Предупреждающие действия. Разработка процедуры предупреждающих и корректирующих действий Статья предупреждающие действия в управлении качеством

5.2 Схема проведения предупреждающих действий в проектах

Предупреждающие действия в проектах осуществляются на оперативном уровне управления. Период проведения предупреждающих действий соответствует установленным периодам контроля состояния работ проекта – еженедельные совещания по проекту и статусные совещания по проекту.

В случае возможности возникновения несоответствий менеджер проекта указывает их в протоколе еженедельного, либо статусного совещания в графе «Потенциальные проблемы». При необходимости проведения предупреждающих действий эти действия указываются в графе «Принятые решения». Оценка результативности предупреждающих действий осуществляется при проведении последующих еженедельных, либо статусных совещаний по проекту.

Оценка эффективности предупреждающих действий в проекте осуществляется при завершении проекта. Оценку осуществляет исполнительный директор на основании достижения целевых показателей проекта.

5.3 Схема проведения предупреждающих действий в системе менеджмента качества

Предупреждающие действия в системе менеджмента качества осуществляются на тактическом и стратегическом уровне управления. Период проведения предупреждающих действий в системе качества соответствует периодам внутреннего аудита и анализа СМК со стороны руководства – один раз в пол года.

Ежегодно осуществляется самооценка деятельности компании. Результаты самооценки применяются для проведения предупреждающих действий совместно с данными внутренних аудитов и данных анализа работы СМК за год.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

Корректирующие и предупреждающие действия

Экземпляр № ____________

ПАО «Компания»

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом технического контроля

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ПАО «Компания» от «_ » ________2018г. № ___

3.Требования СТП СМК 8-003-2007 соответствуют требованиям
стандарта ISO 9001:2008

1. Область применения и сфера действия
2. Нормативные ссылки
3. Определения и сокращения
4. Общие положения
5. Корректирующие действия
6. Предупреждающие действия
7. Ответственность и полномочия
8. Сопутствующие документы
9. Порядок внесения изменений
Приложение А Алгоритм реализации корректирующих (предупреждающих) действий
Приложение Б Форма плана корректирующих / предупреждающих действий
Лист регистрации изменений

1 Область применения и сфера действия

1.1 Настоящий стандарт устанавливает порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий в процессах и процедурах системы менедж-мента качества для обеспечения постоянных улучшений.
1.2 Настоящий стандарт распространяется на все предприятие в рамках систе-мы менеджмента качества ПАО «Компания».

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящем стандарте предприятия учтены требования следующих доку-ментов:
— ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
— ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования».

3 Определения и сокращения

3.1 Определения:
— несоответствие: невыполнение требования;
— требование: потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным;
Примечание 1. «Обычно предполагается» означает, что это общепринятая практика организации, ее потребителей и других заинтересованных сторон, когда предполагаются рассматриваемые потребности или ожидания.
Примечание 2. Для обозначения конкретного вида требования могут применяться определяющие слова, например, требование к продукции, требование к системе качества, требование потребителя.
Примечание 3. Установленным требованием является такое требование, которое определено, например, в документе.
Примечание 4. Требования могут выдвигаться различными заинтересованными сторонами.
— результативность: степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов;
— заинтересованная сторона: лицо, или группа, заинтересованные в деятель-ности или успехе организации;
Примеры. Потребители, владельцы, работники организации, поставщики, банкиры, ассоциации, партнеры или общество.
Примечание. Группа может состоять из организации, ее части или из нескольких организаций.
— корректирующее действие: действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации;
Примечание 1. У несоответствия может быть несколько причин.
Примечание 2. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения события, тогда как предупреждающее действие — для предотвращения возникновения события.

Примечание 3. Существует различие между коррекцией и корректирующим действием.
— коррекция: действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия;
Примечание 1. Коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием.
Примечание 2. Коррекция может включать, например, переделку или сни-жение градации.
— переделка: действие, предпринятое в отношении несоответствующей про-дукции, с тем чтобы она соответствовала требованиям;
Примечание. В отличие от переделки ремонт может воздействовать на части несоответствующей продукции или изменять их.
— предупреждающее действие: действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации;
Примечание 1. У потенциального несоответствия может быть несколько причин.
Примечание 2. Предупреждающее действие предпринимается для предотвращения возникновения события, тогда как корректирующее действие — для предотвращения повторного возникновения события.
— утилизация несоответствующей продукции: действие в отношении несоответствующей продукции, предпринятое для предотвращения ее первоначального предполагаемого использования;
Примеры. Переработка, уничтожение.
Примечание. В ситуации с несоответствующей услугой применение предотвращается посредством прекращения услуги.
— разрешение на отклонение: разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требованиям;
Примечание. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками для установленных согласованных ограничений по времени или количеству данной продукции.
— разрешение на отступление: разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства;
Примечание. Разрешение на отступление, как правило, дается на ограниченное количество продукции или период времени, а также для конкретного использования.
— выпуск: разрешение на переход к следующей стадии процесса.
3.2 Сокращения:
ПАО — публичное акционерное общество;
СМК — система менеджмента качества;
МИ — методическая инструкция;
СТП — стандарт предприятия;
НД — нормативная документация;
ВП — внутренняя проверка (внутренний аудит системы менеджмента каче-ства);
ОТК — отдел технического контроля.

4 Общие положения

4.1 Цель корректирующих и предупреждающих действий — устранение причин обнаруженных и потенциальных несоответствий, обеспечение постоянного повышения результативности процессов и системы менеджмента качества.
4.2 Корректирующие и предупреждающие действия планируются и предпринимаются в отношении продукции, процессов и процедур для достижения удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон. Алгоритм реализации корректирующих и предупреждающих действий приведен в Приложении А.
4.3 Планированию предупреждающих и корректирующих действий должен предшествовать анализ проблемы для оценки важности и возможных последствий проблемы.
4.4 Разрабатываемый План может предусматривать отдельные работы: коррекция, корректирующие действия, предупреждающие действия или содержать совокупность этих работ. Форма Плана приведена в Приложении Б. Корректирующие и предупреждающие действия могут быть также включены в планы предприятия или подразделений.
4.5 Корректирующие и предупреждающие действия подвергаются мониторингу для обеспечения намеченных целей.
4.6 Возникающие при выполнении корректирующих и предупреждающих действий изменения в СМК должны вноситься в документацию в соответствии с СТП СМК 4-001, СТП СМК 4-006, СТП СМК 7-006, СТП СМК7-015.
4.7 Оценка результатов корректирующих и предупреждающих действий включается в данные для анализа со стороны руководства.

5 Корректирующие действия

5.1 Корректирующие действия предпринимаются во всех процессах и процедурах СМК.
5.2 Корректирующие действия планируются на основе:
— разработки нормативной и технологической документации;
— несоответствий в технологических процессах;
— измерений процессов;
— наблюдений в ходе рабочих операций;
— протоколов испытаний качества материалов, полуфабрикатов, изделий;
— претензий и пожеланий потребителей;
— удовлетворенности потребителей;
— анализа информации;
— предложений работников предприятия;
— отчетов по внутренним и внешним аудитам;
— результатов самооценки.
5.3 Несоответствия регистрируются в процессах как указано в документированных процедурах. Управление записями ведется в соответствии с СТП СМК 4-005.
5.4 Корректирующие действия выполняются в следующей последовательности:
— анализ несоответствий (включая жалобы потребителей);
— установление причин несоответствий;
— оценивание необходимости действий, чтобы избежать повторения несоответствий;

— записи результатов предпринятых действий.
5.5 Анализ причин выявленных несоответствий проводится, как установлено в процедурах, отдельным лицом или комиссией.
5.6 Подразделения, где обнаружены несоответствия, разрабатывают План мероприятий с формулировками, достаточными для понимания цели их выполнения, т.е. ожидаемого результата.

6 Предупреждающие действия

6.1 Предупреждающие действия планируются на основе:
— анализа рисков;
— анализа и обзора рынка;
— измерений процессов;
— данных о соответствии и результативности осуществляемых процессов;
— анализа потребностей и ожиданий потребителей;
— информации от заинтересованных сторон (внешние данные);
— измерений удовлетворенности;
— результатов самооценки.
6.2 Предупреждающие действия выполняются в следующей последовательности:
— установление потенциальных несоответствий и их причин;
— определение и осуществление необходимых действий;
— записи результатов предпринятых действий;
— анализ предпринятых предупреждающих действий.
6.3 Предупреждающие действия, связанные с будущим предприятия, с определением приоритетов развития и требующие значительных затрат и времени, планируются на систематической основе и включаются в план предприятия — Техпромфинплан, план технического развития (Технический план ПАО «Компания»).
6.4 Формирование Планов осуществляется ежегодно по приказам генерального директора.

7 Ответственность и полномочия

7.1 Ответственность и соответствующие полномочия для организации работ по проведению корректирующих и предупреждающих действий в СМК и оценке их результативности возлагается на представителя руководства в области качества предприятия.
7.2 Ответственность за организацию работ по анализу несоответствий, планированию и выполнению корректирующих и предупреждающих действий в процессах, процедурах, по контролю и анализу результатов выполнения корректирующих и предупреждающих действий возлагается на руководителя соответствующего подразделения или хозяина процесса.
7.3 Если выполнение корректирующих и предупреждающих действий осуществляется несколькими подразделениями, ответственность за организацию работ возлагается на руководителя подразделения (процесса), в котором выявлено несоответствие

8 Сопутствующие документы

8.1 Все документы по корректирующим и предупреждающим действиям хранятся в ОТК и у руководителя подразделения (процесса);
8.2 Срок хранения записей по данной процедуре не менее 5-ти лет.

9 Порядок внесения изменений

9.1 Процедура внесения изменений в данный стандарт регламентируется МИ СМК 4-001.
Начальник ОТК

Ведущий инженер по СМК

Цель лекции:

  • показать природу действий, изменяющих систему - как корректирующих, так и предупреждающих,
  • показать (на примере) возможные предупреждающие действия,
  • проанализировать типичные ошибки.

Эта тема относится, что называется, к числу «вечных», словно костер, то затухая, то разгораясь с новой силой.
Я уже посвятил одну лекцию вопросам улучшения системы в виде корректирующих действий, теперь пришла пора разобраться и с предупреждающими.
Но разговор о них начну я все с тех же КД – по двум причинам: во-первых, повторение всегда полезно, а во-вторых, лучшее понимание корректирующих действий служит определенным залогом и лучшего понимания предупреждающих.
Как показывает практика, очень часто смешивается два разных действия. В стандарте ISO 9000 одно названо «коррекцией», а другое «корректирующим действием».
Очень важно для понимания механизмов улучшения системы с этим детально и, что называется, до конца, разобраться.

Итак, некая деятельность привела к получения результата. Этот результат на этапе контроля сравнили с заданной нормой и обнаружили, что он ей не соответствует. Наша система менеджмента качества, призванная обеспечить соответствие требованиям, должна включать в себя действия по устранению несоответствия. В данном случае мы должны предпринять коррекцию, т.е. попробовать исправить результат, чтобы он соответствовал требованиям.
Обращаю особое внимание на главный признак коррекции: она направлена непосредственно на результат деятельности, ее цель – привести этот результат в соответствие с требованиями .

Пример №1 . Мы выпустили чертеж, он не прошел нормоконтроль – не соответствует ЕСКД. Мы взяли и внесли исправления в чертеж, чтобы убрать несоответствия. Тем самым выполнили коррекцию.

Пример №2 . Мы передали заказчику проект, в пояснительной записке которого отсутствовали разделы, оговоренные контрактом. Мы доработали проект, внеся в него требуемую информацию. Т.е. мы выполнили коррекцию проекта.

Но, к сожалению, выполнение коррекции влияет только на конкретный продукт и не дает никакой гарантии, что в следующий раз эта же деятельность даст результат, соответствующий требованиям. Т.е. для того, чтобы повысить качество наших продуктов, мы должны проанализировать деятельность и найти в ней причину, которая вызывает несоответствия. И устранить ее.
Действие, устраняющие причину возникновения несоответствий, и есть корректирующее действие.

Следует обратить особое внимание, что КД направлено не на исправление результата, а на изменение деятельности с тем, чтобы исключить из нее то, что приводит к возникновению несоответствий .
И что еще крайне важно при выполнении КД.

1 . КД должно устранять причину возникновения несоответствий. Это означит, что выполнив КД, мы по этой причине больше не должны получать несоответствий.

Пример №1 . Очень часто в качестве КД называют обучение. Например, говорят, что причиной возникновения несоответствия была недостаточная компетенция. Надо провести обучение, чтобы ее повысить.

Это принципиально неверно! Что здесь не так?

Во-первых, неправильно определена причина. Компетенция исполнителя не является частью деятельности, поэтому повышение компетенции (через обучение) никак не изменит нашей деятельности. Нетрудно видеть, что как только анализируемую деятельность будет выполнять необученный сотрудник, так тут же мы снова получим несоответствие результата требованиям. Т.е. причина обучением не устранена .

Во-вторых, настоящая причина несоответствия, лежащая в самой деятельности, в ее организации, заключается в том, что работа была поручена некомпетентному сотруднику. Т.о. корректирующее действие в данном случае должно быть таким, чтобы изменить организацию нашей деятельности, ввести в нее механизм, который бы обеспечивал соответствие сложности работы и компетентности исполнителя.

2 . КД не стоит предпринимать по одному – двум несоответствиям. Это ведет к высокому риску неверно определить причину и внести неправильные изменения в систему. КД должно устранять системные причины, т.е. такие, которые проявляются постоянно. А для этого нужна статистика.

Ну, вот, пожалуй, на этом закончим про корректирующие действия и вернемся к нашим баранам, то есть предупреждающим.
Практика показывает, что есть определенные трудности в понимании, а что такое «предупреждающие действия». Если с КД еще более-менее понятно, то вот с ПД…
Что такое «потенциальное несоответствие»? В чем его отличие от тех несоответствий, для устранения причин которых предпринимаются КД?
Словарь ISO 9000 дает ответы на эти вопросы, только надо, что называется, уметь читать.
В статьях, дающих определение ПД и КД (3.6.4 и 3.6.5 ), фигурируют «потенциальное несоответствие» (ПД) и «обнаруженное несоответствие» (КД). Из этого можно заключить, что «потенциальное несоответствие» - это «НЕобнаруженное несоответствие», т.е. такое, которое еще не выявлено. Т.е. можно сказать, что это только риск несоответствия, а не оно само (если риск трактовать как возможность).
Но если несоответствия нет, то как можно устранять причины, которые его могут вызвать?!
Ответ: основываясь а) на прошлом опыте и б) опыте других.
Давайте, чтобы рассуждения не были голословными, возьмем для анализа ситуацию, описанную Маей Актановой в одной из веток форума:http://quality.eup.ru/forum/viewtopic.php?t=7792 : «Если в одном подразделение выявлено несоответствие, что Политика не доведена до персонала, то является ли предупреждающим действием ознакомление Политикой персонала всех подразделений? Если претензия получена на один вид продукции, но есть вероятность поступления таких же жалоб на другие виды продукции, то устранение причин этих жалоб для всех видов продукции является предупреждающим действием по устранению причин потенциальных несоответствии?».
Сначала рассмотрим ситуацию с политикой в области качества.
Во-первых, очевидно, что здесь не имеет смысла говорить о предупреждающих действиях, т.к. несоответствие уже обнаружено (выявлено), оно не потенциальное. И если мы предпримем действия по устранение причины этого несоответствия, то оно - это действие – будет корректирующим.
Но можем ли мы считать «ознакомление персонала с политикой» корректирующим действием в данном случае? Для этого мы должны понять, устраняет ли оно причину обнаруженного несоответствия. Итак, мы провели ознакомление. Гарантирует ли это нам, что на следующем аудите мы снова не получим то же несоответствие? Ответ: нет, не гарантирует. За это время придут новые сотрудники, которые и будут «не ознакомленными».
Тогда в чем заключаться должно КД в данном случае? Вспомним, что КД должно изменять систему, вносить изменения в порядок действий. Чего не хватает в нашей системе, какие механизмы отсутствуют? Очевидно, что у нас нет механизма, который бы обеспечивал ознакомление всех сотрудников с политикой (а заодно бы выявлял степень понимания ее и позволял бы корректировать политику, если она не соответствует требованиям). Это значит, что наша система должна предусматривать:

  • ознакомление сотрудников с политикой в момент ввода ее в действие,
  • выявление степени понимания политики сотрудниками,
  • проведение работы по разъяснению политики сотрудникам,
  • сбор данных о необходимых коррективах в политике, связанных с непониманием тех или иных положений (т.е. если люди не понимают политику и им невозможно объяснить, следует подумать о том, чтобы изменить политику, сделать ее более понятой),
  • ознакомление вновь приходящих сотрудников с политикой.

Если в нашей системе чего-то из этого нет, то введение отсутствующих механизмов и будет искомым КД.
А теперь мысленно смоделируйте ситуацию, когда все вышеописанное выполняется. Возникнет ли у вас обсуждаемое несоответствие?
Вы скажете «У-у-у, как сложно…», а я отвечу: «А кто говорил, что проектировать и поддерживать системы менеджмента – это просто?».
Хорошо, а могла бы быть здесь ситуация, когда обсуждаемое несоответствие было бы потенциальным? Конечно. Например, организация готовится к сертификационному аудиту и изучает опыт его прохождения другими организациями. И понимает, что у нее есть риск получения несоответствия из-за того, что не весь персонал ознакомлен с политикой в области качества. Далее следует анализ системы, почему она допускает такое положение и выработка решений, которые бы изменили систему. Эти решения не будут отличаться от вышеприведенных, единственная разница – в моменте действий: КД – когда несоответствие зафиксировано, ПД – когда оно еще в стадии риска, возможности.
Теперь взглянет на ситуацию с претензиями.
Наличие жалоб по одному виду продукции – это и есть наш «прошлый опыт», который мы должны использовать при анализе возможных несоответствий. И, если действительно, есть реальная угроза получить подобные претензии по другому виду продукции, то следует проанализировать деятельность по производству и управлению производством этой продукции, чтобы понять причины, по которым эти несоответствия могут возникнуть. И изменить деятельность, чтобы они не возникли.
Другое дело, что нахождение «причин жалоб» может оказаться непростым делом. Напомню, что причины должны лежать в системе .
Мая спрашивает: «А можно увидеть примеры потенциальных несоответствий?». Конечно, можно. Очевидно, что перед сертификационным аудитом любое несоответствие СМК требованиям стандарта – потенциальное.
Или вот такое. Предприниматель организовал таксопарк, закупив новые машины. За первые месяцы эксплуатации не было ни одного схода машины с маршрута из-за технической неисправности, т.е. не было ни одной услуги, ставшей несоответствующей по этой причине. Но, очевидно, что по мере эксплуатации парка, риск будет возрастать. И действия, снижающие этот риск, необходимо предпринимать до того, как начнутся сходы.

Резюме:

  • предупреждающее действие устраняет причину и поэтому всегда направлено на изменение системы (для нас – СМК),
  • ПД аналогичны КД – разница в моменте принятия решений,
  • обучение, ознакомление, премирование (депремирование) и т.п. – не являются ПД и КД, т.к. не изменяют системы.

Должны быть определены : ответственность за проведение анализа и полномочия по утилизации несоответствующей продукции. Анализ несоответствующей продукции следует осуществлять согласно документированным процедурам.

Несоответствующая продукция может быть:

  • переделана с целью соответствия установленным требованиям;
  • принята с ремонтом или без ремонта с отступлением;
  • переведена в другую категорию (сорт) для использования в других целях;
  • отбракована или отправлена в отходы для использования в технологическом процессе, либо для реализации в качестве вторичного сырья,
  • должна быть ликвидирована.

Если обусловлено контрактом, предложения о предполагаемом использовании или ремонте продукции, не соответствующей, должны быть сообщены потребителю или его представителю с целью отступления от контракта. Описание оговоренного несоответствия и ремонтных работ должно быть зарегистрировано для обозначения фактического состояния.

Отремонтированная и (или) переделанная продукция должна подвергнуться повторному контролю в соответствии с программой качества и (или) документированными процедурами.

Чтобы предупредить повторное возникновение несоответствия, разрабатываются корректирующие действия. После реализации корректирующих действий проводятся контроль и оценка их эффективности с учетом произведенных затрат.

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причин существующего несоответствия, дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их повторное возникновение. Т. е. корректирующее действие связано с уже обнаруженным несоответствием.

Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причин потенциального, т. е. еще не обнаруженного, но предполагаемого несоответствия, а также дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их возникновение (ИСО 8402).

Цель корректирующих и предупреждающих действий заключается в постоянном поддержании всех объектов системы качества в соответствии с установленными требованиями.

Стандарт ИСО 9001 устанавливает, что поставщик должен разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры по осуществлению корректирующих и предупреждающих действий. Любое корректирующее и предупреждающее действие, предпринятое для устранения причин фактических или потенциальных несоответствий, должно соответствовать значению проблем и быть соразмерным встретившимся видам риска.

Поставщик должен внедрять и регистрировать любые изменения в документированных процедурах, возникающие в результате корректирующих или предупреждающих действий.


Корректирующие действия. Процедуры корректирующих действий должны включать:

  • эффективное рассмотрение жалоб потребителей и сообщений о несоответствиях продукции;
  • изучение причин несоответствий, относящихся к продукции, процессу и системе качества, и регистрацию результатов такого изучения;
  • определение корректирующих действий, необходимых для устранения причины несоответствий;
  • применения средств управления (проведение контроля) для подтверждения того, что корректирующие действия предприняты и являются эффективными.

Предупреждающие действия . Процедуры предупреждающих действий должны включать :

  • использование соответствующих источников информации, таких как процессы и рабочие операции, влияющие на качество продукции, отклонения, результаты проверки, зарегистрированные данные о качестве, отчеты о техническом обслуживании от потребителей с целью выявления, анализа и устранения потенциальных причин несоответствий;
  • определение мер, которые необходимо предпринять в отношении любых проблем, требующих проведения предупреждающих действий;
  • организацию предупреждающих действий и применение контроля для обеспечения их эффективности;
  • обеспечение того, чтобы информация по предпринятым действиям доводилась до сведения руководства для ее анализа.

Выявленное существующее или потенциальное несоответствие , т. е. невыполнение установленных требований является основанем для разработки корректирующего или предупреждающего действия рис. 5. 9.

Должна быть разработана документированная процедура для определения требований к:

а) установлению потенциальных несоответствий и их причин;

б) оцениванию необходимости действий с целью предупреждения появления несоответствий;

в) определению и осуществлению необходимых действий;

г) записям результатов предпринятых действий (4.2.4);

д) анализу предпринятых предупреждающих действий.

ПРОЦЕДУРА ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Процедура предупреждающих действий состоит из следующих этапов:

♦ регистрации потенциального несоответствия;

♦ определения и планирования предупреждающих действий;

♦ выполнения предупреждающих действий;

♦ оценки эффективности предупреждающих действий.

РЕГИСТРАЦИЯ ПОТЕНЦИАЛЬНОГО НЕСООТВЕТСТВИЯ

Потенциальное несоответствие может зарегистрировать любой сотруд­ник организации. Для этого он должен создать документ «Протокол предупреждающего действия» и сформулировать потенциальное несоот­ветствие. Формулировка потенциального несоответствия должна быть подписана сотрудником, ее оформившим.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Предупреждающие действия должны планироваться исходя из следую­щих моментов:

Уровня риска потенциального несоответствия;

Затрат при превращении данного потенциального несоответствия в реальное;

Затрат на выполнение предупреждающих действий.

Если потенциальное несоответствие имеет невысокий уровень риска и не грозит большими затратами в будущем, то предупреждающие дей­ствия по нему допускается не проводить. Если же потенциальное несо­ответствие имеет высокий уровень риска и грозит большими затратами при превращении его в реальное несоответствие, то предупреждающие действия должны быть выполнены в кратчайшие сроки.

Если предупреждающее действие принято к выполнению, то назна­чается ответственный за его выполнение и дата окончания. Также на данном этапе необходимо определить и зафиксировать срок и метод оп­ределения эффективности предупреждающего действия.

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Предупреждающее действие должно быть выполнено в срок, определен­ный на предыдущем этапе. О выполнении предупреждающего действия исполнитель должен отчитаться перед ответственным но потенциаль­ному несоответствию. Если замечаний к исполнителю нет, то данное ПД считается закрытым

Разработка корректирующих действий

Если в ходе аудита выявлены несоответствия или замечания, по каждому из них, обязательно, должны быть предложены соответствующие корректирующие действия.

Ответственность по разработке корректирующих действий полностью возлагается на руководителя подразделения, который возлагает ответственность по каждому конкретному корректирующему действию персонально на сотрудника, с обязательным закреплением срока исполнения.