Содержание
Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.
Что такое кадровое делопроизводство
Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:
- начисление заработной платы;
- оформление отпусков, больничных;
- оформление справок.
Цели и задачи
Задачи и цели этого отдела по персоналу:
|
Направление работы |
Задачи сотрудников |
|
Учет, регистрация, контроль |
Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение |
|
Регуляция работы |
Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения |
|
Координация, обучение |
Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности |
|
Работа с документами |
Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность |
|
Организация |
Организация деятельности согласно инструкциям |
Нормативно-правовое регулирование
Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:
- государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
- правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
- федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
- общие требования, которые утверждаются приказом министерств.
Законодательная база предприятия
На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:
- устав предприятия;
- распорядок труда;
- нормы по защите личных данных;
- охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
- график работы персонала (и документы по штатной численности).
Кадровый документооборот в организации
Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.
Штатное расписание по форме Т-3
Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.
Рабочее расписание
Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.
Трудовое соглашение
Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.
Кадровые приказы
Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).
Должностные инструкции
Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.
Как организовать делопроизводство в кадровой службе
Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:
- формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
- оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
- готовить и выписывать приказы;
- проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.
Штатная служба по работе с кадрами
Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.
Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе
Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.
Кадровый учет с нуля пошагово
Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.
Требования к сотрудникам по работе с персоналом
Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.
Права и обязанности кадровика
Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.
Ведение кадрового делопроизводства
Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.
Поиск и оформление персонала
Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.
Этапы приема на работу
Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.
Личные карточки и формирование личного дела сотрудника
Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).
Журналы по кадровому делопроизводству
Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:
- по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
- по контролю времени, периодов служебных командировок;
- по контролю за любыми записками, заявлениями;
- записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.
Ведение трудовых книжек
Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.
Систематизация и хранение документов
По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.
При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.
Электронный кадровый учет
При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:
- быстрый доступ к документам;
- защищенности файлов паролями;
- нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
- экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
- экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.
Видео
Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl + Enter и мы всё исправим!Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
- унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
- разработать внутреннюю нормативную базу;
- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
- произвести штатную расстановку;
- подготовить трудовые соглашения;
- разработать формы по личному составу;
- оформить карточки Т-2;
- утвердить бланки заявлений для сотрудников;
- подготовить внутренние приказы.
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
- список структурных подразделений и должностей;
- количество единиц штата по каждой должности;
- оклады, надбавки по должностям;
- фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
- название подразделения;
- наименование должности;
- ФИО и табельный номер труженика;
- число дней отпуска;
- даты ухода в отпуск по плану и факту;
- основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
- карточки Т-2;
- трудовые;
- соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
- штатное расписание;
- положение по ОТ;
- журнал регистрации командировок;
- правила внутреннего распорядка;
- прочие.
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Часто задаваемые вопросы
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Кадровая документация это широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности. К документам по личному составу относятся следующие группы документов:
Все приказы по личному составу о приёмке, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных.
Заявления работников, акты, протоколы;
Трудовые договора и трудовые книжки;
- личные дела и личные карточки работников;
- штатное расписание и табели учёта рабочего времени;
Лицевые счета по заработной плате.
Документы по отражаемым в них видам деятельности делят на две большие группы.
Первая группа-это документы по общим и административным расходам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием.
Вторая группа- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, бухгалтерии, отделов планирования и контроля,снабжения и сбыта.
Основные организационно-правовые документы , регулирующие общие вопросы работы с персоналом организации : правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию.
Правила внутреннего трудового распорядка -организационно- распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения работников, основные обязанности рабочих и служащих.основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания, внутриобъектный режим и организацию работы.
Положение о персонале- это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости и др. вопросы.
Штатное расписание- это документ, содержащий перечень всех должностей в организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.
Положение о структурном подразделении- это документ, устанавливающий статус функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Должностная инструкция- это документ, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Таблица 6.3 - Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации
| Процедуры управления персоналом | Разрабатываемые документы |
| Документирование заключения трудового договора и приема на работу | Заявление о приеме на работу. Трудовой договор (соглашение) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Личный листок по учету кадров (анкета) Автобиография Резюме |
| Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров | Коллективный договор Устав (положение) об организации Правила внутреннего трудового распорядка Положение о структурном подразделении Должностная инструкция Структура и штатная численность Штатное расписание Приказ о распределении обязанностей между руководством организации |
| Документирование учета использования рабочего времени | График предоставления дополнительных дней отдыха Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени |
| Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала | Положение об оплате труда и материальном стимулировании Положение об организации оплаты труда работников Положение о премировании персонала Положение о социальных выплатах и льготах (в социальном пакете) и др. |
| Документирование основных процедур управления персоналом | Этический кодекс организации Положение о проведении аттестации персонала Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности Положение о работе с молодыми специалистами Положение об управлении деловой карьерой персонала и др. |
| Документирование предоставления отпусков работникам | График отпусков Заявление о предоставлении отпуска Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику |
| Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы | Заявление об увольнении представление об расторжении трудового договора Протокол выборного профсоюзного органа Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работникам |
Оптимизация документооборота
Оптимизация документооборота включает два крупных направления:
повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).
Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.
При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.
Оптимизация документооборота предполагает создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение бухгалтерского баланса?
2. Назовите основные виды балансов?
3. Почему бухгалтерский баланс является основным информационным материалом для внутренних и внешних пользований бухгалтерской отчетности организации?
4. Чем объяснить равенство итогов актива и пассива (валюта) бухгалтерского баланса?
5. Перечислите наименование и содержание разделов актива и пассива баланса?
6. Перечислите типы хозяйственных операций влияющих на бухгалтерский баланс?
7. Что представляет из себя план счетов бухгалтерского учета?
8. По каким признакам определяется активность и пассивность счетов бухгалтерского учета?
9. Каков порядок записей на активных и пассивных счетах?
10. Дайте определение метода двойной записи?
11. Что представляет собой корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка?
12. Как делятся счета по отношению к балансу?
13. Дайте определение сальдо и назовите методы расчета сальдо в активных и пассивных счетах?
14. Приведите пример синтетических, аналитических счетов и субсчетов?
15.Какие группы измерителей используются для отражения имущества организации?
16.Что представляет собой хозяйственный учет?
17.Что понимают под бухгалтерским учетом?
18.Какие особенности присущи бухгалтерскому учету?
19.Из каких частей состоит бухгалтерский учет?
20.Каковы основные цели бухгалтерского учета?
21.Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии?
22.Какой информацией обеспечивают данные бухгалтерского учета?
23.Для чего служит учетная информация?
24.Каковы внешние и внутренние пользователи бухгалтерской информации?
25.Какие факторы влияют на выбор и обоснование учетной политики?
26.Назовите и охарактеризуйте предмет и метод бухгалтерского учета?
27.Как делится имущество организации по составу и размещению?
28.Каковы источники формирования имущества?
29.Дайте определение дебиторской и кредиторской задолженности?
30.Дайте понятия финансовых вложений?
31.Дайте характеристику собственных источников?
32.Дайте характеристику заемных источников?
33.Как группируют учетные регистры по содержанию?
34.Как группируют учетные регистры по внешнему виду?
35.Что понимается под формой бухгалтерского учета?
36.Что представляет собой структура бухгалтерии?
37.Перечислите виды первичных бухгалтерских документов?
38.Что понимается под реквизитом документов?
39.Что понимается под кадровой документацией?
40.Назовите основные организационно - правовые документы, регулирующие основные вопросы работы с персоналом?
На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.
Общие сведения
Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.
Задачи делопроизводства
Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:
Для чего нужны кадровые документы?
Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании - упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.
Виды бумаг
В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:
- Штатное расписание.
- График отпусков.
- Правила внутреннего распорядка на предприятии.
- Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
- Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
- Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.
Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов. 
Личный состав
Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:
- Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
- Информационно-расчетные документы.
- Официальную внутреннюю переписку.
- Книги/журналы регистрации и учета.
Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.
Распорядительные бумаги
Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем - это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:
Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.
Информационно-расчетная категория
Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:
- личная карточка;
- табель по учету рабочего времени;
- штатное расписание;
- личное дело.
Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения. 
Внутренняя переписка
Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.
Книги контроля и учета
Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:
Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие - разрабатываются самой компанией.
Все ли бумаги необходимы?
Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:
- Зависящие от специфики деятельности фирмы.
- Рекомендованные.
- Обязательные.
Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания - из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее. 
Восстановление бумаг
Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.
Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.
Если рассматривать работу с сотрудниками организации целостно, используя при этом такие философские категории, как форма и содержание, то управление персоналом можно представить как содержание, а кадровое делопроизводство - как форму кадровой политики организации. Эти содержание и форма не могут существовать друг без друга. Посмотрим, как можно выстроить эффективную текущую работу с персоналом, учитывая специфику предприятия и характер работы сотрудников.
Компания нашла подходящего работника. Далее специалистам кадровой службы нужно грамотно оформить его. Ведь при неполном или неправильном ведении кадрового делопроизводства организация подвергается финансовым рискам, а при этом руководителя предприятия может ожидать внушительный персональный штраф.
Если кадровая политика компании характеризуется экономией на издержках и значительной текучестью персонала (особенно рабочих), то необходимо уделить большое внимание и вопросу оптимизации кадрового администрирования, повышению эффективности работы кадровой службы. Именно такая задача была поставлена начальнику отдела кадров группы охранных организаций 1 .
Сторителлинг, или Истории компании как
Предпосылки к внедрению проекта
В 2012 г. группа компаний насчитывала 500 человек. Кадровым делопроизводством занимались трое работников отдела кадров (два специалиста и начальник). Специальных документов, которые регламентировали бы работу отдела, не было, все делалось по устной договоренности. Учет вели в стандартной программе «1С». С каждым сотрудником работали персонально. Люди приносили свои заявления непосредственно в отдел кадров. Здесь осуществлялись их прием на работу и увольнение. Сотрудники проходили и ждали, когда кто-нибудь из специалистов освободится, скопирует их документы, введет данные в «1С», распечатает нужные бумаги, затем подписывали документы и знакомились с локальными нормативными актами под роспись…
С получением организацией заказа в начале 2013 г. отдел подбора в течение полугода обеспечил приток работников, в связи с этим численность штата увеличилась до 3 тыс. человек. Состав сотрудников был следующим: 100 человек - административно-управленческий персонал, 2900 - рабочий персонал (охранники и контролеры). Текучесть среди рабочего персонала составляла 10%.
В организации применялся вахтовый метод работы, каждые две недели происходила перевахтовка: массовое увольнение сотрудников, отработавших вахту и не желающих трудиться дальше, и массовый прием на работу вновь прибывших людей. В день приходилось оформлять до 50 приемов и столько же увольнений (для сравнения: в обычные дни оформляется 10–15 приемов и столько же увольнений).
Помимо оформления приемов (до 300 в месяц) и увольнений (столько же) в функции отдела входило: оформление отпусков (до 200 в месяц); выдача сотрудникам справок с места работы и копий трудовых книжек (до 100) по их запросу; организация оформления банковских карт для получения зарплаты (до 300 в месяц); документальное сопровождение перемещения сотрудников с одного объекта охраны на другой (до 500 в месяц); оформление новых трудовых книжек (около 80 ежемесячно); сбор сведений для руководства об инструментах подбора персонала (откуда кандидаты узнали о наличии вакансий) и причинах увольнения; составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов о численности, приеме и увольнении сотрудников.
Отдел кадров взаимодействовал со службой охраны (подразделением, осуществлявшим непосредственно охрану объектов и имеющим следующую структуру: начальник управления охраны, заместители начальника, начальники направлений, старшие смены, охранники и контролеры), а также с бухгалтерией. При этом сохранялся прежний порядок работы (отсутствие регламентов, учет в стандартной программе «1С», персональная работа с каждым из работников). Заявления сотрудников из управления охраны передавались без фиксирующих документов и нередко терялись, возможность проверить, были ли они переданы, отсутствовала. Рабочие часто заходили в отдел кадров и сами передавали свои заявления без какой-либо фиксации. Таким образом, формат и срок передачи документов работниками отдела кадров в бухгалтерию были произвольными.
Несмотря на пополнение отдела кадров тремя специалистами (теперь их стало пятеро, не считая начальника), было очевидно, что подразделение по-прежнему не справляется с работой. Это проявлялось в следующем. В дни перевахтовки сотрудники задерживались на работе до 22:00, в обычные дни - до 20:00, за что регулярно выплачивались сверхурочные. В течение полугода никто не ходил в отпуск, т. к. не было возможности. Текучесть работников отдела кадров повысилась: за последние полгода сменилось три человека. Со стороны бухгалтерии ежедневно поступали жалобы. Ошибки в документах (бумажных или электронных) составляли 18–20%, нарушение сроков предоставления документов (приказов об отпусках и увольнениях, документов на изготовление банковских карт и пр.) - 20–25%. Появились жалобы со стороны службы охраны (на долгое оформление приема и увольнения сотрудников, задержку с исполнением запросов, потерю поданных заявлений, несвоевременное оформление отпусков и справок). Все это способствовало возникновению конфликтов между специалистами-кадровиками, а также между отделом кадров, бухгалтерией и службой охраны. Работники организации, как настоящие, так и бывшие, стали обращаться в трудовую инспекцию и суд с заявлениями о некачественном и несвоевременном оформлении документов.
Внедрение основных принципов работы отдела кадров
Новому начальнику отдела кадров была поставлена задача: наладить эффективную работу вверенного ему подразделения без увеличения бюджета на заработную плату работникам. В рамках данной задачи предстояло прекратить поступление жалоб со стороны службы охраны и бухгалтерии, добиться оформления документов в установленные законодательством сроки, исключить жалобы работников руководству и проверяющим органам по поводу неудовлетворительного оформления кадровых документов.
Для изучения обстановки начальник попросил своих подчиненных в течение двух недель (в межвахтовый период и во время перевахтовки) трудиться по-прежнему. Увидев все перечисленные проблемы и приняв во внимание требование руководства не увеличивать численность сотрудников отдела кадров, начальник выбрал интенсивный путь изменения работы, а именно максимальное сокращение времени обработки документов за счет снижения непродуктивных временных затрат. При этом были разработаны следующие принципы деятельности отдела:
- поточное делопроизводство;
- работа с непосредственными руководителями сотрудников;
- регламентирование деятельности отдела кадров;
- максимальная автоматизация задач, решаемых с применением программы «1С».
Рассмотрим, как происходило внедрение указанных принципов в рабочий процесс и какой был получен эффект.
Поточное кадровое делопроизводство
Одно дело - сварить кашу на одну семью и совсем другое - на роту солдат: дело одно, но подходы разные. Так и с делопроизводством: одно дело - вести его в компании с численностью штата 100 человек и текучестью персонала 10% в год и совсем другое - в компании с численностью штата 3 тыс. человек и текучестью 10% в месяц.
Сущность поточного кадрового делопроизводства заключается в непрерывном (как на конвейере) оформлении документов. То есть специалист оформляет не одно увольнение и потом один прием на работу, а большое количество однотипных документов в конкретный период времени. При этом он выполняет подряд множество однородных операций, сосредоточиваясь на этом и не отвлекаясь на другие вопросы.
Наблюдая за работой подчиненных, начальник отдела кадров отметил непродуктивную потерю времени. В связи с этим были выявлены проблемы, снижавшие эффективность использования времени, и приняты меры по их устранению (табл. 1) .
Таблица 1. Мероприятия по внедрению принципа поточного делопроизводства
| Проблемы (как было) | Решение проблем (как стало) |
| Раньше в отделе кадров было шумно. Одновременно принималось на работу или увольнялось примерно шесть человек. Специалисты часто ошибались при введении в программу персональных данных, что вызывало недовольство со стороны бухгалтерии. Вахтовые рабочие - специфическая категория работников. Не все из них успевают принять душ после поезда, далеко не каждый приятен в общении. При оформлении до сотни таких работников в день у специалистов отдела кадров довольно быстро наступало профессиональное выгорание | Теперь работники не заходят в отдел кадров, а ожидают своей очереди в фойе. Специалисты выходят к ним через каждые полчаса в межвахтовый период и через каждые 15 мин. в дни перевахтовки, собирают документы на прием и увольнение, отвечают на вопросы. Для этого в фойе были размещены предупреждающие плакаты «Ожидайте своей очереди в коридоре, к Вам выйдут». Дежурные по этажу и начальники службы охраны предупреждены о введении такого порядка. Работников, которые все же пытаются пройти в кабинет, строго останавливают. По мере готовности документов специалисты отдела кадров выходят к работникам, последние подписывают и забирают их |
| Работники отдела кадров часто отвлекались от ввода данных, выполняя работу, не требующую специальной квалификации (сбор и копирование документов). Это снижало точность ввода данных, вызывая жалобы со стороны бухгалтерии | В межвахтовые дни свободные специалисты по очереди выходят к работникам за документами. Во время перевахтовки назначается дежурный, который только собирает документы и копирует необходимые бумаги, другие работники этим не занимаются, а сосредоточиваются на вводе данных. В задачи дежурного входит проверка заполнения кандидатом анкеты и наличия необходимых документов. Затем все документы одного работника складываются в отдельный пакет, а собранные пакеты (8–10 штук) заносятся в кабинет. Дежурный делает копии документов для личных дел и раздает их специалистам. При увольнении проверяется оформление заявления, уточняется наличие банковской карты для получения зарплаты, оформляется обходной лист |
| Раньше трудовые книжки и личные дела хранились в кабинете беспорядочно (документы уволенных вперемешку с документами работающих сотрудников), что усложняло их поиск. Личные дела неделями лежали в коробках не разобранными по начальным буквам фамилий | В хранении трудовых книжек наведен порядок. Теперь они рассортированы по организациям (по начальным буквам). Специально отобраны трудовые книжки уволенных (и не получивших документы) и отсутствующих работников, для того чтобы они не осложняли поиск. Отдельно хранятся личные дела работающих, уволенных и отсутствующих сотрудников, все они разложены по начальным буквам фамилий. Согласно введенному правилу все трудовые книжки и личные дела работников раскладываются по местам не позднее чем через неделю после оформления |
| Раньше шкафы с трудовыми книжками находились в соседнем помещении. Личные дела были расставлены только по организациям (вперемешку работающих и уволенных сотрудников) | Теперь шкафы с трудовыми книжками и используемыми личными делами находятся в кабинете специалистов, а личные дела отсутствующих и уволенных - в соседнем архивном помещении. Это позволило сократить время на передвижение специалистов и поиск документов конкретных работников |
| Собранные у сотрудников трудовые договоры на следующий день подписывались у главного руководителя, а потом раздавались непосредственным руководителям для подписания работниками и передачи им одного экземпляра. Второй экземпляр подлежал хранению в организации. Однако договоры часто терялись и не поступали к работникам (что вызывало их недовольство) или в отдел кадров (что является нарушением кадрового делопроизводства) | Теперь доверенность на подписание трудовых договоров выдается заместителю руководителя, который в период перевахтовки постоянно находится в своем кабинете и подписывает их. В эти дни специалисты отдела кадров беспрепятственно заходят к нему в кабинет в течение всего дня, подписывают договоры и отдают работникам их экземпляр. Сотрудники перестали жаловаться на отсутствие договоров, все экземпляры, предназначенные для хранения в организации, имеются в наличии |
| Процесс заполнения трудовых книжек (до 300 в месяц) является весьма трудоемким, не допускает исправлений, требует повышенного внимания и сосредоточенности | С учетом того, что в большинство трудовых книжек вносятся стандартные записи, были изготовлены штампы наименований всех организаций холдинга, а также штампы: «Трудовой договор расторгнут», «Принят на должность охранника», «Принят на должность контролера», «Копия верна», «Генеральный директор Иванов А.А.», «Работает по настоящее время» и т. п. |
| Заявления на отпуск (не по графику) и выдачу справок поступали ежедневно. Непосредственным руководителям часто приходилось выяснять, оформлены ли отпуска. При этом они нередко предъявляли претензии по поводу их несвоевременного оформления | Теперь сбор заявлений на отпуск и выдачу справок осуществляется в строго определенные дни - дважды в месяц с 1-го по 6-е и с 15-го по 21-е число. Заявления на отпуск накапливаются, передаются в отдел кадров и оформляются в строго определенное время (согласно графику работы отдела). В иное время заявления не принимаются. После оформления всех отпусков формируется отчет, который затем поступает в службу охраны на согласование. После согласования отчета претензии по оформлению отпусков не принимаются |
| Работники часто затруднялись с оформлением письменных заявлений, неверно и медленно составляли их | Разработанные бланки заявлений в отдел кадров требуют лишь проставления фактических данных и подписи работника. Это значительно ускоряет процесс оформления |
| Ранее использовалась единая анкета для приема на работу и рабочих, и работников управленческого персонала (опыт предыдущей работы, образование и т. д.). Направление на работу и согласие на обработку персональных данных заполнялись на отдельных листах, рабочие путались, документы терялись | Анкета переделана, теперь рабочие вносят в нее только самую необходимую информацию, что значительно ускоряет данную процедуру. Также в анкету включены направление на работу от службы охраны и согласие на обработку персональных данных |
| Информацию об инструментах подбора работника (ответ на вопрос о том, откуда он узнал об имеющейся вакансии) специалисты отдела кадров получали устно. Рабочие часто затруднялись с объяснением, а специалисты забывали о полученной информации | В анкету для рабочих введен вопрос: «Откуда Вы узнали об имеющейся вакансии?» Вслед за ним перечислены источники информации. Работнику остается лишь отметить нужное. Теперь при введении данных в программу специалист отдела кадров опирается на документ, а не на устное сообщение |
| Внедряемые новшества нужно было донести до непосредственных руководителей службы охраны | В компании организовано регулярное (еженедельное) обучение непосредственных руководителей грамотной подаче документов (с соблюдением установленных сроков и формы), а также предусмотрено консультирование тех, кто обращается в индивидуальном порядке |
Работа с непосредственным руководителем
От персональной работы с каждым сотрудником пришлось отказаться. Был совершен переход к концепции работы с непосредственными руководителями. Таковыми являются старшие смены и начальники направлений охраны. С рабочим персоналом работники отдела кадров контактируют только при приеме и увольнении. Это согласовано с руководством службы охраны, т. к. требуется их содействие. Для реализации данного принципа проводятся специальные мероприятия (табл. 2) .
Таблица 2. Мероприятия по внедрению принципа работы с непосредственными руководителями
| Проблемы (как было) | Решение проблем (как стало) |
| После оформления трудоустройства работники не знали, на какой объект им нужно следовать, и задавали соответствующие вопросы работникам отдела кадров | Теперь работникам выдаются памятки с краткой инструкцией по запросу на оформление документов. В них непосредственные руководители указывают адрес объекта, на который должен проследовать работник, а также свои Ф. И. О. и номер телефона |
| Работники часто сами приносили в отдел кадров свои заявления. Документы от службы охраны принимались без фиксации и установления сроков. Возможность проверки передачи документов отсутствовала | Все документы на оформление принимаются от непосредственных руководителей по реестру со специальными разделами. В этот реестр руководители вписывают Ф. И. О. человека, подавшего документы, и расписываются в получении. Реестр формируется ежедневно. На следующий день строго в 9:00 заместитель начальника приносит реестр и документы и передает их под роспись начальнику отдела кадров. Теперь каждый желающий может легко найти запись о конкретном заявлении |
| Ранее приказы на отпуск, справки и иные документы для подписания работниками и выдачи им на руки из отдела кадров хаотично забирали сами работники или их непосредственные руководители | Закуплены канцелярские лотки по количеству направлений и размещены в виде этажерки в помещении службы охраны. Сотрудники отдела кадров раскладывают в них оформленные документы, которые должны быть подписаны работниками и выданы им. Руководители управления охраны берут эти документы из лотков в удобное для них время, не беспокоя работников отдела кадров |
| Работники постоянно задавали вопросы по существу работы, оформлению отпусков, увольнению, оплате труда, получению справок и т. д. Специалисты отдела кадров тратили много времени на их консультирование лично и по телефону | Ответы на вопросы, с которыми работники раньше обращались в отдел кадров, теперь стали зоной ответственности непосредственных руководителей. Рабочие перенаправляются за информацией в помещение службы охраны (о чем сообщается в размещенных объявлениях). Работники отдела кадров больше не дают каких-либо разъяснений. Это касается и телефонных звонков |
Регламентация деятельности отдела кадров
Совместно со всеми был принят принцип регламентации работы отдела кадров и нормативного оформления его взаимоотношений с бухгалтерией и службой охраны. Это потребовало разработки и внедрения ряда корпоративных регламентов. После изучения особенностей взаимодействия отделов начальником отдела кадров был предложен регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны и регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров, где строго описывались сроки предоставления документов.
Разработан стандарт кадрового документооборота с образцами оформления документов; составлен график деятельности отдела, задающий определенный ритм работы и периоды оформления тех или иных документов; подготовлена пошаговая инструкция работы в программе «1С» по основным процедурам оформления в той модификации, которая используется в организации; составлен перечень отчетов отдела кадров с указанием ответственных лиц (неопределенность в этом вопросе устранена); разработана схема основных бизнес-процессов по оформлению трудовых отношений (увольнения, приема, кадровых перемещений, отпусков), отражающая последовательность работы всех задействованных отделов.
В ходе реализации проекта подготовлены следующие нормативные акты:
- Корпоративный стандарт кадрового делопроизводства.
- Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны (приложение 1) .
- Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров (приложение 2) .
- Регламент составления отчетов отделом кадров (приложение 3) .
- Перечень отчетности. Инструкция по работе с программой «1С».
- Описание бизнес-процессов оформления трудовых отношений.
Проекты регламентов были согласованы с заинтересованными отделами и руководством.
Максимальная автоматизация операций, выполняемых в «1С»
Следующей идеей была дополнительная автоматизация в программе «1С» с целью уменьшения количества документов, оформляемых в Word и рукописно. В процессе определения требующих автоматизации операций участвовал весь отдел. Работники активно предлагали автоматизировать то одно, то другое. Однако все это требовало определенных материальных затрат. В штате организации имеется программист «1С». Для его привлечения к данному проекту руководство попросило определить продолжительность отвлечения данного сотрудника, с тем чтобы рассчитать предстоящие затраты. В результате совместно с этим специалистом были определены план автоматизации и количество необходимых часов работы (табл. 3) .
Таблица 3. Перечень автоматизированных задач и продолжительность работы над ними
| № | Формы, предусмотренные для автоматизации выполнения операций | Достигнутый эффект | Время, затрачиваемое на выполнение операций, ч. |
| 1 | Предусмотрены формы трудовых договоров с возможностью выгрузки из программы договора с персональными данными работника, реквизитами организации, условиями оплаты (окладом, тарифной ставкой), условиями работы (вахтовый метод или сменный режим), возможностью выбора категории сотрудников («охранник вахты», «охранник смены», «контролер вахты», «контролер смены», «специалисты и руководители») и параметра работы («основная/сменная») | В организации утверждены образцы трудовых договоров для каждой категории сотрудников с учетом специфики работы. Выгрузка готовых трудовых договоров из «1С» позволяет исключить ошибки при заполнении трудовых договоров, сокращает время на оформление трудоустройства | 8 |
| 2 | К документу «Прием на работу в организацию» предусмотрена форма «Опись документов», которая содержит наименование организации, Ф. И. О. сотрудника и перечень документов в его личном деле | Исключает заполнение описи документов в личном деле вручную, ускоряет оформление трудоустройства | 2 |
| 3 | К справочнику «Сотрудник организации» предусмотрена форма «Справка с места работы», которая содержит фирменный бланк организации, Ф. И. О. сотрудника, должность, дату приема (для работающего) и увольнения (для уволенного), номера и даты Приказа о приеме (увольнении) | Избавляет от заполнения справок вручную, ускоряет подготовку документов | 2 |
| 4 | К Приказу о приеме предусмотрена форма «Приемная записка», которая нужна для оформления сотрудника в других отделах. Форма содержит Ф. И. О. сотрудника, наименование организации, должность, сведения о трудовой книжке (для лицензионного отдела), перечень отметок отделов. Заведен специальный реестр для внесения данных о трудовой книжке | Избавляет от заполнения приемной записки вручную, ускоряет подготовку документов | 4 |
| 5 | К Приказу о приеме предусмотрена форма «Заявление об удержании за трудовую книжку» (Ф. И. О. сотрудника и текст заявления) | Предусмотрена в связи с оформлением большого количества новых трудовых книжек. Избавляет от заполнения заявлений вручную, сокращает время на оформление трудоустройства | 2 |
| 6 | К документу «Кадровое перемещение в организации» предусмотрены две формы дополнительного соглашения (об изменении должности и об изменении заработной платы) | Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление переводов и перемещений | 2 |
| 7 | К Приказу о приеме предусмотрена форма «Обложка трудовой книжки». В отчете выбираются три работника, на печать посередине листа выводятся Ф. И. О. работника и разделительные линии для разрезания. Форма распечатывается и используется в виде обложки для трудовой книжки | Разработана в связи с оформлением большого количества новых трудовых книжек. Избавляет от заполнения заявлений вручную, сокращает время на оформление трудоустройства | 3 |
| 8 | К Приказу о приеме сотрудника на работу предусмотрена форма журнала трудовых книжек с наименованием столбцов согласно журналу учета трудовых книжек. Форма разлинована соответствующим образом, размеры строк и столбцов скорректированы согласно формату журнала. Выгружаются следующие сведения: Ф. И. О., должность, дата приема на работу, номер трудовой книжки. Форма распечатывается и подклеивается в журнал | Избавляет от заполнения журнала вручную, ускоряет оформление приема сотрудника на работу | 3 |
| 9 | К Приказу о приеме сотрудника на работу предусмотрена форма «Доверенность на получение карты». Содержит данные доверенного лица (специалист отдела кадров выбирается из списка), данные доверителя, текст доверенности, реквизиты банка. Подписывается и представляется в банк для получения карты | 3 | |
| 10 | Производится выгрузка файлов банка с распределением номеров расчетных счетов по сотрудникам (для перечисления зарплаты) | Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление банковской карты для получения сотрудником зарплаты | 8 |
| 11 | Разработан специальный отчет для сбора статистики по причинам увольнения. При увольнении работника заполняется специальное поле путем выбора причины увольнения (условия труда, отношения в коллективе, заработная плата, по инициативе работодателя). Отчет содержит следующие сведения: Ф. И. О. сотрудника, направление, причину увольнения | Облегчает сбор статистических данных (достаточно поинтересоваться у работника и отметить в перечне одну из причин), позволяет сделать для руководителя выборку по любому подразделению | 4 |
| 12 | Разработан специальный отчет для сбора статистики по инструментам подбора (СМИ, Интернет, знакомые, акция «Приведи друга», агентства, работал ранее и вернулся). Отчет содержит следующие сведения: Ф. И. О. сотрудника, направление, инструмент подбора | Облегчает сбор статистических данных (достаточно поинтересоваться у работника и выбрать в перечне одну из причин), позволяет сделать для руководителя выборку по любому подразделению | 4 |
| 13 | Предусмотрена форма отчета по проведению акции «Приведи друга» с указанием Ф. И. О. премируемого сотрудника и Ф. И. О. привлеченного сотрудника. Формируется путем выбора инструмента подбора. В графе «Акция» имеется дополнительное поле «Выбор рекомендовавшего сотрудника» | Облегчает сбор статистических данных, избавляет от заполнения вручную списка сотрудников для премирования по акции «Приведи друга» | 4 |
| 14 | Автоматизирован расчет компенсации отпусков. При исчислении срока работы, дающего право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до одного месяца. Под половиной месяца понимается период, равный 15 дням | Поскольку программа «1С» не учитывала данные положения, имел место частый возврат документов из бухгалтерии и пересчет компенсации вручную. Автоматизация данной операции сокращает количество случаев возврата документов, ускоряет оформление увольнения сотрудника | 5 |
| 15 | К перечню отпусков добавлено наименование «Дополнительные отпуска». Дни проставляются вручную, оплата определяется по среднему заработку | Дополнительная автоматизация проведена в связи с наличием филиала в местности с дополнительным отпуском, а также работников, имеющих право на дополнительный отпуск (ликвидаторов Чернобыльской аварии, родителей ребенка-инвалида и др.). Избавляет от оформления таких отпусков вручную | 3 |
| 16 | При приеме сотрудника на работу адрес регистрации автоматически заносится в адрес проживания (по умолчанию). Если имеется второй адрес, то он вносится вручную | Избавляет от повторного занесения адреса, ускоряет оформление приема сотрудника на работу | 1 |
| 17 | В список приказов о приеме на работу, об увольнении, отпуске, кадровом перемещении добавлен столбец «Направление» с указанием Ф. И. О. сотрудника | Поскольку в организации много подразделений, именуемых направлениями, для ведения статистического учета и подготовки отчета необходимо знать, в какое из них (на какое направление) принимается работник. Автоматизация исключает поиск сотрудника по направлениям вручную и ускоряет сбор статистических данных | 3 |
| 18 | При оформлении табеля автоматически проставляется реквизит «Руководитель», «Ответственное лицо» (путем выбора из списка) | Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление увольнения сотрудника | 1 |
| 19 | Список локальных актов, с которыми знакомится работник, включен в форму трудового договора с дополнительным реквизитом «Подпись». Исключено ознакомление сотрудника на отдельном листе или в специальном журнале | Избавляет от оформления дополнительного документа либо ведения журнала, ускоряет оформление трудоустройства сотрудника | 2 |
| 20 | К вкладке «Сотрудник» добавлена вкладка «Параметры», в которой предусмотрены флажок «Особый» и соответствующее описание, а также флажок «Отсутствующий» и соответствующее описание. Сотрудники, помеченные флажком «Особый», выделяются в списке синим цветом, флажком «Отсутствующий» - красным | Среди рабочего персонала немало сотрудников, которые покидают свое рабочее место без оформления увольнения. Теперь их учет налажен, они выделены в списке цветом и исключаются из статистических отчетов по работникам организации. Среди рабочих имеются такие, на которых надо обратить особое внимание (беременные женщины, осужденные работники, инвалиды и пр.). Они выделены в списке цветом, это помогает учитывать их особенности | 3 |
| 21 | Заведен специальный справочник тарифов (каждому объекту соответствует свой тариф), определяемых путем выбора соответствующего объекта | Заведен с целью исключения проставления тарифной ставки вручную. Исключает ошибку при определении тарифа, ускоряет оформление трудоустройства работника | |
| 22 | Организована проверка введенных данных на предмет допущенных ошибок. При клике «Сформировать отчет о проверке» выдается таблица с указанием неверно заполненных полей (с лишними пробелами, неправильным количеством цифр, лишними знаками). Организована проверка на предмет отсутствия тарифной ставки. Если сотруднику не определена тарифная ставка, программа сообщает об этом | Поскольку большое количество документов повышает вероятность ошибки, для снижения влияния человеческого фактора введены специальные проверки | 4 |
| 23 | Предусмотрено сообщение о вводе одинаковых Ф. И. О. разных сотрудников. При вводе персональных данных программа предлагает проверить, новый это сотрудник или уже работающий в организации | При большом количестве сотрудников возрастает вероятность появления однофамильцев и тезок. Специальная проверка исключает путаницу | 3 |
| 24 | Предусмотрен запрет на использование одного и того же табельного номера при одновременной работе пяти человек в одной и той же базе (стандартная программа это позволяла) | При работе в программе одновременно пяти человек один и тот же табельный номер присваивался нескольким сотрудникам, что вызывало жалобы со стороны бухгалтерии, т. к. работника невозможно было идентифицировать. Теперь подобная ошибка исключена | 4 |
| Итого часов работы по дополнительной автоматизации | 78 |
Расходы на внедрение автоматизации составили: 150 тыс. у. е.: (заработная плата программиста) / 168 (количество рабочих часов в месяце) x 78 = 69 640 у.е.
Экономия от оплаты сверхурочных работникам отдела кадров после внедрения всех мероприятий составила:
72 часа (на протяжении месяца 3 работника задерживались 3 раза в неделю на 2 часа) x (42 тыс. у. е. (заработная плата специалиста отдела кадров) / 168 (количество рабочих часов в месяц) = 18 тыс. у. е. в месяц.
Таким образом, затраты окупились уже через четыре месяца.
Внедрение мероприятий продолжалось в течение полугода, при этом все четыре принципа внедрялись параллельно.
Результаты проекта
В результате проведенных мероприятий практически прекратилось поступление жалоб со стороны службы охраны (не более одной в месяц), 96% документов оформляется качественно, 98% - в установленный срок. Существенно снизилось количество жалоб со стороны бухгалтерии (2–4%), работники перестали обращаться в проверяющие органы (за последние полгода не поступило ни одной жалобы). Через полгода после внедрения мероприятий показатели остаются стабильными, требуется только соблюдать внедренные принципы работы.
Приложение 1. Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны (фрагмент)
Данный регламент разработан с целью определения порядка взаимодействия между отделом кадров и службой охраны.
1. Порядок взаимодействия при оформлении приема сотрудника на работу
1.1.Начальники отделов/отделений/участков (далее - руководители) службы охраны после согласования приема работника на работу в обязательном порядке заполняют следующие разделы Анкеты работника:
1.2.Для заполнения раздела «Проверка документов (подпись должностного лица)» руководители направляют работника к генеральному директору либо к начальнику службы охраны.
1.3.В случае повторного трудоустройства работника отдел кадров направляет работника к начальнику службы охраны для согласования повторного приема.
1.4.После согласования приема работника руководители в обязательном порядке заполняют следующие разделы Памятки для работника:
После оформления Работник направляется
1.5.Отдел кадров предоставляет службе охраны списки числящихся в штате сотрудников 3-го и 17-го числа месяца.
1.6.Служба охраны в срок до 4-го и 18-го числа текущего месяца представляет в отдел кадров отчет о числе основных работников и подработчиков, находящихся на постах.
2. Порядок взаимодействия при оформлении отпусков, справок, больничных для работников
2.1.Заявления на отпуска (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) подаются в отдел кадров службой охраны не позже, чем за 10 календарных дней до начала отпуска.
2.2.Заявления на предоставление справок и копий документов подаются службой охраны в отдел кадров (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) не позднее чем за 3 рабочих дня до необходимой даты предоставления. Срок подготовки справок и копий отделом кадров - 3 рабочих дня.
2.3.Период подачи заявлений на отпуска - с 1-го по 6-е число месяца и с 15-го по 21-е. Период предоставления заявлений на справки - с 1-го по 10-е и с 15-го по 25-е число месяца.
2.4.На заявлении на отпуск проставляют визу согласования руководитель отдела и заместитель начальника службы охраны. Отпуск предоставляется при отработке работником не менее 6 месяцев.
2.5.Отдел кадров представляет службе охраны по электронной почте список отпусков на согласование в срок до 8-го и до 24-го числа месяца. Служба охраны проверяет список отпусков в течение одного рабочего дня, в случае несогласия представляет соответствующие сведения, при согласии - согласовывает список по электронной почте.
2.6.Листы нетрудоспособности предоставляются службой охраны в течение двух рабочих дней после получения от работника.
3. Порядок взаимодействия при оформлении увольнений
3.1.Заявления об увольнении (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) оформляются на рабочем месте в течение вахты, визируются начальником отдела и передаются управлением охраны либо работниками в отдел кадров. В случае явки в офис для написания заявления работник получает у оперативного дежурного бланк и визирует заявление в управлении охраны у начальника отдела (заместителя начальника управления охраны). Затем заявление передается работником непосредственно в отдел кадров. Начальники отделов (заместители начальника службы охраны) проставляют количество отработанных смен, дату последней смены и тариф, а также визируют заявление.
3.2.Обходной лист (утвержденный бланк) выдается работнику оперативным дежурным при явке для оформления увольнения. Работники визируют обходной лист у оперативного дежурного, в лицензионно-разрешительном отделе и в административном управлении.
3.3.При увольнении в течение вахты обходной лист визируется начальником отдела при согласовании заявления работника и представляется в отдел кадров. В период перевахтовки обходные листы визируются управлением охраны и сдаются 3-го и 18-го числа месяца в отдел кадров.
4. Порядок взаимодействия при кадровых перемещениях
4.1.Кадровые перемещения внутри организации (с объекта на объект, с направления на направление) осуществляются на основании служебных записок начальников отделов/отделений.
4.2.При невыходе сотрудника на работу в течение периода, превышающего один месяц, управление охраны подает служебную записку о его переводе в категорию «Отсутствующие».
4.3.При возврате сотрудника управление охраны подает служебную записку о его направлении на объект в течение трех рабочих дней с момента выхода.
7. Порядок передачи документов между отделом кадров и управлением охраны
7.1.Передача заявлений на отпуска, справки, листы нетрудоспособности, заявления на увольнения в период вахты собираются заместителем службы охраны в течение дня и передаются в отдел кадров до 10:00 следующего дня по реестру под роспись.
7.2.Документы, подготовленные для подписи работниками, передаются отделом кадров в управление охраны в лотках (по направлениям) по реестру под роспись.
Приложение 2. Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров
ДАННЫЙ РЕГЛАМЕНТ РАЗРАБОТАН С ЦЕЛЬЮ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОРЯДКА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ И БУХГАЛТЕРИИ.
1.Оформление документов в базе «1С» работниками отдела кадров должно осуществляться в день их поступления. Информация по лицевым счетам работников в базе «1С» заполняется отделом кадров при получении банковской карты, но не позднее следующего рабочего дня.
2.Документы передаются отделом кадров в бухгалтерию в определенные сроки.
2.1.Документы на оформление отпуска передаются не позже, чем за пять рабочих дней до начала отпуска, согласно перечню и требованиям к заполнению.
2.1.1.Приказ на отпуск (копия) подписывается генеральным директором.
2.2.Документы на оформление увольнения передаются не позже чем за три рабочих дня до дня увольнения согласно перечню и требованиям к заполнению.
2.2.1.Приказ на увольнение (копия) подписывается генеральным директором.
2.2.2.Должен быть заполнен обходной лист.
2.2.3.Должен быть заполнен табель за текущий месяц.
2.2.4.Должно быть в наличии заявление работника с указанием лицевого счета (в случае отсутствия банковской карты в рамках зарплатного проекта), в исключительных случаях - заявление работника на выплату из кассы только при согласовании с главным бухгалтером.
2.3.При увольнении работника день в день (согласно дате заявления) документы по списку, указанному в п. 2.2, должны быть предоставлены не позднее 15:00 текущего дня.
2.4.Документы на оформление больничного листа должны быть переданы не позднее дня поступления в отдел кадров.
2.5.Табель учета рабочего времени для начисления и выплаты заработной платы за текущий месяц должен быть передан в срок, оговоренный отдельным локальным нормативным актом организации, утверждаемым не позднее первого рабочего дня текущего месяца.
4.К передаче документов отдела кадров в бухгалтерию предъявляются определенные требования.
4.1.Работники отдела кадров передают документы согласно реестру (приложение 1 к настоящему регламенту) ежедневно в 12:00 и 15:00. Реестр оформляется в двух экземплярах: один - для отдела кадров, второй - для бухгалтерии.
4.2.Документы отдела кадров с занесением соответствующих данных в базу программы 1С ЗУП должны быть оформлены своевременно и качественно.
4.3.При нарушении срока передачи документов к реестру прилагается служебная записка, заверенная руководителем отдела кадров, с обоснованием причин.
4.4.При обнаружении ошибок или наличии прочих замечаний к представленной/внесенной в «1С» информации документы возвращаются на доработку по реестру согласно приложению 1 с указанием соответствующих замечаний.
Приложение 3. Регламент составления отчетов отделом кадров
| № | Периодичность | Дата, время | Наименование | Адресат | Ответственный |
| 1 | Ежедневно | 9:30 | Отчет по приему и увольнению | По рассылке | Начальник группы № 1 |
| 2 | Еженедельно | Понедельник, 9:30 | Отчет по приему по дням недели | Руководитель | |
| 3 | Еженедельно | Понедельник, 9:30 | Отчет посещаемости | Руководитель | |
| 4 | Еженедельно | Понедельник, 9:30 | Отчет по выданным картам | Руководитель | |
| 5 | Ежемесячно | До 5-го числа следующего месяца | Отчет об уволенных, принятых, переведенных сотрудниках АУП | Главный бухгалтер | |
| 6 | Два раза в месяц | По отдельному приказу | Табели учета рабочего времени | Главный бухгалтер | |
| 7 | Ежемесячно | 2-го числа до 16:00 | Отчет для отдела подбора | Начальник отдела подбора | Начальник группы № 2 |
| 8 | Еженедельно | 9:30, понедельник | Отчет по общей численности и плану набора | Руководитель | |
| 9 | Два раза в месяц | 12-го, 22-го, 2-го числа месяца | Отчет по заведенным трудовым книжкам | Бухгалтерия | |
| 10 | Два раза в месяц | 3-го и 17-го числа месяца | Списки сотрудников (Ф. И. О.) по направлениям | Служба охраны - по рассылке | |
| 11 | Два раза в месяц | 8-го и 24-го числа месяца | Сведения об оформленных отпусках (Ф. И. О.) по подразделениям | Служба охраны - по рассылке | |
| 12 | Два раза в месяц | 5-го и 18-го числа | Отчет по перевахтовке | Руководитель | |
| 13 | Ежемесячно | До 3-го числа следующего месяца | Отчет по итогам работы за месяц | Руководитель | Начальник отдела кадров |