Внутренний интранет-портал как инструмент управления. Корпоративный интранет-портал: теория и практика Нужен ли вам интранет портал

Корпоративный портал нередко путают с корпоративным сайтом. На самом деле, это абсолютно разные инструменты и функции портала намного шире. По сути, портал - это некий виртуальный офис компании, позволяющий всем сотрудникам обмениваться документами и информацией, а также автоматизировать основные бизнес-процессы. А вот понятия корпоративного портала и интранета традиционно используются как синонимы.

Что представляет собой интранет?

Интранет, или корпоративный портал, - весьма объемный и сложный инструмент, позволяющий справиться с решением большого круга задач. Это не просто самостоятельный сайт, а целая совокупность разных продуктов, например, система работы с документами, таск-трекер, ERP-система и множество других в зависимости от потребностей конкретной организации. Портал объединяет функции хранилища файлов и документов, социальной сети и информационного ресурса. При этом главных задач у любого портала всего две: дать сотрудникам возможность коллективно работать над поставленными задачами и обеспечить эффективные внутренние коммуникации.

Для решения этих задач в типовой корпоративный интранет могут входить следующие блоки:

  • сведения о компании: устав, структура, должностные инструкции, миссия и мировоззрение компании, корпоративный стиль и т.д.;
  • сведения о сотрудниках: персональные данные и страницы, контакты, занимаемая должность, подразделение, достижения;
  • обновляемая информация: приказы, распоряжения, объявления о событиях в компании, взыскания и благодарности, новости компании;
  • единая база знаний: справочная информация (каталоги продукции, прайс-листы), документы, шаблоны, архив файлов;
  • инструменты общения: форумы, опросы, анкеты, связь с руководящим аппаратом и коллегами;
  • служебные механизмы: проекты, постановка задач и контроль их выполнения, заявки на приобретение оргтехники, заказ пропусков, транспорта и тому подобное.

Как показывает практика, корпоративный портал способен эффективно решать вопросы рабочего плана, такие как постановка и контроль выполнения задач, аналитика, создание системы хранения важной информации, автоматизация бизнес-процессов и системы управления взаимоотношений с клиентами (CRM).

Достаточно успешно реализуется на порталах и быстрая связь между разными подразделениями компании. Исчезает необходимость, например, уведомлять каждое подразделение о нововведении или важном событии - достаточно разместить информацию на портале, и она тут же станет достоянием общественности. Персонал, кроме того, имеет постоянный доступ к базе знаний компании.

На заметку
Один из главных трендов развития интранета - это его упрощение. Если несколько лет назад разработчики пытались оснастить его максимальным количеством функционала, то сегодня они все чаще отказываются от таких решений в пользу более простых социальных интранетов.

Что касается эффективных коммуникаций между сотрудниками, то в теории портал, конечно, дает им возможность мгновенного общения через интегрированную социальную сеть, обсуждения как рабочих, так и личных вопросов на форумах и в группах. Каждый может пообщаться с каждым, задать вопрос, передать и получить нужную информацию... На практике, к сожалению, это работает далеко не всегда или не работает вовсе. Интранет хорош для автоматизации различных операций, упрощения системы документооборота и отчетности, поиска нужной информации, но… не для общения.

Кстати, успешность взаимодействия сотрудников с помощью портала во многом зависит от степени их вовлеченности в общение на всех управленческих уровнях. Открытая организация, где любой может напрямую обратиться к руководителю, намного привлекательнее для действующих и потенциальных сотрудников. Это создает у персонала дополнительную уверенность в том, что топ-менеджмент относится к членам коллектива как к полноправным партнерам и формирует лояльность к компании.

Каким компаниям нужен корпоративный портал

Интранет - это очень удобный, а порой и жизненно необходимый инструмент для компаний, в которых имеются удаленные сотрудники. Для них портал может служить настоящим мобильным рабочим местом. Полезен портал и для крупных фирм, имеющих филиалы в рамках одного населенного пункта или даже в разных городах. Но даже и в том случае, если у фирмы нет филиалов, но имеется большой штат сотрудников, а отделы расположены на разных этажах, портал может стать средством объединения всех в одну команду. При наличии портала исчезает необходимость ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, тратя на это драгоценное рабочее время и отвлекая других сотрудников, или искать клиентскую базу где-то на просторах 1С, с которой работать умеет далеко не каждый. Конечно, если в организации работают два-три человека и в течение рабочего дня они находятся в одном кабинете, то портал в этом случае будет ненужной роскошью.

Иногда руководители компании искренне не понимают, зачем может понадобиться корпоративный портал, считая его установку пустой тратой денег. На самом деле, портал необходим компании, если:

Очень полезен будет портал и тем компаниям, где нужна быстрая адаптация сотрудников или обучение персонала. При наличии интранета новичок гораздо быстрее входит в курс своих обязанностей, поскольку получает доступ ко всей основной информации, имеет возможность получать консультации по любому вопросу у опытных коллег. Для обучения сотрудников не потребуется организовывать очные курсы или тренинги - все это можно сделать онлайн на территории портала. Не придется и надолго отрывать работников от трудового процесса и тратить дополнительные средства на организацию.

Как внедрять интрасеть

Процесс внедрения интранета в компании достаточно сложный и многоэтапный. Первый этап - это всегда решение «сверху». Именно руководство должно принять решение о внедрении и способствовать его продвижению. Но психология людей такова, что любые нововведения и изменения привычного хода работы воспринимаются в штыки, независимо от того, насколько полезными и эффективными они окажутся в будущем.

Итак, допустим, что решение принято. С чего начать?

  • Этап 1. Сбор требований и планирование проекта. На этом этапе определяются главные цели внедрения и собираются мнения всех заинтересованных лиц.
  • Этап 2. Создание информационной архитектуры портала. Под этим понимается структурирование всех данных на портале, то, как они будут представлены пользователям. Главное назначение структуры - ускорение поиска, самая важная информация должна быть получена не более, чем в три «клика» мышкой.
  • Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Это нужно для того, чтобы портал был не просто складом информации, но и автоматизировал самые трудоемкие бизнес-процессы компании.
  • Этап 4. Создание дизайна портала. В данном случае дизайн - не просто картинка, он серьезно влияет на удобство портала для пользователей. Работа над дизайном обычно ведется параллельно с программной реализацией.
  • Этап 5. Информационное наполнение. По мнению специалистов, инициаторами публикаций в начале работы интранета должны быть топ-менеджеры, но от них должно поступать не более 20% постов. Остальное - публикации рядовых сотрудников. Если их количество в дальнейшем окажется менее 80%, то, возможно, портал не является инструментом для персонала. К сожалению, на деле за наполнение обычно отвечает администратор.
  • Этап 6. Продвижение среди сотрудников и обучение пользователей. Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. Как бы идеально не был создан портал с точки зрения программного обеспечения или дизайнерского оформления, если он не будет востребован сотрудниками компании, ценность его будет равна нулю. Чтобы проинформировать коллектив о запуске интранета, можно разослать информационное письмо с оповещением о сервисе и его самых полезных возможностях, советами по переходу на новую систему. В процессе функционирования портала каждая компания находит свои решения для его популяризации среди работников, например, у кого-то доступ в интернет или электронную почту открывается только через интранет, а кто-то материально поощряет тех, кто регулярно использует портал в работе. Мотивация к использованию этого инструмента - едва ли не самая сложная часть работы по внедрению портала.

Сравниваем решения: топ-3 лучших интранет-портала

Yammer. По заявлению разработчиков, этот корпоративный портал будет полезен всем подразделениями компании - от руководителей до рядовых сотрудников. На сегодня он доступен только в составе еще одного продукта ― Microsoft-Office365 ― и легко интегрируется с SharePoint. При этом они во многом схожи, но Yammer - это облачное решение, а SharePoint - серверное.

Структура портала несколько напоминает популярный Twitter, интранет позволяет сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями, включая текстовые файлы и изображения, формировать рабочие группы, просматривать онлайн-контакты, искать людей, группы или тексты, использовать общую базу данных и принимать участие в ее формировании. Интерфейс портала достаточно прост, разобраться в нем сможет каждый, кто имеет хоть небольшой опыт работы с социальными сетями.

Кроме создания внутренних коммуникаций между сотрудниками, Yammer также помогает решать бизнес-задачи, такие как создание коммуникаций для руководителей, управление проектами, взаимодействие с бизнес-партнерами, формирование мотивации у персонала, обучение и адаптация сотрудников, повышение эффективности продаж.

Поскольку Yammer на сегодня является составной частью Office365, то установить его отдельно от последнего не представляется возможным. Но зато от добавления Yammer во все тарифы онлайн-офиса цена последнего не изменилась. Кстати, именно невозможность самостоятельной установки Yammer и можно считать одним из его главных недостатком наряду с тем, что Yammer подойдет лишь тем компаниям, которые хотят разработать свой индивидуальный корпоративный портал, поскольку не является готовым коробочным решением.

«Битрикс24» - корпоративный портал с функциями социальной сети. Он содержит микроблоги, мессенджер, хранилище файлов, фотогалереи. С помощью «Битрикс24» можно не только общаться и совместно работать над проектами, но и вести свой CRM, планировать и учитывать рабочее время, автоматизировать бизнес-процессы, управлять персоналом. Всего предлагается 12 рабочих инструментов.

«Битрикс» выглядит как корпоративный Facebook, во всяком случае, интерфейсы у них очень похожи. На главной странице имеется привычная лента, в которой каждый пользователь может писать свои сообщения и комментарии к постам других участников. Эта же лента отражает и все события компании. Существует как коробочный, так и облачный варианта портала. «Битрикс» можно установить как на стационарный компьютер, так и на ноутбук или любое мобильное устройство. Кроме того, интранет легко интегрируется с Google, Apple, Microsoft. Цена ПО зависит от вида выбранного тарифа: пакет «Проект» на 12 пользователей можно установить бесплатно, «Проект+» - за 990 рублей в месяц, «Компания» - за 10 990 рублей. Количество пользователей в двух последних пакетах не ограничено.

По отзывам пользователей - главные минусы портала - неинформативный интерфейс и перегруженность функционалом.

Jive - это готовое решение, которое дает возможность создавать собственный внутрикорпоративный портал в компании. Здесь имеются готовые шаблоны для отдела маркетинга, отдела продаж, HR, службы технической поддержки - запустить и развить портал можно в максимально сжатые сроки Пользователи могут настроить свое индивидуальное рабочее пространство при помощи стартовой страницы. Приложение содержит все необходимые инструменты для управления проектами, корпоративным контентом и задачами.

Для пользователей доступны блоги, профили, обсуждения, группы, календари, умный поиск и многое другое. Jive можно интегрировать с Google и Office365, доступ к порталу возможен с любых устройств, включая мобильные.

Цена приложения зависит от выбранного пакета, на сегодня их предлагается три: Select, Premier или Premier+. Главный недостаток портала - отсутствие локализации на русском языке и отличие навигации от привычных пользователю соцсетей. Из-за большого количества возможностей, процесс адаптации пользователей к интранету может вызвать трудности.

На рынке сегодня представлено достаточно большое количество решений. Понять, какое из них подойдет конкретной компании достаточно сложно. Именно поэтому в разделе об интеграции особое место занимает необходимость постановки четкой цели. Конечно, рабочий функционал представлен практически везде одинаково хорошо, что касается социального - вопрос остается открытым.

Индивидуальный инструмент vs готовое решение

Что предпочесть: разработку индивидуального инструмента или готовое решение? Об этом мы поговорили с Дмитрием Бенцем, разработчиком корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS :

«Если руководство будет понимать, зачем и для кого нужен интранет, то станет ясно и какой именно портал лучше всего установить. Не последнюю роль в выборе, конечно, играют финансовые возможности. Индивидуальное решение всегда будет дороже, чем коробочный вариант, но иногда компании и не нужно это решение. Готовые порталы успешно справляются с возложенными на них задачами, и большинство из них позволяют настроить все функции под специфику компании.

Но очень часто, к сожалению, встречается ситуация, когда портал становится только хранилищем информации, а делу укрепления внутренних коммуникаций он никак не помогает. Это происходит потому, что портал все же официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен к общению с его помощью. Если компания видит своей основной целью именно укрепление внутренних коммуникаций, то внедрять нужно корпоративную социальную сеть. Именно КСС становится той площадкой, где персонал компании начинает активно общаться по всем вопросам, решать рабочие задачи, обмениваться мнениями, делиться информацией. Сети становятся все более востребованными, и одной из первых отечественных разработок стал наш LOQUI BUSINESS. Мы надеемся, что его ждет большое будущее. По крайней мере, мы постарались внедрить в него самое лучшее от социальной сети и корпоративного портала, чтобы LOQUI стал инструментом, способным решить любые вопросы и задачи компании».


Наталья Заверуха

Заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов компании ProNET

Интранет-портал — это виртуальный «центр коммуникаций» компании. Он помогает:

  • Сотрудникам — сплотиться в единую команду (даже если они находятся в разных городах);
  • Менеджерам — контролировать сроки выполнения рабочих заданий, повышать управляемость компанией.

Компания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. Наша стратегическая цель — создание эффективной организации, представленной во всех сегментах ИТ-рынка Украины. Для этого мы консолидируем профильные активы, совершенствуем систему управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое внимание использованию новейших технологий для автоматизации основных бизнес-процессов.

В связи с экспансией в регионы возникла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в головном офисе и в 10-ти региональных представительствах. Бурный рост компании, в свою очередь, потребовал стандартизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудниками удаленных подразделений.

Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать корпоративный интранет-портал — единое информационное пространство. И такое решение было принято.

Для реализации проекта создали рабочую группу из специалистов нашей компании. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов.

Рабочей группе были поставлены задачи, которые можно сгруппировать в три направления:

  1. Взаимоотношения между сотрудниками, внутрикорпоративные коммуникации:
    • Описать функциональные/служебные обязанности для всех сотрудников (для всех должностей);
    • Разработать положение «О взаимодействии подразделений компании»;
  2. Работа с клиентами:
    • Создать единые корпоративные правила/стандарты обслуживания, организации работ и коммуникации подразделений, участвующих в планировании и реализации комплексных ИТ-проектов;
    • Оптимизировать и автоматизировать процесс «управление договорами»;
  3. Работа с сотрудниками: максимально сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем.

В итоге получился комплексный проект, который привел к изменению, доработке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактически с «нулевым» бюджетом и собственными силами.

Для начала мы определили:

  1. Цели;
  2. Временные рамки проекта;
  3. Состав рабочей группы.

Особое внимание хочу обратить на необходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, исполнители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Крайне важно четко расставить не только финальные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, анализ достигнутых результатов. Кроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше.

При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма работы, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупредить возможное недовольство, вели разъяснительную работу с сотрудниками:

  1. Рассказывали о том, что разрабатывается интранет-портал, что благодаря его работе каждый из них получит определенные выгоды.
    На общем собрании сообщили людям об идее, а также целях портала. Затем провели собрания в каждом отделе — рассказали, какую выгоду принесет сотрудникам правильная организация работ. Провели опрос коллег о необходимых модулях и собрали пожелания. ;
  2. Организовали постоянную обратную связь;
  3. Фиксировали конструктивные предложения коллег.

На первом этапе были разработаны ключевые блоки внутреннего портала:

  • «Модель бизнес-процессов компании», «автоматизация бизнес-процесса согласования договоров», «база знаний»;
  • Ряд специальных сервисов: внутрикорпоративный справочник сотрудников; личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь событий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. Рис. 1 и 2).

Рис. 1. Личная карточка сотрудника

Рис. 2. Система управления файлами

В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система бизнес-моделирования Business Studio . Построение «бесшовной» системы управления (включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM :

  • Сначала в системе Business Studio была выстроена архитектура компании в целом и основных бизнес-процессов операционного уровня;
  • Затем уже оптимизированные бизнес-процессы (например, «управление договорами») были автоматизированы с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM .

Интеграция этих двух систем позволила быстро выстроить оптимальные, работающие без сбоев бизнес-процессы. Теперь портал помогает нам:

  • Формализовать и оптимизировать бизнес-процессы;
  • Проектировать и корректировать организационную структуру, штатное расписание, построение организационной диаграммы (см. Рис. 3);
  • Формировать регламентирующую документацию в соответствии со стандартами ISO и др.

Описав бизнес-процессы «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процесса, требования к срокам выполнения, необходимые документы и ряд других параметров (например, согласование договоров — см. Рис. 4). После завершения формализации бизнес-процессов, для каждого из них были назначены «владельцы» и «исполнители».

Затем были разработаны:

  1. Положения о подразделениях (место в организационной структуре, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, показатели оценки эффективности и пр.);
  2. Должностные инструкции специалистов компании (см. Рис. 5).

Рис. 3. На портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании

Рис. 4. Пример рабочей схемы

Рис. 5. Должностные инструкции специалистов на портале

Мы творчески подошли к решению поставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный корпоративный портал:

Во-первых , здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должностные инструкции, которые построены на реальных бизнес-процессах компании (с детализацией до конкретного исполнителя, указанием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат).

Во-вторых , благодаря интранет-порталу новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существующих бизнес-процессов. В Service Desk была создана специальная очередь, где принимаются предложения сотрудников, а также контролируется ход их обсуждения/доработки/внедрения.

В-третьих , автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось минимизировать возникающие при их составлении риски. Например, теперь:

  • Почти вся информация автоматически вносится в шаблон договора;
  • Появилась возможность защищать определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок);
  • Для согласований документа используется электронная подпись.

Компания получила отличный инструмент — специально разработанный и настроенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой филиальной структурой и клиентов внедрение корпоративного портала уже давно не роскошь, а настоятельная необходимость.

Новый интранет-портал значительно повысил эффективность нашей работы! Вот лишь первые результаты:

  1. Существенно вырос уровень исполнительской дисциплины;
  2. Оптимизирована работа с договорами:
    • Сократилось время подготовки и согласования договоров (в среднем на 50%);
    • Повысилось количество согласованных в срок договоров (с 55 до 90%);
    • Снизилась трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации (с трех до одного человеко-часа);
    • Уменьшилось количество итераций при согласовании договора в одном подразделении (в среднем с пяти до двух).
  3. Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель);
  4. Компания получила сертификат «Система управления качеством» ISO 9001:2009;
  5. Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards UA-2012 в номинации «Бизнес-решение» .

Награждение компании ProNET, победившей в конкурсе Intranet Awards UA-2012

Но самое главное — изменение людей: команда стала дружной, все работают более согласованно, добиваются лучших результатов.

Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутреннего портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не останавливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем:


Компания ProNET основана в 1997 году. Один из ведущих системных интеграторов Украины. Главные направления деятельности: инфраструктурные комплексы для зданий и кампусов; электрооборудование зданий; сети и телекоммуникационные системы; комплекс технических средств охраны; противопожарная защита зданий; центры обработки и хранения данных; управление ИТ-инфраструктурой; сервис-ориентированная прикладная среда предприятия; системы электронного документооборота; сервисная поддержка; ИТ-консалтинг и аутсорсинг; обучение сторонних специалистов. Численность персонала — 170 человек.

Рано или поздно практически любая компания начинает задумываться об организации своего интранет-портала - единой "точки входа" в IT-инфраструктуру для своих сотрудников. Такой портал позволяет обеспечить удобный доступ к централизованному хранилищу всей полезной информации, связанной с операционной деятельностью компании - различным документам, регламентам и справочникам, а также к IT-сервисам - электронной почте, телефонии и так далее. Помимо этого, интранет-портал может выступать в качестве своеобразной "социальной сети" внутри компании - с его помощью можно узнать, у каких коллег сегодня день рождения, или, к примеру, обсудить на форуме сегодняшнее меню кафетерия.

Если всё так хорошо, почему такие порталы есть не у всех?

Тем не менее, многих отталкивает высокий "порог вхождения" в построение такого портала, существующий из-за того, что практически все существующие на рынке решения обладают рядом общих недостатков:

  • Часть таких порталов строится на базе коммерческих решений (например, SharePoint), стоимость внедрения и сопровождения которых оправдывает себя только для очень крупного бизнеса (десятки тысяч сотрудников).
  • Оставшаяся часть таких порталов делается "на коленке" на базе CMS, для этого не предназначенных (например, WordPress). В итоге получается не единая точка входа, а зоопарк "костылей и велосипедов", который постоянно пытается развалиться.
  • Сложность администрирования такого портала зачастую не оправдывает приносимую им выгоду . Если ваша компания сама не занимается информационными технологиями, то ваш системный администратор вряд ли разберётся в хитросплетениях конфигурационных параметров SharePoint.

Чем ваше решение отличается от других?

Наша компания уже почти 20 лет занимается разработкой и сопровождением информационных систем для заказчиков самого разного масштаба и профиля - от небольших юридических бюро до федеральных телеком-операторов. За это время мы видели множество примеров построения интранет-порталов (причём, как позитивных, так и негативных). Поэтому предлагаемое нами решение свободно от большей части недостатков существующих альтернатив:

Оно бесплатное

Мы не берём денег за использование нашего портала - вы можете скачать, установить и использовать его абсолютно бесплатно.

Оно современное

Адаптивность, поддержка различных DPI, медиа-плеер, векторные иконки и прочие прелести современного веба входят в комплект поставки.

Оно дружелюбно к администратору

Установка портала производится в несколько кликов (или команд в консоли). Всё дальнейшее администрирование осуществляется с помощью простой и удобной панели управления.

Оно мощное и расширяемое

Наш портал базируется на Liferay - ведущей мировой платформе для построения корпоративных порталов. Он сможет расти и развиваться вместе с развитием вашего бизнеса.

Что умеет ваш портал?

Наш портал уже "из коробки" умеет очень многое. Сразу же после установки вы сможете использовать следующие компоненты:

Справочник сотрудников

Удобный агрегатор контактной информации, адресов и телефонов всех сотрудников компании.

Интеграция с IP-телефонией

Вы можете позвонить любому сотруднику, просто кликнув по иконке на его карточке в справочнике.

Встроенный клиент Webmail

Все ваши сотрудники могут пользоваться корпоративной электронной почты без необходимости настройки почтового клиента.

Вики-справочник

Централизованное хранилище для всей информации, необходимой сотрудникам для решения их повседневных задач.

Интеграция с сервером печати

Печать и сканирование документов через прямо веб-интерфейс портала - без необходимости установки драйверов принтера на компьютеры сотрудников.

Файловое хранилище

В портал встроено файловое хранилище с поддержкой версионирования файлов. Каждый пользователь имеет свой домашний каталог, доступный как через веб-интерфейс, так и через проводник Windows.

Мультимедиа-возможности

Встроенные фото- и видеогалерея позволяют просматривать фотографии и видео прямо на портале.

Социальные коммуникации

В портал встроена полноценная корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут обмениваться сообщениями, файлами и общаться в форуме.

Кроме того, вы можете воспользоваться любым из сотен плагинов, доступных на Liferay Marketplace .

Сколько это будет стоить?

Как уже было сказано выше, вы можете использовать наш интранет-портал абсолютно бесплатно и без каких-либо ограничений на количество пользователей или параллельно запущенных сессий. Единственное, чего вы не получите в бесплатной лицензии - это техническая поддержка.

Существует несколько уровней технической поддержки, отличающихся друг от друга SLA и стоимостью.

Free Basic 24x7
Количество пользователей ∞ ∞ ∞
Количество сессий ∞ ∞ ∞
Email hotline нет есть есть
Phone hotline нет нет есть
Обращений в месяц - 10 ∞
Режим технической поддержки - 8x5 24x7
Стоимость Бесплатно 20 000 ₽ /месяц 100 000 ₽ /месяц

OK, мне всё это нравится. Где я могу скачать ваш портал?

В настоящий момент портал находится в стадии бета-тестирования. Когда мы закончим, ссылка на скачивание и инструкция по установке появятся вот здесь

Если вы заинтересовались решением, или хотите поучаствовать в бета-тестировании - пожалуйста, !

Что такое интранет

Сеть интранет - это внутрикорпоративная сеть, созданная по принципу глобальной паутины, но закрытая от посторонних пользователей. Получается, что ее используют только внутри организации, а доступ к ней получают трудоустроенные в фирме сотрудники. Сеть подходит для общения, работы, хранения информации, в нее могут быть интегрированы различные приложения и дополнительные площадки.

Интранет отличается от обычной локальной сети тем, что в нем предусмотрена возможность входа пользователей через интернет-браузер. Обычно портал создают на базе известных платформ, например, «Битрикс24», Jive, Yammer, CyberCloud, Podio, Microsoft SharePoint.

Пример интранета

Интранет-системы внедряют в крупных организациях, в которых не один филиал, так как они облегчают взаимодействие сотрудников. Основная идея порталов - объединение элементов корпоративной информации. Сети используют технологию VPN для защиты от несанкционированного доступа.

Какие функции выполняет интранет

Функции сети напрямую зависят от содержания сайта. Вы можете добавлять на него информационные виджеты, папки с документами, прочими файлами, внедрять чаты и многое другое.

12 направлений, с которыми призван справляться корпоративный портал

  1. Удобная социальная сеть

Общение персонала по рабочим вопросам в сети, в которой отсутствуют посторонние люди и ненужная информация, способствует увеличению производительности труда. Сотрудников ничто не отвлекает, они понимают, что за ними все равно следит руководитель, поэтому они стараются не тратить время напрасно.

  1. Решение ежедневных вопросов

Любая работа - череда задач, по мере решения которых удается достичь конечной цели. Интранет позволяет не просто давать поручения, но и контролировать результат, качество работы. Устанавливайте сроки и отражайте их на портале, стройте графики эффективности труда, работайте с диаграммой Ганта, прочими отчетами. Создавайте чек-листы, универсальные шаблоны, чтобы сократить сроки выполнения проектов.

  1. Коммуникации, совместная работа

Скорость коммуникации отражается на гибкости организации, поэтому работники ищут способы общение, начинают пользоваться мессенджерами. Собрать, проанализировать их переписку сложно, поэтому появляется угроза утечки информации. Внедрите единый инструмент - интранет. Так как к порталу будет доступ только у ваших подчиненных, посторонние не смогут войти в систему. При увольнении работников блокируйте пользователя.

Какие потребности можно закрыть с помощью корпоративного портала

  1. Документы

Загружайте шаблоны и образцы документов на сайт, чтобы подчиненные имели к ним доступ. Вы ускорите процесс создания бумаг, минимизируете количество ошибок. Сотрудники, работающие над одним проектом, будут иметь совместный доступ к нужным файлам, смогут координировать действия друг друга. При необходимости ограничивайте права пользования отдельными папками.

  1. Хранилище файлов

Сеть интранет часто используют для хранения файлов. Имея сайт, не нужно пользоваться накопителями, которые часто теряются. Рассылайте прямые ссылки на файлы, а не отправляйте документы по почте.

  1. Календари

Синхронизируйте календари с порталом, помечайте даты, на которые запланированы важные дела, сроки сдачи проектов и т.д. Создавайте мероприятия, на которые приглашайте участников из календаря. Проводите собрания, планерки в онлайн-формате, формируйте протоколы, ставьте задачи. Объясните подчиненным важность интранета. Если они будут понимать, зачем им заходить на портал, они станут им пользоваться.

  1. Почта

С почтой эффективнее работать, если она интегрирована с интранетом. База контактов всегда будет под рукой, а переписка прикрепится к личным карточкам клиентов или партнеров, сделкам. Так вы избежите потери данных, систематизируете информацию и сократите время на ее поиск.

  1. Телефония

Настройте телефонию в интранет, чтобы повысить продажи, если деятельность вашей компании напрямую связана с ними. Вам не придется постоянно переключать клиентов на другого менеджера - система сама определит, кто с ним работает, выполнит переадресацию. Для контроля качества записывайте разговоры, а после прослушивайте, оценивайте их.

  1. Бизнес-процессы

Неавтоматизированные процессы отнимают время работников. При создании интранета необходимость в долгом согласовании, походах из кабинета в кабинет пропадает. Специалисты оперативно решают задачи внутри сети, а вы контролируете их действия. На сайт может быть внедрена и система оповещения работников, ответственных за выполнение определенной задачи.

  1. HR-операции

Единая база контактов в интранете упрощает коммуникацию. Сотрудники быстро находят коллег, информацию о них. Они тратят минимум времени на заполнение документов, в которые нужно вносить персональные данные, что положительно сказывается на процессах.

  1. База знаний

Работа организации построена на знаниях, компетенциях. Используйте корпоративный портал в качестве базы данных в формате Wiki. Документируйте знания, создавайте тематические разделы. Зафиксировав все необходимые сведения, разместив памятки и чек-листы, вы ускорите процесс обучения сотрудников, познакомите их с . На чем сделать акцент рассказали эксперты «Системы Кадры».

  1. Интеграция

Вы можете интегрировать в портал нужные для работы инструменты, приложения. Сотрудники будут пользоваться ими непосредственно на портале или установив на ПК.

Темы для публикации в корпоративных изданиях

Кому поручить создание сети интранет

Если вы хотите начать пользоваться интрасетью с минимальными финансовыми вложениями, обратите внимание на готовые решения или «облачные» сервисы. Вне зависимости от выбранного типа сети для создания и внедрения портала обращайтесь в компании, в которых работают опытные разработчики, выполнившие не один проект. Специалисты расскажут о плюсах и минусах готовых и индивидуально созданных решений, подберут оптимальный вариант, опираясь на потребности компании, планы развития, ресурсы и выделенный бюджет.

Примеры интранет-порталов

TopS BI внедрила корпоративный портал Oracle на АвтоВАЗе

В 2006 году на АвтоВАЗе работало около 80 информационных систем, а в центре обработки данных было сосредоточено 150 серверов. При внедрении портала в корпоративную сеть включили более 10 тысяч автоматизированных рабочих мест. Основной целью проекта был поиск решений, обеспечивающих интеграцию ИС организации и нужный уровень информационной безопасности. В результате Tops BI внедрил на АвтоВАЗе продукт - корпоративный портал на базе пакета Oracle AS Portal с многоуровневой настройкой прав доступа, интеграцией сервисов и т.д.

«Ай-Теко» внедрила Oracle AS Portal в Счетной палате Российской Федерации

В ходе проектирования ИТКС в качестве решения для построения портала компанией «Ай-Теко» был предложен программный продукт Oracle Application Server Portal (Oracle AS Portal), который предоставляет поддержку новых технологий. Он базируется на открытых стандартах, спецификациях, включает готовые средства разработки и внедрения приложений. Использование компонентов, интерактивных средств позволило снизить объем ручного программирования. Весьма привлекательной оказалась возможность дорабатывать, поддерживать корпоративный сайт собственными силами.

Как привлечь внимание сотрудников к интранету

№1. Делайте удобный, красивый и интересный портал

Скучный ресурс не будет пользоваться популярностью среди сотрудников, как и портал со сложной навигацией. Постоянно публикуйте не только официальную информацию, но и сведения развлекательного характера, интересные факты.

Пример

В компании «Пивной рыцарь» разработали концепцию корпоративного портала под названием Worklife Office. На сайте размещают информацию для для работы и для жизни в соотношении 50:50. Это сделано для того, чтобы работники не скучали, посещали портал с удовольствием, ненавязчиво получали нужные сведения производственного характера. Например, персонал может сам выкладывать на сайт факты о спорте, здоровье, диетах, разных стилях одежды. Коллеги активно делятся интересной информацией, которую они находят, выкладывают фотографии и видео-, аудиозаписи. В это разнообразие неформальных сведений искусно вплетены официальные данные - о новых задачах компании, целях подразделений, наградах, проектах, которые нужно реализовать, о вакансиях. Размещаются приказы руководства, прочие документы и объявления.

№2. Привлекайте сотрудников к наполнению портала

Распределите обязанности среди сотрудников по наполнению колонок портала. Давайте доступ к редактированию только тем, кому доверяете, иначе на сайте может появиться нежелательная и даже провокационная информация. Пресекайте появление сплетен и недостоверных фактов.

№3. Своевременно удаляйте неактуальные посты, документы и файлы или перемещайте их в архив

Если в интранете много ненужных файлов, неактуальных данных, сотрудникам тяжело находить важную информацию. Постепенно они теряют интерес к порталу и перестают им пользоваться. Назначьте ответственного за удаление ненужных сведений. Лучше, если это будет один из руководителей, который хорошо разбирается в том, что актуально, а что - нет.

№4. Установите полезные виджеты

Пусть разработчики настроят импорт информации из интернета, тогда HR-менеджеру не придется ежедневно копировать на сторонних сайтах сведения о погоде, курсе валют, новости. Кроме того, работникам, у которых есть личные страницы в социальных сетях, не придется заполнять профиль. Корпоративный портал сам перенесет все данные из соцсетей.

№5. Не размещайте на сайте информацию о взысканиях

Публичное порицание - отличный инструмент управления поведением и эффективностью персонала, но его нужно использовать грамотно и аккуратно. Если вы начнете размещать на корпоративном портале информацию о злостных нарушителях, вы добьетесь только того, что сотрудники перестанут им пользоваться. Отношения к вам тоже изменится не в лучшую сторону.

Если вы решили внедрить интранет, научите подчиненных пользоваться им, чтобы у них не возникало вопросов. Периодически просматривайте темы переписки, иначе работа превратится в увлекательное, но бессмысленное общение. Контроль должен быть ненавязчивым, чтобы не подавлять персонал и не вызывать недовольства.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Сущность возможностей MS SharePoint и средства их реализации. Разработка и осуществление задач корпоративного портала. Характеристика рабочего места, безопасность жизнедеятельности, электробезопасность, природопользование и охрана окружающей среды.

    дипломная работа , добавлен 04.04.2012

    Анализ деятельности агентства недвижимости ООО "Сибирь" с целью ознакомления со средой Windows SharePoint Services. Описание предметной области. Составление отчетов и их описание. Структура данных, редактирование базы. Основные полномочия пользователей.

    реферат , добавлен 15.12.2013

    Анализ видов существующих корпоративных порталов. Разработка архитектуры и структуры корпоративного портала в соответствии с требованиями. Установка и настройка программного обеспечения. Общие настройки портала, управление меню и настройка виджетов.

    дипломная работа , добавлен 19.01.2017

    Анализ современного состояния систем автоматизации управления данными; учет инфраструктуры информационной системы и требования к ресурсам организации. Разработка системы управления данными на базе SharePoint-сайта, программная реализация и внедрение.

    диссертация , добавлен 10.11.2011

    Показатели, характеризующие корпоративные порталы в сетях, их историю и классификацию. Сущностные характеристики корпоративного информационного портала AxiomPortal. Microsoft SharePoint Portal Server как инструмент для создания корпоративного портала.

    дипломная работа , добавлен 22.07.2011

    Основные цели и задачи интранет-портала. Отсутствующий удаленный доступ к сведениям организации и сложность информирования как его основные проблемы. Перспективы развития интранет-портала. Портал как единая информационная площадка для всего персонала.

    презентация , добавлен 14.08.2013

    Понятие портала как Intranet системы. Технологии функционирования Web-портала. Особенности и функции портала учебного заведения. Использование Web-портала в учебном процессе. Структура образовательного Intranet/Internet-портала школы № 24 г.Нефтеюганска.

    дипломная работа , добавлен 02.05.2012