या संबंधित सेवांशी (वकील, कर्मचारी विभागाचे प्रमुख) समन्वयित असणे आवश्यक आहे. त्याच वेळी, काही वकील सेवा संबंधांच्या औपचारिकतेसाठी अशा दस्तऐवजाची उपस्थिती अनिवार्य मानत नाहीत.

मुख्य उद्देश:

• व्यवस्थापकास त्याच्या दैनंदिन कामात मदत;
• कर्मचार्‍यांसाठी कर्तव्ये, कार्ये, आवश्यकता याबद्दल जास्तीत जास्त माहिती;
• चाचणीच्या बाबतीत, धारण केलेल्या पदाचे पालन न केल्याचे सिद्ध करणे सोपे होईल;
• फंक्शन्सची वैशिष्ट्ये आणि कर्मचाऱ्याच्या थेट कर्तव्यांबद्दल तपशीलवार माहितीच्या करारामध्ये अनुपस्थिती;
• पदासाठीच्या आवश्यकतांचे पालन न केल्यामुळे पदासाठी अर्जदारास न्याय्य नकार देण्याची परवानगी देते;
• तुम्हाला संस्थेच्या कर्मचार्‍यांमध्ये जबाबदार्या मर्यादित करण्यास अनुमती देते;
• आपल्याला प्रत्येक कर्मचाऱ्याच्या कामगिरीचे मूल्यांकन करण्यास अनुमती देते;

नोकरीचे वर्णन तयार करण्यासाठी नियामक आणि कायदेशीर फ्रेमवर्क

हे मुळात असे दिसते:

• रशियन फेडरेशनचे वर्तमान कायदे;

नोकरीचे वर्णन स्थितीचे तपशील लक्षात घेऊन तयार केले जाते, संदर्भ अटी स्थापित करते. हे असिस्टंट मॅनेजरने केलेले प्रत्यक्ष काम प्रतिबिंबित केले पाहिजे.

• अंतर्गत कागदपत्रे:
• संस्थेची सनद, व्यवस्थापनाचे निर्देश, अंतर्गत नियम आणि आचार.

सूचनांचे मुख्य घटक:

• त्याच्या सामान्य तरतुदी. राज्यात नावनोंदणीसाठी अटी, डिसमिस करण्याची प्रक्रिया, संस्थेत अधीनता, त्याच्या अनुपस्थितीत सहाय्यक बदलण्याचे नियम विहित केलेले आहेत. पात्रता, शिक्षण, कौशल्ये, अनुभवाची पातळी दर्शविली आहे;
• आवश्यकता आणि कौशल्ये;
• कामाच्या जबाबदारी. सहाय्यकाची मुख्य कार्ये स्पष्टपणे दर्शविली आहेत;
• शक्ती हा परिच्छेद सक्षमतेची पदवी, सहाय्यकाचे अधिकार विहित करतो;
• एक जबाबदारी. कामात केलेल्या चुका आणि उल्लंघनांसाठी विशेष जबाबदारीचे सामान्य स्तर निर्धारित केले आहे, त्यांची यादी दर्शविली आहे (डोकेच्या विनंतीनुसार);
• नोकरी कनेक्शन. विभाग संघाच्या इतर सदस्यांसह अधिकृत परस्परसंवादाची श्रेणी परिभाषित करतो. कोणाबरोबर आणि कोणत्या विशिष्ट मुद्द्यांवर सहकार्य आवश्यक आहे हे सूचित केले आहे.

चला प्रत्येक विभाग जवळून पाहू.

सामान्य तरतुदी

मूलभूत तरतुदी:

• सहाय्यक - एक विशेषज्ञ जो त्याला तांत्रिक आणि कागदोपत्री बाबींमध्ये मदत करतो;
• एखाद्या पदावर नियुक्ती आणि त्यातून बडतर्फ करणे संस्थेच्या प्रमुखाच्या आदेशानुसार केले जाते;
• कामाच्या प्रक्रियेत, सहाय्यक केवळ प्रमुखाच्या आदेशांचे आणि सूचनांचे पालन करतो;
• त्याच्या अनुपस्थितीत, पुरेशी बदली प्रदान केली जाते, त्याच्या बदलीची स्थिती दर्शविली जाते, संस्थेला पुनर्स्थित करण्याचा आदेश जारी केला जातो;
• सहाय्यकाकडे विशेष उच्च शिक्षण असणे आवश्यक आहे. प्रोफाइलमधील अनुभव - किमान दोन वर्षे. नोकरीसाठी अर्ज करताना तुम्हाला तुमची पात्रता अपग्रेड करावी लागेल.

कार्यकारी सहाय्यकाच्या भूमिकेत खूप भिन्न कार्ये समाविष्ट असू शकतात.

व्यवहारात हे पद धारण करणारी व्यक्ती अशी असू शकते:

• खरं तर, त्याचा डेप्युटी आणि थेट नेत्याला रिपोर्ट करतो आणि फक्त त्याला. त्याच्याकडे अनेकदा इतर कर्मचाऱ्यांचे अधीनस्थ असतात;
• स्वीय सहाय्यक. तो सेक्रेटरीचे काम करतो आणि रिसेप्शन एरियात असतो, तो तज्ज्ञांचाही असतो. त्याच वेळी, तो सचिवालयाच्या कार्यांच्या बाबतीत केवळ प्रमुखच नाही तर कर्मचारी सेवेच्या प्रमुखांना देखील अहवाल देतो.

अशा सहाय्यकाला त्याच्या कार्यात उपप्रमुखाशी संबंधित तज्ञापेक्षा खूपच कमी अधिकार आणि अधिकार असतात. त्याच्याकडे माध्यमिक शिक्षण असू शकते, विशिष्टतेचा अनुभव देखील आवश्यक नसतो.

संस्थात्मक आणि प्रशासकीय कार्यांसह सहाय्यकासाठी मूलभूत आवश्यकता:

• रोजगार कराराच्या आवश्यकतांचे पालन करा, नोकरीचे वर्णन;
• कॉर्पोरेट शिष्टाचार आणि व्यवसाय संप्रेषणाचे नियम जाणून घ्या;
• कार्यप्रवाह, अहवाल दस्तऐवजीकरणाची देखभाल आणि संस्थेची रचना पूर्णपणे जाणून घेणे;
• सक्षमपणे व्यावसायिक वाटाघाटी करा;
• महत्वाचे कागदपत्रे काढण्यास सक्षम व्हा;
• महत्वाचे अहवाल सादर करण्याच्या क्षेत्रातील व्यवस्थापकास सूचित करा;
• पीसीवर काम करा, कार्यालयात उपकरणे वापरा (स्कॅनर आणि प्रिंटर) त्यांची थेट कर्तव्ये पार पाडण्यासाठी;
• परदेशी भाषांचे ज्ञान घेणे इष्ट आहे (संप्रेषणाच्या पातळीवर);
• मानक करारांचा मसुदा तयार करण्यात सक्षम व्हा.

असिस्टंट मॅनेजरच्या जबाबदाऱ्या

सहाय्यकाकडे बर्‍याच जबाबदाऱ्या आहेत, थेट व्यवस्थापकाशी काम करणे.

मुख्य जबाबदाऱ्या आहेत:

• सर्व आदेशांचे, व्यवस्थापनाच्या आदेशांचे काटेकोरपणे पालन करा;
• पुढील दिवसासाठी व्यवस्थापकाच्या दिनचर्येची योजना करा. भेटी, रिसेप्शनची वेळ विकसित करा, समन्वयित करा. वेळेवर व्यवस्थापकास वेळापत्रक सबमिट करा;
• रिसेप्शनमध्ये, सहलींमध्ये डोके सोबत;
• अभ्यागतांना प्राप्त करणे, व्यवस्थापन भेटींची यादी तयार करणे, फोन कॉल्सना उत्तर देणे आणि त्यांच्या अधिकारानुसार विविध प्रमाणपत्रे सबमिट करणे;
• प्रमुखाच्या क्रियाकलापांची खात्री करा, तांत्रिक समस्यांचे निराकरण करा (वाटाघाटी आयोजित करा, बैठका आयोजित करा, तिकिटे बुक करा, हॉटेल बुक करा);
• बैठका, बैठका, प्रमुखांच्या बैठका तयार करा, सर्व सहभागींना अजेंडा आणि बैठकीची वेळ सूचित करा;
• अभ्यासक्रमाचे मिनिटे आणि मीटिंग्ज, मीटिंग्ज, वाटाघाटी यांचे निकाल ठेवा, त्यांचे परिणाम दस्तऐवजीकरण करा;
• विभागांचे कार्य, संस्थेचे विभाग, प्रमुखांच्या सूचना आणि आदेशानुसार समन्वयित करा;
• व्यवस्थापनाचे आदेश संरचनात्मक विभागांच्या प्रमुखांच्या लक्षात आणून द्या, त्यांच्या अंमलबजावणीच्या वेळेवर नियंत्रण ठेवा;
• डोक्याच्या स्वाक्षरीसाठी सबमिट केलेली कागदपत्रे आणि अर्ज स्वीकारा, नोंदणी करा, ते डोक्यावर हस्तांतरित करा;
• प्रमुखाच्या वतीने पत्रे, विनंत्या, इतर कागदपत्रे तयार करा;
• हेडने जारी केलेल्या मुखत्यारपत्राचे अधिकार विचारात घेतल्याची खात्री करा;
• विभाग आणि इतर संस्थांच्या कर्मचार्‍यांशी स्वतंत्रपणे संवाद साधा, अनेक उदयोन्मुख समस्यांचे निराकरण करा जे व्यवस्थापकाशिवाय सोडवले जाऊ शकतात;
• आवश्यक माहिती प्राप्त करा - व्यवस्थापकाच्या विनंतीनुसार आवश्यक कागदपत्रे गोळा करा;
• व्हिज्युअल एड्स तयार करा, मीटिंगसाठी आवश्यक कागदपत्रे;
• कार्यालयीन कामकाज आयोजित करणे, लिपिकांच्या क्रियाकलापांचे व्यवस्थापन, नियंत्रण;
• डोक्याला पाठवलेला पत्रव्यवहार प्राप्त करा, नोंदणी करा आणि प्रमुखाला सादर करा;
• अभ्यागतांशी संवाद साधा. संस्थेच्या ग्राहकांना, कर्मचार्‍यांना भेटा, रेकॉर्ड ठेवा आणि अभ्यागतांचे वैयक्तिक स्वागत आयोजित करा. तसेच त्यांच्या प्रश्नांची उत्तरे द्या, जी तो स्वतः सोडवू शकतो.

सहाय्यकाचे मुख्य अधिकार आणि अधिकार:

• नोंदणी करा, त्यांच्या क्षमतेनुसार कागदपत्रांवर स्वाक्षरी करा;
• अधिकृत गरजेच्या बाबतीत सामान्य लोकांसाठी बंद असलेल्या माहितीमध्ये प्रवेश मिळवा;
• त्यांच्या व्यावसायिक क्रियाकलापांशी संबंधित दस्तऐवजांचा अभ्यास करा;
• संस्थेच्या सर्व विभागांची रचना, नेतृत्व जाणून घ्या;
• - पत्रे, विनंत्या, इतर कागदपत्रे काढा, विनंत्यांना प्रतिसाद तयार करा (डोकेच्या वतीने);
• स्ट्रक्चरल विभागांच्या प्रतिनिधींकडून आवश्यक कागदपत्रे, साहित्य, त्यांच्या थेट कर्तव्याच्या अंमलबजावणीसाठी आवश्यक रकमेची माहिती प्राप्त करण्यासाठी विनंती करणे;
• निर्णय, आदेश आणि प्रमुखांच्या आदेशांशी परिचित व्हा;
• संघटनेच्या नेत्यांच्या बैठकी, बैठकांमध्ये भाग घ्या;
• स्ट्रक्चरल युनिट्सना महत्त्वाची कागदपत्रे प्रदान करण्याच्या परवानगीसाठी प्रमुखांना विनंती सबमिट करा;
• त्यांचे काम आणि कंपनीच्या क्रियाकलाप सुधारण्यासाठी सूचना पाठवा;
• व्यवस्थापकाच्या कार्यस्थळाची संघटना, यशस्वी आणि कार्यक्षम कामासाठी परिस्थिती निर्माण करणे.

संस्थेच्या स्वतःच्या कामाची वैशिष्ट्ये आणि सहाय्यकाच्या कामाची वैशिष्ट्ये लक्षात घेऊन, शक्ती आणि अधिकारांची प्रस्तावित यादी बदलली जाऊ शकते, लक्षणीय वाढविली जाऊ शकते किंवा उलट, कमी केली जाऊ शकते.

सहसा अंतिम परिच्छेद हा कर्मचाऱ्याला लागू होणाऱ्या जबाबदारीच्या उपायांवरील तरतुदी असतो.

सहाय्यक जबाबदारी

सहाय्यक व्यवस्थापक यासाठी जबाबदार आहेत:

• अधिकृत कर्तव्ये अयोग्य कामगिरी, पार पाडण्यास नकार;
• आवश्यक कामाच्या कामगिरीसाठी अंतिम मुदतीचे उल्लंघन;
• आदेश, निर्णय, डोक्याच्या ठरावांचे उल्लंघन;
• त्यांच्या क्षमतेमध्ये नसलेल्या कृती;
• संस्थेचे भागीदार, अभ्यागत, कर्मचारी, व्यावसायिक संप्रेषण आणि शिष्टाचारांचे पालन न करणे, मैत्रीपूर्ण, असभ्य वर्तन;
• संस्था, तिचे कंत्राटदार, कर्मचारी यांचे भौतिक नुकसान;
• कर्मचाऱ्यांना खोटी माहिती देणे;
• अधीनस्थ कर्मचाऱ्यांच्या क्रियाकलापांवर अपुरे नियंत्रण;
• वैयक्तिक डेटाचे प्रकटीकरण, मर्यादित प्रवेश असलेली गोपनीय माहिती.

नोकरीचे वर्णन एखाद्या विशिष्ट पदावर असलेल्या व्यक्तीने पूर्ण करणे आवश्यक असलेल्या कर्तव्ये आणि कामाची व्याप्ती निर्दिष्ट करते. नुसार नोकरीचे वर्णन सर्व-रशियन वर्गीकरणकर्ता व्यवस्थापन दस्तऐवजीकरण, किंवा OKUD, OK 011-93 (डिसेंबर 30, 1993 क्रमांक 299 च्या स्टेट स्टँडर्डच्या डिक्रीद्वारे मंजूर) हे संस्थेच्या क्रियाकलापांच्या संस्थात्मक आणि नियामक नियमनावरील दस्तऐवजीकरण म्हणून वर्गीकृत आहे. अशा दस्तऐवजांच्या गटामध्ये, नोकरीच्या वर्णनासह, विशेषतः, अंतर्गत नियम समाविष्ट आहेत कामाचे वेळापत्रक, स्ट्रक्चरल युनिटवरील स्थिती, स्टाफिंग.

नोकरीचे वर्णन आवश्यक आहे का?

रशियन फेडरेशनचा कामगार संहिता नियोक्त्यांना नोकरीचे वर्णन तयार करण्यास बाध्य करत नाही. खरंच, एखाद्या कर्मचार्‍यासोबतच्या रोजगार करारामध्ये, त्याचे श्रमिक कार्य नेहमी उघड केले जावे (पोझिशननुसार काम करा. कर्मचारी, व्यवसाय, विशेषता, पात्रता दर्शविणारी किंवा त्याच्याकडे सोपवलेले विशिष्ट प्रकारचे काम) (रशियन फेडरेशनच्या कामगार संहितेचा अनुच्छेद 57). म्हणून, नोकरीच्या वर्णनाच्या कमतरतेसाठी नियोक्त्याला जबाबदार धरणे अशक्य आहे.

त्याच वेळी, हे नोकरीचे वर्णन आहे जे सहसा दस्तऐवज असते ज्यामध्ये कर्मचा-यांचे श्रम कार्य निर्दिष्ट केले जाते. सूचनांमध्ये एक सूची आहे अधिकृत कर्तव्येकर्मचारी, उत्पादन, कामगार आणि व्यवस्थापन संस्थेची वैशिष्ट्ये, कर्मचार्‍यांचे हक्क आणि त्याची जबाबदारी (30 नोव्हेंबर 2009 चे रोस्ट्रडचे पत्र क्रमांक 3520-6-1) विचारात घेऊन. शिवाय, नोकरीचे वर्णन सहसा केवळ कर्मचार्‍यांचे श्रम कार्यच प्रकट करत नाही तर प्रदान देखील करते पात्रता आवश्यकता, जे धारण केलेल्या पदावर किंवा सादर केलेल्या कार्यास सादर केले जाते (रोस्ट्रडचे पत्र दिनांक 24 नोव्हेंबर 2008 क्रमांक 6234-टीझेड).

नोकरीच्या वर्णनाची उपस्थिती सामग्रीच्या समस्यांवर कर्मचारी आणि नियोक्ता यांच्यातील परस्परसंवादाची प्रक्रिया सुलभ करते श्रम कार्य, कर्मचार्‍याचे अधिकार आणि दायित्वे आणि त्याच्यावर लादलेल्या आवश्यकता. म्हणजेच, ते सर्व प्रश्न जे सहसा दोघांच्या नात्यात उद्भवतात वर्तमान कर्मचारी, आणि नव्याने नियुक्त केलेले, तसेच विशिष्ट पदासाठी अर्जदारांसह.

रोस्ट्रडचा असा विश्वास आहे की नोकरीचे वर्णन नियोक्ता आणि कर्मचारी दोघांच्या हितासाठी आवश्यक आहे. शेवटी, नोकरीच्या वर्णनाची उपस्थिती मदत करेल (रोस्ट्रडचे पत्र दिनांक ०८/०९/२००७ क्रमांक ३०४२-६-०):

• परिवीक्षा कालावधी दरम्यान कर्मचार्‍यांच्या क्रियाकलापांचे वस्तुनिष्ठपणे मूल्यांकन करा;
• न्याय्यपणे कामावर घेण्यास नकार द्या (तरीही, सूचनांमध्ये असू शकते अतिरिक्त आवश्यकता, संबंधित व्यवसाय गुणकर्मचारी);
• कर्मचार्‍यांमध्ये श्रम कार्ये वितरित करा;
• तात्पुरते कर्मचारी दुसर्या नोकरीवर स्थानांतरित करा;
• कामगार कार्याच्या कर्मचार्‍यांच्या कामगिरीची प्रामाणिकपणा आणि पूर्णता यांचे मूल्यांकन करा.

म्हणूनच संस्थेत नोकरीचे वर्णन तयार करणे योग्य आहे.

अशी सूचना रोजगार कराराचे परिशिष्ट असू शकते किंवा स्वतंत्र दस्तऐवज म्हणून मंजूर केली जाऊ शकते.

नोकरीचे वर्णन कसे संकलित केले जाते

नोकरीचे वर्णन सहसा आधारावर काढले जाते पात्रता वैशिष्ट्ये, जे पात्रता संदर्भ पुस्तकांमध्ये समाविष्ट आहेत (उदाहरणार्थ, मध्ये पात्रता हँडबुकव्यवस्थापक, विशेषज्ञ आणि इतर कर्मचार्‍यांची पदे, 21 ऑगस्ट 1998 च्या कामगार मंत्रालयाच्या आदेशानुसार मंजूर. क्रमांक 37).

कामगारांच्या व्यवसायांनुसार कामावर घेतलेल्या कर्मचार्‍यांसाठी, त्यांचे श्रमिक कार्य निश्चित करण्यासाठी, संबंधित उद्योगांमधील कामगारांचे काम आणि व्यवसायांचे एकत्रित दर आणि पात्रता संदर्भ पुस्तके वापरली जातात. अशा संदर्भ पुस्तकांच्या आधारे विकसित केलेल्या सूचनांना सामान्यतः उत्पादन सूचना म्हणतात. तथापि, एकसंध आणि सुलभ करण्यासाठी अंतर्गत दस्तऐवजीकरणसंस्थेमध्ये, कार्यरत व्यवसायांच्या सूचनांना नोकरीचे वर्णन म्हणून देखील संबोधले जाते.

नोकरीचे वर्णन संकलित करताना, संस्थांना व्यावसायिक मानकांद्वारे देखील मार्गदर्शन केले जाते.

नोकरीचे वर्णन हे अंतर्गत संस्थात्मक आणि प्रशासकीय दस्तऐवज असल्याने, नियोक्त्याने कर्मचार्‍याला कामावर ठेवताना (रोजगार करारावर स्वाक्षरी करण्यापूर्वी) (रशियन फेडरेशनच्या कामगार संहितेच्या अनुच्छेद 68 मधील भाग 3) स्वाक्षरी विरुद्ध त्याच्याशी परिचित करणे बंधनकारक आहे.

सहाय्यक महाव्यवस्थापकासाठी नोकरीचे वर्णन उदाहरण

सहायक जनरल डायरेक्टरचे नोकरीचे वर्णन भरण्याचे उदाहरण येथे आहे. मॅन्युअल सहाय्यक व्यवस्थापकाच्या विशिष्ट नोकरीच्या जबाबदाऱ्यांचे वर्णन करते.

सहाय्यक व्यवस्थापकाचे नोकरीचे वर्णन कामगार संबंध सुव्यवस्थित करण्यासाठी तयार केले आहे. दस्तऐवज सूचित करते कार्यात्मक जबाबदाऱ्या, जबाबदारी, कर्मचारी अधिकार.

वेगवेगळ्या संस्थांमध्ये "हेडच्या सहाय्यक" ची स्थिती वेगळ्या प्रकारे म्हटले जाऊ शकते: संचालकांचे वैयक्तिक सहाय्यक, प्रमुखाचे सहाय्यक, सचिव.

व्यवस्थापकाच्या सहाय्यकासाठी नमुना नोकरीचे वर्णन

आय. सामान्य तरतुदी

1. प्रमुखाचा सहाय्यक या पदावर नियुक्त केला जातो आणि संस्थेच्या प्रमुखाच्या आदेशाने त्यास बडतर्फ केले जाते.

2. प्रमुखाचा सहाय्यक थेट कंपनीच्या प्रमुखाला अहवाल देतो.

3. सहाय्यक व्यवस्थापकाच्या अनुपस्थितीत, त्याचे अधिकार आणि कार्यात्मक कर्तव्ये दुसर्याकडे हस्तांतरित केली जातात अधिकृत, संस्थेच्या ऑर्डरमध्ये नोंदवल्याप्रमाणे.

4. उच्च शिक्षण आणि तत्सम कामाचा एक वर्षाचा अनुभव असलेल्या व्यक्तीची सहायक व्यवस्थापकाच्या पदावर नियुक्ती केली जाते.

5. सहाय्यक व्यवस्थापक त्याच्या क्रियाकलापांद्वारे मार्गदर्शन करतात:

• रशियन फेडरेशनचे कायदे;
• अंतर्गत कामगार नियम, चार्टर आणि इतर नियमकंपन्या;
• व्यवस्थापनाचे आदेश आणि निर्देश;
• हे नोकरीचे वर्णन.

6. सहाय्यक व्यवस्थापकाला माहित असणे आवश्यक आहे:

• संस्थेमध्ये कागदपत्रे हाताळण्यासाठी स्थापित प्रक्रिया;
• व्यवसाय संप्रेषण आणि शिष्टाचार नियम;
• अहवाल दस्तऐवजीकरण राखण्यासाठी प्रक्रिया;
• कार्यालयीन उपकरणे, संप्रेषणाची साधने वापरण्याचे नियम;
• मजकूर संपादक, स्प्रेडशीटमध्ये काम करण्याच्या मूलभूत गोष्टी;
• कार्यालयीन कामाच्या मूलभूत गोष्टी;
• कंपनीची संघटनात्मक रचना;
• करार पूर्ण करण्याची आणि कार्यान्वित करण्याची प्रक्रिया.

II. सहाय्यक व्यवस्थापकाच्या नोकरीच्या जबाबदाऱ्या

सहाय्यक व्यवस्थापकाकडे पुढील जबाबदाऱ्या आहेत:

1. प्रमुखाच्या कामकाजाच्या दिवसाचे नियोजन: मीटिंग, भेटी, कॉल, रिसेप्शन आणि इतर क्रियांच्या वेळापत्रकाचा विकास आणि समन्वय.

2. मीटिंग्ज, रिसेप्शन, ट्रिपमध्ये डोक्याची वैयक्तिक साथ.

3. डोक्याच्या कामासाठी तांत्रिक समर्थन: तिकीट ऑर्डर करणे, वाहतूक; वाटाघाटी, बैठकांचे आयोजन.

4. बैठका, बैठका, वाटाघाटींची प्रगती आणि परिणाम निश्चित करणारे मिनिटे आणि इतर कागदपत्रे ठेवणे.

5. सूचना, व्यवस्थापनाचे आदेश आणि त्यांच्या अंमलबजावणीवरील नियंत्रण संस्थेच्या संरचनात्मक विभागातील कर्मचार्‍यांचे लक्ष वेधून घेणे.

6. व्यवस्थापनाला माहितीचे संकलन, विश्लेषणात्मक, माहितीपर, संदर्भ आणि इतर अहवाल तयार करणे आणि तरतूद करणे.

7. रेकॉर्ड ठेवणे, डोक्यावर पाठवलेला पत्रव्यवहार प्राप्त करणे.

8. त्यांच्या रिसेप्शनच्या प्रमुख, संस्थेसह वैयक्तिक भेटीसाठी अभ्यागतांची नोंदणी.

9. प्रमुखाच्या स्वाक्षरीसाठी कागदपत्रे आणि अर्ज स्वीकारणे, त्यांची नोंदणी, लेखा आणि हस्तांतरित करणे.

10. व्यवस्थापनाच्या वतीने पत्रे, विनंत्या, इतर कागदपत्रे काढणे.

11. प्रमुखांनी घेतलेल्या बैठका, बैठका, बैठकांची तयारी. आवश्यक साहित्याचे संकलन, वेळ, त्यांच्या होल्डिंगचे ठिकाण, अजेंडा याबद्दल सहभागींची सूचना.

12. प्रमुखाच्या अधिकृत सूचनांची पूर्तता.

III. अधिकार

असिस्टंट मॅनेजरला हे अधिकार आहेत:

1. कार्ये पूर्ण करण्यासाठी आवश्यक रकमेमध्ये माहिती प्राप्त करा.

2. व्यवस्थापनाकडे त्यांचे कार्य सुधारण्यासाठी आणि कंपनीच्या क्रियाकलापांना तर्कसंगत करण्यासाठी प्रस्ताव पाठवा.

3. त्याच्या कर्तव्याच्या कामगिरीसाठी आवश्यक कागदपत्रे मिळविण्यासाठी संस्थेच्या विभागांना (प्रमुखाच्या वतीने किंवा वैयक्तिक पुढाकाराने) विनंत्या पाठवा.

4. संस्थेच्या व्यवस्थापनास त्याच्या अधिकृत कर्तव्याच्या कामगिरीसाठी आवश्यक परिस्थिती निर्माण करणे आवश्यक आहे.

5. त्यांच्या क्षमतेनुसार स्वतंत्र निर्णय घ्या.

6. व्यवसायाची गरज भासल्यास गोपनीय माहितीमध्ये प्रवेश मिळवा.

IV. एक जबाबदारी

सहाय्यक व्यवस्थापक यासाठी जबाबदार आहेत:

1. संस्थेच्या कर्मचाऱ्यांना खोटी माहिती देणे.

2. त्यांच्या अधिकृत कर्तव्यांची अयोग्य कामगिरी.

3. अर्ज भौतिक नुकसानसंस्था, राज्य, त्याचे कंत्राटदार, कर्मचारी.

4. कार्यांच्या अंमलबजावणीसाठी अंतिम मुदतीचे उल्लंघन.

5. तरतुदींचे उल्लंघन मार्गदर्शन दस्तऐवजसंघटना, निर्णय, अध्यादेश.

6. प्रकटीकरण व्यापार रहस्य, वैयक्तिक डेटा, गोपनीय माहिती.

7. ज्या कृती त्याच्या क्षमतेच्या पलीकडे जातात.

8. कामगार शिस्त, सुरक्षा नियम, अंतर्गत कामगार नियम, अग्निसुरक्षा यांचे उल्लंघन.

9. व्यावसायिक शिष्टाचाराचे उल्लंघन, व्यावसायिक भागीदार, अभ्यागत, संस्थेचे कर्मचारी यांच्याशी असभ्य वागणूक.

नोकरीचे वर्णन सहाय्यक व्यवस्थापक

कार्यकारी सहाय्यक नोकरी वर्णन टेम्पलेट

मंजूर
सीईओ
आडनाव I.O._______________
"________"______________ ____ जी.

1. सामान्य तरतुदी

१.१. सहाय्यक व्यवस्थापक तज्ञांच्या श्रेणीतील आहे.
१.२. प्रमुखाचा सहाय्यक या पदावर नियुक्त केला जातो आणि कंपनीच्या जनरल डायरेक्टरच्या आदेशाने त्यास बडतर्फ केले जाते.
१.३. सहाय्यक व्यवस्थापक थेट अहवाल देतात सीईओ लाकंपन्या
१.४. सहाय्यक व्यवस्थापकाच्या अनुपस्थितीत, त्याचे अधिकार आणि कर्तव्ये दुसर्या अधिकाऱ्याकडे हस्तांतरित केली जातात, ज्याची घोषणा संस्थेच्या ऑर्डरमध्ये केली जाते.
1.5. खालील आवश्यकता पूर्ण करणार्‍या व्यक्तीची सहाय्यक व्यवस्थापकाच्या पदावर नियुक्ती केली जाते: शिक्षण - उच्च किंवा अपूर्ण उच्च, एका वर्षापासून समान कामाचा अनुभव, कार्यालयीन उपकरणांचे ज्ञान (फॅक्स, कॉपीअर, स्कॅनर, प्रिंटर), मायक्रोसॉफ्ट प्रोग्राम्सऑफिस (वर्ड, एक्सेल), ऑफिसचे काम.
१.६. सहाय्यक व्यवस्थापक त्याच्या क्रियाकलापांद्वारे मार्गदर्शन करतो:
- रशियन फेडरेशनचे कायदेशीर कृत्ये;
- कंपनीचा चार्टर, अंतर्गत कामगार नियम, कंपनीचे इतर नियामक कायदे;
- व्यवस्थापनाचे आदेश आणि निर्देश;
- हे नोकरीचे वर्णन.

2. नोकरीच्या जबाबदाऱ्या
२.१. डोक्याच्या कामकाजाच्या दिवसाची योजना करा (मीटिंग्ज, कॉल, रिसेप्शन इ.).
२.२. प्रमुखाच्या क्रियाकलापांसाठी तांत्रिक समर्थन प्रदान करते (वाहतूक, तिकिटे ऑर्डर करणे; मीटिंग आयोजित करणे, वाटाघाटी इ.)
२.३. मीटिंग्जमध्ये, सहलींवर, इत्यादींमध्ये व्यवस्थापकासोबत असतो.
२.४. वाटाघाटी, व्यवसाय सभा, विशेष रिसेप्शनमध्ये भाग घेते; मीटिंग्ज आणि वाटाघाटींचे अभ्यासक्रम आणि परिणामांचे दस्तऐवजीकरण करणारे प्रोटोकॉल आणि इतर दस्तऐवज राखते.
2.5. प्रमुखाच्या वतीने, स्ट्रक्चरल युनिट्सच्या कर्मचार्‍यांसह काही समस्यांचे समन्वय साधते, त्यांच्याकडे प्रमुखांच्या सूचना आणि आदेश आणते; सूचना आणि आदेशांची अंमलबजावणी नियंत्रित करते.
२.६. जनरल डायरेक्टरसाठी आवश्यक साहित्य आणि माहिती गोळा करते, विश्लेषणात्मक, माहितीपूर्ण, संदर्भ आणि इतर साहित्य तयार करते आणि ते प्रमुखांना सादर करते.
२.७. कार्यालयीन कामकाज चालवते, प्रमुखाकडून विचारासाठी येणारा पत्रव्यवहार प्राप्त करतो, डोकेच्या स्वाक्षरीसाठी कागदपत्रे आणि वैयक्तिक विधाने स्वीकारतो, रेकॉर्ड आणि नोंदणी ठेवतो, डोक्यावर बदली करतो.
२.८. डोक्यासोबत भेटीची वेळ ठेवते, पाहुण्यांच्या स्वागताचे आयोजन करते.
२.९. प्रमुखाच्या वतीने, तो पत्रे, विनंत्या आणि इतर कागदपत्रे काढतो.
२.१०. प्रमुखाने आयोजित केलेल्या मीटिंग आणि मीटिंग्जच्या तयारीवर काम करते (आवश्यक साहित्य गोळा करणे, बैठकीची वेळ आणि ठिकाण, अजेंडा, त्यांची नोंदणी, सहभागींना सूचित करणे), मीटिंग्स आणि मीटिंग्जचे मिनिटे राखणे आणि काढणे.
२.११. प्रमुखाची वैयक्तिक अधिकृत असाइनमेंट करते.

3. अधिकार
३.१. नियुक्त केलेल्या कार्यांचे निराकरण करण्यासाठी आवश्यक मर्यादेपर्यंत गोपनीय माहितीसह माहिती प्राप्त करा.
३.२. व्यवस्थापनाला त्यांचे काम आणि कंपनीचे काम सुधारण्यासाठी सूचना द्या.
३.३. एंटरप्राइझच्या विभागांकडून वैयक्तिकरित्या किंवा प्रमुखाच्या वतीने आणि त्याच्या कर्तव्याच्या कामगिरीसाठी आवश्यक असलेल्या इतर तज्ञांची माहिती आणि कागदपत्रांची विनंती करा.
३.४. अधिकृत कर्तव्ये पार पाडण्यासाठी आणि कंपनीच्या क्रियाकलापांच्या परिणामी सर्व दस्तऐवजांच्या सुरक्षिततेसाठी सामान्य परिस्थिती निर्माण करण्यासाठी व्यवस्थापनाची आवश्यकता आहे.
३.५. आपल्या क्षमतेनुसार निर्णय घ्या.

4. जबाबदारी
४.१. अकार्यक्षमता आणि/किंवा अकाली, त्यांच्या कर्तव्यात निष्काळजीपणाने कामगिरी केल्याबद्दल.
४.२. व्यापार रहस्ये आणि गोपनीय माहिती जतन करण्यासाठी वर्तमान सूचना, आदेश आणि आदेशांचे पालन न केल्याबद्दल.
४.३. अंतर्गत कामगार नियम, कामगार शिस्त, सुरक्षा आणि अग्निसुरक्षा नियमांचे उल्लंघन केल्याबद्दल.