Митът за многозадачността. До какво води желанието да правиш всичко (6 т.). Митът за многозадачността. Какво причинява желанието да бъдете навреме за всичко Отрицателни последици от многозадачността

Дейв Креншоу

Митът за многозадачността: какво води до желанието да правиш всичко

Посветен на Карлос, който винаги ме е учил да „бързам бавно“

Търговско дружество

Фил погледна цифровия часовник в седана си. На тях беше 8:54 сутринта. Той кимна доволно, доволен, че е пристигнал няколко минути по-рано от графика. Имало едно време Фил осъзнал, че след като ще преподава ефективност и управление на времето на другите, той самият трябва да живее според тези принципи.

Грабвайки куфарче от пътническата седалка, Фил отвори вратата на колата и излезе. Изправяйки се, той се обърна и погледна табелата на широкия фронт на сградата, гордо заявявайки: Зелено облекло: дрехи, създадени от майката природа.

Преди да започне работа, Фил направи запитвания за новия си клиент, нуждаещ се от обучение. Хелън Уитман е влиятелен ръководител на голяма търговска верига за дрехи от около десетилетие. Преди няколко години Хелън почувства, че органичните продукти ще станат по-популярни в близко бъдеще и реши да се заеме сериозно с тази посока. За последната година Зелено облеклосе похвали с продажби над 20 милиона долара и очевидно беше на път към още по-големи постижения.

И изведнъж Хелън беше изправена пред непредвидени трудности. Осъзнавайки, че ситуацията няма да се разреши от само себе си, Уитман се свързва с най-близките си приятели и моли за съвет някой, който може да й помогне.

Фил дълго обмисля първия си разговор с Хелън. Ситуацията, в която се намира изпълнителната жена, му е повече от позната: въпреки че размерите на компаниите и областите на дейност на клиентите на Фил варират значително, техните истории до голяма степен се повтарят. Клиентите му бяха в постоянно състояние на стрес, работеха твърде много и правеха твърде малко. С всеки изминал ден те все повече затъваха в нерешени служебни проблеми и оставаха все по-малко време за общуване със семейството и личните си интереси.

Объркани, собственици на фирми се обърнаха към Фил за помощ. Те не търсеха невъзможното – те просто търсеха някой, който разбираше колко е самотно да си на върха в бизнеса. Кой би могъл да им помогне да променят живота си така, че да има повече свободно време и по-малко стресови ситуации.

Докато Фил минаваше през главния вход на сградата, той беше посрещнат на гишето от много сериозно момиче.

„Тук съм, за да се срещна с Хелън.

Момичето вдигна очи.

- Имате ли уговорка?

- да Разбира се.

- Чакай малко.

Тя натисна бутона на интеркома и каза:

- Г-жа Уитман? Един господин дойде при вас и каза, че има среща с вас.

След като изслуша отговора, тя се усмихна на дежурния Фил:

- Моля, последвайте ме.

Следвайки секретарката по коридора, Фил внимателно проучи работните места на мениджърите на компанията. Контролиран хаос се стовари върху него от всички страни. Само няколко маси изглеждаха повече или по-малко подредени и повечето бяха отрупани с купчини хартия, които от време на време падаха на пода. Хората може би не тичаха от офис в офис, говореха рязко, с повишени тонове.

Фил е виждал това и преди. След бърз поглед към мениджърите на компанията той се почувства уверен. Фил вече знаеше какво го очаква в офиса на Хелън. Той дори грубо си представи какво щеше да му каже Хелън. Старата поговорка се потвърди: една компания е отражение на нейния собственик.

Обстановката в кабинета на изпълнителния директор беше напрегната до краен предел. Непозната жена с очила изгори Фил с очите си, казвайки с целия си поглед: „Ако искате да видите Хелън, застанете на опашката“. Фил се усмихна. Хелън го забеляза и го покани да влезе, като кимна към един празен стол.

- Моля, влезте и седнете. Вече приключваме.

Фил слушаше с интерес какво се случва. На малката конферентна маса, освен Хелън, седяха още двама мъже, които, предположи той, бяха управители на компания.

Една жена с очила стоеше отстрани и гледаше нетърпеливо процеса. Фил осъзна, че тя не участва в разговора и само чака подходящия момент, за да привлече вниманието на Хелън. Той я погледна с любопитство. Жената беше нервна и леко прехапа долната си устна, опитвайки се да се овладее.

Накрая мениджърите станаха от масата.

Хелън се обърна към жената, изразявайки известно нетърпение.

С всички неотложни дела и проблеми често не ни достига време да четем книги. Статия в списание, публикация в блог не отнемат много от времето ни, а понякога са също толкова полезни.

Напоследък се научих да отделям време за четене, но за съжаление не толкова, че да мога да прочета наведнъж доста обемна книга. Затова бях озадачен, като си записвах материала, който четох в движение. Благодарение на съвременните технологии това не е никак трудно. Превключване към OneNote и водене на бележки, докато четете на вашия смарт телефон, какво може да бъде по-лесно?

Така, Митът за многозадачността. До какво води желанието да правиш всичко, Дейв Креншоу.

Многозадачността е лъжа, въпреки факта, че почти всички в нашия забързан свят вярваха в мита за нейната ефективност. Приехме го безусловно като начин на живот. Много хора се гордеят с уменията си за многозадачност, но реалността е, че многозадачността не е ефективна и изобщо не е реална.

По време на каквато и да е дейност никой не прави две неща едновременно. Вместо това има просто превключване между задачите. През повечето време това се случва толкова бързо, че не го осъзнавате, но всъщност по време на цялата тази промяна на дейността вие скачате от една мисъл на друга.

В икономиката има понятие - цената на превключването. По правило този принцип се отнася до разходите за преминаване от един доставчик към друг. На лично ниво цената на смяната идва, когато хората трябва да се върнат и да прегледат какво са направили няколко пъти, преди да могат да изпълнят задачата. Колкото по-трудна е задачата... толкова по-висока е цената.

Някои от превключванията се инициират лично и след това се извикват активен. Могат да се вземат предвид всички останали превключватели пасивен. Те са инициирани от някой (или нещо) отвън (колега с въпрос, имейл известие, входящо обаждане на мобилен телефон и др.).

резултати научно изследванепоказват, че средно всеки човек прекарва приблизително 28 процента от работния си ден в прекъсвания и неефективни дейности. И основната причина за това може би е многозадачността (или превключването между задачи).

Когато става въпрос за високопоставено лице (директор, собственик), процентът на загуба на време се увеличава. Има правило: колкото по-голяма е отговорността, толкова по-голяма е вероятността от неефективност. Това правило често се нарича закон за превключване на задачи.

Ситуацията в компанията може да послужи като потвърждение за ниската ефективност на лидера. Суетенето, объркването и хаосът са първите външни признаци на неефективност.

Първоначално думата "мултитаскинг" изобщо не се използва по отношение на хората. Този термин беше уникален за компютрите. С леката ръка на някой умен човек многозадачността по някаква причина започна да се възприема като нормално явление не само в света на бизнеса, но и по други въпроси, въпреки че това не е така.

Междувременно има друг термин, който описва продуктивното използване на времето, когато правите няколко неща едновременно. Този процес се нарича фоново изпълнение на задачи.
Background tasking е изпълнението на две или повече задачи едновременно, при което само една от тях изисква умствено усилие (хранене и гледане на телевизия, джогинг и слушане на музика). Въпреки че превключването между задачи не е категория на морала („добро“ или „лошо“), то винаги е по-малко ефективно от фокусирана дейност или фоново изпълнение на задачи.

В рамките на мисленето за многозадачност има друг особен и често срещан мит. „Мъжете не изпълняват много задачи едновременно, но за жените това е истински начин на живот. Жените изпълняват няколко задачи много по-добре от мъжете. Познати аргументи?

Наистина, много проучвания показват, че мозъчната химия на отделните индивиди, мъже и жени, може да се различава значително. Същите проучвания обаче не показват разлика, когато става въпрос за многозадачност. Често резултатите от такива изследвания са несигурни. Така че твърденията, които демонстрират разликата между половете в способността за многозадачност, очевидно са недостатъчно доказани и откровено миришат на сексизъм.

Упражнение, демонстриращо неефективността на многозадачността

Напишете фразата „Многозадачността е по-лоша от лъжата“. За всяка буква трябва незабавно да напишете число в реда по-долу. Например, започнете, като напишете буквата "m" в първия ред и след това числото "1" във втория. След това в първия ред напишете буквата "n", във втория - числото "2", тоест трябва да напишете числа във възходящ ред за всяка буква от изречението "многозадачността е по-лоша от лъжата".

Основното условие е да преминете към писане на цифри след всяка буква от изречението. Време за себе си и разберете колко време ще отнеме, за да завършите това упражнение.

След това повторете упражнението, като отделно напишете текста и числата. Запишете времето и сравнете.

Таблица за упражнението

Има още една илюзия, в която много хора вярват - модерни технологии.

Мобилни телефони, електронна поща, факсове, текстови съобщения и всичко най-ново - правят ни по-продуктивни по отношение на информацията. Истината е, че тези неща могат да ни направят продуктивни само ако се научим да ги контролираме. Те са слуги. Ние сме домакините. Ако не планираме собствените си графици и не пестим времето си, ще се оставим да бъдем затрупани от потока информация.

Стъпки, които можете да предприемете, за да спрете превключването между задачи:

• Осъзнайте, че многозадачността е лъжа.


• Разберете разликата между фоново изпълнение на задачи и превключване на задачи.


• Открийте истинското разпределение на вашето време седмица по седмица.


• Разработете нов и реалистичен бюджет за това как използвате времето си седмица след седмица.


• Планирайте редовни срещи с вашия ключови служители.


• Задайте очаквания и създайте лични „работни часове“, така че хората да могат ясно да знаят кога ще бъдете на тяхно разположение.


• Устоявайте на активното превключване.


• Минимизирайте всички пасивни превключвания.


• Обърнете пълно внимание на разговора със служителите.


• Планирайте още полезни неща за правене, докато пътувате между срещите.


• Никога не се съгласявайте на нищо без дневник под ръка.

Структурата на книгата е представена под формата на описание на случая на консултиране на ръководителя на компанията. четене

Дейв Креншоу

Митът за многозадачността: какво води до желанието да правиш всичко

Посветен на Карлос, който винаги ме е учил да „бързам бавно“

Търговско дружество

Фил погледна цифровия часовник в седана си. На тях беше 8:54 сутринта. Той кимна доволно, доволен, че е пристигнал няколко минути по-рано от графика. Имало едно време Фил осъзнал, че след като ще преподава ефективност и управление на времето на другите, той самият трябва да живее според тези принципи.

Грабвайки куфарче от пътническата седалка, Фил отвори вратата на колата и излезе. Изправяйки се, той се обърна и погледна надписа на широката предна част на сградата, гордо обявяващ „GreenGarb: дрехи, създадени от майката природа“.

Преди да започне работа, Фил направи запитвания за новия си клиент, нуждаещ се от обучение. Хелън Уитман е влиятелен ръководител на голяма търговска верига за дрехи от около десетилетие. Преди няколко години Хелън почувства, че органичните продукти ще станат по-популярни в близко бъдеще и реши да се заеме сериозно с тази посока. През последната година GreenGarb се похвали с продажби над 20 милиона долара и очевидно е на път към още по-големи постижения.

И изведнъж Хелън беше изправена пред непредвидени трудности. Осъзнавайки, че ситуацията няма да се разреши от само себе си, Уитман се свързва с най-близките си приятели и моли за съвет някой, който може да й помогне.

Фил дълго обмисля първия си разговор с Хелън. Ситуацията, в която се намира изпълнителната жена, му е повече от позната: въпреки че размерите на компаниите и областите на дейност на клиентите на Фил варират значително, техните истории до голяма степен се повтарят. Клиентите му бяха в постоянно състояние на стрес, работеха твърде много и правеха твърде малко. С всеки изминал ден те все повече затъваха в нерешени служебни проблеми и оставаха все по-малко време за общуване със семейството и личните си интереси.

Объркани, собственици на фирми се обърнаха към Фил за помощ. Те не търсеха невъзможното – те просто търсеха някой, който разбираше колко е самотно да си на върха в бизнеса. Кой би могъл да им помогне да променят живота си така, че да има повече свободно време и по-малко стресови ситуации.

Докато Фил минаваше през главния вход на сградата, той беше посрещнат на гишето от много сериозно момиче.

„Тук съм, за да се срещна с Хелън.

Момичето вдигна очи.

- Имате ли уговорка?

- да Разбира се.

- Чакай малко.

Тя натисна бутона на интеркома и каза:

- Г-жа Уитман? Един господин дойде при вас и каза, че има среща с вас.

След като изслуша отговора, тя се усмихна на дежурния Фил:

- Моля, последвайте ме.

Следвайки секретарката по коридора, Фил внимателно проучи работните места на мениджърите на компанията. Контролиран хаос се стовари върху него от всички страни. Само няколко маси изглеждаха повече или по-малко подредени и повечето бяха отрупани с купчини хартия, които от време на време падаха на пода. Хората може би не тичаха от офис в офис, говореха рязко, с повишени тонове.

Фил е виждал това и преди. След бърз поглед към мениджърите на компанията той се почувства уверен. Фил вече знаеше какво го очаква в офиса на Хелън. Той дори грубо си представи какво щеше да му каже Хелън. Старата поговорка се потвърди: една компания е отражение на нейния собственик.

Обстановката в кабинета на изпълнителния директор беше напрегната до краен предел. Непозната жена с очила изгори Фил с очите си, казвайки с целия си поглед: „Ако искате да видите Хелън, застанете на опашката“. Фил се усмихна. Хелън го забеляза и го покани да влезе, като кимна към един празен стол.

- Моля, влезте и седнете. Вече приключваме.

Фил слушаше с интерес какво се случва. На малката конферентна маса, освен Хелън, седяха още двама мъже, които, предположи той, бяха управители на компания.

Една жена с очила стоеше отстрани и гледаше нетърпеливо процеса. Фил осъзна, че тя не участва в разговора и само чака подходящия момент, за да привлече вниманието на Хелън. Той я погледна с любопитство. Жената беше нервна и леко прехапа долната си устна, опитвайки се да се овладее.

Накрая мениджърите станаха от масата.

Хелън се обърна към жената, изразявайки известно нетърпение.

Да, Сали, какво искаш?

Сали започна да говори, а Хелън се обърна към Фил и намеси:

Съжаляваме, това ще отнеме само минута.

Сали въздъхна шумно.

„Няма нужда да се извиняваш“, отвърна Фил. Усещаше напрежението в стаята и правеше всичко възможно да го изглади.

Хелън се обърна към Сали и заповяда:

- Продължи.

„Исках да обсъдим това, преди да отидете на срещата. Имам доставчик в Канзас, който обича да дъвче нещата. Той иска да знае дали сте добре да промените цвета от каки на светло кафяво.

Сега Хелън прехапа устни. Очевидно се опитваше да се справи с емоциите си.

„Сали, говорих с него вчера и му казах всичко, от което се нуждаеше.

— И така, какъв е вашият отговор?

„Кажи му отново, че светлокафявото ще ми отива.“ Забавяне на нашата доставка - не!

- Ясно. Хм… Сали стоеше неподвижно пред Хелън. Фил можеше да се закълне, че тя се рови в паметта си, опитвайки се да си спомни какво още иска да каже.

Внезапно лицето на Сали проблесна.

„Погледна ли пробите, които ти изпратих вчера?“

Хелън въздъхна.

- Не, Сали. Не гледах. Току що заших. Ще ги разгледам по-късно днес.

Сали сви рамене.

- Отлично. Тя се обърна и бързо излезе.

- Сали? Хелън извика след него.

- Какво? — попита Сали, докато се обръщаше назад. Очевидно очакваше нещо много важно.

- Моля, затворете вратата след себе си.

Хелън започна разговора без предимбюл, прескачайки направо към темата за безпокойство.

„Фил, просто нямам достатъчно време да направя всичко, което трябва!“ Хората настояват за вниманието ми. Нямам време да проверявам имейла си. Кутията ми за гласова поща е пълна. Продължавам да мисля какво още трябва да направя! Тя замълча и поклати глава. — Мисля, че затова си тук, нали?

„Да“, каза Фил съчувствено и огледа стаята. – Искам веднага да изясня някои точки от телефонното ни споразумение миналата седмица. Кажете ми: намерихте ли възможност да кажете на всички, че днес имаме важна среща? Ще бъдем ли прекъснати?

— Мисля, че да — въздъхна Хелън. „Казах на всички да не ме безпокоят. Има обаче едно обаждане, на което със сигурност ще трябва да отговоря.

Фил се усмихна.

- Добре, тогава да започваме. Той се наведе напред в стола си и я погледна право в очите. „Кажи ми, Хелън, когато кажа думата многозадачност, кое е първото нещо, което ти идва наум?

На лицето на Хелън се появи широка самодоволна усмивка.

- Какво имаш предвид? Фил заяви.

– Аз съм ненадминат майстор на работата с голям брой задачи. Аз съм кралицата на многозадачността. Предполага се, че всички мои служители трябва да могат да решават много задачи едновременно. Затова мултитаскингът е задължителен, който включваме в обявата за нови свободни позиции.

Фил се ухили и се облегна на стола си.

„Тогава може да се шокирате от това, което ще ви науча. - Той направи пауза. - Харесвате ли Марк Твен?

Хелън изглеждаше озадачена.

– Разбира се, харесвам Марк Твен. Прочетох Приключенията на Хъкълбери Фин, когато бях в гимназията. Но какво общо има този писател с многозадачността?

Фил мърдаше неясно глава от едната към другата страна.

- На Марк Твен се приписваше много известна фразаМоже дори да сте я чували: "Има три вида лъжи: лъжи, проклети лъжи и статистика."

Хелън се изкиска и се съгласи.

- Чувал съм го и преди.

– Нека сега ви предложа друга версия на тази фраза, по-подходяща за 21 век. Ето го: „Има три вида лъжи: лъжи, проклети лъжи и многозадачност“, млъкна Фил в очакване на реакция.

Хелън премигна.

- Това още не съм го чул. Но защо многозадачността е лъжа?

„Това не е просто лъжа“, засмя се Фил. „Многозадачността е по-лоша от лъжата. Дори по-лошо от явна лъжа.

- Защо казваш това?

– Това е лъжа, въпреки факта, че почти всички в нашия забързан свят вярваха в мита за ефективността на многозадачността. Приехме го безусловно като начин на живот. Хората се гордеят с уменията си за многозадачност, но реалността е, че многозадачността не е нито ефективна, нито реалистична.

Хелън леко се намръщи.

„Не мисля, че разбирам напълно. Постоянно правя повече от едно нещо наведнъж. Използвам добре всяка свободна минута, която имам. Правя много повече от повечето ми приятели! Жената удари с юмрук по масата и хвърли предизвикателен поглед на Фил.

Фил кимна.

„Не се съмнявам, че работиш здраво. Може дори да работите повече от всички, които познавате. Но постигате ли резултатите, които искате?

Хелън въздъхна.

"Очевидно не. Иначе нямаше да те наема. Но си мислех, че ще ми помогнеш да стана по-рационален и ефективен. Не знаех, че ще ми говориш за многозадачност.

– Липсата ви на ефективност е причинена именно от навика ви да правите много неща наведнъж.

Цена

Фил направи пауза и извади бележник.

– Сега ще ви обясня защо многозадачността е по-лоша от лъжата. Надявам се, че нямате нищо против, ако ви задам някои въпроси и направя някои бележки?

- Въобще не. Първи стъпки.

– Колко имейла получавате на ден? — попита Фил.

„О, твърде много“, измърмори Хелън и се замисли. - Сега имам повече от четиридесет, а е само девет сутринта!

Фил бързо записа отговора.

Колко пъти на ден проверявате имейла си?

Хелън сви рамене.

– Трябва да съм наясно какво се случва, за да не изгоря... Затова отварям електронната си кутия на всеки час.

Внезапно Хелън щракна с пръсти.

- Изчакайте! Моят телефон също е настроен да получава имейл. Искате ли да взема под внимание проверката на пощата по телефона?

Фил кимна.

„В такъв случай се оказва, че проверявам електронната си поща няколко пъти на час“, каза Хелън.

Фил записа отговора й в тетрадка.

- Добре. Колко пъти през деня сте прекъсвани от колеги на работа?

- И табела с надпис "НЕ БЕЗПОКОЕТЕ!" на вратата — засмя се Фил.

Хелън сви рамене.

- Правя каквото мога. Тя вдигна очи към тавана, сякаш търсеше точните думи. „Защото обикновено ме прекъсват няколко пъти на час.

Фил небрежно записа друг отговор.

Колко телефонни обаждания получавате на ден?

За какъв телефон говориш? Работа или мобилен?

Само най-важните клиенти и членове на семейството знаят номера на мобилния ми телефон. Служебните ми телефонни обаждания се филтрират от секретарката, така че не мога да кажа, че получавам твърде много обаждания. Може би по един на час.

— Добре — каза Фил. „Чакай малко.“ Той започна да рисува малка рисунка в бележника си.

Когато приключи, Фил го показа на Хелън.

- Така по твоите думи изглежда типичното ти работно време. Средно ви прекъсват шест пъти през това време. Това е около веднъж на всеки десет минути. Правилно?

Онемяла, Хелън погледна внимателно снимката.

Добре, съгласен съм с това, което казваш.

„Всъщност, още не съм казал нищо“, отвърна Фил. „Досега сме разгледали само няколко очевидни точки, за да открием истината. И така, какво ви казва тази истина?

Средно един служител може да посвети единадесет минути на определен проект, преди да бъде прекъснат.

Изследване на катедрата по информатика и компютърно инженерство в Калифорнийския университет в Ървайн

Хелън се наведе напред, подпря глава на ръката си и прокара косата си през пръсти.

„Тази истина ми казва, че часът ми е твърде прекъсващ. Как можете да направите нещо с всичко това? Обаче точно така изглежда моят ден. Изведнъж, сякаш нова мисъл я осени, тя се изправи и се втренчи във Фил. „Но затова изпълнявам няколко задачи едновременно!“

Нито един мускул не помръдна по лицето на Фил.

- Продължи.

Очевидно развълнувана от възможността да се защитава, Хелън продължи.

„С толкова много различни неща, които ми се случват, просто трябва да съм готов да се справя с всичко едновременно. Ето защо съм усвоил изкуството да правя повече от едно нещо наведнъж.

— Да — усмихна се Фил. Превърна ли се мултитаскингът в изкуство?

- Това е! — възкликна Хелън. Как иначе хората биха могли да направят всичко, което трябва? Сега всичко се случва толкова бързо: имейл, гласова поща, факсове, интернет, мигновени съобщения! Човек просто е длъжен да действа бързо, за да остане на това „влакче в увеселителен парк“.

– Можете ли да ми дадете конкретен пример за вашата многозадачност? — попита Фил.

Хелън се замисли.

- Разбира се. Обикновено отговарям електронни съобщенияи някой влиза и бързо ми задава въпрос. Тя се усмихна. – Това винаги е бърз въпрос.

- И какво правиш тогава?

- Добре, продължавам да работя по електронната поща, но в същото време ви моля да продължите. Отговарям на въпрос и след това се връщам на работа. Тя погледна Фил в очакване на някаква реакция. - Така става.

Фил кимна.

Значи наистина не изпълнявате много задачи, нали?

- Какво имаш предвид?

Не правиш две неща едновременно. Ти просто превключвайте между задачи. Разбира се, това се случва толкова бързо, че не го осъзнавате, но всъщност, по време на цялата тази промяна на дейностите, вие скачате от един умствен път в друг. Мога ли да предложа какво всъщност се случва в ума ви?

)

Дейв Креншоу Митът за многозадачността

Посветен на Карлос, който винаги ме е учил да „бързам бавно“

Търговско дружество

Фил погледна цифровия часовник в седана си. На тях беше 8:54 сутринта. Той кимна доволно, доволен, че е пристигнал няколко минути по-рано от графика. Имало едно време Фил осъзнал, че след като ще преподава ефективност и управление на времето на другите, той самият трябва да живее според тези принципи.

Грабвайки куфарче от пътническата седалка, Фил отвори вратата на колата и излезе. Изправяйки се, той се обърна и погледна надписа на широката предна част на сградата, който гордо провъзгласяваше „GreenGarb: Дрехи, създадени от майката природа“.

Преди да започне работа, Фил направи запитвания за новия си клиент, нуждаещ се от обучение. Хелън Уитман е влиятелен ръководител на голяма търговска верига за дрехи от около десетилетие. Преди няколко години Хелън почувства, че органичните продукти ще станат по-популярни в близко бъдеще и реши да се заеме сериозно с тази посока. През последната година GreenGarb се похвали с продажби над 20 милиона долара и очевидно е на път към още по-големи постижения.

И изведнъж Хелън беше изправена пред непредвидени трудности. Осъзнавайки, че ситуацията няма да се разреши от само себе си, Уитман се свързва с най-близките си приятели и моли за съвет някой, който може да й помогне.

Фил дълго обмисля първия си разговор с Хелън. Ситуацията, в която се намира изпълнителната жена, му е повече от позната: въпреки че размерите на компаниите и областите на дейност на клиентите на Фил варират значително, техните истории до голяма степен се повтарят. Клиентите му бяха в постоянно състояние на стрес, работеха твърде много и правеха твърде малко. С всеки изминал ден те все повече затъваха в нерешени служебни проблеми и оставаха все по-малко време за общуване със семейството и личните си интереси.

Объркани, собственици на фирми се обърнаха към Фил за помощ. Те не търсеха невъзможното – те просто търсеха някой, който разбираше колко е самотно да си на върха в бизнеса. Кой би могъл да им помогне да променят живота си така, че да има повече свободно време и по-малко стресови ситуации.

Докато Фил минаваше през главния вход на сградата, той беше посрещнат на гишето от много сериозно момиче.

„Тук съм, за да се срещна с Хелън.

Момичето вдигна очи.

- Имате ли уговорка?

- да Разбира се.

- Чакай малко.

Тя натисна бутона на интеркома и каза:

- Г-жа Уитман? Един господин дойде при вас и каза, че има среща с вас.

След като изслуша отговора, тя се усмихна на дежурния Фил:

- Моля, последвайте ме.

Следвайки секретарката по коридора, Фил внимателно проучи работните места на мениджърите на компанията. Контролиран хаос се стовари върху него от всички страни. Само няколко маси изглеждаха повече или по-малко подредени и повечето бяха отрупани с купчини хартия, които от време на време падаха на пода. Хората може би не тичаха от офис в офис, говореха рязко, с повишени тонове.

Фил е виждал това и преди. След бърз поглед към мениджърите на компанията той се почувства уверен. Фил вече знаеше какво го очаква в офиса на Хелън. Той дори грубо си представи какво щеше да му каже Хелън. Старата поговорка се потвърди: една компания е отражение на нейния собственик.

домакиня

Обстановката в кабинета на изпълнителния директор беше напрегната до краен предел. Непозната жена с очила изгори Фил с очите си, казвайки с целия си поглед: „Ако искате да видите Хелън, застанете на опашката“. Фил се усмихна. Хелън го забеляза и го покани да влезе, като кимна към един празен стол.

- Моля, влезте и седнете. Вече приключваме.

Фил слушаше с интерес какво се случва. На малката конферентна маса, освен Хелън, седяха още двама мъже, които, предположи той, бяха управители на компания.

Една жена с очила стоеше отстрани и гледаше нетърпеливо процеса. Фил осъзна, че тя не участва в разговора и само чака подходящия момент, за да привлече вниманието на Хелън. Той я погледна с любопитство. Жената беше нервна и леко прехапа долната си устна, опитвайки се да се овладее.

Накрая мениджърите станаха от масата.

Хелън се обърна към жената, изразявайки известно нетърпение.

Да, Сали, какво искаш?

Сали започна да говори, а Хелън се обърна към Фил и намеси:

Съжаляваме, това ще отнеме само минута.

Сали въздъхна шумно.

„Няма нужда да се извиняваш“, отвърна Фил. Усещаше напрежението в стаята и правеше всичко възможно да го изглади.

Хелън се обърна към Сали и заповяда:

- Продължи.

„Исках да обсъдим това, преди да отидете на срещата. Имам доставчик в Канзас, който обича да дъвче нещата. Той иска да знае дали сте добре да промените цвета от каки на светло кафяво.

Сега Хелън прехапа устни. Очевидно се опитваше да се справи с емоциите си.

„Сали, говорих с него вчера и му казах всичко, от което се нуждаеше.

— И така, какъв е вашият отговор?

„Кажи му отново, че светлокафявото ще ми отива.“ Забавяне на нашата доставка - не!

- Ясно. Хм… Сали стоеше неподвижно пред Хелън. Фил можеше да се закълне, че тя се рови в паметта си, опитвайки се да си спомни какво още иска да каже.

Внезапно лицето на Сали проблесна.

„Погледна ли пробите, които ти изпратих вчера?“

Хелън въздъхна.

- Не, Сали. Не гледах. Току що заших. Ще ги разгледам по-късно днес.

Сали сви рамене.

- Отлично. Тя се обърна и бързо излезе.

- Сали? Хелън извика след него.

- Какво? — попита Сали, докато се обръщаше назад. Очевидно очакваше нещо много важно.

- Моля, затворете вратата след себе си.

Лъжа

Хелън започна разговора без предимбюл, прескачайки направо към темата за безпокойство.

„Фил, просто нямам достатъчно време да направя всичко, което трябва!“ Хората настояват за вниманието ми. Нямам време да проверявам имейла си. Кутията ми за гласова поща е пълна. Продължавам да мисля какво още трябва да направя! Тя замълча и поклати глава. — Мисля, че затова си тук, нали?

„Да“, каза Фил съчувствено и огледа стаята. – Искам веднага да изясня някои точки от телефонното ни споразумение миналата седмица. Кажете ми: намерихте ли възможност да кажете на всички, че днес имаме важна среща? Ще бъдем ли прекъснати?

— Мисля, че да — въздъхна Хелън. „Казах на всички да не ме безпокоят. Има обаче едно обаждане, на което със сигурност ще трябва да отговоря.

Фил се усмихна.

- Добре, тогава да започваме. Той се наведе напред в стола си и я погледна право в очите. „Кажи ми, Хелън, когато кажа думата многозадачност, кое е първото нещо, което ти идва наум?

На лицето на Хелън се появи широка самодоволна усмивка.

- Какво имаш предвид? Фил заяви.

– Аз съм ненадминат майстор на работата с голям брой задачи. Аз съм кралицата на многозадачността. Предполага се, че всички мои служители трябва да могат да решават много задачи едновременно. Затова мултитаскингът е задължителен, който включваме в обявата за нови свободни позиции.

Фил се ухили и се облегна на стола си.

„Тогава може да се шокирате от това, което ще ви науча. - Той направи пауза. - Харесвате ли Марк Твен?

Хелън изглеждаше озадачена.

– Разбира се, харесвам Марк Твен. Прочетох Приключенията на Хъкълбери Фин, когато бях в гимназията. Но какво общо има този писател с многозадачността?

Фил мърдаше неясно глава от едната към другата страна.

- На Марк Твен се приписва една много известна фраза, може дори да сте я чували: "Има три вида лъжи: лъжи, проклети лъжи и статистика."

Хелън се изкиска и се съгласи.

- Чувал съм го и преди.

– Нека сега ви предложа друга версия на тази фраза, по-подходяща за 21 век. Ето го: „Има три вида лъжи: лъжи, проклети лъжи и многозадачност“, млъкна Фил в очакване на реакция.

Хелън премигна.

- Това още не съм го чул. Но защо многозадачността е лъжа?

„Това не е просто лъжа“, засмя се Фил. „Многозадачността е по-лоша от лъжата. Дори по-лошо от явна лъжа.

- Защо казваш това?

– Това е лъжа, въпреки факта, че почти всички в нашия забързан свят вярваха в мита за ефективността на многозадачността. Приехме го безусловно като начин на живот. Хората се гордеят с уменията си за многозадачност, но реалността е, че многозадачността не е нито ефективна, нито реалистична.

Хелън леко се намръщи.

„Не мисля, че разбирам напълно. Постоянно правя повече от едно нещо наведнъж. Използвам добре всяка свободна минута, която имам. Правя много повече от повечето ми приятели! Жената удари с юмрук по масата и хвърли предизвикателен поглед на Фил.

Фил кимна.

„Не се съмнявам, че работиш здраво. Може дори да работите повече от всички, които познавате. Но постигате ли резултатите, които искате?

Хелън въздъхна.

"Очевидно не. Иначе нямаше да те наема. Но си мислех, че ще ми помогнеш да стана по-рационален и ефективен. Не знаех, че ще ми говориш за многозадачност.

– Липсата ви на ефективност е причинена именно от навика ви да правите много неща наведнъж.

Цена

Фил направи пауза и извади бележник.

– Сега ще ви обясня защо многозадачността е по-лоша от лъжата. Надявам се, че нямате нищо против, ако ви задам някои въпроси и направя някои бележки?

- Въобще не. Първи стъпки.

– Колко имейла получавате на ден? — попита Фил.

„О, твърде много“, измърмори Хелън и се замисли. - Сега имам повече от четиридесет, а е само девет сутринта!

Фил бързо записа отговора.

Колко пъти на ден проверявате имейла си?

Хелън сви рамене.

– Трябва да съм наясно какво се случва, за да не изгоря... Затова отварям електронната си кутия на всеки час.

Внезапно Хелън щракна с пръсти.

- Изчакайте! Моят телефон също е настроен да получава имейл. Искате ли да взема под внимание проверката на пощата по телефона?

Фил кимна.

„В такъв случай се оказва, че проверявам електронната си поща няколко пъти на час“, каза Хелън.

Фил записа отговора й в тетрадка.

- Добре. Колко пъти през деня сте прекъсвани от колеги на работа?

- И табела с надпис "НЕ БЕЗПОКОЕТЕ!" на вратата — засмя се Фил.

Хелън сви рамене.

- Правя каквото мога. Тя вдигна очи към тавана, сякаш търсеше точните думи. „Защото обикновено ме прекъсват няколко пъти на час.

Фил небрежно записа друг отговор.

Колко телефонни обаждания получавате на ден?

За какъв телефон говориш? Работа или мобилен?

Само най-важните клиенти и членове на семейството знаят номера на мобилния ми телефон. Служебните ми телефонни обаждания се филтрират от секретарката, така че не мога да кажа, че получавам твърде много обаждания. Може би по един на час.

— Добре — каза Фил. „Чакай малко.“ Той започна да рисува малка рисунка в бележника си.

Когато приключи, Фил го показа на Хелън.

- Така по твоите думи изглежда типичното ти работно време. Средно ви прекъсват шест пъти през това време. Това е около веднъж на всеки десет минути. Правилно?

Онемяла, Хелън погледна внимателно снимката.

Добре, съгласен съм с това, което казваш.

„Всъщност, още не съм казал нищо“, отвърна Фил. „Досега сме разгледали само няколко очевидни точки, за да открием истината. И така, какво ви казва тази истина?

Средно един служител може да посвети единадесет минути на определен проект, преди да бъде прекъснат.

Хелън се наведе напред, подпря глава на ръката си и прокара косата си през пръсти.

„Тази истина ми казва, че часът ми е твърде прекъсващ. Как можете да направите нещо с всичко това? Обаче точно така изглежда моят ден. Изведнъж, сякаш нова мисъл я осени, тя се изправи и се втренчи във Фил. „Но затова изпълнявам няколко задачи едновременно!“

Нито един мускул не помръдна по лицето на Фил.

- Продължи.

Очевидно развълнувана от възможността да се защитава, Хелън продължи.

„С толкова много различни неща, които ми се случват, просто трябва да съм готов да се справя с всичко едновременно. Ето защо съм усвоил изкуството да правя повече от едно нещо наведнъж.

— Да — усмихна се Фил. Превърна ли се мултитаскингът в изкуство?

- Това е! — възкликна Хелън. Как иначе хората биха могли да направят всичко, което трябва? Сега всичко се случва толкова бързо: имейл, гласова поща, факсове, интернет, мигновени съобщения! Човек просто е длъжен да действа бързо, за да остане на това „влакче в увеселителен парк“.

– Можете ли да ми дадете конкретен пример за вашата многозадачност? — попита Фил.

Хелън се замисли.

- Разбира се. Обикновено отговарям на имейли и някой влиза и бързо ми задава въпрос. Тя се усмихна. – Това винаги е бърз въпрос.

- И какво правиш тогава?

- Добре, продължавам да работя по електронната поща, но в същото време ви моля да продължите. Отговарям на въпрос и след това се връщам на работа. Тя погледна Фил в очакване на някаква реакция. - Така става.

Фил кимна.

Значи наистина не изпълнявате много задачи, нали?

- Какво имаш предвид?

Не правиш две неща едновременно. Просто превключвате между задачите. Разбира се, това се случва толкова бързо, че не го осъзнавате, но всъщност, по време на цялата тази промяна на дейностите, вие скачате от един умствен път в друг. Мога ли да предложа какво всъщност се случва в ума ви?

Нашите... научни изследвания доказват, че мозъкът не е в състояние ефективно да прави две неща едновременно.

От интервю на Vanderbilt Register с д-р Рене Мароа, Катедра по психология, Университет Вандербилт

И така, вие работите на компютър. Вероятно сте концентрирани и напредвате. И тогава вашият колега влиза. Били сте прекъснати. Превключване.

Опитвате се да продължите да пишете буквата, която сте писали до този момент. И вашата колежка продължава да ви говори, дори и да не я слушате. Превключване.

Накрая се отказвате и слушате въпроса. Правите всичко възможно да обърнете внимание на това, което чувате, но дълбоко в себе си искате да приключите с това възможно най-скоро и да се върнете към работата по писмото. Превключване.

В крайна сметка сте готови да отделите цялото си внимание на този проблем и да поискате той да бъде повторен. Превключване.

След като изслушате въпроса, давате прибързан отговор на него и след това отново насочвате вниманието си към компютъра. Превключване.

Поради прекъсването трябва да намерите мястото, където сте спрели, когато пишете имейл. Опитвате се да хванете нишката на мисълта, която сте имали преди. Отнема известно време, но в крайна сметка се връщате на работа.

Мултитаскингът е начин да кажете учтиво на някого, че не сте чули нито дума от това, което е казал.

Хелън изглеждаше изненадана.

- Не разбирам какво искаш да кажеш с това.

„Искам да кажа, че превключването между задачи е много скъпо за вас. Това е по-малко ефективен и по-малко рационален начин за правене на нещата. Фил се облегна на стола си. — Учила ли си някога икономика, Хелън?

— Уф — изсумтя тя. „Нека просто кажем, че това не беше любимият ми предмет в колежа.

Фил се усмихна.

- Мога да те разбера. Повечето хора мразят икономиката. За мен това беше един вид хоби. Четох икономически книги за забавление.

- Какъв ужас! Да, ти си просто маниак, пошегува се Хелън.

„Знам, знам“, вдигна ръце Фил в самоунижение. „Е, в икономиката преподават принцип, наречен цена на превключване. По правило се отнася до разходите за преминаване от един доставчик към друг. Нека си представим, че сте преминали от доставчика от Канзас, който Сали спомена, към негов колега, да речем, от Китай. Какви биха били разходите на вашата компания в този случай?

„О“, каза Хелън, „те биха били огромни. За това бихме отделили много време, което е необходимо за задълбочено запознаване с нов доставчик. Може дори да се наложи да научим нов език. Можехме да спестим от покупката на стоки, но загубихме много от доставката. Ние сме напълно неподготвени за това.

Разходите за превключване се плащат, когато хората трябва да се върнат и да прегледат какво са направили няколко пъти, преди да могат да изпълнят задачата. Колкото по-трудна е задачата... толкова по-висока е цената.

Управление на времето, Harvard Business School

— Разбира се — каза Фил. – Цената на смяната може да направи този вид смяна много жалко за вашата компания, поне за този момент.

– Същите правила се прилагат, когато превключвате между задачи. Всеки път, когато има превключване от едно действие или мисловен процес към друг, това струва нещо. Може да не струва толкова, колкото, да речем, преминаването от Канзас към Китай, но все пак… Не можем да го наречем микроразходи за преминаване.

Хелън кимна.

Мисля, че разбирам мнението ви.

- Отлично. В такъв случай, нека се отдръпнем малко и анализираме примера за повреден имейл. Каква е цената на смяната в този случай?

„Хмм“, каза Хелън замислено, „прекарвам известно време в превключване от електронна поща, за да слушам моя служител. Но тъй като всъщност не отделям цялото си внимание на проблема, просто си губя времето. Трябва да помоля служителя да повтори въпроса. След това, когато тя го повтори и най-накрая се съсредоточа, трябва да превключа отново. Тя седна за момент, обмисляйки какво да каже. - Напълно губя мисълта, която имах преди, и затова трябва да търся къде съм спрял в имейла. И тогава започвам да пиша отново. по дяволите!

Откриваме, че колкото по-дълго един служител е разсеян от външна намеса, толкова по-вероятно е той да продължи да бъде разсеян и да не изпълни задачата през този ден.

Изследване на катедрата по информатика и компютърно инженерство в Калифорнийския университет в Ървайн

Фил започна да вижда нотка на разбиране по лицето на Хелън.

„И така, колко време наистина отделяш за тези бързи въпроси, Хелън?“

Хелън ахна.

„Вероятно цели пет минути!“

- Точно.

Фил отново повдигна изображението на "часа на Хелън".

Нека погледнем отново тази снимка. Всяка негова вертикална линия представлява превключвател. Преди да разгледаме колко време губите, нека поговорим за това различни видовепревключватели, които правите по пътя.

Най-често работата ни се прекъсва от:

- колега, който влезе за минута;

- обаждане някъде или доброволно излизане от масата;

– получаване на нов имейл;

- превключване към друга задача в компютъра;

- телефонно обаждане.

Изследване на катедрата по информатика и компютърно инженерство в Калифорнийския университет в Ървайн

„Някои от тези превключвания са инициирани от вас. Нека ги наречем активни превключватели. По това време решавате да превключвате между задачи, за да се обадите на някого, да станете от масата, да говорите с някого или да проверите имейл. Всеки път, когато превключвате, това е активно превключване.

Всички останали превключватели могат да се считат за пасивни. Те са инициирани от някой (или нещо) отвън. Примери за пасивно превключване са автоматични известия по имейл, обаждания по мобилен телефон или посещение на някой в ​​офиса ви без предварителна уговорка.

Хелън въздъхна и поклати глава.

„Готов съм да се обзаложа, че пасивните прекъсвания са най-лошите.“

— Може би — добави Фил. – Като правило, колкото повече има един служител служебни задълженияколкото повече е отговорен към ръководството, толкова повече е обект на пасивни прекъсвания. Така че вашият случай изобщо не ме учудва.

Хелън посочи вратата.

„Но как мога да се уверя, че хората не ме дразнят от сутрин до вечер. Няма начин! Без моето участие всичко ще се разпадне.

Фил вдигна длани, показвайки, че Хелън трябва да се успокои.

Ще преминем към решаването на този проблем малко по-късно. Първо, нека да разгледаме последователността на всички тези пасивни и активни превключватели. Представете си, че през този час, който обсъждаме, разглеждате финансовите документи на компанията. Фил посочи първия ред до думата „посетител“. - Първото превключване става, когато на десетата минута от този час някой влезе в офиса ви и прекъсне гледането. Когато обсъждахме примера за прекъснат имейл, вие изчислихте, че сте загубили средно пет минути с това. - Фил написа думите "5 минути" в рисунката и след това продължи:

– След като се върнете към прегледа на вашите финансови документи, следващото прекъсване настъпва, когато програмата ви за електронна поща издаде звуков сигнал, който ви казва, че е получен нов имейл.

Той посочи реда „Имейл“.

- Какво мислиш средна ценада преминете към проверка на имейл?

Хелън почука замислено с писалката си по масата.

- Бих казал, че в случая не е толкова зле. През повечето време просто преглеждам набързо новите съобщения и ги чета внимателно по-късно. — Тя млъкна, после се усмихна виновно. Освен ако не са много важни. В този случай отговарям незабавно на такива имейли. Мисля, че средно може би още пет минути.

Фил написа „5 минути“ под реда „Имейл“.

„Тогава телефонът звъни, принуждавайки ви да превключите отново“, каза той, сочейки реда „Телефонно обаждане“. - Вижте, сега вече започваме да наслагваме? Имаме три задачи едновременно: преглед на финансови документи, отговаряне на имейли и разговор с човека, който току-що се обади. Каква е средната ви цена на входящо обаждане?

Е, ако е мое мобилен телефон, тогава се обадете най-вероятно на роднини. В такъв случай трябва да е нещо спешно, обикновено друг проблем в училище за един от синовете ми — промърмори Хелън. - Ако това е служебният ми телефон, секретарката просто ще ме попита дали ще говоря. Разбира се, мога да й кажа да ми се обади по-късно.

„Отлагане на неизбежното“, добави Фил.

— Да, неизбежно — неохотно се съгласи Хелън. – Най-често ми се налага да отговарям на телефонни обаждания, които не са свързани със задачата, върху която работя в момента. Бих казал, че средно ми отнемат около седем минути.

- Е, това може би е достатъчно. За цената на всеки от останалите превключватели ще добавя само пет минути. нали

— Разбира се — кимна Хелън.

„Това ни води до обща цена за превключване от тридесет и две минути. – Фил записа още няколко точки в дъното. Нека сега да видим какво имаме.

Той направи малка пауза, за да даде на Хелън някаква представа за резултата, и след това каза тихо:

- Отговори, Хелън, какво виждаш тук?

Хелън поклати глава с отвращение.

„Виждам какво, по дяволите, има тук!“ Как е възможно да направите нещо полезно в този час?

— Продължавай — тихо каза Фил.

– Ако сумирам всички безплатни минути за този час, общо мога да се съсредоточа върху финансовите си документи за не повече от тридесет минути! Хелън се размърда на стола си. „Освен всичко останало, най-дългият период от време, в който няма да се разсейвам или да превключвам между задачи, е десет минути в самото начало на часа. След това ще мога да работя само по пет минути всеки път!

Неверието ми в многозадачността е по-силно от всеки човек, когото познавам. Смятам, че това е абсолютна разруха на проекта.

Сузе Орман, писател и финансов плановик

Фил кимна.

Започвате да виждате голямата картина. В това, Хелън, вие сте подкрепена от резултатите от научни изследвания. Те показват, че средно всеки човек прекарва приблизително 28 процента от работния си ден в прекъсвания и неефективни дейности. И основната причина за това може би е многозадачността (или превключването между задачи).

Помислете колко плащате на служителите си. Помислете за вашите разходи за заплати. Ако служителите ви правят това, което показват изследванията, тогава 28 процента от парите на тази ведомост просто са пропилени.

2,1 часа е средната очаквана загуба на производителност на човек на ден поради прекъсвания при 40-часова работна седмица. 650 милиарда долара са прогнозните годишни загуби за икономиката на САЩ поради всякакви прекъсвания, плюс време за възстановяване.

Интервю с Джонатан Б. Спира, главен изпълнителен директор и главен анализатор, Basex Research

- Какво за мен? Тази рисунка ми казва, че губя около 50 процента от работното си време! — възкликна Хелън.

„Точно така“, съгласи се Фил, „и това е, защото вие... изпълнителен директори шеф на фирмата. Запомнете това правило: колкото повече отговорност носите, колкото повече шапки носите, толкова по-вероятно е да станете неефективни. Това е законът за превключване между задачи.

Произход

Хелън стисна ръце и ги протегна, сякаш беше на тренировка. После погледна Фил и поклати глава.

- Не разбирам. Ако многозадачността е толкова лошо нещо, защо всички са толкова обсебени от нея?

„Основно защото светът сам по себе си не е съвършен. Около края на 20-ти век един майстор на думи видя връзка между нашия забързан свят и света на компютрите. И така в ежедневието се появи нова модерна дума. Вестниците започнаха да подправят статиите си с тях с повод или без повод. Водещите на токшоу започнаха да го използват при първата възможност. Списания - публикувайте изследвания за това как да "многозадачност" по-ефективно. Думата "мултитаскинг" бързо стана толкова популярна и приета, колкото "кола" и "хамбургер".

В същото време първоначално думата "мултитаскинг" изобщо не се използва по отношение на хората. Нека поне погледнем в интернет - Фил посочи компютъра на Хелън.

- Къде да гледам? — попита Хелън и се върна до масата в ъгъла.

- Отидете на уебсайта на Wikipedia и напишете думата "multitasking".

Хелън стартира своя уеб браузър и отиде на wikipedia.org, написа „мултитаскинг“ в лентата за търсене и натисна enter.

- Ето първото определение: "Привидното едновременно изпълнение на две или повече задачи от централния процесор на компютъра." И си мислех, че само моят специалист по информационни технологииХелън се засмя.

— Точно така — съгласи се Фил. „Първоначално мултитаскингът беше само компютърен термин. А думата видим в това определение означава много. Подобно на нашия мозък, компютърът не е в състояние да се фокусира върху две или повече неща едновременно. Всъщност процесорът просто превключва много бързо от една програма към друга, създавайки илюзията, че прави всичко едновременно, помисли си Фил за момент. „Разбира се, вашият ИТ специалист може да го обясни с много повече познания по въпроса.

„О, мога да си представя“, Хелън завъртя очи. Не, твоето обяснение е достатъчно. Продължи.

„Наистина трябва да използваме по-точни думи, за да опишем това, което правим“, продължи Фил. „Вече ви казах за превключването между задачите. Опитвате се да изпълните две или повече задачи едновременно и това изисква много умствени усилия.

„Като отговаряне на имейл и изслушване на служител. Или да говорим по телефона и да браузваме финансова отчетност, добави Хелън.

„Разбрахте правилно“, кимна Фил. – Междувременно има друг термин, който описва продуктивното използване на времето, когато правите няколко неща едновременно. Този процес се нарича фоново изпълнение на задачи.

– Фонови задачи? — попита Хелън.

Фил продължи обяснението си:

– Фоново изпълнение на задачи е, когато изпълнявате две или повече задачи едновременно, но само една от тях изисква умствено усилие. Примери за фонови задачи може да са вечеря и гледане на телевизия или джогинг и слушане на музика.

- И тук можете да включите работа по някаква задача на компютъра, докато принтерът работи на голяма опашка за печат? — попита Хелън.

„Това също е чудесен пример за фонови задачи“, съгласи се Фил.

– Какво ще кажете за говорене по мобилен телефон, докато шофирате?

Фил се засмя.

„Вече съм правил това достатъчно пъти, за да внимавам по този въпрос. За много хора това е голям проблем. Чувал съм за резултати от изследвания, според които говоренето по време на шофиране не е по-добро от пиенето, но все още не е напълно ясно.

- И знам, че ако някой кара кола като състезател, тогава той или тя със сигурност ще държи телефон в ръката си! — възкликна Хелън.

„Нещо, което не си отишъл там“, каза Фил. - Във вашата интерпретация излиза, че карането на кола и говоренето по телефона е превключване между задачи, а не фонови задачи.

– И така, задачите във фонов режим са добри, но превключването между задачи е лошо? — попита Хелън.

Преди да отговори, Фил вдигна пръст предупредително.

- Ако, разбира се, се използва правилно.

„Но когато повечето хора говорят за многозадачност, те не говорят за фонови задачи, нали?

Фил кимна.

- Прав си. Когато хората споменават многозадачност, те обикновено имат предвид превключване между задачи. Все пак трябва да помним, че дори най-бързото превключване между два случая не е особено зрелищно или ефективно.

Упражнение

Изведнъж на вратата се почука. Хелън направи кисела физиономия.

Виждаш ли, Фил?

Вратата се отвори малко, отначало съвсем малко, после още малко. Без да чака отговор, Сали, жена с очила, се промуши през пролуката.

„Много се срамувам, Хелън. Знам, че поиска да не те безпокоят. Имам само един малък и много бърз въпрос.

Хелън погледна Фил.

„И така, г-н експерт по мултитаскинг, какво мислите, че трябва да направя в тази ситуация?“

„От теб зависи как ще използваш времето ми, Хелън“, отговори Фил. - На вашите услуги съм. Времето ми обаче не е неограничено. AT този случайможете да си зададете един въпрос: „Каква ще бъде цената за преминаване към тази интервенция?“

Хелън кимна неохотно, после се обърна към Сали.

„Не може ли това да почака, Сали? Имам предвид наистина ли е толкова спешно?

Сали въздъхна. За Фил беше очевидно, че вече е свикнала с Хелън, която непрекъснато бърза да се отърве от нея.

Това е просто бърз малък въпрос. Можете веднага да се върнете към бизнеса си. Какъв е проблемът?

„Проблемът е“, Хелън скочи, „че многозадачността е мит. Искате от мен да изместя фокуса си и това ме прави по-малко продуктивен.

Сали почти изсумтя от отвращение.

- Това ли ти каза? Тя посочи с показалец Фил, който повдигна изненадано вежди.

Хелън завъртя очи.

Да, Сали. Фил току-що ми обясни подробно и ясно, че многозадачността вреди много повече, отколкото помага.

Сали изсумтя.

- Не трябваше да го прави. Той е мъж. Мъжете просто не знаят как да изпълняват много задачи едновременно, но за жените това е истински начин на живот. Доказано е, че жените са много по-добри в многозадачността от мъжете.

Фил се усмихна и направи всичко възможно да прозвучи искрено изненадан.

- Наистина? по дяволите! Аз не знаех това. От кого научи за това?

Сали замълча и затвори едното си око, търсейки правилния отговор в главата си.

- Един приятел ми каза за това. Само не мога да си спомня откъде каза, че е разбрала за това. Може би от статия в списание? Или телевизионно шоу?

Фил кимна.

„Честно казано, това не е първият път, когато чувам дебати за различните способности на мъжете и жените за многозадачност. Сега той говореше не само за Хелън, но и за Сали. „Наистина много изследвания показват, че мозъчната химия на отделните индивиди, мъже и жени, може да варира значително. Някои експерименти показват, че мъжките плъхове са по-„целеустремени“ от женските.

"Къде отиде!" Сали скочи.

„Въпреки това“, продължи Фил спокойно, „същите проучвания не показват разлика, когато става дума за многозадачност. Когато тези проучвания бяха повторени при хора, резултатите бяха доста несигурни. Всъщност доказателства, демонстриращи разлика между половете в способността за многозадачност, очевидно не са достатъчни.

Хелън отново погледна Сали, сякаш гледаше тенис мач.

Сали се ядосваше все повече и повече.

„Просто знам, че мога да се справя с много повече неща едновременно от повечето мъже. Мъжете от мултитаскинг изпадат в ступор, а аз правя това цял живот! Тя рязко се обърна към Хелън. „Няма да кажеш, Хелън, че не си го забелязала. Не е ли по-трудно за мъжете да се справят с много задачи едновременно?

Хелън кимна леко.

- Мисля, че е вярно.

Няма доказателства за някаква разлика в ефикасността между половете.

От интервю с д-р Дейвид Майер CNN, Катедра по психология, Университет на Мичиган

Фил въздъхна и мислено се закопча на стола си. Видя, че пътят пред него очевидно е неравен. Поемайки дълбоко въздух, той се обърна към Хелън.

Имате ли няколко листчета, които можем да използваме? Бих искал да ви покажа нещо, което ще ни помогне в нашия малък спор.

Хелън взе няколко листа хартия от тавата на принтера и подаде един лист на Сали, докато Фил продължаваше.

„Сали, имаш ли минута да направиш едно кратко упражнение с нас?“

– Приблизително колко време ще отнеме? Имам още много работа.

— Не се съмнявам — отвърна Фил. – Ще отнеме около три минути.

Без да каже нищо повече, Сали се метна на стола си и взе листчето хартия, което Хелън предложи.

- ДОБРЕ. Нека да видим какво имате там за малък пример.

Фил разгъна широко хартията си и я нарисува в не толкова сложна таблица.

„Чаршафите ви трябва да изглеждат така“, каза той.

На Хелън и Сали им отне няколко минути, за да направят това, което Фил бе направил с чаршафите им. И двамата написаха същата фраза като него в горната част на получените електронни таблици: „Многозадачността е по-лоша от лъжата“.

„И така“, започна Фил, „трябва да разберем кой от вас е страхотен многозадачен човек. Упражнението е много просто. Ще разберем колко време ще ви отнеме да напишете отново фразата „Многозадачността е по-лоша от лъжата“.

Въпреки това, за всяка буква, която копирате, ще трябва незабавно да напишете число под нея на следващия ред по-долу. Например, ще започнете, като напишете буквата „m“ в първия ред и след това числото „1“ във втория. След това в първия ред ще напишете буквата „n“, във втория - числото „2“ и т.н. Всичко ясно ли е?

— Предполагам — каза Хелън. Ще трябва да напишем цифри във възходящ ред за всяка буква от изречението „Многозадачността е по-лоша от лъжата“. Правилно ли съм разбрала?

- Съвсем правилно. Просто не забравяйте да преминете към писане на цифри след всяка буква от изречението. Фил посочи часовника на китката си. „Ще замеря времето и ще разбера колко време ще ви отнеме да завършите това упражнение.

– А какво правим с долните два реда на масата? — попита Сали.

Многозадачността е чудесен начин да кажете, че правите много различни неща едновременно. И тъй като не можете да делите на нула, това означава, че не свършвате много различни неща.

Определение от електронния речник на UrbanDictionary.com

Засега просто ги игнорирайте. Ще стигнем до тях малко по-късно. Фил доближи часовника до очите си. - Готов?

Сали и Хелън грабнаха химикалките си и се наведоха над документите си.

„Готово“, отговориха те в един глас.

- Отивам!

И двете жени се захванаха яростно за работа. Тишината в стаята се нарушаваше само от звука на химикалки, които драскаха хартията.

След няколко секунди работа Хелън започна да се смее.

- По-трудно е, отколкото изглежда!

- Ай! Сали изпищя. „Всичко, което правя, е да правя грешки.

Фил внимателно наблюдава работата им. Веднага щом Хелън приключи да й пише последно число 24, той силно обяви:

- Шестдесет секунди.

Сали свърши малко по-късно и Фил й каза:

„Шейсет и три секунди. Добре, сега запишете времето си на листа в края на втория ред.

„Чувствам се, че съм отново в училище и съм на някакъв изпит“, засмя се Хелън. Сали кимна мрачно.

- Чудесен. Готови ли сте за следващата стъпка? — попита Фил. Сега нека напишем същото на долните два реда. Трябва да копирате фразата „Многозадачността е по-лоша от лъжа“ и след това да напишете подред числата от 1 до 24. Този път обаче няма да е необходимо да превключвате след всяка нова буква. Просто попълнете всеки ред от началото до края. Всичко е ясно?

Хелън и Сали вече бяха готови да започнат отново. И двамата кимнаха бързо в знак на готовност.

- Започна!

Този път жените пишеха толкова бързо, колкото преди, но и двете изглеждаха по-спокойни.

— Двадесет и девет секунди — каза Фил, докато прибраха химикалките си. И двамата приключихте едновременно. Сега маркирайте в края на четвъртия ред 29 секунди.

Сали не издаде нито звук. Тя се взря в хартията си със сянка на недоверие на лицето си.

След малко тя заговори тихо.

Разбрах какво искаш да постигнеш с това. Видях, че първия път работата отнема повече време, но дори не предполагах, че ще ми отнеме двойно повече време!

Фил се обърна към Хелън.

— Искаш ли да се опиташ да й го обясниш?

Хелън прочисти гърлото си.

„Това е цената за смяна, нали? Фил кимна. „Това, което правим сега, много прилича на многозадачност. Опитвахме се да правим две неща едновременно. Всеки път, когато превключвахме напред-назад между писане на букви и цифри, това имаше цена. Движението на копчетата ни коства малко време там и малко време там.

„Не забравяйте и психическото превключване“, добави Фил.

Мозъкът много прилича на компютър. Може да имате няколко отворени прозореца на вашия работен плот, но можете да мислите само за един наведнъж.

От интервю с невропсихолога д-р Уилям Р. Стиксруд Scholastic.com

- Всеки път, когато скачате от едно на друго, трябва да си спомните къде сте спрели.

— Точно така — кимна Хелън. – Мисля, че за мен това беше основната загуба на време, да не говорим за факта, че трябваше да повтарям някои действия отново заради всички грешки, които направих.

Междувременно Сали учеше собствени грешки. Все още втренчена в хартията си, попита тя.

Но не всички грешки са лоши, нали? Искам да кажа, че те ми помагат да направя много.

Хелън и Фил се спогледаха с усмивка.

„По-късно ще обясня на Сали концепцията за фонови задачи по-подробно“, каза Хелън на Фил с намигване.

„Не става дума за добро или лошо, Сали“, обясни Фил. „Всичко е въпрос на ефективност и ефективност.

Сали мълчеше.

„Въпреки това“, продължи бързо Фил, „моят опит показва, че повечето хора изпълняват няколко задачи едновременно…

- Превключвайте между задачи! Хелън поправи.

Благодаря, усмихна се Фил. Хората са склонни да превключват между задачи в ситуации, когато това е напълно неподходящо.

Пример

Изведнъж Сали се обърна с интерес към прозореца на кабинета и се взря през него няколко минути, без да спира. Тогава тя каза.

„Мисля, че виждам пример за това, за което говорите сега. Погледни през прозореца.

Хелън и Фил също се обърнаха, за да видят накъде гледа Сали. От прозореца на офиса на Хелън на втория етаж се виждаха бюрата на служителите на първия етаж. В едно от тези сепарета стоеше млад мъж, облечен в студентско памучно трико. Съдейки по позата му, той се опитваше да каже на колегата си нещо много важно.

— Погледни Трейси — каза Сали. Трейси, момичето, към което младежът се обръщаше, беше изцяло погълната от отчета на компанията и слушаше госта си с едно ухо. Тя изобщо слуша ли Джейсън?

„Джейсън е стажант при нас“, обясни Хелън на Фил. „Върши добра работа за нас, но понякога е твърде енергичен и дори малко натрапчив. В момента Трейси е негов куратор.

А Джейсън междувременно продължи да казва нещо ентусиазирано, докато Трейси само от време на време вмъкваше по някоя дума, без да откъсва очи от документите си нито за минута. Изведнъж тя бръкна в чантата си на кръста и извади мобилния си телефон. След като отговори на телефона, Трейси се изправи.

Колкото и да сте заети, просто трябва да отделите време, за да накарате другия човек да се почувства важен.

Мери Кей Аш

Джейсън погледна унило, след като Трейси си тръгна. После поклати глава и се запъти към работното си място.

— Горкият — каза съчувствено Сали.

Хелън погледна Сали с крайчеца на окото си. Фил не можеше да каже това със сигурност, но остана с впечатлението, че Хелън се съмнява в нейната искреност.

Когато сцената по-долу приключи, Фил заговори тихо.

- Разбира се, че е доста лошо да губим ефектност и ефективност, когато се опитваме да изпълняваме няколко задачи едновременно. Но често превключваме между задачи, когато е включен друг човек. И винаги струва много.

Хората, с които живеем и работим заедно, заслужават цялото ни внимание. Когато им обръщаме внимание само частично, малко по малко, превключвайки тук и там, цената на превключването обикновено е много по-висока. прост разходвреме. По правило това завършва с факта, че само вредим на отношенията си.

[Ние] никога в живота си няма да успеем да преодолеем присъщите ограничения на мозъка при обработката на информация, докато изпълняваме няколко задачи едновременно. Просто не може да бъде. Както нито един човек на Земята не може да пробяга една миля за една минута.

От интервю за списание Time от д-р Дейвид Майер, Катедра по психология, Мичигански университет

Фил замълча и внимателно погледна жените. И двамата изведнъж станаха много мрачни.

Сали първа наруши мълчанието.

Е, трябва да го призная. Има област, в която трябва да се развивам. Не отделям на подчинените си толкова внимание, колкото им е необходимо.

Фил се усмихна насърчително.

— Всички сме го правили, Сали. Освен това всички ние ще продължим да го правим, докато приемаме многозадачността (превключването между задачи) за даденост.

Ако някой ми каже, че той или тя е добър в многозадачността, веднага мога да кажа, че е неефективен. Да се ​​наричате майстор в многозадачността е като да се наричате майстор на по-малко ефективните начини на работа. Все едно да кажеш: "Боб кара колело по-добре, отколкото Чък кара кола." Дори това твърдение да е вярно, Чък пак ще стигне до местоназначението си по-бързо и с много по-малко усилия от Боб.

Без значение колко ефективни сте в превключването между задачите, вие все още работите по-малко ефективно, отколкото бихте могли иначе. Отнема ви много повече време, за да завършите определена работа, отколкото на хора, които се концентрират само върху едно действие, изискващо внимание в даден момент.

Въпрос

След като триото се обърна от прозореца, Сали най-накрая се възползва от възможността да зададе въпрос на Хелън. В същото време Фил забеляза, че Хелън не обръща много внимание на Сали.

Въпреки това, преди да си тръгне, Сали се забави отново за момент, сбърчила чело, сякаш се опитваше да си спомни нещо.

„Слушай, Сали, преди да си тръгнеш, имаш ли нещо против да те попитам нещо? — попита Фил.

— Разбира се, че не, Фил.

„Последните два пъти, когато те видях да излизаш от тази стая, ти спря и стои неподвижно за известно време“, каза той. Изглеждаше така, сякаш се опитваш да си спомниш нещо. Имате ли нещо против да попитам защо?

Сали изглеждаше изненадана.

– Направих ли го? Не забелязах. Тя потърка слепоочията си с пръсти. „Предполагам, че просто не бях сигурен, че съм попитал Хелън всичко, което трябваше да попитам. Исках да се уверя, че няма да забравя нещо за обсъждане, когато имам възможност да го направя. Тя сви рамене. - Отговорих на въпроса ти?

— И също много добре — усмихна се Фил.

— Благодаря ти, Сали — каза Хелън.

Фил гледаше замислено как Сали затваря вратата след себе си. После се обърна към Хелън.

Това поведение характерно ли е за всеки, който влезе в офиса ви? Всички спират ли след разговор с вас и отделят ли време, за да се уверят, че не са забравили да обсъдят нещо?

- Мисля, че да. Хелън се замисли за момент. - да Сега, след като се съсредоточих върху това, разбирам, че сте прав. Точно това правят почти всички, които идват при мен. Служителите ми изглежда се опитват да изцедят всичко, което могат от мен, преди да си тръгнат. Понякога почти трябва да ги избутам през вратата, за да се върна най-накрая на работа.

Фил отново кимна, усмихвайки се на мислите си.

„Причината да правят това може да се обобщи с една дума.“ Фил протегна ръка и грабна бележника си. След това написа само една дума на листа:

- Кога? Хелън изглеждаше озадачена. - Какво имаш предвид?

„Те не знаят кога ще имат шанса да говорят отново с вас. Вашите хора вече са свикнали с факта, че постоянно работите в режим на превключване между задачи. Фил добави голям въпросителен знак към думата на листа.

После продължи.

„Тъй като не знаят кога ще спрете да ги слушате отново, те изпитват страх и вътрешен дискомфорт. За съжаление, служителите във вашата компания са свикнали с факта, че след като получат вниманието ви, не можете да го изпуснете.

Хелън потърка загрижено брадичка.

- Какво мога да направя? Не винаги мога да им бъда на разположение. Ето защо трябва да затворя вратата си. В противен случай хората винаги ще идват тук и ще ми задават въпроси. Тя въздъхна тъжно.

Фил изтри въпросителния знак от бележника и след това подчерта двойно думата. Сега изглежда така:

„Ако дадете на служителите си ясна информация кога – кога могат да разчитат – страхът ще изчезне. Те ще се научат да разчитат на това, когато и за известно време ще се научат да пазят за себе си повечето въпроси, които имат. И ако вашите служители се научат да разчитат на кога, а не на спешна нужда да говорят с вас, ще видите, че необходимостта от превключване между задачите ще намалее сериозно.

– Но как мога да дам на служителите си това кога? Хелън ставаше все по-разстроена. „През повечето време не мога да контролирам дори себе си, да не говорим за графика си за деня.

Фил говореше бавно и тихо, опитвайки се да намали отчаянието на Хелън.

- Има два прости начинисъздайте ясно кога за вашите служители“, написа Фил на лист в тефтер под големите два абзаца КОГА.

1. Планирайте редовни срещи.

2. Задайте ясно очакване за вашата наличност.

Хелън прочете тези точки много внимателно. После ги прочете.

- Добре. И какво означава това?

Среща

„Първо, нека поговорим за редовните срещи“, започна да обяснява Фил. Да вземем за пример Сали. Подозирам, че точно тя е човекът, когото трябва да виждате особено често.

Усмивка играеше на устните на Хелън.

- Ако десет пъти на ден се смята за "често", тогава може би ще се съглася.

„Прието.“ Фил вдигна палец на Хелън. — И тъй като се срещате със Сали повече от веднъж на ден, бих се осмелил да предположа, че редовните ви срещи отнемат поне тридесет минути всеки ден.

Сигурен ли си, че не е достатъчно? — попита Хелън. Всеки ден прекарваме много повече време с нея.

Фил продължи спокойно, сякаш знаеше предварително какво ще го попита Хелън.

Имайте предвид, че тъй като обикновено превключвахте между задачи, времето, което прекарахте със Сали до този момент, беше изключително неефективно. Вероятно сте прекарали два пъти повече време в разговори, отколкото наистина ви е необходимо.

— Ако не и повече — изсумтя Хелън.

Фил се усмихна в знак на съгласие.

„Отделям тридесет минути на ден само временно. Можете лесно да промените този номер, в зависимост от обстоятелствата.

Но да се върна на срещите. Ако можехте да провеждате тридесетминутна среща със Сали всеки ден, кое би било най-доброто време за това? Кое време е удобно и за двама ви?

Хелън почука замислено с пръст по масата.

„Е, мисля, че трябва да е минал около час, след като Сали пристигна на работа. Обикновено това е моментът, когато тя започва да търси всякакви спешни и изключително спешни въпроси, които просто трябва да задам, така че нека да е 10 часа сутринта.

- Отлично. - Фил написа на лист от тетрадка под позицията "Повтарящи се срещи": ​​веднъж на ден, за 30 минути, 10:00. – Току-що създадохте за Сали, когато. След като започнете наистина да практикувате тези ежедневни срещи с нея, тя ще знае точно кога да очаква възможността да говори с вас.

— О, разбирам — намеси се Хелън.

Тази проста среща е способна на истински чудеса. Фил заговори по-оживено. – Веднага щом моите клиенти започнат да практикуват подобни срещи със служителите си, честотата на превключване между задачите значително намалява. И случайните прекъсвания постепенно спират. Защо се случва това, как мислите?

Фил изчака търпеливо, докато Хелън обмисли отговора си.

— Мога да позная — започна тя колебливо. - Сали, например, в този случай със сигурност щеше да знае, че ще има възможност да говори с мен. Тя щеше да запази повечето си въпроси до тази среща. Прав съм?

„Да, разбрахте правилно“, каза одобрително Фил. - Разбира се, в случай на наистина спешен случай, тя ще ви предупреди за случващото се предварително, без да чака уговорена среща. Междувременно по-голямата част от това, което се случва в бизнеса през деня, всъщност не е толкова спешно. Нормалните работни моменти започнаха да се възприемат като нещо изключително от вашите служители само от страх, че никога няма да могат да ги обсъдят с вас.

Тайната е да сте подготвени за тези срещи и да имате въведена система, така че да знаете предварително какво ще обсъждате. Вярно, това е тема за друг ден.

„Трябва ли да насрочвам редовни срещи с всеки служител в моята компания?“ Хелън се засмя. „Това е всичко, което трябва да направя!“

Фил се усмихна.

„Всъщност трябва само да планирате такива срещи с хора, които се отчитат директно на вас или които постоянно ви задават въпроси“, написа той под определението веднъж дневно думите пряко отговорни и постоянни въпроси.

И колко често трябва да се срещаме? — попита Хелън.

- С тези, които в момента ви отвличат от работа само веднъж на ден, една среща седмично може да е достатъчна. Или дори по-малко — отговори Фил.

„Разбирам, че колкото повече внимание се нуждае от един или друг служител, толкова по-често трябва да се срещате с него“, обобщи Хелън.

— Точно така — каза Фил. „Въпреки това, повечето от моите клиенти са открили, че служителите, които се отчитат директно на тях, са идеални за едночасови срещи два пъти месечно.

Очакване

Хелън погледна Фил с нарастващ интерес в очите.

„Добре, сега ми разкажете за втората точка. Написахте: задайте ясно очакване за вашата наличност.

— Добре — продължи Фил. – Този елемент се отнася за прекъсвания, които не са спешни, но идват от хора, с които нямате редовни срещи: неочаквани телефонни обаждания, случайни въпроси, случайни посещения и др.

Хелън измърмори:

– Така че обикновено отнема около половината от работния ми ден. Как да задам очаквания, когато толкова голяма част от времето ми е по същество случайно?

- Може би сте виждали табелите, висящи на вратите на някои магазини и офиси, които казват „Ще се върнем в ...“ и посочват това или онова време? — попита Фил.

– Имате предвид таблетки с малки часови стрелки, които могат да се превеждат? — попита Хелън.

Фил кимна.

— Разбира се — каза тя. Един такъв виси на вратата на фризьорския ми салон.

- Чудесен. Каква е целта на такива часове? — попита Фил. „Те определят очакванията, нали? Дори повечето от големите търговски веригиполучиха табели, показващи работното време на техните магазини. Всъщност предлагам ти, Хелън, сама да си насрочиш личните часове. Кога вие лично отваряте за работа?

- Какво имаш предвид? — попита Хелън. - Ако хората знаят кога съм готов да ги приема, ще изчакат ли това време, за да говорят с мен?

— В по-голямата си част — отговори Фил. – Всъщност не вашата недостъпност изнервя хората и ви разсейва. Това, което ги кара да се тревожат, е по-скоро несигурността кога ще имат възможност да говорят с вас. Тъй като вашите служители нямат представа кога отваряте за работа, те чукат на вратата ви от сутрин до вечер.

Най-трудно ще бъде още първия път, когато провалите очакванията на хората.

„Разбирам“, каза Хелън на себе си. „Тъй като оставих хората да ме разсейват от доста време, те ще се съпротивляват на промяната. Направих всичко погрешно.

„Не е грешно, Хелън“, поправи го Фил. „Просто не е много ефективно. Той се наведе на пода и взе куфарчето си. Отвори го, порови малко и после извади тънка пластмасова чиния с часовникови стрелки. „За щастие имам една от тези таблетки с мен за теб, Хелън. Считайте го за подарък. Просто го окачете на вратата си всеки път, когато не искате да ви безпокоят. Не забравяйте да посочите само времето, когато сте на разположение.

Многозадачност? Не мога да правя две неща едновременно. Да, не мога да правя едно нещо наведнъж.

Хелена Бонам Картър

Хелън се засмя.

- Това е страхотно! Благодаря ти!

- Моля.

След кратка пауза Хелън продължи:

- Ами телефонните обаждания? Ако си спомняте, за мен беше голям проблем да превключвам между задачите.

Фил погледна часовника си, после извади мобилния си телефон и започна да набира номер.

Точно сега се обаждам на един от клиентите си. Фил включи високоговорителя на телефона. - Слушам.

След четвъртото позвъняване се разнесе доста приятен, интелигентен мъжки глас:

Здравей, това е Джеймс. Попаднахте на гласовата ми поща, което означава, че вероятно се срещам с клиент в момента. Проверявам съобщенията си често, обикновено в 10:00, 14:00 и 16:00 часа. Ето защо, ако оставите съобщение, със сигурност ще се опитам да се свържа с вас преди края на деня. Благодаря ти!

Фил припадна.

Хелън възкликна:

- Страхотен! Наистина ли го прави? Отговаря на пропуснати повиквания в определеното време? И клиентите му го възприемат нормално?

Фил стисна длани една в друга и кимна с усмивка.

Той следва този график всеки ден. Първоначално обаче това доста учуди колегите и клиентите му, още повече, че преди това той беше напълно безпорядъчен тип.

— Не по-голям от мен — измърмори Хелън.

— Всъщност най-лошото — рязко каза Фил. - Постоянно работеше в авариен режим, превключваше от разговор на разговор и от едно прекъсване на друго. Той беше просто идеалният пример за размяна на задачи.

Хелън беше шокирана и не знаеше какво да каже на това.

„Сега обаче същите тези колеги и клиенти имат много повече уважение към него. Разчитаха на него като на много надежден човек. В крайна сметка той незабавно отговаря на всяко пропуснато повикване. Той просто не се опитва да отговори на всичко едновременно по средата на срещата или докато преглежда имейлите.

Истинското спасение за него (и в крайна сметка за теб, Хелън) беше, че той се научи да използва календара си, за да определя предварително кога ще се справи с прекъсвачите на деня.

„Той не превключва между задачите“, тихо каза Хелън.

Фил кимна.

„Има една илюзия, в която много хора вярват“, продължи той. – Това е предположение, че съвременните технологии: Мобилни телефони, имейл, факсове, текстови съобщения и всички най-нови - правят ни по-продуктивни. Истината е, че тези неща могат да ни направят продуктивни само ако се научим да ги контролираме. Те са слуги. Ние сме домакините. Ако не планираме собствените си графици и не пестим времето си, ще се оставим да бъдем затрупани от потока информация.

Вярно

Фил извади малка флаш карта и я подаде на Хелън.

„Преди да приключим тренировката ни днес, искам да направите още едно упражнение. Трудно ли ви е да отпечатате този файл?

„Добре“, съгласи се Хелън и отиде до компютъра. „Всичко, за да се отървете от навика да превключвате между задачите. Принтерът й бръмчи и започна да печата.

- Открих, че хората бързо променят поведението си, когато разберат всичките му недостатъци. Като разберете как всъщност прекарвате времето си, ще бъдете много по-ясни какво искате в замяна.

Фил грабна отпечатания лист от принтера и го показа на Хелън:

„Това, което трябва да направим, е съвсем просто“, обясни той, „но ще ни каже как обикновено прекарвате времето си.

- На работа? — попита Хелън.

„Целият живот като цяло“, отговори Фил. „Все пак ще имаме възможност да обсъдим подробно всеки от случаите, в които участвате на работа, по време на следващата ни среща. Както можете да видите, този работен лист вече изброява няколко категории, които са общи за всички хора.

Е, готов съм да започвам. Хелън протегна ръка към електронната таблица.

Фил се засмя.

– Първо ще попълним графата „Професия“. В тази колона ще изброим подробно всички неща, които обикновено правите през седмицата.

Какво значи загубено време? Хелън посочи първата от дейностите, изброени в колоната.

– Изгубено времее средното време, което хората губят ден след ден, правейки неща, които едва забелязват“, обясни Фил. – Както е обяснено в колоната Рамки, това включва неща като потриване на носа, ставане от стола, оправяне на дрехите, ходене до тоалетна и т.н.

Всеки от нас неусетно, но последователно губи около час на ден за това.

„Добре, значи трябва да категоризирам всички неща, които правя, седмица по седмица...“ Хелън се втренчи безизразно в листа няколко минути. - Можеш ли да ми помогнеш? Какви категории изброяват другите хора?

- Някои от дейностите, които видях, включваха време, прекарано в семейството, някакъв вид обществена или църковна служба, домашна работа, общуване със съпрузи или дори специфични, отнемащи време хобита, като свирене в оркестър или баскетболен отбор, предложи Фил варианти.

— Разбирам — отсече Хелън, започвайки да пише бързо в колоната си.

Няколко минути по-късно тя обяви:

- Готов.

— Страхотно — каза Фил. Сега нека да преминем към колоната "Рамки". Виждате, че някои от редовете й вече са попълнени. Например до думата „работа“ е „Основни дейности, свързани с работата, включително пътуване до и от офиса“.

– Включихте ли пътя в категорията работа? — попита изненадано Хелън.

- Правилно. Всъщност зависи от вас. Някои хора го включват, други не. За по-голяма яснота направих времето за пътуване част от категорията Работа. Основното тук е да не правите нито една категория твърде широка или да не броите известно време два пъти.

Например, продължи Фил, някои хора може да кажат, че времето за семейството включва прекарване на време със съпрузи, докато други биха казали, че времето за семейството е време, прекарано с деца, а прекарването на време със съпрузите заслужава отделна категория.

Наистина няма значение как ще определите границите между случаите. Важно е само ясно да разберете разликите между всяка от категориите. Това значително ще помогне при оценката на текущата загуба на вашето време.

— Добре — каза Хелън. – И така, личен отдих за мен означава времето, което отделям просто за моите си неща. Например от време на време обичам да лепя различни изрезки в албума, затова го записах в графата "Рамки". Това е правилно?

Фил кимна. Хелън написа още няколко реда в колоната Рамки за всяка категория.

Когато тя свърши, Фил бързо прегледа електронната й таблица и каза:

- Добра работа. Сега трябва да преценим колко време (на седмица) отделяте за всеки от класовете сега. Както можете да видите, колоната „Изгубено време“ вече е попълнена за вас в колоните „Настоящо“ и „Бъдеще“ средно по един час на ден и общо седем часа на седмица.

Хелън се засмя.

Не толкова, колкото ми трябва, това е сигурно! Тя се замисли за момент и след това въведе числото 49 в графата „Реално" за сън. „Мисля, че около шест часа през делничните дни и малко повече през уикендите, което средно дава около седем часа всяка нощ."

- Звучи ми разумно. Фил посочи следващата колона. – Продължавайте с добрата работа и запишете колко време отделяте за всяка от другите дейности. Не забравяйте да следите колоната Frames, за да не отчитате времето два пъти.

Последната част от инструкцията: не се притеснявайте за резултата точно сега. Просто пишете това, което смятате, че е най-добро за вас. Ще извлечем резултата и ще го обсъдим подробно накрая.

Хелън прекара следващите десет минути, записвайки щателно мислите си в електронна таблица. Тя изтри няколко пъти първия от тях, коригирайки оценките си, които смяташе за не твърде правилни. Накрая тя се облегна на стола си и каза:

- Приключих.

Без дори да погледне хартията й, Фил попита:

Хелън послушно погледна отново таблицата и каза:

- Разбира се. Всичко тук ми се струва правилно. Но какъв ще бъде общият резултат?

Фил извади малък калкулатор и изчисли всички числа.

„Заедно ще бъдат 190, Хелън. - той направи пауза. Но знаете ли колко часа има една седмица?

Хелън се замисли за момент, свивайки леко пръсти, за да брои.

– Една седмица има ли 168 часа? Господи, пропуснах го!

Фил се облегна на стола си и пое дълбоко въздух.

– Част от причината, поради която направихме това упражнение, беше да видим колко добре цените времето си. Хората, които са заети да превключват между задачи за дълго време, често започват да имат изкривена представа колко много им отнемат някои неща.

Хелън вдигна ръце.

- Имам такова изкривяване в размер на почти двадесет и два часа седмично! Нищо чудно, че винаги имах чувството, че съм изостанал с около ден.

Фил бавно дръпна диаграмата към себе си и написа следното изречение в горната част:

После бутна таблицата към Хелън, която я прочете внимателно.

„Учудвам се колко хора се опитват да пренебрегнат тази елементарна истина, Хелън“, любезно каза Фил. - Не си сам. Превключването между задачи е само един от начините, по които хората се опитват да потъпкат тази истина. Други начини включват непланирано време за пътуване, двойна проверка на каквото и да било и опит да завършите 65-минутна работа само за час.

- Или работа по 190 часа - за 168 часова седмица! Хелън се засмя.

— Истина е, Хелън. Има само 60 минути в един час, само 24 часа в деня и 168 часа в седмицата. И колкото и да се опитвате, каквото и да правите, не можете да го промените. Можете да намерите най-добрия курс на действие за себе си само в рамките на дадения ви период от време.

„Осъзнаването на тази проста истина промени много от моите клиенти.

Известно време Хелън остана мълчалива.

„Но ако една седмица наистина има само 168 часа, откъде са дошли тези 190?“ Очевидно се самозалъгвам. Тук очевидно има 22 часа седмично, които всъщност не използвам.

Фил кимна в знак на съгласие. - Напълно си прав. Нека да разгледаме вашата маса и да я разберем. Фил премести стола си по-близо до Хелън, за да може да погледне през рамото й. „Като общо правило, когато видя някой да преценява погрешно времето си по този начин, основната причина за това се намира в най-големите области. За какво смятате, че прекарвате най-много време?

Хелън посочи числото 70 на линията за работа.

- Наистина ли го мислиш?

— Може би — Фил се почеса по тила. - Вторият най-дълъг урок, който имате, е сънят със своите 49 часа. Все още ли смятате, че е правилно? Хелън кимна и той продължи. – Вие също изчислихте, че прекарвате 28 часа седмично в дейност като Family Time. Средно това са около 4 часа на ден. Всичко наред ли е тук?

„Да, така мисля“, каза Хелън, звучейки някак колебливо.

„Можете ли да опишете как точно сте прекарвали времето си със семейството си?“ — попита Фил.

Е, прибирам се към шест или седем вечерта. Ако децата ми са вкъщи, вечеряме заедно. След вечеря се събираме в хола и гледаме телевизия или правим нещо друго. През уикендите, разбира се, прекарвам повече време с тях, отколкото през делничните дни.

Сянка на осъзнаване премина през лицето на Хелън.

- Това е просто...

- Какво си помисли?

Хелън сбърчи вежди.

„Всъщност чета професионалните си списания или проверявам електронната си поща. Тя помълча поне минута, преди да продължи.

Всъщност обикновено превключвам между задачите със семейството си, нали?

Първо, ние определяме какво ще бъде нашето работно време спрямо времето ни за благотворителност, спрямо времето ни за семейството, а след това го предефинираме…понякога всяка седмица.

Мелинда Гейтс

Фил седеше тихо, без да смее да помръдне. Той проговори, опитвайки се думите му да прозвучат възможно най-убедително:

Това упражнение трябва да ви помогне да разберете истината за това как използвате времето си. Моята работа не е да ви казвам как трябва или не трябва да го използвате.

Хелън беше видимо разстроена, въпреки че не обвиняваше Фил за това.

„Но така трябва да използвам времето си. Постоянно си напомням за това. Жалко е, че това продължава толкова дълго. Смятах се за добра майка, често бях вкъщи с децата си, но всъщност работех през цялото време. Бях там с децата си, но всъщност не бях там за тях.

Да правиш две неща наведнъж означава да не правиш нито едното.

Публий Кир, римски философ

Хелън направи кратка пауза и след това въздъхна.

„Сега разбирам защо бях толкова наранен от начина, по който Трейси се държеше с Джейсън. Точно така се държах с децата си! Пренебрегнах ги. И тогава те ме погледнаха така, както Джейсън погледна Трейси. Тя поклати глава. - Наистина е тъжно.

Фил тихо попита:

Важно ли е за вас да прекарвате времето си със семейството си по-целенасочено?

Хелън кимна бавно.

- да Това е, което е много важно.

— Разбирам — потвърди Фил. Страхотната новина е, че сега ще имате такава възможност. Сега, след като разбирате как сте прекарвали време с тях преди, можете да разработите изцяло нов бюджет за времето си.

Хелън кимна разсеяно, мислейки за нещо друго.

Фил посочи последната колона на таблицата, наречена „Бъдеще“.

- Тук можете да въведете вашите часове в желаната от вас форма. Само вие контролирате графика си. Между другото, какво ще стане, ако те помоля малко домашна работа?

— Да, разбира се — каза Хелън.

„Тази вечер отделете няколко минути спокойствие за себе си и разработете бюджет за бъдещето. Това ясно ще покаже как ще прекарвате времето си от следващия месец. - Фил написа в долната част на колоната числото 168. - Просто се уверете, че накрая нямате повече от 168 часа.

Защо следващия месец? — попита Хелън. Защо не утре?

Фил се усмихна.

„Ако можете да въведете този нов бюджет преди следващия месец, това би било страхотно. Моят опит обаче показва, че този вид промяна рядко се случва за една нощ. Вероятно ще ви отнеме няколко седмици, за да промените съзнанието си. Мога само да помогна за създаването на определени системи, които ще ви позволят да работите по-ефективно.

„Сигурна съм, че мога да изпълня тази задача тази вечер“, каза Хелън решително.

— Страхотно — отвърна Фил. „Срещата ни днес, Хелън, почти приключи. Въпреки това, тъй като сте сериозни за постигането на резултатите от тази задача днес, бих искал да се срещна с вас отново утре, за да проследя напредъка ви. Имаш ли нещо против?

Хелън посегна към дневника си.

- Въобще не. С удоволствие ще се срещнем отново. Можеш ли да дойдеш утре по същото време? В 9 сутринта?

- Чудесен. Фил отбеляза това споразумение в дневника си. - Ще се видим сутринта.

Сделка

Фил отвори вратата на колата си, хвърли куфарчето си на пътническата седалка и седна зад волана. Той се канеше да затръшне вратата, когато внезапно чу вик от входа на GreenGarb.

Фил, чакай! Сали изтича на паркинга.

— Радвам се, че успях да ви пресрещна. Имам да ви задам един въпрос — каза тя и се наведе към вратата.

Фил обърна неловко глава към нея.

- Няма проблем. Как мога да ти помогна?

„Виждате ли, току-що говорих с Трейси и смятаме, че грешите.

- Какво точно? — попита Фил предпазливо.

„Вижте“, продължи Сали, „със сигурност е много удобно да говорите в тих и спокоен офис, където обсъждате определени неща насаме с Хелън. Виждал съм това и преди, и то повече от веднъж. Други консултанти вече са я обучавали по една или две концепции. Дори покани някой да ни изнесе лекция. Бяхме впечатлени една седмица и след това всичко се нормализира.

„Работилницата е загубила силата си“, тъжно каза Фил.

- Извинете, какво?

„Наричам това отслабване на семинара, когато хората отначало се вълнуват, но накрая не правят нищо.“ Фил изви врата си още повече, за да погледне Сали в очите. - Вашият проблем обаче изглежда не е свързан с концепцията за превключване между задачи.

„Е, разбирам, че трябва да обръщам повече внимание на хората, когато говоря с тях“, призна тя. „Съгласен съм също, че малко повече внимание би помогнало. Просто искам да кажа, че тук имаме работа с реалния свят! Работя в тази компания от самото й създаване и Хелън не се е променила през годините.

— Разбирам напълно какво искаш да кажеш, Сали. Фил я погледна злобно. Какво ще кажете да сключите сделка?

Сали махна ръката си от вратата на колата и погледна Фил скептично.

- Каква кухня предпочитате? — попита Фил.

– Кухня? Е, знам, че не звучи като мен - каза Сали, намеквайки за доста дребното си телосложение, - но аз съм голям фен на месото и картофите. Обичам, знаете, пържола.

Кой е най-добрият стекхаус тук?

- Най-доброто? Най-доброто е Carvemasters.

Фил извади бележника си и бързо надраска нещо в него.

И така, ето условията на сделката. Ще се свържа с теб след няколко месеца и ще ме уведомиш как е Хелън. Ще ми кажете колко напредна тя. Ако нищо не се промени, ще ти купя ваучер за подарък за вечеря за двама в Carvemasters. Напълно разчитам на вашата коректност и се надявам на коректен преглед.

Въпреки това, ако Хелън направи значителна промяна към по-добро, ще трябва да ми изпечете бисквитки с парченца шоколад.

Сали се засмя тъжно.

- Доста е опасно! Не знаеш как готвя.

Фил й намигна.

„Съмнявам се, че любител на месо и картофи не знае как да пече бисквитки.“ Той подаде ръка през прозореца. - Нямате възражения?

- Можете да разчитате на мен! Сали се съгласи, ръкувайки се с Фил ентусиазирано.

Завъртете

Когато Фил влезе в залата офис сградана следващата сутрин рецепционистката го поздрави топло.

- Здравейте! Г-жа Уитман ви очаква. Знаете ли пътя?

Фил отново тръгна по дългия коридор и скоро стигна безопасно до офиса на Хелън. Този път вратата беше отворена, но вътре нямаше никой. Фил видя стола си до масата и седна на него.

Няколко минути по-късно Хелън буквално влетя в стаята, сияеща от щастие.

– Вчера прекарах чудесно със семейството си и изобщо не превключвах между задачите! Прибрах се и казах: "Хайде да вечеряме в ресторант." Децата ми бяха приятно изненадани. Отидохме на ресторант и им обърнах цялото си внимание. Вече не мислех за нищо друго освен за семейството си. И беше страхотно!

Фил плесна с ръце в знак на признание.

- Продължавай така! И какво си помислиха за това?

В началото не ме взеха на сериозно. Дори попитаха какво му е толкова специалното! Хелън поклати глава с усмивка. „Но когато разбраха, че наистина искам да прекарвам време с тях неразделен, те се зарадваха. Те го оцениха.

— Сигурен съм, че беше — съгласи се Фил. „Не е необичайно хората да бъдат изненадани, когато видят подобни промени. С течение на времето, когато разберат, че вече не работите едновременно...

- Превключване между задачи! Хелън поправи.

„Превключване между задачи, разбира се“, засмя се Фил. - Когато семейството ти разбере, че ще продължиш да си прибран и да им обръщаш внимание в даден момент, ще започнат да те уважават повече. Те ще започнат да ви вярват повече. Този процес отнема време, но наистина има голяма стойност.

Хелън въздъхна доволно и се отпусна на стола си.

„Просто знам, че се чувствам страхотно. За първи път от години бях наистина... със семейството си. Тя направи пауза. – Знаеш ли, изумен съм: преди дори не осъзнавах, че само от време на време преминавах към тях. Мисля, че повечето хора си причиняват това през цялото време, без дори да го осъзнават!

Фил кимна.

„В много отношения това е причината многозадачността да е по-лоша от лъжата. Когато се държим така, сякаш многозадачността е нещо добро, ние сериозно разваляме отношенията си с другите. Това се отнася не само за роднините. Това се отнася за приятелите. Това важи дори за касиерката зад щанда на магазина. Всички те са истински живи хора и ние ги третираме като една от задачите сред много други, които трябва да изпълним. С течение на времето това разваля взаимоотношенията - такава е цената на превключването между задачите.

Една пациентка ме попита дали не смятам, че е ненормално съпругът й да носи смартфона си със себе си дори в леглото, когато правят любов.

От интервю на USA Today с д-р Едуард Хелоуел, експерт по разстройството на вниманието

Хелън беше напълно потънала в мислите си.

– Фил, мислил ли си някога какво може да струва на компанията превключването между задачи по отношение на продажбите?

Фил повдигна изненадано вежда.

– Продажби? какво имаш предвид

Хелън се усмихна, явно доволна, че се е сетила за нещо, което Фил не е предвидил.

- Е, ако моите служители постоянно превключват между задачите, когато работят с клиенти, това ще намали нивото на удовлетвореност на клиентите. Дори това да се случва рядко, клиентите ще започнат да чувстват, че ги игнорираме.

— Интересно — каза Фил. - Продължи.

Ако гоните два заека, няма да хванете нито един.

Руска поговорка

„И ако клиентите смятат, че ги игнорираме, тогава рано или късно те ще отидат при тези, които няма да ги игнорират“, продължи Хелън. „Освен това, самият процес на продажба също може да бъде наранен. Ако нашите търговски представителище превключва между задачи, докато се занимава със собствениците магазинислед време ще ни струва скъпо.

Фил извади бележника си.

„Имате ли нещо против да го запиша?“

Хелън се засмя.

„Това означава ли, че трябва да ви таксувам за тази среща сега?“

„Без коментар“, напрегнато отвърна Фил.

„След като ме научи на нещо тази сутрин“, продължи Фил, „на какво мога да те науча аз?“ Какви въпроси имате към мен?

Хелън се наведе напред, ентусиазирана.

– Направихте всичко възможно, за да ме убедите, че мултитаскингът е мит. Аз го повярвах. Но как мога да се отърва от него? В крайна сметка всички останали хора около мен продължават да полудяват и не искат да забавят.

„Мога да ти помогна с това“, отвърна Фил. - Като начало, нека напишем всичко, което смятате за възможно да направите в тази област. Можем ли да използваме тази дъска на стената?

— Моля — кимна Хелън, правейки грациозен жест с ръка.

Фил отиде до черната дъска.

„Започвай, Хелън. Нека да видим какво сте научили досега. Какви стъпки можете да предприемете, за да спрете да превключвате между задачи.

Хелън започна да си спомня на глас какво бяха обсъждали по време на предишната среща, а Фил записа всяка от точките на дъската. Когато тя приключи, беше написано следното.

– Осъзнайте, че многозадачността е лъжа.

– Разберете разликата между фоново изпълнение на задачи и превключване между задачи.

– Разберете истинското разпределение на вашето време седмица по седмица.

– Разработете нов и реалистичен бюджет за това как използвате времето си седмица по седмица.

– Планирайте редовни срещи с вашите ключови служители.

– Задайте очаквания и създайте лични „работни часове“, така че хората да могат ясно да знаят кога ще бъдете на тяхно разположение.

„Страхотно начало“, каза Фил.

„Дори виждам как правенето на тези неща ще се промени много“, добави Хелън. – Но как мога да спра да превключвам между задачи?

„Ето още няколко идеи, които бяха полезни за моите клиенти“, добави Фил няколко нови точки на дъската.

– Устоявайте на активното превключване.

– Минимизирайте всички пасивни превключвания.

- Обърнете пълно внимание на разговора със служителите.

– Планирайте още полезни неща за вършене, докато пътувате между срещите.

„Никога не се съгласявайте на нищо без дневник под ръка.

Фил се обърна към Хелън.

- Бихте ли ми припомнили какво е активно и пасивно превключване? — попита Хелън.

Сега, ако ме извините, ще се прекъсна.

Мъри Уокър, коментатор на моторните спортове

– Активно превключване, което решавате да направите сами. Спомняте ли си вчера, че обсъждахме типичния час на вашия работен ден? Всеки път, когато инициирате превключване, това е активно превключване“, обясни Фил. – Всеки път, когато погледнете графика си, напомняйте си да се въздържате от превключване от една задача към друга.

— Точно така — каза Хелън. „На първо място, трябва да се контролирам. Трябва да се отървете от необходимостта от постоянно превключване.

„Разбрахте правилно“, кимна Фил. - Сега относно пасивното превключване, което ви се случва без вашето пряко съгласие. Можете много добре да ги минимизирате, например, като изключите известието при пристигането на нов имейл на вашия компютър.

– Какво ще кажете за незабавни съобщения или SMS? Децата ми използват тези неща през цялото време - изпъшка Хелън.

Фил се засмя.

- Ако не използвате програмата за незабавни съобщения, вашите пасивни прекъсвания ще отпаднат. Моето дълбоко убеждение е, че незабавните съобщения обикновено са изключително неефективен бизнес инструмент. Разбира се, има изключения от това правило, но не мисля, че вашият бизнес отговаря дори на едно от тях.

— Добре — усмихна се Хелън. „Трябва да обсъдим тази тема в нашата компания. Кълна се, че половината от моите мениджъри комуникират чрез незабавни съобщения от сутрин до вечер.

„И вероятно повече от половината от тези мениджъри носят много малка стойност на бизнеса“, каза Фил. „Добавете простата загуба на работно време към разходите за смяна с всяко прекъсване и можете лесно да разберете защо вашите служители средно губят около 28 процента от работния си ден.

Всеки ден медиите по 6,5 часа засягат деца от 8 до 18 години.

Всеки ден 8,5 часа медии влияят на едни и същи деца в резултат на мултитаскинг на медиите.

От резултатите от проучване на фондация Kaiser Family

- А какво бихте предложили да замените незабавните съобщения? — попита Хелън.

— Страхотен въпрос — каза Фил. Виждам, че наистина се интересувате. Незабавните съобщения много често провокират пасивно превключване, което отклонява вниманието ви. Поради това моите клиенти откриха, че в повечето ситуации е по-добре да ги заменят с активни превключватели, като гласова поща или имейл.

Междувременно — продължи Фил, — ако абсолютно трябва да използвате незабавни съобщения, уверете се, че вашата компания инсталира програма „Не безпокойте“, която не позволява пасивни превключвания.

62,4 процента от анкетираните служители казват, че е приемливо да се прекъсне работа, за да се отговори на личен въпрос на приятел.

От Basex Research

Хелън си направи бележка.

- Веднага ще се заема с това.

Фил я остави да довърши и след това каза:

„Мога ли да добавя едно предупреждение към стъпките, предприети за намаляване на смяната на задачи във вашата компания?“

- Например?

– Имайте предвид, че отдавна сме обсъждали и обмисляли в детайли болестта на превключването между задачи – Фил леко се наведе напред в стола си. – Мислите ли, че вашите мениджъри веднага ще разберат опасността от пасивното превключване?

Хелън дръпна изненадано глава назад.

- О, разбирам. Те все още смятат, че превключването между задачи (мултитаскинг) е добро, нали?

— Точно така — каза Фил. „Докато не разберат ясно, че многозадачността, с която толкова дълго са се гордели, всъщност само вреди на тях и на компанията, те ще се съпротивляват на всяка промяна, която ги отдалечава от нея. Спомняте ли си, Сали първоначално прие тази идея с враждебност? Фил се облегна назад и събра длани една в друга за миг, замислен. „Всъщност вината не е тяхна. В края на краищата, толкова дълго са ги учили, че многозадачността е страхотна. Така че те са свикнали да се гордеят със способността си да го правят.

Състезанието се печели с бавно и спокойно.

"Костенурката и заекът" Езоп

„Мога да потвърдя, че бях наистина горда“, добави Хелън.

— Точно така — кимна Фил. Сега помислете как се е променила вашата гледна точка през последните два дни. Какво ви отне, за да разберете, че многозадачността е по-лоша от лъжата?

Хелън замислено вдигна очи към тавана.

„Мисля, че беше дълъг процес, през който ме подложихте. Имах нужда да видя тази истина за себе си, стъпка по стъпка.

„Разбрахте правилно“, каза Фил. „Не забравяйте, че като помагате на хората да разберат една проста истина, вие помагате да променят поведението им много по-бързо, отколкото ако просто се опитате да ги накарате да го променят.

Фил се усмихна.

Ами ако дойда при теб вчера и ти кажа, че трябва да прекараш повече време със семейството си? Или просто казахте, че трябва да обръщате повече внимание на подчинените, когато говорите с тях?

Хелън се засмя на глас.

„Със сигурност бих ви казал къде да отидете и как да стигнете до там!“

Фил кимна.

– В такъв случай как да очаквате нещо различно от вашите мениджъри?

системи

Хелън подпря брадичка на ръката си. След дълга пауза тя най-накрая каза:

– Можете ли да ми помогнете с това? Би било по-добре да говориш с тях, а не с мен.

- Какво имаш предвид? — попита Фил.

„Мисля, че бих искала да знам дали има начин да обучиш нашата група“, каза Хелън.

- Ще се радвам да ви помогна. Фил посегна към куфарчето си. „Сега просто ще взема дневника си.“

- Правилно. Хелън посочи черната дъска. „Никога не се съгласявайте на нищо без дневник под ръка. Тя огледа стаята, сякаш търсеше нещо. Ами ако имам график, но не го използвам както трябва?

Фил се засмя.

— Тогава трябва да си като повечето хора, които обикновено срещам. Повечето хора имат отлични инструменти под ръка. Те харчат много пари за всякакви програми за планиране на задачи, включително електронни, специални телефони и най-новите технологии. Само малцина от тях наистина знаят как правилно да използват всички тези предмети, а от тези, които го знаят, има още по-малко хора, които ги използват в необходимата степен.

Технологиите предоставят точно инструментите, които трябва да ни направят по-продуктивни, но ние не ги използваме много добре, не обучаваме потребителите да ги използват или обучаваме мениджърите да ръководят тези, които ги използват.

Джонатан Б. Спира, главен изпълнителен директор и главен анализатор, Basex Research

Фил отвори дневника си и извади химикал.

– Преди да насрочим група тренировъчна сесияс вашите мениджъри, мога ли да препоръчам нещо?

- Разбира се. Моля те.

„Всъщност има две основни стъпки, които трябва да освободят вашата компания от зависимостта от превключване между задачи. Един от тях вече ви е хрумнал: ние можем да образоваме вашите служители за болестите на многозадачността. Другото е, че можем по някакъв начин да подобрим представянето на цялата компания като цяло. С други думи, вие сте на път да направите някои големи промени в начина, по който функционира вашият бизнес.

Фил отвори бележника си и започна да рисува.

Хелън наклони глава настрани.

„Под търговски системи имате предвид нашите работни процеси, нали? Начинът, по който обикновено работим, произвеждаме продукти, общуваме помежду си и всичко останало?

Фил вдигна палец на Хелън.

- Разбрахте правилно. Сега ми кажете защо добре проектираните системи са толкова важни за вашия бизнес?

„Ами“, каза Хелън замислено, „основната причина е, че без тези търговски системи хората биха работили както трябва. Всичко щеше да изпадне в пълен хаос. Не можахме да бъдем последователни в отношенията с нашите клиенти.

— Точно така — кимна Фил. Нека имаме предвид тази мисъл и да продължим напред. Може би по-важно от подобряването на търговските системи е да помогнем на вас, ръководителя на тази компания, да подредите личните си системи“, започна той отново да пише в бележника си.

– Персонални системи? — попита Хелън. - Какво имаш предвид?

– Вашите лични системи са начинът, по който действате като служител: как се справяте с имейл, гласова поща, факсове, идеи в главата си, организация на работното ви място, график и т.н. И какво се случва, ако нямате ясна и надеждна лична системи?

Хелън си пое дълбоко въздух.

- Случва се. Вече ми се случи. Всеки и всичко ме възбужда. След момент на размисъл тя добави: „Същото се случи и с моята компания. Без ясни системи, станах напълно непоследователен.

Фил завърши рисунката си.

След това продължи:

- Когато вчера и днес вървях по коридора към вашия офис, видях как се суетят управители и обикновени работници. Общата атмосфера на стрес и натиск беше просто осезаема, - след кратка пауза, добави Фил, - видях компания, която е ясно отражение на главата й.

Хелън въздъхна.

Колкото и да ми е неприятно да го призная, прав си. Опитахме всичко, за да променим по някакъв начин тази атмосфера и културата, която се е развила на нейна основа. В стаята за отдих сме поставили различни забавни неща. Започнахме да правим повече фирмени партита. Хелън сви рамене. – Какво сбърках?

„Всички тези мерки са добри по свой начин“, кимна одобрително Фил. „Сигурен съм, че са били много ефективни. И все пак не съм напълно сигурен, че ме разбирате.

- Какво имаш предвид? Хелън изглеждаше някак войнствено.

Вашата компания е вашето пълно отражение. Фил й даде момент да помисли и след това отново започна да пише нещо в бележника си. Нека ви покажа това от другата страна.

Хелън се взира в рисунката цяла минута. Разбирането бавно се изписа на лицето й.

„Искате да кажете, че личните ми системи влияят пряко на търговските?“ Моят курс на действие вреди ли на курса на действие на компанията?

- Правилно. Фил дори удари масата с ръка за по-голям ефект. – Ако искаме да променим тази компания, откъде е най-добре да започнем?

- От мен? — попита плахо Хелън.

„Разбрахте правилно“, кимна Фил. – Започнах да работя с вас, като говорим за мултитаскинг, тъй като това е позната тема за всички. Многозадачността е лесно нещо, с което да започнете положителни променивсеки може. Междувременно това е само една от многото области, в които трябва да развием вашите лични системи. Друг важен компонент, например, е как планирате графика си.

Хелън се замисли дълбоко върху тази идея.

- И какво ме съветвате?

„Преди да започнем да обучаваме вашия персонал, нека първо завършим работата, която вече сме започнали“, каза Фил. – Знанието за превключването между задачи вече ви е засегнало лично. Засегна семейството ви.

Облечи ме бавно, защото бързам.

Наполеон Бонапарт се обръща към своя слуга преди голяма битка

Хелън продължи мисълта му без миг колебание.

Това ще се отрази и на бизнеса ми. Хората ще видят, че съм променил начина си на действие. Ще спестя времето си и ще сведа прекъсванията до минимум — каза тя на глас, сякаш на себе си. Те ще се научат да пазят повечето си въпроси до нашите срещи. Те ще видят, че вече не превключвам между задачите толкова често, колкото преди. Много бих искал да вярвам, че нашият мениджърски екип ще разбере тези промени и ще започне да следва моя пример.

- Не се безпокой. Ще започне навреме — увери я Фил. „Малко по-късно можем да им дадем обучение, което ще им помогне да променят личните си системи.

– Защото със смяна на управителя неминуемо ще сменим и всичките му подчинени, нали? Хелън скочи. - Всеки отдел не е ли отражение на своя лидер?

Фил кимна одобрително.

„Отново ме научи на нещо, Хелън. Той си направи бележка. След кратка пауза Фил грабна дневника си. Готови ли сте да завършим работата, която започнахме? Готови ли сте да развиете личните си системи?

- да Готова съм - отвърна Хелън.

Фил се засмя.

Така че извадете дневника си. Ти и аз ще трябва да планираме нашите редовни срещи.

Резултат

След като завърши речта си, Фил слезе от сцената и чу залата да се изпълни с аплодисменти. Хелън седеше на първия ред в конферентната зала и разговаряше оживено с няколко от своите служители в GreenGarb.

Фил мислено се обърна към случилото се през трите месеца от последната им среща. Отначало се срещаха редовно. Той помогна на Хелън да създаде собствени лични системи и да разработи изцяло нов бюджет за време. След това той й помогна да насрочи редовни срещи с ключов персонал - започвайки, разбира се, със Сали.

В началото служителите не знаеха какво да мислят. В края на краищата Хелън и други мениджъри са ги игнорирали толкова дълго, че вече са свикнали. Но постепенно те все пак осъзнаха, че Хелън не тества нови тактики върху тях и не изпълнява задачата за бизнес обучение „за показност“. Тя ги слушаше, обръщаше им внимание.

След като Хелън усвои личните си системи, тя и Фил се съгласиха, че е време да започнат да обучават ръководството на компанията. Фил работи с тях както като екип, така и поотделно, помагайки на всеки да следва примера на Хелън. Това скоро даде значителни резултати в подобряване както на производителността, така и на удовлетворението от работата.

Когато се канеше да си тръгва, Фил забеляза познато лице в тълпата. Сали се приближи към него с прилежно сгънат дъждобран, преметнат през ръката.

Надявам се, че нямате нищо против, донесох го за вас. Мисля, че ще ви трябва. Дъжд на улицата.

– Благодаря многоСали, каза топло Фил. „Искрено оценявам загрижеността ви за мен.

- Това не е за нищо.

Пъхвайки ръце в ръкавите, Фил каза:

„Мисля, че трябва да уредим залога си. Мисля, че ми дължиш бисквитки.

Сали се засмя.

- Не толкова бързо! Хелън се справя по-добре, признавам го, но наистина бих искал да се надявам да продължи наистина дълго време!

„Не очаквах нищо друго от теб, Сали“, каза Фил и вдигна куфарчето си от пода. „Но ако изведнъж почувствате, че промяната в Хелън не отговаря на очакванията ви, вие и някой от вашите приятели все още чакате прекрасно филе миньон.

„Ще видим, ще видим“, каза Сали и като се обърна, започна да говори с колегата си.

На Фил му отне известно време да излезе от залата, тъй като през цялото време трябваше да се ръкува и да отговаря на топлите думи на доброжелателите, но в крайна сметка той излезе, прекоси енергично залата и се запъти към изход на сградата. Поглеждайки навън през стъклената врата, той осъзна, че сега също ще трябва да бяга, защото навън наистина валеше проливен дъжд.

Фил отвори вратата и се втурна към колата си. Той бръкна за ключовете си в джоба на палтото си и натисна бутона на автоматичната брава на седана си. Колата изскърца и мигаше със светлини през дъжда. Фил рязко отвори вратата и хвърли куфарчето на пътническата седалка. Когато щял да седне зад волана, изведнъж забелязал на седалката си нещо, увито в цветен целофан.

Вдигайки предмета с известно безпокойство, той видя плоча отдолу. Фил се засмя и затвори вратата след себе си. Внимателно изваждайки бележката, приложена в пакета, той прочита следното:

Не ми се е налагало да чакам на опашка, за да видя Хелън повече от месец.

P.S. Бисквитки от магазина. Казах ви: опасно е да ми поверявате готвенето.

Фил остави чинията с бисквити на пътническата седалка, усмихна се на собствените си мисли и завъртя ключа в запалването.

Работилница

Упражнение за превключване на задачи

Очакван резултат. Упражнението ще ви помогне бързо да разберете отрицателното въздействие на превключването между задачи върху ефективността на вашата работа.

стъпки

Първа стъпка

1. Вземете молив или химикал в ръката си и отворете работния лист: Таблица* по-долу.

2. Дръжте таймера в другата си ръка. За най-добри резултати помолете да измервате времето на другия човек.

3. Напишете фразата „Многозадачността е по-лоша от лъжата“ в първия ред на таблицата. След всяка буква, написана в реда "M", незабавно преминете към втория ред "1" и въведете в него серийния номер, съответстващ на тази буква. Ако направите всичко правилно, на първия ред ще получите фразата „Многозадачността е по-лоша от лъжа“, а на втория – числата от 1 до 24. (Вижте примера в началото на книгата, в „Упражнение ” глава).

4. Готово, внимание, старт!

5. След като напишете последното число (24), отбележете в края на втория ред общото време, за което сте изпълнили тази задача.

стъпка втора

1. Подгответе таймера отново. За най-добри резултати помолете друг човек да го измери.

2. Отново напишете фразата „Многозадачността е по-лоша от лъжа“ в третия ред на таблицата, но само веднага от началото до края. След това преминете към четвъртия ред и въведете по ред числата от 1 до 24. Ако направите всичко правилно, ще получите фразата „Многозадачността е по-лоша от лъжата“ в третия ред на таблицата, а числата от 1 до 24 в четвъртата.пример в упражнението).

3. Готово, внимание, старт!

4. Сега сравнете времето за пълнене на втория и четвъртия ред. Обикновено на човек отнема около два пъти повече време, за да завърши това упражнение, когато превключва между задачи (първа стъпка), отколкото когато се фокусира върху една задача наведнъж (втора стъпка).

маса*

Работна маса с контакти

Очакван резултат. Като практикувате редовни срещи с хора, с които общувате често, значително ще намалите броя на пасивните прекъсвания.

Този работен лист ще ви помогне да разберете кой от вашия социален кръг би се възползвал най-много от редовните срещи.

стъпки

1. В колоната Служебни взаимоотношения на таблицата с работни листове за професионални контакти** по-долу въведете името на всеки служител, с когото общувате редовно. „Редовно“ означава, че общувате с него по бизнес въпроси поне веднъж месечно.

2. В колоната „Коментари“ напишете всички коментари за този служител, които смятате, че биха били полезни за запазване на тези контакти – например лични характеристики, хобита, често обсъждани въпроси или заемана длъжност.

3. В първата колона на нуждите под заглавието Мениджър въведете 3 за това лице, ако работата ви изисква той или нея да докладва директно на вас. Ако не, въведете 0.

0 = никога;

2 = понякога;

5. Попълнете останалите колони, като използвате същата скала, която сте използвали за колоната Мениджър.

– Планиране. Колко често трябва да проверявате графиците?

– Делегиране. Колко често делегирате този служителтехните правомощия?

– Координация. Колко често вие двамата трябва да координирате усилията си, за да постигнете успешни резултати?

- Помогне. Колко често този служител ви помага лично в работата ви?

- Контрол. Колко често трябва да контролирате този служител, за да гарантирате неговия или нейния успех?

6. В колона "Сбор от точки" съберете точките за този служител от всички колони "Потребности" и впишете резултата в нея.

7. След като сте изпълнили предишните стъпки за всеки служител в колоната за взаимоотношения, използвайте колоната Ранг, за да им присвоите ранг според общия им брой точки. Например, ако изброите петима служители в колоната за индустриални отношения и Джон има най-висок резултат, дайте му номер 1. Ако Вера има най-нисък резултат, дайте й номер 5 и след това направете същото за всички рангове между тях.

8. Отидете до работния лист с лични контакти.

9. В колоната „Лични взаимоотношения“ напишете името на всеки човек извън професионалния ви живот, с когото имате редовен контакт – например името на вашия съпруг или съпруга, деца, близки приятели, контакти в църквата или общността.

10. Добавете някои полезни бележки за този човек в колоната "Коментари".

11. В първата колона на нуждите под заглавието „Съветник“ напишете 3 за този човек, ако имате постоянна връзка с него, в която сте ментор, партньор в живота, лидер или родител. Ако не, въведете 0.

12. Повторете стъпки от 4 до 7, както е описано по-горе за работния лист за професионални контакти.

Маса**

Работна маса на професионални контакти

Работна маса за лични контакти

Очакван резултат. Вече сте създали работни листове с контакти и разбирате по-добре нуждите на тези, с които работите и прекарвате време заедно. Работният лист за редовни срещи ще ви помогне да намерите отправна точка, за да определите колко често трябва да се срещате с тези хора.

В края на този работен лист трябва да имате ясен план за действие и ангажимент да се срещате редовно.

Забележка. С течение на времето вероятно ще откриете, че обичайният ви график за срещи трябва да бъде коригиран. Така е замислено. Този работен лист е само началната точка на едно дълго пътуване.

стъпки

1. Започвайки с най-високия ранг в работния лист за професионални контакти, прехвърлете ранга, резултата и името на всеки служител, с когото имате връзка, в таблицата за редовни срещи Таблица*** по-долу.

2. След това използвайте колоната „Честота“, за да определите колко често планирате да се срещате с тях. Ето няколко правила, които трябва да имате предвид.

– Поклонници лични асистентитрябва да се среща с вас всеки ден.

– Повечето служители с резултат над 18, като правило, трябва да се срещат с вас веднъж на ден.

– Служителите с резултат от 14 до 17 обикновено трябва да се срещат с вас всяка седмица.

– Повечето служители с резултат от 6 до 13 ще се възползват най-много от срещи с вас няколко пъти месечно, а именно на всеки две седмици, през първата и третата седмица от месеца или през втората и четвъртата седмица от месеца.

– Служителите с общ сбор под 6 точки по правило трябва да се срещат с вас само веднъж месечно, а понякога изобщо не се нуждаят от редовни срещи.

3. Определете продължителността на всяка среща, като използвате следните практически насоки.

– Колкото по-висока е честотата на срещите, толкова по-кратки трябва да са те. С други думи, ако се срещате с някого всеки ден, тези срещи не трябва да продължават повече от 15 минути. Ако се срещате с някого ежемесечно, 1 час ще бъде достатъчен за такива срещи.

– Избягвайте редовни срещи с продължителност под 15 минути, тъй като те са склонни да бъдат изтласкани или игнорирани.

– Избягвайте редовни срещи, по-дълги от 60 минути, тъй като те обикновено отварят възможности за губене на време.

4. Обсъдете подробно с всеки от тези служители графика на вашите редовни срещи.

5. Решете заедно най-подходящите дни и часове за срещи. Най-добре е да планирате редовните си срещи за време, когато никой от вас няма да бъде безпокоен.

6. Уверете се, че всеки от вас отбелязва тези срещи в дневника си, като маркира съответната колона в работния си лист.

7. Повторете всички тези стъпки за релациите във вашата таблица с лични контакти.

Маса***

Работна маса на редовни срещи

График на работното време

Очакван резултат. Този работен лист ще ви помогне да разберете как сте използвали всичките 168 часа, съставляващи една седмица. Като научите истината за това как сте използвали времето си, ще разберете дали трябва да се промените и как най-добре да го направите.

Разбирайки всички тънкости на използването на времето си, можете да се развивате нов планкак искате да управлявате времето си в бъдеще.

стъпки

1. Използвайки работния лист Таблица**** по-долу, добавете всички данни в колоната Професии за това, което правите в свободното си време: Семейно време, Хобита, Упражнения, Работа вкъщи” и т.н. Използвайте широки категории достатъчно, за да не е необходимо да използвате повече редове от показаните в таблицата.

2. В колоната Обхват дефинирайте какво представлява всяка дейност. Това е необходимо, за да сте сигурни, че всеки урок е взет предвид и всякакви наслагвания са напълно изключени при отчитане на вашето време. Да предположим например, че сте преброили семейното време и времето със съпруга или съпругата отделно в колоната „Дейности“. След това в колоната Обхват обяснете разликата между тези две дейности, като посочите, да речем, че „време насаме с вашия партньор в живота“ се отнася само до „време с вашия съпруг или съпруга“, докато времето, прекарано с вашия партньор в живота и децата в същото време, трябва да се разглежда като част от дейността под заглавие „Семейно време“.

3. В колоната „Настояще“ преценете колко часа на седмица обикновено прекарвате във всеки клас. Закръглете тази цифра до най-близкия половин час. Забележете, „Изгубеното време“ вече е означено със 7, тъй като по правило човек неизбежно губи около един час на ден поради натрупването на дребни случайни дейности, като ходене до тоалетна, намиране на място за паркиране и т.н. При оценката време, обърнете внимание на особеностите на вашия уикенд график. Например, ако спите средно по 7 часа всяка вечер, а в петък и събота отделяте още един час за сън, то в резултат на това общ бройза линията "Сън" ще бъде 51 часа, а не 49.

Забележка. Не се опитвайте да напаснете резултата си към 168 часа. Просто бъдете искрени и се опитайте да посочите всичко такова, каквото е в действителност. Все още ще имате възможност да направите необходимите корекции.

4. Съберете оценките си в колоната „Настоящо“ и след това извадете полученото число от 168 (броят часове в седмицата). Вероятно накрая ще получите числото +4 или -7,5. (Ако вашите резултати съвпадат точно с 168, можете веднага да преминете към стъпка 6.)

5. Сега, тъй като един ден има само 24 часа, трябва да върнете баланса на прогнозите си. Коригирайте ги, като добавяте или изваждате времето от различни дейности, докато стигнете до числото 168. Ето често срещаните причини за грешки при изчисляването на вашето време.

– Неясното дефиниране на дейности в колоната Обхват води до припокриване между две или повече дейности.

– Надценяване и подценяване на най-скъпите блокове от време, като „Работа” или „Сън”.

– Пропускане на час и невъзможност да се прецени времето, прекарано в него.

– Липсата на отчитане на превключването между задачите във вашите оценки. За да коригирате това, трябва да сте по-конкретни в дефинициите в колоната „Рамки“.

6. Сега, когато разбирате как използвате времето си в настоящето, потърсете и подчертайте редовете, които бихте искали да промените в бъдеще.

Маса****

7. Отидете в колоната "Бъдеще". Изберете дата в бъдещето (обикновено интервал от около месец от сега е добър резултат). След това разработете нов бюджет за време според това как виждате, че времето ви се използва до датата, която сте задали.

8. Проверете отново всички числа и се уверете, че сборът им не надвишава 168.

9. Вземете дневник с широки празни полета, в които можете да вписвате часа. Маркирайте как ще прекарате времето си, като използвате различни цветни маркери за всяка дейност.

Hallowell E. M. Претоварени схеми: Защо умните хора се представят по-слабо / Harvard Business Review. – 2005. – #3(1). – С. 54–62.

Moran M. Researchers Find Neural Bottleneck" Thwarts Multitasking. / Vanderbilt Register. - 2007. - 22 януари. Достъп на 11 януари 2008 г.

Gonzalez V., Mark, G. Constant, Constant, Multitasking Craziness: Managing Multiple Working Spheres. (Доклад, представен на конференцията на човешки ресурсипо компютърни системи, проведено във Виена, Австрия, 24-29 април 2004 г.)

Гонзалес В., Марк Г. Управление на работните процеси: многозадачност сред множество сътрудничества. (Доклад, представен на срещата на Деветата европейска конференция по съвместна работавъз основа на компютърен модел, проведен в Париж от 18 до 22 септември 2005 г.)

Roberts D. E, Foehr U. G., Rideout V. GenerationM: Медиите в живота на 8-18-годишните. – Менло Парк, Калифорния: 2005 г.

Shellenbarger S. Жонглирането с твърде много задачи може да ви направи глупави / Career Journal.com. - 2003. - февр. 28. Посетен на 5 май 2007 г. на -workfamily.html.

Shellenbarger S. Who's Better Multitasker? Female Rats Provide Clues / Career Journal.com - 2003. - 21 март. Достъп на 15 април 2007 г. на -workfamily.html.

Spira J. B., Feintuch J. B. Цената на липсата на внимание: Как прекъсванията влияят върху производителността на работещите в областта на знанието. – Ню Йорк: Basex, 2005.

Странг А. Л., Гонзалес В. М., Марк Г. Извинете ме: прекъсване на работни сфери. – Ървайн: Калифорнийски университет, 2004 г.

Strayer D. L., Drews, F. A., Crouch D. J. Сравнение на шофьора на мобилен телефон и пияния шофьор / Човешки фактори. - 2006. - 48 (2). - Р. 381-391.

Управление на времето: Увеличете вашата лична продуктивност и ефективност /Harvard Business Essentials. - Бостън: Harvard Business School Press, 2005 г.

за автора

Дейв Креншоу е роден в Южна Калифорния, но израства в сянката на Скалистите планини на Юта. Започва кариерата си като бизнес коуч през 1998 г., като става най-младият независим консултант на една от най-големите фирми за коучинг на малък бизнес в света. Дейв Креншоу започва да обучава собственици на бизнес, преди да получи бакалавърската си степен по бизнес администрация и предприемачество. Той е създател на стратегията за пресен сок, система, която помага на собствениците и мениджърите на фирми да извлекат максимума от бизнеса си. професионална дейност. Вече много години Дейв Креншоу успешно обучава и съветва бизнесмени от Лондон до Манила и от Сан Франциско до Ню Йорк. Сега Дейв Креншоу живее в Юта със съпругата си Катрин и сина си Стретън, с когото обичат да играят футбол.

Търговско дружество

домакиня

Цена

Произход

Упражнение

Пример

Въпрос

Среща

Очакване

Вярно

Сделка

Завъртете

Препоръки

системи

Резултат

Работилница

Препоръчителна литература

За автора X Потребителско име * Парола * Запомни ме

Регистрация

Забравена парола?

Да, не е. Многозадачността е лъжа. Това е украса за свободни позиции, нечия измислица или лоша шега.

Всъщност ние не сме физиологично адаптирани да изпълняваме много задачи ефективно. В този случай ресурсоемкостта на всеки от тях и вашите разходи за труд за превключване между проекти ще се умножат. Откъде растат краката?

МНОГОЗАДАЧНОСТ

Първо, самият термин мултитаскинг се прокрадна в живота ни през устата на HR специалистите. „Имаме нужда от многозадачни, а вие?“ - апелирайте към съвестта си на интервюто. „Разбира се, че ги имам“, отговаряте вие ​​весело и уверено. По правило в този момент дискусията за възможността за успешно решаване на няколко нестандартни задачи се ограничава. Тоест, вие сте абсолютно сериозно помолени да проведете сесия на едновременна игра на шах на няколко дъски и вие също ентусиазирано се съгласявате. Фактът, че това е сериозно извън човешките възможности, и двете страни предпочитат да замълчат.

Всъщност (и това е единствената истина) има, но не съществува мултитаскинг. Всичко, което правим, е да изпълняваме задачи на свой ред, превключвайки от една на друга. В подкрепа на това Дейв Креншоу, автор на всепризнатия бестселър Митът за многозадачността, дава прост пример. Опитайте се да напишете произволна фраза, да речем "Многозадачността е по-лоша от лъжата", а под всяка буква - съответното число. Тоест, пишем "М" - под него 1, "Н" - под него 2 и т.н. След това записвате отделно времето за изпълнение на задачата и времето за писане на фрази и числа. Воала - изпълнението на две задачи излиза в пъти "по-скъпо". Но ние просто написахме цифрите, а не направихме бюджета и не направихме SWOT анализ на проекта.

Превключвателите могат да бъдат активни (самоинициирани) или пасивни (инициирани от някой друг). Но за разлика от процесора на вашия смартфон, изпълняването на множество процеси едновременно няма да повлияе негативно на общата ви производителност. Вместо да пестите ресурси, вие ще ги харчите по най-посредствения начин за вашия условен мултитаскинг. Постиженията на ИТ индустрията - електронна поща, мениджъри на задачи, услуги за автоматизация - също няма да помогнат. За съжаление, просто чрез заобикалящи устройства, няма да се спасите от бедствие. Как да бъдем?

УВЕЛИЧАВАНЕ НА МНОГОЗАДАЧНОСТТА

Първоприемете, че многозадачността не съществува.

Второ, следете времето си, разберете за какво харчите най-ценния си ресурс.

Отказвамот изпълнение на задачи в движение. Първо, планът - разпределеното време - фиксиране на резултата.