Офис мениджър е служител, който управлява офис. обикновено, този служителте се въвеждат в персонала на централния (главния) офис на предприятието или офиса, в който се намира дирекцията на предприятието.

Основната задача на офис мениджъра е ефективно управлениеофис: неговата логистика, офис работа и най-важното - офис персонал (секретари, референти, преводачи, диспечери по телефона и др.). Често на офис мениджърите на малки фирми е поверена отговорността за водене на кадрови записи - производство (регистрация и счетоводство на офис служители), регистрация на първични счетоводни документи и преговори с посетителите на офиса. На номер търговски предприятияпрактикувана работа с клиенти (сервиз) и координация на продажбите. Сред задълженията на офис мениджъра може да бъде да работи с комунални услуги, с представители на организации обслужващи офис техника.

Основната и съществена разлика между офис мениджър и офис администратор е в правомощията на управление – администраторът по правило не управлява офис служителите, а е само един от тях и изпълнява работата си в сътрудничество с офис персонала.

Офис мениджърът и офис администраторът трябва да притежават следното лични качества, като комуникативни умения, енергия, способност за ясно и ясно изразяване на мислите си, увереност, способност за убеждаване, способност за самоорганизиране (за администратор) и способност за управление на екип (за мениджър), знания чужд езики т.н.

аз Общи положения

1. Офис администраторът принадлежи към категорията на професионалистите.

2. На длъжността офис администратор се назначава лице с професионално образование (висше; средно). Бизнес опит и административна работанай-малко (1 година; 2 години; 3 години и т.н.)

3. Офис администраторът трябва да знае:

3.1. Местоположение на офис пространството.

3.2. Принципи на планиране и проектиране на офис помещения.

3.3. Правила и методи за организиране на работата в офиса.

3.4. Обхват на офис служителите.

3.5. Етиката на взаимоотношенията работна група.

3.6. Бизнес стандарти.

3.7. Принципи на организиране на снабдяването на офиса.

3.8. Законови изисквания към стопанските договори и реда за тяхното сключване.

3.9. Офис техника.

3.10. Правила за използване на офис оборудване.

3.11. Принципи на взаимоотношения с администрацията (комендатурата) на сградата, в която се намират служебните помещения.

3.12. Основи на естетиката, етиката и социалната психология.

3.13. Правила на вътрешния работен график.

3.14. Основи на трудовото законодателство.

3.15. Правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.

4. Назначаването на длъжността администратор на офиса и освобождаването от длъжност се извършва със заповед на ръководителя на организацията.

5. Администраторът на офиса се отчита директно на _________________________________.

6. По време на отсъствие на офис администратора (командировка, отпуск, болест и др.), задълженията му се изпълняват от лице, назначено в своевременно. Това лице придобива съответните права и носи отговорност за правилното изпълнение на възложените му задължения.

II. Работни задължения

Офис администратор:

1. Осигурява подготовката на офиса за работния ден (деактивиране на СОТ, свързване на офис оборудване и подготовка за работа, осигуряване на офиса с канцеларски материали и консумативи).

2. Прави разчети за логистиката на офиса.

3. Украсява Задължителни документиза сключване на договори за: доставка на канцеларски материали, Консумативии друг инвентар, необходим за функционирането на офиса; Поддръжкаи ремонт на офис техника; други услуги.

4. Контролира оформянето на помещенията, следи за изготвянето и пускането на рекламни и други информационни материали в офиса, предназначени за разпространение сред посетителите.

5. Осигурява чистота и ред в служебните помещения.

6. Следи за правилната работа на офис техниката и рационално използванеканцеларски материали и консумативи в офиса.

7. Осъществява контакти с оперативните служби, комунални организацииза ресурсно осигуряване на офис помещения, извършване на ремонтни и други работи.

8. Осигурява правилната поддръжка и експлоатация на офис помещенията в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита.

9. Организира поръчката на самолетни и железопътни билети за служителите в офиса, изпращащи превозни средства.

10. Организира работата в офиса, приемане на входящи и управление на изходящи повиквания.

11. Организира ефективно и културно обслужванепосетители, осигурява създаването на комфортни условия за тях, консултира ги по административни въпроси, предоставя информация и други материали (визитки, ценови листи, брошури и др.).

12. Подготвя материално-техническата база за комплексни преговори с партньори, клиенти, други категории посетители.

13. Води отчет на посетителите.

14. Взема мерки за предотвратяване и отстраняване конфликтни ситуации.

15. Изпълнява отделни служебни задачи на прекия си ръководител.

16. Подготвя офиса за затваряне (гаси осветлението и офис оборудването, активира СОТ и др.).

III. права

Администраторът на офиса има право:

1. Самостоятелно и на собствена отговорност да изхвърлите в бройразпределени за осигуряване на офиса с необходимия инвентар.

2. Дават предложения на ръководителя на предприятието за подобряване на работата на офиса и предприятието като цяло.

3. Да се ​​запознае с документите, които определят правата и задълженията му в длъжност, критериите за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения.

4. Подписват и заверяват документи в рамките на своята компетентност.

5. Изисква от ръководството на предприятието да осигури организационни и технически условия и изпълнение на установените документи, необходими за изпълнение на служебните задължения.

IV. Отговорност

Администраторът на офиса отговаря за:

1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в границите, установени с настоящия трудовото законодателство Руска федерация.

2. За престъпления, извършени в процеса на тяхната дейност - в границите, установени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

3. За причиняване материални щетипредприятие - в границите, установени от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

Офис администратор е ръководна длъжност, включена в персоналмного големи компании. Разберете как той влияе на работата в офиса, как се различава от обикновения секретар и какво включва неговите отговорности.

От статията ще научите:

Една от основните тенденции на съвременната офис работа е нарастващата скорост на автоматизация. Съвременни технологиизначително опростяват работата на секретаря. Много рутинни и дори интелектуални функции вече могат да се извършват с помощта на компютърна технология. Единственото нещо, което машините все още не са се научили да правят, е да участват активно в управлението на бизнеса. Засега големите компании не могат без офис администратор, който координира работата им и създава оптимални условия за нея.

Каква е разликата между офис администратор и секретар и офис мениджър?

Подобна позиция се появи в домашния бизнес сравнително наскоро. Въвеждането му се превърна в необходима мярка за успешното функциониране на повечето големи компании. По правило при откриване на свободна позиция за офис администратор се посочват същите изисквания като за кандидатите за длъжността офис мениджър или :

• опит в административно-стопанската работа и умения в управлението на персонала;
• допълнително образованиев областта на управлението;
• познаване на офис оборудване;
• Чуждоезикови познания;
• разбиране на спецификата на компанията;
• умения бизнес комуникацияи познаване на бизнес етикета;
• точност, ефективност, устойчивост на стрес;

Между тези две професии обаче има разлики. Администраторът на офиса често действа като мениджър, т.е. той ръководи административното подразделение на организацията. Обхватът на правомощията му е много по-широк, както и списъкът със задължения. Той включва редица управленски и дори контролни функции. На този служител, както и на офис мениджъра, могат да бъдат възложени икономически функции, но те не са приоритетни.

От офис мениджър до проектен администратор: Тенденции в професиите

Понастоящем в административната дейност на офис служителите е имало . От спомагателни функции постепенно преминава в категорията на управленските дейности.

Все по-често на административните работници се възлагат традиционните задължения на администратор на проекти:

1. Планиране и изпълнение на конкретни проекти;
2. Участие в дейността на различни комитети от комисии, създадени за решаване на стратегически въпроси на компанията;

Администраторът на проекта е служител, който отговаря за поддържането на документация, подпомага дейността на ръководителя на проекта, по отношение на планирането и контрола на работата, предоставяйки на участниците необходимата информация за успешното приключване на работата. Много мениджъри в големи организации са в центъра на пресечната точка на информационните потоци и извършват оперативна дейност информационна поддръжкауправител и служители на фирмата.

Длъжностна характеристика на офис администратор

Основният местен нормативен документ, уреждащ работата на офис администратора, е описание на работата. Той ясно определя неговите задължения, права и сфера на отговорност. Освен това в този документопределя изискванията към кандидата във връзка със степента на образование и професионални умения.

В много компании длъжностните характеристики се разработват въз основа на съществуващите инструкции за секретаря и офис мениджъра, допълвайки ги , описващ административните функции на този работник. Съществената разлика между управителя е, че той има редица управленски правомощия: ръководи офис служители, деловодство и логистика.

Отговорности на офис администратор

Задълженията на офис администратора се регламентират от длъжностната характеристика. По правило той има широк спектър от правомощия и изпълнява функциите на организационен и контролиращ специалист. В много организации функциите на секретар, мениджър доставки и мениджър се комбинират в една позиция. AT големи компаниитози специалист се превръща в лидер, на когото са подчинени: секретариат, куриери, деловодители, обслужващ персонал.

Предлагаме кратък списък със задълженията на офис администратора, които могат да бъдат включени в неговата длъжностна характеристика:

Подготовка на офиса за деня

Рутинната работа на офис администратора започва с подготовката на офиса за новия ден. Пристигайки на работа, той се деактивира система за сигурност, свързва офис техника, проверява наличността на необходимите консумативи и канцеларски материали. След това трябва да анализира списъка на посетителите и да се подготви за срещата им: да провери състоянието на рецепцията, да се увери, че има рекламни и други материали, да подготви заседателни и конферентни зали.

Прочетете също:

Изготвяне на разчети за обезпечаване на офиса с всичко необходимо за работа

Полезна статия:Относно, , прочетете в електронното списание.

Това могат да бъдат както периодични, така и еднократни нужди, информацията за които може да бъде получена по три начина:

Според ситуацията (закупуване на канцеларски материали без отчитане на разходите им);

По заявка (нуждите се определят чрез събиране на заявки);

Системност (вземат се предвид не само исканията на персонала, но и действителното състояние на нещата);

Поддържане на чистота и ред

Офис администраторът е служител, чиито служебни задължения включват сключване и подновяване на договори с фирми за почистване, координиране на работата обслужващ персонал. Той трябва да разгледа предложенията, да съгласува избора на фирма с ръководството, да подготви необходимата документация за сключване на договора. Мениджърът трябва да избере подходящата честота на почистване, да посочи времето и продължителността му.

Контакти с оперативни служби

Често едно от задълженията, предписано в длъжностната характеристика на офис администратора, е установяването на контакти с оперативните и комунални служби. Това зависи от ресурсното осигуряване на помещенията, навременните ремонтни дейности, . Той отговаря за съответствието на състоянието на помещенията с правилата и нормите на промишлената санитария и противопожарната защита.

Транспортна експедиция

Ако организацията разполага с контролна зала и , транспортен отдел, те често се прехвърлят на офис администратора. В някои компании заемащият тази длъжност отговаря за бързото предаване на информация, оптимизирането на маршрута, наблюдението на състоянието и разпределението на натоварването, т.е. частично изпълнява задълженията на логистик.

Организация на деловодството

Областта на отговорност на опитен мениджър често включва организацията на работата в офиса, т.е. създаване на оптимални условия за движение, търсене и съхранение на документи. За разлика от секретаря, той не се занимава само с и управление на изходящи повиквания. Систематизира, регистрира, контролира изпълнението на служебната документация.

Офис администраторът постоянно сътрудничи на службата за управление на офиса, а в някои случаи дори е неин ръководител.

Обслужване на посетители

Работните задължения на офис администратора често включват обслужване на клиенти. Той отговаря за съгласуването с посетителите на часа на посещението, , да приеме всички дошли, да организира прием съобразно указанията на ръководството.

Управление на офис персонала

Офис администраторът има редица отговорности, свързани с управлението на персонала под негов надзор. Той се занимава с подбора и назначаването на специалисти от секретариата, планира стратегията и тактиката на работа, изгражда организационна структура. Мениджърът трябва да владее методите за мотивиране на персонала, да знае методите за подобряване на производителността, да бъде модел на професионална етика

Вътрешен контрол

Офис администраторът не само поема редица важни управленски решенияно и следи за тяхното изпълнение. Неговите отговорности включват въвеждането и поддържането на трудовите разпоредби, както и спазването на стандартите за корпоративна комуникация. Той контролира културата на речта на подчинените при общуване с посетители, спазване на правилата на бизнес етикета.

Длъжностна характеристика на администратор- инструкция, посочваща кръга от задачи, задължения, работа, които лицето, заемащо тази длъжност в предприятието, фирмата, трябва да изпълнява.

ТРУДНА ИНСТРУКТАЦИЯ ЗА АДМИНИСТРАТОР ОБРАЗЕЦ

────────────────────────────── (Длъжност)

00.00.0000N000

───────── ───────────────────

(подпис) (инициали, фамилия)

Общи положения

1.1. Администраторът принадлежи към категорията специалисти.

1.2. За длъжността администратор се приема лице със средно професионално образование без предявяване на изисквания за трудов стаж или основно професионално образование и трудов стаж по специалността минимум 2 години. (Примерна длъжностна характеристика на администратор)

1.3. Администраторът трябва да знае:

1.4. Администраторът в своята дейност се ръководи от:

• Харта (Правилник) __________________________________________________;
• тази длъжностна характеристика;
• _____________________________________________________________________

1.5. Администраторът се отчита директно ________________________ (име на длъжността на главата).

1.6. По време на отсъствието на администратора(ваканция, болест и др.), неговите задължения се изпълняват от служител, назначен по предписания начин, който придобива съответните права и носи отговорност за неизпълнение или неправилно изпълнение на задълженията, възложени му във връзка със заместването.

1.7. ___________________________________________________________________.

Функции

2.1. Осигуряване на ефективно и културно обслужване на посетителите.

2.2. Контрол върху безопасността на материалните активи.

Работни задължения

НОАдминистраторът има следните отговорности:

3.1. Извършва работа по ефективно и културно обслужване на посетителите, създавайки удобни условия за тях.

3.2. Осигурява контрол върху безопасността на материалните активи.

3.3. Съветва посетителитепо въпроси, свързани с предоставяните услуги.

3.4. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации.

3.5. Разглеждане на исковесвързани с незадоволителното обслужване на клиентите, предприема необходимите организационни и технически мерки.

3.6. Упражнява контролза правилното проектиране на помещенията, следи за поставянето, актуализирането и състоянието на рекламите в помещенията и върху сградата. (Примерна длъжностна характеристика на администратор)

3.7. Осигурявачистота и ред в стаята и на територията, прилежаща към нея или сградата.

3.8. Контролира спазването от подчинените служители на трудовата и производствената дисциплина, правилата и нормите за защита на труда, изискванията на промишлената санитария и хигиена.

3.9. Информира ръководствотоорганизации за съществуващите недостатъци в обслужването на посетителите, предприетите мерки за отстраняването им.

3.10. Гарантира, че служителите спазват инструкциите на ръководството на компанията.

3.11. ________________________________________________________________ (други задължения).

права

НОадминистраторът има право:

4.1. Участвайте в обсъждането на проекти за решения на ръководството на организацията. (Примерна длъжностна характеристика на администратор)

4.2. В координация с прекия ръководител, включете други служители в решаването на възложените му задачи.

4.3. Искане и получаване от служители на други структурни звена необходимата информация, документите.

4.4. Участва в обсъждането на въпроси, свързани с изпълняваните задължения.

4.5. Изискване от ръководството на организацията да съдейства при изпълнението на служебните задължения.

4.6. _________________________________________________________________ (други права).

Отговорност

5.1. Администраторът отговаря за:

• - за неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - по начина, установен от действащото трудово законодателство на Руската федерация; (Примерна длъжностна характеристика на администратор)
• - за нарушения и престъпления, извършени в процеса на тяхната дейност - по начина, предвиден от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация;
• - за причиняване на материални щети - по начина, предписан от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

5.2. ___________________________________________________________________.

Заключителни разпоредби

6.1. Тази длъжностна характеристика е разработена въз основа наКвалификационни характеристики на длъжността "Администратор" (Единенквалификационен указател на длъжностите на ръководители, специалисти ислужители. Раздел „Обща индустрия квалификационни характеристикипубликацииработници, заети в предприятия, учреждения и организации,одобрени с постановление на Министерството на труда и социалното развитиена Руската федерация от 21.08.1998 г. N 37), _________________________________(подробности за други актовеи документи). (Примерна длъжностна характеристика на администратор)

6.2. Запознаване на служителя с тази длъжностна характеристикаизвършено при постъпване на работа (преди подписване на трудовия договор).Запознаване на служителя с тази длъжностна характеристикапотвърдено от ____________________________________________________________ (ръчно рисувани върху опознавателния лист, който е неразделна частчаст от тази инструкция (в дневника за запознаване с официаленинструкции); в екземпляр от длъжностната характеристика се съхранявапри работодателя; в противен случай). (Примерна длъжностна характеристика на администратор)

6.3. ___________________________________________________________________.

Примерни документи

© Примерна длъжностна характеристика на администратор

					ОДОБРЯВАМ
ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА
00.00.0000		№ 00			(подпис)		(ПЪЛНО ИМЕ.)
Структурно подразделение:	Туристическа агенция
Длъжност:	Офис администратор
					00.00.0000

1. Общи положения

специалисти .

Администраторът на офиса се назначава и освобождава по реда на действащото трудово законодателство със заповед на директора на туристическата агенция.

1.4.1	директно подаване	директори туристическа агенция
1.4.2.	Допълнително подаване
1.4.3	Дава нареждания
1.4.4	Служителят замества	Лице, назначено от директора на туристическа агенция
1.4.5	Служителят замества

2.1.	образование	висше професионално (икономическо) или средно професионално (икономическо)
	работен опит	минимум 3 години опит в туристическия бранш или минимум 3 години опит на икономическа и административна работа
	знания	закон "За основите на туристическата дейност в Украйна", резолюции, заповеди, заповеди, други насоки и регламентивисши и други организации в областта на туризма; местоположение на офис помещения; принципи на планиране и проектиране на офис помещения; правила и методи за организиране на деловодството; обхват на офис служителите; етика на взаимоотношенията в работната група; стандарти за деловодство (класификация на документи, процедура за регистрация, регистрация, преминаване, съхранение и др.); принципи на организация на офис доставките; законови изисквания към стопански договори и реда за сключването им; техническо оборудване на офиса; правила за използване на офис оборудване; принципи на взаимоотношения с администрацията (комендатурата) на сградата, в която се намират служебните помещения; основи на естетиката, етиката и социалната психология; правилник за вътрешния трудов ред; основи на трудовото законодателство; правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита;
	умения
	Допълнителни изисквания

1. офис администратор

3.1 Външни документи:

3.2 Вътрешни документи:

Устав на туристическата агенция, Заповеди и заповеди на директора на туристическата агенция; Правилник за туристическата агенция, Длъжностна характеристикаофис администратор

1. Работни задължения офис администратор

Администраторът на офиса има следните отговорности:

4.1 Осигурява подготовката на офиса за работния ден (деактивиране на алармената система, свързване на офис оборудване и подготовката му за работа, осигуряване на офиса с канцеларски материали и консумативи).

4.2.Прави разчети за логистиката на офиса.

4.3 Подготвя необходимите документи за сключване на договори за доставка на канцеларски материали, консумативи и друг инвентар, необходим за функционирането на офиса, поддръжка и ремонт на офис оборудване и други услуги.

4.4.Осъществява контрол върху дизайна на помещенията, следи за изготвянето и пускането на рекламни и други информационни материали в офиса, предназначени за разпространение на клиенти.

4.5 Осигурява чистота и ред в служебните помещения.

4.6.Следи за правилната експлоатация на офис техниката и рационалното използване на канцеларски материали и консумативи в офиса.

4.7 Установява контакти с оперативни служби, комунални организации за ресурсно осигуряване на офис помещения, ремонтни и други дейности.

4.8 Осигурява правилната поддръжка и експлоатация на офис помещенията в съответствие с правилата и разпоредбите на индустриалната санитария и противопожарната защита.

4.9.Организира поръчването на самолетни и железопътни билети за офис служители, експедиторски превозни средства.

4.11 Организира ефективно и културно обслужване на посетителите, осигурява създаването на комфортни условия за тях, консултира ги по административни въпроси, предоставя информация и други материали (визитки, ценови листи, брошури и др.).

4.12 Подготвя материално-техническата база за провеждане на комплексни преговори с партньори, клиенти, други категории посетители, води отчет на посетителите;

4.14.Взема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации.

4.15.Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител.

4.16 Подготвя офиса за затваряне (изключва осветлението и офис оборудването, активира СОТ и др.).

Офис администратор

					ОДОБРЯВАМ
(име на предприятието, организацията, институцията)					(ръководител на предприятие, организация, учреждение)
ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА
00.00.0000		№ 00			(подпис)		(ПЪЛНО ИМЕ.)
Структурно подразделение:	Организационно-аналитичен отдел
Длъжност:	Офис администратор
					00.00.0000

1. Общи положения

Тази длъжностна характеристика определя функционални отговорности, права и отговорности на офис администратора.

Офис администратор принадлежи към категориятаспециалисти .

Администраторът на офиса се назначава на длъжност и освобождава от длъжност по реда, установен от действащото трудово законодателство със заповед на директора на предприятието.

Позиционни връзки:

1.4.1	директно подаване	директор на компания
1.4.2.	Допълнително подаване
1.4.3	Дава нареждания
1.4.4	Служителят замества	Лице, назначено от директора на предприятието
1.4.5	Служителят замества

1. Квалификации за офис администратор:

2.1.	образование	по-висок; средно професионално
	работен опит	Минимум 1 година опит в бизнес и административна работа; 2 години; 3 години
	знания	Местоположение на офис пространството. Принципи на планиране и проектиране на офис помещения. Правила и методи за организиране на работата в офиса. Обхват на офис служителите. Етика на взаимоотношенията в работната група. Бизнес стандарти. Принципи на организиране на снабдяването на офиса. Законови изисквания към стопанските договори и реда за тяхното сключване. Офис техника. Правила за използване на офис оборудване. Принципи на взаимоотношения с администрацията (комендатурата) на сградата, в която се намират служебните помещения. Основи на естетиката, етиката и социалната психология. Правилник за вътрешния трудов ред. Основи на трудовото законодателство. Правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.
	умения
	Допълнителни изисквания

1. Документи, регламентиращи дейността офис администратор

3.1 Външни документи:

Законодателни и подзаконови актове, свързани с извършената работа.

3.2 Вътрешни документи:

Устав на предприятието, Заповеди и инструкции на директора на предприятието; Наредби заорганизационни и аналитичниотдел, длъжностна характеристикаофис администратор, Правила за вътрешния трудов ред.

1. Работни задължения офис администратор

Офис администратор:

4.1. Осигурява подготовката на офиса за работния ден (деактивиране на СОТ, свързване на офис оборудване и подготовката му за работа, осигуряване на офиса с канцеларски материали и консумативи).

4.2. Прави разчети за логистиката на офиса.

4.3. Оформя необходимите документи за сключване на договори за: доставка на канцеларски материали, консумативи и други инвентарни вещи, необходими за работата на офиса; поддръжка и ремонт на офис оборудване; други услуги.

4.4. Контролира оформлението на помещенията, следи за изготвянето и пускането на рекламни и други информационни материали в офиса, предназначени за разпространение сред посетителите.

4.5. Осигурява чистота и ред в офиса.

4.6. Контролира правилната експлоатация на офис техниката и рационалното използване на канцеларски материали и консумативи в офиса.

4.7. Установява контакти с оперативни служби, комунални организации за ресурсно осигуряване на офис помещения, извършване на ремонтни и други работи.

4.8. Осигурява правилната поддръжка и експлоатация на офис помещенията в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита.

4.9. Организира поръчката на самолетни и железопътни билети за персонала на офиса, изпращане на превозни средства.

4.10. Организира работата в офиса, приемане на входящи и управление на изходящи повиквания.

4.11. Организира ефективно и културно обслужване на посетителите, осигурява им комфортни условия, консултира ги по административни въпроси, предоставя информационни и други материали (визитки, ценови листи, брошури и др.).

4.12. Подготвя материално-техническата база за комплексни преговори с партньори, клиенти, други категории посетители.

4.13. Води отчет на посетителите.

4.14. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации.

4.15. Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител.

4.16. Подготвя офиса за затваряне (изгасва осветлението и офис оборудването, активира алармени системи и др.).

1. праваофис администратор &n

Отдел „Счетоводство и отчетност” относно предоставянето на: § становища за спазване на лимитите на отпуските материални ресурсии техните разходи за структурни подразделенияФирми по предназначение; § предложения за продажба на излишно оборудване и др.; § данни за отчитане на движението на материалните ресурси в складовете на Дружеството; § разчети на разходите за поддръжка на сгради и помещения, в които са разположени структурните подразделения на Дружеството, включително оборудване (асансьори, осветление, отопление, вентилационни системи и др.); § разчети на разходите за закупуване на мебели, битови материали, оборудване, инвентар и др. § установена отчетност. 6.6. правен отделотносно получаването на: § консултации по правни въпроси; § разяснения на действащото законодателство; § заключения за съответствието на представените за правна експертиза документи с действащото законодателство. 6.7.

Длъжностна характеристика на администратор

Офис администраторът трябва да познава: - етиката на взаимоотношенията в работната група; - стандарти за работа в офиса; - местоположение на офис помещенията; -принципи на планиране и проектиране на офис помещения; - правила и методи за организиране на работата на кабинета; - област на дейност на офис служителите; -принципи на организиране на снабдяването на офиса; -основи на естетиката, етиката и социалната психология; - правилник за вътрешния трудов ред; - основи на трудовото законодателство; - законови изисквания към стопански договори и реда за сключването им; -техническо оборудване на офиса; - правила за използване на офис оборудване; -принципи на взаимоотношения с администрацията (комендатурата) на сградата, в която се намират служебните помещения; -правила и норми за охрана на труда; - правила за безопасност, противопожарна защита и промишлена санитария. 2.

Описание на длъжността Администратор

Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител. 16. Подготвя офиса за затваряне (гаси осветлението и офис оборудването, активира СОТ и др.).

III. Права Администраторът на офиса има право: 1. Самостоятелно и на своя отговорност да се разпорежда със средствата, отпуснати за снабдяване на офиса с необходимите стоково-материални ценности. 2. Дават предложения на ръководителя на предприятието за подобряване на работата на офиса и предприятието като цяло.

3.

Запознайте се с документите, които определят правата и задълженията му в длъжност, критериите за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения. 4. Подписват и заверяват документи в рамките на своята компетентност.

5.
Одобрявам ……………………………………………………………………………………….(име на организацията) ………………………… …… ……………….(длъжност) …………….……………………………………(пълно име) “…..” ……………………. 20…..т.т. …………………………………………………………………………..(име, предприятия, организации) 1. Общи положения 1.1. Администраторът се назначава и освобождава от нея със заповед на директора на предприятието.
1.2.

внимание

На длъжността администратор се назначава лице със средно професионално образование без предявяване на изисквания за трудов стаж или основно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко ……………. години. 1.3. Администраторът се отчита директно на …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………. в противен случай официален) 1.4.

Длъжностна характеристика на администратора на търговската зала

Осигурява правилната поддръжка и експлоатация на офис помещенията в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита. 9. Организира поръчката на самолетни и железопътни билети за служителите в офиса, изпращащи превозни средства.

10. Организира работата в офиса, приемане на входящи и управление на изходящи повиквания. 11. Организира ефективно и културно обслужване на посетителите, осигурява създаването на комфортни условия за тях, консултира ги по административни въпроси, предоставя информация и други материали (визитки, ценови листи, брошури и др.). 12. Подготвя материално-техническата база за комплексни преговори с партньори, клиенти, други категории посетители. 13. Води отчет на посетителите. 14. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации. петнадесет.

Длъжностни характеристики

Администраторът трябва да знае: - решения, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши и други органи, свързани с работата на предприятието; - структурата на управление на предприятието, правата и задълженията на служителите, техния начин на работа; - правила и методи за организиране на процеса на обслужване на посетителите; - видове услуги, предоставяни от предприятието; - основи на маркетинга и рекламата; - принципи на планиране и проектиране на помещения, витрини; - основи на естетиката, етиката и социалната психология; - основи на икономиката, организацията на труда и управлението; - трудовото законодателство и защитата на труда на Руската федерация; - правилата за вътрешния трудов ред; - правилата и разпоредбите за защита на труда, безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита; 1.5.
Можете да изтеглите безплатно длъжностната характеристика на офис администратора. Длъжностни задължения на офис администратора, който одобрявам (фамилия, инициали) (име на организацията, нейната организационна - правна форма) (директор; друго лице, упълномощено да утвърждава длъжностната характеристика) 00.00.201_г. т.т. ДЛЪЖНОСТНА УКАЗАНИЯ НА АДМИНИСТРАТОРА НА ОФИСА (име на институцията) 00.00.201_g. №00 1. Общи положения 1.1 Тази длъжностна характеристика установява отговорностите, правата и задълженията на офис администратора (наричано по-долу „предприятието“).
Име на институция 1.2 Лице с професионално образование(висше; средно), опит в икономическата и административна работа минимум (1 г.; 2 г.; 3 г. и др.). 1.3 Администраторът на офиса се назначава на длъжността и се освобождава от нея със заповед на ръководителя на организацията.

Длъжностна характеристика на офис администратор

Информация

Консултира посетителите по въпроси, свързани с предоставяните услуги. 4. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации.

5. Разглежда рекламации, свързани с незадоволително обслужване на посетителите, предприема необходимите организационни и технически мерки. 6. Осъществява контрол върху правилното проектиране на помещенията, следи за поставянето, актуализирането и състоянието на рекламите в помещенията и върху сградата.
7.

Осигурява чистота и ред в помещението и в прилежащата към него или сградата територия. 8. Контролира спазването от подчинените служители на трудовата и производствената дисциплина, правилата и нормите за защита на труда, изискванията на промишлената санитария и хигиена.

9. Информира ръководството за съществуващите недостатъци в обслужването на посетителите, предприетите мерки за отстраняването им. десет.
Отговорност Администраторът носи отговорност: - за последиците от своите решения, които надхвърлят правомощията му, установени от действащото законодателство на Руската федерация, устава на предприятието, други нормативни правни актове; действащото трудово законодателство на Руската федерация; - за извършване на престъпление в хода на дейността си - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация; - за причиняване на материални щети и щети делова репутацияпредприятия - в границите, определени от действащото трудово, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация. 5. Условия на труд 5.1.
В рамките на своята компетентност докладва на прекия си ръководител за всички констатирани в хода на дейността си недостатъци и прави предложения за тяхното отстраняване. 4. Да изисква лично или от името на ръководството на организацията от поделенията на предприятието и други специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на задълженията му. 5. Включете специалисти от всички (отделни) структурни подразделения за решаване на възложените му задачи (ако това е предвидено в правилника за структурните подразделения, ако не, тогава с разрешение на ръководителя на предприятието). 6. Изискване от ръководството на предприятието да съдейства за изпълнението на неговите официални праваи отговорности. IV. Отговорности Администраторът отговаря за: 1.
Сред задълженията на офис мениджъра може да бъде работа с комунални услуги, с представители на организации, обслужващи офис оборудване. Основната и съществена разлика между офис мениджър и офис администратор е в правомощията на управление – администраторът по правило не управлява офис служителите, а е само един от тях и изпълнява работата си в сътрудничество с офис персонала. Офис мениджърът и офис администраторът трябва да притежават такива лични качества като комуникационни умения, енергия, способност за ясно и ясно изразяване на мислите си, увереност, способност за убеждаване, способност за самоорганизиране (за администратор) и способност за управление на екип (за мениджър), владеене на чужд език и др. I. Общи положения 1. Офис администраторът принадлежи към категорията професионалисти. 2.

Длъжностна характеристика на администратор на административна сграда

Администраторът трябва да знае: § решения, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши органи, свързани с работата на Дружеството; § структурата на управление, правата и задълженията на служителите и режима на тяхната работа § правилата и методите за организиране на обслужването на посетителите; § видове предоставяни услуги § основи на икономиката, организацията на труда и управлението; § основи на маркетинга и организацията на рекламата; § оформление и ред на регистрация на помещенията; § основи на естетиката и социалната психология; § трудово законодателство § правила и норми за охрана на труда. 1.6. В своята дейност Администраторът се ръководи от: — Устава на Дружеството; — Заповеди, разпореждания на ръководството на дружеството; — правилник за вътрешния трудов ред на дружеството; - Тази длъжностна характеристика.