Кратка история на концепцията за щадящо производство. Защо Lean Office е важен за всяка компания. Критерии за Lean Office производство

Ръководител на проекта, PJSC "Cryogenmash"

Има известен пример за спестяване на разходи: American Airlines спестява 40 000 долара годишно само като премахва една маслина от салатата за пътниците в първа класа. Колко такива предложения са реализирани? Колко предложения за подобрения от служители, които влияят върху икономическите резултати на компанията, не се реализираха? Дори не беше обсъждано? Как да включим служителите на компанията в процеса на усъвършенстване, когато всеки служител вижда смисъла на своето влияние върху процесите в компанията? Нека се опитаме да отговорим на тези въпроси на примера на изпълнението на проектите Lean Production и Lean Office в Криогенмаш.

Изпълнението на проекти 5C в PJSC Cryogenmash започна през 2013 г. с девет „пилотни“ производствени площадки. Това беше предшествано от разработването на визия за определящия резултат и съгласуването на промените със стратегическите цели на компанията. Изпълнението на всеки „пилот“ започна с обучителен семинар и практическо занятие. Екипите от участници, след като бяха обучени, започнаха да изпълняват мерките, разработени от бригадирите на производствените обекти заедно с началника на цеха и неговия заместник, методическа помощ и подкрепа беше осигурена от офиса на проекта за изпълнение на проекти за промяна. След това, през 2013 г., за "пилоти" бяха избрани дизайнерският и финансовият отдел на компанията. През 2014 г. се състоя внедряването на проекти 5C във всички подразделения. В момента 100% от служителите на компанията участват в изпълнението на проекти „Lean production – Lean office – 5C“ в Криогенмаш.

Преди изпълнението на проектите 5C бяха поставени следните цели:

  1. Рационална организация на работното място. Това означава удобство, функционалност и комфорт на работното място, намаляване на загубите на работното място, своевременно осигуряване на работното място с всичко необходимо за изпълнение на задачите;
  2. Безопасност на работното място (намаляване на риска);
  3. Подобряване на качеството на работа;
  4. Допълнителна мотивация чрез организиране на удобни работни места.

За постигане на целите на проекта беше необходимо сформирането на екипи. В офиса беше сформиран екип от служители от различни отдели за разгръщане на проекта на „пилотната“ площадка. Освен това се предполагаше, че те ще приложат натрупания опит на „пилота“ в своите части. Тази тактика проработи, намалявайки времето за изпълнение на проекта. През годината екипът премина през всички стъпки в едно от подразделенията и пристъпи към разгръщане на проекта в цялата компания, което направи възможно намаляването на времето за изтегляне на подразделенията от 5-ти "C" до 6 месеца. В производството във всеки цех бяха организирани „пилотни“ секции. Процесът на изпълнение на "пилотите" беше следен отблизо от всички работници в цеховете. Някой изрази съмнения, други отрекоха предложените нови подходи за „поставяне на нещата в ред“, но най-смелите решиха да въведат принципите на рационална организация на работното място на своя сайт без никакъв ред и сами стартираха проекта на своя сайт . Тоест успехът на колегите се превърна в мотивиращ фактор. Това е пример за лидерство на служителите при изпълнението на 5S проекти, а лидерството е основата и ключът към успешното изпълнение на проекти за промяна, както в производството, така и в офиса.

В началния етап от изпълнението на проектите 5C беше проведено проучване сред служителите в офиса и производството относно загубите, пред които са изправени служителите на компанията, за да се избере работна стратегия, която да ги минимизира. За офис отделите резултатът беше разработването на планове за действие за намаляване на отпадъците, а за производствените отдели срещите за решаване на проблеми се превърнаха в инструмент за намаляване на отпадъците. На „пилотните“ производствени обекти бяха поставени „Листове за разрешаване на проблеми“, където всеки служител може да внесе всеки проблем, който според него засяга производствения процес на работното му място. Освен това бригадирът или бригадирът взема решение по проблема и или решава проблема на място, тоест дава обратна връзка на служителя по проблема, или изпраща искане до съответните служби и го поставя в дневния ред на седмичния среща за решаване на проблеми. На срещата се извършва администриране на проблемни въпроси с цел ускоряване на вземането на решения. Трудните въпроси се пренасят на ниво топ мениджъри на компанията. В бъдеще тази практика се прилага в офиса. Според текущата статистика от 90 до 98% от проблемите се решават в подразделенията на компанията. Тъй като решението на всеки проблем е подобрение, превръщането на проблемите в предложения за подобряване на работните места е естествено: това е както мотивиращ формат поради рационалната организация на работното място - извършени дребни ремонти или закупуване на допълнителни устройства, така и промяна на бизнеса процеси, които дават икономически ефект в рамките на цялата фирма.

Един от факторите за успешното стартиране на проектите 5C в производството и офиса беше проектът за мащабна модернизация на производството. До 2015 г. Криогенмаш реновира офис сградата и изгради нов производствен комплекс. Сега офисът и производството на фирмата се намират на едно и също място, а не на две раздалечени, както преди, а три цеха са разположени в една двуетажна сграда. За успешно преместване в новите райони беше необходимо да завършите етапа 1C (Сортиране) на стария обект. Служителите трябваше да променят отношението си към използваното пространство, те започнаха да разбират, че в ново производство на ограничена площ е необходимо да се постави всичко необходимо за работа по по-компактен начин. Координираните действия на екипите на 5C позволиха да се организира преместването на офиса в кратки срокове и да се предотврати пренасянето на около 10 тона отпадъчна хартия и 30 тона метален скрап на новата площадка. В същото време офис поделенията започнаха да работят в деня на преместването. За дизайнерски отдели, наброяващи няколкостотин души, поетапното преместване (един отдел на ден) продължи 10 дни. Изпълнението на проекта позволи на компанията не само да намали разходите за тази операция „пълно изселване“, но и да реализира печалба чрез продажбата на неликвидни активи.

Завършването на етап „2C“ („Ваши собствени места за всичко“) доведе до прилагането на допълнителни маркировки в шкафовете, за да се улесни намирането на документация в офисните подразделения и да се определят местата за съхранение на инструменти и приспособления в производството . Тук се решава въпросът за универсален достъп до документи и информация в офиса и общ достъп до инструменти на всички служители на производствените обекти - преходът от лично използване на производствените възможности на компанията към общо. Тъй като преди това всички използвани инструменти можеха да се съхраняват от един работник, чрез определяне на мястото за съхранение на инструмента на сайта в публичното пространство за няколко екипа, ние решаваме проблема с намаляването на закупуването на допълнителни инструменти и максималното натоварване на използваните дребна механизация. За офиса това е достъпът на всеки служител на звеното до информация за изпълнените задачи, например при бърза смяна на изпълнителя поради заболяване на някой от служителите или екипна работа по изпълнение на задачи. Реализацията на етап "2C" позволява използване на минимално достатъчно количество от ресурсите на компанията. Освен това, за да се намалят индустриалните рискове, опасните места в производството бяха маркирани на етап 2C. Преди това, заедно с отдела за защита на труда и индустриална безопасност на предприятието, екипът на проекта извърши оценка на риска на новия производствен комплекс. Рисковете са класифицирани и въведени в регистъра на рисковете. Ако мярка за намаляване на риска включва използването на етикетиране, тогава тя е включена в плана за действие за изпълнение на етап 2C. Внедряването на етап 2C доведе до спестяване на разходи поради оптималното и рационално използване на средствата на компанията и намаляването на индустриалните рискове.

Становище на участник в проект "Опреждаващо производство - 5S" (Мениджър магазин):

„Когато започнахме първия пилот, си спомних интересен цитат от Х. Форд: „Когато изглежда, че целият свят е срещу теб, помни, че самолетът излита срещу вятъра!“. В крайна сметка редът и само редът създава свобода, безпорядъкът създава робство. Както всеки нов проект, е невъзможно да се внедри в производство „с един замах“. Необходима е постепенност, ангажираност, заинтересованост и желание за промяна на съществуващата ситуация. Целта на проекта, както и целта на всяко обучение, е да научат как да се справят без учител, да поддържат ред на работните си места и в самата работилница. При прилагането на проекта Lean Production ще намалим разходите на всяко работно място и по този начин ще намалим времето за производство на детайли и възли, което от своя страна ще доведе до намаляване на себестойността на произвежданите продукти. Най-важното е редовното наблюдение на удовлетвореността на служителите.“

За консолидиране на резултатите, постигнати на предишните етапи, бяха разработени стандарти за чистота на работното място. За да поддържат дисциплината при прилагането на стандартите за чистота, екипите за внедряване на 5C извършват одити на работните места на отделите. Екипите "5S" се сформират във всяко подразделение от служители на компанията с минимално отвличане на вниманието от основната дейност. Одитите се извършват от екипи заедно с мениджъри и кръстосано, когато членовете на екипа отиват в отделите на другия за проверка. Според резултатите от одитите се определят най-добрите работни места и най-добрите отдели. Служителите, постигнали най-добри резултати на работните си места, получават плакети „5C Best Workplace“, което е допълнителен стимул за поддържане на реда. За мотивиране и информиране на служителите, от май 2015 г. беше разработен и внедрен „Информационен лист“, който подчертава изпълнението на проекти 5C и други проекти за промяна. „Информационният лист“ е необходим за редовно и своевременно информиране на служителите на компанията за резултатите от проектите за промени в PJSC „Cryogenmash“. Той задължително съдържа снимки на лидера на промяната, най-добрите участници в проекта за месеца и най-доброто подразделение и съдържа информация за изпълнението на проекти в подразделенията на компанията.

„За да се определи колко е важно да се реализира проектът Lean Office - 5C в проектантски институт, трябва да се зададе въпросът - каква е разликата между модерно предприятие и немодерно? В историята на нашата компания вече е имало период на преход към нови технологии. Днес вече е обичайно почти цялата работа на служителите на института да се извършва на компютър: чертежи, изчисления, изготвяне на спецификации - всичко се извършва с помощта на специализиран софтуер.


Електронно управление на документи, архив - това вече се превърна в норма за нас, и то преди десет годинипросто оживя. Това беше необходим преход, за да запазим нашата компания конкурентоспособна. Но днес успехът на компанията зависи не толкова от това какви съвременни компютърни инструменти се използват, а от разработването и прилагането на оптимални процеси. Работният процес е действията на служителите. Но действията могат да бъдат различни - има полезни действия, които са насочени към създаване на продукти и в крайна сметка към печалба, а има и действия, които не са насочени към създаване на продукти и водят до загуби: ходене, съгласуване, изчакване, престой. И фактът, че сега в нашето предприятие се въвежда системата „5S“, е много важна стъпка за нас. По време на изпълнението започнахме да мислим за нашата работа - за какво се изразходва работното ни време, как да минимизираме загубите.

На етап 4C за офис подразделенията, заедно с екипите на 5C, бяха избрани стандарти за разработване, които влияят на разходите за поддръжка на офиса. През годината на изпълнение на проектите 5C беше възможно да се намалят разходите за закупуване на хартия с 40% чрез прилагане на стандарта за осигуряване на отдели с хартия. За всеки отдел е разработен офис стандарт, който определя какво трябва да има на работния плот на служителя и какво трябва да се съхранява в минималния склад на отдела. Стандартът позволява закупуване на канцеларски материали по Канбан: веднъж на тримесечие отговорният служител на отдела попълва Канбан картата и въвежда в нея всички липсващи според стандарта аксесоари на мястото на минималния запас и изпраща заявление до отдела за материална поддръжка за покупка. Предполагаме, че закупуването на канцеларски материали с помощта на Kanban карти ще намали разходите за канцеларски материали с 10%. В плана, заедно с екипите, разработване и прилагане на мерки за намаляване на разходите за поддържане на работни места. Задачата за намаляване на разходите за поддържане на работното място може да се реши и директивно, чрез уплътняване на разположението на служителите, но тогава съществува риск от демотивиране на служителите. Важно е тези събития да идват от самите служители и екипите за внедряване на "5S" в отделите, тогава е възможно да се смени парадигмата на постоянните разходи, "развитие на бюджета", към парадигмата на "Спестливо производство" - минималната достатъчност на всичко необходимо за работа. Опитът, натрупан в офиса, ще приложим в производството под формата на създаване на механизъм за комплектоване на работните места с инструменти и материали. За производствени единици на етап "4C" ще бъдат разработени карти на "Стандартни оперативни процедури". Тези карти описват дейностите на персонала, с които се сблъскват всеки ден, като проверка на оборудването, смяна на инструменти, обслужване от оператора, посочване на стъпките за извършване на процедури и илюстриране под формата на снимки на контролни точки. Картите със стандартни оперативни процедури служат като гаранция за спазване на корпоративните стандарти, правилните действия на персонала в случай на опасни ситуации и намаляване на загубите в производствения процес. Тук проектите 5C взаимодействат с проектите за цялостна поддръжка на оборудването (TPM) и за вградено качество (TQM), т.е. те са основата за последващи проекти за промяна.

Становище на участника в проекта Lean Office - 5C (ръководител на работна група 5C):

„В новото помещение трябва да отговорим на нови изисквания. Проектът позволява на всеки да възпита отговорност към организацията на работното си място. Виждам, че рационалната организация на работните места води до правилна организация на административните и производствените процеси, защото сега всеки мисли как да го направи оптимално, а не просто произволно.

На Етап 5 C (Дисциплина и подобряване на изпълнението) отделите трябва да използват както съветите за управление на представянето на ръководителите на отдели, така и съветите за непрекъснато подобрение. Използването на такива инструменти е тествано в дизайнерските отдели, като първите навлизат в етап 5C. „Изпълнителните съвети за управление на ефективността“ включват показване на показатели за ефективност на отдела (KPI), седмичен план за действие с маркировка за състоянието на изпълнение, проблеми на служителите, мерки за здраве и безопасност при работа, които се нуждаят от внимание, и статус „5S“ одити. Проблемите на служителите за мениджъра са допълнителни възможности за подобрение. В допълнение към срещата за решаване на проблеми, спомената по-горе, където се обсъждат текущи ежедневни проблеми и проблеми с поддръжката, мениджърът може да трансформира проблемите както в малки предложения за подобрение, така и в „малки проекти“ за подобряване на бизнес процесите. За предложения за организационно-технически мерки и предложения за рационализация в отделите се въвеждат "Съветове за непрекъснати подобрения". Тези табла служат за визуализиране на мерки за влиянието на отделите върху себестойността на продуктите. Две дизайнерски подразделения, които показаха резултати през 2015 г., напреднаха в тази посока. Визуализацията на проектите за подобрения е важна, тъй като те са изпълнени над текущата месечна задача и повишеното внимание към тях, чрез посочване на статуса на таблата, както и направените плащания за изпълнените дейности, дават допълнителна мотивация за изпълнение на останалите служители на звеното. През 2016 г. всички офис подразделения на PJSC Cryogenmash ще влязат в етап 5C (Подобряване) и във всяко от тях ще бъде въведен инструментът Continuous Improvement Board. В производството ще има „Табла с предложения за подобрение с малки стъпки“.

„Табла за управление на ефективността на мениджъра“ ви позволяват да оценявате натовареността на служителите на отдела, бързо да изравнявате натовареността, да проследявате и анализирате загубите (болнични, отпуски, престой). Въз основа на анализа на натоварването и загубите на блока се прави прогноза за натоварването за следващите периоди. Това е инструмент за намаляване на риска от неспазване на сроковете. Благодарностите се дават на бордовете по сектори и отдели. Попълването на таблата не отнема много време, но ви позволява да видите реалната картина на натовареността на блока и възникващите проблеми.

Становище на участника в проекта Lean Office - 5S (ръководител на отдел):

„Използването на „Таблото за непрекъснато подобрение“ ви позволява систематично да подхождате към решаването на задачите и да предоставяте информация на служителите на звеното и мениджърите на всички нива за непрекъснати подобрения в звеното, както и да показвате индикатори за планирания очакван ефект и потвърден ефект за всяко подобрение. Като цяло „Съветът за непрекъснати подобрения“ е план за подобряване на ефективността в даден отдел и също така е средство за мотивиране на служителите под формата на възнаграждения от потвърдения ефект от конкретно подобрение.

Проектите "Lean production - Lean office - 5C" позволяват на служителите на компанията да изпълняват мини-проекти за подобрения. Има всичко, като голям проект: клиенти, цели, задачи, роли на участниците, план и бюджет. Всички участници в проекта, екипът и служителите на компанията, придобиват опит в щадящото производство. Например при решаване на задача по стандарта на офиса, екипът постига икономически ефект, като организира доставките по Kanban и Just-in-time. След като натрупате опит в използването на тези инструменти, приложете го при закупуване на материали за производство в цялата компания. Проектите 5S ви позволяват да преминете от малки рентабилни проекти към големи с високи финансови рискове, ако методологията е неразбрана и приложена. Задачата на ръководителя на проекта (обучителя) е да покаже, даде методология на екипа за управление на загубите, да съпътства промените и да фокусира вниманието на екипа върху планирания резултат.

Внедряването на проекти 5C в подразделенията на компанията позволява да се решат освен задачите на проектите и задачите за формиране на екипи от реформатори във всяко подразделение. Мениджърът на проекта 5C в компанията получава възможността да се запознае с текущата ситуация в компанията, да установи комуникации с отделите, да стартира механизма „малки подобрения“ и да подготви основата за изпълнение на по-големи проекти, като напр. „Картографиране на потока от стойности“. Допълнително се решава задачата за идентифициране на лидери сред служителите на компанията, които да бъдат подкрепени при изпълнението на проекти за промяна. Само чрез завършване на всички стъпки и довеждане на единиците до 5-то "C" ("Подобрение") е възможно да се постигне максимален ефект. Този ефект се изразява както в икономическия ефект от предложенията за подобрения, така и в промяната в съзнанието на служителите на компанията. За себе си отговорихме на въпроса за необходимостта от въвеждане на "5S". Пожелаваме на други руски компании да получат положителен опит в прилагането на инструменти за щадящо производство чрез включване на служители в подобрения.

Антон Маркин,Сергей Огнев

Целта на икономичното производство е да се отърве от всички отпадъци и дейности, които не добавят стойност в производствения процес. Работата по елиминирането на отпадъците трябва да продължава всеки ден, всеки час, всяка минута. Новият подход предполага не намаляване на хората, а разумно използване на техния труд. Поради това може да се наложи ръководството на компанията да преразгледа съдържанието на работата или длъжностните задължения на персонала, така че да отговарят на принципите на ефективното (щадящо) производство. Това ще позволи на компанията да поддържа глобална конкурентоспособност, да разшири уменията на работниците и да създаде безопасна работна среда.

Основните инструменти на щадящото производство се използват за:

  • бързо и ефективно идентифициране и отстраняване на загуби;
  • подобряване на обмена на информация на всички нива на организацията;
  • намаляване на разходите, подобряване на качеството и безопасността при производството на стоки или предоставянето на услуги;
  • да стимулира подобряването на производството и да даде възможност на служителите сами да прилагат подобрения.

Обърнете внимание на следните важни точки, показани на илюстрацията.

  • Системата на поточната линия за автомобили, съчетана с особеностите на японския пазар, икономическите фактори и ситуацията в автомобилната индустрия през 30-те години, доведоха до факта, че Toyota трябваше да разработи нови начини за прилагане на идеите на Ford на практика (принципът се появи). Toyota не можеше да произвежда автомобили в мащаб, за да се конкурира с производителите от Съединените щати, така че компанията трябваше значително да увеличи ефективността на производството, като същевременно поддържа малки производствени обеми (Япония е малка страна, която се нуждае от разнообразие от продукти).
  • Тайичи Оно пътува из Америка през 50-те години. и посети няколко американски автомобилни завода. Но това, което го порази най-много, бяха американските хранителни магазини с тяхната система за презапасяване. След като изучава принципите на супермаркета (където купувачите очакват да получат това, от което се нуждаят, когато имат нужда), Оно се завръща в Япония, където създава система за изтегляне на супермаркет, която допълва принципа точно навреме.
  • След много години на усъвършенстване и усъвършенстване, тези идеи дойдоха в САЩ и Европа под формата на инструменти за икономично производство - кайзен и карти на потока от стойности. Следващата логична стъпка беше разработването на общи принципи за управление на потока от стойност (Value Stream Management for the Lean Office, Productivity Press, 2003).

От краткото описание на концепцията за щадящо производство, представено тук, едно важно нещо, което трябва да запомните е, че днес новият подход завладява все повече страни и успешно се прилага на практика по целия свят. Доказал се е във всички сектори на икономиката при администриране на процеси от всякакъв вид.

Ръководството и служителите на Toyota Motor Corporation са ангажирани с принципите на икономичното производство повече от 60 години - но все пак вярвайте, че те са само в началото на пътуването!

ЗАЩО ЛЕАН ПРОИЗВОДСТВО?

Концепцията за щадящо производство се основава на желанието за бързо и ефективно задоволяване на изискванията на клиентите. Организацията, изградена по традиционния модел, беше свикнала постоянно да повишава цените, но през 90-те години на 20 век. потребителите започнаха да искат намаляването им. Тъй като цените на суровините и материалите, както и медицинските разходи и разходите за труд се повишиха, единственият начин да се отговори на изискванията на потребителите и да се запази бизнеса беше да се намалят вътрешните разходи. За да отговорят на изискванията на потребителите, компаниите трябваше да прилагат методи за икономично производство, като ги адаптират към себе си. „Новият“ потребител не беше готов да плати за загуби в производствените процеси и имаше много добра представа каква трябва да бъде цената на продукта. По този начин, за да поддържат съществуващия бизнес и да бъдат възможно най-подготвени за нови възможности, компаниите трябваше да се концентрират върху вътрешните разходи.

Следната илюстрация показва моделите на традиционно и икономично производство:

ЗАЩО ОФИСЪТ Е ЛЕАН?

Бизнес лидерите осъзнаха, че намаляването на разходите е необходимо във всички аспекти на бизнеса. За първи път в производството бяха използвани нови принципи, но повече от шестдесет процента от разходите се отчитат от административни процеси. Принципите на Lean вече се прилагат с голям успех в отделите за обслужване на клиенти, счетоводство, финанси и ИТ в компании в широк спектър от индустрии. Принципите на щадящото производство могат да се използват не само в производството.

По същество няма голяма разлика между производствените процеси и процесите, които се извършват извън производствения етаж:

  • получаване на поръчка от клиент;
  • фактуриране;
  • изпълнение на чертежи;
  • приемане на лечение или изписване от болницата на пациента;
  • попълване на формуляр за получаване на медицинска застраховка;
  • подаване на заявление за изплащане на застрахователно обезщетение;
  • изготвяне на оферта;
  • приемане на поръчка през интернет;
  • кандидатстване за ипотека;
  • откриване на разплащателна сметка в местна банка;
  • откриване на спестовна сметка;
  • наемане на нов служител.

Всички тези операции включват взаимодействие, при което една организация произвежда стока или услуга, за да удовлетвори клиента и да реализира печалба. Успоредно с глобализацията на икономиката на местния пазар навлизат и чуждестранни компании, които предлагат подобни продукти и услуги. Затова е изключително важно разходите на компанията да останат същите или дори да намалеят при същото ниво на обслужване. Това може да се постигне чрез прилагане на принципите на щадящото производство в офиса.

Независимо от сферата на дейност в организацията, има задачи и процеси, които могат и трябва да бъдат стандартизирани, опростени и направени възможно най-ефективни. Концепцията Lean Office предлага страхотни инструменти за премахване на вариациите, които водят до загуба. Например:

  • Процедурата за приемане на поръчка от клиент, която отнема 4 минути, може да бъде променена на 60 секунди.
  • Процес на фактуриране, който изисква двама души (и няколко дни), може да бъде модифициран, така че един човек да завърши сметката в рамките на един час. В резултат на това вторият човек ще може да върши друга работа в отдел, който няма достатъчно персонал.
  • Процедурата по одобрение на чертежа и прехвърлянето му на следващия етап от производството, която обикновено отнема две седмици, може да бъде ускорена до един ден.
  • Можете да отделите не час, а тридесет минути за подготовката на необходимите документи преди или след хирургическа операция.
  • Процедурата за разглеждане на иск за застрахователно обезщетение може да бъде променена така, че да отнема по-малко от осем часа вместо два или три дни.
  • Редът, по който се разглежда искането за ипотечен кредит, може да бъде променен, така че решението да се взема не за пет дни, а за по-малко от осем часа.

Най-важното нещо, което трябва да запомните е, че тази технология за управление е доказала своята ефективност във всички сфери на бизнеса. Инструментите и техниките, описани в тази книга, са резултат от нашата дългогодишна изследователска и практическа работа. А сега и вие можете да ги използвате, за да направите вашата организация по-ефективна и да постигнете впечатляващи резултати.

РЕЗЮМЕ

Целта на първата глава е да помогне на читателя да придобие обща представа за концепцията за щадящо производство. Когато всички във вашата организация разберат основните принципи на новия подход на работа, ще ви бъде по-лесно да внедрите инструментите за щадящо производство на практика.

  • Обяснете на вашите служители простата идея за елиминиране на отпадъците.
  • Продължавайте да четете за икономичното производство в различни източници. Колкото повече научите за тази концепция, толкова по-лесно ще бъде за вас да я адаптирате към нуждите на вашата организация.
  • Поддържайте открит диалог във вашата организация относно икономичното производство и неговата цел.
  • Стегнатото производство допълва други технологии за управление като цялостно управление на качеството и др.
  • Концепцията за щадящо производство съчетава принципите на работа на предприятия от различни страни.
  • Трябва да се научи на щадящо производство.
  • Може би този подход е нов за вас, така че не бързайте да го овладеете.
  • Създайте среда, която насърчава изследването на тази концепция.

Дон Тапинг, Ан Дън

Lean Office: Елиминирайте загубата на време и пари

преводачи А. Залесова, Т. Гутман

Редактор С. Турко

Ръководител проект С. Турко

Технически редактор Н. Лисицына

Коректор В. Муратханов

Компютърно оформление А. Фоминов

Дизайн на корицата Дизайнерско депо


Copyright © 2006 MCS Media, Inc.

© Издание на руски език, превод, дизайн. Alpina Publisher LLC, 2017


Всички права запазени. Работата е предназначена единствено за лична употреба. Никаква част от електронното копие на тази книга не може да бъде възпроизвеждана под никаква форма или по какъвто и да е начин, включително публикуване в интернет и в корпоративни мрежи, за обществено или колективно ползване без писменото разрешение на собственика на авторските права. За нарушаване на авторски права законодателството предвижда изплащане на обезщетение на притежателя на авторските права в размер до 5 милиона рубли (член 49 от LOAP), както и наказателна отговорност под формата на лишаване от свобода до 6 години (член 146 от Наказателния кодекс на Руската федерация).

* * *

След като прочетете тази книга, вие:

Научете се да идентифицирате загубите и да намирате скрити резерви, за да подобрите производителността на работата в офиса;

Овладейте основните инструменти за намаляване на загубите: канбан карти, 5S система, методи за визуализация на информация;

Винаги можете да знаете на какъв етап е всеки процес и колко време отнема завършването му.

Имам удоволствието да ви представя книгата The Lean Office. През последните двадесет години икономичното производство започна да играе водеща роля в намаляването на разходите на организациите – обикновено производствени – чрез идентифициране и елиминиране на отпадъците (работа без добавена стойност, за която потребителят не желае да плати). Въпреки това същите инструменти се въвеждат в непроизводствените сектори на икономиката, включително армията, образованието, здравеопазването, финансите и строителството.

Книгата събира информация за опита на хора, прилагащи щадящо производство в различни индустрии. Тези пионери на икономичното производство, сенсей, са постигнали значителен успех в различни индустрии през последните десет години, те са свършили страхотна работа за подобряване на бизнеса. Книгата разказва за успешния опит на такива пионери и инструментите, които използват.

Всеки организационен процес - било то приемане на поръчка за промишлени продукти, обработка на клиентска кредитна карта, медицинска помощ в клиника - трябва да задоволява нуждите на потребителя (пациент, клиент).

На страниците на тази книга читателят ще намери пълно ръководство за идентифициране и елиминиране на разходите чрез включването на всички служители в процеса. Тази книга е предназначена да бъде компас, който ще ви покаже пътя към по-икономичен, по-продуктивен и ефективен офис. Тук няма тайни. Ние се ангажираме да разпространяваме систематично най-добрите практики във всички индустрии и ще се радваме да споделите успехите си с нас.

Добър път!

Дон Тапинг

Благодаря

Тази книга е пример за работа в екип, партньорство и учене чрез работа на група хора, всеки от които е допринесъл за нейното създаване.

Завършването на книгата отне повече от пет години. Преди да види бял свят, съдържанието му е многократно преработвано и коригирано.

Много благодаря на тези, които допринесоха за тази работа. Имената на неговите членове са изброени по-долу:

Том Касаса, CQE/SSBB/PM, Управление на качеството на главния офис, Център за военноморски надводни военни действия, Панама Сити, Флорида;

Къртис Уокър, президент на GDC Consulting;

Роджър Кремер, консултант;

Стю Тъбс, д-р, специалист по лидерство, Източен Мичигански университет, автор на Малки групови дискусии, McGraw-Hill, Inc. 1993 г.;

Дебра Хадфийлд, MSN;

Шелег Холмс;


Изразяваме своята благодарност към вас, читателю и наш клиент, за времето и усилията, които отделихте за прилагане и развитие на щадящи методи в областта на административната работа. Знаем, че това не е лесна задача и се надяваме, че ще ви помогнем в начинанията ви. Ще се радваме, ако споделите вашите успехи и проблеми с нас. Нашият имейл адрес:

Въведение

За какво е?

Тази книга е предназначена предимно за организации, които искат да подобрят своите административни процеси. На първо място, ще бъде полезно за мениджъри, които участват в обучението на служителите, лидери, отговорни за внедряването на щадящо производство, координатори за непрекъснато подобрение и всички, които участват в оптимизирането на работния процес за повишаване на производителността и подобряване на производителността.

Бизнес лидерите, които отвеждат организациите на нови пазари, за да открият нови възможности и се стремят да рационализират текущите бизнес процеси, за да станат по-конкурентоспособни, трябва безмилостно да добавят стойност към акционерите. Книгата Lean Office ще им свърши много добра работа.

Тази книга ще ви помогне да разберете предизвикателствата, пред които работниците се изправят всеки ден в различни отрасли. Авторите убедително обясняват защо непрекъснатото усъвършенстване трябва да се превърне в начин на живот. В края на всяка глава авторите предоставят резюмета, въпросници и казуси, за да ви помогнат да подобрите административните си умения.

За ръководители в здравеопазването, финансите, търговията на дребно, строителството и производството тази книга ще ви помогне да останете в бизнеса през 21 век и ще постави основата за бъдещо подобрение на компанията.

Какво има вътре?

Lean Office предоставя изчерпателен набор от подробни насоки за изграждане на Lean Office. Като ги следвате, можете да поставите солидна основа за прилагане на инструменти за щадящо производство. Служителите в офиса, които всеки ден обработват различни заявки, трябва да знаят какво да правят, къде да отидат и кого да слушат.

Първата част помага да се положат основите за изграждане на щадящ офис. Той говори за основните инструменти и концепции на щадящото производство, предстоящите промени и въвеждането на редица много полезни и ефективни инструменти. Всичко това ще ви позволи да постигнете осезаем напредък в създаването на щадящ офис.

Втора част говори за изграждането на системи за поддръжка, необходими за подобряване на процесите. Това включва подробен анализ на текущите процеси, разработване на стандарти, на които те трябва да отговарят, и балансиране на натоварването, за да се осигури плавен и непрекъснат поток на работа. Това е ядрото на Lean Office и е най-отнемащата време част от проекта за изпълнение.

Част трета се фокусира върху визуалните контроли, защитата срещу грешки и картите с резултати, които ще позволят непрекъснато подобряване на Lean Office. Изберете модели за сравнение, ясно определете разпределението на функциите в новата организация, намерете тези, които ще поемат ролята на лидер, уверете се, че работата е без дефекти. Всичко това са необходими условия за формирането на нова култура.

Можете да използвате тази книга като допълнение към всеки друг материал за непрекъснато подобряване, който вече имате на ваше разположение. Въпреки че тази книга е изчерпателна и съдържа всичко, от което се нуждаете, трябва да се отбележи, че като автори и непрекъснато подобряващи се, ние не отхвърляме други начини на мислене. Никоя книга не може да помогне на една организация да се отърве от всички проблеми. Искрено вярваме, че нашата книга и примерите, които съдържа, ще ви помогнат да намерите отговори на много от въпросите, с които се сблъсквате, когато изграждате щадящ офис.

Как да извлечем максимума от една книга

Чрез прилагане на концепциите и инструментите, обсъдени в тази книга, можете да създадете система, която, като част от стройна организация, контролира и подобрява процесите (отървавайки се от дейности, които не добавят стойност).

харесвам

2

Lean Office, бизнес процеси, изградени на принципите на щадящото производство. Практиката за прилагане на принципите на щадящото производство в офиса дава същите резултати, както в производствените процеси. От 2008 г. Lean Manufacturing се прилага от Сбербанк. По собствени оценки за 2011г. lean технологиите им спестиха около 11 милиарда рубли.

Опитът показва, че процесът протича много по-бързо и по-систематично, а резултатите се подобряват там, където Lean се прилага във всички компоненти на производството и управлението. Lean офисите също са необходим елемент от всяко административно управление. Въоръжените сили, полицейските управления, администрациите, болниците, училищата, библиотеките, банките и застрахователните компании възприемат икономично производство по целия свят. За първи път системните проблеми на използването на lean office бяха разгледани на конференцията Lean Service, проведена през 2007 г. в Москва.

Видове загуби в офиса:

  • работа в процес на осъществяване;
  • Грешки в документите;
  • Повторна работа с документи;
  • Извършване на ненужна работа;
  • Допълнителни стъпки в процесите;
  • очаквания;
  • допълнително движение;
  • Движение на документи.

Lean методи в офиса:

  • Визуализация на дейностите и картографиране (mapping) на клиентския поток от стойности в офис процесите;
  • Стандартизация в офиса;
  • Управление на цели;
  • Офис дизайн.

Трудности при внедряването:

  • Вкоренен навик за посочване и контрол;
  • Работата не може да бъде измерена и контролирана;
  • Работата е творческа и персонализирана;
  • Високо образователно ниво на офис служителите.

Днес, когато конкуренцията на пазара е висока и конкурентите са нащрек, много компании започват да търсят нови начини и форми за спестяване на разходи и оптимизиране на бизнес процесите. Целта е да излезете напред и да надминете конкуренцията.

Занимавах се активно с търсенето на отговори на въпроси за оптимизиране на разходите, както и с прилагането на различни методи за решение, когато ръководех службата за управление на човешките ресурси в предприятие за производство на храни.

Широко разпространено е мнението, че системите за „лейн производство“ или, както ги наричат ​​още „лейн мениджмънт“, като правило се прилагат само в самото производство.

Тук е необходимо да обясним какво е "лейн производство"? Терминът се превежда от английски като "нищо повече", негов основател е Тайичи Оно, който създава производствената система в Toyota през 50-те години на миналия век. Това е концепция за управление на производствено предприятие, основаваща се на постоянен стремеж към елиминиране на всички видове отпадъци. Концепцията включва ангажиране на всеки служител в процеса на оптимизация на бизнеса и максимален фокус върху потребителя.

Отправната точка е анализ на стойността на създадения продукт за крайния потребител на всеки етап от неговото внедряване. Основната задача е да се създаде процес на непрекъснато елиминиране на загуби, всякакви действия, които консумират ресурси, но не създават стойност за крайния потребител.

Има седем вида загуби:

  1. загуби поради свръхпроизводство;
  2. загуба на време поради чакане;
  3. загуби поради ненужен транспорт;
  4. допълнителни стъпки на обработка;
  5. излишък от запаси;
  6. ненужни движения;
  7. освобождаване на дефектни продукти.

За решаване на проблема с оптимизирането на разходите са разработени много инструменти на системата "лейн производство". Стана ми ясно, че има методи, които помагат да се справят с проблемите не само в производството, но и в офисната работа.

По този начин проведохме експеримент за оптимизиране на работните процеси в службата за персонал, използвайки един от инструментите за „лейн производство“ - 5S.

5S е метод за организиране на работното пространство, чиято цел е да създаде оптимални условия за извършване на работа, поддържане на ред, спестяване на време и енергия и постоянно подобряване на бизнес процесите.

Технологията за създаване на ефективно работно място се състои от пет елемента:

  1. Сортиране (Сортиране);
  2. Място за всичко (Сетинодер);
  3. Поддържане на чистота (метене);
  4. Стандартизация (Стандартизиране);
  5. Подобрение (Sustain).

В резултат на внедряването получихме не само разбираема стандартизирана система за организиране на работни места в службата за персонал, но и значителни спестявания на време поради създаването на стандарти за работа на персонала, намаляването на две длъжности на персонала поради намаляване на ненужните действия и преразпределението на задълженията, както и спестяванията в канцеларски материали и дори офис мебели.

Нека разгледаме по-отблизо всеки елемент от метода 5S.

1. Сортиране

На работното място всички предмети са разделени на необходими и ненужни. Необходимо е да премахнете ненужните елементи. Тези действия водят и до подобряване на работната култура и безопасност. Всички служители участват в сортирането и идентифицирането на елементи, които трябва да бъдат:

  1. незабавно отстранени и изхвърлени;
  2. преместени на място за съхранение;
  3. оставен, колкото е необходимо, за да се свърши работата.

Предметите, които се нуждаят от съхранение, се преместват в зоната на „карантина“. Такова пространство може да бъде обособено във всеки сервиз в офиса или в специално организиран склад. Всички неща, преместени в зоната "карантина", подлежат на маркиране, тоест те са маркирани с червени придружаващи етикети, които показват:

  1. датата;
  2. от кого е отбелязано;
  3. Пълно име и длъжност на служителя (собственик на работното място);
  4. информация за артикула (наименование, инвентарен номер, количество);
  5. причина за маркиране (чужд предмет, неизползван, счупен, остарял, неизвестно предназначение, нуждаещ се от ремонт, излишък и др.).

При прилагането на етапа на „сортиране“ е важно да отделите отделно време за разделянето на електронни документи: необходимо е да премахнете дублиращите се един друг и тези, които не са били използвани повече от шест месеца. Особено важно, рядко използвано може да бъде преместено в папка с име "Архив".

2. Място за всичко (Setinoder)

Ключовите понятия в случая са рационалното подреждане и подреждането с необходимите елементи. Нещата трябва да бъдат поставени на определени места, така че да са лесно достъпни за всеки, който ги използва. Трябва също да ги маркирате за бързо извличане. Основната цел на този елемент е да дефинира "дом" за всеки елемент в работното пространство.

За тази работа в офиса препоръчвам да използвате спортна постелка, която е толкова популярна по време на часовете по йога или по време на къмпинг, нарича се още "пяна". Такъв килим трябва да бъде нарязан на парчета според площта на чекмеджето на бюрото, за всяко чекмедже са необходими два килима.

След това определяте елементите, които трябва да съхранявате в чекмеджето, например: ножици, химикал, молив, гума, линийка и т.н. Два килима се поставят в кутия, а в горния килим е необходимо да се изрежат вдлъбнатини за всеки артикул, като предварително се направи шаблон за всеки артикул, като се заобикалят границите му с молив.

Във всяка вдлъбнатина на долния килим е необходимо да се напише (на хартия с размери и да се закрепи с прозрачно тиксо) името на предмета, който ще бъде поставен във вдлъбнатината. Това се прави, за да може всеки точно да определи мястото, където се съхранява вещта и винаги да я връща на определено място.

При изпълнение на етапа на рационално подреждане е необходимо да се създадат електронни папки с документи, в които те да бъдат разположени по удобен начин за бързо търсене.

Имената на папките например могат да бъдат както следва: работни документи - "Проекти", "В процес", "5S", "Архив" и др.

За да се избегне повторното затрупване на работното пространство, се създава график за почистване с ясно посочване на времето за неговото изпълнение и отговорните лица.

Подлежи на почистване от собственика на работното място, например:

  • текущи документи на работния плот - ежедневно (предотвратяване на натрупване на документи, сортиране, архив);
  • съдържанието на шкафовете - ежеседмично (сортиране, поставяне на ненужни вещи в зоната с червени етикети);
  • офис техника - ежедневно (почистване от прах) и др. по установения график.

Почистването на работното място, офис консумативите и уредите, поддържането на рационално разположение на предметите според създадената карта на работното пространство е пряка отговорност на собственика на работното място. Средствата за поддържане на чистота и ред винаги трябва да са в непосредствена близост.

По време на фазата на почистване е необходимо да сортирате и изтривате електронни документи, по-добре е да правите това всяка седмица.

4. Стандартизация

Най-ефективните решения, намерени по време на изпълнението на първите три стъпки, трябва да бъдат консолидирани в писмен вид, така че да станат визуални и лесни за запомняне. Необходимо е да се разработят стандарти за документи, работа и безопасност чрез визуален контрол, да се разработят и внедрят стандарти 5S. Необходимо е също така да се въведе визуален (визуален) контрол и информиране в работното пространство, да се прилагат „контролни списъци“ както ежедневно (5S-пет минути) за самоконтрол и развитие на самодисциплина, така и ежеседмично за наблюдение на спазването на стандартите 5S чрез външни одитори.

При внедряването на етапа на стандартизация е необходимо да се създаде единен формат на електронни папки с документи за всички служители на стандартната услуга с достъп до всяка папка за мениджъра. В „контролния списък“ отделно трябва да се отдели елементът за проверка на съответствието със стандарта за местоположението на електронни документи.

5. Подобряване (поддържане)

Цел: изпълнението на процедурите от методиката да се превърне в навик и неразделна част от ежедневните дейности в работното пространство. Необходимо е също така да се визуализират действията за подобряване: разработване и коригиране на предложения за модификации, прилагане на нови подобрени стандарти.

Примерни техники за подобряване:

  • търсене на основния проблем;
  • неговият анализ и решение;
  • промяна на стандарта на работа, съобразен с постигнатото.

Подобрението е върхът на системата 5S. Всеки служител трябва да разбере, че създаването и поддържането на ред е възможност да концентрира силите си за качествено и ефективно изпълнение на своята пряка работна функционалност. При това това става без излишна загуба на време и отклоняване на вниманието към казуси, които не носят печалба на компанията. Всичко се фокусира върху търсенето и непрекъснатото усъвършенстване в работата, както и прилагането на намерените предложения в живота.

Прилагането на системата е невъзможно без лидер и, разбира се, само лидер може да бъде лидер. Работата по въвеждането на системата е задължително придружена от предварително обучение и личен пример на лидера. В процеса на внедряване служителите често имат рязко отхвърляне на системата за ред в самото начало.

Всички знаем какво се случва в чекмеджетата на бюрото в по-голямата част от офисите. За да намерите острилка за моливи, трябва да копаете в няколко чекмеджета на бюрото, защото те съдържат огромен брой „необходими неща, които определено ще ви бъдат полезни“. Служителите се възмущават, не разбират целта на внедряването, понякога дори се стига до уволнение на лица, които не искат да подкрепят внедряването на системата.

Само търпеливи обяснения и личен пример могат да преместят стената на неприемането и недоверието. Най-трудната част е фазата на „подобряване“, защото тук трябва да научите всеки служител на разбирането, че е негова отговорност да прави седмично предложение за подобряване на своя работен процес или работния процес на компанията. Също така изисква да се научите как да разработвате подобрения. Разбира се, това е много важна и обемна тема, така че се нуждае от отделно освещение.

На този етап е необходимо да се научи и консолидира разбирането на служителите, че всяко подобрение трябва да доведе до оптимизиране на разходите за време, намаляване на ненужните движения, спестяване на ресурси, за да се увеличат печалбите на компанията и следователно да се подобри финансовото състояние на служителя. себе си. Специалистите постепенно започват да разбират, че внедряването на системата води до стабилност на компанията на пазара и до способността да се конкурира успешно и да постига високи резултати.

Искам да добавя един интересен факт: с въвеждането на тази система след пилотен експеримент в цялата компания много служители имаха желание да внедрят този инструмент в своите домакинства.

Жените с ентусиазъм извадиха от кухненските си шкафове това, което отдавна е събирало прах на далечните рафтове и не е било използвано по никакъв начин. Те решително изхвърлиха ненужното, а там, където се съмняваха дали имат нужда или не, обособиха отделно временно място „червен квадрат“ и преместиха „съмнителни“ предмети (капачки за бутилки шампанско, изтекли пръстови батерии, счупени ножове, допълнителни отварачки за бутилки за бутилки, съхранявани в излишък във всеки случай). Всичко, което остана след внимателно сортиране, беше маркирано и поставено в определен удобен ред в шкафове на кухненски рафтове.

Работниците с удоволствие споделиха снимки как е било и как е станало и разказаха колко по-удобен и удобен е станал животът им в кухнята, колко време сега отделят за грижа за себе си, а не за кухнята.

Мъжете, гледайки жените, започнаха да възстановяват реда в своите работилници и гаражи. Резултатът не закъсня: сега те вече са доволни по време на почивките в стаята за пушене, показвайки резултатите си в подреждането на нещата в домашните си работни места.