Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
2 комментария
Значение слова «сильный» в его переносном смысле по отношению к тексту определяется как «значительный по своему воздействию на кого-либо, убедительный, впечатляющий». Как, что писать о компании, чтобы вызвать доверие? Какие приемы повлияют на решение клиента обратиться к вам?
В статье представлены методы — как написать сильный текст о компании, опираясь на исследования американского эксперта по психологии и маркетингу Роберта Чалдини, изучающего механизмы влияния и науку убеждения.
Блок «Представление»
Используйте персонализированные сообщения. Чем более личным будет обращение, тем вероятнее что клиент откликнется на него:
- включите в блок послание владельца компании — текстовое с фотографией или в формате короткого видеоролика; выбирая фотографию, помните о мудрости «Тому, кто улыбается, весь мир улыбается в ответ»;
- говорите просто. Витиеватые речевые обороты, напыщенный слог будут производить обратный эффект, многословность и словоблудие не убеждает, а об авторе складывается мнение как о недалеком человеке;
- опубликуйте фотографии ведущих работников компании (упоминание регалий обязательно) с их пожеланиями для клиентов;
- поместите снимки работников компании, которые будут общаться с покупателями, с описанием их профессиональных качеств, помогающих решить проблему клиента;
- придайте сообщению личный характер, поместив каллиграфический рукописный текст — подпись владельца фирмы, пожелания для клиентов, миссия компании в начале послания, слова от души в конце.
При обращении укрепите уверенность в правильности выбора, напомнив потребителям, что их решение взаимодействовать с фирмой говорит о том, что они уверены в вас, владелец этим дорожит.
Компания получит преимущество, сказав: «Мы знаем, что существует много товаров, аналогичных нашему. Выбор велик. Поэтому мы благодарны, что вы предпочли именно нас».
Это должно быть убедительно, по-настоящему, чтобы были неподдельные эмоции, которые всегда сработают на благо развития бизнеса.
Представление компании сотрудниками
Представить компанию могут сотрудники фирм-партнеров. Рассказ о том, почему они на протяжении длительного времени работают с вами, укрепит прежние деловые связи. Информация о компании не будет выглядеть как хвастовство или самореклама. Это расположит к себе потенциальных клиентов.
Презентация должна быть настоящей и понятной, с четким выделением основ и главного.
Блок преимуществ
Создание уникального торгового предложения - идеальный способ отстроиться от конкурентов. Редкость и ограничение в доступе влияет на желание приобрести продукт. Указание, обозначение уникальности — эффективная и этичная техника воздействия.
Примеры удачных торговых предложений , которые принесли компаниям много клиентов.
После перечисления достоинств и выгод компании обратиться к аудитории с просьбой назвать большое количество причин в пользу предложений конкурентов. Трудности перечисления создадут фон, на котором товары или услуги будут выглядеть привлекательнее.
В преимуществах работы с компанией показывайте потребителям не только выгоды сотрудничества или приобретения товара. Расскажите, какие убытки понесет клиент, что потеряет, не купив вашего продукта. Это более убедительно. Формулируйте предложение как «не пренебрегайте перспективой попробовать». И передавайте текст с живыми эмоциями, настоящими, рабочими.
Выразите признательность группе клиентов (первым, постоянным), покажите, что они вам дороги. Это может быть подарок, дополнительная бесплатная услуга, скидки. Получаемое необязательно должно быть дорогим для потребителя, но значимым: консультация эксперта по использованию приобретенной продукции.
Не обесценивайте подарок словами «бесплатно», «ноль рублей». Логический вывод покупателей — даром ничего не дадут. Сохраните значимость продукта в подарок, указав его цену.
Сделайте подарок действительно ценным, чтобы ему обязательно обрадовались, как чему-то, что долго ждали.
Блок достижений
Расскажите о целях, которые компания ставила перед собой, и о том, как они достигались. Пропишите долгосрочные цели. Публичные заявления о том, как компания намерена развиваться на пользу клиенту, вынуждает исполнить обязательства. Это говорит о том, что компании можно доверять.
Опубликуйте отзывы довольных потребителей, чтобы убедить потенциальных покупателей в пользе изделия/услуги. Отзывы, оставленные людьми, похожими на типичного клиента, будут убедительными. Начните не с красивых, а с тех, что ближе целевой аудитории. Потребитель хочет убедиться, что товар несет пользу людям, как и он сам.
В рамках блока предложите после первой покупки заполнить коротенькую анкету о качестве товара или оказанной услуги. Включите в вопросник следующее: «При возникшей необходимости обратитесь ли вы повторно в нашу компанию для покупки товара или оказания услуги?». Попросите объяснить, почему.
Клиенты, которые ответили «да», в какой-то степени берут на себя ответственность выполнить публично обязательство.
Мнение, выраженное в анкете — отличная стратегия для повышения лояльности к компании.
Покажите высокий спрос на продукцию, укажите цифрами впечатляющую статистику по росту продаж. Это послужит сигналом клиентам, что ваш продукт популярен. Намекните иллюстрациями, что телефоны компании разрываются от звонков других людей, которые хотят приобрести товар.
Рост продаж товаров на 500%
Призыв присоединиться к числу тех, кто сотрудничает с компанией, вызовет расположение. Не говорите, что есть те, кто еще не присоединился. Такое упоминание не работает.
Участвуйте в благотворительных акциях, совершайте пожертвования и сообщайте потребителям, что сотрудничая с вами, они тоже занимаются благотворительностью. Искренняя и бескорыстная помощь формирует доверие и уважение. Это повысит вероятность сотрудничества и обеспечит поддержкой потребителей.
Участие в благотворительности
Особенности сильного текста
- По возможности используйте загадочные наименования для нескольких видов продукции. Неожиданные названия цвета товара (прозрачный, как небо) эффективны, так как интригуют. Это акцентирует внимание людей, которые рассматривают продукт в нескольких аспектах, что создает положительный фон.
- Используйте влияние словосочетания «потому что». Информация убеждает по причине ассоциации, что после «потому что» привычно должно следовать объективное обоснование. Эти два слова имеют поразительное влияние.
- Предложите ссылку на форум (страницу в социальных сетях), в котором участвуют представители компании и потребители. Покажите, что важно услышать мнение клиентов и партнеров по бизнесу. Открытое обсуждение недостатков компании — хорошая стратегия. То что фирма не скрывает это, убеждает, рекламная кампания объективна и заслуживает доверия. Однако дефекты должны быть мелкие . В общении с клиентами обсуждение недочетов по продукту должно перетекать в достоинство, связанное с проблемой, чтобы нейтрализовать недостаток: детское фруктовое пюре жидковатое, но без загустителей.
Приписывайте неудачи компании внутренним причинам. Покажите, что ошибаясь, вы признаетесь в этом и исправляете оплошность сотрудника, действуя по плану. Дайте понять, что держите ситуацию под контролем.
Нужен ли текст о компании на сайте, если вся необходимая информация изложена на главной? Трижды да. Эта страница очень важна для пользователей, ведь именно она порой играет решающую роль в вопросе «покупать/не покупать». Давайте разбираться, что написать в разделе «О компании», чтобы вызвать доверие у потенциальных клиентов и получить кучу заказов.
Текст о компании: каких ошибок нужно избегать
Большинство владельцев сайта считают, что текст в разделе «О нас» должен напоминать хвалебную оду. Ведь мы же такая крутая компания, мы так долго на рынке, мы предлагаем поистине качественный продукт. В результате от бесконечного «мы» начинает рябить в глазах.
Безусловно, нельзя утаивать от клиентов ваши сильные стороны, однако всегда нужно помнить об установке: продающий текст должен быть клиентоориентированным. Чтобы после прочтения у пользователя сложилась в голове картинка, что благодаря вашему продукту/услуге он решит возникшую проблему. Готовы поспорить, что текст в разделе «О компании» не относится к продающим, и необходим в первую очередь для позиционирования организации? Все верно, но поверьте, доверие тоже продается.
Вторая значимая ошибка - размещение текста лишь бы был. «У конкурентов есть, чем мы хуже?» - далеко не самая правильная позиция.
Уловить, что компания связана с автобрелками можно, однако непонятна основная специализация - это продажа, ремонт или изготовление? Перенасыщение текста метафорами и яркой визуализацией не дает сосредоточиться на самом главном - товаре.
Постарайтесь в двух словах ответить на вопросы «кто вы» и «чем занимаетесь». Не разливайтесь соловьем, огромные тексты, в которых во всех красках расписано, чем вы хороши, вряд ли кто сможет дочитать до конца.
Подытожим: при изложении информации следует ориентироваться на две важные истины:
- После прочтения текста у потенциального клиента не должно остаться ни одного вопроса о сфере деятельности вашей компании и специфике вашего бизнеса.
- Он должен откинуть в сторону все сомнения по поводу компетенции ваших специалистов и безоговорочно признать вас профессионалами.
Как написать текст о компании, чтобы все ахнули
Прежде чем приступить к созданию текста, определитесь, как вы хотите подать информацию. Желаете предстать перед потенциальными клиентами солидной деловой фирмой или, наоборот, стать хорошим другом? Выбираем стиль написания.
Сторителлинг (от англ. storytelling - изложение историй) - отличный вариант познакомить читателей с вашим бизнесом. Всегда интересно узнать об истории успеха компании: как пришла идея создать организацию, были ли только взлеты или и без падений не обошлось, в какой момент владелец бизнеса осознал, что выбрал дело своей жизни?
Представьте, что клиент - это школьный приятель, с которым вы не виделись сто лет, и у вас накопилось много новостей. Сторителлинг подкупает своей искренностью и необычным изложением фактов.
Однако не для всякой аудитории допустим подобный формат изложения информации. Для сферы B2B лучше выбрать деловой стиль . Никаких метафор и растекания мысли по древу - только сухие факты и конкретика.
7 составляющих текста о компании, способных повысить доверие
- Преимущества
Привлеките внимание клиентов - расскажите о достоинствах вашей организации в цифрах. Правильное оформление и презентация, и вот клиенты уже с интересом изучают вашу «биографию».
Вот как этот блок оформлен в нашем разделе «О компании»:
Внимательнее к заголовкам, ведь шаблонами, типа «Наши преимущества», уже никого не удивишь. Как придумать убойный заголовок, который сразу зацепит потенциального клиента, мы уже писали .
- Сертификаты/дипломы/благодарственные письма
И прочие материальные подтверждения достижений вашей компании. Грешно убрать их в шкаф или повесить в своем кабинете на стенку. Явите миру отсканированные и размещенные на сайте варианты и получите еще +100 к доверию, ведь дипломы и сертификаты - прямое подтверждение вашей плодотворной работы и ответственного подхода к делу.
- Гарантии
Основная мысль, которая сидит в голове у пользователя перед покупкой: а не обманут ли меня? А если придет брак, смогу ли я его обменять или вернуть свои деньги? И таких страхов просто миллион. Вы заранее предостережете себя от вопросов, если подробно распишите все обязательства перед клиентом. Подробно - значит по пунктам, а не отмахнувшись шаблонным «100% гарантия». Данная фраза не несет никакой смысловой нагрузки, более того, вызывает подозрения.
Чтобы оформить этот блок, сыграйте с родственниками или друзьями в игру - пусть они представят, что являются вашими потенциальными, но очень капризными заказчиками. Им нужно будет досконально изучить сайт и найти «подводные камни», о которых не прописано ни на одной странице: общий срок гарантии, время доставки и ее цена, минимальная сумма заказа, возврат и обмен. Так вы сможете понять, что действительно волнует ваших будущих клиентов.
- Фотографии
Еще одна отличная установка на достоверность и повышение доверия к вашей компании. А для сферы услуг фотографии - это настоящий must have, который должен присутствовать на сайте. Допустим, некая представительница женского пола решила из жгучей брюнетки стать холодной блондинкой. Естественно, что перед посещением вашего салона, она досконально изучит фотографии работ и информацию о мастере. Вряд ли кому-то хочется после процедуры блондирования оставить добрую половину волос в мойке. А увидев стилиста в лицо, прочитав его регалии, просмотрев примеры различных техник окрашивания, в 80% случаев девушка успокоится и доверится профессионалу.
Но, как вы понимаете, фотографии должны быть настоящими, а не скачанными с фотостоков. И пусть даже на них изображены красивые люди с голливудскими улыбками, доверия они уж точно не вызывают.
Удачный пример:
Кликнув на кнопку «Подробнее», можно узнать всю «подноготную» мастера: где учился, на чем специализируется, каков стаж работы, есть ли какие-нибудь заслуги.
«Сайт - не центр вашей Вселенной. Страница в Facebook – не центр вашей Вселенной. Мобильное приложение – не центр вашей Вселенной. Клиент – вот центр вашей Вселенной!» - Брюс Эрнст, product-менеджер Monetate.
«В старом мире вы посвящали 30% своего времени созданию первоклассного обслуживания и 70% времени кричали об этом. В новом мире все наоборот», – Джефф Безос, основатель Amazon.
«Клиент – это самый важный посетитель. Не он зависит от нас. Мы зависим от него. Он не прерывает нашу работу. Он – цель нашей работы. Он не по ту сторону нашего бизнеса. Он – его часть. Мы не делаем ему одолжение, обслуживая его. Он делает нам одолжение, давая возможность это сделать», - Махатма Ганди, идеолог национально-освободительного движения в Индии.
«Путь к сердцу клиента – это больше, чем программа лояльности. Выращивание клиентов-евангелистов заключается в том, чтобы создать у них такое впечатление, о котором стоит рассказать другим», - Валерия Малтони, вице-президент PM Digital.
«Ключ к успеху – это создание у клиентов реалистичных ожиданий, а затем эти ожидания нужно не просто оправдать, их нужно превзойти», - Ричард Брэнсон, основатель корпорации Virgin Group.
«Обслуживание клиентов – это предоставление ему новых впечатлений. Это обещание клиентам, которое мы должны выполнить. Это то, как они себя ощущают, когда ведут с нами дела», - Шеп Хайкен, основатель Shepard Presentations.
«Установление ожиданий клиентов на уровне, который бы соответствовал стабильно поддерживаемому уровню обслуживания клиентов, требует, чтобы весь ваш персонал - от разработчиков продукта до отдела маркетинга - работал в гармонии с имиджем вашего бренда», - Ричард Брэнсон, основатель корпорации Virgin Group.
«Каждый день мы задаем вопрос: «Как мы можем сделать наших клиентов счастливыми? Какие инновации нам нужно использовать для этого?» - Билл Гейтс, председатель правления и главный архитектор программного обеспечения корпорации Microsoft.
«Впечатления клиентов – это катализатор трансформаций. Они непосредственно влияют на культуру, стратегию, структуру и все составляющие бизнеса», - Кристина Кранделл, президент New Business Strategies.
«Вот вам простое, но мощное правило. Всегда давайте людям больше, чем они ожидают получить», - Нельсон Босвелл, основатель NELSON BOSWELL.
Телекоммуникационная компания, которая предоставляет услуги виртуальной связи в Москве и Санкт-Петербурге. Основными продуктами UIS являются виртуальная АТС, номер 8-800, обратный звонок с сайта Сайтфон, мобильный офис, автоинформатор, виртуальное совещание, SIP-телефония и т.д.