Что проверяет трудовая инспекция в году. Что проверяет трудовая инспекция при проверке. Частота проведения плановых проверок

Компании, в которой работает хотя бы один сотрудник, нужно быть готовой к проверке трудовой инспекции. При нахождении нарушений выписываются штрафы. Если нарушения неоднократные, компанию могут временно закрыть до их устранения. Для предупреждения трат и приостановки деятельности нужно готовиться к проверкам.

Плановые и внеплановые проверки: в чем разница?

Плановая проверка осуществляется на основании плана. Она носит регулярный характер и выполняется вне зависимости от того, имеются ли жалобы на компанию. Это комплексная процедура, в ходе которой проверяются все аспекты деятельности фирмы.

Проведение внеплановой проверки обычно имеет определенные основания: жалобы трудящихся, подозрение на противозаконные действия. Процедура выполняется вне зависимости от того, когда проводилось предыдущее плановое мероприятие.

Основания для плановой и внеплановой проверки

Основания для проведения проверки изложены в статье 360 ТК РФ. Внеплановое мероприятие осуществляется при следующих обстоятельствах:

Истек срок исполнения предписания об устранении правонарушения, выданного ранее.
В трудовую инспекцию поступили жалобы на работодателя от сотрудников.
Есть сведения о том, что работодатель нарушает нормы ТК РФ.
В трудовую инспекцию поступил запрос от трудящегося на предмет проверки условий труда в компании.
Выдан соответствующий приказ руководителя инспекции, изданный на основании запросов прокурора, поручения Правительства.

Плановая проверка осуществляется раз в 3 года. Основание ее проведения – истечение 36 месяцев с даты:

осуществления последнего планового мероприятия;
регистрации ИП или ЮЛ;
подачи ИП или ЮЛ уведомления о начале работы.

ВНИМАНИЕ! График плановых проверок заранее размещается на сайте генпрокуратуры.

Что будут проверять?

В ходе мероприятия инспекторы запрашивают документацию, связанную с трудовыми взаимоотношениями. В частности, обязательно проверяют следующие бумаги:

Трудовые договоры.
Документы о трудовом распорядке.
Штатное расписание.
Внутренние акты.
и их содержимое.
Приказы об увольнении, приеме на должность и переводе на другое место, а также подписи сотрудников на них.
Учет трудовых книжек.
Приказы о сверхурочной работе, письменные согласия сотрудников.
Бумаги, связанные с трудоустройством инвалидов, лиц, не достигших 18-ти лет.
Выполнение норм охраны труда.
Положение о персональных данных трудящихся.
Документы, связанные с трудоустройством иностранцев.

Это основной перечень документации, который будет проверяться в первую очередь. При внеплановой проверке инспектор обычно запрашивает те бумаги, которые связаны с причиной жалоб на компанию.

Как подготовиться к проверке?

В статье 357 ТК РФ указаны полномочия представителей трудовой инспекции:

Право требовать от работодателей документы и сведения, нужные для исполнения надзорных функций инспектора.
Право изымать материалы и сырье, находящиеся на предприятии, для осуществления их анализа.

Часто инспекторы направляют запрос с требованием выслать документы. Бумаги нужно предоставлять в виде копий, заверенных подписью или печатью. Инспекторы не имеют права:

Запрашивать те сведения, которые не относятся к предмету проверки.
Изымать оригиналы бумаг.

Перечень основной документации, которая обычно запрашивается, изложен выше. В некоторых случаях инспекторы требуют следующие бумаги:

Листы по расчету с сотрудниками.
Бухгалтерские ведомости.
Устав ЮЛ.
Положение о ЗП.

Точный перечень бумаг определяется предметом проверки.

Самые распространенные ошибки, выявляемые при проверке

Перед проверкой имеет смысл ознакомиться с распространенными нарушениями, которые допускают работодатели, и исправить их, если они имеют место в компании. Рассмотрим типичные ошибки:

Нет всех документов, которые должны быть. К примеру, компания очень маленькая, а потому работодатель решил не заниматься с оформлением норм внутреннего распорядка. Однако данный документ необходим для организации любого размера. Часто в компании отсутствует правило выдачи расчетных документов.
Отсутствуют трудовые книжки специалистов, которые работают в организации. Эти документы неправильно хранятся (они должны находиться в сейфе работодателя).
Допущены неточности при оформлении трудового договора с сотрудником: отсутствует указание о размере зарплаты, нет подписи сотрудника.
График отпусков был подписан позднее 2 недель от начала года.
Ежегодный оплачиваемый отпуск поделен на несколько частей, но их совокупность не составляет положенных 2 недель.
Зарплата меньше МРОТ.
Зарплата, указанная не в рублях.
Деньги выдают реже, чем раз в 15 дней, и отсутствует согласие сотрудника на это в письменной форме.
Иностранцы приняты на работу по срочному договору до завершения их разрешения на труд (в этом случае предпочтительно оформление бессрочных договоров).

ВАЖНО! В рамках мероприятия проверяются не только документы. Также представители трудовой инспекции следят за своевременностью прохождения аттестаций, безопасностью трудящихся. Если того требует работа, нужно позаботиться о наличии защитных масок, перчаток и прочих защитных аксессуаров.

Как оформляются итоги проверки?

По итогам контрольного мероприятия оформляется акт в двух экземплярах. К нему могут прилагаться следующие документы:

Протоколы анализа товара, изготавливаемого на предприятии.
Итоги осуществленных экспертиз.
Предписание, в котором изложено требование о ликвидации правонарушений.
Объяснения трудящихся.
Прочие документы, которые важны в рамках проведенной проверки.

Обычно в рамках планового мероприятия оформляется больше бумаг. Связанно это с тем, что его отличает комплексный характер: проверяются все аспекты деятельности компании.

Штрафы по итогам проведенной проверки

Что будет, если трудовая инспекция найдет правонарушения? Сначала выдается предписание. Если работодатель не устраняет нарушения в течение положенного времени, выписывается штраф или деятельность компании временно останавливается. Кто обязан его выплачивать? Все зависит от внутренних правил компании. Это может быть ИП, директор, главный бухгалтер.

Рассмотрим перечень распространенных штрафов 2017 года:

Нарушение ТК РФ: 1 000-5 000 рублей для ЮЛ.
Повторное правонарушение: 50 000-100 000 для ЮЛ, 5 000-10 000 рублей для ИП.
Допуск к работе трудящегося без санитарной книжки: 10 000-20 000 рублей.
Отсутствие трудового договора или его неверное заполнение: 50 000-100 000 рублей для ЮЛ и 5 000-10 000 рублей для ИП.
Повторное уклонение от оформления ТД: 30 000-40 000 рублей для ИП и 100 000-200 000 рублей для ЮЛ. Для должностных лиц это грозит закрытием компании сроком до 3 лет.
Нарушение норм охраны труда: 2 000-5 000 рублей для ИП и 50 000-80 000 рублей для ЮЛ.
Повторное подобное правонарушение: 30 000-40 000 рублей или закрытие до 3 лет для ИП и 100 000-200 000 рублей или закрытие на срок до 3 месяцев для ЮЛ.

Чем больше ответственности лежит на руководителе или уполномоченном лице с точки зрения закона, тем больший штраф ему предъявляется.

А что на практике?

Штрафы за правонарушения немалые. Однако на практике выписываются они редко. Также редко проводится полноценная проверка трудовой инспекции. Но это не значит, что требования закона нужно игнорировать. Если инспектор найдет реальные правонарушения, наказания не избежать.

На первом этапе работодателю выдается только предписание. То есть ЮЛ или ИП предоставляется шанс на исправление. Настоящие проблемы появляются после повторного правонарушения. В этом случае придется выплачивать большой штраф. Компанию могут и вовсе закрыть.

Если к плановой проверке можно полноценно подготовиться, то внеплановое мероприятие проводится относительно внезапно. Поэтому желательно оформлять все документы правильно, заключать с каждым сотрудником трудовой договор, вводить все необходимые локальные акты. Особенно это касается организаций, которые проверяются чаще всего (к примеру, заведения общественного питания).

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
жалоба работника на нарушение трудовых прав;
запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверка кадровых документов.
Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

учредительные документы;
коллективный договор;
все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
правила внутреннего трудового распорядка;
трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
штатное расписание;
табели учета рабочего времени;
табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
табели расчета зарплаты;
больничные листы;
график отпусков;
личные карточки;
приказы о назначении на должность;
трудовые книжки;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
положение об оплате труда и премировании;
положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
меры безопасности при проведении работ;
обеспечении работников средствами защиты;
организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Проверка трудовой инспекции – это всегда мероприятие не из приятных. Будь она плановой или внеплановой, к ней необходимо правильно подготовиться. В каких случаях стоит ждать инспекторов, и как подготовиться к ней самостоятельно, расскажем в нашей статье.

Из статьи вы узнаете:

Что проверяет трудовая инспекция

Однозначно ответить на вопрос “Что проверяет трудовая инспекция?” не получится. Поскольку всё зависит, прежде всего, от вида проверки и ее основания.

Выделяют два вида проверок – это плановые и внеплановые. Плановый надзор проводится в соответствии с Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля” (далее Закон № 294-ФЗ). Такие мероприятия не могут быть чаще установленных в законе сроков.

Запланированные инспекции отражаются в специальном графике на год, который утверждается ежегодно до окончания года, предшествующего году проверки. Такой график размещается на сайтах региональных ГИТ, а также на сайте Роструда . Но вы можете скачать его в нашей статье>>>

При плановом визите инспекторы могут проверить любую сферу деятельности организации, так или иначе связанную с трудовым правом.

С 13 декабря 2019 года ГИТ может не только оштрафовать компанию на 50 тыс. руб. за задержку заработной платы, но и без суда взыскать долги. Эксперты журнала "Справочник кадровика" рассказали, как теперь инспекторы взыскивают зарплату в упрощенном порядке, и в каких ситуациях можно добиться признания решения о взыскании незаконным.

Если речь идет о внеплановой проверке ГИТ, то она носит более узкую специализацию. Основанием может быть или жалоба сотрудника, или экстраординарная ситуация, произошедшая на производстве (несчастный случай, забастовка и т.п.).

Проверки могут проводиться в выездной форме или документарной. Общий срок проведения – не более 20 рабочих дней (ч. 1 ст. 13 Закона № 294-ФЗ). Специальный срок закон предусмотрел только для плановых выездных инспекций малых предприятий – не более 50 часов, микропредприятий – не более 15 часов.

Новый регламент проверок ГИТ

В июне 2019 года был утвержден новый Административный регламент осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 г. № 160, далее Регламент). Инспекторы работают по нему с 22 октября 2019 года.

Теперь у компаний будет больше времени для подготовки к проверочным мероприятиям, поскольку, согласно новому Регламенту, их график должен быть размещен на сайтах региональных инспекций не позднее 10 ноября. Ранее такая информация размещалась до 1 декабря.

В новом году ГИТ готовит график, по-прежнему опираясь на риск-ориентированный подход (п. 2 ст. 8.1 Закона № 294-ФЗ). При применении такого подхода периодичность визитов проверяющих для различных категорий работодателей будет не одинакова. Чем больше риск нарушения трудовых прав в компании, тем чаще к вам могут наведываться.

На периодичность влияет 3 фактора:

Добросовестность компании в отношении персонала. Здесь оценивается зафиксированное количество обращений граждан с жалобами на нарушение их прав за последние 3 года, а также количество несчастных случаев на производстве. Если в инспекции таких данных на компанию нет, то коэффициент принимается равным 0.
Потенциальный вред. Этот показатель рассчитывается не для конкретного работодателя, а в целом по отрасли, поэтому как-то изменить его наниматель не в силах.
Масштаб распространения негативных последствий. Зависит, прежде всего, от величины компании, а именно – от численности работников. Чем она выше, тем больше коэффициент.

Таким образом, чем больше будет итоговый коэффициент, тем чаще к вам будут наведываться инспектора. Для компаний с высоким риском это 1 раз в 2 года, а для компаний с умеренным рисков – только 1 раз в 6 лет. Тогда как работодатели, относящиеся к группе с низким уровнем риска, проверяться и вовсе не будут.

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

В Регламенте Роструд определил, какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке (п. 13). В перечень вошли 26 видов документов. Однако это не значит, что проверяющий может потребовать любой документ из этого перечня. Не следует предоставлять документацию, если она:

не имеет отношения к теме проверки;
необязательна, так как не соответствует специфике деятельности компании;
может быть получена проверяющим в рамках межведомственного взаимодействия (п. 14 Регламента);
уже предоставлялась при предыдущей документарной проверке.

Также инспекторам теперь дана большая свобода. Они могут без решения суда взыскивать с работодателя долги по заработной плате . Для начала, при обнаружении нарушения инспектор выдает предписание на устранение с конкретным сроком его исполнения. Если требование не будет исполнено или обжаловано в 10-дневный срок, то выносится решение о принудительном взыскании зарплаты.

Если такое решение будет проигнорировано компанией, то материалы дела передаются судебным приставам.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

В графике проверок ГИТ на 2020 год отражается цель визита проверяющих. Как правило, можно встретить следующую формулировку: “Проверка соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права”.

Это означает, что инспектор при ревизии может коснуться любых моментов, связанных с кадровым делопроизводством и соблюдением трудовых прав персонала. Но только в рамках вопросов, перечисленных в проверочном листе.

При этом инспекторы могут проверять:

заключение трудовых договоров и правильность их оформления;
наличие обязательных локальных нормативных актов и штатного расписания;
правильность заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек;
наличие подписей в документах, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен письменно;
правильность оформления выходов работников в выходные, праздничные дни и сверхурочно;
соблюдение прав льготных категорий граждан;
соблюдение норм охраны труда и т.д.

Узнать включена ли ваша компания в график проверок государственной инспекцией труда на 2020 год вы можете в нашем материале: План проверок трудовой инспекции на 2020 год .

При проведении надзорных мероприятий инспектора ГИТ должны будут использовать проверочные листы (чек-листы), выходить за рамки которых не допускается. Всего их разработано 107 штук. Более подробно о чек-листах вы можете прочитать в нашем материале: Проверочные листы ГИТ .

Внеплановая проверка трудовой инспекции

Внеплановая проверка выполняется с целью выявления, подтверждения и фиксации допущенных нарушений трудового законодательства работодателем. Поэтому, даже если ваша компания не включена в график, или еще действует период надзорных каникул, визита инспекторов вам не избежать.

Внеплановая проверка трудовой инспекции может носить выездной или документарный характер и проводится в случае:

поступления жалобы от сотрудника, в том числе и уволенного;
истечения срока ранее выданного предписания об устранении нарушений;
поступления в органы прокуратуры информации об имеющихся фактах нарушений требований законодательства в организации.

О проведении выездных мероприятий руководитель компании должен быть извещен не позднее суток до ее начала. При этом законом не установлено, каким способом уведомляется работодатель. Предупреждать не будут только в случае, если допущенное нарушение угрожает жизни и здоровью работников.

В ходе документарной инспекции проверяющий направляет запрос в организацию на предоставление документов, необходимых для освещения интересующего вопроса. При выездном мероприятии инспектора осуществляют надзорные действия непосредственно в офисе компании.

Принуждение к увольнению – ответственность работодателя

Внеплановая проверка трудовой инспекции по жалобе работника

Наиболее частый повод для незапланированного визита инспекторов ГИТ – это жалоба работника. Проведения выездных мероприятий будет законным, если проверяющие предъявят руководителю свои удостоверения и заверенную копию приказа (ст. 12 Закона № 294-ФЗ).

Руководитель имеет право ознакомиться с текстом приказа и сделать его копию. В приказе отражаются не только документы, которые подлежат проверке, но и сроки её проведения.

Внимание! По новому Регламенту, если выездная проверка ГИТ проводится по согласованию с прокуратурой, инспектор обязан, кроме распоряжения и удостоверения, предоставить копии документов о согласовании.

В указанный период инспекторы вправе находиться на территории работодателя столько времени, сколько это необходимо (ч. 1 ст. 357 ТК РФ). Как правило, для них выделяется отдельное помещение, чтобы ограничить их общение с персоналом. Они вправе требовать от руководителя немедленного устранения нарушений.

Не стоит предоставлять проверяющим документы, которые они не запрашивают, поскольку это может привести к негативным последствия в случае их некорректного оформления.

Подготовка к проверке ГИТ

Когда руководителю стало известно о предстоящем визите проверяющих, необходимо провести самоконтроль внутренней кадровой документации. Это поможет избежать дополнительных штрафов.

Если внести корректировки в трудовые договора или локальные нормативные акты работодатель уже вряд ли успеет, то проверить наличие всех необходимых подписей возможно.

Для самоконтроля кадровику целесообразно использовать такой инструмент, как проверочные листы. Чек-листы размещены в свободном доступе на портале Онлайнинспекция.рф . После ответов на вопросы вы получите заключение, указывающее на имеющиеся ошибки и недочеты, которые требуется устранить. Также вам будет дано правовое обоснование, которое подтвердит факт ошибки.

Такое мероприятие позволит “подтянуть хвосты” перед визитом инспекторов и поможет избежать штрафов, которые в настоящее время достигают 50 000 руб. для первого нарушения (ст. 5.27 КоАП РФ).

Деятельность компании должна отвечать требованиям законодательства. Трудовая инспекция осуществляет контроль соблюдения работодателями требований трудового законодательства. При проверке организации выполняется регламентированная последовательность действий. Что проверяет инспекция по труду, рассказываем в статье.

Проверка предполагает, что подпадает под нее любая норма трудового законодательства. У инспектора есть правомочие требовать ему предоставить такие акты:

Кроме того, проверить требуется положение относительно начисления заработка, личные данные каждого работника. Нужно документально доказать, что все работники прочитали указанные документы. Точный перечень актов, которые должны быть проверены, зависят от того, какое основание используется для производства проверки.

Нужно понимать, как руководство организации может подготовиться к проверочным мероприятиям. Чаще всего, происходят нарушения, связанные с применением к работодателю санкций в виде штрафов. Причиной становится отсутствие необходимой документации.

В каждой компании должны быть разработаны акты локального назначения. Это касается даже самой маленькой фирмы. К примеру, это правила внутреннего трудового распорядка или положение, где прописаны личные данные каждого сотрудника.

Кроме того, есть обязанность по выдаче расчетного листа, при этом исключением не выступает ситуация, когда расчет производится в безналичной форме. Указанные акты могут быть выданы не под подпись, но работник обладает правомочием знать о начислениях. Чтобы застраховать себя руководство фирмы, как правило, формирует журнал, где фиксируются произведенные расчеты.

Руководство организации несет обязанность относительно того, чтобы хранить трудовую документацию, в том числе, книжки. Работодатели часто допускают ошибки при формировании документации базового значения.

К примеру, когда в соглашении не фиксируется ставка, применяемая для оплаты труда, в документации не проставлена подпись сотрудника. Кроме того, график отпусков может быть подписан позднее пары недель до начала отдыха.

Также руководство организации должно позаботиться о том, чтобы все положения трудового законодательства были соблюдены. Важно проведение таких мероприятий, как аттестация, организация безопасности в месте работы. В зависимости от того, где трудится гражданин, иногда требуется соблюдать конкретные условия, использовать защитные маски, перчатки. Также к числу ошибок отнесены:

деление времени отдыха на небольшие части, при этом ни одна из них не составляет более пары недель;
начисляется заработок менее МРОТ;
величина заработной платы закреплена не в рублях;
денежные средства выдаются реже чем раз в пару недель.

Кроме того, может происходить принятие на работу иностранцев на основании срочного трудового соглашения до момента пока не завершится действие разрешения на работу. Для того, чтобы директор не был привлечен к ответственности, ему нужно оформить бессрочное трудовое соглашение.

Основания для проверки

Инспекция наделена полномочиями относительно проведения проверочных мероприятий. Это касается таких ситуаций:

о том, что руководство компании нарушило положения трудового законодательства;
когда написана жалоба о том, что нарушены права трудящихся, к примеру, имеет место , проведены неверные начисления зарплаты, не выплачиваются пособий или не оплачивается работа сверхурочного типа.

Также нарушения могут быть связаны с тем, что руководство фирмы отказывается составлять соглашение, неправильное оформление трудового договора, что выражено в нарушении правомочий работника. В данном акте фактические условия трудовой деятельности могут не соответствовать положениям ТК РФ.

Локальные внутренние документы

Данная разновидность документации представлена в форме коллективного соглашения, правил, действующих внутри конкретной фирмы. Также это положение, согласно которому производится оплата трудовой деятельности, выплаты премии, положения, связанные с тайнами коммерческого типа, защита данных персонального значения.

Указанная документация должна в полной мере отвечать требованиям законодательству, не должно прописываться положений, которые ухудшали бы положение сотрудника, если сравнивать с тем, что прописано в законе.

Перечисленные бумаги нужно сравнить с трудовыми соглашениями, зачастую в них прописаны разные трудовые режимы. В одно время с трудовым соглашением формируется расписание штатного типа и положение, согласно которому производится выплата зарплаты и премии.

Проверка графика отпусков

В этом случае работники трудовой инспекции должны убедиться в том, что в последнее время все лица, работающие в компании, выходили в отпуска. При этом, не нарушены графики назначения отпуска. Внимание нужно уделить тому, как производился начисление отпускных. Если гражданину не выплачена определенная сумма, нужно сделать это немедленно.

Руководство компании должно принимать во внимание то, что график выхода в отпуск, должен утверждаться не позднее чем за пару недель до завершения календарного года. Учитывать стоит и то, чтобы длительность времени отдыха не должна быть менее той, что прописана в законодательстве.

Если сотрудники инспекции выявили, что гражданин отдыхал не по графику, к руководству фирмы применяются соответствующие санкции.

Проверка выплаты зарплаты

Сотрудники трудовой инспекции проверяют моменты, связанные с начислением и выплатой оплаты труда. Законодательство говорит о том, что выплаты должны производиться не менее пары раз за месяц. В документации, которая применяется внутри компании, указывается информация относительно того, в какое время и где выдаются средства. Кроме того, важным моментом выступает то, чтобы величина заработка составляла не менее предельного значения по региону.

В ситуации, когда руководство компании выплачивает сотрудникам премии или делает надбавки, то требуется провести документальное оформление таких начислений. Гражданам, которые уволены из штата, должны быть выплачены конкретные суммы. Они определены законом.

Также проверке подлежат сведения, связанные с охраной трудовой деятельности. На руководство компании ложится обязанность относительно того, чтобы создать безопасные условия для исполнения лицом трудовых функций. Подтвердить данный факт можно при использовании инструкций или бумаг, указывающих на проведение соответствующих мероприятий. Указанная разновидность бумаг должна быть в компании, вне зависимости от того, сколько людей работает в ней и сколько людей трудоустроено.

Инспектора проверяют такие условия:

требования, имеющие взаимосвязь с проведением обучения и инструктажа для сотрудников;
меры безопасного исполнения трудовой функции;
наличие у граждан средств, обеспечивающих безопасность.

Руководство периодически должно проводить . Это нужно для того, чтобы иметь возможность на законных основаниях начислять им льготы и выплаты компенсационного типа. Кроме того, все сотрудники должны в определенные сроки проходить обследования в организациях медицинского типа.

При производстве рассматриваемых мероприятий сотрудники уполномоченного органа могут не только проверять бумаги, а также проводить осмотры помещений компании и опрашивать работников.

Документы по охране труда

Инспекция труда при проведении проверочного мероприятия может истребовать документацию, связанную с охраной труда. В том числе:

Порядок проведения проверки

Предусматривается несколько этапов производства проверок:

Изначально фирма оповещается о том, что произойдет проверка. На трудовую инспекцию возложена обязанность относительно того, чтобы сообщать работодателю о том, что будет проведена проверка. При этом, сделать это нужно не позже чем за три дня до проверки. Это нужно сделать при помощи уведомления, которое передается под роспись.
Производится проверка актов посредством выезда сотрудников трудовой инспекции. Зачастую начало проверки связывается с запросом документации о проведении работ в компании. Сотрудники инспекции должны иметь при себе удостоверение, указывающее на наличие права проводить проверку.
У проверяющего есть правомочие относительно того, чтобы затребовать все документы, касающиеся проведения данного мероприятия. О внеплановой проверке компания уведомляется за сутки. В ходе проверки требуется соблюдать установленную длительность мероприятий. Она прописана ниже.
По результатам проведенных работ формируется пара экземпляров акта. Иногда документ формируется прямо на предприятии, однако, чаще всего, руководителя фирмы вызываются в трудовую инспекцию.

Когда члены комиссии выявили наличие нарушений, то в заключении прописывается:

суть нарушения и время его совершения;
описание действующего законодательства;
период, предназначенный для устранения нарушения (если после повторной проверки останется нарушение, к директору применяется ответственность административного типа).

У фирмы есть правомочие относительно того, чтобы подать жалобу на результаты проверки.

Действия, которые могут быть совершены участниками комиссии, отражены в постановлении Правительства РФ под No 875. К примеру, проверочные мероприятия могут реализовываться в любое время суток. При этом обязательно нужно иметь при себе удостоверение. Кроме того, можно запрашивать бумаги, которые требуется для вынесения решения о деятельности фирмы.

Срок проведения проверки

В законодательстве описывается срок, в течение которого сотрудники инспекции проводят проверочные мероприятия. Он равняется 20 дням. Стоит учесть, что из указанного правила есть некоторые исключения. Отнесены они к компаниям с небольшой численностью штата. В этом случае период проведения проверки составляет 50 часов. Если речь идет о микропредприятии, то срок равен 15 часам.

Важно учесть, что производства внеплановой выездной проверки указанные исключения не касаются. Для ее производства, вне зависимости от компании, применяется общий срок, не превышающий 20 дней. Учитываются только рабочие дни.

Если у организации есть филиалы, то период производства проверки определяется для каждого подразделения отдельно. Однако, общая продолжительность проверки не может быть более 60 дней. При возникновении необходимости можно продлить указанный промежуток времени, но не более 20 дней. Для предприятий с небольшой численностью – не более 15 часов.

Период проведения внеплановой и документарной проверки не может продляться.

Штрафы

Когда сотрудники инспекции по труду выявляет нарушения, то в первую очередь руководству компании объявлено предписание. Данный акт предполагает, что в установленные сроки директору следует устранить нарушения, если этого не сделать, деятельность компании будет приостановлена. Кроме того, могут применяться штрафные санкции. Мера может применяться как к самой фирме, так и к руководству, ИП.

Если имеет место нарушение трудового законодательства, то предприниматель отвечает в пределах 1 – 5 тысяч рублей, для фирм ответственность повышается до 30 – 50 тысяч. Когда данное нарушение совершается второй раз, меры наказания становятся строже. Они равняются 10-20 тысячам рублей для должностного лица, для ИП – 5-10 тысяч. Фирме придется заплатить от 50 до 100 тысяч рублей.

Если произойдет допущение человека к работе при отсутствии такого права, к примеру, когда он не оформил медкнижку, то работодателю назначают штраф в пределах 10-20 тысяч рублей. Если гражданин отрицает это, то для него санкция равна 3-5 тысячам.

Если с сотрудником не заключено трудовое соглашение, ИП платит 10 000 – 20 000 рублей, для компании штраф составляет 50 – 100 тысяч. При нарушении правил, касающихся охраны труда, штраф для предпринимателя равняется от двух до пяти тысяч рублей, для фирмы – от 50 до 80 тысяч. При повторном таком нарушении суммы вырастут. Для ИП – 30-40 тысяч рублей, для компании от ста до двухсот тысяч рублей.

За что штрафует инспекция труда, рассказывает Ю. Жижерина:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Рано или поздно плановая проверка трудовой инспекцией коснется всех предпринимателей и компаний, где есть наемный персонал. Бывают еще внеплановые проверки, организованные после заявлений или обращений сотрудников. О том, что проверяет трудовая инспекция и как подготовиться к визиту, объясняем в этой статье.

О чем вы узнаете:

Виды плановых проверок

Инспекторы, проверяющие условия труда работников, посещают российских предпринимателей чуть реже, чем налоговики.

Трудовая проверка, как и налоговая, бывает плановой, к которой можно успеть подготовиться, и внеплановой, т.е. внезапной.

График проверок трудовой инспекции на 2019 год включает только плановые проверки. Календарный план доступен на сайте трудовой инспекции каждого из регионов. Для этого выделена отдельная вкладка «План проверок», а также план доступен на сайте Единого реестра проверок.

Плановая проверка трудовой инспекцией большинства средних и крупных предпринимателей и компаний проводится один раз в три года (исключения – компании где может быть риск опасности труда). Однако этот график не распространяется на малый бизнес до 2022 года, так как в 2018 году президент РФ В.В. Путин одобрил мораторий на плановые проверки ряда ведомств до 2022 года. В этот ряд служб попала трудовая инспекция.

Однако мораторий не распространяется на внеплановые проверки трудовой инспекцией, которые в 80% случаев происходят по жалобе работников (ныне трудящихся или уже уволенных).

Удаленно контролировать работу магазина, назначать задачи сотрудникам и настраивать права доступа к документам можно в программе от Бизнес.Ру. Она позволяет организовать «прозрачную» работу своих сотрудников, а также обеспечить точность выполнения любой задачи в заданные сроки.

Другие популярные поводы для внеплановой проверки:

закончился срок предписания с предыдущей проверки;
появление в СМИ информации о нарушении условий труда или задержке зарплаты и поручение от генпрокуратуры разобраться;
появление информации от других ведомств о нарушениях в области охраны труда или в сфере выдачи заработной платы.

Отметим, что если кто-то из ваших сотрудников пожаловался в Трудовую инспекцию, то вы не узнаете, кто это был. По закону инспекторы не разглашают информацию об авторе жалобы, однако не принимают жалобы анонимно.

Длительность внеплановой проверки – не более 20 дней. Однако количество их не нормировано.

Проверка трудовой инспекцией может быть как выездной, так и документарной: инспекторы либо выезжают к вам, либо запрашивают документы и оценивают ваши действия в своих кабинетах.

Выездная и документарная проверка трудовой инспекцией

Какого вида будет внеплановая проверка трудовой инспекцией, зависит от решения самих инспекторов. По 294-ФЗ («О защите прав юридических лиц») допустимо выезжать с проверкой только в случае, если по документам оценить работу компании не представляется возможным.

На практике есть решение суда, по которому предпринимателю из Перми удалось обжаловать результаты проверки, так как инспекторы выехали на место, хотя могли этого не делать (решение от 2 ноября 2011 года № 2-3664/2011 Ленинского районного суда г. Перми).

Сложность выездной проверки трудовой инспекцией, инициированной по жалобе кого-то из персонала, в отсутствии уведомлений о визите инспекторов. То есть работодатель не может загодя подготовить все необходимые документы: приказы, распоряжения и т.д.

Как проходит проверка трудовой инспекцией

Процесс проверки сотрудниками Государственной инспекции по труду включает следующие этапы:

1. Уведомление за три дня до проверки (при плановой проверке, по ч. 9 ст. 360 ТК РФ извещать компанию о внеплановой проверке по жалобе работника запрещено). Предприниматель, получив уведомление, может потребовать информацию о планируемом ходе проверки.

2. Процедура проверки . Сначала инспекторы по труду требуют копии необходимых документов. Потом, если необходимо, приезжают и работают с документами на месте. Выездную проверку трудовая инспекция должна начинать с предъявления собственных документов: приказа и удостоверения.

Сколько длится проверка

3. Получение акта о проверке . Один акт остается в трудовой инспекции. Второй отдается предпринимателю (представителю компании). Акт вручают лично.

В акте указываются нарушения, если они есть. Этот акт можно обжаловать в суде.

Обычно на устранение нарушений дается небольшой срок. Если предприятие не уложится в него, ему грозит штраф или более серьезная административная ответственность.

Плановая и внеплановая проверка трудовой инспекции – это всегда стресс для руководителя. Представителю бизнеса следует запомнить правила проверки, чтобы не допустить нарушений со стороны инспекторов.

Сотрудники инспекции не имеют права:

просить информацию, которая не относится к предмету проверки;
забирать оригиналы документов.

При этом инспекторы могут:

начать внеплановую проверку в любое время дня и ночи, при предъявлении удостоверения;
запрашивать документы не только у компании, но и у органов власти;
снимать пробы веществ, только если это будет сопровождаться документом (актом);
расследовать происшествия на предприятии, если есть подозрение, что к трагедии привели нарушения в области охраны труда;
отстранять сотрудников компании от работы (через выдачу соответствующего предписания);
судиться с компанией или выступать на суде с экспертной оценкой.

Частота проведения проверок

Плановая проверка трудовой инспекцией по 294-ФЗ (ст. 9) проходит раз в три года. Однако последние правки статьи добавили исключения. В зависимости от рисков Правительство РФ может назначить иную периодичность – два раза в три года или чаще.

Например, более жесткие условия проверок коснутся компаний в сфере теплоснабжения, энергетики, здравоохранения и других.

Уведомление о проведении плановой проверки

Та же статья 9 294-ФЗ указывает, что органы контроля обязаны уведомлять компанию о проведении плановой проверки не позднее чем за 3 рабочих дня до этого.

Они должны отправить копию уведомления по почте или через интернет (заверенное усиленной квалифицированной цифровой подписью).

О внеплановом визите в некоторых случаях необходимо сообщать (ч. 16 ст. 10 294-ФЗ) не менее чем за сутки. Однако если внеплановая проверка трудовой инспекцией была инициирована по жалобе сотрудников или ИП, инспекторы не имеют права предупреждать компанию.

Проверяемый период

Проверяемый период трудовой инспекцией – три года. Например, если проверка проходит в 2019 году, то будут запрашиваться документы за 2017, 2018 и 2019 год.

Автоматизировать документооборот помогает программа Бизнес.Ру. Она обеспечивает надежное хранение данных, позволяет настроить уровни доступа пользователей к различным документам и в несколько кликов создавать финансовые отчёты, платёжные поручения, приходы и расходы.

Какие документы проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Пакет документов может быть различным и включать:

личные карточки работников и договоры с ними;
трудовые книжки и журнал учета;
график работы и отпусков, внутренний распорядок;
больничные и отпускные листы;
оформление работы льготников;
документы о заработной плате и премиях;
согласие на работу с персональными данными сотрудников.

Полный перечень документов зависит от предмета проверки. Повторимся: инспекторы по охране труда не имеют право запрашивать документы, не касающиеся предмета проверки.

Частые ошибки:

отсутствие ставки оплаты труда в договоре с сотрудником;
нет подписи работников в трудовом договоре.

Проверка кадровых документов

Кадровые документы – это первое, что будет интересно инспекторам. Все перечисленные документы должны быть выполненные по формам, которые предусмотрены постановлением от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Действие постановления распространяется на все компании, независимо от их размера.

Проверка внутренних документов компании

Внутренние документы могут быть созданы не по форме, однако они обязательно должны быть сопоставлены с кадровыми документами.

Частая ошибка: в трудовом договоре прописан один график работы, а внутреннее распоряжение о режиме труда указывает на другой график.

Штатное расписание также должно соответствовать кадровым документам, как и положение о премировании.

График отпусков

Ошибки в документах об отпусках – частые, особенно у крупных компаний. Инспекторы проверяют не только выплаты отпускных, но и то, были ли направлены в отпуск все работники.

Если кто-то из сотрудников ушел в отпуск в период, противоречащий графику, надо убедиться, что для этого был издан соответствующий приказ.

Наиболее распространенная ошибка: положение о графике отпусков издано позже, чем через 14 дней после начала года.

Другая ошибка: много мелких отпусков сотрудника: ни один из них не достигает 14 дней.

Проверка зарплатных выплат

Сотрудники трудовой инспекции обращают внимание на график выплат зарплаты: по Трудовому кодексу заработная плата штатным работникам должна выдаваться строго два раза в месяц и не ниже МРОТ.

Время и место зарплатных выплат отражаются во внутренних документах компании. Премии и надбавки необходимо также фиксировать.

Важно! Инспекторы проверяют не только выплаты тем сотрудникам, которые сейчас работают, но вообще – всем, за последние три года. В том числе уволенным.

Ошибкой может быть указание заработной платы не в российских рублях.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Условия труда регламентируются различными инструкциями, а также с помощью обучения персонала охране труда, которое необходимо задокументировать.

Также инспекторы могут оценивать:

безопасность персонала компании, если речь идет о рисках для здоровья сотрудников;
периодичность медосмотров;
выдачу компенсаций за вредность и т.д.

Проверка трудовой инспекцией магазина: особенности

Во время плановой проверки трудовой инспекцией магазина сотрудники ведомства проверяют перечисленный выше перечень документов. Однако есть те нюансы, на которые обращают внимание только при проверке магазина.

В торговой точке часто спрашивают соглашение о полной материальной ответственности с работником. Спросят его обязательно, если вы до этого взыскали с персонала недостачи. По статье 241 Трудового кодекса сумма взыскания должна быть не выше среднемесячной зарплаты, если нет соглашения о полной матответственности.

Важно! Подобное соглашение можно заключать только с теми, кто указан в постановлении Минтруда от 31 декабря 2002 года. Это кассиры, продавцы, сотрудники склада.

Если магазин торгует сигаретами или алкоголем, инспекторы будут смотреть на личные карточки работников. Важно, чтобы были трудоустроены только те, кому больше 18 лет. Иное запрещено правительственным постановлением от 25 февраля 2000 года (№163).

Штрафы при проверке трудовой инспекции

Ответственность нарушения трудового законодательства бывает разной:

дисциплинарная (выговор или увольнение);
административная (штрафы накладываются сотрудниками инспекции в отношении должностного лица или компании);
материальная (накладывается за прямой вред учреждению, вычитается из зарплаты работника);
уголовная (решается только судом, если есть опасность для граждан).

Кодекс об административных правонарушениях предусматривает в рамках административной ответственности штрафы для:

руководителей и исполняющих их обязанности;
главы кадрового отдела;
бухгалтеров и лиц, которые обязаны следить за охраной труда.

Также штрафы предусматриваются для компаний или ИП.

Помимо штрафов предполагается запрет работы должностных лиц на срок до трех лет.

Административные штрафы предполагаются, если:

компания не соблюдает условия соглашения с работником (штраф до 4 тысяч рублей (5.33 КоАП));
увольняет сотрудника , который участвовал в забастовке или ругался по поводу условий труда (штраф до 4 тысяч (5.34 КоАП)).

Крупный штраф предусматривается, если в компанию приняли иностранного гражданина с нарушением норм . У компании взыщут до 80 тысяч рублей. Штраф для должностных лиц – до 50 тысяч. Для граждан – до 5 тысяч рублей.

Если работодатель скрывает, что сотрудник пострадал на производстве , то должностное лицо наказывается штрафом до 1 тысячи, а компания – до 10 тысяч рублей.

Уголовная ответственность предусмотрена, например, при:

увольнении беременной женщины или сотрудницы с детьми до 3-х лет (145 УК России) – штраф до 200 000 рублей;
невыплате зарплаты в течение двух месяцев и выше (статья 145.1 УК РФ) – штраф до 80 000 рублей;
если была нарушена безопасность, и работнику причинен тяжкий вред здоровью (статья 143 УК РФ), штраф до 200 000 рублей.