Если у вас есть сотрудники с суммированным учетом рабочего времени, готовьтесь объяснять инспектору ГИТ, что ввели такой режим не с целью сэкономить. Чтобы избежать претензий, эксперты расскажут, как правильно установить учетный период и перерывы.
В статье
Скачайте документы по теме:
Суммированный учет рабочего времени: общие правила
Стандартная 40-часовая рабочая неделя - наиболее распространенный, но далеко не единственный режим труда и отдыха, применяемый в современных условиях. персонала любого предприятия зависит от множества факторов и строится с учетом специфики производственного процесса.
Часто у работодателя нет возможности распределить смены таким образом, чтобы каждый сотрудник отрабатывал строго по 40 часов в неделю. Скользящие выходные и сменный режим работы приводят к тому, что количество отрабатываемых часов меняется от недели к неделе, превышая или не дотягивая до нормы. В этом случае применяется суммированный учет. Это особый способ подсчета отработанных часов, позволяющий компенсировать переработки в одном периоде недоработками в другом, чтобы в итоге выйти на нормальную продолжительность рабочего времени.
Важно! Норма времени при суммированном учете рабочего времени устанавливается с учетом категории работников и может быть разной - от 40 часов в неделю в общих случаях до 24 часов в неделю для сотрудников в возрасте до 16 лет (ст.92 ТК РФ). Если у вас работают инвалиды I или II группы, и представители других льготных категорий, не забудьте снизить нормы рабочего времени.
Шпаргалка. Восемь ситуаций, когда нужно уменьшить сотруднику норму рабочего времени при суммированном учете
Отразите особенности суммированного учета рабочего времени в . Например, в Положении о суммированном учете рабочего времени.
Положение о суммированном учете рабочего времени
Порядок, в котором применяется суммированный учет рабочего времени, установлен ст.104 ТК РФ. Основным условием для его внедрения считается невозможность или нецелесообразность применения поденного либо понедельного учета. С этой проблемой сталкиваются, в первую очередь, непрерывно работающие промышленные предприятия и организации, сотрудники которых:
- работают в две, три или четыре смены (ст.103 ТК РФ) или по «скользящему» графику (ст.100 ТК РФ);
- придерживаются гибкого графика работы, при котором продолжительность рабочего дня устанавливается по соглашению сторон и может часто меняться (ст.102 ТК РФ);
- трудятся в , выполняя должностные обязанности вне места постоянного проживания (ст.300 ТК РФ).
Заработная плата в условиях суммированного учета начисляется в соответствии с применяемой работодателем системой оплаты труда - повременной или сдельной . Чаще всего устанавливается фиксированная дневная либо часовая тарифная ставка. Зная тарифную ставку и точное количество отработанных в учетном периоде часов или дней, можно точно рассчитать сумму выплаты, причитающейся сотруднику.
Учетный период при суммированном учете рабочего времени
Поскольку ни поденный, ни понедельный учет при суммированном учете рабочего времени не ведется, а общая еженедельная норма - не соблюдается, для ведения отчетности устанавливается нестандартный, более длительный учетный период. Его продолжительность определяется по принципу целесообразности. Это может быть месяц, два месяца, квартал, полугодие, год - все зависит от специфики производства. Главное - выбрать такой период, при котором нагрузка на персонал распределяется равномерно, а переработки своевременно компенсируются отдыхом.
Закон ограничивает максимальную продолжительность учетного периода календарным годом (ч.1 ст.104 ТК РФ). Превышать этот показатель нельзя. А если речь идет о вредном или опасном производстве, лимит допустимой продолжительности учетного периода сокращается до трех месяцев, но с некоторыми оговорками.
Так, если есть веские причины технологического или сезонного характера, не позволяющие устанавливать настолько короткий учетный период, его разрешено увеличить. Но только для отдельных категорий работников, занятых на вредных или опасных производствах, и только на основании коллективного договора либо специального соглашения (отраслевого или межотраслевого). И даже в этом случае он не может длиться более одного года.
Важно! Действующие правила нормирования труда водителей ограничивают максимально допустимую продолжительность учетного периода одним календарным месяцем (п.8 «Положения», утвержденного приказом Минтранса России №15 от 20.08.2004 г.).
График работы при суммированном учете рабочего времени
Независимо от особенностей учетной системы, используемой работодателем, возникает потребность в точном инструменте подсчета отработанных персоналом часов, дней и недель. Поэтому график учета рабочего времени при суммированном учете придется вести обязательно. Сотрудники будут заранее осведомлены о режиме, в котором им предстоит работать, а работодатель избежит неточностей в итоговых расчетах. Стандартный график суммированного учета выглядит следующим образом.
Пример графика работы при суммированном учете рабочего времени
График составлен на месяц. Поэтому в верхней части таблицы указаны все числа месяца, а в нижней, напротив фамилий сотрудников, проставлены коды «Р» и «В», обозначающие рабочие и выходные дни. Если график составляется для сотрудников, выходящих на работу в режиме «сутки через трое», рекомендуется установить как можно более продолжительный учетный период - например, полгода или год.
Обратите внимание! Нельзя устанавливать режим работы «сутки через трое» или любой другой круглосуточный график водителям, специалистам по техобслуживанию и ремонту самолетов гражданской авиации, а также другим категориям работников, которым закон категорически запрещает работать свыше 10-12 часов в сутки.
При режиме работы «два дня через два» удобно использовать учетный период, кратный двум месяцам (то есть 2, 4, 6, 8 месяцев и так далее). Это позволит компенсировать недоработки в одном из месяцев переработками в другом, не выходя за рамки одного учетного периода. График работ вводится в действие отдельным приказом и не требует согласования с профсоюзом (в отличие от графика сменности ).
Переход на суммированный учет рабочего времени
Выбранный работодателем принцип подсчета отработанных часов обязательно нужно отразить в локальных нормативных документах предприятия - например, в . Поэтому еще на этапе их разработки необходимо внести в проект соответствующие пункты.
Некоторые организации, помимо прочего, разрабатывают отдельный узконаправленный документ - «Положение о суммированном учете рабочего времени». В нем подробно прописываются нюансы выбранной системы, обязанности сотрудников, занимающихся сбором и систематизацией данных об отработанном времени, а также перечисляются должности, на которые распространяется действие документа. Ведь нередко особые правила учета вводятся только в отношении отдельных категорий персонала, в то время как остальной коллектив спокойно трудится в режиме обычной 40-часовой недели.
А как быть, если раньше суммированный способ учета на предприятии не применялся, но с определенного момента в нем возникла потребность? Понадобится приказ, вносящий необходимые изменения в правила внутреннего трудового распорядка. Но на практике придется сначала согласовать нововведение с представительным органом работников в порядке, установленном ст.372 ТК РФ.
Приказ о введении суммированного учета рабочего времени
Приказ составляется в произвольной форме. Если новый способ учета отработанного времени вводится не для всего коллектива, а только для отдельных должностей, их необходимо перечислить в тексте документа. В распорядительной части могут содержаться поручения ответственным должностным лицам - «оформить дополнительные соглашения с работниками », «разработать и довести до ведома персонала новые графики работ» и т.д.
Издать приказ нужно заблаговременно, желательно - за несколько месяцев до окончательного перехода. Данное требование связано с тем, что сотрудников, которых коснутся изменения, необходимо уведомить заранее, как минимум - за два месяца. Достаточно стандартного ознакомления с распорядительным документом под роспись.
Важно! Поскольку речь идет об изменении одного из обязательных условий трудового договора, с работниками придется заключить дополнительные соглашения.
Как вести суммированный учет рабочего времени
Впервые сталкиваясь с необходимостью вести суммарный учет рабочего времени при сменном графике или в условиях гибкого режима, даже опытные кадровики поначалу допускают ошибки. Это объясняется огромным количеством всевозможных нюансов, о которых приходится помнить - от нестандартной продолжительности учетного периода до необходимости постоянно следить за количеством переработок и своевременно их компенсировать.
Даже при сложноорганизованном графике работы нужно соблюдать ключевые положения трудового законодательства, а именно:
- не допускать выхода одного и того же сотрудника на работу в течение двух и более смен подряд (ст.103 ТК РФ);
- предоставлять каждому сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней (ст.115 ТК РФ);
- устанавливать персоналу обеденный перерыв, продолжительность которого укладывается в отведенные законодателем временные рамки - не менее получаса и не более двух часов (ст.108 ТК РФ);
- сокращать продолжительность ночных смен по сравнению с дневными на 1 час (ст.96 ТК РФ);
- представлять сотрудникам еженедельный непрерывный отдых продолжительностью не менее 42 часов (ст.110 ТК РФ).
Все эти правила приходится учитывать при составлении графика. Обычно должностное лицо, которое ведет суммированный учет рабочего времени при сменном графике, исходит из фактической продолжительности производственных смен. С учетом этого показателя выбирается наиболее выгодная продолжительность учетного периода.
Важно! При суммированном учете подсчитываются только фактически отработанные часы (не включая обеденный перерыв), а не рабочий день полностью, с начала и до конца.
Норму рабочего времени удобнее всего определять по производственному календарю. Это в высшей степени полезный документ, в котором уже произведены все необходимые подсчеты - вплоть до уменьшения продолжительности работы накануне нерабочих праздничных дней, как того требует ст. 95 ТК РФ.
Производственный календарь при пятидневной рабочей неделе на 2020 год
Суммированный учет рабочего времени и оплата сверхурочных
О важности соблюдения законодательных требований к нормированию рабочего времени персонала знает каждый работодатель. Иногда допускаются небольшие отклонения от нормы - на несколько часов, один день или смену. А длительная переработка, изначально заложенная в графике, однозначно вызовет претензии со стороны ГИТ и может привести к административному наказанию - штрафу по ст.5.27 КоАП РФ. Поэтому составлять график работы следует таким образом, чтобы избежать заведомых недоработок и переработок.
Но даже продуманный план могут разрушить непредвиденные обстоятельства. Запланированные смены могут смещаться, сотрудники - отсутствовать на работе или, напротив, трудиться сверхурочно . В последнем случае возникает переработка (например, если из-за опоздания сменщика сотрудник отработал пару часов сверх нормы). Как поступить в такой ситуации?
Оплата переработок согласно закону (ч.1 ст.152 ТК РФ):
- первые два часа переработки оплачиваются не менее чем в полуторном размере;
- все последующие - не менее чем в двойном.
Имейте в виду: при суммированном учете полуторной оплате подлежат не первые два часа переработки в учетном периоде, а первые два часа каждого дня (смены), отработанные сверх нормы рабочего времени по графику. Именно такого мнения придерживается Верховный суд РФ (см. определение №АПЛ12-711 от 27.12.2012 г.).
Ради справедливости стоит отметить, что не всегда этот вопрос решался столь однозначно. Ранее предлагалось оплачивать в полуторном размере только первые два часа работы сверх нормы в рамках одного учетного периода. За остальные сверхурочные часы, по логике, должна была начисляться как минимум двойная плата. Но документ с данным предложением не носил нормативного характера. Речь идет о письме заместителя Департамента заработной платы , охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России №22-2-3363 от 31.08.2009 г.), которое в настоящее время никак не влияет на ситуацию с оплатой сверхурочных часов.
Важно! Работник вправе выбрать отгул вместо денежной компенсации переработки. Работодатель обязан пойти ему навстречу и предоставить на основании письменного заявления дополнительное время отдыха (не менее, чем количество отработанных сверхурочно часов).
Какой бы ни была предпочитаемая работодателем системы учета, строго запрещено привлекать к сверхурочной работе беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников.
Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета
Поможет понять, как ведется суммированный учет рабочего времени, пример расчета зарплаты по двум разным системам - окладной и тарифной.
Окладная система оплаты труда предполагает одинаковый размер зарплаты при отработанной норме часов. Даже если норма пересматривается и уменьшается, оклад все равно выплачивается в полном размере.
Предположим, на предприятии действует суммированный учет рабочего времени с учетным периодом продолжительностью в год. Сотрудник работает в режиме «два через два» (с одиннадцатичасовыми сменами и двумя выходными) на должности с окладом 15 000 рублей, при этом отрабатывает по графику 16 дней (176 часов) в месяц. А затем работодатель в один из месяцев делает дополнительный выходной, например, в связи со снижением объема заказов в предпраздничный день. Сотрудник в результате отрабатывает меньше, чем обычно - всего 165 часов вместо положенных 176. Но организация все равно обязана выплатить ему полный месячный оклад в размере 15 000 рублей.
При тарифной системе подход меняется. При расчете зарплаты учитывается количество фактически отработанных часов и размер часовой тарифной ставки.
Рассмотрим пример сотрудника, работающего по тому же графику («два через два», смены продолжительностью 11 часов), но не на окладе, а с часовой тарифной ставкой 90 рублей. Отрабатывая полную норму по графику (все те же 176 часов), он получает месячную зарплату в размере 15 840 рублей. А если отработает всего 165 часов в месяц - получит 14 850 рублей, поскольку работодатель оплачивает ему лишь фактически отработанное время.
Разберемся на простом примере, как оплачивается переработка. Предположим, труд сотрудника оплачивается по часовой тарифной ставке в 100 рублей. Учетный период - месяц, установленная работодателем месячная норма отработанного времени равна 176 часам.
Сотрудник неоднократно заменял хронически опаздывающего сменщика и к завершению учетного периода отработал 190 часов. Следовательно, накопилось 14 сверхурочных часов, которые необходимо оплатить по повышенному тарифу. Выясняем, в какие дни сотрудник задерживался на рабочем месте не по графику, и оплачиваем первые два часа переработки после окончания смены по полуторному тарифу (150 рублей за час), а остальное сверхурочно отработанное время - по двойному (200 рублей за час).
Важно! Каждый работодатель обязан соблюдать требование ч.5 ст.99 ТК РФ, ограничивающей максимальную продолжительность сверхурочной работы для отдельно взятого сотрудника 120 часами в год. Кроме того, она не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд.
При суммированном учете ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени могут отклоняться от установленной нормы. Однако в течение определенного учетного периода все допущенные переработки работодатель должен компенсировать за счет недоработок. Чтобы ввести суммированный учет, внесите изменения в ПВТР или утвердите отдельное Положение.
Установленный Трудовым кодексом рабочий день не всегда может состоять из 8 часов, как и неделя в определенных случаях превышает 40-часовую норму или далеко не дотягивает до нее. Это связано с тем, что особенности той или иной профессии и специфика работы (например, требующей круглосуточного контроля) предполагают установление посменного графика работы для сотрудников. И тогда работодатель использует суммированный учет рабочего времени. Какова его суть и как правильно учитывать отработанные часы, расскажем в статье.
Когда суммированный учет – необходимость
Ведение учета рабочего времени каждого сотрудника на предприятии входит в обязанность работодателя. Это правило закреплено в ст. 91 ТК РФ. Выделяют три типа учета:
- Поденный. Применяется тогда, когда работники трудятся по одному и тому же графику ежедневно.
- Недельный. Применяется тогда, когда график работы в течение недели может меняться, и учитывается при этом только общая временная продолжительность.
- Суммированный. Данное понятие используется тогда, когда два предыдущих типа учета применить невозможно. Причиной могут быть вредные условия труда, непрерывное производство, нюансы профессии (педагоги, медики) и прочее.
Суммированный учет времени нужен для того, чтобы следить за выполнением установленных законодательством часовых норм и производить соответствующую фактической отработке оплату труда. Вести его необходимо при условии соответствия отработанных сотрудниками часов рассчитанным нормам за учетный период, которым может стать месяц, квартал или год – не больше (при вредных условиях труда – не больше 3 месяцев).
Продолжительность рабочей недели для разных категорий граждан различается.
40 часов – общая норма. Для медработников – это 39 часов, при вредных условиях труда – 36 часов, для инвалидов и несовершеннолетних от 16 лет – 35 часов, для детей до 16 лет – 24 часа. При этом непрерывных выходных часов в неделю должно быть минимум 42 часа (ст. 100 ТК РФ). Эти моменты учитываются при расчете норм. И если использование суммированного учета времени при гибком графике работы сотрудников или нестабильном рабочем дне просто допускается, то в случае вахтового формата работы он является обязательным ( ТК РФ).
В рассматриваемой системе учета времени есть плюсы и минусы. Главным преимуществом для руководителя является возможность контролировать соблюдение установленных законодательством норм при введении . Кроме того, зная суммарное время, которое должно быть отработано на предприятии, можно оперативно реагировать на обстоятельства: укомплектовать персонал согласно объему работ, учесть отпуска работников. Недостатком является трудность в расчете оплаты труда, когда она фиксируется окладом.
Расчет нормы для суммарного учета времени
Порядок определения нормы рабочего времени сотрудников в часах устанавливается Приказом Минздравсоцразвития РФ № 588н . Для расчета за основу берется стандартная 40-часовая неделя (или такая, которая подходит для категории сотрудников на предприятии). Ее норма делится на 5 рабочих дней и умножается на фиксированное количество рабочих дней в учетном периоде – в месяце, квартале или за год – согласно пятидневной рабочей неделе. При этом вычитаются часы, на которые сокращены рабочие дни перед праздничными днями. Данные нормы прописаны традиционно в производственном календаре .
Приведем пример расчета нормы рабочего времени на май 2017 года:
40/5 х 20 рабочих дней – 0 (предпраздничные дни выпадают на выходные, поэтому нет сокращенных часов) = 160 часов.
Полученный результат значит, что один сотрудник на предприятии должен проработать 160 часов, чтобы получить полную оплату своего труда. Аналогично происходит определение нормы рабочего времени за квартал и год. Помните о том, что из установленной нормы вычитается время, когда сотрудник был в отпуске, на больничном или в командировке, но за ним сохранялось рабочее место.
Расчет оплаты труда при введении суммарного учета
При введении суммированного учета отработанного времени работодатель сам устанавливает порядок начисления . Это может быть конкретная часовая ставка, и тогда расчет производится путем умножения фактически отработанных часов на установленную ставку. Или же для сотрудников может быть установлен оклад. И в этом случае есть два варианта определения размера выплат.
Первый вариант
Например, ставка сотрудника, работающего при суммированном учете рабочего времени, в месяц составляет 20000 рублей. Для расчета нормы используется 40-часовая неделя. Во 2-м квартале 2017 года норма составляет 488 рабочих часов, из которых 160 часов – в апреле, 160 часов – в мае, 168 часов – в июне. Сотрудник фактически проработал в апреле 150 часов, в мае – 169 часов, в июне – 169 часов. Зарплата будет определяться так:
Апрель: (20000 / 160 х 150) = 18750 рублей.
Май: (20000 / 160 х 169) = 21125 рублей.
Июнь: (20000 / 168 х 169) = 20119 рублей.
Этот способ неудобен тем, что расчет ставки за час придется производить ежемесячно.
Второй вариант
Более удобный способ высчитать ставку за 1 час работы для сотрудников – вывести среднюю цифру за год. Для этого вернемся к нашему примеру из первого варианта, но в качестве учетного периода возьмем 2017 год, в котором норма рабочего времени составляет 1973 часа. Часовая ставка будет составлять 20000 рублей / (1973часов / 12 месяцев), или 121,65 рубля. В этом случае зарплата во 2-м квартале рассчитывается так:
Апрель: (121,65 х 150) = 18247,5 руб.
Май: (121,65 х 169) = 20558,85 руб.
Июнь: (121,65 х 169) = 20558,85 руб.
Оплата сверхурочной работы
Случается, что по разного рода причинам сотрудник отрабатывает больше установленной в сумме нормы времени. Понятие сверхурочной работы закреплено в ст. 99 ТК РФ. Она допустима при согласии сотрудника в случае необходимости закончить начатую работу, неявки другого сотрудника на место, не допускающего простоя, или в других ситуациях. Без согласия сотрудник тоже может быть привлечен к сверхурочной работе, если от этого зависит очень многое: например, в период военного положения, для предотвращения катастроф или на общественное благо. В любом случае данная работа оплачивается на порядок выше обычной.
Согласно ст. 152 ТК РФ, первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются по 1,5 ставке, последующие – по двойной. Однако здесь возникает спорный момент. Учетный период каждый работодатель для себя выбирает сам, и сотрудник может отработать дополнительно 20 часов к установленной норме за месяц или год – разница очень большая. Эту ситуацию разъяснил Верховный суд в Решении № АКПИ12-1068 , где уточняется, что сверхурочными считаются часы, отработанные по окончании рабочей смены согласно графику, а не по итогам учетного периода. При этом сотруднику можно дать переработать не больше 4 часов в течение 2 дней подряд и не более 120 часов в год.
Оплата неотработанного по норме времени зависит от обстоятельств, по которым это случилась. Если работник не выполнил часовую норму по вине работодателя (в силу производственных причин), то оплата производится в размере 2/3 от его средней зарплаты. Если в ситуации виноваты неправильно продуманные организационные моменты, то компенсация неотработанного времени в пользу сотрудника производится полностью. Отказ в оплате работодатель может дать в том случае, если работник сам виноват в недоработке своей нормы.
Что нужно для оформления суммарного учета времени
Чтобы ввести на предприятии суммарный учет рабочего времени, требуется оформить определенные документы и придерживаться правильного алгоритма. Можно выделить в данном процессе ряд этапов:
- Вносятся изменения или дополнения в ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка). Это правило закреплено в ст. 104 ТК РФ. Может быть произведено издание документа в новой редакции или составлен соответствующий приказ. В обоих случаях сотрудники знакомятся с нововведениями под личную подпись.
- Издается приказ о введении суммированного учета.
- Уведомляются сотрудники о внесении изменений в трудовые договоры. Ст. 74 ТК РФ установлена обязанность работодателя сделать это за 2 месяца до вступления изменений в силу.
- Составляются дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками.
- Составляются графики работы и даются на ознакомление сотрудникам. Они могут формироваться на любой период и выглядеть так, как необходимо предприятию: 12 часов, 2 через 2, сутки через трое и т.д. Сверхурочные часы не могут быть включены в график, а вот их нехватка – вполне, но тогда работодатель обязан компенсировать сотруднику недостающее время (ст. 155 ТК РФ).
- Ведется учет соответствия нормам и производится оплата труда по часам. Регулярно должны заполняться табели учета рабочего времени для каждого работника.
Итоги
Введение суммарного учета отработанного времени для работодателя сулит некоторые трудности: приходится переоформлять документы, внедрять новые правила в коллектив, возможно, прощаться с несогласившимися сотрудниками. Но это важная мера, которая позволяет соответствовать букве закона. Без суммарного учета невозможно правильно отследить выполнение работ по заданным параметрам, нельзя узнать, имеются ли сверхурочные часы, которые необходимо оплатить сотруднику. Соблюдая все условия внедрения новой системы учета, вы сможете избежать серьезных правовых рисков.
Трудовым кодексом установлено требование – рабочая неделя не должна превышать 40 часов. При обычном графике работы данное правило легко соблюсти. Однако многие профессии подразумевают посменную трудовую вахту, посуточное нахождение на рабочем месте. Сутками трудятся дежурные доктора, врачи скорой помощи, сторожа и другие сотрудники. Им достаточно отработать 2 смены в неделю, чтобы 40-часовая норма была превышена. Во избежание неприятностей с законом на помощь работодателю приходит суммированный учет рабочего времени.
В каких случаях требуется суммированный учет
Введение суммированного рабочего времени необходимо, когда из-за сменного графика работы превышается закрепленная Трудовым кодексом норма часов в неделю. В случае несоблюдения установленных норм работодатель стоит перед выбором:
- оформлять переработку как сверхурочные часы;
- перейти на суммированный учет отработанного сотрудниками времени.
При втором варианте часы подсчитываются, исходя не из 40-часовой рабочей недели, а в границах учетного периода, протяженность которого определяет сам работодатель. Она может составлять от одного месяца до одного года (статья 104 ТК).
Приведем пример. Если человек работает посменно, сутки через трое, 40-часовая (нормальная) рабочая неделя не соблюдается. Еженедельно он выходит на работу дважды, то есть суммарно трудится 48 часов, на 8 часов превышая норму по Трудовому кодексу. Если рассчитывать количество часов ежемесячно и даже квартально, при графике сутки через трое, в некоторых периодах возможна переработка.
Допустим, в феврале и марте гражданин отработал по 7 смен, или 168 рабочих часов. Но производственный календарь 2017 года установил, что нормы рабочего времени в феврале и марте разные – 143 и 175 часов в неделю соответственно. Получается, в одном месяце он недоработал норму, а в другом – превысил ее. И если для сотрудников, работающих сутки через трое, сделать учетным периодом год, работодатель уложится в разрешенное количество рабочих часов, так как:
- в году – 52 недели, из которых четыре сотрудник, трудящийся сутки через трое, проведет в отпуске;
- придерживаясь сменного графика работы, в течение года у него наберется около 80 круглосуточных смен, из которых вычитается 2 часа на перерыв (остается 22 рабочих часа при каждом выходе на дежурство);
- при перемножении данных чисел получаем: 22 х 80 = 1760 рабочих часов в год;
- установлена норма часов на 2017 (целиком) – 1973 дня.
Из формулы расчета видно, что при годовом учетном периоде норма часов при сменном графике работы сутки через трое будет соблюдена.
Альтернатива суммированному учету
Переработка при суммированном учете рабочего времени дополнительно не оплачивается. Она компенсируется неоднородной загруженностью работника в течение учетного периода, когда интенсивный круглосуточный труд сменяется несколькими днями полного отдыха.
Альтернативой такому учету может стать оформление переработки сотрудников как сверхурочной работы. Для работодателя это не лучший вариант решения проблемы. Во-первых, ему придется произвести расчет рабочего времени и доплатить подчиненному за все лишние часы. Во-вторых, привлечение работников к сверхурочке связано с различными ограничениями со стороны закона.
Трудовой кодекс (статья 99) позволяет привлекать подчиненных к сверхурочной работе, если они на это письменно согласятся. Кроме того, существуют привилегированные категории сотрудников, которым запрещено трудиться сверхурочно. К ним, в частности, относятся:
- беременные сотрудницы;
- лица, не достигшие 18-летия;
- инвалиды, если они имеют медицинские противопоказания.
Перед тем, как рассчитать сверхурочные, следует учесть: для сотрудников, которым установлена сокращенная рабочая неделя, превышение льготной нормы часов тоже считается сверхурочной работой. В частности, инвалиды вправе трудиться не 40, а 35 часов в неделю. Работая больше нормы (допустим, два через два по 8 часов), они могут рассчитывать на оплату сверхурочных.
Вместо оплаты работодатель вправе предоставить подчиненному дополнительный день отдыха.
Иные виды учета
Помимо суммированного, на предприятиях могут применяться и другие виды учета рабочего времени:
- поденный расчет трудового времени;
- еженедельный подсчет трудового времени.
Эти формы учета экспертами именуются «нормальными», так как они применяются при рабочих схемах, не предусматривающих выход за пределы нормо-часов. Поденный учет удобен при одинаковом режиме труда всех сотрудников. Учетным периодом является один рабочий день, в течение которого работники находятся на местах равное количество часов. И в остальные дни происходит то же. Работодатель следит, чтобы не было переработки. Например, чтобы сотрудники, имеющие право на сокращенные рабочие дни, уходили на час раньше, и отмечает это в табеле.
Еженедельный учет применяется в компаниях, где сотрудники работают более установленной нормы за день, но при общем расчете отработанного времени еженедельная 40-часовая норма не превышается. Распространены ситуации, когда гражданам приходится трудиться сутки через двое – по 10 часов. 8-часовой рабочий день в подобном случае не соблюдается, однако если учетным периодом избрать неделю, то количество отработанных часов окажется в рамках закона. При данном учете каждую неделю сотрудник работает одинаковое количество часов.
Зарплата при посменном графике
Оплата труда при сменном графике работы устанавливается работодателем. Работнику могут начислять заработную плату по тарифной ставке, исходя из того, сколько смен в месяц он отработал. В этом случае исчисляется количество рабочих часов в месяц, после чего оно умножается на почасовой тариф.
На усмотрение начальства возможна и окладная система расчетов с подчиненными-сменщиками. При ее использовании сотрудник получает одинаковую зарплату ежемесячно (при отсутствии недоработок или переработок по трудочасам).
Когда суммированный учет ведется помесячно, перед начислением зарплаты сотруднику выясняется, не была ли превышена норма рабочего времени в прошедший месяц. Если это произошло, работодателю следует:
- либо доплатить энтузиасту за сверхурочную работу;
- либо предоставить подчиненному дополнительный выходной.
Специальное Положение и другие документы
Чтобы внедрить в компании суммированный подсчет отработанного времени, нужно подготовить несколько документов:
- Положение о суммированном учете рабочего времени;
- Приказ руководителя о введении суммированного учета в организации;
- Коллективный договор, включающий пункт, что рабочее время сотрудников рассчитывается по суммированной системе.
Соответствующий параграф надо включить и в трудовые договоры, оформляемые с работниками. Заключенные соглашения следует скорректировать, а в готовые бланки добавить необходимый пункт.
Суммированный учет рабочего времени позволяет работодателю избежать штрафов и иных неприятность за нарушение трудового законодательства. Ему предоставлена возможность для маневра, если его требует специфика производства. И если работник согласен работать в менее комфортных условиях, чем предписано статьей 91 ТК, то и государство не возражает.
В Трудовом кодексе предусмотрена работа при суммированном учете рабочего времени. На практике далеко не все предприятия пользуются этим допущением. Как правило, это связано с определенными сложностями при расчете. Рассмотрим далее, как правильно вести суммированный учет рабочего времени.
Цель
Прежде чем выяснить, как вести следует разъяснить, зачем он нужен. На некоторых предприятиях не может соблюдаться еженедельная или ежедневная продолжительность труда. Это зависит от специфики организации. Так, достаточно часто используется в организациях суммированный учет рабочего времени водителей. Он вводится для того, чтобы длительность труда за месяц, квартал и прочие периоды не была больше установленной законодательством. При этом учетный период не может быть больше года. Это установлено в ст. 104 ТК.
Суть
Учет рабочего времени при суммированном учете осуществляется в соответствии с недельной продолжительностью труда. По этому показателю устанавливается длительность профессиональной деятельности. Суммированный учет рабочего времени при сменном графике или неполном дне имеет свою специфику. Для таких сотрудников оптимальная длительность труда будет уменьшенной. Таким образом, если на предприятии, ввиду его специфики, нет возможности установить график, по которому люди трудились бы 24, 36, 35 или 40 часов, то схема суммированного учета будет более удобной и целесообразной. Наниматель при этом должен грамотно организовать трудовой процесс. при суммированном учете должна выполняться сотрудником за установленный период (допустим, за месяц). Продолжительность труда (количество часов) в день может быть разной. Здесь главное, чтобы в пределах периода длительность была сбалансированной.
Введение схемы
Правила суммированного учета рабочего времени, по положениям ст. 104 ТК, устанавливаются положением о внутреннем трудовом распорядке на предприятии. Бывают такие ситуации, когда организация разработала и утвердила такой порядок, но не использовала его за ненадобностью. Однако впоследствии такая схема стала необходимой. Допустим, руководство решает, что суммированный учет рабочего времени при сменном графике сотрудников будет более удобен. Как в таком случае ввести порядок в действие? В качестве документа, который вносит соответствующие изменения в схемы расчетов, выступает приказ. Прежде чем его подписать, руководитель предприятия должен выполнить требования 190-й статьи ТК. В соответствии с ней положения внутреннего распорядка в организации утверждаются по согласованию с представительным органом сотрудников. Это означает, что и внесение изменений в них нужно обсудить с профсоюзом. Кроме этого, ст. 22 ТК требует от руководителя обязательно провести ознакомление персонала под роспись со всеми локальными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью служащих. Таким образом, о нововведениях необходимо уведомить всех сотрудников, которых это касается.
В каких случаях следует вводить порядок?
На некоторых предприятиях учет рабочего времени при суммированном учете является обязательным. В частности, это касается вахтового метода. Такое требование введено 300-й статьей ТК. По ст. 297 вахтовым называют особую форму реализации трудового процесса, предполагающую деятельность вне места жительства сотрудников, когда ежедневное возвращение их домой не может быть обеспечено. Рекомендуется также использовать суммированный учет рабочего времени водителей, осуществляющих деятельность по гибкому графику. По 102-й статье ТК, в таком случае длительность трудового дня устанавливается по соглашению между сторонами. Предприятие должно обеспечить выполнение сотрудником общего числа часов за определенные периоды (неделю, день, месяц и пр.). Целесообразно использовать суммированный учет при посменной работе. Такой график разъясняется в ст. 103 ТК. Он вводится в случаях, когда продолжительность производственного процесса больше длительности разрешенной ежедневной работы. Такой график также используется для более эффективной эксплуатации оборудования, увеличения количества выпускаемых товаров или оказываемых услуг. Этот режим характерен для промышленных предприятий, организаций ЖКХ, торговых фирм и компаний общепита.
Оплата при суммированном учете рабочего времени
В схеме начисления з/п для сотрудников есть ряд нюансов. Если на предприятии используется учет рабочего времени при суммированном учете, значит, трудовые условия в такой организации отклоняются от традиционных. Так, это может быть систематическое задействование людей по праздникам и выходным, в ночь и пр. Как правило, для таких сотрудников устанавливаются повышенные тарифные ставки. Предприятие таким образом компенсирует отклонение от обычного графика. Тем не менее, более высокая з/п не освобождает нанимателя от обязанности оплачивать труд в "экстремальных" условиях, согласно требованиям ТК. Конкретный размер вознаграждения в том или другом случае, равно как и вся система расчета, формулируются в коллективном договоре, устанавливаются иными локальными актами и прописывается непосредственно в контракте. Такое предписание содержится в ст. 135 ТК.
Сверхурочные часы при суммированном учете рабочего времени
Разъяснение дается в 99-й статье ТК. Сверхурочной считают работу, осуществляемую сверх установленного (обычного) количества часов за конкретный период. При этом их число не должно быть больше 4 на протяжении двух недель подряд и 120 часов в год для каждого человека. Порядок, в соответствии с которым осуществляется расчет, установлен 152-й статьей ТК. Сверхурочные при суммированном учете рабочего времени компенсируются за первые 2 часа не меньше, чем в полуторном размере, за дальнейшие - не меньше, чем в двойном. В трудовом или коллективном договоре могут устанавливаться конкретные размеры вознаграждений. По согласию сотрудника при суммированном учете рабочего времени может не производиться. В этом случае служащему предоставляется возможность использовать дополнительные периоды отдыха. Их продолжительность не должна быть меньше отработанного времени сверхурочно.
Методика расчета
Установить сверхурочные часы при суммированном учете рабочего времени в целом несложно. В рамках конкретного периода продолжительность профессиональной деятельности сотрудника не должно быть больше оптимального. Все, что отработано выше этой нормы, считается, таким образом, сверхурочными часами. Все же в ряде случаев могут возникнуть проблемы при расчете. В соответствии с законодательством, начальные 2 часа из всего числа сверхурочных оплачиваются по полуторному тарифу, все прочие - по двойному. При этом значения не имеет, когда именно они имели место: в один день или в течение всего периода. Данная методика основывается на положениях ТК. Однако она не отражает реальных обстоятельств. Так, при установлении максимального учетного периода в год, по его окончании у сотрудника может накопиться достаточно большое количество часов, которые были сверхурочно отработаны. На практике применяется несколько иной подход к расчету. По полуторному тарифу оплачивают то число сверхурочных часов, которое не больше в среднем двух часов за каждый день в периоде. Остальное компенсируется в двойном размере. Такая методика представляется более логичной. Дело в том, что установить число сверхурочных часов относительно конкретных рабочих дней не представляется возможным, поскольку в соответствии с правилами суммированного учета, переработка одного дня может компенсироваться недоработкой другого. Но положения 152-й статьи ТК указывают на неправомерность такого подхода.
Праздники и выходные
Как осуществляется учет рабочего времени при суммированном учете в таких случаях? При расчете вознаграждения за деятельность в праздники и выходные часто возникают сложности. Так, специалисты, рассматривая схемы расчета, используют следующий подход. Если в графике не указана переработка, то в нем учтено, что работа в праздник, субботу и воскресенье может компенсироваться отдыхом в будни. Но существует точка зрения законодателя. В таких случаях нельзя говорить о том, что она может компенсироваться отдыхом в Это обусловлено тем, что имеет место не плановый график, а переработка. При суммированном учете рабочего времени, как и в общих случаях, компенсация должна быть в двойном размере. В ТК нет на это прямых указаний. В этой связи, некоторые бухгалтеры считают, что общий порядок не распространяется на суммированный учет рабочего времени. Тонкости законодательства в этом случае разъясняются различными органами. В частности, отсутствие оговорки в 152 статье ТК относительно суммированного учета означает фактически, что двойная оплата для него применяется. Следует также упомянуть еще один нюанс. По закону существует дополнительное основание для установления повышенной оплаты - сверхурочная работа. Многие специалисты интересуются, можно ли увеличить вознаграждение по двум условиям сразу? В одном из решений ВС на это дан четкий отрицательный ответ. Оплата осуществляется только за нерабочий день (праздник/выходной), а сверхурочное время не компенсируется в этом случае.
Расчет
Рассмотрим наглядно суммированный учет рабочего времени - пример начисления вознаграждения. На предприятии установлен период, равный месяцу. В январе 2011-го г. сотрудником отработано 13 смен, каждая из которых 10 ч. Из них одна пришлась на праздник. Ночных часов не было. 230 р/ч. Для расчета зарплаты за январь необходимо определить вознаграждение за работу по норме: 120 ч х 230 р. = 27 600 р.
Дополнительных начислений в этом случае не осуществляется. Таким образом, общая сумма к получению: 4600 + 27 600 = 32 200 р.
Особый случай
В учетном периоде может иметь место недоработка. Это значит, что сотрудник был задействован меньше, чем полагается. Такая ситуация может возникнуть как по вине нанимателя, так и самого работника. Для каждого обстоятельства предусмотрен свой расчет. Так, если неисполнение трудовых норм и должностных обязанностей возникло по вине нанимателя, то оплата за работу осуществляется в размере, не меньшем, чем средняя з/п, которая рассчитывается пропорционально отработанному фактически времени. Такое предписание содержит 155-я статья ТК. Таким образом, если сотрудник не отработал положенные часы по вине работодателя, то зарплату он получит в соответствии с нормальным количеством трудового времени. Другой порядок установлен для случаев, в которых виновен сам служащий. При этом законодательство предусматривает уважительные и неуважительные причины пропуска работы. Так, в случае болезни, отпуска и по иным аналогичным обстоятельствам сотруднику начисляется средняя з/п. Если же причины неуважительные, то оплата не производится вообще.
Как считать, если период больше 1 месяца?
Специалисты разработали методику вычисления, которая соответствует требованиям законодательства и отражает реальную ситуацию на предприятии (учитывает специфику работы). При начислении з/п за каждый месяц бухгалтеру следует принимать во внимании фактический период, в котором служащий был задействован в организации в рамках конкретного месяца. Оплата каждого часа при этом осуществляется в одинарном размере. При подведении итогов всего периода будут выявлены сверхурочные часы. По общему порядку за первые 2 устанавливается половина ставки, за все прочие - одна. Бухгалтер, таким образом, использует коэфф. 0.5 и 1. Они показывают, что все часы, фактически отработанные за период учета, уже были компенсированы в одинарном размере.
Задача
Рассмотрим еще один пример. Для учета времени работы сотрудника устанавливается суммированный порядок. В качестве отчетного периода выступает квартал. Тарифная ставка сотрудника 200 р./ч. Нормальное число часов при сорокачасовой неделе в первом квартале установлено 454. Сотруднику, кроме того, пришлось замещать другого служащего, в связи с его болезнью. Таким образом, в итоге в первом квартале был отработан 641 час:
Таким образом, число сверхурочных часов: 641 - 454 = 187.
Сотрудник в каждом учетном месяце получал зарплату по фактически выработанному времени. В этой связи, периоды сверх установленных, компенсируются в меньшем размере. За первые 2 часа переработки оплата будет следующей: 0.5 х 200 р/ч х 2 ч = 200 р.
Остальные 185 ч. (187 - 2) оплачиваются в одинарном размере: 185 ч х 200 р./ч х 1.0 = 37 000 р.
В результате вместе с мартовской зарплатой сотрудник получит вознаграждение за сверхурочные часы в первом квартале. З/п за этот месяц рассчитывается в соответствии с фактическим количеством: 212 ч х 200 р./час = 42 200 р.
Расчет по окладу вне графика
Для сотрудника предприятия введен суммированный учет. В качестве отчетного периода выступает месяц. Оклад служащего 18 тыс. р. По производственному календарю, при неделе в 40 ч. 151 - оптимальное число часов. В феврале сотрудник отработал 161 ч. Восемь из них были вне графика и пришлись на 23 февраля (праздник). В коллективном договоре предусматривается дополнительная компенсация за деятельность в выходные и праздничные в двойном размере и оплата за сверхурочное время по общему правилу ТК. Среднечасовой заработок сотрудника составит: 18 тыс. р. / 151 часов = 119.21 р./ч.
В соответствии с фактическим количеством отработанного времени зарплата за февраль равна: 119.21 р./ч х 161 часов = 19 192.81 р.
Компенсация за работу в праздник составляет: 119.21 х 8 ч х 1.0 = 953.68 р.
Количество часов сверхурочно определяется за минусом первых двух, отработанных в праздник вне графика: 161 - 151 - 8 = 2.
Первые 2 ч компенсируются в полуторном размере. Но одинарный был уже учтен при расчете фактически отработанного времени. Поэтому: 119.21 х 2 часа х 0.5 = 119.21 р.
Таким образом, за февраль сотрудник получит: 19 192.81 р. + 119.21 р. + 953.68 р. = 20 265.70 р.
Расчет в пределах графика
Возьмем условия предыдущего примера. Допустим, что 8 часов были отработаны по графику сменности, работы сверх положенного не было. В коллективном договоре прописано, что компенсация за привлечение сотрудника в праздник рассчитывается в двойном размере. Сверхурочные часы оплачиваются - за первые 2 по полуторному, за последующие - по двойному тарифу. Поскольку сотрудник был задействован на предприятии весь положенный период, он получит полный оклад 18 тыс. р. Для расчета оплаты за праздничные часы, нужно определить среднечасовой заработок. Как и в предыдущем случае, он составит 119.21 р./ч. Компенсация за праздничный день: 119.21 х 1.0 х 8 часов = 953.68 р.
В результате оплата за февраль будет равна: 18 тыс. р. + 953.68 р. = 18 953. 68 р.
Порядок расчета ночных
В 96-й статье ТК в качестве ночного признается промежуток с 22.00 до 6.00. За каждый час этой работы сотруднику полагается повышенная оплата в сравнении с традиционными условиями труда. Это установлено в первой части 154-й статьи Кодекса. Для ряда профессий официально установлены размеры дополнительных вознаграждений. Так, к примеру, работникам учреждений здравоохранения компенсируется в размере 50% от оклада/ставки за каждый час. Однако такое предписание распространяется на государственные и муниципальные медицинские учреждения. Для сотрудников коммерческих предприятий доплата и ее размер определяется в соглашении с нанимателем.
Схема начисления
В больнице утвержден суммированный учет времени. По коллективному договору, задействование сотрудников в ночь компенсируется им в размере 50%. В качестве отчетного периода выступает месяц. Часовая ставка врача 100 р./ч. В феврале сотрудник исполнял свои обязанности в течение 161 ч, из которых ночью - 15 ч. Оптимальное число часов в этом месяце 151. Выполним расчет з/п за февраль. В первую очередь, определяется количество часов, выработанных сверхурочно: 161 - 151 = 10 ч.
За выработанное фактическое время специалист получит: 161 ч х 100 р./часов = 16 100 р.
За первые 2 часа переработки врачу полагается: 100 р./ч х 2 часов х 0.5 = 100 р.
Коэффициентом 0.5 учтена полуторная оплата (одинарный размер рассчитан при определении з/п за отработанное фактически время). За оставшиеся 8 ч (10 - 2) компенсация будет следующей: 8 х 100 р./ч х 1.0 = 800 р.
Поскольку при расчете зарплаты за фактическое время работы уже был учтен одинарный размер, то в начислении компенсации используется коэффициент 1.0. Вознаграждение за ночь составит: 100 р./ч х 15 часов х 50% = 750 р.
Таким образом, по окончании февраля врач получит: 16 100 р. + 800 р. + 100 р. + 750 р. = 17 750 р.
Прогулы
Как выше было сказано, при схеме суммированного учета времени сотрудник может как переработать, так и не доработать. Последнее имеет место, например, при прогуле. В качестве него признается отсутствие сотрудника на его рабочем месте больше 4-х часов непрерывно на протяжении смены (трудового дня) без уважительных причин. Это разъяснение дается в ст. 81, подп. "а" пункта 6. Такая формулировка распространяется на любой режим профессиональной деятельности вне зависимости от специфики предприятия. В этой связи, если служащий непрерывно отсутствовал на месте больше 4-х часов при использовании в компании суммированного учета времени работы без уважительной причины, то это можно расценивать как прогул. Соответственно, начисление з/п за этот период не производится. Стоит сказать, что прогул относится к дисциплинарным нарушениям. При пропуске без уважительных причин наниматель должен взять объяснение с сотрудника. В ТК предусмотрены разные наказания за нарушения: от предупреждения до увольнения. Санкции применяются в зависимости от обстоятельств, серьезности и количества проступков.
Заключение
В целом применение порядка суммированного учета на предприятии не сопровождается особыми сложностями. Еслинственными проблемами, пожалуй, можно назвать случаи, когда сотрудники привлекаются к деятельности в выходные либо праздники. В таких случаях следует учитывать, как именно производилась работа: в пределах графика либо вне его. Соответственно этому производится расчет. Примеры таких случаев приведены в статье наглядно. Что касается ситуаций, когда сотрудник находился на предприятии меньше установленного в плане периода, то нужно также рассматривать обстоятельства, которые имели место.
Учет рабочего времени сотрудников - это ведение табеля, контроль за присутствием служащих на производственном месте с помощью механических и электронных устройств. Поговорим о том, как организовать такой контроль на предприятии.
Положение об учете рабочего времени
Положение фиксирует в организации распределение времени труда для каждого работника и учитывает как рабочие, так и выходные дни. Также в нем отражаются выявляемые нарушения, за которые работника привлекают к ответственности дисциплинарного характера.
Автоматизированный учет использования рабочего времени
Существуют разнообразные системы учета рабочего времени:
- Биометрические системы.
- Компьютерные программы.
С помощью биометрической системы (отпечатки пальцев) руководитель получает доступ к информации о времени прихода-ухода сотрудников на рабочее место. Кроме того, она не позволит посторонним попасть в здание или помещение. Такие системы широко используют компании, озабоченные сохранением секретности данных: например, банки, некоторые производственные предприятия, разработчики программного обеспечения и другие.
Для тех руководителей, которые хотят знать не только о времени прихода и ухода сотрудника, но и о том, чем именно на рабочем месте занимается специалист, разработаны онлайн-системы, отслеживающие рабочие процессы. Такую онлайн-систему устанавливают на ПО персонала. Она будет собирать информацию о всех действиях сотрудников за компьютером: кто опаздывает или покидает работу раньше положенного, отсутствует на рабочем месте, какими программами и приложениями пользуется, какие интернет-сайты посещает и какие действия совершает в сети.
Если надо вести учет рабочего времени мобильных сотрудников, которые не имеют постоянного рабочего места в офисе, например, водители, или курьеры, то используют GPS-систему. В кабину водителя будет интегрировано и настроено специальное оборудование и ПО, позволяющие осуществлять GPS-мониторинг и составлять необходимые отчеты.
Если работник передвигается не на автомобиле, а пешком и на общественном транспорте (так обычно работают курьеры, мерчандайзеры, торговые представители) — для учета рабочего времени используются трекеры или приложения, установленные на мобильном телефоне сотрудника.
Ответственность работодателя
В связи с тем, что учет рабочего времени на 2020 год, как и на предыдущие годы, является обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к ответственности административного типа за несоответствие заполненных данных действительности.
Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая трудовые нормы, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 000 рублей. Повторные нарушения наказываются жестче.
Работу по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей.
Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.