Случва се важен служител или стар лоялен клиент внезапно да напусне и вие не разбирате защо. Не разбирате, защото няма достатъчно обратна връзка - няма диалог между вас. Ако работите правилно с обратната връзка, можете да избегнете подобни ситуации.

За какво е обратната връзка?

Обратната връзка предоставя допълнителна информация и помага да се разберем по-добре, за да избегнем изненади и изненади. Без нея всичко се разпада.

Мислеха, че служителят ви е разбрал, но е направил грешното нещо и ще трябва да го повтори. Искаха да пишат на клиента утре, а той иска отговор днес и се получи конфликт. Оставиха заявка на сайта и чакат потвърждение, но писмото попадна в спам и мама няма да получи подарък за Нова година.

Обратната връзка е всяка реакция на събитие или действие. Присъства навсякъде: натиснаха бутона - чуха характерно щракване, нарушиха правилата - получиха глоба, разочароваха клиента - загубиха го, обидиха котката - намериха изненада в чехлите. Отговорът на въпрос също е пример за обратна връзка. Те зададоха въпрос, получиха необходимата информация, уточняващ въпрос или грубост в отговор. Всяка от опциите е обратна връзка, с която можете да работите. В статията разглеждаме работата с клиенти, подчинени и ръководство.

Принципи на обратната връзка

Обратната връзка е инструмент в ръцете на изпълнителя и мениджъра. Ако използвате инструмента неправилно, в най-добрия случай нищо няма да се промени, но можете да навредите. Ето защо, преди да дадете и приемете обратна връзка, разгледайте принципите на работа с нея. ползаОбратната връзка се основава на цел - какво трябва да се подобри. Всички участници трябва да го разбират по един и същи начин. Без цел ще губите време.

Клиентът е оставил заявка - покажете, че заявката е достигнала и ще бъде обработена.

конкретностДиалогът няма да работи, ако участниците не разбират нещо или информацията не е проверена. Следователно обратната връзка трябва да бъде ясна и точна.

Клиентът зададе прост въпрос и мениджърът отговори с технически термини и концепции - информацията е точна, но диалогът няма да работи.

ПроизводителностНе е достатъчно да разберете целта, трябва да се стремите към нея и да премахнете разсейващите, контрапродуктивни фактори. Има две от тях: преходът към личността и емоциите. НавременностАко избързате или закъснеете с обратната връзка, можете да я обезцените. Няма общо правило кога да се дава - зависи от ситуацията, може да е постоянно, моментално, предварително или по-късно.

1. На светофара е необходимо постоянно отброяване до зеления сигнал.
2. Ако стартирате програмата на смартфон, тя трябва да се отвори незабавно.
3. Обяснете на детето предварително, че да се краде е лошо, на 30 ще е късно.
4. Не бързайте да наказвате служителя - трябва да разберете ситуацията, да проверите фактите и да изчакате, докато останете сами.

РедовностОбратната връзка не работи, ако я правите от време на време. За да работи, хората трябва да развият навика да получават и дават обратна връзка.

Стажантът за обучение направи десет грешки, вие обсъдихте и отстранихте само две - осем останаха.

Марат Ахмецанов мениджър техническа поддръжка

В техническата поддръжка онлайн PBX преминах от обикновен специалист до мениджър. Работил съм на първа и втора линия, бил съм старши специалист, последните две години съм завеждащ отделение. От 2015 г. досега е провел стотици интервюта с кандидати, участвал е в създаването на обучителна програма, изградил е контрол на качеството и е внедрил KPI. vk.com/another_generation

Пет правила за обратна връзка

Принципите отговарят на въпроса „какъв вид трябва да бъде обратната връзка“, в тази глава ще анализираме основните правила за това как да даваме. 1. Проверете информациятаПреди да дадете обратна връзка, проверете точността на информацията от първоизточника, проверете фактите, преизчислете числата. Доверието се печели трудно и лесно се губи. 2. Контролирайте емоциите сиВажно е да контролирате емоциите си и да не ставате лични, а също така внимавайте на кого давате обратна връзка. Не се натъквайте и не карайте другите да се чувстват като глупаци, в стрес човек престава да възприема информация. 3. Задавайте въпросиОбратната връзка е диалог, трябва да включите събеседника в разговора. По време на разговора постоянно изяснявайте: те все още ви разбират, съгласяват се с вас какво мисли събеседникът. Може да сте пропуснали нещо и трябва да се върнете. 4. Предложете следващата стъпкаЗапомнете целта и какво искате да подобрите. Следователно резултатът от обратната връзка е назначаването на следващото действие или решения. Ако това не бъде направено, възниква несигурност. 5. ОбобщавайтеТака че всички да имат еднакво разбиране, обобщете: каква беше целта, какво се обсъждаше, какво е следващото действие. Случва се те да обсъждат заедно, но да се разбират по различен начин, кратко резюме в края помага да се избегнат подобни ситуации. Сега нека практикуваме да даваме обратна връзка за клиента Жана, служителя Игор и мениджъра Анатолий Борисович. Помислете от гледна точка на този, който получава обратна връзка: да видим какво е важно за него, как мисли и какво очаква.

Обратна връзка от клиента

Интернетът на Жана го няма и тя се обажда на доставчика. Тя трябва да бъде домакин на уеб семинар за отслабване, така че е важно да поправите интернет възможно най-скоро.

1. Проверете информацията

Специалист по техническа поддръжка трябва първо да провери за повреди от тяхна страна, преди да посъветва да рестартирате рутера. Няма нужда да губите времето на Жана и да я дразните с научени фрази.

2. Контролирайте емоциите си

Ако рутерът все още трябва да се рестартира, специалистът трябва търпеливо и подробно да обясни как да направите това. Може да се наложи да повтаряте едно и също нещо отново и отново - не се дразнете. Жана знае всичко за загубата на тегло и не е нужно да знае нищо за усуканата двойка, DHCP заявките за излъчване и версията на фърмуера на рутера.

3. Задавайте въпроси

В процеса трябва да обясните действията си и да зададете въпроси. Какво направихте, какво вижда Жана пред себе си, дали зелените светлини изгасват или не след спиране на тока. Това помага да се решава проблемът последователно, да не се пропуска нищо и клиентът да бъде информиран.

4. Предложете следващата стъпка

За Жана е важно проблемът й да бъде решен и ще бъде решен по-нататък. Ако специалистът не види повреди, е необходимо да се предложи рестартиране. Ако това не помогне, предложете да се обадите на съветника. Ако проблемът не може да бъде решен тук и сега, трябва да предложите алтернатива: отидете при съседите, посетете или отидете на кафе.

5. Обобщавайте

В края на разговора специалистът трябва да обобщи: да каже какво са направили, за да решат, защо не се получи по телефона, да напомни кога ще дойде майсторът и какво да прави сега. Ако Жана все още е недоволна, тя няма да може да упрекне специалиста - той се опита да помогне, беше полезен и се погрижи за нея.

Обратна връзка със служителите

Дизайнерът Игор направи оформлението на сайта не според книгата на марката, трябва да бъде преработено. Ако се забавите, екипът няма да има време да предаде проекта навреме и ще загуби бонуса. Мениджърът трябва да „говори“ за това с Игор.

1. Проверете информацията

Преди разговора мениджърът трябва да провери отново всички бранд книги, ръководства за стил и комплекти стилове на интерфейса. Запишете най-критичните грешки. Игор трябва да бъде обяснен с конкретни примери, в противен случай ще бъде трудно да го убедите.

2. Контролирайте емоциите си

Игор е опитен и уважаван дизайнер, въпреки че направи грешка. За да не загубите ценен специалист, трябва предварително да помислите за чувствата му. Мениджърът трябва да говори с него насаме, не се знае как ще реагира, ако бъде критикуван пред колеги, може да се обиди и да напусне друг отдел или компания.

3. Задавайте въпроси

Задачата на обратната връзка е да разбере причините за грешката и да ги отстрани, а не да укори дизайнера за „хакване“. Ако попитате Игор за причините, се оказва, че той е претоварен с проекти и няма достатъчно време да провери всичко. Синдромът на Супермен не ми позволи да кажа това преди.

4. Предложете следващата стъпка

За да разрешите ситуацията и да изпълните проекта навреме, има много възможности: работа извънредно, привличане на друг дизайнер, възлагане на работа, изоставяне на неприоритетни задачи, предоговаряне на крайни срокове с клиента. Лидерът и Игор трябва да изберат подходящото решение и да се споразумеят за следващата стъпка.

5. Обобщавайте

В заключение, мениджърът трябва да говори и за двата проблема - натоварването на дизайнера и оформлението, което не е според книгата на марката. Повторете решенията за всеки от тях и им напомнете за следващата стъпка - какво трябва да направи дизайнерът, когато излезе от офиса. И така, Игор има две възможности: да потвърди споразуменията и да отиде на работа или да ги обсъди отново.

Обратна връзка с мениджърите

Директорът Анатолий Борисович отмени годишния бонус поради ниското представяне на компанията. Но един служител има ипотека и наскоро има син, така че той дойде при директора, за да се споразумеят за изключение.

1. Проверете информацията

Анатолий Борисович е опитен бизнесмен, той говори на служителите на езика на числата и фактите. Затова трябва да се подготвите за разговора: изберете подходящото време, повишете ефективността на отдела и изчислете приноса към печалбата на компанията, помнете извънреден труд и допълнителни задачи.

Източник: http://www.b17.ru/article/learn_to_give_feedback_to_guide_the/

За всеки уважаващ себе си лидер е много важно да се научи как правилно да дава обратна връзка на подчинените. В крайна сметка успехът на компанията, която ръководите, ще зависи до голяма степен от това умение. Можем да кажем, че това умение е изкуството да хвалите и да се карате на вашите отделения. Но най-вече бих искал да се съсредоточа върху това как правилно да кажа на подчинен за грешката, която е направил, за грешката, която е направил, за да не обиди или, както се казва в Япония, да спаси лицето му?

Да започнем с концепцията: какво е обратна връзка?

Накратко, това е определен механизъм за предаване на информация, състоящ се от няколко въпроса или предложения от ръководителя към неговите служители, от служителите към техните колеги и обратно, в различни версии и т.н. Във всеки случай това е повече диалог, отколкото монолог, въпреки че много лидери по някаква причина не разбират това.

Просто е необходимо да дадете информация на вашия подчинен правилно и по-специално под формата на обратна връзка.

Защо? Да, само защото навременността на това действие мотивира вашия служител към творчество, към превантивна работа, за да предотврати грешки в бъдеще. В края на краищата всички знаем важността и необходимостта от навременни действия. И най-важното - правилната обратна връзка ще помогне да постигнем желаните резултати от нашия подчинен!

Ако ще давате обратна връзка на служителите, тогава трябва да го направите. ПРАВО!В никакъв случай не трябва да се ограничавате до категории за оценка като „ЛОШО“ или „ДОБРО“. Това очевидно няма да е достатъчно за адекватна обратна връзка, освен това печалбата на вашата компания от такъв черно-бял подход за решаване на организационни проблеми може да пострада значително, както и емоционалният фон на служителите. При липса на добра обратна връзка в организацията настъпва някаква „мъртва” тишина, водеща до липса на каквито и да било взаимодействия в компанията.

За да установите обратна връзка с персонала, можете да зададете само три ясни въпроса:

1) Какво вече правите?

2) Как виждате работата си?

3) Според вас, възможно ли е да се направи тази работа по-добре и какво е необходимо за това?

●Важно!В този блок основният критерий трябва да бъде положителен. Не трябва да има критика или други негативни вербални, както и невербални прояви. Затова винаги трябва да започвате с доброто. От това, което може да се отбележи от най-добрата страна.

Следващият блок трябва да бъде желанието да стимулирате растежа на вашия служител. Така че има смисъл да насочите мислите му към творчество, към подобряване на дейността му. Дайте му насока да ускори и модернизира дейността си. Тук можете да започнете да задавате въпроси: какво може да се направи точно сега? Това ще позволи на вашия служител да се подготви за активни действия точно сега.

●Важно!Ако наистина трябва да направите забележка, направете я конструктивно, по същество, опитвайки се да промените поведението на човека. Не критикувайте неговата личност по никакъв начин. Самоличността на служителя трябва да бъде за вас така да се каже НЕДОСЕГАЕМ!

Можем да препоръчаме използването на схемата: «+», «-», «+». Това означава: ХВАЛА (+) = ПРЕГЛЕД (ТОЧКА, СКОРОСТ, ПОСОКА)(-) =ОТНОВО ХВАЛЯ (НАСЪРЧАВАНЕ) (+).

Най-интересното е, че не е необходимо само да задавате въпроси, можете в същата или подобна на горната форма да ДАВАТЕ обратна връзка на служителите във формата изявления:

1) Кажете на служителя КАКВО е направил добре.

2) Подсказвайте (декларирайте), че може да се справи още по-добре в процеса на вършене на работата си.

3) Предложете му да го направи веднага или препоръчайте изпълнението на процеса в определен момент.

Така че, ако използвате подобна схема за обратна връзка с подчинените във вашето ръководство, те в никакъв случай няма да ви се обидят.

Използвайте го и резултатите ще ви изненадат приятно!

Освен това ще забележите значителни промени в мотивационната сфера на служителите на вашата организация в посоката, от която вие като лидер се нуждаете.

Използвайте го и резултатите ще ви изненадат приятно!

Обратна връзка: какъв е сигналът?

От оценъчна гледна точка обратната връзка (FC) може да бъде положителна (комплимент) или отрицателна (критика). Критиката и комплиментите са нещо, без което не можем. Не, сериозно, това са двата най-важни компонента на професионалния живот. Комплиментите укрепват самочувствието, позволяват ви да изразите симпатия, да разберете кой харесва това, което правим. Критиката, колкото и да е неприятна, често е много навременна и полезна, ако се възприема не като злонамерен опит за обида или омаловажаване, а като сигнал за коригиране на поведението, стила или посоката на работа. Като цяло критиките и комплиментите ни помагат да не паднем под постигнатото ниво на развитие.

Всички ние периодично не знаем как да се отнасяме към критиката: дали е по делото или не - и какво следва? И не винаги е ясно как да се отнасяме към комплиментите - те хвалят, за да получат нещо или искрено.

Повечето от нас приемат критиката твърде лично и губят доверие в себе си, а от комплиментите, без да забелязваме как, започваме да се отпускаме малко и малко повече. Но също така не можем да не се критикуваме и хвалим един друг - това е един от основните комуникационни трафики, които ни позволяват непрекъснато да актуализираме координатната система и позицията си в пространството на живота и работата.

Ако се замислите, темата за получаването на обратна връзка е една от най-болезнените: правилните и грешните реакции с времето оформят пейзажа на живота, комуникацията, кариерата и развитието.

Какво означава правилно и грешно? Адекватни ситуации и не съответстващи на нея. Тоест задачата на лидера е да се научи как да дава обратна връзка по подходящ за ситуацията начин, а задачата на служителя е да се научи да прониква в смисъла на обратната връзка и да реагира продуктивно на нея. Има ли риск от подмяна на естествените взаимоотношения на хората и превръщането им в „пластмаса“ чрез работа изключително по схеми? Фанатизмът осъзнава всички рискове като цяло и ако поддържате адекватност, тогава инструментите - схеми, модели и матрици - само ще помогнат да внесете рационалност и обща семантика в работещата обратна връзка, да направите взаимоотношенията в екипа по-здрави.

Обратната връзка в организацията улеснява работата не само на мениджъра, но и на самите служители. Разберете какво казват експертите по този въпрос в материала на статията.

От статията ще научите:

Обратна връзка в организацията: обща информация

Фирмената обратна връзка е информация за поведението на служителя в миналото, която му се дава в настоящето, с надеждата, че ще повлияе на поведението в бъдеще. Той е ключов компонент в развитието на служителите, а също така помага не само за коригиране на идентифицираните грешки на подчинените, преди те да станат навик, но и затвърждава желания модел на поведение. Според експерти това стимулира професионалното развитие и помага на служителите да постигнат целите си.

Изтеглете свързани документи:

Процесът на обратна връзка ви позволява да подобрите ефективността си в бъдеще, тъй като хората трябва да разберат колко ефективни са сега. Те се нуждаят от конкретна информация за силните страни, както и за тези, които трябва да бъдат развити. Обратната връзка в една организация е инструмент, който ви позволява да видите себе си отвън, да планирате развитие и да проследявате напредъка.

За мениджър обратната връзка се счита за инструмент, който ви позволява да:

• изразяват признание към служителя и поддържат висока мотивация;
• промяна на очакванията, както и оценка и самооценка на специалист;
• повишаване на ефективността и производителността на труда;
• изясняване на целите, изясняване на задачите, стоящи пред човек;
• да разберат своевременно причините за негативното поведение и да го коригират;
• да насочи специалистите към развитие в конкретна посока;
• развиват взаимно разбирателство и доверие;
• поддържат положителна атмосфера в екипа и в организацията като цяло;
• развиват хармония и сплотеност, формиране екипен подходда работиш;
• да идентифицира кой процес или инструмент не осигурява желания резултат;

Обратната връзка помага не само на служителя да се подобри, но и на мениджъра да идентифицира области, които изискват модернизация, промяна или развитие, за да се осигури устойчив растеж и прогрес. Принципът на обратната връзка директно зависи от неговия тип. Колкото по-компетентно е изграден процесът, толкова по-лесно е за мениджъра да събере важна информация и да отстрани всички недостатъци своевременно.

Може да ви е интересно да научите:

Положителна обратна връзка или отрицателна: определете типа

Колко негативизъм да дадете по време на обратна връзка в една организация към служител зависи от това как той се отнася към работата и как се държи.

Има четири типа нагласи и поведение: активно-положително, активно-отрицателно, пасивно-отрицателно и пасивно-положително. Всеки тип има своя собствена пропорция на положителна и отрицателна обратна връзка. Представете си тези четири типа ръководители на отдели, обяснете каква е същността на всеки.

Тогава мениджърите ще могат да определят към какъв тип принадлежи служителят, как да дадат обратна връзка. Въз основа на това те ще разберат каква част от негатива да дадат на подчинения в хода на обратната връзка. Съгласете се, невъзможно е да се говори по един и същи начин с тези, които искрено подкрепят каузата, и с тези, които винаги се опитват да избягат от работа под какъвто и да е предлог. Сандвичът с обратна връзка в организацията така или иначе ще остане същият. Но само по структура: първо положително, после отрицателно, после пак положително. Но размерите на слоевете „сандвич“, тяхното съотношение трябва да се различават.

Активно и позитивно отношение към работата. Отрицателен минимум

Мит №1

След обратна връзка производителността веднага ще се увеличи

Не, ефективността на персонала няма да се увеличи веднага. Първо, защото е необходимо време на служителите да реализират дейностите, които са набелязали с ръководителя на отдела, да работят върху себе си. Второ, според статистиката 30% от служителите, напротив, започват да работят по-зле. Това се дължи на факта, че мениджърите дават неправилна обратна връзка в организацията.

• Грешка 1: Шефовете не вземат под внимание какво отношение към работата демонстрират техните подчинени. Следователно те не спазват описаното в статията съотношение на негатив и позитив.
• Грешка 2: ръководителят на отдела говори общо, дава емоционални преценки за работата на служителя, обижда го и не посочва ясни цели пред него.

Обратната връзка еинструмент за управление на персонала и подобряване на ефективността на бизнес процесите, които трябва да се вземат предвид във всеки аспект на всяка организация.Това е мощен инструмент за влияние, чрез който се обменя информация между мениджъра и подчинените и позволява на мениджъра да получава актуална информация за последствията от управленските решения, да коригира работата на отделни служители и цели отдели.

Опитният лидер използва обратна връзка, за да постигне максимална ефективност на взаимодействието и работата на своите подчинени: насочва усилията им, идентифицира причините за неуспехите и ниската мотивация на служителите, стимулира и вдъхновява. Обратната връзка позволява на служителите да направят необходимите корекции в процеса на изпълнение на работата, а също така действа като мощен мотиватор, допринасящ за проявата на удовлетворение от резултатите от работата.

Както показва практиката, много мениджъри не придават голямо значение на това как предоставят обратна връзка на подчинените, често го правят в движение. И често висококласни специалисти в своята професия, но без управленски знания и умения, стават лидери. За такива мениджъри може да бъде трудно да изградят компетентно комуникация с подчинените.

Но обратната връзка трябва да бъде естествен работен инструмент на ежедневната работа.

СТОЙНОСТТА НА ОБРАТНАТА ВРЪЗКА

Обратна връзка - това е информиране на партньора за взаимодействие относно възприемането на неговата дейност от другите, реакцията към нея, резултатите и последствията от тази дейност; това е прехвърляне на оценъчна или коригираща информация за действие, събитие или процес към оригиналния или контролен източник.

Нуждата от обратна връзка е естествена за всеки човек, независимо дали е топ мениджър или обикновен служител. Правя ли това, от което се нуждае компанията? Прав или не? Признати ли са моите усилия? Липсата на обратна връзка, както и грубото нарушаване на правилата за нейното подаване, лишава човек от насоки в организацията и намалява желанието му за работа.

За мениджър обратната връзка е инструмент, който ви позволява да:

Изразете признание към служителя и подкрепете неговата висока мотивация;

Промяна на очакванията, оценката и самочувствието на служителя;

Увеличете производителността и производителността;

Изясняване на целите и изясняване на задачите, които стоят пред служителя;

Разберете причините за нежеланото поведение на служителите;

Коригирайте поведението и очакванията на служителя, за да използвате по-рационално възможностите на ситуацията;

Насочете служителя към развитие в определена посока;

Развиват взаимно разбирателство и взаимно доверие;

Поддържайте положителна атмосфера в организацията;

Развиване на сплотеността и хармонията на служителите, формиране на екипен подход към работата;

Разкрийте, че всеки процес или инструмент не осигурява желания резултат;

Идентифициране на области, които изискват модернизация, промяна или развитие, за да се осигури устойчив растеж и прогрес на организацията;

Да се ​​определи нивото на удовлетвореност на служителите от работата в компанията, екипа.

В резултат на обратната връзка мениджърът получава информация за напредъка на задачите, което му позволява своевременно да идентифицира и решава възникващите организационни проблеми. Той може да преценява подчинените (техните настроения, очаквания, способности, мотивация, планове за близко и далечно бъдеще, оценки и др.) и как те оценяват стила и качеството на управление, личния принос на мениджърите, техния авторитет и влияние върху организационните и бизнес процеси.

За да поддържа обратна връзка, мениджърът се нуждае от определен опит и умения за конструктивно използване на получената информация; въвеждането на подходящи организационни процедури и установяването на стандарти; разпределяне на време за поддържане на обратна връзка и отразяване на нейните резултати; извършване на промени въз основа на обратна връзка.

Често срещани грешки при обратната връзка

Когато предоставя обратна връзка, мениджърът трябва да избягва следните грешки:

Неконструктивна критика.Грубото и агресивно осъждане на действията на подчинен, прекомерната емоционалност, която се проявява под формата на сарказъм, арогантност, неуважително отношение, може да разклати самочувствието на служителя и да подкопае неговия морал. Например, ако ръководителят инструктира подчинен да състави отчет и не е доволен от резултата, в този случай вместо директна критика („няма информация, от която се нуждая в този отчет“, „това трябва да бъде напълно преработено“), трябва да попитате каква според него е била целта на задачата, служителят успял ли е да я постигне, как може да се подобри резултатът. Преди да преминете към темата за критика, признайте определени заслуги, положителен принос и постижения на подчинения, започнете с похвала.

Преход към личността.Лидерът трябва да гарантира, че обратната връзка, която предоставя на подчинените, е свързана изключително с техните действия, а не с лични качества. Мениджър, който дава отрицателна оценка на характера на служителя (да кажем „ти си твърде суров“), кара този човек да се чувства отбранителен и психически противоречив. Критикувайте действията на човека, а не човека. Едно е да кажеш „Ти си интелигентен, мислещ човек, но не си постъпил благоразумно“, друго е „Ти си идиот, направи такава глупост!“.

Използване само на общи фрази. Мениджър, който предоставя обратна връзка на служителите във формата („вие сте добър лидер“, „свършихте страхотна работа“ и т.н.), може да не постигне желания резултат. Подчиненият може да бъде поласкан от комплимент, но това няма да му даде полезна информация за това какво точно е направил правилно и какво трябва да се подобри.

ПРАВИЛА ЗА ОБРАТНА ВРЪЗКА

За да бъде обратната връзка ефективна, не трябва да прибягвате до нея, ако не сте подготвени за срещата, ако сте в лошо настроение или ако нямате свободно време.

Преди да дадете обратна връзка, трябва да разберете какъв резултат искате да получите от разговор със служител. Тогава ще бъде много по-лесно да изградите правилно разговор. Независимо от целта на разговора е полезно да се спазват следните правила:

Проучете цялата информация относно въпроса и се подгответе да предоставите обратна връзка по следния алгоритъм. Маса 1.

Таблица 1. Подготовка за предоставяне на обратна връзка

Въпрос	Отговор (да се попълни преди среща със служителя)	Забележки (да се попълнят по време и след срещата)
Какво възнамерявате да постигнете чрез предоставяне на обратна връзка?
Какво точно в действията на служителите бихте искали да подобрите?	1…. 2….
На какви въпроси искате отговор от подчинения?	1….. 2….
Какви трудности могат да възникнат по време на срещата и как да се справите с тях?	1….. 2….
Колко време отнема една среща?

Обратната връзка трябва да се извършва при подходящи условия, в приятелска среда и без външна намеса.Ако е възможно pПредотвратяване на прекъсвания, телефонни обаждания и др.

Обратната връзка трябва да е градивна. Първо, говорете за това кое е добро, кое е лошо и защо и как трябва да се коригира. Обратната връзка в идеалния случай трябва да съдържа подчертаване на силните страни в дейностите, поведението на служителя и слабостите - места, които изискват корекция, резерви в подобряването на служителя.Говорете за това какво може да се промени / добави на ниво действия, за да се постигне резултат, близък до идеалния.

Обратната връзка трябва да бъде навременна и фактическа.
Дайте обратна връзка малко след събитието, което обсъждате със служителя. Не трябва да провеждате "Разбор" преди два или три месеца, това ще предизвика защитна реакция на подчинения. Говорете за конкретно събитие. Например: Вие се появихте на работа в 10:45 днес. Това е втори път за седмица, нека да обсъдим? А не така: Винаги спиш до единадесет и постоянно закъсняваш?

Обратната връзка трябва да е конкретна, ясно изразена и разбираема за вашия събеседник. То трябва да съдържа примери за поведение, а не да описва общите му модели.НеГоворете общо и не използвайте намеци.

Обсъждайте събития и дейности. Не личност.

Поддържайте баланс между положителната и отрицателната обратна връзка. Трябва да започнете с „добрата“ част.

Включете служителя в дискусията, оставете го да говори.Трябва да знаете неговото мнение! Помолете подчинения да даде своите предложения. Какво мислите, че би направил клиент, който иска да направи спешна поръчка, но не може да се свърже с нас в 9:30? Какво може да се направи, за да не се повтарят подобни ситуации?

Изложете ясно заключенията си и документирайте постигнатото споразумение.

Редовно проверявайте дали се спазват споразуменията.

Подкрепете незабавно всички положителни промени. Поправете ги.

Не забравяйте да давате обратна връзка не само за резултата от задачата, но и в хода на дейността.

Срещите ви със служители ще бъдат по-продуктивни, ако започнете да използвате тези правила.

В обобщение, развиването на умения за даване и получаване на обратна връзка помага на мениджъра да създаде среда на взаимно доверие и откритост, която насърчава конструктивна промяна в работата.

Мениджърът трябва да помни, че с ефективна комуникация и постоянна обратна връзка има неограничен потенциал за подобрение във всички области на бизнеса и управлението на хора.