Семинари по едо. Корпоративно обучение по внедряване на EDMS. Основни курсове на персонализирани семинари

Единадесети форум „Вътрешно и външно електронен документооборот» , организиран портален сайт, се проведе 24-25 октомври 2019 г(местоположение:Москва, хотел Marriott Novy Arbat, ул. Нов Арбат, 32).

  • само практически случаи
  • 25+ лектори от водещи компании
  • Доклади на представители на държавни агенции
  • Панелни дискусии по най-горещите теми

Има отстъпки за ранно записване. Побързайте да се регистрирате за най-много изгодна цена!

Една от най-ефективните стъпки към дигитализацията на една компания е въвеждането на електронен документооборот, поради което темата за EDI е много актуална. Преходът към EDI в много компании или вече е започнал, или е планиран в много близко бъдеще, важно е сега да знаете за практическия опит на водещи компании.
Ще научите за законодателните иновации, тенденциите на EDI пазара, как да започнете подготовката на фирма за въвеждане на електронно управление на документи, как да оптимизирате съществуващите процеси и как да модернизирате системата - ще научите на Единадесети форум "Вътрешен и външен електронен документооборот".

В рамките на форума на 24 октомври ще се проведе церемонията по награждаването на победителите в конкурса „Най-добър EDI в Русия и ОНД 2019“. Цялата информация за конкурса.

Основни теми на форума:
  • Законодателни промени, нови възможности и тенденции в областта на EDI
  • Иновации на регулатора в EDI на персонала и тяхното практическо приложение
  • Как да използваме EDI за подобряване на ефективността на бизнес процесите в една компания
  • Панелна дискусия: Роботизация на бизнес процесите в електронния документооборот
  • Как правилно да организираме и систематизираме електронния архив
  • Използване на ES: как да се гарантира правната значимост на документите
  • Характеристики на бизнес взаимодействие с EDI оператори
  • Дебат: Роуминг срещу мултиоператор
  • Как да се установи взаимодействие между системата за електронен документооборот и други елементи от ИТ архитектурата на компанията

Публика на форума:

  • Финансови директори
  • ИТ директори
  • Главни счетоводители
  • Ръководители на проекти за внедряване на EDI
  • Специалисти по финансово-счетоводни услуги
  • Данъчни специалисти
  • Адвокати
  • Представители Споделени центровеобслужване

Чуйте обратната връзка от минали участници:

Ирина Шчадилова, Евраз Холдинг

„Организацията на форума на най-високо ниво, ние сме благодарни за такова уместно, ценно събитие в областта на EDI“

Галина Юриева, Халс-Развитие

„Интересна информативна презентация. добра организацияфорум. Благодарение на"

Екатерина Гудалина Добре дошли

„Благодарим ви, че изпратихте вашите желания по темата за прилагането на EDI. Отличен състав на участниците и различни казуси по EDI”

Любов Шишова, Полиметал

„Добре организирано събитие: място, формат на среща и доклади, възможност за комуникация с участниците“

Андрей Дроздов, Commonwealth-Info

„Отлична организация, жива приятелска атмосфера, интересни актуални доклади. Успех в развитието!

Людмила Мануилова, Ranbaxy Laboratories Limited

„Много интересна и полезна конференция. Придобитите знания и опит на други компании ще бъдат приложими в практиката”

Елена Бебешко, Tele2

„Отлично организирано събитие, добре подбрано място, отличен избор на теми и лектори“

Елена Донцова, Селигдар

„За първи път във форума, благодаря за това, че лекторите са практици, научих много нови и ценни неща. Благодаря за страхотната организация"

Елена Литвинова, Регионален аптечен склад

„Високо ниво на организация, възможност за придобиване на опит в други индустрии, възможност за обмен на информация и получаване на интересни контакти“

Андрей Скрил, Севкабел Холдинг
„Организацията на конференцията е на прилично ниво, докладите са интересни, много информативни, стимулира въвеждането на EDI“

Татяна Федяева, Байер
„Много информативна, приятелска атмосфера, много полезна информацияпо отношение на най-добрите практики"

Замира Абдурахманова, Enter Engineering
„Отлична подготовка и представяне на лекторите, ценен практически опит в прилагането на EDMS“

Със закупуването на системата "Е1 Ефрат" вие оптимизирате всички бизнес процеси в компанията. Но за да може системата да ви позволи да извлечете максимална полза от нейното използване, да улесните извършването на цялата работа, а не само на някои от тях (което понякога се случва, главно поради непознаване на функционалността на EDMS), Когнитивният Technologies разработи специални потребителски семинари, които позволяват да научите всичко за системата!

Основните курсове на персонализираните семинари:

  • Потребител "E1 Ефрат"
  • Технолог "Е1 Ефрат"
  • Администратор "Е1 Ефрат"
  • Офис мениджър "Е1 Ефрат"

В рамките на лекционния курс се изучава основната функционалност на системата, работната станция на потребителя, разглеждат се основните потребителски действия в системата. По време на практическите занятия студентите разработват казуси съгл учебни материалидиректно в системата Ефрат E1. Курсът ви позволява да придобиете основни умения за работа с потребителската функционалност на системата. Препоръчва се за всички потребители на системата.

Курсът предвижда изучаване на инструменти и инструменти за настройка на обекти E1 Ефрат (дизайнери на формуляри, маршрути и отчети), както и системна конфигурация. Практическа частКурсът включва развиване на умения за работа с този инструментариум директно в системата E1 Ефрат в съответствие с казусите, включени в методическите материали. Знанията, получени в резултат на слушането на този курс, ви позволяват да работите с всички модули за настройка на системни обекти. Препоръчва се за служители, отговорни за внедряване на системата, разработване на регистрационни и контролни карти на организационни документи, отчети, маршрути, сценарии (скриптове) в RSC и бизнес процеси.

Като част от курса се планира да се изучат средствата и инструментите за настройка на обекти E1 Euphrates (дизайнери на формуляри, маршрути и отчети), както и конфигурацията на системата. Практическата част на курса включва практикуване на уменията за работа с тези инструменти директно в системата E1 Ефрат в съответствие с казусите, включени в методическите материали. Знанията, получени в резултат на слушането на този курс, ви позволяват да работите с всички модули за настройка на системни обекти. Препоръчва се за служители, отговорни за внедряване на системата, разработване на регистрационни и контролни карти на организационни документи, отчети, маршрути, сценарии (скриптове) в RSC и бизнес процеси.

Курсът предвижда задълбочено изучаване на функционалността на системата и разглежда основните действия на потребителя, както в работната станция на потребителя, така и в работната станция на администратора. По време на практическите занятия студентите разработват казуси в съответствие с методическите материали директно в системата E1 Ефрат. Също така студентите получават основни общи административни умения (с изключение на инсталирането на системата на сървъра и потребителските работни станции). Курсът ви позволява да придобиете основни умения за работа с потребителската и администраторската функционалност на системата. Препоръчва се на всички потребители на системата "Е1 Ефрат", които извършват и основно администриране на системата след нейната инсталация.

Лекция + практика Уебинар Семинар за усамотение
Потребител 6 000 рубли на слушател 10 000 рубли 20 000 рубли (до 10 слушатели)
технолог 18 000 рубли на слушател 18 000 рубли не е предоставено
Администратор 15 000 рубли на слушател 15 000 рубли не е предоставено
15 000 рубли на слушател 15 000 рубли не е предоставено

Типичното обучение се провежда в московския офис на Cognitive Technologies и ви позволява да овладеете основната конфигурация на E1 Euphrates.

При обучение на повече от 5 служители в избрания курс на организацията се предоставя 10% отстъпка от цената на обучението.

При провеждане на лекция в класната стая по Когнитивни технологии максималният размер на групата е 12 души, при провеждане на практическо занятие - 6 души.

При обучение на територията на клиента (в същото време, в допълнение към цената на курса, пътни разходи) размерът на лекторската група не е ограничен, размерът на групата в случай на практически урок не трябва да надвишава 10 души.

  • (законодателство, EDS)

    • ECM - лесно или трудно е?

    Днес 100% от документите в офиса се създават в в електронен формат, но въпреки това повече от 80% от създадените документи се разпечатват (за одобрение, запознаване, пускане в експлоатация)! Може ли такъв формат да бъде ефективен? Изглежда, че въвеждането на електронен документооборот е най-разумното действие от страна на вземащите решения ...

    Но потребността на бизнеса от подобрения и автоматизация не се формира мигновено, а едва след получаване на редица сигнали ръководството и отговорните специалисти стигат до извода, че за решаване на текущите проблеми на предприятието са необходими специална информациясистема за управление на съдържанието ( ECM система). Тоест, от него се изисква да управлява информацията на всички етапи от нейното съществуване, докато не остарее.

    За да разберете изразената нужда, да видите практическите ползи от използването на конкретно ИТ решение, е необходимо не само да „пораснете“, но и да разберете как работи ECM системата като цяло. Какви етапи на работа с информация покрива ECM инфраструктурата? Какво може да се направи с информацията на всеки етап? Какви правила управляват процесите на взаимодействие с информацията? Как широката теория се превръща в практика?

    В този раздел на нашия интернет ресурс са събрани и структурирани материали, които просто покриват сложни въпроси, свързани с управлението на корпоративното съдържание.

    Какво е електронен документ, EDMS, ECM

    Има много дефиниции за това какво е електронен документ, EDMS, ECM ... Ще се опитаме да ви дадем най-разбираемите и обемни от тях.

    Електронен документ- това е определен набор от информация (текст, изображение, звукозапис), съхранявана на компютър (Word, Excel файлове и др.). Този набор от информация е придружен от карта с атрибути, точно както книгите в библиотеката са придружени от картотека. По атрибути (заглавие, автор, дата на създаване и др.). документът може да бъде намерен бързо.

    Работния процес(workflow) е последователност от действия на служителите в рамките на определен бизнес процес. Например: последователността от действия е „получаване на документ, регистриране на документ, преглед на документ, изпълнение на документ“, а бизнес процес е „работа с жалби на граждани“.

    Електронен документооборот(EDI) е начин за организиране на работа с документи, при който по-голямата част от документите се използват в електронен вид и се съхраняват централизирано.

    Имате ли нужда от ECM система

    За да прецените дали имате нужда от EDMS или ECM система, отговорете сами на следните въпроси:

    • можете веднага да намерите желан документдокато говорите по телефона с важен партньор?
    • Можете ли да кажете точно кои от предписанията, които сте дали, не са изпълнени към момента, кои са просрочени?
    • Сигурни ли сте, че съществуващата скорост на одобрение на документи създава положителен имидж на вашата организация?
    • Доволни ли сте от обема документи, които са на бюрото ви?
    • можете уверено да кажете къде този моментИма ли документ издаден от вас за одобрение?

    Ако сте отговорили с „не“ на 3 или повече въпроса, тогава е време сериозно да се замислите върху закупуването на EDMS или ECM система.

    Предимства на електронния документооборот

    Прозрачност на бизнес процесите. Системата предоставя възможност за проследяване на етапите на бизнес процесите, което прави всички дейности в организацията абсолютно прозрачни за ръководството и контролируеми.

    Подобряване на изпълнителската дисциплина. Според статистиката 20% от получените задачи не се изпълняват от отговорните за тях служители. Осигурявайки пълен контрол на всички етапи от работата на ръководството, ECM системата влияе пряко върху дисциплината на служителите.

    Намаляване на времето, прекарано от мениджъри и служители. Използването на системата намалява времето, изразходвано за почти всички рутинни операции с документи (създаване, търсене, одобрение и др.). Освен това има ускоряване на документооборота и в резултат на това всички процеси в организацията.

    Гарантиране на поверителността на информацията. Изтичането на поверителна информация може да доведе до милиони загуби за организацията. За разлика от традиционния "хартиен" работен процес, системата ECM осигурява достъп до документи стриктно в съответствие с присвоените потребителски права, всички действия върху документа (четене, промяна, подписване) се регистрират.

    Съответствие със стандартите ISO 9000. Формулирането на управлението на качеството сега се превърна в една от приоритетно решените задачи руски компании. Едно от изискванията за система за управление на качеството (СУК) е прозрачен документооборот и обмен на информация. Предимства от използването на ECM система при настройка на QMS:

    • осигуряване на стриктно съответствие с разделите за управление на документи и записи на ISO 9001:2000;
    • подкрепа за прилагане на регулации от служителите в рамките на описаните бизнес процеси;
    • осигуряване на средства за управленски контрол върху функционирането на СУК.

    Лекота на иновациите и ученето. Благодарение на системата за уведомяване, изградена на базата на системата ECM, можете бързо да донесете нови правила за работа на всички служители. Времето за обучение на новите служители е намалено поради възможността за бързо търсене на необходимата за работа информация (наредби, инструкции и др.). Лесно се променят маршрутите и шаблоните на документи, след което служителите автоматично започват да работят по нов начин.

    Развитие на корпоративната култура. Процесът на внедряване на ECM система установява и поддържа Корпоративна култура. Оптимизирането на взаимодействието на служителите и развитието на хоризонталните връзки водят до изграждане на екип. В същото време нараства отговорността на всеки служител за качественото изпълнение на възложената му задача.

    Растеж на конкурентните предимства. Въвеждането на ECM система пряко засяга конкурентни предимствакомпании пред други играчи на пазара. Повишава се скоростта и качеството на обслужване на клиентите чрез ускоряване на движението на информационните потоци и строг контрол на всички процеси. функционираща дори голямо предприятиестава по-мобилен и по-малко зависим от конкретни "незаменими" служители.

    ECM технологии

    Към управлението на корпоративната информация (или съдържание) може да се подходи както от гледна точка на практиката, така и от гледна точка на теорията. Несъмнено практическите аспекти на ECM са интересни преди всичко поради тяхната бизнес насоченост. Въпреки това, за да могат различни практически въпроси да образуват структурирана система от знания, е необходима теоретична основа за техническия компонент. За да направите това, трябва да обърнете внимание на компонентите на жизнения цикъл, посочени в каноничната дефиниция от речника на AIIM (Асоциация за управление на информация и изображения): улавяне (Capture), управление (Manage), съхранение (Store), защита (Запазване) и доставка на информация (Доставяне).

    Управлението на информацията се извършва през целия жизнен цикъл на информацията: от нейното създаване или получаване от организацията, до доставяне на крайния потребител или унищожаване след изтичане на периода на съхранение. Информацията прониква във всички процеси на организацията, тя се създава и обработва в различни информационни системиах и с помощта на различни приложения, но само ECM подчертава, че трябва да има единен подход за управление на информацията през целия й жизнен цикъл.

    Заслужава да се отбележи, че от бизнес гледна точка, кръговат на животадокумент, етапите, които имат пряко въздействие върху бизнес процесите, са важни, когато документът участва в работни потоци (workflow). От чисто техническа гледна точка тези етапи не носят подчертано семантично натоварване, те се обозначават с общия термин "управление на документи".

    Прочетете повече за технологиите за управление на информация в статиите:

    Функционалност и класификация на EDMS и ECM системи

    Според изявленията изследователска компания Gartner, системите, които поддържат поне три от шестте функции, могат да бъдат класифицирани като ECM:

    • управление на документи (чекиране/чекиране, контрол на версиите, сигурност, групиране на документи и др.);
    • съвместна дейностпо-горе общи документии поддръжка на проектни екипи;
    • сканиране на документи и управление на изображения на хартиени документи;
    • управление на записи за дългосрочно архивиране, автоматизиране на правилата и разпоредбите за съхранение, гарантиране, че записите са в съответствие със законите и разпоредбите;
    • работен поток за поддръжка на бизнес процеси, маршрутизиране на съдържание, присвояване на работни задачи и състояния, проследяване на маршрути и контрол на изпълнението;
    • управление на уеб съдържание за автоматизиране на публикуване, динамично управление на съдържание и управление на взаимодействието с потребителите за тези задачи.

    В съответствие с броя на изпълняваните функции, EDMS се разделят на:

    • системи за водене на записи
    • електронни архиви
    • системи за работни процеси
    • сложни или ECM системи.

    Можете да научите повече по тази тема в заглавията на раздела „Функционалност на EDMS и ECM“:

    Пример за бизнес процес в ECM система

    Как да се сприятеляваме между ERP и ECM системите

    ERP (Enterprise Resource Planning) е стратегия за управление на предприятието, фокусирана върху оптимизиране на ресурсите (производствени, финансови, трудови) чрез информационна система.

    Въпреки че и ERP, и ECM системите работят с корпоративна информация, естеството на тази информация е напълно различно. Базата данни на ERP системите е добре структурирана информация. Документът на ERP системата е добре дефинирана форма (описваща един от ресурсите - финанси, материални активи, производствени съоръжения), където набор от детайли съответства на техните стойности и определена логика на обработка.

    ECM системен документ (единица със съдържание) е предимно неструктурирана информация. За ECM система няма разлика дали е текстов документ, електронна таблица, видео файл или чертеж. Системата еднакво добре ще включва такива документи в бизнес процесите на одобрение, присвояване на права или търсене на желания документ.

    Интегрирането на ERP и ECM в едно предприятие е може би най-естественият и най-малко рисков начин за комбиниране на функционалността на тези системи.

    Прочетете повече за интегрирането на ERP и ECM системи:

    Какво да не очаквате от ECM система

    Понастоящем комплексна автоматизацияпредприятията се изграждат чрез интегриране на няколко системи, всяка от които решава определен набор от проблеми. Ето защо е много важно правилно да се определи какво точно трябва да се внедри във всяка система.

    EDMS и системата ECM са фокусирани предимно върху работа с неструктурирана информация, така че опитите за решаване на някои проблеми в нея ще бъдат неефективни.

    Помислете за най-често срещаните изисквания на клиентите, чието внедряване в системата EDMS и ECM трябва да е разумно.

    Управление на HR записи. Въпреки факта, че управлението на досиетата на персонала е пряко свързано с документите, задачата на тази област не е да управлява самите документи, а да записва и управлява персонала. Необходимо е да се получат различни извадки от персонал (по образование, пол, специалности, дата на приемане / уволнение и т.н.), тъй като тази информация трябва да се съхранява в структуриран вид в база данни, а не под формата на отделни неструктурирани документи . Създаването на всеки документ трябва да се отрази в промяната на състоянието на персонала, следователно, за автоматизация кадрова деловодна работапо-целесъобразно е да се използват специализирани системи за управление на персонала, които могат да бъдат интегрирани с ECM система за съхраняване на неструктурирана информация (автобиографии, снимки, заповеди за персонала и др.). Освен това е полезно да се автоматизират процесите на одобрение на тези документи в ECM системата.

    • Практикум DIRECTUM: Заповеди, приложения, приложения + ECM = Документи за персонала в обращение

    Осчетоводяване на финансови документи. Подобна е ситуацията и със структурирани финансови документи: фактури, товарителници, удостоверения за извършена работа и др. счетоводство, които се основават на първични документи, проектирани са специализирани счетоводни системи, както и специализирани модули на ERP системата. ECM система не може да ги замени, въпреки че сканирането и организирането на електронен архив от сканирани изображения на финансови документи са задачи на EDMS. Необходимостта от внедряване на такива решения обикновено възниква, когато има големи обеми документи и участници в бизнес процеси, които ще работят с финансови документи като с EDMS документи, като се вземат предвид правата за достъп, EDS и др.

    Споделянето на ECM и ERP системи е полезно на следните нива:

    • съхранение на изображения на документи в ECM, които се записват в ERP;
    • съхранение на ERP отчети в ECM, вкл. подписан ЕЦП;
    • координиране на документи и записи на ERP директории с помощта на ECM системата.

    Освен това вече е възможен обмен на финансови документи (фактури, договори, товарителници и актове) с контрагенти в електронен вид. А съхраняването на такива документи в EDMS ще даде допълнително предимство. .

    Полезни материали за изучаване на тази тема ще бъдат:

    Анализ и моделиране на бизнес процеси.

    Като правило системите от клас BPM () се използват за анализиране и моделиране на бизнес процеси. Това са специализирани инструменти за бизнес анализ за предприятие или външна консултантска фирма. Симулираните бизнес процеси могат да съдържат действия, които не са свързани с документи, извършвани ръчно (например доставка на документи с куриер), външни лица (например доставчици) или с подкрепата на други класове системи (ERP, CRM).

    Класическите EDMS могат да предоставят известна информация за анализ на бизнес процесите (например под формата на отчети за забавяне на изпълнението на определени типове задачи). Но това е само малка част от данните, необходими за пълен анализ.

    Препоръчително е да се приложи интеграция на EDMS и системи за моделиране според референтни данни, например типове документи или организационна структура. Освен това ще бъде ефективно използването на EDMS като доставчик на данни за анализ на съществуващи бизнес процеси, които се извършват в EDMS.

    От друга страна, предлаганите на пазара системи за управление на документи често надхвърлят EDMS и се доближават до класа на BPM системите, тогава възможностите могат да включват една или друга функционалност за анализ и моделиране.

    Можете да прочетете повече за позиционирането на ECM системата в раздела.

    Внедряване на ECM система

    Ефект от внедряването

    Оценката на ефекта от ECM проект по същество не се различава от оценката на ефективността на ИТ проект, а оценката на ИТ проект не се различава от оценката на който и да е фирмен проект.

    Понякога компаниите могат да прилагат Информационни технологиипочти без да се замисля икономически ефект. Това е възможно в случаите, когато решаваните ИТ проблеми са очевидни и не изискват допълнителна обосновка. Например закупуване на компютър за секретар или внедряване на счетоводна система. Тук мотивът е зрелостта на технологиите на компанията, без които предприятието просто не може да се счита за ефективно. В други случаи ефектът е почти невъзможно да се изчисли, въпреки че необходимостта от прилагане е извън съмнение. И понякога изчисляването на ефекта струва повече от самата технология (като например предоставянето на служителите на неограничен достъп до Интернет). Във всички тези случаи фокусът е повече върху цената на проекта и потенциала на решението, като например колко лесно внедрената система ще реши други проблеми на компанията.

    EDMS и базираните на него решения не винаги могат да бъдат приписани на системи, по отношение на ефекта от които всичко е ясно. Традиционните методи за анализ на ефективността на използването на активите не са приложими към информацията, както и формулата "съотношението на печалбата към общите разходи е ефективност". Това се дължи на факта, че информацията е нематериален актив, участващ в производството заедно с материалните и трудови ресурси. Въвеждането на ECM система е съпроводено с промяна в бизнес процесите и разходите за труд. Разходите за информационни системи, включително ECM, в повечето случаи са непреки разходи, които могат да бъдат изчислени само за единица продукция, като се използва някакъв модел икономическо планиране, което често е трудно да се формализира.

    Предлагаме ви описание на няколко метода за оценка на ефективността на ECM проекти:

      Внедряването на ECM система обикновено се състои от следните стъпки:

      • организация на проекта, разпределение на персонала (ръководител на проекта и работна група);
      • проучване на предприятието и проектиране на решения за използване на ECM системата;
      • настройка и адаптиране на ECM системата;
      • обучение;
      • пробна експлоатация.

      Предприятието може да организира процеса на внедряване самостоятелно или с участието на трета страна внедряваща компания. В първия случай това ще отнеме повече време и усилия от страна на собствените служители, графикът за изпълнение вероятно ще се забави. Във втория случай ще са необходими значителни финансови разходи за заплащане на услугите на трета организация, но времето и резултатът от проекта ще бъдат по-гарантирани.

      Във всеки случай следните правила са задължителни за успешното изпълнение:

      • активно участие на ръководството в процеса на внедряване и използване на ECM системата;
      • подчертаване и задълбочено обучение ключови служителиза внедряване и поддръжка на ECM системата;
      • организиране на обучение на всички потребители и предоставяне на инструкции за работа със системата.

      Проблеми и рискове при внедряване на ECM система

      В много отношения проблемите и рисковете от внедряването на ECM система съвпадат с проектите за внедряване на други корпоративни информационни системи и водят до следното негативни последици:

      • нарушаване на сроковете на проекта;
      • нарушение на бюджета на проекта;
      • непълно постигане на поставените цели (системата работи, но не напълно: по-малко/по-лошо от планираното);
      • пълно прекъсване на изпълнението (след внедряването системата наистина не работи).

      Специфика на рискапри внедряване на ECM система се дължи на факта, че краткосрочене необходимо повечето от служителите на предприятието да се прехвърлят на напълно нови методи на работа за тях (четене на документи в електронен вид, получаване на решения и подписи на ръководството в електронен вид и др.). Най-характерните рискове от внедряването на ECM система включват:

      • консерватизъм на потребителите, отхвърляне на нови методи на работа;
      • ниска компютърна грамотност на обикновените потребители и висше ръководство;
      • неструктурирани процеси (липса на регулации);
      • недостатъчно/неадекватно техническо оборудване;
      • размито управление на проекти.

      Начини за предотвратяване на рисковетеобщо взето стандартно:

      • подробен идеен проект за функционирането на ECM системата в това предприятие;
      • ясни директиви и личен пример за лидерство;
      • обучение на персонала и оперативна подкрепа при решаване на проблеми.
      • поетапно изпълнение.

      Надеждност и законност на електронния документ

      Обхватът на електронното управление на съдържанието и електронно взаимодействиесега се развива активно. Законодателството също се развива, някои норми се фиксират в него, след като са се установили в живота, някои, напротив, се появяват с въвеждането на законодателни актове.

      Определянето на автентичността и правното значение на хартиения документ е ясна процедура за всеки: документът трябва да има необходимите подписи и печати. Но как да се определи автентичността на електронен документ?

      Създаден за това електронен подпис (ES)- това е реквизитът на електронен документ, предназначен да го предпазва от фалшификация. ES позволява да се идентифицира собственикът на подписа, както и да се установи липсата на промени в електронния документ след подписването му.

      В най-простата си форма ЕР механизмът работи по следния начин. Разпределя се сертифициращ орган (подразделение или външна организация), който с помощта на специализиран софтуергенерира така наречените "ключови сертификати" за всеки потребител. Ключът ES е уникална последователност от знаци. Състои се от частен ключ (достъпен е само за неговия притежател, с негова помощ притежателят може да подпише ES документа) и публичен ключ (достъпен е за всички, по него може да се определи кой и кога е подписал електронния документ ).

      Когато използвате ECM система, всички "трудности", които потребителят може да срещне, са скрити. По правило потребителят трябва просто да избере желаната функция: „Подпишете документа“ (документът, подписан от ES, ще бъде затворен за промени в същото време) или „Получаване на информация за подписи“. легитимност електронни документисе разпознава.

        Ако искате да проучите проблема с използването електронен подпис, вижте раздела.

        Ако искате да изследвате различни областизаконодателство - запознайте се с материалите на руб.

      прощална дума

      Надяваме се, че този раздел ви е помогнал да разберете какво означава електронно управление на документи и дали е време да внедрите ECM система във вашата организация.

      Желаем ви успех в овладяването на нови технологии, а материалите на нашия ресурс винаги ще ви помогнат да намерите отговори на вашите въпроси в областта на EDI.

    Преди няколко години за електронните системи за управление на документи се говореше като за светло бъдеще. Днес те вече се използват активно в частни и държавни предприятия. Но най-важното е, че търсенето на EDMS непрекъснато нараства. електронно управление на документи и как работи, ще разгледаме примера на системи, работещи в Руската федерация.

    Предпоставки

    За да разберете по-добре как функционира една EDMS програма, е необходимо да прегледате основните понятия и задачи. Ключови са факторите, от които зависи изборът на конкретна система.

    Ако организацията може да функционира в условия на неформално управление, тогава няма нужда от управление на документи. С появата на бизнес процеси възниква необходимостта от управление на механизма с помощта на подредена документация. Ако не се справите с документите своевременно, тогава те ще започнат да се натрупват и да се губят.

    Като алтернатива на хартиения носител, специална схемасъхраняване на файлове на сървъра. Но и това не работи дълго. С нарастването на обемите на компанията се увеличава и необходимостта от съхранение и синхронизиране на информация.

    Възниква дилемата дали да се използва стар хартиен носител или EDMS за съхранение на информация. Това, което е толкова важно, можете да получите благодарение електронна система? Увеличете ефективността на организацията.

    Икономичен ефект

    Ефективността може да се увеличи по два начина: намаляване на разходите или увеличаване на резултатите. Документи EDMS ви позволяват да постигнете две цели наведнъж. Тоест внедряването на системата позволява на организацията да харчи по-малко, но да печели повече.

    Намаляването на разходите се осъществява чрез намаляване на разходите за хартия, загуба на време, ускоряване на процеса на обмен на информация, промяна на корпоративната култура.

    За да оцените ефективността, която предоставя програмата EDMS, трябва да изчислите времето, прекарано в документация. Консултантските компании изчисляват, че подобни операции отнемат 20% от работното време. В системата на руската бюрокрация това отнема още повече - 60% от времето. Въвеждането на EDMS ще намали тези разходи поне 10 пъти.

    Офис работа и документооборот

    Тези два термина са взаимосвързани. Съхраняването на записи е термин, който се отнася до официален набор от правила за работа с документи. Някои EDMS системи могат да бъдат персонализирани към правилата на офисната работа, но има и такива системи, въз основа на които вече се формира офисната работа.

    Документът е единица за съхранение на информация в EDMS. Документооборотът се формира от различни източници: други системи, приложения, електронна поща, но преди всичко – от сканиран хартиен носител. Следователно скенерите и другото оборудване са неразделна част от EDMS. Системата съхранява всички документи, поддържа тяхната история, осигурява движение в организацията и извършва бизнес процеси с тях.

    В такава база данни има решение, инструкция и заповед на SED. Чрез тях се управлява организацията. Всеки документ се доставя с "помощ". Наборът от полета във формуляра зависи от вида на документа. B се съхранява като база данни за всяко поле на такава карта.

    Функции и задачи на EDMS

    Програмата за управление на документи е предназначена да решава следните задачи:

    • систематизиране на работата с документи.
    • създаване на документи по образци, тяхното регистриране и съхранение;
    • автоматизация на счетоводството;
    • класификация на документите.

    Нека разгледаме по-подробно функциите на SED. Програмата за работни процеси се използва за:

    • създаване на карти.
    • формиране на текста на документа;
    • запазване на данни във формат pdf или ms word;
    • управление на правата за достъп на потребителите;
    • създаване на маршрути;
    • управление на документооборота;
    • изпращане на известия, напомняния;
    • водене на дневници, справочници, класификатори;
    • формиране на инструкции;
    • търсене и подписване на документи;
    • генериране на отчети.

    Общите системни функции включват:

    • дистанционна работа с документи;
    • използване на СУБД за съхранение на данни;
    • едновременна работа с EDMS;
    • сигурност чрез сертификати, баркодове и персонализация.

    Предимства и недостатъци

    Преминаването към EDMS има повече предимства, отколкото недостатъци. Въпреки това, един лошо организиран проект може да унищожи всички предимства на автоматизацията. Целите на прилагането на EDMS трябва да бъдат постижими. Ползите включват:

    • централизирано структурирано съхранение на информация;
    • еднакъв подход към формирането и обработката на документи;
    • използване на шаблони;
    • Търсене;
    • одит на достъпа.

    Недостатъците включват високи първоначални разходи и строго обучение на потребителите.

    Процеси на обработка на документи

    В EDMS управлението на електронни документи преминава през поредица от етапи, по време на които на документа се присвояват определени свойства. Обработката се извършва както ръчно, така и автоматично. Във втория случай задайте:

    • условия на преход между етапите;
    • разделяне на маршрута;
    • цикли на обработка;
    • стартиране на подпроцеси, таймери, процедури за обработка;
    • зададени са потребителски роли.

    Видове обработка:

    • Създайте документ.
    • Редактиране.
    • Преименуване.
    • Ход.
    • Запазване.
    • Индексиране.
    • Премахване.

    EDMS разходи

    Документооборотът не може да функционира пълноценно без лиценз, сървъри, пълна конфигурация и обучение на всички потребители. Всеки от тези елементи изисква големи парични разходи. Освен това не трябва да забравяме интеграцията на EDMS с други системи, актуализиране на бази данни и софтуер, консултации за техническа поддръжка и други разходи за поддръжка.

    Внедряване на EDMS

    Изпълнението на проекта може да отнеме няколко месеца. Процесът зависи както от броя на документационните процеси, така и от финансовите, организационните и ресурсните възможности. Изпълнението се извършва по следния алгоритъм:

    • създаване работна група, дефиницията на лидера;
    • дефиниране на цели и задачи;
    • проверка на съществуващи процеси на документиране;
    • разработване на технически спецификации;
    • избор на EDMS;
    • сключване на договор за внедряване на EDMS;
    • разработване и утвърждаване на правила за работа;
    • проверка на първоначалното съдържание на директории;
    • предварително тестване на EDMS;
    • обучение на персонала;
    • тестово внедряване на EDMS;
    • анализ на резултатите от тестовете;
    • корекция на грешка;
    • пълно прилагане на SED.

    Грешки при внедряването

    Особено внимание трябва да се обърне на онези процеси, които изискват хартиен документ. Основната грешка е дублирането на хартиен документ с електронен. Това усложнява работата и предизвиква негативно отношение към автоматизацията. Никой не плаща допълнително за двойна работа. Необходимо е да се изграждат автоматизирани процеси без дублиране. Втората грешка е неподготвеността на персонала. Най-често новите процеси се възприемат враждебно. Ето защо е необходимо да се обясни на служителите защо изобщо се въвежда EDMS, така че те съзнателно да подходят към процеса на обучение.

    Технологии за съхранение на документи

    В EDMS електронното управление на документи се състои от атрибути, въз основа на които се извършва търсене, класифициране, групиране и отчитане. Понякога документът се създава по шаблон, понякога - чрез прехвърляне на данни от базата данни. Атрибутите се съхраняват в таблици. Самият файл се поставя в папката за съхранение, информацията от него се поставя в директорията на СУБД. Достъпът до данните е достъпен само за потребители на системата EDMS.

    Какво е вградено сканиране?

    Оперативната обработка на документи с последващото поставяне на техните проби в архива се извършва с помощта на скенери. По време на процеса на сканиране е възможно автоматично да се създаде баркод върху документ и да се регистрира в базата данни с последващо насочване по определен маршрут.

    OCR

    Тази система за управление на електронни документи EDMS преобразува електронно изображение на документ във формат снимка или jpeg в текстов формат. В този случай се използва специален софтуер под формата на самостоятелно приложение или интегриран ESCOM.BPM в EDMS. Какво е ESCOM.BPM? Това е програма за разпознаване на документи, въведени с различни шрифтове. Трябва да се отбележи обаче, че самостоятелните приложения имат повече възможностии разпознават дори ръкописен текст.

    баркодиране

    Тази технология предоставя набор от процедури за създаване и прилагане на графичен баркод към документ. Чрез системния сървър се генерира уникален баркод. Той също така осигурява идентификация на документа, неговия бързо търсенев базата данни и разпространение в места за съхранение. При регистриране на документ върху етикета се отпечатва баркод, съответстващ на идентификатора на електронната карта. Залепва се върху хартиената версия на документа.

    EDS

    Позволява ви да проверите коректността на документа и неизменността на данните. Подписването се осъществява с помощта на криптографски доставчик и софтуерен ключ – сертификат. Последният представлява файл в специален формат, който се регенерира в центъра за издаване на лицензи. За да гарантирате безопасността на информацията, трябва да съхранявате сертификата на смарт карта или I-Token ключове. Те са защитени с ПИН. Ако PIN кодът бъде въведен неправилно няколко пъти, сертификатът автоматично ще бъде блокиран.

    Търсене на пълен текст и атрибути

    Търсенето на атрибути се извършва чрез специална форма за няколко стойности от полетата на картата. Например критерият "Акаунт" търси данни в полето "Получател" или "Подател". В същото време системата сравнява въведените критерии с данните в картите и въвежда в резултата онези карти, които са съвпаднали. Търсенето се извършва, като се вземат предвид точни или частични съвпадения.

    Пълнотекстовото търсене се извършва по данните в самия документ, включително словоформи чрез вградените инструменти на СУБД, като MS SQL SERVER, ORACLE. За пълноценно търсене файловете трябва да бъдат въведени в базата данни във формат на документ (doc), таблица (xls), презентации, съобщения.

    Организация на деловодството

    Организация на деловодството - Това е индустрия за разработване и оформяне на официални документи, организиране на тяхното движение, отчитане и съхранение. Офисната работа е пряко свързана със създаването на документи, разглежда въпросите за движението и отчитането на документи. Правейки и организация на деловодствотоизвършено длъжностни лицакоито отговарят за неговата организация, счетоводство и опазване на документите. Организация на деловодствотосе състои от етапи: 1) първична обработка на получените документи; 2) предварително разглеждане на документи; 3) регистрация; 4) разглеждане на документи от ръководството; 5) направление за изпълнение; 6) контрол на изпълнението; 7) образуване на дела; 8) регистрация на делата; 9) прехвърляне на делата в архива.

    Управленска документация

    В съответствие с GOST R 51141-98 "Офис дело и архивиране. Термини и определения" документална поддръжка управление (DOE) е клон на дейност, който осигурява документация и организация на работа с официални документи. Условия за офис работа и документална поддръжкаконтролите в съответствие с GOST R 51141-98 се използват като синоними, но все още има някои разлики между тях. Първият от тях, офис работата, се използва главно при описание на организационната страна и традиционните методи за работа с документи. второ - документална поддръжкаръководството набляга на компонента на информационните технологии в модерна организацияофис работа и е по-добре да го използвате, когато става въпрос за компютърни технологии за работа с документи.

    Опреснителни курсове за секретари-референти, помощник-мениджъри („Курсове за секретари“, „Курсове за секретари и помощник-мениджъри“)
    Целта на курсовете за повишаване на квалификацията за помощник секретари (“ секретарски курсове », « секретарски курсове и помощник-мениджъри”) - предоставяне на актуална и точна информация за деловодството, научната организация на работата и комуникационните умения. пълен " секретарски курсове », « секретарски курсовеи помощник-мениджъри” (72 учебни часа) е възможност за придобиване на нови знания и умения. Професията на секретар е търсена във всяко предприятие, като правило секретарят отговаря за подготовката на бизнес документи и управлението на документи в секретариата на ръководителя. Предложено " секретарски курсове », « секретарски курсове, асистенти на ръководителя" ще ви позволи да отговорите на абсолютно всички съвременни изисквания, които съвременните работодатели могат да представят.

    Опреснителни курсове за специалисти в областта на предучилищното образование („курсове по деловодство” и „курсове по управление на документи”)
    « Курсове по управление на офис " и " курсове за управление на документи » включва организация на деловодната работа, като се вземат предвид езиковите особености на служебния документ, основите на управлението и архивирането на персонала, етикета и психологията бизнес комуникация, включително изображението на служител на предучилищната образователна институция. " Курсове по управление на офис" и " курсове за управление на документи» ви позволяват да придобиете необходимите умения в подготовката и оформянето на документи за предприятия от всякакъв вид собственост. Слушатели" курсове по офис мениджмънт" и " курсове за управление на документи» специалистите получават държавен сертификат.

    Семинари, кръгли маси, майсторски класове по проблемите на работата в офиса („Семинари за работа в офиса“)
    Предложените програми на семинари, кръгли маси, майсторски класове по проблеми на работата в офиса (" семинари за офис работа ”) са интегрирани информационни и консултантски образователни събития за специалисти в областта на предучилищното образование, съчетаващи клонове на знанието отделно по проблеми в областта на деловодството, научната организация на труда, бизнес етикета и методите за овладяване на професионални умения. " Семинари за офис работа» предназначен за ръководители и специалисти на секретариати, офиси, деловодни и архивни служби на търговски и държавни структури. " Семинари за офис работа» имат практически характер, темите на програмите се избират, като се вземат предвид уместността и нуждите на предприятията и институциите от различни форми на собственост, броя на служителите и сферата на дейност.