«Ұсынылған құжаттарға ілеспе хат жазу керек деп қай жерде айтылған?» Бұл сұраққа: «Ешқайда» деген адал жауап беруге тура келеді. Жобалау жолдама хат- бұл іс жүргізудің жазылмаған ережесі және іскерлік айналым әдеті, бірақ міндетті құжаттарда қамтылған талап емес. Дегенмен, қарасаңыз, түсінікті болады: ілеспе хат ең алдымен алушыға емес, жіберушіге қажет.
ҚОЛДАМА ХАТТЫ ПАЙДАЛАНУ ЖӘНЕ КҮТІЛУ
Ілеспе хат жіберушіге қалай пайдалы болуы мүмкін? Трансмиссиялық хат:
Онда «Құжаттың дайындалған күні» деректемесі бар, ол қажет болған жағдайда құжаттардың уақытында жіберілгенін дәлелдейтінін білдіреді;
Жіберілетін құжаттардың толық тізбесін қамтиды («Өтінімнің бар екендігі туралы белгі» реквизиттері), егер бар болса маңызды құжатжоғалған, оны жіберген жоқ деп ешкім айта алмайды;
Ол адресатқа тіркелуге жатады, онымен бірге жіберілген құжаттардан айырмашылығы және орындау мерзімі тіркелген күннен бастап есептелетіндіктен, жіберуші жауап алғысы келсе, осы күнді басшылыққа ала алады.
Құжаттарға ілеспе хат, сондай-ақ барлық басқа кіріс хат-хабарлар алушы ұйымның хатшысында тіркелуге жатады. Бірақ егер сіз тәжірибеңізден осыған байланысты проблемалар болуы мүмкін екенін білсеңіз, жағымсыз әңгімеден аулақ болған жөн және хатты алғаны туралы хабарламаны алып, барлық құжаттар пакетін пошта арқылы жіберген жөн. Қолында хабарлама болса, жіберуші хаттың тіркелген-тіркелмегені туралы алаңдамай, оны алушының ар-ожданына қалдыруы мүмкін.
БІЗ ҚОСУ ХАТТЫҢ МӘЛІМЕТТЕРІН БЕРЕМІЗ
Мәліметтерді беру ережелерін келесі құжаттардан табуға болады:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Бірыңғай құжаттама жүйелері. Ұйымдастыру-басқару құжаттамасының бірыңғай жүйесі. Құжаттамаға қойылатын талаптар»;
Ұйымдастырушылық-әкімшілік құжаттама. Құжаттамаға қойылатын талаптар. ГОСТ Р 6.30-2003 енгізу бойынша әдістемелік нұсқаулар (бұдан әрі – ГОСТ енгізу бойынша нұсқаулық).
■ Бос хат.ГОСТ 6.30-2003 сәйкес жасалған дайын хат бланкісінде қажетті мәліметтер бар.
Кімге қажетті мәліметтерформаларына мыналар жатады:
OKPO, OGRN, TIN / KPP;
Компанияның атауы;
Ұйым туралы анықтамалық деректер.
Ұйымның эмблемасы немесе тауар белгісі(қызмет белгісі) міндетті емес.
Ілеспе хатты бланкіде дайындауға болады (1-мысалды қараңыз), бланкіде құрылымдық бірлік(2-мысалды қараңыз) немесе ресми бланкіде (3-мысалды қараңыз).
■ Мәтін.Ілеспе хаттың мәтіні көбінесе ресми болып табылады және тек құжаттардың бағыты туралы хабарлайды. Ақпараттың ең маңызды бөлігі қолданбаның сипаттамасында қамтылған. Дегенмен, мұқаба хат мәтіндерінің күрделілігі әртүрлі болуы мүмкін.
Бастауыш.Ілеспе хаттың ең қарапайым мәтіні келесідей болуы мүмкін:
Көріп отырғаныңыздай, бұл мәтінде кейбір құжаттардың алушыға жіберілгені туралы хабарлама ғана бар.
Негіздемемен.Егер хатқа қоса берілетін құжаттар топтамасының бағыты нормативтік құқықтық актімен немесе ұйымдар арасындағы келісіммен белгіленсе, онда ілеспе хаттың мәтіні «... стандартқа:
Көрсеткішпен.Келесі күрделілік деңгейіндегі ілеспе хат мәтінінде алушының оған жіберілген құжаттармен не істеу керектігі туралы нұсқау бар:
Осылайша, ілеспе хат мәтінін екі бөлікке бөлуге болады:
Құжаттарды жіберу туралы хабарлама (міндетті түрде);
Ұсынылған құжаттарды өңдеу бойынша нұсқаулық (міндетті емес).
■ Қолданбаның болуын белгілеу.Ілеспе хаттың ерекшелігі оның мағыналық орталығы мүлде мәтін емес, оған қоса берілген құжаттар тізімі болып табылады. Осыған байланысты есте сақтаңыз жалпы ережеосы деректемені тіркеу: ілеспе хаттарда сол жақ өрістің шекарасынан хат мәтінінің астына қосымшаның бар екендігі туралы белгі жасалады (Федералдық кеңестің әдістемелік ұсынымдарының 3.3.2 тармағына № 11 қосымша. Мұрағат) (1-3 мысалдарды қараңыз).
Біз ерекше назар аударамыз дұрыс дизайнбұл ерекше жағдайларда қажет.
Бірінші жағдай қарапайым.Егер қоса берілген құжат хат мәтінінде бұрыннан аталса, «Өтінімнің бар екендігі туралы белгі» деректемесінде осы құжаттың парақтары мен көшірмелерінің санын ғана көрсету жеткілікті, мысалы:
Екінші жағдай қиын.Бірнеше өтінім құжаттары болса, олардың әрқайсысы өзінің реттік нөмірін алады, содан кейін парақтар мен көшірмелер саны көрсетіледі. Құжаттар кездейсоқ ретпен немесе негізгі құжаттан қосымшаға дейін тізімделеді. Хат мәтінінде қоса берілген құжаттар аталмаған, мысалы:
Үшінші жағдай - басып шығару.Баспаханада жасалған каталогты, фирмалық кітапты, әдістемелік құралды, яғни кез келген тігілген құжатты жіберу кезінде оның парақтарының саны көрсетілмейді:
Төртінші жағдай электронды.Федералдық мұрағаттың әдістемелік ұсынымдарында да, ГОСТ 6.30-2003 де, ГОСТ енгізу бойынша әдістемелік ұсынымдарда да хатқа сыртқы ақпарат тасымалдаушыларын қосу ережелері жоқ. Сонымен қатар ұйымдардың бір-біріне флеш-карталарды немесе компакт-дискілерді жіберу тәжірибесі жеткілікті түрде кең таралған. Сіз қарапайым логиканы басшылыққа ала отырып, өзіңіздің дизайн ережелеріңізді ойлап табуыңыз керек. Сонымен, парақтар мен көшірмелер санын көрсетудің мағынасы жоқ электрондық құжат. Оның аты, форматы (алушы файлдың оның компьютерінде ашылатынын алдын ала білуі үшін) және, мүмкін, көлемі болуы жеткілікті. Баспа құралының түрін көрсетуді ұмытпаңыз, мысалы:
Бесінші жағдай біріктірілген.Бір мезгілде ақпараттық және мұқабалық болып табылатын күрделі әріптер бар. Егер бір хат бірнеше мекенжайға жіберілсе және барлық алушы ақпарат алса, ал кейбіреулері құжат-қосымшаларды алса, онда деректеме мынадай түрде ресімделеді:
Алтыншы жағдай сипаттама болып табылады.Егер олардың тізімі бір беттен көп болатындай көп өтінімдер болса, оларды түгендеп, оны хатқа жалғыз қосымша ретінде реттеген жөн. Бұл хатқа сәйкес тапсырманы орындауға жауапты қызметкер өздерінің тізімдемесін барлық қосымшалармен бірге алуы үшін жасалады, өйткені ілеспе хат пен оған қосымшалар әрдайым дерлік ұйымдарда әртүрлі бағытта жүреді. Түгендеу «... № ... хатқа қосымшаларды түгендеу» деп аталады.
Бұл жағдайда қосымшаның болуы туралы мәтін мен белгі келесідей болады:
■ Басқа мәліметтер
Ілеспе хаттың қалған реквизиттері ресімделеді жалпы тәртіпГОСТ 6.30-2003 және белгіленген әдістемелік ұсыныстарРозархив.
Міндетті мәліметтерге мыналар кіреді:
Құжат күні;
Құжаттың тіркеу нөмірі;
тағайындау;
Мәтінге атау;
Қол қою;
Суретшінің жазбасы.
Қосымша мәліметтер ішінде бұл жағдаймыналар:
Құжатты бекіту визалары, әдетте құжаттың көшірмесінде мердігерде қалады.
ҚҰТТАМА ХАТ БАРЫСЫН БАҚЫЛАУ
Қосымша хаттар әртүрлі типтегі барлық басқа іскерлік хаттармен бірдей бағыттар бойынша ұйымдар арқылы өтеді.
2. Визалармен және өтініштер пакетімен бірге (бұл міндетті!) хат жобасына қол қою керек. бас директорғанемесе басқа уәкілетті лауазымды тұлға.
3. Қол қойылған жоба заңды күші бар толыққанды құжатқа айналады және кеңседе немесе қол қоюшы басшының хатшысында тіркеу рәсімінен өтеді.
4. Ілеспе хатты және оған қоса берілетін барлық құжаттарды адресатқа жеткізу ұйымдастырылған.
5. Адресат ұйымының кеңсесінде келіп түскен ілеспе хат және оған қосымшалар бастапқы қарау рәсімінен өтеді. Бұл процедураның мақсаты барлық жеткізілген қолданбалардың "Бағдарлама жалауы" деректемесінде тізімделгендерге сәйкес келуін қамтамасыз ету болып табылады.
6. Егер бәрі тәртіппен болса, хат тіркеледі (бәрі дұрыс болмаса, не істеу керек, төменде сипатталған).
7. Тапсырысты кіріс хат ұйымның бірінші тұлғасына немесе басқа уәкілетті басшыға, әдетте, қосымшалармен бірге қарауға ұсынылады. Бірақ ұйымның осыған байланысты өз ережелері болуы мүмкін. Мысалы, егер хат типтік болса және ол үшін лауазымды тұлғалардың қайсысының орындаушы болып тағайындалатыны нақты белгілі болса, хатшы қаулыны күтпей-ақ директормен келісіп, қосымшаларды дереу орындаушыға бере алады. Өте сирек жағдайларда, егер стандартты хатта «қалыпты емес» ақпарат болса, қосымшалар дереу менеджерге қарау үшін жеткізіледі.
8. Қосымшасы бар немесе қосымшасыз ілеспе хат адресат ұйым басшылығының қарауына ұсынылады.
9. Басшы әдеттегі қаулы шығара отырып, орындаушыны тағайындайды және құжатты хатшыға қайтарады.
10. Хатшы ұйымда қабылданған ережелер бойынша тапсырманы орындаушыға береді. Осы сәтте көбінесе ілеспе хат пен оның қосымшалары бөлінеді: орындаушы хатта емес, соңғысына қызығушылық танытады және ол қосымшалармен не істеу керектігін біледі. Егер хатта қоса берілген құжаттармен жұмыс істеу бойынша қандай да бір арнайы нұсқаулар болса, онда орындаушы хаттың түпнұсқасын емес, оның көшірмесін хатшыдан алады. Түпнұсқа хатшыда (кеңседе) қалады және файлға беріледі.
11. Арасында қолдану солай жүредіқұжаттың түрімен анықталатын және ерікті түрде ұзақ болуы мүмкін өз жолы.
Бірдеңе дұрыс болмаса.Егер кеңседе бастапқы тексеру кезінде, тіпті жеткізу кезінде де қоса берілген пакетте ілеспе хатта көрсетілген құжаттардың біреуі немесе бірнешеуі жоқ екені анықталса, бұл туралы акт жасалады (4-мысалды қараңыз) және хат жіберушіге қайтарылды.
ҚҰҚТАМА ХАТТАРДЫ САҚТАҢЫЗ
Қосымша хаттар ұйыммен бірге келетін қосымшалардан бөлек сақталады. Жүйеде электрондық құжат айналымыосы өтінімдерді тіркеген кезде кіріс хаттың тіркеу картасына сілтеме қойылады, бірақ бұл қажет емес: ілеспе хат өз қызметін дәл орындау үшін мердігер оған қоса берілген құжаттарды алған сәтте аяқтайды. олармен жұмыс істей бастаңыз.
Ілеспе хаттарды сақтау мерзімдеріне келетін болсақ, олар сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік органдардың, жергілікті өзін-өзі басқару органдарының және ұйымдардың қызметі барысында қалыптасатын типтік басқару мұрағат құжаттарының Тізімінің баптарына сәйкес келеді (Министрліктің бұйрығымен бекітілген). Ресей мәдениеті 2010 жылғы 25 тамыздағы № 558, бұдан әрі – 2010 жылғы Тізім):
-мен хат алмасу мемлекеттік органдар Ресей Федерациясы, субъектілерінің мемлекеттік органдары
Ресей Федерациясы, қызметтің негізгі (бейінді) бағыттары бойынша жергілікті өзін-өзі басқару органдары - 5 б. EPC (2010 жылғы Тізімнің 32-бабы);
Негізгі (бейінді) қызмет бағыттары бойынша жоғары тұрған ұйыммен хат алмасу – 5 б. EPC (2010 жылғы Тізімнің 33-бабы);
Қызметінің негізгі (бейінді) бағыттары бойынша ведомстволық бағыныстағы (ведомстволық бағынысты) ұйымдармен хат алмасу – 5 б. EPC (2010 жылғы Тізімнің 34-бабы);
Негізгі (бейінді) қызмет бағыттары бойынша басқа ұйымдармен хат алмасу – 5 б. EPC (2010 жылғы Тізімнің 35-бабы).
Көріп отырғаныңыздай, ілеспе хаттар 5 жыл сақталады, содан кейін олардың құндылығына сараптама жүргізіп, сақтау мерзімін ұзарту немесе жою қажет. Жою да жалпы тәртіпте жүргізіледі.
ТҮЙІН
1. Ілеспе хаттың негізгі мақсаты оған қоса берілген құжаттардың адресатқа жіберілгенін және жеткізілгенін растау болып табылады.
2. Ілеспе хат басқа іскерлік хаттар сияқты ережелер бойынша ресімделеді; «Өтінімнің бар екендігі туралы белгі» деректемесін ресімдеуге ерекше назар аудару қажет.
3. Толық емес құжаттар пакеті ілеспе хатпен бірге жеткізілсе, бұл туралы арнайы акт жасалады.
4. Ілеспе хаттардың құжат айналымы сәйкес жүзеге асырылады жалпы ережелерұйымда қабылданған кіріс құжаттарымен жұмыс.
5. Ілеспе хат және онымен бірге жеткізілетін құжаттар олар үшін белгіленген мерзімдерде бір-бірінен бөлек сақталады.
АҚШ пен Еуропада түйіндемемен бірге ілеспе хаттарды жіберу әдетке айналған. Ресейде бұл үрдіс тек қана қарқын алып келеді.
Ілеспе хат жұмыс берушіге кейбір ақпаратты жеткізуге арналған пайдалы ақпарат, бұл түйіндеменің бөлігі ретінде жазу орынсыз.
Мүлдем ілеспе хат жазбау жаман форма. Өзіңізді жұмыс берушінің немесе HR-нің орнында елестетіп көріңіз. менеджер. Түйіндеме тіркелген бос электрондық хаттарды немесе жекелендірілген электрондық пошталарды алғыңыз келе ме? Сіздің атыңыз бен әкеңіздің атымен хабарласатын компанияңыздың қызықты екенін көрсетіңіз ... Кез келген адам екінші нұсқаны таңдайтын сияқты.
Сондықтан әлі де осындай хаттарды жазатындар жеңеді. Бірақ басқа үміткерлердің фонында дәл жеңіске жету үшін сіз ілеспе хатты қалай дұрыс жазу керектігін білуіңіз керек.
Кейде ілеспе хат өте жағымды рөл атқара алады. Мысалы, бос орын кемінде 1 жыл жұмыс тәжірибесінің қажеттілігін көрсетеді. Ал сізде мұндай тәжірибе жоқ, бірақ сіз қалған талаптарға жауап бересіз. Жақсы жазылған ілеспе хат сіздің кандидатураңызды қарауға итермелеуі мүмкін.
Арнайы мұқаба хатының контурын ұстаныңыз.
- Электрондық поштаның тақырып жолында сіз өтініш берген нақты лауазымды көрсетіңіз. Мысалы: «Сату жөніндегі менеджер лауазымына түйіндеме».
- Сәлемдесуден бастау керек. Оның үстіне, оны белгілі бір адамға арнаған жөн. Лауазымдық нұсқаулықты мұқият оқып шығыңыз - әдетте кадр жөніндегі менеджердің аты мен әкесінің аты көрсетіледі. Мысалы: «Қайырлы күн, Мария Геннадьевна!». Егер сіз түйіндемеңізді жіберетін адамның атын және әкесінің атын біле алмасаңыз, хаттың тақырыбына «Компанияның HR менеджеріне *** - лауазымына түйіндемені жазыңыз. сатылым бойынша менеджер». Ал сәлемдесуде жай ғана «Сәлем!» деп жазыңыз. немесе «Қайырлы күн!».
- Жұмыс туралы қалай естігеніңізді жазыңыз. Мұны келесідей жасауға болады: «Мен сіздің компанияңыздағы сату жөніндегі менеджердің бос орны туралы *** сайтынан білдім. Менің кандидатурам сізді қызықтырады деп ойлаймын, сондықтан мен өз түйіндемемді жіберіп отырмын».
- Сіздің тәжірибеңізді қысқаша сипаттаңыз ұқсас позиция. Егер жоқ болса, неге өзіңізді жұмысқа лайықты деп санайтыныңызды жазуыңыз керек. Мысал: «Менде сату менеджері ретінде тәжірибем жоқ, бірақ менде барлығы бар қажетті қасиеттербұл маған бұл жұмысты тез үйренуге мүмкіндік береді: зейінділік, көпшілдік...».
- Сізді осы нақты компанияға және осы қызмет саласына қызықтыратыныңызды маған хабарлаңыз. Мысалы: «Мен сату саласында жұмысқа тұруға өте қызығамын. Сіздің компанияңыз нарықта тамаша жағдайға ие, сондықтан мен онда жұмыс істегім келеді».
- Байланыс ақпаратыңызды, атап айтқанда телефон нөміріңізді қосыңыз. Сізге қай уақытта қоңырау шалуға болатынын да көрсетуге болады.
Ең бастысы - хат сіз түйіндеме жіберетін әрбір компания үшін жеке болуы керек. Сондықтан әртүрлі компаниялардың HR мамандарының аты-жөні мен әкесінің атын, лауазымдық атауларды және басқа ақпаратты шатастырмау үшін абай болу керек. Ал мұны істеу одан да қолайсыз жаппай жіберубірден бірнеше электрондық пошта мекенжайларына.
Қосымша хат стилі
Әрине, сіздің ілеспе хатыңыз іскерлік стильде, ауызекі сөздерсіз, оның үстіне балағат сөздерсіз жазылуы керек. Сіз белгілі бір адамға сілтеме жасайсыз деп болжанатындықтан, «Сіз» сөзі және оның туындылары бас әріппен жазылуы керек. Грамматикалық, емле және пунктуациялық қателерге жол берілмейді. Барлығын тағы бір рет тексеріңіз, өйткені сауатсыз хат аз адамдар ұнайды және сіздің түйіндемеңіз тіпті ашылмауы мүмкін. Сіздің хатыңызды басқа адамға оқуға рұқсат берген дұрыс, мүмкін ол нені түзетуге болатынын немесе нені түзету керектігін көрсетеді.
Сөздерді қысқартпаңыз: бұл қағаз емес, электрондық пошта. Бірақ хаттың ұзындығы тым ұзақ болмауы керек, жарты А4 бет Word форматы - бұл жеткілікті болады.
«Сіз менің түйіндемемді қарауыңыз керек, мен тамаша маманмын» деген сияқты «міндетті» стильде жазбауыңыз керек.
Хаттың мазмұны: не жазу керек, нені жазбау керек
Әрине, сіз бұрынғы жұмысыңыздан кетудің себептері туралы және басшылармен және әріптестермен кез келген жанжал туралы жазбауыңыз керек. Жазбаудың мысалы: «Мені сіздің компанияңыз қатты қызықтырды. Менің соңғы жұмысымда бастығым менің күш-жігерімді бағаламады, мен сіздің компанияңызда мансап құра аламын деп үміттенемін ... ».
Егер сіз өзіңіздің жеке қасиеттеріңізді тізімдесеңіз, оны стереотиптік түрде жасаудың қажеті жоқ. Сіздей адамдар – жауапты, ынталы, белсенді жас мамандар өмірлік ұстанымы, нәтижеге бағытталған - мың. Түпнұсқа нәрсе ойлап тапқан дұрыс (ақылға сай), бірақ шындық. Мүмкін сіздің күш-қуатыңыз - таба білу ортақ тіладамдармен, жақсы есте сақтау, әдептілік.
Сіздің хоббиіңіз туралы, сондай-ақ түйіндеменің өзінде жазудың қажеті жоқ. Бұл артық.
Ешқашан арманыңыз жоғары ұшу деп жазбаңыз мансап сатысы. Сіз кішіпейіл болуыңыз керек: сіздің дағдыларыңыз компанияға пайдалы болатынын жазыңыз.
Байланыс деректерін бермес бұрын, сұхбаттасқысы келетіндігіңіз туралы жазып, өзіңіз туралы көбірек айтып бере аласыз.
Қосымша хат үлгісі
Сәлеметсіз бе, Ксения Сергеевна!
*** сайтынан мен сіздің банкте несиелік маманның бос орны бар екенін білдім. Менің кандидатурам сізді қызықтыруы мүмкін деп ойлаймын.
Несие маманы ретінде тәжірибем жоқ, бірақ бұрын жұмыс істегенмін банк ісіесепші. Мен банкте жұмыс істеудің ерекшеліктерін түсінемін және менің тез үйрену қабілетім несиелік қызметкердің жұмысын жеңуге мүмкіндік береді.
Мен банк саласында дамытқым келеді. Сіздің банкіңіз ең ірі және табысты банктердің бірі, сондықтан мен онда жұмыс істеуге қызығамын.
Менің дағдыларым сіздің банкіңізге пайдалы болуы мүмкін деп ойлаймын. Мен түйіндемемді қосамын. Мен өзім туралы көбірек айту үшін сұхбат беруге дайынмын.
Менің байланыс номерім ***, таңғы 9-дан кешкі 21-ге дейін хабарласуға болады.
Бейне
Бұл пайдалы бейнені қараңыз.
Ілеспе хат – бұл форма іскерлік этикет. Берілген құжаттардың қарапайым тізілімінен басқа, олармен жұмыс істеу бойынша ұсыныстар бар. Сонымен қатар, тіркеу деректеріне сәйкес сіз орындау мерзімін және жіберу фактісін анықтай аласыз. Құжаттар үшін ілеспе хатты жазу үлгісі - мақаланы қараңыз.
Құжаттарға ілеспе хатты қалай жазуға болады
Біріккен бірыңғай нысаныәріп жоқ. Ұйымдық-әкімшілік құжаттаманы ресімдеуге қойылатын талаптар ГОСТ Р 6.30-2003 сипатталған. Осы стандарттың талаптары ұсынылады.
Құжаттарға ілеспе хатты қалай жазуға болады? Негізгі ережелерден бастайық:
- фирмалық бланкіде;
- күні мен тіркеу нөмірі көрсетілген.
Құжаттарды жіберу туралы ілеспе хат үлгісін толығырақ қарастырайық, мәтінді қандай негізгі бөлімдерге бөлуге болады және оларда қандай ақпарат көрсетілуі керек.
|
Жазу бөлімі |
Қысқаша сипаттамасы |
|
|
Кіріспе |
Шағымға жауап жіберу туралы |
|
|
тақырыбы |
Оның мақсатын анықтайтын тақырып |
Берілген құжаттардың ілеспе хаты |
|
Апелляция |
Аты мен әкесінің атын көрсете отырып, басшыға арнайы өтініш |
Құрметті Иван Иванович! |
|
Хабарламаның мақсаты |
Сіздің шағымыңызға жауап ретінде мен көрсетілген талаптардың Жеткізу шартында көрсетілген мерзімде орындалғаны туралы растауды қоса беремін. |
|
|
Негізгі бөлім |
Қорытындылай отырып және үміт, ризашылық білдіре отырып, мәнін айту, т.б. |
Сізден алынған ақпарат бойынша Шарттың 2.3 және 3.6 тармақтары бұзылған. Өз кезегінде, құрамдас бөліктер белгіленген мерзімде тапсырылғанын хабарлаймын, бұл жүкқұжатпен расталады және жұмыс уақытылы аяқталды, бұл Жұмысқа тапсырыс бойынша жұмыстарды қабылдау күнімен расталады. 2017 жылдың 14 шілдесінде бізге жолданған No2 талап арызда көрсетілген талаптар толық көлемде орындалды деп есептеймін. Сіздің шешіміңіз туралы ақпаратты заңда белгіленген мерзімде қарастырып, бізге жолдауыңызды сұраймын. Біздің компанияның қызметтерін пайдаланғаныңыз үшін алғысымды білдіремін және одан әрі ынтымақтастықты күтемін. |
|
Қорытынды |
Қолданбалар тізімі. Әдепті қолтаңба |
Қолданбалар:
Жетекшісі, Сидорова Мария Ивановна. Орындаушының аты-жөні және байланыстары. |
Құжаттар үшін ілеспе хат үлгісі
Кәсіпорын қызметкерлері мұндай сұраныстарды контрагенттерге жіберіп қана қоймай, олардан да алуы керек. Кәсіпорындардың кеңсе қызметкерлері үшін құжаттарға кіріс ілеспе хаттың нысанын әзірлеу мағынасы бар. Егер контрагент түсініктемесіз пакетті ұсынса, ол қажет болады. Бұл көбінесе ынтымақтастықта болады жеке тұлғалар, және үшін заңды тұлғаларбұл жағдай ерекшелік емес. Жұмыс процесін оңтайландыру үшін контрагент ұсынылған пішінді толтыра алады, онда ол барлық қажетті ақпаратты көрсетеді.
Құжаттарды беру үшін ілеспе хат үлгісі. Контрагент толтыруға арналған нысан:
Не айтпау керек
Үндеу мәтіні іскерлік стильде сақталған. Хабарлама тәуелсіз нысан емес екеніне қарамастан, құрастыру кезінде танысуға мүмкіндік берудің қажеті жоқ. Құжаттарға арналған ілеспе хат не болып жатқанын бағаламауы керек, эмоционалды болуы керек және сол немесе басқа жолмен алушыны ренжітетін сөз тіркестерін қамтуы керек. Қолдануға болмайтын сөз тіркестерінің мысалы және оларды ауыстыру нұсқалары:
Хатқа кім қол қояды
Үндеуге бөлім басшысы, басшы, бас бухгалтер, Ұйымның басшысы. Бұл жағдайда қарым-қатынас этикасын сақтау керек. Егер мәтінде компания басшысына үндеу болса, онда оған тең басшы қол қоюы керек. Сондай-ақ, менеджер нұсқауларды орындауды орындаушыларға тапсыратынын есте ұстаған жөн. Сондықтан, директор қол қойған кезде алушы жауапты тұлғаны іздеуге уақытын жоғалтпауы үшін мердігердің байланыстары көрсетілуі керек. Бұл жағдайда басып шығару міндетті емес.
Алғаннан кейін адресат құжатқа кіріс нөмірі мен күнін береді, оны кеңсе қызметкері қолмен немесе мөрмен енгізеді. Авторы реквизиттер берілдіөту кезеңдерін қадағалап, апелляцияның қай сатыда қаралатынын нақтылау оңай болады.
Күні бойы көптеген хат-хабарлар жібере отырып, біз құжаттарға ілеспе хатты қалай жазуға болатынын жиі ойлаймыз ба?
Құжаттар үшін ілеспе хат- бұл іскерлік хат, ол адресатқа жіберілетін құжаттар пакетін сипаттайды. Осының негізінде құжаттарға ілеспе хат құжаттаманы жіберу фактісін растайды, оның тізбесін және оны өңдеу бойынша нұсқауларды береді және орындау мерзімін анықтауға мүмкіндік береді.
Ілеспе хат құрастыруқұжаттар компанияның фирмалық бланкісінде болуы керек, шығыс құжаты тіркеу нөміріжіберуші. Құжат мәтінінің өзі екі негізгі блокқа бөлінеді: құжаттарды жіберу туралы хабарлама, оған дер кезінде жауап беру туралы сұрау (танысу, жауап беру, бекіту және т.б.).
Ілеспе хаттың кіріспе бөлімі мына сөздермен басталады:«Біз сізге ...», «Біз сізді жібереміз ...» немесе «Біз сізді жібереміз ...» және «қол қою үшін», «қарау үшін», «бекіту үшін», « толтыру үшін» және т.б. Екінші бөлімде құжаттарға ілеспе хат қоса берілген құжаттармен не істеу керектігі туралы ақпаратты қамтиды: «Қол қоюыңызды сұраймыз ...», «Қарастыруыңызды және жіберуіңізді сұраймыз ...» және т.б.
Кімге құжаттарға тиісті ілеспе хат жазыңыз, ең бастысы - өтінімдерді дұрыс ресімдеу, өйткені бұл мұндай хат алмасудағы ең бастысы. Ол үшін құжаттардың ілеспе хатында олардың әрқайсысындағы көшірмелер мен парақтардың санын көрсете отырып, олардың толық тізімі болуы керек. Өтініштің аты хат мәтінінде айтылмаған жағдайда ғана көрсетіледі. Бірнеше қолданбалар болса, олар «Қолданбалар:» сөзінен кейін тізімделеді.
Егер құжаттарға ілеспе хатта өтініштердің үлкен тізімі болса, олар хаттан байланыстырылған өтініштердің тізімдемесі ретінде жеке парақта ресімделеді. Бірнеше алушының құжаттарына ілеспе хат жазу қажеттілігі туындаған кезде және өтініш олардың біреуіне ғана жіберілсе, бұл туралы да хатта көрсетілуі керек.
Тағы бірнеше ережелер бар құжаттарға ілеспе хатты қалай жазу керек. Егер хаттың қосымшалары болса, онда оған сәйкес белгі болуы керек, ал әрбір қосымшаның оң жақ жоғарғы жағында оның қай ілеспе хатқа жататынын көрсету керек. Хатқа қол қойылған ресмимұны істеуге құқығы бар. Бірақ оны кейінірек түсіндірулер туралы алаңдатпау үшін орындаушының аты-жөні мен байланыстары да көрсетілуі керек.
Сондай-ақ анықтау ұсынылмайдыегер сіздің ұйым жоғары реттеуші орган болмаса, хат талаптарын орындаудың нақты мерзімі. Тәжірибеде іскерлік байланысмұндай құжаттарды қарауға әдетте бір ай беріледі. Жауапты ертерек алғыңыз келсе, өтініш түрінде бергеніңіз дұрыс.
Болашақта құжаттарға ілеспе хатты қайта жазу қажет болғанда уақытты үнемдеу үшін мұндай хаттың нысанын әзірлеп, қажет болған жағдайда оны толтыру ұсынылады. Көріп отырғаныңыздай, сұрақ құжаттарға ілеспе хатты қалай жазу керек, соншалықты күрделі емес.
Қосымша хат үлгісі:
