„Къде пише, че трябва да напишем мотивационно писмо за представените документи?“ На този въпрос ще трябва да отговорите честно: "Никъде." Изготвяне мотивационно писмо- това е неписано правило на деловодството и обичай на стопанския оборот, а не изискване, съдържащо се в обвързващи документи. Ако обаче го погледнете, става ясно: мотивационното писмо е необходимо преди всичко не на получателя, а на подателя.
ИЗПОЛЗВАНЕ И ОЧАКВАНЕ НА ПРИВОДИТЕЛНО ПИСМО
Как мотивационното писмо може да бъде полезно за подателя? Преводно писмо:
Има реквизит „Дата на изготвяне на документа“, което означава, че при необходимост може да служи като доказателство, че документите са изпратени навреме;
Съдържа пълен списък на документите за изпращане (реквизити „Маркиране на наличие на приложение“), така че ако има такива важен документизгубен, никой не може да каже, че не е изпратен;
Той подлежи на регистрация при адресата, за разлика от документите, изпратени с него, и тъй като срокът за изпълнение се брои от датата на регистрация, подателят може да се ръководи от тази дата, ако иска да получи отговор.
Мотивационното писмо към документите, както и цялата друга входяща кореспонденция, подлежи на регистрация при секретаря на организацията получател. Но ако знаете от опит, че може да има проблеми с това, по-добре е да избегнете неприятен разговор и просто да изпратите целия пакет документи по пощата, след като сте получили известие за получаване на писмото. Имайки известие в ръка, подателят може вече да не се тревожи дали писмото е регистрирано и да го остави на съвестта на получателя.
НИЕ ПРЕДОСТАВЯМЕ ПОДРОБНОСТИ ЗА ПРИВОДИТЕЛНО ПИСМО
Правилата за издаване на детайли можете да намерите в следните документи:
ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията“;
Организационно-разпоредителна документация. Изисквания към документацията. Указания за прилагане на GOST R 6.30-2003 (по-нататък - Указания за прилагане на GOST).
■ Празно писмо.Готовият формуляр за писмо, изготвен в съответствие с GOST 6.30-2003, вече съдържа необходимите подробности.
Да се необходими подробностиформулярите включват:
OKPO, OGRN, TIN / KPP;
Име на компания;
Справочни данни за организацията.
Емблемата на организацията или търговска марка(сервизен знак) не е задължителен.
Мотивационно писмо може да бъде изготвено на бланка (виж Пример 1), бланка структурна единица(вижте Пример 2) или на официална бланка (вижте Пример 3).
■ Текст.Текстът на мотивационното писмо често е формален и само информира за посоката на документите. Най-важната част от информацията се съдържа в описанието на приложението. Текстовете на мотивационните писма обаче могат да варират по сложност.
Елементарно.Най-простият текст на придружително писмо може да изглежда така:
Както можете да видите, този текст съдържа само съобщение, че някои документи са изпратени до получателя.
С оправдание.Ако посоката на пакета документи, приложен към писмото, е предписана от регулаторен правен акт или споразумение между организации, тогава текстът на мотивационното писмо започва с думите „В изпълнение на ...“ или друга формулировка, съдържаща препратка към стандарта:
С индикация.Текстът на мотивационното писмо от следващото ниво на сложност също съдържа указание какво трябва да направи получателят с изпратените до него документи:
Така текстът на мотивационното писмо може да бъде разделен на две части:
Известие за изпращане на документи (задължително);
Инструкции за работа с представените документи (по желание).
■ Маркиране на присъствието на приложението.Особеността на мотивационното писмо е, че неговият семантичен център изобщо не е текстът, а списъкът на приложените документи. В тази връзка запомнете общо правилорегистрация на този реквизит: в мотивационните писма се прави знак за наличието на прикачен файл под текста на писмото от границата на лявото поле (Приложение № 11 към клауза 3.3.2 от Методическите препоръки на Федералната Архив) (вижте Примери 1-3).
Ще обърнем специално внимание правилен дизайнтова е необходимо в специални случаи.
Първият случай е прост.Ако прикаченият документ вече е посочен в текста на писмото, достатъчно е да посочите само броя на листовете и копията на този документ в реквизита „Марк за наличие на приложението“, например:
Вторият случай е сложен.Ако има няколко документа за кандидатстване, всеки от тях получава свой сериен номер, последван от посочване на броя на листовете и копията. Документите са изброени или в произволен ред, или от основния документ към второстепенните. В текста на писмото приложените документи не са посочени, например:
Третият случай е печат.При изпращане на каталог, брандбук, методическо ръководство, направено в печатница, тоест всеки подвързан документ, броят на неговите листове не се посочва:
Четвъртият корпус е електронен.Нито Методическите препоръки на Федералните архиви, нито GOST 6.30-2003, нито Методическите препоръки за прилагане на GOST съдържат правила за прикрепване на външни носители на информация към писмото. В същото време практиката организациите да си изпращат флаш карти или компактдискове е доста разпространена. Трябва да измислите свои собствени правила за проектиране, ръководени от елементарна логика. Така че няма смисъл да се посочва броя на листовете и копията електронен документ. Ще бъде достатъчно да имате името, формата (така че получателят да знае предварително дали файлът ще се отвори на неговия компютър) и, може би, обема. Не забравяйте да посочите типа носител, например:
Петият случай е комбиниран.Има сложни писма, които са и информационни, и съпроводителни едновременно. Ако едно писмо е изпратено до няколко адреса и всички получатели получават информация, а някои получават и документи-прикачени файлове, тогава реквизитът се съставя, както следва:
Шестият случай е описателен.Ако заявките са толкова много, че списъкът им ще отнеме повече от една страница, препоръчително е да направите списък с тях и да го подредите като единствено приложение към писмото. Това се прави така, че служителят, отговорен за изпълнението на задачата съгласно писмото, да получи инвентара си заедно с всички прикачени файлове, тъй като мотивационното писмо и приложенията към него почти винаги отиват в организациите по различни маршрути. Описът ще се нарича „Опис на приложения към писмо от ... No ...”.
Текстът и знакът за наличието на приложението в този случай ще изглеждат така:
■ Други детайли
Останалите подробности за мотивационното писмо са съставени в общ редпредписано от GOST 6.30-2003 и методически препоръкиРосархив.
Задължителните подробности включват:
Дата на документа;
Регистрационен номер на документа;
Дестинация;
Заглавие към текста;
Подпис;
Бележка за художника.
Незадължителни подробности в този случайса:
Визи за одобрение на документи, които обикновено остават на копие от документа при изпълнителя.
ПРОСЛЕДЯВАНЕ НА МАРШРУТА НА ПРИВОДИТЕЛНО ПИСМО
Мотивационните писма се движат през организации по точно същите маршрути като всички други бизнес писма от различни видове.
2. Заедно с визи и пакет от молби (това е задължително!) черновата на писмото се подписва от до главен изпълнителен директорили друго упълномощено длъжностно лице.
3. Подписаният проект се превръща в пълноценен документ с юридическа сила и преминава през процедурата по регистрация в офиса или при секретаря на ръководителя на подписа.
4. Организира се предаване на мотивационното писмо и всички документи към него на адресата.
5. В офиса на организацията-адресат полученото мотивационно писмо и приложенията към него се подлагат на първоначална процедура за преглед. Целта на тази процедура е да гарантира, че всички доставени приложения съответстват на изброените в пропорцията „Флаг на приложението“.
6. Ако всичко е наред, писмото е регистрирано (какво да направите, ако не всичко е наред, е описано по-долу).
7. Препоръчано входящо писмо се предава за разглеждане на първо лице на организацията или друг упълномощен ръководител, като общо правило - заедно с приложения. Но организацията може да има свои собствени правила в това отношение. Например, ако писмото е типово и се знае точно кой от длъжностните лица ще бъде назначен за изпълнител на него, секретарят може да се договори с директора и да прехвърли приложенията на изпълнителя веднага, без да чака резолюция. В изключително редки случаи, ако стандартното писмо съдържа „ненормална“ информация, прикачените файлове се доставят незабавно на мениджъра за разглеждане.
8. Със или без приложения мотивационното писмо се предоставя за разглеждане на ръководството на организацията-адресат.
9. Ръководителят назначава изпълнителя, като прави обичайната резолюция и връща документа на секретаря.
10. Секретарят предава задачата на изпълнителя съгласно приетите в организацията правила. В този момент най-често мотивационното писмо и неговите прикачени файлове са разделени: изпълнителят се интересува от последното, а не от писмото и най-вероятно знае какво да прави с прикачените файлове. Ако писмото съдържа някакви специални инструкции за работа с приложените документи, тогава изпълнителят получава копие от секретаря, а не оригиналното писмо. Оригиналът остава при секретаря (в офиса) и се завежда в папката.
11. Приложение между така ставасобствен път, който се определя от вида на документа и може да бъде произволно дълъг.
Ако нещо се обърка.Ако при първоначалния преглед в офиса, още по време на доставка, се окаже, че в прикачения пакет липсват един или повече от посочените в съпроводителното писмо документи, за това се съставя акт (виж Пример 4), а писмото се върнати на подателя.
ПАЗЕТЕ ПРИВОДИТЕЛНИТЕ ПИСМА
Мотивационните писма се съхраняват отделно от прикачените файлове, които идват с организацията. В системата електронен документооборотпри регистриране на тези приложения се поставя връзка към регистрационната карта на входящото писмо, но това не е необходимо: мотивационното писмо изпълнява функцията си точно в момента, в който изпълнителят е взел приложените към него документи, за да започнете да работите с тях.
Що се отнася до сроковете за съхранение на мотивационните писма, те попадат в членовете на Списъка на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват сроковете на съхранение (одобрен със заповед на Министерството на Култура на Русия от 25 август 2010 г. № 558; по-нататък - Списък 2010):
Кореспонденция с държавни органи Руска федерация, държавни органи на субекти
Руската федерация, местните власти в основните (профилни) области на дейност - 5 стр. EPC (член 32 от списъка от 2010 г.);
Кореспонденция с висша организация в основните (профилни) области на дейност - 5 т. EPC (член 33 от списъка от 2010 г.);
Кореспонденция с подчинени (подчинени) организации в основните (профилни) области на дейност - 5 стр. EPC (член 34 от списъка от 2010 г.);
Кореспонденция с други организации в основните (профилни) области на дейност - 5 стр. EPC (член 35 от списъка от 2010 г.).
Както можете да видите, мотивационните писма се съхраняват 5 години, след което е необходимо да се направи експертиза на тяхната стойност и да се удължи срокът им на годност или да се унищожат. Унищожаването се извършва и по общ ред.
РЕЗЮМЕ
1. Основната цел на мотивационното писмо е да потвърди, че приложените към него документи са изпратени и доставени на адресата.
2. Мотивационното писмо се съставя по същите правила като другите бизнес писма; специално внимание трябва да се обърне на дизайна на реквизита "Марк за наличие на приложението".
3. Ако към мотивационното писмо е доставен непълен пакет документи, за това се съставя специален акт.
4. Документооборот на мотивационни писма се осъществява съгл Общи правиларабота с входящи документи, приети в организацията.
5. Мотивационното писмо и доставените с него документи се съхраняват отделно един от друг за определените за тях срокове.
В САЩ и Европа е обичайно да се изпращат мотивационни писма заедно с автобиографии. В Русия тази тенденция едва набира скорост.
Мотивационното писмо има за цел да предаде на работодателя някои полезна информация, което е неуместно да се пише като част от автобиография.
Изобщо да не пишете мотивационно писмо е лоша форма. Представете си себе си на мястото на работодател или HR- мениджър. Предпочитате ли да получавате празни имейли с прикачена автобиография или персонализирани имейли? В които се обръщате към вашето име и бащино име, посочете, че вашата компания е интересна ... Изглежда, че всеки човек би избрал втория вариант.
Следователно тези, които все още пишат такива писма, печелят. Но за да спечелите точно на фона на други кандидати, трябва да знаете как да напишете правилно мотивационно писмо.
Понякога мотивационното писмо може да изиграе много положителна роля. Например в свободното място е посочена необходимостта от трудов стаж от поне 1 година. И вие нямате този опит, но отговаряте на останалите изисквания. Добре написано мотивационно писмо вероятно ще ви накара да искате да разгледате кандидатурата си.
Придържайте се към конкретен контур на мотивационно писмо.
- В темата на имейла посочете конкретната позиция, за която кандидатствате. Например: "Резюме за позицията мениджър продажби."
- Трябва да започнете с поздрав. Освен това, за предпочитане е адресирано до конкретен човек. Прочетете внимателно длъжностната характеристика - като правило там са посочени името и бащиното име на мениджъра по човешки ресурси. Пример: "Добър ден, Мария Генадиевна!". Ако се случи така, че не можете да разберете името и бащиното име на лицето, на което изпращате автобиографията си, тогава напишете в темата на писмото „До мениджъра по човешки ресурси на компанията *** - автобиография за позицията на мениджър продажби”. И в поздрава напишете просто "Здравей!" или "Добър ден!".
- Напишете как сте научили за работата. Това може да стане по следния начин: „Разбрах за свободната позиция за мениджър продажби във вашата компания на сайта ***. Мисля, че ще се заинтересувате от моята кандидатура, затова ви изпращам автобиографията си.”
- Опишете накратко своя опит в подобна позиция. Ако не, трябва да напишете защо смятате, че сте подходящ за работата. Пример: „Нямам опит като мениджър продажби, но имам всичко необходими качествакоето ще ми позволи бързо да науча тази работа: внимание, общителност ... ".
- Уведомете ме, че се интересувате от тази конкретна компания и тази конкретна сфера на дейност. Например: „Много се интересувам да си намеря работа в областта на продажбите. Вашата компания е в отлична позиция на пазара, така че бих искал да работя в нея.“
- Моля, включете вашата информация за контакт, по-специално вашия телефонен номер. Можете също така да посочите в колко часа можете да бъдете извикани.
Запомнете най-важното - писмото трябва да е индивидуално за всяка фирма, на която изпращате автобиография. Ето защо трябва да внимавате да не объркате имената и бащините имена на специалисти по човешки ресурси от различни компании, длъжности и друга информация. А още по-недопустимо е да се прави масово изпращане по пощатадо няколко имейл адреса наведнъж.
Стил на мотивационно писмо
Разбира се, вашето мотивационно писмо трябва да бъде написано в бизнес стил, без разговорни думи и, освен това, ругатни. Тъй като се предполага, че имате предвид конкретно лице, думата "Вие" и нейните производни трябва да бъдат изписани с главна буква. Не се допускат граматични, правописни и пунктуационни грешки. Проверете всичко още веднъж, защото малко хора ще харесат неграмотно писмо и вашето резюме може дори да не бъде отворено. Най-добре е да оставите друг човек да прочете писмото ви, може би той ще посочи какво може или трябва да бъде коригирано.
Не съкращавайте думите: това е имейл, а не хартиен. Но дължината на писмото не трябва да е твърде дълга, половин страница А4 Word формат - това ще е достатъчно.
Не трябва да пишете в "задължителен" стил, като например: "Трябва да вземете под внимание моята автобиография, аз съм отличен специалист."
Съдържание на писмото: какво да пиша и какво да не пиша
Категорично не трябва да пишете за причините за напускане на предишната си работа и за всякакви конфликти с началници и колеги. Пример как да не пишете: „Много се интересувах от вашата компания. На последната ми работа шефът ми не оцени усилията ми, надявам се, че ще успея да изградя кариера във вашата компания ... ”.
Ако изброявате личните си качества, не е нужно да го правите по стереотипен начин. Хора като вас - отговорни, мотивирани млади специалисти с активен житейска позиция, насочени към резултата - хиляди. По-добре измислете нещо по-оригинално (в рамките на разумното), но вярно. Може би вашата силна страна е способността да намирате взаимен езикс хората, добра памет, учтивост.
Не е необходимо да пишете за вашите хобита, както и в самото резюме. Твърде много е.
Никога не пишете, че мечтата ви е да полетите нагоре кариерна стълба. Трябва да бъдете смирени: напишете, че вашите умения ще бъдат полезни за компанията.
Преди да предоставите вашите данни за контакт, можете да напишете желанието си за интервю и да ни разкажете повече за себе си.
Пример за мотивационно писмо
Здравейте, Ксения Сергеевна!
От сайта *** разбрах, че във вашата банка има свободна позиция за кредитен служител. Вярвам, че моята кандидатура може да ви заинтересува.
Нямам опит като кредитен служител, но преди съм работил в банково делоразказвач. Разбирам спецификата на работа в банка и способността ми да се обучавам бързо ще ми позволи да се справя с работата на кредитен служител.
Бих искал да се развивам в банковия сектор. Вашата банка е една от най-големите и успешни банки, така че имам интерес да работя в нея.
Мисля, че моите умения могат да бъдат полезни за вашата банка. Прилагам автобиографията си. Готов съм да бъда интервюиран, за да разкажа повече за себе си.
Телефонът ми за връзка е ***, можете да ми звъните от 9 до 21 часа.
Видео
Вижте това полезно видео.
Мотивационното писмо е формуляр бизнес етикет. В допълнение към прост регистър на прехвърлените документи, той съдържа препоръки за обработката им. Освен това, според регистрационните данни, можете да определите времето на изпълнение и факта на изпращане. Пример за това как да напишете мотивационно писмо за документи - вижте статията.
Как да напиша мотивационно писмо за документи
Юнайтед унифицирана формаписмото не съществува. Изискванията за проектиране на организационна и административна документация са описани в GOST R 6.30-2003. Изискванията на този стандарт са препоръчителни.
Как да напиша мотивационно писмо за документи? Да започнем с основните правила:
- на фирмена бланка;
- с дата и регистрационен номер.
Нека разгледаме по-подробно примерно мотивационно писмо за изпращане на документи, на кои основни раздели може да бъде разделен текстът и каква информация трябва да бъде отразена в тях.
|
Раздел за писане |
Кратко описание |
|
|
Въведение |
Относно изпращането на отговор на рекламация |
|
|
заглавка |
Тема, определяща предназначението му |
Мотивационно писмо на прехвърлени документи |
|
Обжалване |
Конкретен призив към главата, за предпочитане адресиран, като се посочват името и бащиното име |
Уважаеми Иван Иванович! |
|
Целта на съобщението |
В отговор на Вашата рекламация прилагам потвърждение, че посочените изисквания са изпълнени в срока, посочен в Договора за доставка. |
|
|
Главна част |
Излагане на същността с обобщение и изразяване на надежда, благодарност и др. |
Според информацията, получена от Вас, има нарушения на клаузи 2.3 и 3.6 от Споразумението. На свой ред ви информирам, че компонентите са прехвърлени навреме, което се потвърждава от товарителницата, и работата е завършена в срок, което се потвърждава от датата на приемане на работата по работната поръчка. Считам за изпълнени изцяло изискванията, които са изложени в претенция № 2, изпратена до нас на 14.07.2017 г. Моля Ви да разгледаме и да ни изпратите информация за Вашето решение в определения от закона срок. Изразявам благодарността си за използването на услугите на нашата компания и очаквам с нетърпение по-нататъшно сътрудничество. |
|
Заключение |
Списък с приложения. Учтив подпис |
Приложения:
Ръководител Сидорова Мария Ивановна. Име и контакти на изпълнителя. |
Примерно мотивационно писмо за документи
Служителите на предприятието трябва не само да изпращат такива искания до контрагентите, но и да ги получават от тях. Логично е служителите на предприятията да разработят Формуляр за входящо мотивационно писмо за документи. Ще се изисква, ако контрагентът предостави пакета без обяснение. Това често се случва в сътрудничество с лица, и за юридически лицатози случай не е изключение. За да оптимизира работния процес, контрагентът ще може да попълни предложения формуляр, в който ще посочи цялата необходима информация.
Примерно мотивационно писмо за прехвърляне на документи. Формуляр, предназначен за попълване от контрагента:
Какво да не кажа
Текстът на жалбата е издържан в бизнес стил. Въпреки факта, че съобщението не е независима форма, не си струва да позволявате запознаване при компилирането. Мотивационното писмо към документите не трябва да дава оценка на случващото се, да бъде емоционално и да съдържа фрази, които по един или друг начин могат да обидят получателя. Пример за фрази, които не могат да се използват, и опции за замяната им:
Кой подписва писмото
Жалбата може да бъде подписана от ръководителя на отдела, ръководителя, Главен счетоводител, ръководител на организацията. В този случай трябва да се спазва етиката на комуникацията. Ако текстът съдържа призив към ръководителя на компанията, тогава той трябва да бъде подписан от равен ръководител. Трябва също да се помни, че мениджърът делегира изпълнението на инструкциите на изпълнителите. Затова при подписване от директора трябва да се посочат контактите на изпълнителя, за да не се налага получателят да губи време в търсене на отговорното лице. Печатът в този случай не е задължителен.
При получаването адресатът присвоява входящ номер и дата на документа, които служителят въвежда ръчно или с печат. от даден реквизитще бъде лесно да се проследят етапите на преминаване и да се изясни на коя инстанция на разглеждане е жалбата в един или друг момент.
Изпращайки много кореспонденция през деня, често се чудим как да напишем мотивационно писмо за документи?
Мотивационно писмо за документи- това е бизнес писмо, който описва пакета документи, изпратен до адресата. Въз основа на това мотивационното писмо към документите потвърждава факта на изпращане на документацията, дава нейния списък и инструкции за работа с нея и ви позволява да определите крайния срок.
Съставете мотивационно писмодокументите трябва да бъдат на фирмена бланка, поставяйки изходящите регистрационен номеризпращач. Самият текст на документа е разделен на два основни блока: съобщение за изпращане на документи, искане за своевременен отговор на него (запознаване, отговор, одобрение и др.).
Уводната част на мотивационното писмо започва с думите:„Представяме Ви...“, „Изпращаме Ви...“ или „Изпращаме Ви...“ и продължава с думите „за подпис“, „за преглед“, „за одобрение“, „ за попълване” и др. Във втората част мотивационното писмо към документите съдържа информация какво трябва да се направи с приложените документи: „Моля, подпишете ...“, „Моля, разгледайте и изпратете ...“ и др.
Да се напишете подходящо мотивационно писмо за документи, основното е да се съставят правилно заявленията, тъй като това е основното в такава кореспонденция. За да направите това, мотивационното писмо към документите трябва да съдържа техния пълен списък, като посочва броя на копията и листовете във всеки от тях. Името на приложението се посочва само ако не е споменато в текста на писмото. Ако има няколко приложения, те са изброени след думата „Приложения:“.
Ако придружителното писмо към документите съдържа голям списък с приложения, те се съставят на отделен лист като опис на приложенията, към който има връзка от писмото. Когато е необходимо да се напише мотивационно писмо за документи за няколко получатели, а заявлението се изпраща само до един от тях, това също трябва да бъде отбелязано в писмото.
Има още няколко правила как да напиша мотивационно писмо за документи. Ако писмото има прикачени файлове, то трябва да има съответен знак върху него, като върху всяко приложение, горе вдясно, да се посочи към кое мотивационно писмо принадлежи. Писмото е подписано официаленкоято има право на това. Но за да не го безпокоят по-късно за уточнения, трябва да се посочи и името и контактите на изпълнителя.
Също не се препоръчва да се уточняваточния срок за изпълнение на изискванията на писмото, ако вашата организация не е висш регулаторен орган. На практика бизнес комуникацияобикновено се дава месец за разглеждане на такива документи. Ако искате да получите отговор по-рано, по-добре е да го издадете под формата на заявка.
За да спестите време в бъдеще, когато се наложи отново да напишете мотивационно писмо към документи, препоръчително е да разработите формуляр за такова писмо и да го попълните, ако е необходимо. Както можете да видите, въпросът как да напиша мотивационно писмо за документи, не е толкова сложно.
Образец на мотивационно писмо:
