Писмо с покана за конференция. Писмо-покана: мостри и примери за различни поводи. Писмо с покана за парти на английски език

Образци на пълномощни и търговски оферти
Автоматично попълване на стандартни формуляри на документи
Отпечатване на документи с изображение на подпис и печат
Бланка с вашето лого и подробности
Качване на документи във формати Excel, PDF, CSV
Изпращане на документи по имейл директно от системата

Business.Ru - бързо и удобно попълване на всички първични документи

Свържете се безплатно с Business.Ru

Писмото с покана е специален случай на уведомително писмо, което се използва за покана за събитие (изложба, преговори, срещи, семинари и др.)
Тя се различава по това, че поканата може да бъде издадена не на бланка и да има художествени декорации: рисунки, орнаменти и др.

Как да опростите документацията и воденето на записи с лекота и лекота

Вижте как работи Business.Ru
Влезте в демо

Как да напиша писмо с покана

Както в други официални писма, обичайно е да се използва множествено число от първо лице в писмо с покана: „каним“, „питаме“ и т.н. (защото авторът на писмото говори от името на цялата организация или звено).
Обикновено (но не винаги) писмото с покана е адресирано лично до конкретно лице, поради което се използва формулировката на лично обръщение: „Уважаеми (th, th) ...,“.
Използват се и стереотипни изрази:
„Каним ви, имаме честта да ви поканим, участваме, посещаваме и т.н.“
„Ще ви бъдем благодарни, благодарни, задължени, ако ни посетите като (експерти, гости и т.н.) ... и т.н.“

Подобно на други видове официални писма, писмото с покана се изготвя по образец:

[Адрес]
[телефон, имейл и др.]
Уважаеми (th, th) дами и господа.

Каним ви да участвате в [име и/или описание на събитието], което ще се проведе на [адрес/име на институция и др.].
Организатори на [име на събитието]: [списък на организаторите].
Презентатори на [име на събитие]: [списък с презентатори].
По време на [име на събитието]: [за какво става дума, списък с обсъждани въпроси и т.н.].
[Малко допълнителна информация]

пер Допълнителна информация o [име на събитие] контакт [телефон, имейл, адрес и др.].

Генералният директор на такъв и такъв офис подпис В.М. Баткович

Задължителни данни на писмото с покана: име на организацията, код на организацията, референтни данни за организацията, PSRN, TIN, дата, регистрационен номер, адресат, подпис на ръководителя, бележка за изпълнителя.

Текстът на писмото-покана трябва да бъде кратък, стегнат, коректен и да не допуска различно тълкуване. Писмото с покана трябва да бъде посветено само на един въпрос (събитие, събитие), освен в случаите на тясна връзка и местоположение в едно структурна единицаизпращаща организация. Писмото се съставя в два екземпляра (вторият екземпляр се заверява от съставителя, ръководителя на изпращащото звено и остава в изпращащата организация).

Започнете с Business.Ru още сега! Използвайте модерен подход за управление на бизнеса и увеличете доходите си.

Свържете се безплатно с Business.Ru

Уважаеми (име)! (Име на организацията) ви кани да вземете пряко участие в работата конференции да се проведе на (дата) на (място).

В рамките на конференцията ще функционират около 20 секции, както и редица изложби и кръгли маси. Ще се проведе конгресът и регистрацията на участниците (дата, час и място на регистрация на участниците).

Уважаеми (пълно име)!

С голямо удоволствие Ви съобщаваме, че Организационният комитет Международна конференцияна (темата на конференцията) окончателно взе решение за мястото и времето на нейното провеждане. Както се очакваше по-рано, това ще се проведе в Москва (дата). Официалното наименование е (името на конференцията), което напълно отговаря на обхвата на вашите професионални интереси.

Имайки предвид вашите изключителни постижения в тази област, имам указания да се съглася с вас относно вероятността вашето изказване в първия ден на пленарното заседание с основния доклад. Освен това ви каним да говорите като основен лектор на заключителната сесия, от ваша страна, като оцените свършената работа на конференцията.

Разбира се, Организационният комитет ще включи в програмата всички колективни и индивидуални доклади и доклади, които сметнете за необходими на Конференцията.
Скоро ще ви уведомя повече. подробна информацияпо организацията на конференцията.

Ако имате въпроси, моля обадете ми се на познатия Ви телефон.

Силно се надявам да получа утвърдителен отговор от вас в най-скоро време.

С приятелски поздрави и Най-добри пожелания, (длъжност и трите имена).

(Име на организацията) кани прогресивни индустриални, политически и публични личностиучастват в (име и дата на конференцията), в дискусиии дискусии на кръгли маси, оценяват иновациите, представени на майсторските класове.

(Изброени са темите на конференцията, майсторските класове и кръглите маси).

Приемат се заявки за участие (дата, до която се приемат заявки).

(Посочете мястото и часа на конференцията).

Каним ви да дойдете на нашата конференция!
Моля, опишете темата тенденции !
Тук ще има експерти, ще има много спорове
А докладите се обсъждат в лични разговори!
Можете да ни изпращате заявки за участие.
Приемете поканата, ще се радваме да Ви видим!

Каним ви да дойдете на международното
Конференция, която тук - в града ще се проведе!
Участието в него, колеги е благородна кауза!
Всеки ще намери тема по свой вкус!
Изпратете ни заявление, платете таксата,
Регистрирайте се сега и проблемът е решен!

Колеги, каним ви
За конферентна среща
Какво ще стане тук при нас
Ще се състезава
Събития за другите!

Нека побързаме
Участвайте в него!
Ще решим много въпроси
да ви помогне да разберете

Цялата ситуация, която е тук
Има развитие в региона.
Елате, слушайте, претегляйте мненията,
За да успее срещата!

Уважаеми дами, господа!
Каним ви да участвате
В конференцията и дайте отговор тук: (адрес, e-mail).
Ще считаме идването ви тук за щастие!

Каним ви на конференцията!
Ще се запознаете с опита на фирмите!
Тук подобряваме уменията си.
И говорим за голям успех!

Ако се интересувате от всичко това,
Тази информация е дадена по-долу.
И ако нещо конкретно ви притеснява,
Винаги звънете по телефона!

Ако нещо друго е интересно
Обадете се, попитайте ни.
Ние ще ви кажем всичко директно и честно!
Ще се радваме да ви видим!

Каним ви на конференцията!
Най-добрите умове ще бъдат тук!
Към което включваме и вас!
Ела приятел! Каним ви!

Конференцията ще мине, срещата ще се състои!
Каним ви да го посетите и вие!
Обърнете ни внимание през деня или вечерта,
И изпратете заявка за участие до пет дни!

Обикновено е писмо с покана официален документс печати и подпис на подателя. Може да бъде адресирано както до конкретно лице, така и до цялата компания. Към поканата трябва да се подхожда внимателно. В почти всички случаи ще бъде подходящо доброжелателно отношение към адресата и интерес към неговото идване на всяко събитие, изложба, интервю или конференция. По-долу са някои примерни покани.

важно!Текстът в писмото трябва да е кратък, коректен и стегнат. Не се допускат жаргон и двусмислени фрази. Както всички други писма, такъв документ се пише от първо лице.

Кога е подходящо да изпратите писмо с покана?

Такива писма се съставят по повод официални събития. Например, когато една компания организира изложение, конференция или друго събитие и иска да покани на него служители и / и мениджъри на трета организация. С помощта на писмо можете да поканите конкретен човек на бизнес среща, например за интервю. По-долу ще намерите примерни писма с покани различни събитиякакто и за интервю.

Изготвянето на писмо с покана, на първо място, говори за интереса и уважителното отношение на подателя. Изключително невежество е да пренебрегнеш такъв документ, дори да откажеш без съществена причина вече е лошо възпитание.

Това писмо може да служи и като документ, удостоверяващ, че дадено лице наистина е поканено на определено събитие. Тоест може да се покаже на входа на сградата, където например се провежда конференция.

Ситуации, в които изпращането на писмо с покана е подходящо или дори необходимо:

годишнина на компанията;
бизнес среща с едно лице или група лица;
конференция;
семинар;
Изложба.

важно!Едно копие от поканата трябва да остане в ръцете на подателя.

Изглежда, защо да пишете писмо, когато можете просто да се обадите и да уведомите човек за среща? Първо, това е удобно, особено когато не става въпрос за един човек, а за група хора. Второ, показва специалното отношение на подателя към получателя.

Правила за писане на покана

Стилът на писане трябва да е официален и сдържан. Първото обжалване до получателя с пълно име или име на фирма (ако документът е изпратен до цялата организация). Обжалването трябва да бъде в центъра, отдолу е текстът на писмото.

Какво трябва да бъде включено в официалното писмо:

информация за организацията или подателя (пълно име, TIN, PSRN, фирмен код и име, регистрационен номер);
подпис на изпращача;
печатът е желателен, тъй като показва официалността на документа;
датата.

важно!Писмо с покана може да бъде изпратено до електронна поща. Това е удобно, ако трябва да го изпратите до голяма група хора едновременно.

Естествено, трябва да има информация за събитието. Необходимо е да посочите къде точно е поканен получателят – на конференция, бизнес среща, изложба, интервю или друго събитие. Основният акцент трябва да бъде върху самото събитие - в колко часа се провежда, има ли дрескод и т.н.

Примерни покани за различни събития

Пример 1: Писмо-покана за конференцията.

Логото на компанията и кратката информация се поставят в горния ляв ъгъл, например LLC " стоманени врати”, както и дата и телефон за връзка. В горния десен ъгъл информация за подателя, например − изпълнителен директорООО "Стоманени врати" Василиев Игор Николаевич.

Текст:

"Скъпи колеги! (център)

Каним ви на конференцията, посветена на изхода Нови продукти. Конференцията ще предостави информация кои технологии се използват най-добре в производството, с кои доставчици на материали да си сътрудничат. Конференцията ще се проведе на 12 декември 2017 г. от 16:00 ч. в бизнес център „Ковчег“. Заявки за участие се изпращат най-късно до 11 декември 2017 г.

С уважение, Игор Николаевич (долу).“

Проба 2:Писмо с покана за изложба

Текст:

„Уважаеми Воронин Дмитрий Олегович! (център)

Каним ви на изложението на нашите нови продукти. Пускаме изцяло на пазара нов продуктпод търговската марка "Стилен слон". Мисля, че ще ви е интересно да присъствате на това събитие. Той ще се проведе на 16 октомври 2018 г. във Fox Center в изложбената зала. Начало 19:00ч. Дрескод вечер. Ще се радваме да ви видим на изложението!

С уважение, Николай Василиевич, директор на LLC Eurostyle.

Проба 3:Покана за интервю

Текст:

„Уважаема Елисеева Татяна Георгиевна!

Радваме се да Ви съобщим, че нашата компания избра Вашата кандидатура за позиция счетоводител. Ще се радваме да дойдете в нашия офис, за да обсъдим всички нюанси. Работим от (час) до (час) от понеделник до петък.

С уважение, представител на фирма ТехноМир Яковлев Сергей Анатолиевич».

Това са само примери, които могат да се използват като съвети. Всъщност писмата с покани могат да бъдат написани по различен начин. Основното нещо е да се придържаме Общи правилаи предостави цялата необходима информация.

| Повече ▼ няколко мострипокани писма.

Театърът започва със закачалка. Събитието започва с покана.

Разбира се, никой не отмени цялостната реклама на събитието: реклама, съобщения, PR дейности. Но именно поканата, която ще попадне в ръцете на потенциален посетител на събитието, ще бъде първата лична точка за контакт. Тя ще започне да създава цялостно впечатление за събитието.

Какво ще бъде? Евтини и банални или статусни и запомнящи се?

Както визитката е важна за успешния имидж на един бизнесмен, така и поканата е необходима за събитие.

Затова сме подготвили за вас малък измамен лист (това е, което отличава раздела „Как да пиша“) за създаване на покана. Нека поговорим за три основни сценария и да съберем всички елементи, които трябва да бъдат в една работеща „покана“.

Три сценария за покани за събитие

Това са трите основни сценария, можете да ги преплитате и използвате в различни комбинации. Важното е, че те ще ви помогнат да изберете правилната тактика и да не превърнете поканата във винегрет с текст.

Сценарий #1. От говорителя(ите)

Цялата стилова композиция на поканата е изградена около говорителите. Именно лекторите са сладкото зрънце, което привлича вниманието на публиката.

Този сценарий ще работи, ако лекторите на събитието наистина се считат за популярни звезди в своята област и няма нужда да се обяснява надълго и нашироко кои са и защо заслужават внимание.

Пример за такава покана:

Сценарий #2. От програмата на събитието

"Вкусно" и основната идея на поканата за този случайще има събитийна програма. Използва се, когато сте подготвили атрактивна програма за публиката, ценни теми за доклади или като цяло цялото събитие е посветено на разглеждането на някои тесни и много важна тема.

Като пример ще демонстрираме описанието на събитието във Facebook. Между другото, важно допълнение: електронните описания също са покани. Освен това точно такива „покани“ трябва да се създават по-често от обикновено.

Заглавие: Всеукраински семинар "1C-Bitrix": Онлайн магазин - тайните на успеха" в Харков. И семантичният акцент е върху съдържанието: онлайн магазини и тяхното популяризиране. Обърнете внимание на тясна географска ниша, която повишава интереса към събитието сред целевата аудитория.

Тук си струва да отбележим още една интересна техника - подробно описание на целевата аудитория. Като цяло техниката „за кого“ работи в почти всички рекламни формати, включително покани.

Сценарий #3. От ползи

Предишният пример е успешна комбинация от втория и третия сценарии, тъй като неговият информационен блок е изграден съгласно формулата за описание на ползата " Ще се научиш…".

Основната идея на този сценарий ще бъде ползите, които ще получат посетителите на събитието. Например:

полезни знания
важни познанства,
конкретно постижение,
ценен сертификат,
учебна чанта с набор от материали (видео, аудио, тетрадки).

Пример за придобивка с конкретно постижение: " След края на майсторския клас ще имате в ръцете си силен продаващ текст, който ще напишете под стриктното ръководство на учител».

Текстови блокове за покана

"Покана", както всеки текстов формат, има своя собствена структура. И тук тя е доста консервативна и не обича полета на фантазията. Ако забравите за някой блок, вашата покана може да предизвика недоумение и дори раздразнение вместо желание. Представете си например, че сте пропуснали датата на събитието или сте забравили да посочите координатите на организаторите.

За да предотвратим подобно досадно пропускане да ви се случи, подготвихме списък с важни блокове за покани.

Заглавие на събитието;
Датата на;
Кратко описание (2-3 думи);
Дълго описание (за какво, за кого, ползи);
високоговорители;
програма;
Адрес;
Насоки за придвижване + видове транспорт;
Продължителността на събитието;
Цена на билет;
Условия за регистрация;
Името на организатора;
Данни за контакт на организаторите.

Блоковете се избират в зависимост от сценария. Например, за да реализираме сценарий № 1, се нуждаем от блока „Говорители“, във втория вариант е подходяща „Програма“, за третия трябва да вземем „Дългата характеристика“.

С помощта на този конструктор ще създадете качествена и продаваща се покана за събитие.

Какво още трябва да имате предвид, когато създавате покана?

Когато създавате текста за покана за събитие, препоръчително е да имате предвид още няколко точки.

Първият е форматът "покана":

Електронен (описание на събитието в социалната мрежа, имейл);
печатни (листовка, лична поканав плик, предавайки се от ръка на ръка).

Второто е начинът на доставка. Зависи от формата:

Социални мрежи, имейл, блог;
Общо разпространение (дипляна-раздатка или раздел в специализирано списание);
Лично предаване (лично).

трето - целевата аудитория:

ТОП лидери;
Звездни гости;
Обикновени посетители;
журналисти.

Понякога има нужда от няколко формата. Например отделно за ТОП и за широката публика, или за широката аудитория и за пресата.

Това е основната информация, от която ще се нуждаете, за да създадете покана за събитие. Надяваме се, че ще ви помогне да подходите към този процес по структуриран и компетентен начин. Ако искате да разработите такава покана, че самият министър-председател да се изненада - свържете се с нас! и го допълнете със силни „джаджи“ за копирайтинг.

P.S. Ателието на Денис Каплунов е вашата здрава основа.

В тази статия ще ви кажем как да напишете писмо с покана за конференция. Нека обясним основните нюанси на този тип бизнес писма. Ще споделим примери и съвети как да напишете писмо.

Свързани материали:

Защо да напишете покана за конференция?

По правило много конференции имат дълга история и се провеждат редовно, поне веднъж или два пъти годишно. Участниците, които са получили покана за конференцията, могат да станат не само слушатели, но и при желание да направят презентация или доклад. Конференциите позволяват на участниците да се запознаят с иновативни изследвания и практики, да получат готови решения и технологии.

Важно е тези организации, които работят в сродни области, например, да развият специализирана софтуерили създавайте инструменти и оборудване. Колкото по-широк е кръгът от участници, толкова по-интересна и полезна ще бъде една такава бизнес среща за всички. Това е чудесна възможност за създаване на нови контакти, определяне на пазара на продажби и доставчици.

Ето защо компанията или няколко компании, организиращи конференцията, трябва внимателно да обмислят кого да включат в списъка на участниците. Този списък може да включва както предприятия, така и организации лица- авторитети и експерти по проблема, станал тема на планираната среща. И дори когато събитието се провежда ежегодно, поканите за конференцията трябва да бъдат изпратени на участниците поне два до три месеца предварително.

Такъв период ще бъде достатъчен, за да може участникът не само да планира своите дела, като вземе предвид предстоящата среща с колеги, но и за да може да предупреди организаторите за желанието си да направи доклад или презентация на него, както и за това какво иска да изложи има собствен щанд с мостри на продукти.

Работен план за организацията на конференцията: ще помогне за провеждането на безупречно събитие

Как един секретар може да организира събитие?

Как да напиша писмо с покана за конференция

За организаторите на конференцията е важно да обмислят текста на официалната покана за събитието. Той трябва да съдържа не само информация за темата, мястото и часа на конференцията, но и предложения за възможни формати на участие:

като основен лектор;
като слушател и участник в дискусии;
като обикновен високоговорител;
като служител на щанда, който ще представи мостри на продуктите си от името на фирмата.

Основните лектори са поканени индивидуално. Такива хора по правило планират дейността си и съответно трябва да бъдат предупредени предварително. Двамата ще открият конференцията и ще ръководят пленарните сесии като експерти.

Писмото с покана за конференцията, изпратено до останалите участници, не трябва да бъде дълго и многословно, но в същото време трябва да съдържа максимум полезна информация. В идеалния случай, след като респондентът го прочете, той не трябва да има допълнителни въпроси.

Във всеки случай писмото с покана трябва да съдържа:

фразата "каним ви ...";
име на конференцията;
време и място на събитието;
програмата на събитието или връзка към ресурс, където може да бъде видяна;
основни въпроси;
условия за участие и допълнителна информация.

Конструктор на бизнес писма: услуга, която ще ви помогне да съставите всяко писмо

Използвайте услугата

Текстът на официалната покана за събитието е най-добре разделен на няколко тематични блока-параграфа. Ако изпращате писмо до конкретно лице, трябва да го започнете с лично обръщение по име и бащино име, например: „Уважаеми Иван Иванович! В случай, че поканите за участие предприятие, в лицето на негов представител или представители, чиито лични данни са неизвестни, е редно да се обърнете с: „Уважаеми господа!“.

Във втория параграф трябва да напишете: „Каним ви да вземете участие в конференцията“, да посочите нейната тема или да изброите въпросите, които ще бъдат обсъдени на нея, след което да посочите датата и мястото, където ще се проведе. Ако на това бизнес срещаще има много поканени и се предвижда да се провеждат срещи в секции, има смисъл да се даде линк в поканата, където можете да се запознаете с подробната програма на срещите.

В третия параграф на поканата ще трябва да посочите най-авторитетните участници, чието присъствие е планирано и договорено, както и да посочите големи компаниикоито също ще вземат участие.

В четвъртия параграф посочете цената на участието и форматите на присъствие. По правило участниците, които ще правят презентации, могат да получат отстъпки при плащане, които трябва да бъдат посочени. Необходимо е също така да се уточни кога и под каква форма трябва да се изпращат резюмета на докладите на организаторите. Поканата ще трябва да предостави и изисквания за дизайна на щандовете. Ако е необходимо, участниците могат да бъдат помолени да попълнят въпросници и да ги изпратят.

Примерно писмо за покана за конференция

Примерно писмо за покана за конференция можете да изтеглите от интернет, но все пак ще бъде по-добре, ако го напишете сами. Освен това не е необходимо да съставяте текста на такова писмо за всеки участник поотделно.

Ако говорим за обикновени участници, тогава конкретни лица и организации могат да бъдат поканени по същия шаблон. Шаблон за покана за конференция, съставен веднъж, може да се използва в бъдеще, ще е необходимо само да се направят действителни корекции в него.

Образец на стандартно писмо за покана за конференция

Покана за конференция за конкретно лице

Ако е изпратена покана до бъдещ лектор или лице, което ще бъде сред основните лектори, тя трябва да бъде изготвена на индивидуална основа.