Публикувано на 02.11.2017 г
Редовната адаптация за нови служители често помага на работодателите да въведат нов член в екипа възможно най-бързо, както и да го научат на всички необходими тънкости на работа.
Съществуващите програми за адаптация, в допълнение към професионално обучениенов служител, включват психологическа подкрепа, съдействие при „вливане“ в екипа и др.
Основни цели на събитията
С увереност можем да кажем, че адаптацията е в интерес и на двете страни. трудови отношения- както на работодателя, така и на новия му служител. Първият се интересува от получаване на резултати възможно най-скоро, докато вторият наистина се нуждае от помощ, за да свикне с нова работа.
Общата система от мерки за адаптация включва благоприятно въздействие върху следните области на работа:
- минимизиране на разходите за обучение на служителите;
- бързо определяне на най-ефективната роля на служител в конкретна организация;
- намаляване на текучеството на персонала чрез висококачествено обучение на всеки служител и проява на най-благосклонно отношение към него;
- създаване на положителна атмосфера в екипа, премахване на възм конфликтни ситуации, спорове и др.;
- създаване на сплотеност на екипа, формиране на най-положително отношение към новодошлите сред опитни служители.
Кой може да отговаря за изпълнението на мерките за адаптиране
По правило отговорността за адаптацията се носи от специалисти от кадрово обслужване. Но в тази процедура могат да участват и други допълнителни лица, например самият ръководител, ръководителят на отдела, лабораторен персонал и др.
Ако организацията е голяма, в нея може да се въведе отделна длъжност специалист по адаптация на персонала.
Създайте план за действие
По правило планът за адаптация се изготвя индивидуално за всяко предприятие. Но в повечето случаи включва следните основни стъпки:
- Предварително събиране на цялата необходима информация за кандидатите за конкретна позиция.
- Проучване на определени институции, от които могат да бъдат произведени подходящи млади специалисти.
- Анализ на текущата система за адаптация. Ако е необходимо, на този етап се правят всички необходими корекции и промени в съществуващата схема, което трябва да доведе до по-високи показатели за ефективност.
- Проверка и анализ на всички документи, въз основа на които фирмата извършва необходимите мерки за адаптация. Такива документи включват вътрешни правилаи дружествени договори, които също подлежат на ревизия и промяна.
- Разработване на материали за предварителни проверки и тестване на кандидати за различни позиции в организацията. Това може да включва създаването подходящи тестове, разработване на специални въпросници и други материали за подбор на кандидати.
- Установете ясни критерии за подбор на служители, включително изисквания за необходимо образование, квалификация, особености на характера и др.
- Директно запознаване с кандидата, устно интервю, което по правило се провежда от мениджъра.
- Прилагане на всички съществуващи разпоредби на практика - извършване на необходимите мерки за адаптиране.
Съставяне на адаптационни програми
Програмата за адаптиране се разработва от отговорни лица на предприятието. Трябва да съдържа всички необходимата информациякато използвани методи, оценки и критерии за подбор, приемливи форми на експозиция и др.
При изготвянето на индивидуална програма за адаптация за всеки служител се вземат предвид такива важни обстоятелства като настоящия му трудов стаж, възраст, здравословно състояние, обратна връзка от предишни работни места и др.
В същото време има няколко задължителни точки, които се прилагат за всеки нов служител, например:
- предварително запознаване с потенциален кандидат. Това може да бъде както устен разговор с отговорно лице на компанията, така и попълване на специално разработен въпросник и др.;
- опознаване на всички вътрешни документикомпании, които ще бъдат пряко свързани с по-нататъшни професионална дейностслужител - описание на работата, споразумение за отговорност, наредба за работната заплата и др.;
- описание на практиките за безопасност на организацията. Това важи особено за онези предприятия, в които специални или опасни условиятруд;
- директно запознаване на новия служител с останалата част от екипа. Това може да бъде запознанство както с всички членове на организацията, така и с отделно лице структурна единица, към който ще бъде прикрепен служителят;
- окончателна оценка на уменията и способностите на служител, например след преминаване на задължителна изпитателен срок.
Допълнителните дейности могат също да включват:
- Постоянен контакт със служителя, за да разберете неговите постижения за определен период, например след седмица.
Този метод на обратна връзка е много ефективен, тъй като именно той ви позволява да наблюдавате напредъка на начинаещия възможно най-ясно. Освен това самият служител винаги ще може да задава въпроси, които го интересуват по време на работа.
- Осъществяване на въвеждането на нов служител в екипа чрез организиране на специална процедура, например церемония по представяне, малка среща, създаване на благоприятна и спокойна атмосфера по време на запознанството.
- Максимална помощ при организирането на удобно работно място за начинаещ - извършване на необходимото пренареждане, издаване на нови материали, запознаване с характеристиките на работата на оборудването и др.
- Организиране на допълнителни обучения, игри, корпоративни събития, които ще помогнат на служителя да установи взаимна връзка и комуникация с екипа възможно най-скоро.
- Постоянното увеличаване на изискванията, ясно обяснение на поставените задачи, така че служителят да има време да разбере какво точно искат от него.
- Организиране на допълнително обучение в случай, че служителят се нуждае от максимална помощ и подкрепа в определена област на работа.
Преди да се одобри програмата за адаптиране, трябва да се проверят следните най-важни критерии, например:
- на служителя наистина беше разказано подробно за бъдещия работен график, както и други важни нюанси;
- разпоредбите на съществуващите правила за безопасност бяха ясно обяснени на служителя;
- новодошлият беше официално представен на отбора;
- много внимание беше отделено на възможните спорове и конфликти с новодошлия, както и начините за тяхното възможно най-бързо разрешаване.
Трябва да се помни, че индивидуалната програма за адаптация наистина трябва да съответства на специалните черти и характеристики на характера на човека. Само в този случай той ще може да донесе най-положителните и високи резултати. Не би било излишно да научите за такива важни моменти като основните черти на характера на начинаещия, наличието на амбиция, степента на общителност, модели на мислене, семейно положение и др. Специално вниманиеможете също да обърнете внимание на предишния трудов опит - причините за уволнението, характеристиките на комуникацията с предишния лидер.
Пример за съставена програма за адаптиране
За служител в магазин
1-ви ден
Запознаване на служителя със самата компания, както и с характеристиките на нейната работа. Тук можете да разкажете за историята на възникването на организацията, за традициите, установени в нея. Следва разясняване на текущия работен график, възможността за преминаване на извънредни смени и др.
2-7 дни
Запознайте се с текущите наличности на магазина, научете за специалните продукти и научете как да увеличите успеха на продажбите си.
8-10 дни
Инструктаж за разрешаване на конфликти, поведение и комуникация с посетителите, умения за отговаряне на провокативни въпроси.
11-14 дни
Началото на стажа, преходът от теоретичната част към практическата. Обслужване на клиенти под ръководството на назначен ментор.
15-20 дни
Прави опити за самостоятелна работа под наблюдението на ментор. Изясняване на въпроси, които интересуват начинаещия по време на разговор с ръководителя. Развитие на психологически техники и умения за общуване с клиенти.
21-30 дни
Осъществяване на самостоятелна работа в съответствие с установения график и изисквания. Оценка в края на изпълнението на предварителния трудова дейност. Съответни заключения на ръководството и отговорното лице за възможността или невъзможността за по-нататъшна работа.
Адаптация на служител на радиостанция
Седмица 1
Запознаване на членовете на организацията с нов служител. Организиране на малка среща работно времев спокойна среда. Разказ за историята на появата и формирането на радиостанцията, информиращ за интересни фактии вътрешни фирмени тайни. Първоначално запознаване с оборудването, на което новият служител ще работи в бъдеще.
Изразяване на по-нататъшни перспективи и критерии, които имат пряко влияние върху по-нататъшното кариерно израстване.
Две седмици
Запознаване с актуалните вътрешни документи на организацията, включително длъжностната характеристика на служителя. Подаване на информация за ток трудова дисциплина, за характеристиките на организирането на почивки, за основни принципиразпределение на работното време и др.
3 седмица
Организиране на съвместни игри и развлекателни дейности, съставяне на мотивационни програми, творчески задачи и създаване на сцени за разрешаване на конфликтни ситуации.
4 седмица
Създаване от служител индивидуален проектпод ръководството на назначен ментор.
Обобщаване на междинни резултати с оценка на текущите постижения, както и извършване на малки корекции в работата на начинаещ, ако е необходимо.
5-8 седмици
Независимо изпълнение на всички задължения, които са възложени на новодошлия в съответствие с разпоредбите трудов договоркакто и настоящата длъжностна характеристика. Създаване на друг авторски проект на базата на изискванията, представени от ръководителя.
Разговори с други служители, събиране на обратна връзка за ефективността и ефикасността на работата, извършена от новодошлия. Вижте всички записани постижения за миналото време и обобщаване.
Вземане на окончателно решение дали сътрудничеството между новия служител и работодателя ще продължи и в бъдеще.
Горните примери ясно потвърждават факта, че всяка програма за адаптиране трябва да има ясна времева рамка.
План за адаптиране на персонала: всичко необходимо
Само в този случай той наистина може да доведе до желаните резултати.
Няма да е излишно постоянно да обобщаваме предварителните резултати. Този съвет е особено подходящ, ако периодът на адаптация е достатъчно дълъг. В резултат на това отговорното лице може просто да забрави за някои от постиженията на новодошлия, както и за други важни нюанси.
Ето защо е по-добре да правите малко обобщение доста често, например всяка седмица.
Разбира се, адаптацията отдавна е неразделна част от функционирането на почти всяка организация. Ако обърнете внимание на тази процедура, това наистина ще помогне да се увеличи ефективността на труда в достатъчна степен кратко времекато същевременно намалява разходите.
ДОЙДЕ, ВИДЯ И ОСТАНА. АДАПТАЦИЯ
Тарелкина Т.В.
"Фотодело" №3, 2003 г.
Защо е необходима адаптация на персонала? Как кадровата политика на компанията влияе върху процеса на адаптация? Какви са ползите от създаването на система за адаптиране на персонала за една компания? Какво определя успеха на процеса на адаптиране на нов служител? Какъв е процесът на адаптация: етапи, посоки? Как да управляваме процеса на адаптация?
Адаптацияе адаптация, приспособяване на тялото към променящите се условия на околната среда. Някои се адаптират по-бързо, други по-бавно. Във всеки случай това е времето, когато тялото е по-малко ефективно и по-уязвимо. Именно на тази позиция се озовава нов служител, който идва в компанията. Процесът на адаптация протича, независимо дали го осъзнаваме, дали помагаме на служителя или не.
Например:
Ръководството на малка компания (25 души) реши да въведе позицията на търговски представител в помощ на мениджърите по продажбите. Взети 10 търговски представителис перспективата напуснете топ 6. На новите служители беше организирана обиколка на офиса, показани бяха продуктите на компанията, представени на мениджърите и връчен фирмен каталог за самостоятелна подготовка. Това отне час. След това новите служители разгледаха каталога от рецепцията и кухнята на офиса. Не е осигурено работно място за търговските представители, тъй като те трябва да са постоянно на път. Никой друг не им обърна внимание този ден. На втория ден останаха 8 търговски представители. Двама напуснали решиха, че е невъзможно да научат целия асортимент на компанията (650 позиции, по 4 артикула с всички характеристики и цени) за две седмици. Ръководството не обърна внимание на загубата. Седмица по-късно още 3-ма търговски представители напуснаха. Ръководството се притеснило и решило да изясни ситуацията. Оказа се, че никой не се грижи за тях. Независимото проучване на асортимента е трудно, защото няма Главна идея, система, която би ви помогнала да се ориентирате и да я държите в главата си. До края на пробния период в компанията останаха само 2 търговски представители.
В много отношения процесът на адаптиране на персонала се определя от кадровата политика на компанията. Какво може да бъде кадрова политикаИ как се отразява на процеса на адаптация?
1. Липса на кадрова политика – адаптацията е спонтанна, безсистемна; всичко се случва сякаш от само себе си (какви ще бъдат резултатите не се знае). Горният пример ясно демонстрира този вид адаптация;
2. "Спартанско образование" - не само процесът на навлизане в нов отбор, но и конкретно създават затруднения; тези. адаптиране на принципа "изплува - браво, удави се - твоите проблеми"; но оцелелите в такива условия вече не се страхуват от нищо (освен ако, разбира се, не предпочитат друга работа)
3. „Ние правим супер кадри“ – наемаме висококвалифицирани специалисти, стараем се да им осигурим всички условия за работа и очакваме максимална възвръщаемост (въпросът е, че всеки такъв служител предпочита да бъде солист, но проблеми може възникват с "хорово пеене");
4. „Отглеждане на свръхчовеци“ – наемаме висшисти или просто новодошли в нашата сфера на дейност и ги учим на всичко, което трябва да знаят. Добър начин, само много скъпо - обучението на първия етап отнема много време не само за начинаещ, но и за наставник, да не говорим за материалните разходи. Но си струва.
Ето вариантите за кадрова политика в най-чист вид. Но не всички компании могат да си позволят „суперперсонал“ или да отглеждат служители „от нулата“ и в същото време не смятат за необходимо да организират курс за оцеляване за новодошлите. Има т. нар. смесена кадрова политика. Характерно е за голям брой фирми. По принцип това са средни и малки фирми. Целта на адаптирането на персонала на компании със смесена кадрова политика е оптималното съотношение на времето, парите и усилията, изразходвани за адаптиране и намаляване на периода на обучение на новите служители. В този контекст ще разгледаме изграждането на система за адаптиране на персонала.
Адаптирането на персонала е процесът на адаптиране на нуждите, ценностите и професионалните компетенции на новите служители към изискванията, поставени към тях от организацията в съответствие с нейните стратегически цели и ценности.
Какво дава на компанията наличието на добре организиран, ефективен процес на адаптация на персонала?
1. Намаляване на разходите за периода на развитие
Благодарение на добре обмислен, организиран процес на адаптация, периодът на развитие на служителите се намалява. Те достигат по-рано дадено ниво на производителност и започват да носят печалба на компанията.
2. Намаляване на текучеството на персонала и разходите за заместване
Фактът, че голям брой новоназначени служители напускат през първите шест месеца работа, е добре известен. Причините може да са различни. От една страна това са пропуски в подбора на кадри. Служителите не са подходящи за професионални компетенции, личностни характеристики, ценности и компанията ги отхвърля. От друга страна, това е несъответствие между очакванията на служителя от работата в компанията и реалността. В резултат на това служителят напуска.
Добре изградената система за адаптиране на персонала ви позволява да опознаете по-добре нов служител, неговите способности, очаквания, да подобрите професионалното му ниво, да определите области на най-близко развитие и перспективи за работа в компанията. Това е печеливш процес както за компанията, така и за служителя.
3. Спестяване на време за непосредствения ръководител и обикновените служители
Чест антиаргумент за необходимостта от адаптиране на персонала е липсата на време („Значи няма време, а после доведоха нови...“). Всъщност организираният, обмислен процес на адаптиране на служителите спестява време на мениджърите и обикновените работници. как? Както обикновено, чрез разпределение на функциите и отговорностите. Просто по време на спонтанната адаптация никой не измерва колко време прекарва новодошлият от себе си и служителите, за да получи информация по всеки въпрос. Той отнема служители от работа, докато намери по-свободен и търпелив. И така нататък за всеки въпрос.
4. Появата на нов член на екипа чувство на удовлетворение от работата, намаляване на тревожността и несигурността
Естествено, когато нов служителобясняват всичко, показват, проверяват разбирането, обучават и включват само подготвени в самостоятелна работа, има по-малко грешки в работата му и повече удовлетворение от себе си и от работата. Успехът, подкрепата, вниманието постепенно намаляват тревожността и повишават самочувствието на нов член на екипа.
5. Основата за формиране на ангажимента на служител към компанията
Всяка компания мечтае да има привърженици сред клиентите. А сред служителите? Преди беше обичайно да работиш цял живот на едно място, но сега е модерно да сменяш работата си почти всяка година. квалифициран, професионални специалиститърсят работа в компании, които отговарят на техните очаквания – това вече е устойчива тенденция не само на бъдещето, но и на настоящето в управлението на персонала. Квалифициран персонал е конкурентно предимствовсяка компания. Процесът на адаптация е "второто" впечатление на служителя от компанията след подбора. Тя е по-обективна, балансирана, рационална. С рационалното се работи по-лесно, отколкото с емоциите. Основното нещо е да знаете какви са очакванията на новия служител по отношение на компанията, как той оценява съответствието си с изискванията на компанията, как вижда по-нататъшното си развитие, възможните перспективи. Всичко това, съчетано с успех, внимание, подкрепа и самочувствие, е добра основа за изграждане на ангажираност на служителите.
За да се разработи система за адаптация, е необходимо да имате добра представа за самия процес на адаптация с неговите етапи и посоки.
Процесът на адаптация включва следните етапи:
1. Запознаване: на този етап служителят първо се запознава с фирмата, с непосредствените си задължения, с характеристиките Корпоративна култура
2. Привикване: на този етап служителят научава нормите и правилата, приети в компанията;
3. Асимилация: основната задача на този етап е включването на човек в нова среда, взаимно приемане;
4. Идентификация: последният етап на адаптация, характеризиращ се с максимално сближаване на целите на служителя и организацията.
Ако първите два етапа са по същество крайни, т.е. новите условия рано или късно стават познати, познати, тогава приемането и идентифицирането не се случват веднага и се нуждаят от постоянно укрепване. Така бавно, но сигурно се формира ангажираността на служителите на компанията.
Процесът на адаптиране включва три еквивалентни и взаимосвързани области:
- организационна адаптация;
- социално-психическа адаптация;
- производствена адаптация.
Успешното овладяване на професионални знания и умения е невъзможно, ако служителят не разбира ролята си в организацията, не споделя нейните ценности и нагласи, не вижда перспективите за работата си и изпитва трудности в общуването с останалите членове на екипа. .
Насоки на процеса на адаптация на персонала
| Посока на процеса на адаптация | Организационна адаптация | Социално-психологическа адаптация | Производствена адаптация |
| Същността на посоката на адаптация | Усвояване на писани и "неписани" норми и правила на компанията | Включване в екипа на фирма, отдел | Овладяване на вашите преки функционални задължения |
| Цел на препратката | Приемане от нов служител на ценности, нагласи, принципи на организация без компромис с личните ценности | Най-бързо преодоляване от служителя на естествената несигурност при влизане на ново място | Овладяване на системата от професионални знания и умения от нов служител и тяхното ефективно прилагане в практиката |
| Необходими действия за насочване | - Запознаване на новия служител с политиката на компанията (мисия, цели, корпоративна култура, традиции, условия на труд, форма на заплащане и др.) - Запознаване с организационната структура, мястото, функциите и ролята на новия служител за постигане на успеха на компанията - Предоставете информация за служителите, с които новият служител ще взаимодейства (роля, функции, къде могат да бъдат намерени, как да се свържете, какви въпроси да се свържете) - Осигурете "писани" фирмени правила (общи инструкции, стандарти за качество на обслужване, вътрешни разпоредби и др.) |
- Представете новия служител на ръководството и прякото ръководство на компанията - Представете и запознайте новия член на екипа с персонала на отдела - Представете и запознайте новия член на екипа със служители от други отдели, с които той постоянно ще си сътрудничи - Разкажете на новодошлия за служителите, с които работи: характер, хобита, постижения и др. - Провеждане на неформална процедура за влизане във фирмата/отдела - Участие на нов служител в празнични, културни и социални събития на компанията - Провеждане на обучения за изграждане на екип |
- Обяснете на новия служител основните задачи и непосредствените отговорности; - Запознайте се с длъжностната характеристика и други инструкции за работа - Обсъждане на целите и показателите за изпълнение за периода на адаптация и за бъдещето - Провеждане на обучение за нов служител (въвеждащ курс, обучения, надзор и др.) - Прикрепете нов служител към ментор и провеждане на стаж - Включване в самостоятелна работа |
Това е примерен списък с действия. Компанията трябва да формира свой собствен списък от действия във всяка посока. Ако пристигне нов служител, няма да се налага трескаво да мислите какво друго да правите, на кого да подадете, какви документи да подадете за проучване. Ще бъде необходимо само да се коригират необходимите действия в зависимост от позицията, на която идва новият служител.
Важна роля в адаптацията на нов служител играе управлението на процеса на адаптация.
Управление на процеса на включване, както управлението на всичко друго, включва същите функции: планиране и организация, мотивация, контрол, оценка.
Планът за адаптиране на служителите ви позволява да организирате всички необходими действия във всяка посока в определен ред, да определите формите за тяхното изпълнение, изпълнители и срокове. Това ви позволява да организирате по-добре процеса на адаптация, да разпределите оптимално време и отговорност.
Примерен план за адаптиране на служителите
| събития |
Изпълнител |
Формата |
Време |
| Съставяне на характеристики въз основа на резултатите от интервюто | Мениджър човешки ресурси | Писмена справка | Преди да отидете на работа |
| Подготовка на документи (заявление, История на заетостта, Договор) | секретар | писмено | в рамките на 5 дни |
| Запознаване на новодошлия с политиката на компанията (мисия, цели, вътрешна корпоративна култура, традиции, условия на труд, форма на заплащане и др.) |
Разговор | ||
| Обяснение на основните задачи на дейността и непосредствените отговорности | Непосредствен ръководител | Разговор | на предварителното интервю |
| Подготовка на работното място | секретар | 1-ви работен ден | |
| Входен ритуал: - Представяне пред колеги - Поставяне на информация за служителя на щанда - Присъствие на срещата - Общ чай |
Ръководител | на срещата | 1-ва седмица на работа |
| Назначаване на ментор | Ръководител | Устно | на 1-вото заседание |
| Запознаване с видовете отчетност (бланки, формуляри, процедури); отговори на въпроси | Наставник | Пакет документи, Разговор |
1-ва седмица на работа |
| Правила за работа с офис техника | секретар | Практическа демонстрация | 1-ва седмица на работа |
| Въведение в компютърната база данни | секретар | Практическа демонстрация | 1-ва седмица на работа |
| Запознаване с работната група, участие в проекти | Непосредствен ръководител | на срещата | колкото е необходимо |
| Периодичен мониторинг на качеството и изпълнението | Наставник |
при среща, личен контакт | колкото е необходимо |
| Междинно интервю по проблемите на адаптацията, идентифициране на възникващи трудности | Наставник |
Личен контакт | след 1-1,5 месеца |
| Провеждане на предсертификационен разговор (планиране на кариера) | Пряк ръководител, мениджър Човешки ресурси |
Личен контакт |
след 0,5 години |
| Съставяне на план-доклад за заверка | Нов служител (с помощта на ментор) |
писмено | |
| Сертификация | Управление | Интервю | след година |
Много е важно планът да представя конкретни действия, срокове и изпълнители.
Пример (продължение): Опитът от въвеждането на търговските представители е показал на ръководството важността на този процес и необходимостта от управлението му. Нови служители дойдоха в компанията един по един за топ позиции: търговски директор, финансов директор, маркетингов директор. След обсъждане с ръководството на задачите и показателите за изпитателния срок, всеки от директорите предписа своя план за адаптация.
Но един план за адаптация не е достатъчен, необходим е постоянен мониторинг и оценка на работата на новите служители.
Пример (продължение): Набирайки нови служители за висши позиции, компанията се фокусира върху „суперперсонал“. Следователно ръководството не се е намесвало в работата на директорите. До края на изпитателния срок на един от директорите се оказа, че са изпълнени само 3 точки от плана от 25 точки. Няма подобрения освен въвеждането на система за планиране и отчетност в търговския отдел. Ръководството на компанията беше принудено да уволни търговския директор. Други директори, колеги, научени от опит, изготвиха доклади за адаптация, приложиха всички „веществени доказателства“: разработени документи, показатели за изпълнение в тяхната област, отчети на подчинени и др.
Моралната подкрепа и мотивацията на нов служител за преодоляване на трудностите при присъединяването към компанията играе важна роля в адаптацията на персонала.
Пример (продължение): Новият търговски директор беше наблюдаван по-стриктно, резултатите бяха запитвани всяка седмица, което позволи на ръководството да бъде „в крак“. Но самият директор веднъж призна на мениджъра по човешки ресурси: „Офисът беше показан, задачите бяха обсъдени, планът беше написан и след това бяха хвърлени „като коте в ледена дупка“. Те изискват, не обясняват нищо, те не помагат. не се приема от компанията.
Добър инструмент за наблюдение, оценка и мотивиране на нови служители е обратната връзка за свършената работа: какво е минало добре, какво може да се направи по-добре и как. В допълнение, редовната обратна връзка ви позволява да проследявате настроението на новите служители, техните впечатления от работата, екипа, да разберете как очакванията на нов служител от компанията и реалността съвпадат и др. относно успешно завършваненов служител на етапа на адаптация може да се прецени по следните показатели:
- работата за служителя е станала позната, тоест не предизвиква чувство на напрежение, страх, несигурност;
- получили необходимия обем знания и умения, необходими за работа;
- новият служител достигна определеното ниво на показатели за ефективност;
- поведението отговаря на установените изисквания;
- новият служител изрази желание да се усъвършенства в професията и свързва бъдещето си с тази работа, компанията;
- успехът в работата се проектира върху чувството житейски успех;
- установени приятелски отношения с някои членове на екипа и равни отношения с групата.
Важен въпрос в процеса на адаптация на персонала е поемането на отговорност за резултатите от етапа не само от компанията (изпълнителите), но и от новия служител. Адаптирането на персонала изобщо не означава да водите нов служител за ръка и да му поставяте необходимите документи навреме и т.н.
Например: компания с широка мрежа от клонове проведе обучение и стажове за нови служители. След това всички бяха разпределени в клонове и работиха един месец в клонове, които не бяха отворени, разработвайки технологията за работа без поток от клиенти. В един клон инструкторът-наставник помагаше на новодошлите само ако възникнаха въпроси, които не бяха в обучението и инструкциите. Всеки случай беше използван като обучителен случай. В друг клон инструкторът-наставник отговори на всички въпроси на новите служители. Те го използваха и не се опитаха да запомнят инструкциите. В резултат на това по време на официалното откриване първият клон работи тихо, а във втория инструкторът-наставник беше „разкъсан“ между служителите, без да има време да коригира грешките и да успокои възмутените клиенти.
Нека да обобщим. Успехът на процеса на включване зависи от:
- Като добре обмислен и организирана системаадаптация на персонала;
- Нивото на качество на професионалната адаптация на нов служител: обучение, стажове, наставничество;
- Обективност на оценката на новите служители (както в процеса на подбор, така и в процеса на адаптиране на служителите);
- Престиж и привлекателност на работата в тази позиция, отдел, фирма;
- Гъвкавост на действащата в организацията система за обучение на персонала;
- Характеристики на социално-психологическия климат, който се е развил в компанията;
- Личностни характеристики на адаптивния служител и др.
Така че системата за адаптиране на персонала е необходима както за новия служител, така и за самата компания. Системата за адаптиране на персонала позволява и на двете страни да се опознаят и разберат по-добре. Успехът и на двете страни на етапа на адаптация зависи от това дали служителят ще остане в компанията, дали в крайна сметка ще стане неин привърженик.
Страница 2 от 3
Програмата за адаптиране на нови служители трябва да включва адаптационни дейности, време и отговорностза изпълнението им длъжностни лица.
Мерки за адаптациявключват
опознаване на компанията
запознаване с документите, регламентиращи работата,
обучение за работа със специфични софтуерни продукти и оборудване,
доставка на компенсации на нови служители според получената информация .
Ако на служител е назначен изпитателен срок, тогава има смисъл да се включи в списъка с мерки за адаптация
съгласуване на работен план за пробен период и
.
Запознаване с компанията, може би най-известният и разбираем компонент на адаптацията. Това включва предоставяне на новодошлите на информация за историята на компанията, нейния бизнес, мисия, визия и цели. Някои предприятия имат цели исторически музеи, много компании имат сайтове, където всеки може да се запознае с такава информация, разпространяват се и наръчници за начинаещи, има визуални презентации на компании работодатели. Ако вашето предприятие не разполага с нито едно от тези средства, достатъчно е да кажете на лицето с няколко думи кога е създадена фирмата, какви са спецификите на нейния бизнес, основните му постижения и планове.
Не забравяйте да запознаете новия служител с организационната структура на компанията, поне с тази част от нея, представа за която той ще има нужда в работата си. Служителят трябва да получи информация за местоположението на звената, за имената и начините за контакт със служителите, контактите, с които ще са му необходими при изпълнение на задълженията му.
Много е важно лично да запознаете новодошлия с тези от служителите, с които той ще взаимодейства директно. Ако се очаква дистанционно взаимодействие, също така е препоръчително да информирате служителите за нов колега и да му кажете за тях.
Има и много проста, но много важна "ежедневна" информация, която със сигурност трябва да стане известна на служителя от първия ден на работа. Те включват разположението на трапезарията, кухнята, тоалетните, правилата за използване на хладилника, контрол на достъпа и др.
Втората група мерки за адаптация е запознаваненоводошъл с документи, регламентиращи работата му.
Кодексът на труда предписва служителя да се запознае с местните регулаторни правни актове (по-нататък - LNLA) на организацията преди подписване на трудовия договор. Задължителни LNLA са вътрешните правила работен график, Наредба за личните данни, Наредба за възнагражденията. Работодателите също имат право да разработват други LLA, например Наредби за търговската тайна, длъжностни характеристики и др. По правило запознаването на нов служител с документи, които имат статут на LNLA, е отговорност на служителя, отговорен за обработката на процеса на наемане. Тази процедура значително допринася за адаптирането на служителите към ново място на работа, но едва ли има смисъл да се включва в програмата за адаптиране, тъй като е ясно предписано кодекс на трудаи е част от процеса на набиране на персонал.
В същото време в повечето организации има документи, които нямат статут на LNLA, а по-скоро строго регулират труда, например описания на бизнес процеси, работни инструкции, ключови показатели за ефективност и т.н., както и неофициални документи, които предоставят допълнителни ползи за служителите, например Наредби за преференциално закупуване на стоки и др. Запознаването с такива документи е включено в програмата за адаптиране. Също така има смисъл да се предвиди в програмата повторно и по-подробно запознаване с официалните LNLA, които са пряко свързани с служебни задълженияслужител, а именно с длъжностната характеристика, Наредбата за възнагражденията (ако предвижда бонусна схема в зависимост от ключови показатели) и т.н. Лицето, отговорно за запознаването на нов служител с такива документи, като правило е неговият пряк ръководител, тъй като именно той е най-запознат със спецификата и показателите за изпълнение на определена длъжност.
Списъкът с документи, с които начинаещият трябва да се запознае, ще бъде различен във всяка организация. Но въпреки спецификата на компаниите, този списък трябва да включва всички разпоредби, разпоредби, инструкции, справочници, които са пряко свързани с работата на нов служител.
Третият блок от мерки за адаптация е обучение за работа с корпоративни електронни софтуерни продукти: корпоративни информационни системи, системи електронен документооборот, специфични версии на общи счетоводни програми (1C и др.), системи за описание на бизнес процеси. Спонтанното запознаване с такива инструменти в процеса на работа без предварителна подготовка е изпълнено не само със стрес за начинаещите, но и с грешки в информационни системиче могат да направят. Като се има предвид доста високата сложност на такива програми, трябва да разберете, че дори опитен потребител на компютър се нуждае от определено време, за да ги овладее, и в програмата за адаптиране запазете достатъчно време изключително за тази задача.
Отговаря за обучението софтуерни продуктиможе да има непосредствени ръководители, HR-специалисти, специалисти от отдела за информационни технологии.
Ако в работата се използва специално оборудване (например скенери, слушалки и др.), препоръчително е да включите обучение за работа с него в списъка с мерки за адаптация.
Важно е не само да предоставите на новите служители цялата необходима информация и да ги обучите, но и да получите от тях обратна връзкада се провери колко са научили предоставената информация и са придобили необходимите умения. Тази цел се обслужва от четвъртия блок от мерки - преминаване на тестове. Разбира се, думата "офсет" звучи някак смущаващо и строго и можете да я замените с всяка друга, която отговаря на значението. Но същността трябва да остане: необходимо е да се разбере колко успешно новодошлият е усвоил информацията, необходима за работа. Това може да стане в непринуден разговор, в процеса на наблюдение на работата на нов служител или под формата на тест с билети и практически задачи. Формата на проверка зависи от конкретните условия, важно е да се планира време в програмата за адаптиране, за да се контролира усвояването от начинаещия на най-много важни документии умения.
Ако служителят е на изпитателен срок, тогава програмата за адаптация може да включва такива процедури като одобрение на работния план за изпитателния периоди наблюдение на изпълнението на работния план за пробния период. Физиологичната и социалната адаптация на служителя към ново място на работа и професионалната адаптация, т.е. включване директно в самата работа, се извършват едновременно. Добре организираният изпитателен период е ключът към успешната професионална дейност на ново място и адаптацията като цяло. Ето защо считаме за целесъобразно в програмата за адаптация да бъдат включени мерки, свързани с планиране и проследяване на резултатите от изпитателния срок.
ПЪЛНО ИМЕ. ___________________________
Позиция регионален представител.
Поделение Районен отдел.
Ръководител ______________________________
Наставник _________________________________
Дата на постъпване на работа "___" ___________ 20__ г.
Пробен период от три месеца
от "____" ____________ 20__ г. до "____" _____________ 20__ г.
Задачи за изпитателния срок:
1) изпълнение на приетите месечни планове за продажби (в рубли);
2) приемане на територията;
3) запознаване с клиентската база, лично запознаване с ключови клиенти;
4) определяне на потенциала на поверената територия;
5) запознаване със служителите в регионите;
6) запознаване с вътрешните правила и процедури на регионалния отдел.
Мерки за адаптация
| Събитие | Време за среща | Отговорен служител | Подпис за изпълнение |
| Инструктаж за вътрешните правила на компанията | Мениджър човешки ресурси | ||
| Запознаване с компанията и служителите | Наставник | ||
| Добре дошли! обучение | Мениджър човешки ресурси | ||
| Обиколка на завода | Мениджър човешки ресурси | ||
| Обучение по техника на продажби | Мениджър човешки ресурси | ||
| Обучение "Наставничество" | Мениджър човешки ресурси | ||
| Приемане на поверената територия: история на продажбите, текуща ситуация, планове за бъдещето | Наставник | ||
| Запознаване с правилата и процедурите: условия и алгоритми за изчисляване на бонуси, заплати, изготвяне на отчети, проекти, финансови документи | Наставник | ||
| Запознаване с реда на взаимодействие на отдела по продажбите с други отдели (проучване на бележките) | Наставник |
Мерки, които трябва да бъдат изпълнени
| Време за среща | Събитие | Отговорен служител | Подпис за изпълнение | Коментирайте |
| Документация в отдел "Човешки ресурси". | Мениджър човешки ресурси | |||
| Проверка на познаването на асортимента на фирмата | Мениджър човешки ресурси | |||
| Командировки в региона | Наставник | |||
| Запознаване с ключови клиенти | Ръководител | |||
| Запознаване със служителите в регионите | Ръководител | |||
| Интервю с управител след първия месец от изпитателния срок | Ръководител | |||
| Определяне на крайната дата на изпитателния срок | Ръководител |
Подпис на управителя
Подпис на ментора
Запознат с програмата
(подпис на служител)
"_____" _______________ 200___
_______________________
Приложение 2
трудова книжка
1. Поздрави от изпълнителния директор.
2. Нашата компания:
историята на развитието на компанията; големи постижения;
визия, мисия, корпоративни ценности;
· стратегически приоритети за развитие;
· организационна структуракомпании;
колегиални органи на управление.
3. Нашите служители:
ръководители на компанията;
най-добрите служители.
4. Нашият живот:
годишен корпоративни събития;
· кодекс на корпоративната етика.
5. Нашите правила:
правила за вътрешния трудов ред;
концепция търговска тайна;
оценка на работата на персонала;
· обучение;
· социална програмаза персонала;
награди за успех в работата;
правила за работа с документи;
дисциплинарни мерки.
6. Телефонен указател.
7. За протокола.
________________________
Интернет портал HR-Portal: http://www.hr-portal.ru/adaptation_doc/
Приложение 3
Напомняне за нов служител
Фамилия име
Подразделение
Скъпи, ______________!
Днес е вашият първи работен ден и ние ви пожелаваме да станете пълноправен служител на нашата компания.
Вашият пряк ръководител: __________________
Телефон: _____________
Вашият ментор: ______________
Телефон: _____________
Работно време: от ___ до ___.
Обяд от ___ до ___ на сменен график.
В случай на неявяване на работа е необходимо да докладвате причините за отсъствието си на прекия ръководител преди ___ часа.
Заплатасе таксува два пъти месечно: ___ и ___ номера.
Отпуските във фирмата се осигуряват според графика на отпуските. Ваканционният период е 28 календарни дни. Препоръчително е ваканцията да се раздели на два периода по 14 дни.
При промяна на мястото на регистрация и пребиваване, промяна на състава на семейството е необходимо да се предостави информация на инспектора по персонала в рамките на пет дни.
Всички заявления и бележки трябва първо да бъдат одобрени от вашия преки ръководител.
Ако имате въпроси, можете да се свържете с вашия ментор, ръководителя на отдела или отдела за персонала.
С пожелания приятен ден,
_____________________________.
_______________________
Интернет портал HR-Portal: http://www.hr-portal.ru/adaptation_doc/
Приложение 4
Книга на лидера
1. Съобщение от изпълнителния директор.
2. Цели, задачи, ресурси на фирмата.
3. За фирмата.
4. Контроли.
5. Структурата на ръководството.
6. Раздели:
финанси;
· Управление на персонала;
· техническо развитие;
· връзки с обществеността;
· офис работа.
Всеки раздел включва:
позиции;
поръчки;
регламенти;
формуляри на документи;
· учебни материали.
Интернет портал HR-Portal: http://www.hr-portal.ru/adaptation_doc/
Програмата за адаптация е набор от специфични действия, които трябва да бъдат извършени от служителя, отговорен за адаптацията.
Управлението на процеса на адаптация е въздействие върху факторите, които определят неговия ход, време и намаляване на неблагоприятните ефекти. В различните учебници има различни синоними на програмите за адаптация – те се наричат още програми за ориентиране или просто ориентировъчни. Същността на тези явления е приблизително една и съща. В тази изследователска статия ще бъде използван терминът „програма за присъединяване“, тъй като приобщаването е основен и всеобхватен процес, обхващащ въвеждане и ориентация в организацията. Програмата за адаптация обикновено се разделя на обща и специална, техните кратки описания са представени по-долу.
Общата програма обхваща цялата организация като цяло. Тук са обхванати следните въпроси:
1. Обща представа за компанията: история, цели, приоритети, проблеми, традиции, норми, стандарти, церемонии, ритуали, девизи, лозунги, продукти и довеждането им до потребителя, организационна структура, външни връзки на компанията и вътрешни комуникации, информация за мениджъри;
2. Кадрова политика на организацията: принципи на кадровата политика; принципи на набиране на персонал; области на професионално обучение и повишаване на квалификацията, правила за използване на различно работно време, правила за защита на търговската тайна и техническа документация;
3. Заплащане на труда: норми и форми на заплащане и класиране на служителите, заплащане на почивни дни, извънреден труд;
4. Допълнителни предимства: застраховка, трудов стаж, подкрепа при уволнение или пенсиониране, възможност за обучение на работното място, наличие на столова, бюфети;
5. Здраве и безопасност при работа: (места за оказване на първа помощ, предпазни мерки, правила за противопожарна безопасност; план на застрояване;
6. Служителят и отношенията му със синдиката: условията за наемане, назначаване, преместване, повишение, изпитателен срок, докладване на пропуски в работата и закъснения за работа, права и задължения на служителя, права на пряк ръководител, ръководство и оценка на изпълнението на работата, дисциплина и събираемост, подаване на жалби, комуникация;
7. Осигуряване на нормален живот и функциониране: обществено хранене, наличие на служебни входове, условия за паркиране на лични автомобили;
8. Икономически фактори: цена на труда, цена на труд и оборудване на организацията като цяло, щети от отсъствия, закъснения, аварии.
След изпълнението на общата програма е необходимо да се премине към специална програма, която обхваща въпроси, конкретно свързани с всеки отдел или работно място, и се изпълнява под формата на специални разговори със служители на отдела, в който дойде новодошлият, както и като под формата на интервюта с главата. Включва:
1. Функции на звеното: цели и приоритети, организация и структура, дейности, взаимоотношения с други звена, взаимоотношения вътре в звеното;
2. Длъжностни задължения и отговорности: подробно описание на работата и очакваните резултати, обяснение какво е необходимо тази работа, описание на неговата важност, стандарти за качество на изпълнение на работата и база за оценка на нейното изпълнение, продължителност на работния ден и график, почивки;
3. Необходима отчетност: видове съдействия, които организацията предоставя в какви случаи и как да ги поискате, връзки с местни и национални инспекции;
4. Процедури, правила, разпоредби: правила, които характеризират това звено, докладване на злополуки и опасности, хигиенни стандарти, сигурност и проблеми, свързани с кражби, правила за поведение на работното място, контрол на нарушенията на дисциплината (трудов и административен ред), почивки (за собствени нужди, паузи за дим, обяд, хигиена), ползване на оборудване;
5. Представителство на служителите от звеното.
Тези програми се използват както за първична, така и за вторична адаптация. Адаптирането на служители, които нямат трудов опит, е различно по това, че се състои не само в усвояването на информация за организацията, но и в обучението на самата работа, така че програмата за адаптация трябва задължително да включва обучение. Успешната програма за адаптиране създава работна сила, която е по-способна и силно мотивирана за постигане на целите на организацията. Естествено, това води до повишаване на производителността.
Процесът на адаптация може да бъде разделен на четири етапа, които са описани по-долу.
Етап 1: "оценка на нивото на подготовка на начинаещия." Този етап е необходимо условие за адаптация, тъй като на него се разработва ефективна програма за адаптация. Ако служителят има не само специално обучение, но и опит в подобни отдели на други компании, периодът на адаптация ще бъде по-кратък. Но организациите се различават една от друга и могат да имат различни начини за решаване на една и съща задача, която е необичайна за нов служител. Организационната структура зависи от редица параметри (технология на дейност, външна инфраструктура и персонал), във всеки случай начинаещият се оказва в непозната ситуация в нова организация.
Етап 2: "ориентиране" - практическо запознаване на нов служител с неговите задължения и изисквания, които са му наложени от организацията.
Етап 3: "ефективна адаптация". Този етап се състои от адаптирането на начинаещия към неговия статус и до голяма степен се определя от включването му в междуличностните отношения с колегите. Като част от този етап е необходимо да се даде възможност на новодошлия да действа активно в различни области, като тества върху себе си и тества придобитите знания за организацията. Важно е да се осигури максимална подкрепа на нов служител, редовно да се оценява ефективността на дейностите и характеристиките на взаимодействие с колеги с него.
Етап 4: „функциониране“. Етапът на завършване на процеса на адаптация се характеризира с постепенно преодоляване на производствени и междуличностни проблеми и преход към стабилна работа. При неподготвена програма за адаптация това се случва след 1-1,5 години работа. Ако процесът се регулира, може да дойде след няколко месеца.
Въз основа на всичко казано по-горе могат да се направят следните изводи: програмата за адаптация е набор от специфични действия, които трябва да бъдат извършени от служителя, отговорен за адаптацията. Програмата за адаптация трябва да включва обща и специализирана част, която да обхваща всички аспекти на организацията. На всеки от тези етапи е необходима добре обмислена система за управление на адаптацията, тъй като намалява времето за адаптация на служителите. Необходимостта от управление на адаптацията е свързана с големи рискове и потенциални щети както за производството, така и за работниците. Адаптирането на служители, които нямат трудов опит, е различно по това, че се състои не само в усвояването на информация за организацията, но и в обучението на самата работа, така че програмата за адаптация трябва задължително да включва обучение.