Каждый человек стремится найти высокооплачиваемую работу, на которой у него будут перспективы карьерного роста и полный социальный пакет. Но сегодня работодатели уже не обращают особого внимания на предоставляемые претендентами документы о наличии высшего или специального образования.
Владельцы коммерческих организаций и индивидуальные предприниматели желают знать, как человек зарекомендовал себя на прежнем рабочем месте и какие у его бывшего руководства имеются к нему претензии.
Именно поэтому в обязательный перечень документации , которая необходима для трудоустройства, многие работодатели включают характеристику с прежнего места работы. Также эта справка может людям понадобиться людям для предоставления в различные инстанции.
Что это такое
Характеристика с места работы представляет собой документ
, который не имеет унифицированной формы. Его оформляют на обычном листке бумаги, но при этом указывают все предусмотренные законодательством реквизиты.
Также в характеристике должна присутствовать информация о штатном сотруднике:
- личные данные;
- профессиональные навыки;
- человеческие качества;
- умение ладить с коллективом;
- сложившиеся взаимоотношения с руководством и т.д.
Характеристика представляет собой документ , предназначенный для внутреннего пользования. После официального трудоустройства она прикладывается в личное дело нового сотрудника и будет храниться там вплоть до сдачи его в архив. Также этот документ может предназначаться для внешнего пользования . Например, государственный орган делает работодателю запрос, и он должен выдать соответствующую справку.
Что касается положительной характеристики, то ее может получить сотрудник организации только в том случае, когда является высококвалифицированным специалистом, хорошо себя зарекомендовал в коллективе и имеет отличные отношения с руководством.
Стоит отметить, что последний момент в этом вопросе играет решающую роль , так как если работник будет конфликтовать со своим начальством, то при удобном случае ему припомнят все его действия.
Как и кем составляется
Характеристика с места работы составляется уполномоченным лицом . В крупных организациях эту функцию выполняет сотрудник отдела кадров . В небольших фирмах вся кадровая работа, как правило, ложится на плечи бухгалтеров, поэтому именно они и будут составлять этот документ.
Документ создается следующим образом :
- Организация может задействовать свой фирменный бланк. Также может задействоваться обычный лист бумаги, формата А4, на котором в верхней части прописываются реквизиты компании.
- В том случае, когда характеристику запрашивает какое-либо ведомство, то должностное лицо должно указать, что характеристика выдается по запросу №… от …. числа и направляется в конкретный орган.
- Если характеристика выдается по просьбе сотрудника, то в ней указывается, что она будет действительна по месту предъявления.
- В документе указываются все имеющиеся сведения о работнике. Также описываются его профессиональные способности, личные качества.
- Подписывает характеристику руководитель.
В какие органы и учреждения может понадобиться
Характеристика с места работы может предоставляться в следующие инстанции :
- В организацию, куда планирует трудоустроиться физическое лицо.
- В правоохранительные органы, если работник совершил правонарушение, попадающее под действие Уголовного кодекса.
- В судебную инстанцию, когда представителям суду необходимо доказать, что участник процесса имеет положительные качества и ему можно дать шанс на исправление.
- В консульство, когда физическому лицу необходимо открыть визу.
- В военкомат.
- В финансовое учреждение, если физическое лицо планирует получить крупный кредит.
- В наркологический диспансер.
Что нужно указать
В характеристике должностному лицу, ответственному за оформление такой документации, необходимо указать следующую информацию :
- Указываются персональные данные штатного сотрудника. Такая информация предоставляется только в том случае, когда работник в письменно виде дал согласие на разглашение своих личных данных.
- Указываются определенные моменты из его биографии, например, прохождение службы в Вооруженных Силах РФ, обучение в ВУЗе и т.д.
- Указываются личные качества штатного сотрудника, например, какие у него сложились отношения с руководством и рабочим коллективом. Имеет ли он выговоры, нарушает ли дисциплину и т.д.
- Указываются профессиональные навыки.
- Указываются все заслуги, например, благодарности, поощрения.
Стоит отметить, что Федеральным законодательством четко не определяется перечень информации, которая должна отражаться в характеристиках. Руководство организаций на свое усмотрение предоставляет данные о своих штатных сотрудниках. Но, все сведения, которые указываются в характеристиках, должны быть правдивыми и максимально отражать информацию о физических лицах.
Что касается стиля повествования, то должностное лицо должно излагать информацию сдержанно, не допуская экспрессивно-эмоциональных переходов
. Так как характеристика является документом, текст в ней должен быть понятным и достаточно емким
.
Сотрудник органа, в который будет предоставляться характеристика, должен без труда понять изложенную информацию и составить полное представление о физическом лице.
В тексте характеристики не допускается использование разговорной и ненормативной лексики. Также должностное лицо не должно допускать сокращений слов и целых выражений. Не рекомендуется в таком документе при описании качеств штатного сотрудника задействовать личные местоимения.
Примеры
Если работнику крайне важно получить положительную характеристику , то ему следует подойти к руководителю и попросить его выдать нужный документ. Как правило, начальство всегда старается идти навстречу своим сотрудникам, особенно если характеристика запрашивается в государственное ведомство.
На сотрудницу
В полицию или суд
При составлении положительной характеристики в судебную инстанцию либо в правоохранительные органы должностное лицо должно отметить все выдающиеся заслуги сотрудника . Также следует акцент сделать на его личных качествах, уважении рабочего коллектива и т.д.
Для студента по месту прохождения практики
Во время прохождения практики студенты должны учитывать один важный момент . По ее завершении им придется обратиться к руководителю организации, в которой они временно выполняли профессиональные обязанности.
Именно поэтому с первого дня прохождения практики им следует наладить хорошие отношения как с коллективом, так и с начальством. В этом случае им будет гарантирована хорошая оценка.
Стоит отметить, что некоторые руководители организаций, принимающих практикантов, поручают им процесс составления характеристик. После оформления таких документов они только лишь ставят на них подписи и печати.
При составлении такой характеристики необходимо указать, в каком подразделении организации проходил практику студент . Также следует отметить, какие он приобрел навыки, какой имеет уровень профессиональной подготовки. В обязательном порядке указывается рекомендуемая оценка.
Степень влияния и необходимости
Характеристика с места работы может иметь как существенное
, так и несущественное значение. Все зависит от того, для каких целей запрашивается этот документ и в какое ведомство будет предоставляться.
В том случае, когда физическое лицо планирует оформиться на престижную работу, то положительная характеристика, выданная бывшим работодателем, сможет существенно увеличить его шансы на занятие вакантной должности.
Если характеристика предоставляется в судебную инстанцию либо в правоохранительные органы, то изложенная в ней в положительном ключе информация может облегчить участь физического лица . Например, этот документ может послужить основанием для смягчения наказания.
В том случае если руководитель даст негативную оценку бывшему либо действующему сотруднику, то такая характеристика только усугубит и без того сложную ситуацию.
Если физическое лицо планирует получить визу, то консульство ее выдаст только при наличии положительной характеристики . Это обусловлено тем, что большинство зарубежных стран очень серьезно относятся к тому, кто к ним въезжает.
Граждан, которые планируют посетить зарубежные государства с плохой характеристикой, будут рассматривать в качестве потенциальных нарушителей правопорядка и со стопроцентной вероятностью им будет отказано в визе.
Что касается характеристики, которая запрашивается финансовым учреждением на лицо, планирующее получить крупную ссуду, то даже если она будет оформлена в положительном ключе, претенденту не будет гарантировано положительное решение. В большинстве случаев такой документ требуется при оформлении ипотечных программ .
Кто подписывает
Оформленную характеристику подписывает руководитель организации, на которой официально трудоустроено либо работало физическое лицо. Также эту функцию может выполнять сотрудник , временно исполняющий обязанности директора.
В крупных организациях довольно часто право подписи таких документов руководство передает начальникам отделов, цехов и прочих структурных подразделений. В таких ситуациях генеральный директор должен издать приказ, которым назначает ответственное за подпись характеристик лицо.
Характеристика с места работы иногда влияет на судьбу человека, ведь она может стать решающим аргументом в суде, при приёме на работу или же при усыновлении ребёнка. Хотя этот документ является необязательным и жёстко не регламентирован законодательством, его применение не редкость. Сейчас регламентированный образец характеристики отсутствует. Однако если вас просят написать её, важно, чтобы документ правдоподобно отражал профессиональные и личные качества работника, так как предоставление ложной информации может повлечь за собой возникновение неблагоприятных обстоятельств.
Характеристика с места работы содержит письменную информацию о сотруднике с позиции работодателя. Характеристика пишется в свободной форме, но в ней очень важно наиболее полно раскрыть характер человека, нюансы его поведения на рабочем месте, достижения (если они были), профессионализм. Документ должен быть оформлен на фирменном бланке с подписью руководителя и печатью, чтобы у организации, которая потребовала характеристику, не возникло сомнений в её подлинности.
Кто должен написать характеристику
Документ составляется, как правило, сотрудниками кадрового отдела либо другими уполномоченными лицами, на которых возложили данную обязанность. Для того чтобы характеристика была оформлена кадровой или иной службой, её нужно запросить.
Можно условно разделить характер пользования документом на два типа:
- внутреннее пользование подразумевает под собой хранение характеристики в личном деле организации;
- внешнее пользование возникает тогда, когда на документ приходит запрос от уполномоченного органа либо сотрудник запрашивает характеристику самостоятельно для своих целей.
Характеристика, которая хранится в личном деле организации, нужна для кадрового отдела. Этот документ чаще всего заполняется при устройстве на работу и хранится вместе с остальными бумагами сотрудника: копией диплома о высшем образовании, трудовой книжкой и т. д. В данном случае документ носит формальный характер. Известно, что при подборе сотрудника на более высокую должность руководство будет ориентироваться на то, как человек сумел проявить себя на деле.
Иногда характеристика с места работы потребуется следующим организациям:
- суду при административных, гражданских и уголовных делах;
- правоохранительным органам для ведения расследований;
- органам опеки и попечительства при усыновлении либо лишении родительских прав;
- банкам для получения кредитов;
- прочим организациям.
К прочим организациям можно отнести консульство, военкомат, наркологический диспансер и т. д.
Если работник изъявил желание покинуть организацию, в которой работает, он может сразу попросить своё руководство составить характеристику для будущего места работы. Такой подход увеличивает шансы на успех в трудоустройстве, так как некоторые организации ставят рекомендации в приоритет при выборе сотрудника. К сожалению, не каждый работник может себе позволить попросить начальника о таком документе, так как есть руководители, которым жаль терять лучших сотрудников. Нередко начальство втайне желает возвращения подчинённого в свои ряды по причине отсутствия достойной замены уволенного профессионала.
Если вы сомневаетесь в том, что написать в характеристике на работника, поинтересуйтесь мнением его непосредственного руководителя
Порядок заполнения документа
В характеристике самое важное - это содержание, которое раскрывает уникальность работника, его ценность для фирмы. Содержание документа должно быть следующим:
- личная информация о сотруднике: дата рождения, семейное положение, образование, воинская служба и прочее;
- информация о работе - это прежде всего навыки, достижения и успехи в работе, передвижения по карьерной лестнице. Прохождение различных курсов и тренингов. Участие в семинарах также можно отнести к данному блоку;
- сведения о личных качествах, которые раскрывают характер сотрудника и его взаимоотношения с коллективом.
Именно данные пункты раскрывают информацию о работнике, которая может помочь принять верное решение работнику организации, запросившей предоставление характеристики.
Правила написания характеристики
Известно, что для составления характеристики нет строго установленной формы, поэтому фирма обязана самостоятельно её разработать. Следовательно, если поступит запрос, а форма документа у организации так и не утверждена, ответственность за её составление ложится на сотрудника отдела кадров.
Если запрос на характеристику пришёл от какой-либо организации, то в бланке нужно указать её наименование. Когда документ выдаётся по требованию сотрудника, то в нём нужно написать, что характеристика выдаётся по месту требования.
Подписать такой документ может не только руководитель организации или лицо, его заменяющее, но и начальник структурного подразделения, где сотрудник числится. Любые другие должностные лица в этом случае не имеют права подписи.
Также важно помнить о законе, который защищает персональные данные (ст.7 Федеральный закон от 27.07.2006 152-ФЗ). Работник должен быть согласен на разглашение той или иной информации из его личных данных.
Составляя характеристику на сотрудника, не забывайте о защите персональных данных и не указывайте информацию сверх необходимого минимума
Как нужно оформить документ
Для того чтобы наиболее полно раскрыть информацию в характеристике, нужно выполнить при составлении документа следующие требования:
- бланк организации должен быть формата А4;
- там, где указывается название документа, нужно написать слово «Характеристика»;
- цель составления документа: для предъявления по месту требования либо представление в государственный орган;
- фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность, отдел и с какого года работает этот сотрудник;
- сведения об образовании;
- семейное положение, наличие детей;
- трудовая деятельность, включая карьерный рост, обязанности, достижения;
- профессиональные качества;
- оценка деловых и личных качеств, включая отношения с коллективом;
- подпись уполномоченного лица и печать организации.
Естественно, необязательно строго следовать перечисленным пунктам, так как иногда часть информации может быть не нужна или бесполезна.
Положительная характеристика с места работы
Какой документ составлять: положительный или нейтральный
Нередко работники кадровых служб сомневаются, должна ли характеристика быть хорошей или удовлетворительной. При составлении этого документа следует руководствоваться не только местом его предоставления, но и собственным здравым смыслом. Понятно, что если характеристика пишется для награждения работника или перевода его на более высокую должность, она должна быть положительной. Если же документ составляется для предъявления государственным органам, например, консульской службе, уместен нейтральный тон. Гораздо важнее в этом случае грамотное составление документа.
Видео: как описать хорошие качества работника
Образец производственной характеристики для награждения
Производственные характеристики обычно пишутся в целях выдвижения работника на вышестоящую должность, повышения ему зарплаты или награждения ценным подарком. В этом случае обязанность по составлению документа возлагается на:
- начальника подразделения или отдела;
- руководителя филиала;
- исполняющего директора;
- непосредственного руководителя;
- хозяина предприятия.
Описывать подчинённого как идеального работника не стоит, но следует описать все его положительные стороны: добросовестное исполнение обязанностей, правильное ведение учёта, участие в коллективных мероприятиях и прочее. Можно написать, что он является примером для молодых сотрудников.
Характеризуем нерадивого сотрудника с плохой стороны
Бывают неприятные ситуации, когда кадровым сотрудникам приходится писать отрицательные характеристики. К сожалению, не все работники отличаются дисциплинированностью и трудолюбием, а умолчать об этом, значит, ввести в заблуждение представителей той организации, которая запрашивает документ.
Отрицательная характеристика с места работы
Характеристика с места работы должна быть датирована тем числом, когда она была составлена.
Важный момент заключается в том, что на бланке организации должен быть указан номер телефона организации или его необходимо указать внизу документа. Это требование актуально ввиду того, что у стороны, запрашивающей документ с места работы, могут возникнуть вопросы либо уточнения. Иногда таким способом будущий работодатель проверяет потенциального сотрудника для исключения предоставления фальсифицированной характеристики.
Если кадровый сотрудник преувеличит положительные качества работника, то лживая информация станет очевидна в дальнейшем. И также не должно быть обратной ситуации, когда хорошему сотруднику даётся отрицательная оценка. Самое важное при составлении документа на работника организации - это придерживаться принципов правдивости и честности. Только так можно избежать возникновения несправедливых жизненных ситуаций, поскольку иногда один документ очень сильно влияет на различные жизненные события.
Иванов Иван работает на заводе торгового оборудования города Сватово один год.
Выполняет свою работу на низком уровне. Работает плохо, не в полную меру своих сил, нуждается в постоянном контроле, не проявляет никакой инициативы. Имеет произвольную механическую память, медленно запоминает задания.
Имеет способности к прогулам. На рабочем месте безразличный, совсем не помогает коллегам по работе.
Имеет слабое общее развитие. До выполнения общественных поручений относится неохотно.
Был избран бригадиром, но с обязанностями не справился. В общественной жизни завода неактивен. Награждений никаких не имеет. Часто поддаётся чужому влиянию.
Нарушает заводскую дисциплину, склонен к противоправному поведению. У руководства завода не пользуется уважением. Не имеет авторитета среди товарищей. Друзей на заводе не имеет.
Характеристика выдана для представления в ПТУ № 114 города Сватово
Директор завода (подпись) Иванченко
Текст характеристики состоит из четырех частей:
1. Анкетные данные лица, на которого складывается характеристика (размещаются по центру листа или в столбик справа).
2. Сведения об деятельности или учебе (с какого года работает или учится, где, отношение к работе, учебе, уровень профессионализма, учебных достижений и владение мастерством, или владения учебным материалом).
3. Оценка деловых и моральных качеств: сведения о поощрении (взыскание): отношения в коллективе.
4. Выводы: указание, куда подается характеристика.
Для примера ниже мы приводим образцы характеристик.
Образцы характеристик на украинском языке
Хотим обратить ваше внимание на то, что бывают и другие виды характеристик.
Наверное, каждый руководитель хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью составления характеристики на работника своего предприятия. И уж конечно, с таким постоянно сталкиваются работники отдела кадров, хотя по-настоящему объективную оценку работнику (что и должна отражать характеристика) может дать только непосредственный руководитель работника – тот, кто знает, насколько хорошо или плохо сотрудник предприятия справляется со своими обязанностями, видел его профессиональный рост, инициативность или пассивность и тому подобное.
Для чего составляется отрицательная или положительная характеристика
Обычно характеристики составляют по запросам сторонних организаций (правоохранительных органов, банков, вузов) и в целом получается положительная характеристика на работника, несмотря на то, что документ должен содержать лишь объективную беспристрастную оценку.
Также характеристика может составляться для использования внутри организации: если руководителю необходимо принять решение о переводе или повышении работника, если возникает вопрос о поощрении (награждении) работника или о наложении на него взыскания за дисциплинарный проступок или причинение материального ущерба предприятию. В последнем случае может получиться отрицательная характеристика на сотрудника.
Общие правила написания характеристики
Трудность составления характеристики состоит в том, что нет единых установленных норм по ее содержанию и оформлению. Тем не менее, характеристика на сотрудника предприятия относится к официальным документам, поэтому лучше писать ее на официальном бланке предприятия, придерживаясь всех норм делового этикета: текст должен быть от третьего лица, формулировки четкими и краткими, строго по сути, без посторонних рассуждений. Особенно стоит избегать каких-либо суждений о личности работника, необходимо лишь констатировать факты, вне зависимости от того составляется ли вами отрицательная характеристика на сотрудника или положительная.
Текст характеристики
Текст любой характеристики, как правило, содержит некоторые обязательные пункты.
- Официальные реквизиты.
- Имя, фамилия, отчество, профессия (должность) работника, на которого составляется характеристика.
- Указывается также его семейное положение, образование и год рождения работника.
- Сведения о карьере: кратко, но подробно указываются все этапы профессионального пути работника, с чего он начинал, чего достиг, какое положение занимает сейчас. При необходимости можно указать, где и кем сотрудник работал до того, как поступил на данное предприятие.
- Качества работника – профессиональные или личностные.
- Награды, взыскания, научные труды и звания, разработки и изобретения.
- Сведения об образовании, обучении, повышении квалификации за трудовую карьеру.
- Цель составления характеристики: для предъявления по месту требования, для аттестации, для предоставления в отделение милиции и так далее.
Официальные реквизиты содержат:
- наименование документа (Характеристика) – пишется в самом начале, посередине;
- исходящий номер (при необходимости) – пишется в верхнем правом углу;
- дата составления документа;
- подписи (составителя и руководителя предприятия);
- печать предприятия (обычно круглая).
Последние три пункта оформляются в конце документа.
Положительная характеристика на сотрудника
Конечно же, характеристика должна содержать беспристрастную оценку, но иногда может потребоваться более положительная характеристика. Например, если работник должен быть представлен к награде. Или в случае прохождения аттестации (особенно, если у работника есть шансы получить в результате более высокую должность или разряд). Хорошая характеристика на работника может также потребоваться для предоставления в органы опеки.
Составляется такая характеристика по тому же принципу, что описан выше, но в зависимости от цели документа (кому он будет предъявляться) упор делается на те качества (навыки, профессиональные умения и так далее) работника, которые покажут его в выгодном свете.
Негативная характеристика на сотрудника
Составление подобной характеристики является достаточно спорным моментом, поскольку плохая характеристика на работника характеризует и предприятие в несколько невыгодном свете. Нельзя не задаться вопросом, что же из себя представляет предприятие (и его отдел кадров), если на работу взяли настолько неквалифицированного или конфликтного работника?
Тем не менее, негативная характеристика на работника может понадобиться, например, для предоставления в правоохранительные органы или для наложения на работника взыскания. Составляется такой документ по стандартной схеме, но в тексте необходимо упомянуть все отрицательные качества работника (как личные, так и профессиональные), все его просчеты и недоработки, обязательно припомнить все взыскания. Конечно, если по истечении календарного года работник не совершил ни единого дисциплинарного проступка, взыскание считается аннулированным, но в характеристике можно упомянуть, что такой случай был. Конечно, увлекаться негативом и сгущать краски не стоит, но для того чтобы получилась плохая характеристика на сотрудника достаточно и простого перечисления фактов.