Іс жүргізуші – кәсіпорынның құжат айналымын басқаратын, көбінесе бір мезгілде хатшының көмекшісінің міндеттерін атқаратын және бастықтың жеке талаптарын орындайтын адам.
Егер сіз кеңсе қызметкерімен сұхбаттасу туралы шешім қабылдасаңыз, сіз мыналарды білуіңіз және білуіңіз керек:
- Іс қағаздарын басқару.
- Хат алмасуды тіркеу және өңдеу.
- Жаңалықтар телефон сөйлесулеріжәне клиенттермен жұмыс істеу.
- Құжаттардың мұрағатын жүргізу.
- Негіздерді білу мемлекеттік жүйеіс қағаздарын жүргізу, құжаттама ережелері мен ережелері.
Ең алдымен сұхбатқа ойша бейімделіп, физикалық тұрғыдан дайындалыңыз. Жақсы ұйықтаңыз, көтеріңіз іскерлік киімжәне жай ғана жеңілдетіңіз.
Қажеттілігін көрсеңіз, құжат айналымының негіздерін және басқа да теориялық білімдерді қайталаңыз.
Сіздің болашақ ұстанымытапсырмаларды орындаудағы тәртіп пен қатаңдыққа тікелей байланысты болады, міндетті түрде уақытында келіңіз, жауапты және нақты адам екеніңізді көрсетіңіз.
Сұхбат сұрақтары
- Сіздің біліміңіз қандай (бұл экономика, мұрағаттану немесе құжаттану болуы керек)?
- Сізде ДК және кеңсе техникасы бар ма (егер жоқ болса, алдын ала компьютерлік курстан өткен жөн)?
- Сіз көпшіл адамсыз ба?
- Сізде осындай лауазымда тәжірибе бар ма?
- Сіз қаншалықты ұқыпты және ұйымшылсыз?
Егер сіздің сұхбатыңыз сұхбатпен шектелсе, сізде сәттілік бар. Бірақ көбінесе менеджерлер сізді тиісті сынақпен тексеруді шешеді.
Тесттерде сіз әртүрлі сұрақтарды кездестіре аласыз: құжаттың анықтамасы, оның деректемелері, қолдарды куәландыру, хаттаманың күні және т.б.
Мұндай сынақты сәтті тапсыру үшін құжаттану оқулығыңызды алып, университеттің кәдімгі емтиханын тауып, оны үздік тапсыруға тырысуға болады.
Қорытынды
Мүмкіндігінше жинақы және сенімді болуға тырысыңыз.
Іс жүргізуші мамандығы табандылықты, ұқыптылықты, істі білуді талап ететіндіктен, сізде барлық білім мен дағдылардың бар екенін, сонымен қатар талапқа сай екеніңізді дәлелдеу керек.
AT заманауи компанияларХатшы қызметі өте жауапты. Ол компанияның бет-бейнесі. Сондықтан қазір хатшылар жай ғана тартымды емес, ақылды, білімді. Олар компанияны маңызды және сенімді мекеменің қажетті беделімен қамтамасыз етеді.
Көп жағдайда хатшының міндеттеріне директорға әртүрлі көмектер жатады. Құжаттарды басып шығару, жиналыстарды ұйымдастыру, бағыныштылармен ауысу сияқты шағын тапсырмалар - бұл үлкен жұмыстың бір бөлігі ғана. Көбінесе хатшылар кеңсеге су мен кеңсе тауарларына тапсырыс беру, шағын полиграфияны басып шығару (визиттік карталар), логистика және т.б. Мұның бәрі сұхбатта анықталуы керек.
Жұмыс беруші сіздің білім деңгейіңізге қызығушылық танытуы мүмкін ағылшын тіліненәсіресе фирманың шетелдік серіктестері болса. Бұл жағдайда жақсы деңгей қажет.
Сұхбатқа костюм таңдағанда, дәстүрлі көк, сұр, қара реңктерді ұстанған дұрыс. Юбка опциясы үшін колготки қажет, тіпті ең ыстық жаз күнінде де.
Негіздер бухгалтерлік есеп, әлемдік және excel бағдарламаларымен жұмыс істей білу хатшыны жұмысқа алу кезінде де стандартты талаптар болып табылады. Сұхбатта олардан мәтінді жылдам теру немесе кесте құру сұралуы мүмкін. Бұған міндетті түрде дайындалу керек.
Сұхбатта өзін қалай ұстау керек
Сұхбатқа мұқият дайындалу керек. Іскерлік костюм жұмыс берушілер сіздің кәсіби екеніңізді түсінуі үшін жеткілікті қатаң болуы керек. Аяқталған тапсырмалар бойынша есептерді орналастыруға болатын портфолионы өзіңізбен бірге ала аласыз. Сіз сондай-ақ бұрынғы жұмыс берушілердің ұсыныс хаттарын жинай аласыз.
Хатшы болып жұмысқа орналасу кезінде диплом аса маңызды емес. Бұл лауазымға әңгімелесу кезінде қай университетті бітіргені емес, тәжірибесі мен жұмыс дағдылары ескеріледі.
Сұхбатта сөйлеуді қадағалаңыз. Асықпаңыз, анық сөйлеңіз, сөйлемдеріңізді дұрыс құрастырыңыз. Асықпаңыз. Жұмыс беруші сіздің жауапты адам екеніңізді түсінсін, алдымен ойланыңыз, содан кейін әрекет етесіз. Мұнда мүмкіндігінше тезірек орындалатын тапсырмалар берілген. Бұл сіздің таңдаған жұмыс саласындағы құзыреттілігін көрсетеді.
Сұрақтар қоюдан тартынбаңыз. Интервьюерлер сіздің қызметтеріңізге қаншалықты мұқтаж болса, сізге де жұмыс қажет. Сондықтан, сіз де ұйым сізге сәйкес келетінін әлі шешпегеніңізді түсіндіріп, диалог құрыңыз.
Бір қарағанда хатшыны таңдау қарапайым мәселе. Хатшының негізгі функциялары: келушілерді қабылдау, телефон соғу, кіріс және шығыс құжаттамаларды өңдеу, басшының жұмысын қамтамасыз ету және ұйымдастыру және техникалық көмекқабылдау (кеңсе). Хатшыға қойылатын талаптардың ауқымы айтарлықтай кең. Бұл – этикет, этика, эстетика, мәдениет туралы білім іскерлік байланыс, киім үлгісін сақтау. ДК, оргтехника, кеңсе жұмысын білу,
Жеке қасиеттердің ішінен қатысуды бөліп көрсетуге болады ұйымдастырушылық дағдылар, көпшілдік, жауапкершілік, тәртіп, әдептілік, тәуелсіздік эмоционалды тұрақтылық зейінділік, жақсы жады жанжалсыз,
Хатшы сұхбат сұрақтары
- Бізді табу сізге оңай ма? (Стресстен құтылу үшін)
- Сіз қазір жұмыс істеп жатырсыз ба?
- Неге жұмыс іздеп жүрсіз? (Еңбек мотивациясы)
- Бұл мамандық сізге не ұнайды? (Абиция)
- Үш жылдан кейін өзіңізді қай жерде көресіз? (мақсаттылық)
- Сіз қалаған нәрсеге қол жеткізу үшін не істеуді жоспарлайсыз? (Мүмкіндіктеріңізді нақты бағалау)
- Қажет болса, үйренуге дайынсыз ба? Мақсатыңызға жету үшін қандай жолды таңдайсыз? Сіз кімнен көмек сұрайсыз? (Оқу қабілеті, мақсатқа жетудің нақты жолдарын іздеу)
- Біреу сіз де жұмыс істегіңіз келетін салада жетістікке жеткенде өзіңізді жайсыз сезінесіз бе? (мақсаттылық)
- Адамдар өз уәделерін немесе міндеттерін орындамағаны үшін сізде жанжал бар ма? (тәртіп, жауапкершілік)
- Ұйымдастырушылық тәжірибеңіз бар ма? Сіз нақты не ұйымдастырдыңыз? (Ұйымдастырушылық қабілеті)
- Кез келген қызмет көрсету қызметін жүзеге асырған кезде сіз қандай функцияны орындайсыз? (Бастама)
- Бос уақытыңызда өндірістік тапсырмаларды орындауға тура келді ме? (жауапкершілік)
- Сіз жұмыс күніңізді қалай жоспарлайсыз? (Ұйым)
- Сізде күтпеген өзгерістер болған кезде жұмыс кестесіСізге жұмыс ауыстыру оңай ма? (Жылдамдық реакциясы)
- Өтірік айтуға мәжбүр болған кездер болды ма? (адалдық)
- Мұндай жағдайларда сіздің әрекеттеріңіз қандай? (адалдық, өнерпаздық)
- Адамдардың сізге не ұнамайды?
- Сізге «Психология» ғылымы ұнай ма? Біліміңді қалай жетілдіресің?
- Сізді не ренжітуі немесе ренжітуі мүмкін? (Эмоционалды және психологиялық тұрақтылық)
- Сізді ренжіткен адамдармен қалай әрекет етесіз? (әдептілік, тепе-теңдік)
- Сіз немесе сіздің жақын туыстарыңыз сәтсіздікке ұшыраған кезде олардың себептерін талдайсыз ба? (Логикалық талдау жасай білу)
- Маңызды шешімдерді өз бетіңізше қабылдауға тура келді ме? (Үкімдердің объективтілігі)
- Сіздің пікіріңізге немесе шешіміңізге кім әсер ете алады? (Биліктің болуы, өз сенімі)
- Ақпаратыңызды қандай көздерден аласыз? (Жалпы эрудиция, интеллектуалдық потенциал)
- Сіз әдетте теледидардан не көресіз?
- Сізге не ұнайды: кітаптар немесе мерзімді басылымдар?
- Сіз достарыңызға көрген фильм немесе жаңалықтар туралы егжей-тегжейлі және егжей-тегжейлі айтып беруді ұнатасыз ба? (Зейін, есте сақтау)
- Сізге қандай адамдармен сөйлесу оңайырақ болады? (байланыстағы икемділік)
- Бейтаныс адамдармен сөйлесуді жиі бірінші болып бастау керек пе?
- Сіздің бұрынғы жұмысыңызда қандай жауапкершіліктер болды? (кәсіби бағдар)
- Тұрақты емес жұмыс уақытына қалай қарайсыз?
- Сіз өз ойыңызды қалай оңай жеткізесіз: ауызша ма, әлде жазбаша ма?
Біз сізге хатшымен сұхбатты қалай ұйымдастыру керектігін, кеңсе менеджерінен не сұрау керектігін және HR кандидаттың қасиеттері мен дағдыларын қалай бағалай алатынын айтамыз. Бонус – қажетті құжаттардың үлгілері.
Мақаладан сіз үйренесіз:
Қатысты материалдар:
Хатшы мен көмекшіні таңдау кезінде қандай талаптар қою керек
Әдептілік, қарым-қатынас дағдылары және сыртқы түріхатшы компанияның қызметкерлеріне де, тұтынушыларына да, серіктестеріне де назар аударады. Ол сияқты визит карточкасыкомпанияның ұйымы немесе тұлғасы болса, олармен қарым-қатынастан аулақ болу қиын, кейде мүлдем шындыққа жатпайды. Ал хатшының көмекшісі, басқалармен қатар, ұйым жұмысының принциптері мен ерекшеліктерін жақсы білуі керек, сонымен қатар оны таба білуі керек. ортақ тілтікелей жетекшіңізбен.
Қызметкер жалпы алғанда лауазымына сәйкес болуы, негізгі функцияларын түсінуі, құжаттамамен жұмыс істей білуі, басшының жұмысының ерекшеліктерін білуі керек. Сонымен қатар, ол адамдармен үнемі араласады, сондықтан сауаттылықтың жоғары деңгейі қажет. Ол сөйлеуге де, жазуға да бірдей жақсы болуы керек.
Үлгі ресми міндеттері, соның негізінде хатшыға қойылатын талаптарды тұжырымдауға болады:
- жанжалсыз;
- қарым-қатынас дағдылары, адамдармен достық және әдепті қарым-қатынас жасай білу;
- ұқыптылық және жақсы есте сақтау;
- ұйымдастырушылық қабілетінің болуы;
- жауапкершілік пен тәртіп;
- эмоционалды тұрақтылық және қамқорлық.
Талаптарға мыналарды қосыңыз:
- егер компания әлем елдерімен жұмыс істейтін болса, ағылшын тілін немесе кез келген басқа тілді білу;
- ДК-мен жұмыс істеу, бағдарламалық қамтамасыз етумен жұмыс істей білу;
- персоналды басқаруды білу.
Кез келген маман болмаған кезде оны алмастыра алатын бірегей қызметкерді табасыз деп үміттенбеңіз. Сіз қойған талаптар неғұрлым жоғары болса, соғұрлым жалақы жоғары болуы керек. Сонда білімді әрі білімді хатшы немесе кеңсе менеджерін табу мүмкіндігі артады.
Хатшы лауазымына сұхбат жоспары
Хатшының заманауи кеңсе жағдайында жұмысы жоғары стресске төзімділікті және жақсы компьютерлік дағдыларды талап етеді, сондықтан кез келген арнайы дайындық (хатшы курстары) және практикалық тәжірибе құпталады. Түйіндеме мен бұрынғы жұмыс орындарынан анықтамаларды зерделеу арқылы хатшы лауазымына үміткермен қарым-қатынасты бастаңыз. Ең алдымен, маманның біліктілігі мен жұмыс тәжірибесі туралы ақпаратты талдаңыз.
Хатшыны таңдау жоспары
- Өтініш берушінің түйіндемесін зерделеу;
- Бұрынғы жұмыс орындарынан анықтамаларды қарау (бар болса);
- Маманның біліктілігі мен жұмыс тәжірибесі туралы ақпаратты талдау;
- Әлеуетті кандидатты сұхбатқа шақырыңыз.
Үміткерлерді бастапқы іріктеуден кейін, ең перспективалы үміткерлерді әңгімелесуге шақыру керек: мұндай лауазымға қажетті мінез-құлық қасиеттері жоқ адамдар жиі хатшы болып алынады, сондықтан рекрутер міндеті жеке жұмыстан кейін мұндай кандидаттарды қабылдамау болып табылады. кездесу және әңгіме.
Егер сіз түйіндемеге ғана назар аударсаңыз, қателесіп, дұрыс емес адамды жұмысқа алуыңыз мүмкін. «Біздің хатшымыз үш шет тілін біледі және екі тілді біледі» санатындағы HR менеджерлерінің шағымдарын жиі естиміз. жоғары білім. Алайда кешігіп, кәсіпорынның ерекшелігін түсінбесе, жұмыстан шығаруға тура келеді.
Кеңес:таңдау үшін метабағдарламалау сұхбатын өткізіңіз кәсіби хатшыол тіпті ең қиын тапсырмаларды орындай алады.
«Анықтама түрі» метабағдарламасы: Түсіндіру
Хатшы лауазымына сұхбат қалай өтеді
Егер бастыққа хатшының көмекшісі қажет болса, ұзақ және қиын сұхбатқа дайын болыңыз. Есіңізде болсын, жұмыс берушінің барлық талаптарына жауап беретін басшының көмекшісі сирек құс болып саналады, сондықтан оны табу - жалдаушы үшін үлкен жетістік. Мұндай лауазымға үміткер үміткер жақсы хатшыға тән барлық дағдыларды меңгеріп қана қоймай, сонымен қатар компания жұмысының ерекшеліктерін түсінуі, ең бастысы, менеджермен ортақ тіл табуы керек.
Сәйкесінше сауалнамаға жаңа сұрақтар қосылады. Әңгімелесу кезінде менеджердің көмекшісі мыналарды көрсетуі керек:
- жұмысқа дұрыс басымдық бере білу
- корпоративтік мәдениет стандарттарына сәйкестік,
- кем дегенде біреуін білу шет тілі,
- бизнес процесіне қатысу.
Өтініш беруші өзінің тікелей басшысымен жақсы жұмыс істей ме, жоқ па, соны түсіну үшін басшының және әлеуетті хатшының темпераментін анықтаңыз, олардың үйлесімділігін талдаңыз. Хатшының вакансиясына арналған бірінші сұхбаттан кейін, анық жарамсыз кандидаттарды алып тастаңыз, менеджермен екінші кездесу өткізіңіз: жеке өзара әрекеттесу барлық күмәнді шешуге көмектеседі.
DISC типологиясы бойынша темперамент түрлері: олармен қалай жұмыс істеу керек
Хатшы лауазымына арналған сұхбат сұрақтары
Кандидаттың хатшы лауазымына қаншалықты сәйкес келетінін түсіну үшін жалдаушы оны бірқатар сұрақтарға жауап беруге шақырады. Сауалнамаға стандартты сұрақтарды да, өзіңіз құрастырған қосымша сұрақтарды да қосыңыз.
Жұмыста қолданыңыз
Әдетте олар сұхбат кезінде хатшыға осындай сұрақтар қояды.
Үміткердің ұйымшылдық деңгейін анықтау үшін хатшының сұхбатындағы сұрақтар тобы:
- Үй шаруашылықтары немесе қызметкерлер уәделерін орындамағандықтан немесе олардың тікелей міндеттерін елемейтіндіктен үйде немесе жұмыста жанжал туындай ма?
- Ұйымдастырушылық тәжірибеңіз бар ма, егер бар болса, қай салада?
- Өзіңізді қалай жоспарлайсыз жұмыс күні(апта)?
- Бірнеше тапсырманы қатар орындай аласыз ба?
Адамның мінезі мен қабылдау ерекшеліктерін ашатын сұрақтар:
- Жаңа білім алу қажеттілігі туындаса, уақытыңызды оқуға жұмсауға дайынсыз ба?
- Егер сіз басқа адаммен жанжалдасаңыз, ең көп таралған себеп қандай?
- Сізге бос уақытыңызда жұмыс міндеттерін орындауға тура келді ме? Бұл туралы не ойлайсыз?
- Сізге жұмыс ауыстыру оңай ма?
- Сіз не оқығанды ұнатасыз - кітаптар немесе мерзімді басылымдар?
- Сіз біреуді алғаш көргенде не байқайсыз? Кішкентай детальдар есіңізде ме?
- Сізді не ренжітуі немесе ренжітуі мүмкін?
Соңында, өтініш берушінің коммуникативті дағдылары туралы ақпарат алу үшін хатшының сұхбатындағы сұрақтар:
- Бейтаныс адамдармен қаншалықты жиі араласуға тура келеді?
- Сізге қандай адамдармен қарым-қатынас жасау оңайырақ деп санайсыз?
- Сізге өз ойыңызды және көзқарасыңызды жазбаша немесе ауызша айту оңайырақ па?
- Әңгімені бірінші (бірінші) бастай аласыз ба? Бұл сізге ыңғайсыздық тудырады ма?
- Адамдардың сізге не ұнамайды? Сіз әрқашан адамдарға жағымсыз сөздер айтуға тырысасыз ба, әлде эмоцияларыңызды өзіңізге қалдыруды қалайсыз ба?
Хатшы лауазымына үміткерден бұрынғы жұмыс орнында атқарған барлық міндеттері, болашаққа арналған жоспарлары және өз мүмкіндіктерін бағалау, сондай-ақ оларды жұмыс іздеуге итермелеген себептер туралы сұрауды ұмытпаңыз. Сіз алған жауаптар көмектеседі психологиялық портретін құрастырадыәлеуетті қызметкер толық.
Хатшы лауазымына арналған сұхбатыңыздан барынша пайда алу үшін өтініш берушімен қарым-қатынасыңызды өзгертпеңіз. «бір жақты ойын»: Оған компания, ол алғысы келетін лауазым және кеңсеңіздегі хатшының негізгі функциялары туралы негізгі ақпаратты міндетті түрде беріңіз. Үміткердің сұрақтарына жауап беру үшін біраз уақыт қалдырыңыз (және егер ол шынымен мұқият және жауапты адам болса, ол міндетті түрде болады).
Дұрыс хатшыны немесе кеңсе менеджерін қалай табуға болады
Бірнеше онжылдықтар бұрын бәрі хатшы болып жұмыс істеді. Сондықтан әңгімелесуге әртүрлі үміткерлер келетініне дайын болыңыз, олардың кейбіреулері заманауи талаптарға сай келмейді. Олардың сыртқы түрін дереу бағалаңыз. Бағынбағандармен, жұмсаңыз ресми сұхбат. Бірден бас тартпаңыз - барлық үміткерлерден сұхбат алған дұрыс, содан кейін ең жақсысын таңдап, барлық жарамсыз адамдарға хат жіберіңіз.
Жұмыстан бас тарту туралы хат үлгісі
Білімге, тәжірибеге ғана емес, сонымен қатар назар аударыңыз жалпы идеякандидат туралы. Сырттағы бақылаушылардан сұраңыз мінез-құлықты бағалау, байланыс. Егер сіз мұны жалғыз жасасаңыз, сіз оны ұнатпайтындықтан тамаша үміткерді жоюыңыз мүмкін. Жалдаушыға тек жеке бағалау кедергі болып табылады.
Таңдау процедурасын ресми түрде қарастырмаңыз. Сапаларын, дағдыларын тексеру. Стресске төзімділікті, ойлау жылдамдығын бағалаған жөн. Қызметкер жұмыс істейтін нақты жағдайларда шағын сынақты ұйымдастырыңыз. Мысалы, оның міндеттеріне кіретін болса телефон байланысы, қызметкерлердің бірінен ашулы тұтынушы ретінде әрекет етуді сұраңыз.
Сонымен қатар, кәсіби тестілеуді өткізіңіз. Тексеру жазба тілі, санау дағдылары, ДК, шет тілін білу, бағдарламалық құралмен жұмыс істей білу. Есіңізде болсын, таңдауды кейінірек қайта бастағаннан гөрі мұқият көшбасшы болып көрінген дұрыс, өйткені алдыңғы үміткер сізге сәйкес келмеді.