Определят се интересите на вътрешните и външните заинтересовани страни по проекта. Кратък списък на междуличностните умения. Кои са заинтересованите страни

Преди няколко години успехът на едно предприятие се оценяваше по размера на получения доход и оборота. Днес позицията зависи от оценките на експерти, потребители, власти и медии. Взаимодействието с тези групи има приоритет. Поради това възникна необходимостта от появата на нов термин „заинтересована страна“.

Кои са заинтересованите страни?

Преводът на английската дума stakeholder е заинтересована, участваща страна. Неговите участници осигуряват възможността на системата, са източник на изисквания.

Най-простата концепция е дадена от директора на колеж в Бостън Брадли Гугинс. Той подчерта, че терминът се отнася до организация, лице или група, които са повлияни от определена бизнес структура. Това е субект, който се интересува от добрата работа на фирмата, има права, дял в нея. Дейността на фирмата оказва влияние и върху живота и функционирането на всички участници в процеса.

Основните заинтересовани страни са представени от властите на субекта на страната. Динамиката на предприятието зависи от неговата работа. Успешните организации имат предвид взаимоотношенията не само в компанията, но и извън нея. Мненията и нуждите се вземат предвид:

• потребители;
• акционери;
• работници;
• представители на правителството.

Вътрешни заинтересовани страни - ръководители на отдели, подчинени, собственици, акционери, инвеститори. Често интересите на тези хора се различават. За излизане от спорни ситуации се въвежда специална система за управление, насочена към развитие на стимули и мотивационни области. Благодарение на това целите на работата на различните хора стават общи.

Често терминът се отнася до групи за влияние, чиято работа се взема предвид при изпълнението на основната дейност. Интересите на страните могат да противоречат помежду си. В рамките на тази теория заинтересованите страни са противоречива цялост, която определя траекторията на развитие на компанията.

Основни принципи на работа

При работа със заинтересовани страни има няколко етапа на работа. Първо се определят страните, заинтересовани от работата на компанията. Това води до необходимостта от идентифициране на очакванията на участниците и оценка на съответствието на мисията, целите и задачите на компанията с интересите на всички страни. Това ви позволява да повишите нивото на удовлетворение и тяхното участие.

След като изискванията са определени, се предоставя списък с отговорности. Зависи от характеристиките на участниците в системата. Често от държавните агенции се изисква минимално участие в работата на компанията, от доставчиците - изпълнението на задачите в определения срок и т.н.

Последната стъпка е оценка на резултатите. Разкрива се удовлетворение от постигнатите цели, определя се мнението за компанията. Благодарение на такава работа е възможно да се коригира работата на цялото предприятие, като се повиши нивото. Заинтересованите страни създават система, която поддържа работата на предприятието както по време на периода на бум, така и в трудни ситуации.

Идентифицирането на заинтересованите страни е лесно. За да направите това, трябва да проучите данните, взети от различни източници:

1. Отваряне официални документи, пример - персонал. Страните, заинтересовани от работата на дружеството, се определят въз основа на приетата организационна структура.
2. Лични наблюдения и изслушвания. Фамилното име, което е било небрежно споменато на среща или среща за планиране, също може да бъде взето под внимание.
3. Изследване на лица. Извършва се по ненатрапчив начин.

В резултат на такива дейности може да се състави списък на лица и организации. Често списъкът е резултат от екипна работа, тъй като хората може да не са наясно с всички участващи страни. Особено в началото на компанията.

Класификация

Всеки проект има много заинтересовани страни, разделени на две големи групи:

• Външен. Те са извън организацията. Пример за това са купувачи, посредници, инвеститори, доставчици.
• Вътрешен. Това са служители и лидери. Тяхната дейност е пряко свързана с работата на фирмата.

Има много видове заинтересовани страни. Всеки има свои собствени видове управление и обучение. Всяка категория има свои собствени цели.

Собственик. За него основното е материалният доход на компанията, развитието на бизнеса и самореализация.

• Доставчик. На първо място по важност е нивото на продажбите и добрите отзиви. Сред целите, които доставчикът иска да постигне, е редовното плащане на поръчките.
• клиенти и купувачи. Тяхната приоритетна цел е да получат качествен продукт на достъпна цена. AT последно времеИндивидуалният подход също е актуален. Ако компанията може да го предложи, потребителят усеща своята значимост, развива се в редовен клиент.
• служители. За тях на преден план излизат условията, при които протича изпълнението. професионални задължения. С признание и достойно заплащане може да се наблюдава пълна възвращаемост.
• Хостинг компании. Те искат потребители на услуги, които плащат навреме.
• състояние. С този тип заинтересовани страни трябва да създадете най-правилната връзка. Това е възможно благодарение на навременно платените данъци, поддържането на обща дисциплина.

Заинтересованите страни включват инвеститори. Те осигуряват финансови потоци за развитие на проекти. Основната им задача е да реализират печалба от продажбата на крайния продукт. Когато инвеститорът и клиентът не са едно и също лице, банка, взаимен фонд, инвестиционен фонд често действа като инвеститор. Такива субекти действат като пълноправни партньори на проекта.

Мениджър - физическо лице, на което са дадени правомощия да управлява цялата работа. Те обикновено се записват в договора. Често от лидера се изисква да координира дейностите през цялото време кръговат на животакомпания или проект. Мениджърът ръководи екипа, който е неразделна част от работата на предприятието. Неговият състав и функции зависят от сложността, основната посока на работа, техните характеристики.

Други видове заинтересовани страни

Други страни могат да повлияят на работата на един елемент. Това са конкурентни фирми, обществени групи и обществеността, спонсори, консултантски, юридически и други видове организации, които косвено участват в процеса.

В допълнение към групите лица, организации, „тихите“ типове също могат да бъдат включени в броя на заинтересованите страни. Едно от тях са бъдещите поколения. Те все още не съществуват, но интересите им се вземат предвид, така че в бъдеще да не се сблъскват с допълнителни трудности.

Сортовете са миналите поколения и околната среда. Първите физически отсъстват от живота на организацията, но интересите им са в културата, която са оставили. Всяка дейност трябва да бъде такава, че да не накърнява материалните или духовните ценности, дошли от миналото. Околен святиграе важна ролязащото работата отделно предприятиене трябва да вреди на живата и неживата природа.

Характеристики на взаимодействието на различни видове

Системата за взаимоотношения между заинтересованите страни е гъвкава и мобилна. Това създава ползи за компанията. С компетентен подход, способността да промените ситуацията в по-добра странаувеличете няколко пъти.

Гъвкавостта на системата води до увеличаване на коалициите и съюзите. В случай на натиск от която и да е заинтересована страна възникват допълнителни опции за пренасочване на натиска и предлагане на собствена опция за включване на различни страни в решаването на търговски проблем или спорен въпрос.

Основното условие за създаване на пълноценна работа е отговорността. Определянето на неговата степен, правилното подравняване на контрола може да позволи формирането на първичен конкурентни предимствакъм други организации.

единно поле социална отговорностневъзможно без обективна реалност. Можете да му отговорите по различни начини. Някои компании чакат да се появи натиск, едва тогава започват да се променят. Други се опитват да избегнат натиска и напрежението. За целта се изгражда специална система за реагиране, която да отчита нововъзникналите интереси и потребности на участниците в процеса.

Има предприятия, които предпочитат отчуждаване или делегиране на отговорност на други участници. Този подход се основава на доверие и уважение. Това позволява диалогът да стигне до правилните решения.

По този начин, за да се определят необходимите типове заинтересовани страни, ясно се идентифицират идеи, активни и пасивни участници в проекта и възможни методи за мотивация. Всички видове заинтересовани страни в различна степен влияят върху динамиката на развитието на бизнеса. Но целите и интересите на тези групи и компанията може да не съвпадат. Това е причината за развитието конфликтни ситуации. Затова се използват отделни подходи, въздействия и методи на натиск за коригиране на текущата ситуация.

Съвсем наскоро успехът на една компания на пазара се оценяваше само по размера на нейния оборот и печалба. Но с течение на времето ситуацията се промени. Сега позицията на предприятието също зависи от оценката на неговите дейности от потребители, власти, средства средства за масова информацияи т.н. Сътрудничеството с тези групи от година на година става все по-важна координационна задача в работата на всяко предприятие. Във връзка с това там нов срок - « управление на заинтересованите страни". Кои са те заинтересовани страниЗащо точно те влияят върху успеха на компанията?

Терминология: понятието "заинтересована страна"

Проста и достъпна дефиниция на термина „заинтересована страна“ е дадена от Брадли Гугинс, директор по корпоративно гражданство в Бостънския колеж: заинтересована странае група, организация или лице, които са повлияни от бизнес структурата и които сами влияят върху бизнес структурата.

Има и други определения:

• Лица, които се интересуват от работата на предприятието;
• Лица, които имат права, акции, условия по отношение на компанията, които отговарят на техните нужди и очаквания.

Работата на една бизнес структура е неотделима от многото хора и организации, които тя засяга. Тези хора се наричат ​​заинтересовани страни (ключови заинтересовани страни).

Класификация на заинтересованите страни

Няма конкретна класификация на заинтересованите страни, тъй като те могат да варират значително в зависимост от предприятието. Но обикновено заинтересованите страни се разделят на две категории – първични и вторични.

Първичните включват тези, които са включени във вътрешния кръг, упражнявайки активно влияние върху компанията:

• Собственици;
• Клиенти;
• служители;
• Бизнес партньори.

Второстепенните заинтересовани страни са отдалечени и влияят косвено върху предприятието. Те включват:

• Силови структури;
• Инвеститори;
• Конкурентни и други компании;
• Средства за масова информация, Не-правителствени Организации(обществени и благотворителни), фигури, които форм обществено мнениеи т.н.

Има и друг класификация на заинтересованите страни:

1. Придобиващата страна (например купувачът);
2. Клиент (например клиент);
3. Разработчик (отговорен за проверка на изискванията, проектиране и последващо тестване);
4. Доставчик;
5. Потребител (изгоден от използването на продукта);
6. производител;
7. Придружаващо лице (издържа фирмата);
8. Ликвидатор (лице, участващо в ликвидацията на предприятие);
9. Акредитатор или инспектор (отговорен за проверка на компанията за съответствие с изискванията при стартиране);
10. Регулаторна организация (ангажирана с проверка на системата по време на работа);
11. Почивка.

Заинтересованите страни на етапите от жизнения цикъл на една бизнес структура

Компанията има няколко етапа от жизнения цикъл, от развитие до ликвидация. На всеки етап има определени заинтересовани страни.

Помислете в тази таблица, как заинтересованите страни са свързани с етапите Например:

Такова разграничение между заинтересованите страни ще помогне да се определи пълен набор от техните нужди, изисквания и възможности.

Как се съхраняват записите и степента на участие на заинтересованите страни?

Има 6 състояния на проекта, които измерват ангажираността и удовлетворението на заинтересованите страни:

1. Признат (идентифицирани заинтересовани страни);
2. Представени (разработен е план за набиране на персонал, определени са представители);
3. Включени (заинтересованите страни участват активно в работата, изпълнявайки възложените задължения);
4. В съгласие;
5. Удовлетворение от изпълнението (постигане на минимум очаквания);
6. Удовлетворение от използването (постигане на очаквания над минимума).

При счетоводство трябва да използвате контролни списъци, според които е възможно да се определи степента на ангажираност и удовлетвореност на заинтересованите страни. Например, ако заинтересованото лице е в състояние „удовлетворен от употребата“, се предлага следният контролен списък:

• Новата система се използва, заинтересованата страна предоставя оперативен отчет;
• Потвърждава, че продуктът отговаря на всички очаквания.

Именно с помощта на тези показатели можете да оцените текущото състояние на проекта.

Общ принцип на работа със заинтересованите страни

Има няколко етапа в работата със заинтересованите страни. Първият етап се характеризира с идентифициране на заинтересованите страни във вашата компания. На втория етап подчертаваме очакванията на заинтересованите страни към предприятието ( например за служителите на компанията - високо заплата, за клиенти и потребители - високо качествопродукт или услуга).

След идентифициране на изискванията е необходимо да се оцени как компанията ги спазва. Също така на този етап е необходимо да се определи какво трябва да се направи, за да се повиши нивото на удовлетвореност и участие на заинтересованите страни. След като бъдат идентифицирани изискванията на заинтересованите страни, следва да се представи списък с техните отговорности. Например, за доставчиците можете да зададете задачата „извършване на доставки в точно определеното време“, за държавните агенции да изложат изискването „да се намесват в работата на компанията на минимално ниво“.

Последният етап е да се оцени резултатът: доколко са доволни заинтересованите страни, какво е мнението им за компанията и т.н.

Безспорно е, че ключови и заинтересовани страни оказват силно влияние върху дейността и успеха на компанията. Не без причина около 72% от предприемачите по света знаят кои са заинтересованите страни и вземат предвид техните интереси.

След всичко заинтересованите страни създават определена система, която може да поддържа компаниятане само на етапа на просперитет, но и в трудни времена.

Видео за заинтересованите страни

В това видео Алена Апова ще говори за стейкхолдърите – интересите, както те самите се наричат:

Теория на заинтересованите страни (групи на влияние) - всяка група или индивид, който може да повлияе или да бъде повлиян от организацията.

Теорията на заинтересованите страни твърди, че целите на организациите трябва да вземат предвид разнообразните интереси на различните партии, които ще представляват някакъв вид неформална коалиция. Относителната сила на различните групи за влияние е ключова при оценката на тяхната важност и организациите често ги класират една спрямо друга, създавайки йерархия с относителна важност. Може да има и определени взаимоотношения между заинтересованите страни, които не винаги са кооперативни по природа, но могат да бъдат и конкурентни. Но всички заинтересовани страни могат да се разглеждат като едно противоречиво цяло, резултатът от интересите на частите на което ще определи траекторията на еволюцията на организацията. Такова цяло се нарича "коалиция на влияние" или "коалиция от бизнес участници" на организацията.

Заинтересованите страни (групи на влияние) могат да бъдат разделени на четири основни категории:

финансиране на предприятието (например акционери, инвеститори);

ръководителите, които го ръководят;

служители, работещи в предприятието (поне тази част от тях, която се интересува от постигане на целите на организацията);

икономически партньори.

Поведението на групите за влияние или членовете на коалицията се определя от техните интереси. Тези интереси са относително стабилни във времето и различните групи са готови да положат различни усилия, за да притиснат организацията да коригира организационното поведение в съответствие с тези интереси. Помислете за типичните интереси на основните групи на влияние

Организационни заинтересовани страни и техните интереси

Таблицата показва, че всяка група заинтересовани страни има специфични интереси, но има някои области, в които тези интереси се припокриват.

Нека сега разгледаме по-подробно как теорията на заинтересованите страни отразява позициите на някои от най-важните от тези групи.

Собственици. Рационалният подход, върху който е изградена икономическата теория, включва редица важни допускания относно собствениците. По-специално:

Компанията съществува в полза на своите собственици;

Единствената задача на собственика е да увеличи максимално финансовото си богатство;

Собствениците се интересуват от максимизиране на печалбата;

Собствениците упражняват пълен контрол и вземат всички важни решения;

Решенията на собствениците се основават на перфектни познания, неограничен опит и способности.

Топ мениджмънт. Съвременните представи предполагат, че не собствениците, а висшето ръководство имат най-голяма тежест в стратегическото управление на организацията. Собствеността и управлението не вървят ръка за ръка. Често се случва собствениците да не присъстват на годишния общи събрания, а висшето ръководство има свободата да преследва своите интереси. Топ мениджърите могат самостоятелно да извършват следните важни действия: да получават голяма заплата, плащания под формата на различни бонуси и да променят структурата на организацията в съответствие със собствените си интереси; стартират одобрени от тях проекти; се възползват от различни дейности.

Предполага се, че топ мениджърите могат да преследват целите си чрез целта на организацията за максимизиране на приходите от продажби. Аргументът е, че увеличените продажби означават повече престиж, по-високи заплати, по-добра позиция в отношенията с финансова институцияи по-лесно управляван персонал.

служители. Компанията си поставя цели и действа в отговор на влиянието, оказвано от персонала и неговите действия. Отделите (като финансови, производствени и др.) са насочени към привличане на част от ресурсите, разпределени от компанията.

финансиращи организации

икономически партньори.

мениджъри

Коя група притежава дяла от възможностите за промоция?

Доставчици

Акционери

работници.

Компанията съществува в полза на своите … ?

Собственици.

Доставчици

Нека днес да поговорим за основната теория или нещо подобно, или за това кои са заинтересованите страни в проекта.

Заинтересованите страни (или заинтересовани лица) са групи от хора или отделни хоракоито по някакъв начин са засегнати от проекта (както в добър, така и в лош смисъл) или (и това е важно, по някаква причина те често забравят за това!) тези, които не са засегнати от проекта, но те самите могат да „повлияят ” то или как - нещо, което да му повлияе, използвайки възможностите, които им се предлагат.

Към първата групавключва както преки участници в проекта (спонсор, изпълнители, мениджъри, които ще трябва да разпределят своите ресурси за работа по проекта и т.н.), така и потребители на резултата от проекта (клиенти, крайни потребители, служители, които по някакъв начин ще бъдат засегнати от промяна в работни процеси и др.).

Второ– тези, които не са пряко засегнати от проекта, но които могат да имат много осезаемо въздействие върху него.

Ако оставите всичко на случайността, има шанс да не получите резултата от проекта, който изобщо сте очаквали, така че заинтересованите страни трябва да бъдат управлявани и внимателно, така че да не навредят много на проекта, а по-скоро помогне.

Като цяло според мен управлението на заинтересованите страни като отделна област на знания в управлението на проекти се появи в PMBOK едва в 5-та версия и доста силно се припокрива с областта. Поне аз не споделям тези процеси в работата си.

Думата "управление", разбира се, не е напълно приложима за главния изпълнителен директор или топ мениджърите, но можете да я замените с "влияние", смисълът няма да пострада от това.

Така, За да повлияете на заинтересованите страни, трябва:

1. Идентифицирайте заинтересованите страни

А именно, направете списък на всички хора или групи от хора, които са заинтересовани страни във вашия проект.

На този етап ще ви трябва информация за завършени проекти и средата на проекта (за компанията и как е обичайно да се работи в нея), съвети от екипа и спонсора и богато въображение. Изписваме всички, които можем да си спомним и които с голяма степен на вероятност могат по някакъв начин да повлияят. Като пример - ако знаете със сигурност, че вашият микропроект изпълнителен директорако не го интересува, няма нужда да го пишете тук, също като президента на Руската федерация или Ким Ир Сен.

В списъка посочваме името, позицията, мястото в проекта (екип, спонсор, функционален експерт и т.н.) и цялата информация, която по-късно ще ви е необходима, за да го управлявате. Какъв вид информация ще бъде това зависи до голяма степен от средата, например език, град на местоположение, опит в индустрията и т.н.

Отношението на дадена заинтересована страна към проекта и неговото въздействие може да бъде оценено още на този етап (след като списъкът е съставен) или на следващия етап.

Средства за влияниече на 5 - човек може просто да спре проекта и да го изхвърли в кошчето (ако нямате късмет - заедно с PM) или обратното, с един щрих на писалката да накарате и най-върлите противници на проекта да работят , а при 0 - може само тъжно да гледа какво се случва и да хленчи или да се радва на промените (но това няма да повлияе на проекта по никакъв начин).

Връзка означаватекущата позиция на човека по отношение на проекта: при -5 - той ще направи всичко, така че проектът да не се осъществи или просто да навреди, ако е възможно (например, той лично не ви харесва), при 0 - той не грижи (или той изобщо не знае за проекта все още) и при +5 той е готов да помогне и подкрепи с всички сили или поне щастливо чака резултата. Ако наистина искате, можете да разширите скалата до +/-10, но това няма да помогне много.

Между другото, по-добре е да не правите това в папката с проектната документация, тъй като това е може би най-поверителната информация в нея. Когато гледам моите списъци със заинтересовани страни и анализи, понякога ми става глупаво при мисълта, че може да попадне в ръцете на някой от тях (професионалисти - това е в същите списъци). Затова ги държа на домашния си лаптоп.

важно!Само в чуждите книги отношението на хората към даден проект се определя единствено от влиянието на този проект върху тяхната дейност. Все пак 50 процента от отношението към проекта е отношението към теб лично. Колкото и добър да е проектът, ако този конкретен клиент смята, че например не сте професионалист или че сте твърде млад и почти не знаете нищо, той пак ще се отнесе негативно към проекта като цяло, разширявайки отношението си към вас . И това трябва да се вземе предвид.

2. Съставете и анализирайте матрицата на заинтересованите страни

Ако всичко е направено правилно на предишния етап, тогава автоматично или ръчно, на лист хартия, можете да изградите матрица от заинтересовани страни и да видите какви шансове има вашият проект.

Най-простият пример стандартни средстваексел:



Ние анализираме:

1. Горна дясна странаимаме такива, които са за проекта и които наистина могат и искат да му помогнат. Това са нашите основни съюзници, те трябва да бъдат информирани по всякакъв възможен начин за напредъка на проекта, да участват активно, ако е необходимо, да поискат помощ и защита и да се свързват лично с тях, доколкото е възможно. В правилния проект тук винаги има спонсор, а ако имате голям късмет, тогава клиентът.
2. Дясната страна надолу- тези, които не могат да окажат значително влияние върху хода на проекта, но са доволни от самия проект и очакват положителни промени от него. Ние редовно ги информираме и подкрепяме техния интерес, на етапа на мащабно изпълнение на резултатите от проекта те ще бъдат много значима бойна сила.
3. Горна лява страна- опасност! Това са другарите, които категорично не одобряват проекта и са готови на всичко, за да не се случи. Можете да се опитате да им предадете всичко разумно, мило и светло, което носи вашият проект, но рядко се получава в живота (опитайте се да обясните на върха, че той ще се почувства добре, когато изпълнявате нова система, което ще съкрати половината му отдел). Ако не се получи (и най-вероятно не се получи), в идеалния случай извадете този човек и неговите задачи извън обхвата на проекта и ако не се получи, скрийте се зад гърба на спонсор и оставете взаимодействието с тези другари на него. Най-лошият пример в моята практика е, когато имаше насилствено назначен Клиент, още потръпвам, като си спомня.
4. Долна лява страна- тези, които не харесват проекта, но нямат силата да променят нещо. Най-често това са потребители, които не искат да променят установените работни процеси. Тази част трябва да бъде активно наблюдавана (за да не започнат малко вреда), редовно информирана (много накратко). Възможно е да промените отношението като цяло към неутрално, ако това е критично важно за успеха на проекта, но това ще изисква много усилия и време.

Съответно, ако в матрицата половината от участниците са от лявата страна на графиката и дори отгоре, и дори спонсорът е сред тях (е, той е назначен със заповед) - проектът може да бъде затворен и да не се губи време, все още няма шанс.

Ако всичко е вдясно, очевидно имате розови очила пред очите си (е, това не се случва!) И трябва да проверите отново списъка си, за да видите дали сте взели предвид всички.

Ако всички са натъпкани в средата, ще трябва да положите усилия, но има шансове. И така нататък.

Няколко пъти видях (и го направих сам) опции за същата матрица, но в които имаше допълнителна оценка на въздействието върху бюджета, времето и качеството (отделно). В големите проекти има смисъл, в малките няма.

Добра точка, на която бих искал да обърна внимание- не трябва да разчитате на факта, че ще можете радикално да промените позицията на хората и отношението им към проекта. Вие не сте магьосник, проектът не е безкраен, има толкова много работа в него. Има смисъл да плъзнете и да се опитате да се преместите надясно само за „съмняващите се“, тоест тези, които са в диапазона +/-3, може да има някакъв смисъл тук.

Между другото, аз самият не бях мислил за това преди много години и вероятно щях да продължа да се опитвам да повлияя на -5. Разбрах, че това наистина е така, едва след като ме подкани компетентен обучител на майсторски клас по управление на заинтересованите страни.

За справка: на същия етап има още един инструмент - карта на заинтересованите страни. Но аз не го използвам (изглежда ми доста безсмислено и приложимо само за много елементарна визуализация), така че няма да го описвам, но лесно се намира в Google.

3. Изготвяме план за действие и го прецизираме

След като анализираме матрицата, е време да планираме бойните операции. Редът е нещо подобно:

1. За всяка заинтересована страна в една и съща изходна табела обозначават избраното- поддържане на интереса, повишаване на нивото на интерес („плъзгане надясно“), изравняване на влиянието и т.н. (да не правиш нищо също е стратегия, ако има такова). Ако има много заинтересовани страни и няма достатъчно време, това може да се направи само за най-влиятелните, но е по-добре за всички.
2. За тези, с които решихме да направим нещо - определят мотивацията(ако можем) и какво точно ще правим. Например, имаме ръководител на операциите на -4 (мъж на 65 години) и мога да предположа от предишен опит от взаимодействие с него, че мотивацията му е недоверие към ИТ и компютрите като цяло и нежелание да изостави обичаен процес на работа на хартия. С мотивация разбрахте какво да правите? (тук можете да възразите, че с мотивация мога да греша - да, разбира се, че мога, но не греши само този, който не прави нищо). В резултат на това решаваме - да поискаме среща и да доведем със себе си свидетел на успеха на такава система в друга компания (нека той да каже как са се справили), помолете спонсора да обсъди тези въпроси с него (знам те обядват заедно от време на време), в презентациите за състоянието на проектите говорете по-малко за ИТ (без сървъри, интерфейси и предни части), давайте повече аналогии с обичайната работа с хартия.
3. След като всичко е ясно - актуализация(или създайте, ако още не сте) комуникационен план, вземете предвид всички нюанси в него.
4. Ако са идентифицирани конкретни действия - график за изпълнението им.

Между другото, по някаква причина мнозина не използват достатъчно силата на спонсора и възможността да се консултират с него (ако спонсорът наистина е спонсор). Ако внимателно адаптирате списъка и дойдете да попитате как най-добре да се справите с конкретни другари, можете да получите много полезна информацияи много плюсове в кармата за професионализъм.

4. Управлявайте заинтересованите страни

Всичко беше подготовка, която няма смисъл да се прави, ако не използвате резултатите от нея по-късно. По време на проекта е препоръчително редовно да се връщате към матрицата и списъка, да го преглеждате за пълнота и уместност, да правите промени в и в комуникационния план.

Това е всичко. Няма магия, само систематичен подход и време, отделено за него - и вероятността за успех на проекта се увеличава значително.

Успех в работата със заинтересованите страни!

Щом светът се ражда нов проект, той веднага има приятели и врагове. Причината за това е много проста: всеки проект включва промени. Е, хората реагират на промените по различни начини - някой е готов за тях и ги приветства топло, докато някой не харесва промените и се страхува, защото ги вижда като заплаха за техния статус, начин на живот, стабилност или, още по-лошо, поемане на допълнителна работа. И първият, и вторият могат да бъдат сред хората, които могат да повлияят на хода и резултата от проекта.

Хората и организациите, които влияят върху проекта, се наричат ​​заинтересовани страни. Терминът "заинтересована страна", който се е вкоренил сред местните мениджъри на проекти (от английския stakeholder, буквално - "собственик на дял"), се превежда по различен начин в официалната литература. PMBOK предлага опцията „заинтересована страна“, нашият GOST 51897-2002 е „участваща страна“ (преводът на Gost е може би по-точен).

Заинтересованите страни могат да бъдат:
*Тези, които участват активно в проекта и работят в него (екип на проекта, спонсор, ръководен комитет, участващи трети страни и други изпълнители и др.)
*Тези, чиито интереси могат да бъдат засегнати от проекта и които ще използват резултатите от него (клиенти, ръководители на функционални звена и техните служители, бизнес партньори, клиенти, купувачи и др.)
*Тези, които не участват в проекта, но които по силата на длъжността си или професионална дейност, могат да му влияят (висши мениджъри на компанията, собственици и инвеститори, акционери, кредитори, външни и вътрешни партньори, които регулират държавни органии т.н.)

Ръководителят на проекта трябва да работи с всички видове заинтересовани страни. Неговата задача е да идентифицира ключови заинтересовани страни за проекта и да управлява тяхното влияние по такъв начин, че да намали Отрицателни последицитова влияние и укрепване на положителните. С други думи, ръководителят на проекта трябва да управлява заинтересованите страни, така че проектът да бъде успешен. Лесно да се каже, но невероятно трудно да се направи - мениджърът се сблъсква с противоречиви гледни точки и интереси на хора, които често заемат много по-високи позиции в компанията от него, корпоративни политически интриги, задкулисни битки. Неслучайно гурутата на управлението на проекти съветват екипът да бъде защитен от външни влияния, чак до отделянето на отделна стая извън офиса за него. Точно това направи младият Стив Джобс, когато създаде Macintosh. Между другото, с това той уби още един заек - подчерта елитарността на членовете на екипа и принадлежността им към елита, като в същото време увеличи престижа на проекта.

Но да се върнем към нашите реалности - никой няма да ни даде отделен офис и да ни прехвърли на безлюден остров, докато трае проектът. Следователно, единственото, което ни остава, е да използваме метода на работа със заинтересованите страни, чиято същност е следната.

В първата стъпка трябва да идентифицираме всички заинтересовани страни. Сядаме на масата, вземаме химикал и лист хартия (о, извинете, разбира се iPad) и започваме да записваме всички хора и организации, които могат да повлияят на проекта. Резултатът е списък със заинтересовани страни. Добре е да включите екипа на проекта и спонсора на тази стъпка - може просто да не знаете за всички участващи страни, особено в началото на проекта.

На втората стъпка класифицираме заинтересованите страни според тяхното влияние върху проекта и интерес към него. В този случай е удобно да се използва такова графично представяне, което се нарича матрица за подкрепа и влияние:

Хоризонталната ос показва влиянието на заинтересованите страни върху проекта, от силно до слабо, а вертикалната ос показва отношението към проекта, от подкрепа до съпротива. Осите разделят равнината на четири квадранта.

В квадрант 1 са онези, които носят радост и мир в живота ни. :-) На първо място, това е спонсор. Ако спонсорът не е в първия квадрант, вашият проект ще има кратък и мрачен живот. Екипът на проекта също трябва да бъде в същия квадрант. Също така може да има клиенти и други заинтересовани страни, например топ мениджър на компанията, в чиято работа проектът ще донесе положителни промени. Ръководителят на проекта трябва да работи преди всичко с този квадрант – все пак в него е съсредоточена движещата сила на проекта, той трябва да се управлява активно. Невъзможно е да се позволи преминаването на заинтересованите страни от този квадрант към други - проектът винаги ще губи от това. Стратегията за работа с този квадрант е "активно управлявай и не пропускай!"

В квадрант 2, тези, които са развълнувани от вашия проект, но нямат голямо влияние върху него. Може би те също не са много влиятелни в компанията. Дръжте тези хора редовно информирани за напредъка на проекта - това ще поддържа техния интерес и ще поддържа цялостното позитивно отношение. И кой знае дали ще се преместят в квадрант 1 в бъдеще, например, като имат кариера? Основната стратегия за работа с този квадрант е „да бъдете актуални и в добра форма!“.

В квадрант 3 слаби противници на проекта. Противопоставянето им е силно, но въздействието е незначително. Трябва да ги държим в полезрението, иначе изведнъж ще станат силни? Е, добра стратегия е да ги завлечете поне в квадрант 2. Може би просто не разбират ползите си от проекта, помогнете им да ги видят. Основното правило за работа с този квадрант е „не пренебрегвайте!“.

Опасни врагове на проекта дебнат в четвъртия квадрант. Възможно е сам да не можеш да се справиш с тях. Именно за такива случаи е необходимо да се привлече спонсор и други жители на първия квадрант, за да се повлияе на опонентите чрез тях. Стратегията за работа с квадрант 4 е „бъди подготвен за опасност и напредвай!“.

Обърнете внимание на г-н Флугеров. Той е доста влиятелна фигура у нас, но е почти неутрален по отношение на проекта. Има случаи, когато заинтересованите страни са разположени на осите или близо до тях. Такава нестабилна ситуация е потенциална рискова зона за вашия проект, трябва да работите допълнително с тези заинтересовани страни. В противен случай, според всички закони на подлостта, неутралните заинтересовани страни ще станат врагове на проекта.

На третата стъпка разработваме план за действие – как можем да повлияем на всеки стейкхолдър, в зависимост от това в кой квадрант се намира и като вземем предвид вътрешните условия на проекта. За всяка заинтересована страна ръководителят на проекта трябва да има отговори на следните въпроси:
* Какво го интересува? Какви са целите му в проекта?
* Как ще се промени животът му, ако проектът е успешен? Ами ако е неуспешно?
*Защо той е в този квадрант? Възможно ли е да го плъзнете на други?
* Как може да помогне и да навреди на проекта?
* Как да предотвратим увреждане и, ако това се случи, как да неутрализираме последствията?
* Как да увеличим положителното му влияние?
Когато планът за действие е готов, можете да работите с всяка заинтересована страна и редовно да актуализирате нашата матрица, защото животът не стои неподвижен - появяват се нови заинтересовани страни, старите се преместват в други квадранти. И е много добре, ако това е резултат от вашето влияние, а не от машинациите на злодеи и злодеи.

Е, последното. Когато говоря за въздействието на заинтересованите страни върху проекта, тогава, разбира се, говорим за въздействието върху времето, обхвата на проекта, бюджета и качеството. Това е много важно, но не и основното. Най-важното е влиянието върху ръководителя на проекта, от което до голяма степен зависят всички тези параметри. Не абстрактни икономико-времеви функции, а вие самите сте обект на влияние на заинтересованите страни. Именно вие ще (и трябва) да бъдете подпомогнати от спонсора, противниците на проекта, силни и слаби, ще окажат натиск върху вас.
Не толкова по отношение на някои икономически показателидоколко субективното отношение към вас лично ще определи отношението на заинтересованата страна към проекта.

Като цяло, както винаги, всичко в проекта зависи от неговия ръководител. Е, какво си помисли? :-)