Използването на инструменти за щадящо производство в офиса следва същия алгоритъм като в производствени предприятия. Той обаче има своите специфики, вариращи от стройни реализациипреди последващото му използване във вашата компания. В този брой ще се опитаме да положим само малък основен камък за реализацията на идеите за Lean Office.
Стъпки към Lean Office
Първата и може би най-важна стъпка при внедряването на Lean Office е включването на всички служители на компанията в процеса. Помислете за два вида грешки, които компаниите правят на този етап. В първия случай lean производството се налага от висшето ръководство отгоре, може да се каже, насилствено. Във втория случай инициативата идва от служителите, но в същото време ръководството се интересува само формално или изобщо не се интересува от промените, предложени от екипа. В резултат на това, при разлика в целите на служителите и ръководството, всякакви, дори и най-благотворните трансформации са обречени на провал. Ето защо най-добрият вариант за внедряване на lean офис за една компания е да се обсъдят проблемите на компанията заедно със служителите и да се определят приоритетни цели за подобряване на работата.
Втората стъпка е директно в прилагането на Lean инструменти. Крайният етапвнедряването на стройния офис е процес на непрекъснато усъвършенстване. Тъй като поведението на вашите служители се променя, ще трябва да въведете система за възнаграждение, за да маркирате по някакъв начин промените, които се случват. Хората, които лесно се адаптират към промяната, бързо ще я приемат нова система. Те веднага ще видят предимствата му. Тези, които се адаптират бавно към промяната, може да се съпротивляват и да се придържат към старите принципи. Бъдете търпеливи: рано или късно нова концепцияще говори сама за себе си и служителите ще почувстват ползите от нея. Строг офис не може да се постигне с един замах. Трябва да правите много малки, постепенни стъпки всеки ден.
Инструменти за Lean Office
Нека се спрем по-подробно на предложените инструменти на стройния офис. Традиционно всички инструменти могат да бъдат разделени на инструменти за анализ на загубите и тяхното премахване. Както беше отбелязано по-горе, стройният офис е средство за справяне със загубите, така че проблемът с класифицирането и идентифицирането на загубите е ключов. Така че, подобно на загубите при производството на продукти в сектора на услугите, могат да се разграничат същите седем вида загуби: брак, запаси, прекомерна обработка, движение, движение, чакане, свръхпроизводство (допълнителна работа). В допълнение към съществуващи видовев стройния офис добавете нови загуби, свързани с загубите работна сила. Примерите включват: пропуснати срокове на проекти, неравномерно разпределение на натоварването поради недостатъчна квалификация на персонала, чести отсъствия и текучество на персонала, неадекватна система за управление на изпълнението, недостатъчна оценка на професионалните умения преди наемане.
В представената диаграма (фиг. 1) можете да видите колко време е необходимо за загуба и създаване на стойност за компанията, клиента.
Ориз. 1. Структура на времето
Както виждаме, по-голямата част от работното време се изразходва за загуби, а само 1/8 - за създаване на стойност и съответно за реализиране на печалба. Сега да преминем към инструментите за справяне със загубите в офиса.
5S
Най-разпространеният инструмент е 5S система- система за рационализация на работното място. Неговото поетапно внедряване звучи така: сортиране, поддържане на ред, поддържане на ред, стандартизиране и запазване на постигнатото.
Изчисляване на времето на Takt
Изчисляване на времето на Takt. Takt time показва колко бързо трябва да работят процеси или служители, за да отговорят на нуждите на клиентите. Съответно работата на офиса трябва да бъде съобразена с темпото на работа на вашите клиенти. Този показателизчислява се индивидуално по специална формула. Това се отразява на работните процеси, протичащи през деня. Например при изчисляване според формулата за хранене търговско предложениетрябва да отнеме само три минути, фактурирането две минути и т.н.
Стъпка
Стъпка- оптималното време за придвижване на определено количество работа през потока от стойности. Изчисляването на стъпката се състои в определяне на тактовото време и оптималното количество работа за придвижване на потока. Ако времето за такт е 8 минути и оптималното количество работа е 30 листа, тогава теренът ще бъде 240 минути.
Стандартизация на работното място
Стандартизация на работното място- важно условие за свободното протичане на потока в организацията е максималното удобство на всеки служител. Подобно на производството, стройният офис предлага набор от прости правиларазполагане на работни места, предмети на масата, шкафове с документи.
Изравняване на работното натоварване
Изравняване на работното натоварване. Най-важният фактор за загуба на качество е неравномерното натоварване както на служителя през работния ден, така и на различните служители в организацията. Този проблем е особено актуален в Русия. И същността на този инструмент е да се определи натоварването на всеки служител през работния ден и равномерно преразпределение между всички служители.
Карта на потока от стойност
Карта на потока от стойност- условно представяне на всички дейности в потока на стойността. Този инструмент се използва за анализиране и идентифициране на загуби и за планиране на промени. Освен това е мощен инструмент за обучение на нови служители и неутрализиране на конфликти. Картата ви позволява да разширите знанията на служителите за процесите, протичащи в организацията, и да превърнете високоспециализирания служител в служител, способен да изпълнява всички видове работа в офиса, което е задължително условие за изравняване на натоварването и по този начин подобряване качеството на цялата организация.
Кратки организационни срещи
Кратки организационни срещиви позволяват да разпределите равномерно натоварването за деня и да зададете общи задачи. Често такива срещи се наричат още срещи за планиране. В същото време за ефективността на такива срещи е необходимо да се спазват редица правила, най-важните от които са: времето за провеждане не повече от 10 минути, концентрацията върху делата на предстоящия днес и присъствието на срещи на всички служители. С изключение практическа стойностпри поставянето на цели има и поддържащо мотивиращо значение, свързано с признаването на постиженията и резултатите от работата на всеки. Дискусията може да е за управление на проекти или други теми.
Система за управление на документи
Система за управление на документи- поради спецификата на работата в офиса е важно да се определят видовете и формите на използваните документи, както и да се формират начините за преминаване на документи през организацията и да се информира всеки служител за тези начини. Това ще избегне загубите, свързани с търсенето на липсващи документи и ще увеличи производителността на цялата организация.
Канбан
Канбан- система за информиране на отделите на организацията за нуждите от ресурси. Системата се състои от карти, които показват необходимостта от ресурси (документи, канцеларски материали) и организирана системациркулация на такива карти в организацията. Използването на такива карти ви позволява да опростите комуникацията, липсата на ресурси и излишните запаси в организацията.
Описаните инструменти ви позволяват да се справите със загубите. По-специално, в таблицата по-долу тъмните клетки показват инструменти, които елиминират определени загуби. Тоест загубите в очакване се решават с помощта на стъпка, 5S система и карта на потока от стойности.
Ориз. 2. Lean Office Waste-Tools Matrix
Като заключение трябва да се отбележи, че инструментариумът Lean Office ще бъде полезен за всяка организация. Резултатите от прилагането на Lean в офиса са следните. Намалете разходите за документи, намалете натоварването, намалете грешките и намалете отпечатъка.
МЕТОД 5 МЕТОД
5S
27.12.2017
3
Как да подобрите работното си място
5SТова е вашият инструмент!
27.12.2017
4Внедряване на 5S в производствените зони
и работни места
SEIRI
SEITON
РАЦИОНАЛЕН
МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ
определят места
съхранение на предмети
така че когато
имат нужда, могат
получи се бързо
СОРТИРАНЕ
премахнете ненужното
предмети и си тръгнете
само необходимо
ШИТСУКЕ
ПОДОБРЕНИЕ
СЕЙКЕЦУ
СТАНДАРТИЗАЦИЯ
постоянно подкрепят
чистота
27.12.2017
развийте си навик
спазват установените
правила и изпълнение за това
необходими мерки
SEISO
ПОЧИСТВАНЕ
подробна проверка на производството
зони за отломки и излишък
т., както и внимателни
почистване до премахване на всички
мръсни места
55S метод
етап номер
На японски
На английски
На руски
1
сеири
(Сейри)
Сортиране
Сортирайте, елиминирайте
всичко ненужно за
работа
2
Сейтон
(Сейтън)
Поставете в ред
спазвайте реда
3
сейсо
(Сейсо)
Метене
Пази чистота
4
Сейкецу
(Сейкецу)
Стандартизиране
Стандартизирайте за
редовен
изпълнение на първото
три С
5
Шицуке
(Шицуке)
Поддържане на
дисциплина
Подобрете
27.12.2017
65S метод
27.12.2017
7
Възможни причини за загуби
Боклуци и мръсотиябъркотия
чужди предмети
Допълнителни части и инструменти
Неспазването на правилата и
липса на отговорност
27.12.2017
8
БОКЛУЦИ И МРЪСОТИЯ
води до следните загуби:ОЧАКВАНЕ
Замърсяване на оборудването, отломки, влизащи в работната зона, могат
водят до повреда на оборудването и принудителен престой.
Разходите за поддръжка растат.
ДЕФЕКТИ
Замърсяване на работните повърхности на механизми и устройства, проникване
прахът в тяхната кухина води до влошаване на функционирането им.
Неподредената работна среда води до повишено напрежение
отношенията между служителите, появата на чувство на безразличие, към
нежелание да се подобри качеството на тяхната работа.
27.12.2017
9
БЪРКАТ
води до следните загуби:ПРЕВЪРХУ ОБРАБОТКА
Невъзможност за намиране на подходящия инструмент навреме
води до необходимостта от използване на по-малко подходящ
оборудване, което може да доведе до допълнителна обработка.
ДОПЪЛНИТЕЛНИ ДВИЖЕНИЯ
Търсене необходим инструментили приспособленията са изразходвани
непродуктивно време и физически усилия и поради бързането
хаосът само се влошава.
ИЗЧАКВАНЕ И НАЛИЧНОСТ
Безпорядъкът увеличава времето за смяна на оборудването, времето
подготовка за обработка, време за ремонт. Това води до увеличаване
престой на оборудването, изчакване за последващи операции и
необходимостта от запас от обработени части.
27.12.2017
10
ЧУЖДИ ПРЕДМЕТИ
води до следните загуби:ТРАНСПОРТ
Натрупването на ненужни части (продукти) ги изисква
допълнителен транспорт до мястото на съхранение,
обезвреждане или място за по-нататъшна обработка.
ДОПЪЛНИТЕЛНИ ДВИЖЕНИЯ
Ограничение за допълнителни елементи (части, инструменти).
свобода на действие, отклоняване на вниманието, търсене
допълнителни ходове в ход
операции, свързани с търсенето на необходимите части
или инструменти.
27.12.2017
11
БЕЗ ПРАВИЛА
несигурна организация на работната средаотговорността може да доведе до всякакъв вид загуба:
ДОПЪЛНИТЕЛНИ ДВИЖЕНИЯ
Липса на правила за организиране и поддържане на работа
среда води до хаотични действия на работниците,
допълнителна работа и обща дезорганизация.
ЗАГУБА НА ТВОРЧЕСКИ ПОТЕНЦИАЛ
Неорганизирани дейности за поддържане на работното място
или пълното му отсъствие причиняват работници
деморализиращи чувства.
ПО-НИСКИ ИЗИСКВАНИЯ ЗА СИГУРНОСТ
ПРОИЗВОДСТВО
Лошата организация на работното място води до директно увеличение
вероятности
злополуки и нужда
27.12.2017
допълнителни мерки за осигуряване на безопасността на труда.
12
5S е система за рационална организация на работната среда
Използването на системата 5S позволявапостигане на рационална организация
работна среда и в резултат на това:
Елиминирайте загубите;
Подобрете качеството на продукта;
Осигурете сигурност и подобрете
производителност на труда;
Подобряване на морала и психологията
околен свят
в колектив.
27.12.2017
13
5S дейности
събития5S
На дейността
» има свой собствен
последователно
● Дейност « »
ул.
означава, но не
цел.
● Направи
дейности
„ „няма край.
27.12.2017
14
В промишлени помещения, където е чисто и подредено:
по-висока производителносттруд;
по-малко дефектни продукти;
сроковете се спазват по-точно;
по-добра техника
сигурност.
27.12.2017
15
Възражение 1. И какво лошо има в сортирането и
рационално местоположение?
Възражение 2: Защо чисти
оборудване, ако има такова
да се изцапам?
Възражение 3: Сортиране и
рационалното оформление не влияят
към нарастване на производителността на труда.
27.12.2017
16
Възражения срещу внедряването на система 5S
Възражение 4. Вече въведохме5S система преди пет години.
Възражение 5: Ние сме твърде заети
за прилагане на 5S.
Възражение 6. Защо имаме нужда
тази система трябва да бъде внедрена.
27.12.2017
17
Ползи за вас лично при внедряването на системата 5S
дава възможност да се покажеинициативност и креативност в
организация на работното място;
ви позволява да работите
мястото е по-приятно;
подобрява морала;
помага да се разбере какво, кога и откъде
трябва да завършите;
улеснява комуникацията с колегите.
27.12.2017
18Ползи за вашия
фирми за внедряване на системи
Резултат 5S
5S предимство
1
Без смени
Продуктова диверсификация
2
Без дефекти
Ръст в качеството на продукта
3
Без отпадъци
Намаляване на разходите
4
Без закъснение
Надеждност на доставките
5
Без наранявания
производство
Без инциденти
Подобряване на условията на труд
Без оплаквания
Лоялност на потребителите
6
7
27.12.2017
Непрекъсната работа
оборудване
19
Първа стъпка - сортиране
Сортирането означава васосвободи своя работно място
от всичко, което не е необходимо, когато
изпълнение на ток
промишлени или
офис операции.
27.12.2017
20
Вторият етап е рационално подреждане
означава местоположениепредмети по такъв начин
за да ги направите лесни
използване, лесен за намиране
и се поставя обратно на място.
27.12.2017
21
Третият етап - почистване
означава: мийте редовноподове, избършете
оборудване и постоянно
проверете дали всичко е включено
чиста.
27.12.2017
22
Четвъртият етап - стандартизация
Това е методът, чрез който виеможе да постигне стабилност
резултати при изпълнение
процедури за първите три етапа:
сортиране,
рационално местоположение,
почистване.
27.12.2017
23
Пети етап – усъвършенстване
означава, че изпълнениетоустановени процедури
се превърна в навик.
Без резултатите от петия етап
предходните четири етапа
може да се съхранява дълго време.
27.12.2017
24
ПЪЛНО УЧАСТИЕ
Ключът към успешното прилагане на методологията 5S еуниверсално участие както на работниците, така и на
и изпълнителни работници.
Не изисквайте от служителите това, което вие самите
не можете да изпълните. Поръчката в магазина започва с
ред на работното място на главата! всичко
трябва да разбере, че работният екип е
екип, чийто успех зависи от усилията на всички негови
членове.
Системата 5S не изисква значителни разходи и нейната
успехът зависи изцяло от разбирането
важността на направените промени.
27.12.2017
25
Кой елемент е излишен в работата ви
маса?
Към какъв елемент можете да се придвижите
друго място, за да се насладите
те по-ефективно?
Какво трябва да се премахне и къде?
Как можете да отделите малко време за
да се отървете от боклука и това, от което се нуждаете
извършват тази дейност
постоянно.
27.12.2017
26
Помислете върху въпросите и запишете накратко отговорите.
Какви ползи бихте моглиполучавате на работното си място
след внедряването на системата 5S?
Какви са ползите от вашия
компанията ще има полза от въвеждането
5S?
27.12.2017
27
Помислете върху въпросите и запишете накратко отговорите.
Какви проблеми (оцеляване,конкуренция) са от значение за
вашата фабрика?
Кой от принципите на сортиране
рационално местоположение и
вече сте съвършенство
използвате ли в работата си?
27.12.2017
28Благодаря за вниманието!
27.12.2017
29
ПРОИЗВОДСТВЕНИ ЗАГУБИ
1.2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Свръхпроизводство
Транспорт
Очакване
Запаси
Дефекти
Прекомерна обработка
Допълнителни движения
Загуба на креативност
27.12.2017
Дон Тапинг, Ан Дън
Lean Office: Елиминирайте загубата на време и пари
преводачи А. Залесова, Т. Гутман
Редактор С. Турко
Ръководител проект С. Турко
Технически редактор Н. Лисицына
Коректор В. Муратханов
Компютърно оформление А. Фоминов
Дизайн на корицата Дизайнерско депо
Copyright © 2006 MCS Media, Inc.
© Издание на руски език, превод, дизайн. Alpina Publisher LLC, 2017
Всички права запазени. Работата е предназначена единствено за лична употреба. Никаква част от електронното копие на тази книга не може да бъде възпроизвеждана под никаква форма или по какъвто и да е начин, включително публикуване в интернет и в корпоративни мрежи, за обществено или колективно ползване без писменото разрешение на собственика на авторските права. За нарушаване на авторски права законодателството предвижда изплащане на обезщетение на притежателя на авторските права в размер до 5 милиона рубли (член 49 от LOAP), както и наказателна отговорност под формата на лишаване от свобода до 6 години (член 146 от Наказателния кодекс на Руската федерация).
* * *След като прочетете тази книга, вие:
Научете се да идентифицирате загубите и да намирате скрити резерви, за да подобрите производителността на работата в офиса;
Овладейте основните инструменти за намаляване на загубите: канбан карти, 5S система, методи за визуализация на информация;
Винаги можете да знаете на какъв етап е всеки процес и колко време отнема завършването му.
Имам удоволствието да ви представя книгата The Lean Office. През последните двадесет години Постнозапочна да играе водеща роля в намаляването на разходите на организациите - обикновено производствени - чрез идентифициране и елиминиране на отпадъци (работа без добавена стойност, за която потребителят не е готов да плати). Въпреки това същите инструменти се въвеждат в непроизводствените сектори на икономиката, включително армията, образованието, здравеопазването, финансите и строителството.
Книгата събира информация за опита на хора, прилагащи щадящо производство в различни индустрии. Тези пионери на икономичното производство, сенсей, са постигнали значителен успех в различни индустрии през последните десет години, те са свършили страхотна работа за подобряване на бизнеса. Книгата разказва за успешния опит на такива пионери и инструментите, които използват.
Всякакви организационен процес– дали е приемане на поръчка за продукти промишлено производство, обработка на кредитни карти на клиенти, медицинско обслужванев клиниката - трябва да отговаря на нуждите на потребителя (пациент, клиент).
На страниците на тази книга читателят ще намери пълно ръководство за идентифициране и елиминиране на разходите чрез включването на всички служители в процеса. Тази книга е предназначена да бъде компас, който ще ви покаже пътя към по-икономичен, по-продуктивен и ефективен офис. Тук няма тайни. Ние се ангажираме да разпространяваме систематично най-добрите практики във всички индустрии и ще се радваме да споделите успехите си с нас.
Добър път!
Дон Тапинг
Благодаря
Тази книга е пример за работа в екип, партньорство и учене чрез работа на група хора, всеки от които е допринесъл за нейното създаване.
Завършването на книгата отне повече от пет години. Преди да види бял свят, съдържанието му е многократно преработвано и коригирано.
Много благодаря на тези, които допринесоха за тази работа. Имената на неговите членове са изброени по-долу:
Том Касаса, CQE/SSBB/PM, Управление на качеството на главния офис, Център за военноморски надводни военни действия, Панама Сити, Флорида;
Къртис Уокър, президент на GDC Consulting;
Роджър Кремер, консултант;
Стю Тъбс, д-р, специалист по лидерство, Източен Мичигански университет, автор на Малки групови дискусии, McGraw-Hill, Inc. 1993 г.;
Дебра Хадфийлд, MSN;
Шелег Холмс;
Изразяваме своята благодарност към вас, читателю и наш клиент, за времето и усилията, които отделихте за прилагането и развитието на методите за щадящо производство в областта на административна работа. Знаем, че това не е лесна задача и се надяваме, че ще ви помогнем в начинанията ви. Ще се радваме, ако споделите вашите успехи и проблеми с нас. Нашият имейл адрес:
Въведение
За какво е?
Тази книга е предназначена предимно за организации, които искат да подобрят своите административни процеси. На първо място, ще бъде полезно за мениджъри, които участват в обучението на служителите, лидери, отговорни за внедряването на щадящо производство, координатори за непрекъснато подобрение и всички, които участват в оптимизирането на работния процес за повишаване на производителността и подобряване на производителността.
Бизнес лидерите, които отвеждат организациите на нови пазари, за да открият нови възможности и се стремят да рационализират текущите бизнес процеси, за да станат по-конкурентоспособни, трябва безмилостно да добавят стойност към акционерите. Книгата Lean Office ще им свърши много добра работа.
Тази книга ще ви помогне да разберете най-често предизвикателствата, пред които работниците се изправят всеки ден различни области. Авторите убедително обясняват защо непрекъснатото усъвършенстване трябва да се превърне в начин на живот. В края на всяка глава авторите предоставят резюмета, въпросници и казуси, за да ви помогнат да подобрите административните си умения.
Ръководители, работещи в здравеопазването, финансите, на дребно, строителство и производство, тази книга ще ви помогне да останете в бизнеса през 21-ви век и ще постави основата за по-нататъшно усъвършенстване на компанията.
Какво има вътре?
Книгата The Lean Office предоставя обширен набор от подробни препоръкиза създаване на щадящ офис. Като ги следвате, можете да поставите солидна основа за прилагане на инструменти за щадящо производство. Служителите в офиса, които всеки ден обработват различни заявки, трябва да знаят какво да правят, къде да отидат и кого да слушат.
Първата част помага да се положат основите за изграждане на щадящ офис. Той говори за основните инструменти и концепции на щадящото производство, предстоящите промени и въвеждането на редица много полезни и ефективни средства. Всичко това ще ви позволи да постигнете осезаем напредък в създаването на щадящ офис.
Втора част говори за изграждането на системи за поддръжка, необходими за подобряване на процесите. Това включва подробен анализ на текущите процеси, разработване на стандарти, на които те трябва да отговарят, и балансиране на натоварването, за да се осигури плавен и непрекъснат поток на работа. Това е ядрото на Lean Office и е най-отнемащата време част от проекта за изпълнение.
Част трета е посветена на визуален контрол, защита от грешки и показатели за осигуряване на непрекъснато подобрение в Lean Office. Трябва да изберете модели за сравнение, ясно да дефинирате разпределението на функциите в нова организация, да се намерят тези, които ще поемат ролята на лидер, за да се осигури работа без дефекти. Всичко това необходимите условияда формира нова култура.
Можете да използвате тази книга като допълнение към всеки друг материал за непрекъснато подобряване, който вече имате на ваше разположение. Въпреки че тази книга е изчерпателна и съдържа всичко, от което се нуждаете, трябва да се отбележи, че като автори и непрекъснато подобряващи се, ние не отхвърляме други начини на мислене. Никоя книга не може да помогне на една организация да се отърве от всички проблеми. Искрено вярваме, че нашата книга и примерите, които съдържа, ще ви помогнат да намерите отговори на много от въпросите, с които се сблъсквате, когато изграждате щадящ офис.
Как да извлечем максимума от една книга
Чрез прилагане на концепциите и инструментите, обсъдени в тази книга, можете да създадете система, която, като част от стройна организация, контролира и подобрява процесите (отървавайки се от дейности, които не добавят стойност).
Екипът на "Лин Вектор" в своята работа е в постоянен диалог с ръководители, специалисти и работници на предприятия. Искаме да обърнем внимание на това как прилагането на Lean производство се възприема от работниците.
В тази статия представяме дословно интервю със служител на едно от индустриалните предприятия:
„Научих за Lean Manufacturing, като си намерих работа в един от най-големите предприятиянашия град. Работил на основната поточна линия. Когато си намерих работа, ни изнасяха лекции на тема „Стегащо производство“ и показваха примери как е било и как е станало. Говориха за внедрената "5S система" и "Кайзен-оферти". Намерих всичко много интересно.
Когато започнах работа, Lean Production вече се внедряваше на пълни обороти, всички говорят за това, публикуват информационни щандове, работните места са чисти, няма запушване на детайли. С една дума - "Поръчка". Хареса ми, че висшите мениджъри провеждат своите срещи, планират срещи точно в цеха, в производството. За тези цели е оборудвано специално място.
Предложенията на Kaizen, както разбирам, са въведени с цел събиране на информация от работниците за подобряване на производствения процес. От самото начало на изпълнението производствена системапредприятия, предложенията на Kaizen бяха финансово мотивирани. Те поискаха Кайзен предложения от лидерите и те поискаха от работниците, дори имаше определен „план“. Ние, работниците, пишехме кайзен предложения, получавахме дори малък бонус към заплатата си. Резултатът от тези предложения беше видим, но с течение на времето финансирането намаля и работниците просто спряха да „досаждат“.
Отношението на работниците към цялото това нововъведение (въвеждането на производствената система) е двояко. Някои казват, че е станал много по-добър, по-чист, по-ярък, блокирането на детайлите е премахнато и разходите за труд са намалели. Други са настроени негативно – смятат, че това е поредното пране на пари. На третия изобщо не му пука. За съжаление все по-малко са „привържениците на промяната“. Като цяло проблеми има, но бих казал, че те произтичат по-скоро от трудовата дисциплина, от отговорността, както на ръководителите, така и на работниците.
Често имаше мнение, че това е направено "за шоу". Например, те дойдоха да провеждат измерване на времето. Е, дойдоха едни хора, дори не се представиха кои са. Не ни питаха за проблеми. Те не бяха на всички позиции. Защо дойдоха? След тях нищо не се е променило.
Друг пример е, че въведоха процедура, която предвижда спиране на конвейера при възникване на проблеми. Бяхме инструктирани от майстора по тази система. Но всъщност процедурата не беше спазена - не можах да спра конвейера, имаше "негласна забрана" въпреки наличието на бутони за спиране ...
За доставка на компоненти - постоянен престой. Като предварително предупреждавам, че предварително възпитан. Но реакцията често беше ненавременна.
От страна на някои господари се усеща безразличие. Майсторът често „не беше до подобрение“.
Тук може да изглежда на читателя, че всичко е лошо. Но всъщност беше по-добре от "преди". Например, когато отидох в съседни обекти, където все още не беше въведено "лейн производство", разликата беше ясно забележима. Веднага разбирате колко по-чисто, по-удобно имате.
След като работих една година в същата фирма, смених работата си. Искам да кажа, че разликата между предприятията, където се прилага Lean Production и където не е, е много съществена.
Веднага си личи слаба култура на производство, навсякъде има блокиране на производството, дезорганизация. Аз, като работник, не разбрах защо има нужда от преки мениджъри? Те работят много лошо с подчинените, няма връзка. По време на работа трябва да извършвате много ненужни действия поради дезорганизация. Вечният проблем с почистващите препарати на работното място, с недостиг на едни или други.
Няма уважение към оборудването. Например, ако работникът види, че един от елементите скоро ще се счупи, тогава той продължава да работи, докато не настъпи повреда, и това е оборудването, на което той печели пари.
Когато пристигнах, млад, енергичен, с малко опит в "Lean Manufacturing", по навик сложих ред и поддържах ред на работното място. На което хора, които работят дълго време, ми казаха: „Защо го правиш? Те не плащат за това и като цяло заради вас всички ще бъдем принудени да направим това. Предлагайки на ръководството някои решения за оптимизиране на работния процес, лекота на използване, лидерите просто пропускат всичко това. Чистота и ред се въвеждат само преди проверка, а не се поддържат постоянно. Щом хората имат свободно време, те правят всичко друго, но не и производство. Като правило те вземат телефоните си и седят в интернет, напълно изключвайки се от реалността. Като цяло бих забранил достъпа до Интернет за служители на работното място, ако дейността им не е свързана с това.
В края на краищата, след като завърши основната си операция, служителят веднага преминава към телефона, но можете поне да подредите. Често срещах саботаж от страна на работниците, т.е. умишлено увреждане на оборудване, инвентар и продукти. Това се дължи на факта, че работниците са недоволни от условията на труд и отношението на ръководството към себе си („безразличие“). Това е много ясно изразено, когато работник напусне и му бъде дадена двуседмична работа. Тук той наистина започва да "коси"! Имаше чувството, че висшите мениджъри изобщо не знаят и не разбират какво се случва на работното им място. Като цяло усещането за пълен "хаос"!
От моя собствен опит мога да кажа, че Lean Manufacturing носи много ползи за предприятието. Считам за ВАЖНО да предам на всички служители цялата същност на "Lean Production"! ВАЖНО е всички служители да осъзнаят защо се прави това и защо е необходимо! Независимо дали е лидер или обикновен работник.
Обръщаме внимание на това как прилагането на Lean производство се възприема от работниците. Често се чуваме с лидери различни ниваче „работниците нямат нужда от нищо“ и ги „интересуват само заплатите“. Според нашия опит това далеч не е така. В основата на мотивацията на всеки човек е желанието за комфорт, социализация, признание ("Pyradima Maslow", 2,3,4 стъпки). Съответно условията на работа, комуникациите в компанията са важни за всички.
Основата на Lean (Lean Manufacturing) е система за непрекъснато подобрение (Kaizen), която позволява на целия персонал да участва в процесите на подобряване. От тази гледна точка степента, в която работниците са включени в процеса на идентифициране на проблемите, в процеса на разработване и представяне на предложения за подобрения, ще бъде индикатор за развитието на производствената система.
Ръководител на проекта, PJSC "Cryogenmash"
Има известен примерСпестяване на разходи: American Airlines спестява $40 000 на година само като премахва една маслина от своята първокласна салата. Колко такива предложения са реализирани? Колко предложения за подобрения от служители, които засягат икономически показателифирма, не стигна до реализация? Дори не беше обсъждано? Как да включим служителите на компанията в процеса на усъвършенстване, когато всеки служител вижда смисъла на своето влияние върху процесите в компанията? Нека се опитаме да отговорим на тези въпроси на примера на изпълнението на проектите Lean Production и Lean Office в Криогенмаш.
Изпълнението на проекти 5C в PJSC Cryogenmash започна през 2013 г. с девет „пилотни“ производствени площадки. Това беше предшествано от разработването на визия за определящия резултат и координирането на промените с стратегически целикомпании. Изпълнението на всеки „пилот“ започна с обучителен семинар и практическо занятие. Екипите от участници, след като бяха обучени, започнаха да изпълняват мерките, разработени от бригадирите на производствените обекти заедно с началника на цеха и неговия заместник, методическа помощ и подкрепа беше осигурена от офиса на проекта за изпълнение на проекти за промяна. След това, през 2013 г., за "пилоти" бяха избрани дизайнерският и финансовият отдел на компанията. През 2014 г. се състоя внедряването на проекти 5C във всички подразделения. На този моментв Криогенмаш 100% от служителите на компанията участват в изпълнението на проектите Lean Production - Lean Office - 5C.
Преди изпълнението на проектите 5C бяха поставени следните цели:
- Рационална организация на работното място. Това означава удобство, функционалност и комфорт на работното място, намаляване на загубите на работното място, своевременно осигуряване на работното място с всичко необходимо за изпълнение на задачите;
- Безопасност на работното място (намаляване на риска);
- Подобряване на качеството на работа;
- Допълнителна мотивация чрез организиране на удобни работни места.
За постигане на целите на проекта беше необходимо сформирането на екипи. В офиса беше сформиран екип от служители от различни отдели за разгръщане на проекта на „пилотната“ площадка. Освен това се предполагаше, че те ще приложат натрупания опит на „пилота“ в своите части. Тази тактика проработи, намалявайки времето за изпълнение на проекта. През годината екипът премина през всички стъпки в едно от подразделенията и пристъпи към разгръщане на проекта в цялата компания, което направи възможно намаляването на времето за изтегляне на подразделенията от 5-ти "C" до 6 месеца. В производството във всеки цех бяха организирани „пилотни“ секции. Процесът на изпълнение на "пилотите" беше следен отблизо от всички работници в цеховете. Някой изрази съмнения, други отрекоха предложените нови подходи за „поставяне на нещата в ред“, но най-смелите решиха да въведат принципите на рационална организация на работното място на своя сайт без никакъв ред и сами стартираха проекта на своя сайт . Тоест успехът на колегите се превърна в мотивиращ фактор. Това е пример за лидерство на служителите при изпълнението на 5S проекти, а лидерството е основата и ключът към успешното изпълнение на проекти за промяна, както в производството, така и в офиса.
На начална фазаПо време на изпълнението на проектите 5C беше проведено проучване сред служителите в офиса и производството за загубите, на които са изправени служителите на компанията, за да се избере работна стратегия, която да ги минимизира. За офис отделите резултатът беше разработването на планове за действие за намаляване на отпадъците, а за производствените отдели срещите за решаване на проблеми се превърнаха в инструмент за намаляване на отпадъците. На „пилотните“ производствени обекти бяха поставени „Листове за разрешаване на проблеми“, където всеки служител може да внесе всеки проблем, който според него засяга производствения процес на работното му място. Освен това бригадирът или бригадирът взема решение по проблема и или решава проблема на място, тоест те дават обратна връзкапроблемен служител или изпратете искане до съответните отдели и го включете в дневния ред на седмичната среща за решаване на проблеми. Срещата се администрира проблемни въпросиза да се ускори вземането на решения. Трудните въпроси се пренасят на ниво топ мениджъри на компанията. В бъдеще тази практика се прилага в офиса. Според текущата статистика от 90 до 98% от проблемите се решават в подразделенията на компанията. Тъй като решението на всеки проблем е подобрение, превръщането на проблемите в предложения за подобряване на работните места е естествено: това е както мотивиращ формат поради рационалната организация на работното място - извършени дребни ремонти или закупуване на допълнителни устройства, така и промяна на бизнеса процеси, които дават икономически ефект в рамките на цялата фирма.
Един от факторите успешен стартпроектите "5S" в производството и офиса се превърнаха в проект "Мащабна модернизация на производството". Криогенмаш извършва ремонти до 2015 г офис сградаи изгради нов производствен комплекс. Сега офисът и производството на фирмата се намират на едно и също място, а не на две раздалечени, както преди, а три цеха са разположени в една двуетажна сграда. За успешно преместване в новите райони беше необходимо да завършите етапа 1C (Сортиране) на стария обект. Служителите трябваше да променят отношението си към използваното пространство, те започнаха да разбират, че в ново производство на ограничена площ е необходимо да се постави всичко необходимо за работа по по-компактен начин. Координираните действия на екипите на 5C позволиха да се организира преместването на офиса в кратки срокове и да се предотврати преместването в нов сайтоколо 10 тона отпадъчна хартия 30 тона скрап. В същото време офис поделенията започнаха да работят в деня на преместването. За дизайнерски отдели, наброяващи няколкостотин души, поетапното преместване (един отдел на ден) продължи 10 дни. Изпълнението на проекта позволи на компанията не само да намали разходите за тази операция „пълно изселване“, но и да реализира печалба чрез продажбата на неликвидни активи.
Завършването на етап „2C“ („Ваши собствени места за всичко“) доведе до прилагането на допълнителни маркировки в шкафовете, за да се улесни намирането на документация в офисните подразделения и да се определят местата за съхранение на инструменти и приспособления в производството . Тук се решава въпросът за универсалния достъп до документи и информация в офиса и общия достъп до инструменти на всички служители на производствените обекти - преходът от лично ползване производствени възможностикомпании към общ. Тъй като преди това всички използвани инструменти можеха да се съхраняват от един работник, след като се определи мястото за съхранение на инструмента на площадката в публичен достъпза няколко екипа решаваме въпроса за намаляване на закупуването на допълнителни инструменти и максималното натоварване на използваната малка механизация. За офиса това е достъпът на всеки служител на звеното до информация за изпълнените задачи, например при бърза смяна на изпълнителя поради заболяване на някой от служителите или екипна работа по изпълнение на задачи. Реализацията на етап "2C" позволява използване на минимално достатъчно количество от ресурсите на компанията. Освен това, за да се намалят индустриалните рискове, опасните места в производството бяха маркирани на етап 2C. Преди това, заедно с отдела за защита на труда и индустриална безопасностпредприятие, екипът на проекта извърши оценка на риска на новия производствен комплекс. Рисковете са класифицирани и въведени в регистъра на рисковете. Ако мярка за намаляване на риска включва използването на етикетиране, тогава тя е включена в плана за действие за изпълнение на етап 2C. Внедряването на етап 2C доведе до спестяване на разходи поради оптималното и рационално използванефирмени средства и намаляване на индустриалните рискове.
Становище на участник в проект "Опреждаващо производство - 5S" (Мениджър магазин):
„Когато стартирахме първия пилот, си спомних интересен цитатГ. Форд: „Когато изглежда, че целият свят е срещу теб, помни, че самолетът излита срещу вятъра!“. В крайна сметка редът и само редът създава свобода, безпорядъкът създава робство. като всеки нов проект"С замах" в производството не се прилага. Необходима е постепенност, ангажираност, заинтересованост и желание за промяна на съществуващата ситуация. Целта на проекта, както и целта на всяко обучение, е да научат как да се справят без учител, да поддържат ред на работните си места и в самата работилница. При прилагането на проекта Lean Production ще намалим разходите на всяко работно място и по този начин ще намалим времето за производство на детайли и възли, което от своя страна ще доведе до намаляване на себестойността на произвежданите продукти. Най-важното е редовното наблюдение на удовлетвореността на служителите.“
За консолидиране на резултатите, постигнати на предишните етапи, бяха разработени стандарти за чистота на работното място. За да поддържат дисциплината при прилагането на стандартите за чистота, екипите за внедряване на 5C извършват одити на работните места на отделите. Екипите "5S" се сформират във всяко подразделение от служители на компанията с минимално отвличане на вниманието от основната дейност. Одитите се извършват от екипи заедно с мениджъри и кръстосано, когато членовете на екипа отиват в отделите на другия за проверка. Според резултатите от одитите се определят най-добрите работни места и най-добрите отдели. Служителите, които постигат най-добри резултати на работните си места, получават плакети „Най-добро работно място „5C“, което е допълнителен стимулза поддържане на реда. За мотивиране и информиране на служителите, от май 2015 г. беше разработен и внедрен „Информационен лист“, който подчертава изпълнението на проекти 5C и други проекти за промяна. „Информационният лист“ е необходим за редовно и своевременно информиране на служителите на компанията за резултатите от проектите за промени в PJSC „Cryogenmash“. Той задължително съдържа снимки на лидера на промяната, най-добрите участници в проекта за месеца и най-доброто подразделение и съдържа информация за изпълнението на проекти в подразделенията на компанията.
„За да се определи колко е важно да се реализира проектът Lean Office - 5C в проектантски институт, трябва да се зададе въпросът – каква е разликата между модерно предприятиеот остарели? В историята на нашата компания вече е имало период на преход към нови технологии. Днес вече е обичайно почти цялата работа на служителите на института да се извършва на компютър: чертежи, изчисления, изготвяне на спецификации - всичко се извършва с помощта на специализиран софтуер.
Електронно управление на документи, архив - това вече се превърна в норма за нас, и то преди десет годинипросто оживя. Това беше необходим преход, за да запазим нашата компания конкурентоспособна. Но днес успехът на компанията зависи не толкова от това какви съвременни компютърни инструменти се използват, а от разработването и прилагането на оптимални процеси. Работният процес е действията на служителите. Но действията могат да бъдат различни - има полезни действия, които са насочени към създаване на продукти и в крайна сметка към печалба, а има и действия, които не са насочени към създаване на продукти и водят до загуби: ходене, съгласуване, изчакване, престой. И фактът, че сега в нашето предприятие се въвежда системата „5S“, е много важна стъпка за нас. По време на изпълнението започнахме да мислим за нашата работа - какво означава нашата работно времекак да минимизираме загубите.
На етап 4C за офис подразделенията, заедно с екипите на 5C, бяха избрани стандарти за разработване, които влияят на разходите за поддръжка на офиса. През годината на изпълнение на проектите 5C беше възможно да се намалят разходите за закупуване на хартия с 40% чрез прилагане на стандарта за осигуряване на отдели с хартия. За всеки отдел е разработен офис стандарт, който определя какво трябва да има на работния плот на служителя и какво трябва да се съхранява в минималния склад на отдела. Стандартът позволява закупуване на канцеларски материали по Канбан: веднъж на тримесечие отговорният служител на отдела попълва Канбан картата и въвежда в нея всички липсващи според стандарта аксесоари на мястото на минималния запас и изпраща заявление до отдела за материална поддръжка за покупка. Предполагаме, че закупуването на канцеларски материали с помощта на Kanban карти ще намали разходите за канцеларски материали с 10%. В плана, заедно с екипите, разработване и прилагане на мерки за намаляване на разходите за поддържане на работни места. Задачата за намаляване на разходите за поддържане на работното място може да се реши и директивно, чрез уплътняване на разположението на служителите, но тогава съществува риск от демотивиране на служителите. Важно е тези събития да идват от самите служители и екипите за внедряване на "5C" в отделите, тогава е възможно да се промени парадигмата фиксирани цени, "развитие на бюджета", по парадигмата на "Опреждаващо производство" - минималната достатъчност на всичко необходимо за работа. Опитът, натрупан в офиса, ще приложим в производството под формата на създаване на механизъм за комплектоване на работните места с инструменти и материали. За производствени единици на етап "4C" ще бъдат разработени карти на "Стандартни оперативни процедури". Тези карти описват дейностите на персонала, с които се сблъскват всеки ден, като проверка на оборудването, смяна на инструменти, обслужване от оператора, посочване на стъпките за извършване на процедури и илюстриране под формата на снимки на контролни точки. Картите със стандартни оперативни процедури служат като гаранция за съответствие с корпоративните стандарти, правилно действиеперсонал в случай на опасни ситуации и намаляване на загубите в производствения процес. Тук проектите 5C взаимодействат с проектите за цялостна поддръжка на оборудването (TPM) и за вградено качество (TQM), т.е. те са основата за последващи проекти за промяна.
Становище на участника в проекта Lean Office - 5C (ръководител работна група 5C):
„В новото помещение трябва да отговорим на нови изисквания. Проектът позволява на всеки да възпита отговорност към организацията на работното си място. Виждам, че рационална организацияработни места води до правилна организацияадминистративни и производствени процеси, защото сега всички мислят как да го направят оптимално, а не просто произволно.
На Етап 5 C (Дисциплина и подобряване на изпълнението) отделите трябва да използват както съветите за управление на представянето на ръководителите на отдели, така и съветите за непрекъснато подобрение. Използването на такива инструменти е тествано в дизайнерските отдели, като първите навлизат в етап 5C. „Изпълнителните съвети за управление на ефективността“ включват показване на показатели за ефективност на отдела (KPI), седмичен план за действие с маркировка за състоянието на изпълнение, проблеми на служителите, мерки за здраве и безопасност при работа, които се нуждаят от внимание, и статус „5S“ одити. Проблемите на служителите за мениджъра са допълнителни възможности за подобрение. В допълнение към срещата за решаване на проблеми, спомената по-горе, където се обсъждат текущи ежедневни проблеми и проблеми с поддръжката, мениджърът може да трансформира проблемите както в малки предложения за подобрение, така и в „малки проекти“ за подобряване на бизнес процесите. За предложения за организационни и технически мерки и предложения за рационализацияотделите въвеждат съвети за непрекъснато подобрение. Тези табла служат за визуализиране на мерки за влиянието на отделите върху себестойността на продуктите. Две дизайнерски подразделения, които показаха резултати през 2015 г., напреднаха в тази посока. Визуализацията на проектите за подобрения е важна, тъй като те са изпълнени над текущата месечна задача и повишеното внимание към тях, чрез посочване на статуса на таблата, както и направените плащания за изпълнените дейности, дават допълнителна мотивация за изпълнение на останалите служители на звеното. През 2016 г. всички офис подразделения на PJSC Cryogenmash ще влязат в етап 5C (Подобряване) и във всяко от тях ще бъде въведен инструментът Continuous Improvement Board. В производството ще има „Табла с предложения за подобрение с малки стъпки“.
„Табла за управление на ефективността на мениджъра“ ви позволяват да оценявате натовареността на служителите на отдела, бързо да изравнявате натовареността, да проследявате и анализирате загубите (болнични, отпуски, престой). Въз основа на анализа на натоварването и загубите на блока се прави прогноза за натоварването за следващите периоди. Това е инструмент за намаляване на риска от неспазване на сроковете. Благодарностите се дават на бордовете по сектори и отдели. Попълването на таблата не отнема много време, но ви позволява да видите реалната картина на натовареността на блока и възникващите проблеми.
Становище на участника в проекта Lean Office - 5S (ръководител на отдел):
„Използването на „Таблото за непрекъснато подобрение“ ви позволява систематично да подхождате към решаването на задачите и да предоставяте информация на служителите на звеното и мениджърите на всички нива за непрекъснати подобрения в звеното, както и да показвате индикатори за планирания очакван ефект и потвърден ефект за всяко подобрение. Като цяло „Съветът за непрекъснати подобрения“ е план за подобряване на ефективността в даден отдел и също така е средство за мотивиране на служителите под формата на възнаграждения от потвърдения ефект от конкретно подобрение.
Проектите "Lean production - Lean office - 5C" позволяват на служителите на компанията да изпълняват мини-проекти за подобрения. Всичко е тук като голям проект: клиенти, цели, цели, роли на участниците, план и бюджет. Всички участници в проекта, екипът и служителите на компанията, придобиват опит в щадящото производство. Например при решаване на задача по стандарта на офиса, екипът постига икономически ефект, като организира доставките по Kanban и Just-in-time. След като натрупате опит в използването на тези инструменти, приложете го при закупуване на материали за производство в цялата компания. Проектите 5C ви позволяват да преминете от малки евтини проекти към големи с висока цена финансови рискове, ако методологията е неразбрана и приложена. Задачата на ръководителя на проекта (обучителя) е да покаже, даде методология на екипа за управление на загубите, да съпътства промените и да фокусира вниманието на екипа върху планирания резултат.
Внедряването на проекти 5C в подразделенията на компанията позволява да се решат освен задачите на проектите и задачите за формиране на екипи от реформатори във всяко подразделение. Мениджърът на проекта 5C в компанията получава възможността да се запознае с текущата ситуация в компанията, да установи комуникации с отделите, да стартира механизма „малки подобрения“ и да подготви основата за изпълнение на по-големи проекти, като напр. „Картографиране на потока от стойности“. Допълнително се решава задачата за идентифициране на лидери сред служителите на компанията, които да бъдат подкрепени при изпълнението на проекти за промяна. Само чрез завършване на всички стъпки и довеждане на единиците до 5-то "C" ("Подобрение") е възможно да се постигне максимален ефект. Този ефект се изразява като икономически ефектот предложения за подобрения и в промяна на съзнанието на служителите на компанията. За себе си отговорихме на въпроса за необходимостта от въвеждане на "5S". Пожелаваме на другите руски компанииполучавате положителен опит в прилагането на инструменти за щадящо производство чрез включване на служители в подобрения.
Антон Маркин,Сергей Огнев