Случаются ситуации, когда командированный работник, с разрешения руководителя организации задерживается в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска. По прибытии, к составленному работником авансовому отчету по командировке, наряду с другими оправдательными документами, приложен обратный билет с датой приезда позднее окончания срока командировки, указанного в приказе о направлении работника в командировку. Подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы возмещения расходов работнику по проезду из места командировки к месту постоянной работы в том случае, если он задержался в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска? Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на обратную дорогу в вышеуказанной ситуации? Попытаемся ответить на эти вопросы.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности расходов, связанные с проездом к месту командирования и обратно (ст. 167 и 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Данная норма также закреплена в ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).
На основании решения работодателя о направлении в командировку работника, оформляется распоряжение, определяющее срок для выполнения служебного поручения и командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения).
Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 217 предусматривает освобождение от обложения НДФЛ всех видов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. В свою очередь при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
В письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111 был рассмотрен порядок налогообложения НДФЛ в ситуациях, когда работник задержался в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска.
Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования.
В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.
В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.
Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Отметим, что в письмах Минфина РФ не приведен критерий значительности превышения срока командирования. Вед в отдельных случаях отпуск может быть предоставлен, например на один или два дня. Поэтому данный вопрос налогоплательщику придется решать самостоятельно.
Хотелось бы отметить, что существует противоположное мнение судов. В Постановлении ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2 сделан вывод о том, что в рассматриваемой ситуации возмещение стоимости билета работнику производится в интересах работодателя и является компенсацией расходов, а не полученным работником доходом, соответственно, НДФЛ не облагается. Аналогичные выводы содержит Постановление ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2.
Таким образом, в случае если сотрудник задержался в месте командирования на длительный срок чтобы провести отпуск, во избежание споров с налоговыми органами, а так же учитывая отсутствие обширной положительной арбитражной практики по данному вопросу, организации безопаснее будет обложить стоимость обратного проезда НДФЛ.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Для того что бы признать командировочные расходам в целях налогообложения налогом на прибыль применяются общие для всех расходов требования, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ, таким образом главное чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.
В частности Минфин России в своих письмах от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 2), от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 разъясняет, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. Соответственно, если работник планирует задержаться в месте командирования, предположим на выходные дни, ему необходимо сообщить об этом руководителю организации и получить его разрешение, например представить руководителю служебную записку, в которой изложены намерения провести выходные в месте командирования и получить на ней разрешительную резолюцию или же руководитель может издать отдельное разрешительное распоряжение на основании служебной записки работника. Данные документы необходимо приложить к авансовому отчету командированного сотрудника наряду с другими оправдательными документами.
Сотрудник по соглашению с Работодателем после окончания командировки остался в пункте направления на выходные (праздничные) дни по личным (семейным) обстоятельствам. Как правильно возместить расходы по командировке?
Ответ
Нужно оформить согласие работодателя на то, чтобы сотрудник задержался в месте командирования: например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Можно сделать и отдельный приказ (см. в конце ответа) В этом случае работнику надо будет оплатить проезд в командировку и обратно, проживание, выплатить суточные и сохранить средний заработок за время командировки и время в пути. При этом за дни, на которые сотрудник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам, ему не надо оплачивать проживание, выплачивать суточные и сохранять средний заработок.
Если же работник остается по месту командировки на длительный срок по своим личным надобностям (проводит отпуск, например), то оплата проезда к месту работы уже может быть расценена как налоговая выгода работника, с которой нужно удержать, как минимум НДФЛ, а у работодателя могут возникнуть проблемы с отнесением данных сумм на расходы. (разъяснения по данному вопросу в письме Минфина от 10 августа 2012 г. N 03-04-06/6-234 - приведено в п. 3 приложения к ответу)
Подробности в материалах Системы:
1. Ответ: Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно ( , п. , и Положения, утвержденного ). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов ( , НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:
стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).
Таким образом, дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку). Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.*
Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в командировочном удостоверении, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.
Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. ) и судебная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа , ).
2. Ответ: Как оплатить пребывание сотрудника в командировке
Возмещение расходов
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в .
Средний заработок
Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( Положения, утвержденного ).
Нужно ли выплачивать средний заработок, если сотрудник не работал в выходной в месте командирования
Нет, не нужно.
При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка ().
Средний заработок сотрудника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней в периоде, подлежащем оплате ( Положения, утвержденного ). При этом оплате подлежат все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( Положения, утвержденного ).
Поэтому если в командирующей организации определен график работы, предполагающий выходные дни (например, работа с понедельника по пятницу), и командированный сотрудник не исполнял трудовые обязанности в выходные дни (субботу, воскресение), то за указанные выходные дни средний заработок ему выплачивать не нужно.
Болезнь во время командировки
Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен Положения, утвержденного .
Командировка совместителя
Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей.
Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников ( Порядка, утвержденного ).
Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.
Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).
Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.
Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению.
Такие правила установлены в Положения, утвержденного .
Командировка в нерабочий день
По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. .
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.
Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.
Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.
Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:
сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Правовая база:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
Пунктом 3 ст. 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
В абз. 12 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
В соответствии со ст. ст. 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
При этом согласно ст. 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.
В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.
Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
4. Формы документов:
ПРИКАЗ № 8
О дате выезда в командировку
менеджера Кондратьева А.С.
г. Москва 17.03.2013
В связи заявлением менеджера А.С. Кондратьева,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Разрешить менеджеру Кондратьеву А.С. убытие в командировку накануне его выходного дня для использования выходных дней в г. Пенза (по месту командирования) для своих целей.
2. Бухгалтерии (г. бухгалтер Зайцева Е.А.) :
2.1. оплатить проезд и время нахождения в пути менеджера Кондратьева А.С. к месту командирования в порядке, установленном для компенсации командировочных расходов.
2.2. за дни отдыха, указанные в заявлении Кондратьева А.С., до даты начала командировки, указанной в приказе от __________ № _________________, суточные не начислять, средний заработок не сохранять.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.
Приложения к приказу:
|
С приказом ознакомлены: |
||||
|
Менеджер |
А.С. Кондратьев |
|||
Как отразить в учете расходы на оплату перелета работника от места постоянной работы до места командировки и обратно, если работник с разрешения руководителя остался в месте командировки на выходные?
Командировка работника связана со сбытом продукции. Стоимость авиабилетов составляет: до места командировки - 12 650 руб. (в том числе НДС 1 150 руб.), обратно - 11 550 руб. (в том числе НДС 1 050 руб.). НДС в авиабилетах выделен отдельной строкой.
По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, который утвержден руководителем организации в полной сумме.
Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления.
Трудовые отношения
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходов по проезду до места назначения и обратно (ст. 167 , ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ ). При этом в трудовом законодательстве отсутствует требование об обязательном совпадении дат, указанных в проездных документах и документах, оформляемых при направлении работника в командировку, для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно.
Работник обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу, представить авансовый отчет об израсходованных суммах с прилагаемыми подтверждающими документами, в том числе документами о фактических расходах по проезду (в данном случае авиабилетами) (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденногоПостановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 ).
Бухгалтерский учет
В связи с тем что командировка связана со сбытом продукции, затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно (за вычетом предъявленного авиаперевозчиком НДС) признаются расходами по обычным видам деятельности в качестве коммерческих расходов (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н ).
Расходы на оплату проезда работника признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. 16 ПБУ 10/99 ).
Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н , и приведены в таблице проводок.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работника до места командировки и обратно не включаются в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ .
В случае когда работник остался в месте командировки на выходные, вопрос об освобождении от налогообложения НДФЛ стоимости обратного билета является спорным.
По мнению Минфина России, в случае, когда работник задерживается в месте командирования на выходные, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ (Письмо Минфина России от 21.03.2017 N 03-04-06/16282). Следовательно, при таком подходе оплата организацией работнику стоимости обратного билета со сроком приезда незначительно позднее окончания срока командировки не признается доходом работника, полученным в натуральной форме, применительно к п. 1 ст. 210 , пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ .
Отметим, что ранее Минфин России придерживался противоположной точки зрения. Подробнее о существующих позициях по данному вопросу, включая подборку официальных разъяснений и судебные акты, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.
В данном случае исходим из того, что организация рассматривает оплату проезда работника к месту работы как оплату его возвращения из места командировки. Следовательно, для целей налогообложения НДФЛ стоимость обратного билета не признается выплатой, произведенной в интересах работника, поэтому дохода, полученного в натуральной форме, у работника не возникает.
Страховые взносы
По общему правилу при оплате работодателями расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (п. 2 ст. 422 НК РФ , п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ )).
Однако в случае, когда работник остался в месте командировки на выходные, вопрос об освобождении от обложения страховыми взносами стоимости обратного авиабилета является неоднозначным.
Как указано в разделе "Трудовые отношения", законодательством не предусматривается обязательное совпадение дат, указанных в проездных документах и документах, оформляемых при направлении работника в командировку, в качестве условия для возмещения расходов работника на проезд к месту командировки и обратно.
Кроме того, существуют разъяснения, в которых указано, что для начисления страховых взносов не имеет значения, прибывает человек из командировки вовремя или задерживается. Если задержка в месте командировки после ее окончания (отгулы или отпуск) согласована с руководством, то стоимость билетов, как и другие командировочные расходы, страховыми взносами не облагается (разъяснения заместителя управляющего отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области А.В. Миклашевича и консультанта Департамента правового обеспечения Фонда социального страхования РФ Т.М. Ильюхиной). Приведенные разъяснения основаны на нормах утратившего с 01.01.2017 силу Закона N 212-ФЗ . Однако в силу того, что содержание пп. 1 п. 1 ст. 420 , п. 1 ст. 422 НК РФ , по сути, аналогично содержанию ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, считаем, что данные разъяснения применимы и в отношении страховых взносов, начисляемых с 01.01.2017.
В данном случае исходим из того, что организация рассматривает оплату обратного авиабилета как оплату перелета работника из места командировки. Соответственно, стоимость обоих авиабилетов квалифицируется в качестве командировочных расходов и не облагается страховыми взносами.
Налог на добавленную стоимость (НДС)
По общему правилу вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по командировочным расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ ). При этом НДС по командировочным расходам принимается к вычету на основании представленных работниками счетов-фактур, выданных продавцами соответствующих услуг, или бланков строгой отчетности, в которых НДС выделен отдельной строкой (п. 1 ст. 169 , п. 1 ст. 172 НК РФ , п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 ).
В данном случае организация рассматривает возмещение работнику стоимости обратного билета как оплату проезда работника из места командировки к месту работы и учитывает стоимость этого билета в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль (о чем сказано в соответствующем разделе). Следовательно, к вычету принимается сумма НДС со стоимости обоих авиабилетов.
Налог на прибыль организаций
Расходы на проезд работника до места командировки и обратно включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264 , пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ). При этом указанные расходы должны соответствовать критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ , а именно: расходы не должны быть поименованы в ст. 270 НК РФ , должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являться экономически обоснованными и документально подтвержденными.
В случае если работник остается в месте командировки на выходные, вопрос об экономической обоснованности расхода в виде стоимости обратного билета и о возможности признания данного расхода для целей налогообложения прибыли является спорным.
По мнению контролирующих органов, затраты на оплату проезда работника к месту работы после выходных, проведенных в месте командировки, считаются оплатой проезда из места командировки. При этом задержка выезда командированного из места командировки должна производиться с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (Письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800, ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564 "О порядке учета командировочных расходов").
Подробнее по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.
Заметим, что в отношении оплаты проезда командированного работника к месту работы, в случае когда работник остался в месте командировки на длительное время для проведения отпуска, Минфин России высказывал иное мнение. В таком случае расходы по оплате проезда к постоянному месту работы, по мнению Минфина России, не являются обоснованными, так как работодатель оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а из места отдыха. Такой вывод следует, например, из Письма Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4364. Дополнительно по данному вопросу см. Практическое пособие по налогу на прибыль и Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.
В данной ситуации исходим из того, что соответствующее разрешение руководителя для обоснования задержки выезда командированного работника из места командировки имеется, организация рассматривает оплату проезда работника к месту работы как оплату его проезда из места проведения командировки и, соответственно, учитывает стоимость обратного билета в расходах при налогообложении прибыли.
<*> Иные командировочные расходы в консультации не рассматриваются.
Работник находиться в командировке и намерен по окончании командировки задержаться на 1 день в городе (куда был направлен). Как оформить этот день, который приходиться на субботу? И как оформить день возвращения, который приходиться на воскресенье?
Ответ
Ответ на вопрос:
По общему правилу, день выезда в командировку и день возвращения из нее считаются днями командировки (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому, если возвращение из командировки приходится на выходной день, это будет считаться работой в выходной день.
В том случае, если сотрудник возвращается из командировки в субботу, как было установлено приказом о командировке надо действовать следующим образом. Надо получить согласие сотрудника на работу в выходной день и издать соответствующий приказ. Оплата выходного дня в этом случае должна быть произведена в двойном размере.
По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. С таким порядком оплаты выходных дней, в течение которых командированный сотрудник работал, согласен и Минтруд России (письмо Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415).
Если же работник задерживается в командировке на выходные по собственной инициативе, возвращение в выходной день не будет считаться командировкой.
При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя, например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе. Иным словами, за день, который работник проводит в месте командировке по собственной инициативе не надо возмещать командировочные расходы.
В этом случае организация должна возместить работнику расходы, связанные с проездом из места командировки, но не обязана оплачивать день возвращения из места командировки (воскресенье).
Если же выезд в командировку или возвращение из нее выпадают на выходной, то такое время необходимо или предоставить отгул ( , Положения, утвержденного ). Аналогичные разъяснения содержит . Правомерность такого подхода подтверждает и судебная практика (см., например, ).
Конкретный порядок оплаты часов пути сотрудника при направлении в командировку в выходной день действующим законодательством не установлен. Поскольку за время пути в командировку сотрудник фактически не работает, но при этом и не отдыхает, конкретный порядок определения часов времени пути и порядок их оплаты следует закрепить в локальном акте, например Положении о командировках. При этом работодатель вправе установить оплату времени в пути по фактическому времени поездки или приравнять время в пути к полноценному рабочему дню и оплачивать как полный рабочий день в выходной, независимо от того, сколько часов фактически сотрудник находился в пути.
- Как оплатить время в пути во время командировки
- Вопрос из практики: Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам
Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно ( , п. , и Положения, утвержденного ). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов ( , НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:
- стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в решении или приказе о направлении в командировку, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).
Таким образом, дата окончания командировки в решении или приказе о направлении в командировку может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя, например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.
Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в решении или приказе о направлении в командировку, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.
Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. , Минфина России ,
Вопрос Сотрудник по соглашению с Работодателем после окончания командировки остался в пункте направления на выходные (праздничные) дни по личным (семейным) обстоятельствам. Как правильно возместить расходы по командировке? Ответ Нужно оформить согласие работодателя на то, чтобы сотрудник задержался в месте командирования: например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Можно сделать и отдельный приказ (см. в конце ответа) В этом случае работнику надо будет оплатить проезд в командировку и обратно, проживание, выплатить суточные и сохранить средний заработок за время командировки и время в пути. При этом за дни, на которые сотрудник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам, ему не надо оплачивать проживание, выплачивать суточные и сохранять средний заработок.
Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск
НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп.
1 п. 2 ст. 211
Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст.
211 Кодекса. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды. Отметим, что в письмах Минфина РФ не приведен критерий значительности превышения срока командирования.
Работник задержался в командировке, особенности налогообложения
По мнению Минфина России, в данном случае налицо получение экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. Здесь уже работник получает доходы в натуральной форме, которые в силу подпункта 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ подлежат обложению НДФЛ.
Внимание
КАК БЫЛО РАНЬШЕДо недавнего времени главное финансовое ведомство считало, что любое несоответствие даты окончания командировки и даты выезда из места выполнения задания приводит к образованию доходов в натуральной форме, подлежащих обложению НДФЛ. При этом в разъяснениях указывалось, что если командировка заканчивается в пятницу, а билеты приобретаются на понедельник, то их стоимость подлежит включению в налогооблагаемый доход работника*3.
*3См. письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74.
Налоги и право
Ведь в письме речь идет не о продлении командировки, а о случае, когда работник решил остаться в городе по своим делам. А про приказ чиновники упомянули как бы вдогонку, напомнив, что если компания решит продлить командировку, то приказ необходим.
Инфо
Поэтому, если ваш работник решил остаться в месте командировки по-своему усмотрении, то приказ о продлении не нужен. Расходы на обратный билет можно подтвердить авансовым отчетом, который подпишет руководитель фирмы.
Что делать Тем не менее, существует вероятность, что Инспекторы на местах сочтут такие расходы необоснованными, утверждая что работодатель в этом случае оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха. Но у организации в этом случае есть возможность отстоять спорные расходы в суде – постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г.
№ А50-17977/06.
Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке
Работник задержался в командировке по своим делам. Кто оплатит проезд Бывает, что работник по окончанию своей командировки, решает остаться в этом городе еще на несколько дней. Например, командировка оканчивается в пятницу, а работник хочет остаться еще на выходные.
Можно ли учесть в расходах при расчете налога на прибыль стоимость обратного билета? Ведь дата в обратном билете не будет совпадать датой окончания командировки в командировочном удостоверении. По мнению Минфина России – можно. Правда, разрешение должен дать руководитель компании.
Об этом специалисты финансового ведомства рассказали в письме от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191. Аргументы такие: расходы на проезд сотрудника из командировки к месту постоянной работы компания понесла бы в любом случае. Ведь согласно статье 168 Трудового кодекса РФ командированному работнику компания обязана возместить расходы на проезд.
Календарь событий
ВСЕ ЗАВИСИТ ОТ СРОКАФинансовое ведомство рассмотрело ситуацию, когда работник выезжает в командировку ранее даты ее начала или задерживается в месте выполнения задания*1. *1 В дальнейшем мы будем говорить только о случае, когда работник задержался в месте командирования, имея в виду и обратную ситуацию – приезд в командировку ранее даты ее начала согласно приказу руководителя. Минфин России проанализировал два варианта: работник задерживается в месте командировки только на выходные либо нерабочие праздничные дни или же остается там на значительное время (например, на период отпуска).
Напомним, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работодатель в случае направления в служебную командировку обязан возмещать работнику в том числе расходы на его проезд.
С этой обязанностью связаны две нормы налогового законодательства:– работодатель имеет право принять командировочные расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ;– работник как физическое лицо освобождается от обложения НДФЛ сумм такого возмещения в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ. Если сотрудник использует по своему усмотрению в месте командировки лишь выходные, у него, по мнению специалистов ведомства, не возникает никакой экономической выгоды, а расходы на проезд можно признать непосредственно связанными со служебной командировкой. Объясняется такой вывод тем, что, согласно статьям 106 и 107 ТК РФ, время отдыха, в которое включаются выходные и нерабочие праздничные дни, работник может использовать по своему усмотрению и свободен от исполнения трудовых обязанностей.
Сотрудник остался на выходные в месте командировки расходы на проезд
Поэтому, когда он остается в месте командирования только на выходные, у него нет экономической выгоды (ст. 41 НК РФ), иначе говоря, дохода, который подлежит обложению НДФЛ. То есть, если работник возвращается из командировки после использования выходных (праздничных дней), расходы на проезд к месту командировки ему возмещаются в рамках гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом*2.
См. также письмо Минфина России от 05.08.08 № 03-04-06-01/246. По этой же причине работодатель может считать оплату проезда из командировки по прошествии выходных непосредственно связанной с командировкой и, следовательно, имеет все основания учитывать данные расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Иная ситуация складывается, если сотрудник задерживается в месте командирования, например для проведения отпуска.
ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда? Когда можно признать расходы по оплате проезда Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815):
- — если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
- — дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.
Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы.
Для того что бы признать командировочные расходам в целях налогообложения налогом на прибыль применяются общие для всех расходов требования, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ, таким образом главное чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. В частности Минфин России в своих письмах от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 2), от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 разъясняет, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.