Она позволяет увидеть главное: какие дела у вас в приоритете и чего вы уже достигли. А также учит не распыляться на второстепенные, неважные в данный момент занятия и не брать на себя слишком много обязательств.
Наверное, всё это очень сложно?
Нет. В системе канбан всего два главных правила:
- Нужно визуализировать свой рабочий процесс. Это помогает увидеть вашу реальную загрузку и, если нужно, изменить её.
- Необходимо ограничить количество задач, над которыми вы работаете активно. Часто для иллюстрации этого правила приводят в пример жонглёра: чем больше предметов он берёт в руки, тем выше шанс что-то разбить.
Визуализировать - значит повесить доску со стикерами?
Не обязательно. Вы можете использовать любой удобный для вас вариант: доску, холодильник с магнитами, блокнот, специальные приложения и так далее. Главное, чтобы вы расчертили минимум три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Их нужно заполнить стикерами или надписями, чтобы в любой момент увидеть, какая у вас в данный момент загруженность.
Также можно добавить колонку «Ожидание» для несрочных задач. Либо любые другие колонки, например «Отдых» (с задачами «заказать пиццу», «покататься на лыжах» и так далее).
Работает это просто: вы переносите стикеры (или записи) из одной колонки в другую по мере выполнения задач.
И что это мне даст?
Возможность получить эффективную обратную связь. Когда вы переносите стикер в столбец «Сделано», мозг получает конфетку: задача выполнена, можно отдохнуть или приступать к новой.
Со временем у вас выработается привычка приступать к новой задаче только после того, как предыдущая завершена. А значит, в идеале не будет незаконченных дел.
Как определить, сколько задач я могу выполнить?
Опытным путём. Начните использовать персональный канбан, и со временем узнаете, какова ваша «пропускная способность». Она может меняться в зависимости от сложности задач, вашего состояния и настроения. Выберите минимум, а затем повышайте планку.
Кстати, это хорошая защита от выгорания на работе. Вы научитесь управлять своей нагрузкой без ущерба карьере.
Чем персональный канбан отличается от обычного списка дел?
Визуализация, возможность увидеть итоговый результат (сколько вы сделали за день) дают возможность провести анализ, определить, какие задачи вас вдохновляют, а какие выполняются со скрипом (их лучше выполнять первыми).
Обычный список дел не интерактивен, не даёт обратной связи, не снимает стресс, так как не структурирует рабочий день.
Какие приложения заменяют доску со стикерами?
Бесплатное веб-приложение, отлично подходящее в качестве инструмента для выстраивания собственной работы и управления небольшими проектами. Его можно использовать ещё и для обучения, визуализации списка целей и желаний, проведения ремонта, планирования путешествий, исследований и так далее.
KanbanFlow внешне похож на Trello, но по сути ещё больше подходит под классическое понятие «канбан». Приложение, помимо создания досок и задач, позволяет отслеживать потраченное на их выполнение время (применяется метод
Чтобы использовать их в работе, придумали правила.
Канбан - это способ управления работой в духе Аджайла. Он содержит всего шесть правил и предлагает эволюционный переход от привычного образа мышления к аджайловому. Аджайл-коучи часто сравнивают Канбан с водой - он обтекает структуру и иерархию компании и медленно начинает их менять. Как вода точит камни, так Канбан меняет образ мышления.
Не нужно прикладывать много усилий, чтобы начать быть аджайл - при переходе нет реорганизации, на первых порах сохраняются привычные роли. Всё меняется постепенно и не вызывает проблем у Команды.
Кому подходит Канбан
Канбан не имеет ограничений. С его помощью молодожёны планируют семейный бюджет , небольшие подразделения в Microsoft разрабатывают новые программы, а Toyota управляет всеми производствами.
Существуют отдельные ветки Канбана: производственная, софтверная и персональная. Они настолько разные, что визуализации совершенно друг на друга не похожи. На производстве много этапов работы, у каждого своя доска и все они разбросаны по цехам. Карточки обозначают стадии сборки, а визуализация направлена на снабжение цехов нужными деталями. У айтишников доска обычно общая, она рассчитана на командную работу и помогает вместе управлять работой.
Как использовать, чтобы быть аджайл
В Канбане всего шесть правил, они вводятся постепенно. Новые не добавляются, пока предыдущие изменения не стали привычными для большинства сотрудников.
На первых порах Канбан предлагает щадить старую структуру и иерархию, поэтому изменения будут эволюционными. Всё, что нужно, - твёрдое желание начать и поощрение инициативы в компании.
Правило 1. Визуализируйте поток задач
Канбан опирается на визуализацию. Все задачи записываются на видном месте, чтобы в любой момент знать, как обстоят дела.
Визуализация бывает разной: доска со стикерами, стол с карточками, таблица в Excel или программы типа Trello и Jira. Правильной или неправильной визуализации нет - хорошо то, что подходит именно вам:
Новичкам мы рекомендуем использовать доску или стену со стикерами. Физическая доска удобнее программ, потому что всегда перед глазами. Не нужно включать компьютер, открывать браузер и заходить на сайт, чтобы узнать, как идёт работа. Команда сразу видит актуальную картину.
Ещё физическая доска эмоционально тёплая. Только представьте, что вы сделали задачу, подошли к доске и перенесли карточку в другую колонку. Вы - молодец, и все это знают. В Trello и Jira такого не будет, карточка просто появится в другой колонке.
Запишите все задачи. Чтобы создать визуализацию, нужно записать все задачи, которые вы делаете сейчас и собираетесь сделать в ближайшие дни. После этого станет понятно, сколько у вас реальной работы, а сколько в планах.
Определите статусы задач. Статусы задач - это колонки на доске. Колонки можно использовать разные, конкретных правил нет. Для начала мы предлагаем три: «Сделать», «В работе» и «Готово». Потом их можно разбить на более мелкие, если нужно, или придумать новые статусы.
Важно: все задачи должны быть на доске. Нельзя работать над тем, чего нет в визуализации.
Правило 2. Ограничивайте количество одновременной работы
После создания визуализации вы будете удивлены, как много работы параллельно выполняет Команда. Это одна из причин, почему проекты растягиваются: силы тратятся не на задачи, а на переключение между ними.
Канбан предлагает ограничить количество одновременной работы. Так вы повысите свою эффективность и ускорите продвижение карточек от статуса «Сделать» до статуса «Готово». Рекомендуем зафиксировать количество текущих задач и взять это число за начальное ограничение. Дальше лимит нужно постепенно уменьшать:
Зафиксируйте лимит. Договоритесь с коллегами, сколько задач из каждой колонки сможете делать одновременно. Запишите эти ограничения цифрами над колонками или ограничьте место на доске, чтобы новые карточки не могли на неё поместиться.
Приоритизируйте задачи. После ограничения количества одновременной работы в колонке «Сделать» окажется много карточек. Чтобы их упорядочить, нужна приоритизация. Можно пометить карточки цветом, расположить в определённом порядке или составить рейтинг с баллами. Главное, чтобы все однозначно понимали, какие задачи нужно сделать сейчас, а какие можно отложить на пару дней.
Важно: заканчивайте начатые дела, а не беритесь за несколько новых параллельно.
Правило 3. Контролируйте поток задач
Визуализация помогает следить за скоростью продвижения карточек и равномерной загрузкой сотрудников. Если что-то не так, на доске это сразу видно:
Когда появляется пробка, действует принцип: один за всех, и все за одного. Сотрудники, которые остались без дела, не отсиживаются в уголке, а помогают разбирать завал. Например, дизайнеры подключаются к тестированию или составлению документов, когда нет своей работы.
Это не значит, что надо выполнять всю работу за других. Каждый сотрудник сам определяет, насколько расширять свою зону ответственности. Но помните, что умение разбираться в смежных областях делает вас профессиональнее.
Контролируйте загрузку. Работа должна быть ритмичной. Если вы почувствовали спад, сходите к доске. Возможно, у коллег завал, и нужна ваша помощь.
Сами просите о помощи. Если пробка образовалась на вашем участке, молчать не нужно. От вашей работы зависит общий успех, поэтому коллеги обязательно помогут. Посмотрите на доске, кто меньше всех загружен, и попросите его о помощи.
Важно: доска покажет, как идёт работа. Помогите Команде закончить её как можно быстрее.
Правило 4. Сделайте договорённости и ожидания явными
Правила, по которым работает Команда, должны быть известны каждому и при этом регулярно меняться . Мы рекомендуем повесить самые важные правила у доски или внутри колонок. Вот как это выглядит:
Запишите правила работы с доской. Договоритесь с коллегами и запишите, при каких условиях можно брать новую задачу, как переносить её в другую колонку и когда считать готовой. Сделайте правила продвижения карточек очевидными.
Повесьте правила на видное место. Чтобы подключаться к коллегам было проще, повесьте правила у доски или внутри колонок.
Важно: договорённости помогают Команде работать слаженно. Сделайте их явными.
Правило 5. Анализируйте работу
Регулярные планёрки и анализ - обязательное требование Канбана. Они нужны, чтобы быть уверенным: Команда движется в правильном направлении и не выбивается из сроков и бюджетов.
Ограничений по формату нет. Это могут быть встречи, созвоны или просто анкеты. Аджайл отдаёт предпочтение живому общению, поэтому мы рекомендуем собираться у доски. Планёрки - каждый день и каждую неделю, анализ - раз в месяц. Что представляют собой эти встречи:
Ежедневные планёрки удобно проводить рядом с визуализацией. Цель встречи - увеличить скорость потока задач. Команда просматривает доску справа налево, находит проблемные места и принимает решение, как быстрее завершить текущие задачи. Каждый может внести предложение, и Команда к нему прислушается.
На еженедельных планёрках вся Команда встречается с руководством. Вместе они обсуждают скорость работы и снижение рисков.
Раз в месяц собираются все команды, которые работают в компании. Руководство рассказывает про финансы, и каждый сотрудник понимает, сколько заработал его отдел, что делает компания в целом и в каком состоянии находятся задачи. Команды рассказывают, какие ресурсы им необходимы.
Важно: будьте инициативны, общайтесь с коллегами и предлагайте идеи.
Правило 6. Эволюционируйте благодаря совместным экспериментам
Канбан-команда всегда находится в поиске идеальной системы, где карточки двигаются по доске максимально быстро.
Для этого Команда проводит эксперименты: меняет количество одновременной работы или по-другому приоритизирует задачи. Чтобы система эволюционировала, эксперименты должны быть общими, а не среди отдельных сотрудников. Нужно регулярно пробовать новое:
Предлагайте улучшения. Если Команда не сможет доказать, что это плохо скажется на результате работы, проводится эксперимент.
Пробуйте одно изменение за раз. Чтобы точно знать, какой эффект дало нововведение, не проводите несколько экспериментов сразу. Лучше пробовать одну идею за другой, и оставлять в работе самые удачные.
Важно: эксперименты помогают Команде развиваться, не бойтесь пробовать новое.
Как не забыть о правильном образе мышления
Мы разобрали все шесть правил Канбана. Они не дают конкретных указаний, а только направляют Команду. Мы рекомендуем проверять себя:
Каждый сотрудник инициативен и заботится об общем успехе;
Он помогает, если у коллег завал;
Сотрудники регулярно проводят эксперименты, чтобы улучшить процесс работы;
Команды обсуждают финансы компании и свой вклад в её показатели;
В компании происходят эволюционные изменения.
Канбан – метод управления, применяемый в процессе бережливого производства. В переводе с японского означает сигнал либо карточка. В ходе применения такого метода используются информационные карточки, которые передаются работниками предприятия по цепочке производственных этапов.
Система канбан является инструментом, указывающим на необходимость передать изделие на следующий этап производства или же изъять его из производственного процесса. Примером успешного опыта использования такого метода является построение рабочей схемы на предприятии Toyota, где путем использования информационных карточек сообщается, когда необходимо начать следующий производственный процесс. В результате происходит оптимизация цепочки планирования предпринимаемых действий, начиная от прогнозирования спроса на продукцию, создания плана по рабочим задачам с их распределением по звеньям производственных мощностей.
Канбан () – составная часть реализации принципа «точно-в-срок», предполагающего выполнение синхронных поставок нужного в производстве материала, который поступает:
- На рабочее место вовремя;
- В необходимом количестве;
- С нужным качеством;
- В соответствующей упаковке.
Цель метода канбан
Целью метода является реализация системы «точно-в-срок» на всех этапах и линиях производства, что ведет к сокращению материальных запасов, находящихся на складе, с параллельным обеспечением гарантии высокой степени своевременного выполнения заказов. 
В целях упрощения коммуникации используется четкое обозначение конкретной информации на выбираемом носителе, которая касается потребностей конечного потребителя. В случае, если материал израсходован или его запасы уже подходят к нулю, только тогда выполняется заказ нового материала. При этом запрос проводится по карточке, которая сопровождает этап поставки материала, а потом возвращается в отправную точку при новом заказе. Если карточка поступает к производителю, он тут же начинает производство необходимых изделий. Как только изготовлено нужное количество товара, карточка направляется к работникам, ответственным за транспортировку, после чего заново начинает свой путь.
Правила эффективной системы канбан
На опыте компании Toyota сформированы следующие правила использования – канбан:
- Количество товара, которое изымается с каждого предшествующего этапа, должно быть равно указанному в карточке;
- На этапе непосредственного изготовления изделий производится столько, сколько указано в сопровождающем их информационном носителе;
- Без карточек изделия не должны производиться, ведь именно карточная система позволяет проконтролировать и выявить издержки производства, избыточное перемещение товаров;
- Продукция всегда связана с карточкой. Есть карточка – есть заказ на изготовление продукции;
- Бракованные, дефектные изделия при установлении, что они не соответствуют уровню качества, тут же изымаются из производственного процесса;
- Чем меньше карточек используется на производстве, тем они становятся более чувствительными, что позволяет вскрыть существующие проблемы и проконтролировать объемы используемых запасов.
Когда применяется метод канбан, необходимо обеспечивать обзорность, безопасность использующейся схемы. Важно, чтобы карточки не терялись и не смешивались. Вполне обычна рабочая ситуация, когда в одном месте скапливается сразу несколько карточек. В таком случае обоснованным является применение так называемой доски канбан. С ее помощью получается контролировать сопровождение изделий карточками, учет информации, в них указанной, что в результате позволяет гарантировать максимальный эффект от применения рассмотренного в данной статье метода.
Максимально коротко о Канбан-методе, его основные термины и области применимости.
Максимально коротко описали Канбан-метод, его основные термины и области применимости.
1. Что такое Канбан-метод?
Канбан-метод – это метод улучшения вашей работы. Чем бы вы ни занимались, есть гипотеза, что практики Канбан-метода позволят вам делать вашу работу еще лучше. С позиции Канбана это значит, что вы будете лучше попадать в ожидания заказчика.
Канбан, как инструмент в IT-менеджменте был представлен Дэвидом Дж. Андерсоном в компаниях Microsoft (2005) и Corbis. А широкое распространение и название, как метод, получил в 2007 году.
2. Канбан-метод и Канбан Тойоты – это одно и то же?
(Самая большая карточка). Не совсем так. Канбан на заводах Тойоты – это бережливое производство, определяющим принципом которого является понятие “точно в срок”. Канбан, как термин в управлении, действительно пошел от Тойоты. В переводе с японского это слово означает “сигнал” или “карточка”. На автомобильных заводах такие карточки использовались, чтобы передать информацию с одного этапа на следующий о том, сколько и каких деталей потребуется.
Давайте разберем короткий пример. Нам нужно сделать три автомобиля “точно в срок”. Это значит, что мы точно заранее можем определить, сколько нам потребуется деталей на определенных этапах, и начинаем с конца вытягивать необходимое количество деталей для создания этого автомобиля, отвечая на вопросы: “Сколько литров краски нам потребуется?”, “Сколько колес?”, “Сколько двигателей?” и так далее. Таким образом, мы не создаем излишки запасных частей в виде остатков и экономим на складах, логистике и прочих издержках.
Канбан-метод тоже придерживается понятия “точно в срок”, но в отличие от заводов Тойоты здесь речь идет об интеллектуальном труде. Иными словами, код программиста или идею маркетолога нельзя пощупать и увидеть обычному человеку, пока он(она) не превратится в конечный продукт или сервис. Таким образом, Канбан-метод используется для визуализации потока интеллектуальной работы и сокращения количества этой незавершенной работы. За счёт этого достигается равномерная и предсказуемая скорость оказания услуги конечному потребителю.
3. Можно ли использовать Канбан-метод не в IT?
Да. Канбан-метод подходит для визуализации потока любой творческой и интеллектуальной работы. Но гораздо эффективнее использовать его через призму сервисной парадигмы. Посмотрите на то, что вы делаете, как на сервис. Через какие стадии проходит работа, чтобы сервис был оказан? По каким критериям вы поймете, что сервис оказывается в соответствии с ожиданиями Заказчика? Это отправная точка в применении Канбан-метода. Канбан-практики называют эту точку “начните с того, что есть сейчас”.
4. Канбан – это как Скрам?
Нет. Скрам – это фреймворк с жесткими правилами и границами. Вы можете использовать разные инструменты и методологии внутри Скрама, но если вы отказались от чего-то обязательного в Скраме, он уже не может считаться Скрамом. Канбан – это метод, инструмент с набором практик и принципов. Вы можете использовать все практики, часть практик или не использовать их вообще. В Канбане нет строгого понятия, что есть Канбан, а что не есть Канбан. Однако, разумное использование практик может существенно помочь вам сделать сервис максимально качественным и соответствующим ожиданиям клиентов.
5. У Канбана есть ценности?
Да. Их девять: прозрачность, баланс, сотрудничество, клиентоориентированность, поток, лидерство, понимание, согласие, уважение.
6. Вы написали о принципах Канбана. Какие они?
У Канбана действительно есть базовые принципы, которые еще называют принципами управления изменениями:
- Начните с того, что есть сейчас.
- Договоритесь об эволюционном развитии.
- Поощряйте развитие лидерства на всех уровнях.
Так как Канбан-метод живет в сервисной парадигме, он придерживается ее принципов:
- Выясните потребности и ожидания заказчика.
- Управляйте работой, дайте людям организоваться вокруг нее.
- Развивайте правила, чтобы улучшить показатели.
7. А что за практики в Канбане?
Их тоже шесть:
- Визуализируйте.
- Ограничивайте незавершенную работу.
- Управляйте потоком работы.
- Используйте явные правила.
- Вводите петли обратной связи (каденции).
- Улучшайте и эволюционируйте.
Это непосредственно практические приемы, которые мы используем для улучшения нашей работы и повышения качества сервиса.
8. О, каденции! Что такое каденции в Канбане?
Каденция – термин из музыки. В контексте Канбан-метода она обозначает ритм. Каденциями называют регулярные встречи, которые еще являются петлями обратной связи. Регулярность задает ритм, с которым течет поток работы. Каденций семь:
- Канбан-митинг (ежедневная). Здесь обсуждаем статус заблокированных задач.
- Встреча по наполнению очереди (обычно раз в две недели). Берем на себя обязательства, что будет делать, как сервис.
- Встреча по планированию поставки (обычно раз в две недели). Возвращаем выполненные обязательства обратно.
- Встреча по обзору сервиса (обычно раз в две недели). С метриками обсуждаем качество сервиса и как его улучшить, если нужно.
- Операционная встреча (обычно раз в месяц). С метриками обсуждаем качество взаимодействия связанных сервисов.
- Встреча по обзору рисков (обычно раз в месяц). С метрикам обсуждаем влияние заблокированных задач на работу сервиса.
- Встреча по обзору стратегии (обычно раз в квартал). С метриками обсуждаем изменения в стратегии.
9. Я что-то слышал про классы обслуживания. Что это?
Канбан использует классы обслуживания для того, чтобы повысить приоритет определенным типам работ, заказчикам или нивелировать такое воздействие на бизнес, как стоимость задержки. Стоимость задержки – это недополученная прибыль или понесенные издержки из-за не вовремя оказанных услуг. Рассмотрим влияние стоимости задержки и соответствующий класс обслуживания на примерах:
- Ускоренный класс – неотложная скорая помощь-реанимация. Едет по выделенной полосе. Нет времени откладывать решение проблемы. Нужно как можно скорее.
- Класс с фиксированной датой – стоимость задержки резко возрастает после определенного периода. Пример: проект в виде ФЗ с фиксированной датой начала действия. Не успеем вовремя, есть риск потерять лицензию.
- Стандартный класс – стоимость задержки растет пропорционально времени. Если делаем сразу, получаем прибыль сразу. Если делаем долго, получаем прибыль долго.
- Нематериальный класс – делаем, но явной прибыли эта работа не несет, стоимость задержки растет медленно. Например, уборка в доме. Можно и не убираться регулярно, но через пол года придется делать генеральную уборку.
10. Что на счет метрик? Как померять эффективность работы сервиса?
У Канбан-метода есть метрики, которые позволяют ответить на вопросы: какие проблемы в потоке работы, какая пропускная способность у сервиса, какое время выполнения, какое время разрешения блокировок, какое время цикла и по каким типам распределяется работа? Все это позволяет менеджеру сервиса принимать решения о развитии и улучшении качества сервиса на основе накопленных данных.
11. С какими проблемами сталкивается Канбан при внедрении?
Основная трудность – это объяснить людям на всех уровнях ценность практик Канбана: визуализации и ограничения незавершенной работы. Из-за того, что люди не видят объем интеллектуального труда, им сложно понять, какой нагрузке они подвергаются. А ведь мозг, к примеру, такая же мышца, как и бицепс. Представьте себе тренажерный зал: вы приходите и видите вес на штанге: “Так, это слишком мало. А сейчас – слишком много. А вот это в самый раз!” С мозгом нужно работать точно также: “Вот эта – большая задача, а эта – маленькая, да и вообще как-то много я на себя взвалил. Ограничу-ка я нагрузку”. Когда на всех уровнях мы делаем сквозную визуализацию потока работы и ограничиваем количество незавершенной работы, мы создаем вытягивающий принцип для интеллектуального труда и делаем равномерный поток его результатов для наших клиентов.
12. А какие есть программы для Канбан-метода?
Их тоже много. Перечислим только профессиональные, разработанные специально под метод. Наше сердце отдано российской разработке Kaiten . Кроме нее есть еще TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit и другие.
13. И в каких компаниях уже используется Канбан-метод?
Среди российских это Альфа-Банк, Хоум Кредит Банк, Почта-Банк, Додо Пицца, HeadHunter, Clever и другие. Из иностранных: Wargaming, Microsoft, Automotive IT, Blizzard Sports, Dr Dobb’s, Siemens, Tupalo. Этот список можно продолжать долго.
14. Есть еще что-то важное?
Да. Напоследок хотелось бы отметить важность двух ролей в Канбан-методе. Это менеджер сервиса поставки (service delivery manager) и менеджер сервиса запросов (service request manager). Первый отвечает за устранение препятствий в потоке поставки. Второй – за управление потоком запросов к сервису от множества заказчиков. Очень важно, чтобы эти две роли были партнерами и работали в паре.
15. Окей, я понял. С чего начать внедрение Канбана в организации?
Чтобы начать внедрение Канбана в организациях, мы используем инструмент S.T.A.T.I.K. – системный подход к применению Канбана. Подробнее о нем можно почитать в Интернете. Но мы рекомендуем посетить тренинг , на котором данный инструмент преподается в формате бизнес-игры. На примере своего сервиса (организации) вы можете спроектировать Канбан-систему для последующего применения в боевых условиях.
Тренер и консультант по гибким методологиям, Скрамтрек.
Канбан – это система организации производства, которую разработали японцы. Методология используется для управления проектами. В статье разберем принципы Kanban на примере.
В этой статье вы узнаете:
Думаю, каждому знакома такая рабочая ситуация: провели совещание, говорили много и с жаром, обсудили проблемы, нашли решения, написали в протокол задачи. А дальше… ничего. Через месяц-два созвали новое совещание, а задачи по-прежнему в списке ожидания.
Вдумчивые японцы еще в 60-х годах двадцатого века придумали и стали применять на практике методологию Канбан, которая позволяет организовать процесс выполнения задач через визуализацию. Что такое Канбан и как она работает? Читайте в статье.
Основные понятия методологии Канбан
В середине двадцатого века группа топ-менеджеров из Японии во главе с президентом TOYOTA Таичи Оно задалась вопросом: как сделать так, чтобы производство работало с максимальной скоростью, а запасы при этом сохранялись на минимальном уровне? Японцы пристальнее присмотрелись к системе американских супермаркетов, в которых карточки всех купленных товаров регистрировались на кассе. Таким образом, владельцы супермаркетов могли управлять запасами, ведь информация по проданным продуктам отправлялась в отдел закупок, где формировали заказ поставщику исходя из потребления, и полки супермаркетов пополнялись запасами, не затариваясь. .
Таити Оно выделил из этой практики «сухой остаток» и сформировал правило: «Поставщик» должен производить столько товара, сколько заказал «покупатель». Причем поставщиком может быть как непосредственно контрагент – поставщик, так и подразделение внутри предприятия. Заказчик аналогично может быть и внешний, и внутренний.
На заводе TOYOTA были внедрены карточки заказа (с японского «кам» – сигнальная, видимая, «бан» – карточка), которые вывешивались на видном месте в каждом подразделении и назначали план по выпуску изделий для этого подразделения. Таким образом, производство было организовано на манер конвейера. Каждый последующий цех по цепочке сборки автомобилей назначал план по производству деталей и комплектующих для предыдущего цеха. Снизилось общее перепроизводство, прекратилось затаривание складов, ощутимой стала экономия на логистике. Карточки прижились и доказали свою эффективность, поэтому в 1961 году была сформирована новая, прорывная на тот момент методология Канбан.
Канбан – это система организации производства, построенная по «вытягивающему» принципу .
Изначально система применялась только в классической интерпретации, как система карточек на производствах. Но методология развивалась и совершенствовалась, и к 1983 году ее стали использовать как метод управления проектами. Появилась Канбан-доска.
Как внедрить Канбан: опыт российской компании
Канбан – метод управления, применяемый в процессе бережливого производства. Российской компании удалось преодолеть сопротивление персонала и внедрить у себя систему бережливого производства. Ее уникальный опыт может пригодиться тем предприятиям, которые тоже планируют перейти на бережливые рейсы.
Канбан-доска
Канбан-доска – это действительно доска, вывешенная на видном месте в офисе, цехе, на рабочем месте. На ней размещают стикеры (карточки) с задачами. Традиционно доска имеет три столбца:
- 1. To Do (задачи к выполнению).
- 2. Doing (задачи в процессе выполнения).
- 3. Done (выполненные задачи).
За ведение доски ответственны все члены команды, будь то отдел или линия сборки. Каждый сотрудник, занятый в выполнении задач, по мере их выполнения может перемещать карточки с задачами по столбцам доски.
Согласитесь, удобно, когда все задачи команды находятся на виду и можно наглядно отслеживать процесс их выполнения, отмечать места «заторов».
Канбан-доски тоже эволюционировали во времени, и на сегодняшний день управлять проектами (будь то производственными, организационными, или даже старт-апами) по методологии Канбан можно с помощью программных продуктов.
В 2005 году Канбан пришел в ИТ-индустрию и стал одним из методов разработки ПО. Девид Андерсон представил процесс разработки как набор задач, каждую задачу записал на карточке и разместил их на доске. Таким образом, он получил простой и понятный инструмент контроля за, казалось бы, запутанным процессом разработки.
Промежуточный вывод: методология Канбан – это удобно, она может применяться везде от производства до закрытия финансового периода, от ИТ до личного тайм-менеджмента.
Принципы Канбан
Система Kanban относится к семейству , поэтому в ней нет жестких указаний, принципов, рамок. Как и остальные члены этого семейства, она ориентирована на человека и позволяет максимально раскрыть потенциал команды. Конечно, при желании самой команды.
Изучим принципы Канбан на примере закрытия финансового года.
Принцип первый. Визуализация
Большинство людей от природы визуалы, то есть воспринимают информацию из окружающего мира через зрение. Все, что наглядно, лучше запоминается и «цепляет» внимание. Поэтому гениальность метода заключается в максимально наглядном управлении проектом.
Предположим, перед вами стоит большая и сложная задача – организовать закрытие финансового года. Сначала непонятно, как построить работу отделов так, чтобы никто никого не ждал и не переделывал работу по два раза. Следуя принципу визуализации, вы разбиваете общую задачу «закрыть период» на подзадачи:
- внести документы от поставщиков,
- заполнить табель,
- рассчитать резервы,
- сделать акруалы» и так далее.
Каждую задачу записываете на отдельной карточке. Напомним, что можно использовать как реальные карточки – стикеры, так и специальные программы. Теперь у вас есть пул задач, время разместить их на Канбан-доске.
Принцип второй. Ограничение количества задач
Как показывают многочисленные исследования (да и ваша собственная практика, вспомните), команда не может выполнять слишком много задач одновременно. Много времени уходит на переключение между задачами, это приводит к размыванию сроков по каждой задаче и общему снижению эффективности. Метод предполагает, что количество одновременно выполняемых задач должно быть ограничено.
Обсудите с подчиненными отделами задачи, определите то минимальное (!) их количество, которое команда может выполнять одновременно. Например, пока отдел кадров выполняет задачу «заполнить табель», бухгалтерия решает задачу «внести документы от поставщиков», а финансовый отдел – «сделать акруалы». В итоге получится, что ваша команда может одновременно делать 3-5 задач. Запишите эту цифру в столбце «Doing» Канбан доски, и размещайте в работу только такое количество карточек. Вскоре вы увидите эффект – карточки будут быстрее проходить путь из «To Do» в «Done».
Принцип третий. Приоритеты
Как только вы ограничите количество одновременно выполняемых задач, вы получите скопление карточек в первом столбце доски – «To Do». Свойство человеческой натуры – легкие и короткие задачи брать к исполнению, а со сложными или нудными тянуть до последнего.
Вам необходимо будет проставить приоритеты, определить, какие задачи брать в работу в первую очередь. Канбан предлагает либо размещать карточки с наивысшим приоритетом вверху таблицы, либо использовать различные цвета карточек. Определитесь, что будет очередной первостепенной задачей для каждого отдела, пометьте такие задачи. Ваши сотрудники всегда будут в курсе, за что им приниматься завтра, или в начале следующей недели. Исчезнут простои. С помощью приоритетов на Канбан доске вы всегда можете донести до коллектива главный вектор работы и избавитесь от ситуации, когда вроде все работают, но нужный результат будет еще очень не скоро.
Принцип четвертый. Управление потоком задач
Чем еще хороша Канбан-доска? На ней наглядно видно, сколько выполняется каждая из задач и где возникает «затор». В случае, если какая-то задача выполняется незапланированно долго, Канбан предлагает принцип «все за одного». То есть члены команды, которые недозагружены, или выполняют неприоритетные задачи, предлагают свою помощь на проблемном участке. Конечно, это высшая степень коллективного сознания, доступная больше японцам, чем русским.
Но всегда нужно помнить, что участие в работе смежных подразделений расширяет кругозор сотрудника и повышает его квалификацию. Эти аргументы вполне могут служить ответом на вопросы финансового отдела, если его сотрудников попросят, к примеру, помочь с внесением первичной документации.
Принцип пятый. Постоянное улучшение
Не бывает идеальных проектов. Все знают, что в теории или планах выполнение проекта представляется как механизм часов, где все винтики точно подогнаны друг к другу и шестеренки размеренно отсчитывают секунды и минуты. В жизни же один срыв следует за другим. Философия Канбан предлагает ответ на эту несправедливость. Да, проект не идеальный, но основываясь на полученном опыте, его можно улучшить. Согласно методологии Kanban, все члены команды должны анализировать выполненную работу и делать предложения по ее улучшению. Полезно устраивать небольшие совещания по итогам выполненного проекта с тем, чтобы совместно обсудить точки сбоя и предложить более эффективные пути решения задач. Частить с такими совещаниями не надо, раз в 1–3 месяца вполне разумное расписание.
Преимущества и недостатки системы Канбан
Если вы дочитали до этого абзаца, вы вполне уже смогли оценить преимущества системы Канбан. Перечислим их кратко:
- Наглядность. Вы постоянно видите все задачи команды, их перемещения по доске. Исчезает ситуация, когда вы вдруг через пару недель вспоминаете об одной из задач, выудив ее из архивов почты. Или финансовый отдел торопит бухгалтерию, а вы не можете оценить, то ли бухгалтеры не справляются, то ли финансисты спешат.
- Более высокая эффективность команды. За счет того, что задачи выполняются быстрее, скорость выполнения проекта увеличивается
- Создание более прочных коммуникаций между отделами и внутри отделов. Когда вся работа на виду, исчезает эффект «незагруженных соседей». Это наше стандартное «У нас работы через край, а они не знаю, чем занимаются…»
- Снижение количества запасов. Если говорить о классическом, производственном применении Канбан, то вытягивающая система позволяет сильно сократить запасы сырья и готовой продукции. А это и экономия на складских помещениях, на транспортировке, увеличение свободных денежных средств…
- Налаживание длительных партнерских отношений с поставщиками. Работа с ограниченным количеством поставщиков, которые готовы поставлять вам изделия точно в срок, снизит риски и возможно, даст экономию на стоимости закупки.
- Повышение качества работы. Чем меньше поток одновременной работы, будь это производство изделий или расчет финансовых показателей, тем больше фокус внимания на каждый результат.
Конечно, у Канбан есть и недостатки. Они не настолько явные, но могут существенно повлиять на работу. Во-первых, Канбан ориентирован на команду, которая хочет работать и совершенствоваться. Если в вашей команде есть леность, отсутствует мотивация, вам подходят более жесткие методы управления. Используя Канбан, вы рискуете взвалить всю работу на себя.
Из первого недостатка следует второй – отсутствие временных рамок. В Канбан нет сроков, установленных по каждой задаче, нет штрафов за просрочку. Только мотивированные сотрудники смогут снижать время выполнения каждой задачи самостоятельно.
Для большой команды с множеством подразделений использование Канбан доски будет затруднительным. Слишком много различных задач, приоритетов, результатов полностью нивелируют визуализацию – самое ценное преимущество метода.
Если предприятие использует Канбан на производстве, то рискует срывами сроков, ведь стоит одному из звеньев цепи сработать некорректно, весь процесс тормозится. Возникают проблемы со среднесрочным и долгосрочным планированием, ведь выпуск продукции ориентирован на заказы «покупателей».
Промежуточный вывод: Канбан можно использовать только в тех компаниях, коллектив которых мотивирован на развитие и достижение результата. Канбан подходит для малых и средних компаний, для подразделений и проектов.
Аналоги методологии Канбан
У метода Канбан есть множество аналогов, одних только методологий управления проектами шестнадцать. Посмотрим, какие методы управления можно использовать в различных ситуациях.
- Если вы решили организовывать собственное рабочее время с помощью Канбан, то рассмотрите как аналог матрицу Эйзенхауера. Эта матрица состоит из четырех секторов: задачи важные и срочные, важные но несрочные, срочные но неважные и наконец неважные и несрочные. У Канбан есть одно немаловажное преимущество перед матрицей – на доске вы видите прогресс по каждой задаче. Вы наглядно видите результаты своего труда и это дает мотивацию.
- Для небольшой команды, замотивированной на результат проекта (например, проведение аудита, внедрение нового ПО, разработку документации) подойдет метод SCRUM . Основа этого метода заключается в разбиении общей задачи на небольшие отрезки (спринты). Каждый спринт команда делает максимально быстро, по завершении спринта анализируют результаты. По сути SCRUM и Канбан очень похожи, но SCRUM более стрессовый.
- Для команд, которые выполняют проект за проектом, или работают над непрерывным созданием новых ценностей подойдет метод критического пути. Он основывается на планировании с помощью диаграммы Ганта, главный его инструмент- сроки по каждой задаче. Метод критического пути обратен КанбанУ и загоняет команду в жесткие плановые рамки. В разных областях эти методы сработают по разному. Например, в строительстве метод критического пути – самое верное решение, а в ИТ Канбан подойдет лучше.
- Метод каскадного планирования также может быть противопоставлен Канбан. При использовании метода WATERFALL перед началом проекта детально планируется весь объем задач со сроками. Такая организация позволяет, с одной стороны, быть уверенным и конечном результате, но с другой стороны, при внезапном изменении сценария, добавлении требований, планирование нужно начинать с начала. Одним словом, негибкая методология. WATERFALL хорошо подойдет для производств с установленными объемами выпуска, для отработанных и не раз проверенных на опыте проектов. То же закрытие финансового периода можно делать как с помощью Канбан, так ис помощью WATERFALL.
При выборе системы, подходящей именно вашему случаю, опирайтесь на личные ощущения от использования. Можно даже делать микс из нескольких систем, если вашей команде так удобнее работать. Возможно, вы изобретете новый метод управления проектами.