KPI: правилно или грешно. Какво е KPI за служител и как да го оценим правилно Какво е KPI за служител и как да го оценим правилно

KPI по принцип е страхотно нещо, но щом се стигне до внедряването му в творчески екипи, веднага възникват въпроси и съмнения. Наистина, възможно ли е обективно да се оцени работата, когато нейният резултат е по същество абстрактен, когато е просто някаква творческа концепция? Възможно е, вярват в арт-продуцентското студио ART4you и за доказателство разказват как са внедрили KPI за дизайнери в работата си.

Системата KPI за оценка на работата на дизайнерите в ART4you се появи не толкова отдавна - тази година. Имаше достатъчно причини за неговото развитие: това беше желанието да се въведе абсолютно прозрачна система на заплащане и необходимостта от допълнително мотивиране и стимулиране на служителите и просто увеличаване на персонала поради нарастването на производствените обеми. Като цяло всички тези причини бяха подчинени на една идея - да се създаде комфортна атмосфера в отбора.

Изискванията за KPI бяха следните: максимална прозрачност за служителите и ръководството, възможност за усъвършенстване на системата и бързи промени в нея, участие не само на шефовете, но и на изпълнителите в оценката на труда.

В началото студио ART4youразглеждаха готови решения, но все пак ги отказаха, тъй като тези опции бяха твърде гъвкави и не отразяваха всички нюанси в работата на студиото.„Има много специфични моменти в дизайна“, казва арт директорът на студиото Андрей Кокеев. - Да вземем например графичния дизайн и продуктовия дизайн. Те са много различни един от друг, всъщност само думата "дизайн" ги обединява. Имаме тясна специализация и ни беше трудно да намерим нещо готово или поне да намерим консултант, който да е наясно със спецификата на работата ни.“

Факт е, че арт и продуцентско студио ART4you произвежда награди, награди и ексклузивни сувенири. Цялото производство е експериментално, за всеки продукт се разработва уникален дизайн, а полетът на дизайнерското въображение е ограничен само технически възможностистудио и нея индустриална базаедин от най-добрите в Москва.

Така служителите се заели със създаването на собствена система за KPI. Огромен принос по този въпрос направи водещият дизайнер Тамара Тебекина. Най-важното беше да се формулират критерии за анализ на творческия компонент на проектантската работа.

Клиентите идват при нас, защото имаме интересен дизайн, а интересен дизайн не се изчислява“, обясни Андрей Кокеев. Въпреки това, скоро критериите бяха формулирани, беше възможно да се вземе предвид мнението на всички дизайнери.

Няколко месеца по-късно те започнаха да прилагат системата на практика. Започнахме с четири критерия за оценка и започнахме постепенно да увеличаваме броя им.

Сега работата на дизайнерите се оценява по следните параметри:
- обем и сложност на работата: проста еднозадачна, проста многозадачна, средна (стандартна), сложна, много сложна (специален случай);
- конструктивна / технологичност на работата: колко технологично и структурно интересен е проектът, оригинален и лесен за изпълнение;
- креативност на представената работа;
- иновации: използването на нови материали, компоненти, технологии;
- спешност на работата;
- възникването на затруднения при изпълнението на предложения проект;
- обработка поради производствени нужди, с изключение на ситуации, възникнали по вина на дизайнера.

Нямаше особени затруднения при изпълнението, защото всички искаха, всички се интересуваха. Всички възникнали въпроси се решаваха незабавно и задължително колегиално.

„Когато KPI беше разработен и внедрен, веднага се съгласихме, че това не е конституция или свещена крава, а система, отворена за постоянна модернизация. Нещо махнахме от списъка с критерии, нещо добавихме, непрекъснато се работеше и накрая стигнахме до един хармоничен, обективен вариант”, разказва Андрей Кокеев.

Като цяло тази колегиалност се превърна в нещо като характеристика на системата KPI, която беше създадена в ART4you. Това позволи не само да се направи системата възможно най-прозрачна, но и да се изостави компютърната програма, което е определено предимство, тъй като спестява пари и време. Всеки месец дизайнерите и ръководството на ART4you просто се събират, за да оценят свършената работа. В студиото има много дизайнери, има много работа, срещите продължават два-три часа. От дълго време, но всички са доволни, защото всеки може да говори както за собствената си работа, така и за работата на някой друг: задачите за проектиране са регистрирани в Bitrix CRM и са достъпни за всички потребители.

„Днес имаме много ефективна система за KPI за дизайнери в нашето студио“, обобщава Андрей Кокеев. - Той е максимално прозрачен и дискутиран. Служителите не просто виждат оценката за своята работа, те сами я поставят. Дизайнерският екип е щастлив и лесен за управление.“

Съвети от ART4you:

1. Не се страхувайте да поемете разработването и внедряването на KPI с малък или никакъв бюджет.

Липсата на средства не е причина за отлагане. От собствен опит студиото се убеди, че можете да минете с минимални разходи.

2. Включете в разработването на KPI тези, чиято работа ще бъде оценявана с помощта на тази система.

Тези хора, както никой друг, се интересуват от честна и прозрачна оценка и много добре знаят какви фактори влияят върху качеството и бързината на работата им. Освен това съвместна дейностпо-горе KPI ще покаже, че цените служителите си и уважавате тяхното мнение.

3. Чувствайте се свободни да отказвате готови KPI, ако ситуацията го изисква.

Може би в момента нямате средства за закупуване на цялостна система; може би готовите системи не отговарят на спецификата на вашата работа - причините за неуспеха могат да бъдат много различни. Трезво оценете ситуацията. Възможно е да се откажете и да работите върху KPI самостоятелно е единствената правилна опция за вашата компания.

4. Изучавайте опита на някой друг.

По този начин можете да разберете къде да поставите сламките си.

5. Споделете работата си.
Първо, това е просто справедливо: опитът на други компании ви позволи да избегнете грешки при създаването на своя собствена система за KPI, така че вие също помагате на някого.

Второ, вашите разработки може да донесат печалба. Поне репутация. Теглото в професионалната общност никога не е притеснявало никого.

За да напиша тази бележка - беше изразходвано:

68338 километра за пътуване.
72 човекочаса за кореспонденция по пощата.
423 човекочаса за експерименти с екип от 30 души.
88 часа за подготовка на доклади и презентации на конференции.
17 чаши кафе за разговор с мъдри хора на афтър парти.
Около 25 часа, за да напишете този текст и да коригирате грешки в него :).
Измъчван до смърт копирайтър, който беше принуден да анализира моите чернови, аудиозаписи и изобщо благодарение на него.

Много пари и време. Може би най-скъп (като нерви, време и пари) беше експериментът върху собствения ми екип, за който се чувствам изключително неудобно да си спомням. Но повече за това по-долу.

Рано или късно вероятно всеки директор има желание да плати справедливо. За свършената работа. И сега много хора се опитват да внедрят KPI (ключови показатели за ефективност). Работи по следния начин: вие, като собственик на бизнес, назначавате конкретни целиза персонала. Постигат или не постигат целите си в процеса на работа. Тези, които са достигнали - получават кифла (паричен бонус).

Смисълът на този подход е да плащате справедливо. Колкото сте спечелили - толкова сте получили. Честно е, логично е, прекрасно е!

Е, има смисъл, че:

Продавачи - определят процент от оборота. Вълците трябва да са гладни. (Да, има алтернативно мнение, че прилагането на такъв подход означава „налагане на допълнителен данък върху себе си“. Но що се отнася до мен, тук всичко е справедливо :-)).
Офис планктон - задайте заплата. Стабилността за тях е много важно условие за съществуване.

Но с творчески звена (дизайнери, програмисти) - всичко е много по-сложно.

Наскоро проведохме проучване сред ръководителите на водещи дигитални агенции и уеб студия в страната на тема „как използвате KPI във връзка с работата на творческите звена“, в резултат на което получихме тази картина:

Някои компании (15%) използват KPI, за да оценят представянето на програмисти и дизайнери.

Около 25% от компаниите прилагат KPI в този момент/ срещат съпротива вътре в компанията или работят по опростена схема.

Приблизително 30% от компаниите плащат на служителите въз основа на субективни оценки на мениджърите. Или по-скоро 30% - признайте си ;-) Не си признайте - останалите 30%.

Най-интересното е, че мнозина са се опитвали да внедрят KPI или се опитват сега. И не много успешно. Това не означава, че „KPI е лош“. Лошо сготвената храна е невъзможна за ядене. Може би просто не знаем как да подготвим този KPI?

Но статистиката показва, че преобладаващото мнозинство изпитва затруднения с прилагането. И има подозрение, че един и същ проблем е общ за всички. Нека се опитаме да го разберем.

Първото нещо, с което ще трябва да се сблъскате, когато прилагате KPI, е съпротивата на екипа

Възниква въпросът: Какво вълнува разработчиците най-много при прилагането на KPI?

След провеждане на няколко експеримента и анкети сред колеги, идентифицирахме 6 основни причини:

Страх от новост.Всички се страхуват тотално от иновациите, мислейки си, че ще стане по-лошо (по-малко пари, повече работа и т.н.).
Непрозрачна схема.Използвайки схема за компенсация с множество параметри, ние увеличаваме риска работниците да не я разберат. Хората се разочароват и демотивират, когато не разбират точно как могат да постигнат най-добри резултати или защо изведнъж получават по-малко пари.
— Защо толкова много?Да, това също се случва. Ако схемата е изградена по такъв начин, че резултатът от този месец ще се появи само след два или три. „Този месец работих по-зле, но получих повече. И така, последния път не го разбрах. Ръководството е идиот, нищо не разбира от моята работа!“
Пулсът на служителя.Почти невъзможно е да влезете в самочувствието на човек и да му дадете „справедлив“ бонус.
Непълна зависимосткритерии за постижения от работника. Например, не зависи изцяло от дизайнера дали дизайнът, който рисува, ще бъде продаден или ще трябва да се направят 50 редакции.
Доклади.Не познавам някой, който обича да пише доклади, да отбелязва изразходваното време, да обещава „точни дати“.

Ако разгледате внимателно този списък, ще откриете, че повечето твърдения са свързани с избора, вниманието, прозрачността и адекватността на критериите.

ДОБРЕ. Така че, просто трябва да измислите Добри критерии!

Е, тези, които ще разберат всички, които няма да издигнат никого, които ще бъдат лесни за обяснение дори на интервю. И така, че всичко беше честно и исках да работя все повече и повече.

Като цяло, нека се опитаме да намерим Добри критерии. (Между другото, "Добре" - за кого?). Имаме три основни засегнати заинтересовани страни: собственик на студио, клиент и разработчици.

Какво може да бъде добър критерий от гледна точка на клиента? Обикновено всичко се свежда до пари (е, или до някои реални резултати):

ROI-Грубо казано, това е „възвръщаемост на финансовите инжекции“. Индикаторът, получен от икономистите, не е напълно приложим за разработчиците: в крайна сметка те не могат да контролират възвръщаемостта на работата си и да я измерват в пари в движение. Тоест те не могат пряко да повлияят на индикатора.
Ниска цена на функцията.За клиента е полезно да има функция с ниска цена. А за разработчика това е прекъсване на шаблона („Как е: разбирам повече паризащото работя евтино?“).
Степен на удовлетворение.Не знам как да го изчисля, но ако вземем предвид, че хората искат щастие или поне по-малко се къпят на парна баня (© Dmitry Satin), тогава дори можем да предложим следната формула:

Сега обаче реалностите са такива, че да дойдеш и да предложиш например дизайнер, зависимостта на заплатата му от ефимерното "удовлетворение" на клиента е гарантиран начин да останеш без дизайнер. Трябва много сериозна криза, за да заработи тази тема. Или много добри допълнителни дизайнери.

Дата на издаване.Всичко изглежда логично: предаваме проекта навреме - получаваме много пари, предаваме го предсрочно - получаваме още повече пари. Индикаторът е подходящ, но има вече идентифициран проблем: не всичко зависи от разработчика. Сроковете най-често възникват от страна на управлението на клиента. (Оттук справедливото: „Защо трябва да губя заплата, въпреки че този мениджър не е избил съдържание от клиента?“).

ДОБРЕ. Тези критерии, които са добри за клиента, очевидно няма да са добри за разработчика. (Не си правя илюзии, сега лесно можете да измислите още 200 броя различни критерии, които са значими за бизнеса. Пишете и обсъждайте в коментарите :))

Но можете да измерите ИЗПЪЛНЕНИЕТО! Толкова е просто!

Или не? Как да го измерим? Ако боядисах оградата, тогава всичко е очевидно. Но има една уловка. Има много мислещи, креативни, талантливи хора в нашия бранш, а никой не боядисва оградите. Нека да разгледаме примера на програмистите. И така, какви мерки за добра ефективност идват на ум?

KSLOC.знаеш ли какво е А какъв е хинду кодът - знаете ли? Приложете - разберете. KSLOC е броят на хиляди редове код. Ако свържете този индикатор със заплатата, изчакайте хиляди редове копиране и поставяне. Един мой приятел получи завършена поръчка някъде в Бангалор - php скрипт, само за десет долара, но за цели 20 MB. И той работеше!
Количеството на някои глупости на час (WTF/h).Броят страници, изчертани на ден, броят функции, внедрени на час и т.н. Изглежда, че това е нормален показател - нещо наистина може да се изчисли и използва за раздаване на екстри. Възниква обаче проблем, подобен на предходната точка: спад на качеството за сметка на количеството, увеличаване на технологичния дълг. Мотивация, интерес, удовлетворение – всичко бързо пада. Като резултат: текучество и ниска квалификация.
Броят на грешките.Колкото по-малко грешки, толкова повече плащаме. Всичко е логично, нали? Не точно. Във вашето студио има ли внедрен инструмент за проследяване на грешки? Ако да, забравете. Вашите тестери много скоро ще се споразумеят с вашите програмисти колко грешки да пишат и колко не, така че да не е в ущърб и на двете страни.
Обработка.„Ако останеш до късно на работа, не работиш добре.“ Това също ли е логично? Борим се с преумората, например спираме електричеството след 18:00 часа. Тук обаче трябва да запомните, че психологията на разработчика е коренно различна от психологията на офисния планктон: и ако той седи до вечерта, тогава той се интересува (и това трябва да се насърчава).

Хората работят в нашата сфера най-вече защото им е интересно.

Не се намесвайте в глупавите корпоративни правила.

фокус фактор.Този показател дойде при нас от любимия ми Scrum. Показва колко е трябвало да отнеме задачата в идеалния случай и колко е била в крайна сметка. „Концентрация“ на екипа върху проекта. Възможно ли е да се плащат пари въз основа на този критерий? Напълно, но ако вашите мениджъри не са "технари", тогава програмистите умишлено ще надценят прогнозите за време, минимизирайки собствените си рискове. Последицата от този подход е, че сроковете се разтягат, клиентът се възмущава (или не купува от вас). Да, и всяка среща ще се превърне в кавги и спорове за 10 минути.
Скорост.Също от Scrum. Прословутото "изпълнение". Тук е доста неочевидно, хуманитарните науки могат да пропуснат параграфа.

Скорост = Фокус фактор x Оценка на нови задачи

Позволява ви да предвидите колко задачи отборът ще може да отбележи в следващия етап, в зависимост от това колко са изпълнили в предишния. Проблемите са същите като при Focus Factor, плюс се добавя още един. Често мениджър (особено неопитен), който усеща, че представянето на екипа може да бъде "измерено", започва да използва този инструмент "в другата посока". Но скоростта не може да бъде точен критерий, т.к показва колко време може да отнеме една и съща задача, изпълнена от същия екип при същите условия. Въпреки това, след изпълнението на задачата, екипът вече е променен: той е натрупал опит как да реши тази конкретна задача. И показателят няма да работи отново.

време на цикъл.Колко бързо минава времето от момента, в който се появи идеята за внедряване на функция в проекта, до момента, в който това беше направено.

Аз лично много харесвам този показател. Един от ключовите, които трябва да бъдат измерени и оптимизирани. Но разработчиците не влияят пряко на този фактор. Това е показател на много високо ниво. Ако започнете да плащате на екипа заплата въз основа на тяхното време за цикъл, това означава, че вие като лидер не се стремите да решавате проблемите на екипа и да разбирате процесите, а просто прехвърляте всичко на екипа.

Опитът да се направи заплатата на разработчика зависима от метрика на високо ниво е доказателство за управленска импотентност

И така, възможно ли е да се измери ефективността на един екип? Да, можете, особено след като сме написали около дузина индикатори за това. И още дузина-две могат да се измислят в коментарите. Друг въпрос - струва ли си заплатата на разработчика да зависи от показателите? Сега това е рисковано.

Започвам работа и си върша работата - добре, защото съм професионалист и ми е интересно. Но ако започнат да сеят гнило върху мен с глупави показатели, ще оптимизирам тези глупави показатели. Ще пиша 1000 реда или ще рисувам 10 глупости на ден. И интересът ми към работата ще пресъхне много, много бързо, глупаво ще искам пари. Нарича се заместване вътрешна мотивация- външен.

Историята на една лудост

Веднъж „един мой добър приятел“, ръководител на студиото, се запали по идеята да се въведе много справедливо заплащане, където да се вземат предвид куп параметри. Естествено, към въпроса се подходи в голям мащаб. Написах цял куп критерии, като например:

месечен план за отработени човекочасове и реално отработени часове;
тримесечен план за продажби;
броят на отделенията и техните заплати;
количеството положителна комуникация от страна на клиентите (удовлетвореност);
броя на повторните заявки от клиента с нови проекти;
награди от специализирани състезания;
негативна комуникация с клиента;
броя на грешките, открити от QA;
ръст на вземанията;
броя на грешките, открити от клиента след стартиране на проекта;
четене на книги, писане на статии.

И още 20 броя. ( полезен списъкВземи го ;-).

Всичко това беше събрано в една система. Естествено, системата трябваше да бъде балансирана. Ето защо през първите няколко месеца беше решено да се калибрира върху виртуални "обвивки". Изобретена е голяма дъска, на която е начертан списък на служителите. На таблото бяха публикувани различни „опаковки“ - веднага щом плащането беше получено, проектът приключи или настъпи добро (или лошо) събитие, което щеше да повлияе на заплатата в бъдеще.

Първоначално студиото разглеждаше готови решения, но все пак ги изостави, тъй като тези опции бяха твърде гъвкави и не отразяваха всички нюанси в работата на студиото. „В дизайна има много специфични моменти“, казва Андрей Кокеев, арт директор на студиото. - Да вземем например графичния дизайн и продуктовия дизайн. Те са много различни един от друг, всъщност само думата „дизайн“ ги обединява. Имаме тясна специализация и ни беше трудно да намерим нещо готово или поне да намерим консултант, който да е наясно със спецификата на работата ни.“

Факт е, че арт и продуцентско студио ART4you произвежда награди, награди и ексклузивни сувенири. Цялото производство е опитно, за всеки продукт се разработва уникален дизайн, а полетът на дизайнерското въображение е ограничен само от техническите възможности на студиото, а производствената му база е една от най-добрите в столицата.

Така служителите се заели със създаването на собствена система за KPI. Най-важното беше да се формулират критерии за анализ на творческия компонент на проектантската работа.

„Дизайнът е до голяма степен субективен и не винаги е възможно да се измери или оцени чрез стандартни схеми. В същото време е невъзможно да се отхвърли творческият компонент при оценката на работата, тъй като именно креативността е нашето конкурентно предимство. Клиентите идват при нас, защото имаме интересен дизайн, а интересен дизайн не се изчислява“, обясни Андрей Кокеев. Въпреки това, скоро критериите бяха формулирани, беше възможно да се вземе предвид мнението на всички дизайнери.

Сега работата на дизайнерите се оценява по следните параметри:

обем и сложност на работата: проста еднозадачна, проста многозадачна, средна (стандартна), сложна, много сложна (специален случай);
конструктивна / технологичност на работата: колко технологично и структурно интересен е проектът, оригинален и лесен за изпълнение;
креативността на представената работа;
иновации: използване на нови материали, компоненти, технологии;
спешност на работата;
възникването на затруднения по време на изпълнението на предложения проект;
обработка поради производствени нужди, с изключение на ситуации, възникнали по вина на дизайнера.

Като цяло тази колегиалност се е превърнала в своеобразна характеристика на създадената KPI система. Това позволи не само да се направи системата възможно най-прозрачна, но и да се изостави компютърната програма, което е определено предимство, тъй като спестява пари и време. Всеки месец дизайнери и ръководство просто се събират, за да оценят свършената работа. В студиото има много дизайнери, има много работа, срещите продължават два-три часа. От дълго време, но всички са доволни, защото всеки може да говори както за собствената си работа, така и за работата на някой друг: задачите за проектиране са регистрирани в Bitrix CRM и са достъпни за всички потребители.

Съвети от ART4you:

Не се страхувайте да поемете разработването и внедряването на KPI с малък или никакъв бюджет. Липсата на средства не е причина за отлагане. От собствен опит студиото се убеди, че можете да минете с минимални разходи.
Включете в разработването на KPI онези, чиято работа ще бъде оценявана с помощта на тази система. Тези хора, както никой друг, се интересуват от честна и прозрачна оценка и много добре знаят какви фактори влияят върху качеството и бързината на работата им. Освен това съвместната работа по KPI ще покаже, че цените служителите си и уважавате тяхното мнение.
Чувствайте се свободни да отказвате готови KPI, ако ситуацията го изисква. Може би в момента нямате средства за закупуване на цялостна система; може би готовите системи не отговарят на спецификата на вашата работа - причините за неуспеха могат да бъдат много различни. Трезво оценете ситуацията. Възможно е да се откажете и да работите върху KPI самостоятелно е единствената правилна опция за вашата компания.
Учете се от опита на другите. По този начин можете да разберете къде да поставите сламките си.
Споделете работата си. Първо, това е просто справедливо: опитът на други компании ви позволи да избегнете грешки при създаването на своя собствена система за KPI, така че вие също помагате на някого. Второ, вашите разработки може да донесат печалба. Поне репутация. Теглото в професионалната общност никога не е притеснявало никого.

Сега работата на дизайнерите се оценява по следните параметри:

обем и сложност на работата: проста еднозадачна, проста многозадачна, средна (стандартна), сложна, много сложна (специален случай);
конструктивна / технологичност на работата: колко технологично и структурно интересен е проектът, оригинален и лесен за изпълнение;
креативността на представената работа;
иновации: използване на нови материали, компоненти, технологии;
спешност на работата;
възникването на затруднения по време на изпълнението на предложения проект;
обработка поради производствени нужди, с изключение на ситуации, възникнали по вина на дизайнера.

Съвети от ART4you:

Не се страхувайте да поемете разработването и внедряването на KPI с малък или никакъв бюджет.. Липсата на средства не е причина за отлагане. От собствен опит студиото се убеди, че можете да минете с минимални разходи.
Включете в разработването на KPI онези, чиято работа ще бъде оценявана с помощта на тази система. Тези хора, както никой друг, се интересуват от честна и прозрачна оценка и много добре знаят какви фактори влияят върху качеството и бързината на работата им. Освен това съвместната работа по KPI ще покаже, че цените служителите си и уважавате тяхното мнение.
Чувствайте се свободни да се откажете от готовите KPI, ако ситуацията го изисква. Може би в момента нямате средства за закупуване на цялостна система; може би готовите системи не отговарят на спецификата на вашата работа - причините за неуспеха могат да бъдат много различни. Трезво оценете ситуацията. Възможно е да се откажете и да работите върху KPI самостоятелно е единствената правилна опция за вашата компания.
Учете се от опита на другите. По този начин можете да разберете къде да поставите сламките си.
Споделете работата си. Първо, това е просто справедливо: опитът на други компании ви позволи да избегнете грешки при създаването на своя собствена система за KPI, така че вие също помагате на някого. Второ, вашите разработки може да донесат печалба. Поне репутация. Теглото в професионалната общност никога не е притеснявало никого.

KPI са ключови показатели за ефективност. Индикаторите са различни. Ключовите са тези, които влияят върху печалбата. Самият индикатор може да се промени доста, но печалбата може да бъде забележима.

Например собственикът на бръснарница изчисли, че ако увеличи средната сметка на бръснар със 100 рубли, годишният приход ще се увеличи с 300 000 рубли. Ако разходите останат същите, печалбите също ще се увеличат. Среден чекбръснар за бръснарница е ключов показател.

Защо са необходими KPI

Задачата на KPI е да улесни живота на ръководителя на предприятието, собственика на бизнеса и обикновените служители. Въведох системата KPI, когато екипът ни нарасна от двама души на 22. Прекалено много време беше изразходвано за решението оперативни задачи, започна да му липсва за преките директорски задължения. Благодарение на KPI делегирах правомощия и отговорност на ниво ръководители на отдели и обикновени служители, но въпреки това контролирам всичко.

Когато KPI не са полезни, въпросът е, че компанията не работи правилно с тях. Точно това се случи със съсобствениците на козметичната клиника. Те работеха с фунията на продажбите, събираха индикатори, но не знаеха какво да правят с тях по-нататък. И когато разбрахме кои показатели влияят и кой трябва да отговаря за всеки, за три месеца те направиха бизнеса печеливш от нерентабилен.

Как да работим с KPI

Ние прилагаме KPI

Авторите на книги за управление описват прилагането на KPI като многоетапна процедура: пишете организационна структуракомпании, финансова структура, бизнес процеси. С този подход процесът заплашва да се проточи поне шест месеца. Голям бизнестова вероятно е осъществимо. Но малкият бизнес не може да си позволи да стагнира толкова дълго.

Но има и по-просто бърз начин. Ще трябва да определите кои показатели имат най-голямо влияние върху печалбите и кой в компанията влияе върху тези показатели. Няма универсален набор от индикатори. За всеки бизнес те са индивидуални. При продажбите през интернет основните показатели са цената на клик и конверсията на сайта. За кол център - продължителността на разговорите на агента.

Избрахме показател, който влияе на печалбата, разбрахме от кого зависи и назначихме отговорно лице.

Ние мотивираме персонала

Следващата стъпка е създаването на система за мотивация на персонала. Популярен вариант, когато бонусът на служител е обвързан с общия резултат на компания или подразделение, не работи добре. Служителят е отговорен за собствен резултат. Но как ще се отрази на резултатите на колегите? Затова трябва да знаете какво влияе и за какво отговаря даден подчинен и да обвържете бонусите на всеки с индивидуалния му резултат.

Трябва да се има предвид дали служителят засяга пряко или косвено финансови резултати. Нашият екип включва редакторски екип, който произвежда съдържание за сайта. Съдържанието работи за увеличаване на търсенето, но косвено. Ревизията е разходният център. Следователно няма смисъл да обвързваме мотивацията на главния редактор с печалбата. Но отделът по продажбите има план за броя на обажданията и превръщането на приложенията в продажби. Те пряко влияят върху приходите.

Признак за добра система за мотивация на KPI е, когато служителят види в средата на месеца колко вече е направено и какво трябва да се направи, за да получи толкова, колкото иска.

Правене на заключения въз основа на KPI

Служителите не винаги постигат целите си. И не винаги по тяхна вина. Когато видите, че нещо не е наред, не бързайте да стреляте по персонала в коридора. Първо разберете каква е причината. Ако служителят не е виновен, тогава е необходимо да му се помогне и да се създадат условия, при които той да постигне целевите показатели.

Ако един служител не изпълнява плана от месец на месец и смисълът е точно в него, остава само да го замени с някой, който ще се справи. Нито чарът, нито доброто отношение на ръководството ще спасят тук. Срещу показателите тези фактори са безсилни.

Извършваме одит на KPI системата

Внедряването и настройването на KPI система не е всичко. Трябва да разберете: системата, която сте внедрили, не е веднъж завинаги. В бизнеса нещата постоянно се променят. При всяка промяна може да се наложи коригиране на KPI системата. Трябва да сте готови за това.

Когато трябва да коригирате системата на KPI, разберете кои индикатори вече не са подходящи, кои трябва да бъдат заменени и кой трябва да отговаря за новите индикатори. Коригирането на система е по-лесно, отколкото изграждането от нулата.

Трябва да се коригира и системата за мотивация. Най-добре е това да стане с участието на служителите. Всеки служител има лични цели. А системата за мотивация работи най-добре, когато и вие, и служителят разбирате какво иска и какво трябва да направи за компанията, за да реализира личните си цели. Ако един служител иска да печели 150 хиляди на месец, нека заплатата му е 75, а останалите - бонуси. Така той ще разбере, че струва 75 хиляди, но може да спечели 150, ако е успешен професионалист.

Помня

Разберете кои показатели влияят на печалбата и кой в компанията им влияе.
Изберете ключови показатели, които имат най-силно влияние върху печалбата, и разпределете отговорността за тях. Задайте 2-3 ясни KPI за всеки отдел.
Мотивирайте служителите чрез техните ключови показатели за ефективност.
Наблюдавайте дали служителите изпълняват целите.
Когато показателите не са постигнати, разберете каква е причината. Ако служител има нужда от помощ, помогнете. Ако случаят е такъв, сменете го с друг.
Постоянно проверявайте KPI системата и мотивацията. Направете корекции, когато разберете, че системата има нужда от тях.