Проверката на състоянието на складовата база и безопасността е една от най-важните одитни процедури. За цялостно проучване на тази област от дейността на организацията, одиторът проверява складове, килери, работилници и други места за съхранение на промишлени запаси и готови продукти, проверявайки условията на тяхното съхранение, състоянието на пожарната безопасност, оборудването на складове с оборудване, машини, инструменти и правилността на тяхната експлоатация, състоянието на защита на складовете. Незадоволителната организация на складовите помещения показва ниско ниво на вътрешен контрол върху безопасността на материалните запаси и готовата продукция.
Специални контролни функции в това отношение се възлагат на главния счетоводител на предприятието. С негово пряко участие се извършва цялата организационна работа по подготовката на местата за съхранение на материални ценности, осигуряването им с необходимото теглоизмервателно и противопожарно оборудване и контейнери.
В хода на проучването се обръща внимание на проверката на организацията на отговорността на служителите, свързана с приемането, съхранението и освобождаването на материални активи и продукти. Едно от условията за осигуряване на безопасност е разработването и предоставянето на стандарти или длъжностни характеристики на финансово отговорни лица, които определят задълженията и правата на служителите, техния работен график, процедурата за приемане и издаване на ценности, тяхната документация, водене на записи в складовете. в натурални метри, сроковете за представяне на счетоводни отчети и др.
Проверката на складове и контейнери за съхранение на материални активи и готови продукти се препоръчва да се извърши чрез проверка в натура в началото на одита. Одиторите установяват техническото състояние на определени помещения (наличието на работещ покрив, стени, подове, остъклени и оградени отвори за прозорци, външни и вътрешни болтове на врати и порти, оборудване с рафтове), необходимите тегла, изчислителни таблици, измервателни съдове и други измервателни уреди, както и поддържане режима на влажност, температура и осветеност. Трябва да се помни, че материалите в секциите на складовете и вътре в тях в отделни групи и стандартни сортови размери трябва да бъдат разположени по такъв начин, че да позволяват бързото им приемане, издаване и проверка за наличност. На местата за съхранение на всеки вид материал трябва да се поставят етикети, които посочват наименованието, номера на артикула, мерната единица и запаса.
За съхранение например на резервни части в складове се използват стелажи, където всеки вид има свой рафт или част от него; отделни резервни части поради тяхното тегло, размери се съхраняват на пода; строителни материали, дървен материал са подредени; за съхранение на насипни продукти се използват контейнери, бункери, окопи; нефтопродуктите се съхраняват в резервоари, варели.
Правилността на показанията на везни и други измервателни уреди се проверява чрез претегляне или претегляне на предварително подготвена партида ценности, претегляне на тежести или измерване на обема на контейнерите. Резултатите от такъв одит се отразяват в междинния акт, който се подписва от одитора, финансово отговорното лице и други лица, участвали в този одит. При установяване на несъответствия в показанията на инструментите одиторът изисква писмено обяснение от финансово отговорните лица и установява причините за несъответствията и последствията, до които те биха могли да доведат или са довели.
В практиката често се срещат случаи на кражби и загуби поради недобре организирана охрана и противопожарна охрана на складове. В тази връзка е необходимо да се установи дали са монтирани брави, аларми, осветление на подходи към складове, охрана, дали има налична и изправна противопожарна техника, дали се спазват сроковете за зареждане на пожарогасителите.
Състоянието на работата по приемането и освобождаването на материални активи и готови продукти в складове, килери и други места за тяхното съхранение подлежи на задълбочена проверка. За да направите това, по време на одита се препоръчва да се извърши действителен контрол на получаването и освобождаването на определени видове продукти и материали.
По-специално, присъствайки при приемането на определени запаси, одиторът може да установи как се спазва установената процедура за приемане по отношение на количеството и качеството, дали се съставят приемни сертификати и търговски актове в случаите на нарушаване на целостта на опаковката, запечатване на вагони, липси на материални активи по пътя, дали са съставени правилно вътрешни документи и записи в регистрите на складовата отчетност за осчетоводяване на входящите ценности, дали са етикетирани, етикетирани. При проверката на освобождаването на определени видове материални активи се разкрива наличието на основание за тази стопанска операция, правилността на заявеното и действително освободеното количество, навременността на отразяването на тази операция в складовите регистри. Правилността на счетоводството в местата за съхранение на ценности оказва голямо влияние върху състоянието на складовата отчетност, тъй като при нейното пренебрегване се създават най-благоприятни възможности за нарушения и злоупотреби. За да направите това, трябва да се запознаете с действителното състояние на складовата отчетност в отделните складове. Проверява се: наличието на достатъчен брой книги или инвентарни карти на складовата отчетност на материалите; правилността на тяхното попълване и поддръжка; навременността на изпълнението на сметките в тях и изготвянето на месечни отчети за движението на материалните активи; коректност и навременност на инвентаризацията; сравняване на резултатите и предприемане на подходящи мерки за регулиране на разликите в инвентара.
Незаписан излишък от материали и готови продукти може да бъде създаден от:
подмяна на суровини при производството на готови продукти;
изчисляване на доставчиците на суровини и материали по тегло, влажност, понижаване на техния клас;
бодикит, изчисление, измерване на купувачи при пускане на готови продукти;
необосновано регистриране на актове за загуба на материали по време на тяхното транспортиране или съхранение в складове.
Неотчетените излишни материали обикновено се съхраняват отделно. За да ги идентифицирате, трябва да използвате данните от складовата отчетност. Ако има незаписани излишъци, тогава потреблението на определени видове стойности за определени периоди, като правило, надвишава техния доход. Такова преразходване се покрива от последващото получаване и публикуване на материали с подобни имена. Излишъкът се изтегля за сметка на последващи разписки или се оформя с безстокови документи до проверка на действителното им наличие при инвентаризацията.
Проверката на състоянието на склада и проверката на безопасността на материалните активи, съчетани с последваща документална проверка, позволяват да се направят разумни заключения за безопасността на инвентара и готовата продукция и да се разработят превантивни мерки.
Одит на складова логистика.
Логистичният проект обикновено се осъществява след логистичен одит, който отговаря на въпроса:
Какво да правя?.
Логистичният проект отговаря на въпроса:
Как да се направи?
Одит на складова логистикае най-търсената работа в сферата на логистичното консултиране , който по правило се състои от следните раздели на ТЗ:
Получаване и анализ на първоначалните данни за оформлението, движението на стоките на склада. Анализирани са стоковите, информационните, документните потоци, икономическата ефективност, ИТ и техническото оборудване на склада. Данните се получават от различни източници: въпросници, проучвания на служители, инспекции на обекти, изтегляния от ИТ бази данни и др.
Анализ на цялостната работа на СК, вкл. складови логистични системи, оформление на склада, схеми за позициониране на продукти, техническо оборудване на склада, технически и икономически показатели за ефективност, продуктова гама, продуктово разпределение и системи за управление на документи в склада, да се извърши проверка на информационната система, системата за мотивация и нивото обучение на складовия персонал.
Данните се получават от различни източници: въпросници, проучвания на служители, инспекции на обекти, изтегляния от ИТ бази данни и др.
Предварителен анализ на ефективността на съществуващите технологии за получаване на стоки, съхранение, комисиониране, опаковане, освобождаване и др. Идентифицирайте "тесните места"
Идентифициране на основните проблеми във функционирането на складовата логистична система, поставяне на цели и управленски задачи, класиране на задачите.
Предварително определяне на стойността на разработване и внедряване на проекти за оптимизиране на управлението на складови системи и реинженеринг на технологии за обработка на товари.
Предварителна оценка на възможността за намаляване на дела на складовите разходи в крайната себестойност на продуктите с различни възможности за управленски решения.
Прогноза за дългосрочни резултати.
Въз основа на резултатите от одита експертът по логистика представя на клиента окончателния отчетен документ на 30-50 страници който включва следната информация:
Обобщени статистически данни за динамиката на търговския оборот, товарооборота и технико-икономическите показатели за общата ефективност на Обединеното кралство към показателите за ефективност на логистичната система на Обединеното кралство и нейните елементи, обработени съгласно въпросници
Аналитична част с констатации от одита
Всички предложения и препоръки на експерта по оптимизация и повишаване на ефективността, представени в окончателния документ, са с приложно-практически характер , което дава възможност на Клиента да ги прилага за:
Оценка на ефективността на съществуващата логистична система на SC
Вземане на управленски решения за подобряване на общата ефективност на СК
Експертът може да участва в процеса на внедряване и адаптиране на препоръки за логистичната система на склада на Клиента в рамките на допълнително споразумение.
Според нашата практика много често, в съгласие с Клиента в ТЗ, като част от препоръките на логистичния одит, експертът извършва работа по разработването на концепцията на склада и технологията на неговото функциониране, описва бизнес процесите "както е" , концептуално описва технологията "както трябва", разработва няколко решения за планиране на склада с приблизително изчисляване на зоните и броя на стелажите.
Но тези разработки са с приблизителен характер и нямат детайлността и качеството на логистичен проект.
Продължителността на одита е 3-4 седмици.
Състав и процедура на одита на складовата логистика | логистичен експерт Н. Лобанов (актуално за 2017 г.) | |
| Име на услугата | За какво? Какво получава клиентът в резултат на услугата. | |
| Определяне и съгласуване с Клиента на целта и задачите на одита | Повишена ефективност от инвестиции в логистичен одит | |
| Създаване и утвърждаване на РГ – работна проектна група от ключови служители. Назначаване на RP от клиента. | Рисковете се намаляват, когато експертът взаимодейства със служителите на компанията, качеството и ефективността на работата в процеса на одит се подобряват | |
| Етап No1 Събиране на първоначална информация | ||
| .1 | Изготвяне на информационни листове (въпросници) за събиране на първоначална информация, в съответствие с целите на одита | Стандартизацията и унификацията на информацията в OL позволява да се намали времето за събиране на първоначалната информация. Качеството на оригиналните данни е подобрено. Става възможно да се направи сравнителен анализ на работата на склада с подобни складове в индустрията. |
| .2 | Получаване чрез RP от ключови служители на първоначалната информация, която е необходима за одита | Подобрява се координацията и взаимодействието на работата на РГ по проекта. Намалени са рисковете от „саботаж“ на служителите при получаване на първоначални данни |
| .3 | Анализ на информацията, получена в ОЛ, нейната проверка. Искане на допълнителна информация, ако има съмнение относно нейната коректност. | По правило при събирането на първоначални данни винаги има „дефицит“ на информация и нейното изкривяване, умишлено или неумишлено. Няколко източника за получаване на информация, извършване на няколко итерации по време на нейната проверка, могат да намалят риска от грешки при одита и да подобрят качеството на препоръките към клиента. |
| .4 | Получаване на първоначална информация директно в склада чрез интервюта със служители, снимки от работния ден, проучване на складови PSU и операции на място. | Работата на експерт директно в склада позволява да се намали рискът от грешки при анализа на информацията, получена от разстояние от OL. Този метод се използва за получаване на липсващата първоначална информация, която не е в корпоративната информационна система и работния процес на компанията. Позволява ви да установите контакт със служителите на склада и по-ефективно да извършите одит. |
| Етап № 2 Анализ на изходната информация | ||
| .1 | Анализ на ГО-товарооборот, ТО-стокооборот, ТЗ - стокова наличност, асортиментна матрица в разрез: дни, седмици, месеци, години (3 години). Анализ на оборота на стокови групи, неликвидни активи. | Позволява ви да получите пълна картина на движението на стоките в склада и правилните данни, за да оцените неговата ефективност. |
| .2 | Анализ на основните KPIs - ключови показатели за ефективност на склада. Сравнение с индустриалните KPI на други складове. | Числено изчислените KPI са основата за правилна оценка на представянето на склад в сравнение с подобни складове в индустрията. |
| .3 | Анализ на показателите "капацитет на склада", показатели за ефективността на използване на складовите обеми. Определяне нивото на "пиковите" натоварвания на склада. | Позволява ви да определите пределните човешки и технически ресурси на склада, което намалява риска от повреди в склада и неизпълнение на оперативните му задачи. |
| .4 | Анализ на технологията на склада за основните бизнес процеси. (Приемане, съхранение, монтаж, попълване, избор, експедиране, инвентаризация). | Нивото на технологиите е в основата на ефективната работа. Анализът на основните BP позволява да се открият PA в технологичния процес и след това да се елиминират. |
| .5 | Анализ на складовата система за нейната ефективност по отношение на производителността на труда, нивото на обслужване на клиентите, икономическите показатели, междускладовите движения. | Ако има няколко складови помещения, отдалечени едно от друго, възникват проблеми с междускладовите движения и складовото съхранение, което води до допълнителни разходи и намаляване на ефективността на складовата система. Анализът ви позволява да идентифицирате UM в складовата система и да оптимизирате работата на склада. |
| .6 | Анализ на оформлението (топологията) на склада за неговата ефективност за избраната технология на работа. | Оформлението на склада трябва да осигурява възможност за прилагане на избраната технология на работа. Неадекватната технология за складово оформление ще "забави" складовите операции, намалявайки тяхната ефективност. |
| .7 | Анализ на ефективността на подемно-транспортното оборудване с ВОМ с избраната технология и разположение. | Складовата механизация и ИТ трябва да са адекватни на избраната технология и разположение на склада. „Ръчният труд“ е непродуктивен. |
| .8 | Анализ на документооборота (електронен и хартиен). | Първичните счетоводни документи трябва да бъдат съставени в склада в съответствие с PBU. Електронното управление на документи позволява намаляване на "човешкия фактор", повишаване на производителността и качеството на склада. Позволява ви да направите счетоводството на инвентара "прозрачно". |
| .9 | Анализ на "Счетоводната политика", системите за отчитане на разходите, тяхната "дистрибуторска база", проверка на правилността на изчисляването на себестойността на складовите логистични операции. | Управлението на разходите ви позволява да намалите себестойността на стоките, е основата в системата за управление на запасите (CMS), което увеличава рентабилността на цялата компания. |
| .10 | Анализ на складово ИТ оборудване. Проверка на функционалността и стратегиите на WMS. Проверка на прилагането на методите за анализ ABC и XYZ. Проверка на нивото на автоматизация на операциите, интерфейса между WMS и CIS (корпоративна информационна система). Изучаване на принципите на изграждане на адресна система за съхранение и система за маркиране на стоки и оборудване. | Позволява ви значително да увеличите производителността на складовите операции, да намалите разходите им, да подобрите нивото на обслужване. На базата на правилото на Парето 80/20 се изгражда цял клон на математическия анализ, т. нар. ABC-анализ, който се основава на разделянето на обекта на анализ на три групи според тяхната степен на важност и ефективност по определен критерий. В логистиката методологията 80/20 и ABC са аксиоми, тъй като работят много добре в практическо приложение. Има много примери. 20% от операциите имат 80% интензивност на труда 20% от клиентите носят 80% от оборота на компанията |
| .11 | Анализ на TC-технологичната карта на склада, BP Регламенти (бизнес процеси), Функционални инструкции. | Бизнес процесите могат да се управляват от Torda само когато са описани и формализирани. Управлението на процесите ви позволява да автоматизирате 80% от операциите и да намалите влиянието на "човешкия фактор" в административното управление. |
| .12 | Анализ на системата за нормиране на складовите БП и операции. | Рационалната система е основата за планиране на операциите, което ви позволява да намалите рисковете и да увеличите ефективността на склада. Също така системата за нормиране ви позволява да изчислите продължителността на операциите, тяхната трудоемкост, ви позволява да изчислите необходимите човешки и технически ресурси. |
| .13 | Анализ на системата за планиране на работата на склада и взаимодействието на склада със сродните отдели на фирмата. | Без система за планиране един склад не може да бъде ефективен. Складовите BP са разположени в средата на веригата за доставки, така че ефективността на складовите BP е силно зависима от входящите и изходящите BP на съседните отдели. Регулирането на взаимодействието на склада със съседните отдели ви позволява да координирате и синхронизирате BP на цялата компания. Така се постига синергичен ефект. |
| .14 | Анализ на системата за мотивация на складовия персонал. | Мотивацията на персонала е в основата на ефективността на прилагането на БП. Добрата складова мотивация повишава производителността и качеството на работа на складовия персонал с до 70%. |
| Етап 3 Въз основа на анализа на първоначалната информация, определението (UM) на "тесни места". | Тази статия използва концепцията за "верига на доставки", част от която е теорията за "тесните места" Goldrat или "слабото звено във веригата". (Рецепта от д-р Голдрат. За теорията на ограниченията от Елияху Голдрат (Теория на ограниченията; TOC). | |
| .1 | Дефиниране на UM в складовата система и оформлението на склада | Позволява ви да оптимизирате складовата система, да премахнете проблемните зони в оформлението на склада, което увеличава степента на използване на обема за съхранение, увеличава капацитета на склада и повишава производителността на труда. |
| .2 | Определение на UM в технологията на складовата експлоатация | Технологията е ноу-хау. Усъвършенстването на технологията води до повишаване на ефективността на склада като цяло, както и на цялата компания. |
| .3 | Дефиниране на UM в техническото оборудване на склада и използването на ИТ. | Позволява ви да намалите нивото на "ръчните" непродуктивни операции |
| .4 | Дефиниране на УМ в счетоводната политика на склада | Позволява ефективно използване на складовите ресурси, правейки изчисляването на себестойността на стоките планирано и прогнозно, което води до намаляване на складовите наличности, намаляване на дела на логистичните складови разходи в оборота на компанията, увеличаване на нейната рентабилност. |
| .5 | Дефиниране на UM в системата за автоматизация на склада, оценка на нивото на формализиране на BP (бизнес процеси) | Позволява ви да внедрите по-ефективна система за управление на процеси. |
| .6 | и т.н. | |
| Етап № 4 Препоръки за премахване (LM) на "тесни места" и оптимизиране на склада. | ||
| .1 | Препоръки директно за всеки идентифициран UM. | За всеки UM Клиентът получава отговор на въпроса Какво да направи, за да го отстрани. |
| .2 | Препоръки от системен характер за оптимизиране на работата на склад във фирма | „Пачуърк оптимизацията“ на складовите PSU е много по-малко ефективна от оптимизацията със систематичен подход към веригата за доставки. |
| .3 | Оценка на потенциала за намаляване на дела на складовите разходи в крайната себестойност на продуктите с различни възможности за управленски решения. Прогноза за дългосрочни резултати | Дава се оценка на границите на възможностите за оптимизиране на този склад. |
| .4 | Оценка на нивото на инвестициите и сроковете на изплащане в системната модернизация на складовата логистика | Извършва се оценка на инвестициите в оптимизация на склада според основните препоръки и срока на изплащане за вземане на управленско решение за по-нататъшна работа в рамките на логистичен проект. |
| .5 | Препоръки за реинженеринг на цялата компания и в резултат на това подобряване на логистичната система. | |
| Стандартен набор от услуги за одит на складова логистика | Цена от вижте триене, продължителност 4-6 седмици | |
| "Пътни" разходи на експерта (извън района на Москва) | от 50 000 rub | |
| Общо за одита: | от договора rub | |
| Допълнителни услуги в рамките на логистичния одит на склада. | ||
| .1 | Проучване и анализ по ОЛ No8 Циклограми на складовата работа през деня по основния БП. Цената на услугите: 70 хиляди рубли | Диаграмите на цикъла на склада ви позволяват да направите оптималния работен график за складовия персонал по смени и групи BP, което намалява складовите разходи и подобрява качеството на нивото на обслужване. Циклограма може да се направи само ако има WMS, от който можете да теглите данни в определен формат! |
| .2 | Провеждане на селективно време на основните складови операции, за да се провери коректността на системата за нормиране на складовите операции. Цената на услугите: 70 хиляди рубли | „Правилните“ стандарти за складови операции могат да подобрят ефективността на системата за складово планиране и системата за мотивация на персонала. „Неправилните“ разпоредби могат да доведат до „саботаж“. Селективната проверка на стандартите ще позволи да се определи UM в системата за нормиране на складовите операции. |
| .3 | Описание на основния BP "Както е" Разходи за услуги: 100 хиляди рубли | Ако в склада няма описание на формализиран BP, тогава описанието на BP „Както е“ ще инициира по-нататъшна работа по формализирането на BP, без която автоматизацията на BP в ИТ ресурсите е невъзможна. |
| .4 | Разработване на нови решения за планиране на склада Разходи за услуги: 80 хиляди рубли | Ако в склада са допуснати груби грешки в топологията (планирането), тогава е необходимо разработването на 2-3 оптимални оформления, което е началният етап на логистичния проект. |
Одит на състоянието на складовата база и осигуряване на безопасността на материалните запаси на примера на Търговски и сервизен център АД
Проверката на състоянието на складовите помещения и безопасността на материалните запаси е една от най-важните одитни процедури. За цялостно проучване на тази област от дейността на организацията, одиторът проверява складове, килери, работилници и други места за съхранение на промишлени запаси, проверявайки условията на тяхното съхранение, състоянието на пожарната безопасност, оборудването на складовете с необходимото оборудване, машини, инструменти и правилността на тяхната работа, състоянието на защита на складовете. Незадоволителната организация на складовата база показва ниско ниво на вътрешен контрол върху безопасността на инвентара.
В хода на проучването се обръща специално внимание на проверката на организацията на отговорността на служителите, свързана с приемането, съхранението и освобождаването на материални активи. Едно от условията за осигуряване на безопасността на материалните активи е разработването и предоставянето на финансово отговорни лица със стандарти или длъжностни характеристики, които определят задълженията и правата на служителите, техния работен график, процедурата за приемане и издаване на ценности, тяхната документация, съхраняване записи в складове в натурални метри, срокове за предоставяне на отчети в счетоводството и др.
При проверка на местата за съхранение на MPZ, според документите, с които разполагат финансово отговорните лица, те проверяват дали обработват приемането и освобождаването на ценности своевременно и правят записи в книги или складови счетоводни карти. Незаписан излишък от материали и готови продукти може да бъде създаден от:
Замяна на суровини при производството на готови продукти;
Изчисляване на доставчици на суровини и материали в тегло, влажност, понижаване на техния клас;
Бодикит, изчисление, измерване на купувачите при пускане на готови продукти;
Необосновано регистриране на актове за загуба на материали по време на тяхното транспортиране или съхранение в складове.
Неотчетените излишни материали обикновено се съхраняват отделно. За да ги идентифицирате, трябва да използвате данните от складовата отчетност. Ако има незаписани излишъци, тогава потреблението на определени видове стойности за определени периоди, като правило, надвишава техния доход. Такова преразходване се покрива от последващото получаване и публикуване на материали с подобни имена. Излишъците се изтеглят за сметка на последващи разписки или се издават с безстокови документи до установяване на фактическото им наличие при инвентаризацията.
Проверката на състоянието на склада и осигуряването на безопасността на материалните активи, съчетани с последваща документална проверка, позволяват да се направят разумни заключения за безопасността на инвентара и да се разработят превантивни мерки.
Запасите могат да се съхраняват в няколко склада и в този случай е препоръчително инвентаризацията им да се извършва едновременно, за да се изключи възможността за прехвърляне на ценности от един склад в друг. Ако по някаква причина това не е възможно, тогава одиторът трябва да проследи вътрешното движение на запасите между отделите (складовете) от момента, в който инвентаризацията започне в първия склад до нейното завършване в последния склад.
При извършване на инвентаризация одиторът може да се затрудни да получи доказателства за резерви, причинени от особеностите на технологичния процес. Това понякога може да изисква експертен съвет.
Може също да е трудно да се получат доказателства, свързани с определянето на размера на резервите, които се дължат на:
а) използване на вземане на проби. По правило в рамките на една проверка е невъзможно да се проверят всички запаси чрез непрекъснат метод, но ако има явно несъответствие между записите на запасите и тяхното действително наличие, е необходимо да се проверят всички позиции на инвентара;
б) спецификата на контролните процедури - необходимо е да се гарантира, че няма повторни преброявания и случайно или умишлено неотчетени стойности. Контролните съгласувания дават възможност да се уверите, че изчисляването на стойностите е извършено правилно.
в) естеството на инвентарните стойности (например инвентаризация на запасите от дървесина в целулозни и хартиени заводи, валцуван метал и др.). В такива случаи одиторът може да използва методи за оценка, когато преброява и измерва част от резервите и след това да екстраполира резултатите от одита към общата им сума. Представителността на резултатите от екстраполацията може да се контролира чрез сравняването им със счетоводните и складовите данни.
Наличието на някои видове запаси не може да се провери за наличност чрез просто преизчисляване, например при непрекъснато производство - химическо или стоманено. В този случай одиторът ще трябва да разчита на процедури за вътрешен контрол и с разрешение на клиента да привлече експерти за инвентаризация на такива материални активи.
Понякога поради редица причини не е възможно да се извърши инвентаризация. Например, когато към момента на сключване на договора за одит инвентаризацията в края на годината вече е извършена от клиента и той отказва да я извърши отново или когато инвентаризацията е доста скъпа. В този случай одиторът може да приложи математически методи, които с определена вероятност позволяват да се оцени размера на резервите. Може да се случи клиентът да не желае да извърши пълна инвентаризация, но по искане на одитора той ще извърши инвентаризация на част от инвентара.
Осигуряването на безопасността на материалните активи до голяма степен зависи от подбора и разположението на материално отговорни лица. За такива длъжности не трябва да се приемат лица, които са имали криминално досие за присвояване, присвояване и които не са оправдали доверието на предишни работни места.
Има и такива нарушения като: изнасяне на материални ценности на едно минаване два пъти; изнасяне на материални ценности с пропуски, подписани от лице, което няма право за това; изнасяне на материални ценности по устни разрешения и бележки и др.
В процеса на одит на състоянието на складовото счетоводство в TSC АД са проверени складове, килери, работилници и други места за съхранение на промишлени запаси в предприятието, условията за тяхното съхранение, състоянието на пожарната безопасност на складовете, оборудването на Проверени са складове с оборудване, машини, устройства и правилността на тяхната експлоатация, състоянието на защита на складовите помещения. Също така за одита беше съставен одитен тест за проверка на състоянието на склада и безопасността на инвентара (таблица 3.1.)
При проверка на местата за съхранение на материални запаси според документите, с които разполагат финансово отговорните лица, беше установено, че регистрацията на приемане и освобождаване на материални активи, както и вписванията в книгите и инвентарните карти се извършват своевременно.
Запасите в предприятието се съхраняват в няколко склада и в този случай тяхната инвентаризация се извършва едновременно, за да се изключи възможността за прехвърляне на ценности от един склад в друг.
Таблица 3.1 - Одитен тест за проверка на състоянието на складовите съоръжения и безопасността на MPZ Хахонова Н.Н. Основи на счетоводството и одита. Ростов n / a: ФЕНИКС, 2005. - 89 с.
|
Забележка |
|||
|
1. Територията на предприятието охранява ли се? |
|||
|
2. Оборудвани ли са помещенията с противопожарна система |
|||
|
3. Сключени ли са договори за материална отговорност: |
|||
|
Коректност на регистрацията |
|||
|
Приложена система за отговорност: |
|||
|
а) индивидуален |
|||
|
б) колективен |
|||
|
в) заложна система |
|||
|
4. Съответстват ли длъжностите на МОЛ на утвърдения Списък на длъжностите и работите, които се заместват и изпълняват от служители, с които предприятието може да сключва писмени договори за пълна отговорност |
|||
|
5. Материално отговорните лица са създали условия за осигуряване на безопасността на MPZ: |
|||
|
Наличие на закрити складове |
|||
|
Наличие на гардероби, сейфове |
|||
|
Наличие на необходимите контейнери за съхранение на ценности |
|||
|
Възможност за достъп до МПЗ само МОЛ |
|||
|
6. Оборудване на складовите площадки на МПЗ с необходимите средства за измерване |
|||
|
7. Има ли контрол върху процедурата за изнасяне на ценности от предприятието и издаване на пълномощни за получаването им |
Дружеството осигурява постоянен контрол върху безопасността на наличните материални запаси. Важен метод за такъв контрол е инвентаризацията, която ви позволява да контролирате както безопасността на имуществото на компанията, така и правилността на счетоводството.
При инвентаризацията на материалните активи те проверяват наличността на материалните запаси към определена дата чрез преизчисляване, претегляне, определяне на техния обем и сравняване на получените, действителни данни със счетоводните данни.
Компанията извършва както частична, когато проверява наличността на ценности в отделни складове, така и пълна, когато всички ценности в предприятието като цяло са обхванати от проверката. Всяка година преди изготвянето на годишния отчет се извършва задължителна пълна инвентаризация в сроковете, определени с инструкциите за инвентаризация. Освен годишната инвентаризация, през цялата година фирмата извършва проверки за наличие на остатъци в натура.
В OAO TSC се създава специална комисия за извършване на инвентаризация. Резултатите от проверката се документират с инвентарен списък и съответния акт. Ръководителят на предприятието лично преглежда материалите от инвентаризацията и взема подходящи решения въз основа на резултатите от нея. Излишъкът, установен при инвентаризацията, идва. Това създава счетоводен запис:
Дебит 10 "Материали" Кредит 91 "Други приходи и разходи"
Липсите на материални запаси, както и загубите от щети на ценности, се дебитират по сметка 94 „Липси и загуби от щети на ценности“ от кредита на съответните материални сметки. Ако липсите са установени чрез одити през текущата година, но се отнасят за предходни години, тогава съответните суми се начисляват в дебита на сметка 94 от кредита на сметка 98 „Отложени приходи“. Липсващите продукти от текущата година се отписват по планираната себестойност. В бъдеще, след вземане на решение за отписване на загуби и липси, те се отписват от кредита на сметка 94 по предписания начин. В заключение отбелязваме, че като такива не са открити пропуски в състоянието на складовата отчетност. Складовото счетоводство се извършва в съответствие с установените правила.
Основната цел на складовия одит (одит от лат. одит- слуша) е да се получат обективни данни за състоянието на логистичната система на компанията, способността да се анализира ефективността на склада.
В чуждестранната практика съществуват следните видове одит:
- Финансов одит - проверка дали се спазват принципите и изискванията на счетоводството.
- Оперативен одит - проверка на алгоритмите на бизнес процесите.
- Специалният одит е експертно мнение за конкретна област на дейност, което може да бъде предоставено на друга страна. Например техническо задание за автоматизация на склад, логистичен анализ, оптимизация на склад, проектиране на склад.
Складът ли е виновен?
Складът е индикатор за "здравето" на бизнеса, тъй като именно в склада са концентрирани всички проблеми, свързани с незадоволителната дейност на отделите за покупки и продажби. Отделът за покупки може да поръча количество стоки, което значително надвишава капацитета на склада. Съответно достъпът до други стоки е блокиран, скоростта на всички складови операции е намалена. Изглежда, че отделът за покупки е сбъркал, но складът разкрива проблема като лакмусова хартия.
Одит на склад, какви резултати да очаквате:
- Подобряване на ефективността на управление на запасите.
- По-ефективно използване на бюджета за поддръжка на склада.
- Повишаване нивото на ефективно използване на складовите площи, складово оборудване.
- Подобряване на показателите за ефективност.
- Подобряване на ефективността на алгоритъма на бизнес процесите за извършване на складови операции.
… което означава увеличаване на „здравото състояние“ на вашия склад!
Практически пример за организация на дейността на склад, който трябва да оптимизира работата на склада и да направи одит на склада
Как беше клиентът преди проекта
Складът на фирмата дистрибутор е около 3000 кв.м., 10 метра височина до долния ръб на гредата, стелажи на 4 нива, докове, има зони за изпращане / получаване / готови поръчки / складиране / брак.
Описание на проблема
В 9:00 часа пред доковете има струпване на автомобили за товарене и тежкотоварни камиони на пристигане. Автомобилите се товарят ръчно. Камионите на пристигането чакат края на товаренето на разхода. По време на експедиция на брой не се извършват други складови операции. В зоната за съхранение и комисиониране (включително коридорите) има много произволно разпръснати, прашни стоки. Преместването на стоки е възможно не по-високо от 3 нива поради технологията. Съответно 4-то ниво е 90% празно, 3-то ниво е пълно на 50%, а 2-ро ниво е пълно. Стоките са етикетирани или без посочване на дата на доставка, номер на партида и код на продукта, или изобщо не са етикетирани.
Стоки от 3-4 нива не участват в инвентара.
Няма принцип на поставяне на стоките при приемане (FIFO, например).
1/3 от стоките от общия обем действително се обръщат, 2/3 - заемат мястото на склада като "мъртво тегло". Бракът се намира заедно с всички останали стоки, отписването се извършва веднъж седмично. Складовият персонал работи 3 месеца, от инвентар до инвентар. В главния офис работят високоплатени мениджъри на инвентара, които никога не са били в склада и не разбират алгоритъма на складовите процеси. Бонуси от дистрибутора за непоследователни по отношение на пристигане на пратки стоки, които надвишават нормите на получаване.
В резултат на това складовите процеси се забавят или напълно спират. Складът е препълнен със "замразени", зле обръщащи се стоки. Стоките се поставят в пътеките. Складовите разходи надвишават приходите от бонуси.
Какво да правя? Необходима е оптимизация на склада!
Правилната организация на работата и разпределението на служителите за конкретни операции ви позволява да постигнете съгласуваност в техните действия и в крайна сметка води до минимизиране на разходите и повишаване на ефективността на склада.
Описание и схема на процеса на приемане, поставяне и съхранение на готовата продукция
Готовите продукти, изсипани и опаковани в различни видове контейнери, се доставят на конвейери на територията на складовия комплекс. Освен това ръководителите на смени на отделните складове контролират количеството и вида на получените продукти, изготвят се документи за изпращане. Вътре в склада продуктите се сортират от складодържатели и се разпределят от товарачи на стелажи. Операторът на смяна документира всички процеси по разтоварване, получаване и съхранение на продуктите, като води стриктна отчетност на количеството продукти, които пристигат в склада и излизат от склада. Попълненият отчет за извършените операции по време на смяната се предава на главния складов оператор.
Контролът на условията за съхранение на готовата продукция се осигурява от ръководителя на смяната, резултатите се документират от оператора на смяна. Монтаж и демонтаж на необходимото оборудване, както и поддръжката му се извършват от складов механик.
Продуктите се разтоварват и изпращат за продажба в координация с работата на отдела по продажбите и се извършват само ако има документи, потвърждаващи заповедта на властите. Тези процеси също се контролират от началника на смяната и оператора на смяна.
Управлението на всички складови операции се осигурява от ръководителя на складовия комплекс, организацията на процесите се извършва от ръководителя на склада и неговия заместник, чиито задължения включват също избор на сервизно оборудване, установяване на режими на съхранение и др. . Всички манипулации с готовата продукция се контролират и документират стриктно.
Обосновка за избора на качествени елементи за изпитване
Процесът на приемане и съхранение на готовата продукция в помещенията на складовия комплекс е доста сложен. За да се поддържа висока ефективност на отдела, служителите трябва да бъдат добре обучени и да спазват стриктно длъжностните характеристики. Следните са стъпките в процеса, при които е най-вероятно да бъдат открити несъответствия:
1. Приемателен контрол на продукцията по количество и качество. В случай на лош контрол на качеството на продуктите, отчитането на склада може да бъде нарушено и предприятието ще понесе неотчетени загуби. 2. Поставяне на продуктите в склада. В случай на незадоволителна работа на товарачите и складодържателите, може да възникне повредена опаковка или контейнери с продукти. Това е неприемливо в хранително-вкусовата промишленост, тъй като може да доведе до замърсяване на продуктите с m / o или въвеждането на химикали в него, което ще доведе до разходите за брак. 3. Съхранение на продукта. Ако условията за съхранение са нарушени, продуктите могат да станат неизползваеми, което ще доведе до високи разходи за брак.
Програма за одит
Основните цели на одита са: установяване на компетентността на служителите, тяхната осведоменост за най-новата нормативна документация, качеството и съответствието на декларираните производствени процеси с нормативните (Приложение). Одитът ще включва проверка на документацията на предприятието, информираността на ръководителите за работата и ефективността на одитирания отдел, одит на служителите на отдела на място, проверка на условията за изпълнение на задачите, възложени на отдела.
Вътрешен одит на отдела за складови операции ще идентифицира причините за намаляването на ефективността на отдела и ще изведе качеството на неговите процеси на ново ниво.
Елементи на системата за качество, проверени по време на одита:
1. Отговорност на ръководството.
2. Документиране и управление на данни (регистриране и отчитане на приемането и изпращането на готовата продукция за продажба).
3. Управление на контролно и друго оборудване.
4. Управление на процесите (контрол върху изпълнението на задълженията на складовите работници).
5. Управление на несъответстващи продукти (идентифициране на несъответстващи продукти и изпращането им за обезвреждане).
6. Товаро-разтоварни работи, складиране.
7. Съответствие на условията за приемане и съхранение на продуктите с нормативните показатели.
8. Управление на записване на данни.
9. Поддръжка.
10. Обучение на персонала.
Матрица на одитната отговорност
График за одит на отдела
Изготвяне на контролен лист
| Обект на системата за качество | В съответствие с разпоредбите | Резултат от проверката |
| Нормативни документи | Документацията е публично достояние за всички служители на склада, във всеки склад има най-малко 2 копия. | Тя е публично достояние за всеки от служителите, всички служители са запознати с тази документация и веднъж на всеки шест месеца преминават допълнителна сертификация. |
| Складово-счетоводни документи | Документите съдържат само надеждна информация и се попълват своевременно. Информацията е представена в достъпна и лесна за разбиране форма. | Документите се попълват в съответствие с изискванията. Констатирани са забавяния при изготвянето на отчетите и предаването им на началниците. |
| Контролно оборудване и оборудване за разтоварване на продукти | Оборудването е в изправно състояние, обслужва се само от квалифициран персонал. | Цялото оборудване отговаря на стандартите и се обслужва от механици. |
| Несъответстващи продукти | Продуктите се регистрират в списания и се изхвърлят. | Спазени са всички изисквания за регистрация и изхвърляне на дефектни продукти. |
| Квалификация на складови работници (складодържатели и товарачи) | Служителите са на работните си места съгл. с графика на дежурствата, спазва длъжностните характеристики и спазва всички стандарти, действащи в предприятието. | Служителите не спазват установения работен график. Отговорник за спазване на графика - началник смяна. |
| Условия за приемане и съхранение | Приемането се извършва по отношение на количеството и качеството, разтоварването се извършва в съответствие с плана за позициониране на продукта. Условията за съхранение отговарят на GOST R 51174-98 „Бира. Общи технически условия "т. 7 | Установени са несъответствия между условията за съхранение на продуктите и стандартите: температурата в склада е от 12 до 26 ͦС. |
Анкета за одитор
| Анкета обект | Въпроси |
| Началник складов комплекс | Какви цели и задачи пред отдела за складови операции в момента бихте нарекли първостепенни? В каква посока върви развитието и усъвършенстването на структурата на управлението на складовите операции и технологиите? С кои отдели на предприятието си сътрудничи вашият отдел? отдел с отдела по продажбите и отдела по логистика?В съответствие с каква нормативна документация се извършва приемането и съхранението на готовата продукция в склада?Колко често и в каква форма ви се предоставят отчети за работа от ръководителите на отделни складове? |
| Началник отделен склад | Колко често и как се извършва контролът на дейностите на структурните подразделения на склада? Какви умения и трудов опит трябва да притежават служителите под ваше подчинение? По какви причини работните планове на вашия отдел, одобрени от властите, не могат да бъдат изпълнени напълно? Как протича подготовката на предложенията за подобряване и повишаване на ефективността на това звено и до какви изводи води анализът на дейността на звеното по финансови и количествени показатели? |
| Заместник началник склад (технолог) | Колко често и по какви показатели се извършва мониторинг на спазването на технологията на работа от служителите?Как се отчита работното време на служителите? |
| Началник смяна | Какви промени в работата на отдела бихте нарекли необходими на този етап от работата?Опишете качеството на работа на служителите на отдела, като вземете предвид всички възложени им задължения?Колко често се случват нарушения в работата на склада служители?Какви принципи се използват за организиране на работата във вашия отдел?нивото на качество на работа на това звено?Колко често в склада влизат несъответстващи продукти? |
| Механик | Колко често повредите на оборудването в отдела забавят приемането и поставянето на продуктите в склада?Защо се случват повредите на оборудването?Колко често съществуващото оборудване се надгражда или подменя? |
| Складодържатели (2 души) | Колко често възникват проблеми с приемането и поставянето на продуктите в склада?Какви са вашите предложения за коригиране на условията за приемане и съхранение на готовите продукти?Работата на служителите на кои отдели влияе негативно върху ефективността на процесите? |
| Товарачи (10 души) | Колко често трябва да работите с автоматизирано оборудване? Какви трудности възникват при работа с автоматизирано складово оборудване? |
| Главен складов оператор | Каква документация придружава продуктите, които влизат и излизат от склада?Колко бързо и с каква честота се получават писмените отчети от ръководството? |
| Оператор на смяна | Колко време отнема документирането на фактите на получаване и изпращане на продуктите от склада? Кои етапи на документално осчетоводяване отнемат най-много време? Какви промени бихте предложили в счетоводството? |
| Отдел човешки ресурси | Колко е и колко голямо е текучеството на персонала в отдел “Складова дейност”? |
Изготвяне на ревизионен доклад