Примери за описание на бизнес процесите на компанията. Предимства на описанието на бизнес процесите под формата на модел. Формиране на нови ценности

Инструкция

Първото е да се формулира точно името на описания процес, което трябва да бъде разбираемо и да отразява общата същност на последователността от действия, които съставляват процеса. Например, вместо „Подаване на заявка за производство и наблюдение на изпълнението й", достатъчно е да наименувате процеса „Продуктов контрол". Второто е правилно да разделите целия описан процес на по-малки („атомарни“) задачи или под- процесни функции и определяне на последователността на тяхното изпълнение. С такъв дял описаният процес ще бъде процес от най-високо ниво. Нивото на детайлност на процеса от най-високо ниво може да варира, но трябва да е достатъчно, за да разбере аудиторията, която ще използва вашето описание.

Има няколко начина за описание на бизнес процес. Най-популярният от тях е графичен, с помощта на направени в различни обозначения (нотацията е набор от знаци за означаване на нещо).
Най-често срещаните типове нотации за описание на бизнес процеси са IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) и др.
Като пример, нека да разгледаме диаграма, направена в BPMN (Business Process Modeling Notation) с помощта на инструмента PowerDesigner CASE (фиг. 1). Основните елементи в диаграмата са:
1. "Процес" (функция) - правоъгълник, заоблен в ъглите;
2. "Преход" - стрелка, свързваща процесите;
3. "Решение" - ромб, съдържащ въпрос, на който може да се отговори само с "Да" или "Не";
4. Условия - текстови изрази, при които се извършва преходът от функция към друга. Условията винаги се поставят в квадратни скоби. Понякога е полезно да разбиете вашите на „Пътеки“ – вертикални или хоризонтални секции, които представляват отдели на предприятието или служители, отговорни за изпълнението на конкретна функция. В този случай тази функция трябва да е в своя раздел. В допълнение към изброените елементи, той може да съдържа и списък с данни, които са вход или изход за процеса, както и връзки към правилата или разпоредбите, съгласно които се изпълнява тази или онази функция. Пример за описание на бизнес процеса "Производствен контрол на продукта" е показан на фиг. 1. Лесно се вижда, че тази диаграма е много подобна на блоковата диаграма на алгоритъма за решаване на задачата.

Графичното описание на процеса може да бъде допълнено и с текстово описание на функциите на неговия подпроцес под формата на таблица, съдържаща следните колони: име на процеса, подразделение (собственик на процеса), описание на процеса, резултат от изпълнение на процеса. Пример за такова описание е показано на фиг.2. Ако се очаква допълнителна оптимизация на описания бизнес процес, тогава към таблицата може да се добави друга колона, описваща трудностите или недостатъците, извършени на този моментфункции на подпроцеси.

Полезни съвети

Винаги се придържайте към правилата на избраната графична нотация за описание на бизнес процеси.

източници:

• М. Рибаков. Оптимизация на бизнес процеси.
• как да напиша бизнес процес

Процесът като явление е качествена промяна, която настъпва с обекта на наблюдение за известно време. Следователно, още преди да започне описанието, трябва да посочите обекта и периода на наблюдение.

Инструкция

Първо трябва да опишете същността на процеса, с други думи, качествената промяна, която наблюдавате. Например, запали се, изгоря, изгасна (същността на събитието е процесът на горене). Промяната може да бъде външно видима (цялата клечка се е превърнала в пръчка), може да се промени структурата на обекта, системата от връзки, в зависимост от това какво точно проследявате. Във всеки случай, когато описвате промяната, ще трябва да посочите допълнително време и скорост (например мачът е изгорял за 20 секунди, скоростта на овъгляване е 2 милиметра в секунда). Понякога те добавят такава характеристика на процеса като „цикличност“ (промяната, която наблюдавате, се случва веднъж или периодично).

След като са показали същността на промяната, те обикновено преминават към описване на процеса като последователност от „състояния“.За тази цел обикновено цялото време на наблюдение с

Бизнес процес (процес) е кумулативна последователност от действия за трансформиране на ресурсите, получени на входа, в краен продукт, който има стойност за потребителя на изхода.

С това определение става ясно, че бизнес процесисъществува във всяка организация, независимо дали е формализирана или не. Организацията може да приеме функционален подход към управлението, който разглежда компанията като набор от отдели, всеки от които изпълнява определени функции.
В този случай отделните подразделения са фокусирани върху постигането на собствените си показатели, но не винаги върху крайния резултат на компанията, което може да предизвика конфликт на интереси между подразделенията и да повлияе неблагоприятно на цялостното представяне на бизнеса. Теории на ограниченията) между отделите за продажби и покупки търговско дружество. Търговският отдел, за да увеличи оборота, изисква да осигури максималния възможен асортимент и да поддържа постоянна наличност на стоки в склада, а отделът за доставки купува тесен асортимент от стоки в големи количества, тъй като основният му показател за работа е получаването по-ниска цена от доставчика за намаляване на разходите - няма нищо общо увеличаване на продажбите на компанията.

Предимства на процесния подход пред функционалния

Процесен подход счита бизнес като набор от процеси- основните бизнес процеси, процеси на управление (поставяне на цели) и поддържащи. Основен бизнес процесиса процеси, които директно печелят пари. Поддържащи - процеси, без които основните не могат да съществуват. бизнес процеси, това са процесите на предоставяне на разнообразни ресурси.

Всеки бизнес процес има:

• специфичната му цел, подчинена на общата цел на фирмата;
• собственик, който може да управлява ресурси и отговаря за изпълнението на процеса;
• ресурси;
• система за контрол на качеството и коригиране на грешки;
• карта с резултати на процеса.

Нарича се съвкупността от всички действия за трансформиране на материали и информация в готов продукт за клиента поток от стойност. Поток от стойностудобно е да се представи графично - под формата на карта на бизнес процесите. Фигурата по-долу показва карта на фирмените бизнес процеси. Картата ви позволява да видите визуално потока от стойности като цяло, да разберете последователността и взаимовръзката на процесите, както и възможностите за подобрение.

технология описания на бизнес процесиправи всички операции на компанията прозрачни и разбираеми, позволява ви да анализирате операциите и да намирате проблеми в тях, които водят до неуспехи. Основното е, че бизнес процесиви позволяват да разберете взаимодействието между различни единици: какво, на кого и за какво предават или получават на всеки етап. В резултат на това процесният подход значително се опростява адаптация на нови служителии намалява зависимостта на компанията от човешки фактор. Важното е, че процесната система е опростена управление на оперативните разходи.

Наличието на добре развита системи за бизнес процесизначително улеснява привеждането на дейностите на компанията в съответствие със стандартите за качество ISO 9001:2015. В контекста на завършеното присъединяване на Русия към СТО, съответствието на компанията със стандартите ISO 9001:2015 се превръща във важно конкурентно предимство.

Внедряването на СУК в едно предприятие задължително изисква създаване и описание на бизнес процеси.

Развитие на бизнес процеси

Обмислете реда развитие на бизнес процеси. Първо трябва да създадете работен екип на проекта от служители на компанията. Обикновено един работещ екип не е достатъчен. Тогава в неговите дейности се включва временна група от отдели от клиенти и доставчици на определен бизнес процес, които осигуряват входове, изходи и ресурси на бизнес процеса.

За да се разбере как функционира системата и да се запази натрупаният опит, първо се записва как реално функционира процесът в момента. Трябва да се помни, че целта на описанието е да идентифицира връзките между предприетите действия, а не да улови най-малките подробности. Ето защо описание на бизнес процеситепрепоръчва се стандартизиране с помощта на стандартни формуляри и диаграми на процеси.

Описанието на бизнес процеса може да бъде разделено на следните раздели:

• Стандартни формуляри за бизнес процеси
• Карта на бизнес процесите
• Маршрути на бизнес процеси
• Матрици на бизнес процеси
• Диаграми на бизнес процеси
• Описание на връзките на бизнес процесите
• Описания на спомагателни бизнес процеси
• Подробно описание на бизнес процеса
• Документация на бизнес процесите
• Дефиниране на индикатори и показатели за бизнес процеси
• График за изпълнение на бизнес процеси

Нека разгледаме по-отблизо всеки етап.

1. Стандартни форми на описание на бизнес процеси

Препоръчваме да използвате типов екземплярстандартна форма на описание на бизнес процес. Това ще позволи постигането на единен подход за фиксиране на процеса от различни хора, което значително ще улесни анализа на процесите.

2. Карта на бизнес процесите

Карта на бизнес процесите- графично представяне на бизнес процеса под формата на блок-схема. Моля, имайте предвид, че всеки участник в бизнес процеса има отделна колона. Линиите са времеви интервали. Издадената карта ви позволява да синхронизирате операциите и да проследите пътя на информацията, преминаваща между отделите на компанията.

На етапа на изготвяне на карта на бизнес процесите не се изисква служителят, изпълняващ тази работа, да притежава компетентност в областта на описаните процедури на бизнес процеси. Той само улавя знанията на изпълнителите за това какво и как правят. Трябва да получите отговори на въпросите:

• Какъв документ завършва работния цикъл, за да може да се започне отначало?
• До кого се изпраща този документ?
• Какво предшества това?
• Кой участва в този процес вътре и извън организацията?
• Кой издава задачата за стартиране на процеса?

Когато изготвяте карта на бизнес процесите, трябва да използвате популярната формула за въпроси 5W1H. Накратко, това са 5 W въпроса:

• Кой? (Кой извършва тази операция?)
  
• Защо? (Защо или защо се извършва тази операция?)
  
• Какво? (Каква е тази операция?)
  
• Кога? (Кога трябва да се направи това?)
  
• Където? (Къде се извършва операцията?)
  

и един въпрос Х

• как (Как се извършва тази операция? Може ли да се направи по различен начин или да се подобри?).

Ако картата се окаже твърде сложна, това е сигнал, че няма правилен ред в управлението на организацията.

3. Маршрути на бизнес процеси

В реалните бизнес процеси често участват няколко отдела на предприятието. За тях е необходимо да се разпределят ролите в процеса. Освен това има разклонени и паралелни действия. Следователно представянето под формата на маршрути е много удобно. Маршрутите ни дават логистичната диаграма на процеса - движение на материали, хора, парични и информационни потоци. Блок-схемите се използват за дешифриране на логиката на действията на дадена команда.

4. Матрици на бизнес процеси

Матрица (таблица) на анализа на взаимодействието на процеситеви позволява да подчертаете най-важните бизнес процеси, да установите тяхната връзка и да оцените степента на влияние на процесите върху функционирането на QMS.

Анализ на процесната веригаоткрива, че се обменя информация между всички подпроцеси. Веригата на процеса върви от горния ляв ъгъл до долния десен. Вътрешните отношения доставчик-потребител се показват като полета, които показват изискванията за действията, които са били извършени по-рано.

5. Изготвяне на блокова схема на бизнес процес

Диаграмата на процеса е визуална диаграма на цялата верига от взаимоотношения между всички участници в бизнес процеса (потребители, доставчици и изпълнители). В процеса на изготвяне на блок-схема се поставят следните въпроси:

• Стойността на този бизнес процес сравнима ли е с разходите за неговото внедряване?
• Доколко е интегриран с други бизнес процеси?
• Могат ли грешките в този бизнес процес да бъдат незабавно открити?
• Какво е направено за подобряване и осигуряване на качеството на този бизнес процес?

6. Описание на връзките на бизнес процесите

Най-трудното е да се опишат дейностите на предприятието на кръстовището на бизнес процесите. Понякога е много трудно да се получи съгласие между собствениците на процеси.

Първо напишете описание на изходите. Първо ги запишете в регистъра, след което дефинирайте показателите за ефективност и стойностите, към които да се стремите. Опишете процеса на измерване на тези показатели. Помислете за преминаване от тези към други показатели за ефективност, от които други потребители се интересуват.

След това напишете подобно описание на входовете.

7. Помощни описания на бизнес процеси

Като спомагателно описание, диаграми на оформлението, мнемонични диаграми, диаграми на Гант и мрежови диаграми . Последните две са удобни за използване за процеси управление на проекти.

8. Подробно описание на бизнес процесите

Разширено описание на бизнес процесаможе да бъде във всяка удобна за предприятието форма, но трябва да съдържа основните разпоредби:

• пълно наименование на бизнес процеса;
• код на бизнес процес;
• дефиниране на бизнес процес, разкриване на основното му съдържание;
• цел на бизнес процеса;
• собственик на бизнес процес, отговорен за разширено планиранепроцес;
• мениджър бизнес процеси, отговарящ за текущата поддръжка на процеса;
• стандарти за бизнес процеси;
• входове на бизнес процеси (потоци, идващи отвън и подлежащи на трансформация);
• изходи от бизнес процеси (резултати от трансформация);
• налични ресурси за бизнес процеса;
• бизнес процеси на вътрешни и външни доставчици - източници на входове;
• потребителски бизнес процеси - потребители на резултатите от разглеждания бизнес процес;
• измерени параметри на процеса;
• показатели за ефективност на процеса.

9. Документиране на бизнес процеса

Бизнес процесите, включени в СУК система трябва да бъдат документирани. Най-удобната форма на описание е процедура. Един бизнес процес може да бъде описан с една или повече процедури, в зависимост от сложността. Удобно е да се направи един изглед, за да се опишат всички бизнес процеси.

10. Дефиниране на индикатори и индикатори на бизнес процеса

Бизнес процесът трябва да се характеризира с някои показатели, за да може да се измери процесът и да се оцени неговата ефективност. Всички показатели са включени в 4 основни групи:

• качество;
• преднина;
• количество;
• разходи.

Освен това е обичайно да се отделят специални групи - група показатели за бизнес процеси, група изисквания, група за осигуряване на желаното протичане на процеса, група препоръки.

Индикаторна групабизнес процес показва степента на постигане на целта.

Групата изисквания включва:

• човешки ресурси;
• инфраструктура;
• условия на работна среда.

Група за осигуряване на желания ход на процеса:

• информация;
• инструкции за работа;
• време.

• финанси;
• логистиката;
• доставчици;
• партньори и др.

11. График за изпълнение на бизнес процеси

Голям бизнес процесите трябва да бъдат формализираникато отделен документ « Правила за изпълнение на бизнес процес". Останалите бизнес процеси могат да бъдат формализирани под формата на регламенти за звено и длъжностни характеристики.

Правилата трябва да включват изисквания за осигуряване на съответствие с цикъла на Шухарт-Деминг:

• определяне на целите на бизнес процесите за следващия период;
• анализ от собственика на бизнес процеса на отклонения от нормалното протичане на процеса и тяхното документиране;
• анализ на ефективността на коригиращите действия;
• докладване на висшето ръководство.

Разработване и описание на бизнес процеси- първата стъпка по пътя Внедряване на СУКв предприятието. Предстои постоянна и упорита работа, за да ги доведе до вниманието на целия персонал, да ги анализира и, ако е необходимо, да предприеме коригиращи действия.

Точно както в индустрията е невъзможно да се създаде продукт без чертеж, така е невъзможно да се проектира процес без описание. Описанието е „чертеж“ на процес, чрез създаването на който получавате възможност да го промените в желаната посока и следователно да го управлявате. За да напишете описание на бизнес процес, на първо място е необходимо да дефинирате неговите елементи. Това са:

Функции (операции, действия);

Събития (някои методи използват термина "състояния");

Ресурси, сред които отделно се разграничават две групи: o изпълнители - роли, служители, длъжности, подразделения o информационни ресурси— документи, досиета, архиви и други носители на информация;

Продукти и услуги

Функцията е сложно понятие, което най-често се използва при обозначаване на границите на отговорностите на служителите. Тъй като функцията е набор от действия, това ни позволява да разглеждаме процеса като специален случай на функция. От друга страна, един процес може да включва дейности, които са функции. В тази методология тези понятия се разглеждат заедно. и понякога се използват взаимозаменяемо. Например, процесът на работа с клиент е последователност от действия, а функцията за работа с клиент, възложена на отдел продажби, е набор от отговорности. AT този случайтези понятия са еднакви.

Функция (формално определение) е предметно-ориентирана задача или действие, извършвано върху обект, в резултат на което се постигат една или повече цели на компанията.

Има три варианта за структуриране на функциите в предприятието

По обект - обектно ориентирани;

По процес - процесно ориентирани;

По операции - Ориентирани към операции

Обектно-ориентираният подход е да се подчертаят всички функции, които действат върху един и същ обект, например "поръчка" (виж фиг. 4). При подход, ориентиран към процеса, всички функции, участващи в процеса, са подчертани, например „обработка на поръчки“ (вижте фиг. 5). При структура от функции, ориентирана към операцията, вниманието се фокусира върху вида на операцията, например "настройка".

1.2.2. Разработки

Понятието "събитие" вече е дадено в описанието на външните граници на процеса. Това означава придобиване на определен статус от обект, свързан с бизнес процес. В допълнение към дефинирането на границите на процеса, събитията се използват и в самия процес за указване на разклонения (опции). Например при изпълнение на функцията „Проверка на наличността на стоките на склад” може да има два резултата „Стоките са в наличност” или „Стоките не са на склад”. В този случай това ще бъдат събитията, показващи посоката на протичане на процеса. Ако „Артикулът е в наличност“, тогава може да последва доставка. Ако „Продуктът е изчерпан“, тогава клиентът се уведомява за невъзможността за изпълнение на поръчката и молба за прехвърляне в друг период.

В сложните информационни системи по-често се използва понятието "състояние". Състоянието и събитието винаги са свързани с някакъв обект. При събитието "Артикулът е в наличност" даден обект (продукт) е в състояние на наличност. В бъдеще описанието на състоянията на обектите помага да се съставят изисквания към информационната система.

1.2.3. Ресурси

Ресурсите са предметите на труда, използвани в процеса, и средствата на труда, използвани в процеса.

Като предмети на труда в процеса могат да действат суровини, материали, компоненти и др., а като средства на труда – машини, инструменти и съоръжения. Ресурсите включват също труд, информация, знания и др. В тази методология трудовите и информационните ресурси (във връзка с техните специални свойства) ще бъдат разгледани отделно.

1.2.4. Изпълнители

Изпълнители (участници в процеса) са служители, които изпълняват определени задължения (действия) в процеса, включително външни (невключени в персонала на компанията, например консултанти, одитори и др.). Има следните видове участници в процеса:

Организационни връзки - структурни звена— отдели и др.;

Позиции - различни позиции от персоналфирми, например: Мениджър продажби, Логистик, Стоков мениджър, Началник цех №1;

Служители - личности, служители на компанията (пълно име), например Иванов Иван Иванович;

Ролите са отделни групи от задължения, които служителят може да изпълнява в процеса, като същевременно има определени права. Ролите могат в конкретен случай да съвпадат с позицията - както по функционалност, така и по отношение на титлата. Например: гл. счетоводител, системен администратор.

Организационните връзки могат да се използват най-много общо описаниебизнес процеси на цялото предприятие или за описание на функционалността на организацията.

Използването на ролите е почти същото като позициите. Разликата е, че една позиция може да изпълнява няколко роли. Например в малка организация Финансов директорможе да изпълнява функциите както на финансист, така и на гл. касиер счетоводител. Или програмистът може да бъде и системен администратор. В тези случаи се посочва, че позицията предполага няколко роли в организацията и в процесите се използват обозначения на ролите. Освен това при внедряването на информационни системи всеки работещ със системата получава определена роля, характеризираща се с права на достъп:

Администратор

Потребител

Финансов директор (в случая не позиция, а роля в системата, която определя правата за достъп до информация и правата за използване на отчети и други инструменти).

Необходимостта от използване на определени участници, например роли, се определя от целите на описанието на бизнес процеса, а чрез тях - и от необходимото ниво на детайлност. Ролите са необходими за описание на действията на служителите на ниво работа с информационната система и отдели на ниво анализ на разпределението на функциите в организацията. Когато описват бизнес процесите, организациите използват главно позиции. Само в краен случай се използват служители (т.е. трите имена), тъй като това показва зависимостта на изпълнението на бизнес процес от личността на изпълнителя.

Служителите участват различно в процеса. Могат да се разграничат следните видове участие в процеса.

Изпълнява (изпълнител) - пряко участва в изпълнението на действието, като ако има няколко изпълнители, тогава се разбира, че те са взаимозаменяеми и всеки може сам да извърши действието.

Одобрява резултата – обикновено лидерски позиции.

Допринася за (contributes to) - пряко участва в изпълнението, но за разлика от изпълнението (executive), се предполага задължителното участие на всички изпълнители. При липса на един от тях функцията не се изпълнява, тъй като изпълнителите не са взаимозаменяеми. Например, за да преместите хладилник, са необходими двама хамали: и двата изпълняват една и съща функция, но единият не може да изпълнява тази функция без другия.

Отговаря за ИТ поддръжката - например системен администратор.

Съветва този тип комуникация да присъства с участието на външни консултанти.

Всеки вид участие трябва да бъде коректно отразен в процеса със съответното обозначение или описан в бележките към диаграмите.

1.2.5. Информационни ресурси

Информационните ресурси представляват съвкупността от всички налични данни в предприятието. Информацията е ключов компонент за управление на бизнес процеси. Когато се описва процес, се дефинира информацията, използвана от процеса и издадена като резултат. Има и основна информация.

Информацията може да бъде класифицирана по следните критерии: място на произход, етап на обработка, метод на показване, стабилност, контролна функция. При анализа на информационните потоци са необходими различни класификации на информацията. Например определянето на местата на произход на информация е основата за организиране на безхартиен работен процес с въвеждане на информация в местата на нейното възникване. И за да се определят местата на възникване, е необходимо да се раздели информацията на външна и вътрешна, за да се вземе предвид потокът от външна информация и да се осигури въвеждането й в системата.

Процесите обикновено използват обозначенията на различни документи и файлове. При описване на процеси за целите на автоматизацията е необходимо да се вземе предвид информационният носител и детайлните документи до ниво полета. Полетата се използват като място за въвеждане на данни в програма, които могат да се променят. Например "Поръчка" е текстов документ, съдържащ полето "Име на клиента" с дължина до 128 знака.

С по-разширено описание ще бъде достатъчно да се ограничим до документа „Поръчка“. В този случай функцията "Въвеждане на поръчка" ще се изпълнява без да се посочва какви данни се въвеждат в системата. В същото време повечето инструменти за описание на бизнес процеси ви позволяват да прецизирате допълнително това описание, ако е необходимо.

1.2.6. Продукти и услуги

Продуктите и услугите са резултат, създаден по време на изпълнение на процеса и отговарят на изискванията на клиентите на процеса. Не е задължително да е фирмен продукт. За вътрешен процес резултатът може да бъде документ, който се предоставя на началниците. Например резултатът от процеса на планиране на продажбите е "Планът за продажби" на компанията във физическо и парично изражение. Към този план ръководството на компанията и производствената служба, които са клиенти на процеса, поставят определени изисквания под формата на формат за предоставяне, срокове и др.

1.2.7. потоци

Представяйки последователно хомогенните елементи на процеса, получаваме потоци.

Функционален поток - описва последователността на извършената работа и може да се характеризира с цена и продължителност.

Информационен поток - показва движението на обекти като хартиени документи, файлове, записи в бази данни и др.

Организационен поток - последователност от изпълнители на процеса в реда на извършената работа.

Поток на ресурси – Разкрива движението на всички ресурси в даден процес. В литературата има и входно-изходен поток, показващ ресурсите, използвани и изразходвани от процеса, както и произведените продукти/услуги.

Потоците са необходими за анализ на отделни аспекти на бизнес процес. Например, за да анализирате натоварването на служителите, е по-добре да използвате организационния поток, отколкото процеса като цяло.

1.2.8. Нива на описание на процеса (декомпозиция)

Разграждане- техника, която ви позволява да представите сложна система под формата на няколко по-прости взаимосвързани, вложени системи. Тази форма на представяне ви позволява да анализирате процеса, без да претоварвате презентацията с елементи, които не са необходими за решаване на текущата задача. Дълбочината на декомпозиция се определя от целите на моделирането и по този начин определя нивото на детайлност на описанието на процеса. По аналогия с планирането е възможно да се извърши моделиране и описание бизнес процесиотгоре надолу и отдолу нагоре.

В случай на моделиране отгоре надолу, всички системни процеси се описват, като се започне от най-високото ниво, т.е. цялото предприятие първо се разглежда като набор от взаимосвързани функции, а след това отделните функции се разкриват под формата на взаимосвързани бизнес процеси.

При моделиране „отдолу нагоре“ се избира един процес (например „Обработка на поръчки“), след което се описва и допълнително оптимизира за поставените цели. Често в този случай не се среща описанието на корпоративната система като цяло, а се описва само част от системата, която взаимодейства с описания процес. В бъдеще подобна работа може да бъде продължена чрез включване на други процеси в работата по бизнес инженеринг.

Всяка от техниките за моделиране има право на съществуване, както и своите предимства и недостатъци.

Описанието на системата от бизнес процеси на предприятието "отгоре надолу" изисква много ресурси. С такава работа, като правило, установените стереотипи се разпадат и често резултатите са трудни за прилагане без големи промени. съществуваща система. Необходимо е подробно, предварително проучване на фирмената система "мисия - стратегия - цели".

С подхода отдолу нагоре е по-лесно да изградите екип и да направите подобрения за кратко време, но тези подобрения ще бъдат локални. За такава работа е достатъчно да се разработят целите на инженерния проект. Решенията в полза на този подход се вземат на базата на по-ниски разходи и възможност за тестване на ефективността. нова технологиябез особен риск за компанията като цяло. В бъдеще обучен екип от служители може да се използва за разпространение на опита от проекта в останалата част от компанията. Тази техникаописва точно такъв подход към бизнес инженерството.

Какво е многостепенно моделиране на бизнес процеси? Функция (единично действие) на процес може да бъде отделен процес и се разкрива от нивото по-долу като отделен процес, състоящ се от няколко операции.

По този начин, чрез увеличаване на детайлността на описанието на бизнес процесите, е възможно да се формира структурно "гнездене" на бизнес процеси. Такава структура е процесен модел на предприятие и трябва да съдържа описание на бизнес процесите, определяйки техните взаимоотношения.

Нивото на детайлност на описанието на конкретен бизнес процес е продиктувано от необходимостта да се гарантира качеството на разбиране на бизнес процеса. Ако някоя стъпка от процеса на дадено ниво на детайлност остане неясна, детайлността на описанието се увеличава. Ако това ниво на детайлност е достатъчно за недвусмислено разбиране на бизнес процеса (което определя удобството и ефективността на работата с него), тогава няма нужда да се повишава нивото на детайлност (с цел спестяване на ресурси).

Съществуващата практика за изграждане на системи за управление включва няколко подхода към организацията на системите за управление. Най-известните от тях са системи, изградени върху управлението на функциите и управлението на бизнес процесите на организацията.

Бизнес процес- последователност от действия (подпроцеси), насочени към получаване на даден резултат, който е ценен за организацията.

Бизнес процес

Системите за управление, изградени на принципите на функционалното управление, представляват йерархична пирамидална структура от отдели, групирани според изпълняваните функции. Функционална единица може да се разбира като група от експерти в дадена функционална област. В организациите, изградени на този принцип, управлението се осъществява на административно-командни принципи. Друг подход за изграждане на системи за управление е да се управляват работните потоци или процеси, които съставляват дейностите на предприятието. Процесното звено включва координатор - собственик на процеса и изпълнители от различни функционални области, групирани на принципа на единство на резултата от бизнес процеса. Такива системи често се наричат ​​"хоризонтални", като под "вертикално" управление се разбира йерархия от функционални звена и мениджъри в стандартна система за управление, изградена на функционален принцип.

Концепцията за бизнес процес е в основата на процесния подход към анализа и синтеза на дейностите на организацията. Процесният подход ви позволява да разглеждате дейностите на организацията като свързана система от бизнес процеси, всеки от които протича във връзка с други бизнес процеси или външна среда. В момента прилагането на процесния подход е предпоставкада изгради Система за управление на качеството в съответствие с изискванията на стандарт 9001. Практиката показва, че система за управление, изградена на принципите на управление на процесите, е по-ефективна и ефективна от функционална система с еднакъв мащаб. Разработването и внедряването на такава система обаче е сложен процес.

Основните концепции на процесния подход са:

Резултат от бизнес процес- нещо, за което се извършва бизнес процесът, т.е. дейността винаги се разглежда заедно с целта на тази дейност - получаване на изхода на някакъв резултат, който отговаря на определените изисквания. Резултатите от даден бизнес процес често се наричат ​​изходи на бизнес процес.

Собственик на бизнес процес — изпълнителен, отговоренза получаване на резултата от процеса и притежаване на правомощията да се разпорежда с ресурсите, необходими за завършване на процеса. Често трябва да се наблюдават чисто формални резултати от прилагането на процесния подход - собственикът на бизнес процеса се назначава почти произволно, не му се дават реални правомощия, например да се разпорежда с персонала, необходим за изпълнението на процеса. В този случай не е необходимо да се говори за отговорност на собственика на бизнес процеса за получаване на резултата, а самото получаване на необходимия резултат е застрашено.

Изпълнители на бизнес процеси- екип от специалисти от различни функционални области (междуфункционален екип), които изпълняват дейностите по процеса. Изпълнителите на процеса са по-фокусирани върху резултата, отколкото изпълнителите на отделни функции във функционалния подход, тъй като основата на мотивационната схема в управлението на процеса е разпределението на бонуси между членовете на екипа само когато се получи крайният резултат. При функционалния подход изпълнителите са мотивирани само за изпълнение на функции и не се интересуват от получаване на крайния резултат.

Входящи данни за бизнес процеси- ресурси (материални, информационни), необходими за извършване и получаване на резултата от процеса, които се консумират или преобразуват по време на изпълнението на процеса.

Основният проблем, пред който е изправен разработчикът на модела, е принципът на идентифициране на бизнес процесите. Въз основа на дефиницията принципът на избор на процеси е един - това е резултатът. Когато се подчертават бизнес процесите, е необходимо да се гарантира, че на едно ниво на модела има резултати от дейностите на едно ниво и, следователно, процеси.

Бизнес процес

Бизнес процес (Бизнес процес)- зададена последователност от действия, която изисква специфичен вход, постига специфичен резултат и използва специфични ресурси, която служи за изпълнение на работа или услуга за клиента. В английската литература бизнес процессе представя като набор от една или повече свързани операции или процедури, които заедно изпълняват някаква цел производствени дейностиобикновено се извършва в рамките на предварително определен организационна структура, което отразява взаимоотношенията между участниците.

Какво представляват бизнес процесите на предприятието

Общ поглед върху бизнес процеса.

Концепцията за бизнес процес

Концепцията е широко разпространена във връзка с прехода към процесно-ориентирана организация и процесно-ориентирано управление на предприятието. Типичните бизнес процеси за компаниите са изпълнение на поръчки, разработване на продукти, управление на компанията, доставка на продукти. На практика всяка компания има бизнес процеси, характерни за нейната област и взаимосвързани помежду си, насочени към създаване и реализиране на стойността на продуктите и услугите. Не пропускайте да разгледате статията Как да изградим бизнес процес в една компания - инструкции в 4 стъпки„да разберем как се създават бизнес процесите на практика. Комплексът ще стане ясен и разбираем.

Съгласно стандарта ENISO 9001:2000, процесът е набор от взаимосвързани средства и дейности, които превръщат входа в резултат. Процесите причиняват промени в съответния обект.

Компаниите имат процеси различни видове, които могат да зависят един от друг и в същото време да се различават по много начини.

Тези опции са:

• Вид дейност: производствени процеси или услуги. Резултатът от производствения процес е материален продукт (например машинни инструменти), предоставянето на услуги е нематериален продукт (например информация).
• Тип на изпълнение: оперативен, т.е. текущи процеси като обработка, изчисление или диспозитивни процеси като планиране, контрол.
• Създаване на стойност: директен, промяна на обекта (монтиране) или индиректни процеси за създаване на стойност, подготвителни или поддържащи процеси (проверка, транспорт).
• Сложност: макропроцеси или микропроцеси. Макро процесите описват общи процеси в предприятията (производство автомобили). Микропроцеси - техните съставни части (производство на тялото).
• Търговски успех: ключови, управленски и поддържащи процеси. Ключовите процеси са специфични за компанията и са от особено значение за постигане на общата цел на компанията.

Бизнес процесите често са комбинация ключ, управленскии поддържащпроцеси (виж диаграма 2).

Ключови процеси(създаване на стойност) комбинирайте задачи и работа, за да изпълните специфични изисквания на клиента, като използвате ключови производствени компетенции. Те са стратегически важни и в същото време специфични (уникални, защото например поради използването на патентовани знания е трудно да се копират). Те включват:

• обработка и изпълнение на поръчки;
• разработка, дизайн и продуктов дизайн;
• производство и монтаж и др.

Управленски процесисъдържат задачи и дейности, насочени към дългосрочното развитие на дружеството и постигане на целите на дружеството.

Те включват:

• стратегическо развитие на компанията;
• дългосрочно и средносрочно планиране във фирмата;
• развитие на персонала;
• инвестиционно планиране;
• мотивация на персонала и др.

Поддържащи процесисъдържат необходимите задачи и работа за поддръжка на ключови процеси, но не водят до непосредствена стойност за клиента, например:

• обработка на данни;
• Поддръжка;
• логистиката;
• административни процеси и др.

Диаграмата показва основната типология на бизнес процесите в предприятието, както и тяхната връзка.

Схема 2. Връзката на бизнес процесите на предприятието

Формирането и структурирането включва отчитане не само на типологията, но и отчитане на нивото на процеса (виж диаграмата).

Диаграма 3: Нива на бизнес процеси.

Нива на процеса	Примери
Процеси от ниво 1 Корпоративна верига	Организация на външни процеси, например верига за индустриално сътрудничество. Пример: логистичен процес на веригата за доставки за предприятия от производствената мрежа
Процеси от ниво 2 Търговско дружество	Организация на обработката на поръчки в предприятието. Пример: Процес на закупуване в предприятие
Процеси от ниво 3 Структурно подразделение	Организация на поръчката в структурното звено: Пример: разработване на поръчка в отдела за покупки
Процеси от ниво 4 Работеща система	Организация на обработката на поръчки в отделна работна система: Пример: договаряне на срока за доставка на поръчка от служител Н.

За описание на процеса от качествено-количествена, пространствено-организационна и технико-технологична гледна точка се използват характеристики (параметри), които са определени от стандарта ENISO 9001:2000. Параметри на процеса - данни за показване на ефикасност и ефективност, като цена, време за изпълнение, качество, точност.

Свързани термини:

Бизнес процесът е периодично повтаряща се контролирана дейност, резултатът от която е някакъв ресурс (информационен или материален), който има стойност за конкретен потребител (клиент). Клиентът може да бъде вътрешен или външен.

Бизнес процесите на компанията са обединени в структура. Това е йерархичен модел, който отразява връзките между процеси и отдели (включително чрез входове/изходи). Ако направим аналогия с автомобил, тогава структурата на процеса е обща диаграма на основните компоненти и системата на автомобила (окачване, тяло, двигател, охладителна система и др.). Регламентът на бизнес процеса е подробна диаграма на всеки възел, с показване на всеки детайл и описание на работата на детайлите и тяхното взаимодействие помежду си.

В тази част искам да ви кажа как да покажете диаграми на конкретен възел и части. Да вземем за пример бизнес процесите на онлайн магазин.

Ще използваме нотацията eEPC (разширена управлявана от събития верига процеси). С негова помощ се описват работни потоци - последователност от действия за завършване на бизнес процес, като се вземат предвид информационните зависимости и използваните ресурси.

eEPC нотацията помага за показване на работни потоци в блок-схеми. Те описват директно работата/функциите, връзките между тях, елементите на логиката на работния процес, движението на ресурси и информация, използваните ресурси, изпълнителите и др.

Предимства на нотацията за изготвяне на структурата на бизнес процесите:
— относителна простота за разбиране и приложение;
- има няколко строги правила в нотацията и тя може да бъде разширена, ако е необходимо;
- използването му не изисква специален софтуер (въпреки че съществува и прави използването на тази нотация по-ефективно);
- работните потоци с помощта на тази нотация могат да бъдат описани независимо от етапа, на който е проектът за внедряване на система за управление на бизнес процеси в компанията (неговото внедряване може изобщо да не е планирано).

Основни елементи

Основните елементи на тази нотация са две понятия: „Функция“ и „Събитие“. Те се показват, както следва:

Фигура 1. Основни елементи на eEPC нотация

Разликата между функции и събития:

1.Функция - някакво продължително действие, което има някакъв резултат.

2. Едно събитие е факт за постигане на нещо, обикновено има минимална продължителностна време. В този случай събитието винаги инициира изпълнението на функцията и функцията (с изключение на производството на резултата) завършва със събитието. Най-често - фактът на производството на този резултат. И ако все още не е краят на нишката, тогава последното събитие задейства изпълнението на следващата функция и т.н.

Пример.Потребителят на онлайн магазина остави заявка на сайта, а служителят на магазина я получи.

След това той провери баланса на желания артикул в склада и получи извлечение за баланса. След това той се обажда на клиента по телефона, получава необходимата уточняваща информация и я въвежда в дневника за доставка.
AT този пример:

„Получена е заявка от клиент” - събитие;
„Проверка на продуктови баланси” – функция;
„Извлечение от баланса на получените стоки” – събитие;
"Обаждане на клиента" - функция;
„Получена информация от клиента” – събитие;
"Създаване на запис в дневника на заявките" - функция;
„Вписване в дневника на създадените приложения“ – събитие.

На диаграмата изглежда така:

Фигура 2. Фрагмент от процеса на обработка на заявка от клиенти в онлайн магазин

Отбелязвам, че всяка функция трябва да бъде инициирана от събитие и да завърши със събитие.

Обикновено поредиците от събития и функции са подредени отгоре надолу, по-рядко отляво надясно. Те са свързани с линии с водещи стрелки.

В допълнение към двата основни елемента в нотацията eEPC се използват и други. Нека ги разгледаме по-подробно.

Допълнителни елементи

Към нотацията могат да се добавят следните елементи:

Фигура 3. Допълнителни елементи на нотацията eEPC

Можете да разширите списъка с използвани елементи, както желаете. Но не се увличайте твърде много, тъй като това ще направи блок-схемата трудна за четене.

Фигура 4. Варианти на елементи, които могат да се използват за разширяване на нотацията eEPC

Запишете в някой нормативен документ този разширен списък и процедурата за неговото използване. Това може да стане в корпоративни правилаизграждане на диаграми на бизнес процеси или в корпоративна позицияотносно моделирането на процеси.

Обърнете внимание на елемента "Информация". Този елемент е необходим за показване на нормативни и регулаторни документи, както и за показване на междинна или временна информация. Междинна информацияпо-добре е да го сведете до минимум, тъй като е трудно да се вземе предвид и контролира. Ако тази информация е важна - например устна поръчка от ръководството или желанията на клиента - можете да направите следното с нея:

Ако е възможно, прехвърлете такъв обмен на информация в документиран електронен формат.

Ако няма възможност, но информацията все още е важна, препоръчвам да се въведе документално дублиране на информация с потвърждение за изпращането й от основния източник (ръководител) и получаването й от подчинените.

Пример.Мнозина са попадали на ситуация, в която лидерът дава устна заповед, която след това се изпълнява. След това може да се окаже, че първоначалният лидер е имал нещо съвсем различно предвид. В резултат на това се оказва: поръчката е изпълнена неправилно, изпълнителят е загубил време да я изпълни и т.н.

В идеалния случай трябва да пристигнат важни поръчки писане, като изпълнителят трябва да потвърди получаването им.

Въведение в бизнес процесите. Част 2

Но поради различни причини това не винаги е възможно. Ето какво можете да направите в такава ситуация:

Въведете допълнителна щатна длъжност за помощник-управител, инсталирайте специален софтуер за контрол на изпълнението на поръчките и др. Тогава всички поръчки ще придобият документална форма, ще имат всички важни атрибути: срокове, ресурси, отговорни лица, съизпълнители.

Ако компанията е малка и не е възможно да „убедите“ ръководителя на електронния обмен, можете да опитате да прехвърлите част от работата на изпълнителите. След като получи поръчката, той сам създава имейл с необходимата информация, след което го изпраща на мениджъра с искане за потвърждение на инструкцията. Можете да разработите шаблон за такова писмо или вместо него електронна пощаизползвайте задачи в MS Outlook, създавайте специална електронна таблица в Excel, споделяйте документи през интернет и др.

Същото важи и за информацията, идваща от клиента. След като получите устно желание от него, създайте електронен документ (вписване в електронен документ) и, ако е възможно, да получите потвърждение от клиента, например по имейл.

Без това е трудно да се контролира процесът и да се управлява, ако е необходимо.

Следва продължение.

Александър Сагалович, www.probusiness.by

Реален преглед на Business Optimization Center

Владимир Карусел

Реален преглед на Business Optimization Center:
Искам да предпазя хората от поредната ИЗМАМА в интернет!
Приветствам ви, скъпи приятели, в този единствен честен сайт със свобода на словото!
За невъзможността да пиша ИСТИНСКИ прегледза тази организация, принуден да го направи тук. Наистина се надявам това да помогне и да не се изтрие! В интернет няма да намерите отрицателна рецензия или дори средна. Те просто не се публикуват. Опитах се да направя това на няколко популярни сайта, като "Добавяне" на www.stop-list.ru; в „Социална мрежа за трудова взаимопомощ“ на antijob.net; "Courier Finance" на www.courier.com.ru, уверявайки населението в тяхната честност и неподкупност - нито един коментар не беше публикуван за Центъра за оптимизация на бизнеса, освен това говорих с тяхната администрация - никой няма да премахне FALSE от техните страници и продължават да прикриват престъпници, публикувайки поръчкови статии за „Център за оптимизация на бизнеса“.

Намерих две рецензии, след като ме хвърлиха, но като вляза в сайта, където са публикувани, пише, че са изтрити.
Имаше спешна нужда от придобиване на фирма - разделиха се с партньори, щеше да отнеме повече от месец регистрация + отваряне на акаунт и след това готова фирма. Прочетох сто положителни отзива и не намерих нищо незаконно в закупуването на готова компания - основното е да я пререгистрирате по-късно и това е. Като цяло, след няколко телефонни обаждания и четене на стотици добри отзиви за това адвокатска канторав горните сайтове - превежда им голяма сума и парите изчезват. Банката ми даде удостоверение за превод Пари, но счетоводството на Центъра за оптимизация на бизнеса отрича постъпването им по сметката, управителите затварят.

Глава 4 Описание на бизнес процесите на организацията

При поискване да говорите със счетоводителя "изпратете" да напишете писма. Всичките ми телефонни номера са в черния списък и не мога да се свържа. Консултирах се с адвокат - цялата информация в сайта им е маркетингов трик и не е възможно да ги привлека за "текста". Не се забърквайте с Центъра за оптимизация на бизнеса!!! Твърде много измами в интернет! И най-важното, няма как да се преборим с тях! Намерих хора, които също хвърлиха, те не вярват в справедливостта и нашата легална системаи отказват да се бият. Бъди внимателен! Закупуване на всякакви услуги след сключване на договор и лична среща! Не бъдете наивни! "Събудете ме след 100 години и ще ви кажа, че в тази страна все още пият и крадат" - известен руски писател.

Авторско право: Владимир Карусел, 2015 г
Сертификат за публикация № 115112704421

Списък на читателите / Версия за печат / Поставете съобщение / Докладвайте за злоупотреба

Отзиви

Напишете коментар

100% измамници. Имах нужда да използвам услугите на тези мошеници (тогава не знаех това). Прочетох много добри отзиви за "Центъра за оптимизация на бизнеса" на техния уебсайт lph.ru. Току-що забелязах, че повечето сайтове с добри отзивисъдържа …..lph.ru. Като цяло се впуснах в тази измама и прехвърлих голяма сума и ВСИЧКО ... ... парите не отидоха никъде. Банката ми издаде удостоверение за получаване на средства по тяхната сметка, но счетоводният отдел на „Център за оптимизация на бизнеса“ отрича получаването, казват мениджърите - пишете. Отговарят на писмата ми - сметката ни е блокирана Парите ви не се виждат. Чакаме…. Чаках повече от месец. Развод!!! Избягвайте маркетинговите трикове на измамниците - lph.ru. !!!

Дмитрий Соколов 42 07.12.2015 15:10 Предполагаемо нарушение

Добавете забележки

Напиши рецензия Напиши лично съобщение Други произведения на автора Владимир Карусел

Описание на бизнес процесите като метод на управление в една организация

Yandex търси опитен специалист, който ще анализира и подобрява бизнес процесите в търговския отдел.

Основни отговорности:

• описание на съществуващи вътрешни процеси, предлагане и съгласуване на варианти за оптимизирането им;
• участие в разработването и внедряването на стандарти за работа в отдела и последващ контрол за тяхното спазване;
• активно взаимодействие с колеги от сродни отдели, включително разработване на вътрешна и външна документация;
• разработване и поддръжка на форми за обратна връзка при запитвания от вътрешни и външни клиенти;
• разработване и оптимизиране на единни критерии, по които се оценява качеството на работа на служителите.

Изисквания:

• две години опит на подобна позиция;
• отлични познания технически средствавизуализация (MS Visio - задължително);
• умения за управление на ефективността на процеса;
• Опит в управлението на многофункционални проекти;
• познаване на ERP системи и процеси на управление;
• опит в дирижирането вътрешен одит(би било предимство).

Вие сте подходящ за нас, ако:

• независим в работата;
• упорит в постигането на целите и способен да работи със съпротива;
• притежават отлични комуникационни и презентационни умения;
• притежават аналитично и системно мислене (способност за разделяне на проблем на основните му елементи, критична оценка на информацията, намиране на решения);
• можете да видите структурата в сложни системи, както и да я визуализирате в проста и кратка форма;
• стремят се да създават и поддържат стандарти.

Лична информация:

Консултира повече от 70 компании в областта на редовното управление: от 10 до 9 000 души (включително: холдинги, вериги магазини, фабрики, фирми за услуги, строители, държавни служители, уеб агенции, онлайн магазини). Ученик на Александър Фридман.

Един от съавторите на книгата "Социални технологии на Талинското училище за мениджъри. Опит от успешно използване в бизнеса, управлението и личния живот": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

изпълнителен директор

„Три пътя водят до знанието: пътят на размисъл е най-благородният път, пътят на подражанието е най-лесният път, а пътят на опита е най-горчивият път.“

Конфуций

на кого:собственици, топ мениджъри, ръководители

Управлението на процеса чрез регулации води до управление „ръка през крак“.

Многократно съм говорил за ползите от регулациите, които решават такива важни задачи за собствениците и мениджърите на предприятия като:

• минимизиране на грешките от страна на служителите;
• стандартизиране на качеството на работа;
• премахване на личната зависимост;
• възможността всеки служител да изпълнява работата си по най-ефективния начин.

И рядко срещах лидер, който да не смята правилника за полезен. Изглежда, че регламентът е панацея за всички болести! Но... Опитите да се „управлява само по регламент” често се провалят.

Защо? Сега ще се опитам да обясня. Регламенти- това е описание на всяка част от работния процес (последователност от действия), извършващ се в компанията: или целият процес, или няколко процеса, или част от процеса.

Процес(синоним на „бизнес процес“) е последователност от действия за решаване на типична задача (нестандартните задачи се отнасят до проекти).

Управлявайте процесите ефективно директно и за да ги формализирате, рисувайте диаграми

Процесите се делят на прости и сложни. Композитен- съдържа няколко прости процеса. Все още има процеси от край до край. Това е името на процесите, чиито различни етапи преминават през няколко отдела на компанията. Обикновено тук се крие тяхната сложност.

Ако е възможно да се управляват служители в рамките на регулации, тогава управлението на процесите чрез регулации е същото като да се опитвате да контролирате ръка през крак. Докато е много по-ефективно да се контролира директно ръката.

При управлението на процесите тяхното графично и схематично представяне (например в BPMN нотация) директно помага. Преди да пристъпя към изучаване на оборудването, предлагам да разберем защо регламентите не са достатъчни за управление на процесите.

Защо регулациите не са достатъчни

• Не всички процеси са линейни. Много от тях имат множество условия „ако…тогава…“. Трудно е бързо да се разбере „кърпата“ на текста на регламента и да се разбере как са свързани стъпките на процеса. Например, правилата за подбор на служители са пълни с подобни разклонения на почти всеки етап. В зависимост от позицията на кандидата, интервюто може да се проведе дистанционно или лично, със или без участието на неговия пряк ръководител.
• Ако процесът преминава през няколко връзки, възниква проблемът „кой е отговорен за крайния резултат“. В случай на неуспехи и задръствания служителите се обвиняват взаимнои според обстоятелствата има взаимна отговорност.
• Служителите не могат да се разбиратза това кой какво прави.
• Поради ниската видимост (все същия гигантски обем на текста на наредбата) е изключително труден за оптимизиране и развитие на процеса.
• Значителна загуба на време на служителитеда четат, изучават и разбират голямата картина и всички взаимоотношения. Правилата рядко описват целия процес. Често един процес, който преминава през няколко отдела, има различни регулации.

Въведение в управлението на процеси: кой е най-добрият начин да се опише процес?

Управление на процеси- цяла наука. Но нарочно ще опростя много неща, за да е ясно как става. Накратко, същността на теорията за управление на процеси е, че всички дейности на една компания могат да бъдат разделени на процеси (неочаквано, нали?)

За да разберете как работи процесът, е необходимо да начертаете диаграма, която ще покаже всички връзки между актьори(отдели, служители, изпълнявани роли) и стъпки на процеса. От диаграмата трябва да е ясно кой етап от процеса трябва да бъде изпълнен от кой отдел, от кого трябва да бъдат получени входните данни за завършване на етапа и на кого ще бъде прехвърлен резултатът.

Не всички схеми са еднакво полезни. По мое мнение има важни изисквания за диаграмата на процеса (и следователно за използваната система за нотация, която се нарича нотация):

• Еднозначно тълкуване на схемата от участниците в процеса.
• Наличието на достатъчно количество учебен видео материал на тази нотация (нотация).
• Перспективи за нотация: бързо ли се развива, колко се използва, ще се използва ли в бъдеще или вече „отмира“

Всички тези критерии според мен са изпълнени от нотацията BPMN (версия 2.0). За да рисувате диаграми, препоръчвам да използвате безплатната програма Bizagi Modeler.

И още веднъж за опростяването. Започвайки да рисувате диаграми, не е нужно да спазвате стандарта 100%, това само ще усложни изпълнението. В началните етапи основното е схемите да са разбираеми за участниците и недвусмислено интерпретирани от тях. Все още имате време да приведете схемите в съответствие със стандарта.

Обща сума диаграмите на процесите решават следните задачи:

• Прозрачност. И изпълнителите, и мениджърът разбират връзката между етапите на процеса, както и зоната на отговорност на кой служител / отдел се намират тези етапи.
• Възможност за оптимизиране на процеса чрез идентифициране на най-критичните и/или най-малко ефективните стъпки.

Не забравяйте да зададете цели за оптимизация и да изчислите колко ще се променят изразходваните ресурси нова версияпроцес!

Ключовата характеристика на управлението на процеса е човекът, отговорен за целия процес

Едно от най-сериозните главоболия за всеки собственик и топ мениджър е ситуацията на взаимна отговорност, когато никой не е виновен за инцидента, а служителите и отделите се обвиняват взаимно. Колко затворена е взаимната гаранция?

Има изход. Когато видите, че имате процес от край до край (например изпълнение на клиентска поръчка), помислете кой може да отговаря за процеса и кой за отделно копие на процеса.

Отговаря за целия процес(понякога наричан „собственик на процеса“) - това е мениджърът (или служителят), който отговаря за усъвършенстването и развитието на бизнес процеса; разрешаване на възникващи глобални сблъсъци и анализ на откази; помощ и обучение за лицата, отговорни за копирането на процеса.

Копие на процес е една от реализациите на бизнес процес на практика. Например, има цялостен бизнес процес „изработка на кухня по поръчка на клиент“. Процесните копия са специфични поръчки. В случая директорът на продажбите на дребно, а за конкретен екземпляр - управителят на салона, който наблюдава конкретна сделка.

Ако мениджър срещне проблем със своето копие на процеса (поръчка) и не може да го реши, той се обръща към директора по продажбите на дребно.

Едно лице трябва да отговаря за разработването на процеса и създаването на всички негови копия.

Значи има човек, който отговаря за целия процес(включително и за работата на отговорниците за копирането), но има отговорници за правенето на копия. В рамките на управлението на процеса отговорните за копията на процеса са подчинени на „собственика на процеса“, а участниците в процеса на свой ред са подчинени на отговорните.

За да може „собственикът на процеса“ и лицата, отговорни за неговите копия, да решават възникващи проблеми, погрижете се да ги овластите (например, поискайте информация за състоянието на поръчка от свързани отдели: служба за доставка, монтажници; вземайте решения при проблеми възникват).

Алгоритъм за описание и разработване на бизнес процес с помощта на схеми и регламенти

Време е да преминете към практиката. Мисля, че вече се запалихте по идеята да рисувате диаграми на ключови процеси. Как да направите това ще бъде обсъдено по-долу.

Етап 1. Начертайте и съгласувайте диаграма на процеса

1. Начертайте диаграмата на процеса с мениджъра за развитие на процеса и експертите, отговорни за изпълнението на конкретни екземпляри на процеса. Маркирайте най-критичните точки в процеса. Всеки процес и всеки етап в диаграмата има „вход“ и „изход“. Когато пишете правилата, помислете какво ще бъде въведено и какъв ще бъде резултатът от работата.
2. Координирайте схемата с всички участници в процеса или ръководители на отдели на участниците.

Пример #1. Схема на процеса „Подбор на служители” в BPMN нотация

Пример #2. Част от схемата „Подбор на служители” в BPMN нотация

Етап 2. Напишете регламент за изпълнение на стъпките на процеса

За всеки етап от процеса, показан на диаграмата, е необходимо да се създаде отделна наредба или подраздел на глобална инструкция. В разпоредбите е необходимо да се опишат подробно всички нюанси: в каква последователност ще се извършва работата; от какви малки стъпки се състои; какви са изискванията към качеството на резултата; по каква технология да работим.

Пример за описание в регулирането на един от етапите на диаграмата на процеса

Стъпка 3: Стартирайте контрол на процеса

Възникват въпроси: как да видим текущия етап от процеса, проблемите, които възникват и дали изобщо е приключил успешно или е заседнал завинаги на някои от етапите? Или може би е изпълнено, но половината от етапите са изпълнени с отклонения и грешки, а някои от тях са пропуснати изобщо?

Има тромави (и полезни за големи компании) софтуерни решения, в който можете не само да рисувате диаграми, но и да стартирате процеси за изпълнение. Но на начална фазаПо-скоро бих препоръчал да се въздържате от глобални внедрявания. Научете служителите да започнат да работят с процеси. Започнете с контролни списъци в Google Spreadsheet.

В бъдеще преминете към бизнес процеси в Bitrix24 или 1C. Възможно е те да са повече от достатъчни за вашата компания.

Стъпка 4: Разработете и оптимизирайте процеса, за да увеличите ефективността и качеството

Както вече споменах, неговият „собственик“ трябва да отговаря за развитието на процеса (отбелязвам, че това не е от категорията „искам / не искам“, а почетното задължение на служителя).

Всички корекции на логиката (връзките) на процеса, добавяне или изтриване на етапи - извършват се първо на диаграмата. След като планираните промени бъдат съгласувани с ключовите участници в процеса, ще бъде възможно да се финализират регламентите, контролните списъци и да се направят промени в конфигурираните бизнес процеси.

Тук е важно да поддържате списък със схеми, за които са конфигурирани автоматизирани бизнес процеси, съставени са контролни списъци и има регламенти (може би отделна таблица или специална област в началото на регламента е полезна за това). Това ще помогне на „собственика на процеса“ синхронизиране на промените на всички нива, както и да ги изпълнявате без излишни действия.

Например, при липса на автоматизирани бизнес процеси, малки добавки на детайли за етапи могат да бъдат направени незабавно в регламентите. Освен ако, разбира се, тези добавки не засягат връзките и етапите в диаграмата.

Също така е важно да се информират за всички промени в процеса не само неговите преки участници, но и всички заинтересовани страни. Комуникацията относно промените е различна по това, че хората ще виждат само промените и няма да е необходимо да проучват отново целия регламент, за да намерят допълнения.

Заключение или защо "всичко наведнъж" е пътят към гробището на проектите

Може да се говори много за процеси, достатъчно за цяла книга. Но… гробищата на мъртвите проекти са пълни с опити за внедряване на „всичко наведнъж“ на най-скъпите и/или многофункционални софтуер. В най-добрия случай служителите не използваха въведените технологии или системите се оказаха толкова тромави, че беше невъзможно да се работи с тях. В най-лошия случай трудностите при изпълнението не позволиха работата да бъде завършена докрай.

И още един важен момент. Ако вашите подчинени не изпълняват договореностите, тогава нито наредбите, нито чертането на диаграми на процеси няма да ви помогнат. Единственият начин за действие е да се създаде "твърда" зона под формата на спазване на споразуменията и да се разшири допълнително. Това ще помогне.

Читателите на тази статия също четат

Време "H": Когато въвеждането на редовно управление във вашата компания е неизбежно и забавянето на старта ще донесе само допълнителни загуби

Уебсайт на производител на стоки и оборудване: 10 типични грешки, които пречат на търсенето на нови дилъри и търговци на едро

Разпределете така нареченото вертикално и хоризонтално описание на бизнес процесите.

При вертикално описание се показват само дейностите и техният йерархичен ред в дървото на бизнес процесите. В този случай има само вертикални връзки между родителски и детски работни места.

Хоризонталното описание на бизнес процеса също показва как тези работи са свързани помежду си, в каква последователност се извършват, каква информация и материални потоцидвижейки се между тях. В този случай в модела на бизнес процеса се появяват хоризонтални връзки между различните произведения, които съставят процеса (фиг. 1.2).

Фигура 1.2 "Хоризонтално и вертикално описание на бизнес процесите"

Специалисти по организационен дизайнизползвайте различна терминология, когато описвате бизнес процесите. Например, вертикалното описание на бизнес процесите се нарича от някои функционално описание на дейност, а хоризонталното описание се нарича описание на процес или просто описание на бизнес процеси.

Начини за описание на бизнес процеси.

Нека разгледаме основните подходи към хоризонталното описание на бизнес процесите. В момента има три основни начина за описание (фиг. 1.3).

Първият начин не е нищо повече от текстово последователно описание на бизнес процеса. Пример за текстово описание на фрагмент от бизнес процес е следният текст: „Отделът по продажбите изготвя договор за продажба и го съгласува с правния отдел“.

Много руски компании са разработили и използват регулаторни документи в своята дейност, някои от които са регламенти за процеси и не са нищо повече от текстово описание на бизнес процесите.

За целите на анализа и оптимизирането на дейността на фирмата този метод не е подходящ. Факт е, че описанието на бизнес процеса в текстова форманевъзможно е системно да се разглежда и анализира. Текстовата информация се възприема от човешкия мозък последователно. Например, когато човек прочете наредбата и стигне до нейния край, той почти винаги забравя какво е било в началото на документа. Вторият недостатък на текстовото представяне на бизнес процеса е свързан с факта, че човешкият ум е устроен по такъв начин, че може да работи ефективно само с изображения. При възприемане и анализиране на текстова информация човешкият мозък я разлага на множество изображения, което отнема допълнително време и умствени усилия. Следователно, когато се използва текстово описание на бизнес процеси, ефективността и качеството на решенията за оптимизиране на дейностите оставят много да се желае, което е особено изразено, когато решението се взема от група хора.

По едно време специалистите по информационни технологии разработиха по-структуриран подход за описание на бизнес процесите. Те предложиха бизнес процесът да се раздели на клетки от структурирана таблица, в която всяка колона и ред имат специфична стойност. Тази таблица е по-лесна за четене, от нея е по-лесно да се разбере кой за какво отговаря, в каква последователност се извършва работата в бизнес процеса и съответно бизнес процесът е по-лесен за анализ. Табличната форма на описание на бизнес процесите е по-ефективна от текстовата форма и в момента се използва активно от специалистите по информационни технологии за описване на бизнес процеси, приложени към задачи за автоматизация.

AT последно времеГрафичните подходи се развиват интензивно и се използват при описание на бизнес процеси. Признава се, че графичните методи имат най-ефективниятпри решаване на проблеми, свързани с описанието, анализа и оптимизирането на дейността на фирмата.

Оказа се, че графиката е добра, защото графичната информация, намираща се в зрителното поле на човек, се възприема едновременно от мозъка му. Второто предимство е свързано с факта, че мениджърът е човек с дясно мислене и мисли под формата на образи. Всякакви текстова информациятой излага в изображения. В случай, че информацията му се представя под формата на графични изображения, способността му да анализира и взема решения значително се увеличава. Книгата ще разгледа главно графичните подходи за описване на процесите, тъй като те са се доказали добре и могат да бъдат ефективно използвани за оптимизиране на дейностите на организацията.

Фигура 1.3 "Методи за описание на бизнес процеси"

Описание на средата на бизнес процесите.

Първата стъпка в описанието на бизнес процес е описание на неговата среда, която е набор от входове и изходи на бизнес процеса, като се посочват доставчици и клиенти. Доставчиците на процеси и клиентите могат да бъдат вътрешни или външни. Вътрешни доставчици и клиенти са отделите и служителите на компанията, с които взаимодейства разглежданият бизнес процес.

Нека разгледаме следния пример. В бизнес процеса „Търсене, подбор и приемане на служител в персонала на фирмата“ е посочено като вход. Като резултат от процеса се разглежда нает служител, който се изпраща в този профилен отдел, като в този случай профилният отдел е и вътрешен клиент на бизнес процеса.

Чрез описване на входове, изходи, доставчици и клиенти, хоризонталното описание на бизнес процеса ви позволява да опишете по-ясно бизнес процеса и неговите граници. Това е едно от предимствата му пред вертикалното описание.

Нека разгледаме следния пример. В една компания беше извършено вертикално описание на дейностите, в рамките на което беше формулиран списък на процесите и дейностите, изпълнявани в компанията. Сред тези бизнес процеси имаше процес, наречен „Въвеждане в експлоатация“. Новите служители, идващи в компанията, дълго време не можеха да разберат какъв бизнес процес е това. Интересен факт е, че служителите, които са работили няколко години в тази организация, объркано и различно обясняват нейната структура.

За вертикално описание на дейност това се счита за напълно естествена ситуация, тъй като не е възможно да се дефинира ясно бизнес процес само с едно име. Когато тази организация приложи хоризонтално описание, в рамките на което беше описана средата на този процес, се оказа следното. Входът на бизнес процеса Въвеждане в експлоатация беше заявка за набор от поръчки, която дойде от вътрешния доставчик на процеса - отдел продажби. Резултатът от този процес е събрана поръчка, чийто вътрешен клиент е отделът за доставка, който след това доставя поръчката на външния клиент. Сега можете да се досетите, че този бизнес процес „Въвеждане в експлоатация“ е свързан с набор от поръчки за клиент, които са извършени в склад. Само описанието на входовете и изходите ви позволява точно и конкретно да опишете границите на бизнес процеса и често е почти невъзможно да се направи без хоризонтално описание на бизнес процесите в трудни ситуации.

Фигура 1.4 "Диаграма на средата на бизнес процес"

Класификация на входовете и изходите на бизнес процеса.

Когато се описва средата на бизнес процес, е необходимо неговите входове и изходи да се разделят на два вида: първични и вторични. Това разделяне води до първични и вторични входове, както и първични и вторични изходи.

Това се прави, за да не се нарушава принципът на Парето 20 на 80. Факт е, че когато се опише средата на бизнес процеса, броят на различните входове и изходи се оказва много голям, в резултат на което описаната среда се превръща да бъде изключително голям и наситен. Това отнема много време и усилия, докато информацията с малко значение за анализ и вземане на решения ще се намеси значително, което в бъдеще може да доведе до провал на проекта за оптимизиране на дейността на компанията. За да се отдели същественото от несъщественото, се използва разделянето на входовете и изходите на бизнес процеса на първични и вторични. За да направите това, за да извършите такова разделение, трябва да използвате следните определения, дадени в таблица 1.1 и примери.

Таблица 1.1 – „Характеристики на първичните и вторичните входове и изходи на бизнес процеса“

	Определение и характеристики
първичен изход	Основният резултат, за който има бизнес процес. Определя се от целта, предназначението на бизнес процеса.
вторичен изход	Страничен продукт от бизнес процес, който може да бъде поискан от вторични клиенти. Това не е основната цел на бизнес процеса.
Първичен вход	Потокът от обекти, който инициира "стартиране" на бизнес процес - клиентска поръчка, план за доставка и др.
Вторичен вход	Обектни потоци, които осигуряват нормално протичане на бизнес процес - стандарти, правила, механизми за извършване на действия, оборудване и др.

Първичният вход е входът, който инициира стартирането на бизнес процеса. В примера за бизнес процес Въвеждане в експлоатация, заявката за набор от поръчки е основният вход. В този процес, когато избират поръчка, наборчиците, които избират поръчката, използват контейнери, които също са вход, но това е вторичен вход, той не инициира бизнес процес.

Когато описвате бизнес процес, трябва да се съсредоточите върху описанието на основните входове и да ги покажете. Можете да забравите за вторичните входове. Те ще бъдат автоматично описани в по-нататъшното детайлизиране на процеса, тъй като на по-ниско ниво има операции, за които тези входове са основни.

Същото важи и за изходите. Първичният изход е изходът, за който съществува процесът. В примера за бизнес процес Въвеждане в експлоатация първичният изход е събраната поръчка. Имаше и други резултати в този бизнес процес. Ако контейнер за съхранение, съдържащ специфичен заглавие, се оказа празен, след което композаторът информира складовите работници за това, чиито задължения включват бизнес процеса „Хранене на клетки“. Тази информация също е изход, но този изход не е първичен за бизнес процеса Въвеждане в експлоатация, заради който процесът не съществува. Следователно то е второстепенно.

Този първично-вторичен инструментариум трябва да се използва, за да се опрости, ускори и подобри качеството на работата по описване и оптимизиране на дейността на компанията. Правилото за използването му е следното. Когато се описва средата на бизнес процесите, акцентът трябва да се постави върху описанието на нейните първични входове и изходи. Вторичните входове и изходи трябва да бъдат описани на по-подробно ниво, когато има подпроцеси, за които тези входове и изходи стават първични.

Описание на бизнес процеси от най-високо ниво.

Класически подход към описанието на бизнес процесите.

След описанието на средата на бизнес процеса следващата стъпка е да се опише вътрешната му структура. С вертикално описание беше показана работата, от която се състои бизнес процесът. Етапът на хоризонтално описание описва взаимодействията между работните места, включително материални и информационни потоци.

В момента има няколко десетки подходи или стандарти за описание на бизнес процеси - ARIS, IDEF0 и др. В същото време хората, които искат да овладеят уменията за описване и оптимизиране на бизнес процеси, често са изправени пред трудната задача да разберат цялото това разнообразие и да направят окончателното решение за това кой стандарт да се използва в тази ситуация.

Привидно сложното описание на бизнес процесите е преувеличено. Класическата технология за описание на бизнес процеси, която е разработена в зората на раждането на технологиите за управление на процеси, е доста проста и се състои само от два стандарта за описание на бизнес процеси - DFD и WFD. Повечето други съвременни стандарти, въпреки другите имена, представляват малки вариации и допълнения към двата класически подхода DFD и WFD.

Според класическия подход стандартът DFD, който означава Data Flow Diagram, е диаграма на потока от данни, която се използва за описание на бизнес процеси от най-високо ниво. На свой ред стандартът WFD означава Диаграма на работния поток и е диаграма на работния процес, която се използва за описание на бизнес процеси от по-ниско ниво. Диаграмата на работния процес има друго име - диаграма на алгоритъма.

Нека разгледаме тези два стандарта, съставляващи класическата методология за описание на бизнес процеси.

Диаграмиране на потока от данни - DFD

Стандартът за описание на бизнес процеси DFD - Data Flow Diagram се превежда като диаграма на потока от данни и се използва за описание на процеси от най-високо ниво.

Диаграмата на потока от данни показва дейностите, които са част от описания бизнес процес, а също така показва входовете и изходите на всяка от дейностите. Тези входове и изходи са информационни или материални потоци. В този случай резултатите от една работа могат да бъдат входове за други.

Входовете и изходите, които бяха показани в описанието на средата на бизнес процеса, са външни. Външните входове на DFD диаграмата идват извън доставчика на процеса, а външните изходи излизат извън клиента на процеса. Когато се изгражда DFD диаграма на бизнес процес, те трябва да бъдат прехвърлени от диаграмата на средата на процеса към DFD диаграма. За окончателното описание на бизнес процеса остава да опишем само вътрешните информационни и материални потоци. Всеки от тях е изход на една от работите и в същото време е вход за друга (фиг. 1.5).

Фигура 1.5 "Диаграма на потока от данни - DFD"

При изграждането на DFD диаграма на бизнес процес трябва да се помни, че тази диаграма показва потоците от материални и информационни потоци и в никакъв случай не говори за времева последователност на работата. В повечето случаи времевата последователност на работата съвпада с посоката на протичане на бизнес процеса. В общия случай това не е вярно, тъй като може да има случаи, подобни на примера, показан на фиг. 1.6.

Фигура 1.6 „Пример за несъответствие на времева последователност

работи и посока на движение на документа "

В този пример второто задание е започнало преди първото задание, но документът се премества от първото задание към второто. Ето защо стандартът DFD е удобен за описване на бизнес процеси или макропроцеси от най-високо ниво, в описанието на които в общия случай е невъзможно да се посочи времевата последователност на работата, тъй като цялата работа се извършва едновременно или там Има няколко опции за различни последователности, които освен това могат да зависят от различни точки на зрението. Нека разгледаме пример за бизнес процес, показан на фиг. 1.7.

Фигура 1.7 "Примерен бизнес процес от най-високо ниво"

Ако фирмата използва схема на работа<на склад>, тогава на въпроса какво се случва преди закупуването на продуктите или тяхната продажба могат да бъдат дадени два различни отговора, в зависимост от две различни ситуации. Ако конкретен продукт е наличен, тогава закупуването му навреме е по-важно от продажбата. Ако, когато клиентът се свърже, няма продукти в склада и клиентът е готов да изчака, докато се направи покупката, тогава процесът на продажба започва във времето по-рано от покупката и завършва по-късно. Следователно, когато описвате този бизнес процес и подобни процеси, препоръчително е да използвате стандарта DFD, който не се фокусира върху времевата последователност на работата.

При изграждането на DFD диаграма на бизнес процес е необходимо също така да се покажат отделите и позициите, участващи и отговорни за извършването на работата, която е част от процеса. Препоръчва се да се присвои номер или идентификатор на всяко произведение, както и да се използват две правила при формулирането на името на произведението.

Правило 1. Заглавията на работата трябва да бъдат формулирани по следната формула.

Длъжност = Действие + Обект, върху който се извършва действието

Например, ако тази работа е свързана с действието по продажба на продукти, тогава трябва да се нарече<Продажа продукции>, а още по-добре е да уточните за какъв продукт става дума. В такъв случай<Продажа>е действие и<продукция>- обектът, върху който се извършва действието по продажбата.

Правило 2. Когато формулирате заглавието на работата, трябва да се опитате да използвате кратка и стегната формулировка, което ще повиши ефективността на по-нататъшната работа по оптимизиране на бизнес процеса. Идеалният вариант е случаят, когато заглавието на произведението е формулирано с помощта на 2-3 думи. В краен случай трябва да се стремите да използвате не повече от 50 знака в заглавието. В сложни случаи също се препоръчва за всяко кратко заглавие на произведението да се направи Подробно описаниеда поставите в речника.

При формулирането на имената на материалните и информационните потоци също трябва да се използват подобни правила. В този случай второто правило се използва без промени, а първото правило се формулира по следната формула:

Име на нишката = Обект, представляващ нишката + Статус на обекта

Например, ако говорим за продукти, които са били изпратени до клиента, тогава този поток трябва да бъде формулиран по следния начин -<Продукция, отгруженная>или<Продукция, отгруженная клиенту>. В такъв случай<Продукция>е обект, представляващ поток, и<отгруженная клиенту>- състояние на обекта.

Изграждане на мрежа от бизнес процеси.

В проект за описание и оптимизиране на дейността на една организация е препоръчително да се разработи DFD схема на най-високо ниво - нивото на компанията като цяло. При идентифициране на бизнес процеси се разработва дърво на бизнес процесите, в което процесите се класифицират на основни, поддържащи и управляващи. Основната цел на тази класификация е да улесни работата по идентифициране на процеси, намаляване на вероятността от пропускане на важни процеси, както и визуално представяне на избрани бизнес процеси, разделени на малки групи.

Друго визуално представяне на бизнес процесите на компанията е мрежата от процеси, която представлява DFD диаграма, базирана на бизнес процесите, които съставят дървото.

При изграждането на средата на бизнес процесите бяха описани входовете и изходите. Входът и изходът на всеки бизнес процес са съответно изход и вход за друг бизнес процес или външен обект, с който организацията взаимодейства. Взаимодействията между бизнес процесите, които съставят дървото, са показани с помощта на мрежа от процеси (фиг. 1.8).

Фигура 1.8 "Развитие на мрежа от бизнес процеси"

Йерархичните връзки и класификацията на бизнес процесите в мрежата на процесите не са показани, за да не се претрупва моделът. За разлика от дървото на бизнес процесите, мрежата на процесите предоставя по-пълен системен поглед върху дейностите на организацията, тъй като ви позволява да покажете не само елементите на организацията, но и взаимодействията между тях. В допълнение, процесната мрежа гарантира, че разработеният модел на дейността на организацията се проверява за целостта, коректността на идентифицирането на бизнес процесите и описанието на тяхната среда. Ако изходът на един от бизнес процесите, например документ, не се използва никъде другаде, тоест не е вход за друг бизнес процес или външен обект, тогава това означава следното. Първо, описаният резултат от бизнес процеса е или грешен, или излишен. В противен случай трябва да намерите бизнес процес, за който този изход е вход и да прецизирате диаграмата на средата на този бизнес процес.

На практика мрежата от процеси често се нарича диаграма на взаимодействие на мрежа или бизнес процес. Разликата между процесната мрежа и класическата DFD схема е, че е необходимо да се покажат в мрежата външните субекти, с които взаимодействат бизнес процесите на компанията - клиенти, доставчици, банки и др. На фиг. 1.9 е пример за мрежа от бизнес процеси за производствена компания.

Фигура 1.9 „Пример за мрежа от бизнес процеси“

Описание на бизнес процеси от по-ниско ниво.

Декомпозиция на бизнес процеси.

При изграждането на DFD диаграма на бизнес процес е необходимо да се използва правилото „7“, според което е необходимо да се избере такова ниво на абстракция и детайлност, при което диаграмата на бизнес процеса ще се състои средно от седем върши работа. Използването на по-голяма детайлност и съответно броят на произведенията ще доведе до силно усложняване на схемата и ще намали възможността за извършване качествен анализбизнес процес. Това от своя страна се дължи на факта, че човек може ефективно да управлява не повече от седем различни обекта. Използването на малки детайли и по-малко работи в диаграмата на бизнес процесите ще доведе до факта, че произведенията ще бъдат достатъчно увеличени за това, а това също ще намали възможността за техния качествен анализ и оптимизация.

Ако за постигане на целите за оптимизиране на бизнес процес е необходима неговата по-голяма детайлност, то това трябва да стане чрез декомпозиране на работата на компонентите на процеса. За да направите това, всяка или част от работата на процеса се разглежда като подпроцес и се описва като отделна диаграма на бизнес процес от второ ниво (фиг. 1.10).

С класическия подход за описване на бизнес процеси за разработената схема на второ ниво, могат да се използват както DFD, така и WFD формати за описание, в зависимост от нивото и глобалния обхват на работа. Ако произведението е глобално и не може да бъде представено като времева последователност от по-малки произведения, тогава се използва стандартът DFD за неговото описание. В противен случай е препоръчително работата да се опише с помощта на WFD модел.

Ако е необходимо, работата върху диаграмата на процесите от второ ниво може да бъде декомпозирана в диаграми на бизнес процеси от трето ниво и т.н. Декомпозицията на бизнес процес трябва да продължи, докато не бъдат постигнати целите на неговото описание. В този случай е удобно да се използват концепциите за вложен процес или подпроцес. На фиг. 1.9 Диаграма на работен поток 3 е вложен процес или подпроцес на процес от най-високо ниво. По същия начин, работни потоци 3.1 и 3.4 са вложени процеси или подпроцеси на процес от второ ниво.

В резултат на това описанието на бизнес процеса е йерархично подреден набор от DFD и WFD схеми, в които схемите от най-високо ниво се отнасят до схемите от по-ниско ниво. При това DFD схемите, използвани на по-високи нива, се разлагат или се наричат ​​DFD и WFD схеми. Схемите на РДВ, използвани на по-ниски нива, са декомпозирани или се отнасят само до схемите на РДВ

Изграждане на диаграма на работния процес - WFD

При описване на бизнес процеси от по-ниско ниво се използват малко по-различни диаграми на процеси, наречени WFD - Work Flow Diagram, което се превежда като диаграма на работния процес. На тази диаграма се появяват допълнителни обекти, с помощта на които се описва процесът: логически оператори, събития от началото и края на процеса, както и елементи, показващи времеви закъснения (фиг. 1.11).

С помощта на логически оператори, които се наричат ​​още блокове за решения, те показват алтернативите, които възникват в процеса, показват в кои случаи процесът протича по една технология и в кои по друга. Например, използвайки тези елементи, може да се опише ситуация, при която договор със стойност, по-малка от определена сума, е договорен от една група служители, а договор с по-висока стойност е договорен с помощта на по-сложна технология, в веригата, в която участват повече служители.

Събитията за начало и край на процеса показват кога процесът започва и завършва. За строго формализирани бизнес процеси, като бюджетиране, например, времето може да действа като събития.

В случаите, когато описанието на бизнес процес се извършва с цел по-нататъшната му времева оптимизация, се използват елементи на забавяне на времето, които показват местата, където има времева разлика между последователно изпълняваните работи. В този случай последващата работа започва само известно време след завършване на предишната.

В класическия подход на WFD документите не се показват в тази диаграма, тъй като тези диаграми се използват за описание на процеси от по-ниско ниво, които съдържат подробна работа и от името на които е ясно какво е вход и какво е изход.

Фигура 1.11 "Диаграма на работния процес - WFD"

Отличителна черта на WFD - диаграмите е, че стрелките между операциите на бизнес процеса не показват обектни потоци (информация и материали), а потоци или времева последователност на работа.

И така, с помощта на две класически схеми DFD и WFD е възможно да се опишат подробно всички бизнес процеси на компанията.