Новый порядок ведения кассовых операций. Кассовая дисциплина: что изменилось, на что обратить внимание. Оформление прихода наличных средств

От 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9, ст. 10; N 10, ст. 1151; N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696, ст. 4699; N 44, ст. 4982; N 52, ст. 6229, ст. 6231; 2009, N 1, ст. 25; N 29, ст. 3629; N 48, ст. 5731; 2010, N 45, ст. 5756; 2011, N 7, ст. 907; N 27, ст. 3873; N 43, ст. 5973; N 48, ст. 6728; 2012, N 50, ст. 6954; N 53, ст. 7591, ст. 7607; 2013, N 11, ст. 1076; N 14, ст. 1649; N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3438, ст. 3476, ст. 3477; N 30, ст. 4084; N 49, ст. 6336; N 52, ст. 6975) определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее - банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

В целях настоящего Указания под субъектами малого предпринимательства понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24 июля 2007 года N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 31, ст. 4006; N 43, ст. 5084; 2008, N 30, ст. 3615, ст. 3616; 2009, N 31, ст. 3923; N 52, ст. 6441; 2010, N 28, ст. 3553; 2011, N 27, ст. 3880; N 50, ст. 7343; 2013, N 27, ст. 3436, ст. 3477; N 30, ст. 4071; N 52, ст. 6961), к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются настоящим Указанием, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

2. Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 года N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 23, ст. 2758; N 48, ст. 5739; 2010, N 19, ст. 2291; 2011, N 27, ст. 3873) (далее - платежный агент), банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27 июня 2011 года N 161-ФЗ "О национальной платежной системе" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 27, ст. 3872; 2012, N 53, ст. 7592; 2013, N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4084) (далее - банковский платежный агент (субагент), при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента).

Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (далее - обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

Юридическое лицо хранит на банковских счетах в банках денежные средства сверх установленного в соответствии с абзацами вторым - пятым настоящего пункта лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

3. Уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее - организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

4. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. Кассовые операции с физическими лицами, являющимися инвалидами по зрению, с использованием факсимильного воспроизведения их собственноручной подписи, проставляемого с помощью средства механического копирования, осуществляются с учетом требований статьи 14.1 Федерального закона от 24 ноября 1995 года N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 48, ст. 4563; 1999, N 2, ст. 232; N 29, ст. 3693; 2001, N 24, ст. 2410; N 33, ст. 3426; N 53; ст. 5024; 2002, N 1, ст. 2; 2003, N 2, ст. 167; N 43, ст. 4108; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 1, ст. 25; 2006, N 1, ст. 10; 2007, N 43, ст. 5084; N 49, ст. 6070; 2008, N 9, ст. 817; N 29, ст. 3410; N 30, ст. 3616; N 52, ст. 6224; 2009, N 18, ст. 2152; N 30, ст. 3739; 2010, N 50, ст. 6609; 2011, N 27, ст. 3880; N 30, ст. 4596; N 45, ст. 6329; N 47, ст. 6608; N 49, ст. 7033; 2012, N 29, ст. 3990; N 30, ст. 4175; N 53, ст. 7621; 2013, N 8, ст. 717; N 19, ст. 2331; N 27, ст. 3460, ст. 3475, ст. 3477; N 48, ст. 6160; N 52, ст. 6986; 2014, N 26, ст. 3406; N 30, ст. 4268) кассиром в присутствии работника, определенного в распорядительном документе юридического лица, индивидуального предпринимателя и не осуществляющего эту кассовую операцию. В этом случае указанный работник до проведения кассовой операции устно доводит до сведения физического лица, являющегося инвалидом по зрению, информацию о характере осуществляемой кассовой операции и сумме операции (сумме наличных денег).

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

Программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.

Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем двадцать седьмым статьи 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 21, ст. 1957; 2009, N 23, ст. 2776; N 29, ст. 3599; 2010, N 31, ст. 4161; 2011, N 27, ст. 3873; 2012, N 26, ст. 3447; 2013, N 19, ст. 2316; N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165; 2014, N 19, ст. 2316; 2015, N 10, ст. 1421; 2016, N 27, ст. 4223).

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), оформляет отдельный приходный кассовый ордер .

Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

(см. текст в предыдущей редакции)

4.2. Кассовые документы оформляются:

главным бухгалтером;

бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

4.4. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - печать (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, при оформлении кассовых документов на бумажном носителе.

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

4.5. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

4.6. Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге .

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную кассовую книгу .

Записи в кассовой книге осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру , расходному кассовому ордеру , оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

(см. текст в предыдущей редакции)

В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге , и заверяет записи в кассовой книге подписью.

(см. текст в предыдущей редакции)

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).

Если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга ими может не вестись.

4.7. Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65; N 26, ст. 3889) (далее - электронная подпись). В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

(см. текст в предыдущей редакции)

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по приходным кассовым ордерам .

5.1. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в настоящего Указания, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере .

(см. текст в предыдущей редакции)

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере , с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере , кассир подписывает приходный кассовый ордер , проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру , выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру . При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

(см. текст в предыдущей редакции)

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере , кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает (в случае оформления приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде - проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера 0310001) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.

(см. текст в предыдущей редакции)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру .

6.1. При получении расходного кассового ордера (расчетно-платежной ведомости , платежной ведомости ) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере .

(см. текст в предыдущей редакции)

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости , платежной ведомости ) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере , фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости ) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости , платежной ведомости ).

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру

Компетенцию по организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, а также функции по определению порядка ведения кассовых операций законодатель возложил на Банк России (статья 34 Федерального закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»).

Нормативными правовыми документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

- «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47);

- «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержден Решением Совета Директоров ЦБ Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40 (Письмо ЦБ Российской Федерации от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации») (Далее Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации содержитобщие положения о порядке ведения кассовых операций и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;

Ведение кассовой книги и хранение денег;

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Центральный Банк Российской Федерации (далее ЦБ РФ) в соответствии с предоставленными полномочиями устанавливает некоторые условия денежного обращения и разъясняет особенности применения в практической деятельности положений «Порядка ведения кассовых операций», например – смотрите:

Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»;

Письмо ЦБ РФ от 17 февраля 1994 года №14-4/35 «О разъяснениях по применению «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»;

Письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995 года №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» и условий работы с денежной наличностью».

Министерство финансов Российской Федерации разрабатывает и утверждает положения о ведении бухгалтерского учета и правила ведения учета хозяйственных операций, обязательные для применения всеми организациями (кроме Центрального Банка Российской Федерации и кредитных организаций), находящимися на территории Российской Федерации.

Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат Российской Федерации – федеральный орган, участвующий в пределах своих полномочий в регулировании бухгалтерского учета) утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

Говоря о кассовых операциях, всегда подразумеваются действия, связанные с платежами, осуществляемыми путем наличных расчетов.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации (статья 75), законодатель признает рубль законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации (статья 140 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ)), а также включает деньги в перечень объектов гражданских прав (статья 128 ГК РФ).

Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги, и, которые могут быть произведены в одной-единственной форме - путем их передачи во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства.

Гражданское законодательство, устанавливая общие правила осуществления наличных расчетов, использует дифференцированный подход в зависимости от того, кто является субъектом таких расчетов (статья 861 ГК РФ).

Граждане вне собственной предпринимательской деятельности могут осуществлять наличные расчеты между собой или с юридическими лицами без ограничений.

При осуществлении предпринимательской деятельности граждане могут производить наличные расчеты между собой или с юридическими лицами, но в соответствии с законодательными предписаниями.

Юридические лица вправе производить расчеты между собой в наличной форме в тех случаях, когда это не запрещено законом.

Руководствуясь решением Совета директоров ЦБ РФ, Центральный Банк России установил предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60000 (шестьдесят тысяч) рублей (Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»). При этом официально разъяснено в Письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 года №85-Т, МНС Российской Федерации от 1 июля 2002 года №24-2-02/252 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами», что расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Учитывая требование Центрального Банка России - всем «хозорганам» применять обязательные правила кассовых операций, а также ввиду их (правил) важности и достаточно подробного изложения в нормативном правовом акте, авторы считают необходимым привести в настоящей книге текст документа – «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», включающего в себя следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;

3. Ведение кассовой книги и хранение денег;

4. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Примечание.

Указанные ниже приложения к документу - Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации приведены в приложении к настоящей книге:

«Приложение №1. Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России»;

«Приложение №3. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий»;

«Приложение №4. Акт ревизии наличных денежных средств».

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

«1. Предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем - предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (далее - банках).

2. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин».

Примечание.

О применении контрольно-кассовой техники – смотрите Раздел №2 настоящей книги.

«4. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

5. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

6. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

7. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Примечание.

В соответствии с письмом Центрального Банка Российской Федерации от 16 марта 1995 года №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» и условий работы с денежной наличностью» закупка сельхозпродукции осуществляется в соответствии с уставной деятельностью предприятия или лицензией на осуществление данного вида деятельности.

Выдачи наличных денег из касс банков на закупку сельхозпродукции у населения осуществляются без ограничения.

В соответствии с пунктом 3 статьи 845 ГК РФ банк не вправе определять и контролировать направления использования денежных средств клиента и устанавливать другие не предусмотренные законом или договором банковского счета ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению.

Целевое использование полученных предприятием денежных средств проверяется обслуживающим учреждением банка в последующем порядке при выходе на место по вопросам соблюдения предприятиями условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Основанием для определения обоснованности расходования предприятиями денежных средств на указанные цели и их подтверждением могут служить смета затрат, устав, положение, решение о создании предприятия или договор учредителей, лицензии на осуществление отдельных видов деятельности и другие документы, договоры (контракты), отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных для закупки сельхозпродукции наличных денег.

При решении вопроса о выдаче наличных денег на цели, указанные в чеке, банки могут запросить от обслуживаемых предприятий необходимые документы.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

8. Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

9. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

10. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

12. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

13. При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (Приложение №1).

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

14. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и другим) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и других имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один , дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

15. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

16. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 15. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости».

Примечание.

Доверенность признается «оформленной в установленном порядке», в случае ее оформления надлежащим образом в присутствии нотариуса; допускается использование доверенности, заполненной в простой письменной форме, но при наличии на ней распорядительной надписи (визы) и подписи руководителя организации (распорядителя денежными средствами).

«17. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и другого), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

18. По истечении установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

19. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

20. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

21. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

22. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

23. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

24. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

25. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

26. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

27. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

28. Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

29. В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении №3.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

30. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и другом хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

31. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.

32. После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности».

Примечание.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 31 декабря 2002 года №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

«33. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

34. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

35. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другое) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

36. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 32, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора, предусмотренного пунктом 32.

37. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в Приложении №4.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

38. Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

39. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

40. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

41. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

42. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

43. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

44. Настоящий Порядок ведения кассовых операций применяется всеми предприятиями на территории Российской Федерации, кроме учреждений банков, учреждений и предприятий Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи Российской Федерации, а также предприятий и организаций, на которые не распространяется действие Закона РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности».

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

№КО-1 «Приходный кассовый ордер»,

№КО-2 «Расходный кассовый ордер»,

№КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,

№КО-4 «Кассовая книга»,

№КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

по строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;

по строке «В том числе» - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);

по строке «Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового ордера

В случае, когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, организации и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзацы 1 и 4 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее Закон №54-ФЗ).

Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 – 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Кассир при получении из бухгалтерии расходного ордера или заменяющего его документа, обязан руководствоваться предписанием пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Более подробно с вопросами, касающимися первичных документов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Первичные документы».

По общему правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно - платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу.

Регистрация расходного кассового ордера или заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи» (смотрите пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

О порядке ведения кассовой книги, также - смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», - для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, и определяется их состояние.

О порядке проведения ревизии кассы и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины, смотрите раздел 4 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.

Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:

расчетно-платежную;

расчетную;

платежную.

Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:

для расчетно-платежной ведомости форма №Т-49,

для расчетной ведомости форма №Т-51,

для платежной ведомости форма №Т-53.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

Общие положения о лимите остатка наличных денег в кассе, смотрите в Разделе 1 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Порядок установления лимита наличия денег в кассе организации, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций, определены в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47).

Организации независимо от организационно - правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.

Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций.

Денежная наличность сдается организациями в кассы учреждений банков непосредственно или через объединенные кассы при организациях, а также с использованием услуг организаций федеральной почтовой связи для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков для каждой организации по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:

Для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы организаций;

Для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, - на следующий день;

Для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или организаций федеральной почтовой связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в учреждения банков или путем перевода через организации федеральной почтовой связи.

В кассах организаций могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет установленной формы - «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка организация направляет уведомление об определенном для неё лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты её соответствующие счета. При проверке данной организации учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной, что влечет негативные последствия – привлечение к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка кассы может устанавливаться:

В размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организаций с утра следующего дня;

В пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

В зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

В пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждой организации.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и других), а также в соответствии с договором банковского счета.

Организация обязана сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Об исключительных случаях, когда организация вправе хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов смотрите - положение пункта 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Решение о расходовании организацией поступающей в её кассу денежной выручки при наличии у неё нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такой организации.

Организации вправе получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами ЦБ РФ.

Выдача денежной наличности организации на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков.

Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производятся независимо от установленных для организации сроков выплаты заработной платы.

Учредители организаций, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами, при производстве документальных ревизий и проверок в организациях вправе производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины.

Банки, по своему усмотрению, вправе производить проверки соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в обслуживаемой организации.

Проверки ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции вправе проверять техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организациях.

Примечание.

Рекомендации МВД Российской Федерации по обеспечению сохранности денежных средств при их транспортироаке, а также Единые требования МВД Российской Федерации по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс (Приложения №2 и №3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Предписания контролирующих органов с предложениями и рекомендациями по устранению недостатков (нарушений), выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению всеми организациями.

Данный счет предназначен для обобщения информации о суммах недостач материальных ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство или виновных лиц.

Если в организации возникает недостача по причине стихийного бедствия, то в этом случае сумма недостачи относится на счет 99 «Прибыли и убытки» , как убытки отчетного года (некомпенсированные убытки от стихийных бедствий).

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств, квалифицируются как «внереализационный доход», принимаются к учету и отражаются бухгалтерской проводкой - Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 91-1 «Прочие доходы».

Более подробно с вопросами, касающимися осуществления денежных расчетов без применения ККТ и о применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов , Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кассовые операции. Контрольно-кассовая техника».

Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

• либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

• КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
• КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
• КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
• КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
• КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчетности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

• полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
• частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
• предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Кассовые операции ведутся по четко установленным правилам согласно требований ЦБ РФ. Документы учета и порядок ведения не могут разрабатываться компанией самостоятельно. Формы представлены в журнале первичной документации и одинаковы для предприятий всех категорий.

Порядок ведения кассовых операций находится на особом контроле у ИФНС. За нарушения дисциплины назначаются солидные штрафы. Причина пристального внимания к операциям – противодействие незаконному денежному наличному обороту. Операции кассового учета осуществляются в соответствии с Указаниями ЦБ РФ.

Нововведения в области за последние годы

Начиная с 2014 года, порядок ведения кассовых операций претерпел изменения . В 2018 году организации и ИП должны придерживаться Указания Банка России от 11.03.2014г. за № 3210-У. Суть нововведений состоит в условном делении учета кассовых операций на полный и упрощенный порядок.

Полный порядок кассовых операций используется для организаций – юридических лиц, не относящихся к малым предприятиям. Упрощенная схема допускается для ведения учета малыми организациями или ИП.

Новый порядок ведения данных операций подробно рассмотрен в следующем видеоролике:

Правила проведения и особенности их организации

Операции по кассе ведутся только с наличными деньгами.

Движение средств оформляются расходным или .

Установлены особые требования к кассиру :

• Доступ к денежному ящику и операциям имеет лицо, назначенное руководителем.
• Кассир несет материальную ответственность, определяемую договором.
• На время отсутствия кассира в связи с отпуском или болезнью остаток кассы и документы передаются другому лицу по приказу предприятия.
• Наличие на предприятии нескольких кассиров требует назначения старшего работника.

Основной документ учета – кассовая книга. Журнал ведется ежедневно, за исключением случаев отсутствия операций. На конец дня выводится остаток, величина которого должна совпадать документально и фактически. Сумма заносится в кассовую книгу и удостоверяется подписью кассира.

Использование для ИП и юридических лиц

Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу.

Возможность применяется при ведении ИП доходов и расходов, физических показателей, обязательных для учета налоговых показателей.

Организации обязаны вести кассовые операции, если на предприятии имеется движение наличных денежных средств. Компания, не использующая наличность для расчетов с работниками, контрагентами, кассовую книгу не ведет.

Выручка, полученная предприятием, должна проводится с использованием ККМ. Исключение составляют предприятия, ведущие учет в соответствии с принятыми специальными режимами – ЕНВД и ПНС. По окончании рабочего дня кассир-операционист сдает выручку в кассу предприятия (или инкассаторам) по приходному ордеру.

Требования к использованию программно-технических средств

Законодательство с 2015 года (Указания № 3210-У) допускает использование программных средств для ведения кассовых операций. Документооборот должен быть защищен от несанкционированного проникновения к операциям. Защита данных учета осуществляется путем применения электронной подписи .

В отношении программно-технических средств, осуществляющих прием денежных банкнот, Банк России предъявляет требование о наличии у оборудования функции распознавания фальшивок. Технические средства должны уметь отличать не менее 4-х признаков защиты российских банкнот.

Учет кассовых операций в 1С Бухгалтерия 8.3 рассмотрен в следующем видеоматериале:

Особенности ведения кассовой документации

Кассовые формы – единственные, кроме банковских, бумаги первичного учета, при оформлении которых не допускаются помарки и подчистки. При заполнении бланков и книги в ручном режиме не допускается применение цветных чернил. Если ордера заполнены с ошибками, выписывается новый документ. В кассовой книге или чеке неправильно заполненный лист перечеркивается двумя параллельными линиями.

В 2018 году в порядок ведения документации внесены нововведения :

1. Учет допускается вести в электронном виде с использованием электронной подписи.
2. Кассовые документы могут оформляться не только кассиром, но и главным бухгалтером или, при их отсутствии, руководителем.
3. Кассир должен иметь штамп, подтверждающий проведение операции и подписи лиц, имеющих право удостоверения первичных форм учета.
4. При наличии депонированных сумм реестр не составляется. В последний день выдачи заработной платы отметка о депонировании ставится в платежной ведомости.
5. При ведении в организации ЕНВД или ПСН приход денежных средств может производится по бланкам строгой отчетности (БСО) или иному документу, содержащему обязательные реквизиты.

При ведении операций с использованием обслуживающих программ (без электронной подписи) документы должны быть выведены на бумажный носитель. Бланки первичного учета должны иметь реальные (не факсимильные) подписи. Кассовая книга также подлежит выведению на печать. Журнал по периодам, зависящим от объема операций. Период не имеет значения при условии контроля переноса остатка и постраничной нумерации внутри периода.

Основное ограничение для остатка кассы – лимит. Величина означает предел денежной наличности на конец рабочего дня. Остаток на конец дня определяется как сумма остатка на начало дня и приход средств за минусом расхода денег. Превышение лимита допускается в дни выдачи заработной платы.

Предприятию необходимо:

• Утвердить срок выдачи заработной платы и авансовых выплат приказом по предприятию.
• Определить период, отводимый на выплаты. В традиционном варианте устанавливается от 3-х до 5-ти дней. В срок расчетов с сотрудниками включается день получения наличности в банке.
• Утвердить порядок расчетов с работниками в учетной политике предприятия.

Порядок относится только к выплатам наличными деньгами . Организация (юридическое лицо) должна самостоятельно рассчитывать лимит кассы. Документ принимается ежегодно, на основании данных предшествующего расчету года. При наличии в организации обособленных подразделений, получающих выручку, лимит рассчитывается с учетом их поступлений.

В 2018 году ИП могут не рассчитывать кассовый лимит. Освобождение относится к индивидуальным компаниям, ведущим учет показателей для налогообложения.

Лимит кассы в 2018 году может рассчитываться 2-мя методами :

1. По величине поступающей наличной выручки. Лимит рассчитывается отношением объема поступлений наличности к расчетному периоду (не более 92 дня), умноженного на период инкассации.
2. По объему выдаваемых из кассы наличности. Лимит определяется как деление объема выдаваемой наличности на расчетный период (не более 92 дня) с последующим умножением на период инкассации.

При подсчете лимита не учитываются средства, используемые для выдачи заработной платы и социальных выплат работникам.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Наличные средства предприятий часто используются для расчетов с контрагентами. Средства выдаются под отчет лицам, определенным руководителем. Состав подотчетных лиц устанавливается приказом .

Полномочия работников традиционно распространяются на годовой период.

Документооборот для подотчетных лиц имеет ряд особенностей:

• Выдача средств оформляется расходным кассовым ордером.
• Сумма наличных, выдаваемых из кассы физическим лицам-подотчетникам, не лимитируется. В ряде случаев компании используют выдачу средств как возможность избежать штрафных санкций при наличии сверхлимитного остатка в кассе на конец дня.
• При получении средств лица должны предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Сумма, превышенная по расходу (приобретения материалов, сырья, топлива и прочих видов ТМЦ), выдается из кассы после утверждения отчета.
• Остаток денежных средств подотчетное лицо вносит в кассу.

Компания должна утвердить порядок отчета по каждому виду расходов. По истечении срока лицо должно предоставить на утверждение отчет не позднее трех дней с момента окончания подотчетного периода. Превышение срока пользования деньгами влечет изменение назначения на доход работника. Сумма будет засчитана как авансовая выплата за исполнение трудовых обязанностей, с которой будет удержан налог () в размере 13%.

Проверка налоговыми органами, штрафы за нарушения

Инспекции ФНС проверяют кассовую дисциплину во время выездных проверок или в период проведения камеральных мероприятий. При проверке инспектор предлагает предоставить: кассовую книгу, документы первичного учета (РКО, ПКО, приложения, лимит кассы), изучаемые выборочно. В ряде случаев может сверятся наличный остаток с документами учета.

При проверке могут быть выявлены нарушения :

• Ведение наличных расчетов сверх принятых для юридических лиц пределов.
• Наличие денежных средств в кассе без оправдательных и подтверждающих приход документов.
• Накопление наличных денег в кассе выше утвержденного предприятием лимита.
• Нарушение порядка хранения денежных средств. Порядок защитных мероприятий при получении, выдачи, транспортировки, хранении средств определяются организацией или ИП.

Нарушение кассовой дисциплины влечет наложение значительных штрафов . Санкции применяются к ответственному лицу и руководителю предприятия.

Наказание назначается по ст. 15.1 КоАП, предусматривающей штрафы:

• Должностным лицам – от 4-х до 5-ти тысяч рублей.
• Организации – от 40-ка до 50-ти тысяч рублей.

Кассир или иное лицо, назначенное на ведение кассы, заключает договор о материальной ответственности. Если установлено, что компании нанесен лицом прямой материальный вред, можно перенаправить выплату ущерба ответственному за ведение кассы.

При ведении кассовых операций все юридические лица, а также индивидуальные предприниматели руководствуются правилами, установленными Центральным банком Российской Федерации. С 2016 года данный порядок претерпел важные изменения. Какие именно – читайте в нашем материале.

Что такое кассовая дисциплина?

Как известно, движение наличных денежных средств в любой фирме должно осуществляться только через кассу – это необходимо для контроля за оборотом денежных средств, их учета и составления бухгалтерской отчетности фирмы. Так, например, все операции с наличными денежными средствами, которые будут взяты из кассы компании, должны оформляться через расходный кассовый ордер.

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

Как известно, правила ведения кассовых операций для всех предприятий едины – они не могут разрабатываться фирмой самостоятельно и на свое усмотрение. Формы отчетности представлены в журнале первичной документации и требуют соблюдения всех формальностей – за этим строго следят инспекторы Федеральной налоговой службы. А за нарушение правил ведения кассовых операций, которые будут выявлены в ходе налоговой проверки, предпринимателя могут оштрафовать и причем на довольно солидную сумму. Причина такого «повышенного» внимания налоговиков к правильности ведения кассовых операций предприятиями малого и среднего бизнеса – это, в первую очередь, противодействие незаконному денежному наличному обороту в фирмах, и как следствие – сокрытие доходов и неуплата налогов за них.

Оформлять деньги, поступающие и «выбывающие» из кассы, предпринимателям все же придется, и это требование необходимо выполнять вне зависимости от системы налогообложения в фирме, наличия контрольно-кассовой техники и количества работников.

Кассовая дисциплина – это определенные правила, которые в обязательном порядке необходимо соблюдать при использовании наличных денежных средств в фирме. Основным документом, неким «постулатом» в этой связи для всех предпринимателей является Указание Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Из названия документа понятно, что учет кассовых операций с 2015 года стал условно делиться на «полный» порядок учета (для юрлиц) и «упрощенный» порядок (для ИП и предприятий малого бизнеса).

Формы кассовых документов остались прежними, но появился ряд изменений, касающихся заполнения и составления данных форм. Например, согласно новому Указанию ЦБ РФ, предусмотрена возможность составления кассовых документов так называемыми «приходящими бухгалтерами» – специалистами, которые оказывают те или иные бухгалтерские услуги предприятию по договорам гражданско-правового характера. Ранее составление кассовых документов разрешалось лишь работникам организации и самим индивидуальным предпринимателям.

Но вот осуществлять сами кассовые операции, к примеру, выдавать наличные средства из кассы или вносить их в нее – могут только работники компании или сам индивидуальный предприниматель. «Приходящий» бухгалтер такого права не имеет.

Перечислим основные правила кассовой дисциплины, которые в обязательном порядке должны соблюдаться в фирме.

1. Необходимо правильно составлять и оформлять кассовые документы фирмы. Все операции с деньгами кассы должны осуществляться уполномоченным лицом, то есть кассиром, бухгалтером или самим ИП, если должности кассира в фирме не предусмотрено. Среди обязательных для заполнения документов в рамках кассовой дисциплины – это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, книга учета доходов и расходов , расчетно-платежная ведомость. Оформлять документы разрешено как в электронном виде, так и в бумажном формате.
2. В организации в обязательном порядке должен быть установлен лимит остатка кассы.
3. Выдача наличных средств из кассы предприятия может осуществляться только подотчетным работникам и на подотчётные хозяйственные нужды и всегда должна обеспечиваться документами, доказывающими расходование средств по назначению. То есть расходование денег из кассы фирмы должно документально подтверждаться – чеками, товарными накладными и т.д.
4. Для ИП и юридических лиц расчет в рамках одного договора не должен превышать ста тысяч рублей.
5. Для руководителей организаций существует запрет брать деньги из кассы для использования их на личные нужды. Для ИП таких ограничений нет.

Необходимо отметить, что основные изменения в правила ведения кассовых операций с 2015 – 2016 года, закреплённые в Указании Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, коснулись индивидуальных предпринимателей. В частности, данный нормативно-правовой акт значительно облегчает ведение кассовой дисциплины ИП.

Ведение кассовых операций ИП: изменения

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все - максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Индивидуальные предприниматели на УСН, ЕНВД, патенте, которые сами получают и расходуют выручку в кассе, могут не вести кассовые документы (приходный кассовый ордер при приеме наличных в кассу, расходный кассовый ордер при выдаче наличных средств из кассы) и не вести кассовую книгу, но только при условии, что они ведут учет доходов и расходов объектов налогообложения и других физпоказателей в целях налогообложения. Также кассовую книгу может не вести фирма, которая не использует наличные денежные средства для расчетов с работниками или контрагентами. По словам специалистов, отказ от ведения кассовых документов для индивидуального предпринимателя нецелесообразен. Так, он заранее должен быть готов к тому, что контролировать сотрудников, которые тем или иным образом участвуют в денежных операциях фирмы, будет сложно. Документального подтверждения того, что работник получил или, наоборот, сдал ту или иную сумму денег, не будет.

Данный формат удобен в том случае, если ИП сам является «кассиром» фирмы – в этом случае контролировать приход и расход денежных средств и оформлять документацию нет необходимости.

• Для ведения кассовой документации индивидуальный предприниматель теперь вправе выбрать либо бумажный, либо электронный носитель. При выборе ведения документации в электронном виде, обязательно применение электронной цифровой подписи. Если кассовая документация будет вестись в электронном виде, то бумажные, аналогичные экземпляры документов больше не требуются.

• Во всех документах по учету кассовых операций индивидуальный предприниматель может исправлять ошибки: для этого неправильные данные следует зачеркнуть, затем указать рядом правильную информацию, дату внесения исправления и привести расшифровку исправления. Правки заверяются подписью работника, который оформлял документ. Но исправления не разрешается вносить в приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер.
• Согласно новым правилам, ИП не может расходовать выручку фирмы из кассы на такие цели, как оплата и выдача займов и процентов по ним, операции с ценными бумагами, оплата аренды помещений, проведение азартных игр. Для этих целей ИП должен использовать средства расчетного счета компании (или физлица) в банке, то есть забрать наличные из кассы и перевести их на счет.
• В налоговом учете не нужно отображать средства, снятые ИП со своего счета в банке и затем внесённые в кассу компании.
• Если в определенные дни наличные расчеты в фирме не производились, то заполнение кассовой книги не требуется.
• Вся выручка организации, полученная в течение дня, должна проводиться с использованием контрольно-кассовых машин.

Лимит остатка кассы в 2016 году

Лимит остатка кассы – это максимально допустимое количество наличных денежных средств, который могут храниться в кассе фирмы на конец рабочего дня.

Согласно Указанию Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У индивидуальным предпринимателям нет необходимости вводить лимит остатка кассы – организации малого бизнеса могут вести упрощенный кассовый порядок. Напомним, что к категории предприятий малого бизнеса относятся фирмы с численностью работников менее ста человек и выручкой за год не более 400 миллионов рублей. В рамках него для таких предприятий допустимо отсутствие кассового лимита – то есть фирма может накапливать в кассе неограниченное количество денежных средств на неограниченный срок. Но все же специалисты советуют сдавать деньги фирмы в банк – это правильно с точки зрения безопасности. Отказ от кассового лимита необходимо оформить на основании приказа по фирме. Это требование также закрепляет Указание Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Также приказом следует фиксировать все изменения, которые вносятся в порядок работы с кассовой наличностью и ведением кассовой документации вашей фирмы.

Что же касается организаций, то они должны самостоятельно установить лимит остатка наличных денег в кассе – это требование является обязательным. Данный показатель – это объем средств, которые могут храниться в кассе, и, если лимит остатка денежных средств фирмы не установлен, он считается равным нулю, а это значит, что компания вообще не имеет права хранить денежные средства в конце рабочего дня. За то, что в кассе организации деньги хранятся сверх лимита, руководителя фирмы могут наказать, так как это является правонарушением. Штраф для юридического лица может достигать 50 тысяч рублей.

Согласовывать величину лимита остатка кассы с банком не требуется, но вот издать приказ (распорядительный документ) по фирме с установлением лимита кассового остатка необходимо.

Нарушение кассовой дисциплины: ответственность

Как говорилось выше, соблюдение кассовой дисциплины и установленных правил учета хранения денежных средств в фирме, правильность оформления документов могут оценить специалисты налоговой инспекции в рамках проверок финансово-хозяйственной деятельности компании. В рамках выездной проверки они могут выявить различные нарушения и наложить на должностное лицо ИП или организации штраф. В соответствии со статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях он может составлять до пяти тысяч рублей. Штраф на само учреждение за данное правонарушение может быть равен 50 тысячам рублей. Напомним, согласно п. 39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины несут руководитель учреждения, главный бухгалтер и кассир.

Ожидаемые изменения в правила ведения кассовых операций в 2016 году

Некоторые организации нашей страны уже начали переход на «онлайн-кассы» с возможностью передачи данных обо всех денежных операциях фирмы в Федеральную налоговую службу. Но повсеместный переход на новую ККТ будет возможен лишь с принятием закона, который предусматривает изменения в закон №54-ФЗ. Сейчас он находится на рассмотрении в Госдуме.

Как выжать из магазина максимум продаж

Повысить продажи можно с помощью систем лояльности, они позволяют мотивировать покупателя возвращаться снова, также инструменты привлечения в виде создания распродаж или акций на определенные группы товаров, аналитика которая позволит увидеть прибыль, рентабельность, выручку и прочие показатели с помощью которых будет видна картина текущих продаж и позволит повлиять на рост данных показателей.

Другие материалы