Въпреки развитието на високите технологии, присъствието модерни начинивъзможности за комуникация и обмен на данни през интернет, може да има ситуации, при които се изисква прехвърляне на информация на хартия. По правило по този начин се изпращат оригинални ценни документи.
Предназначение
Ако при изпращане на обикновено съобщение подателят не трябва да посещава пощенската служба, тогава препоръчано писмо с известие може да бъде изпратено само със съответната регистрация в пощенската служба. Пощенските служители ще ви помогнат да спазите всички тънкости на процедурата, така че пратката да стигне гарантирано до адресата. Това е най-надеждният метод за доставка.
Достатъчно е да предупредите оператора за намерението да изпратите препоръчано писмо, за да избегнете грешки при регистрацията. Колко струва да изпратите препоръчано писмо и да получите потвърждение за изпращане, трябва да разберете директно в пощенската служба.
Прикачените файлове, които се изпращат най-често са:
- оригинали на ценни книжа;
- документация за трудови дейностиорганизации;
- оригинални копия на фактури и актове за финансови отчети;
- искания, уведомления от държавни и общински институции: данъчна служба, съдебна система, военен комисариат
- удостоверения, копия на лични документи, пълномощни и др.
Изпращането на препоръчано писмо по руска поща няма да изисква много време и пари. Обозначението "По поръчка" върху плика означава присвояване на уникален идентификационен код.Такъв отпечатък се поставя от пощенски служител, след което подателят има възможност да проследи движението на своята пратка, като въведе получения код в съответния ред на услугата за проследяване на официалния уебсайт на Руската поща: https:// www.pochta.ru.
важно!Идентификационният номер може да бъде намерен на разписката, издадена на подателя след извършване на плащането.
Алгоритъм на действие
Ако пратката е препоръчана, тогава освен че може да проследи пътя й до адресата, подателят може да получи не само документален отчет за доставката до посочения адрес, но и факта на доставката, потвърден с личния подпис на получателя ( уведомление).
Такива съобщения могат да бъдат получени само от лицето, посочено в реда "Получател". Други лица имат право да получат, но само ако притежават заверено удостоверение.
Как да изпратите препоръчано писмо:
- Подгответе документация за подаване.
- Посетете всеки клон на руските пощи.
- Уведомете точно пощенския служител за намерението за издаване този видизпращане.
- Въведете всички данни на подателя, адресата.
- Правилно попълнете формуляра за известие за получаване.
- Дайте на пощальона плик с документи и формуляр.
Според обема на изпратените документи можете да изберете най-подходящия размер на плика. Допустимите размери отговарят на: формат С6 - минимум, формат С4 - максимум. Теглото не трябва да надвишава 100 грама, ако пратката се извършва в Русия, и 2 кг, ако пратката се извършва в чужбина.
Времето за доставка на препоръчано ценно писмо зависи от отдалечеността на регионите на изпращане и местоназначение. За да разберете приблизителната дата, трябва да използвате специален калкулатор, достъпен за използване на уебсайта на Russian Post.
Трябва да попълните специален формуляр Примерен формуляр
Подателят не трябва да съставя текста. За това има специални формуляри: на територията на Руската федерация - f. 199, за чужбина - CN07. Подателят ще научи за личното предаване на препоръчано писмо от върнатия подписан формуляр. Обявата е отпечатана на дебела хартия А6:
Информацията се въвежда ред по ред. Формулярите се издават безплатно, често те могат да бъдат намерени в специални отделения. Ако е допусната грешка при попълването, можете да попълните нов формуляр. Когато съобщението достигне местоназначението си, адресатът ще получи известие, представянето на което ще му позволи да вземе плика. Получателят не трябва да мисли как правилно да попълни известие за доставка на препоръчано писмо, защото подателят го направи вместо него. Той ще трябва само да постави подпис, доказващ факта на доставката.
Russian Post предоставя възможност за използване допълнителни услугикато SMS известия за доставка, първокласно препращане, доставка на съобщения с въздушна поща.
Примерен формуляр за Русия Изглежда, че е невъзможно да се направи грешка. Има обаче известно объркване при попълване на редовете. Как правилно да попълните известие за доставка на препоръчано писмо.
- Посочете вида на известието: просто или персонализирано.
- Поставете отметка в квадратчето за типа съобщение, което се изпраща. AT този случай"писма", "препоръчано (о)".
- В реда "До" въведете пълното име на лицето, което изпраща съобщението, или името на организацията (когато се обменят документи между юридически лица).
- Адресът на изпращача се изписва в реда "Адрес".
Ако имате някакви съмнения относно правилността на пощенския код, по-добре е да се свържете с пощальона, да определите правилния индекс с помощта на указателя.
внимание!Много хора правят грешката да се идентифицират като изпращач. Не забравяйте, че такова известие показва получаване от адресата, което означава, че е изпратено от негово име.
В реда „Подател“ трябва да посочите лицето, на което е изпратен преводът, но себе си като „Получател“.
Образец на формуляр за чужбина - CN07 допълнителна услуга
За да изпратите важни документи, можете да използвате друга услуга - изпратете ценно писмо със списък с прикачени файлове. Този тип препращане ви позволява частично или напълно да компенсирате щетите в случай на загуба или повреда на съобщението. Какво е ценно писмо с описание на прикачен файл. Такова писмо (или колет) с обявена стойност се регистрира официално от пощенската система, след което пътят му е достъпен за проследяване чрез присвоения код за проследяване.
Как да изпратите документи по подобен начин. Има правила за изпращане на колети с обявена стойност. Процедурата е подобна на изпращането на съобщения от категорията "препоръчани" и се извършва само от пощенската служба.
За да не правите грешки, трябва да следвате инструкциите стъпка по стъпка:
- Подгответе документи.
- Елате в пощата, вземете най-добрия размер плик. Минималният и максималният допустим размер са съответно формати C6 и C4.
- Уведомете пощальона за намерението да изпратите ценна пратка.
- Сумата, посочена като "обявена стойност" се задава от подателя и се изписва на ред от формуляра при извършване на пратката.
Разберете колко струва да изпратите препоръчано (ценно) писмо по руската поща, може би с помощта на онлайн калкулатор или от пощенски служител. Например, пратката от Самара до Хабаровск ще отнеме около 6 дни, а общата цена, заедно с известието и инвентара, ще бъде около 170 рубли (около 4 дни, цената е 220 рубли с метод за ускорена доставка).
За да се избегне загуба или объркване в момента на получаване на съобщението, в плика е включен допълнително опис на съдържанието. Застрахователното писмо с описание на прикачения файл избягва недоразуменията между пощата, подателя и адресата.
Описът се съставя в два екземпляра, единият от които остава в ръцете на подателя, а вторият се поставя в плика след проверка от пощальона. При попълване, освен общата стойност, подателят посочва и стойността на всяка от препратените пратки. При пристигането на писмото в пощата на адресата, той ще получи известие, съдържащо знака "ценно", както и сумата на оценката. По този начин получателят има възможност да провери действителната наличност на документация с описа.
Полезно видео: как да изпратите писмо за получаване?
Помня! Моля, проверете всички документи, преди да изпратите. Прикачените файлове трябва да бъдат изброени стриктно ред по ред, като се посочват серийният номер и името. Почеркът трябва да е четлив и текстът да е без грешки. Не се допускат корекции.
Официалните документи до съда и документите, които впоследствие могат да бъдат използвани в съда, се изпращат с писмо с описание на прикачения файл и обратна разписка.
Руските пощи предлагат изпращане на много видове писма: първокласни писма, препоръчани писма, писма с обявена цена…
Използва се за съдебни документи писмо с обявена стойност, уведомление и описание на приложението.
За да изпратите документи, първо трябва:
- Купете си плик
Имайте предвид, че в пощата може да няма пликове. Можете да ги закупите предварително в магазините за канцеларски материали. - Попитайте в пощенската кутия от пощенския служител
— 2 описа прикачен файл към поща
- известие за назначаване
Преди да застанете на жива опашка за изпращане, първо трябва да попълните всички формуляри.
Подготвили сме пример за попълване на формуляри за изпращане на писмо с жалба до Арбитражен съдот Иванов И.И.
Как да попълните плик
Ако имате късмет и пликовете се продават в пощата, моля, отбележете какво трябва да купите немаркиран плик.
- Горен ляв ъгъл
Данни за изпращача. Полетата включват името на подателя или името на фирмата, както и адреса. Ако желаете, можете да въведете номер на мобилен телефон. - Долен десен ъгъл
Данни за получателя. В полетата се въвеждат трите имена и пощенският адрес на получателя. - Горен десен ъгъл
Стойността на писмото. Стойността на буквата се въвежда с цифри и думи. Обикновено това е 1 (една) рубла.
Ако сте забравили или не знаете индекса, можете да го намерите на връзката на уебсайта на Russian Post.
След попълване на полетата няма нужда да запечатвате плика.
Как да попълните известие
За 1 плик е необходимо да попълните по 1 обява от двете страни.
Данните за подателя са отпред.. Подробности за лицето или организацията, които изпращат имейла.
Поставени са квадратчета за отметка:
- просто
разписката ще бъде изпратена до пощенската кутия - писма
- с обявена стойност
На обратна странаданни за получателя на писмото.
Поставени са квадратчета за отметка:
- писма
- с обявена стойност
Как да попълните опис на прикачени файлове (2 еднакви екземпляра)
Формулярът "опис" се попълва, както следва:
- №
Номер на документа и документите могат да бъдат групирани като при сканиране - Име на елементите
Заглавие на документи с номера и дати - Брой елементи
Брой листове в документ - Декларирана стойност
Най-често се въвежда 1 рубла - Общо артикули и декларирана стойност
Общият брой листове с изпратени документи, т.е. сумата от посочения по-горе брой листове. Общата стойност е 1 рубла. - Подател
Име или име на организация на подателя. - Подпис
Подпис на изпращача
За 1 плик се попълват 2 описа. Едната е оградена в писмо и отива при получателя. Вторият опис веднага се връща на подателя след попълване от пощенския служител.
Изпращане на препоръчани писма (с уведомление)Изпращане на препоръчани писма (с уведомление)
Изпращане на препоръчани писма
Може би най-важната разлика и предимство на препоръчаната поща от обикновената поща е детайлността отчитане на пощенския списък.
Подателят на препоръчана поща получава пълен и подробен списък (" форма №103“), където са посочени получателят и неговият адрес, тегло, пощенска тарифа на писмото, SPI, дата на получаване и др.
Списъкът се подпечатва от получаващата поща и се подписва от отговорния пощенски служител. Наличието на такъв списък е основното потвърждение на факта, че препоръчано писмо е изпратено до конкретен получател на определена дата, което е от съществено значение за много компании. Това може да са важни съобщения и уведомления до клиенти, длъжници, съдебни документии т.н.
Ако трябва да получите подробен отчет за това къде и кога всяко конкретно писмо е преминало контролните точки, компанията ForPost ще ви го предостави, като го поиска от системата за регистрация на пощата на Руската поща необходимата информацияи ви го предаваме в удобен формат.
Ако изпращането на препоръчани писма с присвоения пощенски идентификатор е изгубено от Руските пощи, можете да подадете заявка или иск, като посочите неговия номер, на който трябва да получите официален отговор. Наличието на такъв отговор е потвърждение добросъвестно изпълнениевашите задължения да изпращате кореспонденция, може би до който и да е орган.
Препоръчано писмо с известие
Уведомлението се запечатва с препоръчан плик за писмо, така че при доставката да е възможно внимателно да се разделят и с подпис на получателя или обяснение на причината за недоставянето да се изпрати обратно на подателя.
За препращане на такова известие руските пощи таксуват отделна тарифа. По правило тя е близка до цената на изпращане на обикновена пощенска карта. Всъщност известието е такава карта, но е направена от дебела хартия (около 300g / m2). Научете повече за разходите за изпращане на препоръчани писма и известия на нашата страница с цени.
Извършвайки работа по изпращане на препоръчани писма с известие, служителите на ForPost не само ще произвеждат известия по пощата в необходимия формат, но и:
- ще постави върху тях информация за подателя и получателя,
- уникален пощенски идентификатор,
- прикачете известия,
- сортирани препоръчани писма в строго съответствие с пощенските правила.
Всичко трябва да се направи по такъв начин, че служителите на пощите да имат възможно най-малко шансове да направят грешки при обработката на получената кореспонденция!
Какво трябва да знаете, когато планирате да изпращате препоръчани писма?
Правилата за изпращане на писма са еднакви за всички региони на Русия. Препоръчаните пратки (RPO) се съхраняват в пощенска служба 30 на адресата календарни дни, категория "Съдебни" - 7 календарни дни, препоръчани писма на Пенсионния фонд на Руската федерация - 60 календарни дни.
Ако в рамките на 5 календарни дни (3 за „Съдебни“) получателят на РРО не се е явил, му се връчва вторично известие.
Кога делова кореспонденцияили конфликтна ситуациямежду двете страни, както и в редица други случаи се налага изпращане на препоръчано писмо с уведомление и описание на прикачения файл до адресата. Например при досъдебното споразумение често се използва възможността за уведомяване на другата страна на конфликта по пощата. В продължение на много десетилетия малко се е променило, само формулярите за уведомяване и описанията на прикачените файлове са се променили, те са станали много по-прости и по-ясни, по-бързи за попълване. Нека анализираме от какво се състои препоръчано писмо с известие за получаване и опис.
Това писмо се състои от три части.:
- регистрирано писмо
- известие за доставка
- складова наличност
Регистрирано писмо
Поставяме документите, които искаме да изпратим в пощенския плик и за да стане писмото препоръчано е достатъчно да кажете на пощенския служител, че вашето писмо е препоръчано. От този момент нататък писмото ще получи номер за проследяване. Този идентификатор ще ви помогне да проследите целия път на писмото от подателя до адресата. Възможно е да се проследи пътя на писмото през Интернет. Можете дори да поръчате SMS известяване, като попълните специален формуляр за SMS известяване. Можете да изберете всеки плик, който е най-удобен за изпращане на кореспонденция. Необходимо е да се попълни от кого (име или име на организацията, адрес на изпращача) и до кого (име или име на организацията, адрес на получателя).
Адресатът може да бъде физическо лице или образувание, както и представители на тези лица. Пощальонът ще достави препоръчано писмо на адресата или представителя, ако е невъзможно да достави кореспонденцията, той ще остави известие в пощенската кутия. След това трябва да отидете до пощата и да получите писмо. Ако в рамките на определено време никой не вземе писмото (30 дни за пощенски записи и кореспонденция), то ще бъде върнато на адреса за връщане за сметка на подателя.
Известие за доставка
Необходимо е известие за получаване, за да сте сигурни, че вашето писмо е доставено на адресата. Взимаме специална форма за е.119(за Русия), попълнете го. Попълва се просто, като от едната страна се посочва адресът и трите имена на изпращача (който трябва да получи известието), от другата страна адресът и трите имена на получателя. Известието пътува с препоръчана поща, след което се връща на подателя. В резултат на това получаваме известие, подписано от получателя, че цялата кореспонденция е получена.
складова наличност
Описът се съставя, за да е ясно кои документи са изпратени. Например, това могат да бъдат снимки, копия на различни документи, копия на касови бележки, искове и др. Всички тези документи са изброени в описа и на всеки документ може да се присвои собствена стойност ( този документще бъде застрахован за посочената сума). Попълнете специален формуляр f. 107и го сложете в плик заедно с документите. Формулярът може да бъде изтеглен предварително от уебсайта на Russian Post с необходимия брой колони, които трябва да бъдат попълнени. Състои се от две еднакви части. Едната част се изпраща заедно с писмото, втората част остава на ръка.
Така, комбинирайки и трите понятия, получаваме препоръчано писмо с известие за получаване и опис. Процесът на регистрация не изисква много време, формулярите за попълване стават все по-лесни за попълване. Цената може да се изчисли на уебсайта на Russian Post с помощта на пощенски калкулатор. Например, изпращането на препоръчано писмо до Казан с пет листа приложени документи ще струва около 250 рубли.
| Тегло, g | Цена
, без ДДС |
| 20 | 50,00 |
| 40 | 53,00 |
| 60 | 56,00 |
| 80 | 59,00 |
| 100 | 62,00 |
| Тегло, g | Цена
, без ДДС |
| 20 | 110,00 |
| 40 | 113,00 |
| 60 | 116,00 |
| 80 | 119,00 |
| 100 | 122,00 |
* - плащане за декларираната стойност на писмото: за всяка пълна или непълна 1 рубла от прогнозната стойност е 0,03 рубли.
** - Известие SIMPLE RUB 22,92 без ДДС
Често задавани въпроси
Тарифи за услуги по изпращане на известия за доставка на вътрешни препоръчани пощенски пратки и пощенски записи Париса валидни от 12.04.2019г.
- Просто известие- 22,92 рубли.
- Персонализирано известие- 56,67 рубли.
- Електронно потвърждение за получаване- 22,92 рубли.
- Известия за доставка на пощенски паричен превод като част от предоставянето на услугата „Пощенски паричен превод“- 25,42 рубли.
* При потвърждаване на плащане за услуги с пощенски марки не се начислява ДДС
** Услугата важи и за РПО "Катедри 1 клас".
Писмо - изпращане по пощатас писмено съобщение и (или) документи. Писмата могат да бъдат обикновени, препоръчани или застраховани. Писмата в пощенски пликове с размери 114x162x5 mm и 110x220x5 mm и тегло до 20 g са стандартна писмена кореспонденция. Във вътрешни обикновени и препоръчани писма се изпращат писмени съобщения и делови книжа.
ЗАБЕЛЕЖКА:
Комуникационните тарифи НЕ ВКЛЮЧВАТ ДДС. За комуникационни услуги, предоставяни на предприятия и организации, ДДС се начислява над тарифите.
Добре е да се знае
Пратките и документите се изпращат във вътрешни писма с обявена стойност ( ценни книжа, дипломи, паспорти, шофьорски книжки, пенсионни и съдебни дела, държавни облигации, акции, лотарийни билети, удостоверения за регистрация на актове за гражданско състояние, дипломи, художествени карти, държавни знаци за пощенски услуги и др.), представляващи определена стойност за потребителя. Забранено е изпращането на банкноти на Руската федерация и чуждестранна валута с писма.
Гранични размери, тегло:
- минимален размер: 110x220mm или 114x162mm;
- максимален размер: 229х324мм;
- пределно тегло: 100 гр.;